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REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS OTORGADOS EN
LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
CAROLINA TRINIDAD BOCARANDA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
BARQUISIMETO, 2001
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REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS OTORGADOS EN
LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
Por
Carolina Trinidad Bocaranda
Trabajo de Grado presentado para optar al título de Especialista en Contaduría
Mención Auditoría
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Decanato de Administración y Contaduría
Barquisimeto, Marzo del 2001
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REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS OTORGADOS EN
LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
Por
Carolina Trinidad Bocaranda
Trabajo aprobado Jurado Evaluador
____________________________ __________________________ Jurado Jurado
Claudio Lathou Lidia Colmenárez
___________________________ Tutor
Carlos Figueredo Alvarez
Barquisimeto, Marzo del 2001
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REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS OTORGADOS EN
LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
AUTOR: CAROLINA BOCARANDA
TUTOR: CARLOS FIGUEREDO ALVAREZ
RESUMEN
El presente trabajo de investigación estuvo orientado al rediseño de un sistema de control interno en el área de cobranzas de los créditos educativos para el Departamento de Cobranzas, adscrito a la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Se cataloga como una investigación de campo de naturaleza documental , descriptiva y evaluativa, se obtuvieron datos directamente de la realidad aplicando una serie de técnicas de levantamiento de información, tales como: la entrevista, el cuestionario y la observación directa. Los mismos dieron un mejor conocimiento al autor sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el referido departamento, así como las responsabilidades de los funcionarios y las funciones del departamento. Se obtuvieron datos secundarios por medio de consultas a otras investigaciones, textos y expertos del área. Todos estos datos fueron sometidos a un análisis exhaustivo utilizando una serie de técnicas tales como: tabulación, análisis de datos y documentos. De los resultados se diseño un sistema de control interno basado en la estructura conceptual de control interno denominado informe Coso ( Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) el cual esta constituido por los siguientes elementos: Ambiente de Control, Actividades de Control, Información y Comunicación, Riesgo de Control y Monitoreo, así mismo se presentan procedimientos para el cumplimiento de las funciones del referido departamento. Finalmente, se propone una serie de conclusiones y recomendaciones en el cual se señala la necesidad de que el departamento de cobranzas implemente el sistema de control interno propuesto.
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INDICE GENERAL
Pág.
Capítulo
AGRADECIMIENTO...............................................................................
vi
RESUMEN................................................................................................
vii
INTRODUCCION..................................................................................... 1
I EL PROBLEMA....................................................................................... 3
Título de la Investigación....................................................................... 3 Planteamiento del Problema.................................................................... 3 Justificación............................................................................................ 7 Objetivos................................................................................................. 8 Alcances y Delimitaciones de la Investigación....................................... 9
II MARCO TEORICO................................................................................. 10
Antecedentes........................................................................................... 10 Bases Teóricas....................................................................................... 12 Bases Legales........................................................................................ 30
III MARCO METODOLOGICO.................................................................. 44
Naturaleza de la Investigación............................................................... 44 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información y Datos......... 45
IV RESUMEN DE LAS OBSERVACIONES PRODUCTO DE LA
APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS.........................................
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V REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE SER PROPONE PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS OTORGADOS EN LA DIRECCION DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE LA UCLA...................................
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VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................... 128
BIBLIOGRAFIA.......................................................................................
132
ANEXOS................................................................................................... 136
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INTRODUCCION
La presente investigación tiene como finalidad, diagnosticar y evaluar los
procedimientos y el control interno, utilizado en los cobros de los créditos
educativos efectuados por el Departamento de Cobranzas de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil, que son otorgados a los estudiantes de pregrado de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, y rediseñar un sistema de
control interno para las cobranzas de los referidos créditos. Con fundamento en el
estudio de la organización y del análisis e interpretación de la información y datos a
ser obtenidos durante el desarrollo de este trabajo.
A tales efectos, la investigación en referencia tendrá como ámbito de estudio
el Departamento de Cobranzas de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, UCLA, por ser esta unidad la
encargada y responsable de la cobranza de los créditos educativos, otorgados a los
estudiantes de la Universidad.
Este trabajo consta de siete (7) capítulos identificados de la manera siguiente:
Capítulo I: Referido al planteamiento, justificación, objetivos, alcance y
delimitaciones de la situación problema, con lo que se aspira que el lector pueda
conocer y precisar en detalles el tema objeto de estudio.
Capítulo II: Señala fundamentalmente los antecedentes tomados de otras
investigaciones y los propios de la unidad, las bases teóricas y legales
correspondientes que soportan y sustentan la temática en cuestión y que permiten
comprender y explicar la razón y motivo del presente estudio.
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Capítulo III: contiene el enfoque metodológico aplicado a la investigación,
así mismo indica los trámites y procedimientos utilizados para la recolección de la
información y datos necesarios para el desarrollo del presente trabajo.
Capítulo IV: Indica los mecanismos y procedimientos utilizados para el
análisis e interpretación de la información y los datos recogidos en esta
investigación, los cuales permiten conocer la situación real y actual de la unidad y
sus funciones, en lo atinente a la cobranza de los créditos educativos otorgados por
la Universidad.
Capítulo V: Presenta el rediseño de un sistema de control interno a ser puesto
en vigencia por la unidad correspondiente, con el objeto de maximizar sus
funciones, regular y controlar el proceso de la cobranza y mantener un flujo de
información permanente y actualizado, que facilite a la Dirección de Desarrollo
Estudiantil y a las autoridades universitarias competentes, la toma de decisiones
más conveniente y procedente a tal respecto.
Capítulo VI: Precisa en forma general las conclusiones o hallazgos más
relevantes de la investigación, tanto los nuevos hechos encontrados o descubiertos
como los aportes o contribuciones del autor a la temática objeto del estudio. Y se
presenta una serie de actividades, procedimientos, procesos o eventos, sugeridos a
los fines de dar continuidad, profundizar, comparar o ampliar los resultados
logrados en la presente investigación y la de presentar las recomendaciones más
importantes a ser efectuadas para lograr la mejora o restablecimiento de los procesos
donde se encontraron fallas o debilidades.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
Título de la Investigación
Rediseño de un Sistema de Control Interno para las Cobranzas de los
Créditos Educativos otorgados en la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” UCLA.
Planteamiento del Problema
Toda organización debe gerenciar en forma adecuada los recursos
financieros, humanos, físicos y tecnológicos con que cuenta, a objeto de alcanzar
los objetivos y metas establecidas. La gerencia para alcanzar estos objetivos y metas
debe poseer un sistema de control interno consistente, idóneo y sólido que se adapte
a la estructura y características de la organización y contribuya a una efectiva
gestión y por ende a una rendición de cuentas efectiva, periódica y confiable.
El estilo de la gestión de las instituciones públicas en Venezuela, producto de
la ausencia o insuficiencia de manuales de funciones y procedimientos, la falta de
planificación y formulación de políticas, estrategias y actividades a corto, mediano y
largo plazo, la insuficiencia y discontinuidad en los mecanismos de control interno y
la débil autonomía financiera, presupuestaria y operativa, ha traído como
consecuencia un visible incumplimiento de la misión y visión encomendada a dichas
instituciones, lo cual se magnifica por la escasez y entrega no oportuna de los
recursos financieros; situación esta que indefectiblemente afecta y repercute en
forma directa al sub-sistema de Educación Superior de Venezuela y por ende a las
Universidades.
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Es por ello que en los entes públicos se hace indispensable efectuar cambios
organizativos que contribuyan a su crecimiento y desarrollo, es decir deben
formularse planes que establezcan las metas y los objetivos institucionales, se
determinen las unidades y funcionarios responsables de las actividades, recursos
disponibles y el tiempo establecido para la realización de las funciones
encomendadas o programadas. Sin embargo nada de esto es posible si no se cuenta
con una modernización de la organización y con una estructura de control interno
que evalúe, regule y compare lo planificado con lo ejecutado.
Existe una estrecha relación entre la planificación, la organización, la
integración de personal, la dirección y control interno, todas ellas diseñadas para el
logro de los objetivos de la institución. A tales efectos, la implantación de las cuatro
primeras, sin un mecanismo de control interno que evalúe el cumplimiento de los
mismos no arrojará ningún resultado a la organización, ya que la instrumentación
del control interno dentro de las instituciones permite evaluar y medir la actuación o
realidad de las operaciones sobre la base de normas, estándares y procedimientos
establecidos y además tomar las acciones correctivas en caso de desviaciones o
modificaciones y en definitiva contribuir al logro del cumplimiento de sus metas y
objetivos.
Es por ello que el control interno es un elemento indispensable y necesario en
la gestión de cualquier organización, es una función importante del proceso
administrativo, para la preservación, autorregulación y desarrollo de cualquier
entidad sea pública o privada, toda vez que cuenta con una serie de elementos,
objetivos, características y condiciones básicas que le dan lineamiento a todos los
niveles de la organización, con el fin de evaluar y comparar si se está llevando a
cabo las funciones, objetivos y metas propuestas y por ende la de tomar las medidas
correctivas, oportunas y necesarias si fuere el caso.
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El control interno no está referido únicamente al sector privado, sino también
al sector público, incluyendo las Universidades Nacionales a quienes se les asignan
recursos del Estado vía del Presupuesto Nacional, que deben ser manejados
adecuadamente, aplicando normas y procedimientos de control interno.
La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, como institución
pública del sector educativo está regida por la Ley de Universidades y el
Reglamento General de la UCLA, el cual expresa en su artículo primero: “La
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es una institución educativa,
cultural y de servicio a la comunidad destinada a proveer los recursos humanos que
en el campo científico, tecnológico y humanístico, se requieran para el desarrollo
integral de la región centro occidental y del país”.
Uno de los servicios que presta la Universidad, son los programas de
desarrollo y protección socioeconómica a los estudiantes mediante el otorgamiento
de becas – efectivo, beca – comedor, ayudantías, ayudas extraordinarias y créditos
educativos, actividades que realiza la Dirección de Desarrollo Estudiantil.
El programa de crédito educativo, consiste en un préstamo en dinero que se
otorga a los estudiantes que cursan el último bienio de las carreras, y que llenan los
requisitos establecidos por la Universidad para el otorgamiento del referido crédito,
quienes una vez egresados de la Institución están en la obligación de reembolsar a la
Universidad (Departamento de Cobranzas de la Dirección de Desarrollo Estudiantil
de la UCLA), el capital más los intereses generados, bajo las condiciones
establecidas en el contrato de crédito educativo suscrito con la Universidad.
El referido departamento, para la realización de las funciones y objetivos
establecidos, requiere de la aplicación de un conjunto de normas y procedimientos
de control interno que garanticen la función de recuperación del crédito educativo, el
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cual es un indicador que permite medir la eficiencia de la gestión en la función de
cobranzas y el adecuado uso de los fondos públicos.
La auditoría efectuada en el año 1995 por la Contraloría Interna de la UCLA,
en los créditos educativos evidenció una problemática en la recaudación y control de
las cobranzas, caracterizada por:
Ø Falta de normativas internas debidamente aprobadas por la máxima autoridad
jerárquica de la UCLA, que regule las cobranzas y el manejo de los recursos
económicos provenientes de las recuperaciones.
Ø Falta de manuales de procedimientos en los cuales se establezcan por escrito y en
forma clara y comprensible las instrucciones que deben ser realizadas para la
consecución de los objetivos de la unidad.
Ø Falta de una estructura que permita conocer oportunamente el total de las
recuperaciones efectuadas.
Ø Créditos Educativos que presentan un marcado atraso en el pago
Ø Falta de implementación de políticas efectivas de cobranzas.
Las situaciones antes descritas pudiesen estar causadas por la ausencia de
lineamientos para la realización de las funciones y objetivos a cumplir.
Por tales razones cobra vigencia la necesidad de efectuar un estudio del
control interno en el Departamento de Cobranzas sobre los créditos educativos, a
objeto de proponer procedimientos operativos y organizativos de control interno que
permitan la protección de los activos, una verificación exacta y oportuna de los
registros contables, que además promueva el cumplimiento de las políticas
establecidas por la institución en esta materia.
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Justificación
La Dirección de Desarrollo Estudiantil es una unidad “que presta apoyo y
servicio a los estudiantes de la UCLA, cuya misión es contribuir a la formación
integral del estudiante, enfatiza la función educativa de los programas y servicios
dirigidos hacia los aspectos académicos, vocacionales, psico-sociales, salud integral
y recreativo, así como otras áreas importantes inherentes a la naturaleza
pluridimensional del ser humano”. Entre los referidos servicios se encuentra el
otorgamiento de crédito educativo a los estudiantes que cursan el último bienio de la
carrera. Para el logro de esta misión, la Dirección de Desarrollo Estudiantil obtiene
recursos económicos por dos vías, la primera es la asignación anual de acuerdo a las
normas aprobadas por el Consejo Nacional de Universidades (CNU) y que el
Ejecutivo Nacional le asigna en el presupuesto universitario y la segunda, por la
recuperación del capital más los intereses del crédito, función realizada por el
Departamento de Cobranzas, unidad que se encarga del retorno de la inversión a la
institución lo que es garantía de que otros estudiantes de la UCLA tendrán la
posibilidad de disfrutar de este beneficio. En tal sentido la presente investigación
proporcionará al Departamento de Cobranzas de la Dirección de Desarrollo
Estudiantil los procedimientos de control interno que permitirán:
Ø Velar porque todas las actividades y recursos de la unidad, estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos previstos.
Ø Proteger los recursos económicos del departamento de cobranzas mediante una
adecuada y efectiva recuperación de los créditos otorgados.
Ø Promover la eficiencia de las operaciones y el acatamiento de las políticas
establecidas por la máxima autoridad jerárquica de la Universidad.
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Ø Propiciar la claridad, oportunidad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan las operaciones relativas al cobro de los créditos
educativos.
Ø Promover la oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil en lo referente a las cobranzas del crédito educativo.
Objetivos
General
Rediseñar los procedimientos y normas de control interno para las cobranzas
de los créditos educativos en la Dirección de Desarrollo Estudiantil, de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Específicos
Ø Analizar y evaluar las normas y procedimientos de control interno utilizados por
la Dirección de Desarrollo Estudiantil para el cobro de los créditos educativos.
Ø Verificar el cumplimiento de los pagos por parte del beneficiario de las cuotas
del crédito educativo, en el lapso previsto en las cláusulas del contrato de
otorgamiento suscrito entre la Universidad y el referido beneficiario.
Ø Rediseñar procedimientos para el Departamento de Cobranzas de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil.
Ø Diseñar normas de control interno para el Departamento de Cobranzas de la
Dirección de Desarrollo Estudiantil.
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Alcances y Delimitaciones de la Investigación
La presente investigación tiene como alcance utilitario dotar al Departamento
de Cobranzas de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de un instrumento contentivo
de una serie de normas y procedimientos que sirvan de base para realizar un control
interno adecuado de las actividades que se realizan y por ende alcanzar una mayor
eficiencia y efectividad en el logro de las metas y objetivos organizacionales
establecidos.
La investigación se realizó en el Departamento de Cobranzas de la Dirección
de Desarrollo Estudiantil de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”,
con sede en Barquisimeto, Estado Lara, abarcó el período comprendido entre el
01/01/1995 al 31/12/1999. En virtud de que es el lapso de tiempo más accesible a la
información que se encuentra en el referido departamento; así mismo tener una
mayor posibilidad de obtener un conocimiento más sólido de la problemática
planteada y cómo este ha influido en el comportamiento de las cobranzas para el
referido período, por otro lado en el año 1995 se realizó una revisión por una unidad
interna de la Institución y se pretendió conocer si las referidas observaciones habían
sido subsanadas en ese lapso.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes
Se efectuó una revisión bibliográfica, con la finalidad de contar con
información relativa al tema objeto de estudio y se constató que existen
investigaciones relacionadas con el área. El trabajo de investigación elaborado por
Armas y otros (1994) , con el título “Propuesta Alternativa al Sistema de Control
Interno en el Area Exigible del Centro Médico Barquisimeto”, el cual contempla el
análisis y evaluación del Control Interno en el área del exigible, con la finalidad de
detectar las fallas en este proceso y dar posibles recomendaciones, para que la
administración en el Centro Médico Barquisimeto pueda tener un mejor control
sobre las cuentas por cobrar, tanto en el aspecto administrativo como en el contable
y efectuar un uso más adecuado de los recursos humanos, materiales y financieros
con que cuenta la misma. La metodología utilizada corresponde a un trabajo
investigativo de naturaleza documental y descriptiva, ubicada dentro de la
modalidad de proyecto especial y se tomó como herramienta el método de análisis
estructurado. La conclusión de este trabajo establece la importancia del sistema de
exigible dentro de la organización y los problemas principales detectadas obedecen a
una ausencia de la planificación estratégica y de una adecuada segregación de
funciones.
Latiegue (1997) en trabajo de ascenso presentado en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”, establece el Crédito Educativo como un
programa social, cuyo fin es atender la problemática socioeconómica que afecta el
rendimiento académico de los estudiante. Además de confirmar que los criterios
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académicos referidos al rendimiento para seleccionar a los prestatarios son acertados
y aceptados por los beneficiarios del programa. La metodología utilizada
corresponde a una investigación post facto, descriptiva y de campo. Latiegue,
señala que los resultados reafirman el crédito educativo como mecanismo de
estímulo al mejoramiento académico y por ende promueve la excelencia académica.
Por lo tanto recomienda mantener los criterios económicos actualmente utilizados
para seleccionar a los beneficiarios del Programa de Crédito Educativo, y atender las
solicitudes otorgando los montos que satisfagan las necesidades que el bachiller
plantee, previo estudio socioeconómico, sin importar el nivel del semestre que éste
cursando, a fin de que el préstamo cumpla los objetivos para los cuales fue
solicitado. El trabajo presentado por Latiegue, establece la importancia del crédito
educativo y su incidencia en el rendimiento académico de los bachilleres que
constituyen uno de los objetivos de la Dirección de Desarrollo Estudiantil y una de
las finalidades del control interno, es determinar si las organizaciones cumplen con
los objetivos establecidos.
El trabajo especial de grado presentado por Sánchez (2000) titulado
“Evaluación del control interno administrativo y contable de los renglones del costo
estimado meta del proyecto Vehop del convenio alianza entre el Consorcio Contrina
de Venezuela C.A. y Andamios Anderson de Venezuela C.A.” cuyo objetivo fue la
evaluación del Control Interno con la finalidad de conocer la organización y el
proceso de determinación de los renglones del costo estimado meta y proporcionarle
a la empresa objeto de estudio, una serie de recomendaciones a fin de corregir las
fallas encontradas y una guía para la evaluación de los sistemas administrativos y
contables. La metodología utilizada es del tipo descriptiva, aplicándose las técnicas
metodológicas de la observación directa y entrevistas no estructuradas. La
conclusión de este trabajo establece que la empresa Andamios Anderson de
Venezuela, C.A. carece de los elementos básicos para que exista un buen control,
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como son: la misión, los sistemas de planeación, la organización, los recursos, la
información y los sistemas de verificación. La empresa no cuenta con un sistema de
control interno, su estructura organizativa es deficiente y no existen manuales de
normas, procedimientos y ni de cargos. En tal sentido concluye que el éxito o
fracaso de cualquier proyecto que realice una empresa está determinado por el nivel
organizativo que posea, y con la ausencia de los elementos indicados anteriormente
no se puede alcanzar un desarrollo dentro de la organización.
