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Grupo Panamá

CURSO IBEROAMERICANO DE FORMACION

Ambientes Web y Gestión Colaborativa para la entrega de servicios públicos

Del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)

Planificación y diseño de una plataforma web Que brinde un ambiente colaborativo entre

Direcciones y jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas

ESBOZO DEL PROYECTO

Versión 1.7



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA

Version: 1.7 Fecha: 21 de agosto de 2013

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Confidencial Plataforma Web para trabajo

Colaborativo en la web 2.0

Pág. 2

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

13/7/2013 1.0 Versión preliminar como propuesta

de desarrollo. Iraida Y. Barrios P.

Alejandro Andrade

Edilsa Fuentes

14/7/2013 1.1 Ajustes a la versión preliminar

Alejandro Andrade

Edilsa Fuentes

Mario Centeno

Gerardo Coronado

14/7/2013 1.2 Cuadro de Roles

Iraida Y. Barrios P.

Edilsa Fuentes

14/7/2013 1.3 Análisis de Actores Iraida Y. Barrios P.

21/7/2013 1.4 Consolidación del autoanálisis Edilsa Fuentes

21/7/2013 1.4 Desarrollo del tema de

Metodología y Tecnología Alejandro Andrade

12/8/2013 1.5 Etapas y Acciones a Desarrollar Iraida Barrios

25/7/2013 1.5 Cronograma de Trabajo Iraida Barrios

01/8/2013 Ajuste al cuadro de Roles y

Actores Mario Centeno

15/8/2013

Al

18/8/2013

1.7 Ajustes finales solicitados Alejandro Andrade

Iraida Barrios

Edilsa Fuente

Mario Centeno

Gerardo Coronado



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Indice de Contenido

Contenido

1. Introducción 5

2. SISWEB_DOCMEF 6

Palabras claves 6

Integrantes 6

Institución 6

País 6

3. Análisis de la Situación Actual 7

4. Propósito 7

5. Objetivo General 8

6. Objetivos Específicos 8

7. Auto-Evaluación de Competencias del Grupo y potenciales para desarrollar proyecto Institucional

Intranet 2.0. 9

8. Roles 28

8.1 Roles para los Integrantes del grupo 28 8.2 Roles a incorporar o asociar al equipo del proyecto 29

9. Análisis de los Actores 30

10. Marco Institucional del Proyecto 31

11. Metodología 32

11.1 Ciclo de Vida 33 11.2 Etapas del Proyecto 34

11.2.1 Primera Etapa: Planificar 35



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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11.2.2 Segunda Etapa: Concebir 37 11.2.3 Tercera Etapa: Construir, visualizar y testear. 39 11.2.4 Cuarta Etapa: La promoción 40 11.2.5 Quinta Etapa: Evaluar 40 11.2.6 Sexta Etapa: Puesta al día y evolución 41

12. Acciones a desarrollar 42

13. Cronogramas y Acciones 44

14. Asignación de recursos 46

15. Presupuesto 47

16. Comunicación del Proyecto 47

17. Resultados globales esperados 51

18. Factores críticos de éxito 51

19. Arquitectura Lógica del Proyecto 52

19.1 Dimensión de la Comunicación 53 19.2 Dimensión Organizativa 53 19.3 Guía General de Uso 53

20. Análisis de competencias requeridas, disponibilidad, carencia y estrategia a seguir 54

21. Mapa de actores 54

22. Enunciado del dominio del problema 56

23. Estructura lógica del Sistema 56

24. Posible implementación 58



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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1. Introducción

Los avances tecnológicos, cada día nos abren una puerta para buscar nuevas formas de

satisfacer necesidades, que antes pensábamos serían imposibles de lograr. Siempre con la

creencia de que mediante la documentación física, es la única forma de trabajar, preparar

informes, formatos, procedimientos, mediante el papel y que su almacenamiento debe ser

en los archivos convencionales. Pero, la tecnología nos ha enseñado nuevas formas de

brindar servicios a un sinnúmero de personas, simultáneamente, en forma rápida, más

económica y confiable, con la utilización de herramienta de la WEB 2.0 a través de la

maravillosa red de internet y la intranet.

Red para la cual se han creado programas web 2.0 para el trabajo colaborativo, a los cuales

tenemos acceso la mayoría de nosotros y que nos han facilitado la forma de trabajar en

grupo sin tener que estar presente físicamente en un mismo lugar, sino que podemos hacer

entregas, documentación, pegar imágenes, videos y almacenar documentación a través de

la web 2.0.

Nuestro proyecto está enmarcado en la Planificación y diseño de una plataforma web

que brinde un ambiente colaborativo entre Direcciones y Jefaturas del Ministerio

de Economía y Finanzas, para compartir conocimientos y de esta forma desarrollar

nuevos procesos administrativos basados en las nuevas tecnologías, a través del uso de

herramientas web2.0 en la intranet, dentro de las cuales podemos mencionar la wikis,

blogs y foros de intercambio. La información es de tipo no estructurada, ya que gran parte

corresponde a texto.



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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2. SISWEB_DOCMEF

El Ministerio de Economía y Finanzas de Panamá nos corresponde la implementación de un

ambiente de colaboración mediante la Intranet 2.0 a nivel institucional, que permita a los

colaboradores de las distintas unidades departamentales compartir conocimientos y de esta

forma desarrollar nuevos procesos administrativos basados en las nuevas tecnologías y

compartir documentos entre profesionales.

Este proyecto surge de la necesidad de crear un ambiente colaborativo en el cual participen

los diferentes departamento de forma más fácil, transparente y que les permita mejorar la

eficiencia en las tareas, lograr un mayor grado de innovación con el empleo de herramientas

web2.0 en la intranet y alcanzar mayores niveles de satisfacción entre los funcionarios.

Palabras claves

Wiki, Blog, Intranet 2.0, Ambiente de colaboración, Foro de intercambio, Plataforma

Web.

Integrantes

Iraida Y. Barrios P. Coordinadora del Proyecto

Alejandro Andrade

Edilsa Fuentes

Gerardo Coronado

Mario Centeno

Institución

Ministerio de Economía y Finanzas

País

República de Panamá



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3. Análisis de la Situación Actual

El Ministerio de Economía y Finanzas actualmente cuenta con dieciséis (16) Direcciones,

una (1) Secretaria General, tres (3) unidades administrativas, y ocho (8) oficinas que

trabajan en conjunto, con el propósito de transformar la Administración Pública y a fin

de dar mayor coherencia e integralidad a la gestión financiera y presupuestaria del

Estado, así como brindar una mayor definición y coordinación de las políticas

económicas, fiscales y sociales.

Cada una de estos Departamentos y Direcciones cuentan con procedimientos regulados

por la Contraloría General y en muchas de sus labores o ejercicio de sus funciones aún

hay que realizar cambios, ajustes y crear nuevos procedimientos. Algunos de estos

procedimientos pueden ser similares a otras Direcciones o Departamentos, o le son

necesarios para complementar las funciones que se realizan diariamente en ellos, pero

no se cuenta con un banco de datos compartido, donde se tenga acceso a esta

información rápidamente y de forma digital.

Igualmente no se cuenta con un personal especializado en el desarrollo de estos

procedimientos, siempre se requiere tener el apoyo del Departamento de Métodos y

Sistemas de la Contraloría General, para la preparación de los mismos y en muchas

ocasiones estas solicitudes tardan mucho tiempo, razón por la cual algunas Direcciones

requieren tener acceso a modelos ya desarrollados que les sirva de guía para completar

los suyos.

Es necesario contar con un repositorio de documentos, donde se encuentren igualmente

consolidados digitalmente los decretos, resoluciones y leyes que amparan el desarrollo

de las labores de las diferentes Direcciones del Ministerio de Economía y Finanzas.

4. Propósito

El objeto de éste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel

y las características requeridas para la Planificación y diseño de una plataforma

web que brinde un ambiente colaborativo entre Direcciones y Jefaturas del

Ministerio de Economía y Finanzas, donde puedan compartir conocimientos y de

esta forma desarrollar nuevos procesos administrativos basados en las nuevas

tecnologías, a través del uso de herramientas web2.0 en la intranet. El documento se

centra en las funcionalidades requeridas por los usuarios finales y la propuesta por los

participantes en el proyecto.



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Pág. 8

Estas funcionalidades se basan principalmente en las mejores prácticas (criterios a

tomar en cuenta, algoritmo a utilizar, recursos disponibles –aquí intervienen el recurso

equipos y personal de cada departamento, acceso a la red, etc.) para la planificación y

diseño de una plataforma web interdepartamental. Para ello es de gran importancia

conocer las áreas de la institución involucradas y en las que cada colaborador actúa, de

forma que se identifique claramente el rol que desempeñaran dentro del Sistema.

La plataforma web permitirá, mejorar la colaboración entre funcionarios, incrementar la

eficiencia en las tareas, lograr un mayor grado de innovación con el empleo de

herramientas web2.0 en la intranet, alcanzar mayores niveles de satisfacción entre los

funcionarios.

5. Objetivo General

Planificación y diseño de una plataforma web que brinde un ambiente

colaborativo entre Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y

Finanzas.

6. Objetivos Específicos

Planificar un ambiente colaborativo mediante el uso de las herramientas Web 2.0 a

través de la intranet que permita dar soporte a equipos de trabajo con el fin de

mejorar el desempeño y que los funcionarios del MEF puedan contar con un

ambiente para la escritura colaborativa y el intercambio de conocimiento.

Otorgar accesibilidad a las distintas publicaciones sin importar la ubicación

geográfica, de una forma eficiente.

Establecer una base de conocimiento integrada en el MEF.

Mejorar las capacidades de los funcionarios.

Mejorar la gestión del conocimiento entre funcionarios de la institución.

Organizar documentos, comentarios y demás elementos que brinden conocimiento

en la plataforma web.

Promover el desarrollo de nuevas ideas o proyectos.

Proveer información a través de intranet.

Desarrollar sesiones de información y formación a los funcionarios de la institución.



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Incrementar la eficiencia en el uso de la Intranet con herramientas web 2.0

Mantener espacios en la Web que permitan la reutilización de la información y la

creación de nuevos productos informativos generando una mejora continua.

7. Auto-Evaluación de Competencias del Grupo y potenciales

para desarrollar proyecto Institucional Intranet 2.0.

Integrantes: Iraida Barrios, Alejandro Andrade, Edilsa Fuentes, Gerardo Coronado y Mario

Centeno.

Cuadro extraído de “Key Leadership Competencies”, Gobierno de Canadá

COMPETENCIAS DE LIDERAZGO

DE PROYECTOS COLABORATIVOS EN UN MARCO DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Valores y ética

Demostrar los valores y ética en la conducta personal

Alejandro Iraida Edilsa Gerardo Mario

Alejandro Iraida

Integrar valores y ética dentro de las prácticas de su área

Alejandro Edilsa Gerardo Mario

Alejandro Iraida

Fomentar el clima de transparencia y confianza


Alejandro Iraida

Poseer pensamientos estratégicos que apunten a la innovación a través de análisis e ideas.

Iraida

Iraida



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 10

1.

An

ális

is

Conducir análisis estratégico de las tendencias


Alejandro Iraida

Integrar los múltiples campos del saber e identificar los vínculos o links para obtenerlos


Alejandro Iraida

Buscar perspectivas amplias y expertices.

