gerencia de procesos gerencia de procesos conceptos bÁsicos

GERENCIA DE PROCESOS


CONCEPTOS BÁSICOS


Tener en cuenta…

Uso de equipos de comunicación

Intervenciones constructivas

Utilización del tiempo


DIRECCIONAMIENTODIRECCIONAMIENTOESTRÁTÉGICOESTRÁTÉGICO

* Filosofía Institucional* Filosofía Institucional

* Enfoque Estratégico* Enfoque Estratégico

* Planeación Institucional* Planeación Institucional

GERENCIAMIENTOGERENCIAMIENTODE PROCESOSDE PROCESOS

•• Planeación, Ejecución yPlaneación, Ejecución ySeguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación de procesos de procesos administrativos y administrativos y pedagógicospedagógicos

TRANSFORMACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURALCULTURAL

* Cultura Organizacional* Cultura Organizacional

* Administración Participativa* Administración Participativa

* Desarrollo de la Comunidad* Desarrollo de la Comunidad

* Liderazgo* Liderazgo

DIRECCIONAMIENTODIRECCIONAMIENTOESTRÁTÉGICOESTRÁTÉGICO

* Filosofía Institucional* Filosofía Institucional

* Enfoque Estratégico* Enfoque Estratégico

* Planeación Institucional* Planeación Institucional

GERENCIAMIENTOGERENCIAMIENTODE PROCESOSDE PROCESOS

•• Planeación, Ejecución yPlaneación, Ejecución ySeguimiento y Evaluación Seguimiento y Evaluación de procesos de procesos administrativos y administrativos y pedagógicospedagógicos

TRANSFORMACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURALCULTURAL

* Cultura Organizacional* Cultura Organizacional

* Administración Participativa* Administración Participativa

* Desarrollo de la Comunidad* Desarrollo de la Comunidad

* Liderazgo* Liderazgo

GESTIÓN INTEGRAL

Gestión de la Cultura

Gestión Estratégica

Gestión por Procesos



Implementación de manera rigurosa, disciplinada y estructurada, la ejecución del ciclo gerencial básico o ciclo PHVA, para mejorar el desempeño de los procesos, y lograr los resultados esperados.


ESQUEMA GERENCIAL BÁSICO

Definir las metas

Definir los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas

Educar y entrenar

Ejecutar la tarea(Recolectar datos)

Verificar los resultados de la tarea ejecutada

PLANEAR

HACERVERIFICAR

ACTUAR

Actuar (Corregir /

Estandarizar)

Ciclo Deming


¿QUÉ ES UN PROCESO?

Organización de personas, recursos y actividades ordenados en secuencia lógica, para lograr unos resultados determinados.

Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir una salida especifica para un cliente particular.

Es un ordenamiento de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y salidas claramente identificados.

Son estructuras mediante las cuales una organización hace lo necesario para producir un valor agregado a sus clientes.

Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan y transforman entradas en salidas.

“Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados”.

ISO 9000:2000 apartado 3.4.1


PROCESOTransformación

PROCESOTransformación

ENTRADASInformaciónNecesidad

Producto parcial

SALIDASServicios / productosfinales y/o parciales

RECURSOSPersonasEquiposServiciosHardwareSoftware

Información

ACTIVIDADES:Las acciones que

agregan valor a las

entradas, para transformarlas en salidas

Proveedor Cliente


Cliente: es quien recibe el resultado de mi trabajo

“Mi trabajo tiene calidad en la medida en que es percibido como satisfactorio por el cliente”

P R C

Proveedor Proceso Resultado Cliente

Producto/Servicio

CONCEPTO DE CLIENTE

Entrada

E


CLIENTES/USUARIOS Beneficiario de los productos que

resultan de la ejecución de un proceso. Puede ser una persona, organización o un grupo social, externo o interno a la organización.

Es el destinatario de esfuerzos, es decir, aquella persona, área, u organización que recibe los productos y a la cual, se debe satisfacer a través de respuestas a sus necesidades y expectativas.


TIPOS DE CLIENTES

CLIENTES EXTERNOS

• USUARIOS.• SUS FAMILIAS.• COMPRADORES.• CORPORACIÓN /

ACCIONISTAS.• PROVEEDORES.• COMUNIDAD.