Estos antecedentes constituyen un aporte importante para la presente
investigación, por cuanto cada uno de ellos presenta normas y procedimientos de
control interno relativos al proceso de cobranzas, que sirven de base para la
elaboración del modelo de control interno en el área de cobranzas de Crédito
Educativo de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la UCLA.
Bases Teóricas
La plataforma teórica que sustenta y soporta el presente trabajo está basado
en lo establecido en los preceptos referidos a los conceptos de sistema y control
interno, los elementos y sus componentes toda vez que el objetivo del trabajo es el
rediseño de un sistema de control interno.
Sistemas:
El sistema desde el punto de vista semántico se define como una colección de
sucesos u objetos que de acuerdo con un plan o procedimiento genera un resultado.
Un concepto más amplio y moderno de sistema es representado por un conjunto de
elementos, partes o componentes dinámicamente relacionados, que desarrollan una
actividad o proceso con el objeto de lograr un resultado o propósito, operan con
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datos, energía o recursos de diferente naturaleza que unido al ambiente que lo rodea
suministra información, productos o resultados.
En tal sentido una empresa es considerada como un sistema que recibe y
genera información, la cual será procesada o utilizada por alguna persona o entidad
para el logro de los objetivos.
En este mismo orden de ideas y de acuerdo a Newton (1976), “el control
interno es un sistema en el cual se coordinan e interactúan normas, procedimientos,
elementos a través de la planificación, coordinación y dirección para el logro de los
objetivos de la organización.
Por ende, todo sistema está integrado por los siguientes elementos o
componentes:
1. Entrada: Todo sistema recibe entradas o insumos del ambiente circundante.
Mediante las entradas (inputs), el sistema consigue los recursos e insumos
necesarios para la alimentación y nutrición.
2. Procedimiento: Es el núcleo del sistema, transforma las entradas en salidas o
resultados, regularmente constituyen subsistemas especializados en procesar
cada clase de recursos o insumo recibido por el sistema.
3. Salidas: Es el resultado de las operaciones del sistema. Mediante (outputs), el
sistema envía el producto resultante al ambiente externo.
4. Retroalimentación: Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para
mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentación (Feedback), constituye,
por lo tanto una acción de retorno, sirve para lograr que el sistema funcione
dentro de determinadas condiciones o límites.
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5. Ambiente o entorno: Es todo lo que rodea a un sistema y sirve para proporcionar
los recursos que requiere la existencia del sistema, además es el ambiente donde
el sistema arroja sus recursos.
Una empresa u organización es considerada un sistema que recibe y genera
información, la cual será procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el
logro de sus objetivos. Catacora (1997), en su texto Sistemas y Procedimientos
Contables, define un sistema como un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relación entre sí y que funciona para lograr un objeto común.
Con fundamento en las características y particularidades de la organización y
la actividad motivo del presente trabajo de investigación, se presentará definiciones
de algunos tipos de sistemas tales como:
• Sistema Administrativo: Está relacionado fundamentalmente con la toma de
decisiones para obtener una mayor utilización de los recursos, integrando,
planificando, organizando y controlando todas las actividades de la organización
para el logro de sus objetivos valiéndose de un constante flujo de información
entre todas las unidades que la componen y apoyándose en los aspectos formales
de las estructuras organizativas, con el objeto de trasladar al campo simbólico,
las realidades concretas para el conocimiento evaluativo, la observación y en
general proponer modificaciones que impliquen una mayor racionalidad para
facilitar el conocimiento de todas las personas encargadas de llevar a cabo la
tarea administrativa dentro de la organización.
• Sistema de Crédito: Característica de cualquier forma de organización
económica de una entidad que permite el pago futuro en efectivo de los
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consumidores y otras personas, a cambio de la recepción presente de bienes o
efectos de comercio o servicios.
• Sistema de Costos Estimados: Método de contabilidad en el cual los costos
estimados son la base de los créditos a las cuentas de trabajo en proceso,
sirviendo así en vez de los costos reales, que se contabilizan solamente por su
total.
• Sistema Contable: Los métodos y registros establecidos para identificar, reunir,
analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así
como para mantener la contabilización para el activo y pasivo correspondiente,
definición que estableció el Instituto Norteamericano USA en 1989.
• Sistema de Información: Constituye los métodos empleados para identificar,
reunir, clasificar, procesar y reportar las transacciones que ocurren con la
organización. Dentro de este sistema se puede reseñar que de acuerdo a los
elementos, equipos y procedimientos se clasifican en manuales, automatizados
(computarizados) y los semiautomatizados.
Control Interno
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organización y ejecutado por
todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener información confiable y
oportuna, lograr la protección de los activos dentro de la organización y que se
cumplan las políticas establecidas, así como disminuir los riesgos de errores e
irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos pautados.
Perdomo (1997) define el control interno: “Plan de organización entre la
contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una
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empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar
sus bienes, promover la eficiencia de las operaciones y adhesión a su política
administrativa”.
Cepeda (1997) define el control interno como: “...conjunto de planes,
métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar
que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo a las
políticas trazadas por la gerencia, en atención a los objetivos y metas previstas”.
El Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission,
COSO (1999) señala: “Control Interno es un proceso, ejecutado por el Consejo de
Directores, la Administración y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las
siguientes categorías:
Ø Efectividad y eficiencia en las operaciones
Ø Confiabilidad en la información financiera
Ø Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999), señala: “...”El control
interno está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos
para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos
de la entidad. La estructura del control interno consta de los siguientes elementos:
a) Ambiente de control; b) El sistema contable y c) Los procedimientos de control”.
El control interno está referido al programa de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa con la
finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que se cumplan los objetivos
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establecidos en cuanto a exactitud y confiabilidad de los datos contables, para
salvaguardar sus activos, promover el cumplimiento de las políticas administrativas
establecidas por la dirección de la empresa y de las normativas que le son aplicables,
y que las operaciones se realicen con eficiencia y efectividad. El control interno es
un elemento fundamental en la dirección de cualquier organización y contribuye a
impulsar las políticas implementadas, incluye manuales, instrucciones, decisiones,
auditoría interna, comprobación interna, informes, distribución de personal,
cumplimientos de reglamentos, leyes y normativas.
El control interno permite a la gerencia de cualquier organización, medir los
resultados obtenidos para un período determinado, así como el grado de
cumplimiento de sus metas y objetivos. La responsabilidad de la existencia y
aplicación del sistema de control interno que se adecue a la naturaleza,
características, estructura y fines de la organización corresponden a la gerencia, así
como la supervisión constante en cada nivel del ente. El control interno incluye
controles de carácter administrativo y de carácter contable.
Cepeda (1997) define el control interno contable de la siguiente manera:
Control Contable: “El control contable comprende tanto las normas y
procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos
que tienen que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes
y fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros
de las organizaciones”.
Los Objetivos del Control Contable Interno son:
1. Integridad de la información: que todas las operaciones efectivas queden
incluidas en los registros contables.
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2. La validez de la información: que todas operaciones registradas representen
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente
autorizados.
3. La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su importe
correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
4. El mantenimiento de la información: que los registros contables, una vez
asentadas todas las operaciones, siga reflejando los resultados y la situación
financiera.
5. La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que controlan
su movimiento estén restringidos al personal autorizado.
Toda organización para lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas, debe
adoptar medidas que tiendan a la conservación de sus activos, estas medidas tiene la
finalidad de detectar errores no intencionales e intencionales, así como localizar
irregularidades cometidas en forma premeditada o intencional en perjuicio de los
bienes de la empresa. Lazcano (1995), señala que el control estudia los hechos para
prevenir los riesgos y prever que se tomen las medidas adecuadas.
Para que exista integridad, validez, exactitud, mantenimiento y obtención de
la información, todas las transacciones que afecten las cuentas de activo, pasivo y
patrimonio deben ser registradas en la contabilidad de cualquier empresa, para
conocer su situación financiera para un período dado o una fecha determinada, en
virtud de la imperiosa necesidad que tiene la gerencia de tomar constantemente
decisiones partiendo de la información contenida en los registros contables de la
organización. En tal sentido, es necesario contar con un sistema de información que
tenga la característica de ser confiable, para contar con información completa y
oportuna. Rojas (1996) establece: “...El sistema de información contable genera los
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estados financieros de la organización y una variedad de presupuestos e informes
para los gerentes. El objetivo del control interno es mantener confiabilidad e
integridad en los sistemas de información y muy importante para los procesos de
toma de decisiones...”
Para la protección de los activos es necesario la restricción a la información
confidencial, que se refiere a limitar el acceso de la información solo a personas
debidamente autorizadas y deben existir áreas físicas de acceso restringido. Por otro
lado los datos registrados relativos a la custodia de los activos deben ser comparados
con los activos existentes regularmente y tomar las medidas adecuadas en caso de
existir cualquier diferencia, para asegurar un mayor control tanto de lo físico como
de los registros contables.
Rojas, señala que la salvaguarda de los activos incluyen aspectos como
cerradura en las puertas, guardias de seguridad, paswords para acceso a las
computadoras, bóvedas, cercas y responsabilidades conjuntas para activos de cierto
valor.
Por otro lado, Arens (1996) establece: “... a fin de tener un control interno
adecuado es esencial proteger los activos y los registros contables. Si los registros
no se protegen de forma adecuada, pueden ser robados, dañados o extraviados. En
caso de que esto ocurra, puede dañar seriamente al proceso de contabilidad y
también las operaciones normales...”, de allí la importancia de la protección de los
activos y registro, toda vez que cualquier organización podría tener pérdidas o dejar
de funcionar si no se establecen estos controles, la responsabilidad de estas
protecciones corresponden a la alta gerencia de cualquier organización, ya que esta
es una de sus funciones principales. Lazcano (1995) indica que: “... el control tiene
como propósito preservar la existencia de cualquier tipo de organización y apoyar su
desarrollo...”
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Así mismo, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos establece los
denominados sistemas contables, que corresponden igualmente a las transacciones
efectuadas por las entidades, relativas a los métodos establecidos por la gerencia
para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información
cuantitativa, basada en las operaciones que se realizan, en tal sentido señala que un
sistema contable útil y confiable, debe tener métodos que:
Ø Identifique y registre únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios
establecidos por la administración.
Ø Cuantifique el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Ø Registre las transacciones en el período correspondiente
Ø Presente y revele adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.
Así mismo Cepeda (1997) señala:
Elementos del Control Interno Contable:
Ø Definición de autoridad y responsabilidad: las organizaciones deben contar con
definiciones y descripciones de los deberes relacionados con las funciones
contables, de recaudo, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto,
ajustadas a las normas que le sean aplicables.
Ø Segregación de deberes: las funciones de operación, registro y custodia deben
estar separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente
tanto el control físico como el control contable y presupuestal sobre cualquier
activo, pasivo y patrimonio.
27
Ø Uso de procedimientos de auditoría interna: representa una verificación
posterior y selectiva de la razonabilidad y lo apropiado de las transacciones
registradas o de los datos contables o de operación.
Estos elementos del control interno constituyen un factor importante dentro
de las organizaciones, establecen la designación de la responsabilidad y de la
autoridad para el registro de las operaciones.
La información contable debe ser verificada internamente por una persona
independiente del registro y que esté autorizada para ello. Complementando este
procedimiento y para garantizar la información propia y en los casos en que la
misma se encuentra reflejada por contrapartida en la información de otros sectores
de la empresa o de terceros, se puede conciliar de manera periódica, ambos datos
para obtener exactitud de los valores y hechos reflejados en los registros.
Cepeda (1997) define el control interno administrativo de la siguiente
manera:
Control Administrativo: “El control administrativo está orientado a las políticas
administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que
están relacionados en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones
legales y en segundo lugar, con la eficiencia en las operaciones”.
El control administrativo debe incluir controles tales como: análisis,
estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y
controles de calidad.
Elementos del Control Interno Administrativo:
1. Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
28
2. Clara definición de funciones y responsabilidades
3. Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación, con el fin
de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes,
despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
4. El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación
independiente, representada por la auditoría interna que tiene la responsabilidad
de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras
y operaciones en general como un servicio constructivo y de protección para los
niveles de dirección y administración.
5. La disposición de los controles anteriores de tal manera que estimulen y
obtengan una completa y continua participación de los recursos humanos de las
entidades y sus habilidades específicas.
Toda organización busca alcanzar sus metas y objetivos, para lograrlo debe
establecer líneas o guías de acción que todo el personal debe conocer, estas líneas o
guías de acción son las denominadas políticas. El control administrativo establece
todos los métodos, procedimientos y planes que se relacionan principalmente con la
adherencia a las políticas establecidas por la gerencia y la eficiencia de las
operaciones .
El control administrativo determina que en las organizaciones debe existir
una línea funcional de autoridad y una clara definición de funciones y
responsabilidades, en tal sentido Romero (1996) señala que “debe establecerse con
claridad los nombramientos dentro de la empresa y su jerarquía, y delegar facultades
de autorización congruentes con las responsabilidades asignadas. El principio
fundamental a este respecto consiste en que no se realice transacción alguna sin la
aprobación de alguien específicamente autorizado para ello”, es decir debe existir
29
una adecuada determinación de cada función, acompañada de la respectiva autoridad
y responsabilidad, las que deben estar por escrito ya sea a través de manuales,
gráficos e instrucciones, debidamente autorizada por la máxima autoridad de la
organización.
En relación con los mecanismos de verificación interna y de evaluación
independiente, Romero, señala: “... no es únicamente necesario el diseño de una
buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal
desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la
organización, la supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes
funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta”. En tal sentido, las
organizaciones deben establecer los métodos, procedimientos, verificaciones y
pruebas, en el cual se compruebe que los mismos se ejecutan de acuerdo a lo
prescrito por la gerencia, así mismo debe existir independencia en la ejecución de las
operaciones, con la finalidad de determinar la confiabilidad e integración de los
procesos y de la información.
Componente del Control Interno
De acuerdo con el (SAS-55) (1997) “Evaluación de la Estructura de Control
Interno en una Auditoría de Estados Financieros” y el Committe Sponsoring
Organizations of the Treadway Connission (1999) los componentes del control
interno son los siguientes:
Ambiente de Control: representa la combinación de factores que afectan las
políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles,
significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administradores
respecto al sistema de control interno y la importancia que le da la alta gerencia, la
30
dirección y el consejo de administración a los controles establecidos. Estos son los
siguientes:
Ø Integridad y Valores Eticos: estos factores son indispensables para el
funcionamiento de cualquier organización, incluso los mismos se encuentran por
encima de la efectividad de los controles internos e incluyen los estándares éticos
y de comportamientos.
Ø Compromisos para la Competencia: este factor se encuentra referido a la
necesidad de ubicar a cada empleado en el puesto correspondiente de acuerdo a
sus habilidades y conocimientos.
Ø Consejo de Directores o Comité de Auditorías: cuya actuación va a influir
significativamente en el ambiente de control, es decir, si estos consejos o comités
establecen dentro de la organización que el control es importante, esto influye en
forma positiva en el resto de la organización.
Ø Estructura Organizacional: esta estructura debe diseñarse de acuerdo a la
naturaleza de las actividades y el tamaño de la empresa, definiéndose las líneas
de autoridad, responsabilidad e información.
Ø Asignación de Autoridad y Responsabilidad: delimitando a los individuos
dentro de la organización a la realización de actividades específicas, así como al
nivel de responsabilidad y de autoridad que se le asigna.
Ø Políticas y Prácticas sobre Recursos Humanos: elemento fundamental dentro del
ambiente de control, ya que incluye políticas sobre entrenamiento, ascensos,
evaluaciones, promociones tomando en consideración el grado de preparación y
responsabilidad de los empleados; así mismo incluye los procedimientos y
políticas para el ingreso y selección de personal a la organización.
31
Actividades de Control: Constituyen las políticas, procedimiento y acciones
que se llevan a cabo dentro de la organización, para ayudar a asegurar que se estén
ejecutando los lineamientos establecidos por la gerencia, con la finalidad de cumplir
con los objetivos trazados. Estos procedimientos pueden variar de acuerdo a las
características y tamaño de la empresa, y modificarlas de acuerdo al desarrollo de la
misma.
Algunos de estos controles son los siguientes:
Ø Revisiones de alto nivel: se refieren a los estudios realizados relativos a
presupuestos, estudios de mercado y comportamiento de la organización durante
un período determinado, para efectuar los correctivos correspondientes.
Ø Funciones directas o actividades administrativas: relativo al estudio y análisis de
los informes de desempeño de la organización (conciliaciones, precios, estudio
de mercado, entre otros).
Ø Procesamiento de información: toda la información procesada debe estar
debidamente autorizada y debe ser completa, cotejada contra los documentos
fuentes y posteriormente verificarla contra las cuentas correspondientes.
Ø Controles físicos: los activos fijos tangibles y los valores deben ser verificados
periódicamente y cotejados contra los registros contables.
Ø Indicadores de desempeño: estos indicadores sirven como actividades de control
cuando son analizados e interrelacionados entre sí, para tomar las acciones
correctivas de acuerdo a las desviaciones ocurridas.
Ø Segregación de responsabilidades: para minimizar los riesgos de errores y
omisiones debe existir una adecuada segregación de funciones y por ende de
32
responsabilidades entre los diferentes miembros que laboran en cualquier
organización.
Sistemas de Información: Establece que la información debe ser capturada
y comunicada oportunamente para que el personal de la organización pueda cumplir
con las actividades asignadas y lleve un control de las mismas. Esta información es
procesada, capturada y reportada a través de los denominados sistemas de
información, este sistema de información puede ser interno a través de las
transacciones que se efectúan dentro de la organización y los externos relativo a
operaciones o actividades que afectan el desarrollo de las mismas. Es importante la
periodicidad de la información y referida a un período de tiempo determinado con la
finalidad de efectuar comparaciones lógicas y tomar las decisiones correspondientes.
Estos sistemas que deben ir cambiando de acuerdo con el desarrollo de la
entidad y los objetivos trazados incluyen los sistemas estratégicos e integraciones
siguientes:
Ø Sistema de apoyo a las iniciativas estratégicas: referida al desarrollo y uso de
tecnologías, basándose en los objetivos y actividades de la entidad y las
tendencias del mercado.
Ø Integración con las operaciones: los sistemas establecidos deben estar integrados
a las diversas actividades de la organización, en el cual se registren en el tiempo
requerido y en forma integrada las operaciones realizadas.
Ø Tecnologías coexistentes: este aspecto se refiere a la necesidad de que en la
organización se adquiera nuevas tecnologías de los sistemas de información,
tomando en consideración los objetivos, actividades, necesidades, información
requerida y la forma como éstos sistemas contribuyen con el control. Así mismo
33
y en la medida que sea posible adaptarlo a los sistemas de información existente
que ya han sido probados en la empresa.