Alejandro

Iraida


Seguir la dinámica de los cambios organizacionales

Gerardo

Alejandro Iraida Edilsa Mario

Analizar retrocesos y buscar feedbacks honestos para aprender de los errores


2. I

dea

s

Alentar el cuestionamiento constructivo de las prácticas

Alejandro Iraida

Edilsa Gerardo Mario

Alentar la experimentación para maximizar el potencial de la innovación

Alejandro Iraida


Identificar soluciones, alternativas y consecuencias


Alejandro Iraida

Fomentar las iniciativas con perspectivas diversas


Iraida

Alejandro

Enseñar y aprender de los otros


Alejandro Iraida



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 11

Comprometer y movilizar gente, organizaciones y partners

Iraida

Implementar enfoques inclusivos y cooperativos con pares, staff y superiores.

Alejandro Iraida


Fomentar un clima incluyente y sensible en las relaciones interpersonales

Alejandro Iraida

Gerardo

Alejandro Edilsa Mario

Promover la colaboración entre los integrantes de grupos a cargo de proyectos relacionados

Alejandro

Iraida Gerardo


Promover el consenso entre los diversos grupos, intereses y opiniones

Alejandro

Iraida Gerardo


Solicitar y escuchar las ideas y preocupaciones del personal a cargo

Alejandro Iraida Gerardo

Edilsa Mario

Fomentar el entusiasmo y el propósito común


Edilsa Mario

Compartir información con el staff , cuando esté disponible

Edilsa Mario


Comunicar la visión y la información con claridad y compromiso


Alejandro Iraida

Manejar las relaciones entre las partes interesadas


Iraida

Alejandro

Adaptar las comunicaciones conforme a la audiencia y el conjunto


Iraida

Alejandro

Negociar los compromisos Alejandro Edilsa Gerardo Mario

Iraida

Alejandro



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 12

Hacer seguimientos a través de los compromisos


Alejandro Iraida

COMPETENCIAS DE GESTIÓN

DE RECURSOS HUMANOS

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Establecer la política de personal de organización

Alejandro

Iraida


Coordinar estudios de análisis, valoración y organización de puestos de trabajo.

Iraida


Dirigir el plan de formación de los trabajadores (establecimiento de necesidades, selección de cursos,...).

Alejandro

Iraida


Gestionar la base de datos interna del personal.

Iraida Edilsa Gerardo Mario

Alejandro

Iraida

Elaborar informes de seguimiento del personal.

Gerardo Mario

Alejandro Iraida

Edilsa

Utilizar canales on-line de reclutamiento de personal.

Iraida


Coordinar y supervisar el desarrollo de la política de formación (presencial y a distancia).

Alejandro Iraida




Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 13

Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la compañía (portal de empresa, e-mail, videoconferencia,...).


Gerardo

Con ayuda Sin ayuda

Elaborar y acordar con la dirección general el plan informático.


Alejandro Iraida

Estudiar y acordar con los responsables de otras áreas de la institución las necesidades informáticas de éstas.

Gerardo


Establecer directrices, normativas y pautas de actuación general o por áreas.


Alejandro Iraida

Gestionar la política de personal (selecciona personal para el departamento, establece programas de formación para sus empleados/as).

Iraida


Analizar y evaluar riesgos y medidas de seguridad lógica y física.

Iraida Edilsa Mario

Alejandro

Iraida Gerardo

Coordinar y gestionar nuevas inversiones (en equipos, software, servicios,...).


Iraida

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de los sistemas informatizados y del tratamiento electrónico de la información de servicios y organizaciones.

Alejandro Iraida Gerardo Mario

Iraida Edilsa



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 14

Elaborar y poner en práctica las políticas y métodos de tratamiento electrónico de la información y los métodos de explotación y desarrollo de los sistemas informáticos.


Iraida

Entrevistarse con los clientes internos para discutir de las características de los sistemas, de las exigencias, de los costes y calendarios.


Alejandro Iraida

Formar y administrar equipos de especialistas en informática para concebir, poner a punto, poner en explotación, hacer funcionar y administrar programas informáticos y de telecomunicaciones, redes y sistemas informáticos.

Iraida Gerardo

Alejandro

Iraida Edilsa Mario

Reclutar y supervisar analistas, ingenieros, técnicos en informática, programadores y a otros empleados, y garantizar su perfeccionamiento profesional y su formación.

Iraida Gerardo


Coordina y supervisa el desarrollo de la política de formación (presencial y a distancia) de su departamento.

Mario Iraida


Evaluar la calidad y pertinencia de nuevos soportes y aplicaciones informáticas para la optimización de las tecnologías en el centro (test de producto).


Alejandro Iraida

Seguimiento y evaluación de los resultados del departamento


Iraida

Alejandro

Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la organización (portal de empresa, e-mail, videoconferencia,...).


Alejandro



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 15


DE DISEÑO TECNOLÓGICO

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Realizar la programación, prueba, documentación, actualización y mantenimiento de sistemas informáticos.


Edilsa Mario

Proyectar y realizar redes de comunicación entre diferentes instalaciones informáticas.


Alejandro

Iraida

Definir las tareas de recogida de información, análisis y diseño de los sistemas informáticos.


Iraida

Idear y desarrollar métodos e instrumentos perfeccionados, inclusive lenguajes informáticos.

Iraida

Edilsa Mario


Diseñar las salidas, entradas, archivos y programas de cada sistema.


Alejandro

Elaborar parte del análisis funcional, en el que define la estructura del nuevo sistema informático (equipos técnicos, métodos y procedimientos).


Iraida

Controlar el cumplimiento de las pautas técnicas que rigen el funcionamiento y la utilización de recursos informáticos, entre ellas, la seguridad en el acceso y operación de los sistemas.


Iraida

Documentar los sistemas, tanto en lo referente a las normas de operación y utilización, como en lo relativo a su diseño y reglas de programación.

Alejandro Gerardo

Iraida Edilsa Mario



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 16

Definir los datos de prueba y controlar la prueba de los programas.

Alejandro


Supervisar la implantación de cada sistema nuevo y solucionar cualquier problema que surja durante el proceso en paralelo con el sistema anterior.

Alejandro


Asesorar a sus colaboradores informáticos y a los servicios interesados.


Alejandro Iraida

Coordinar, controlar y verificar la instalación e implantación de nuevos sistemas.


Alejandro Iraida

Analizar los protocolos de transmisión, redes, en casos de migración de sistemas

Alejandro Iraida


Realizar y supervisar simulaciones sobre funcionamiento de aplicaciones.


Estudiar el mercado informático en referencia a nuevos productos, tendencias y servicios del ámbito informático, mediante la consulta de diferentes fuentes de información on-line.

Alejandro Iraida Mario

Gerardo

Evaluar la calidad y pertinencia de nuevos soportes y aplicaciones informáticas para la optimización de las tecnologías en el centro (test de producto).


Alejandro Iraida

Elaborar informes relativos a su área de actuación.




Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 17

Gestionar bases de datos de proveedores.


Coordinar los sistemas de comunicación con proveedores y sistemas de gestión especializada.

Iraida


Iraida

Mantener contacto sistemático no presencial con colaboradores y empleados de la organización (portal de empresa, e-mail, Intranet, videoconferencia,...).

Gerardo


Estudiar las necesidades informáticas de los diferentes departamentos de la organización.

Gerardo


Elaborar el análisis funcional de necesidades y requerimientos informáticos por departamentos (en el que define la estructura del nuevo sistema, objetivos de la mecanización, diagramas de flujo de la información, descripción de informaciones, procesos y archivos, cuadro de incompatibilidad de datos, cadenas de operaciones a seguir,...).


Iraida

Elaborar el análisis orgánico y cuaderno de carga: diseño de procesos, descripción de programas, módulos y rutinas, diseño de ficheros, hoja de procedimientos, diagrama del programa, lógica del proceso, definición de tablas, entradas y salidas, cadenas de operaciones, diseño del documento base, cuadro de incompatibilidades de datos,...


Iraida

Alejandro



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 18

Elaborar planes de seguridad de la información.

Gerardo


Edilsa Mario

Estudiar programas estándar y sus nuevas actualizaciones.

Edilsa Mario


Definir y especificar el hardware, el lenguaje de programación a emplear, el tipo de software, etc., necesario para determinadas aplicaciones.


Iraida

Instalar y poner el programa a punto de ser utilizado por los usuarios/as.


Alejandro Iraida

Generar códigos: producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.


Alejandro

Realizar el análisis de especificaciones y elaboración de diseño funcional.


Iraida

Diseñar los diagramas que reflejarán la estructura de la aplicación.


Iraida

Alejandro

Diseñar y ensayar el banco de pruebas y los patrones para detectar las anomalías del programa.


Iraida

COMPETENCIAS DE MANTENIMIENTO Y

SEGURIDAD DE INFORMÁTICA

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Analizar las características técnicas de nuevos equipos y aplicaciones en entorno microinformático.


Alejandro

Iraida



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 19

Implantar y administrar redes locales y gestionar la conexión del sistema informático a redes extensas.

Iraida

Alejandro


Implantar y facilitar la utilización de paquetes informáticos de propósito general y aplicaciones específicas.

Iraida Edilsa Mario

Alejandro

Iraida Gerardo

Instalar y mantener servicios de Internet.


Alejandro

Iraida

Proponer y coordinar cambios para mejorar la explotación del sistema y las aplicaciones.


Alejandro

Iraida

Instalar o colaborar en la instalación de nuevos equipos o controlar la instalación por parte de empresas proveedoras.

Iraida


Iraida

Evaluar la solvencia y fiabilidad de los equipos existentes en la empresa y proponer mejoras o cambios en referencia al hardware y software.

Iraida


Iraida

Asesorar al personal de la empresa en la utilización de equipos y programas y en caso de avería o duda.

Iraida


Iraida

Realizar el mantenimiento preventivo de los equipos informáticos (hardware y software). Realizar el primer diagnóstico en caso de avería informática.

Iraida


Iraida

Dar parte de las incidencias de los equipos a su superior.


Controlar el calendario de salida de los programas informáticos, utilización de los

Alejandro Iraida Edilsa



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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equipos. Gerardo Mario

Adaptar programas informáticos estándar a la gestión del proyecto.


Confeccionar e instalar en el portal de empresa de guías, manuales y programas que faciliten al usuario/cliente la explotación del sistema y/o las aplicaciones.


Elaborar informes técnicos sobre las prestaciones de nuevos equipos y programas para la toma de decisiones por el usuario/ cliente.


Mantener relaciones fluidas, mediante contactos no presenciales, con los miembros de la organización, cooperando en la superación de dificultades que se presenten.

Gerardo



DOCUMENTAL

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Analizar e interpretar las prácticas, las demandas, las necesidades y las expectativas de los productores, los usuarios y los clientes, actuales y potenciales, y desarrollar su cultura de la información ayudándoles a hacer el mejor uso de los recursos disponibles.


Orientarse en el entorno profesional nacional e internacional de la información y documentación, así como en su medio político, económico e institucional. Ser especialista cultural en temas de información aplicada: sociedad de la información, edición,

Iraida


(Observación de Andrade: No siento interés en esta área.)



Esbozo del Proyecto

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Pág. 21

medios de comunicación, información humanística y científica.

Identificar, evaluar y validar informaciones, documentos y sus fuentes, tanto internos como externos.

Mario Edilsa

Alejandro Iraida

Gerardo

Elaborar y aplicar criterios de reunión, selección, adquisición y eliminación de documentos que permitan constituir y organizar colecciones de documentos de toda naturaleza o fondos de archivos, conservarlos haciéndolos accesibles, desarrollarlos teniéndolos al día y expurgarlos de elementos que se han convertido en inútiles, siguiendo la evolución de las necesidades de los usuarios.

