Lic. Amed Vargas Martínez

• Contar con un sistema central de información y con una base de datos confiable constituye una necesidad esencial de todo departamento de talento humano.

• En la organización el ciclo del empleo da principio con una clara comprensión de los puestos que se necesita cubrir y los planes que se han formulado para llenarlos.

• En este punto, el departamento de talento humano recluta y ayuda a seleccionar a las personas necesarias para que la corporación alcance sus objetivos.

• La identificación y la selección de talento son de importancia crucial.

Casi siempre las personas trabajan en las organizaciones al ocupar algún puesto.

Cuando alguien dice que trabaja en determinada empresa, lo primero que se

le pregunta es qué puesto tiene.

Para la organización, el puesto constituye la base de la organización de las personas en las tareas organizacionales.

Para las personas, el puesto constituye una de las principales fuentes de expectativas y motivación en la organización.

Cuando las personas ingresan a la organización durante su trayectoria profesional en esta, siempre ocupan algún puesto.

PUESTO

TAREA

OBLIGACIÓN

FUNCIÓN

GG

Producción

P1 P2

Finanzas

Contabilidad Caja

Ventas

Comercialización Distribución

Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura organizacional, en el organigrama. La posición

define las relaciones entre el puesto y los demás puestos/cargos de la organización. En el fondo, son relaciones entre dos o más

personas.

La posición del puesto en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación, los subordinados y el departamento o división donde está situado. Ubicar un puesto en el organigrama implica establecer

esas cuatro categorías o condiciones.

El ocupante es la persona designada para desempeñar un puesto. Toda persona que trabaje en una organización ocupa un puesto. Existen

puesto que tienen un solo ocupante (por ejemplo, el director general), en tanto que otros tienen varios ocupantes que realizan las mismas

tareas (por ejemplo, operadores de máquinas, tenedor de libros, vendedores, etc.).

Las tareas o atribuciones constituyen las actividades realizadas por quien ocupa el cargo. Cuando una persona ocupa determinado cargo, se

espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del puesto, de­penda de un superior, administre sus subordinados y responda por

su unidad de trabajo.

El diseño de puestos (Job design) especifica el contenido decada posición, los métodos de trabajo y las relaciones conlos demás.

Cada puesto exige ciertas competencias de su ocupante para que lo desempeñe bien. Esas competencias varían conforme al puesto, el nivel jerárquico y el área de actuación. Exigen que el ocupante sepa manejar los recursos, las relaciones interpersonales, la información, los sistemas y la tecnología con diferentes grados de intensidad.

El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe desempeñar (cuál es el contenido del puesto).

La manera en que las tareas o atribuciones se deben desempeñar (cuáles son los métodos y los procesos de trabajo).

Con quién se debe reportar el ocupante del puesto (responsabilidad), es decir, quién es su superior inmediato.

A quién debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), es decir, quiénes son sus subordinados o las personas que dependen de él para trabajar.

El diseño de puestos es la manera en que cada uno se estructura ydimensiona. Diseñar un puesto significa definir cuatro condicionesbásicas:

El diseño del puesto es la especificación del

contenido, los métodos de trabajo y las relaciones con

los demás puestos, a efecto de satisfacer los requisitos tecnológicos,

organizacionales y sociales, así como los requisitos

personales de su ocupante.

En este sentido, el diseño de puestos define el grado de

responsabilidad o de libertad que se concederá al ocupante; si el puesto ofrece compromiso personal con el

negocio o con el cliente, o si el puesto amarra al individuo a

condiciones humillantes o a reglas burocráticas.

RecursosIdentifica, organiza,

planea y asigna recursos.

InterpersonalTrabaja con otras

personas

InformaciónObtiene y utiliza

información

SistemasComprende

interrelaciones complejas

Tecnología Trabaja con

diversas tecnologías

Tiempo: selecciona actividades congruentes con los objetivos, ordena por prioridad, asigna el tiempo, prepara programas y les da seguimientoDinero: prepara y aplica presupuestos, hace previsiones, asienta registros y hace ajustes para alcanzar los objetivosMateriales e instalaciones: obtiene, guarda, asigna y utiliza materiales o espacio con eficienciaRecursos humanos: enseña habilidades y distribuye el trabajo, evalúa el desempeño y asegura la realimentación

Participa como miembro de un equipo: contribuye al esfuerzo del grupoEnseña nuevas habilidades a otrosSirve a los clientes/consumidores: trabaja para satisfacer las expectativas de los clientesLidera: comunica ideas, persuade y convence a otros, admite desafíosNegocia: trabaja mediante acuerdos que implican intercambios de recursos; resuelve diversos interesesTrabaja con diversidad: junto con hombres y mujeres de distintos orígenes

