REGISTRO DE AFILIACIÓN TRABAJADORES DEPENDIENTES A TRAVÉS DEL PORTAL TRANSACCIONAL

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Tenga en cuenta las siguientes características de los navegadores para facilitar el diligenciamiento. Se recomienda MOZILLA FIREFOX 4.0 o superior, GOOGLE CHROME e INTERNET EXPLORER 9 o superior. A continuación, se indica de manera detallada los pasos que lo orientarán en el diligenciamiento del formulario. Todos los campos acompañados del símbolo asterisco (*), son de obligatorio diligenciamiento, de lo contrario son opcionales. MENÚ TRÁMITE:

Trámite: El sistema lo seleccionará como afiliación

Fecha de registro: El sistema lo seleccionará con la fecha en la cual se está realizando el registro.

Fecha de cobertura: Corresponde al día calendario siguiente de la fecha de registro y le permite seleccionar hasta treinta (30) días posteriores a la fecha de registro para realizar afiliaciones futuras (la fecha de inicio de cobertura será la fecha indicada desde las 00 horas).

MENÚ INFORMACIÓN CENTRO DE TRABAJO: La información del centro de trabajo, muestra en listas desplegables la información ya existente del empleador. Seleccione la que corresponda al lugar donde el trabajador desempeñará sus labores (si únicamente cuenta con una sede el sistema traerá ya toda la información):

Departamento

Municipio

Nombre de la sede

Dirección de la sede

Código, tarifa y descripción de la actividad económica

MENÚ INFORMACIÓN DEL TRABAJOR: A continuación, deberá diligenciar la información del trabajador:

Tipo de vinculación: Seleccione la opción correspondiente según la lista (Si no encuentra la requerida dentro de este listado deberá seleccionar TRABAJADORES DEPENDIENTES)

Tipo de documento: (Seleccionar acorde al correspondiente)

Número de documento: El sistema le solicitará que confirme el número de documento.

Si el trabajador existe en la Base de datos de Positiva, el sistema traerá todos los datos y le permitirá modificarlos en caso de requerirlo, y deberá completar los campos faltantes. Si el trabajador no existe en la Base de datos de Positiva, deberá diligenciar todos los campos obligatorios señalados con el símbolo *.

En caso de que el trabajador sea menor de edad, debe anexar en formato PDF los siguientes documentos:

Documento del menor de edad.

Permiso del ministerio del trabajo o contrato de aprendizaje (si es aprendiz Sena)

Los pasos para cargar los documentos son:

1. Hacer clic en el botón mostrará ventana emergente para buscar y seleccionar el archivo a cargar. Recuerde que debe ser en formato PDF. Por ejemplo, documento del trabajador.

2. Una vez cargado el documento, se debe seleccionar el tipo de archivo, que para el ejemplo sería “Documento Trabajador”.

3. De clic en el botón

4. El sistema le mostrará el proceso de cargue y le confirmará que se cargó correctamente.

5. Si desea confirmar que el archivo cargado es el correcto, de clic sobre el nombre del archivo PDF, que en

este caso sería . En caso de ser el incorrecto podrá utilizar el botón y cargar de nuevo el archivo correcto:

Nota: En caso de anexar más de dos archivos, podrá utilizar el botón , de modo que la acción se ejecute de manera más rápida.

A continuación, verá el módulo “Información de Beneficiarios”, cuyo diligenciamiento es opcional. Los datos que debe diligenciar son:

Tipo de documento

Número de documento: El sistema le solicitará confirmar el dato.

Apellidos y nombres

Fecha de nacimiento

Género

Parentesco

Una vez finalice el diligenciamiento del formulario, de clic en la opción “Afiliar y generar certificado”, que se encuentra en la parte inferior del formulario.

Si no desea registrar la afiliación, de clic en el botón “Limpiar Formulario”.

A continuación, el sistema generará el certificado de la radicación del trabajador, con las opciones de guardarlo o imprimirlo.

Clic para descargar y guarda el certificado:

Clic para imprimir el certificado:

Retiro de trabajadores Dependientes Ingresando a través del módulo Novedades se encuentra la opción de Retiro de Trabajadores:

Seleccionar el tipo de documento, digitar el número de documento y clic en

Para aplicar el retiro del trabajador debe tener en cuenta lo siguiente: Si el retiro fue registrado con fecha de retiro el mismo día de diligenciamiento, se aplicará inmediatamente

y no contará con la opción de cancelar o modificar la fecha de retiro.

Para las empresas que cuenten con el beneficio de que la fecha de retiro puede ser 15 días antes a la

fecha de registro de la novedad, se aplicará inmediatamente y no contará con la opción de cancelar o

modificar la fecha de retiro.

Existe la posibilidad de aplicación de novedades de retiro a futuro hasta el último día calendario del mes

siguiente al actual, por lo anterior estos retiros se aplicaran en la noche del día indicado a las 00 horas por

lo cual tendrá hasta ese momento para anularlo o modificar la fecha del mismo

Utilizando lo botones podrá seleccionar la fecha y posteriormente clic en

Actualización Datos Trabajador Ingresando a través del módulo Actualizar Datos, se encuentra la opción de Trabajador:

Seleccionar el tipo de documento, digitar el número de documento, seleccionar el tipo de vinculación y clic en

Podrá actualizar los siguientes tipos de datos: Nombre. Genero. Fecha de nacimiento. EPS. AFP. Ubicación. Salario (Esta novedad se debe habilitar siempre y cuando el mes de la fecha actual es igual al mes de fecha

de inicio de cobertura). Ocupación/Cargo actual. Información Centro de trabajo.

Para aplicar la actualización de algunos de los tipos de datos mencionados anteriormente se debe realizar de la siguiente manera:

1. Ingresar la Observación.

2. Identificar y editar el tipo de dato que se va actualizar, por ejemplo, tipo de datos Ubicación.

3. Hacer clic en el icono para actualizar el dato y en la parte inferior muestra que indica que la información ha sido actualizada.

4. Así mismo podrá actualiza cada tipo de dato.

Notas: - No olvide hacer clic en el botó por cada tipo de datos que desee actualizar. - La actualización de Actividad económica solo se permitirá una vez al mes y sobre esta nueva deberá

cancelar todo el periodo.

Actualización Datos Empresa Ingresando a través del módulo Actualizar Datos, se encuentra la opción de Empleador:

Podrá actualizar los siguientes datos: Localización Empresa:

Departamento. Municipio. Correo Electrónico. Número de teléfono.

Representante Legal: Número de cedula. Nombre. Cargo del representante.

Para aplicar la actualización de los datos mencionados anteriormente se debe ingresar la contraseña actual y

hacer clic en

Actualización Datos Usuario Ingresando a través del módulo Actualizar Datos, se encuentra la opción de Usuario:

Para actualizar los datos del usuario, se debe renovar todos los siguientes datos: Datos Usuario

Número de cedula. Nombres y apellidos. E-mail 1 – Confirmar E-mail 1 E-mail 2 – Confirmar E-mail 2 Departamento Municipio

Cambio de contraseña

Ingresar la contraseña actual. Definir e ingresar nueva contraseña. Confirmar la contraseña.

Para aplicar la actualización de los datos mencionados anteriormente hacer clic en

Hacer clic en para ingresar con la nueva contraseña.

En caso de presentar alguna falla o tener inconvenientes en el manejo del portal, por favor remítanos pantallazos del error o escribanos la consulta al correo soporte@positivainfo.com.