portafolio de general de productos y servicios de consultoría
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Portafolio de General de
Productos y Servicios
de Consultoría
Febrero 07 de 2019
John J. Rumier M.Consultor Senior ECM-BPM
Gestión de la Información
Marlon Alberto Monsalve G.Profesional en Gestión Documental
Consultor
Servicios Asociados a Gestión Documental
Portafolio General de Productos & Servicios
1. Solución ECM (Enterprise Content Management): Servicios de
consultoría en análisis de requerimientos y la elaboración de RFI/RFP
para la adquisición e implementación de soluciones ECM corporativas.
2. Servicio BPO de Digitalización de Documentos Históricos, In-house
y/o Out-house (Alistamiento, escaneo, indexación, calidad, entrega)
3. Servicios de Consultoría en Gestión Documental, Consultoría de
Procesos, Consultoría en Gestión de la Información
4. Servicios BPO para la Administración de Archivos y Centros de
Correspondencia:
• Registro y clasificación de correspondencia
• Distribución física y electrónica
• Clasificación y organización técnica de archivos
• Levantamiento de Inventarios Documentales
Servicios Asociados a Gestión Documental
Portafolio General de Productos & Servicios
5. Servicio BPO para la Automatización y/o Tercerización de Procesos de
Negocio (Ejem.: Facturas – CxP, Solicitudes, Pedidos, PQR’s, etc.)
6. Servicio BPO de Digitalización de Documentos del día a día, In-house
y/o Out-house (Recibo, radicación, escaneo, indexación, distribución)
7. Servicio BPO para el Manejo y Custodia de Archivos Inactivos
Nota: Este servicio lo prestamos por intermedio de Aliados de Negocio
especializados en el ramo.
2 Servicio BPO de Digitalización
Transformar sus documentos en papel en documentos digitalizados.
Manejar sus expedientes de forma digital en vez de manejarlos comoexpedientes en papel.
Realizar estas digitalizaciones sin inversiones de equipos (Escáneres),aplicaciones de digitalización y nuevo personal.
Realizar estas digitalizaciones con alta calidad y en el menor tiempo posible.
Necesidades de las Empresas e Instituciones
2 Servicio BPO de Digitalización
¿Porqué manejar Expedientes Digitales?
Disponible, Distribuida,
Precisa, Integrada
Auditorías
Integridad de los datos,
Permisos de acceso
Adherencia a las leyes regulatorias,
Políticas de Retención (TRD),
Integridad de la data
Reduce costo y se
aumenta la ganancia
2 Servicio BPO de Digitalización
Servicio de Digitalización / Indexamiento / Validación / Calidad dedocumentos y creación de expedientes digitales.
Reportes e Indicadores de Gestión del servicio efectuado.
Servicio de Digitalización desde las oficinas del cliente o desde el Centro deDigitalización de E-Global S.A.
Detalles del Servicio
Servicio de Indexación y Validación de Documentos por unequipo de especialistas desde el Centro de Procesamientode Documentos (CPD) remoto de E-Global S.A.
2 Servicio BPO de Digitalización
Detalles del Servicio
DigitalizaciónProcesamiento
y ValidaciónEntrega
Consta de 3 fases principales
1 2 3
¿Cómo funciona?
2 Servicio BPO de Digitalización
DigitalizaciónProcesamiento
y ValidaciónEntrega
Personal de E-Global desde las instalaciones del Cliente realiza la preparación y digitalización de los documentos; de forma automática son enviados el
CPD remoto de E-Global.
Enví
o a
CP
D
¿Cómo funciona?
2 Servicio BPO de Digitalización
DigitalizaciónProcesamiento
y ValidaciónEntrega
¿Cómo funciona?
El CPD de E-Global procesa los Documentos, validándolos y extrayendo la información de los
mismos.
Enví
o a
CP
D
2 Servicio BPO de Digitalización
DigitalizaciónProcesamiento
y ValidaciónEntrega
¿Cómo funciona?
Los documentos y sus atributos son enviados al ambiente de Gestión Documental del Cliente.