CLIENTES INTERNOS

• LOS VECINOS EN LA CADENA CLIENTE PROVEEDOR.

• LOS EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN.


PROVEEDOR

Es la entidad, área, persona o grupo de personas que entregan los INSUMOS que necesita el proceso para poder realizar las actividades o tareas y lograr los resultados esperados.

Estos insumos pueden ser materiales, datos, normas, requerimientos o información.

Para el proveedor yo soy su cliente.


PROCESO:Matriculas

Estudiantes con el cumplimiento de requisitos académicos y administrativos

Listado de estudiantes inscritos en un grado y un grupo, listos para iniciar actividades académicas

ENFOQUE POR PROCESOS

ENTRADA CLIENTE

Evaluación

Pagos

PROVEEDOR SALIDAS

Actividades académicas


Es la visión sistémica del funcionamiento de la Institución.

Pensar la institución como un conjunto de procesos interrelacionados que buscan satisfacer un cliente.

Identificar quien se afecta por los resultados de nuestro trabajo.

Eliminar las barreras de un área, departamento o función.

ENFOQUE POR PROCESOS

CLIENTEP 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6


TALLER

1. Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos.

2. Defina cinco obstáculos de la implementación de la gestión por procesos.

Beneficios Obstáculos

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

4.

5.


ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

BeneficiosEntendimiento de la responsabilidad de cada persona dentro de un proceso.Ver a la Institución como un sistema.Resultados enfocados al cliente(hacer las cosas bien y cada vez mejor)

ESTUDIANTE


BENEFICIOS

• Permite predecir y controlar el cambio• Aumenta la capacidad de competir, mejorando el uso de los

recursos disponibles.• Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus

interrelaciones• Mantiene a la organización centrada en el proceso• Previene posibles errores• Ayuda a comprende como se convierten los insumos en productos• Ayuda a tomar mejores decisiones.• Reduce costos


CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Según su jerarquía

Según su función

Por la combinación de ambos


SEGÚN SU JERARQUÍA

Tercer Nivel: Subprocesos (Procedimientos)

Segundo Nivel: Procesos

Primer Nivel:

Macroproceso


Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas. (Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario – Financiero)

Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o productos) utilizando recursos y aplicando controles.Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución, contienen subprocesos.

Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede tener un proceso.Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.

Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a cabo un proceso. Descripción paso a paso.

Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.

MACROPROCESOS

PROCESOS

SUBPROCESOS

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍA


SEGÚN SU FUNCIÓN

MISIONALES SERVICIOCLAVES

PRINCIPALES ADTIVOS

APOYOSOPORTE

DIRECTIVOS ESTRATEGICOS


Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación con el futuro de la Institución.

Misionales: Son la razón de ser de la Institución. Son Procesos involucrados directamente en la transformación para la realización del producto o servicio que el cliente desea.

Apoyo/Soporte: Permite que la Institución funcione a partir del suministro de recursos.


JERARQUIA FUNCIÓN

Macro-proceso

Proceso Subproceso Actividad Misional Apoyo Directivo

Auditorias

Planeación académica

Retro-alimentación de logros

Planeación estratégica

Revisión de exámenes de admisión

Cartera

Firma de contratos de docentes

Evaluación institucional


JERARQUIA FUNCIÓN

Macro-proceso

Proceso Sub-proceso Actividad Misión Apoyo Estratégico

Auditorias Adtivo x

Planeación académica

Académico x x

Retroalimentación de logros

Académico Evaluación x x

Planeación estratégica

Estratégico x x

Revisar exámenes de admisión

Adtivo Admisión x x

Cartera Fciero x x

Firma de contratos de docentes

Adtivo Admón de personal

Contra-tación x x

Evaluación institucional

Estratégico x x


CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS

Se pueden describir las entradas y las salidas. Tienen limites bien definidos.

Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al “COMO".

El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la Institución.

El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

Tienen un responsable.

Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas.


RED DE PROCESOS


CADENA DE VALOR 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de

Negocios de Harvard, introdujo el concepto del análisis de la cadena de valor en su libro la “Ventaja Competitiva” (Competitive Advantage).

Es una forma de análisis de la actividad institucional, mediante la cual descomponemos una organización y sus funciones en las actividades individuales que la constituyen, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.


