plan de cierre de programas y proyectos financiados por fonadal con recursos pÚblicos

Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

PLAN DE CIERRE DE PROGRAMAS Y PROYECTOS FINANCIADOS POR

FONADAL CON RECURSOS PÚBLICOS

BOLIVIA La Paz, Febrero 2012

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

FONDO NACIONAL DE DESARROLLO ALTERNATIVO Plan de Cierre de Programas Financiados con Recursos Públicos

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INFORME FINAL Agosto 2009

Experto: Pedro Rossy

Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ningún momento expresan la opinión de la Unión Europea o de la

contraparte del Gobierno de Bolivia


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INDICE

CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN 4 1. ANTECEDENTES DEL PROGRAMA PAPS 6 2. PLAN DE CIERRE DEL PROGRAMA PAPS 8 2.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE CIERRE 8 2.2. RESULTADOS DEL PLAN DE CIERRE 9 2.2.1. Conformación del Equipo de Cierre 9 2.3. ACTIVIDADES DEL PLAN DE CIERRE 10 2.4. PROCEDIMIENTOS DE CIERRE 11 2.4.1. Procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades que No Tienen Dificultades en su Ejecución Técnica ni Financiera 12 2.4.1.1. Cierre Técnico 12 2.4.1.2. Cierre Financiero 13 2.4.1.3. Cierre Legal 13 2.4.1.4. Archivo de la Documentación 14 2.4.2. Procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades que Tienen Dificultades en su Ejecución Técnica o Financiera 14 2.5. INFORMACIÓN MÍNIMA PARA EL CIERRE 15 2.5.1. Información Mínima de la Carpeta para los Proyectos o Actividades Financiadas con Fondos Concursables Públicos 15 2.5.1.1. Información General para el Grupo de Proyectos o Actividades Públicas 15 2.5.1.2. Carpeta Única de Proyecto o Actividad: Fondos Concursables Públicos 16 2.5.2. Información Mínima de la Carpeta de los Proyectos o Actividades Financiadas con Transferencias Público Privadas 17 2.5.3. Información Mínima de la Carpeta para Proyectos o Actividades Financiados con Fondos Regionales Públicos, Cuando FONADAL Ejecuta el Proyecto 19


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2.5.4. Contenido Mínimo de la Carpeta para los Estudios o Actividades Elaborados por FONADAL 20 2.5.5. Contenido Mínimo de la Carpeta para Proyectos o Actividades Regionales Públicas, Mediante Transferencias en Efectivo al Beneficiario 20 2.6. CIERRE ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FINANCIERO DEL PROGRAMA 20 2.7. ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL DEL PROGRAMA 21 2.8. EVENTO DE SOCIALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROGRAMA 21 2.9. MODELOS DE INFORME 22 2.10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 22 ANEXO 1: Modelo de Informe Cierre Técnico 27 ANEXO 2: Modelo de Informe de Cierre Financiero 33 ANEXO 3: Modelo de Informe Consolidado Técnico Financiero 36 ANEXO 4: Modelo de Informe de Sistematización de Cierre 41 ANEXO 5: Modelo de Informe Legal de Cierre 43 ANEXO 6: Modelo de Acta de Conformidad de Cumplimiento de Convenio Interinstitucional 46


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INTRODUCCIÓN El Gobierno del Estado Plurinacional de Bolivia, tiene como política nacional, “la lucha contra el narcotráfico y la revalorización de la hoja de coca”, el cual desarrolla acciones, para la consolidación de dicha política, mediante el Plan Nacional de Desarrollo Integral de la Coca (PNDIC) 2006–2010, en el cual el Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras (MDRyT), articula las políticas y estrategias en el ámbito nacional, el Viceministerio de la Coca y Desarrollo Integral (VCDI), define y orienta los ejes de desarrollo integral y sub componentes de aplicación de recursos, acordes con el PNDIC. FONADAL se constituye el brazo operativo financiero para la transferencia de recursos, en las áreas de intervención y en los ámbitos departamentales, regionales, municipales y comunitarios. Desde el año 2005 a la fecha, el PNDIC, ha contado con el apoyo de la Unión Europea, mediante el financiamiento de los programas y proyectos, ejecutados por FONADAL, como el proyecto de “Apoyo a la Nueva Estrategia de Desarrollo Alternativo de Bolivia”, en el Marco del Convenio de Financiación (CF) N° ALA/2004/016/688, suscrito el 23 de septiembre de 2004, ejecutado bajo las normas de la Unión Europea, y el Programa de Apoyo Sectorial (PAPS), Convenio N° DCI/2007/19027, suscrito el 4 de marzo del 2008. Este Programa, por sus características de apoyo al Presupuesto General del Estado, ha sido ejecutado bajo las normas financieras y de inversión pública del Estado Plurinacional de Bolivia, motivo por el cual se ha solicitado un Plan de Cierre del Programa. Sin embargo, en la legislación del Estado Plurinacional de Bolivia, no se cuenta con normas específicas para el cierre de programas y proyectos, consiguientemente, éste Plan de Cierre, al limitarse a un ordenamiento sistemático de la información, de la programación y ejecución de los proyectos y actividades ejecutados en el Programa y la emisión de los respectivos informes de cierre, se basa en la normativa vigente del sector público y el Reglamento de Transferencias Público Privadas de Recursos públicos en Efectivo y/o en Especie, aprobado mediante Resolución Ministerial N° 118 del Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras, el 12 de abril de 2010. Es necesario resaltar el Anexo 1 del Decreto Supremo N° 181, que establece: “Los Imperativos para la Conducta Ética del Servidor Público, que Interviene en la Contratación de Bienes y Servicios del Estado”. El artículo 3 de dicho Anexo, (Ámbito y Servidores Públicos Considerados en su Aplicación), establece que: “Los presentes imperativos, son de aplicación obligatoria para todos los servidores públicos, que en forma directa o indirecta intervienen en las contrataciones de las entidades públicas comprendidas en los Artículos 3 y 4 de la Ley N° 1178, del 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales y toda entidad pública con persona jurídica de derecho público.


