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Proveedores

Facturas de proveedor

Control de Cobros

Control de Pagos

Globalgest www.globalgesterp.com Facturación y control de cobros

2 Globalgest -‐ Ventas y Compras

Tabla de contenido

1. Introducción ....................................................................................................... 3

2. Configuración de facturación .............................................................................. 3 2.1 Series y años fiscales ................................................................................................ 3 2.2 Razones sociales ...................................................................................................... 4

3. Clientes .............................................................................................................. 5 3.1 Empresas ................................................................................................................. 5 3.2 Clientes. ................................................................................................................... 7

4. Emisión de facturas ............................................................................................ 8 4.1 Formulario de inserción ........................................................................................... 8 4.2 Emisión e impresión de facturas ............................................................................. 11 4.3 Configuración del PDF de eFactura ........................................................................ 12

5. Control de cobros ............................................................................................. 16 5.1 Cobro completo ..................................................................................................... 16 5.2 Cobros parciales ..................................................................................................... 17

6. Proveedores ..................................................................................................... 18

7. Facturas soportadas ......................................................................................... 19

8. Control de pagos .............................................................................................. 21



1. Introducción

El grupo funcional de Ventas nos va a permitir realizar la facturación de nuestras empresa a través de Globalgest.

2. Configuración de facturación Antes que nada tenemos que configurar esta funcionalidad para poder comenzar con la emisión de facturas. La configuración se realiza a través de los módulos:

• Series y años fiscales: En la que especificamos las diferentes series con las que nuestra empresa facturará, así como la apertura de un nuevo año de facturación

• Razones sociales: Registro de las diferentes razones sociales con las que nuestra empresa o grupo emitirá facturas.

2.1 Series y años fiscales Para insertar una nuevo años fiscal y las series asociadas de facturación acudimos a Mis datos à Series y años fiscales y clicamos en insertar un nuevo registro

Ilustración 1 Formulario de inserción de año fiscal y series asociadas

Expliquemos cada uno de los campos:



-‐ Año: nuevo año fiscal -‐ Series de facturación: En este campo debemos especificar todas las posibles series que

utilizaremos para facturar, separadas por comas. -‐ Serie de facturación: Serie por defecto para las facturas. Se actualiza automáticamente

con los valores insertados en el campo Series de facturación -‐ Serie de abono: Serie por defecto para los abonos. Se actualiza automáticamente con los

valores insertados en el campo Series de facturación

-‐ Una vez rellenos todos los campos bastará con que cliquemos en

2.2 Razones sociales

Representan los datos fiscales de las diferentes empresas con las que podamos facturar. Es común que un mismo grupo o empresa tenga diferentes razones sociales con las que emitir facturas. El formulario de inserción contiene los datos de facturación y de contacto que posteriormente serán usados en la factura.

Ilustración 2 Formulario de inserción de Razón Social

Posteriormente, en cada factura deberemos seleccionar la razón social con la que emitirla.



3. Clientes

3.1 Empresas Empresas cliente a las cuales emitir facturas. Contienen información de contacto y de facturación. Las empresas tienen un colaborar asociado de nuestra empresa.

Su ficha de inserción es muy intuitiva:

Destacar que el campo “sector” se puede gestionar también por Globalgest. EL usuario con permisos podrá editar , borrar, o insertar nuevos sectores de empresa:



Al igual que el resto de entidades de Globalgest, podremos asociarle notas a las empresas al clicar el icono:

O también enviar un SMS



3.2 Clientes. Del mismo modo que las empresas, podremos facturar directamente a clientes, pacientes o compañías de seguros dependiendo de los módulos activos.

