planificación de eventos

5/17/2018 Planificaci n de eventos - slidepdf.com

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Federico Galvis Tarquino. Esp. Alta Gerencia y Desarrollo Deportivo

SESIÓN VII-VIII Y IX

TIPOS DE EVENTOS,CONCEPTOS Y

PLANIFICACIÓN

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EVENTO

Es una actividad social determinada, un festival,una fiesta, una ceremonia, una competición,una convención.

Aquella actividad que se desarrolla en un

momento puntual en el tiempo, con un

principio y un final previamente conocido,

independientemente de que pueda poseer una

periodicidad establecida.




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ORGANIZACIÓN

Stephen Robbins (1996) Como una unidad socialconscientemente coordinada, compuesta por doso más personas, que funcionan relativamente enforma continua para alcanzar una meta oconjunto de metas comunes.

March y Simon (1958) afirman que lasorganizaciones son un ensamble de sereshumanos que interactúan y ellas son los mayoresensambles de nuestra sociedad que tienen algúnsistema de coordinación central.




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CONCEPTO ORGANIZACIÓN

La palabra organización tiene tres acepciones;

la primera, etimológicamente, proviene del

griego órganon que significa instrumento.

otra como una entidad o grupo social.

y otra más que se refiere a la organización

como un proceso.




4


ORGANIZAR

Acto de acopiar e integrar dinámica y

racionalmente los recursos de una organización

o plan, para alcanzar resultados previstos

mediante la operación.





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ORGANIZAR

“Coordinar de forma planificada las actividades

de un grupo de personas, para procurar el logro

de un propósito común, a través de la división

de trabajo y funciones, y a través de una

jerarquía de autoridades y responsabilidades”.

(Martín, 2002)





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EVENTO DEPORTIVO

Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de

un deporte reconocido por el Estado Colombiano

competitivo o no, que se realice en un escenario

deportivo y que cuente con la presencia de público

sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no,

sea de carácter nacional o internacional.





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ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona

jurídica reconocida por el Estado Colombiano a través

de los órganos competentes respectivos

DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que

tenga bajo su responsabilidad deportiva o

administrativa, cualquiera entidad u organización

deportiva debidamente reconocida por el Estado

Colombiano por medio de la autoridad competente

respectiva.





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DEPORTISTA: Se reconoce como tal a toda persona,

hombre y/o mujer que se encuentre inscrito

debidamente bajo los parámetros establecidos para

tal efecto, ante un Club Deportivo o Federación

Deportiva y que tomen parte de una disciplina

deportiva.

PÚBLICO: Es la presencia de dos o más espectadores

dentro y en los alrededores de cualquier escenario

público deportivo con motivo de un espectáculo

deportivo.





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ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes,

empresarios, empleados o dependientes de las entidadesque tengan bajo su cargo la organización, promoción y

control de cualquier tipo de espectáculo deportivo.

PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas,

técnicos, árbitros y todos aquellos cuya participación es

necesaria para la realización del espectáculo deportivo de

que se trate.





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BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en

forma estratégica dentro de los escenarios deportivos que

de alguna manera adquieren un comportamiento a través

de gestos, canciones, pancartas y acciones personales o de

grupo. Son grupos de hinchas que no pertenecen a alguna

agremiación, denominadas también barras independientes.

BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores

que se encuentran organizados a través de asociaciones

debidamente reconocidas.






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CONCEPTO DE ORGANIZACIÓNDE EVENTOS

Es la asociación de personas reguladas por un

conjunto de normas en función de un fincomún






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Los eventos se caracterizan por la “unicidad”

significa que no son actividades rutinarias y que

cada evento es diferente a otros, aunque pueda

tratarse de un mismo tipo de evento. Por

ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de

atletismo siguen unas mismas pautas de

organización, una edición difiere de

la otra por el lugar de celebración, el número de

participantes, las fechas de celebración, etc.






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Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos

tangibles.

Los primeros corresponden al producto principal del

evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los

elementos tangibles son productos complementarios de

los primeros, como por ejemplo, los productos de

merchandising. Los eventos requieren de elementos

tangibles como elementos que generan opinión pública y

que contribuyen a la creación de la memoria del evento

(Moragas; Moreno; Kennett, 2003).