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El Plan de Cierre, está estructurado en dos capítulos, el primero referido, en síntesis a los antecedentes del Programa PAPS y el segundo, constituye el Plan de Cierre. En el capítulo primero, se menciona el marco general del Programa, el objetivo, los principales resultados y el tipo de beneficiarios del Programa y las áreas de intervención. El capítulo segundo está constituido por el objetivo del plan de cierre, los resultados a lograr, los procedimientos de cierre de proyectos y actividades, en los que se ha desarrollado dos procedimientos, uno, destinado al cierre de proyectos y actividades, que no tienen dificultades en su ejecución técnica ni financiera, y el segundo, destinado al cierre de proyectos y actividades que tienen dificultades en su ejecución técnica o financiera, o en ambas. Se ha desarrollado con detalle la información mínima necesaria que debe respaldar cada proyecto y actividad en las diferentes líneas de financiamiento: fondos concursables públicos y privados, fondos regionales públicos y privados, así como, la información respaldatoria, para los estudios y proyectos elaborados por FONADAL. El Plan de Cierre, también incluye las características del Informe Final del Programa y sus anexos; el procedimiento para hacer conocer los resultados del Programa a los beneficiarios, el cronograma de actividades para el cierre del mismo, y los contenidos mínimos de informes de cierre, técnico, financiero y legal. El Plan de Cierre se basa en la información proporcionada por los servidores públicos del FONADAL, con los cuales el Plan ha sido discutido en diferentes oportunidades, y en diferentes niveles, tanto con el personal técnico, con los Directores, así como el Director General Ejecutivo. También se han realizado entrevistas con servidores públicos del Viceministerio de la Coca y Desarrollo Integral, del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo. Finalmente, el Plan de Cierre será aplicable, en el marco de los convenios de financiación suscritos y el uso de los recursos públicos, la adecuada programación de recursos, en los planes operativos, las normas presupuestarias y del Sistema Nacional de Inversión Pública, las convocatorias específicas lanzadas por el VCDI y/o el FONADAL, en la medida de que no contravengan dichas normas, por otra parte, el Plan será sujeto a revisión y modificaciones después del tercer trimestre de ser aplicado, de acuerdo a las experiencias que la Institución tenga en su ejecución.


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1. ANTECEDENTES DEL PROGRAMA PAPS Con el objetivo de generar procesos de desarrollo integral sostenible y participativo, fomentando las capacidades de autogestión comunitaria e institucional, coadyuvando a reducir los factores causantes de la pobreza, la exclusión social y el deterioro ambiental, la Comunidad Europea (CE), contribuye a la implementación del Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca 2006-2010, mediante el Programa de Apoyo Sectorial (PAPS), mediante una contribución de 26 millones de euros, respaldado por el Convenio de Financiación No. DCI/2007/19027, suscrito el 04/03/2008. Este programa, liderado por el Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras, el Viceministerio de la Coca y Desarrollo Integral, es ejecutado por el FONADAL, como brazo operativo financiero con capacidad y experiencia institucional específica en la temática de desarrollo integral. La contribución de la Unión Europea es de 26 millones de euros, 24 millones de euros de Apoyo Presupuestario y 2 millones de euros de ayuda complementaria destinada a Asistencia Técnica. La contribución de 24 millones de euros están siendo desembolsados con el mecanismo del Apoyo Presupuestario, en base al cumplimiento de 19 indicadores de actividades, procesos y resultados. El periodo del convenio de financiación, comienza a partir de su entrada en vigor, el 4/3/2008 y termina el 31/12/2012. Dicho periodo comprende dos fases: una fase de ejecución operativa, que se inicia a partir del 4/3/2008 y termina el 31/12/2011 y una fase de cierre, a partir del 1/1/2012 y acaba el 31/12/2012. El objetivo del Programa PAPS es apoyar al diseño y la implementación de ciertos componentes de la política pública sectorial del Desarrollo Integral, definiendo sus alcances, limites e interrelación con otros sectores y niveles subnacionales para lograr una visión política compartida. Los principales resultados esperados del Programa PAPS son: R1: Contar con una política sectorial de Desarrollo Integral sólidamente definida, interrelacionada con sectores afines, socialmente compartida con actores sociales e institucionales relacionados a la problemática del cultivo de la hoja de coca y concertada con la comunidad internacional, bajo los principios de soberanía y dignidad nacional. R2: La comunidad internacional acepta, comparte y apoya una visión de Desarrollo Integral en el marco de la responsabilidad compartida establecida en el contexto internacional de las políticas de lucha contra el narcotráfico. R3: Se cuenta con un marco institucional del Estado boliviano consolidado, dinámico y flexible, capaz de generar sinergias institucionales/sectoriales para coadyuvar la implementación de la política sectorial de Desarrollo Integral.


