Introducción a las memoriasde sostenibilidad para pymes

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¿Preparadospara informar?

2 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

Índice

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Qué ES GRI La Global Reporting Initiative (GRI) promueve el uso de las memorias de sostenibilidad como vía para que las empresas y las organizaciones sean más sostenibles y contribuyan a una economía mundial sostenible.

La misión de GRI es contribuir a que la elaboración de memorias se convierta en una práctica habitual. Para ayudar a las empresas y organizaciones a informar sobre sus impactos y desempeño económicos, ambientales, sociales y de gobierno, GRI publica la Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad gratuita.

GRI es una organización en red sin ánimo de lucro; en ella participan miles de profesionales y organizaciones de múltiples sectores, circunscripciones y regiones.

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DEScARGO DE RESPONSAbIlIDADNi la Junta Directiva de GRI, ni Stichting Global Reporting

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del uso de las publicaciones de GRI. Las conclusiones y

opiniones expresadas en este documento no representan

necesariamente las opiniones y decisiones, o la política

establecida, de GRI o de los socios del proyecto, al igual que

tampoco la mención de nombres o procesos comerciales

constituye un respaldo.

PRólOGO 3

PROPóSItO DEl FOllEtO 3

SEccIóN A: VAlOR DE lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA lAS PyMES 4

SEccIóN b: PROcESO DE ElAbORAcIóN DE MEMORIAS DE GRI PARA PyMES 8

AGRADEcIMIENtOS 19

Desarrollo De la publicaciónDesarrollo de contenidos

Enrique Torres Rodriguez, GRI

supervisión general

Ásthildur Hjaltadóttir, GRI

revisión del texto

Carinne Allinson

Diseño y maquetación

Mark Bakker, Scribbledesign

La traducción y la maquinación de la versión en español de

este folleto es obra de Strategic Agenda LLP .

Fotografía

Portada: © iStockphoto.com

Páginas 4, 8, 15, 17, 18, 19: © iStockphoto.com

Página 14: Creative Commons/Thomas

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Prólogo

Propósito del folleto

su conocimiento sobre las conexiones entre la sostenibilidad y su empresa, y comunica este entendimiento, su negocio podrá medir el desempeño y gestionar los cambios necesarios. Esto introducirá mejoras e innovación en su empresa.

En los últimos años, pequeñas y medianas empresas (pymes) de diversas regiones han comenzado a publicar memorias de sostenibilidad. GRI ha seguido esta tendencia desde 2008 a través de una serie de proyectos. Las pymes que han participado en estos proyectos afirman que el valor del proceso de elaboración de memorias es muy superior al que habían previsto a su comienzo. Descubrieron que la elaboración de memorias de sostenibilidad les ayudaba a identificar las cuestiones que requerían una mayor atención y, a partir de ahí, mejorar la productividad y reducir costos. Además, su competitividad solía mejorar tras acceder a nuevos mercados y clientes.

En definitiva, según la experiencia de GRI, un gran número de pymes creen que existe una conexión directa entre la elaboración de memorias de sostenibilidad y el logro de cambios reales dentro de sus empresas.

Teniendo esto en cuenta, GRI le invita a estar «Preparado para informar».

información importanteLas pequeñas o medianas empresa (pymes) son una categoría de empresas cuyo tamaño está por debajo de un umbral establecido, que suele determinarse en función del número de empleados y de la facturación (ingresos). Estos umbrales suelen fijarlos los gobiernos y pueden variar entre sectores, hasta un máximo de 250-1000 empleados y de 50 millones de euros de facturación. Para determinar si se trata de una empresa pequeña o mediana se utilizan otros criterios. En algunos países incluso se reconoce una categoría de empresas más pequeñas, las microempresas. Según la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI), las pymes constituyen más del 90% de las empresas de todo el mundo y suponen una media del 50% del producto interior bruto (PIB) de todos los países y del 60% del empleo.

Si tiene una pequeña o mediana empresa, estará leyendo este folleto porque desea saber más sobre las memorias de sostenibilidad. Supongamos que su empresa es una de las pequeñas y medianas empresas (pymes) cada vez más numerosas que reconocen la necesidad de entender mejor sus impactos sobre la sostenibilidad, así como la manera de conseguir que su gestión sea más sostenible y, quizás, incluso de comunicar su desempeño en términos de sostenibilidad. Sin embargo, seguramente se haga muchas preguntas, tales como… ¿Por qué debería su empresa elaborar memorias de sostenibilidad? ¿Por qué debería usted usar la Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad de Global Reporting Initiative (GRI)? ¿Qué tendría que hacer su empresa para dar los primeros pasos? Este folleto le ayudará a responder estas preguntas.

Las memorias de sostenibilidad ofrecen información acerca de los impactos más importantes de su empresa, tanto positivos como negativos, sobre el medio ambiente, la sociedad y la economía. La Guía para la elaboración de memorias de sostenibilidad de GRI es la norma más completa y utilizada en el mundo para la elaboración de memorias de sostenibilidad. La G4, cuarta generación de la Guía de GRI, se publicó en mayo de 2013 y se basó en una amplia consulta a múltiples grupos de interés y en el diálogo con cientos de expertos de todo el mundo, procedentes de un gran número de sectores, entre otros el empresarial, la sociedad civil, organizaciones laborales e instituciones académicas y financieras. El objetivo de la G4 es ayudar a los redactores de memorias a elaborar memorias de sostenibilidad significativas para contribuir a que la elaboración de memorias sólidas y determinantes se convierta en una práctica habitual. Su empresa puede usar esta Guía para desarrollar sus memorias de sostenibilidad y, a medida que lo hace, puede generar información fiable, relevante y estandarizada sobre sus impactos y desempeño en términos de sostenibilidad. Esta información puede utilizarse para evaluar las oportunidades y los riesgos, y contribuir a la toma dedecisiones fundamentadas, tanto dentro de la empresa como entre sus grupos de interés, tales como sus clientes. Si desarrolla

Este folleto está dirigido a las pymes que se plantean si la elaboración de memorias de sostenibilidad es necesaria en su caso y, si es así, les ayuda a emprender el proceso. En él se proporciona una introducción sencilla a la elaboración de memorias usando la Guía G4 de GRI para que su empresa pueda dar los primeros pasos en su viaje hacia la elaboración de memorias de sostenibilidad. Esto se realizará mediante:

• la exposición de la utilidad de las memorias de sostenibilidad para las pymes: la sección A se centra en los beneficios internos

y externos de las memorias de sostenibilidad a partir de las experiencias y los testimonios de las pymes con las que GRI ha participado en una serie de proyectos desde 2008.

