portafolio de asistente de gerencia

UNIVERSIDAD RICARDO PALMAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y

EMPRESARIALES

Asignatura : Administración de Recursos Humanos I

Tema : Portafolio RRHH

Profesor : MAG ECO. Wilson William Torres Díaz

Alumna : Melva Rojas Del Carpio 200821392

2011

Administración de Recursos Humanos I Versión 1.0

Índice

1. El análisis del Puesto de Trabajo. La Técnica de la Rejilla (GRID).......................................51.1. Paso 1: Identifique las competencias 51.2. Paso 2: identifique las competencias de acuerdo a las funciones del puesto de

trabajo 81.3. Paso 3: 131.4. Análisis del Comportamiento del Líder: 131.5. Análisis14

2. Datos Generales................................................................................................................. 163. Dibuje un Organigrama y ubique el puesto que se está analizando...................................174. Sobre puesto de trabajo......................................................................................................18

4.1. Describa. ¿Cuál es la misión del Puesto de Trabajo? 184.2. Actividades del puesto de trabajo. 184.2.1. Actividad “1”........................................................................................................18 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................18 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................19 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................194.2.2. Actividad “2”........................................................................................................19 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................19 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................19 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................194.2.3. Actividad “3”........................................................................................................19 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................19 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................20 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................204.2.4. Actividad “4”........................................................................................................20 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................20 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................20 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................204.2.5. Actividad “5”........................................................................................................20 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................20 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................20 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................214.2.6. Actividad “6”........................................................................................................21 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................21 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................21 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................214.2.7. Actividad “7”........................................................................................................21 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................21 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................21 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................214.2.8. Actividad “8”........................................................................................................22 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................22 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................22 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................224.2.9. Actividad “9”........................................................................................................22 ¿Cómo realiza esta actividad?...................................................................................22 ¿Por qué realiza esta actividad?.................................................................................22 ¿Cuándo realiza esta actividad?.................................................................................224.2.10. Actividad “10”......................................................................................................22¿Cómo realiza esta actividad?............................................................................................22¿Por qué realiza esta actividad?.........................................................................................23¿Cuándo realiza esta actividad?.........................................................................................234.2.11. Diagrama de Flujo..............................................................................................23

5. Sobre los Comportamientos Humanos................................................................................255.1. Análisis de la Actividad 255.2. Exigencias personales del Puesto 28

6. Sobre la maquinaria, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el puesto de trabajo.287. Sobre los Estándares de Desempeño.................................................................................298. Sobre el Contexto del Puesto de Trabajo............................................................................30

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9. Sobre los Requisitos del Personal......................................................................................3210. Modelo de Descripción del Puesto de Trabajo...............................................................3511. Hoja de Solicitud de Empleo...........................................................................................3912. Declaración Jurada.........................................................................................................4313. Modelo de Anuncio para la Investigación.......................................................................4514. Modelo de Anuncio de Reclutamiento Efectivo..............................................................4715. Entrevista........................................................................................................................ 49

15.1. Historial de Trabajo 4915.2. Educación y Entrenamiento 4915.3. Antecedentes y Circunstancias Actuales 50

16. Modelo de Profesiograma...............................................................................................5217. Diagnostico de las necesidades de capacitación individuales........................................5518. Diagnostico de las necesidades de capacitación por dependencia................................5619. Modelo General de Evaluación de Desempeño.............................................................5820. Remuneraciones............................................................................................................64

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“TECNICA DE LA REJILLA”

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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS I

TÉCNICA DE LA REJILLA

1. El análisis del Puesto de Trabajo. La Técnica de la Rejilla (GRID).

1.1. Paso 1: Identifique las competencias

Revise el PE de la organización, analice los párrafos contenidos en la cada una de las partes de los planes propósito de la empresa.Identifique las competencias que demanda las partes más importantes de los planes propósito (misión, valores centrales, filosofía de trabajo y visión de la organización). Selecciónelos comparándolos de la lista de las competencias a evaluar de Richard Boyatzys.Después de leerlo en la lista; explique según su entendimiento porque la competencia seleccionada.

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Acciones Competencias Explicación

Misión

La misión de Saxon Energy Services Inc es proveer: Experiencia superior a sus empleados, a través de

nuestro compromiso con una relación laboral segura y de largo plazo.

Desarrollo de Subordinados

Saxon Energy Services Inc se preocupa por el desarrollo de las aptitudes y habilidades de sus empleados a través de la realización de actividades relacionadas con trabajos actuales y futuros mediante una relación laboral segura y de largo plazo.

Valor superior a los clientes, a través de nuestra habilidad de aplicar tecnología, actuar rápidamente y operar en forma segura y eficiente.

Espíritu Comercial Saxon Energy Services Inc tiene como misión proporcionar un servicio eficaz y eficiente a sus clientes, por ello fortalece su capacidad para entender los puntos claves del negocio que permitan realizar este trabajo a través del uso de maquinaria con tecnología de punta, ejecución rápida y operación segura, de tal forma que permita maximizar el éxito en el servicio proporcionado.

Retorno superior a los inversores, a través de nuestros emprendimientos comerciales diversificados en las áreas de perforación y servicio de pozos, los cuales continúan expandiéndose mundialmente.

Impacto Saxon Energy Services Inc intenta causar impacto superior a los inversores, de forma que se presente como una empresa sólida y creciente en el ambiente competitivo mundial en el rubro de perforación y servicio de pozos, proporcionando una buena impresión y manteniendo ésta a lo largo del tiempo entre sus inversores y otros.

Filosofía

Saxon Energy Services Inc tiene la filosofía de ser reconocida como un estándar mundial para las empresas dedicadas a la perforación en tierra y los servicios de rehabilitación de pozos en yacimientos petroleros y de gas superficiales y a mediana profundidad del mundo.

Integridad Saxon Energy Services Inc tiene como filosofía ser reconocida como un estándar mundial para las empresas dedicadas a su rubro, para ello quiere lograr esta Integridad a través del servicio proporcionado a sus clientes que le permita constituirse como una empresa dentro de las normas sociales, organizacionales y éticas dentro de las actividades relacionadas en su rubro.

Políticas

La seguridad y el bienestar del personal de Saxon Energy Services Inc ("SAXON") y todas sus subsidiarias y afiliadas es de primordial importancia. Todos los cargos gerenciales de SAXON tienen la

responsabilidad de liderazgo en SS&MA, que incluye la implementación y comunicación de todas las políticas, los procedimientos, las normas y las guías de SAXON en materia de SS&MA;

Liderazgo Saxon Energy Services Inc intenta utilizar todos los métodos apropiados para guiar a su personal para que cada uno realice su labor de la forma más segura posible por ello utiliza la competencia de Liderazgo para guiar a su grupo para el logro de esta política.

Acciones Competencias Explicación

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Políticas

SAXON ha establecido la meta de "cero pérdidas" en el área de SS&MA, ya que cree que cada tarea puede realizarse sin accidentes, y todos continuaremos esforzándonos para cumplir esta meta.

Planificación y Organización

Saxon Energy Services Inc utiliza la competencia de planificación y organización para establecer el orden de la tareas necesarias para lograr que el Área de SS&MA logre “cero pérdidas” y se efectúen los trabajos en campo de la manera más segura posible.

SAXON siempre se empeñará en prevenir incidentes de SS&MA, con el propósito de proteger a sus empleados, clientes, terceros, bienes y el medio ambiente, mediante el establecimiento y el monitoreo de metas y objetivos de SS&MA.

Habilidad de Control

Saxon Energy Services Inc a través del monitoreo de metas y objetivos de SS&MA intenta prevenir incidentes para proteger a sus miembros, por ello necesita la Habilidad de Control porque esta competencia le permite tomar decisiones que aseguren estos monitoreos y para controlar todas las actividades necesarias para lograr esta política.

SAXON proveerá programas para administrar la salud y seguridad de sus empleados y la protección del medio ambiente, a través del uso de un sistema eficaz de gestión de SS&MA basado en el mejoramiento continuo.


Saxon Energy Services Inc a través de programas para la administración de la salud y seguridad de empleados intenta un mejoramiento continuo, para lograr esta política se necesita de una planificación previa y un orden en las actividades necesarias para la obtención de resultados estableciendo plazos para el análisis de los resultados.

SAXON exige el cumplimiento, por parte de sus empleados y contratistas, de las políticas, los procedimientos, las normas y las guías de la Empresa, y las leyes y los reglamentos locales, en materia de salud, seguridad y medio ambiente, en todas sus áreas de trabajo.

