organizaciÓn de congresos y eventos · 2.1 entidades organizadoras de eventos. 2.2 clasificación...
TRANSCRIPT
-
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y
EVENTOS
BETHSY RAQUEL SOTELO MORALES
Módulo: I Unidad: II Semana: 3-4
-
ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE
EVENTOS.
-
ORIENTACIONES
Apreciados alumnos, reciban un cálido saludo.
En la presente unidad conoceremos a las entidades
organizadoras de congresos y eventos, las distintas
clasificaciones de los congresos y los eventos, así
como las diversas motivaciones de sus participantes.
Esto nos ayudará a entender con certeza sus
complejas necesidades para brindarles su mejor
satisfacción como el servicio más eficiente, brindando
las herramientas para alcanzar la excelencia en su
atención.
-
CONTENIDOS TEMÁTICOS
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
2.2 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su
magnitud.
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se
desarrollan.
2.4 Estadísticas.
2.5 Cualidades de un organizador de eventos.
2.6 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y
eventos.
2.7 Dirección del capital humano en congresos y eventos.
-
DESARROLLO DE CONTENIDOS
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
2.1.1 Generadores de eventos.
2.1.2 Operadores profesionales.
2.1.2.1 Agencia de viajes especializada.
2.1.2.2 Organizador profesional de Congresos (OPC).
2.1.3 Convention Bureau.
2.1.4 Spain Convention Bureau.
2.1.5 Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).
2.1.6 Asociaciones.
2.1.6.1 Asociación Internacional de Congresos y
Convenciones- ICCA.
2.1.6.2 Asociación Internacional de Operadores Profesionales
de Congresos- IAPCO.
-
2.1.6.3 Federación española de empresas OPC.
2.1.6.4 Asociación Internacional de Palacios de Congresos-
AIPC.
2.1.6.5 Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.
2.1.7 Oficinas de Congresos.
2.1.8 Agencias de Incentivos “Team buildings”.
2.1.9 Agencias de comunicación.
2.2 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su
magnitud.
2.2.1 Formación de grupos sociales.
2.2.2 Clasificación de los grupos sociales
2.2.3 Clasificación de los grupos, congresos y convenciones.
-
2.2.3.1 Asociaciones de ejecutivos.
2.2.3.2 Asociaciones profesionales.
2.2.3.3 Organizaciones fraternales.
2.2.3.4 Asociaciones científicas.
2.2.3.5 Asociaciones militares.
2.2.3.6 Sindicatos.
2.2.3.7 Asociaciones femeninas.
2.2.3.8 Asociaciones educativas.
2.2.3.9 Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de
estudio e investigación, etc.
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se
desarrollan.
2.3.1 Convenciones corporativas.
-
2.3.1.1 Convenciones.
2.3.1.2 Seminarios.
2.3.1.3 Junta de ventas.
2.3.2 Convenciones institucionales.
2.3.3 Convenciones de asociaciones
2.3.4 Convenciones empresariales.
2.3.4.1 Congresos.
2.3.4.2 Conferencias.
2.3.4.3 Grupos turísticos.
2.3.4.4 Grupos deportivos.
2.4 Estadísticas.
2.5 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y
eventos.
2.6 Dirección del capital humano en congresos y eventos.
-
2.6.1 Funciones directivas.
2.6.1.1 Función interpersonal.
2.6.1.2 Función informativa.
2.6.1.3 Toma de decisiones.
2.7 Consumidor turístico y eventos.
Bibliografía.
-
ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN SUGERIDAS
Profundice más en el estudio sobre la importancia dela labor del OPC´s.
-
Los eventos pueden durar sólo unas horas… pero
permanecen toda la vida en la memoria.
-
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
Es importante conocer a quiénes se encargan de
organizar los congresos y eventos:
-Eventos corporativos: organizados por empresas o
instituciones dirigidas al público interno y externo.
-Eventos no corporativos: son organizados por
organismos gubernamentales y no
gubernamentales, siendo estos últimosasociaciones y ONG´s.
-
Las corporaciones cuentan
–al momento de organizar
un evento-, con personal
cualificado que negociará
directamente con las
distintas entidades
involucradas en la
celebración del acto para:
-Obtener mejores precios y,
-Calidad de servicio.
-
En otros casos, pueden recurrir a las diferentes
entidades que actúan como intermediarios
(hoteles, transporte) en la organización de eventos
para:
-Obtener información y
-Asesoría en la organización, o
-Responsabilizarse directamente de la gestión.
-Recurrir a operadores profesionales (envergadura
y objetivo del evento).
-
2.1.1 Generadores de eventos.
Actualmente son muchas las organizaciones,
instituciones y empresas públicas y privadas que
organizan eventos o reuniones. Se encuentran:
-Asociaciones.
-Fundaciones.
-Colegios Profesionales.
-Universidades.
-Entidades públicas o privadas de los distintos
sectores económicos.
-
Los principales sectores organizadores de
eventos son:
-Sanitario.
-Industrial.
-Servicios.
-Educativo.
-Tecnológico.
-
2.1.2 Operadores profesionales.
2.1.2.1 Agencia de viajes especializada.
Un departamento de la agencia
de viajes se dedica
exclusivamente a la organización
de eventos que garantiza el
servicio; además de ofrecer las
mismas garantías y servicios
turísticos que otra agencia de
viajes (tours, pasajes, transfer,
visitas, títulos de transporte).http://www.cecu.es/publicaciones/INC09_Billetes%20electronicos.pdf
-
Cada vez las
agencias de
viajes se
posicionan más
como empresas
entre la
comunicación
corporativa y la
gestión turística.