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R4: Se ejecuta, administra, monitorea y evalúa la política sectorial en las zonas relacionadas a la problemática del cultivo de la hoja de coca (productoras, expulsoras y de alta sensibilidad). R5: Los sectores y actores sociales relacionados a la problemática del cultivo de hoja de coca demandan de manera sostenida coherente y con capacidad técnica y administrativa la ejecución de acciones e iniciativas. R6: Los actores públicos y privados han ejecutado inversión social y productiva en las zonas de intervención, basadas en carteras de proyectos condicen con los objetivos del desarrollo integral y la mitigación de conflictos. Los beneficiarios directos del Programa PAPS son los gobiernos municipales, instituciones gubernamentales, entidades descentralizadas (ej. SERNAP), gobiernos departamentales, mancomunidades de municipios e instituciones de la sociedad civil de carácter privado (Asociaciones Productivas y Cooperativas, Organizaciones Sociales, Fundaciones, Organizaciones Territoriales de Base). Siendo los beneficiarios finales los habitantes de: La zona de cobertura de los Yungas de La Paz, conformada por los municipios de Coroico, Coripata, Chulumani, Irupana, Yanacachi y Cajuata. El área del Trópico de Cochabamba que comprende los municipios de Villa Tunari, Chimore, Shinahota, Entre Ríos y Puerto Villarroel. Zonas expulsoras, zonas de riesgo y parques nacionales.


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2. PLAN DE CIERRE DEL PROGRAMA PAPS La Fase de Cierre, se enmarca dentro de lo establecido por la legislación del Estado Plurinacional de Bolivia, si bien para el cierre de proyectos no existen normas y procedimientos expresos, dentro de ésta normativa que rige la administración pública del Estado Plurinacional de Bolivia y tratándose solamente de un cierre, ordenado, y sistemático de información de la ejecución técnica y financiera de los proyectos ejecutados dentro del Programa. Para establecer los procedimientos de cierre se ha considerado la normativa vigente establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos. Las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), en especial la Resolución Ministerial N° 29 del 26 de febrero del 2009, las normas de aprobación y cierre de los presupuestos generales de la nación de las gestiones 2008, 2009, 2010, 2011 y 2012, el Decreto Supremo N° 181 del 15 de julio de 2009, el Decreto Supremo N° 956 del 10 de agosto de 2011 y la Ley 2028 de 28 de octubre de 1999 y el Reglamento de Transferencias Público Privadas de Recursos públicos en Efectivo y/o en especie, aprobado mediante Resolución Ministerial N° 118 del Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras, el 12 de abril de 2010. Para todos los proyectos y actividades aprobadas, comprometidas y/o financiadas por el FONADAL en el periodo 2011 – 2012, que por razones técnicas y/o administrativas (retraso en los desembolsos de recursos al TGN), culminaran posteriores al 2012, se aplicará el mismo procedimiento del Plan de Cierre. 2.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE CIERRE El Plan de Cierre tiene como objetivo general: Desarrollar un proceso de cierre de la fase operativa de los recursos trasferidos y/o ejecutados por FONADAL provenientes del programa PAPS. Los objetivos específicos son:

1. Validar el correcto uso de los recursos asignados.

2. Validar el cumplimiento de la ejecución operativa de los proyectos y actividades

financiadas con recursos PAPS.