Compromiso Saxon Energy Services Inc busca que sus empleados estén comprometidos con su trabajo, esto involucra a través de esta competencia que los empleados respeten todos los procedimientos, normas y guías que establece la Empresa para desempeñar las diversas actividades en las áreas de la empresa.

SAXON aplicará sus habilidades técnicas a todos los aspectos del diseño y la ingeniería de sus equipos de perforación y rehabilitación de pozos, para minimizar o eliminar peligros de SS&MA.

Iniciativa Saxon Energy Services Inc utiliza la competencia de la Iniciativa para adelantarse a los hechos y prevenir accidentes, de esta forma aplica sus habilidades técnicas para minimizar los riesgos en la perforación y rehabilitación de pozos.

SAXON planeará y preparará apropiadamente, para poder responder eficazmente a todas las emergencias o interrupciones comerciales predecibles.

Iniciativa Saxon Energy Services Inc tiene la Iniciativa de prepararse ante posibles situaciones de emergencias o interrupciones comerciales, a través de esta competencia SAXON se adelanta a los hechos y le permite generar planes de contingencias ante estas posibles situaciones.

SAXON fomentará y sustentará este proceso, buscando opiniones y sugerencias de sus empleados, contratistas, clientes, las comunidades en donde trabajamos, y representantes de organismos gubernamentales.

Trabajo en Equipo Saxon Energy Services Inc intenta generar un ambiente óptimo para promocionar el Trabajo en Equipo, en el cual cualquier miembro pueda participar, opinar o sugerir sin ser necesariamente el jefe, permitiendo que cada miembro del grupo se convierta en un colaborador eficaz.

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1.2. Paso 2: identifique las competencias de acuerdo a las funciones del puesto de trabajo

Revise el listado de funciones del puesto de trabajo, analice las funciones.Interrelacione función con las competencias requeridas, Seleccionándolos de la lista de las competencias a evaluar de Richard Boyatzys.Después de leerlo en la lista; explique según su entendimiento porque la competencia seleccionada.

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“TECNICA DE LA REJILLA

APLICADA A LAS FUNCIONES”

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Puesto: “Asistente de Gerencia de Saxon Energy Services Inc.”

Funciones Principales Listado de Competencias

Explicación

Competencias de estilo de trabajoPara personas de personalidad y de asignación de rol que inciden en la productividad y en el éxito de trabajo.

IntuitivoMultifuncionalCreativoPragmáticoMetódicoPerseveran

Ingreso Mensual de facturas de proveedores administrativos al sistema contable LGX.


Meticulosidad

Planificación y Organización porque se debe establecer un orden de las facturas que se han de ingresar al sistema. Meticulosidad porque debo revisar a que proveedor le corresponde esta factura para que de acuerdo a esto se le asigne la operación, cuenta, centro y se ingrese al sistema

Ordenar y clasificar los reportes que maneja la Gerencia de Operaciones, de acuerdo a su prioridad.

MeticulosidadMeticulosidad para desempeñar de manera eficaz este trabajo, debo ser precisa para clasificar y ordenar los diversos reportes que maneja la Gerencia de Operaciones.

Verificación y elaboración de un resumen de los diversos reportes realizados en campo por los operarios.


Planificación y Organización porque se debe mantener eficazmente el orden de los reportes que realizan los operarios y que estos estén correctos para la elaboración del resumen correspondiente.

Realizar y recibir las llamadas tanto a nivel nacional como del exterior, que sean solicitadas por el Gerente de Operaciones y Gerente Financiero.

Atención al ClienteAtención al Cliente porque debo realizar y recepcionar todas las llamadas tanto nacionales como del exterior solicitadas por el Gerente de Operaciones y Financiero.

Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia de Operaciones tanto nacional como internacional.

Habilidad de ControlMeticulosidad

Habilidad de Control porque debo controlar la distribución de la correspondencia y su destino tanto a nivel nacional como internacional.Meticulosidad porque necesito realizar una revisión detallada de la correspondencia que llega a la Gerencia de Operaciones y luego derivarla a su respectivo destino.

Elaborar y llevar consecutivos de cartas, memos y faxes manteniendo Comunicación Escrita Comunicación Escrita porque debo redactar toda la

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actualizados todos los archivos de la Gerencia de Operaciones y Financiera.documentación formal que maneja la Gerencia de Operaciones y Financiera, llevando un control de los documentos elaborados.

Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internaciones del sector.

Integridad

Integridad porque debo tener actualizado y mantener el registros de todas las certificaciones e inspecciones de acuerdo a las normas organizacionales e internacionales del sector.

Actualizar archivo de los contratos de la empresa. Planificación y

OrganizaciónHabilidad de Control

Planificación y Organización porque se deben mantener en correcto orden todos los contratos que se firman. Habilidad de Control porque se debe tener un control de archivo, que cada contrato tenga su file con toda la información relacionada a la firma de contrato.

Coordinar los eventos y las relaciones públicas de la Gerencia de Operaciones según sea necesario.


EscucharCreatividadHabilidad de ControlFlexibilidadCapacidad de Decisión

Planificación y Organización debido que se necesita realizar las coordinaciones necesarias para el desarrollo de los eventos con un periodo de anticipación y que cubran con las expectativas de los participantes.Escucha porque debo recepcionar y darle el enfoque necesario al evento de acuerdo a lo que la Gerencia de Operaciones está buscando.Creatividad porque se debe buscar la innovación en la publicidad requerida que salga de lo tradicional para cada uno de los eventos de la Gerencia de Operaciones.Habilidad de Control porque debo controlar todos los detalles implicados y las decisiones que aseguren este control para realizar los eventos y relaciones públicas implicadas.Flexibilidad debido a que se debe analizar todas las alternativas y no siempre la más costosa es la mejor.Capacidad de Decisión porque se debe escoger la alternativa más adecuada para el evento.

Mantener el directorio telefónico de clientes actualizado de la Gerencia de Operaciones y Financiera.

IniciativaIniciativa porque con cada recepción de llamadas debo mantener actualizado el directorio telefónico para el área de la Gerencia de Operaciones y Financiera.

Realizar cualquier otra función afín o complementaria que designe su superior inmediato.

Escucha Escucha porque a través de esta competencia podré comprender las actividades adicionales o complementarias que el Gerente General me solicite, entresacando la información relevante de la

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comunicación, para orientar con el enfoque adecuado la tarea solicitada.

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1.3. Paso 3:

Para que este análisis tenga efecto construya cuestionarios en base a casos ó situaciones problemáticas donde se vea involucrado esta competencia.Así usted pueda evaluar si el colaborador tiene el conjunto CACHI necesario o debe pasar a una tutoría o coaching gerencial para alcanzar el perfil optimo o el nivel de “top Performer” para el puesto de trabajo.

1.4. Análisis del Comportamiento del Líder:

Competencia de “Escucha, Planificación, Organización y Meticulosidad “

Este es una fracción de un cuestionario de problemas que analiza el comportamiento del líder. Con el fin de analizar sus respuestas, el por qué de la respuesta; para poder comprobar si el colaborador tiene la competencia y poder dar la retroalimentación correspondiente.

Ud. ha pedido a uno de sus subordinados que genere un reporte con respecto a la Cantidad de Facturas Mensuales ingresadas a la Empresa, detallando el Área Responsable de la Empresa, Cliente, Montos por Conceptos y su respectiva gráfica de los datos obtenidos. Generalmente, con el estímulo correspondiente, se le puede asignar una tarea y la completa en su debido tiempo. El reporte ya está retrasado, por lo cual usted:

a. Le solicitaría el reporte, adicionalmente le haría aclaraciones del reporte ante alguna duda y revisaría su desempeño diariamente.

b. Le daría más tiempo para completar el reporte.c. Conversaría con el subordinado y lo animaría para que complete su tarea.d. Le diría que es lo que Ud, espera, en que momento realizará el reporte, este es

prioridad,

Explicación

a. Si se elige la opción a, el jefe estaría demostrando falta de autoridad al usar frases tales como: Le solicitaría, puesto que el colaborador no esta cumpliendo con la competencia de escucha, planificación y control, teniendo que recibir aclaraciones adicionales a las instrucciones ya dadas para el desempeño de esta tarea.

b. Si se elige la opción b, no se estaría motivando el desarrollo de la competencia de meticulosidad en el colaborador necesaria para esta tarea. El colaborador asumirá que no hay problema si se retrasa en la entrega de futuras tareas ya que su jefe es blando.

c. Si se elige la opción c, se estaría ocultando brechas de desempeño del colaborador. La actitud del jefe sería benévola y sumisa.