Dentro de los sistemas de información se incluye lo relativo a:
1. Calidad de la información: En relación a la calidad de la información la referida
comisión establece la importancia de la misma, tomando en consideración que la
administración de cualquier organización, basa sus decisiones en la información
que se genera. Esta información para que sirva de base para ejercer el control
debe reunir las siguientes características: oportuna, apropiada, actual, exacta y
accesible.
2. Comunicación: En este sentido se establece que la comunicación dentro de la
organización debe darse en un sentido amplio y estar vinculada con la
responsabilidad que tiene cada individuo para el cumplimiento de sus tareas, así
como aspectos relevantes dentro de las organizaciones. Dividen la comunicación
en interna y externa.
La comunicación interna establece la importancia de que el personal de la
organización además de conocer la información requerida para el cumplimiento de
sus funciones, debe comunicársele la importancia y la repercusión del control
interno dentro de las actividades realizadas, así mismo el personal necesita conocer
como su trabajo se relaciona con el resto del personal y deben existir los medios de
comunicación adecuados para que ésta sea efectiva.
La comunicación externa es la sostenida con proveedores y clientes, sirve
para conocer como opera la organización, la calidad de sus productos, de sus
servicios, las demandas requeridas, necesidades de sus clientes y el funcionamiento
de sus controles internos, así mismo la comunicación que sale de la organización
34
hacia los accionistas, entidades bancarias, gobierno, entre otros debe dar una clara
información de la situación real de la empresa.
Son diversas formas de transmitir tanto las comunicaciones internas como
externas, los manuales, memoranda, boletines, entre otros.
Los sistemas de información utilizados deben ser revisados constantemente y
adaptados a los cambios organizativos que sucedan, a las estrategias que se
desarrollen parte integrante de las operaciones de la empresa.
Valoración de Riesgos: Consiste en los riesgos tanto internos como externos, al
que se encuentra expuesta cualquier organización, y deben establecerse los
mecanismos necesarios a fin de reducirlos al máximo de tal forma que puedan ser
manejados sin que puedan afectar significativamente las actividades de las mismas,
toda vez que los riesgos no pueden ser reducidos a cero. Para medir los riesgos este
comité señala el establecimiento de los objetivos de la organización.
Monitoreo: Referido al proceso de revisar constantemente la efectividad del
control interno, en virtud de los constantes cambios que se generan en una
organización tales como nueva tecnología, nuevo personal, cambios en el ambiente
operativo, reducción de recursos, entre otros. Esta revisión de los controles internos
es fundamental para ajustar el control interno a los nuevos requerimientos.
Crédito Educativo
Definición:
Según Latiegue (1997).
El Crédito Educativo es un préstamo a mediano plazo y módico interés para ser otorgado a los estudiantes que careciendo de recursos económicos, hayan demostrado una elevada capacidad intelectual y una
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rigurosa voluntad de trabajo por el logro de una carrera profesional que lo ubique dentro de la sociedad como un colaborador más en el logro del desarrollo del país.
Es decir, el Crédito Educativo es un préstamo en dinero que se otorga a los
bachilleres para que sufraguen sus gastos como estudiantes y que deberán
reembolsar una vez que se gradúen, de acuerdo al plazo e interés establecido por la
institución. La función del crédito educativo es dar apoyo al estudiante que
presenten un rendimiento académico satisfactorio cursantes del último bienio de la
carrera.
Reseña Histórica del Crédito Educativo
La Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, a partir del año 1971,
asume el crédito educativo como programa social, asignándole una partida en el
presupuesto universitario.
En tal sentido, la UCLA en ese año firma un contrato con Educrédito A.C,
Asociación Civil sin fines de lucro, con la finalidad de que esta asociación se
responsabilizara de la recuperación de las cobranzas.
En Octubre de 1.992 se venció el último contrato con Educrédito AC y la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” representada por la Asociación
Civil de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (ASOCIUCLA),
asume la responsabilidad de cobrar y recuperar los recursos financieros del crédito
educativo, a través el Departamento de Cobranza de la Dirección de Desarrollo
Estudiantil en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Posteriormente en el año 1999 como consecuencia del cierre técnico de la
referida asociación, el ciudadano Rector de la UCLA funge como representante legal
y asume la responsabilidad de firmar el contrato de crédito educativo suscrito con el
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beneficiario, continuando el Departamento de Cobranzas de la Universidad con la
función de recuperación del crédito.
Bases Legales
La plataforma jurídica que sustenta y soporta el tópico o temática tratado en
el presente estudio, está fundamentado primordialmente por lo establecido en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) y debidamente
expuesta en los basamentos legales contenidos en primer lugar en las leyes o
reglamentos académicos y administrativos que rigen las Universidades Nacionales y
en segundo lugar en lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y las normativas, reglamentos y disposiciones, conexas, que son
aplicables al sector público del país.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
En su capítulo VI – De los Derechos Culturales y Educativos, pauta en el
artículo 102:
La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento del conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentado en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada en la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los procesos de transformación social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visión latinoamericana y universal. El Estado con la participación de las familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitución y en la ley.
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Dicho artículo reitera y enuncia en forma enfática el derecho que tienen todos
los venezolanos a recibir una educación democrática, gratuita y obligatoria, tomando
muy en cuenta las diferentes corrientes del pensamiento y los procesos de
participación activa de su población.
Por otra parte, la Constitución en el artículo 103 expone:
Toda persona tiene derecho a una educación integral de calidad, permanente, en igualdad de condiciones y de oportunidades, sin más limitaciones que las derivadas de sus aptitudes, vocación y aspiraciones. La educación es obligatoria en todos sus niveles, desde el maternal hasta el medio diversificado. La impartida en las instituciones del Estado es gratuita hasta el pregrado universitario. Al tal fin, el Estado realizará una inversión prioritaria, de conformidad con las recomendaciones de la organización de la Naciones Unidas. El Estado creará y sostendrá instituciones y servicios suficientemente dotados para asegurar el acceso, permanencia y culminación en el sistema educativo. La ley garantizará igual atención a las personas con necesidades especiales o con discapacidad y a quienes se encuentran privados de su libertad o carezcan de condiciones básicas para su incorporación y permanencia en el sistema educativo.
Se recoge aquí el espíritu amplio que tiene el Estado de garantizar la
educación a los ciudadanos cualesquiera sea su condición social y su interés por
alcanzar un nivel de formación educativa. Y quizás lo más importante del artículo,
es que el Estado asume el serio compromiso y responsabilidad de dotar de
suficientes recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos a las instituciones
educativas para mantener la calidad, el acceso y permanencia a los estudios, hoy en
día vital en virtud de la crítica situación económica que viven los venezolanos.
Y en el artículo 109 de la Constitución establece:
El Estado reconocerá la autonomía universitaria como principio y jerarquía que permite a los profesores, profesoras, estudiantes, estudiantas, egresados y egresadas de su comunidad dedicarse a la búsqueda del conocimiento a través de la investigación científica,
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humanística y tecnológica, para beneficio espiritual y material de la Nación. Las Universidades autónomas se darán sus normas de gobierno, funcionamiento y la administración eficiente de su patrimonio bajo el control y vigilancia que a tales efectos establezca la ley. Se consagra la autonomía universitaria para planificar, organizar, elaborar y actualizar los programas de investigación, docencia y extensión. Se establece la inviolabilidad del recito universitario. Las universidades nacionales experimentales alcanzarán su autonomía de conformidad con la ley.
En tal sentido, la Constitución reserva a las Instituciones Universitarias el
sagrado y noble papel de la formación de los recursos humanos de alto nivel en el
subsistema de educación superior y prevé en forma clara que las Universidades
deben dictar normas para realizar las funciones encomendadas y la de tener una
administración eficiente de su patrimonio bajo el control y vigilancia que a tales
efectos establezca la ley (subrayado nuestro), el cual es tomado textualmente del
referido artículo y que forma parte de los objetivos generales y específicos que
motivan la presente investigación.
Ley Orgánica de Educación (1980)
Establece en el capítulo I, de las Disposiciones Fundamentales, en su artículo 6, que:
Todos tienen derecho a recibir una educación conforme, con sus aptitudes y aspiraciones adecuada a su vocación y dentro de las exigencias del interés nacional o local, sin ningún tipo de discriminación por razón de la raza, del sexo, del credo, la posición económica y social o de cualquier otra naturaleza. El Estado creará y sostendrá instituciones y servicios suficientemente dotados para asegurar el cumplimiento de la obligación que en tal sentido le corresponde, así como los servicios de orientación, asistencia y protección integral al alumno, con el fin de garantizar el máximo rendimiento social del sistema educativo y de proporcionar una efectiva igualdad de oportunidades educacionales.
Este artículo ratifica plenamente lo pautado en el Artículo 103 de la
Constitución y además amplía el concepto expuesto cuando asevera que las
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instituciones serán dotadas de recursos para asegurar la asistencia y protección
integral de sus estudiantes.
Más adelante, esta misma Ley en su artículo 28 acuerda:
Son institutos de educación superior, las universidades, los institutos universitarios pedagógicos, politécnicos, tecnológicos, los colegios universitarios y los institutos de oficiales de las Fuerzas Armadas; los institutos especiales de formación docente, de bellas artes y de investigación; los institutos superiores de formación de ministros del culto; y en general, aquellos que tengan los propósitos señalados en el artículo anterior y se ajusten a los requerimientos que establezca la ley especial.
Se desprende de la interpretación de este artículo que la Universidades, donde
está incluida la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, forma parte de
las instituciones de educación superior de Venezuela y al final de este artículo las
remite al establecimiento de una ley especial, la cual fue aprobada en forma
definitiva en 1970 con el nombre de Ley de Universidades.
Ley Universidades
Esta Ley en su Artículo 10 autoriza al Consejo Nacional de Universidades a
crear Universidades Nacionales Experimentales con el fin de ensayar nuevas
orientaciones y estructuras en educación superior. Es así como en el año 1962 se
crea la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Así mismo, esta Ley en el Artículo 14 determina lo siguiente:
Los bienes y rentas de las Universidades Nacionales no estarán sometidos al régimen de los bienes nacionales que establece la Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Sus ingresos y egresos no se considerarán como rentas o gastos públicos, ni estarán sometidos al régimen del Presupuesto Nacional, y su fiscalización se hará por los funcionarios que designe el Consejo Nacional de Universidades, en
40
acatamiento de lo dispuesto en el numeral 9 del Artículo 20 de la presente Ley, y por la Contraloría General de la República conforme a lo establecido en la Constitución y las leyes.
Este artículo 14 dispone el mecanismo y/o procedimiento de funcionamiento
administrativo de las Universidades y a la vez un proceso de control fiscal del uso,
manejo y destino de los aportes presupuestarios que el Estado otorga a las
instituciones universitarias, remitiéndole al numeral 9 del Artículo 20 que expresa:
Son atribuciones del Consejo Nacional de Universidades: 9 - Velar por la correcta ejecución de los presupuestos de las Universidades Nacionales y, a tal efecto, designar contralores internos en cada una de ellas. Estos funcionarios tendrán la obligación de presentar periódicamente, los respectivos informes ante el Consejo, con vista de los cuales y de los suministrados por la Contraloría General de la República, adoptará las medidas pertinentes dentro de las previsiones de la presente Ley y de sus Reglamentos.
En forma precisa se atribuye a la Universidad el deber de contar con
funcionarios contralores internos que permitan llevar a cabo el análisis y revisión
oportuna y permanente de las actuaciones y toma de decisiones administrativas que
se realizan en la institución.
En el Capítulo I, de la Organización de las Universidades, en la Sección
Décima Primera, de los Alumnos, en el Artículo 122 cita lo siguiente:
Las Universidades deben protección a sus alumnos y procurarán por todos los medios, su bienestar y mejoramiento. A este fin, la Universidad organizará sistemas de previsión social para el alumnado, propenderá a la creación de centros vacacionales y recreativos para los estudiantes, y de acuerdo con sus recursos, prestará ayuda a los alumnos que la requieran.
En consecuencia, todas las Universidades Nacionales cuentan en su
organización con una unidad académica – administrativa que en el caso de la UCLA
se denomina Dirección de Desarrollo Estudiantil, encargada de dar cumplimiento al
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presente artículo y una de las ayudas que se prestan a los alumnos son los Créditos
Educativos, evento que facilita un aporte económico mensual a los estudiantes
universitarios del último bienio de la carrera de pregrado, el cual es base del tema
del presente trabajo.
Finalmente, en la Ley de Universidades en su Artículo 189 acuerda: “La
Contraloría General de la República dispondrá, por si o a solicitud del Ejecutivo
Nacional, la revisión de cuentas a las Universidades. A tal efecto, el Rector deberá
presentar los comprobantes, archivos, depósitos y libros que fueren necesarios a
juicio del organismo contralor”.
A pesar que se han producido cambios tanto a la normativa correspondiente
como en la organización de la Contraloría General, en la actualidad las
Universidades cuentan con sus propios Contralores Internos que ejercen tales
funciones, controles y seguimientos de casos o situaciones propias de la institución.
Inclusive, se facilita que cada unidad académica o administrativa de la Universidad
tenga funcionarios que realicen este tipo de labores, eso sí, bajo la supervisión y
lineamiento de lo previsto en la Ley de la Contraloría General de la República y lo
atinente a las responsabilidades de las Contralorías Internas de las Universidades.
En 1992 el Consejo de Ministros aprobó el actual Reglamento General de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, el cual en su artículo 7 ratifica y
recoge lo expresado en el Artículo 14 de la Ley de Universidades, comentado
anteriormente en estas bases legales.
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Reglamento General de la UCLA.
En el Título XII, de los Servicios Académicos prevé lo siguiente:
Artículo 107.- En la Universidad funcionarán, dependientes del Vicerrectorado
Académico, los siguientes servicios:
1. Biblioteca
2. Bienestar Estudiantil
3. Tecnología Educativa
Artículo 108.- La estructura, organización y funcionamiento de estos servicios será
establecida en el Reglamento que al efecto dicte el Consejo Universitario.
Como se nota, la Universidad tiene una Dirección de Bienestar Estudiantil,
hoy denominada Dirección de Desarrollo Estudiantil, encargada de prestar los
servicios de orientación, asistencia y protección integral de los alumnos
debidamente inscritos y cursantes regulares de las carreras que se imparten en la
Universidad. Es importante comentar que a la presente fecha el Consejo
Universitario no ha dictado oficialmente un reglamento o normativa que rija los
destinos de la Dirección en referencia.
Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público
Esta Ley en su artículo 25 dice textualmente: “La Contraloría General de la
República tiene competencia para investigar y fiscalizar todos los actos que tengan
relación con el Patrimonio Público. A estos efectos podrá realizar las
averiguaciones que crea necesarias en los organismos y entidades que se mencionan
en el Artículo 4 de esta Ley”.
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Como lo establece el Artículo 4 que se hace mención en el artículo, las
Universidades se consideran como patrimonio público de la República por ende la
Contraloría General de la República por conducto de las Contralorías Internas deben
velar y preservar que los mecanismos de fiscalización y control interno se lleven de
acuerdo a los trámites, procedimientos y objetivos establecidos por la Universidad,
para cada una de sus unidades académicas – administrativas integrantes y la
Dirección de Desarrollo Estudiantil no es la excepción.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (1995)
En el Título I, Capítulo I, Disposiciones Generales, artículo 5 expresa:
Están sujetos al control, vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República, en los términos de esta Ley, los siguientes organismos, entidades y personas: Numeral 3. Los institutos autónomos, las universidades nacionales, los establecimientos públicos, el Banco Central de Venezuela y las demás personas jurídicas de derecho público (subrayado nuestro)”.
La referida disposición legal acuerda que las Universidades Nacionales se
encuentran sujetas al control, vigilancia y fiscalización del organismo Contralor.
Más adelante dicha Ley en el título VI, Capítulo I, del Control de Gestión, Artículo
70 dice:
El control interno es responsabilidad de las respectivas autoridades jerárquicas, sin perjuicio de que la Contraloría pueda evaluar, orientar, coordinar y, en caso necesario, prescribir los sistemas y normas de control interno de la Administración Pública Nacional, Centralizado y Descentralizado, a fin de que el control fiscal externo se complemente con el que ejerce la administración activa.
En una apreciación general, se reitera una vez más la participación de la
Contraloría General de la República en los procesos de evaluación y control interno
del sector público, pero se le confiere a cada organización o institución la
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responsabilidad de asumir e inclusive de dictar sus normas y procedimientos de
control interno por parte de las autoridades competentes.
A los fines de darle viabilidad y operatividad a la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, el Ejecutivo Nacional ha aprobado una serie de
Normas y Principios a saber, las cuales son:
Ø Principios de contabilidad del sector público, 1996.
Ø Reglamento sobre la organización del control interno en la Administración
Pública Nacional, 1996
Ø Normas Generales de Control Interno, 1997
Ø Normas para el funcionamiento coordinado de los sistemas de control interno y
externo, 1997
Los cuales son de aplicación y observancia por los organismos y entidades
del sector público, entre ellos las Universidades Nacionales, por lo consiguiente
estas normativas y disposiciones son de obligatorio y estricto cumplimiento de las
diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”, entre ellas está la Dirección de Desarrollo Estudiantil y sus
departamentos u oficinas correspondientes, que representa el área o sección motivo
de estudio de la presente investigación.
A tal respecto, en las Normas Generales de Control Interno, aprobado y
publicado en Gaceta Oficial Nº 299.968, del año 1997, se establece en el Capítulo II,
respectivamente expresa lo siguiente:
Artículo 3.- El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistemas y estar
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constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los
objetivos siguientes:
a) Salvaguardar el patrimonio público
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y
operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las
máximas autoridades del organismo o entidad”
Artículo 4.- Los objetivos del Control Interno deben ser establecidos para cada área
o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables, completos,
razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales de la institución.
Artículo 5.- El Control Interno Administrativo lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos de Control Interno que regulan los actos
administrativos, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y
condiciones que deben cumplirse en la autorización de las transacciones
presupuestarias y financieras.
Artículo 6.- El Control Interno Contable comprende las normas, procedimientos y
mecanismos, concernientes a la protección de los recursos y al a confiabilidad de los
registros de las operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción
de información atinente a las mismas.
Artículo 8.- Los sistemas de Control Interno deben ser estructurados de acuerdo con
las premisas siguientes:
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Ø Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de Control Interno y en general
vigilar su efectivo funcionamiento.
Ø Así mismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el
eficaz funcionamiento del sistema en cada área operativa, unidad organizativa,
programa, proyectos, actividad u operación, de la cual sean responsables.
Artículo 10.- Los niveles directivos y gerenciales de los organismos o entidades
deben:
a) Vigilar permanentemente la actividad administrativa de las unidades, programas,
proyectos u operaciones que tienen a su cargo;
b) Ser diligentes en la adopción de medidas necesarias ante cualquier evidencia de
desviación de los objetivos y metas programadas, detección de irregularidades o
actuaciones contrarias a los principios de legalidad, economía, eficiencia y/o
eficacia;
c) Asegurarse que los controles internos contribuyan al logro de los resultados
esperados a la gestión.
d) Evaluar las observaciones y recomendaciones formuladas por los organismos y
dependencias encargadas del control externo e interno y promover la aplicación
de las respectivas medidas correctivas.