Mario Edilsa

Iraida

Gerardo


Definir y aplicar métodos y técnicas para ordenar, proteger, conservar, preservar y restaurar soportes documentales de cualquier naturaleza.

Iraida

Iraida Gerardo

Observación de Andrade: No siento interés en esta área.)

Identificar y representar en el lenguaje documental adoptado o en otro sistema simbólico el contenido semántico de un documento o de una colección de documentos o de un fondo de archivo.


Iraida


Organizar y estructurar los datos relativos a la descripción de documentos y colecciones de documentos en cualquier soporte; crear y explotar las herramientas de acceso a los datos, documentos o referencias.


Iraida


Buscar y recuperar la información por métodos que permitan dar respuesta a las


Iraida

(Observación de Andrade: No siento interés



Esbozo del Proyecto

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Pág. 22

expectativas de los demandantes en condiciones óptimas de coste y tiempo.

en esta área.)

Hacer disponibles y explotables las informaciones tratadas y facilitar el uso mediante el suministro de productos y servicios documentales.


Iraida


Utilizar y poner en práctica métodos, técnicas y herramientas informáticas (hardware o software) para la implantación, desarrollo y explotación de sistemas de información y telecomunicación.


Alejandro Iraida

Producir o reproducir documentos en cualquier soporte y formato con vistas a su difusión.

Iraida Edilsa Mario

Gerardo

Establecer y mantener relaciones con clientes o socios con el fin de vender productos y servicios.


Alejandro Iraida

Adquisición de los productos, documentos o prestaciones.

Iraida Gerardo Mario

Edilsa

Ofrecer acceso a los recursos más importantes de la red haciendo uso de las actuales tecnologías. Apoyo a la búsqueda de información al usuario.


Edilsa

Manejar las herramientas corrientes para identificar los documentos y las informaciones: catálogos electrónicos, bibliografías, bases de datos, motores de búsqueda...


Edilsa

Diseñar sistemas de memoria institucional a incorporar en procesos de gestión del conocimiento.


Iraida Gerardo



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 23

Planificar la implantación de un sistema de análisis y representación al proceso de gestión del conocimiento de la organización.


Iraida

Diseñar una política de indización y evaluación de las páginas web y en general de los recursos disponibles a través de Internet.


Iraida

Utilizar bases de datos y sistemas de gestión documental.


Participar en la estructuración de una base de datos o de un sistema de gestión electrónica de documentos.


Alejandro Iraida

Planificar y poner en marcha procesos de conversión de instrumentos de descripción y catálogos, migraciones a otros sistemas...


Iraida

Gerardo

Diseñar y poner en marcha sistemas de catalogación compartida, intercambio y compra de registros.

Iraida Edilsa Mario


Utilizar software especializado de gestión, de búsquedas documentales, de conversión o compresión de ficheros...

Iraida Gerardo


Iraida

Desarrollar aplicaciones documentales informatizadas.


Alejandro Iraida

Diseño y desarrollo de motores de búsqueda.


Iraida

Alejandro

Técnicas de producción de CD-ROMs y edición electrónica en general.

Iraida


Alejandro



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 24

Manejo de software para publicación/ autoedición y de innovaciones tecnológicas y de su integración en el proceso de producción.

Edilsa Iraida Gerardo Mario

Alejandro

Participar en la implantación de la nueva generación de aplicaciones de trabajo en grupo y documentación institucional: Lotus Notes, Webs Flujo de trabajo, etc.


Alejandro

Recabar de los usuarios dificultades encontradas al consultar un sistema, carencias o necesidades del sistema. Mantener contacto con el departamento de tecnologías de la información (que es el que diseña las bases de datos) indicándoles: el lenguaje, presentación, tipografía y diseño más adecuado para ofrecer la funcionalidad necesaria.


Con ayuda Sin ayuda

Definir la arquitectura óptima del sistema, considerando todas las posibles necesidades, tanto a hardware como de software, para el correcto funcionamiento del sitio Web.


Alejandro

Iraida

Coordinar el equipo de gestión del sitio Web.


Alejandro

Iraida

Analizar y diseñar los requerimientos del usuario.


Alejandro Iraida

Repartir espacios de memoria. Asignar tiempos de entrada y requisitos de entrada en el

Iraida Edilsa Gerardo

Alejandro

Iraida



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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sistema. Mario

Realizar la optimización o tuning del sistema para maximizar el rendimiento invertido.


Iraida

Gerardo

Gestionar la viabilidad técnica. Alejandro Iraida Edilsa Gerardo Mario

Poder identificar la arquitectura más adecuada del sistema.


Alejandro

Iraida

Desarrollar los prototipos. Alejandro Gerardo

Iraida Edilsa Mario

Desarrollar la solución final. Alejandro Edilsa Gerardo Mario

Iraida

Asegurar el mantenimiento y actualización del sitio web.


Recoger los reportes de problemas técnicos encontrados en la Sitio Web de la empresa.

Gerardo


Definir la política de seguridad informática, seleccionando y combinando hardware, software y, en general, todo un conjunto de medidas heterogéneas que garanticen que los usuarios no autorizados no puedan acceder a los recursos del sistema.


Alejandro

Iraida



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 26

Estudiar un sistema de respuestas a situaciones de emergencia, diseñando un plan de actuación automatizado para reducir el tiempo durante el cual el sistema no esté disponible ante cualquier eventualidad (tolerancia a fallos, redundancia, análisis de nuevas aplicaciones en el mercado, etc.).

Alejandro Iraida


(Observacion de Iraida: Apoyados por la Dirección de Tecnología)

Utilizar tecnologías y lenguajes específicos para el diseño de una Sitio Web.


Iraida

Alejandro

Digitalizar la información multimedia.

Iraida Gerardo


Iraida

Gestionar el portal transaccional.

Alejandro


Alejandro Iraida

Conectar de forma remota con el servicio en el que se aloja la página.

Alejandro


Alejandro Iraida

Manejar aplicaciones para el diseño de mapas de navegación.



COMPETENCIAS

TECNOLÓGICAS EN EL MANEJO DE HERRAMIENTAS WEB 2.0

Sabe realizarla

Desea

aprenderla

Puede

enseñarla

Observaciones

Con ayuda Sin ayuda

Crear contenidos a través de blogs, wikis, microbloggin (Twister)


Compartir contenidos: fotografías, audio (podcasting), videos, presentaciones, software de apoyo a las redes

Alejandro Iraida Edilsa Gerardo



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 27

sociales. Mario

Estar actualizado: sindicación de contenidos (RSS), bookmarks (marcadores sociales como Delicious)


Iraida

Realizar un diagnóstico de las necesidades de uso de una Intranet 2.0

Alejandro Iraida


Iraida

Coordinar para la organización la presentación de los contenidos


Alejandro Iraida

Redactar contenidos con criterios de usabilidad

Gerardo


Apoyar el desarrollo de guías, estándares, etc., en forma colaborativa


Alejandro Iraida

Buscar y seleccionar los medios y recursos 2.0 más adecuados para generar culturas colaborativas


Iraida

Planificar y hacer el seguimiento de actividades individuales y grupales


Iraida

Diseñar sistemas de monitoreo y evaluación de las interacciones en la Intranet.


Alejandro Iraida

FUENTES: Falivene, G. (2000) “Fortalecimiento de los recursos humanos en el programa de descentralización

del Gobierno de la ciudad de Buenos Aires”. Ponencia presentada en el V Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Santo Domingo, Rep. Dominicana, 24 - 27 Oct. 2000. En este trabajo se presenta el encabezado de la matriz básica para la auto-evaluación de competencias. Competencias de liderazgo de proyectos en la administración pública: Falivene, G. y Silva G. (2010) “El liderazgo requerido en proyectos institucionales de e-learning 2.0”. Documento de trabajo. Unidad 2. Módulo “Introducción al proyecto”. Programa de Formación de

Equipos de E-learning 2.0. INAP/COFEFUP-SGP. Gobierno de Canadá. 2006, “Key Leadership Competencies”. Material cedido por las autoridades Longo, F. (2009) “Liderazgo distribuido en la administración pública”. Ponencia presentada en el XIV Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Salvador



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de Bahía, Brasil, 27 - 30 oct. 2009. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y otros (2004) Informe “Incidencia de la sociedad de la información en el mercado de trabajo, ocupaciones afectadas por las nuevas formas de trabajo” Moore, M. (1998) Gestión estratégica y creación de valor en el sector público. Barcelona, España. Paidós. O`Reilly, Tim (2006), “Qué es Web 2.0. Patrones del diseño y modelos del negocio para la siguiente

generación del software”, Artículos de la Sociedad de la Información. Fundación Telefónica,

23/02/2006 http://sociedadinformacion.fundacion.telefonica.com/DYC/SHI/seccion=1188&idioma=es_ES&id=2009100116300061&activo=4.do?elem=2146

8. Roles

8.1 Roles para los Integrantes del grupo

Apellido y

nombre del actor

a incorporar o

asociar

Institución y

cargo o

función que

desempeña

actualmente el

actor

Nombre del

rol que el

actor

desempeñarí

a en el equipo

Descripción del rol

(principales tareas

que el actor

desempeñaría en el

equipo)

Estrategia de

reclutamiento /

asociación

(¿Cómo planean realizar

la incorporación /

asociación del actor?)

Iraida Barrios P. Coordinador de sistemas, colaboraría en la implementación del proyecto y organización de los contenidos (Documentación

e Información)

Responsable

del Proyecto

Capacitar a los

involucrados de las

distintas áreas.

Asegurar la sostenibilidad del Proyecto y su retroalimentación con ciclos de mejora Continua. Inducir a la motivación por el trabajo en grupo y el desarrollo.

Alejandro Andrade Administrador

de redes

Administrador

de aplicaciones

y redes

Instalación y

configuración de

aplicaciones y equipos de

comunicaciones

A través de evaluaciones de

personal interno y de ser

necesario solicitar apoyo a

las Universidades.

Gerardo Coronado Proceso de

sistemas de

información

Responsable

del proceso

Capacitar a todas las

áreas

Inducir a la motivación por el trabajo en grupo y el desarrollo.

Mario Centeno Investigación y

desarrollo

Investigador Investigan y capacitan Trasmitir las experiencias recogidas en sistemas de información para

contribuir a la construcción

Edilsa Fuentes Evaluar y

corregir el

Auditor del

proyecto

Evalúa, capacita y

proporciona información

Capacitar a los usuarios en el uso y potencial de la

http://sociedadinformacion.fundacion.telefonica.com/DYC/SHI/seccion=1188&idioma=es_ES&id=2009100116300061&activo=4.do?elem=2146

http://sociedadinformacion.fundacion.telefonica.com/DYC/SHI/seccion=1188&idioma=es_ES&id=2009100116300061&activo=4.do?elem=2146



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proyecto del proyecto. información del proyecto.

Abogado Área legal Responsable de

la unidad

funcional

Encargado de proveer la

parte legal

Elaborar manuales de

procedimientos para

documentar y sistematizar

los procesos del proyecto.

Calidad Evaluador de la

Información

Responsable de

evaluar

Documentos

Especialista en la

evaluación y

organización de textos,

por la gran cantidad de

temas implicados en la

producción de

contenidos.



necesario solicitar apoyo a

las Dirección de Métodos y

Sistemas de la Contraloría

General.