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d. Si el jefe elige la respuesta d, esta es la correcta ya que se esta adoptando el estilo autocrático, adoptando una posición de fuerza y control por encima de sus subordinados.

Conclusión

Cualquiera de las respuestas: a,b,c le traerán a los jefes problemas a futuro con los colaboradores.

1.5. Análisis

Competencia “Habilidad de Control”

Ud. ha pedido a unos de sus subordinados que envíe una correspondencia urgente a la sucursal de Iquitos con respecto a manuales de operaciones que requiere el campo, generalmente, con su estimulo, cuando se le dice que es urgente la tarea de envío de correspondencia, programa el recojo inmediatamente. El envío esta retrasado, por lo que usted:

a. Le solicitaría el envío de la correspondencia, explicándole que lo necesita el campo.

b. Le daría más tiempo para completar el envío de los manuales de operaciones.

c. Le diría que es lo que Ud, espera, esta correspondencia es urgente, pero discutiría sobre las causas del retraso.

d. Conversaría con el subordinado y lo animaría para que complete su tarea.

Explicación

a. Al decidir actuar de esta forma no se estaría incentivando la competencia de habilidad de control del colaborador necesaria para la distribución de la correspondencia. El jefe demostraría falta de autoridad.

b. La actitud que demostraría en jefe en este caso sería blanda ya que el colaborador no esta cumpliendo con eficacia la tarea asignada.

c. Al decidir tomar esta acción, el jefe demostraría una actitud sumisa y benévola y a su vez el colaborador le restará importancia a la palabra “urgente”, dándole el mismo nivel de importancia que tendría cualquier otra tarea con un menor nivel.

d. Si el jefe elige la respuesta c, esta es la correcta. Esta utilizando el estilo autocrático, ya que esta exigiendo obediencia a sus subordinados.

Conclusión

Cualquiera de las respuestas: a,b,c le traerán a los jefes problemas a futuro con los colaboradores.

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“ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO”

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ANÁLISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

2. Datos Generales

Empresa: Saxon Energy Services Inc

Nombre del Participante: Melva Dayana Rojas Del CarpioTítulo del Puesto que se va analizar: Asistente de GerenciaEl puesto que se analiza es del tipo:Marque con una X a. Gerencial b. Funcional (X) c. Operacional

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3. Dibuje un Organigrama y ubique el puesto que se está analizando

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4. Sobre puesto de trabajo

4.1. Describa. ¿Cuál es la misión del Puesto de Trabajo?

Cumplir eficaz y eficientemente las funciones de asistente de gerencia, entregando la información a tiempo de la documentación implicada para la Gerencia de Operaciones y Financiera. Manteniendo y actualizando la información relacionada a la clasificación de reportes técnicos, contables y financieros, informes diarios, biblioteca de manuales operativos, file de certificaciones, entre otros. Asegurando el desarrollo de los eventos establecidos por la Gerencia de Operaciones y atendiendo todas las funciones secretariales inherentes en el cargo.

4.2. Actividades del puesto de trabajo.

Enumere las actividades. Cada actividad descrita debe responder también¿Cómo realiza la actividad?¿Por qué realiza la actividad?¿Cuándo realiza la actividad?

4.2.1. Actividad “1”

Ingreso Mensual de facturas de proveedores administrativos al sistema contable LGX tales como tickets de caja chica y de consumo del gerente general, hoteles, taxi, factura de boletos de viajes, entre otros.

¿Cómo realiza esta actividad?

Asistente de Gerencia revisa las facturas del Mes.Asistente de Gerencia clasifica las facturas según Área de la Empresa y Clientes.Asistente de Gerencia sólo procesa las facturas relacionadas al Área de Administración.Asistente de Gerencia ingresa al Sistema LGX colocando usuario y contraseña.Asistente de Gerencia ingresa a la Opción Compras del Sistema LGX.Asistente de Gerencia genera correlativo para el ingreso de Facturas en el sistema LGX presionando la Tecla F9.Asistente de Gerencia ingresa la Fecha de la Factura al Sistema.Asistente de Gerencia ingresa el Código de la Operación dependiendo del Tipo de Moneda (Soles o Dólares).Asistente de Gerencia ingresa la Descripción de la Empresa.Asistente de Gerencia ingresa el Concepto del Gasto.Asistente de Gerencia busca el Código del Proveedor por RUC.Asistente de Gerencia ingresa el Número de la Factura.Asistente de Gerencia ingresa el Monto Total.Asistente de Gerencia ingresa el IGV.Asistente de Gerencia ingresa la Cuenta de acuerdo al Gasto.Asistente de Gerencia ingresa el Número de Centro.

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Asistente de Gerencia ingresa el Número de Artículos que se detallan en la FacturaAsistente de Gerencia ingresa el Valor de Venta.Asistente de Gerencia ingresa nuevamente la Descripción de la EmpresaAsistente de Gerencia selecciona la opción Guardar.Se registran los datos de la factura en el Sistema LGX.

¿Por qué realiza esta actividad?

La actividad es realizada por la Asistente de Gerencia para que el área de tesorería pueda realizar la programación de pagos al ingresar estas Facturas al sistema LGX, posteriormente hacer los asientos contables, de esta manera a fin de mes el área contable realizará el estado de ganancias y pérdidas y el balance general, permitiendo llevar una buena administración de las finanzas de la empresa.

¿Cuándo realiza esta actividad?

La frecuencia de realización de esta actividad es de cuatro veces por mes.




Los colaboradores (mecánicos, eléctricos, jefes de turno) que trabajan en campo, realizan diversos reportes los cuales son presentados a la Gerencia de Operaciones. (Reporte Mecánico, Eléctrico, Motores, Diesel, etc). La asistente de Gerencia imprime cada uno de los reportes que han sido elaborados, los ordena por fechas y los clasifica de acuerdo al área que realizó el reporte.


La asistente de gerencia realiza esta actividad con la finalidad de que mantener un archivo, el cual será revisado por el Gerente asimismo esta información le es útil para llevar el control de los reportes que se realizan en campo.


La frecuencia de realización de esta actividad es quincenalmente.




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La asistente de gerencia verifica cada uno de los reportes, es decir que estos tengan: nombre adecuado del reporte, la descripción adecuada, Nº de serie correspondiente al reporte, la cantidad de horas correctas, etc.La asistente de gerencia elaborará un resumen en xls de todos los reportes incluyendo la información más importante.


La asistente de gerencia realiza esta actividad para poder controlar que se este llenando adecuadamente los reportes.






La asistente de Gerencia utiliza el teléfono como herramienta de trabajo.


La asistente de gerencia realiza esta actividad con la finalidad de que el Gerente de Operaciones y Financiero se puedan comunicar más rápidamente con la persona de contacto de otras empresas. (Proveedores o clientes).






La asistente de gerencia envía un correo electrónico al Courier (DHL o TNT).La asistente de gerencia recibe la confirmación del Courier. La asistente de gerencia llena la guía aérea en el que se detalla: nombre de la empresa, Lugar de destino, persona de contacto, teléfono. Si se envían cd, piezas, etc. La asistente de gerencia debe de llenar aparte de la guía aérea una factura comercial. La asistencia de gerencia prepara los sobres con la documentación a enviar. La asistente de gerencia los pone en la bolsa junto con la guía.

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La asistente de gerencia realiza esta actividad porque la documentación debe ser revisada a nivel nacional por Saxon Iquitos o por otra empresa a nivel nacional o internacional.


La frecuencia de realización de esta actividad es de acuerdo a las solicitudes.


Elaborar y llevar consecutivos de cartas, memos y faxes manteniendo actualizados todos los archivos de la Gerencia de Operaciones y Financiera


La asistente de gerencia coloca un número de orden a las cartas y memos realizados. La asistente de gerencia registra cada una de las cartas y memos remitidos en un xls. La información que se detalla en el xls es: (fecha, Nº de carta, destino, asunto, observaciones.


La asistente de gerencia realiza esta actividad para mantener un archivo digital de todas las cartas y memos.


La frecuencia del registro depende de las solicitudes.


Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internacionales del sector.


La asistente de gerencia recibe cada una de las diversas certificaciones e inspecciones.La asistente de gerencia separa las certificaciones e inspecciones de acuerdo a la empresa que realizó el trabajo. La asistente de gerencia pone cada certificado e inspección en su respectivo file.