Obtiene y evalúa informaciónOrganiza y guarda informaciónInterpreta y comunica informaciónUtiliza computadoras para procesar información

Comprende sistemas: sabe cómo funcionan los sistemas sociales, organizacionales y tecnológicos y como operarlos eficazmenteMonitorea y corrige el desempeño: distingue tendencias, prevé efectos en las operaciones, diagnostica desviaciones de los sistemas y corrige errores o soluciona problemasMejora o diseña sistemas: sugiere modificaciones a los sistemas actuales y desarrolla otros nuevos o alternativos para mejorar el desempeño

Selecciona la tecnología: escoge procedimientos, herramientas o equipamiento, inclusive computadoras o tecnologías relacionadasAplica la tecnología a las tareas: comprende los objetivos y adapta los procedimientos o las operaciones del equipamientoMantiene el equipamiento: previene, identifica y resuelve problemas de los equipamientos, inclusive computadoras o tecnologías relacionadas

Las

cin

co c

om

pe

ten

cias

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ajo

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS

La percepción del significado del trabajo

La percepción de la responsabilidad por los resultados del trabajo

El conocimiento de los resultados del trabajo

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS

La estrecha relación entre las dimensiones profundas del puesto y los estados psicológicos críticos produce resultados como: elevada motivación para el trabajo, elevada calidad en el desempeño del trabajo, gran satisfacción con el trabajo y bajo ausentismo y rotación.

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS

Si se aplicaran las dimensiones profundas y los conceptos para implantarlas entonces cabria esperar una mejoría considerable en las actitudes de los colaboradores frente al puesto ocupado y ante la empresa.

ASP

ECTO

S M

OTI

VA

CIO

NA

LES

DEL

DIS

EÑO

D

E P

UES

TOS

a. Actividades variadas e innovadorasb. Identificación con las tareasc. Comprensión del significadod. Autonomía e independenciae. Realimentación de los resultadosf. Percepción de la responsabilidadg. Satisfacción con el puestoh. Trabajo en equipoi. Buena remuneraciónj. Beneficios adecuadosk. Calidad de vida en el trabajol. Participación en los resultados

a. Clima organizacional positivob. Cultura democrática y participativac. Reconocimiento y estatusd. Ambiente psicológico agradablee. Receptividad a sugerencias e ideasf. Libertad y autonomíag. Comunicación intensah. Oportunidades de crecimientoi. Liderazgo innovadorj. Orgullo por la empresak. Calidad de vidal. Participación en los resultados

Actitud ante la empresa

Actitud frente al puesto

Actitud del trabajador

• Describir un puesto significa relacionar lo que hace el ocupante, cómo lo hace, en qué condiciones y por qué.

• La descripción del puesto es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del puesto.

La descripción del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del puesto (por qué lo hace).

Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

Cuándo se hace

Dónde se hace

Contenido del puesto Cómo se hace

Por qué se hace

Lo que se hace

Periodicidad: Diaria, Semanal, Mensual, AnualEsporádica

Lugar y ambiente de trabajo

Por medio de: Personas, Máquinas y equipo, Materiales, Datos e información

Objetivos del puestoMetas y resultados que se deben alcanzar

Tareas y actividades que se desempeñaran

También, un puesto "puede ser descrito como una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás puesto. Los deberes y las responsabilidades de un puesto, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.”

Analizar un puesto significa detallar lo que exige de su ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para pueda desempeñar correctamente el puesto.

El análisis se hace a partir de la descripción del

puesto.

La descripción se enfoca en el contenido

del puesto (lo que el ocupante hace y

cuándo, cómo y por qué lo hace)

El análisis de los puesto busca determinar cuáles

son los requisitos físicos y mentales que el ocupante

debe cumplir, las responsabilidades que el

puesto el impone y las condiciones en que debe

desempeñar el trabajo

La información que se obtenga del análisis de puestos determina la mayor parte de las actividades de administración de talento humano, pues varias áreas de la organización dependen de esta información. Ej:

1. Compensar de manera equitativa a los empleados.2. Ubicar al personal de puestos adecuados.3. Determinar niveles realistas de desempeño.4. Crear planes para capacitación y desarrollo.5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales.6. Planificar las necesidades de capacitación de recursos humanos.7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.8. Evaluar la manera en que los candidatos del entorno afectan el

desempeño personal.9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el

proceso.10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recurso humanos de la

empresa.

• El análisis de puestos es la revisión comparativa de las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen.

• Es decir, cuáles son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe ser desempeñado.

ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

• El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de puesto:

ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

• Antes de realizar el análisis de puestos es necesario informar a los empleados las razones que han llevado a la empresa a efectuarlo.