• la introducción de cinco pasos sencillos para elaborar memorias de sostenibilidad utilizando la Guía G4: la sección B explica los pasos necesarios para crear una memoria de sostenibilidad de acuerdo con GRI usando el modelo de cinco fases de GRI para el proceso de elaboración de memorias: preparar, conectar, definir, supervisar e informar.

Prólogo

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Índice sección a

Valor de las memorias de sostenibilidad para las pymes

5 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

1. Valor de los cambios internos (beneficios internos)2. Valor del reconocimiento (beneficios externos)

En esta sección se expone lo que han descubierto las pymes sobre el valor de las memorias de sostenibilidad.

Se basa en testimonios de casi 400 pymes con las que GRI ha trabajado en una serie de proyectos promovidos por GRI.1 Esta sección se divide en dos partes: «El valor de los cambios internos» (beneficios internos) y «El valor del reconocimiento» (beneficios externos).

Valor de las memorias de sostenibilidad para las pymes

Valor de las memorias de sostenibilidad

1) Estos proyectos se han ejecutado en el marco del Programa GANTSCH de GRI de 2009 a 2012 y del Programa de Transparencia Empresarial a partir de 2013. Si desea obtener más información, visite www.globalreporting.org/reporting/reporting-support/support/Pages/default.aspx.

Visión y estrategia

Sistemas de gestión

Fortalezas y debilidades

Motivación del personal

VAlOR DE lOS cAMbIOS INtERNOS

(bENEFIcIOS INtERNOS)

VAlOR DEl REcONOcIMIENtO (bENEFIcIOS ExtERNOS)

Reputación y confianza

Atracción de financiación

Ventaja competitiva

Participación de los grupos de interés

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1. Valor de los cambios internos (beneficios internos)

1.1 DESARROllAR uNA VISIóN y uNA EStRAtEGIA DE SOStENIbIlIDAD El proceso de elaboración de memorias motiva a su empresa a que identifique su visión y estrategia para operar de manera más sostenible, así como a ofrecer productos y servicios más sostenibles. Durante el proceso de elaboración de una memoria, será capaz de identificar un vínculo entre la aplicación de este proceso y su desarrollo estratégico.

1.2 MEjORAR lOS SIStEMAS DE GEStIóN y lOS PROcESOS INtERNOS, y EStAblEcER ObjEtIVOSUn beneficio fundamental del proceso de elaboración de memorias es que permite que su empresa haga un seguimiento de sus avances y ponga de manifiesto las áreas que necesitan mejoras. De este modo, usted puede gestionar sus valoraciones y hacer cambios cuando sea necesario. Cuando su empresa haya hecho un seguimiento y evaluado su desempeño, podrá identificar áreas susceptibles de mejora, como, por ejemplo, posibles mejoras en la productividad y reducción de costos. Cuando su empresa haya comenzado el proceso de elaboración de memorias, se crearán mayores expectativas que usted mejorará ininterrumpidamente con relación a sus objetivos.

1.3 IDENtIFIcAR FORtAlEzAS y DEbIlIDADES El proceso de elaboración de memorias avisa anticipadamente de los puntos problemáticos y muestra oportunidades no previstas. Estos hallazgos pueden ayudar a la dirección de su empresa a evaluar los avances potencialmente dañinos antes de que surjan como sorpresas no deseadas (p. ej., la gestión de riesgos) y a identificar oportunidades antes que sus competidores. También es posible que durante el proceso de elaboración de una memoria descubra que hay cuestiones cuya gestión no es tan apropiada como pensaba, que pueden poner en peligro la reputación de su empresa. Sería asimismo habitual que su empresa identificase cuestiones esenciales en las que no había reparado.

1.4 AtRAER, MOtIVAR y REtENER Al PERSONAlLos altos estándares de desempeño y la reputación de su compañía son «intangibles» que contribuyen a la captación y motivación de los empleados. El proceso de elaboración de memorias muestra que su empresa no solo «habla» sobre cuestiones de sostenibilidad, sino que también está preparada para debatirlas, medirlas y tomar medidas al respecto. Esto aumentará la confianza entre su compañía como empleador y sus empleados, y mejorará, por tanto, su reputación. En última instancia, su personal contribuirá en mayor medida y permanecerá más tiempo si está motivado, empoderado y de acuerdo con los objetivos estratégicos.

«Las memorias de sostenibilidad inculcan el compromiso de supervisar con más precisión esas cuestiones, así como de aumentar la participación de los grupos de interés para reducir los impactos negativos y aumentar los positivos».  - Jorge Quintas Serrano, propietario y director de Quintas & Quintas, Portugal (sector eléctrico)

«La elaboración de memorias en el Marco de GRI consiste en hacerse preguntas sobre los impactos económicos, sociales y ambientales de sus actividades, y en buscar respuestas en colaboración con sus trabajadores. Mediante este proceso se consigue una mayor sensibilización y motivación del personal, así como un crecimiento de los índices de productividad». - Seyhan Yilmaz, director de mercadotecnia de Topkapi Iplik San. Ve Tic., Turquía (producción textil)

«Hemos visto y observado que hay muchas formas de reducir costos, así como de hacernos más eficientes. Esto solo fue posible tras la recogida de datos sobre energía y consumo de materiales, y la supervisión de la productividad de nuestro personal». - Imran Shabbir, director ejecutivo de Ali Trading Co. Ltd, Paquistán (fabricación de artículos de deporte)

«Para elaborar una memoria de sostenibilidad fue necesario reflexionar y analizar, aprender a introducir valores cuantificables sobre sostenibilidad en todas las áreas de nuestra empresa. Esto nos ayudó a desarrollar objetivos empresariales a corto, medio y largo plazo». - Roser Bombardó, gerente de Socarrel SSL, España (servicios de consultoría ambiental y forestal)

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2. El valor del reconocimiento (beneficios externos)

2.1 MEjORAR lA REPutAcIóN, INSPIRAR cONFIANzA y RESPEtOA los grupos de interés de su empresa les influye la reputación, el respeto y la confianza que se haya labrado. Por tanto, siempre hay que tener en cuenta cuánto puede dañar a la reputación de su empresa que se hagan públicos los riesgos potenciales o las malas noticias. Su instinto natural es evitar reconocerlos; no obstante, la elaboración de memorias equilibradas puede generar confianza y respeto. Para ello, las memorias deben exponer tanto las buenas prácticas como las cuestiones susceptibles de mejora.