Bibliotecólogo Trabajar con los

documentos

Documentalista Trabajar con documentos

existentes, crear nuevos

y desarrollar

herramientas para su

localización. Estructurar

Información, Forman y

asisten a los usuarios.



necesario solicitar apoyo al

Departamento de Recursos

Humanos.

8.2 Roles a incorporar o asociar al equipo del proyecto

Institución y

cargo o función

que desempeña

actualmente el

actor

Nombre del rol

que el actor

desempeñaría

en el equipo

Descripción del rol

(principales tareas

que el actor

desempeñaría en el

equipo)

Estrategia de reclutamiento / asociación

(¿Cómo planean realizar la incorporación

/ asociación del actor?)

Ministro de

Economía y

Finanzas

Gestor Político Gestionar aprobación del

proyecto a nivel del Mef,

para el cumplimiento de

la política.

Exposición de Proyecto SISWEB_DOCMEF,

para la incorporación dentro de la planificación

institucional.

Jefe Unidad de

Informática, MEF

Gestor de

Recursos

Asignar y gestionar los

recursos técnicos

necesarios para la

ejecución del proyecto

Exposición del proyecto y solicitud formal

mediante oficio.

Colaborador de

Unidad

Funcional, MEF

Usuarios Opinar y retroalimentar

la implementación de la

herramienta.

Probar la herramienta.

Solicitud formal mediante oficio al Jefe de la

Unidad Funcional de la asignación de un

colaborador para este proyecto.



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Jefe de Unidad

Funcional, MEF

Stakeholders Solicitar requerimientos

para el entorno de

colaboración

Exposición del proyecto y solicitud formal de

expectativas.

Encargado de

Infraestructura,

MEF DTI

Encargado de

Infraestructura

Asignar recursos

técnicos (ancho banda,

software, hardware,

etcétera) y

configuración de la

seguridad, para la

implementación del

proyectos.

Coordinar y realizar reunión técnica para la

definición de recursos técnicos requeridos para

el proyecto.

Autoridad

Nacional para la

Innovación

Gubernamental

Asignación de

Equipos Virtuales

Brindar la seguridad de

acceso a la Red Virtual

Gubernamental.

Coordinar y realizar reunión técnica para la

definición de recursos técnicos requeridos para

el proyecto.

9. Análisis de los Actores

El cuadro resume los actores y unidades de trabajo a considerar dentro de la Planificación

y diseño de una plataforma web que brinde un ambiente colaborativo entre

Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas. Las relaciones pueden

ser fructíferas, de 22 cooperación y, en algunos casos, conflictivas lo que conlleva

actividades de difusión y sensibilización para lograr la participación en los roles adecuados.

RECURSOS

ACTOR Político/ Institucionales

Formativos de Conocimiento

Tecnológicos Comunicacional Administrativo Logístico

Referente de Comunidad de Práctica

Universidades Contraloría General de la República

Fundamentalmente posee los recursos de capacitación y

Formativos.

Difusión Proveer los recursos de capacitación

Necesarios.

Responsable

de Unidad orgánica o funcional

Ministerio de

Economía y Finanzas

Comunicar el

proyecto a otras áreas, organismos y

usuarios.

Capacidad

política para gestionar el proyecto y proveer lo

necesario para su implementación.

Responsable

del Proyecto

Coordinador de

sistemas, colaboraría en la implementación del proyecto y

Puede capacitar a

las otras áreas y Organismos.

Posee SW y

HW.

Comunicar el

proyecto a otras áreas, organismos y usuarios.

Gestión de

recursos necesarios para la Implementación



Esbozo del Proyecto

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organización de los contenidos (Documentación e Información)

Responsable del Proceso

Áreas: Procesos, Redes y Sistemas

de Información, Bibliotecas Técnicas,

Administración.

Puede capacitar a las otras áreas y organismos.

Posee SW y HW.

Comunicar el proyecto a otras áreas,

organismos y usuarios.

Proveer los contenidos para la implementación

. Fuentes de información.

Investigador Organismos de investigación y desarrollo. Universidades.

Investigan, capacitan.

Colaboran con la difusión del proyecto.

Proporcionan información valiosa para el proyecto.

Experto Idóneo

Responsable área Informática

Capacitar y colaborar.

Posee SW y HW.

Soporte técnico Aplica los programas adecuados de acuerdo con las pautas de la organización.

Otros Actores

Aliados permanentes y ocasionales (ex funcionarios, Académicos).

Consejos, sugerencias de mejora, poseen la visión desde el afuera.

Colaboran con la difusión del proyecto.

Encuadre legal

Auditor de proyecto y actividades

Designado por la Dirección: posee la capacidad para evaluar,

mensurar y corregir el proyecto

o partes del mismo.

Evaluación de etapas, capacitación y mejoras. Proporcionan información

valiosa para el proyecto.

Informar a la dirección del curso de las acciones del proyecto.

10. Marco Institucional del Proyecto

La Plataforma Web estará alojada en el Datacenter de la Dirección de Tecnología del

Ministerio de Economía y Finanzas, ya que esta posee la infraestructura tecnológica

necesaria para la instalación de los aplicativos del proyecto.

La Dirección de Tecnología está conformada por los departamentos de Soporte, Diseño

y Análisis de Sistemas, Data Center y Redes y Comunicaciones.



Esbozo del Proyecto

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La Planificación y diseño de la plataforma web estará a cargo del Departamento de

Diseño y Análisis de Sistemas, mientras que Data Center proveerá el alojamiento del

sistema en un servidor virtualizado y Redes y Comunicaciones proveerá la conectividad

interna y externa, además de la seguridad.

11. Metodología

La Internet se ha convertido en un muy importante medio de comunicación a través de

la aparición de aplicaciones web empleadas, entre numerosos usos, como medios de

divulgación de información y de entrega de servicios a los usuarios de esta gran red.

Estas aplicaciones explotan mercados y servicios como emails, la enseñanza virtual, la

producción de información, la utilización de esta para generar conocimiento, etc. lo que

ha estimulado el desarrollo de software para ambiente web.

Para el desarrollo sitio propuesto utilizaremos metodología de desarrollos ágiles dado

que estas aportan métodos de trabajo que se aplican para una cantidad de procesos sin

perderse en cantidades excesivas de cuestiones burocráticas, pero sin una ausencia

total de ellos.

Las metodologías ágiles son adaptativas más que predictivas ya que proponen procesos

que se adaptan y progresan con el cambio hasta el punto que ellos mismos pueden

cambiar garantizando un menor riesgo ante la posibilidad de cambios en los requisitos.

Los procesos ágiles son una buena elección cuando se trabaja con requisitos

desconocidos o variables y también facilitan la generación rápida de prototipos y

versiones previas a la final.

Estas metodologías están orientadas al personal más que al proceso, trabajando con la

naturaleza del personal encargado del desarrollo y haciendo que la actividad de

desarrollo de aplicaciones web sea más agradable e interesante.

De las metodologías ágiles aplicaremos una conocida como “Open Source” que se basa

en la distribución del trabajo por equipos. Generalmente estos proyectos cuentan con

supervisores de código, los cuales son los únicos autorizados para realizar cambios en

el código fuente y el resto del personal puede realizar cambios en el código base. Estos

supervisores coordinan y mantienen la consistencia del diseño del software.

Una de las principales ventajas del open source es la depuración altamente paralelizable

de los desarrollos aunque muchas personas se pueden ver envueltas en la realización

de los cambios por depuración. Al corregirse un error, los cambios se envían al

supervisor de código garantizando que se ha realizado un cambio de forma fiable

mientras otros continúan con la depuración.



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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La metodología ágil empleada para el desarrollo de aplicaciones web, emplea procesos

iterativos, adaptativos e incrementales. El proceso iterativo garantizará la

realimentación de información y de requisitos una vez iniciado el desarrollo, así como la

validación continua del sistema. Esto permitirá que cada iteración contemple ciclos

cortos y completos de desarrollo y obtener de esta manera, rápidamente, nuevas

versiones mejoradas. El proceso incremental tiene la finalidad de obtener el sistema

final tras la realización de las diferentes etapas. El final de cada etapa proporciona una

versión estable del software. El proceso es adaptativo ya que facilita su adaptación a

diferentes aplicaciones web.

11.1 Ciclo de Vida

EL Ciclo de Vida es un viejo método para la construcción de un Sistema de Información, que

aún se usa para los proyectos de mediana y gran complejidad. Cada Etapa debe

desarrollarse antes de que inicie la siguiente.

Una de las primeras actividades que desarrollaremos dentro del presente análisis es la

identificación de las necesidades del usuario, a través de la organización que se mantenga y

requiera realizar mejoras o innovaciones, la información que el usuario tiene y requiere,

identificación de las preferencias de los usuarios en cuanto a sistemas de información que

ellos conozcan y que les ayude con el manejo de la nueva herramienta a través del Sistema

de Información desarrollado y la identificación de las ventajas estratégicas que nos brindará

el Sitio Web.

Según Alicia García De León, licenciada en Bibliotecología de la Universidad de la República,

Montevideo- Uruguay, los sitios web son estructuras de información como tantas otras, con

las singularidades que aportan las características que le son propias como: la

hipertextualidad, la forma gráfica, el acceso y la interactividad.



Esbozo del Proyecto

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En consecuencia, al igual que cualquier otro documento deben ser pensados críticamente y

concebidos en términos de proyecto.

Basándonos en la metodología ágil empleada para el desarrollo de aplicaciones web,

concluimos que para lograr el buen desarrollo y análisis de los puntos enunciados debemos

realizarlo a través de las siguientes etapas o fases de desarrollo que mostramos en la

siguiente gráfica:

11.2 Etapas del Proyecto

Para la ejecución de las etapas de desarrollo de un sitio Web, nos basamos en las

definiciones y conclusiones citadas por la Lic. Alicia García De León licenciada en

Bibliotecología de la Universidad de la República, Montevideo- Uruguay, el cual se ajusta al

objetivo principal de nuestra propuesta en el presente Esbozo del proyecto “Planificación y

diseño de una plataforma web que brinde un ambiente colaborativo entre

Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas”, e igualmente se

aplica metodología ágil empleada para el desarrollo de aplicaciones web.

Presentamos aquí las distintas etapas que forman parte de la creación y puesta en marcha



Esbozo del Proyecto

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del sitio web propuesto. Si bien se establecen en forma cronológica como una sucesión de

actividades, el acto de la creación y puesta en marcha de un sitio web no es lineal. Como en

la ejecución de cualquier proyecto, muchas etapas se desarrollan en paralelo y algunas

instancias implican volver atrás.

A diferencia de un documento registrado en otro soporte, un sitio web no se concluye,

registra y distribuye, por el contrario permanece en un lugar lógico, presentando

información, creciendo, actualizándose o desactualizándose.

11.2.1 Primera Etapa: Planificar

11.2.1.1 Equipo

Parte de la planificación del Sitio Web consiste en pensar en términos de equipo de trabajo.

Se trata del conjunto de técnicos que estaremos a cargo de la concepción, construcción,

evaluación y mantenimiento del sitio.

Como equipo Web debemos estar en constante comunicación tanto con aquellos que han

asignado la misión (Directores y Jefes), como con sus destinatarios (usuarios). El éxito se

basara en una estrecha colaboración y comunicación entre todos los miembros.

Consideramos que debemos planificar nuestro sitio web por las siguientes razones:

1. Todo proyecto debe ser administrado

2. Los sitios web suelen relacionarse con informalidad, no ha sido una práctica,

gestionar proyectos web

3. No existe estándares de gestión de proyectos web

4. Se hace referencia a modelos, estándares, buenas prácticas de otras industrias,

particularizando aquello específico para plataformas web.

