procesos básicos de gestión

Maestría en Gestión y Desarrollo social

Módulo 6Procesos básicos de gestión

OBJETIVO GENERAL DE MÓDULO

Diseñar y evaluar los procesos básicos de gestión de las organizaciones de intervención social que implican llevar acabo planificación, implementación, comunicación y evaluación.

ACTIVIDADES DE ASESORÍA VIRTUAL

• Una revisión general de contenidos del módulo• Recomendaciones de estudio. Referencia de

textos, bases de datos de revistas científicas, textos académicos, redes de investigación

ACTIVIDADES DE ASESORÍA VIRTUAL

• Gestión de organizaciones sociales en el contexto de realidad ecuatoriana

• Recomendaciones para el desarrollo de Evaluación a distancia

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA Fantova F. (2005): Manual para la gestión de la

intervención social. Madrid. Editorial CCS.

• Presenta los conceptos implicados de una manera ilustrada. La teoría se complementa con ejemplos y el aprendizaje se refuerza con actividades y casos prácticos por cada tema.

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA Garau J. (2005): Guía para la gestión de calidad de

los procesos de servicios sociales. Publicado 28-04-2009 en www.observatoriodecalidad.org

Acceda a esta guía copiando en el buscador el

siguiente link:http://mago.easp.es/MCAPD/Portals/0/

guiaprocesos.pdf Este documento abarca el tema de gestión de

procesos de servicios sociales de manera práctica.

ACTIVIDADES EN EVA

BIBLIOTECA VIRTUAL

REPOSITORIO MATERIAL EDUCATIVO

BIBLIOTECA VIRTUAL

CONTENIDOSUnidad 1

La gestión por procesos en las organizaciones de intervención social

– La intervención social– La gestión en los servicios sociales– La gestión de la calidad por procesos en

servicios sociales

CONTENIDOSUnidad 1

La gestión por procesos en las organizaciones de intervención social

– La identificación de los procesos de un servicio y la realización del mapa de procesos

– La gestión por procesos en los diferentes sistemas de gestión de calidad más utilizados en los servicios sociales

• Un proceso es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado definido. Cada proceso tiene sus entradas, funciones y salidas

• Los procesos se pueden clasificar de diferente manera. La clasificación más común es desde la perspectiva de nivel (macroprocesos, procesos, subprocesos) y de función (estratégicos, operativos o esenciales y de apoyo).

Conceptualización

• Todos los procesos de una institución por lo general se pueden agrupar en macroprocesos

• Por lo general cada organización tiene varios macroprocesos

Por ejemplo, en una institución educativa se podría identificar siguientes macroprocesos: procesos estudiantiles, procesos académicos, procesos de gestión

Conceptualización

Fuente: Víctor Chamby Jamera (2007) . Guía para la gestión basada en procesos

Modelo mapa de macroproceso

Figura Modelo de mapa de procesos

Procesos estratégicos Procesos de dirección y planificación a largo

plazo. Procesos operativos o esenciales Procesos de producción o prestación del servicio

Procesos de apoyo Procesos administrativos, financieros o de

logística


Macroprocesos de Institución educativa : • procesos estudiantiles

• procesos académicos• procesos de gestión


Macroproceso de servicios estudiantiles se compone de siguientes procesos:

• Establecimiento de políticas y normativas• Planificación de matricula• Gestión de servicios al estudiante• Gestión de soporte operativo


Cada proceso identificado comprende el desarrollo de varios subprocesos:

• Establecimiento de políticas y normativas– gerencia de políticas– gerencia de normativas

• Planificación de matricula– Planificación de oferta académica– Elaboración de los calendarios académicos– Planificación de matrícula



• Gestión de servicios al estudiante– Gestión quejas, reclamos y problemas– Gestión de becas– Graduación e incorporación de alumno



• Gestión de soporte operativo– Gestión de infraestructura y logística– Administración del archivo físico y digital


Cada subproceso comprende el desarrollo de varias actividades:

• Establecimiento de políticas y normativas– gerencia de políticas– gerencia de normativas

Recopilar y Analizar Elaborar Estatutos Aprobar Reglamento o Estatutos Difundir Elaborar Manuales de Procesos/Funciones

–

Modelo mapa de macroprocesos


• Planificación de matricula– Planificación de oferta académica

Definir oferta general, realizar propuesta de costos y formas de pago, revisar propuesta, aprobar propuesta de costos, solicitar configuración del sistema académico, validar configuración

–



• Planificación de matricula– Elaboración de los calendarios académicos

Reunir áreas involucradas, revisar cronograma anterior, revisar fechas y actividades, formular propuesta, revisar propuesta, aprobar propuesta