2.2 AtRAER FINANcIAcIóNHoy en día, los proveedores de capital financiero suelen hacer preguntas comprometidas. Las instituciones de crédito y los inversores tienen cada vez más en cuenta el desempeño respecto a diversos aspectos relacionados con la sostenibilidad, como, por ejemplo, el buen gobierno, los valores éticos, las prioridades sociales y las medidas ambientales. Las organizaciones sin ánimo de lucro se encuentran en una situación similar dado que dependen de donantes o patrocinadores para financiar la ejecución de sus proyectos. Aplicar el proceso de elaboración de memorias de GRI contribuirá a que su empresa mejore la gestión general de la sostenibilidad y esté preparada para hablar abiertamente de su desempeño. Esto demuestra una gestión del desempeño de alta calidad, lo cual puede dar acceso a financiación.

2.3 tRANSPARENcIA y DIálOGO cON lOS GRuPOS DE INtERéSEl proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad es una herramienta importante para lograr la transparencia e informar a los grupos de interés sobre el desempeño de su empresa en materia de sostenibilidad. Como pyme, es probable que sus grupos de interés sean clientes, proveedores, grupos de presión de la comunidad local, proveedores de capital financiero, empleados y propietarios. Mediante las relaciones que pueden generarse entre su empresa y sus grupos de interés en el proceso de elaboración de memorias, podrá recibir valoraciones sobre sus operaciones empresariales. Gracias a ello podrá revisar sus procesos e identificar oportunidades de negocio.

2.4 lOGRAR VENtAjA cOMPEtItIVA y lIDERAzGOLa elaboración de memorias de sostenibilidad todavía no es una práctica habitual en todos los sectores y regiones, especialmente para las pymes. Por este motivo, su empresa puede ser identificada como «líder en sostenibilidad». Esto es particularmente importante dado que cada vez son más las grandes compañías que examinan el desempeño económico, social y ambiental de sus actuales y posibles proveedores, así como el impacto que puede tener en su propia cadena de suministro. Si puede mostrar a sus clientes reales y potenciales el compromiso de su empresa con una gestión sostenible de su actividad, aumentará las oportunidades de que las grandes compañías lo seleccionen como proveedor prioritario.

«La presentación de memorias nos transformó y nos diferenció de otros, llamó la atención de los exportadores y ahora nos consideran pioneros. Los bancos y las instituciones financieras también reconocen nuestro trabajo». - Julio Hernández Flores, jefe del área de Salud, Seguridad y Bienestar de los Trabajadores, Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen Bajo Ltda, Chile (industria agrícola)

«Gracias a la elaboración de memorias de sostenibilidad hemos podido mostrar las sinergias que mantenemos con quienes trabajamos a diario. De este modo se ha reforzado nuestro papel en la economía local de nuestro territorio, lo que ha mejorado la reputación de nuestra empresa». - Rosó Macau Oliva, directora ejecutiva de Productes Alimentaris, España (producción de alimentos gourmet)

«El proceso de elaboración de memorias de sostenibilidad es una iniciativa beneficiosa, especialmente porque todos los grupos de interés pueden ver y entender lo que está haciendo la empresa en términos de sostenibilidad y otras cuestiones. La participación de los grupos de interés fue una experiencia nueva y provechosa, y facilitó el desarrollo de una visión común de lo que significa la sostenibilidad para Sree Santhosh». - Vinoth Kumar, director ejecutivo de Sree Santhosh, India (producción de prendas textiles)

«Las memorias de sostenibilidad nos permiten ser transparentes sobre la gestión y la situación actual de nuestra empresa ante nuestros clientes y consumidores. Esto contribuye a la consolidación de nuestra clientela y a la captación de nuevos clientes». - Oriol Antúnez Llonch, director general de Fomartgeries Montbru SA, España (fabricación de quesos)

Para concluir, según la experiencia de GRI, todas las pymes, aún operando en sectores muy diferentes, pueden introducir la elaboración de memorias de sostenibilidad no solo para «hacer lo correcto», sino también para mejorar como empresas en el proceso.

Veamos, por tanto, cómo puede una pyme emprender el camino de la elaboración de memorias utilizando la Guía G4 de GRI…

sección b

proceso de elaboración de memorias de Gri para pymes

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El proceso de elaboración de memorias de GRI ayudará a su empresa a dar los pasos necesarios para crear una memoria de sostenibilidad de GRI. También propone medidas que su empresa puede tomar para hacer frente a los impactos sobre la sostenibilidad, así como los planes necesarios para apoyar esas medidas. GRI divide el proceso de elaboración de memorias en cinco fases:

Centrémonos en estas cinco fases y en las actividades y decisiones que requiere cada una. Para ello, asumiremos que su empresa utilizará la Guía G4 para elaborar su memoria de sostenibilidad.

introducción1. preparar 2. conectar 3. Definir 4. supervisar 5. informar

Introducción: modelo del proceso de elaboración de memorias

Proceso de elaboración de memorias de GRI para pymes

Info

rmar

Preparar Conectar

Supervisar De�nir

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La G4 está disponible en varios idiomas. Puede encontrar un resumen de esto en el sitio web de GRI.