-
2.1.2.2 Organizador profesional de Congresos (OPC).
Persona natural o jurídica legamente constituida,
especializada por sectores en la organización de
eventos (congresos, convenciones, exposiciones,
ferias y viajes de incentivo, otros).
-
No están
constituidos
como agencias
de viajes y, por
ello, no pueden
vender títulos de
transporte,
debiendo
recurrir a la
agencia de
viajes.
-
Un OPC:
-Cuenta con la experiencia, habilidad y contactos
para garantizar el éxito del evento (agencias de
viajes, hoteles, servicio de traductores, anfitrionas,
imprentas, compañías aéreas, empresas de
transporte, logística, catering, otros).
-Su actuación inicia desde el diseño del proyecto
(planificación, organización, dirección y
seguimiento), identificando y concretando sus
necesidades reales.
-
-Permite disponer de un servicio de calidad,
optimizando recursos y contando con los mejores
profesionales para el logro de objetivos
propuestos (azafatas, traductores, guías,
monitores).
-Localiza, reserva y alquila el lugar adecuado.
-Gestiona y recepciona inscripciones,
presupuestos, acreditaciones, asistencia
permanente a participantes y VIP's y servicios de
protocolo.
-
-Elabora presupuestos, control de gastos e
ingresos.
-Presta servicios de relaciones públicas y
comunicación interna y externa.
-Elabora programas de ocio para asistentes y/o
acompañantes.
-Asistencia constante y supervisión previa y
durante la reunión o congreso.
-
-Gestiona actividades complementarias (visitas,
reserva de hotel, transporte, alimentación,
marketing, folletería, etc).
-Elaboración del plan de difusión e imagen del
congreso (medios de comunicación).
-Busqueda de patrocinios.
-Tramitación de los permisos administrativos
necesarios.
-
La contratación
de los OPC
son:
-A través del
pedido de
cotizaciones.
-Mediante la
convocatoria
de un
concurso.
-
Las cualidades que debe de acompañar a un
OPC:
-Gestión empresarial.
-Compromiso.
-Profesionalismo.
-Comunicación
-Creativo.
-Liderazgo.
-Puntualidad.
-Otros.
-
Gestión empresarial.
Ante todo está actividad es un
negocio y debe ser dirigida en
la búsqueda de la satisfacción
de las necesidades del cliente
y el lucro para la empresa.
La persona que administra
debe tener habilidad
empresarial (saber moverse
con soltura en este medio).
-
Compromiso.
Asumir el reto de organizar una
actividad implica la
responsabilidad y el
compromiso con los objetivos
de la misma, perseverando y
manteniendo la tranquilidad en
los momentos duros.
Es importante identificarse con
el proyecto y comprometerse a
un buen desarrollo del mismo.
-
Profesionalismo.
Estar convenientemente formado para afrontar el
reto de organizar actividades, formando equipos
de trabajo debidamente calificado y profesional
para brindar el mejor servicio.
-
Comunicación.
El trabajo de un OPC
(Organizador Profesional de
Congresos) se desenvuelve en
base al trato de personas y la
herramienta más importante
como en toda relación humana
es la comunicación. Es
necesario tener buen trato,
empatía y comprender a nuestro
equipo, pues esto se reflejará al
momento de atender al cliente.
-
Se deberá de conectar con todos los grupos,
coordinadores, medios, etc. que se vean
implicados de una u otra manera en la
organización y difusión del congreso.
-
Creativo.
Para un OPC, la incertidumbre es un factor
siempre presente, en cualquier momento se
suceden hechos impredecibles. En aquellos
momentos los organizadores de eventos deben
utilizar todo su creatividad para solucionarlos
problemas en contados segundos.
-
Se requiere tener
mente abierta,
creativa que pueda
proponer en
cualquier momento
nuevas ideas y
sugerencias para
una mejor
definición y
desarrollo del
congreso.
-
Liderazgo.
Como todo servicio, el
capital humano es
fundamental, en ese
sentido es necesario
liderar, orientar y coordinar
con nuestro equipo. Es
necesario siempre señalar
y acompañar al grupo en
el cumplimiento de las
metas y objetivos
institucionales.
-
Se deberá coordinar con los responsables de los
departamentos y coordinadores.
-
Puntualidad.
«Ni antes, menos
después». El inicio
de una actividad
deber con una
rigurosa puntualidad
en respeto a todo
los asistentes y
como valor
característico de
nuestra propuesta.
-
Responsabilidad.
Desde el ingreso
hasta la salida de
nuestros asistentes
somos responsables
de su bienestar,
salud (accidentes e
inprevistos),
comodidad,
satisfacción de
nuestro público
asistente.
-
Programación e integración.
Uso racional del tiempo de acuerdo a las
especificaciones de la actividad.
Se trata de elaborar programas coherentes y
coordinados con los protagonistas (expositores e
invitados) de la actividad.
-
Inteligencia emocional.
Un OPC debe lidiar con situaciones impredecibles
cuya repuesta exige calma buscando transmitir
tranquilidad a los miembros del equipo y a los
asistentes. Un estallido de furia o descontrol podría
generar inseguridad e inestabilidad en el grupo
reflejándose en la prestación del servicio.
-
Protocolo y costumbres.
Es necesario conocer a la perfección los temas
protocolares siendo necesario adecuarlos a las
costumbres y la idiosincrasia de los contratantes.