Envío al Cliente
Enví
o a
CP
D
2 Servicio BPO de Digitalización
DigitalizaciónProcesamiento
y ValidaciónEntrega¿Cómo funciona?
Los documentos y sus atributos son enviados al ambiente de Gestión Documental del Cliente.
Envío al Cliente
Enví
o a
CP
D
Los Documentos en digital quedan en unambiente Local del Cliente para suconsulta, búsquedas y gestión.
El Servicio tiene reportes e indicadoresestadísticos.
Máxima seguridad para su información.
Acceso inmediato a los Documentos.
Posibilidad de Integración con su sistemade Gestión Documental.
2 Servicio BPO de Digitalización
Esquema de Precios
• Precio Base, trabajos de configuración y entendimiento de los expedientes.
• Precio por Página, características:
• Facturación mensual según la cantidad de páginas procesadas.
• Precio variable según la cantidad de páginas mensuales.
3 Servicios Consultoría Archivística
• Artículo 3° - Elaboración, Adopción e Implementación de losInstrumentos Archivísticos
SICResolución 8934
Anexos & Entregables adicionales:• Diagnóstico de la Gestión de la Información Corporativa• Mapa de Riesgos del CAD / Gestión Documental• Normograma• Plan Institucional de Archivo - PINAR• Plan de Seguimiento y Actualización de las TRD / TRDP• Registro de Activos de Información• Índice de Información Clasificada y Reservada• Esquema de Publicación de la Información• Programa de Preservación Digital a Largo Plazo• Otros Programas, Manuales, Instructivos y Formatos
PGD - Programa de Gestión
Documental
TRD/TRDP - Tabla de Retención Documental
Cuadro de Clasificación Documental
TVD - Tablas de Valoración
Documental
Reglamento Interno de
Archivo
3 Servicios Consultoría en Gestión Documental
SICResolución 8934
John J. Rumier M. nuestro Consultor Senior ECM-BPM participó en elProyecto de Elaboración del PGD para PREBEL S.A., ejerciendo el rol deGerente de Proyecto. Este proyecto se desarrolló entre el 03 Nov 2015 yel 13 Abr 2016.70 Unidades Productoras, 120 Entrevistas, se elaboraron TRD Orgánico-Funcionales y un total de 23 Entregables y se desarrolló la Consultoríade Valor Agregado: Entendimiento de ECM (Enterprise ContentManagement).El 29 Marzo de 2016 se enviaron los documentos a la SIC.
Caso de Éxito
3 Servicios Consultoría en Gestión Documental
SICResolución 8934
El Equipo de Consultores de E-Global S.A. ejecuta el contrato delProyecto de Elaboración del PGD para las 23 Compañías de GrupoNutresa en Colombia. Agosto de 2016 a agosto de 2017.
Elaboración de TRDP (Tablas de Retención Documental con enfoque aProcesos), CCDP, TVD, PGD y 12 anexos para cada compañía; además dela intervención y organización del Archivo Inactivo de Colcafé Medellín;y Construcción de un Modelo Homologado de Gestión de la Informaciónorientado al Centro de Servicios Compartidos.
Caso de Éxito
3 Servicios Consultoría en Gestión Documental
El equipo de Consultores de E-Global S.A. ejecutó elproyecto de Elaboración y Actualización de las Tablas deRetención Documental – TRD (esquema Orgánico-Funcional)para la ETMVA - METRO DE MEDELLÍN LTDA.
Elaboración de TRD y CCD, además de Consultoría sobre Gestión de laInformación. Ejecución: Tres (3) meses. Finaliza 15 Dic 2017.
Caso de ÉxitoElaboración TRD
3 Servicios Consultoría en Gestión Documental
El equipo de Consultores de E-Global S.A. ejecutó el proyecto deElaboración de las Tablas de Retención Documental – TRDP (esquemacon enfoque a Procesos) para PROTECCIÓN S.A. Fondo de Pensiones yCesantías.
Elaboración de TRDP, CCDP, Diagnóstico de la Gestión Documental, yanexos; además de Consultoría sobre Gestión de la Información.Ejecución: Tres (3) meses. Finaliza 28 Dic 2017.