Por ejemplo, para el caso de los clientes el sistema cogerá los datos de facturación establecidos en la ficha del mismo:

Ilustración 3 Datos de facturación del cliente



4. Emisión de facturas Globalgest hace que el proceso de emisión de facturas sea lo más sencillo y automatizado posible. Una vez configurada la facturación, la emisión de una nueva factura consistirá en:

-‐ Ir a Menú à Facturación à Facturas -‐ Insertar un nuevo registro

4.1 Formulario de inserción El formulario de inserción de una factura está formado por lo siguientes bloques:

Información principal

Debemos establecer datos como Razón Social emisora, año y serie de facturación (previamente configurados), fecha, forma de pago y la información que aparecerá en el pie de la factura:

Cliente

Razón social a la cual emitiremos nuestra factura. Una vez seleccionado el tipo de cliente y cliente los datos de facturación se importarán automáticamente. Sin embargo siempre podremos modificarlos e importarlos de nuevo



Productos

Posteriormente deberemos indicar los productos consumidos. El sistema ha sido diseñado según la propuesta de establecer agrupación por categorías:

Estas categorías son las que previamente hemos definido para los productos. La división por categorías mejora notablemente la usabilidad del sistema.

Además de la inserción de productos usando el buscador como en el ejemplo anterior,

también podemos usar el botón lupa . Así, si queremos asociar a la factura un producto dentro de la categoría Web, clicamos en la lupa y lo seleccionamos dentro de nuestros desplegable:

Una vez que cliquemos en la entrada deseada, el producto se añadirá al borrador de factura:



En la línea de producto podremos seleccionar mediante el botón al colaborador responsable de la venta, para poder usarlo posteriormente en informes de rendimiento (ventas por comercial por ejemplo). Además podremos establecer unidades, descuentos y tipo de IVA aplicable. Por ejemplo podemos tener los siguientes productos:

Vemos como el producto formación no tiene IVA aplicado estableciendo 0% en la penúltima casilla.

Totales

Por último nos encontramos con el grupo totales en donde se realizan los cálculos agrupados:

EL único parámetro que podremos modificar es la RETENCIÓN aplicable (15% para autónomos

por ejemplo). Finalmente clicaremos el botón para almacenar la factura



4.2 Emisión e impresión de facturas Impresión

Una vez guardada la factura, esta pasará a estado borrador. En estado borrador vemos como nos aparecen nuevos iconos en el sistema:

EL primero de ellos nos permite obtener una versión PDF imprimible de la factura. Así, si clicamos en este botón tenemos el siguiente resultado :

La parte inferior de la factura contiene los datos totales y el texto del campo “otros”:

Emisión de facturas

Para emitir una factura bastará con que cliquemos en el icono . El sistema mostrará una advertencia:



La emisión de factura numera automáticamente la factura y posibilidad la asociación de pagos para el cobro de la misma.

Así una vez emitida la factura, podemos apreciar en el PDF como aparece numerada:

4.3 Configuración del PDF de eFactura Las facturas generadas por Globalgest pueden ser personalizadas con los siguientes aspectos:

Textos lateral y de pié

La personalización de los textos se realiza a través del botón “Parámetros de módulo” presente en el menú.



Al clicarlo podremos establecer los valores de dicho texto editando las variables correspondientes:

Logotipo

Los archivos de logotipo y sello se configuran asociándolos como documentación a la razón social emisora de la factura.

Para establecer el logotipo de la empresa emisora, nos vamos a la ficha de la misma (Menú principalà Mis datos à Razones Sociales) y subimos el archivo:

Sellos

Cuando clicamos en el botón de PDF (ojo en la ficha sólo), ahora aparece un cuadro de diálogo:



Como vemos tenemos que seleccionar el archivo que queremos incluir como sello. En nuestro caso, podemos ver cómo en Photoshop se puede realizar uno de forma sencilla:

Una vez terminado, tenemos que asociar el archivo como documentación en la razón social, clicamos en documentación

y posteriormente en:

Usamos el formulario para asociarlo:



De este modo , el cuadro de diálogo nos muestra todos los archivos asociados a dicha razón social. Seleccionamos el que queramos:

Y el sistema automáticamente nos lo añade (incluso con una pequeña rotación)

También se pueden buscar en Internet Sellos como el de contabilizado que al seleccionarlos queda muy bien:



Los sellos de empresa que aparecerán en la parte inferior de la eFactura, al poder ser varios, se introducen como documentación

5. Control de cobros Globalgest permite llevar un registro de los cobros relacionados con las facturas. De este modo, el sistema podrá generar alertas e informes que nos ayuden a llevar un control de facturas pagadas y pendientes

Globalgest usa una Leyenda de Colores para indicar el cobro o no de las facturas:

Ilustración 4 Leyenda de colores para el estado de cobro de las facturas

El módulo de gestión de cobros se encuentra ubicado en el grupo funcional “Facturación”;

Para insertar un nuevo cobro y relacionarlo con una factura nos vamos a

y accedemos al formulario de inserción del cobro.

En la inserción de un cobro asociado a una factura podemos considerar dos casos:

-‐ Cobro completo de la factura: Globalgest considerará la factura como pagada -‐ Cobro parcial de la factura : Globalgest no considerará la factura como pagada pero

calculará de forma automática el remanente pendiente de abono

5.1 Cobro completo En el caso de que queramos establecer el cobro completo de una factura bastará con que introduzcamos un valor igual o superior al total de la factura seleccionada.

Podemos apreciar en el gráfico como Globalgest por usabilidad muestra en pantalla el valor de la factura:



Una vez insertado el cobro, la factura aparecerá como pagada:

5.2 Cobros parciales EL cobro de una factura puede establecerse mediante sumas de cobros parciales. Esto es, Globalgest permite establecer una cantidad inferior al total de la factura. Así para la factura A-‐0002 podemos establecer dos cobros independientes:

Cobro 1: 50€

Tal y como observamos, el sistema obtiene el remanente de forma automática

Cobro 2: 44.25



Así, el sistema tendrá ahora las dos facturas como pagadas, pero una de ellas con dos cobros asociados:

Además clicando en el acceso directo presente en el listado y en la ficha de las facturas, obtendremos un listado personalizado de los cobros:

6. Proveedores Empresas proveedoras de nuestro negocio. En la ficha de inserción deberemos registros los datos fiscales y de contacto:



7. Facturas soportadas Este módulo permite registrar las facturas que nuestros proveedores. De este modo, no sólo podremos obtener informes de ganancias cruzando los datos con el repercutido (facturas emitidas), sino que podremos obtener de forma automática los valores de los impuestos como por ejemplo el IVA o las retenciones.

Para acceder al control de Soportado debemos ir al menú principal à Facturación à Soportado

El formulario de inserción presenta el siguiente aspecto:



Tal y como podemos observar en la pantalla anterior es necesario introducir:

-‐ Factura: Conexión con módulo de documentación para la asociación de la factura. -‐ Razón social: Empresa que soporta la factura -‐ Proveedor: Empresa emisora de la factura. Conecta con el módulo de proveedores. -‐ Número de factura -‐ Base imponible -‐ Porcentaje de IVA -‐ Porcentaje de retención.

Para subir al sistema la factura bastará con que cliquemos en el botón , y seleccionamos el archivo a añadir. Automáticamente Globalgest mostrará una barra de progreso hasta que el archivo esté subido totalmente:

Una vez insertada, la ficha queda de la siguiente manera:



8. Control de pagos Este módulo gestiona los pagos de nuestra empresa para abonar las facturas soportadas. AL igual que en el control de cobros Globalgest muestra para el soportado una leyenda de colores:

En rojo se muestran las facturas pendientes de pago y en verde las abonadas. Para registrar en el sistema un pago debemos ir al módulo Pagos à Insertar nuevo registro:



En dicho formulario seleccionamos la factura soportada y la cantidad abonada. Al igual que en el control de cobros, podremos realizar pagos parciales de factura. En este caso , tal y como se aprecia en la figura anterior, la factura ha sido abonada por completo y por tanto aparecerá en verde en nuestro listado de soportado:

Además, clicando en el icono Globalgest mostrará un listado de pagos realizados sobre esa factura:

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