La asistente de gerencia realiza esta actividad porque esto certificados e inspecciones son la confirmación de que la empresa cumple con lo estipulado en los contratos con clientes y las normas del rubro petrolero.

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La frecuencia de esta actividad es una vez al mes.


Actualizar el archivo de los contratos de la empresa


La asistente de gerencia revisa cuales son los contratos (alquiler o servicios) que están por vencer o los nuevos contratos que se firmarán. La asistente de gerencia realiza las coordinaciones para la firma de contrato.La asistente de gerencia archiva en un file cada contrato.


La asistente de gerencia realiza esta actividad con la finalidad de que el área de Finanzas pueda distribuir el presupuesto mensual.


La frecuencia del registro depende de las solicitudes.




La asistente de gerencia solicita cotizaciones dependiendo del evento que se ha de realizar. La asistente de gerencia decide la mejor propuesta.La asistente de gerencia acuerda la forma de pago. La asistente de gerencia solicita a Gerencia la aprobación de la cotización.La asistente de gerencia solicita al departamento de logística, la elaboración de la orden de compra y el envío de esta.


La asistente de gerencia realiza esta actividad con la finalidad de captar nuevos clientes y de mostrar los servicios que la empresa brinda.


La frecuencia del registro depende de las solicitudes de Gerencia.



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La asistente de gerencia ingresa en un xls los datos de las nuevas tarjetas de presentación que le dejan a los nuevos gerentes


La asistente de gerencia realiza esta actividad para que les sea más fácil a los Gerentes comunicarse cuando requieran.


La frecuencia del registro es una vez al mes.

4.2.11. Diagrama de Flujo

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5. Sobre los Comportamientos Humanos

5.1. Análisis de la Actividad

Puesto: “Asistente de Gerencia de Saxon Energy Services Inc.”

Funciones Principales Listado de Competencias

Explicación


MeticulosidadMeticulosidad para desempeñar de manera eficaz este trabajo, debo ser precisa para clasificar y ordenar los diversos reportes que maneja la Gerencia de Operaciones.


Atención al ClienteAtención al Cliente porque debo realizar y recepcionar todas las llamadas tanto nacionales como del exterior solicitadas por el Gerente de Operaciones y Financiero.


Planificación y Control

Planificación y Organización porque se debe mantener eficazmente el orden de los reportes que realizan los operarios y que estos estén correctos para la elaboración del resumen correspondiente.

Actualizar el archivo electrónico de los informes diarios de la Gerencia de Operaciones, manteniendo actualizado toda la parte descriptiva de las actividades que se realiza para preparar el informe.

Comunicación EscritaComunicación Escrita porque debo elaborar y mantener actualizada de forma legible la descripción de los informes diarios de la Gerencia de Operaciones.

Mantener la Biblioteca actualizada con manuales operativos (normas API, catálogos para los RIGs, etc.).

MeticulosidadMeticulosidad porque debo mantener actualizada la biblioteca con los diversos documentos, catálogos o libros de acuerdo a su contenido.


IniciativaIniciativa porque con cada recepción de llamadas debo mantener actualizado el directorio telefónico para el área de la Gerencia de Operaciones y Financiera.

Elaborar un cuadro con los datos más importantes de curriculums que la Gerencia de Operaciones recibe y enviarlo a Recursos Humanos.

Meticulosidad

Meticulosidad porque debo revisar los datos más importantes de los curriculums y elaborar el cuadro resumen de los mismos para la enviarlo al área de Recursos Humanos.

Actualizar archivo de activos fijos con reportes técnicos, contables y financieros.

Análisis Numérico

Análisis Numérico porque debo analizar, organizar datos técnicos a través de reportes técnicos, contables y financieros solicitados por la Gerencia de Operaciones y Financiera.

Elaborar y llevar consecutivos de cartas, memos y faxes manteniendo Comunicación Escrita Comunicación Escrita porque debo redactar toda la

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actualizados todos los archivos de la Gerencia de Operaciones y Financiera.documentación formal que maneja la Gerencia de Operaciones y Financiera, llevando un control de los documentos elaborados.


Integridad

Integridad porque debo tener actualizado y mantener el registros de todas las certificaciones e inspecciones de acuerdo a las normas organizacionales e internacionales del sector.


Habilidad de ControlMeticulosidad

Habilidad de Control porque debo controlar la distribución de la correspondencia y su destino tanto a nivel nacional como internacional.Meticulosidad porque necesito realizar una revisión detallada de la correspondencia que llega a la Gerencia de Operaciones y luego derivarla a su respectivo destino.


Planificación y OrganizaciónEscucharCreatividadHabilidad de ControlFlexibilidadCapacidad de Decisión

Planificación y Organización debido que se necesita realizar las coordinaciones necesarias para el desarrollo de los eventos con un periodo de anticipación y que cubran con las expectativas de los participantes.Escucha porque debo recepcionar y darle el enfoque necesario al evento de acuerdo a lo que la Gerencia de Operaciones está buscando.Creatividad porque se debe buscar la innovación en la publicidad requerida que salga de lo tradicional para cada uno de los eventos de la Gerencia de Operaciones.Habilidad de Control porque debo controlar todos los detalles implicados y las decisiones que aseguren este control para realizar los eventos y relaciones públicas implicadas.Flexibilidad debido a que se debe analizar todas las alternativas y no siempre la más costosa es la mejor.Capacidad de Decisión porque se debe escoger la alternativa más adecuada para el evento.


Escucha

Escucha porque a través de esta competencia podré comprender las actividades adicionales o complementarias que el Gerente General me solicite, entresacando la información relevante de la comunicación, para orientar con el enfoque adecuado la tarea solicitada.

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5.2. Exigencias personales del Puesto

Para este trabajo se necesita la Competencia de Comunicación tanto oral como escrito porque es importante expresarse claramente para que las otras áreas manejen información confiable.No se necesita hacer esfuerzo físico como cargar peso, ni estar agachado, todas las actividades y transacciones se realizan sentado vía telefónica o electrónica en un escritorio.La vestimenta es el uniforme de la organización.Edad entre 25 y 38 años.Persona proactiva, responsable, eficiente, eficaz, con facilidad para comunicarse tanto escrito como oral con propiedad y con criterio para la organización de los eventos.

6. Sobre la maquinaria, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el puesto de trabajo

a. Productos fabricadosElaboración de Cartas, memos, faxes y demás documentos para la Gerencia de Operaciones y Financiera.Elaboración de cuadro de análisis de curriculums que maneja la Gerencia de Operaciones.

b. Materiales procesadosFormato Electrónico de los Informes diarios para la Gerencia de operaciones.Formato para el archivo de activos fijos con reportes técnicos, contables y financieros.

c. Conocimientos profesionales:Estudios de Asistente de Gerencia.Secretariado Bilingüe.Conocimientos de Contabilidad.

d. Conocimientos técnicos que se maneja o se aplica para el manejo de equipos, instrumentos:

Manejo de Microsoft Office.Manejo del Sistema Contable LGX.

e. Los Servicios proporcionados al colaborador.Recibo orientación de la persona de soporte técnico cuándo existen problemas con el sistema de contabilidad (LGX).

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7. Sobre los Estándares de Desempeño

a. Tiempo promedio que se le dedica a esta actividad en un día de trabajo:

El tiempo de la actividad mencionada es variable, depende del número de facturas mensuales. Tiene la siguiente estructura:

Ingreso al sistema Lgx.Ingreso del número de operación.Ingreso los datos de la factura (fecha, nombre del proveedor, cantidad, monto)Imprimo el comprobante de compra.Derivo el comprobante de compra al área de contabilidad.

b. Describa la calidad de trabajo de las actividades del puesto:

Actividad: Ingreso de Facturas Semanales de Facturas de proveedores administrativos al Sistema LGX E B R M MMIngreso al sistema Lgx X X XIngreso del número de operación X X XIngreso los datos de la factura (fecha, nombre del proveedor, cantidad, monto) X X XImprimo el comprobante de compra X XDerivo el comprobante de compra al área de contabilidad X X XTiempo 300m 360m 450m 540m 600m

Cantidad de días 1/día 3/4 día 1 día1 día y

1/41 día 1/2

Nota: Se esta asumiendo que el tiempo promedio en procesar una factura es de 10 minutos, adicionalmente se procesan 30 facturas por actividad por lo tanto el tiempo total invertido es de 300 minutos.