-
Facilidades:
-Alojamientos.
-Diversión y recreación.
-Rent a car.
-Capacitación y locaciones
formación especializada.
-Servicios afines.
-Alimentos y bebidas.
-Agencia de viajes.
Son tres componentes que debe tener en cuenta
un OPC:
-
Atractivo.
-Natural.
-Humano.
-Artificial.
-
Accesibilidad.
-Transportadores: terrestres, aéreos, marítimos,
fluviales.
-Servicios especializados: aduanas, retenes,
oficinas de información.
-
Detalles a desarrollar con la empresa especialista:
-Suelen cobrar entre un 10-15% del coste total.
-Concretar el número exacto de participantes.
-La cantidad de participantes y de actividades va a
acondicionar la factura.
-Elegir la localidad donde tendrá lugar la reunión.
-Elaborar un cronograma de actividades
especificando paso a paso cada una de ellas.
-
En definitiva, al contratar
un OPC se esta
ahorrando el desgaste y
los riesgos por la
desorganización y el
desconocimiento de
situaciones e
innumerables
necesidades que existen
a la hora de organizar
un evento.
-
Es importante tener claro –dependiendo del
evento-:
-Magnitud del evento.
-Costos aproximados (profesionales, materiales,
equipos, infraestructura, servicios, otros).
-Cantidad estimada de asistentes.
-Objetivo del evento.
-Tiempo que dispone para la organización.
-Etc.
-
2.1.3 Convention Bureau.
Organismos que
ofrecen
gratuitamente sus
servicios a los
organizadores de
eventos
(información) con el
fin de captar turismo
de negocios para su
ciudad1.
-
Son creados o
participados por
instituciones
públicas o privadas,
gobiernos locales,
cámaras de
comercio, etc. en
colaboración con
organizaciones
profesionales del
sector turístico.
-
El personal de los
Convention Bureau
son sometidos a
rigurosos procesos
de selección que
garantizan su
profesionalismo y
especialización en
la organización de
eventos.
-
Entre sus principales
funciones, destacan;
-Asesoría en la organización:
Concentran y facilitan
información y contactos
(hoteles, transportistas,
empresas de catering,
agencias de viajes, OPC,
etc.https://www.bsmsa.cat/fileadmin/user_upload/dossier_CASTELLA_EO_web.pdf
-
-Apoyo en la presentación de
la candidatura de la ciudad
para la organización del
evento: Asesoran de
manera objetiva,
proporcionando
información sobre
lugares idóneos para
realizar eventos
(número de asistentes
y capacidad hotelera).
-
-Elaboración de calendario: congreso anual.
-Elaboración de informe estadístico sobre el mercado de
reuniones: para mejorar el conocimiento de dicho
mercado, y ayudar en las estrategias de marketing
de las ciudades.
-Participación en la confección del dossier técnico: cesión del
material gráfico y audiovisual, apoyo logístico.
-
-Apoyo institucional en recepciones y visitas especiales:
bienvenidas y presentaciones.
-Facilitan información turística y cultural de la ciudad.
-Ofrecen información sobre los atractivos complementarios al
evento.
-
2.1.4 Spain Convention Bureau.
Asesora a las empresas organizadoras de eventos
a nivel nacional e internacional, proporcionando
información de los lugares más idóneos para
realizar el evento. Además contacta a las
empresas organizadoras de eventos con las
oficinas de congresos municipales, de forma que
cada ciudad pueda ofrecerles información turística
de la ciudad, detalles técnicos de los servicios
ofrecidos, etc2.
-
Creada en el año 1984 con ocho ciudades
españoles pertenecientes a la Federación
Europea de ciudades de congresos.
-
2.1.5 Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).
Tiene como función principal recoger a grupos de
otros países y actuar como organizadores locales.
-
Son perfectos conocedores
de lo que un destino
concreto puede llegar a
ofrecer (amplio
conocimiento y experiencia
de las condiciones y
recursos turísticos de una
región), y en muchas llegan
a funcionar como agencia,
proporcionando medios de
transporte varios.
-
Se especializan en la planificación, organización y
ejecución de eventos (congresos, seminarios,
convenciones, viajes de incentivo), circuitos
turísticos, transporte, programas logísticos y toda
clase de actividades de gran demanda en
segmentos y nichos de mercado de alto valor.
-
Algunas DMC son agencias integradoras de viajes
y tienen la capacidad para funcionar
coordinadamente con otros prestadores de
servicios para el desarrollo de un evento y
marketing del destino.
-
2.1.6 Asociaciones.
Constituye una
agrupación de
empresas dedicadas a
la organización de
eventos con el fin de
conseguir la
infraestructura
necesaria para obtener
mayor información
para el desarrollo de
su actividad.
-
Entre las principales asociaciones de empresas
dedicadas a la organización de eventos destacan:
2.1.6.1 Asociación Internacional de Congresos y Convenciones-
ICCA.
Esta asociación cuenta con más de 500 empresas
y organismos relacionados con el turismo de
negocios en todo el mundo, incluyendo agencias
de viajes, compañías aéreas, cadenas hoteleras,oficinas de turismo y OPC´s.
-
ICCA constituye la organización más global en el
sector de reuniones y eventos, presente en 76
países.
-
2.1.6.2 Asociación Internacional de Operadores Profesionales de
Congresos- IAPCO.
Asociación que reúne a los principales operadores
profesionales de congresos en el ámbito
internacional.