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TIPOS DE EVENTOS

1.Social (Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos,

cumpleaños, aniversarios )

2.Cultural (exposición, danza, teatro)

3.Académico (seminario, conferencia, científico)

4.Recreativo (festival, espectáculo)

5.Deportivo (prueba, campeonato, juegos)






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Lanzamientos, instalaciones, bautismos,

bodas, inauguraciones, desfiles,

premiaciones, clausuras, presentaciones.

DONDE SE APLICA

Pruebas, festivales, Juegos, Campeonatos.

EVENTO SOCIAL






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CARACTERÍSTICAS

ES TENSIONANTE.

PRODUCE STRESS.

ES DETERMINADO.

EL ÉXITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD FLEXIBLE.

OBLIGATORIO.

EXIGE PREPARACIÓN DE LOS PARTICIPANTES.

DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO. FRUSTRANTE.

ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES

EVENTO DEPORTIVO






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CARACTERÍSTICASES LÚDICO.

INFORMAL.

CONSTRUCTIVO.

PERMITE FÁCIL INTEGRACIÓN. ES RELAJANTE.

SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE.

PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO).

OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE ÉXITO.

VOLUNTARIO.

ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE.

EVENTO RECREATIVO






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Externos Internos

Interrupciones del teléfono No saber decir "no"

Interrupciones por visitas inesperadas Querer acaparar actividades por no saber delegarlas

Urgencias Sobrestimar las propias capacidades

Mobiliario Incomodo Aplazar y dejar las cosas para después

Incapacidad de los subalternos Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes

Falta información adecuada Confusión y desorden en la propia oficina

Liderazgo deficiente Falta de motivación, indiferencia

Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones

Ruidos y Distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad

Sistemas de Comunicación deficiente Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas

Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo

son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se

encuentran en nosotros mismos.

Enemigos del tiempo






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¿QUIENE SOMOS?

Preguntas fundamentales para averiguar nuestra capacidad económica,

humana, técnica y operativa para alcanzar el éxito.

¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento?

¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores?

¿ Tenemos tiempo suficiente?

¿Tenemos conocimiento sobre el tema?

¿Es solucionable el aspecto económico?

¿podremos?

fecha de celebración

¿Hay tiempo suficiente?

¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?






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Duración

¿Cuánto va a durar la actividad?

¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de ese tiempo?Lugar o Recinto

¿Existen compromisos anteriores en esas fechas?

¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración?

¿Es seguro?

¿Tiene la capacidad suficiente?

Medios

¿Podemos disponer de medios económicos suficientes?

¿Tenemos capacidad de contratación de personas o empresas?






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LISTA DE REQUERIMIENTOS LISTA DE REQUERIMIENTOS

1. MATERIALES OFICINA 2. EQUIPO HUMANO3. PLAN DE TRABAJO 4. CRONOGRAMA

5. ANALISIS ESTADISTICOS 6. EST. GEOGRAFICOS Y DEMOGRAFICOS

7. PLAN MARKETING 8. MATERIALES PARA EL DESARROLLO DELEVENTO

9. CONVENIOS Y PERMISOS 10. PATROCINIOS Y AUSPICIOS

11. COMISIONES A. ADMINISTRATIVA

B. TÉCNICA C. COMUNICACIONES

D. SERVICIOS VARIOS E. MÉDICA

F. EQUIPO REGIONAL G. OBRAS

PLANIFICACION






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1. Materiales de Oficina:

Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar nuestro

trabajo, tales como:Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores

en orden.

Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños,

plumones, una pizarra, lápices, etc.Un computador: podremos elaborar planes, estadísticas, presentaciones y;

envío y recepción de mail.

Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una cotización, el

teléfono se hace una necesidad laboral.Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y

presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso común,

presentaciones en Power Point.