Organice y mantenga la primera serie de reuniones con quienes participen directamente en el proceso de elaboración de la memoria. Los objetivos de estas reuniones son los siguientes:❱❱ Garantizar que la alta dirección se comprometa

con el proceso.❱❱ Identificar una lista inicial de asuntos de

sostenibilidad sobre los cuales quieran tomar medidas los máximos responsables de la adopción de decisiones en la empresa y que deseen incluir en la memoria. Piense en los objetivos de su empresa y el contexto de sostenibilidad en el que opera, y haga una lista de los impactos económicos, sociales y ambientales que podrían ser más importantes, como punto de partida. Puede usar esta lista más adelante para decidir con qué grupos de interés quiere colaborar (fase de conexión) y posteriormente identificar los asuntos relevantes (fase de definición).

❱❱ Lograr un acuerdo sobre el plan de acción del proceso de elaboración de memorias, es decir, qué decisiones deben tomarse y qué actividades han de llevarse a cabo (y por quién) en cada fase del proceso. El plan también debe incluir estimaciones presupuestarias y recursos humanos cuando sea necesario. GRI recomienda que la duración prevista de todo el proceso de elaboración de la memoria sea de 10-12 meses.

Decida si la primera memoria que elabore su empresa va a cumplir todos los requisitos de la Guía G4 de GRI o solo la usará de referencia.4

Para que la memoria cumpla los requisitos deberá satisfacer todos los criterios «de conformidad», ya sean esenciales o exhaustivos. Elija la opción «de conformidad» más apropiada para su empresa.5 Para las pymes que elaboren una memoria por primera vez, recomendamos la opción Esencial.

Decida si su empresa redactará una memoria de sostenibilidad independiente o si incluirá la información relativa a la sostenibilidad en otros informes (p. ej., en el informe anual).

El objetivo fundamental de esta fase es prepararse para el proceso de elaboración de memorias.

lista de verificaciónA continuación se ofrece una lista de verificación de las actividades y decisiones que le corresponden a su empresa en esta etapa.

Seleccione el equipo de elaboración de memorias de sostenibilidad que coordinará el proceso. Si bien puede llevarlo a cabo una sola persona (en el caso de una microempresa, por ejemplo), es recomendable que forme un equipo con miembros de la plantilla, preferiblemente en representación de cada departamento de la empresa.

Los miembros del equipo de elaboración de memorias de sostenibilidad han de familiarizarse con la Guía G4.2 Esto no significa que tengan que aprendérsela de memoria. No obstante, deben saber cuál es su estructura y dónde encontrar la información que necesiten en cada caso. GRI le recomienda que empiece por leer el documento Introducción a la G4: la nueva generación de memorias de sostenibilidad 3 antes de analizar detalladamente el contenido de la Guía. En él se ofrece un resumen claro de las características y los elementos esenciales de la Guía G4.

información importanteLa G4 se presenta en dos documentos diferenciados:Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos. Los Principios de elaboración de memorias de GRI son los criterios que deben orientar las decisiones que tome a lo largo de proceso de elaboración de memorias. Se componen de cuatro Principios para determinar el contenido de la memoria y de seis Principios para determinar la calidad de la memoria.  Los Contenidos básicos son las «preguntas» de GRI que ha de responder en su memoria. Se dividen en Contenidos básicos generales y específicos.

Manual de aplicación: esta es la sección en la que se explica «cómo hacerlo», y proporciona consejos y recomendaciones detalladas para la elaboración de memorias de acuerdo con la G4.

La Guía G4 también está disponible como herramienta en línea. Puede acceder a ella desde el sitio web de GRI. Es importante que conozca la estructura de la Guía G4 antes de comenzar a usar la herramienta en línea.

1. preparar: planifique su proceso de elaboración de memorias

2) La Guía G4 puede descargarse gratuitamente en el sitio web de GRI: https://www.globalreporting.org/reporting/g4/Pages/G4translations.aspx. 3) La descarga gratuita de este documento puede hacerse en www.globalreporting.org/resourcelibrary/GRI-An-introduction-to-G4.pdf (en inglés).4) Véanse los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos, págs. 13 y 14.5) Véanse los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos, págs. 11 a 13.

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Decida si la memoria también se basará en otras normas, marcos y reglamentos (nacionales o internacionales), tales como los requisitos normativos de elaboración de informes laborales o ambientales que tenga que cumplir su empresa.

información importanteLa Guía G4 contiene referencias a otros marcos ampliamente reconocidos, y está diseñada como un marco consolidado para elaborar memorias de acuerdo con diferentes códigos y normas de sostenibilidad. Estos marcos generales incluyen las Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, los Principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas y los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las empresas y los derechos humanos. La G4 también incluye referencias a los principales convenios internacionales en los que suele basarse la legislación nacional, por ejemplo, los convenios de regulación laboral de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Mantenga reuniones con el personal de su empresa para explicarles lo que se va a hacer, por qué es importante para la empresa y qué se espera de los diversos departamentos en cada etapa del proceso de elaboración de la memoria. Este debería ser el comienzo de una comunicación constante con el personal para garantizar que toda la empresa entiende y se compromete con el proceso de elaboración de memorias.

«Informar sobre nuestros logros y desafíos en materia de sostenibilidad supone una oportunidad para poner en común y comparar nuestro desempeño social y ambiental con prácticas internacionales, y para identificar las áreas que aún no se han incluido en nuestra estrategia de sostenibilidad». - Carlos Marin Morales, director general de Alltournative SA de CV, México (sector turístico)

12 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

Identifique a los principales grupos de interés a los que pedirá su opinión sobre los asuntos e impactos en materia de sostenibilidad pertinentes a su empresa. La lista inicial de asuntos potencialmente relevantes que su empresa identificó en la fase de preparación pueden ser útiles para decidir cuáles son los principales grupos de interés.

Considere el modo en que se comunicará con sus grupos de interés. Cuando prepare la participación de los grupos de interés, debe tener en cuenta dos factores importantes: el objetivo de la consulta (qué preguntar) y el formato de la consulta (cómo preguntar). La lista inicial de asuntos potencialmente relevantes que su empresa identificó en la fase de preparación puede ser útil para decidir qué les preguntará a sus grupos de interés. La consultas pueden hacerse individualmente o por grupos. Pueden ser presenciales o a distancia. La forma de participación de los grupos de interés depende del objetivo de la consulta, del tipo de grupo(s) de interés, de la naturaleza de su empresa y también de los recursos disponibles.

