portafolio de servicios y productos

Portafolio de Servicios

Gestión Documental

Gestión Electrónica de documentos

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© RADAR INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO 2011

Radar Información y Conocimiento Es una empresa dedicada a la consultoría, asesoría y capacitación en Gestión de información, Gestión documental y Gestión del Conocimiento, a la implementación, integración y desarrollo de Software de Gestión documental y del Conocimiento a nivel nacional e internacional.

Radar está conformada por un equipo interdisciplinario de profesionales en Ciencia de la Información, Ingeniería de procesos, informática, comunicación y psicología organizacional.

Quiénes somos

Nuestra oferta de valor

Nuestros Clientes

La Investigación, Desarrollo e Innovación I+D+I son pilares estratégicos de Radar que se ven reflejados en el desarrollo de metodologías para la implementación de soluciones que cumplan con estándares nacionales e internacionales y asociadas a las mejores prácticas en administración de información y conocimiento.

Hemos desarrollado metodologías de trabajo y estructurado nuestros servicios basados en diferentes normas y estándares internacionales como:

· Norma ISO 9001:2008 (Sistema de Gestión de la calidad) · Norma ISO 15489:2006 (Gestión Documental) · Norma ISO 23081 (Metadatos para descripción de Archivos y Documentos de Archivo) · ISO 27001 (Seguridad de la Información).· Balanced Scorecard· ITIL V.3


Gestión documental son todas las normas, técnicas y prácticas empleadas para:

q Planificar q Manejarq Organizar q Recuperar q Usar...

los documentos en cualquier soporte; físico (papel), electrónico o digital.

La información y documentación sirve como soporte y testimonio de las actividades y gestión adelantadas en las diferentes áreas de la empresa sin importar el sector o tamaño al que pertenecen.

La adecuada gestión de la información es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones, porque ayuda a optimizar recursos el tiempo empleado en la producción organización y búsqueda de información, facilitando la toma de decisiones.

Qué es la Gestión Documental?

Radar Consultoría Empresarial ofrece un completo portafolio de servicios para que las organizaciones incorporen mejores prácticas en la administración de información y documentación, se adapten modelos de trabajo digital y eficientes.

q Consultoría y diagnóstico de Gestión Documental.

q Asesoría en la Actualización e implementación de políticas de Gestión Documental.

q Auditoría y evaluación de Contratos de Servicios de Gestión Documental

q Capacitación a directivos y colaboradores en Gestión Documental.

q Automatización de procesos documentales

Servicios

Para qué la Gestión Documental?

Reducción costos: Al implementarse políticas y mejores prácticas de Gestión Documental se reducen los costos de Papelería, equipos e insumos de impresión y mantenimiento de los mismos.

Reducción de Papel = Menor espacio: empleado en el almacenamiento de documentos innecesarios y copias no controladas.

Facilidad de Manejo = Mejor Servicio: Al Gestionar la información de manera unificada se mejoran los tiempos de respuesta en la búsqueda y recuperación de información haciendo mas eficaces y eficientes alas organizaciones.

Mayor transparencia = Mayor Productividad: Fortalecer la cultura organizacional basada en el documento como base de la transparencia y el gobierno corporativo.

Mayor Seguridad: Evita la fuga y pérdida de información mediante la definición y seguimiento de políticas de seguridad de información mediante el registro de acceso a los documentos.


Elaboramos un diagnóstico basado en los siguientes estándares:

q ISO 9001-2008: Sistema de Gestión de Calidad

q ISO 15489-2001: Gestión documental q ISO 27001-2005: Requerimientos de

Seguridad para Sistemas de información q ISO 17799-2000: Gestión de la Continuidad

del Negocio.

Con este diagnóstico se identifican las verdaderas necesidades de información de la compañía y se plantean mecanismos y estrategias para su mejoramiento y optimización.

Servicios de Consultoría

Entendiendo la Gestión Documental como un componente estratégico de la planeación empresarial Radar ofrece la asesoría en la definición de lineamientos de gestión de información como una herramienta indispensable para la toma de decisiones.

q Definición de Políticas y objetivos de Gestión documental y de Información corporativa.

q Identificación de los Procesos organizacionales y los flujos de información relacionados.

q Definición de Procedimientos de gestión Documental para las diferentes áreas de la empresa.

q Elaboración - Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD).

q Elaboración - Actualización de Tablas de Valoración Documental (TVD).

Diagnostico integral de Gestión Documental

Definición de Lineamientos de Gestión Documental.

Administración y organización técnica de unidades de Información

Auditoría de servicios e Interventoría de contratos de Gestión Documental.

La Auditoría contempla la realización de actividades de evaluación, seguimiento y mejoramiento de procesos en torno a la calidad de los servicios de información.