RED DE PROCESOSIdentifica las principales actividades de la Institución,

agrupándolas y clasificándolas en Macroprocesos,

Procesos y Subprocesos.

Es la representación de la estructura de Gestión

Institucional que permite identificar, controlar y realizar

seguimiento a cada uno de los procesos Institucionales.

ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS PROCESOS

No existe una forma única de establecer la red de procesos, está depende de las

necesidades de cada institución.


MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

Académico

Diseño Curricular

Fundamentar y definir modelo pedagógico, enfoque y didácticas

Definir plan de estudios, de área y de asignatura

Diseño de proyectos transversales

Definir actividades extracurriculares

Desarrollo Curricular y pedagógico

Revisar y ajustar calendario académico y cronograma de actividades

Desarrollo de planes de estudio

Evaluación y Promoción

Unificar criterios de evaluación y evaluar

Realizar análisis de resultados de evaluación y promoción - Comisiones de evaluación y promoción

Análisis de S.I.E

Administración de estudiantes

Admitir estudiantes

Matricula de estudiantes

Realizar inducción -reinducción de estudiantes

Seguimiento y control de ausentismo y deserción

Social Comunitario

Proyección comunitariaServicios social

Escuela de padres

Bienestar Institucional

Orientación psicológica

Tienda Escolar

Servicios médicos

Participación democráticaElección y seguimiento al Gobierno escolar

Propiciar la participación de egresados

Ambiente de ConvivenciaReconocimiento y estímulos

Ajustes y cumplimiento del manual de convivencia


MAPA DE PROCESOS


MAPA DE PROCESOS

ES UNA FORMA GRÁFICA DE REPRESENTAR LOS PROCESOS

Permite a todos los colaboradores comprender como la institución funciona integralmente.

Facilita que todos en la institución entiendan como afectan el trabajo de otros.


MAPA DE PROCESOS DEBE:

• Responder a la red de procesos y las necesidades de la Institución.

• Identificar los macroprocesos, procesos y subprocesos, resaltando cuales son principales y de apoyo.

• Ser entendible por todos.

• Ser un diseño único (No copiar de otros).

• Mostrar a la Institución como un todo.

• Mostrar las interacciones internas.

• Explicar las relaciones con el entorno.

• Reflejar la cadena de valor de la Institución.


MAPA DE PROCESOS

PERMITE• Ver articulaciones que deben ser atendidas por los

procesos.

• Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre los procesos.

• Ayudar a gestionar la interacción entre equipos de trabajo, no entre personas.


GESTIÓN DIRECTIVA

DIRECCIONAM.ESTRATÉGICO

CLIMAINSTITUCIONAL

ALIANZASACUERDOSCONVENIOS

GOBIERNO ESC. OTROS ORG.

PARTICIPACIÓN

GESTIÓN ACADÉMICA

GESTIÓN COMUNITARIA

DISEÑOCURRICULAR

PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS

SEGUIMIENTO EVALUACIÓN

ACADÉMICA

PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

PREVENCIÓNPERMANENCIA E

INCLUSIÓNPROYECCIÓN A LA COMUNIDAD

ADMÓN. DE PERSONAL

ADMÓN. REC FISICOS EINFRAEST.

ADMÓN. DE INFORMAC

ADMÓN. FINANCIERA

APOYO A GESTIONES

NECESIDADES

DEL

C L I E N T E

C L I

E N

T E - S A T

I S F A C C I Ó N / B E N

E F I C I O

MEJORA CONTINUA

COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN INTERNA

MEJORA CONTINUA

PHV

A

PHV

A

PHV

A


MAPA DE PROCESOSEJEMPLOS


Mapa de procesos


MAPA DE PROCESOS


Proceso deDesarrollo Curricular

Proceso deDirección

Proceso de Gestión de La Calidad

Proceso deDesarrollo de la

Comunidad

Proceso Financiero y de

Recursos Físicos

CLIENTEProceso de

Convivencia productiva


DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS


ESTÁNDAR

Documento obtenido por consenso con el objetivo de unificar y simplificar, de tal manera que, de forma honesta, sea conveniente y benéfico para las personas involucradas.


RECORDEMOS QUE

La estandarización es un medio, no un fin.

Es un proceso participativo y continuo, liderado por la alta dirección.

Es un proceso que tiene que ser gerenciado utilizando el PHVA.