-
2.1.6.3 Federación española de empresas OPC.
Federación que reúne a empresas españolas
organizadoras profesionales de congresos.
http://www.opcspain.org/
-
2.1.6.4 Asociación Internacional de Palacios de Congresos- AIPC.
Asociación que reúne a todas las asociaciones
nacionales.
-
Asociación
Internacional de
Congresos &
Convenciones
ICCA http://www.iccaworld.com
Asociación de ferias
Internacionales de
América
AFIDA http:/www.afida.org
Confederación de
Entidades
Organizadoras de
Congresos y Afines de
América Latina
COCAL http://www.cocal.org
Asociación
Internacional de
Palacios de Congresos
AIPC http://www.aipc.org
http://www.iccaworld.com/http://www.afida.org/http://www.cocal.org/http://www.aipc.org/
-
Asociación
Internacional de
organizadpres
profesionales de
Congresos
IAPCO http://www.iapco.org
EVENTOS
LATINOAMERICANOS
Revista Oficial de ICCA
para América Latina el
Caribe y España
www.eventoslatinoamericanos.
com
Unión de Asociaciones
Internacionales
Brúcelas - Bélgica
UIA http://www.uia.org
Asociación Asesora de
Congresos
Farmacéuticos
Internacionales
IPCAA http://www.ipcaa.org
http://www.aipc.org/http://www.internacionaleventos.com/www.eventoslatiniamericanos.comhttp://www.uia.org/http://www.ipcaa.org/
-
Consejo de Uniones de
la Industria de las
reuniones
JMIChttp://www.themeetingsindustr
y.org/
Buró de Convenciones
de España
Spain Convention
Bureau
SCB http://www.scb.es
Asociación Asiática de
Buró de Convenciones
y visitantes
AACVB http://www.aacvb.org
Asociación de
Operadores
Profesionales de
Convenciones U.S.A
PCMA http://www.pcma.org
Asociación Europea de
Eventos y
Convenciones
EVVC . http://www.evvc.org
http://www.themeetingsindustry.org/http://www.uia.org/http://www.aacvb.org/http://www.pcma.org/http://www.evvc.org/
-
Federación Europea de
ciudades para
conferencias - Bélgica
EFCT . http://www.efct.com
Asociación
Internacional de
Bureaus de
convenciones y
visitantes - U.S.A
IACVB . http://www.iacvb.org
Asociación
Internacional de
Interpretes de
Conferencias
AIIC . http://www.aiic.net
Profesionales
internacionales de
reuniones U.S.A
MPI . http://www.mpiweb.org
Unión de Ferias
InternacionalesUFI http://www.ufi.org
http://www.efct.com/http://www.iacvb.org/http://www.aiic.net/http://www.mpiweb.org/http://www.uia.org/
-
Sociedad Americana de
Asociaciones EjecutivasASAE . http://www.asaenet.org
http://www.asaenet.org/
-
Organización Mundial de Turismo http://www.world-tourism.org
International Association of Convention and Visitors
Bureauhttp://www.iacvb.org
Federación Universal de Asociaciones de Agencias
de viajes y Turismohttp://www.uftaa.org
The Federation of International Youth Travel
Associationshttp://www.fiyto.org
World Travel and Tourism Council http://www.wttc.org
Confederación de Organizaciones de Turismo de
América Latinahttp://www.cotal.org.ar
Federation of Tour Operators, Reino Unido http://www.fto.co.uk
Intersectorial Unit for Tourism OEAhttp://www.oas.org/tourism/ho
me.htm
Confederación panamericana de Escuelas de
Turismo, Gastronomía y Hotelería
http://www.conpeht.net/ini/inde
x.php
International Hotel & Restaurant Association http://www.ih-ra.com/
International Air Transport Association http://www.iata.org/index.htm
Organismos Internacionales
http://www.world-tourism.org/http://www.iacvb.org/http://www.world-tourism.org/http://www.iacvb.org/http://www.uftaa.org/http://www.fiyto.org/http://www.wttc.org/http://www.cotal.org.ar/http://www.fto.co.uk/http://www.iacvb.org/http://www.oas.org/tourism/home.htmhttp://www.iacvb.org/http://www.conpeht.net/ini/index.phphttp://www.ih-ra.com/http://www.iata.org/index.htm
-
American Society of Travel Agents http://www.astanet.com
Unión de Federaciones de Asociaciones de
Agencias de Viajeshttp://www.uftaa.org
International Council of Cruise Lines http://www.iccl.org
Pacific Asia Travel Association http://www.pata.org
European Travel Operators Association http://www.etoa.org
Tourism Bussiness Council of South Africa http://www.tbcsa.org.za/
Asociación Internacional de Ferias de América http://www.afida.org
Caribean Tourism Organization http://www.doitcaribbean.com
Buró de Convenciones de Venezuela http://www.burodevenezuela.com
Buró de Convenciones de Cuba http://www.cubameeting.co.cu
Buró de Convenciones de Argentina http://www.rosariobureau.com.ar
Buró de Convenciones de Quito Ecuador http://www.quitoconventions.com
http://www.astanet.com/http://www.uftaa.org/http://www.iccl.org/http://www.pata.org/http://www.etoa.org/http://www.tbcsa.org.za/http://www.afida.org/http://www.doitcaribbean.com/
-
ASOCEBOL
Asociación de Organizadores de
congresos y eventos afines de
Bolivia.
http://www.internacionaleventos.