• Tanto las razones como los resultados del trabajo se deberán dar a conocer en todos los niveles, haciendo pública una descripción específica de su función, lo que evitara desconciertos y rumores entre los empleados y garantizara su colaboración.

• Cuando estos no ocurre, los empleados pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtención de información.

INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

• Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener información para el análisis de puestos y que el analista posee un grado adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organización, el trabajo y los empleados, puede:

INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Identificar los puestos que es

necesario analizar. Desarrollar un cuestionario para el análisis del puesto.

Obtener información para el análisis del puesto.

Cuando se definen con rigor, se identifican y se aplican de forma adecuada, las competencias permiten una mejor integración en el trabajo;

• Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de análisis cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los conocimientos, habilidades y destrezas esenciales para desempeñar con eficiencia una función laboral.

• Las competencias están integradas por elementos determinados que se pueden resumir en los siguientes: saber, saber hacer, saber ser y saber estar.

• En la norma ISO 9001:2000 sobre gestión por competencias de la OIT, en el punto 6: Gestión de Recursos Humanos, en su inciso 6:2 Recursos humanos dentro de las Generalidades (6.2.1) establece que:

“El personal que realice trabajo que afecte la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias

apropiadas”.

Se identifican las capacidades y

habilidades del personal.

Apoya al desarrollo individual y

organizacional.

Apoya al proceso de reclutamiento y

selección.

Se enfoca a las necesidades de capacitación y

desarrollo.

Permite la definición de planes

de vida y carrera.

Contribuye en el mejor

aprovechamiento de los recursos.

Disminuye la rotación de personal.

Ventajas de la identificación de competencias

Bajo nivel de especialización

Alto nivel de especialización

Rotación de puestos

Inclusión de nuevas tareas

TÉCNICAS PARA EL REDISEÑO DE PUESTO

La administración científica sostenía que sólo mediante métodos científicos se podían proyectar los puestos y capacitar a las personas para obtener la máxima eficiencia posible.

El gerente mandaba y el trabajador simplemente obedecía y operaba.

La idea predominante era que cuanto más simples y repetitivas fueran las tareas tanto mayor sería la eficiencia del trabajador.

Segmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación.

Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio.

Encontrar la mejor manera para que los trabajadores se muevan, ubiquen y se conduzcan físicamente con la tarea.

Seleccionar científicamente el trabajador de acuerdo con las exigencias de la tarea.

EL MODELO PRETENDIA

Eliminar todo lo que pueda causar cansancio

físico.

Establecer tiempo promedio que

necesitaban los empleados para realizar

la tarea.

Ofrecer planes de incentivos salariales.

Mejorar el ambiente físico de la fábrica.

EL MODELO PRETENDIA

SURGEN LOS PRIMEROS ESTUDIOS SOBRE:

LIDERAZGO

MOTIVACIÓN

COMUNICACIONES

OTROS ASUNTOS RELACIONADOS

CON LAS PERSONAS

ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO

Las diferencias individuales

Tareas involucradas

De ahí su nombre, ya que depende de la adecuación del diseño del puesto a estas dos variables.

ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO

La estructura de la organización

La tarea

La persona que la desempeñará

En el modelo situacional convergen tres variables:

ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO

El diseño situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea.

Existen cinco dimensiones esenciales en el diseño situacional de los puestos:

•es el números y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades.

Variedad:

•es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo.Autonomía:

• es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organización y la participación de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organización.

Significado de la tarea:

• se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.

Identificación con la tarea:

• se refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como esta realizando su actividad. Ésta le permite a la persona una evaluación continua y directa de su desempeño sin necesidad del juicio periódico de un superior.

Retroalimentación:

Determinar los puestos a describir

Elaborar el organigrama de los

puestos para ubicarlos

Elaborar el cronograma de

trabajo

Elegir el o los métodos de análisis

a emplear

Seleccionar los factores de análisis

Dimensionar los factores de análisis

Graduar los factores de análisis

ETAPA DE PLANEACIÓN

Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que conformaran el equipo de trabajo.

Preparación del material de trabajo (formularios, impresos materiales, etc.)

Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personas involucrado en el programa de análisis de puestos)

Obtención de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).

ETAPA DE PREPARACIÓN

ETAPA DE REALIZACIÓN

Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor).

Selección de los datos obtenidos.

Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos.

Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.

Redacción definitiva del análisis del puesto.

Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto, para la aprobación (ante el comité de puestos y remuneraciones, ante el ejecutivo o ante el departamento responsable de su oficialización en la empresa).

EntrevistasGrupos de expertos

Cuestionarios por medios electrónicos

Bitácora de empleados

ObservaciónCombinaciones