Es una actividad sistemática (no termina).

La estandarización es una tarea para especialistas.


ESPIRALNEGATIVA

Muchos problemas,mala programación,

falta de insumos, indefinición en procesos, etc.

Pocos mejoramientos efectivos en el sistema

EFECTOS DE NO ESTANDARIZAR

Sin tiempo para planear el futuro

Todo el mundo ocupadoapagando incendios


MANEJO ACTUAL DEL TIEMPO

No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo del mundo para corregirlos.

Can

cela

ció

n d

e C

lase

s

Fal

tan

Co

mp

eten

cias

Fal

ta d

e P

rep

arac

ión

Fal

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tica

s

Eq

uip

os

ob

sole

tos

Co

mp

ras

Inn

eces

aria

s



Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer el trabajo.

Documentos

Videos

Fotos

Plantillas



Un proceso se documenta a través de:

'Procedimiento y/o flujograma

'Formatos

Instructivos

'Caracterización


PROCEDIMIENTOS

Conjunto de pasos que explican la forma de llevar a cabo una actividad.

Especifican el QUÉ se hace, CÓMO se hace y quien es el RESPONSABLE.

Los flujogramas sólo explican el QUE


FORMATOS

Son documentos donde se consignan los datos obtenidos en el desarrollo de una actividad, convirtiéndose en registros que dan evidencia de una actividad ejecutada.

0000100002

0000300004


INSTRUCTIVOS

Son documentos que amplían y detallan la información de una actividad.

APRO BAD O


CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Describe en forma resumida: •Entradas - Proveedor•Salidas - Clientes•Proceso - Actividades

•Documentos•Seguimiento y control•Requisitos

•Indicadores•Recursos


PROCEDIMIENTOS


BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS'Brinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo que las tareas se repitan siempre de la misma manera.

'Conserva el conocimiento de la institución.

'Asegura una buena comunicación entre las áreas.

'Mejora y simplifica los procesos.

'Establece cuales son los registros que se deben conservar para demostrar los resultados alcanzados.


ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN DE UN

PROCEDIMIENTO El nombre debe ser igual en todos los documentos Debe definir el alcance del proceso• La información debe ser actual• Integridad de la información: Principio a fin del proceso• Claridad y simplicidad: Fácilmente comprendidos por todos en la

organización • Flexibilidad: Adaptables a cambios• Definir responsables• Preferiblemente iniciar las actividades con un verbo en infinitivo (planear,

definir, revisar…)• Cumplir el ciclo PHVA


CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN ESTÁNDAR

• Ser lo más sencillo posible.• Fácilmente comprendido y aplicado por el

usuario.• Concreto y basado en la práctica.• Coherente con otros estándares.• Autorizado por la organización.• Tener nombres y formas estandarizadas.• Contener fecha de emisión y actualización.


P (PLANEAR) DEFINIR

LAS METAS

DEFINIR LOS

METODOS QUE PERMITIRAN

ALCANZAR LAS METAS

EDUCAR Y ENTRENAR

EJECUTAR LA TAREA(RECOGER

LOS DATOS) H(HACER)V

(VERIFICAR)

A(ACTUAR)

ACTUAR CORRECTIVAMENTE

VERIFICAR LOS RESULTADOS DE

LA TAREA EJECUTADA

CICLO DE CALIDAD


RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

El control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada

Se debe definir las responsabilidades para:

'Elaborar y actualizar documentos: Deben ser elaborados por el responsable del proceso quien conoce muy bien su funcionamiento.

'Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el documento sea difundido y aplicado.

'Identificar los cambios: Contar con versiones y fecha de aprobación. Código.


RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

'Garantizar que las versiones vigentes estén disponibles: Ya sea a través de la Intranet o de una copia con acceso general que pueda ser actualizada en caso de algún cambio. Preferiblemente no entregar copias o tener control de estas entregas.

'Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos.

'Evitar el uso de obsoletos: Controlando los accesos y las versiones.

'Llevar un listado maestro: Para relacionar el total de documentos elaborados y controlar las versiones, fechas de actualización y estado.