El resultado de la participación de los grupos de interés de su empresa será una lista de los asuntos de sostenibilidad que estos consideren importantes. El equipo de elaboración de memorias de sostenibilidad tendrá que revisar esta lista para presentar sus recomendaciones a los máximos responsables de la toma de decisiones acerca de los aspectos sobre los que informar.

El objetivo primordial de esta fase es identificar a los grupos de interés de mayor importancia para su compañía y cómo conseguir que participen. Este proceso se denomina «participación de los grupos de interés».

Es importante porque, cuando decida lo que va a incluir en la memoria, deberá tener en cuenta los puntos relacionados con la actividad de su empresa que estos grupos e individuos consideran más relevantes.

información importanteEn la Guía de GRI, los grupos de interés se definen como «entidades o individuos a los que las actividades, los productos o los servicios de la organización pueden afectar de manera significativa, y cuyas acciones pueden afectar dentro de lo razonable a la capacidad de la organización para desarrollar con éxito sus estrategias y alcanzar sus objetivos». (Manual de aplicación, pág. 9)

lista de verificaciónA continuación se ofrece una lista de verificación de las actividades y decisiones que le corresponden a su empresa en esta etapa.

Para comenzar, se recomienda que se asegure de entender el Principio de Participación de los grupos de interés.6 Lea el Manual de aplicación (págs. 9 y 10) para entender lo que son los grupos de interés y las directrices de GRI sobre cómo aplicar este Principio.

2. conectar: reúna las aportaciones de sus grupos de interés más importantes

6) El Principio de Participación de los grupos de interés es uno de los Principios para determinar el contenido de las memorias.

«Como empresa que ofrece servicios de sostenibilidad, es importante para nosotros vivir según nuestros valores y predicar con el ejemplo al dirigir una empresa sostenible. La elaboración de memorias ofrece a la empresa una oportunidad de entender las consecuencias e implicaciones de los esfuerzos que realizamos por mejorar nuestro desempeño en términos de sostenibilidad». - Nick Rockey, director ejecutivo de Trialogue, Sudáfrica (servicios de consultoría sobre responsabilidad social corporativa)

13 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

La Guía G4 establece un proceso de cuatro pasos (Identificación, Priorización, Validación y Revisión) para ayudarle a decidir cuáles son los Aspectos materiales de su empresa y su Cobertura. Cada paso incluye elementos concretos de las maneras de definir «lo que importa y dónde importa» y utiliza los Principios para determinar el contenido de la memoria específicos de GRI.

información importanteEl modelo del proceso de los cuatro pasos de GRI aparece en los Principios para la elaboración de memorias y contenidos básicos de la G4, págs. 90-91. Se explica más pormenorizadamente en el Manual de aplicación, págs. 32-40. Este proceso sirve de orientación y, aunque GRI lo recomienda, no es obligatorio que una organización lo siga para elaborar una memoria «de conformidad» con la G4. No obstante, es necesario que las empresas apliquen los Principios para determinar el contenido de la memoria y expliquen cómo los han aplicado para este propósito.

lista de verificaciónA continuación se ofrece una lista de verificación de las actividades y decisiones que le corresponden a su empresa en esta etapa.

identificación:❱❱ Identifique un gran número de temas de sostenibilidad

que puedan ser relevantes. Para ello, utilice los Principios de Participación de los grupos de interés y del Contexto de sostenibilidad.7

❱❱ El equipo de elaboración de memorias de su empresa deberá evaluar los impactos relacionados con cada tema que se haya identificado como relevante, y dónde se dan esos impactos.

❱❱ Los impactos pueden darse dentro de su empresa, pero también en organizaciones externas con las que está relacionada (p. ej., proveedores y distribuidores). También puede ocurrir que los impactos sobre un mismo tema se den dentro y fuera de su empresa (p. ej., emisiones).8

priorización: Limite la lista de los temas relevantes elaborada en el paso anterior a los temas más importantes («Aspectos materiales») y a dónde se dan los principales impactos relacionados («Cobertura»). Los Principios de Participación de los grupos de interés y de Materialidad deben incluirse en este paso.9

El objetivo principal de esta fase es definir los Aspectos materiales (lo que importa) y la Cobertura (dónde importa) de la memoria de su empresa. Esto implica definir las cuestiones cuyo logro es realmente importante para su compañía, responder a las necesidades de información de sus grupos de interés y gestionar el impacto en la economía, la sociedad y el medio ambiente. Estas cuestiones están directamente relacionadas con la estrategia central de su empresa. Así, GRI sitúa el concepto de «materialidad» en el corazón de la elaboración de memorias de sostenibilidad.

Los siguientes términos, extraídos del párrafo anterior, son fundamentales para entender el proceso de GRI a la hora de decidir el contenido de su memoria. Veamos, por tanto, cómo se definen en la Guía G4.

«Aspecto» es el nombre que GRI da a los temas de sostenibilidad contemplados por la Guía (véase el Cuadro 5 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos, pág. 44).

Los «Aspectos materiales» son aquellos que «reflejan los impactos económicos, ambientales y sociales significativos de la organización, así como los asuntos que influirían notablemente en las valoraciones y decisiones de los grupos de interés». (véanse los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos de la G4, pág. 93).

La «Cobertura» («Cobertura de un Aspecto») es la descripción de dónde se dan los impactos de cada Aspecto material. A este respecto, debe tener en cuenta los impactos dentro y fuera de la empresa. La Cobertura puede variar dependiendo de los diferentes Aspectos sobre los que su empresa desee informar (véanse los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos de la G4, pág. 93).

En la G4, la «Materialidad» se explica del siguiente modo: «El conjunto de asuntos que las organizaciones podrían incluir en sus memorias es muy amplio. Son relevantes aquellos asuntos que pueden resultar razonablemente importantes porque ponen de manifiesto los efectos económicos, ambientales y sociales de la organización, o bien porque influyen significativamente en las decisiones de los grupos de interés y, por tanto, posiblemente merecen figurar en la memoria. La materialidad de un asunto determina, por tanto, si merece ser incluido en la memoria. Aunque no todos los Aspectos materiales tienen la misma importancia, el hincapié que se hace en la memoria sobre cada aspecto refleja el nivel de prioridad de cada uno de ellos». (Manual de aplicación, pág. 11)

3. Definir: decida cuál será el contenido de la memoria

7) Estos son dos de los Principios para determinar el contenido de la memoria. Véase el Manual de aplicación, págs. 9-11.8) En el Manual de aplicación (págs. 34-36) encontrará una explicación de este paso.9) Estos son dos de los Principios para determinar el contenido de la memoria. Véase el Manual de aplicación, págs. 9-10 y 11-12.