La Interventoría involucra la supervisión y control sobre un contrato para verificar, exigir y velar por el cumplimiento de lo establecido contractualmente desde el punto de vista técnico, administrativo y financiero.

Teniendo en cuenta el nivel de especialidad del conocimiento requerido para la administración de la información y documentación en las organizaciones; la carga operativa y administrativa que involucra y la escalabilidad que pueden tener de los servicios de información organizacional.

Radar ofrece los servicios de administración delegada de unidades de información suministrando el personal idóneo y calificado para gestionar:

q Oficinas de Correspondenciaq Archivos de Gestión, Central e Histórico q Bibliotecasq Centros de Documentaciónq Museos


Capacitación y Certificaciones

Servicios de Consultoría

Automatización de procesos documentales

Las implementación de tecnologías para la gestión documental es un reto para las empresas pues involucra la transformación de la cultura organizacional desde el registro y trazabilidad de los procesos de gestión hasta el cambio de soporte de los documentos de papel a bits.

Con el fin de automatizar los procesos de gestión documental ofrecemos el siguiente portafolio de servicios y de plataformas de software de gestión de información y gestión documental.

La estrategia para garantizar el cumplimiento de las políticas, objetivos, procesos y procedimientos de gestión documental y gestión de información es la capacitación a los equipos de trabajo. Para ello Radar cuenta con un equipo de conferencistas y capacitadores con amplia experiencia en los temas propuestos.

Radar ofrece un portafolio de capacitaciones que se actualiza permanentemente frente a los cambios en la normatividad nacional e internacional enfocado en el desarrollo de competencias en los diferentes niveles de la Gestión Documental:

q Curso básico de administración de archivos.q Curso básico de legislación documental.q Curso básico de organización de archivos.q Curso básico de aplicación de Tablas de Retención y

Valoración Documental.q Curso básico de administración de unidades de

correspondencia.

q Curso básico de Digitalización de Documentos / fotografías

Gestión Documental I – Nivel Básico:

Gestión Documental II – Nivel Intermedio:

q Teoría y práctica archivística, visualizando la gestión documental.

q Elaboración Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Valoración Documental.

q Elaboración, aplicación y actualización de Tablas de Retención Documental.

q Administración de sistemas de gestión de correspondencia.

q Formulación y gestión de proyectos archivísticos.

q Selección y evaluación de proveedores de servicios de Gestión Documental

q Análisis, diseño e implementación de Programas de Gestión Documental.

q Administración de seguridad de la información.q Evaluación de Software de Gestión documental.q Integración de sistemas de gestión y control.q Desmaterialización de la información estratégica

para la toma de decisiones.q Programa de Gestión Documental y Gestión

Electrónica de Documentos

Gestión Documental III – Nivel Avanzado:

GESTIÓN TECNOLÓGICA

q Alquiler Software como Servicio (SaaS)q Instalaciónq Configuración y parametrizaciónq Capacitación y entrenamientoq Soporte y mantenimientoq Desarrollo e Integración con otros Sistemas

PLATAFORMAS DE SOFTWARE

q SugarCRMq KnowledgeTreeq iNetDocsq OrangeHRM q ORFEO Sistema de Gestión Documental


Portafolio de Servicios - Gestión Tecnológica

En Radar NO Instalamos software Implementamos tecnologías!!

La tecnología en sí misma no es la solución a los problemas relacionados con el manejo de la información, muchas veces es un problema más complejo. A la hora de implementar TIC es necesario tener en cuenta diferentes componentes como: la gestión del cambio y la gestión de competencias tecnológicas competencias informacionales en los usuarios de la información, la comunicación organizacional, entre otras.

RADAR ofrece herramientas y soluciones tecnológicas que responden y satisfacen adecuadamente a las necesidades y requerimientos de las organizaciones modernas comprometiendo el componente humano en el mejoramiento y fortalecimiento de las organizaciones.

Es un Sistema de gestión electrónica de documentos, cuenta con una versión privativa y una versión libre GNU/GPL, cuenta con un poderoso editor de flujos de trabajo y de metadatos lo que facilita la organización y clasificación de los documentos que pueden estar en mas de 25 formatos de archivos electronicos o digitales.

KnowledgeTree

Una de sus principales ventajas sobre otros sistemas similares es su poderoso indexador de documentos, que busca contenidos dentro de los documentos.

Su arquitectura abierta y la documentación existente han permitido que se desarrollen integraciones entre aplicaciones como ProcessMaker, SugarCRM, Drupal, Joomla, OrangeHRM, entre otros.