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2.2. RESULTADOS DEL PLAN DE CIERRE Para fines del seguimiento correspondiente se han previsto los siguientes resultados: R.1: Conformar oportunamente el Equipo de Cierre del Programa PAPS. R.2: Concluir el cierre de los proyectos y actividades, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Plan de Cierre. R.3: Culminar ordenadamente todas las actividades de cierre administrativo, financiero, contable y legal del Programa. R.4: Se ha transferido ordenada y sistemáticamente la documentación del archivo de FONADAL al MDRyT, mediante el VCDI. R.5: Se ha elaborado el Informe Final del Programa. R.6: Se ha realizado un evento de socialización de los resultados del programa. 2.2.1. Conformación del Equipo de Cierre El Equipo de Cierre ha sido conformado en las cuatro direcciones, por las que está compuesta administrativamente FONADAL. Se han definido los roles de quienes formarán parte del mencionado Equipo, para equilibrar las actividades y los resultados relacionados al cierre del Programa. En la Dirección de Evaluación, Seguimiento y Cierre de Proyectos, (DESCP) existe:

• Un encargado de cierre de proyectos, que coordinara, al interior de la DESCP y con las Direcciones Administrativa y Financiera, Planificación y Jurídica, las actividades preparatorias, el establecimiento de modelos de informe, parámetros para el cierre de los proyectos y la elaboración del informe consolidado de cierre por proyecto.

• Cuatro responsables de los componentes.

• Tres fiscales de área, en la región de los Yungas de La Paz.

• Cuatro encargados en el Trópico de Cochabamba.

• Técnicos regionales de las áreas de intervención del FONADAL.


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En la Dirección Administrativa y Financiera existe un equipo conformado por:

• Un responsable financiero, para la verificación de los pagos efectuados por proyecto y actividad, verificación de saldos por cobrar y por pagar, coordinación de conciliación de saldos.

• Dos técnicos de apoyo de cierre para el armado de carpetas y la elaboración de los

informes financieros de cierre.

• Un encargada de Archivo y Memoria Institucional para el seguimiento, control y catalogación de la documentación de los proyectos, actividades y estudios, financiados por el programa PAPS relacionados a Archivo.

El equipo de la Dirección Jurídica está compuesto por:

• Un/a encargada/o, Jurídica/o Administrativa/o de cierre, para la validación de informes de cierre y la validación del cumplimiento de los aspectos legales.

• Un técnico de apoyo para el cierre legal, realizará la elaboración de informes legales de cierre.

En la Dirección de Planificación estará a cargo:

• Un encargado de Seguimiento, Monitoreo y Cierre de Proyectos para la verificación de los informes de cierre de las diferentes Direcciones y el seguimiento en función a la base de datos.

• Un Asistente de Planificación de Base de Datos que debe proveer la información de

los proyectos del PAPS y por otro lado retroalimentar la base de datos del FONADAL para diferentes reportes.

2.3. ACTIVIDADES DEL PLAN DE CIERRE Las actividades del Plan de Cierre se desarrollarán en diferentes fases, muchas de las cuales se realizan en paralelo, como se puede apreciar en el cronograma adjunto, las actividades son las siguientes:

• Actividades preparatorias de cierre, en las cuatro direcciones de la institución.


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• Elaboración del plan de Cierre del Programa, coordinadamente con los servidores públicos de FONADAL.

• Cuantificación de proyectos y actividades financiadas por FONADAL.

• Compilación de la información necesaria para la elaboración de la Carpeta Única y la

aplicación de procedimientos del Plan de Cierre, para fondos concursables públicos, para proyectos o actividades financiadas con transferencias público privadas, para fondos regionales públicos ejecutados por FONADAL, para estudios elaborados por FONADAL y para fondos regionales públicos transferidos en efectivo al beneficiario.

• Liquidación de cuentas por cobrar y por pagar de los diferentes proyectos y actividades.

• Elaboración de inventarios estableciendo una determinada fecha de corte.

• Realizar las correspondientes transferencias de recursos financieros no utilizados a las cuentas del Tesoro General de la Nación (TGN).

• Generar un proceso gradual de reducción de gastos, para enfrentar la fase de cierre.

• Realizar el cierre de otras actividades, como: caja chica, emitir el último cheque, realizar conciliaciones bancarias, etc.

• Transferir y administrar adecuadamente la información en el archivo de FONADAL, hasta que se deposite en el MDRyT, mediante el VCID.

• Realizar las tareas necesarias para elaborar el Informe Final de Cierre del Programa.

• Realizar las actividades preparatorias, para que en un evento público, se socialicen los resultados del Programa.

2.4. PROCEDIMIENTOS DE CIERRE Considerando la normativa vigente y las características que se presentan en la preparación, evaluación, seguimiento de proyectos y actividades, se han establecido dos procedimientos: Uno para aquellos proyectos que han cumplido con la normativa y los procedimientos vigentes y otro para aquellos proyectos que presentan dificultades respecto a dicha normativa.