Como se desprende de los artículos precedentes, cada unidad, departamento y
en el caso de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, los Decanatos y
unidades administrativas; deben establecer trámites y procedimientos de control
interno tanto en lo administrativo como en lo contable, a los fines de garantizar el
buen funcionamiento de dichas unidades, la de utilizar racional y oportunamente los
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recursos asignados y en definitiva para la mejor toma de decisión y una diáfana y
confiable rendición de cuentas ante las autoridades universitarias, al sector nacional
de educación superior y por ende al Estado Venezolano.
Así mismo, el Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la
Administración Pública Nacional, aprobado y publicado en Gaceta Oficial
Extraordinaria Nº 5128, 1996 establece en sus artículos 2, 4 y 5 lo siguiente:
Artículo 2.- Corresponde a la máxima autoridad del respectivo ente u organismo la
responsabilidad de organizar, establecer y mantener el sistema de Control Interno, el
cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización.
Artículo 4.- El sistema de Control Interno de cada organismo o entidad tiene por
objeto promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos,
verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin
de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la eficiencia de las operaciones,
estimular el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de sus
planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con
los objetivos y metas propuestos.
Artículo 5.- El sistema de Control Interno comprende el plan de organización, las
políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la
autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación,
seguridad y protección física de los activos incorporados y operativos para alcanzar
los objetivos generales del organismo y entidad.
Se interpreta de estos artículos, que cada institución del sector público debe
organizar y poner en vigencia un sistema de control interno adecuado a las
características y particularidades de ésta, en fundamento a su misión y visión
encomendada. En consecuencia, la Universidad está en la necesidad imperiosa e
48
impostergable de establecer tal procedimiento y acordar un cuerpo de normas,
manuales y procedimientos que permita la instauración de controles internos de cada
una de las diferentes unidades académicas – administrativas.
Por otra parte, las Normas para el Funcionamiento Coordinado de los
Sistemas de Control Interno y Externo, aprobadas y publicadas en Gaceta Oficial Nº
299.976, de fecha 1997 en su artículo 8 exponen:
Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo y entidad sujeto a las presentes normas: a) Establecer por escrito las políticas que adoptará la institución para alcanzar sus objetivos fundamentales, de acuerdo con el instrumento de creación o estatuto, las disposiciones legales pertinentes y los lineamientos establecidos en los planes nacionales. b) Crear los sistemas y procedimientos de Control Interno, asegurar su implantación, funcionamiento, evaluación periódica y actualización, así como adoptar las acciones a que haya lugar para su mejoramiento y eficacia.
Aquí se reitera el principio básico de que nuestra máxima autoridad, como lo
es el Consejo Universitario, esté en deber de promulgar las políticas básicas y la de
crear los sistemas y procedimientos de Control Interno, para su aplicación
intrainstitucional, la cual va a ser garantía de eficacia, eficiencia y efectividad en el
funcionamiento universitario que corresponde.
En el caso previsto en las Normas Generales de Contabilidad del Sector
Público, aprobado y publicado en Gaceta Oficial Nº 36.100 del año 1996, se
establece en el Capítulo I, Artículo 3 lo siguiente:
La contabilidad del sector público se llevará conforme a las disposiciones legales y reglamentaciones, y a los Principios de Contabilidad del Sector Público descritos en el Capítulo II de las presentes normas, las cuales se fundamental en las normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y económicas que realizan los organismos y entidades sujetos
49
al control, vigilancia y fiscalización de la Controlaría General de la República.
Esta normativa pauta la actividad del manejo y control tanto de las
transacciones financieras, registros contables y todo lo vinculado con el presupuesto
asignado a las Universidades e instituciones públicas, con fundamento en lo
establecido en el Capítulo II, Principios de Contabilidad del Sector Público, Artículo
4 que expresa:
Los sistemas de contabilidad del sector público deberán sujetarse a los siguiente principios: Entidad, Continuidad, Registro, Período Contable, Revelación Suficiente, Importancia Relativa, Prudencia, Uniformidad, Precio de Admisión, Causado y Devengado, Unidad, Universalidad, Dualidad Económica, Registro e Imputación Presupuestaria, Correlación de Ingresos y Gastos y Principios Contables Supletorios.
Así mismo, las referidas normas en el Capítulo III, de los Requisitos de la
Información Contable, Artículo 6 señala:
La información contenida en los estados financieros periódicos que se elaboran deberán cumplir los requisitos que se indican a continuación: Identificación, Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad, Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad.
En virtud de lo expuesto, las diferentes unidades académicas y
administrativas de la Universidad están sujetas al cumplimiento cabal de estos
enunciados y principios de contabilidad. En tal sentido, en el presente trabajo se
pretenderá asumir estos enunciados y principios contables de acuerdo a las
características, organización y fines del Departamento de Cobranzas de la Dirección
de Desarrollo Estudiantil de la Universidad.
50
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
A. Naturaleza de la Investigación
El presente estudio está dirigido a realizar una investigación cuyo diseño es
de campo y de naturaleza documental, y el tipo de investigación es descriptiva y
evaluativa. Se basó en la recolección y análisis exhaustivo de la información y data
histórica producida en ejercicios presupuestarios desde 1995 hasta 1999, planes
anuales del Departamento de Cobranzas de Crédito Educativos de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la UCLA, informes parciales o globales presentados a las
autoridades universitarias, en eventos, en publicaciones y otros de cualquier índole
vinculados al tema objeto de estudio, con lo cual se pudo obtener síntesis o
resúmenes, citar textualmente algunas experiencias y definiciones conceptuales del
tema a tratar y extraer las ideas principales de los documentos consultados. La
investigación descriptiva se enfocó a la descripción, análisis e interpretación actual
de una serie de situaciones, acciones y procedimientos pasados, dando mayor
relevancia a los hechos o acontecimientos más significativos que permitió conocer y
profundizar en el tema de estudio, tendiente a determinar el origen de algunos
hechos favorables y desfavorables que se presenten en el desarrollo de la
investigación tratando de explicar en forma pormenorizada las causas y efectos más
notorios.
Adicionalmente, esta investigación de campo reúne las características de ser
evaluativa, por cuanto se realiza la comparación y medición de un hecho, las
cobranzas de los créditos educativos, a objeto de proponer el rediseño de un sistema
de control interno para las cobranzas de los créditos educativos otorgados a los
51
estudiantes universitarios por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”,
UCLA.
B. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información y Datos
En conjunto se han incorporado diferentes modalidades y actividades con el
objeto de recoger, organizar, tabular y considerar la documentación e información
pertinente e importante para dar orientación y basamento investigativo al presente
estudio.
En tal sentido, se tomó como concepto principista el emitido por Padua
(1989) quien señala en forma enfática y clara que: “Un instrumento de recolección
de datos es cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los
fenómenos y extraer de ellos la información. La recopilación de datos se remite al
uso de técnicas que establece la forma o reglas para construir los instrumentos
apropiados que permitan el acceso a la información requerida”.
Las técnicas e instrumentos a los que se recurrió para la recolección de la
información y datos, necesarios para la investigación que se proponen, son los
siguientes:
B.1. Entrevistas no estructuradas y aplicación de cuestionarios a los
funcionarios adscritos a la unidad.
Para realizar dicha actividad se procedió a diseñar un formato de entrevista
no estructurada dirigida cuatro (04) empleados: Directora de Desarrollo
Estudiantil de la Universidad Centroccidental de la UCLA, a la Jefa del
Departamento de Cobranzas del Crédito Educativo de la Universidad, al
funcionario responsable del manejo y control administrativo de las cobranzas
de créditos educativos y al supervisor de crédito o sección de otorgamiento de
52
crédito educativo. El formato de entrevista no estructurada tiene las
características siguientes, de acuerdo a las recomendaciones e instrucciones el
investigador Carlos Sabino (1986) define la entrevista como “una forma
específica de interacción social, donde se establece un diálogo peculiar,
asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra se
nos presenta como fuente de estas informaciones”.
Las entrevistas no estructuradas (no formalizadas), son aquellas en que no
existe una estandarización formal, habiendo por lo tanto un margen más o
menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas; las
formas más conocidas de éstas tenemos: la Entrevista Informal, la cual se
reduce a una simple y abierta conversación sobre el tema en estudio, la
Entrevista Focalizada prácticamente parecida a la anterior, pero se caracteriza
por tratar sobre un único tema y la Entrevista por Pautas; son aquellas ya algo
más formal, se guía por una lista de puntos de interés, donde los temas deben
guardar una cierta relación entre sí y en lo máximo posible mantener el orden
en que se vaya tocando los temas señalados en las pautas. Este es el modelo de
entrevista que aplica en la presente investigación:
Entrevista No Estructurada (No Formalizada)
Entrevista por Pautas
Pautas:
(1) Políticas, normativas, estructura organizativa y control:
a. Tipo de Políticas: Si están redactadas, cuenta con aprobación
b. Normativas: Manuales de normas, procedimientos, de funciones, código de ética y otros
c. Estructura organizativa: constitución y adscripción de la unidad.
d. Mecanismos de control interno.
53
(2) Dotación de personal, equipos y espacio físico
a. Número y nivel de capacitación del personal
b. Posee equipos de computación suficientes en calidad y cantidad en relación con el volumen de trabajo del departamento.
c. Espacio físico: Número de oficinas, ambiente adecuado en cuanto a iluminación, acceso, seguridad, archivos, ventilación y otros requisitos.
(3) Presupuesto asignado a los créditos educativos
a. Porcentaje asignado
b. Porcentaje utilizado
c. Créditos recuperados
d. Otros ingresos
e. Determinar la suficiencia o no del presupuesto.
(4) Población Estudiantil atendida
a. Distribución en los últimos años:
Ø Global
Ø Por Decanato
b. Porcentaje de graduados que gozan del beneficio del crédito educativo
(5) Mecanismos de Cobranzas:
a. Tipos de cobranzas
b. Folletos, trípticos o avisos destinados a los estudiantes para las cobranzas de los créditos.
c. Oficios, llamadas telefónicas u otras modalidades para las cobranzas
d. Contacto con los fiadores
(6) Grado de eficiencia de las cobranzas:
a. Porcentaje de recuperación de los créditos por año
54
b. Registro y control de las cobranzas, arqueos, conciliaciones.
c. Nivel de pago total del crédito por los beneficiarios (Porcentaje).
d. Comparación entre lo presupuestado y las cobranzas reales, años anteriores.
(7) Nivel de morosidad
a. Porcentaje de estudiantes morosos
b. Mecanismos o procedimientos legales, que se aplican a los estudiantes morosos.
c. Cantidad de dinero que se adeuda
d. Intereses moratorios
En lo referente a la encuesta aplicada en la presente investigación, se ha
decidido utilizar una forma de muestreo no probabilístico denominada muestra,
cuestionario o encuesta intencional u opinática, que de acuerdo a Seijas (1981) la
define como: “aquellas en donde la ecuación personal del individuo está presente
en la selección de la muestra. Es el caso del muestro por cuotas, en el que el
entrevistado es el que decide cuál es la persona a entrevistar hasta llenar las
cuotas que le han asignado de antemano en la oficina”. Así mismo, Kerlinger
(1981) la describe como “una forma de muestreo que se caracteriza por el
empleo del criterio y de un esfuerzo deliberado para obtener muestras
representativas mediante la inclusión de áreas típicas o grupos supuestamente
típicos en la muestra”.
El muestreo probabilístico se recomienda para poblaciones pequeñas o grupos
de muestreo de poco número o cantidad, en virtud del conocimiento y capacidad
que tiene el entrevistado del tema a tratar, que es el caso que nos amerita en la
investigación del presente trabajo. Por otra parte, estadística o
metodológicamente dicho cuestionario o encuesta fue validado a través de la
55
opinión y revisión de profesionales en este tipo de instrumento de recolección de
datos e información, para lo cual se recurrió a la consideración de tres (3)
expertos vinculados al área estadística, contable y metodológica, que redundó en
el perfeccionamiento y orden de redacción y a las veinticinco (25) preguntas de
que consta el cuestionario en referencia.
Simultáneamente a los funcionarios mencionados previamente se les
entregó el referido cuestionario con una serie de preguntas de varias
alternativas y otras para emitir opinión individual sobre situaciones o hechos
detectados o conocidos sobre el proceso de las cobranzas de los créditos
educativos en la Universidad, a los fines de corroborar o verificar la
información, ampliar o profundizar sobre el hecho estudiado y la de solicitar su
opinión experta para la solución de problemas encontrados en la observación
directa de las tareas y funciones o en el análisis de los documentos consultados
al respecto. Adicionalmente, la encuesta fue aplicada a doce (12) funcionarios
adscritos al departamento de cobranzas y de la Dirección de Desarrollo
Estudiantil que de una forma u otra están vinculados a la actividad señalada,
(labores y actividades de otorgamiento de los créditos, selección de aspirantes,
estudios socioeconómicos). Se utiliza en el cuestionario, preguntas de tipo
cerradas para simplificar el proceso de análisis de los resultados y preguntas de
tipo abiertas para dar libertad al entrevistado de opinar y lograr obtener de éste
información o datos adicionales o complementarios al tema en cuestión, con
los cuales se busca mejorar y ampliar el análisis de los resultados finales. Los
formatos de la entrevista no estructurada y del cuestionario se consignan en la
sección de Anexos del presente trabajo de investigación.
56
B.2. Reuniones de Trabajo con los Directivos y Miembros del Personal de la
Unidad
Este tipo de actividad está íntimamente relacionada con la técnica pautada
en el literal B.3 del Marco Metodológico de la presente investigación. La
intención de las reuniones de trabajo con los directivos y miembros del
personal de la unidad es de conocer en forma directa la estructura,
funcionamiento y operatividad de la unidad por una parte, por la otra de
requerir de ellos el material, datos, informes, análisis de resultados, planes,
manuales, manejo de presupuestos e información administrativa – contable y
cualquier documento o referencia bibliohemerográfica que permita efectuar un
análisis e interpretación efectiva y real de las cobranzas del crédito educativo
otorgado a los estudiantes universitarios de la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado” UCLA. Esta actividad se planificó con carácter previo a
los fines de que los directivos y funcionarios pudiesen localizar y organizar la
información ya generada o producida, de acuerdo al tópico a ser tratado en
cada revisión de trabajo convocada.
B.3. Observación Directa de las Tareas y Funciones del Personal de la Unidad.
La observación directa se define como la actividad básica por el cual se
obtiene información acerca del mundo que nos rodea, por consiguiente nos
permite estar en contacto con la realidad donde ocurre la problemática o
situación de estudio del trabajo de investigación.
Según Tamayo (1987) define “La observación directa es aquella en la cual
el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación.
La palabra observación hará referencia explícitamente a la percepción utilizada
para el registro de respuestas tal como se presenta a nuestros sentidos”.
57
Como fue señalado en el literal B.2 del presente trabajo de investigación,
estas actividades son manejadas en forma conjunta. La finalidad de la técnica
de observación directa de las tareas y funciones del personal de la unidad es
obtener de los mismos funcionarios en su sitio de trabajo, información del
cúmulo de actividades, funciones, responsabilidades y trámites a realizar para
la consecución y logro del proceso de cobranza de los créditos educativos a los
estudiantes universitarios de la UCLA. Así mismo se recurrió a la Unidad de
Organización y Métodos de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”, la Dirección de Planificación, Dirección de Personal y otras
unidades adscritas a las autoridades universitarias para constatar, revisar o
corroborar la información suministrada por los funcionarios de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil y solicitar si la Institución está efectuando estudios o ha
designado comisiones de trabajo para producir los cambios u observaciones
pertinentes con el objeto de mejorar y optimizar el uso de los recursos físicos,
humanos, tecnológicos y financieros de la unidad responsable del cobro de los
créditos educativos.
B.4. Revisión y Recopilación de Información de los Documentos, Informes,
Memorias y Cuentas, Formatos y Formularios de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la UCLA
La fuente principal de recolección de información y datos está constituida
por documentos escritos y oficiales emanadas de los Informes de Resultados
Anuales desde el 1/1/95 hasta el 31/12/99 del Departamento de Cobranzas de
Crédito Educativo de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la Universidad,
las Memorias y Cuentas de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado” desde 1995 hasta 1999, algunos trabajos o informes sobre el Crédito
Educativo y las Cobranzas en al UCLA, de otras universidades nacionales y de
organismos financiadores de crédito o becas como FUNDAYACUCHO y
58
CONICIT. Por otra parte se revisó y consideró los formatos o planillas de
solicitud, tramites y de contrato existente para la tramitación de créditos
educativos de los estudiantes de pregrado de la universidad.
El levantamiento de la información y data se efectuó mediante la
obtención de datos numéricos reales de estudiantes por decanatos y por montos
presupuestarios anuales, asignados por la institución para otorgar créditos
educativos, todo esto a fin de someterlo a un análisis y lograr una revisión,
tabulación y diagnóstico adecuado a los objetivos generales y específicos del
presente trabajo.
59
CAPITULO IV
RESUMEN DE LAS OBSERVACIONES PRODUCTO DE LA APLICACION
DE LOS INSTRUMENTOS
Análisis de la Información y Datos Recogidos en la Investigación
Este análisis está fundamentado en la organización e interpretación de los
datos e información obtenidas de las distintas modalidades establecidas en el trabajo
de investigación, a saber:
• Las entrevistas y aplicación de cuestionarios a los funcionarios de la unidad
encargada del proceso de los créditos educativos.
• Las reuniones de trabajo y técnica de observación directa de las tareas y
funciones del personal de la unidad en referencia.
• Consideración y revisión de la información y datos recogidos en documentos,
informes, memoria y cuenta, formatos, trabajos y formularios de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
En definitiva, este análisis e interpretación de datos permite conocer en
primer lugar la situación actual y real de la unidad objeto de estudio y sus
funciones, en lo referente a los créditos educativos y las cobranzas correspondientes
y en segundo lugar, sirve para proponer una serie de modificaciones, cambios e
innovaciones en lo que respecta a la modernización de la organización de la unidad
y el establecimiento de un sistema de control interno que garantice un adecuado y
confiable proceso de cobranzas en la Universidad.
60
A. Análisis de las Respuestas de los Instrumentos Aplicados (Entrevistas No
Estructuradas y de los Cuestionarios)
I) De las Entrevistas No Estructuradas: Las entrevistas no estructuradas,
realizadas bajo la modalidad de pautas, fueron conducidas por la
investigadora autora del presente trabajo en un franco diálogo con los
Directivos responsables del manejo, desarrollo y seguimiento del crédito
educativo y el proceso ulterior de cobranza en la Universidad. En tal
sentido se siguió un guión técnicamente elaborado y previamente hecho
del conocimiento de los interesados en cuestión; en el cual se listaba un
grupo de temas e ítems de relevante interés tanto para el funcionamiento
de la Dirección de Desarrollo Estudiantil, muy particularmente al
Departamento de Cobranzas, como para el diagnóstico y análisis de
resultados de la investigación.
De respuestas o la entrevistas no estructuradas se obtuvo:
Por Pautas:
1era. Pauta: Políticas, Normativas, Estructura Organizativa de
Cobranzas Existentes y Mecanismos de Control
Interno
A. En cuanto a políticas de la unidad, por unanimidad se obtuvo respuesta
afirmativa de existir (están redactadas), pero no se encuentran
aprobadas por ningún organismo o instancia universitaria.