EJEMPLO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

VERSIÓN VIGENTE

MACROPROCESO ESTADO

PC-01-SC

Procedimiento Gobierno Escolar

1 de Marzo de 2007

1 Social Comunitario

Elaborado

PC-02-AF

Procedimiento matriculas

5 de Marzo de 2007

2 Administrativo y financiero

Aprobado

Anulado


PROCEDIMIENTO XXX

FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: RESPONSABLE

ALCANCE: OBJETIVO:

No ACTIVIDAD PHVA

RESPONSA BLE DESCRIPCIÓN REGISTROS

REVISÓ:NOMBRE: CARGO

APROBÓ:NOMBRE: CARGO:


FLUJOGRAMAS


DIAGRAMA DE FLUJOGráfico que representa el flujo de un proceso o una secuencia normal del origen de un producto, servicio o documento.

Símbolos utilizados en Diagramas de Flujo

SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Conexión Entrada o salida para otro flujo, anotar la identificación del flujo conectado.

Proceso Describir brevemente la operación en el interior del símbolo.

Decisión Anotar la pregunta sobre la cual se tomará la decisión.

Documento Anotar el nombre del documento.

Archivo Anotar el nombre del documento.


PLANEAR LAS ACTIVIDADES PARA

LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Comité

HACER EVALUACION INSTITUCIONAL POR GRADOS Jefes de Grado

CONSOLIDAR LA EVALUACIÓNINSTITUCIONAL POR SECCIÓN

Coordinadores de Sección

CONSOLIDAR UNA SOLA EVALUACIÓN

PARA LA INSTITUCIÓN

Coordinador Académico

ESTABLECER PLANES DE MEJORAMIENTO

Comité

APROBAR PLANESRector

SOCIALIZAR PLANES DE MEJORAMENTO

Coordinador Académico

AJUSTAR PLANESComité

NO

HACER SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE

MEJORAMENTO Comité

SI

FLUJOGRAMA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Código: Versión Fecha:


1 2 3 4

Dirección 001

PorDepto.

002Por

Depto. 003

RRHHH 004

De acuerdocon el plan 005

Por 005Depto.

Por Depto. 006

Dirección 001

Dirección 001

RRHH 003

Fase Dirección Depto. Sección RRHH Lugar Proced.Trimestral

Definir política de Entrenamiento

Asesoría

Levantar necesidades de entrenamiento basados en los planes de acción

aprobados

Planear el Entrenamiento Anual

Aprobar

Proveer Recursos

Ejecutar el Entrenamiento

Preparar sugerencias de Mejoramiento

Evaluar los resultados de Entrenamiento

Aprobar Proyectos

Revisar Políticas

Asesoría

Prepara datos para el próximo

año

P

A

V

H


PROCEDIMIENTO: Código:

Versión:Fecha:

REGISTRO PASOS

P GESTIÓN ADMON

GESTIÓN ADMON

COORDINADOR

ORIENTADOR GRUPO

H

COORDINADORFO - 452-1

FO - 452-2

V GESTIÓN ADMON

A

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JOSE ANTONIO GALAN

PR - 452

PERMISO A ESTUDIANTES 1

SECUENCIA RESPONSABLE

Mayo-06

COORDINADOR

GESTIÓN ADMON

Inicio

Es Efectivo?

Establecer los Requisitos para Solicitud de Permisos

Realizar Ajustes

NO

SI

Está dentro de la Institución

SI

NO

Socializar a Coordinador

Recibir Solicitud de Permiso

Socializar a Comunidad Educativa

Aplicar POE-452-2

Aplicar POE-452-1

SI


CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS


IMPORTANCIA DE CARACTERIZAR LOS PROCESOS

Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos.

Establece claramente la interacción entre los procesos.

Crea conciencia de los resultados de cada proceso.

Facilita el despliegue de los objetivos institucionales.


NOMBRE: CÓDIGO:

OBJETIVO: RESPONSABLE:

ALCANCE:

ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS / CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES

Al caracterizar un proceso se debe identificar…


CARACTERIZACIÓN DE PROCESOEntradas: Aquellos requerimientos o pre-requitos que necesito para desarrollar el proceso y que a través de las actividades transformo en una o varias salidas.

Proveedor: Cargo o proceso que me suministra las entradas.

Salidas: Son los resultados o productos del proceso, pueden ser tangibles o intangibles.

Cliente: Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso.

Actividades: Acciones necesarias para lograr los resultados previstos del proceso.