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2.4.1. Procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades que No Tienen Dificultades en su Ejecución Técnica ni Financiera Se debe entender por proyecto y/o actividad sin dificultadas técnicas y financieras, a aquellos que cumplan, con los requisitos normativos mínimos establecidos en este Plan de Cierre. El procedimiento de este tipo de proyectos contempla cuatro fases, detalladas a continuación: Fase 1: Cierre Técnico. Fase 2: Cierre Financiero. Fase 3: Cierre Legal. Fase 4: Archivo de la Información. 2.4.1.1. Cierre Técnico El procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades, que no tienen dificultades en su ejecución física ni financiera, se inicia en la Dirección de Evaluación, Seguimiento y Cierre de Proyectos (DESCP). Esta Dirección es responsable de velar por el correcto cumplimiento de la evaluación y ejecución planificada en los respectivos proyectos y actividades, considerando como un instrumento fundamental el cronograma de ejecución física del proyecto, teniendo en cuenta que las actividades programadas en dicho cronograma, consumen dos insumos muy importantes: costos y tiempo, consiguientemente, en caso de existir desfases temporales estos deben ser debidamente justificados, en tiempos y costos. Concluida la ejecución física y financiera del proyecto o actividad, la (DESCP), elaborará la Carpeta Única del Proyecto, en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, el contenido de estas carpetas se detalla en el punto 2.5 de este Plan de Cierre, tiene como propósito establecer, mínimamente si las especificaciones técnicas del proyecto fueron cumplidas correctamente. Emitirá un Informe de Cierre Técnico (Anexo 1), estableciendo la buena calidad técnica y financiera del proyecto, este informe será elaborado por el fiscal de cierre de la DESCP, sin embargo, considerando los tipos de proyecto que ha ejecutado FONADAL, el Informe de Cierre Técnico de Proyecto, podrá ser elaborado, por uno o más miembros del equipo de cierre de proyectos, los cuales serán designados por el Director de la DESCP. El Informe de Cierre Técnico de Proyecto, será enviado al Director del la DESCP, refrendado por este, lo remitirá al Director General Ejecutivo, el cual si está de acuerdo con el informe, instruirá el cierre del proyecto o la actividad a la Dirección Administrativa Financiera.


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2.4.1.2. Cierre Financiero La Dirección Administrativa financiera es la encargada y responsable de velar por el cumplimiento de la normativa financiera del Estado, verificar la correcta utilización de los fondos fiscales asignados, mediante el seguimiento documentado, de los recursos asignados, por fuentes de financiamiento, de acuerdo a los convenios específicos. En caso de existir saldos a favor de FONADAL de acuerdo al Convenio Firmado, estos tienen que ser recuperados, en caso de que FONADAL hubiera realizado desembolsos superiores a los acordados en el Convenio, estos deben ser debidamente justificados. Esta Dirección completará la información financiera y contable correspondiente, en la Carpeta Única del Proyecto, en coordinación con la DESCP y emitirá un Informe de Cierre Financiero (Anexo 2), dando conformidad a los gastos realizados. El Informe de Cierre Financiero, será remitido, a la DESCP, la cual elaborará un Informe Consolidado Técnico Financiero (Anexo 3), este informe, será remitido a la Dirección de Planificación, por las vías administrativas usuales del FONADAL. La Dirección de Planificación, emitirá un Informe de Sistematización de Cierre (Anexo 4). Este informe y los respectivos antecedentes serán remitidos a la Dirección Jurídica, mediante las vías administrativas del FONADAL. 2.4.1.3. Cierre Legal La Dirección Jurídica es la encargada de velar por el cumplimiento de las normas legales, verificar, la correcta aplicación y cumplimiento de los convenios interinstitucionales y sus adendas, velar por el cumplimiento del Reglamento de Transferencias Público Privadas de Recursos públicos en Efectivo y/o en especie, aprobado mediante Resolución Ministerial N° 118 del Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras, el 12 de abril de 2010 y el cumplimiento de la normativa del Estado Plurinacional en la materia. Emitirá el Informe Legal de Cierre (Anexo 5), correspondiente en función de la verificación de la documentación que le compete y los informes de cierre Técnico, Financiero y de Sistematización del proyecto o la actividad, este informe será refrendado por el Director Jurídico. También elaborara un Acta de Conformidad de Cumplimiento del Convenio Interinstitucional (Anexo 6). Toda la documentación será remitida a la Dirección General Ejecutiva (DGE), para su consideración y aprobación, en conformidad la DGE, instruirá a la Dirección de Planificación, para que en coordinación con la Dirección Jurídica, convoquen a los beneficiarios para la firma del Acta de Conformidad de Cumplimiento de Convenio, coordinando con el Despacho


