portal facturae - efactura.portel.esefactura.portel.es/efactura/public-docs/factura-e.pdf · portel...

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Factura-e

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© Información confidencial Portel Servicios Telemáticos S.A. - Pág. 2 -

Introducción

La solución de Portel para factura-e, esun sistema que permite tanto el envíocomo la recepción de una manerasencilla de facturas en formato factura-e por parte de empresas permitiendo elseguimiento de la factura, suintegración con el ERP y sudisponibilidad vía web en cualquiermomento con búsqueda de facturasantiguas, así como descarga eimpresión de la facturas y sus adjuntos.

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Ventajas

�AHORRO DE COSTES�Supresión del papel y del uso de tinta/tóner de impresoras/faxes�Eliminación de gastos de envío�Eliminación de espacio de almacenamiento físico (armarios, archivadores, almacenes,...)�Mayor control de acciones erróneas

�AHORRO DE TIEMPO�Procesos administrativos más rápidos y eficientes.�Agilidad en la localización de información, en el proceso de cobro y en la toma de decisiones.�Reducción de tiempos de gestión.�Control de acciones erróneas en los procesos de facturación�Obtención de información en tiempo real.�Facilidad de integración con aplicaciones: posibilidad de integrar la información contenida en la facturaelectrónica en los distintos programas informáticos de la empresa, optimizando muchos procesos.

�SEGURIDAD�Mínima probabilidad de falsificación. La firma electrónica dota de gran seguridad al proceso.�Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos.�Minimización del margen de error humano, como la perdida de información, extravió de documentos

�CALIDAD DE SERVICIO�Mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación.�Nuevo canal de comunicación con el cliente.�Posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos.�Impulso del comercio electrónico.�Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías

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Ventajas en Datos

Una de las principales ventajas de la factura electrónica es el ahorro económico que tiene para lasempresas que la utilizan. Y es que eliminar gastos relacionados con el uso de papel, tinta o impresión constituyeuna de sus grandes ventajas.Según se desprende del informe elaborado por RED.ES.

Emisión Recepción

Hay ahorros adicionales como consecuencia de gestiones posteriores. Por ejemplo, facturas queno aparecen o son difíciles de encontrar por estar mal archivadas. Estos problemas se reducen con losdocumentos electrónicos, también simplifica las tareas de preparación de auditorías e inspecciones

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PapelPapelPapelPapel Coste/Coste/Coste/Coste/

UnidadUnidadUnidadUnidad

Factura Factura Factura Factura

ElectrónicaElectrónicaElectrónicaElectrónica

Coste/Coste/Coste/Coste/


Impresión 0,12 Imputación de costes

del proyecto

0,05

Envío

(sobre, sello,

correo

certificado)

2,60 Servicios Externos 0,15

Tratamiento

Manual

0,35 Gestión Dpto.

Administración

0,02

Total 3,073,073,073,07 Total 0,220,220,220,22

PapelPapelPapelPapel Coste/Coste/Coste/Coste/


Factura Factura Factura Factura

ElectrónicaElectrónicaElectrónicaElectrónica

Coste/Coste/Coste/Coste/


Recepción

Manipulación

0,07 Imputación de

costes del proyecto

0,05

Grabación 0,15 Comprobación de

factura-e y firma

0,13

Tratamiento

Manual

1,68 Gestión Dpto.

Administración

0,05

Archivado 1,67 Archivado 0,48

Total 3,573,573,573,57 Total 0,710,710,710,71

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Apoyo Legal

La factura electrónica se soporta legalmente en:

�Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Leyde Contratos del Sector Público.�Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturacióntelemática.�Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de AdministraciónTributaria.�Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobrefacturación telemática y conservación electrónica de facturas.�Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre expedición de facturas por medios electrónicos cuando eldestinatario sea la Administración General del Estado u organismos públicos.

La firma electrónica se basa legalmente en:

�Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. BOE 20-12-2003.�Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de lafirma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con laAgencia Estatal de Administración. BOE 15-05-2003

Directiva Europea:

�Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Congreso de 13 denoviembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para lafirma electrónica. DOCE 19-01-2000.

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Esquema

De manera conceptual, en el esquema del Portal de Factura-e la Autoridad Portuaria dispone de susfacturas en un punto centralizado, tanto para clientes como para proveedores. Simplificando su gestión yadministración.

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Recepción de factura-e

ManualEl proveedor puede crear y modificar los borradores, firmarlos digitalmente y enviar la factura-e. Tambiéndispone de la posibilidad de subir directamente facturas en formato factura-e.