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8. Sobre el Contexto del Puesto de Trabajo

a. La física del trabajo:La mayoría del trabajo (08 horas) la Asistenta de Gerencia se encuentra sentada en su escritorio, realizando su trabajo en la computadora.La Asistente de Gerencia realiza desplazamientos desde su lugar de trabajo hacía el lugar donde se encuentra tanto la fotocopiadora, la impresora a color, como a blanco y negro. Por cada recojo de impresión y copias de documentos debe caminar aproximadamente 5 metros que toma un tiempo entre desplazamiento y revisión de impresiones y copias de 3 minutos.La mayor parte de las comunicaciones realizadas son por medio de correo electrónico y llamadas telefónicas, el tiempo empleado en estas comunicaciones son en promedio desde 5 hasta 15 minutos dependiendo de la complejidad del requerimiento y disponibilidad de las áreas involucradas para la atención de los mismos.

b. Horario del trabajo:Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

c. Contexto social (cultural) en el que se desempeña el trabajo (clientes):Comunicación con clientes, proveedores, terceros, personal necesario para la Coordinación y realización de eventos.

Análisis

En el nivel educativo, los jefes son universitarios, con maestrías y doctorados. En el nivel socioeconómico, los jefes pertenecen a la clase alta. En relación a la nacionalidad, los jefes de operaciones y gerentes generales son

estadounidenses. En relación al lenguaje este es formal. Temas de conversación: Relacionado al trabajo,

d. Contexto organizacional con la que el colaborador debe interactuar normalmente (superiores, pares y colaboradores):

La Asistente de gerencia tendrá que tratar con el personal de la Empresa tanto Gerentes, Supervisores, Jefes de Áreas, Asistentes como Operarios.Comunicación abierta y horizontal: Las personas de todas las áreas son escuchadas a todo nivel.

Análisis del contexto social de mi superior

En el nivel educativo mi jefe posee titulo universitario. En el nivel socioeconómico es de clase alta. Es de nacionalidad estadounidense, siendo su lengua materna el inglés.

30


En relación al lenguaje este es formal. Temas de conversación con mi jefe: Relacionado a familia y costumbres de

nuestros países.

Análisis del contexto social de mis pares

El nivel educativo de mis pares es técnico y profesional El nivel socioeconómico es de clase media Mis pares son de nacionalidad peruana. Alguno de ellos con lugar de

nacimiento lima y otros provincia. En relación lenguaje es informal (coloquial). Temas de conversación con mis pares: Noticias y sucesos de actualidad.

e. Información sobre los incentivos financieros del puesto de trabajo.

Para el puesto de Asistente de Gerencia se percibe un sueldo fijo, no se entregan bonos por cumplimientos de objetivos, ni comisiones.Se reciben utilidades anuales dependiendo de las ganancias de la empresa.Se evalúa el desempeño semestral y dependiendo del rendimiento en la evaluación se puede acceder a un aumento que se le realizar al personal cada año.

f. Información sobre incentivos afectivos o no financieros del puesto de trabajo.Se tiene acceso a capacitación interna y externa.Eventos por el día de la madre, día del padre, día del Trabajador, día de la Secretaria, Navidad.

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9. Sobre los Requisitos del Personal

a. Educación necesaria para el puesto:Asistente de Gerencia y Secretariado Bilingüe.Inglés: AvanzadoConocimientos de Contabilidad.

b. Tipo de capacitación necesaria para el puesto:Conocimiento de Microsoft OfficeConocimiento del sistema LGXServicio de Atención al Cliente

c. Experiencia laboral necesaria para el puesto:Mínimo 6 años en puestos similares, reportando a Gerencia o Gerencia General.

d. Otros requisitos vinculados al puesto de trabajo:Estudios de Comercio ExteriorEstudios de Pedagogía

e. Atributos personales tales como:

Aptitud para desarrollar el trabajo: buena disposición, responsabilidad, pro actividad, capacidad para realizar varias actividades a la vez, capacidad para trabajar bajo presión.

Características físicas:

Edad: Entre 25 a 35 años Peso: Entre 50 kilos a 65 kilos Altura: De 1.55 metros a 1.65 metros

Tipo de personalidad (Perfil psicológico)

Competencias de Comunicación: Buena comunicación tanto oral como escrita entre las personas, saber llegar a las personas dentro de la empresa, clientes, proveedores, entre otros.

Competencias de Personalidad: Competencia de Escucha para entender y realizar las actividades con el enfoque que se necesita, Actitud positiva.

Competencias de estilo de trabajo: Meticulosidad, Orden, Planificación y Organización.

Tipos de Intereses vinculados con las actividades del trabajo: No aplica

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Otros atributos no analizados que lo hacen más acorde con la actividad que desempeñará:

Actividades

Eventos realizados por la empresa con la finalidad de captar clientes.

Hobbies

Bailar El cine Gimnasia

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“LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO”

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10. Modelo de Descripción del Puesto de Trabajo

Fecha: 19 01 2011

PERFIL DEL PUESTO

Empresa (o Cliente): Saxon Services del Peru S.A

Búsqueda: Administradora de Recursos Humanos – Paola Huambachano

Contacto: Melva Rojas

OBJETIVO DEL PUESTO (y/o Misión)

Cumplir eficaz y eficientemente las funciones de asistente de gerencia, entregando la información a tiempo de la documentación implicada para la Gerencia de Operaciones y Financiera. Manteniendo y actualizando la información relacionada a la clasificación de reportes técnicos, contables y financieros, informes diarios, biblioteca de manuales operativos, file de certificaciones, entre otros. Asegurando el desarrollo de los eventos establecidos por la Gerencia de Operaciones y atendiendo todas las funciones secretariales inherentes en el cargo.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Área: Administrativa

Reporta a: Gerencia Administrativa y Gerencia de Operaciones

A cargo de: Asistir a la Gerencia (Asistente de Gerencia)

Funciones Principales:





Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia de Operaciones tanto nacional como Internacional.

Elaborar y llevar consecutivos de cartas, memos y faxes manteniendo actualizados todos los archivos de la Gerencia de Operaciones y Financiera.

Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internaciones del sector

Actualizar archivo de los contratos de la empresa.



ORGANIGRAMA

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Plan de Carrera:En 1 años Tesorería

En 5 años Gerente Administrativa

REQUISITOS

Experiencia:

Debe poseer una experiencia mínima de 2 años en puestos similares

REQUISITOS

Formación académica: Secretaria Ejecutiva Bilingüe / Estudios de Asistente de Gerencia

Conocimientos Técnicos: Conocimiento en Microsoft Office.

Tener buena caligrafía y redacción de cartas, actas e informes solicitados por la Gerencia.

Proactivo, Responsable, Ordenada.Idiomas: Inglés (indicar nivel requerido) Intermedio o AvanzadoEdad (por rango): De 25 a 38 añosSexo; M F X IndistintoOtros: -Movilidad propia - Disponibilidad para viajar -Disponibilidad para trabajar en el exterior (o en provincias): -

COMPETENCIAS PERSONALES

1 2 3 4 5Planificación y Organización xEscucha xComunicación Escrita xAtención al Cliente xCapacidad de Decisión xHabilidad de Control xIntegridad xMeticulosidad xIniciativa xFlexibilidad xCreatividad x

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RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Informar Colaborar Controlar ConvencerJefes x xPares x xSubalternos - - - -Clientes x xProveedores x xOtros

CARACTERISTICAS DEL ENTORNO SOCIAL

Jefe: En el nivel educativo mi jefe posee titulo universitarioEn el nivel socioeconómico es de clase alta. Es de nacionalidad estadounidense, siendo su lengua materna el inglésEn relación al lenguaje este es formal. Temas de conversación con mi jefe: Relacionado a familia y costumbres de nuestros países.Pares: El nivel educativo es técnico y profesionalEl nivel socioeconómico es de clase mediaMis pares son de nacionalidad peruana. Alguno de ellos con lugar de nacimiento lima y otros provincia.En relación al lenguajes es informal (coloquial)Temas de conversación con mis pares: Noticias y sucesos de actualidad.Supervisados: No aplica

CARACTERISTICAS DEL ENTORNO SOCIAL

Clientes más importantes: En el nivel educativo, los jefes son universitarios con maestrías y doctoradosEn el nivel socioeconómico, los jefes pertenecen a la clase alta En relación a la nacionalidad, los jefes de operaciones y gerentes generales son estadounidenses. En relación al lenguaje este es formal.Temas de conversación: Relacionado al trabajo.Proveedores: En el nivel educativo, los proveedores son técnicosEn el nivel socioeconómico, los proveedores pertenecen a la clase media.En relación a la nacionalidad, los proveedores son peruanos En relación al lenguaje con los proveedores es formalTemas de conversación con los proveedores: Relacionado al trabajo.