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Ministerial del MDRyT, el lugar, la fecha y la hora, para que las máximas autoridades del MDRyT, FONADAL y beneficiario, procedan a la firma de la referida Acta. 2.4.1.4. Archivo de Documentación Recibida la documentación física y digital, en el archivo de FONADAL. La información física debe ser clasificada en grupos que respondan a las diferentes convocatorias realizadas por el FONADAL, cuando corresponda. La información física debe ser foliada en cada grupo y en cada una de las carpetas, la información digital debe ser catalogada en la base de datos, diferenciándose también por grupos (fondos concursables, fondos regionales y estudios). También se hará recepción en el archivo de FONADAL, la información de cierre contable financiero del Programa, la misma que será archivada de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Dirección Administrativa Financiera (ver Punto 2.6) Concluidos las tareas específicas del archivo, se informará a la DGE, para que instruya a la Dirección de Planificación, la transferencia de toda la documentación del Programa al MDRyT, a través del VCDI, procedimiento que culminará mediante la firma de un Acta de Entrega de la Documentación, firmada por el DGE de FONADAL y el Ministro/a de Desarrollo Rural y Tierras. Esta Autoridad, ordenará la realización de las auditorías que correspondan, para su conformidad y la conformidad de los procedimientos establecidos. 2.4.2. Procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades que Tienen

Dificultades en su Ejecución Técnica o Financiera El Procedimiento de Cierre de Proyectos o Actividades que Tienen Dificultades en su Ejecución Física y Financiera, se aplicará, a proyectos o actividades, que presenten dificultades en el cierre de la ejecución física o financiera, de acuerdo a lo establecido en éste Plan de Cierre, y seguirán el procedimiento que se describe a continuación. El proceso se inicia, en la identificación de dificultades para el cierre del proyecto, en la DESCP, también, estas dificultades pueden ser establecidas e informadas a la DESCP, por cualquiera de los servidores públicos del FONADAL, o cualquiera de las Direcciones al realizar el proceso de cierre descrito en 2.4.1, o los beneficiarios denuncien deficiencias en los proyectos ejecutados con el financiamiento de FONADAL. El Director de la DESCP coordinará con el Equipo de Cierre de Proyectos del FONADAL, los cuales en forma mancomunada y solidaria elevaran un informe respaldado con la documentación correspondiente, al Responsable del Componente de la DESCP; el cual verificara y refrendará dicho informe, transfiriéndolo al Director de la DESCP, el cual aceptado el informe, lo remitirá al Director General Ejecutivo.


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El Director General Ejecutivo, pondrá en consideración del Ministro/a de Desarrollo Rural y Tierras, mediante una nota, especificando las dificultades del proyecto y adjuntando todos los antecedentes necesarios, para que ésta autoridad instruya proceder con las acciones correspondientes. Una copia de éstos documentos, serán remitidos, al Viceministro de la Coca y Desarrollo Integral. 2.5. INFORMACIÓN MÍNIMA PARA EL CIERRE

En este acápite se detalla la información mínima financiera y técnica que debe contener la carpeta de proyecto, para que pueda ser cerrado mediante el procedimiento descrito en el inciso 2.4.1. Se recomienda que las carpetas sean ordenadas por lotes, en correlación a los diferentes procesos de convocatorias realizados, para evitar repetir información válida para un grupo de proyectos1, en cada una de las carpetas. 2.5.1. Información Mínima de la Carpeta para los Proyectos o Actividades Financiadas con Fondos Concursables Públicos 2.5.1.1. Información General para el Grupo de Proyectos o Actividades Públicas

1. Publicación en la prensa u otro documento que respalde dicha convocatoria.

2. Documento que especifique las normas, a las cuales los concursantes deben ceñirse y la metodología de selección y contratación del FONADAL, homologada por el VCDI.

3. Acta de apertura pública de las propuestas presentadas e informe de evaluación y

recomendaciones, FONADAL.

4. Informe de evaluación y adjudicación de las propuestas, que demuestre que las adjudicaciones fueron realizadas en función de las convocatorias realizadas por el FONADAL.

1 Se considera grupo de proyectos, al conjunto de proyectos aprobados, que corresponden a una convocatoria determinada.


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2.5.1.2. Carpeta Única de Proyecto o Actividad: Fondos Concursables Públicos

1. Fotocopia de la Resolución Ministerial autorizando la inscripción presupuestaria.

2. Informe de aprobación y verificación de elegibilidad de gasto.

3. Certificación presupuestaria del registro en el POA del beneficiario.

4. Carpeta de proyecto de acuerdo a la normativa SNIP

5. Informe de evaluación del proyecto elaborado por FONADAL.

6. Dictamen de inscripción del proyecto en el SISIN.

7. Formularios 100 y 200 del Documento Base de Contratación (DBC) si corresponde.

8. Cronograma de plazos del DBC si corresponde.

9. Documento de Adjudicación y/o Orden de Compra, especificando el Nombre de la Empresa adjudicada y el monto de adjudicación.