Durante la planificación de nuestro proyecto es importante centrarnos en un objetivo

principal, Planificación y diseño de una plataforma web que brinde un ambiente

colaborativo entre Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas.

Dentro de la planificación los miembros del equipo Web serán los responsables de todas

aquellas estructuras no visibles que hacen a la operatividad de un sitio, los usuarios se

vinculan en realidad con la solución visible. El equipo se basará en la convergencia de

saberes y experiencias. Debe estar integrado por técnicos de muy diversas disciplinas,

además de los informáticos o ingenieros en telecomunicaciones, técnicos procedentes de

otras disciplinas susceptibles de aunar aportes como: bibliotecólogos, diseñadores gráficos,

periodistas o redactores, técnicos en ergonomía de la información y especialistas en

mercadeo, capaces de contemplar los distintos aspectos que están en juego.



Esbozo del Proyecto

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11.2.1.2 Identificación de Requerimientos (Reunir Información)

Una vez que hayamos determinado el equipo que estará a cargo del proyecto, es importante

que se reúna toda la información posible sobre la creación del sitio Web, esto incluye

investigación sobre información tanto teórica como técnica, búsqueda de bibliografía y

normativas, así como la navegación y análisis de aquellos sitios referenciales.

Identificar los requerimientos que nos ayudaran a definir qué debe ser diseñado de forma

tal que las necesidades del usuario sean satisfechas a la vez que especifican como conseguir

la implementación del diseño.

Los requerimientos deben ser vistos como el acuerdo entre el usuario y los desarrolladores

• Es decir, posteriormente se deberá comparar lo construido con estos requerimientos

• Los requerimientos viene siendo la definición del problema que el sistema debe resolver

Los Requerimientos toman vida desde que realizamos nuestro primer encuentro de

interlocución con usuarios.

Este puede desarrollarse utilizando cualquiera de una variedad de técnicas como

entrevistas para intercambiar opiniones, brainstorming, prototipeo, cuestionarios, etc.

Cuando los requerimientos se logran redactar a un significativo nivel de detalle, tendremos

listo el documento denominado “Especificación de Requerimientos”.

11.2.1.3 Determinar la Misión y los objetivos del Sitio.

Una de las principales actividades de esta etapa es establecer la misión del sitio, por más

obvio que pueda ser, es básico para el equipo de trabajo (de acuerdo con el marco

institucional), es la formulación de la misión del sitio web por escrito, discutirla, analizarla y

perfeccionarla.

Otro aspecto igual de importante es establecer los objetivos a cumplir por el sitio, los cuales

pueden sufrir cambios a través del tiempo, pero hay que establecerlos como referencia para

el trabajo y acciones futuras.

11.2.1.4 Determinar las audiencias destinadas y posibles

El sitio web debe estar destinado a servir a las necesidades de sus usuarios, los cuales

forman parte de la audiencia que debemos conocer, los que vamos a elaborar una

estructura Web y buscar, identificar y conocer a los usuarios potenciales que utilizaran el

sitio.

El sitio web propuesto debe presentar información útil a los intereses de la audiencia a la

que vamos a dirigir y declarar sus objetivos desde un comienzo dejando claramente esas



Esbozo del Proyecto

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páginas que se proponen aportar.

Nuestros principales usuarios son los Directores y Jefes de áreas que requieren

retroalimentación sobre las metodologías y procedimientos establecidos para tratar de

realizar un trabajo en forma colaborativa dentro de la institución.

11.2.1.5 Establecer un plan de trabajo

Es necesario el desarrollo de un plan de trabajo, un camino tentativo que guíe las acciones

futuras del equipo. El plan de trabajo está presente a la hora de estructurar la información,

seleccionar los contenidos, elaborar, dar forma a los documentos y evaluar la gestión en su

conjunto. También se deberán establecer las etapas y los tiempos.

11.2.2 Segunda Etapa: Concebir

El equipo de trabajo ya reunido, a la luz de la información recabada y las pautas acordadas

deberá en esta etapa “PENSAR” el sitio Web que se encamina a construir.

Mientras que en la etapa de planificación se buscaba establecer “¿qué suministramos?” y

“¿a quién?” o “¿a quienes?”, en esta etapa se formula el “¿cómo?”

Se trata de cumplir los objetivos establecidos para las audiencias ya determinadas. Es el

momento de planificar el estado futuro, pensar libremente el punto de llegada y establecer

los caminos a recorrer.

11.2.2.1 Establecer criterios de calidad

Las decisiones de calidad subyacen en forma externa y visible de un sitio Web vinculadas a

la arquitectura y el diseño de la información.

El equipo de trabajo deberá establecer los aspectos que contemplará para crear un producto

de calidad tanto en términos de contenido y usabilidad, como de recuperación.

Es conveniente que tomen en cuenta como base los criterios ya establecidos en la literatura

especializada, así como listados para el chequeo de calidad (check list). Básicamente se

toman en cuenta aspectos vinculados a: estructura, cumplimiento de objetivos,

conocimiento de la audiencia y adecuación; credibilidad y solvencia, autoría, características

de URL, auspiciantes y publicidad; contenidos y valor agregado; interactividad,

accesibilidad, actualización, estructura hipertextual, acceso gráfico a la estructura general,

diseño, criterios ergonómicos, navegabilidad, identidad visual corporativa y recuperación e

impacto.

En esta etapa se deben enunciar políticas de acción que sustenten la calidad, políticas que

pueden modificar y enriquecer el plan de trabajo inicial.



Esbozo del Proyecto

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11.2.2.2 Determinar los contenidos

Se deberá establecer qué contenidos presentará el sitio para cumplir su misión y satisfacer

los requerimientos de la institución y la audiencia.

Es necesario elaborar un plan de desarrollo de contenidos, con información básica (a brindar

necesariamente en primera instancia) y ampliatoria, posible de ser presentada en etapa

posterior. Estas decisiones deben tomarse en acuerdo con los miembros de la institución.

11.2.2.3 Determinar la estructura de los contenidos

La estructura debe tener una organización que facilite el acceso y la presente como un todo.

La lectura en la Web no es secuencial y se deben suministrar las formas adecuadas para

que la navegación sea directa y provechosa.

Es básico para organizar la información, dividirla en áreas (grandes unidades lógicas) y

subordinar a cada área la información pertinente, es decir, construir una estructura

jerárquica, establecer niveles y relaciones. La organización lógica del sitio permite que

usuarios lo recorran haciendo predicciones exitosas acerca de dónde encontrar las cosas.

En esta etapa se debe construir una representación gráfica de la estructura a desarrollar

para presentar los contenidos acordados.

11.2.2.4 Determinar el formato gráfico

El formato gráfico debe estar centrado en el usuario y su accesibilidad y crear una lógica

visual que represente y optimice la lógica de la estructura de contenidos.

Así como se han elaborado pautas para reunir contenidos y estructurarlos, corresponde en

esta etapa, establecer los criterios gráficos que guiarán la construcción de una primera

versión del sitio.

11.2.2.5 Creación de documentos de trabajo interno

El equipo de trabajo, establece a lo largo de su gestión tanto en su relación con el marco

institucional, como en la interna de su trabajo: premisas útiles, pautas y políticas generales

para guiar su acción.

Es importante que esa información se consolide en la creación de documentos. Se trata de

un excelente recurso, tanto para efectuar el trabajo como para evaluarlo y perfeccionarlo.

Sirven para legar metodología, normalizar, transferir tareas, mantener la calidad y, en el

caso de algunas entidades que lideran áreas como las redes académicas y los organismos



Esbozo del Proyecto

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gubernamentales, pautar la creación de nuevos sitios.

Los documentos que pueden ser generados son: Plan de Trabajo, Premisas de acción y

trabajo, versiones de las pautas de calidad, contenidos, estructuras y formatos gráficos

acordados, grillas para chequear para normalizar la creación de un sitio, Manual de estilo,

Caja de herramientas entre otros.

11.2.3 Tercera Etapa: Construir, visualizar y testear.

Una vez que un sitio web ha sido planeado y concebido, corresponde su materialización en

una estructura tentativa a ser analizada y confrontada con los propósitos iniciales, antes de

ser puesta a dominio público.

En paralelo se deberán acordar las condiciones de técnicas del servidor y las normas de

seguridad que garanticen la operativa.

Como por ejemplo:

El nivel de complejidad tecnológica para la edición (de los blog 2.0, acceder a blogs y

wiki, hacer comentarios, subir y descargar un documento).

Las posibilidades de los equipos que maneja en general el usuario.

Las diferentes formas de visualización según los distintos navegadores (browsers);

las distintas resoluciones de pantalla; los distintos tamaños de pantallas.

El tiempo de carga del sitio y cada página.

11.2.3.1 Construyendo y evaluando el sitio

Ha de crearse un prototipo del sitio, tal y como lo planificado y concebido. La función

principal del diseño de información consiste en minimizar la complejidad de los contenidos y

permitir el mejor acceso. La construcción del sitio se sustenta en recursos visuales y

auditivos en estructuras hipertextuales e interactivas, videos, documentos en Word, pdf y

otros.

Una vez construido el prototipo del sitio toma vida, deberá recorrerse corroborando la

normalización de cada nivel y las relaciones de los niveles entre sí, así como los enlaces que

permitan la navegación global, también si cumple con las pautas acordadas en las etapas

anteriores de contenidos, estructura de la información, formato de gráfico y criterios de

calidad.

11.2.3.2 La página de acceso o principal

Esta cumple con una función clave, es la puerta de entrada a toda estructura desarrollada,

la representa. Desde la página de acceso se debe poder visualizar la estructura completa del



Esbozo del Proyecto

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sitio y las formas de recorrerlo.

La página principal del sitio Web debe contener datos completos de la entidad que lo genera

y suministrar una breve explicación del propósito del sitio y si corresponde, de la misión de

la organización que lo presenta.

11.2.3.3 Decisiones de Navegación

Se debe tomar muy en cuenta la navegación ya que si es mala puede echar por tierra los

esfuerzos de selección de contenidos y diseño gráfico.

Las opciones de navegación deben ser claras, de formato constante. Poder recorrer el sitio

sin perderse mediante la presencia de una barra de navegación, de un mapa de sitio, un

sumario un buscador interno indican preocupación por brindar orientación al usuario. Se

recomienda una estructura simple, que indique en cada paso, los caminos posibles, nada

que pueda quedar escondido o “ser descubierto” accidentalmente.

11.2.3.4 Identidad Visual Corporativa

Todas las páginas de un Sitio Web deben mantener una imagen homogénea. Debe tener

una identidad visual que permita identificarlo y asociarlo, no solo a partir de un logotipo o

del uso de determinados colores, es deseable la utilización de los mismos iconos, siempre

en los mismos lugares. Por otra parte la utilización de elementos gráficos comunes a todas

las páginas, favorece la rapidez de carga de éstas, al aprovecharse el caché que incorporan

los navegadores.

11.2.4 Cuarta Etapa: La promoción

Se debe tener siempre presente que un sitio Web es un espacio de acción para un producto

o la extensión de institución, un ámbito a ser cuidado y promocionado como una

herramienta más de mercadeo.

La promoción de un sitio Web debe responder a un plan. Existen muchas formas distintas de

efectuar esa tarea, todas pueden coexistir, ninguna debe descartarse.