B. En lo atinente a normativas, indicaron que no existen, sin embargo se
aplica un anteproyecto de crédito educativo.
61
C. Con respecto a la estructura organizativa, se obtuvo de la ma yoría de
los entrevistados que el Departamento y su estructura organizativa está
en proceso de revisión a los fines de la presentación de una propuesta
a ser considerada por las autoridades universitarias.
D. La mayoría de los entrevistados coincidió en que no existen
mecanismos de control interno, sin embargo, indicaron que existen
algunos controles tales como:
- Revisión y firma de la Jefe del Departamento de todos los
documentos y cálculos.
- Cualquier diferencia encontrada ya sea de cálculo, en el expediente,
se corrige inmediatamente.
2da. Pauta: Dotación de Personal, Equipos y Espacio Físico
A. El departamento en referencia actualmente cuenta con tres (3)
funcionarios, a saber: el Jefe de la Unidad (Licenciado en
Administración), una Secretaria (Licenciada en Educación Integral) y una
Mecanógrafa (Estudiante de Educación Técnica Superior en
Contabilidad). En relación a la capacitación del personal no es su política
entrenarlo frecuentemente, sin embargo se envían a cursos cuando la
Universidad los dicta.
B. La dotación de equipos de computación de acuerdo con todas las
opiniones es insuficiente, tomando en consideración el alto volumen de
trabajo. El sistema instalado es limitado, de vieja generación o no
actualizado y de mediana capacidad de procesamiento de documentos.
62
C. El espacio físico disponible consta de tres (3) pequeñas oficinas, de difícil
acceso e inadecuadamente ubicado. No presenta elementos de seguridad
en las puertas ni en los archivos.
3era. Pauta: Presupuesto Asignado a los Créditos Educativos
A. El presupuesto asignado al rubro de crédito educativo según los
funcionarios es suficiente hasta la presente fecha, debido a que el monto
mensual por estudiante oscila entre 25.000 a 30.000 bolívares mensuales.
B. En relación al presupuesto utilizado para los créditos educativos los
funcionarios indicaron no conocerlo o que no tienen información precisa,
ni actualizada.
C. Los funcionarios señalaron desconocer el total de créditos recuperados
para un lapso determinado.
D. Informaron que no se obtienen otros tipos de ingresos.
4ta. Pauta: Población Estudiantil Atendida
A. Las respuestas obtenidas indican que no se llevan estadísticas
poblacionales de la distribución de las cobranzas de los créditos
educativos por decanato o carrera.
B. Los funcionarios desconocen el porcentaje de beneficiarios del crédito
educativo, en relación al número de estudiantes por graduación.
63
5ta. Pauta: Mecanismos de Cobranza.
A. Los entrevistados señalaron que el tipo de cobranza de la UCLA y la
modalidad de pago habitual es directamente por la Oficina de Cobranza y
a través de depósitos en el Banco de Venezuela.
B. Los funcionarios informaron que no hay folletos, trípticos u otro tipo de
avisos destinados a los estudiantes para las cobranzas de los créditos.
Ocasionalmente se publica un aviso en prensa nacional, se envía
comunicación al beneficiario del crédito, cuando se gradúa.
C. Las modalidades de cobranza instrumentadas por la Universidad más
utilizadas son: llamadas telefónicas, cartas y telegrama al prestatario,
llamada telefónica y carta al fiador.
D. Contacto con los fiadores resulta muchas veces laborioso, por no decir
difícil y señalaron que se efectúa cuando no se logra cobrar al prestatario.
6ta. Pauta: Grado de Eficiencia de las Cobranzas
A. Para esta pauta en general, informaron no tener la información
correspondiente. No se llevan estadísticas y por consiguiente no tienen
porcentajes de pagos.
B. El registro y control de la cobranza se hace a cada prestatario,
directamente en la tarjeta kardex que se lleva en forma manual, que se
encuentra en el expediente del prestatario y que no se lleva otro tipo de
registro. Señalaron que no se efectúan conciliaciones de los registros. En
lo relativo al ítem de los arqueos informaron que no se efectúa.
C. Informaron que se desconoce el nivel total de pago de los beneficiarios.
64
D. Indicaron que no se establecen comparaciones entre las cobranzas reales y
las presupuestadas.
7ma. Pauta: Nivel de Morosidad
A. Los entrevistados señalaron no conocer el porcentaje de morosidad y que
el departamento no cuenta con un listado de morosos.
B. Informaron que no existen mecanismos o procedimientos legales en caso
de morosidad de la deuda. De la entrevista se obtuvo la información sobre
no extender u otorgar constancia de notas o información académica de
estos graduandos por ser morosos.
C. Señalaron que no se tiene el total de cuentas por cobrar, es decir, se
desconoce la cantidad de dinero adeudado por los morosos.
D. Indicaron que los intereses de mora no se calculan mensualmente, sino
cuando el prestatario realiza un abono parcial o se dispone al pago total.
II) De los Cuestionarios: Los Cuestionarios fueron aplicados a los directivos y
funcionarios adscritos a las dependencias vinculadas con el otorgamiento
y proceso de cobranza de los créditos educativos de los estudiantes de la
UCLA, que constaban de preguntas de tipo:
- Cerradas..........................................................................12 preguntas
- Semiabiertas.................................................................... 9 preguntas
- Abiertas.......................................................................... 4 preguntas
Las preguntas cerradas se respondieron marcando con una equis (x),
seleccionando un SI o un NO. Las preguntas semiabiertas, generalmente
se iniciaron con un Si o un No y luego dependiendo de la escogencia se
comentó o justificó la decisión. En ocasiones los funcionarios encuestados
65
no respondieron a la pregunta (respuesta en blanco), en este caso,
estadísticamente se tomó esta “respuesta”, como No Responde (NR) o No
Sabe (NS). Las preguntas abiertas como lo indica su definición son de
libre respuesta o comentario. Los funcionarios que respondieron contaron
con la presencia de la investigadora a los fines de aclaratorias, de
consulta o de seguimiento de instrucciones cuando respondieron el
cuestionario en referencia. De estos cuestionarios fueron devueltos doce
(12), con los cuales se presenta el resultado y análisis de los mismos.
A continuación se presenta el resultado de la aplicación del
cuestionario.
1. ¿Cuenta la Unidad con un organigrama vigente?
El 84,44% de los encuestados señala que no existe un organigrama vigente en
la unidad y el 16,66%, indicó que si existe y consideran que esta actualizado. Sin
embargo en comentarios adicionales el total de encuestados (100%), coincidió que
este organigrama se encuentra en proceso de revisión y evaluación por parte de
funcionarios designados para tal fin.
16,66%
84,44%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
66
2. ¿Se dispone de un reglamento interno autorizado por el Consejo Universitario que
regule las operaciones de crédito educativo?
Los resultados revelan que el 50% de los encuestados coinciden en que no
existe un reglamento interno que regule las operaciones de cobranzas y por ende no
se encuentra aprobado por el Consejo Universitario, el 33,33%, no contesto y el
16,16% indicó que se aplica un anteproyecto de crédito educativo de antigua data y
que no se encuentra aprobado por la máxima autoridad jerárquica de la Universidad.
Por lo que se puede concluir que no posee un reglamento interno actualizado que
norme lo relativo al pago del crédito educativo, la figura del fiador y cualquier otra
disposición requerida en las funciones de cobranzas.
16,66%
50%
33,33%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
67
3. ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control interno aprobados por
el Consejo Universitario, relativos al cobro de los créditos educativo.
La mayoría de los encuestados 66.67%, respondió en forma negativa, y el
33.33% no contestó, lo que permite concluir que el departamento de cobranzas para
la ejecución de sus actividades no cuenta con normas ni procedimientos, en las
cuales se establezcan por escrito los pasos y normas que se deben cumplir para
realizar una determinada función, los soportes necesarios, las autorizaciones
requeridas, así como los estándares y mecanismos de control, trayendo como
consecuencia que los procedimientos se podrían realizar sin ningún tipo de
lineamientos.
66,67%
33,33%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
68
4. ¿Existen objetivos específicos claramente definidos en el Departamento de
Cobranzas?
El 83.33%, señaló que si existen objetivos claramente definidos y el 16,66%
no contestó. Sin embargo el 30% de los encuestados de respuesta afirmativa
informó no conocer los referidos objetivos y el 70% indicó lo siguiente:
• Recuperación del crédito educativo. • Mantener contacto con los profesionales universitarios egresados de la UCLA. • Realizar las cobranzas del crédito educativo otorgado. En tal sentido se evidencia que el personal sabe de la existencia de los
objetivos del departamento, pero no todos conocen su contenido, concluyendo que
no existen canales efectivos de información hacia todo el personal y por ende el
incumpliendo de estos.
83,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
69
5. ¿Estos objetivos están debidamente aprobados por la autoridad competente?
El 41,66% respondió en forma positiva, el 33,33% desconoce su aprobación y
el 25% no contestó, con esta situación y la respuesta anterior se podría concluir que
no existen canales efectivos de comunicación.
41,6%
33,33%
25%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
70
6. ¿Se analizan en forma periódica la demandas del sector estudiantil en relación a
los créditos educativos? Si responde afirmativamente ¿Estas demandas son tomadas
en cuenta para el establecimiento de los objetivos y políticas?
El 50% de los encuestados indicó que se toman en cuenta las demandas del
sector estudiantil con relación a los créditos educativos, del porcentaje restante el
25% considera que no son tomadas en consideración las demandas del medio
estudiantil y el 25 % restante señalo no conocer estos análisis. Este hecho determina
que parte del personal no conoce o no esta de acuerdo con la forma en que se realiza
esta función.
Los que respondieron afirmativamente coincidieron en que las demandas
estudiantiles si son tomadas en cuenta para la programación y actividades en este
departamento.
50%
33,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
71
7. ¿Existen políticas o lineamientos generales establecidos en el Departamento de
Cobranzas? Señale las políticas o lineamientos generales del Departamento de
Cobranzas, en caso de respuesta afirmativa.
El 50% de los encuestados contestó en forma afirmativa, el 33% en forma
contraria y el 16,16% indicó no saber de la existencia de políticas o lineamientos en
el departamento de cobranzas; en relación con las respuesta afirmativa, el 70% no
contesto a esta parte de la pregunta y los que respondieron expresaron lo siguiente:
- Contribuye con la formación y el desarrollo integral del estudiante universitario.
- Promueve la participación activa y responsable como individuo o profesional
interactivo en la sociedad.
- Mejoramiento continuo del personal del Departamento
- Revisión permanente de la filosofía de gestión del Departamento.
- Mantenimiento de una metodología de mejorabilidad de los procesos de gestión
del Departamento.
Con estas respuestas se puede inferir que el Departamento no cuenta con
canales de información efectivas para que el personal conozca de la existencia y
contenido de estas políticas o lineamientos, así mismo se puede concluir que estas
políticas no constituyen verdaderas directrices para el proceso de cobranzas.
50%
33,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
72
8. ¿Estas políticas se cumplen de acuerdo con lo establecido?
Las respuestas obtenidas son las siguientes el 50% contestó en forma
afirmativa, el 33,33% en forma negativa y el 16,16% señaló no conocer si se
cumplen. Con esta situación se podría concluir que parte del personal se encuentra
desvinculado de las políticas establecidas en el Departamento.
50%
33,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
73
9. ¿Todas las operaciones de cobranzas son revisadas por una persona distinta de
quien lo ejecuta?
La mayoría de los encuestados 66.66% contestó de manera afirmativa, el
16.66% indicó que no y el 16,66% dijo no saber, de lo que se infiere que las
operaciones del departamento si son revisadas por funcionarios diferentes de quien
ejecutan las operaciones, es de indicar que en comentario adicional los que
contestaron de manera negativa señalaron que algunas operaciones son supervisadas
después que ocurre el proceso.
66,66%
16,66% 16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
74
10. ¿Existen procesos de evaluación periódica para comprara lo ejecutado contra lo
planificado?
Las respuestas de los encuestados presentan una paridad , 41,66% contestó en
forma afirmativa y 41,66% en forma negativa y el 16,66% no contestó, esto podría
indicar que no hay una clara definición de este proceso, y pudiera estar asociado a
los canales de comunicación existentes.
41,6% 41,6%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
75
11. ¿En caso de detectar desviaciones, omisiones o errores, se toman las acciones
correspondientes a que hubiese lugar? Si responde afirmativamente, indique con qué
frecuencia.
El 66,66% contestó que si se toman correctivos cuando se determinan
desviaciones, omisiones o errores en el proceso de cobranzas, el 33,33% no
respondió, lo que hace inferir que el departamento no obstante, de no contar con
procedimientos de control debidamente establecidos si efectúa los correctivos
correspondientes, los de respuesta afirmativa 66.66% informaron que los correctivos
se realizan de forma inmediata.
66,66%
33,33%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
76
12. ¿Se registran en el Departamento de Cobranza de Crédito Educativo las
operaciones relativas al proceso de cobranza? En caso de respuestas afirmativa,
indique con qué frecuencia.
De los encuestados el 75% señala que si se registran las operaciones de
cobranzas y la frecuencia seleccionada fue la diaria, el 25% no respondió, en
información adicional señalaron que las cobranzas efectuadas se registran es la
tarjeta kardex del beneficiario del crédito archivada en el expediente. Esta situación
podría conllevar a que el sistema de registro sea obsoleto y no se cuente con
información oportuna.
75%
25%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
77
13. ¿Quién autoriza el registro contable de las cobranzas?
El 75% de los encuestados señala que el jefe del Departamento de Cobranzas
es quien autoriza el registro contable y el 25% no respondió, los de respuesta
afirmativa informaron que el jefe firma la tarjeta kardex del beneficiario del crédito,
esta situación se origina por no poseer sistemas manuales o automatizados acorde a
las actividades y características del departamento.
75%
25%
Jefe Dept. Cobr. No Respondio0%
20%
40%
60%
80%
100%
78
14. ¿Qué reportes se emiten en el Departamento de Cobranzas para la toma de
decisiones?
El 83,33%, no respondió a esta pregunta y el 16,16% notificó que no se
emite ningún reporte a este respecto, esta situación pudiese hacer pensar que el
Departamento no cuenta con información oportuna, veraz y actualizada para la toma
de decisiones por parte de la gerencia del Departamento, de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil y las Autoridades Universitarias, además que no se efectúan
conciliaciones con el departamento de contabilidad de la Universidad que es la
unidad responsable del registro de las cobranzas en el libro mayor de la Institución.
16,16%
83,33%
No emite reporte No Respondio0%
20%
40%
60%
80%
100%
79
15. Indique ¿Cuál es el sistema de pago mayormente utilizado por los estudiantes?
Los encuestados (100%) respondieron que los dos únicos sistemas de pago
utilizados por los estudiantes son depósito en una entidad bancaria o en las oficinas
de la Dirección de Desarrollo Estudiantil, en información adicional la totalidad de
los encuestados señaló que la cuenta esta aperturada sólo en una institución bancaria
y que la recepción del dinero en la Dirección se realiza en el sitio de trabajo de la
oficinista, esta situación pudiese conllevar por un lado a que el beneficiario no
cuente con otras alternativas, ni facilidades para cancelar en otras instituciones
financieras y así tener más posibilidades de efectuar los pagos, y por otro lado las
cobranzas en sitios no adecuados, que no presentan lo requerimientos mínimos de
control pudiese traer como consecuencia pérdidas para la Institución, aunado a que
la oficinista maneja toda la documentación del departamento.
100%
Banco y Oficina(DDE)0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
80
16. ¿El pago o cancelación de las cuotas de crédito educativo se realiza de acuerdo
al lapso estipulado en el contrato de crédito educativo?.
El 75% de los encuestados contestó que el pago no se realiza en el lapso
estipulado en el contrato de crédito educativo, lo que conlleva a inferir que los
sistemas de cobro utilizados por el departamento no son los más adecuados, ni
efectivos, trayendo como consecuencia perdida para la Institución y que no retorne
el crédito para ser utilizado en nuevos beneficiarios.
75%
25%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
81
17. ¿Se lleva un control y registro de la cuota que paga el beneficiario del crédito?
A esta pregunta el 66,66%, contestó afirmativamente que el control y registro
se lleva en la tarjeta kardex de cada beneficiario, el 33,33%, no respondió a esta
pregunta, sin embargo en comentario adicional informaron que existen registrado en
el estado de cuenta bancario depósitos que se desconoce a que beneficiario pertenece
en virtud de que los mismos no se han comunicado con el departamento, esta
situación pudiera impedir llevar un control de los pagos que han efectuado los
beneficiarios y por ende no mantener actualizado el saldo que adeuda cada
beneficiario a la Universidad.
66,66%
33,33%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
82
18. ¿Existen procedimientos de cobranza en caso de morosidad del beneficiario? En
caso afirmativo, señale cual(es) son estos procedimientos.
El 58,33% de los encuestados señaló que si existen procedimientos en caso de
morosidad de la deuda e indicaron los siguientes:
• Llamada telefónica trimestral o semestral
• Cartas de cobro al beneficiario del crédito
• Avisos al fiador (llamadas o cartas)
• Retención de solvencias.
El 25% contestó en forma negativa y el 16,86% no contestó, tomando en
consideración el grado de morosidad de los créditos se podría inferir que estos
procedimientos no son efectivos, trayendo como consecuencia pérdida para la
Universidad.
58,33%
25%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
83
19. ¿Se establece algún tipo de sanción a los beneficiarios del crédito educativo que
se atrasen en el pago? En caso afirmativo, indique qué tipo de sanción.
Los encuestados que respondieron de manera afirmativa (50%), señalaron las
siguientes sanciones:
• Intereses de mora
• Suspensión de entrega de notas y constancias
• Retención de todo tipo de solvencia
El 33,33% contestó de forma negativa, y el 16,16% no contestó, no obstante
que el 50% de los encuestados contestó en forma afirmativa, y relacionando esta
pregunta con la anterior se podría inferir que estas sanciones no son todo lo efectiva
que deberían ser.
50%
33,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
84
20. ¿Existen políticas de cobranzas con intervención del Departamento Legal de la
Institución en caso de morosidad?
El 83,34%, respondió de manera negativa, y el 16,66% no contestó, lo que
hace inferir que a pesar de que la Universidad cuenta con un Departamento de
Consultoría Jurídica, no existen políticas de cobranzas en caso de morosidad de la
deuda, lo que podría traer como consecuencia el hecho de que existan saldos que
presentan marcado atraso.
83,34%
16,66%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
85
21. ¿Cuántos créditos educativos desde el año 1995 hasta el año 1999 en estado de
morosidad se han pasado al Departamento Legal?
El 60% de los escuestados señala que durante ese lapso no se ha pasado al
departamento legal ningún caso en estado de morosidad y el 40%, no respondió a
esta pregunta, por lo que se puede concluir tomando en consideración las dos
preguntas anterior que esta es una de las causas de que existan créditos en estado de
atraso.
60%
40%
Si No NR - NS0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
86
22. ¿Existe algún sistema automatizado que apoye la gestión de cobranza?