10. Convenio especifico de cooperación interinstitucional, refrendado por el VCDI.

11. Adenda al Convenio, si corresponden.

12. Resolución de H. Consejo Municipal, aprobando la firma de convenio.

13. Memorándum o carta de designación del supervisor o responsable del proyecto o

actividad. Si corresponde.

14. Orden de inicio o de proceder, qué especifique la fecha. Si corresponde.

15. Solicitudes de desembolso dirigidas a FONADAL, justificando los desembolsos realizados anteriormente, con la documentación respaldatoria correspondiente.

16. Planillas de avance respaldadas y justificadas por el cronograma de ejecución del proyecto adjudicado.

Comprobante contable. Fotocopias de cheques. Facturas y/o recibos. Acta de entrega definitiva (obras). Informe descriptivo final, según Guía de Fondos Concursables Resumen de desembolsos realizados por FONADAL.


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17. Informe de Evaluación de Cierre del Proyecto o Actividad, elaborado por la DESCP.

18. Informe Financiero de Cierre del Proyecto o Actividad elaborado por la DAF.

19. Informe Técnico Financiero del Proyecto o Actividad, emitido por la DESCP.

20. Informe de Sistematización del Proyecto, emitido por la Dirección de Planificación.

21. Informe de Cierre Legal del proyecto elaborado por la Dirección Jurídica.

2.5.2. Información Mínima de la Carpeta de los Proyectos o Actividades Financiadas con Transferencias Público Privadas2

i) Fondos Regionales:

1. Carta u otro documento del VCDI o informe del FONADAL o entidades representativas de cada región en coordinación con el FONADAL o el VCDI definiendo a los beneficiarios.

2. Las demandas deberán ser presentadas conforme al Sistema Nacional de

Inversión Pública.

3. Informe de Evaluación técnica elaborado por la DESCP.

4. Cuenta bancaria Sistema Integrado de Modernización Administrativa (SIGMA).

ii) Fondos Concursables:

1. Convocatorias por línea temática y área de intervención.

2. Actas de apertura de propuestas del fondo Concursable, firmada por el comité de evaluación.

3. Informe de evaluación técnica elaborado por la DESCP.

2 Para el cierre de este tipo de proyectos, con el procedimiento adecuado, se debe tomar en cuenta el Reglamento de Transferencias Público Privadas de Recursos Públicos en Efectivo o en Especie, aprobada mediante la Resolución Ministerial N° 118, del MDRyT, de 12 de abril de 2010.


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4. Aprobación del proyecto por el Comité de aprobación (FONADAL y VCDI).

5. Fotocopia de la Cuenta bancaria Sistema Integrado de Modernización

Administrativa (SIGMA). Para ambos casos de financiamiento:

a. Convenio de financiamiento o cofinanciamiento, firmado por los beneficiarios con la unidad ejecutora FONADAL, refrendado por el VCDI.

b. Personería jurídica.

c. Fotocopia de Cédula de Identidad del representante legal.

d. Extracto bancario donde depositar los recursos de cuenta mancomunada,

salvo bajo sustento técnico se establezcan mecanismos diferentes para casos específicos.

e. Fotocopia del poder del Representante Legal.

f. Informe técnico respaldando el gasto o compromiso de los recursos.

Comprobante contable. Fotocopias de cheques. Facturas y/o recibos. Acta de entrega definitiva (obras). Informe descriptivo final, según Guía de Fondos Concursables Resumen de desembolsos realizados por FONADAL.

g. SISIN y SGP cuando corresponda.

h. Informe de Cierre Técnico elaborado por la DESCP.

i. Informe de Cierre Financiero de la DAF.

j. Informe Consolidado de Cierre DESCP.

k. Informe de Cierre Legal de la Dirección Jurídica.

l. Informe de Sistematización del Proyecto.


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2.5.3. Información Mínima de la Carpeta para Proyectos o Actividades Financiados con Fondos Regionales Públicos, Cuando FONADAL Ejecuta el Proyecto

1. Programa Anual de Contrataciones, para contrataciones mayores a Bs. 20.000,00.

2. Formulario 100 y 200 del proyecto.

3. Acta de apertura pública de las propuestas presentadas e informe de evaluación y recomendaciones.

4. Informe de evaluación de las propuestas, que demuestre que las adjudicaciones

fueron realizadas en función de las convocatorias realizadas por el FONADAL, refrendado por el Director General Ejecutivo.