11.2.5 Quinta Etapa: Evaluar

La evaluación es un factor esencial en la construcción, ejecución y mantenimiento de un

sitio web. Se trata de una actividad que se efectúa en forma constante, a lo largo de todas

las etapas del proyecto Web. Es deseable que una vez que el sitio Web esté en línea la

evaluación continúe en forma sistemática, con el fin de garantizar su vigencia y calidad.

La información obtenida a través de las diferentes formas de evaluación permite:



Esbozo del Proyecto

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Confrontar la planificación y concepción con el producto.

Identificar carencias de contenido, diseño y actualización.

Identificar dificultades operativas y de navegación.

Conocer el impacto en los usuarios, así como las páginas más exitosas o menos

visitadas.

Conocer necesidades no contempladas hasta ahora.

Optimizar y establecer nuevos perfiles de usuarios.

Conocer el comportamiento del sitio frente a las herramientas de recuperación de

información.

Es muy útil crear un plan de evaluaciones periódicas para los distintos aspectos a atender:

actualización de contenidos, chequeo de enlaces, incorporación de documentos, etc., se

debe designar también los responsables de cada evaluación dentro del equipo.

Este plan de evaluación debe ser también evaluado periódicamente.

11.2.6 Sexta Etapa: Puesta al día y evolución

El mantenimiento y la actualización son tan o más importantes que el crecimiento en

términos de números de páginas o enlaces, sobre todo si estas incorporaciones no son

cuidadas.

Tan constante como la evaluación y a consecuencia de ella, se debe crear un plan de

mantenimiento y desarrollo que contemple los resultados de la evaluación y el cumplimiento

de los objetivos del sitio y la entidad que los originó.

Es importante determinar dentro del equipo de trabajo: ¿quién actualiza? ¿Qué se actualiza

y cada cuánto tiempo?; ¿qué información se revisa? ¿Quién la revisa y cada cuánto tiempo?

¿Qué información es de actualidad? ¿Quién la incorpora y cómo? ¿Dónde se almacena

después? Y ¿cómo se recupera?

La actualización y desarrollo de un sitio web, es la prueba de su credibilidad más allá del

impulso inicial de su creación y es también la garantía de su vigencia.



Esbozo del Proyecto

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12. Acciones a desarrollar



Acciones a Desarrollar COMENTARIOS

Planificación La fase de planificación crea y mantiene

un enfoque laborable para cumplir con

los objetivos del proyecto. El plan debe

incluir los procedimientos, estándares,

metodologías y herramientas requeridas

para la ejecución del proyecto

Elección del software Software libre (OpenSource).

Evaluación de la Estructura de

secciones

Reformular los contenidos normativos

en una nueva estructura orientada a

facilitar el encuentro de la información

por las distintos Direcciones y Jefaturas.

Planificación

Diseño

Y

contenido

Apariencia y Uso del lenguaje Hacer una selección de información

(interactiva y no interactiva) de modo

de lograr que el sitio web sea atractivo a

la lectura y que sea de navegación

sencilla e intuitiva, ampliando la difusión

de la información sobre de las distintos

Direcciones y departamento a un nuevo

perfil de usuarios.

Alentar el acceso a la información y el

interés por los contenidos, valiéndose de

un lenguaje amigable y desprovisto de

jergas.

Pertinencia y actualidad de lo

publicado

Incluir normativa, resoluciones,

procedimientos establecidos por la CGR

para cada una de las Direcciones y

Jefaturas.

Formatos dinámicos Habilitar la incorporación de contenidos

multimedia.



Esbozo del Proyecto

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Contenido Novedades y noticias

relacionadas

Promover la difusión de información

adecuada y veraz sobre temas de

relacionados a los procedimientos de

cada Dirección, y favorecer el

reconocimiento de buenas prácticas en

tratamiento documental y uso

responsable de la información y sus

fuentes.

Funciones

Carga de los datos La carga de la base de datos del MEF es

descentralizada, es decir, la lleva a cabo

el propio equipo de cada Dirección o

Jefatura cotidianamente. En lo que hace

al rediseño del portal, se

descentralizarán cierta cantidad de

actualizaciones, delegando esta tarea

Directamente en el equipo del MEF, ya

que contarán con interfaces y

complementos para realizar los cambios

ágilmente. Se tendrá en

Cuenta los roles y permisos de usuarios

según las decisiones de las autoridades

del MEF.

Usabilidad Asegurar una herramienta con

interfaces más amigables en la carga de

información, y más accesible en la

búsqueda y consulta por el usuario final.

Perfil institucional en redes

sociales (Twitter y FB)

Crear los perfiles institucionales en

Twitter y FB y asociarlos a la página.

Difundir nuevas normativas y

procedimiento a través de las redes

sociales.

Capacitación

Creación de un ambiente

colaborativo basado en Moodle

para el desarrollo de

capacitaciones virtuales y la

implementación de una Wiki

Compartida.

Sobre la base de los contenidos

enumerados en este documento



Esbozo del Proyecto

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13. Cronogramas y Acciones

Etapas y Actividades Desde Hasta Tiempo

Estimado

(Días)

Entregables

Inicio de Proyecto 09/07/2013 04/12/2013 6 Definición del Proyecto

Elaboración de la Carta Constitutiva del proyecto 09/07/2013 09/07/2013 1 Carta Constitutiva del

Proyecto

Presentación del Proyecto al Ministro del MEF. 10/07/2013 10/07/2013 1

Reunión de Inicio del Proyecto 11/07/2013 12/07/2013 2 Minutas de Reunión

Presentación del Proyecto al Resto del

Ministerio.

13/07/2013 14/07/2013 2

Planificación de las Etapas del Proyecto 15/07/2012 26/07/2013 12

Definición de los interesados 15/07/2013 15/07/2013 1 Formulario de Actores del

proyecto

Definición del Calendario del Proyecto 16/07/2013 16/07/2013 1 Cronograma del Proyecto

Inicial

Reunión con Directores y Jefes 17/07/2013 17/07/2013 1 Constante comunicación

con el fin de obtener la

información para

identificación de

requerimientos

Reunión con Usuarios Finales 18/07/2013 19/07/2013 1 Reunir información para

identificación de

requerimientos.

Reunión con el equipo de Trabajo 20/07/2013 20/07/2013 1 Coordinación y asignación

de tareas.

Reunión con especialistas y Técnicos 21/07/2013 22/07/2013 2 Bibliotecólogos,

diseñadores gráficos y

otros

Análisis de la Situación Actual 23/07/2013 24/07/2013 2 Con la información

recabada definimos

situación actual

Definir el Propósito del Proyecto 25/07/2013 25/07/2013 1 Definición

Definición de Objetivo General del Proyecto 25/07/2013 25/07/2013 1 Definición

Definición de Objetivos Específicos 26/07/2013 26/07/2013 1 Definición

Concebir el Proyecto 29/07/2013 17/09/2013 60

Elección del Software libre 29/07/2013 07/08/2013 10 Selección del Software de

la web 2.0

Establecer criterios de calidad 08/08/2013 17/08/2013 10 Establecer políticas de



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 45

acción que sustenten la

calidad, políticas que

pueden modificar y

enriquecer el plan de

trabajo inicial.

Determinar los contenidos 18/08/2013 27/08/2013 10 Establecer qué contenidos

presentará el sitio para

cumplir su misión y

satisfacer los

requerimientos de la

institución y la audiencia.

Determinar estructura de contenidos 28/08/2013 07/09/2013 10 Establecer la organización

de la estructura

Determinar el formato del gráfico 08/09/2013 17/09/2013 10 Establecer los criterios

gráficos que guiarán la

construcción de una

primera versión del sitio.

Creación de documentación 18/09/2013 27/09/2013 10 Documentos que incluyan

las premisas útiles, pautas

y políticas generales para

legar metodología.

Construir, Visualizar y testear 28/09/2013 27/11/2013 80

Construcción y Evaluación del Sitio Creación de un prototipo

del sitio

Pruebas del Sitio 28/09/2013 10/10/2013 15 Validación de usuarios y

contraseñas, enlaces,

navegación global.

La promoción del Proyecto 11/10/2013 20/10/2013 20 Promoción de la nueva

herramienta

Evaluación del Proyecto 21/10/2013 04/11/2013 15 La Evaluación debe

continuar en forma

sistemática, con el fin de

garantizar su vigencia y

calidad.

Capacitación 05/11/2013 24/11/2013 20 Capacitar a los usuarios

del Sistema en el uso y

retroalimentación del Sitio

Web.

Puesta al día y Evolución 25/11/2013 04/12/2013 10 La actualización y

desarrollo de un sitio web

Control 09/07/2013 04/12/2013 158 Cronograma del Proyecto

Cierre 25/11/2013 04/12/2013 1 Carta de Aprobación del Proyecto



Esbozo del Proyecto

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14. Asignación de recursos

Durante el análisis del presente proyecto debemos tener muy en cuenta la asignación de los

recursos en donde debemos asociar a cada una de las tareas, en el proyecto, las personas,

equipos y materiales documentales necesarios para que éstas se puedan realizar. Esta es

una labor complicada y fundamental en la planificación de una aplicación informática.

Actualmente los recursos humanos son el componente económico más importante, en los

proyectos informáticos, por encima de los recursos físicos como el Hardware o instalaciones.

En cuanto a los recursos de Hardware o instalaciones la Plataforma Web estará alojada en el

Datacenter de la Dirección de Tecnología e Informática (DTI) del Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF), ya que esta posee la infraestructura tecnológica necesaria para la

instalación de los aplicativos del proyecto.

La DTI está conformada por los departamentos de Soporte, Diseño y Análisis de Sistemas,

Data Center y Redes y Comunicaciones, los cuales cuentan con el personal calificado para

el desarrollo, implementación y puesta en marcha de la plataforma web propuesta en este

documento, lo cual fortalece la factibilidad operativa.

En cuanto a la Factibilidad Económica, podemos mencionar que podemos aprovechar las

facilidades tecnológicas y de personal técnico con las que cuenta la DTI del Ministerio de

Economía y Finanzas, por cuanto la inversión en estos rubros es mínima.

Otro aspecto importante es el de los consultores, profesionales externos, que asesoraran y

dan soporte a tareas en donde el MEF no tiene experiencia.

En los recursos utilizados por el proyecto habría que incluir el consumo de tiempo dedicado

a éste por parte de los usuarios.

Desde un punto de vista global, además de las tareas propias del proyecto debemos tener

en cuenta, que para que un grupo haga su trabajo es necesario que:

1. Se realicen las tareas en sí mismas.

2. Se realicen tareas de mantenimiento de equipo, esto es, lo que ayude a mantener su

cohesión, su motivación y su voluntad general de dedicarse a la tarea.

3. Se satisfagan las necesidades individuales, es decir, lo que ayude al individuo a

sentirse parte del grupo del proyecto y le capacite para realizar su aportación

máxima.

Cada una de estas tareas serán descritas detalladamente en un cronograma de trabajo que

ayudará a la coordinación y verificación del desarrollo de las diferentes tareas que deben

realizar los integrantes del grupo del proyecto.



Esbozo del Proyecto

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15. Presupuesto

La inversión en el proyecto estará dada fundamentalmente en la asignación de horas

hombre para la materialización del mismo.

De acuerdo a la planificación de las tareas y el tiempo asignado al desarrollo de las mismas

se podrá obtener la cantidad de horas hombres requeridas para el desarrollo de la

plataforma.

Al contar con la infraestructura tecnológica necesaria para la instalación de los aplicativos

del proyecto, proporcionada por la DTI no se requerirá la adquisición de nuevos recursos.