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2. Equipo Humano:

Para un evento deportivo de menor escala es necesario de 3 a 4 personas estables que

puedan realizar tareas especificas, informándose entre si de sus actividades. Para el

desarrollo en terreno de la actividad, tendremos que analizar la cantidad de personas

que requerimos, tomando en cuenta los siguientes ítems.

Equipo de trabajo estable: 3 a 4 personas, Personal encargado de la Organización del

Evento

Administrativos: 3 a 6 personas, Personal de apoyo para actividades de Organización,

tales como, inscripción, entrega de resultados, entre otras actividades. Personal de

Montaje : 10 a 15 personas, Personal de Montaje de escenarios, tarimas, demarcación

de circuito, etc.

Jueces o Árbitros: 3 a 6 personas, Personal de juzgamiento y que vele por el buen

desarrollo de la actividad.

Personal de Aseo: 5 a 10 personas, Personal que mantenga una limpieza antes, durante y

después del desarrollo del evento

Personal de Seguridad: 10 a 15 personas, Personal que mantenga el orden y las buenas

conductas dentro de los competidores y publico asistente.






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3. Plan de Trabajo:

Es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la

Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a

desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas.

Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez

que requeramos. Pero, para un documento que sería presentado a un

auspiciador o entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las

actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.






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4. Cronograma

El Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble entrada en la que se

anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que componen un

programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se

desarrollarán esas actividades.

Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de

duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de tiempo,

señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad.

Proceso de construcción del Diagrama de Gantt

Listado y ordenamiento de actividades.El primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas

según han de ser ejecutadas.






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4. Cronograma

.Estimación del tiempo de duración de cada actividad.

Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su realización.Como la ejecución de las actividades incluye dos variables estrechamente

ligadas: tiempo y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de

recursos humanos, materiales, financieros, etc. y la posibilidad de

desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo que se estaríaconstruyendo un calendario operativo.

Construcción del gráfico.

En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico teniendo

presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya

longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada.

La mínima unidad de tiempo en este gráfico es la semana.






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DEPORTE /

ACTIVIDAD 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Confección de Material publicitario 2 28

Confección de Medallas y Trofeos 16 2

Compras de insumos 17 15

Elaboración de reglamentación 28 12

Elaboración de invitaciones 2 18

Promoción y difusión 15 5

Fijación afiches 20 5

Entrega de invitaciones 15 21

Contratación de escenarios 5 20

Presentación del proyecto. (JAL) 26

INSCRIPCIONES

Fútbol 1 31

Baloncesto 1 30

Voleibol 1 28

Reunión informativa (JAL) 1

Entrega de carnés laminados 1

Inicio de competencias 7 25

Ceremonia de premiación28

Informe publicitario

Entrega informes de Gestión 1 1 1 1 1 1

Evaluación 28 30 30 30 30 30

Entrega informe final 31

Evaluacion del evento 28

JUNIOFEBRERO MARZO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESABRIL JULIO AGOSTOMAYO






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5. Análisis Estadístico

La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria

en eventos, para que nos ayude a la hora de hacer presentaciones a los

posibles auspiciadores, presentando gráficos y estadísticas sobre la evolución

de la participación de cada marca en los eventos.

6. Estudios Geográficos y Demográficos

Estos estudios, implican visitas a terreno, toma de muestras, planos, diseño

de altimetrías del terreno que utilizaremos para el evento; Cantidad de

población existente en la zona del evento, para analizar de que tipo de

campaña de difusión realizaremos para que asistan al evento y así tener más

publico, el cual beneficia en el valor por contacto para el cliente.

El valor por contacto es la clave a la hora de invertir en un evento deportivo,

a mayor publico asistente es más bajo el valor por producto del cliente.






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7. Plan de Marketing y Presentación

Es necesario realizar un plan de marketing, el cual nos ayude a la difusión y una

presentación atrayente de nuestro evento, diseñando una imagen corporativa,que inyecte una visión de empresa a nuestro proyecto, lo cual nos ayuda para

ser presentado como un evento profesional.

Tomando todos los puntos necesarios a la hora de hacer un plan de marketing

lo podemos resumir en las siguientes tareas por desarrollar:

IMAGEN CORPORATIVA: Logotipo con un diseño moderno y atrayente.