CARACTERIZACIÓN DE PROCESO•Documentos: Información escrita relacionada con el proceso. Internos o Externos.

•Seguimiento y control: Aspectos que se deben tener en cuenta para realizar control y seguimiento del proceso. Parámetros de control.

•Requisitos: Aspectos legales que debe cumplir el procesos, así como requisitos de los padres, estudiantes y requisitos internos de la institución (ISO). (Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, Dec 0230 Currículo y plan de estudios, Dec 1095 escalafón docente, Dec 1278 Estatuto de profesionalización docente, Dec 0709 Programas de Formación de Educadores…)

•Indicadores: Medición del proceso.

•Recursos: Aquellas insumos que utilizo para transformar las entradas. Humanos, técnicos, infraestructura, otros.


CARACTERIZACIÓN XXX

FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: RESPONSABLE

ALCANCE: OBJETIVO:

ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORESHumanos:

Técnicos:

Infraestructura:

Otros:

REVISÓ:NOMBRE: CARGO

APROBÓ:NOMBRE: CARGO:


MEDICIÓN DE PROCESOS


“Lo que no se mide, no se

puede mejorar ni tampoco

gerenciar”


“Ante todo, la PRODUCTIVIDAD es una actitud mental. Es la mentalidad del progreso, de un continuo mejoramiento de lo que ya existe. Es la convicción de poder hacer las cosas hoy mejor que ayer pero no tan

bien como mañana. Es el deseo de mejorar la situación actual, por buena que pueda parecer y por

buena que pueda ser en la realidad. Es la continua adaptación de la vida social y económica a las condiciones en evolución.

Es el esfuerzo continuo de aplicar nuevas técnicas y nuevos métodos. En fin, es la fe en el progreso

humano.”

Declaración de la Conferencia de Roma sobre los Centros Europeos de

Productividad. 1959.


LA MEDICIÓN

La Medición es asignar números a un proceso o acontecimiento, según una regla establecida. A través de ella, podremos tomar decisiones sobre el proceso y establecer parámetros de mejoramiento.

Podemos utilizar la medición para saber cómo van nuestros procesos y comunicar esta información a aquellos que nos pueden ayudar a operarlos y mejorarlos.


LA MEDICIÓN PERMITE

Conocer cómo se encuentra la Institución (gestión global).

Establecer tendencias en los Procesos más importantes.

Mantener siempre los mismos parámetros para evaluar el

desempeño de los Procesos.

Aprender a utilizar la Medición como herramienta clave para el

mejoramiento.


INDICADORES DE GESTIÓN

Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un momento determinado.

Los indicadores, en conjunto, pueden proporcionar un panorama de la situación de un Proceso.


LOS INDICADORES NOS PERMITEN

Administrar objetivamente, basándose en hechos y datos.

Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento.

Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales oportunas mejoramiento.

Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el

Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.


CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES

Medibles

Simples

Válidos en el tiempo

Participativos

Útiles

Oportunos


ELABORACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Nombre del indicadorCálculo del indicadorMetaFrecuenciaFuente de Verificación - Origen de datosÁrea responsablePersona ResponsableDescripción


EJEMPLOSPROCESO NOMBRE

CALCULO DEL

INDICADOR

FUENTE DE VERIFI-

CACIÓN

FRECUENCIA

META RESPONSABLE

RESULTADO/OBSERVACIÓN

Comuni-cación Interna

Personas informadas: No de docentes que reciben la revista/No de docentes.

Listas de entrega

Trimestral 80% de los docentes reciban la revista

Comunicador 70% De 500 docentes 350 reciben la revista. El próximo tiraje debe ser mayor

Financiero Incremento de los ingresos:Ingresos del mes /ingresos del mes pasado

Consig-naciones

Mensual Incrementar un 50%

Tesorería 5% El mes anterior ingresaron $9.500.000 este mes ingreso $10.000.000

Desarrollo académico

Rendimiento académico: Numero de estudiantes con deficiencias académicas/ Numero total de estudiantes

Registros delComité de evaluación

Trimestral 5% Comité de evaluación

30%De los 100 estudiantes totales, 30 tienen deficiencias académicas


SEGUIMIENTOControl de Indicadores de Gestión

FCE / Área Indicador

Académico

•ICFES•Saber•Promoción interna•Índice de recuperación•Retención de estudiantes•Índice de deserción•Ubicación del egresado•Cumplimiento del plan de estudios

