REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

Lic. Rosabel Salazar Serrano

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Principalmente son cinco:

•Formalidad.- Se tienen en cuenta normas, esquemas o formatos establecidos por las Instituciones, con el fin de uniformizar su uso.

•Flexibilidad.- El documento debe ser breve, preciso, concreto, claro y directo.

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•Racionalidad.- Debe ser de fácil lectura y comprensión.

•Simplicidad.- Debe ser los más simple posible, con lenguaje común y sencillo.

• Eficacia.-Debe concitar la atención del lector, persuadir, inducir a la acción, lograr sus objetivos.

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Características principales de un documento

CLARIDAD INTEGRIDAD CORRECCIÓNBREVEDAD CORTESÍA

Claro, com-

prensible

El conte-nido no debe tener

vacíos

Breve, ágil,

directo preciso

Reverente, cordial,

persuasión positiva al

lector.

Sin erro- res gra- maticales

ni orto gráficos.

Las ideas expuestas

deben llegar al lector con

gran facilidad

Debe ser completo y cohe-rente.

Las ideas deben ser expuestas

sin rodeos

Jerarquía del

desti-natario

El redactor debe estar consciente

que no escribe para él, sino para

otros

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PARTES DE UN DOCUMENTO

MembreteNombre del añoLugar y fechaCódigoDestinatarioAsuntoReferencia

Encabe-zamiento:Extremo

superior del documento.

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Texto: Parte central y principal,

divididas en secciones.

Fórmula de apertura

ExposiciónPárrafo de cierre

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Término: Extremo

inferior del documento

AntefirmaFirmaPost firmaSelloAnexo o adjuntoCon copiaPie de Página

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Fórmula de Apertura.- es la que encabeza la redacción del texto.

Ejemplo:

PARTES DEL TEXTO

Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarlo…

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Exposición.- es el desarrollo del motivo por el cual se redacta eldocumento. Ejemplo:

Estamos interesados en coordinar posibles alternativas de convenio con vuestra institución.

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Párrafo de cierre.- se refiere a la despedida cortés al final del texto. Ejemplo:

Con el aprecio de siempre me despido de usted, deseándole éxitos en su nuevo cargo.

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Expo-sición

Párrafo de cierre

Exposición

Lugar y fecha

antefirma

firma

Post firma

con copia

adjunto

pie de página

Nombre del año

Asunto

membreteCEOGNE JORGE BASADRE GROHMANNAPROBADO POR R.M. 0001939405

Código

ENCABEZAMIENTO

TEXTO

TÉRMINO

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”

OFICIO No. 005-2009-CEO-JBG-T. Tacna, 07 de febrero del 2009

SEÑOR:Dr. Cesar Augusto Cevallos ColumbusDirector de la Clínica PROMEDICCiudad

ASUNTO: PONENTE PARA CHARLA TALLER DE ORIENTACION.

fórmula de aperturaTengo el honor de dirigirme a usted para saludarlo a nombre de esta Institución y a la vez comunicarle que estaremos realizando un Taller de Orientación dirigido a las estudiantes. Por lo que solicitamos su participación como ponente, con el tema “EMBARAZOS EN ADOLESCENTES”, el mismo que se llevará a cabo el día sábado 15 de los corrientes, a las 10 horas, en el auditorio de nuestra institución.

Sin otro particular y seguros de contar con su gentil participación, la que contribuirá a una mejor orientación a nuestros jóvenes estudiantes, quedo de usted agradecido, expresándole los sentimientos de especial consideración.

Atentamente,

---------------------------------

Lic. Carmen de Delgado S.Directora del CEO JBG.

Adj: Programa de Charla Taller.

C.C. Personal.

CDS/darleny

destinatario

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REDACCIÓN DEL TEXTO EN EL OFICIO

En lo que se refiere al texto del oficio, éste consta de tres secciones y son:1. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción

del texto, tenemos los siguientes ejemplos:a) Tengo el agrado de dirigirme a usted …b) Tengo el alto honor de ...c) Con especial distinción …d) Con el aprecio de siempre…e) Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y a la vez…f) Con la cordialidad de siempre lo saludo …g) Con singular distinción me complace expresarme

h) Reciba mi más cálido (fraterno, grato, cordial) saludo en representación de ...

i) Es un placer expresarle el atento y fraterno saludoj) Con singular deferencia (cortesía) esta casa superior de estudios le

saluda a Ud. Lic. Rosabel Salazar Serrano

a)Solicitarle nos envíe la información detallada sobre el uso del RPM (Red privada de Movistar) y una cotización proyectada para la utilización del personal administrativo de esta municipalidad, y así poder hacer las negociaciones respectivas.

b)… me complace invitarlo a la inauguración de nuestro segundo local “Importaciones Park”, esta se llevará a cabo en la ciudadela Ceticos Mz “B” Lt 9 el 24 de los corrientes a las 14 horas. Cabe señalar que su distinguida presencia dará singular relieve a tan significado evento.

c)Solicito permiso para hacer uso de la cancha Maracaná, con motivo de que los alumnos del IST. Vigil concursarán en atletismo el durante setiembre por los juegos florales y necesitan entrenar los días martes y jueves a las 16 horas a partir de la fecha, durante dos semanas.

d)Atendiendo a su pedido, se le autoriza visitar el museo para el día 20 del presente, de 10 a 12 horas, brindándoles un guía especializado que les acompañará en el recorrido.

2. Exposición.- Se inserta a continuación de la fórmula de apertura. Esta se desarrolla de acuerdo al asunto que motiva a redactar el documento.

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ENFOQUES PARA REDACTAR UN DOCUMENTO

• No podremos embarcar la mercadería antes del 16 del presente.

• Espero que su respuesta me sea favorable.