14 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

la Información sobre el enfoque de gestión (Disclosures of Management Approach - DMA) y los indicadores sobre los que su empresa debe informar para cada Aspecto. Puede leer una explicación sobre la DMA y los indicadores a continuación. Para la opción Esencial «de conformidad», necesita incluir información sobre un indicador como mínimo por Aspecto material, así como la Información sobre el enfoque de gestión.

información importanteLa Información sobre el enfoque de gestión (DMA) brinda a su empresa la oportunidad de explicar cómo gestiona los impactos materiales sobre la economía, la sociedad y el medio ambiente (Aspectos). La DMA se centra en tres cuestiones: explicar por qué un Aspecto es material, cómo se pueden gestionar sus impactos, y cómo se ha evaluado el enfoque adoptado para gestionar este Aspecto. El Manual de aplicación ofrece directrices sobre cómo incluir la DMA en la memoria (véanse las págs. 66-68).

Los Indicadores permiten que su empresa proporcione información comparable sobre su desempeño y sus impactos económicos, sociales y ambientales. La G4

Las tareas que debe realizar el equipo de elaboración de memorias en este paso son las siguientes:

❱❱ Para cada Aspecto, evaluar su importancia en a. las decisiones y los grupos de interés y b. los impactos económicos, sociales y ambientales de la empresa.10 El Aspecto puede considerarse «material» si resulta significativo desde ambas perspectivas, pero también si es suficientemente importante respecto a una de ellas.

❱❱ Determinar las razones («criterios») por las que el Aspecto es «material».11

❱❱ Decidir cuánta información debe incluirse para cada Aspecto material («grado de cobertura»). Como norma general, los Aspectos que se consideren prioritarios a efectos de su inclusión en la memoria deben tener un mayor grado de cobertura.12

❱❱ Formule recomendaciones para los máximos responsables de la toma de decisiones de su empresa e incluya lo siguiente:• ListadelosAspectosmaterialesrecomendados

y la Cobertura de cada uno.• Criteriosaplicadosparaelaborarlalista.• Propuestassobrelacantidaddeinformaciónque

debe divulgarse acerca de cada Aspecto. Esto incluye

10) Véase el Manual de aplicación, págs. 37 y 38.11) Véase la Figura 6 del Manual de aplicación (pág. 38) como representación de la matriz de priorización de los Aspectos.12) En el Manual de aplicación (pág. 39) encontrará una explicación de este paso.

Consejos para el paso de identificación

❱ Su empresa podría comenzar el proceso de participación de los grupos de interés proporcionándoles una lista de los Aspectos de la G4 de GRI para que los consideren. En el Cuadro 1 de la pág. 9 de los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos se ofrece un resumen de estos. Asimismo, su empresa debería comprobar si GRI ha publicado una Guía sectorial en la que se enmarque su actividad. En tal caso, deberá consultar los Contenidos sectoriales de GRI para identificar otros asuntos relevantes. Incluya cualquier otro asunto que sea pertinente para su empresa. Este es un buen momento para que su empresa recupere la lista inicial de asuntos de sostenibilidad potencialmente relevantes (identificados en la fase de preparación). De este modo se asegurará de que está teniendo en cuenta todos los posibles asuntos relevantes.

❱ Su empresa debería prever la participación de los grupos de interés para que estos proporcionen un número considerable de asuntos posibles. Esto requiere la participación de un gran número de grupos de interés, a quienes se les pedirá su opinión acerca de un amplio espectro de asuntos potenciales. Utilice métodos de diálogo que faciliten esto (p. ej., encuestas o cuestionarios).

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contiene Indicadores para un gran número de cuestiones relacionadas con la sostenibilidad. Entre estas estarían, por ejemplo, el uso del agua, la salud y la seguridad, los derechos humanos o el impacto de la empresa en las comunidades locales. El Manual de aplicación ofrece directrices sobre cómo incluir cada Indicador en la memoria (véanse las págs. 69-240).

Validación: Es el momento en que los máximos responsables de la adopción de decisiones de su empresa tomen una decisión definitiva, basándose en las recomendaciones formuladas por el equipo de elaboración de memorias de sostenibilidad. En los debates se debe tener en cuenta el Principio de Exhaustividad y aplicar las comprobaciones correspondientes.13 En el Manual de aplicación (págs. 39 y 40) encontrará una explicación de este paso.

Ha llegado al final de la fase de definición y en este punto debería ser capaz de abordar todos los Contenidos básicos de la G4 relacionados con los Aspectos materiales y la Cobertura identificados, así como la Participación de los grupos de interés.14

13) Este es uno de los Principios para determinar el contenido de la memoria. Véase el Manual de aplicación, págs. 13 y 14.14) Los Contenidos básicos para determinar los Aspectos materiales y la Cobertura van del G4-17 al G4-23 y para la Participación de los grupos

de interés son los comprendidos entre el G4-24 y el G4-27.

«El principal beneficio para nosotros ha sido la integración de un proceso de evaluación continua que mejora nuestra gestión diaria». - Tònia Florit, directora ejecutiva de Caritas Diocesana de Menorca, España (sector sin ánimo de lucro)

Consejos para el paso de priorización

❱ En el paso de priorización es posible que necesite alguna aclaración sobre las opiniones recibidas en el paso de identificación. Ello podría requerir que el equipo de elaboración de memorias tuviese que volver a ponerse en contacto con los grupos de interés para obtener información más detallada. Para ello deberían usarse métodos de diálogo que permitan un alto grado de interacción, p. ej., entrevistas personales o reuniones de grupos (de discusión).

❱ Las comprobaciones correspondientes al Principio de Materialidad proporcionan una base excelente para estructurar los debates y las decisiones necesarios en el paso de Priorización.

