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Universidad Arturo Michelena Facultad de Ciencias econmicas y sociales Escuela de Psicologa Teora de las Organizaciones

Prof. Ruth M. Gimnez R.

Octubre 2014

Proceso de Toma de Decisiones

Concepto de problema: Un problema es algn asunto o una cuestin a la cual se

necesita buscar una solucin.

Concepto de solucin: La palabra solucin proviene del latn soluto que se

refiere a la accin o efecto para resolver alguna dificultad o duda.

Concepto de solucin de problemas: Es el proceso mediante el cual se llevan a

cabo diversas acciones para la resolver alguna cuestin mediante procesos de

razonamiento.

Concepto de Decisin: La palabra decisin proviene del latn deciso que se

refiere a la resolucin que se elige para alguna cosa.

Concepto de toma de decisiones: Es el proceso de seleccin entre dos o ms

alternativas despus de realizar un previo anlisis una serie de factores que

intervienen de forma directa para elegir la ms adecuada.

La Toma de Decisiones es un proceso que no solo se da en las empresas sino

tambin en la vida cotidiana, o acaso al momento de seleccionar a tu proveedor

lo haces al azar?, o acaso al iniciar tu negocio no tomaste alguna decisin que

cambio tu vida?

Por lo tanto la toma de decisiones estn en todo lugar, no solo en el mundo

empresarial sino tambin en la vida cotidiana, para iniciar, cambiar o concluir algo,

siempre tomamos antes una decisin, entonces la vida si es una Toma de

Decisiones, pero:

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Sabemos escoger bien nuestras decisiones?

Poseemos algn patrn para tomar nuestras decisiones?

El azar es parte de una decisin?

Es normal guiarse de la intuicin para tomar una decisin?

Leamos entonces la importancia y el proceso de la Toma de Decisiones que suele

un tema primordial en la administracin de negocios.

Qu debo saber antes, para tomar una buena decisin?

Antes de tomar una decisin debemos:

1. Definir las restricciones y limitaciones.

2. Saber la relacin costo beneficio, rendimientos esperados u otros.

3. Saber cundo se utilizan mtodos cuantitativos y cuando los cualitativos.

4. Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, polticas

internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (polticas

implcitas, hbitos, experiencia, etc.)

5. Conocer los factores externos (polticos, econmicos, sociales,

internacionales, culturales)

Comprender los cinco puntos anteriores nos ayudara mucho al momento de tomar

una buena decisin.

Etapas del Proceso de Toma de decisiones:

El proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y

este puede ser corto o tan extenso como se desee a continuacin en la figura 1 se

muestra las principales etapas de este proceso.

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Figura 1. Proceso de solucin de problemas y toma de decisiones.

Identificacin y seleccin del problema

Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en

un momento dado se debe tomar una decisin para encontrar la solucin al

problema .Este problema puede tener la caracterstica de ser actual o ser la causa

de muchos conflictos en la organizacin. Se pueden realizar las siguientes

preguntas como ayuda para la seleccin del problema:

Dnde est ocurriendo?

Qu es lo que ocurre?

En qu momento sucede?

A quin involucra?

Por qu ocurre este problema?

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Anlisis del problema

Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar las fallas si el

problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar

una breve descripcin de cada una de las partes.

Se debe verificar la comprensin del problema esto resulta ser ms fcil si se

comparte con otras personas para asegurar de que la comprensin sea la

adecuada.

Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan

se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dar solucin primero y a cuales

sucesivamente.

Se debe diferenciar los aspectos que son importantes y cuales son urgentes, ya

que los que resultan ser importante se les debe prestar mayor atencin.

Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por telfono

y estas son de carcter urgente lo imprtate seria disear un sistema que le

permita el filtrar y priorizarlas.

Generar alternativas de solucin

La solucin del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de

solucin, estas estn basadas en la incertidumbre.

Se desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder

encontrar alguna que resulte adecuada para la solucin del problema de forma

satisfactoria.

Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas

organizacionales es til involucrar los dems que se encuentren involucrados en el

tema y con ayuda de tcnicas tales como la lluvia de ideas recabar informacin de

los dems.

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Evaluacin de alternativas

Se realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solucin para el

problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de acuerdo

a los objetivos de la organizacin y asignar un valor ponderado.