ASPECTOS ECONOMICOS DEL PUESTO

Remuneración bruta mensual: 1800 a 2500

Bonos: Vale Navideño

Otros beneficios: Utilidades

APROBADO POR : ROGER DURRANT

CARGO : GERENTE DE OPERACIONES

FIRMA : ROGER DURRANT

Fecha: 17 01 2011

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“SOLICITUD DE EMPLEO”

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11. Hoja de Solicitud de Empleo

Oficina de Personal HOJA DE SOLICITUD DE EMPLEOINFORMACIÓN DEL COLABORADOR

DATOS PERSONALESApellido Paterno: Apellido Materno: Nombres:L.E (DNI) L.M: Sexo: Grupo Sanguineo:Dirección actual: Distrito: Codigo Postal:Fecha de nacimiento: Lugar de nacimiento:País:

Número Telefónico: Celular: ESSALUD- Código: AFP-Código:Nacionalidad: Carnet de Extranjeria: Pasaporte: Brevete:Edad: Fecha de Nacimiento: Lugar de Nacimiento:Estado Civil: Soltero Casado Divorciado Conviviente

ESTUDIOSEducación Nombre y Lugar Grado / Área de Estudio Nro de Años CursadosPrimaria Nombre: Nro. de Años:

Lugar: Desde:Secundaria Nombre: Nro. de Años:

Lugar: Desde:Técnica Nombre: Nro. de Años:

Lugar: Desde:Universidad Nombre: Nro. de Años:

Lugar: Desde:Colegiatura:

Post-Grado Universidad: Nro. de Años:Lugar: Desde:

HISTORIA DE EMPLEO

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Lista de empleo empezando con su posición más reciente

Fecha Nombre de Entidad/ Puesto Ocupado Nº de personas a tu cargo. Funciones

DesdeMes AñoA: Rubro:

Área/Mes: Año:

Ingreso Bruto Mensual S/.

Motivo del Cese

Fecha Nombre de Entidad/ Puesto Ocupado Nº de personas a tu cargo. Funciones

DesdeMes AñoA: Rubro:

Área/Mes: Año:

Ingreso Bruto Mensual S/.

Motivo del Cese

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Oficina de Personal

IDIOMAS

Hablado Escrito Entidad

COMPUTACIÒN

Windows OtrosWordExcelPowerpoint

Colocar en la casilla el nivel de dominio :B: BásicoI : IntermedioA: Avanzado

DATOS FAMILIARES

COMPOSICION FAMILIAR(Incluir Padres) Marcar (V) si viveApellidos y Nombres

Sexo ParentescoGrado de Instrucción

OcupaciónFecha de Nacimiento

Persona a quien avisar en caso de emergenciaNombre Completo Domicilio Teléfono

Lugar de Empleo Dirección Teléfono

Por este medio afirmo que la información dada por mí en este formulario es verdadera y precisa.

________________ _________________ Firma Fecha

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“DECLARACIÓN JURADA”

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12. Declaración Jurada

DIRECCIÓN DE PERSONAL

DECLARACIÓN JURADA

Yo ____,_______________________________________________________________ de Nacionalidad _____________________________ con documento de identidad Nº___________________, de profesión______________, Natural del Departamento de ______________________________ de la Provincia de __________________ del distrito de _________________________________.

Declaro bajo juramento que:

Todos los datos indicados en mi hoja de vida, son verdaderos; dejando a _________________________________, la facultad de iniciar las acciones penales y civiles correspondientes, en caso de haber incluido información falsa.

_________________________Firma Fecha: ___/___ / ____

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“ANUNCIO PARA LA INVESTIGACIÓN”

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13. Modelo de Anuncio para la Investigación

ASISTENTE ADMINISTRATIVANuestra empresa es una organización líder en el rubro petrolero, La persona que desempeñe este cargo debe tener una alta capacidad de trabajar en equipo, proactiva y con tolerancia a la presión. REQUISITOS

Profesional en secretariado ejecutivo bilingüe, asistencia de gerencia o administración.

Buena Presencia Con capacidad de organización, planificación, dinámica. Con experiencia mínima de 2 años comprobada. Manejo de office a nivel usuario. Dominio de inglés a nivel intermedio o avanzado.

RESPONSABILIDADES

Realizar y atender con eficiencia todas las instrucciones recibidas por Gerencia General.

Manejo de la agenda de reuniones. Mantener el archivo de documentos. Programación de viajes de la Gerencia Preparación de informes

OFRECEMOS

Ingreso a planilla con beneficios de ley Incorporarse a una empresa en permanente crecimiento Grato ambiente de trabajo

Las personas interesadas por favor de remitir su Curriculum Vitae (sin documentar) con fotografía reciente, indicando pretensiones económicas a las oficinas de este diario, hasta el 27 de enero. Indicar las iníciales AG. Se guardará absoluta reserva.

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“ANUNCIO DE RECLUTAMIENTO

EFECTIVO”

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14. Modelo de Anuncio de Reclutamiento Efectivo

Saxon Energy Services Inc. es una creciente compañía internacional de servicios petroleros con importante presencia en Canadá, Colombia, Ecuador, México, Perú, Estados Unidos y Venezuela, que se centra en ofrecer servicios de perforación de pozos de petróleo y la exploración de gas.

Te ofrecemos la oportunidad de unirte a nuestro equipo y formar parte de una organización líder desarrollando sus conocimientos y competencias.

Estamos en la búsqueda de un profesional con alto sentido de responsabilidad y capacidad de organización, proactiva y dinámica, orientado a la toma de decisiones para cubrir la vacante de:

ASISTENTE ADMINISTRATIVAPerfilExperiencia mínima: 2 años en empresas de prestigio en el mercado.Conocimiento y manejo de:

Tareas administrativas de Oficina: cartas, solicitudes, organizar y custodiar el archivo documentario, manejo de la agenda de reuniones.

Idiomas: Nivel de inglés intermedio o avanzado.

Organizar viajes/transporte/viáticos/reservas de hoteles.

Herramientas de soporte al trabajo: Word, Excel, Power Point, Access, Internet.

Valores morales: Fidelidad al trabajo, absoluta discreción, confiabilidad.

Estudios: preferentemente de Asistente de Gerencia, Secretariado Ejecutivo o afines.Beneficios Sistema de beneficios de salud (personal y familiar)

Acceso a un sistema de remuneraciones y compensaciones muy competitivo.

Entrenamiento y capacitaciones constantes orientadas a una línea de carrera.

Los interesados presentarse de manera formal, con su curriculum vitae y foto reciente a nuestras oficinas Av. Navarrete 794, hasta el día lunes 30 de enero.

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“LA ENTREVISTA DE TRABAJO”

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15. Entrevista

15.1. Historial de Trabajo

a) ¿Prefiere usted trabajar sola o en grupo?

Explicación

Al realizar esta pregunta el entrevistador podrá reconocer si el candidato cuenta con las competencias emocionales interpersonales y así establecer si es el candidato más idóneo para ocupar el puesto.

b) ¿Qué tipo de presiones de trabajo le gustan o le disgustan más?

Con esta pregunta el entrevistador podrá determinar cuál es su nivel de tolerancia al estrés.

c) En todos sus trabajos, ¿cuáles han sido sus cualidades más notables y cuales son sus puntos débiles?

Con esta pregunta el entrevistador podrá determinar si el candidato realiza una autoevaluación de sus fortalezas y debilidades. Poniendo énfasis en los puntos débiles que debe mejorar.

Preguntas adicionales

¿Qué puntos débiles debes cambiar? ¿Qué es lo que valoras en tu puesto de trabajo?

15.2. Educación y Entrenamiento

a) ¿Qué cursos le agradaron más? ¿Menos? ¿Por qué?

Al realizar esta pregunta el entrevistador podrá determinar las preferencias del candidato en letras o números y así determinar si cumple con aptitudes que requiere el puesto.

b) ¿Qué logros académicos obtuvo? ¿En que cursos obtuvo mejores calificaciones? ¿Peores?

Al realizar esta pregunta el entrevistador tiene el nivel de preparación acorde a la descripción del puesto de trabajo.

c) ¿Qué parte de sus estudios se costeo usted mismo? ¿Cómo lo hizo?