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herramientas y enfoques para la recogida de datos en las empresas, desde simples documentos de Word y hojas de cálculos de Excel hasta sofisticados programas informáticos y herramientas.16 Debe tener en cuenta no solo los costos directos de la adquisición de nuevas herramientas, sino también el tiempo y el dinero necesarios para formar a su personal en su uso eficaz.

Es muy posible que su empresa identifique Aspectos materiales u otros asuntos para los que todavía no dispone de un sistema, ni siquiera de una política, de supervisión. Si es así, debe decidir qué información no puede divulgar y explicarlo en la memoria. La G4 permite exponer una «justificación de posibles omisiones» en casos excepcionales. Esto se explica en los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos (pág. 13).

Decida si su empresa establecerá objetivos «SMART»17 y, si es así, cuáles serán. Los objetivos pueden estar relacionados con el desempeño de su empresa con respecto a los Aspectos materiales. También pueden consistir en mejorar (o introducir) los procedimientos y sistemas. Es importante establecer objetivos SMART para saber, a lo largo del proceso de elaboración de memorias, cuáles serán los pasos siguientes.

Establezca procedimientos que aseguren que su empresa comprueba sistemáticamente los avances en el desempeño en términos de sostenibilidad de sus Aspectos materiales y la eficacia de sus sistemas de supervisión.

El objetivo principal de esta fase es reunir y analizar la información que necesita su empresa para elaborar el contenido de la memoria, así como gestionar su desempeño en términos de sostenibilidad. Su memoria de sostenibilidad no solo es un medio de comunicación, sino también una herramienta de cambio. Recuerde que cuando pueda medir un aspecto, ya puede gestionarlo; y cuando se puede gestionar algo, también se puede cambiar.

información importanteEs importante destacar que una memoria que identifica riesgos y expone los desafíos a los que se enfrenta la empresa, así como los pasos necesarios para abordarlos, es totalmente coherente con los objetivos de la G4. Esto promoverá los cambios más relevantes para su empresa y los grupos de interés.

lista de verificaciónA continuación se ofrece una lista de verificación de las principales actividades y decisiones que le corresponden a su empresa en esta etapa.

Compruebe si dispone de sistemas internos para reunir la información necesaria o si podrá disponer de ellos a tiempo para supervisar e informar adecuadamente. Si ha identificado impactos significativos de Aspectos materiales en entidades externas a su empresa, tendrá que pensar en cómo conseguir esa información.

Aplique los Principios para determinar la calidad de la memoria cuando tome decisiones sobre cuáles son los sistemas y procedimientos de recogida de datos apropiados para su empresa.15 Existen múltiples

4. supervisar: elabore su memoria

15) Los Principios de Comparabilidad, Fiabilidad y Precisión son particularmente relevantes cuando se evalúan los sistemas y procedimientos de recogida de datos (véase el Manual de aplicación, págs. 13-17).

16) Visite el sitio web de GRI si desea ver la lista de herramientas y programas informáticos certificados por GRI (en inglés): www.globalreporting.org/reporting/ reporting-support/certified-software-and-tools/Pages/default.aspx.

17) SMART significa Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time Bound (temporalmente limitado).

«Los datos básicos sobre sostenibilidad son valiosos. Nuestra fábrica dista de ser plenamente sostenible, pero mediante la recogida y el análisis sistemáticos de datos, su puesta en común con el personal, especialmente con los mandos intermedios, este puede entender de forma integral el proceso operativo de nuestra fábrica». - Hugo Liu, ayudante del director ejecutivo de Shunde Hengfa, China (textil y calzado)

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¿Ha decidido su empresa someter la memoria a un proceso de verificación externa?18 Si es así, asegúrese de indicar claramente qué Contenidos básicos han sido verificados externamente (y cuáles no) en la columna referida a la verificación externa del Índice.19 Asegúrese también de disponer de toda la información necesaria para abordar los Contenidos básicos sobre Verificación (G4-33).

Decida cómo se presentará la memoria. Esto incluye la presentación de la memoria completa, así como de la información específica que necesitan algunos grupos de interés en particular. Para ello ha de tener una idea clara de quiénes serán los lectores de su memoria, qué información será de mayor interés para cada uno de ellos y si la memoria (o partes de ella) deberá traducirse para que la entiendan algunos grupos de interés.

Cuando tenga una versión definitiva de su memoria puede solicitar que GRI la compruebe. Actualmente, GRI ofrece un servicio de comprobación para las memorias elaboradas de acuerdo con la G4, denominado Materiality Matters. Esta comprobación se centra en los Contenidos básicos generales G4-17

El objetivo principal de esta fase es finalizar la memoria de sostenibilidad, que se publicará a continuación.

lista de verificaciónA continuación se ofrece una lista de verificación de las principales actividades y decisiones que le corresponden a su empresa en esta etapa.

Recopile toda la información necesaria sobre cada uno de los datos requeridos para abordar los Contenidos básicos de la G4.

Asegúrese de que su memoria ofrece una imagen completa pero redáctela de forma concisa. Asegúrese de que se acuerden plazos claros para presentar observaciones y para su aprobación definitiva.

Elabore un índice utilizando la herramienta de GRI para este propósito (GRI Content Index) disponible en el sitio web de GRI. Cada opción «de conformidad» tiene su propio índice. Estas opciones se explican en los Principios de elaboración de memorias y contenidos básicos (Esencial: págs. 31 y 32; Exhaustiva: págs. 33-35).

5. informar: compruebe y comunique

18) En el Manual de aplicación (pág. 52) encontrará una explicación sobre lo que entiende GRI por «verificación externa».19) Nota: Tendrá que completar igualmente la columna relativa a la verificación externa aunque su empresa no haya verificado externamente la memoria.

En tal caso, deberá indicar «No» en cada Contenido básico.

Consejos para reunir información y redactar la memoria:

❱ Las directrices que proporciona el Manual de aplicación le ayudarán a comprobar que ha incluido toda la información necesaria para cumplir los requisitos de cada Contenido básico. Las directrices para los Contenidos básicos generales se encuentran en las págs. 23-63, y para los Contenidos básicos específicos, en las págs. 64-240.