El 100% respondió de manera negativa, por lo que se puede inferir que no
existen sistemas automatizados, lo que podría traer retardo en los procesos que se
ejecutan y por ende en la información que se genera.
100%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
87
23. ¿Existe ambiente físico adecuado para el desempeño de las funciones en el
Departamento de Cobranza? Si responde negativamente, indique cuáles son las
fallas o problemas existentes.
El 83.33%, respondió en forma negativa, y el 16,66% no respondió, los que
contestaron de manera negativa señalaron que las fallas existentes son las
siguientes:
• Espacio físico reducido o insuficiente
• Falta de privacidad con respecto al público a atender
• Hacinamiento
• Archivo no es adecuado, ni seguro
• Falta de equipos
• Espacio físico actual no es el más idóneo
Lo que permite inferir que esta situación influye en el desempeño de los
funcionarios y por ende en su eficiencia, así mismo la falta de archivo adecuado y de
la seguridad podría traer como consecuencia pérdida o sustracción de la información
y los soportes del departamento.
83,33%
16,66%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
88
24. ¿Se entrega a los estudiantes beneficiarios del crédito educativo al graduarse,
documento u oficio indicando su deuda y mecanismo de pago?
A esta pregunta el 75% respondió en forma afirmativa y el 25%, lo hizo en
forma negativa, en información adicional señalaron que se envía comunicación
informando de la deuda y la forma de pago, ésto sólo se realiza cuando el
beneficiario se gradúa, no se tiene como política circularizar en forma periódica el
saldo de los deudores.
75%
25%
Si No NR - NS0%
20%
40%
60%
80%
100%
89
25. Si usted tiene algún comentario que hacer respecto al proceso de cobranzas de
los créditos educativos que considere conveniente o importante aportar, por
favor escriba en las siguiente líneas.
El 30% no respondió a esta pregunta y el 70% de los encuestados
comentaron:
- Es preciso establecer un sistema automatizado de cobranzas
- El Departamento de Cobranzas debe tener “control” desde el momento del
otorgamiento y no solamente al egresar el estudiante.
- Llevar los estados de cuentas anuales de los benficiarios activos
- El Departamento de Cobranzas debe estar apoyado por un deparamento legal.
- Debe existir un proceso legal, que obligue realmente al estudiante moroso a
cancelar el crédito.
- Informar al graduando (estudiante beneficiario del crédito educativo), lo más
pronto posible de su deuda y forma de cancelarlo.
- Se requiere un profesional especialista en análisis de crédito.
90
B. De las Reuniones de Trabajos y Técnicas de Observación Directa
A continuación se describe un resumen de la definición y estructura básica
organizacional de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”, a lo cual el Departamento de Cobranzas se
encuentra adscrito; así mismo se presentan las funciones y algunos
procedimientos utilizados por el referido departamento.
Dirección de Desarrollo Estudiantil
Definición:
La Dirección de Desarrollo Estudiantil se define como una unidad técnico –
administrativa, de apoyo docente cuyos programas, actividades y acciones están
orientadas a contribuir con el desarrollo integral del estudiante en sus aspectos
bio–psico– social, espiritual y recreativo a fin de que sea capaz de actuar con
libertad, creatividad, responsabilidad y solidaridad con sus semejantes para ser
un ciudadano con sentido de pertinencia social en la condición de su vida.
Estructura
La Dirección de Desarrollo Estudiantil está integrada por los departamentos
siguientes:
1. Departamento de Administración, encargado de apoyar a la Dirección y
sus unidades en el manejo presupuestario de los recursos económicos
asignados anualmente.
2. Departamento de Bienestar Social, encargado de brindar apoyo integral al
estudiante a través de programas preventivos de desarrollo asistencial y
socioeconómico. Cuenta con las siguientes áreas de trabajo:
91
2.1. Area de Salud
• Servicios profesionales
- Servicios médicos
- Servicios odontológicos
• Servicios profesionales
- Farmacia
- Ayuda de Lentes
2.2. Area Socioeconómica
• Beca comedor
• Becas efectivo
• Ayudas extraordinarias
2.3. Area de Desarrollo
• Créditos Educativos
• Pasantías
• Ayudantías
3. Departamento de Cobranza de Créditos, cuyo objetivo fundamental es
realizar la cobranza ordinaria y la recuperación de los créditos educativos
otorgados a los estudiantes de la Universidad, que previamente cumplieron
con los requisitos para optar a este beneficio.
4. Departamento de Librería Rental Universitaria, unidad que brinda a los
estudiantes, profesores y comunidad en general, los textos y materiales
92
académicos que se requieren en el proceso enseñanza – aprendizaje, bajo el
sistema de pago a contado y de venta a crédito en ventajosas condiciones.
5. Departamento de Extensión e Investigación, constituye la unidad
centralizada y ejecutora de programas, actividades y acciones orientadas al
desarrollo integral del estudiante universitario, por intermedio de acciones
intra y extra universitarios propiciando la participación del estudiantado de la
UCLA en actividades educativas, recreativas, culturales, deportivas y
sociales; todas estas enmarcadas a los programas siguientes:
5.1. Programa dirigido al logro de la excelencia (Cuadro de Honor)
5.2. Eventos estudiantiles especiales
5.3. Programas preventivos
5.4. Organizaciones estudiantiles
5.5. Programas de desarrollo social comunitario
93
Organigrama de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la UCLA
Funciones del Departamento de Cobranzas
1. Planificar la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a
los estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
2. Organizar la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a
los estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
VICERECTORADO ACADEMICO
DIRECCION DE DESARROLLO ESTUDIANTIL
DEPARTAMENTOS
Adm
inistración
Bienestar Social
Cobranzas
Librería Rental
Extensión e Investigación
DIRECCION DE DESARROLLO ESTUDIANTIL Edificio Rectorado, UCLA 1er. Piso Carrera 19 entre calles 7 y 8. Barquisimeto – Estado Lara. Telf. 591291 – 591294 (fax)
94
3. Coordinar la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a
los estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
4. Dirigir la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a los
estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
5. Controlar la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a
los estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
6. Realizar la cobranza y la recuperación de los créditos educativos otorgados a los
estudiantes desde el séptimo semestre inscritos legalmente en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
7. Registrar contablemente los ingresos provenientes de la cobranza y recuperación
de los créditos educativos.
Procedimientos
A continuación se describe el procedimiento “cancelación del crédito
educativo en efectivo” utilizado por el departamento para el cobro de los créditos
educativos:
Cancelación del Crédito Educativo en Efectivo
• La oficinista encargada recibe a la persona que va a realizar el pago.
• Solicita el nombre del beneficiario del crédito y va al archivo, saca el expediente
y consulta la tabla de amortizaciones (anexo 2), en caso de atraso o de pago
95
adelantado de la(s) cuota(s), se calculan en forma manual los intereses de mora y
el descuento por pronto pago.
• La oficinista recibe el dinero, lo verifica de acuerdo al pago de la(s) cuota(s) e
intereses, elabora el recibo de caja (anexo 2).
• Lleva el recibo conjuntamente con el dinero a la administración de la Dirección
de Desarrollo Estudiantil y lo entrega a la secretaria, quien efectúa la custodia del
efectivo hasta su depósito al día siguiente en la cuenta destinada para tal fin, la
oficinista elabora la relación diaria de ingresos (anexo 2).
• La secretaria de administración recibe el dinero
• La oficinista firma el recibo en señal de elaborado
• La oficinista pasa a la asistente administrativo los recibos de caja (anexo 2)
• La asistente administrativo recibe los recibos de caja (anexo 2) y los firma en
señal de amortización.
• La asistente administrativo pasa a la oficinista los recibos de caja (anexo 2).
• La oficinista recibe los recibos de caja (anexo 2) los desglosa y se distribuyen de
la siguiente manera:
Ø El recibo original es entregado inmediatamente a la persona responsable del
pago.
Ø Las copias amarilla, verde y azul son pasadas al asistente administrativo,
quien verifica que los cálculos estén correctos y coloca sello de autorizado.
96
Ø La copia amarilla es pasada a la Dirección de Finanzas, la verde se archiva en
el expediente y se registra en la tarjeta Kardex (2) y la azul se archiva en
forma cronológica.
• Copia de los recibos amarillo es enviada aproximadamente cada quince días a la
Dirección de Finanzas a objeto de que se efectúen los registros en el libro mayor
del departamento de contabilidad.
C. De la Recopilación y Revisión de los Diferentes Documentos Emanados de la
Dirección de Desarrollo Estudiantil.
Al realizar un análisis de las Memoria y Cuenta de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” correspondiente a los años 1995 a 1999 se
evidenció lo siguiente:
Distribución de Créditos Educativos por Decanato y Préstamos Otorgados
en Bolívares (Bs.)
1. Decanato de Administración y Contaduría:
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. % 1995 135 17.74 7.070.000,00 16.78 1996 109 21.0 12.469.500,00 17.64 1997 103 17.8 13.865.000,00 15.00 1998 136 19.1 22.472.000,00 16.90 1999 109 17.7 21.790.000,00 16.60
2. Decanato de Agronomía
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. %
1995 87 11.43 5.718.000,00 13.57 1996 65 12.33 8.110.000,00 11.47 1997 50 8.70 10.084.111,00 11.10 1998 69 9.70 10.084.000,00 8.10 1999 36 5.90 8.320.000,00 6.30
97
3. Decanato de Ciencias y Tecnología
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. %
1995 151 19.84 7.541.000.00 17.90 1996 109 21.00 12.469.500,00 17.64 1997 186 32.20 28.107.000,00 30.80 1998 236 33.10 46.568.000,00 35.30 1999 208 33.9 39.744.000,00 30.30
4. Decanato de Ingeniería Civil
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. %
1995 57 7.49 2.863.000,00 6.80 1996 50 9.63 7.751.000,00 10.97 1997 69 11.90 10.246.000,00 11.20 1998 70 9.80 14.198.000,00 10.60 1999 50 8.80 11.651.000,00 8.90
5. Decanato de Medicina
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. %
1995 284 33.32 16.621.300,00 39.46 1996 152 29.28 21.024.500,00 29.75 1997 121 20.90 21.463.000,00 23.50 1998 131 18.40 25.871.000,00 19.40 1999 138 22.50 35.112.000,00 26.70
6. Decanato de Veterinaria
Año Nº de estudiantes % Préstamos otorgados en Bs. %
1995 47 6.18 2.311.000,00 5.49 1996 35 6.74 5.379.000,00 8.10 1997 49 8.50 7.666.000,00 8.40 1998 71 9.90 13.014.000,00 9.70 1999 69 11.20 14.683.000,00 11.20 Nota: Los porcentajes calculados obedecen a la relación de los créditos otorgados a los decanatos por año.
98
A pesar de la crisis financiera y presupuestaria que ha presentado la
Universidad, ha sido política institucional de mantener los niveles de otorgamiento
de créditos educativos por año como se refleja en los cuadros precedentes y los
cuales son sustentados por los análisis siguientes:
Distribución Total de Créditos Educativos Otorgados a Estudiantes por la
UCLA (1995 – 1999)
Cabe señalar que anualmente se renueva el contrato del crédito
educativo con el estudiante, sin embargo, este se toma en cuenta como un
crédito nuevo, siendo el mismo beneficiario.
761
519578
713614
1995 1996 1997 1998 19990
200
400
600
800
1995 = 761 estudiantes 1996 = 519 estudiantes 1997 = 578 estudiantes 1998 = 713 estudiantes 1999 = 614 estudiantes
99
Monto de los Créditos Educativos Totales Otorgados a los Estudiantes de la UCLA
(1995 – 1999)
La Dirección de Desarrollo Estudiantil a través de la asignación
presupuestaria de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, recibe un
aporte anual para dar cumplimiento a las actividades y compromisos de los distintos
departamentos que la integran. En el cuadro que a continuación se desarrolla, se
establece la relación existente entre el presupuesto asignado a la Dirección de
Desarrollo Estudiantil comparado con lo asignado al Programa de Créditos
Educativos durante el período comprendido desde 1995 hasta 1999.
1995 1996 1997 1998 19990
20
40
60
80
100
120
140
1995 = Bs. 42.124.000,00 1996 = Bs. 70.650.500,00 1997 = Bs. 91.251.000,00 1998 = Bs. 132.927.000,00 1999 = Bs. 131.300.000,00
100
Distribución de Recursos Financieros del Presupuesto Asignado a la Dirección
de Desarrollo Estudiantil y el Asignado al Programa de Créditos Educativos de
la UCLA
1995 1996 1997 1998 19990
500
1000
1500
2000
2500
DDECE
DDE = Dirección de Desarrollo Estudiantil CE = Créditos Educativos
Año DDE (Bs.) DC (Bs.) % 1995 441.768.760,00 42.124.300,00 9,53 1996 711.670.121,00 70.650.500,00 9,27 1997 1.054.653.375,00 91.251.000,00 8,65 1998 1.437.247.331,00 132.927.000,00 9,24 1999 2.056.000.000,00 131.300.000,00 6,38
101
Relación de Porcentaje entre el Presupuesto Asignado a la Dirección de Desarrollo Estudiantil Comparado con la Asignación al Programa de Créditos Educativos
En el período comprendido desde 1995 a 1999, el presupuesto asignado al
Programa de Créditos Educativos, en forma porcentual, se mantuvo en los
parámetros de 8 a 9% entre los años 1995 al 1998, cayendo sustancialmente al 6%
en el año 1999.
1995 1996 1997 1998 19990%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
1995 = 9,53% 1996 = 9,92% 1997 = 8,65% 1998 = 9,20% 1999 = 6,38%
102
Distribución de la Cobranza y Recuperación de los Créditos Educativos,
Período 1995 – 1999
Del cuadro se desprende el incremento anual de la recuperación de los
créditos educativos a través del proceso de cobranza efectuado por la Dirección de
Desarrollo Estudiantil, sin embargo, se desconoce o carece de la información
actualizada del nivel de morosidad y número de estudiantes morosos del crédito
educativo otorgado por la Universidad, así mismo no cuenta con registro o listados
auxiliares que indiquen oportunamente el monto de la deuda de cada prestatario.
1995 = 9.438.907,39 1996 = 15.627.158,13 1997 = 24.617.675,28 1998 = 35.134.862,55 1999 = 51.248.385,55
1995 1996 1997 1998 19990
10
20
30
40
50
60
103
Descripción y Análisis General del Proceso de Selección, Otorgamiento y
Trámites del Crédito Educativo y la Cobranzas en la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado”
El Crédito Educativo es un préstamo en dinero efectivo que se otorga en
forma fraccionada mediante depósitos mensuales en libretas de ahorro debidamente
autorizadas por la Universidad, a aquellos estudiantes que llenen los requisitos
establecidos por la Universidad para el otorgamiento del crédito educativo, lo cual
contribuye en la formación de profesionales en las diferentes carreras de pregrado
que imparte la UCLA.
En tal sentido, la Dirección de Desarrollo Estudiantil por intermedio de sus
distintos departamentos realiza tan vital y significativa actividad tendiente a la
atención y ayuda a los estudiantes universitarios, de acuerdo a los proceso
siguientes:
a) Promoción, Solicitud de Créditos y Selección de Aspirantes
Un mes antes de finalizar el semestre o lapso académico se promueve la
apertura del proceso de promoción de Créditos Educativos a través de carteleras,
charlas, entrevistas, folletos y avisos de prensa, informando acerca de las
bondades del mismo como instrumento financiero a muy bajo interés, dirigido a
estudiantes cursantes del último bienio de la carrera. Simultáneamente, se
procede a la entrega de las planillas de solicitud de crédito educativo a los
interesados.
Se concede a los estudiantes un período de 20 días para la recepción de las
planillas de solicitud acompañadas de los documentos mínimos requeridos para
este trámite y se inicia el proceso de entrevista, el cual permite detectar la
motivación, razones, situación académica, económica, social, familiar del
104
aspirante. Se revisan los documentos para constatar los requisitos de
nacionalidad, nivel socioeconómico y rendimiento académico, a objeto de
elaborar el informe socioeconómico. Un funcionario de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil realiza una visita al hogar del estudiante, para determinar
nivel y situación de la familia, necesidad económica, sus relaciones con los
familiares y el apoyo de sus padres para adquirir tal compromiso económico y
mediante la escala de Graffar o su equivalente, ubicar al estudiante dentro de un
estrato social, que permitirá dar las recomendaciones o no del caso.
El Departamento de Bienestar Social, determinará entre los aspirantes
aquellos que reúnan las características de personalidad, madurez y
responsabilidad, así como, el perfil académico que deben tener los candidatos a
recibir un crédito educativo.
El número de créditos educativos a ser abiertos por año, va a depender del
presupuesto asignado por la Universidad al referido programa, en el cual se
incluyen las renovaciones de créditos concedidos con anterioridad y las nuevas
solicitudes.
Una vez seleccionado, el estudiante es notificado para que consigne los
documentos del fiador de acuerdo a formato de la Dirección de Desarrollo
Estudiantil, UCLA. Luego se procede a la elaboración del contrato a ser suscrito
entre la universidad y el estudiante con el aval de un fiador y la Universidad.
b) Elaboración del Expediente, Firma del Convenio y Otorgamiento del Crédito
Educativo
El Departamento de Bienestar Social, compila todos los documentos
señalados, entrevistas, el contrato y documento del fiador. El contrato debe ser
firmado por el estudiante, el fiador y el Rector en representación de la UCLA.
105
Elaborado así el expediente y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria
correspondiente, se ordena a una entidad bancaria de la localidad (Banco
Provincial) la apertura de una cuenta de ahorros para estos fines, teniendo esta
modalidad una serie de excepciones o beneficios en el cual el estudiante es
exonerado de algunos pagos por servicios prestados por el banco.
Mensualmente, la Universidad mediante una nómina estudiantil hace el aporte
económico en la cuenta de cada estudiante, salvo que se demuestre un bajo
rendimiento académico o la pérdida de su semestre o lapso académico, el crédito
educativo oscila entre Bs. 25.000 a Bs. 35.000,00 mensual, es decir, de un
crédito educativo anual entre Bs. 420.000,00 por estudiante.
c) El proceso de Cobranzas y sus intereses morosidad
El cese del crédito educativo se efectúa por:
a) Graduación del estudiante
b) Pérdida del semestre
c) Retiro definitivo de la institución
d) Cambio de universidad
e) Muerte del estudiante
En caso de graduación del estudiante, el Departamento de Cobranza de
Desarrollo Estudiantil, es notificado del cese del crédito, el estudiante recibe la
notificación del cese del crédito educativo y del período de gracia concedido.
El estudiante graduado recibe una carta de felicitación y un oficio por parte
de Departamento de Cobranzas, donde se le notifica los pagos recibidos por la
UCLA como Crédito Educativo más los intereses acordados (Estado de Cuenta)
106
y comunicación indicándole las formas de pago, fecha, banco disponible para
hacer el depósito mensual.
Si el prestatario se atrasa en el primer pago o da indicios de no estar
cancelando (suspensión de pago unilateral), se le envía una comunicación
recordándole el deber de pagar a tiempo, los días o períodos de atraso y los
intereses causados a la fecha por morosidad, además se le envía un telegrama o
se llama telefónicamente invitándole a una entrevista al respecto.