5. Informe de elegibilidad del gasto.

6. Certificación presupuestaria.

7. Carpeta de proyecto de acuerdo al SNIP

8. Inscripción en el SISIN WEB. Si corresponde

9. Publicación en la Mesa de Partes y Programa Anual de Contrataciones.

10. Documento de Adjudicación.

11. Convenio Específico de Cooperación Interinstitucional, refrendado por el VCDI.

12. Adenda al Convenio, si corresponde.

13. Registro de la empresa en el SIGMA.

14. Orden de inicio o de proceder, qué especifique la fecha. Si corresponde

15. Documentos respaldatorios de los desembolsos:

Planillas de avance respaldadas y justificadas por el cronograma de

ejecución del proyecto adjudicado. Comprobante contable. Fotocopias de cheques.


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Facturas y/o recibos. Acta de entrega definitiva (obra).

22. Informe de Cierre Técnico del Proyecto, elaborado por la DESCP.

23. Informe Financiero de Cierre del Proyecto elaborado por la DAF.

24. Informe Consolidado emitido por la DESCP.

25. Informe de Sistematización del Proyecto, emitido por la Dirección de Planificación.

26. Informe de Cierre Legal del proyecto o actividad elaborado por la Dirección Jurídica.

2.5.4. Contenido Mínimo de la Carpeta para los Estudios Elaborados por FONADAL Para elaborar el cierre de esta carpeta, se deben considerar todos los ítems, detallados en el acápite 2.5.3. 2.5.5. Contenido Mínimo de la Carpeta para Proyectos o Actividades Regionales Públicas, Mediante Transferencias en efectivo al Beneficiario Para la elaboración de esta carpeta, se deben considerar todos los ítems detallados, en el acápite 2.5.1.2. 2.6. CIERRE ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y FINANCIERO DEL PROGRAMA Para el cierre general del Programa PAPS, la Dirección Administrativa y Financiera, en coordinación con el MDRyT, siguiendo los procedimientos administrativos regulares del FONADAL, deberá realizar las actividades detalladas a continuación (un mayor detalle de las mismas se muestra en el cronograma de cierre):

Liquidar cuentas por cobrar y por pagar. Establecer inventarios y fecha de corte. Transferir a su cuenta de origen, los fondos del Tesoro General de la Nación

(TGN), no utilizados por el programa. Planificar la reducción de gastos en la fecha de cierre. Cerrar Caja Chica.


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Emitir último cheque. Realizar las conciliaciones bancarias y los flujos de efectivo, respectivos. Elaborar el acta de cierre contable, dejando constancia de los últimos

comprobantes y cheques emitidos. Emitir los Estados de Ejecución Presupuestarios de Gastos Consolidados para

la auditoría del POA 2012 y sus respectivos soportes. Proceder conforme corresponda a la foliación y empaste de lo documentación

contable y remitirla al archivo de FONADAL.

2.7. ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL DEL PROGRAMA El FONADAL con recursos propios o externos, elaborará el Informe Final del Programa, en los meses de octubre y noviembre de 2012. Dicho informe presentará los logros alcanzados por el Proyecto según sus objetivos, resultados y actividades realizadas, asimismo se expondrán cuadros financieros, cuadros de ejecución física y financiera y finalmente se introducirá un acápite sobre las lecciones aprendidas durante la vida del Programa y agregará o modificará los aspectos que profesionalmente considere adecuados. En forma de anexo se incluirán:

i) Lista de contratos concluidos y pagados. ii) Base de datos de proyectos y actividades financiados con fondos PAPS y en su

caso cofinanciados con fondos de la contraparte nacional. iii) Estados Complementarios de Ejecución Presupuestaria expresados en moneda

nacional. iv) Inventarios de bienes adquiridos con fondos PAPS, con descripción de la

ubicación de los mismos y valores respectivos. v) Otros documentos que sean de interés para el Beneficiario (MDRyT y VCDI).

2.8. EVENTO DE SOCIALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROGRAMA Durante el mes de diciembre de 2012, FONADAL organizará un taller de cierre del Programa, en el cual congregará a las autoridades representativas del sector y a los beneficiarios, para informar sobre los logros, las dificultades y las lecciones aprendidas en la ejecución del PAPS.


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2.9. MODELOS DE INFORME Debido a la variedad de proyectos ejecutados por FONADAL, resulta imposible elaborar modelos que generalicen toda la gama de proyectos ejecutados. Sin embargo, se han desarrollado modelos de informe, considerando el contenido mínimo, establecido por los procedimientos y a la normativa vigente, consiguientemente, en los casos que corresponda deberán ser ampliados, de acuerdo a los criterios técnicos de los profesionales encargados del cierre de proyectos. Las propuestas de modelos de informe se encuentran en los anexos a este informe. Normalmente, la ampliación del informe de cierre es una función del monto invertido en el proyecto correspondiente, pero, considerando las particularidades de cada institución pueden existir otras variables que incidan en el criterio profesional, para la ampliación de los diferentes informes. 2.10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES El Cronograma se encuentra adjunto a este informe, en las páginas 23 a la 26.

plan de cierre de programas y proyectos financiados por fonadal con recursos pÚblicos

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