Seleccin y planificacin de la solucin

Se debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluacin para la

obtencin de mejores resultados para la solucin del problema, para lo cual se

debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: Con cul alternativa tiene ms

probabilidades de resolver el problema?, Se cuenta con los recursos

necesarios?, Cul es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?

Para la planificacin de la solucin se debe tomar en cuenta las medidas y/o

procesos que debern modificarse en la organizacin, as como los recursos

humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se

llevara a cabo y quienes sern los responsables.

Ejecucin y Control

Este paso se encarga de garantizar que la planificacin de la solucin se lleve a

cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para el

aseguramiento de los objetivos deseados.

Tipos de tomas de decisiones

Decisiones Programadas

Estas se toman de forma frecuente debido a su naturaleza de ser repetitivas y

rutinarias debido a que los problemas que resuelven se presentan cotidianamente.

Estos tipos de problemas ya cuentan con pasos planeados para su solucin, a

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este tipo de decisiones tambin se les conocen como estructurada. Las personas

que se encargan de tomar este tipo de decisiones ya no tiene que disear las

soluciones si no que toman la decisin que aplicaron anteriormente.

Estas decisiones deben seguir polticas, procedimientos y reglas para facilitar la

toma decisiones en situaciones que se dan con cierta frecuencia.

Decisiones No programadas

Estas tambin se conocen como estructuradas, son contrarias a las anteriores, las

decisiones que se toman son para resolver situaciones que se presentan

espordicamente o aquellas que requieren de un modelo muy especfico para su

solucin por ejemplo un cambio de ubicacin de oficinas, el lanzamiento de un

producto nuevo entre otros. Estas decisiones requieren de ayuda de algn modelo

para la tomas de decisiones para soluciones adecuadas.

En las circunstancias que no se presentan muy frecuentemente o situaciones que

son importantes para la organizacin se debe manejar con un trato especial y

como una decisin no programada.

Decisiones en grupo

Algunas de las decisiones en las organizaciones son tomadas de forma grupal

pertenecientes dentro del mismo o en diferentes departamentos dependiendo de

la situacin, esta forma de decisin es considerada un factor importante de las

organizaciones.

Algunas ventajas de la toma decisiones en grupo:

De forma grupal se pueden sugerir ms formas de solucin.

Los grupos tienen mayor aportacin de conocimientos y experiencias distintas.

Se promueve un mayor involucramiento de todos los integrantes en la

bsqueda y aplicacin de la solucin.

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Las consecuencias se asumen mejor en grupo

La estrategia de solucin est ms completa.

Algunas desventajas de la toma de decisiones en grupo

El grupo tiende a decidir con la base que les da algunas situaciones conocidas.

Los grupos siempre cuentan con un lder y generalmente siempre lo siguen.

Los grupos tardan ms tiempo en tomar decisiones y a veces no llegan a un

acuerdo.

Herramientas y tcnicas para toma de decisiones

Recoleccin de datos

Esta herramienta permite reunir, clasificar y analizar informacin de acuerdo a la

situacin o problema del cual se desea tomar una decisin principalmente es

utilizado para la identificacin y anlisis de problemas.

Facilita el anlisis debido que al identificar el problema que se desea estudiar se

determinan categoras y los datos son registrados en una lista que facilita el

manejo de informacin. A continuacin se mencionan algunos de los aspectos que

se deben analizar:

Si la informacin es cualitativa o cuantitativa.

Cul ser el procedimiento que se seguir para recolectar los datos.

Qu uso se le dar a la informacin recabada.

De qu forma se va a realizar el anlisis.

Quien se encargara de recoger los datos

Cul ser la frecuencia en que se realizar el anlisis

Lugar donde se llevara a cabo.

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Lluvia de ideas

Con frecuencia esta herramienta es utilizada cuando se pretende realizar alguna

actividad o resolver problemas de acuerdo a diferentes puntos de vista de los

integrantes de un grupo. Dentro de las organizaciones es importante el uso de

esta herramienta ya que fomenta el trabajo en equipo y motiva a la generacin de

opiniones de los integrantes de los grupos siempre y cuando estas sean

coherentes de acuerdo al tema que se est abordando

Principales beneficios de la lluvia de ideas

Lo integrantes alcanzan razonamientos de niveles ms altos de lo que imaginaban

Se genera creatividad.