16. Comunicación del Proyecto

Durante el desarrollo del presente proyecto se requiere lograr una total comunicación entre

los integrantes, por lo cual es necesario planear los contenidos y las frecuencias con que se

informará; así como la persona responsable de cada informe o comunicado. Una

comunicación efectiva facilita la toma oportuna de decisiones.

Identificamos cutaro (4) métodos de comunicación:

Escrito Formal: Plan del proyecto y los problemas complejos.

Verbal Formal: Presentaciones, charlas.

Escrito Informal: Memoradums, emails, notas.

Verbal Informal: Reuniones y conversaciones.

De acuerdo con los roles de los integrantes del proyecto, les corresponde la responsabilidad

de comunicación, para ello se debe confeccionar una plan de comunicación.

Qué se va a comunicar?

Por qué? Entre quienes? Mejor método Responsable Cuándo y con qué frecuencia?

Problemas Evitar desviaciones del Plan

Coordinador del proyecto y los Stakeholders

Escrito informal (email)

Equipo del proyecto

Cada vez que suceda

Informe de avances (gastos y desarrollo)

Medir el avance real del proyecto

Coordinador del Proyecto y los Stakeholders

Verbal formal (presentación)

Coordinador del Proyecto

Semanalmente

Carta Constitutiva Formalizar el Stakeholders, Gestor de Recursos

Escrito formal Coordinador del Inicio del proyecto, una



Esbozo del Proyecto

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del Proyecto proyecto y Gestor Político Proyecto sola vez

Minuta reunión de arranque

Establecer formalidad y acuerdos sobre el proyecto

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor Político, Gestor de Recursos, Usuario, Stakeholders y Encargado de Infraestructura

Escrito formal Coordinador del Proyecto

Inicio del proyecto, una sola vez.

Formulario Actores del Proyecto

Conocer participante del Proyecto

Stakeholders, Gestor Político, Coordinador del Proyecto


Inicio del proyecto, una vez.

Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS, por sus siglas en inglés)

Determinar el alcance del proyecto

Coordinador del Proyecto, los Stakeholders, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor de Recursos, Gestor Político

Escrito Formal Coordinador del Proyecto

Al inicio y cada vez que se actualice-

Organigrama del Proyecto

Determinar esquema organizacional



Al inicio del proyecto, una sola vez

Cronograma del Proyecto Inicial

Definir el calendario del proyecto



Al inicio del proyecto, una sola vez



Esbozo del Proyecto

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Informe de costos Informar Costos del proyecto

Proyecto, los Stakeholders, Gestor de Recursos, Gestor Político

Escrito formal Coordinador del Proyecto y Gestor de Recursos

Inicio del proyecto y si hay algún cambio.

Plan de Revisiones de Calidad

Planeación de revisión de calidad

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto y los Usuarios.

Escrito formal Coordinador del proyecto y Analista y Desarrollador del proyecto

Inicio del proyecto.

Definición del Equipo del Proyecto

Establecer responsabilidades



Inicio del proyecto

Formulario de Asignación de Tareas

Establecer responsabilidades


Escrito formal Coordinador del proyecto

Inicio del proyecto, cuando se modifique

Plan de Comunicación

Establecer responsabilidades de informar


Escrito formal (email)

Coordinador del Proyecto

Inicio del proyecto. Cuando de realicen modificaciones.

Definición y Administración de Riesgos

Identificar los riesgos que puedan entorpecer el éxito del proyecto y establecer la forma de

Coordinador del Proyecto, los Stakeholders, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor de Recursos, Gestor Político, Gestor de


Inicio del proyecto



Esbozo del Proyecto

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administrarlos. Infraestructura.

Minuta Segunda Reunión

Formalizar el Plan del Proyecto

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor Político, Gestor de Recursos, Stakeholders y Encargado de Infraestructura


Fin de la Planeación del Proyecto, una sola vez.

Cronograma del Proyecto

Conocer actividades y calendario, así como las responsabilidades de cada actor en el proyecto.

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor Político, Gestor de Recursos, Stakeholders y Encargado de Infraestructura


Fin de la Etapa de Planeación, una sola vez.

Catálogo de Requisitos del Sistema

Definir los requerimientos del sistema a nivel técnico para su implementación

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor de Recursos, Usuario, y Encargado de Infraestructura

Escrito formal Analista y Desarrollador del Proyecto

Al inicio de la etapa de Ejecución del proyecto. Una sola vez

Análisis del Sistema Análisis técnico del sistema

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto


Durante la ejecución del Proyecto, Una sola vez.

Prototipo y Manual del Usuario

Aprobación del diseño del sistema

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Stakeholders y Usuarios.


Al inicio de la Implementación. Una vez

Plan de Pruebas y Resultados

Determinar calendarización y recursos para pruebas

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Stakeholders y


Al inicio del proyecto y al final de la implementación, si se realizan



Esbozo del Proyecto

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Usuarios. cambios.

Sistema Final y Plan de Capacitación

Planeación de la Capacitación del sistema final

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto y Stakeholders


Una vez terminadas la pruebas.

Cronograma del Proyecto Actualizado

Controlar el cumplimiento del proyecto

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto y Stakeholders


Al terminar el proyecto, una sola vez

Carta de Aprobación del Proyecto

Dar por finalizado el proyecto

Coordinador del Proyecto, Analista y Desarrollador del Proyecto, Gestor Político, Gestor de Recursos, Stakeholders.


Al cierre del proyecto, una sola vez.

17. Resultados globales esperados

Con el desarrollo del proyecto SISWEB_DOCMEF, esperamos dar un paso avanzado en

cuanto a la gestión del conocimiento entre los funcionarios de las distintas Direcciones y

Jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas, utilizando herramientas Web 2.0 a través

de intranet como las wiki, blogs temático, foro, etc.

Con este sistema esperamos lograr mejoras en las capacidades de los funcionarios en

cuanto al desarrollo de nuevas ideas y proyectos, con una ayuda colaborativa de todos los

interesados y funcionarios conocedores del tema, sin importar su ubicación geográfica, ya

que estos brindarán sus aportes ya sea subiendo documentación, haciendo comentarios,

despejando sus dudas en los foros y blogs.

También se espera mejorar la atención que brinda el Ministerio de Economía y Finanzas a

los ciudadanos, entidades o instituciones en cuanto al manejo de su documentación, ya que

se contara con manuales de procedimiento de distintas tareas en donde el funcionario

tendrá sesiones de formación y de información de sus labores.

18. Factores críticos de éxito

Establecer con claridad los objetivos del proyecto para poder encauzar los recursos

adecuadamente.



Esbozo del Proyecto

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Contar con un coordinador y con un personal altamente capacitado para llevar a cabo el

desarrollo del proyecto.

El tiempo es un recurso importante y debe estar ceñido al cronograma de actividades

para evitar retrasos y poder lograr los resultados en el periodo estipulado.

Comunicar al personal de la institución sobre el proyecto, sus avances, necesidades, etc.

por diferentes medios como emails, redes sociales, memorandos, volantes, etc. con el

fin de que todos los funcionarios conozcan el proyecto y se involucren activamente para

así alcanzar el éxito del cual todos serán partícipes.

Lograr una alta sensibilización en los funcionarios para obtener una participación

responsable que permita aprovechar el sistema con el fin de alcanzar los resultados

esperados del proyecto.

Una comunicación más fluida con el área de informática del Ministerio y con la Mesa de

Ayuda.

Necesidad de capacitación, en el lugar de trabajo, relacionada con las nuevas

tecnologías a utilizar y de esta manera lograr el mejor desempeño posible de los

integrantes de los diferentes equipos de trabajo en las diferentes esferas del ministerio.

19. Arquitectura Lógica del Proyecto



Esbozo del Proyecto

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La Usabilidad mejora la calidad de vida de los usuarios, ya que reduce su estrés, incrementa

la satisfacción y la productividad al encontrar rápidamente la información que buscan.

La Accesibilidad permite que todos los usuarios puedan acceder en condiciones de equidad a

los contenidos.

19.1 Dimensión de la Comunicación

La página contará con un menú donde se podrá desplazar a diferentes enlaces como: Inicio,

Acerca de, Comunicados, Buscador, Ayuda, blogs (para presentar información y foros de

discusión), foros, Wikis (donde se agregará, editará o eliminará contenido en colaboración

con otros usuarios), acceso a Base de Conocimientos Integrados a través del buscador y un

repositorio documental.

Los usuarios serán funcionarios de la institución que tendrán acceso a través de nombre de

usuario y clave, los cuales realizarán entradas en los blogs y a la base de conocimiento, la

información estará organizada por temas, direcciones, departamentos, proyectos, etc.

19.2 Dimensión Organizativa

Tendrá como responsables al encargado del proyecto, como aliados permanentes a

colaboradores de diferentes áreas (directivos, jefaturas), y aliados ocasionales como

miembros de otras instituciones.

Internamente en el MEF contaremos con todos los Directores y Jefes, usuarios del Sistema,

Departamento de Prensa (Editores y Redactores), Bibliotecarios y la Dirección de

Tecnología.

Externamente contaremos con la Dirección de Métodos y Sistemas de la Contraloría General

de República para el suministro de los modelos de procedimiento y la oficialización de los

preparados por el MEF.

19.3 Guía General de Uso

Se establecerán reglas para el buen uso de estas herramientas web 2.0 estableciendo la

responsabilidad en los usuarios ya que las entradas, comentarios y generación de

conocimiento no serán anónimos. Ejemplo (no se aceptarán palabras obscenas, comentarios

racistas, cometarios que falten el respeto de otros funcionarios, materiales no relevantes o

inapropiados a los temas de discusión).

Tutoriales y manuales de cómo se utilizar de manera correcta el sistema (acceder a blogs y

wiki, hacer comentarios, subir y descargar un documento).



Esbozo del Proyecto

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20. Análisis de competencias requeridas, disponibilidad, carencia y estrategia a seguir

Como competencia requerida se solicita personal de asesoría legal, los cuales serán los

guías en la parte legislativa y legal de las nuevas ideas que surjan de la plataforma web, así

como también serán los encargados de recopilar y actualizarse en cuanto a nuevas leyes

que puedan afectar estas ideas. También se requiere de expertos en documentación

procedimental, que se encargarán de crear los documentos y procedimientos aprobados por

la Contraloría General de la República, y que serán cargados en nuestro sistema. Así como

también el personal encargado de la parte tecnológica, diseño y desarrollo del sistema

SISWEB_DOCMEF.

Entre las carencias podemos destacar la falta de conocimiento y experiencia de los

funcionarios los cuales serán los potenciales usuarios del sistema por lo tanto requieren de

capacitación en el uso del mismo.

Como estrategias tenemos la composición del sistema en un backoffice y frontoffice y el

acceso al mismo por medio de usuario y contraseña, para una mayor seguridad y la división

de roles para prestar un mejor servicio al usuario final.

21. Mapa de actores

Actor Recursos Interés

Colaborador

(usuario)

Aportará experiencia y

conocimiento.

Mantenerse informado e aportar

criterios sobre la calidad de la

herramienta a utilizar.

Gestor Político

(Director General)

Poder para dar formalidad al

proyecto y elevarlo a instancias de

decisión.

Poner en marcha un proyecto de

cambio en la práctica de comunicación

institucional.

Mantener al personal informado y

actualizado, dar a conocer las nuevas

herramientas que se utilizará en la

organización.

Gestor

Administrativo

(Director General)

Poder de decisión en lo que

respecta al políticas y prácticas en

la institución.

Generar un cambio referente a la

adquisición de conocimiento, no sólo

de una vía sino que de dos o más,

siendo alimentado por conocimiento

interdisciplinario.