Si el prestatario no cancela, no se presenta a la entrevista en la fecha acordada
o no responde a las llamadas de la Universidad, se realiza contacto con el fiador.
De este último procedimiento (Morosidad), no se tiene un registro y control al
respecto, ni la cuantía total del nivel de morosidad, ya sean en números de
prestatarios insolventes y las cantidades adeudadas a la Universidad.
El Departamento de Otorgamiento de Desarrollo Estudiantil para llevar un
control de la continuidad del semestre en las cuatro últimas opciones, exige al
beneficiario planilla de inscripción y reporte de notas, en caso contrario suspende
el crédito y lo remite al Departamento de Cobranzas.
107
D. Resumen de las Observaciones Producto de la Aplicación de las Entrevistas y Observación Directa
Entrevista no Estructurada
• El Departamento de Cobranzas aplica ciertos lineamientos para la ejecución
de sus actividades, que se encuentran establecidas dentro de la
reestructuración de la Universidad y que serán presentados ante el Consejo
Universitario para su aprobación.
• El organigrama del Departamento de Cobranzas no está ajustado a la realidad,
en tal sentido se encuentra en proceso de revisión y actualización por parte de
funcionarios designados para tal fin.
• No poseen normativas que regulen las operaciones de cobranzas, utiliza en
forma parcial un anteproyecto de crédito educativo.
• No existen mecanismos de control interno formalmente establecidos.
• El proceso de revisión y cobranza que actualmente se ejecuta es obsoleto, no
se encuentra acorde con la dinámica y exigencias del departamento, no
poseen sistemas automatizados que cubran todas las operaciones.
• El departamento no está dotado de medios tecnológicos y software necesarios
y actualizados para la ejecución eficiente de las actividades que deben
cumplirse.
• El departamento de cobranzas no emite ningún reporte desde el punto de vista
contable, no llevan registros auxiliares que indique el saldo que adeuda cada
prestatario a la institución y la situación en que se encuentra su préstamo.
108
• Existen deudas que prestan un marcado atraso, sin embargo se desconoce el
total de las cuentas por cobrar por este concepto.
• No existen procedimientos legales en caso de morosidad del beneficiario.
• La distribución porcentual del presupuesto para los créditos educativos con
respecto al presupuesto asignado anualmente a la Dirección de Desarrollo
Estudiantil ha disminuido gradualmente en los últimos cinco años.
• No se llevan estadísticas estudiantiles poblacionales que indiquen la
distribución de los créditos educativos otorgados por nuevos créditos, por
renovaciones, por región, beneficiarios egresados, beneficiarios que pierden
el crédito, por sexo, por edad, entre otros.
• El espacio físico no es el más adecuado, resulta insuficiente para el
desenvolvimiento del personal de la unidad y la atención al público, así
mismo no están implementadas las medidas de seguridad a objeto de
salvaguardar los documentos contra sustracción, deterioro, incendio.
Entrevista Informal y Observación Directa
• No existe segregación de funciones, la persona que recibe el dinero por parte
del beneficiario es la misma que elabora y maneja todos los soportes de las
operaciones de cobranzas.
• La recepción y custodia temporal del efectivo no es la más adecuada, la
recepción es realizada por la oficinista y posteriormente lo pasa a la secretaria
de la administración, los mismos no poseen los requerimientos mínimos de
control (son de acceso al público, no poseen máquinas registradoras u otro
medio confiable de custodia del efectivo).
109
• La funcionaria que recibe el dinero no posee fianza de fidelidad.
• No están conectados en red con las unidades que le suministra información,
como es control de estudios central y de los decanatos, así como del
departamento de otorgamiento central, lo que conlleva a que no se tenga
información actualizada de los beneficiarios del crédito.
• No existe una red de comunicación con el banco, cuando el depósito es
efectuado por el beneficiario directamente en la cuenta bancaria que la
Institución tiene destinada para tal fin, para conocer de estos depósitos los
funcionarios del departamento deben esperar por la llamada del beneficiario y
el estado de cuenta bancario.
• No han tomado en consideración observaciones efectuadas por la Contraloría
Interna producto de las revisiones efectuadas, ni las normativas emanadas de
la Contraloría General de la República.
110
CAPITULO V
REDISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE SE
PROPONE PARA LAS COBRANZAS DE LOS CREDITOS EDUCATIVOS
OTORGADOS EN LA DIRECCION DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DE
LA UCLA.
El control interno debe formar parte de los sistemas de cualquier
organización, su finalidad es proporcionar una seguridad razonable de que los
objetivos del ente se están alcanzando. La instauración de un sistema de control
interno adecuado va ha depender del tamaño, características y funciones de la
organización, sin embargo el factor humano es fundamental para el cumplimiento de
estos controles.
En tal sentido, todas las organizaciones deben contar con procedimientos y
componentes de control interno con la finalidad de asegurar la confiabilidad de la
información financiera y contable, el cumplimiento de las normativas y leyes que le
son aplicables, todo esto con el fin de que las operaciones se efectúen con eficacia y
eficiencia.
El sistema de control interno propuesto está basado en la estructura
conceptual de control interno denominado informe COSO ( Committe of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission) el cual puede ayudar a la gerencia de
la Dirección de Desarrollo Estudiantil, específicamente al Departamento de
Cobranzas al logro de los objetivos establecidos, a través de la instauración de estos
procedimientos y componentes del control interno propuestos, sin embargo la
aplicación de este sistema de control interno no puede ser de manera inmediata, se
encuentra sujeta a la reestructuración del Departamento de Cobranzas por parte de la
unidad competente.
111
Sistema de control interno propuesto:
A. Objetivos Del Modelo.
• Establecer una correcta segregación de funciones y responsabilidades
relacionadas con las cobranzas, autorización y registros de los ingresos.
• Diseñar procedimientos que contribuyan a asegurar que se ejecuten las
operaciones con eficacia y eficiencia.
• Crear procedimientos que aseguren la oportunidad, claridad y utilidad de
la información contable.
• Asegurar el cumplimiento de las leyes y normativas que le son aplicables.
B. Componentes del Sistema de Control Interno para el Proceso de Cobranzas
de los Créditos Educativos:
B.1 Normas de Control Interno Por Componentes.
Ambiente de Control
Concepto:
Está representado por la actitud global, conciencia y acciones de
directores y administradores respecto al sistema de control interno y su
importancia en la entidad y afecta las políticas y procedimientos de una
entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles.
112
Normas de control interno:
• Elaborar un código de ética que esté en concordancia con la filosofía y cultura
organizacional de la Institución y que debe ser cumplidas por todo el personal
de la unidad.
• Establecer reuniones de trabajo por parte de la dirección de la unidad para que
el personal conozca y comprenda la importancia del control interno en el
proceso de cobranzas de los créditos educativos.
• Entrenar periódicamente al personal a objeto de que este capacitado para el
cargo que esta ejecutando a través de talleres, cursos, seminarios, otros.
• Delegar funciones y asignar responsabilidades de acuerdo al cargo que
desempeña el funcionario en el departamento de cobranzas.
• El personal directivo deben tomar como norma acatar las sugerencias y
recomendaciones realizadas por la contraloría interna de la Universidad, en
cuanto a las revisiones que se efectúen a esa unidad, así como a las
normativas emanadas de la Contraloría General de la República por ser el
órgano regulador de los entes públicos
• Establecer mecanismos que logren identificar al beneficiario del crédito, con
el programa del crédito y la importancia de la recuperación del préstamo, a
través de trípticos y boletines.
113
Actividades de Control
Concepto:
Constituyen las políticas, procedimientos, acciones que se llevan a
cabo dentro de la organización, para ayudar a asegurar que se ejecutando los
lineamientos establecidos por la gerencia con la finalidad de cumplir con los
objetivos trazados.
Normas de control Interno:
• Diseñar un sistema de información computarizado que se adecue a las
funciones y características del departamento.
• La cancelación del crédito educativo debe efectuarse:
- Directamente en la cuenta bancaria destinada para tal fin mediante
depósitos bancarios.
• Todas las transacciones relativas a las cobranzas deben estar autorizadas por
el personal designado para tal fin.
• Los documentos deben contener toda la información y soporte que originaron
los registros.
• Mantener registros auxiliares actualizados.
• Exigir a las entidades bancarias la remisión diaria de los listados bancarios y
depósitos y así como los estados de cuentas mensuales.
• Debe efectuarse un control semanal sobre los ingresos depositados
directamente en las entidades bancarias, a objeto de que tales ingresos sean
acreditados en la cuenta de la Dirección íntegramente y en la oportunidad
correspondiente.
114
• Conciliaciones semanales entre los registros contables y los reportes
bancarios emitidos por los bancos
• Conciliaciones mensuales entre:
Ø Las cuentas auxiliares de bancos contra la cuenta control del mayor
general.
Ø Los registros del departamento de cobranzas y del departamento de
contabilidad.
Ø Efectuar comparación y análisis entre las cobranzas realmente efectuadas
contra las presupuestadas o planificadas.
Ø Realizar estudios del comportamiento de las cobranzas, con relación a
periodos anteriores.
• Elaborar un reglamento interno que regule las operaciones de crédito
educativo, o en su defecto adaptar el anteproyecto de crédito educativo que
actualmente se esta utilizando a los procedimientos y funciones del
departamento y someterlo a la aprobación del Consejo Universitario, en el
cual se establezcan las normativas internas que se deben cumplir. Este
reglamento debe contener entre otros, las siguiente normativas:
Ø Del pago del crédito educativo.
Ø Del fiador
Ø Del pago en caso de morosidad.
• Elaborar manual de sistemas de información automatizado aprobado por el
Consejo Universitario de la UCLA, en el cual se indiquen en forma
secuencial, clara y concisa los diversos pasos que deben realizar los
115
funcionarios del departamento de cobranzas de crédito educativo a objeto de
cumplir con la función de cobranza, los soportes y autorizaciones requeridas.
• Instaurar un adecuado sistema de contabilidad a objeto de mantener registros
contables actualizados, el cual deberá sujetarse a los principios de
contabilidad del Sector Público emanadas de la Contraloría General de la
República, entre los cuales se encuentra:
Ø Registro
Ø Periodo contable
Ø Prudencia
Ø Revelación Suficiente.
• Remitir en forma regular y selectiva a los deudores del crédito educativo la
confirmación de los saldos adeudados y solicitar la actualización de los datos,
personales y del fiador.
• Resguardar los documentos contra incendios, sustracción, otras perdidas y
reproducciones no autorizadas, para ello se deben establecer sistemas de
alarma o sensores, restringir el acceso a los registros y documentos fuentes
solo a empleados o funcionarios autorizados y mejorar el espacio físico.
• Los archivos deben ser estructurados de tal manera que el acceso del personal
autorizado a los comprobantes y documentos se realice en forma rápida y
fácil.
116
Información y Comunicación:
Concepto
La Información debe ser capturada y comunicada a través de los sistemas de
información, para que el personal de la organización pueda cumplir con las
actividades asignadas y lleve un control de las mismas. La información debe estar
referida a un periodo de tiempo determinado con la finalidad de efectuar
comparaciones lógicas y tomar las decisiones correspondientes.
Normas de control Interno:
• Establecer sistemas de información conectados en red con las unidades que
recibe y remite información, tales como:
Ø Control de Estudios Central: Graduando beneficiarios del crédito
Ø Departamento de Bienestar Social: Otorgamiento y vencimiento de contratos.
Ø Departamento Legal: Saldos vencidos.
Ø Departamento de Contabilidad: Registros cuentas por cobrar.
Ø Autoridades Universitarias: Rendición de cuentas, evaluación control interno.
• Establecer mecanismos de comunicación en forma oral y a través de
memorándum, manuales, boletines para informar a los empleados de las
responsabilidades en el cumplimiento de sus tareas, y como esta influye en las
actividades de los otros empleados.
117
• Instaurar mecanismos de información para que el personal conozca las políticas,
objetivos, sistemas de información, normas y procedimientos de control interno
del Departamento de Cobranzas.
• Desarrollo y diseño de los sistemas de información computarizados basándose
en las actividades, objetivos y necesidad de información requerida del
departamento de cobranzas y la demanda del medio estudiantil, así mismo que
contribuyan con las actividades de control que debe cumplir el referido
departamento.
• Revisión constante de los sistemas de información del Departamento de
Cobranzas con la finalidad de adaptarlos a los cambios organizativos que se
sucedan, basados en las políticas, objetivos y funciones de la unidad.
• Circularizar regularmente y en forma selectiva los saldos adeudados por los
beneficiarios del crédito educativo.
Valoración de riesgos
Concepto:
Establece que los riesgos a que se encuentra expuesta la organización deben
ser determinados, con la finalidad de establecer los mecanismos necesarios a fin de
reducirlos al máximo para que no afecten significativamente las actividades de las
mismas. Para medir los riesgos es importante determinar los objetivos de la
organización.
118
Normas de Control Interno:
• Instaurar mecanismos que restrinjan el acceso de los funcionarios no autorizados
y personal externo a los activos y documentos del departamento.
• Implementar sistemas de información acorde a las necesidades y funciones del
departamento.
• Actualizar y entrenar a los empleados del departamento de cobranzas en lo
relativo al manejo del nuevo sistema de información.
Normas de control saldos vencidos:
• Mantener un control en forma manual o automática que indique sobre el
vencimiento de las cuotas de los beneficiarios.
• La Dirección de Desarrollo Estudiantil conjuntamente con la jefatura del
Departamento de Cobranzas y la Dirección de Consultoría Jurídica de la
Universidad, deben establecer por escrito las políticas y procedimientos a
adoptarse en caso de morosidad de la deuda del prestatario del crédito, y deben
estar aprobadas por el Consejo Universitario, entre las cuales se pueden
mencionar:
• Establecer límites de vencimiento de las cuotas para ser pasadas al
departamento legal:
Ø Cuando hayan tres cuotas vencidas: Contactar al beneficiario, a través de
llamadas telefónicas, cartas, telegramas, estados de cuenta.
119
Ø Cuando existan más de cuatro cuotas vencidas: Contactar fiador, en caso
de no ser posible pasar la cobranza del crédito al Departamento Legal de la
Universidad.
Ø Mantener una base de datos actualizadas que contenga toda la información
relativa al beneficiario del crédito y a los fiadores, a objeto de que puedan
ser ubicados.
Monitoreo
Concepto:
Referido al proceso de revisar constantemente la efectividad del control
interno, en virtud de los constantes cambios que se generan en una organización
tales como nueva tecnología, nuevo personal, cambios en el ambiente operativo,
reducción de recursos, entre otros. Esta revisión de los controles internos es
fundamental para ajustar el control interno a los nuevos requerimientos.
Normas de Control Interno:
• Solicitar a las autoridades competentes de la Universidad la realización de
auditorías recurrentes y oportunas por parte de la Contraloría Interna de la
Universidad.
• Comparar los reportes contables emitidos por los sistemas de información,
relativo a las cobranzas de los créditos educativos, contra los soportes
correspondientes.
• Efectuar arqueos sorpresivos a las evidencias de las cuentas por cobrar.
• Establecer procesos de evaluación periódica que compare lo ejecutado contra lo
planificado con relación al monto de las cuentas por cobrar.
120
• Establecer mecanismos que evalúen el cumplimiento de las políticas.
• Establecer acciones correctivas en forma oportuna en caso de existir diferencia
entre lo planificado y lo ejecutado.
• Instrumentar oportunamente los correctivos correspondientes en caso de
detectarse errores u omisiones en el proceso de cobranzas.
• Revisar en forma periódica que las operaciones relativas a las cobranzas sean
revisadas por personal diferente de quien lo ejecuta.
• Instaurar procedimientos que constantemente evalúen la efectividad del control
interno.
• Involucrar al personal del departamento en la evaluación constante de los
controles internos.
• Evaluar en forma periódica el desempeño del personal a objeto de determinar
que están realizando adecuadamente las tareas.
• Establecer constantemente comunicación con la máxima autoridad jerárquica de
la institución a objeto de mantener y perfeccionar el sistema de control interno.
121
B. 2. Especificación Funcional del Sistema de Información Computarizados
para el Registro y Control de las Cobranzas de los Créditos Educativos.
A continuación se presentan algunos de los componentes que debe
contener el sistema de información computarizado, a desarrollarse en el
departamento de cobranzas.
Este sistema tiene como objetivo el fungir como herramienta
fundamental en el desarrollo de los trámites y procedimientos inherentes a los
cobros realizados por el Departamento de Cobranzas de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado"
UCLA, lo que permitirá la generación de información oportuna y actualizada,
reportes estadísticos para la toma de decisiones y la interconexión con el fin de
contar con la información generada en otras unidades.
Este sistema tendría intervención directa en la realización de los
procedimientos de registros y cobro de créditos, almacenado los datos de cada
crédito emitido y usando estos datos para generar reportes y consultas.
Objetivos:
• Registrar los datos acerca de los beneficiarios de los créditos educativos.
• Generar de manera actualizada y oportuna la información acerca de los pagos
realizados.
• Control de los vencimientos de las cuotas de los créditos educativos adeudados.
• Facilitar el manejo de la información de los pagos a través de las cuentas
bancarias.
122
• Control estadístico y financiero de las cobranzas de crédito educativo.
• Base de datos de profesionales beneficiarios del crédito educativo y su fiador.
Módulos que conforman el sistema de Control de Créditos:
1. Movimientos que permite realizar el sistema:
• Asignación de créditos educativos.
• Registro y control de los Pago de los Beneficiarios.
2. Reportes generados por el sistema entre los cuales se citan:
• Listado de Beneficiarios que reciben el crédito educativo.
• Listado de Bachilleres graduando beneficiarios del crédito.
• Recibo de Pago.
• Reporte Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
• Listado de Beneficiarios en estados de morosidad
• Formato Datos del Beneficiario.
• Formato Datos del Fiador.
• Reporte liquidación del Crédito Educativo.
• Listado de beneficiarios en estado de morosidad.
3. Consultas permitidas por el sistema entre los cuales se indican:
• Monto total en créditos pagados.
123
• Monto total de pagos realizados.
• Monto de deuda actual de cada beneficiario.
• Monto de pagos realizados por cuentas bancarias.
• Montos de pagos realizados por periodo de tiempo.
• Comportamiento de las cobranzas por beneficiario.
• Porcentaje de beneficiarios en relación con periodos anteriores.
• Porcentaje de beneficiarios en relación con el numero de estudiantes
graduados.
• El porcentaje de cobranzas efectuadas por periodos (mensual, trimestral,
semestral, anual).
• Nivel de pago con relación al porcentaje de las cuentas por cobrar.
• Nivel de morosidad con relación al total de cuentas por cobrar.
Control Interno en el Sistema de Procesamiento de Datos
La Universidad debe establecer controles sobre el sistema automatizado que
den una seguridad razonable de que:
• El procesamiento de la información se efectúe de forma correcta a objeto de
obtener información veraz, exacta y oportuna.
• Exista integridad y seguridad sobre los datos almacenados en el computador.
En tal sentido se debe tomar en consideración en el sistema de control interno
lo siguiente:
124
Procesamiento de la Información:
• Sistema de procesamiento en línea: Este sistema automatizado debe diseñarse
con un alto nivel de integración, es decir que al efectuarse un registro en el
computador todos los archivos asociados deben actualizarse simultáneamente.