• Planificación de matricula– Planificación de matrícula

Ingresar la oferta, generar reporte, verificar reporte



• Gestión de servicios al estudiante– Gestión quejas, reclamos y problemas

Recibir requerimiento, solucionar, direccionar requerimiento, solucionar, comunicar a estudiante



• Gestión de servicios al estudiante– Gestión becas

Recibir solicitud y documentos de respaldo, verificar y analizar solicitud, determinar tipo y porcentaje de beca, enviar listado de becarios, recibir listado, configurar el sistema



• Gestión de servicios al estudiante– Graduación e incorporación del alumno

Designar tribunal de grado, entregar documentos a profesor fiscal, revisar documentos profesor fiscal, declarar apto para grado, asignar fechas, gestionar especie, elaborar Actas de grado, incorporación, receptar el grado, coordinar Incorporación, enviar información al Minsterio de educación, recibir titulación



• Gestión de soporte operativo– Gestión de infraestructura y logística

Recibir la planificación anual de actividades académicas, distribuir aulas, revisar la distribución, corregir distribución, publicar distribución



• Gestión de soporte operativo– Administración del archivo físico y digital

Entregar expedientes estudiante, receptar y verificar expedientes, depurar documentos, unificar carpetas, crear códigos, etiquetar carpetas, ubicar en archivos, custodiar expedientes, buscar expedientes en el sistema


Procesos estratégicos Establecimiento de políticas y normativas Procesos operativos o esenciales Planificación de matricula Gestión de servicios al estudiante Procesos de apoyo Gestión de soporte operativo



ESTRATÉGICOS

OPERATIVOS (CLAVE)

DE APOYO

ENTRADAS(Necesidades,

insumos)

SALIDAS (productos, servicios)

Fuente: Víctor Chamby Jamera (2007) . Guía para la gestión basada en procesos

Matriz de macroproceso

CONTENIDOSUnidad 2

La decisión y la planificación

– La definición de la toma de decisiones y de planificación

– Los componentes de un plan– La planificación de procesos

http://downloads.phpnuke.org/es/download-item-view-g-b-g-l-v/MICROSOFT%2BOFFICE%2BVISIO%2BPROFESSIONAL.htm

CONTENIDOSUnidad 3

La interlocución: comunicación y trabajo en equipo

– La comunicación como proceso de gestión– La comunicación interpersonal– El trabajo en equipo

CONTENIDOSUnidad 3

La interlocución: comunicación y trabajo en equipo

– El proceso de la comunicación en las organizaciones sociales

– Implementación de la planificación como secuencia de trabajo en equipo y flujo de la comunicación en las organizaciones sociales

CONTENIDOSUnidad 3

• Para reforzar el estudio de este tema les invito revisar la presentación adjunta Comunicación Organizacional que está publicada en la WEB en el siguiente vínculo:

• eavanzada.googlepages.com/ComunicacinorganizacionalCallaoa.ppt

CONTENIDOSUnidad 3

• El documento describe de una forma fácil de comprensión el modelo y los componentes del proceso de comunicación corporativa; puntualiza sobre el tema de comunicación interna y externa; aborda la identidad e imagen corporativa.

CONTENIDOSUnidad 4

El control y la evaluación

– El control y la evaluación– El diseño de procesos de evaluación– La evaluación y mejora

CONTENIDOSUnidad 4

El control y la evaluación• Norma ONG con calidad

(http://www.icong.org/NormaONGconCalidad-v3.pdf).

• Guía para la implantación de la norma de Gestión de la calidad para las ONG

ORGANIZACIONES SOCIALES ECUADOR• Para ubicar nuestro estudio en el contexto de

realidad ecuatoriana les sugiero revisar la página www.sociedadcivil.gov.ec

• Revise la información de todas las pestañas de la página: normativa de OSC, Ley de Transparencia, RUOSC, Directorio de las organizaciones civiles de 7 regiones. Gran material para reflexión son las estadísticas generales y por voluntariado.

ORGANIZACIONES SOCIALES ECUADOR

TRABAJO A DISTANCIA

ACTIVIDAD 1 • Defina el proceso desde la perspectiva de nivel.• Identifique los principales macroprocesos en la

organización social las actividades de cual conoce a fondo.

• Seleccione uno de los macroprocesos esenciales y realice su mapa llenando la matriz

TRABAJO A DISTANCIA

ACTIVIDAD 2Defina el concepto de flujo de procesos.¿Cuáles son los elementos que obligatoriamente debe contener un flujo de procesos? De la actividad 1 escoja uno de los procesos que comprende varios subprocesos. Levante flujo de cada uno de estos subprocesos

TRABAJO A DISTANCIA

ACTIVIDAD 3 Realice un plan de gestión completo del proceso de la

actividad 2. Diseñe este plan desarrollando cuidadosamente las cuatro etapas implicadas:

• planificación• acción • evaluación • mejora

procesos básicos de gestión

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