com/asocebol.htm
A.U.D.O.C.A
ASOCIACIÓN URUGUAYA DE
ORGANIZADORES DE
CONGRESOS Y AFINES"
http://www.audoca.com
A.O.C.A
ASOCIACIÓN DE
ORGANIZADORES DE
CONGRESOS, FERIAS,
EXPOSICIONES Y AFINES DE
LA REPUBLICA ARGENTINA
http://www.aoca.org.ar
O.P.C
ESPAÑA
FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE
EMPRESAS ORGANIZADORAS
PROFESIONALES DE
CONGRESOS DE ESPAÑA
http://www.opcspain.org
Asociaciones Internacionales
-
ABEOCAsociación Brasileña de las
Empresas Organizadoras de
Eventos
http://www.abeoc.org.br
A.D.O.C.A
ASOCIACIÓN DE
ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE
CONGRESOS Y AFINES DE
COSTA RICA
http://www.adoca.org
AMPROFEC
ASOCIACIÓN MEJICANA DE
PROFESIONALES DE FERIAS,
EXPOSICIONES Y
CONVENCIONES
http://www.amprofec.org.mx
OPC-PERU
ASOCIACIÓN PERUANA DE
ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE
CONGRESOS Y EVENTOS
http://www.opcperu.sitio.net
A.V.O.C.A
Asociación Venezolana de
Organizadores de Congresos y
Afines
http://www.avoca.com.ve
http://www.avoca.com.ve/
-
Sabías que?.
El Palacio de Congresos de Valencia ha
sido elegido como el mejor Centro
Congresual del Mundo (World´s Best
Convention Centre), la distinción de más
prestigio a nivel internacional con los
que la Asociación Internacional de
Palacios de Congresos (AIPC) reconoce
la excelencia en la gestión,
instalaciones, equipamientos, servicios,
accesibilidad y capacidad hotelera entre
otros.
-
Palacio de Congresos de Valencia
Helios, diseño que permite transformar su cubierta, con la incorporación
de una instalación solar fotovoltaica como aportación innovadora dentro
del campo de la sostenibilidad.
-
Desde que se pusiera
en marcha el Palacio
de Congresos en julio
de 1998 las
instalaciones han
acogido más de 2.000
eventos con 1,5
millones de asistentes,
lo que se ha traducido
en más de 700
millones de euros de
impacto económico
-
El Palacio de
Congresos de
Valencia va a
invertir 24 millones
de euros de sus
fondos en su
ampliación. La
inauguración de las
instalaciones podría
ser a finales de
verano o en otoño
de 2018.
-
2.1.6.5 Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.
Segmento en el que trabajan importantes
empresas altamente especializadas que pueden
organizar certámenes, eventos y convenciones de
gran magnitud.
Las relaciones profesionales entre empresas
privadas del sector son bastante dinámicas, lo que
permite una fluidez excepcional en el intercambio
de servicios. El liderazgo de los ejecutivos
garantiza un manejo adecuado del sector.
-
2.1.7 Oficinas de Congresos.
Tiene el propósito de
asesorar y apoyar a
los organizadores de
congresos,
convenciones, ferias
y exposiciones
nacionales e
internacionales.
-
Ofrece asesoría:
-En la oferta turística del
destino de acuerdo a las
necesidades del evento.
-En la elaboración del
programa de
acompañantes.
-En la creación del
programa pre y post
congreso.
-
Brinda apoyo:
-En la organización de visitas de inspección.
-En el enlace con otras entidades
gubernamentales.
-En el enlace con prestadores de servicios
turísticos.
-En gestión de tarifas preferenciales.
-En gestión para el uso de recintos históricos.
-Cultural y musical en eventos sociales.
-
2.1.8 Agencias de Incentivos “Team buildings”.
Organiza actos de motivación para equipos de
trabajo. Dichas actividades son alejadas del
puesto de trabajo y en ella se pone a prueba
valores como el trabajo en equipo, la capacidad de
superación o la capacidad de liderazgo.
-
2.1.9 Agencias de comunicación.
Implica la organización de eventos de todo tipo:
-Desde los de carácter más comercial
(lanzamiento de producto).
-Hasta aquellos con un fuerte componente
corporativo (fusión entre compañías).
-
2.2 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.
2.2.1 Formación de grupos sociales.
Una persona es un producto social, cuya finalidad
es asociarse con sus semejantes.
-
Los grupos surgen cuando los objetivos no se
pueden lograr de forma individual.
-
Así, al integrarse en pequeños núcleos, la
sociedad los reconoce, pudiendo vivir experiencias
sociales de comportamiento, que se manifiestan en
conductas propias del grupo al cual pertenece y
que se expresan por los estímulos recibidos.
-
Las características y metas comunes de un grupo
son:
-Estar estructurado y organizado.
-Poder identificarse con gente ajena a él.
-Estar en constante interacción (intimidad).
-Tener normas que rijan su comportamiento.
-Poseer valores e intereses comunes cuyos
objetivos persigan fines similares y una
permanencia relativa.
-
2.2.2 Clasificación de los grupos sociales.
Los grupos sociales se dividen:
-Grupos primarios: se reúnen sin
tener fines comunes.
-Grupos secundarios: formados por
individuos que persiguen un fin
común y que se desarrollan según un
área geográfica, por idioma,
idiosincrasia, clase social, profesión,
tipo de diversión predilecta, etc.
-
Los congresos y eventos funcionan a la manera
de un grupo organizado para la consecución de un
fin común, y su característica principal es la
homogeneidad de sus integrantes.
-
Las convenciones, los congresos, los seminarios y
los foros son eventos de comunicación y de
convivencia que, en un destino geográfico y en
fecha preestablecida, reúnen a un grupo de
personas que comparten un interés común.