• Esperando una respuesta positiva, reciba nuestros saludos.

• Creemos que quedará complacido.• Puede usted llamarnos si le

interesa.• No podemos cotizarle precios sino

hasta que hayamos visto sus especificaciones.

• Embarcaremos la mercadería el 16 del presente.

• Tengo confianza en su favorable respuesta.

• Con la seguridad de su respuesta positiva lo saludo con cordial afecto.

• Sabemos que le agradará.

• Llámanos, con gusto le atenderemos.

• Tendremos mucho agrado en cotizarle precios, tan pronto como hayamos visto las especificaciones.

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Enfoque negativo Enfoque positivo

3. Párrafo de cierre.- Es un párrafo que se utiliza al finalizar la exposición del oficio. Tenemos los siguientes ejemplos:

• Tenemos la confianza de su favorable respuesta, por lo que le agradecemos anteladamente su deferencia.

• Tenemos la plena seguridad de una positiva respuesta.

• Siempre coincidentes en fortalecer nuestras relaciones institucionales, me despido de usted con singular distinción.

• Con la satisfacción de haber cumplido con lo solicitado me despido de usted, siempre con la más amplia disposición de colaboración.

• Quedamos a vuestra disposición para cualquier consulta adicional al presente.

• Mucho apreciaré su comprensión y en la ocasión reciba Ud. mi atento saludo.

• Seguros de contar con su participación, me despido de usted con la cordialidad de siempre.

• Conocedora de su gran espíritu de colaboración, me despido de usted, deseándole éxitos en el desempeño de sus funciones.

• Sin otro particular, reiterándole mis felicitaciones y apelando al noble espíritu que lo caracteriza, me despido de usted.

• Expresamos a usted nuestro agradecimiento por su eficaz cooperación y personalmente me complace renovarle el testimonio de mi mayor consideración.

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L A C A R T A

La carta es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades privadas para tratar asuntos legales, comerciales, culturales, sociales, etc.

USOS.- La carta se utiliza para comunicación externa, con otras empresas y demás instituciones privadas, así como el oficio en las instituciones públicas.

La carta proviene del latín Charta (papiro, pergamino, lienzo, papel.)

La carta proviene del latín Charta (papiro, pergamino, lienzo, papel.)La carta es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades privadas para tratar asuntos legales, comerciales, culturales, sociales, etc.

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Es un término latino “Memorandum” significa memorable, que debe tenerse en la memoria, deriva de la forma latina “memorare” (mencionar, referir, recordar). Antiguamente designaba a una libreta de apuntes o notas. Debemos tener presente que en castellano se puede decir memorando y memorandos en plural.

EL MEMORANDO

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USOS.- Se utiliza en las distintas oficinas dentro de una misma institución, lo que quiere decir que es de carácter interno. El memorando permite un enlace vertical ascendente y descendente pero su uso generalizado es en forma descendente.

•REDACCIÓN DEL TEXTO EN EL MEMORANDO.- El texto del memorando consta de dos secciones:

a) Fórmula de apertura.- Viene a ser una frase directa, concisa en la que se inicia la redacción del texto: Ejemplos:

b) Exposición.- Se inserta a continuación de la fórmula de apertura. Expresa la finalidad del documento en forma concisa, precisa y directa.

•De acuerdo con lo tratado … Agradeceré a Ud. …•Me dirijo a Ud. para comunicarle …Comunico a usted …•Sírvase comunicar a esta dirección… Por el presente, le comunico …•Hago de su conocimiento … Hago saber a Ud. …•Mucho agradeceré se sirva…•En atención al documento de la referencia le comunico…

…tenga a bien remitir inmediatamente a esta Dirección la nómina de los alumnos matriculados.…que el pago de haberes del mes próximo pasado se realizará el 29 del presente. Sírvase presentar el informe respectivo sobre la actividad realizada por el día de la secretaria.

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Deriva del latín sollicitudo (diligencia o instancia cuidadosa) Memorial en el que solicita algo.

USOS.- Se utiliza para pedir o gestionar algún beneficio de carácter personal.

LA SOLICITUD

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Conclusión

Párrafo de cierre

SumillaENCABEZAMINTO

TEXTO

Exordio

Exposición

TÉRMINO

SEÑOR SUB DIRECTOR DE ESSALUDS.S.

Abel Salazar Cáceres, de nacionalidad peruano identificado con DNI. N°01817082, domiciliado en los Cedros E –23, ante y usted con el debido respeto me presento y expongo :

En vista de haber sido golpeado por el señor Héctor Estrada Toledo el día de ayer 04 del presente y haber sido atendido por el Dr. Núñez, consultorio 103 de Essalud de su Dirección, solicito informe traumatológico detallando la revisión.

POR TANTO:

Ruego a usted acceder a mi petición por ser de justicia.

Lugar y fecha

Tacna, 26 de abril del 2000

............................................ firma

Abel Salazar Cáceres Pos-firma

SOLICITA: INFORME MÉDICO

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Sumilla.- Va en la parte superior derecha de la hoja, en ella se sintetiza lo que se pide en la exposición o texto.

Redacción del Texto: Dentro de la redacción del texto de la solicitud se encuentra:

a) El exordio, que vienen a ser las referencias personales del solicitante.

b) La exposición, que inserta a continuación del exordio, esta se desarrolla de acuerdo al asunto que motiva a redactar el documento.

Conclusión o Párrafo de cierre.- Es un párrafo que se utiliza al finalizar la exposición de la solicitud, donde se invoca o reitera lo solicitado:

POR LO EXPUESTO:… por ser de justicia/es justicia… (si lo que pide es un derecho)

POR LO TANTO:…es gracia… (si lo que pide es un favor)

•REDACCIÓN DE LA SOLICITUD

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