Los principales módulos y funcionalidades del sistema son:

q Búsqueda de texto completo dentro de los documentos

q Control de acceso a carpetas y documentos de acuerdo a roles y permisos

q Control de Metadatosq Auditoría y registro sobre el acceso a los

documentos

q Vista previa de documentos sin descargarlosq Publicación de documentosq Escritorio de usuario personalizableq Integración nativa con Microsoft® Office q Notificación de cambios en las carpetas y

documentos mediante RSS


KnowledgeTree - Beneficios y Características

Seguridad

KnowledgeTree Permite la configuración de los niveles de acceso a la información y documentación almacenada en el sistema, de acuerdo al grupo o área de la compañía a la que pertenezca el usuario autorizándolo según su rol a crear, modificar o eliminar los documentas.

El sistema permite la integración con LDAP para centralizar lo niveles de acceso a directorios y tecnologías dentro de la organización.

Trabajo

colaborativo

Ayuda a integrar el trabajo de equipos distantes geográficamente mediante los espacios de interacción asociados a los procesos, flujos y documentos en el sistema, generando o fortaleciendo la cultura organizacional de trabajo.

Ayuda a reducir la pérdida de tiempo en búsqueda de la última versión de un documento mediante la funcionalidad del control de versiones que permite llevar un historial de transiciones en el documento.

Metadatos

En el módulo de Metadatos se pueden clasificar los documentos y describirlos con mayor detalle, a través de campos personalizados para las carpetas o para cada tipo de documento de acuerdo al lenguaje del negocio, .

Workflow

El módulo de Flujos de Trabajo permite automatizar los procesos de negocio, mediante el diseño de la ruta para la revisión de los documentos según el proceso de aprobación definido en la organización.

También permite definir alertas cuando los documentos están listos para revisión o recibir una notificación cuando el contenido es creado o modificado en una carpeta.

Auditoría

A través del módulo de auditoría se pueden identificar todas las acciones realizadas por los usuarios del sistema sobre los documentos o carpetas.


Los principales módulos y funcionalidades del sistema son:

q Módulo de Administración§ Información de General de la Empresa§ Descripción de Cargos§ Escalas salariales§ Formación y Competencias§ Horarios§ Proyectos q Módulo Historia Laboral Electrónica

(Personal Information Manager) q Módulo de Reportesq Auditoría (control de ingreso y salida)q Módulo de Evaluación de desempeñoq Módulo de Reclutamiento y selección de

personalq Módulo de Usuario (para realizar solicitudes

de permisos, licencias y certificaciones)q

Teniendo en cuenta las estrictas condiciones, legislación y regulación existente sobre la conservación documental de las historias laborales; la transformación y digitalización de procesos como el pago de Seguridad Social, que ahora se realiza a través de sucursales virtuales. Ofrecemos la plataforma Orange HRM – Sistema para la Gestión de Recursos Humanos.

Orange HRM, es un software que contempla todo el ciclo de vida de la Gestión de Recursos Humanos desde la definición de la estructura orgánica, la tipificación de los cargos, escalas salariales, niveles de formación, Procesos de selección, Programas de Salud Ocupacional, y evaluaciones de desempeño, solicitudes de permisos, ausencias y certificaciones de los trabajadores.

Orange HRM

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Es software Libre basado en código abierto, con licencia GNU/GPL, lo que garantiza la posibilidad de personalización e integración con otros sistemas.


Las principales características del sistema son:

q Interfaz gráfica Web fácil de usar similar a la de un correo electrónico. q Cumple con todos los lineamientos exigidos por la ley y las normas archivísticas vigentes q Digitalización de documentos. La solución ofrecida posee un módulo de digitalización que genera

imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff y PDF.q Permite la parametrización del proceso de Radicación de documentos (entrada, salida, resoluciones,

memorandos etc.).q Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar

el documento (a partir de las Tablas de Retención)q Agiliza las búsquedas de documentos y expedientes por diversos campos de búsqueda (fechas,

usuarios, tipos de documentos, etc.).q Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos técnicos y legales.q Generación de reportes de gestión, niveles de producción, requerimientos respondidos, etc.

Es un Sistema de Gestión de Documental Colombiano desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en el año 2002, a la luz de la Ley 594 de 2000 y de las mejores prácticas archivísticas, basado en Código abierto bajo Licencia Pública General GNU/GPL v.3.

Permite hacer el seguimiento de la trazabilidad de los documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y Tablas de Retención Documental, garantizando acceso a los documentos mediante el manejo digital del archivo.

ORFEO ha sido implementado en mas de 70 entidades públicas, al menos 50 privadas, El Gobierno de Ecuador también implementó ORFEO para apoyar la gestión del sector central.

ORFEO

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Cualquier información adicional requerida estaremos

gustosos de resolverla.

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