-
La presencia de los asistentes obedece al afán
personal o al propósito de una empresa, de
propiciar la:
-Convivencia,
-Superación,
-Capacitación,
-Educación o conocer nuevos procedimientos o
productos.
-
2.2.3 Clasificación de los grupos, congresos y convenciones.
2.2.3.1 Asociaciones de ejecutivos.
Ejecutivos que viajan con todo pagado y con
cuenta de gastos; generalmente no reparan los
costos y utilizan servicios de lujo, solventados por
sus respectivas empresas.
Vgr.
Gerentes de corporaciones internacionales.
-
2.2.3.2 Asociaciones profesionales.
Ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces
al año; los gastos corren por su cuenta, son
deducibles de sus ingresos, que pueden ser
pagados por firmas comerciales o por su propia
asociación.
Vgr.
Médicos, abogados, entre otros.
-
2.2.3.3 Organizaciones fraternales.
Viajeros que se desplazan con un fin social, sin el
cariz comercial que singulariza a otros eventos.
Sus convenciones son siempre reuniones y sus
gastos son solventados por ellos. Estas reuniones
se celebran a nivel internacional, nacional o
regional.
Vgr.
Organizaciones filantrópicas, religiosas,
deportivas, etc.
-
2.2.3.4 Asociaciones científicas.
Agrupan a profesionales en ciencias; sus
actividades son técnicas y altamente
especializadas, se planean a corto o a largo plazo.
Ejemplo: IATA (International Air Transpon
Association).
-
2.2.3.5 Asociaciones militares.
Realizan pequeñas juntas de personal
generalmente retirado y, por lo mismo, reditúan
menores ingresos. Las asociaciones de este tipo
están libres de impuestos y escogen áreas de
resort económicas. Las reuniones se celebran con
un fin social..
Vgr.
Hospital militar.
-
2.2.3.6 Sindicatos.
Efectúan congresos y convenciones a nivel estatal,
nacional e internacional; integrados por empleados
y obreros especializados, los eventos son
sufragados por el Estado o los sindicatos.
Ejemplo, sindicato de Sedapal, Sindicatos de
trabajadores de los diversos ministerios, etcétera.
-
2.2.3.7 Asociaciones femeninas.
Los espectáculos no se incluyen en este tipo de
reuniones y los delegados son muy
conservadores, aunque puede haber excepciones.
Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con
bastante fuerza después de los movimientos de
liberación femenina.
Vgr.
Movimiento Manuela Ramos.
-
2.2.3.8 Asociaciones educativas.
Sus integrantes son maestros,
catedráticos y educadores. Debido al
gran volumen de venta que a la
postre representan, constituyen un
buen negocio, especialmente en
temporadas de bajo nivel ocupacional
y vacaciones escolares.
Vgr.
Universidades, institutos, colegios,
entre otros.
-
2.2.3.9 Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de estudio
e investigación, etc.
Integradas por instituciones en busca de eventos y
de actividades en la búsqueda de divulgar y de
difundir sus proyectos de desarrollo o
investigación.
Vgr.
Prestación de proyectos de desarrollo por parte de
una Universidad.
-
2.2.3.10 ONG.
Las organizaciones no
gubernamentales
representan clientes
muy importantes dentro
de este mercado en su
búsqueda del desarrollo
o de las mejoras
sociales dentro de las
sociedades donde
intervienen.
-
Las actividades que realizan frecuentemente son:
-Capacitaciones.
-Talleres.
-Charlas.
-Otros.
-
Además organizan suntuosas campañas y
actividades para recaudar fondos para sus fines,
convocando a acaudalados donantes, y realizan
proyectos e investigaciones, las cuales requieren
ser presentadas y su promocionadas.
Vgr.
Cenas de galas pro fondos instituciones benéficas.
-
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan.
2.3.1 Convenciones corporativas.
Son las que organizan las grandes empresas con
el propósito de motivar, entrenar y capacitar a su
personal; se caracterizan por ser obligatorias, más
frecuentes y tener mayor volumen de asistencia,
porque los gastos corren por cuenta de la
empresa.
-
2.3.1.1 Convenciones.
Son eventos de comunicación cuyo objetivo es
divulgar y desarrollar las ideas o pensamientos,
con lo que se obtiene una síntesis útil para el
futuro.
-
2.3.1.2 Seminarios.
En este tipo de
eventos, los
participantes se
dedican a
escuchar a los
expertos,
recibiendo
capacitación en
los temas
tratados.
-
2.3.1.3 Junta de ventas.
Se llevan a cabo para entrenar o capacitar al
personal de ventas, que se reúne cuantas veces
sea necesario; representa un cierto número de
gastos.
-
2.3.2 Convenciones institucionales.
Representan un gran volumen dentro del mercado
de convenciones; éstas reuniones se realizan con
menos frecuencia que las corporativas, ya que son
independientes y su gasto resulta considerable.
Pueden ser pagadas por sus asociaciones o por
los propios participantes.
-
2.3.3 Convenciones de asociaciones.
Estas reuniones se celebran a nivel
local, regional, nacional e
internacional, y agrupan a miembros
de una comunidad que ejercen la
misma profesión, actividad, o
especialidad, o que comparten un
mismo interés colectivo.
La asistencia es voluntaria y los
gastos son cubiertos por el asistente.
-
2.3.3 Convenciones empresariales.
Son eventos que las empresas celebran a nivel
local, regional, nacional y ocasionalmente
internacional, a los que se convoca a ejecutivos,
distribuidores y/o agentes de ventas.