Social Comunitaria•Índice de conflicto escolar•Índice de solución de conflictos (solucionados/presentados)

Área Administrativa/Directiva

•Cumplimiento del plan estratégico•Satisfacción de la Comunidad educativa


MEDICIÓN DE PROCESOS

PROCESO NOMBRE DEL

INDICADOR

CALCULO DEL

INDICADOR

META FRECUENCIA FUENTE DE VERIFICACIÓN

RESPONSABLE RESULTADO

1 2 3 4

Actualización de Currículo

Programación Académica

Gobierno Escolar


MANUAL DE CALIDAD


¿Cuál es su importancia?¿Quiénes lo deben redactar?¿Cuándo elaborarlo?¿Cuál debe ser su extensión?¿Qué debe contener? ¿Cuáles son los aspectos críticos en la elaboración?

MANUAL DE CALIDAD


MANUAL DE CALIDAD¿Cuál es su importancia?

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:

• Recopilar la información del sistema de calidad.

• Presentar todas las acciones que realiza la institución para conseguir la calidad.

• Presentar la institución interna y externamente.

• Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.

• Comunicar la política de calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

• Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.


MANUAL DE CALIDAD¿Cuál es su importancia?

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:

• Suministrar las bases documentales para las auditorias.

• Capacitar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.

• Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos.

• Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de

la calidad exigidos en situaciones contractuales.


MANUAL DE CALIDAD

¿Quiénes lo deben redactar?

•Se recomienda sea un equipo de trabajo, de alto nivel jerárquico, que se capacite en el tema y luego redacte el manual (Comité de Calidad).

•No delegarlo a una sola persona sin el conocimiento necesario.


MANUAL DE CALIDAD

¿Cuándo elaborarlo?

Iniciar un borrador de manual a medida que se documentan los procesos, no es necesario esperar a que todo el sistema de calidad esté implementado.


MANUAL DE CALIDAD

• Un manual muy extenso no resulta práctico. Debe ser una descripción completa, pertinente y breve.

• Su extensión máxima debe ser de 80 páginas.

¿Cuál debe ser su extensión?


MANUAL DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO Y ALCANCE

CONTROL DEL MANUAL

PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓNDescripción de la institución: Referente histórico, Servicios, EstructuraOrganizacional.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOMisión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición.Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: matriz de Indicadores

GERENCIA DE PROCESOSMapa de procesosDescripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables, indicadores de gestión, documentos y descripción)Caracterización de procesos claves

¿Qué debe contener?


MANUAL DE CALIDADOBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de

una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución….

ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de … de las ciudades de ….

CONTROL DEL MANUAL

Elaboración DifusiónRevisión CambiosAprobación

PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN

Descripción de la institución: Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes)Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…)Estructura Organizacional (organigrama)

DIRECCIONA-MIENTO ESTRATEGICO

Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición…Política de calidad, Objetivos de calidad. Sistema de Medición: Matriz de Indicadores

Que y como



Mapa de procesos

Descripción de procesos claves: Revisión y Actualización del CurrículoObjetivo:Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particularAlcance:Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el Colegio incluyendo preescolar, básica, media.Responsables:Comité AcadémicoIndicadores de gestión:Actualización de planes de estudioRendimiento académicoDocumentos:Xxx InstructivoXxx Formato Planes de EstudioDescripción:La información relacionada con los planes de estudio existentes y la legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de clase.


MANUAL DE CALIDAD

¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?

•No existe una única estructura o formato para los manuales de calidad•Puede ser una compilación de los procedimientos documentados•Puede ser más de un documento o nivel con anexos apropiados•Tener numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades

organizacionales•Se recomienda estructurar por sesiones y solo referenciar los procedimientos•Centrarse en los aspectos vitales y dejar el detalle para otros documentos•El manual debe ser revisado y aprobado •Debe ser difundido•Se debe garantizar la comprensión del documento


“Cada mañana en el África una gacela se despierta: sabe que

deberá correr más rápido que el león o este la matará. Cada mañana en el África un león despierta: sabe que deberá

correr más rápido que la gacela o morirá de hambre.

Cada mañana, cuando sale el sol no importa si eres león o gacela

mejor será que te pongas a correr”. Anónimo

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