Con esta pregunta el entrevistador su nivel de independencia y aspiraciones de superación. Asimismo el nivel del esfuerzo que le llevó el logro de este objetivo.

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¿En que actividades no académicas le gustaría participar si podría volver a darse la oportunidad?

¿En que cursos le gustaría reforzar sus conocimientos adquiridos?

15.3. Antecedentes y Circunstancias Actuales

a) Que influencia tuvo su niñez en la clase de persona que es hoy?

El entrevistador podrá así conocer los valores inculcados en su hogar y que le han servido de guía y ejemplo en la formación de su personalidad.

b) ¿A que edad tuvo su primer trabajo? ¿Cuándo se volvió económicamente independiente?

Así el entrevistador determinará el grado de experiencia que posee el candidato desde el inicio de sus actividades laborales. Así como el tiempo que le tomó lograr su independencia.

c) En que tipo de actividades le gusta tomar parte cuando no esta trabajando? ¿Es usted miembro o líder de algún grupo?

El entrevistador podrá así conocer las competencias emocionales posee el candidato a nivel intrapersonal e interpersonal. Asimismo si esta preparada para asumir el rol de líder.


¿Sus experiencias familiares le ayudaron a crecer como persona? ¿Que le interesaría lograr en la actualidad?

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“EL PROFESIOGRAMA”

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16. Modelo de Profesiograma

Identificación del puesto

Nombre de la empresa: Saxon Services del Peru S.A

Nombre del Puesto: Asistente de Gerencia

Área de Trabajo: Administración

Grupo Escala y Salario: 1800 -2500

Pagos Adicionales: Utilidades

Dependencia: Gerencia Administrativa y Gerencia de Operaciones

Subordinados: No existe

Misión: La misión de Saxon Energy Services Inc es proveer: Experiencia superior a sus empleados, a través de nuestro compromiso con una relación

laboral segura y de largo plazo. Valor superior a los clientes, a través de nuestra habilidad de aplicar tecnología, actuar

rápidamente y operar en forma segura y eficiente.

Retorno superior a los inversores, a través de nuestros emprendimientos comerciales diversificados en las áreas de perforación y servicio de pozos, los cuales continúan expandiéndose mundialmente.

Funciones:





Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia de Operaciones tanto nacional como Internacional.



Actualizar archivo de los contratos de la empresa.



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Atribuciones: No aplica

Responsabilidades: Realizar y atender con eficiencia todas las instrucciones recibidas por Gerencia General.

Manejo de la agenda de reuniones.

Mantener el archivo de documentos.

Programación de viajes de la Gerencia

Preparación de informes

Requisitos de Instrucción: Secretaria Ejecutiva Bilingüe / Estudios de Asistente de Gerencia

Requisitos Profesionales: Debe poseer una experiencia mínima de 2 años en puestos similares

Equipamiento necesario para el desempeño exitoso del puesto: Computadora personal, mobiliario, teléfono con salida nacional e internacional, impresora, scanner.

Requerimientos Físicos: Sexo femenino, buena presencia, esfuerzo mental

Competencias Técnicas: Conocimientos de Word, Excel, Power Point, Access, Internet, idioma inglés a nivel intermedio o avanzado.

Competencias Genéricas: Planificación y organización, Meticulosidad y Habilidad para la realización total de una tarea. Capacidad de iniciativa y decisión en la solución de problemas orientado a la mejora de los procesos en la organización. Integridad, escucha, atención al cliente, creatividad, flexibilidad son competencias necesarias para el logro de los objetivos.

Flujo de Trabajo / Horario: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm. (8 horas diarias)

Régimen de trabajo y descanso: (5 días laborables) (2 días de descanso)

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“DIÁGNOSICO DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN”

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17. Diagnostico de las necesidades de capacitación individuales.

FORMATO Nº1:

FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES

DIAGNÓSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

ÁREA DE TRABAJO: ADMINISTRACIÓN

NOMBRE DEL FUNCIONARIO: SILVIA VALDIVIESO / ROGER DURRANT

CARGO: GERENTE DE FINANZAS / GERENTE DE OPERACIONES

PROYECTO O FUNCIÓNNECESIDAD DE CAPACITACION

CLASE DE NECESIDAD I C H

Ingreso Mensual de facturas de proveedores administrativos al sistema contable LGX. Curso de Contabilidad x x

Ordenar y clasificar los reportes que maneja la Gerencia de Operaciones, de acuerdo a su prioridad. Curso de Archivo x x x

Verificación y elaboración de un resumen de los diversos reportes realizados en campo por los operarios. Curso de Computación x x x

Realizar y recibir las llamadas tanto a nivel nacional como del exterior, que sean solicitadas por el Gerente de Operaciones y Gerente Financiero. Taller de Telemarketing x x

Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia de Operaciones tanto nacional como Internacional. Curso de Documentación x x


Curso de Redacción Comercial y Ortografía x x x

Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internaciones del sector Curso de Archivo x x

Actualizar archivo de los contratos de la empresa. Curso de Legislación Laboral x x

Coordinar los eventos y las relaciones públicas de la Gerencia de Operaciones según sea necesario. Curso de Eventos x x x

Mantener el directorio telefónico de clientes actualizado de la Gerencia de Operaciones y Financiera. Taller de Telemarketing x x x

I = InformaciónC= ConocimientoH= Habilidades

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18. Diagnostico de las necesidades de capacitación por dependencia.

FORMATO Nº2:

CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÒN POR DEPENDENCIAS

PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS

OR

DE

N D

E

PR

IOR

IDA

D

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

POBLACION OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

NUMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO

A* B* C* D* E* Ingreso Mensual de facturas de

proveedores administrativos al sistema contable LGX. 1 Curso de Contabilidad x x x

Ordenar y clasificar los reportes que maneja la Gerencia de Operaciones, de acuerdo a su prioridad. 2 Curso de Archivo x x x

Verificación y elaboración de un resumen de los diversos reportes realizados en campo por los operarios. 3 Curso de Computación x x x

Realizar y recibir las llamadas tanto a nivel nacional como del exterior, que sean solicitadas por el Gerente de Operaciones y Gerente Financiero. 4 Taller de Telemarketing x x

Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia de Operaciones tanto nacional como Internacional. 5

Curso de Documentación x x

Elaborar y llevar consecutivos de cartas, memos y faxes manteniendo actualizados todos los archivos de la Gerencia de Operaciones y Financiera. 6

Curso de Redacción Comercial y Ortografía x x

Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internaciones del sector 7 Curso de Archivo x x

Actualizar archivo de los contratos de la empresa. 8

Curso de Legislación Laboral x x

Coordinar los eventos y las relaciones públicas de la Gerencia de Operaciones según sea necesario. 9 Curso de Eventos x x x

Mantener el directorio telefónico de clientes actualizado de la Gerencia de Operaciones y Financiera. 10 Taller de Telemarketing x x

A= Directivo y Asesor B= EjecutivoC= Profesional D= TécnicoE= Asistencial (Administrativo y Operativo en Entidades Territoriales)

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“MODELO GENERAL DE EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO”

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19. Modelo General de Evaluación de Desempeño

Empresa Saxon Services del Peru S.A

1. Datos del Empleado

Nombre MelvaApellidos Rojas del Carpio Departamento AdministrativoPuesto Asistente de GerenciaCódigo

Introduzca los datos del evaluador

Nombre Roger Apellidos DurrantDepartamento Operaciones Puesto Gerente de Operaciones Código

2. Logro de resultados sobre los estándares de desempeño

Funciones:

Midiendo la calidad1. Gestión administrativa de obra Excelente Sobre

termino medio

Termino Medio

Bajo el término medio

Pobre

Ingreso al sistema Lgx.

Ingreso del número de operaciónIngreso los datos de la factura (fecha, nombre del proveedor, cantidad, monto)

Imprimo el comprobante de compra

Derivo el comprobante de compra al área de contabilidad

Midiendo el tiempo / ingreso 300m 360m 450m 540m 600m

Midiendo la cantidad de facturas 1/día 3/4 día 1 día 1 día y 1/4 1 día 1/2

3. Sobre la escala para calificar al empleado para las competencias

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Fecha: 19 01 2011


(5) Excelente El empleado sobresale en bondad, merito o estimación

(4) Sobre termino medio

El empleado con su labor con mérito y estimación

(3) Termino medio El empleado logra apenas o en su totalidad su labor

(2) Bajo el término medio

El empleado cumple de forma insuficiente e inferior a los demás su labor

(1) Pobre El empleado no cumple insuficientemente, inferior y con problemas su labor

4. Seleccione las competencias que evaluara de acuerdo a su análisis de puesto

Actividad Competencia 1 2 3 4 5



Meticulosidad x Ordenar y clasificar los reportes que maneja la Gerencia de

Operaciones, de acuerdo a su prioridad.Meticulosidad x


Planificación y Organización x


Atención al Cliente x Coordinar la distribución de correspondencia de la Gerencia

de Operaciones tanto nacional como internacional.Habilidad de ControlMeticulosidad x


Comunicación Escrita x Mantener el file de certificaciones e inspecciones de los

taladros, así como los de seguridad exigidos por contrato y por normas internaciones del sector.

