REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

DEFINICIONEs el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias.3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de gestin.6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organizacin.7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROFEl ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROFLa formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica.b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los procesos.e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.f. Contener informacin por lo menos sobre:- Unidades Orgnicas.- Cadena de mando.- Funciones de las unidades orgnicas.- Relaciones funcionales previstas.- Atribuciones especficas.g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF1. NDICEEs la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCINSe precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADESSe consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por mandato constitucional.La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas: Las funciones deben precisar:a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de vacaciones, etc.);c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.).d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores. Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio. Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros anteriores. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad. Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERALContendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOSDeber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos. Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin priorizadas. Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo. Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc. Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.4. Niveles jerrquicos y organizacionales.5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOFTanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - MOFDEFINICIONEl Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.OBJETIVOEl Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos: Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.UTILIDADESDentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes: Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia. Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como sobre las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los procedimientos. Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como aplicar programas de capacitacin.El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional, Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.

LIMITACIONESLas principales limitaciones a tener en cuenta seran: No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.PROCEDIMIENTOS DE FORMULACINGeneralmente comprende las siguientes etapas:1. PLANEAMIENTOEn esta fase se determinar lo siguiente: Propsitos del Manual Usuarios del Manual Designacin del personal responsable de su elaboracin Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2. RECOPILACIN DE LA INFORMACINSe recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.3. ESTUDIO Y ANLISISSe proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.4. REDACCIN DEL PROYECTOUna vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.5. REVISIN Y APROBACINRedactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.6. PRESENTACIN E IMPRESINEl Manual aprobado se hace imprimir:Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento.En hojas de tamao A-4 segn norma.Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.Y no usar letra muy pequea ni muy grande.7. DIFUSINEl Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.8. ACTUALIZACINPeridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.

Qu es el MOF? Manual de Organizacin yFuncionesEl manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl y los indicadores de evaluacin.Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.Qu se necesita para eleborar un MOF? La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes como promotores. Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones referentes a estos temas. Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo. Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin esto no se podr realizar el MOF Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cornograma y para que el plan estratgico se refleje en las funciones. Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes. Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

Manual de Organizacin y Funciones (MOF)Qu es el MOF?El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin. Importancia Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin. Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.