Se genera confianza en los integrantes

Fomenta la participacin

Es considerada una herramienta de planeacin ya que de la participacin del

grupo en la generacin de lluvias de ideas se puede pueden crear estrategias

importantes y creativas que pueden afectar positivamente a la organizacin.

Diagrama de Ishikawa

Tambin conocido como Diagrama causa efecto o diagrama espina de pescado, el

nombre de este diagrama hace honor al DR. Kaoru Ishikawa donde el desarrollo

esta herramienta mediante la observacin de que un procedimiento no puede ser

predecible sin tomar en cuenta todos aquellos factores que pueden originar aquel

proceso y de qu forma se interrelacionan entre s.Este diagrama consiste en una

flecha horizontal la cual nos lleva al extremo derecho donde nos lleva al

problema que se deber analizar pero a su vez contempla varios factores

causas que estn directamente relacionados con el problema que se est

analizando, ya sea porque influyen o afectan , como se muestra en la figura 6. Al

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eje horizontal van llegando lneas oblicuas parecidas a la espina de un pez que

representan las causas, a su vez cada una de estas lneas que representan un

causa, reciben otras lneas perpendiculares que representan las causas

secundarias, formando un grupo de causas de naturaleza comn.

Principales beneficios del diagrama de Ishikawa:

Ayuda pensar en las causas reales de un problema y no solo en las obvias o

simples

Amplia la visualizacin de un problema

Motiva la discusin grupal.

Ayuda a identificar soluciones, tomar decisiones, y realizar plan de acciones

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Factores que Influyen en la Toma de Decisiones

Unos provienen de las caractersticas del sujeto y otros de la situacin y de la

organizacin. Existen tambin constricciones extra-organizacionales, sociales,

econmicas y polticas.

Las caractersticas del decisor

La complejidad de las situaciones y de los problemas requiere una simplificacin

de las premisas. En todo proceso de decisin intervienen procesos psicolgicos

racionales e intencionales. En cada etapa los procesos psicolgicos pueden

intervenir con aspectos diferenciales.

Habilidades perceptuales

El modo de percibir un problema por parte de un decisor es uno de los principales

determinantes del grado de incertidumbre, complejidad y conflicto que identifica.

Capacidad de procesamiento de informacin

El procesamiento de la informacin establece los lmites y la calidad de las

estrategias disponibles y su valor diferencial.

La dimensin abstraccin-concrecin, ha sido considerada en relacin con la toma

decisiones. Los defensores que presentan un estructura conceptual abstracta

estn ms orientados hacia la bsqueda de informacin y procesan mayor

cantidad de sta en situaciones complejas.

Otra dimensin es el grado de dogmatismo. Una actitud dogmtica hace de

los sujetos decisores rpidos, consideran poca informacin antes de tomar

sus decisiones y las mantienen de manera bastante inflexible.

Una tercera dimensin es el grado de flexibilidad para considerar un cambio

de la decisin una vez tomada.

Actitudes y valores

Las actitudes y los valores ponderan la informacin recibida. Tambin los estados

emocionales inciden en las decisiones.

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Aspectos de personalidad

Orientacin hacia el poder vs. orientacin ideolgica, emocionalidad vs.

objetividad, creatividad vs. sentido comn, la propensin al riesgo. La conducta de

riesgo est ms influida por las probabilidades de ganar que percibe el sujeto que

por las consecuencias o resultados de esas ganancias.

Los factores ambientales

Hay incidencia de aspectos grupales sobre la toma de decisiones. Tambin

inciden aspectos organizacionales ms generales.

La influencia de grupo sobre el decisor

La posicin social es una variable que incide en el grado de influencia que recibe.

Grupos de referencia externos pueden tener una incidencia mayor en decisiones y

conductas de los miembros de la organizacin que los propios grupos internos. El

groupthink incide negativamente sobre la toma decisiones.

Factores organizacionales.

La organizacin establece una serie de limitaciones y constricciones sobre la toma

decisiones de los miembros haciendo su conducta ms de predictible y

coordinada.

Los objetivos y fines, la divisin del trabajo y de funciones. El clima organizacional,

los valores predominantes, los sistema de control, la tecnologa y los sistemas de

comunicaciones. La jerarquizacin y el grado de participacin. Las presiones de

tiempo.