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Vía emailEl proveedor envía vía email sus facturas en formato factura-e directamente desde su ERP. El Portal lee las facturasque le lleguen y las pone a disposición del cliente que se indique en la factura.

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Emisión de factura-e

La Autoridad Portuaria generará las facturas desde su ERP y las enviará al Portal de Factura-e en formatofactura-e y firmadas.

Dicho envío podrá ser mediante e-mail, FTP o sFTP. Una vez en el Portal se captura la fecha de puesta adisposición de la factura.

Cuando el cliente accede a la factura se almacena la fecha de acceso. Periódicamente se generará uninforme a la Autoridad Portuaria de los clientes que han accedido y los que no, a sus facturas.

De forma independiente cuando una factura supere el periodo de 10 días sin que haya sido accedida porparte del cliente, se generará un informe a la Autoridad Portuaria.

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Proveedor

� Los proveedores disponen de las siguientes funcionalidades de factura-e:

� Data Entry de factura-e

� Upload de factura-e al portal

� Creación/Modificación de borradores

de facturas

� Firma electrónica XADES EPES

� Envío de facturas a los clientes que

deseen recibir

� Seguimiento del estado

de las facturas emitidas

� Descarga de facturas seleccionadas:

� Formato factura-e

� Archivos adjuntos

� Formato comprimido

� Generación de PDF

� Gestión de usuarios

� Facturas recuperables vía web

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Autoridad Portuaria

� La Autoridad Portuaria dispone de las siguientes funcionalidades:

� Recepción de facturas por email

� Verificación de la factura: Formato, contable y firma

� Listado de facturas recibidas y emitidas

� Filtrado de facturas

� Seguimiento del estado de las facturas

�Recepción de informes de facturas emitidas

� Descarga de facturas seleccionadas:


� Formato zip

� Archivos adjuntos a las facturas

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� Generación de PDF

� Alta/Baja de proveedores que pueden

enviarle factura-e

� Gestión de usuarios

� Facturas recuperables vía web

� Posibilidad de integración con

Microsoft Dynamics Nav

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Cliente

� Los clientes de la Autoridad Portuaria disponen de las siguientes funcionalidades:

�Listado de facturas recibidas

�Marcas para las facturas ya descargadas o accedidas

�Filtrado de facturas

�Descarga de facturas seleccionadas:


� Formato zip

� Archivos adjuntos a las facturas

�Generación de PDF para imprimir

�Facturas recuperables vía web

�Posibilidad de integración con

Microsoft Dynamics Nav

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Modo servicio / modo local Portal Facturae

Portel ofrece su solución de factura-e en modo servicio y en modo local. En modo servicio nuestro clientedisfruta de la funcionalidad pero con un coste más reducido utilizando los servidores del CPD de Portel.En modo local, tiene la misma funcionalidad pero la solución se instala en las máquinas del cliente, siendoresponsabilidad de éste su mantenimiento y administración.

El CPD de Portel aporta las garantías para ofrecer un servicio de calidad y seguro. Algunas de suscaracterísticas son:

� Edificio TIER-3 ubicado en recinto cerrado y privado, dotado de altas medidas de seguridad,� Salas Técnicas de alta Seguridad con estructura de hormigón armado tipo Bunker.� Vigilancia permanente, perimetral en el edificio por medio de vigilantes y cámaras de seguridad� Forjado el edificio específico para CPD.� Control de acceso a las instalaciones 24 x 365� Instalación eléctrica redundante� Salas de acceso restringido, con :

� Control de Accesos� Circuito cerrado de TV y detectores volumétricos.� Climatización y humidificación.� Sistema de detección y extinción de incendios automático.

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Arquitectura Portal Facturae

El Portal de Factura-e se apoya en una arquitecturadesacoplada sustentada en un diseño modular que nospermite flexibilidad al poder añadir módulos queimplementen nuevas funcionalidades.

El módulo de Web Service nos da la posibilidad deconectarnos y permitir la conexión a otros sistemas externos.

La interfaz con el gestor documental se realiza medianteconexión CMIS lo que nos permite conectarnos al gestordocumental del cliente si fuera preciso.

La firma digital se realiza con el certificado que el usuarioproporciona y en la propia máquina del usuario mediante elapplet de @firma por lo que se cumplen con todas lasgarantías legales.

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© Información confidencial Portel Servicios Telemáticos S.A.

PORTEL SERVICIOS TELEMÁTICOS S.A.C / Playa de Riazor, 22 Planta 2ª

28042 [email protected]. 91 721 45 00

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