En este último caso, es frecuente que se expongan
los nuevos productos y/o servicios a las empresas.
-
Las convenciones empresariales se clasifican en:
2.3.4.1 Congresos.
Los congresos reúnen a las autoridades en la
materia de que se trate.
Generalmente, los gastos de los participantes son
absorbidos total o parcialmente por las
dependencias a las que representan.
-
2.3.4.2 Conferencias.
Son exposiciones de diversos temas en las que
los expertos presentan ponencias, y se discute
para arribar a conclusiones.
-
2.3.4.3 Grupos turísticos.
Son conjuntos de personas con un interés común,
que parten de un cierto destino hacia un lugar
determinado, a fin de conocer la cultura, la
arqueología, las bellezas naturales y las
diversiones del mismo.
-
2.3.4.4 Grupos deportivos.
Concurren a espectáculos en donde
muestran su fuerza física y agilidad
mental. Para asistir a estos eventos
se forman grupos especiales.
Vgr.
Olimpiadas, juegos
centroamericanos, panamericanos,
peleas de boxeo, campeonato
mundial, torneos de tenis o el
campeonato mundial de futbol.
-
2.4 Estadísticas.
Continente 2008
1 Europa 4.138
2 Asia & Este Medio 1.387
3 Norte América 852
4 Latino América 684
5 Australia 225
6 Africa 189
Fig. 2.2: Reuniones en el mundo.
-
Resto Mundo
6791
91%
Latinoamérica
684
9%
Fig. 2.3: Número de reuniones en Latinoamerica.
TOTAL REUNIONES MUNDIALES: 7475
Latinomérica Resto Mundo
En los cuadros 2 y 3 notamos la escasa presencia de Latinoamérica en el
mercado de reuniones y eventos.
-
En ese sentido, es necesario el incentivo
mediante objetivos y políticas nacionales como
regionales hacia el desarrollo de eventos
nacionales e internacionales que congreguen
grandes flujos de asistentes y todos lo beneficios
que conllevan sus presencias.
-
Estos procesos requieren un tratamiento conjunto
entre todos los actores públicos y privados, para
hacer a Latinoamérica un destino del mercado de
reuniones y salir de ese magro 9% anual..
-
Es necesario el desarrollo de:
-Adecuada infraestructura:
aeropuertos, carreteras, calles,
entre otros.
-Servicios básicos.
-Seguridad.
-Inversión: centros de
convenciones; auditorios,
hoteles, etc,
-Otros.
-
Fig. 2.4: Estructura del gasto de un participante a una reunión.
Alojamiento: hoteles, apart hoteles, hotel boutique. (Distribuidoa toda su cadena de proveedores)
33.84
Inscripciones o fees de los eventos (Proveedores del sectorMICE) 22.77%
Alimentación: restaurantes, cafés, buffet, etc. 16.43%
Compras: artesanía, comercio y otros 10.29%
Entretención: casinos, tours, museos, cines, teatro, etc. 9.22%
Transporte interno: taxis, radio taxis, buses, remisses transfer... 4.11%
Otros 3.34%
-
En el cuadro se establece con claridad la
derrama económica directa producida gracias a
las actividades desarrolladas en los congresos y
eventos, produciéndose a su vez un sinnúmero
de actividades económicas indirectas cuyo
dinamismo genera riqueza a la comunidad
anfitriona.
-
Es entonces es esta grancadena de servicios y deproductos que se promueve elintercambio, la redistribución yel desarrollo en todos losámbitos por la gran cantidad demano obra requerida.
Desde el botones del hotelhasta el artesano elaboradordel souvenirs y recuerdo sonbeneficiarios de la actividad.
-
Fig. 2.5: Las 10 ciudades con más congresos y eventos.
PaísN°
1.Viena2.5%
2. París 2.2%
3. Singapur 2.2%
4.Barcelona 1.8%
5. Berlín1.6%
6. Budapest1.5%
7. Seúl 1.5%
8. Praga1.4%
9. Copenhague1.2%
10. Lisboa1.2%
-
Fig. 2.6: Las 10 ciudades con más participantes en congresos y eventos.
Posición/Destino Número de participantes
1. USA. 9.2%
2. España. 6.2%
3. Italia. 5.5%
4. Francia. 5.1%
5. Alemania. 4.9%
6. Canadá. 4.5%
7. China. 4.4%
8. Brasil. 3.9%
9. United Kingdom. 3.5%
10. Japón. 3.3%
Total de participantes. 4,084,546
-
El mercado mundial de Congreso y eventos produce
alrededor de:
-45 800 millones de dólares; en el mercado
corporativo,
-66 500 800 millones de dólares en el mercado
asociaciones y
-9.800 800 millones de dólares en el mercado de
incentivos, produciendo un total de $322,000
millones de dólares en todo el rubro.
-
2.5 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y
eventos.
«Del mismo modo que el cliente distingue a
nuestro capital humano, así valorará a nuestras
empresa».
Fig. 2.7: Capital humano, ventaja competitiva en la empresa de Congresos y Eventos.
-
Capital humano es el factor distintivo de todas las
actividades a realizar en todas las organizaciones.
-
Es muy importante administrarlo y desarrollarlo,
pues es fundamental para la prestación de los
servicios.
-
En actividades como la
organización de
congresos y eventos, la
actuación del personal
determina el nivel de
percepción del cliente
sobre servicio
alcanzado. Mientras
mejor capacitados se
encuentren, mejor
servicio podrán brindar.