Barreras en la Toma de Decisiones:

Las barreras pueden definirse como aquellos factores que impiden total o

parcialmente, la implementacin del cambio en la prctica personal o profesional

de un individuo.

Todos los esfuerzos por enmarcar los problemas, situarlos adecuadamente y

encontrar una solucin correcta, se convierten simplemente en intentos intiles

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cuando no se dan ciertas premisas bsicas. Las organizaciones no siempre estn

preparadas para abordar y resolver problemas. Situado en este punto, la

estrechez de las condiciones hace que existan soluciones correctas factibles.

Prejuicios psicolgicos: A veces los encargados de tomar decisiones estn muy

lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalan y aplican la informacin

para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad

objetiva. Los ejemplos que siguen representan solamente unos cuantos de los

muchos prejuicios subjetivos que se han documentado:

Ilusin de control: es creer que uno puede influir en las situaciones

aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas

consideran que tienen la habilidad para vencer las posibilidades, an

cuando la mayora no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar

de manera excesiva puede resultar en un fracaso para la organizacin, ya

que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto

fracasan en la evaluacin objetiva de las probabilidades de xito

Los efectos de perspectivas: se refieren a la manera en que se formulan

o perciben los problemas o las alternativas de decisin y a la manera en

que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos.

En la toma de decisin no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo

hablamos sobre una toma de decisin relacionada a los costos de una

organizacin, al evaluar las alternativas, no se debe dar ms importancia a los

costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el

considerar nicamente los de corto plazo podra influir para dejar de lado aquellas

variables de largo plazo, lo que tambin podra resultar en situaciones negativas

para la organizacin. Precisamente la desestimacin del futuro es, en parte, la

explicacin de los dficits presupuestarios gubernamentales, la destruccin

ambiental y la infraestructura urbana decadente.

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Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las

consideraciones de largo plazo para la toma de decisiones, podemos citar a los

japoneses quienes son reconocidos por el xito de sus organizaciones.

Presiones de tiempo: en el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el

premio es para la accin rpida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de

negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e

incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.

Algunos de los factores que influyen o que conllevan a que la toma de decisin no

se la ms correcta puede ser:

1. Evasin de los problemas.

2. Carencia de valores.

3. Baja autoestima.

4. Depresin y ansiedad.

5. Imagen irreal del propio yo.

6. Anulacin del propio yo.

7. Bsqueda de reconocimiento, querer ser el primero, el mejor.

8. Perfeccionismo.

9. Temores.

10. Criterios errneos.

Riesgo, Certidumbre e Incertidumbre en la Toma de Decisiones

Nuestra vida, ya sea en la esfera profesional, la acadmica e incluso en la

personal, est llena de situaciones y hechos que requieren de la adopcin de

decisiones al respecto. Muchas de estas decisiones las tomamos de forma

intuitiva, o al menos, no requieren de muchos anlisis cara a su adopcin. Esto se

debe a que la mejor alternativa es clara o bien a que la decisin a adoptar no es lo

suficientemente importante y, no merece la pena dedicar tiempo y esfuerzos al

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anlisis sistemtico y riguroso de las diferentes alternativas o cursos de accin

existentes. Existen, por el contrario otras situaciones en las que estos esfuerzos

para analizar las alternativas y racionalizar nuestras decisiones pueden tener su

importancia. Se trata de todo ese cmulo de situaciones que se presentan en las

que uno se ve obligado a pensar y reflexionar antes de actuar en cualquier

sentido.

La toma de decisiones es un proceso de identificacin, seleccin y evaluacin de

opciones alternativas bajo condiciones de RIESGO, CERTIDUMBRE o

INCERTIDUMBRE, orientadas al logro de un propsito preestablecido, es por eso

que este proceso no debe hacerse al azar y deben considerarse los riesgos

asociados a cada alternativa. Este proceso se puede llevar a cabo

automticamente o conscientemente, pero posiblemente se elija muchas veces el

curso de accin sin hacer ningn plan y sin extrapolar las consecuencias, sino

ms bien siguiendo las primeras reacciones automticas que se han generado en

la situacin o simplemente se evite la preocupacin y la toma de decisiones

Bibliografa

Desler, G. y Varela, R. (2011). Administracin de Recursos Humanos. Enfoque

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