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS NECESARIOS: Crear un sitio Web, diseñar

nuestras tarjetas de presentación, crear una presentación digital tomando encuenta los puntos esenciales del evento; esta puede ser diseñada en Power

Point.






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La presentación para la búsqueda de auspiciadores debe reflejar, el sentido

del evento, la cantidad posible de público asistente, que tipo de campaña

realizaremos para difundir el evento, a que grupo social esta dirigido el

evento, el posible retorno publicitario que dispondrá el auspiciador, y todo

lo podemos reforzar con fotografías. Para el posible auspiciador, la idea es

realizar un proyecto rápido de leer y entender, sin mucho texto, con

imágenes que grafiquen lo que ofrecemos en retorno publicitario.

Como resumen podemos decir que el auspiciador busca retorno publicitario

y que la inversión este ligada al valor por contacto.






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PLAN MARKETING

•PERSONAS (Como compradores y Vendedores).•BIENES Y SERVICIOS (Innovación del producto).•CANALES DE DISTRIBUCION (Un complejo conjunto de institucionesmayoristas y minoristas).•REALIZACION DE FUNCIONES: –Información e investigación de Marketing. –Compras. –Ventas (Personales, publicidad, anuncios, promoción). –Transporte. –Almacenamiento. –Financiación. –Aceptación de riesgos. –Normalización. –Servicios al Consumidor –Precios. –El medio, incluyendo la competencia. –Dirección de Marketing (Creación, planificación, control). –Transferencia de la propiedad.






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Un Marketing beneficioso y eficiente, implica la combinación de muchasvariables relacionadas, en correctas proporciones y dentro de un sistemadinámico.

MERCHANDISING: Promoción del producto en el punto de venta.

SISTEMA BLISS: Inundar el mercado con Direcciones puntuales de presencia masiva del

producto, coincidiendo con la presencia de los actores de la actividad (Deportistas,

Eventos, etc.).

CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO AFINES CON EL DEPORTE A VENDER: Estrato,

Logística, Propiedades, Dinámica, fortaleza, etc.

FAMILIA DEL DEPORTE: Elemento primario: El Deportista; Entrenador, Director Técnico,

Terapista, Médico, Gerente, Dirigente, Patrocinador, Estado (Voluntad Política),

Periodista, Medio.

OFERTA EMPAQUETADA: Radio, Prensa, TV, Revistas, Afiches, Vallas, Pódium, etc.DIFERENCIAS EN LA OFERTA: Deportistas individuales, Equipos, Eventos.

PUBLICIDAD DISCRIMINADA: Institucional, De Servicios, Promocional, Subliminal y

Testimonial.

PRESENTACION DE LA OFERTA: Personal y con ayudas Audiovisuales.






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8. Materiales para el desarrollo del espectáculo

Todo material e insumo necesario para la realización del evento, tales

como, sistema de audio, personal, montaje de escenarios, marcaje de

cancha o circuitos, documentación, arriendo de vehículos , etc.

Si es necesario revisar la lista de nuestros requerimientos, lo haremos

revisando cada punto minuciosamente, para que no queden detalles en el

tintero.





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9. Convenios y Permisos

Mientras trabajamos en la planificación del evento es necesario el cursar los

permisos con las entidades gubernamentales, para asegurar la realización del

evento. Podemos realizar convenios con diferentes departamentos del

Estado que estén ligado directamente, para solicitar permiso, apoyo en la

gestión de la búsqueda de auspicio e implementación necesaria.

10. Patrocinios y AuspiciosEl solicitar un patrocinio, nos implica que la entidad nos apoyara y nos dará su

nombre para realzar la actividad, no implicando una inversión económica para

éste. En cuanto al auspiciador debemos tener claro el tipo de publico

asistente a la hora de buscar un auspicio, porque no podremos ofrecer un

evento deportivo a una empresa de tabaco o de bebidas alcohólicas, debemos

definir la maca que queremos difundir y que este ligada al competidor y al

publico asistente.


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