Gestor de Recursos

(Jefe Unidad de

Personal técnico de TI

Asignación de recurso humano y

Ofrecer un major servicio y

perfeccionar los existentes.



Esbozo del Proyecto

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Informática) técnico para el proyecto.

Jefe de las

Direcciones

(Stakeholder)

Expectativas y materia prima,

información de las diferentes áreas

sustantivas de la Dirección.

Informar. Éxito del proyecto para

realizar un proceso de comunicación

fluido y efectivo.

Consejo Directivo Apoyo organizativo y

formalización del proyecto

Establecer un mecanismo de

comunicación institucional eficiente.

Asesor Legal Asesorar en lo referente a la

realización de un proyecto

eficiente y de calidad, que cumpla

con los principios del Gobierno.

Que las instituciones estatales lleguen

a un nivel de madurez en el uso de

herramientas que permitan la

retroalimentación del conocimiento,

sea a nivel de organización como a

nivel nacional.

Coordinador del

Proyecto

Coordinar los recursos del

proyecto y administrar el uso de

los mismos eficientemente para la

consecución de los objetivos del

proyecto.

Llevar el proyecto a un final exitoso.

Encargado de

Infraestructura

Asesoría en el uso de la

infraestructura de red, servidores,

internet y otro.

Identificar las necesidades de

recurso de red para el éxito del

proyecto.

Colaborar con la consecución de un

proyecto exitoso.

Gestor de contenido: Administrar la información que se

incorpora al Sitio, ayudando a

definir qué contenidos deber ser

usados para asegurar el

cumplimiento de los objetivos.

Trabaja en forma coordinada con

las fuentes de información y revisa

sistemáticamente la actualización

de la información.

Generar información de acuerdo a su

área sustantiva

Validador de

contenidos:

Coordinará con los gestores de

contenido y validará la

publicación.

Asegurar la calidad de la información

por desplegar en el sitio.

Validador técnico: Asegurar la capacidad de los

sistemas para la ejecución del

proyecto.

Asegurar la eficiencia y eficacia del

servicio tecnológico utilizado.



Esbozo del Proyecto

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22. Enunciado del dominio del problema

El aplicativo a desarrollar corresponde a la necesidad de establecer un sitio web que permita

el acceso y producción de información con lo cual se construya conocimiento que permita

mejorar los procesos internos de las Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y

Finanzas.

Este aplicativo constará de un blog y una wiki. El block se utilizará para asistir a los

funcionarios en la ejecución de los diferentes procesos institucionales a través de la

presentación de información de apoyo y foros de discusión. Este también se empleará para

facilitar manuales y tutoriales para el entrenamiento de nuevos funcionarios así como

documentos de conocimiento e interés profesional como anuncio de curso, seminarios,

programas de becas, etc. Por otro lado, la wiki se utilizará para mostrar el desarrollo de las

tareas a realizar por las diferentes instancias de la institución a través de la colaboración.

Este proyecto estará compuesto por un backoffice y un frontoffice. El backoffice será

conformado por un grupo de miembros de los departamentos de la Dirección de Tecnología,

los cuales proporcionarán soporte a los funcionarios en cuanto a dudas o problemas en la

operación de la aplicación. Por otro lado, también proporcionarán soporte al aplicativo en

cuanto a cambios por sugerencias o mejoras del sistema.

El frontoffice estará compuesto por una interfaz gráfica de fácil uso y agradable a la vista.

La página contará con un menú donde se podrá desplazar a diferentes enlaces como: Inicio,

Acerca de, Comunicados, Buscador, Ayuda, blogs, wiki, foros, descargas, etc.

23. Estructura lógica del Sistema

Para el desarrollo del aplicativo se utilizará un sistema de administración de contenido (CMS

por sus siglas en inglés) conocido como Joomla.

La utilización de esta plataforma se debe a sus características de fácil uso, popularidad y

capacidad de manejo de una gran cantidad de contenido tales como: documentos,

imágenes, música, videos, y casi cualquier cosa que se pueda pensar. Además de todo es

gratuito al igual que las demás aplicaciones.

Esta solución estará instalada sobre un servidor web Apache y se empleará una base de

datos MySql y estará complementado con PHP.

Toda la solución estará montada sobre un servidor Linux (CentOS) virtualizado.

La Wiki se utilizará para la construcción de conocimiento y el Blog para realizar discusiones

sobre desarrollo de las tareas y facilitar manuales y tutoriales para realización de tareas, así

como también documentos de conocimiento e interés profesional.



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El Datacenter de la Dirección de Informática dispone de arreglos de discos con capacidad

suficiente para alojar el repositorio de archivos. Este inicialmente podrá almacenar 2 Teras

de información.

Para el repositorio se empleará DSpace con el fin de facilitar el manejo de archivos ya sean

de documentos, videos, audio, etc.

Con el propósito de proporcionar una interacción más amigable y directa entre el usuario y

el repositorio se utilizará la extensión Remository de Joomla que facilitará el acceso a los

archivos de una forma directa sin necesidad de salir de la interfaz web con el objeto de

evitar que el usuario tenga que estar cambiando de aplicaciones.

El acceso será a través de internet ya que más adelante se desarrollará la intranet para

luego incorporar estos blogs y wikis.

Para acceder a la wiki, blog, foro y al repositorio se usaran las siguientes extensiones de

Joomla:

Extensión qlwiki para incrustar la wiki.

Acceso embebido desde el sitio web a la wiki.

Extensión wordbridge acceder a wordpress blogs desde joomla.

WordBridge permite utilizar WordPress.com para escribir y administrar sus blogs, a

continuación, publicar de forma automática a un sitio web Joomla.

No tiene que usar una herramienta de edición de blogs desconocido o una

herramienta similar en Joomla que se parezca a WordPress.

No hay necesidad de preocuparse por el formato, los mensajes aparecen con sus

plantillas de Joomla y hojas de estilo. Una vez que WordBridge gestiona los blogs en

su sitio Joomla puede hacer llamadas directas a las herramientas de WordPress.com

para mostrar por categoría o etiqueta.

Si lo desea, puede incluso combinar diferentes blogs WordPress.com en un solo sitio.

Una vez que Word Bridge gestiona los blogs en su sitio Joomla puede hacer llamadas

directas a las herramientas de WordPress.com para mostrar por categoría o etiqueta.



Esbozo del Proyecto

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Extensión ChronoForums

Las principales características son:

* Categorías -> Foros -> Temas -> Estructura Mensajes.

* Apoyo para mensajes adjuntos.

* Fuerte sistema de ACL para el control total sobre su tablero.

* Suficientes herramientas de moderación, que puede ampliarse a solicitudes de los

usuarios.

Extensión Remository para subir y descargar archivos.

Un componente que es fácil de instalar y usar, pero tiene una profundidad sin

precedentes de características para un depósito de archivos de gran alcance.

Posee la posibilidad de reproducir archivos de audio / vídeo, así como para descargarlos.

Remository soporta el alojamiento seguro de archivos locales o remotos para su

descarga por los visitantes del sitio.

Los archivos pueden ser cargados por los usuarios, y los archivos alojados localmente se

pueden almacenar en la base de datos o sistema de archivos.

Las pantallas se pueden personalizar, y Remository incluye un sistema de control de

acceso muy flexible, de modo que carga, descarga y edición que se pueden gestionar de

manera casi ilimitada.

El tamaño del depósito de archivos puede ser pequeño o grande.

La intranet se accederá a través de la acreditación del usuario con un nombre y

contraseña. El acceso externo se realizará por medio de una vpn (red privada virtual).

24. Posible implementación

Para la implementación de la plataforma web que brinde un ambiente colaborativo

entre Direcciones y Jefaturas del Ministerio de Economía y Finanzas hemos

considerado realizarlo en las plataformas mencionadas en párrafos anteriores las cuales

pasamos nuevamente a señalar.



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1. Para el desarrollo del aplicativo se utilizará un sistema de administración de

contenido (CMS por sus siglas en inglés) conocido como Joomla.

2. Esta solución estará instalada sobre un servidor web Apache y se empleará una base

de datos MySql y estará complementado con PHP.

http://www.google.com.pa/url?sa=i&rct=j&q=joomla.org&source=images&cd=&cad=rja&docid=J3T8RXyCezndiM&tbnid=zXLWocHBreh2-M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.joomlaempresa.es/ca/trucos-para-webmaster/135-metodo-rapido-de-visualizacion-de-posiciones-para-modulos-en-joomla.html&ei=8KkRUobVG7CWyAGq04Bo&bvm=bv.50768961,d.b2I&psig=AFQjCNFQ-lz2VemPiWFCwzFgHZwlJY0CwQ&ust=1376975699846607

http://www.google.com.pa/url?sa=i&rct=j&q=servidor%20web%20apache%20linux&source=images&cd=&cad=rja&docid=jDr1S-s3mJ0L2M&tbnid=UflElBnN1wvaqM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.segelsoft.com/2011/03/20/servidores-web-i-instalar-lamp-y-phpmyadmin-en-ubuntu-10-10/&ei=1KsRUtewAbOEygHK_oCAAQ&bvm=bv.50768961,d.b2I&psig=AFQjCNHbXCBwbr8PFclEdrCaqooLMXZrfQ&ust=1376976132548244



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3. Para el repositorio se empleará DSpace con el fin de facilitar el manejo de archivos

ya sean de documentos, videos, audio, etc.

4. El acceso será a través de internet ya que más adelante se desarrollará la intranet

para luego incorporar estos blogs y wikis.

http://www.google.com.pa/url?sa=i&rct=j&q=DSpace&source=images&cd=&cad=rja&docid=Yq5y7wpJZAJ_CM&tbnid=itePLjzN8TfJAM:&ved=0CAUQjRw&url=http://ictkm.cgiar.org/2010/12/02/mind-the-knowledge-gap-by-making-use-of-online-technologies-like-dspace/&ei=pqwRUu6oJLKByQGuqoAw&bvm=bv.50768961,d.b2I&psig=AFQjCNGIIgNr2n55hQv1h6Poi92s0kDszQ&ust=1376976262797867

http://www.google.com.pa/url?sa=i&rct=j&q=joomla.org&source=images&cd=&cad=rja&docid=XPsayWSoUQ1ylM&tbnid=hPg_0nVnJxroVM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.webactualizable.com/blog-joomla/172-general-electric-utiliza-joomla&ei=QqsRUtfpJbTeyAHFhIE4&bvm=bv.50768961,d.b2I&psig=AFQjCNFQ-lz2VemPiWFCwzFgHZwlJY0CwQ&ust=1376975699846607

http://www.google.com.pa/url?sa=i&rct=j&q=wordpress&source=images&cd=&cad=rja&docid=2W-BQjoloUDCSM&tbnid=raX3Vs9sf87rUM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.factorsim.info/2009/09/07/comparando-wordpress-joomla-drupal-y-plone-2/&ei=uq0RUtSOEoigyAGc4YA4&bvm=bv.50768961,d.b2I&psig=AFQjCNH860XzrmehEnp-Szp3vJCdiJMpoA&ust=1376976690982590



Esbozo del Proyecto

GRUPO PANAMA


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Pág. 61

Bibliografía

Instructivo de formulación del Proyecto

Documento final ICDpedia de Costa Rica

Consultas en la Web.

Informe presentado por Alicia García De León, licenciada en Bibliotecología de la

Universidad de la República, Montevideo- Uruguay

planificación y diseño de una plataforma web que brinde un ......confidencial plataforma web para...

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