❱ Asegúrese de aplicar los Principios para determinar la calidad de la memoria utilizando las comprobaciones correspondientes a cada Principio. Los Principios de Claridad, Puntualidad y Equilibrio son especialmente relevantes para redactar su memoria (véase el Manual de aplicación, págs. 13-17).

❱ Si desea saber cómo han informado otras organizaciones acerca de algún Contenido básico para el cual precisa ayuda, en la Base de datos

de divulgación sobre Sostenibilidad de GRI encontrará una colección de memorias que puede consultar.

❱ Si tiene dudas técnicas sobre la elaboración de memorias de acuerdo con la G4, es posible que encuentre respuestas en el apartado de Preguntas frecuentes de la G4, disponible en el sitio web de GRI. También puede enviar un correo electrónico a guidelines@globalreporting.org.

❱ Es muy importante que el equipo de elaboración de memorias dedique tiempo a debatir sobre el diseño y la presentación del contenido de la memoria, qué imágenes se incluirán, cuáles serán los temas principales y cuál será el estilo de redacción. Es probable que haya discrepancias al respecto, por lo que es importante que se llegue a un acuerdo al inicio del proceso de redacción.

18 | ¿PREPARADOS PARA INFORMAR? INtRODuccIóN A lAS MEMORIAS DE SOStENIbIlIDAD PARA PyMES

a G4-27 y verifica que se hayan incluido claramente en la versión final de la memoria.20

Finalmente, la empresa está preparada para publicar la memoria, bien en su sitio web, en copias impresas o mediante su comunicación a todos los grupos de interés que han participado en el proceso.

GRI anima a su empresa a registrar gratuitamente la memoria para que se incluya en la Base de datos de divulgación sobre Sostenibilidad de GRI. Esto contribuirá a conocer la distribución geográfica mundial de la elaboración de memorias de acuerdo

con GRI y a dar visibilidad a su memoria. Puede hacerlo en el sitio web de GRI.

Organice una presentación formal y una celebración para reconocer el duro trabajo de todas las personas que hayan participado en el proceso de elaboración de la memoria.

Recoja observaciones internas y externas sobre las lecciones aprendidas durante el proceso. Este es el primer paso de la preparación para el siguiente período de elaboración de memorias. Es el momento apropiado para volver al paso 4: Revisión de los pasos para determinar los Aspectos Materiales y su Cobertura.21

20) Puede obtener más información sobre esta lista de verificación en el sitio web de GRI (en inglés), www.globalreporting.org/reporting/report-services/ Pages/Materiality-Matters.aspx; o enviar un correo electrónico a reportservices@globalreporting.org.

21) Véase el Manual de aplicación, pág. 40.

«El valor del proceso de elaboración de memorias no reside únicamente en la publicación de la propia memoria, sino más bien en el gran número de lecciones que aprendimos al recopilar la información. Sobre todo aprendimos que disponíamos de información, datos estadísticos e ideas que podían respaldar nuestra apreciación de la buena calidad de nuestra empresa, así como el modo en que podemos mejorar en el futuro. Aunque requiere tiempo, el proceso nos enseñó muchísimo y fue extremadamente enriquecedor». - William Hughes, director ejecutivo de Impahla Clothing, Sudáfrica (textil y calzado)

Consejos: Una última lista de verificación para la memoria de acuerdo con la G4

Compruebe que ha incluido lo siguiente en su memoria:

Información sobre la opción «de conformidad» apropiada para su empresa y cuyos requisitos cumple.

Explicación del modo en que ha determinado los Aspectos materiales de su empresa, a partir de los impactos y las expectativas de los grupos de interés.

Indicación de dónde se dan los impactos (Cobertura).

Descripción del enfoque adoptado por su empresa para gestionar cada Aspecto material (DMA).

Indicadores de cada Aspecto material de acuerdo con la opción «de conformidad» elegida.

El Índice de GRI puede ayudar a los grupos de interés a encontrar contenidos relevantes.

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GRI pone a su disposición un gran número de recursos gratuitos en su sitio web para que pueda introducirse en el mundo de la elaboración de memorias de sostenibilidad.

❱❱ Guía G4❱❱ Traducciones de la G4 a diversos idiomas❱❱ Contenidos sectoriales de la G4❱❱ Guía G4 en línea❱❱ Preguntas frecuentes sobre la Guía G4❱❱ Documentos vinculados: G4 y otros marcos

mundiales importantes❱❱ Índice de la G4❱❱ Publicaciones de aprendizaje e investigación❱❱ Cursos de formación certificados por GRI❱❱ Programas informáticos y herramientas

certificados por GRI

El objetivo de este folleto ha sido proporcionar una introducción sencilla a la elaboración de memorias usando la Guía G4 de GRI para que su empresa pueda dar los primeros pasos en su viaje hacia la elaboración de memorias de sostenibilidad. Esto se ha hecho mediante:

❱❱ La exposición de la utilidad de las memorias de sostenibilidad para las pymes.

❱❱ La introducción de cinco pasos sencillos para elaborar memorias de sostenibilidad utilizando la Guía G4 de GRI.

Teniendo esto presente, GRI confía en que en su empresa se sientan… ¡PREPARADOS PARA INFORMAR!

Bibliografía y recursos complementariosFinalmente…

Global Reporting Initiative (GRI) desea expresar su agradecimiento a la Secretaría de Estado de Asuntos Económicos (SECO) suiza, cuyo apoyo económico hizo posible este folleto.

GRI desea expresar su agradecimiento a las siguientes personas por sus valiosas aportaciones durante el proceso de elaboración de esta publicación:Ai Nguyen, Jia Hsin Co.Seakle Godschalk, ESS

De GriAlyson Slater, Andrea Pradilla, Anne Beutling, Bastian Buck, Bianca Podeanu, Brian Jones, Christine Koblun, Douglas Kativu, Elena Perez, Elina Sviklina, Juliette Gaussem, Katja Kriege, Laura Espinach, Mara Grosso, Rania Dalalaki, Shivani Rajpal, Stefan Petrutiu, Tom Perryman.

Agradecimientos

Global reportinG initiatiVePO Box 10039 1001 EA ÁmsterdamPaíses BajosTeléfono: +31(0) 20 531 00 00Fax: +31(0) 20 531 00 31

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