Integridad x Actualizar archivo de los contratos de la empresa.


Habilidad de Control x



EscucharCreatividadHabilidad de ControlFlexibilidadCapacidad de

Decisión x Mantener el directorio telefónico de clientes actualizado de la

Gerencia de Operaciones y Financiera. Iniciativa x


Escucha x

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a. METODO DE RANGO POR FACTORES

EmpleadosFactores

Total Posición

Responsabilidad IniciativaHabilidad de

Control

Paola 5 4 5 14 1º

Cecilia 4 2 2 8 3º

Susy 3 4 3 10 2º

b. METODO DE COMPARACIÓN DE PAREJAS

Empleados Paola Cecilia Susy

Paola---------- ---------- Susy

CeciliaPaola ----------- ----------------

SusyPaola ----------- ----------------

TOTAL2 1 1

c. METODO DE DISTRIBUCIÓN FORZADA

COLABORADOR DESEMPEÑO DEL COLABORADOR

Apellidos Nombres Sobresaliente(20)

Bueno(16)

Regular(12)

Malo(08)

Muy malo(04)

01. Huambachano Paola X

02. Rodriguez Cecilia X

03. Taber Susy X

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5. Preguntas abiertas de retroalimentación, toma de decisiones y promoción a las líneas de carrera.

a. En su opinión, ¿en que áreas debe concentrar el empleado sus esfuerzos de mejora?

En la realización de los resúmenes de reportes utilizando cuadros estadísticos. Conocer aún más las funcionalidades del sistema contable (Lgx)

b. ¿Cree que el empleado esta mejor preparado para otro puesto dentro de la compañía?

Si

c. Y si es así ¿para que tipo de puesto o puestos? Por favor, concrete el nombre del puesto y área al que pertenece

Nombre del Puesto Tesorería Area Administrativa

d. Por favor, añada cualquier comentario que desee sobre sus respuestas a las dos preguntas anteriores.

Cuenta con las competencias de análisis numérico, integridad, habilidad de control, capacidad de decisión, escucha, estas cualidades son necesarias para desempeñar la función antes mencionada. En ambos trabajos se requiere del ingreso de facturas al sistema así como el análisis de los gastos para la programación de los pagos a los proveedores a tiempo. Al realizar la provisión adecuada se logrará cumplir con el cierre contable del mes, el cual se verá reflejado en los estados financieros de la empresa.

e. Evaluación general: A continuación, resuma su evaluación precedente del empleado:

Muy Pobre Pobre Regular Bueno Muy bueno Sobresaliente

X

f. Por favor, introduzca comentarios adicionales sombre el empleado.

Resalta su iniciativa Colaboración con todas las áreas Disposición a la realización de tareas.

Ficha de Replica, sugerencias o retroalimentación del evaluado

Capacitar a la persona en procesos de transferencias bancarias (telebanking) con la finalidad que cumpla con las necesidades del nuevo puesto.

Capacitar en la elaboración del cash flow.

______________________ ______________________ Firma del evaluado Firma del evaluador

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“REMUNERACIONES”

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20. Remuneraciones

MÉTODO DE CATEGORIAS TERMINADAS

val % Li val % Ls1 Planificación y Organización 0.30 S/. 540.00 0.35 S/. 750.002 Análisis numérico 0.20 S/. 360.00 0.15 S/. 500.003 Comunicación escrita 0.25 S/. 450.00 0.30 S/. 625.004 Flexibilidad 0.08 S/. 144.00 0.08 S/. 200.005 Meticulosidad 0.17 S/. 306.00 0.12 S/. 425.00

Total 1.00 S/. 1,800.00 1.00 S/. 2,500.00

Escala de ValoraciónMuy importante Importante Termino Medio Bajo Muy Bajo

1 2 3 4 5

Puesto de Trabajo Competencias


Análisis numérico

Comunicación escrita Flexibilidad Meticulosidad

TE Tesoreria 2 1 5 4 3AP Administradora de Planillas 1 4 2 3 5C Contadora 1 2 3 5 4JL Jefe de Logistica 3 4 1 5 2

Competencias

Planificación y Organización Análisis numérico Comunicación

escrita Flexibilidad Meticulosidad 1 2070.00 600.00 500.00 450.00 170.00 350.002 2176.00 750.00 450.00 500.00 170.00 306.003 2170.00 750.00 480.00 460.00 150.00 330.004 2109.00 580.00 360.00 625.00 144.00 400.00

63


64


FACTOR DE EVALUACIÓN Y SUS GRADOS

Asistente de Gerencia Tesoreria

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Factor de evaluación y sus gradosClase de Cargos Rango de puntos

I 100 HASTA 155II 156 HASTA 211III 212 HASTA 267IV 268 HASTA 323V 324 HASTA 379

grado puntosrequiere saber leer y escribir (alfabetizado) A 2020requiere primaria B 40requiere secundaria o 1er ciclo Universitario C 60requiere titulo universitario o 2do ciclo D 80requiere post grado completo o equivalente E 100

GradosGrupos de factores Factores de evaluación A B C D E

I Requisitos intelectuales

1.1 Instrucción necesaria 20 40 60 80 1001.2 Experiencia 10 20 30 40 501.3 Iniciativa 15 20 25 30 35

II Requisito Fisico2.1 Esfuerzo físico necesario 5 8 11 14 172.2 Concentración Mental 15 17 19 21 23

III Responsabilidades

3.1 supervisión de personas 5 6 7 8 93.2 Manejo de materiales y equipos 5 10 15 20 253.3 Manejo de dinero, documentos 5 10 15 20 25

IV Condiciones de trabajo4.1 Ambiente físico de trabajo 10 12 14 16 184.2 Riesgos implícitos 10 13 16 19 22

100 156 212 268 324


Grados Puntos Grados Puntos grado I Requisitos intelectuales 1.1 Instrucción necesaria D 80 D 80 1.2 Experiencia C 30 D 80 1.3 Iniciativa C 25 C II Requisito Fisico requiere saber leer y escribir (alfabetizado) A 2.1 Esfuerzo fisico necesario B 8 C 11requiere primaria B 2.2 Concentración Mental C 19 C 19requiere secundaria o 1er ciclo Universitario C III Responsabilidades requiere titulo universitario o 2do ciclo D 3.1 supervisión de personas D 8 D 8requiere post grado completo o equivalente E 3.2 Manejo de materiales y equipos C 15 C 15 3.3 Manejo de dinero, documentos C 15 D 15 IV Condiciones de trabajo 4.1 Ambiente físico de trabajo C 14 C 14 4.2 Riesgos implicitos B 13 C 16 Total 227 258

Rango de puntos Punto medio Salario medio Porcentaje de despidos

Franja Salarial

Li Ls

66

Puntos Salario

Asistente de Gerencia

213 1812.73220 1901.82227 1990.91250 2283.64267 2500.00


100 HASTA 155 177.5 950.00 20% 400.00 1100.00156 HASTA 211 261.5 2000.00 15% 1100.00 1800.00212 HASTA 267 345.5 3050.00 10% 1800.00 2500.00268 HASTA 323 429.5 4100.00 5% 2500.00 3200.00324 HASTA 379 513.5 5150.00 3% 3200.00 3900.00

Rango Salarios55 212.0 1800.00

5.5 217.5 1870.00700.00 223.0 1940.00

70 228.5 2010.00 234.0 2080.00 239.5 2150.00 245.0 2220.00 250.5 2290.00 256.0 2360.00 261.5 2430.00 267.0 2500.00

239.5 2150.00

67


Rango de Puntos

0

500

1000

1500

2000

2500

3000Sal

arios

SALARIOS 1800.00 1870.00 1940.00 2010.00 2080.00 2150.00 2220.00 2290.00 2360.00 2430.00 2500.00

Salarios

68

portafolio de asistente de gerencia

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