Este procedimiento garantiza la integridad de los datos y evita la duplicidad de
tareas.
• Interacción Multiusuarios: Este sistema debe permitir la conexión en red entre
las unidades que manejan información relativa a los créditos educativos. Este
procedimiento garantiza que la obtención de la información se realice en
oportuna y rápida, así mismo permite el cruce de información y efectuar
conciliaciones.
Documentación de los Sistemas:
El diseño del sistemas de información debe efectuarse de acuerdo a las
funciones del departamento y ser sencillo lo cual evitará demora y errores, estar
acompañada de documentos que indiquen las características y funcionamiento de
este sistema, para ello se deben elaborar los manuales que señalen en forma clara
los pasos que se deben seguir, así como las autorizaciones requeridas. Estos sistemas
deben ser revisados constantemente y adaptarlos a los cambios organizativos que
así lo requieran.
Controles de Seguridad de los sistemas de información computarizados:
Los controles de seguridad implementados serían los siguientes:
• Claves de acceso a los sistemas, estas claves de acceso no deben ser del
conocimiento de otros funcionarios y ser cambiadas con la periodicidad que
resulte conveniente, con autorización de la Dirección de la Unidad.
125
• Aprobación por parte de la Dirección de Desarrollo Estudiantil de las
modificaciones efectuadas en el software, la misma debe quedar reflejadas por
escrito.
• Mecanismos para el respaldo de la información, se deben realizar copias de la
información procesada.
• Mantenimiento preventivo de los equipos, los equipos deben estar sometidos a
mantenimientos preventivos.
• Restricción al área física de los equipos, y limitar el acceso a los programas, base
de datos e información procesada.
Plan de Organización:
Debe existir segregación de funciones entre el personal que labora tanto en el
procesamiento como en el diseño del sistema. La Universidad dentro de su
estructura organizativa cuenta con una Dirección de Informática, la cual se
encargaría de establecer las especificaciones, elaborar el diseño de las
aplicaciones que se van a desarrollar, preparar las instrucciones, probar los
programas y elaborar los manuales de sistemas; La transcripción de los datos
estaría a cargo de los funcionarios del Departamento de Cobranzas, es importante
que este personal no tenga acceso a los programas y base de datos.
B.3. Procedimientos del Departamento de Cobranzas:
A continuación se presenta la propuesta relativa a los principales procesos
que deben ser llevados a cabo por el Departamento de Cobranzas para la realización
de sus funciones.
126
1. Procedimientos: Elaboración y Envío de la Carta de Notificación y Tabla de
Amortización a los Graduando Beneficiarios del Crédito, y Entrega de los
Depósitos Bancarios.
Se describen los procedimientos automatizados que se deben seguir para la
elaboración y envío de las cartas de notificación y tabla de amortización a los
graduando beneficiarios del crédito educativo, que pasan al departamento de
cobranzas, para la amortización de la deuda y la entrega de los depósitos bancarios
pre-numerados con la clave o código asignado.
Cargo Paso Descripción Oficinista 1 1 En lapso de graduación accesa el sistema en red del
Departamento de Supervisión de Otorgamiento y obtiene el listado de los créditos otorgados para ese semestre de los decanatos: Administración y Contaduría. Medicina. Ingeniería Civil. Ciencias y Tecnología. Agronomía. Veterinaria.
2 En lapso de graduación accesa el sistema en red del Departamento de Control de Estudios Central el listado del graduando por promoción.
127
Cargo Paso Descripción
3 Accesa el sistema y elabora el listado de los bachilleres graduando que obtuvo crédito educativo denominado "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito" y lo imprime.
4 Remite "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito" a la Jefe del Departamento.
Jefe del Departamento
5 Recibe del oficinista 1 "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito", lo chequea e indica a la mecanógrafa el envío de memorándum al departamento de otorgamiento de los decanatos solicitando los expedientes de los bachilleres del listado.
Mecanógrafa 6 Elabora memorándum a los decanatos solicitando los expedientes del listado "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito". Y lo remite a la jefe del departamento para la firma.
Jefe del Departamento
7 Recibe memorándum dirigido a los decanatos solicitando los expedientes del listado "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito", lo firma, le hace colocar el sello de la unidad y enviarlo a los decanatos.
8 Recibe los expedientes y los pasa a la oficinista 1 Oficinista 1 9 Recibe los expedientes y los coteja contra el listado
"Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito", Ø En caso de conformidad y con la información contenida en la base de datos del departamento de otorgamiento, elabora e imprime: Ø Tabla de amortización Ø Carta de Notificación Ø Instructivo de Pago
En caso de diferencia contacta los departamento de otorgamiento de crédito, corrige y hace firmar por el jefe del departamento.
10 Envía al jefe del Departamento legajo de documentos: Ø Listado “Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito” Ø Tabla de Amortización Ø Carta de Notificación Ø Instructivo de Pago.
128
Cargo Paso Descripción Jefe del Departamento
11 Coteja listado "Bachilleres Graduando Beneficiarios del Crédito" contra Tabla de Amortización, Carta de Notificación e Instructivo de Pago: Ø En caso de conformidad: Ø Remite las cartas de notificación e instructivo de pago a la Directora de la Unidad para la firma. Ø Remite la tabla de amortización, a la oficinista 2 Ø En caso de diferencia las devuelve a la mecanógrafa para su corrección.
Directora de Desarrollo Estudiantil
12 Firma las cartas de notificación e instructivo de pago y las devuelve a la jefe del departamento.
Jefe del Departamento
13 Hace sellar las cartas de notificación e instructivo de pago y las envían a cada uno de los prestatarios, en espera de su visita.
Oficinista 2 14 Recibe del Jefe del Departamento la Tabla de Amortización y la archiva temporalmente hasta la llegada del beneficiario.
15 Recibe al beneficiario del crédito y accesa el sistema a objeto de actualizar los datos personales y del fiador, extrae del archivo temporal la tabla de amortización, y la entrega al beneficiario, conjuntamente con los depósitos bancarios.
16 Imprime los siguientes reportes: Ø Datos del Beneficiario. Ø Datos del Fiador.
Con los datos actualizados y los remite al jefe del departamento.
Jefe del departamento
17 Firma los reportes datos del beneficiario y datos del
fiador
Y los pasa a la mecanógrafa. Mecanógrafa 18 Archiva en el expediente de cada prestatario los reportes
datos del beneficiario y datos del fiador.
129
2. Procesamiento: Proceso de los Cobros de los Créditos Educativos
A continuación se presentan procedimientos para el registro y control de los
cobros de los créditos educativos que se efectúan mediante la modalidad de pago
que se indica.
• Depósito en las cuentas bancarias.
Pago de la deuda por parte del beneficiario del crédito directamente en las
cuentas bancarias de la Dirección de Desarrollo Estudiantil aperturadas por la
Universidad para tal fin, y se efectuará mediante un sistema en línea, en la cual la
Universidad convenga un servicio especial (sin costo), con las entidades
bancarias, asignándole un código o clave al beneficiario del crédito educativo,
colocado en el depósito bancario, lo que permitirá al Departamento de Cobranzas
identificar y llevar un control de los depósitos efectuados por cada beneficiario al
accesar el sistema, como complemento a este servicio las entidades bancarias
remitirán diariamente al referido Departamento el listado bancario y copia de los
depósitos bancarios del día inmediatamente anterior. El procesamiento sería el
siguiente:
130
Cargo Paso Descripción
Jefe del Departamento
1
Recibe diariamente del banco el listado bancario y copia de los depósitos.
Oficinista 1 2 Recibe del Jefe de Departamento de Cobranzas el listado bancario y copia de los depósitos.
3
Accesa el sistema y verifica mediante el código asignado al beneficiario del crédito, que los pagos reflejados en el listado bancario y copia de los depósitos correspondan con el monto adeudado por el beneficiario. - En caso de conformidad elabora e imprime el reporte
“Depósitos Recibidos”, firma y lo pasa anexo el listado bancario y copia de los depósitos a la Jefe del Departamento.
- Si no está conforme elabora e imprime el reporte “Depósitos Recibidos con Diferencia”, lo firma y lo pasa al Jefe del Departamento.
Jefe del Departamento
4
Recibe el reporte “Depósitos Recibidos” y el listado bancario y copia de los depósitos, lo verifica en caso de conformidad, firma y pasa a la oficinista 2, en caso de diferencia lo devuelve a la oficinista 1, para su corrección.
5
Recibe “Depósitos Recibidos con Diferencias” anexo el listado bancario y copia de los depósitos, lo verifica, firma y pasa a la mecanógrafa para que se comunique con los beneficiarios del crédito.
Oficinista 1
6
Recibe del Jefe del Departamento el reporte de “Depósitos Recibidos”, el listado bancario y copia de los depósitos, lo corrige, firma y lo devuelve a la Jefe del Departamento.
Jefe del Departamento
7
Recibe reporte “Depósitos Recibidos” y verifica el listado bancario y copia de los depósitos, firma y lo envía al oficinista 2.
Mecanógrafa
8
Recibe del Jefe del Departamento el reporte “Depósitos Recibidos con Diferencia” contacta a los beneficiarios del crédito vía telefónica, por e-mail, a objeto de informar la discrepancia en el pago y se espera por el depósito de la diferencia y comienza el paso Nº 1.
131
Cargo Paso Descripción
Oficinista 2 9 Recibe del Jefe del Departamento reporte “Depósitos Recibidos”, el listado bancario y copia de los depósitos.
Accesa el sistema y genera:
- Recibo de cobro en original y tres copias, firma y coloca sello de la unidad y de cancelado.
Se descarga automáticamente el auxiliar de cuentas por cobrar y se genera:
- Reporte auxiliar de cuentas por cobrar.
Remite al Jefe del Departamento reporte de “Depósitos Recibidos” recibo de cobro, el listado bancario y copia de los depósitos y reporte auxiliar de cuentas por cobrar.
Jefe del Departamento
10
Verifica legajo de documentos reporte “Depósitos Recibidos” recibo de cobro, el listado bancario y copia de los depósitos y auxiliar de cuentas por cobrar, en caso de conformidad firma los documentos y los remite a la mecanógrafa para su archivo, en caso de diferencia devuelve a la Oficinista 2 para su corrección.
Mecanógrafa
11
Desglosa legajo de documentos: Recibo de cobro: - Original archiva temporalmente para ser entregada al
beneficiario. - Primera copia al departamento de contabilidad para los
registros en el libro mayor. - Segunda copia lo archiva en el expediente de cada
prestatario, anexa a la copia del depósito. - Tercera copia la archiva en el correlativo de los recibos
de pago.
- Reporte auxiliar de cuenta por cobrar lo archiva temporalmente para la conciliación mensual con el departamento de contabilidad.
- Listado bancario lo archiva en el correlativo mensual.
- Reporte “Depósitos Recibidos” lo archiva en el correlativo mensual.
132
Cargo Paso Descripción
Oficinista 2
12
Recibe del Jefe del Departamento para su corrección legajo de documentos: recibo de cobro, el listado bancario, copia de los depósitos y auxiliar de cuentas por cobrar, lo corrige, firma y remite al Jefe del Departamento.
Jefe del Departamento
13
Recibe legajo de documentos: recibo de cobro, el listado bancario, copia de los depósitos y auxiliar de cuentas por cobrar, verifica corrección, firma y remite a la mecanógrafa para su archivo (Paso 11).
3. Procedimiento.: Proceso en caso de morosidad.
Este procedimiento consiste en los pasos que se deben cumplir conjuntamente
con el departamento legal, en caso morosidad de la deuda, de acuerdo a la
normativa establecida.
CARGO PASO DESCRIPCION Oficinista 1 1 Mensualmente revisa en el sistema los casos que se
encuentran en morosidad, imprime el listado de morosidad.
2 Analiza cada caso de acuerdo a la normativa que rige en caso de morosidad de la deuda.
3 Accesa el sistema e imprime listado que contiene información de los datos personales del prestatario y del fiador, y lo pasa a la oficinista 2.
Oficinista 2 4 Realiza contacto con el prestatario o en su defecto con el fiador, de acuerdo a la normativa establecida. En caso de comunicación se le informa: Ø Fecha de atraso Ø Monto del capital adeudado Ø Intereses de financiamiento Ø Intereses de mora
En caso de no efectuarse el contacto ni con el prestatario, ni con el fiador se remite el listado de morosidad, con los expedientes de los beneficiarios del crédito a la jefe del departamento de cobranzas.
133
CARGO PASO DESCRIPCION Jefe del Departamento de Cobranzas
5 Recibe listado de morosidad y los expedientes de los beneficiarios del crédito.
Jefe del Departamento de Cobranzas y Directora de Desarrollo Estudiantil.
6
Analizan el listado de morosidad conjuntamente con los expedientes de los beneficiarios del crédito, y los remiten al Departamento Legal de la Universidad a objeto de efectuar los trámites legales de acuerdo a la normativa establecida.
7 Esperan respuesta, una vez culminado el proceso legal. Jefe del Departamento
8 Reciben del Departamento Legal de la Universidad los casos legalmente resueltos conjuntamente con: Ø Los expedientes de los prestatarios del crédito. Ø Documento compromiso que indica la forma de pago del beneficiario del crédito educativo o del fiador.
9 Remite a la oficinista 1 los expediente de los prestatarios y los documentos compromiso.
Oficinista 1 10 Verifica la información de la carta compromiso con los expedientes y se espera por el deposito por parte del beneficiario y comienza el paso N* 1 del proceso "Procesamiento de los pagos del créditos educativos".
11 Remite a la Mecanógrafa el expediente con la carta compromiso para su archivo.
Mecanógrafa 12 Recibe la carta compromiso la anexa en el expediente y lo archiva en el cronológico.
Oficinista 1 13 En caso de que el prestatario no efectúe el pago de acuerdo al documento compromiso, remite al jefe del departamento el expediente.
Jefe del Departamento
14 Recibe el expediente y comienza el paso N* 6 de este procedimiento.
134
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. Conclusiones
El presente trabajo de investigación se desarrolló en el Departamento de
Cobranzas adscrito a la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” UCLA, con la finalidad de rediseñar un
sistema de control interno que permita proporcionarle al referido departamento un
instrumento importante que permita una mayor eficacia y eficiencia en las
operaciones, registros contables confiables y cumplimiento de las normativas que le
son aplicables como ente de la administración pública.
A través de la aplicación de una serie de procedimientos de levantamiento de
la información y análisis de los datos, se concluye que el departamento de cobranzas
carece de los componentes de control interno que deben estar presente en todos las
áreas, procesos y operaciones para que exista un buen control, es decir no cuenta con
normativas internas, manuales de normas y procedimientos que sirvan de
lineamientos y guía al personal para la ejecución de las tareas, inexistencia de
registros auxiliares y de reportes contables lo que no permite conocer en forma
oportuna la situación de los créditos y por ende la toma de decisiones adecuadas, así
mismo esta situación podría generar que se efectúe cobranzas de los créditos
educativos que no se registren, aunado a que no se efectúan conciliaciones con el
departamento de contabilidad, no existe segregación adecuada de funciones la
recepción del efectivo se realiza en las oficinas de una de las funcionarias que
maneja toda la documentación del departamento, el mismo no presenta los sistemas
de seguridad adecuada para recibir efectivo o cheque.
135
Los sistemas automatizados no se encuentran actualizados, conllevando a que
la información procesada tales como cálculos, listados de informes se realizan en
forma manual haciendo lento el proceso y con más posibilidades de errores u
omisiones y no existe integración en red con otras dependencias de la Institución,
esto ocasiona retardo en la información que se requiere en el departamento de
cobranzas.
El sistema de cobro utilizado por el Departamento no es el más efectivo, por
cuanto los pagos de las cuotas en su mayoría no se realizan de acuerdo al lapso
estipulado en el contrato de crédito educativo y existen saldos con marcados atrasos,
trayendo como consecuencia que no retorne a la Institución el crédito para utilizarlo
en beneficio de nuevos estudiantes.
B. Recomendaciones
Concluido el trabajo de investigación, es pertinente sugerir una serie de
recomendaciones, que le permita al departamento de cobranzas una vez
implementado efectuar las operaciones de acuerdo a normas y procedimientos de
control interno y alcanzar un efectivo desempeño de las funciones. Estas
recomendaciones son las siguiente:
Ø Formalizar el sistema de control interno mediante instructivos, reglamento
interno, manuales de funciones, normas y procedimientos, que deben ser del
conocimiento del personal.
Ø Efectuar revisiones periódicas al sistema de control interno del departamento, a
objeto de realizar las modificaciones o cambios necesarios, de acuerdo a la
efectividad de este control y a los cambios organizacionales que se sucedan.
136
Ø Mantener comunicación permanente con las autoridades universitarias para
conocer las normativas que emanen de la Contraloría General de la República
aplicables a esta unidad, establecer mecanismos para su implementación y que
sea del conocimiento del personal adscrito al departamento.
Ø Estudiar la posibilidad de implementar otras modalidades de cobranza del crédito
educativo, a objeto de que sea más efectiva:
- Cargo automático en la cuenta bancaria del beneficiario.
Establecer convenio con los beneficiarios del crédito para que
autoricen a las entidades bancarias al cargo mensual automático en una
cuenta bancaria o en tarjetas de crédito del cual es titular, del monto de la
cuota del crédito educativo para ser abonada en la cuenta de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la UCLA.
- Deducción Directa a los Deudores
Consiste en que el patrono deduzca en forma mensual la nómina del
beneficiario del crédito educativo, previa autorización, las cuotas
correspondientes del crédito educativo, y que sean depositadas en las cuentas
bancarias de la Dirección de Desarrollo Estudiantil.
Ø Abrir cuentas en otras instituciones financieras solventes, a objeto de que el
beneficiario del crédito tenga más opciones para realizar el pago de la deuda.
Ø Tomar al Departamento Legal de la Universidad como unidad de apoyo a fin de
disminuir el índice de morosidad del departamento de cobranzas.
Ø Incluir un nuevo funcionario a objeto de que exista una adecuada segregación de
funciones.
137
Ø Efectuar una revisión del contrato de crédito educativo a los efectos de incluir las
acciones que debe cumplir el Departamento Legal de la UCLA, como nueva
unidad de apoyo del Departamento de Cobranzas.
Ø Efectuar consulta a los beneficiaros del crédito educativo a objeto de que emitan
su opinión con relación al procedimiento de otorgamiento y las políticas y
mecanismos de cobranzas implementados por la Universidad.
Ø Remitir copia de este ejemplar al Consejo Universitario de la UCLA como
máxima autoridad jerárquica de la institución, y convocar a un taller de trabajo a
la Directora de la Dirección de Desarrollo Estudiantil y al personal del
Departamento de Cobranzas, a objeto de que tengan conocimiento del sistema de
control interno propuesto, así como de las recomendaciones y conclusiones con
la finalidad que puedan ser puestos en práctica, así mismo se propone incorporar
a docentes reconocidos en el área gerencial como agentes para los cambios
propuestos.
Ø Estudiar la posibilidad de que el sistema de control interno propuesto sea
aplicado a otras unidades de la Institución.
138
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