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ORGANIZACION Y SISTEMASTiene a su cargo evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e Instructivos implantados con miras a la agilizacin y/o actualizacin de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran. Tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.

ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMASLa creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.

La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin. Origen de Organizacin y Sistemas

Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y Sistemas en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las reformas administrativas"

2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

"En los ltimos aos, Organizacin y Sistemas, no slo se ha consolidado mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la prctica"

UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESAYa est definido que la funcin nica de Organizacin y Sistemas corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y Sistemas pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicacin de Organizacin y Sistemas en los organismos de la administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y sistemas dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

OBSTCULOS Y LIMITACIONES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS La carencia de un programa general de Organizacin y Sistemas en las dependencias pblicas.

La escasez de personal calificado.

La resistencia al cambio

VENTAJALa ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir obtiene la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el porqu de ello.

Un buen servicio del departamento de Organizacin y Sistemas se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades dela empresa

FORMULARIOSe llama formulario a una plantilla o pgina con espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la informacin personal requerida.

ELABORACION Y/O ACTUALIZACION DE MANUALES1. Actualizacin de los manuales de normas y procedimientos para mejorar el sistema de compras, Caja Chica/Fondo Rotatorio, revisin del manual de firmas autorizadas.

2. Elaboracin y actualizacin de manuales de normas y procedimientos as como formularios e instructivos en las reas de Coordinacin y Administracin de Servicios, Caja y Habilitaduria, Librera, Compras, Contabilidad, Proteccin Integral, Finanzas, Radio fsica Sanitaria y Recursos Humanos - Divisin Tcnica.

3. Actualizacin del Manual de Organizacin y Sistemas en Lnea (MOYSEL), en lo correspondiente al Manual de Organizacin, el cual brinda a toda la comunidad del IVIC la posibilidad de acceso desde sus computadores, haciendo uso de los recursos de la red de computacin.

CARACTERSTICAS DE LOS ANLISIS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos ypresupuestosde los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

2. Describir tal hecho o situacin.

3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio.

5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas.

6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente,

ES IMPORTANTE SABER LAS CARACTERSTICAS QUE DISTINGUEN A LOS ANLISIS DE UN SISTEMA DE ORGANIZACIN Y MTODOS, LAS CUALES SE DENOTAN AS:

a. Eliminacin:Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

b. Adicin:Introducir nuevos sistemas o programas

c. Combinacin:Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

d. Modificacin:Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

e. Simplificacin:Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo:Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo.

g. Correlacin:Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h. Muestreo:A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal.

i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas):La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc.

j. Programacin lineal:Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

k. Simulacin:Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendogruposcomplejos de variables.

l. Teoras:Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera:Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones:Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis.

Juegos:Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas.

LIC ADMINISTRACIN MENCIN ORGANIZACIN Y SISTEMA.

El egresado en esta menciona, ser un profesional con el conocimiento administrativo con la aptitud cientifico-tecnolgica adecuada para enfrentar las diversas variables del comportamiento organizacional y orientarlas hacia una gestin racional. Ser un profesional capaz de definir objetivos orientados al anlisis, implementacin y seguimiento de la organizacin y los sistemas de las instituciones, as como el seguimiento mediante auditorias administrativas que permitan la reorientacin de la gestin empresarial. Los roles ocupacionales a desempear son Gerente, Auditor Administrativo, Asesor, Analista, etc. El Licenciado egresado en esta mencin podr trabajar en empresas pblicas y privadas, por cuenta propia asesorando a empresas en actividades relacionadas con el rea y en empresas de consultores como miembro integrante de su ejecucin, prestando servicio de asesora.