Caso de ÉxitoElaboración TRDP
3 Servicios Consultoría de Procesos
La Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) se define como: «Las estrategias, métodos ytecnología utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir lainformación estructurada y no estructurada que está relacionada con los procesosempresariales »
Almacenamiento
Colaboración
Integración
Apoya el gobierno del ciclo de vida completo de lainformación, conformando un RepositorioCorporativo Unificado.
Crea una capa especializada de flujo deinformación, la cual cubre la entrega, captura,administración, preservación y automatización detodo el contenido depositado en la plataforma.
Intercambio de información y contenidos dentro ofuera de las organizaciones, independiente de lasaplicaciones y estándares de infraestructura queéstas posean.
3 Servicios Consultoría de Información
Tablas de Retención Documental con enfoque a Procesos – TRDP
Programa de Retención Electrónica de Documentos y Plataformas deInformación
Registro de Activos de Información
Consultoría de Valor Agregado:
Entendimiento de ECM (Enterprise Content Management)
Formulación de Casos de Uso
Elaboración de la Arquitectura de la Solución
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información
Entre otros.
3 Servicios Consultoría de Información
El Consultor John J. Rumier M. de E-Global S.A. ejecutó elcontrato de Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologíasde la Información – PETI 2018-2021 para METROPLÚS S.A.
Ejecución: Un (1) mes. Finaliza 30 Jul 2018.
Caso de ÉxitoElaboración PETI
3 Servicios Consultoría de Información
El Consultor John J. Rumier M. de E-Global S.A. ejecutó una consultoríapara el “Análisis de la Situación Actual de la Gestión de la Informaciónpara las Compañías de GRUPO ARGOS S.A. en Colombia” , que buscaidentificar brechas y formular recomendaciones y un Plan de Acciónpara la construcción de un Modelo Homologado de Gestión de laInformación orientado al Centro de Servicios Compartidos; incluyetambién el acompañamiento en la formulación de un RFP para laadquisición, implementación y puesta en operación de una SoluciónECM para toda la Organización. Agosto - Septiembre 2018.
Diagnóstico Gestión de la InformaciónEn ejecución
4 Servicio BPO de Administración
Servicio BPO de Administración de Archivosy Centros de Correspondencia.
Registro y clasificación de correspondencia.
Radicación y digitalización de documentos.
Distribución física y electrónica.
Clasificación y organización técnica deArchivos.
Organización de Archivos de Gestión concodificación y archivo intermedio conestructura en Expedientes Físicos.
Manejo y custodia de Archivos Inactivos.
4 Servicio BPO de Administración
Servicio BPO Organización e InventarioCaso de Éxito
El equipo de consultores y personal operativo de E-Global S.A. estáculminando la ejecución del proyecto de Organización y Actualizacióndel Inventario Documental de los Archivos Inactivos de PREBEL S.A. Seintervienen tres (3) depósitos documentales con un estimado de 3,500cajas X300; se entrega una BD con el Inventario, elaboración de lasActas de Eliminación de la documentación que ya cumplió el tiempo deretención, y de forma paralela, se va eliminando la documentación encoordinación con nuestro Aliado REPIKA S.A.S. Este proyecto sedesarrolla entre el 28 septiembre y el 30 noviembre de 2018.
Febrero 2019: Estamos ejecutando la Organización del Archivo delFondo de Empleados de Prebel S.A. – FONPREBEL.
Aliado Tecnológico
Consultoría, Implantación, Configuración y Monitoreo deRedes Empresariales de Almacenamiento de Información.
Soluciones de Protección, Backup, Recuperación yArchiving.
Soluciones para la Virtualización de la Plataformade TI.
Soluciones de Datacenter.
Soluciones para la Continuidad del Negocio.
Soluciones de Gestión de la Infraestructurade TI.
Servicios Integrales en Tecnología deInformación.
Comunicaciones unificadas.
Infraestructura para Data Center.
Servicio BPO de Mesa de Ayuda TI (Help Desk).
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JOHN JAIRO RUMIER M.Consultor Senior ECM – BPM
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