-
Crea un valor único e
inimitable, pues el capital
humano como entidades
poseen una identidad
propia y única, en ese
sentido la formación
adecuada, brinda valores
que nuestros
competidores les llevaría
mucho tiempo en replicar
e imitar.
-
El solo hecho de contar con un OPC de gran
reputación atrae a los clientes, pues garantiza la
calidad del evento.
-
El trabajo en equipo es fundamental para la realización de
actividades relacionadas con los servicios.
En actividades como congresos y eventos esta forma de trabajo
es imprescindible, pues su desarrollo implica una acción
colectiva para la realización de esta modalidad de actividades.
Donde todos dependemos de todos, pues un error individual
afecta al proceso en general y denota los resultados finales.
Ejemplo: la recepcionista que olvida la lista de invitados. Alguna
omisión en las bebidas o parte del menú por parte de la cocina.
En ambos casos toda la actividad se verá perjudicada.
-
2.7 Dirección del capital humano en congresos y eventos.
Dirigir a nuestro capital humano implica funciones
de liderazgo, funciones administrativas funciones
de comunicación con los demás y de motivación a
fin de lograr el desempeño de las tareas
necesarias para brindar servicios de excelencia en
la elaboración de congresos y eventos.
-
Fig. 2.8: Dirección de una empresa.
Director de
CYE
Director de
Catering
Director de
Servicios
Director de
Marketing
Director de
Capital
Humano
Funciones directivas
compartidas
-
2.7.1 Funciones directivas.
2.7.1.1 Función interpersonal.
Influir sobre el
comportamiento de los
miembros de la
empresa por su
condición de
representante y líder
de la organización.
-
2.7.1.2. Función informativa.
Cumplen la función del manejo
informativo dentro de la
organización; recabando,
enviando, recibiendo y
difundiendo la información en
toda la empresa.
2.7.1.3 Toma de decisiones.
Decide, administra y asigna los
recursos existentes estableciendo
un orden de prioridades.
-
2.7 Consumidor turístico y eventos.
Un consumidor turístico y de eventos es un
individuo o entidad definido por hábitos de
consumo en servicios de turismo y actividades
suministrados por un productor o un distribuidor
de servicios.
-
Es aquel que busca satisfacer sus necesidades
profesionales y sus deseos de ocio o
esparcimiento.
-
Los hábitos y
patrones de
conducta del
consumidor se
definen y dependen
de su idiosincrasia,
creencias, valores y
costumbres
adquiridas —
cultura— a lo largo
de su vida.
-
La cultura se adquiere como parte de la
experiencia social. Se asimila —del entorno—
patrones, creencia, valores y costumbres que
contribuyen a desarrollar la personalidad.
-
Los elementos culturales son transmitidos
principalmente por tres tradicionales entidades
bases para el hombre:
-La familia.
-La iglesia.
-La escuela.
-Los medios de comunicación.
-
Motivación
Necesidad Motivo
Estado de
carencia o
desequilibrio
Activación de
una Estrategia
de solución
Deseo Decisión
de compra
Apetencia de
un producto o
servicio
concreto
Acción de
compra
Fig. 2.1: La motivación del consumidor turístico y de eventos.
-
Son variadas
las
motivaciones
que van desde
las lucrativas,
empresariales y
profesionales
hasta las
religiosas y
carentes de
lucro.
-
Eso sí, impulsan a las personas a desplazarse y
permanecer un tiempo determinado en un lugar
ajeno a su residencia.
-
Este tipo de
consumidor busca
ante todo
satisfacer su
necesidad de
informarse sobre
un tema
determinado y
compartir
experiencias con
personas de similar
interés.
-
La motivación del
consumidor turístico
y de eventos.
Necesidad: denota las
ansias profundas,
aspiraciones,
objetivos vitales del
individuo para el
logro del equilibrio
psicológico.
-
Motivo: es la exposición
de la necesidad
generando la tensión
deseo posterior.
Algunas
motivaciones:
educativas,
culturales, salud,
cambio y de
búsqueda, compra,
descanso, deportes,
conocimientos.
-
Deseo: es la búsqueda de
satisfacción centrada en
un producto o servicio
concreto.
Decisión de compra: es
adquirir el producto,
reduciendo la tensión
creada por el deseo,
satisfaciendo la
necesidad que inició el
proceso
-
BIBLIOGRAFÍA.
ARAGÓN CANDIA, Jorge Isaac, Protocolo y Ceremonial
en las Instituciones Públicas y Privadas. Universidad de
San Martín de Porres, Lima, 1998.
DE JUAN, C y otros. Manual para la preparación del
certificado superior de español del turismo de la Cámara
de Comercio de Madrid. OPC.
DIPUTACIÓN DE SEVILLA, Captación y Organización de
eventos como fórmula de promoción económica.
Dossier Técnico Estadi Olimpic de Montjuïc.
-
FORD, Robert C./ HEATON, Cherrill P., Atención de los
clientes en los servicios del ocio, España 2001.
ISMAIL, Ahmed, Congresos y Catering. Organización y
Ventas, Paraninfo, España, 2001.
KHATCHIKIAN, Miguel, Historia del turismo, Universidad
de San Martín de Porres, Lima, 2000.
MCCLOSKEY COLÓN, Margot, Etiqueta para
Profesionales, Norma, Colombia 2001.
-
LINKOGRAFÍA.
Dossier Técnico Palau Sant Jordi.
http://www.bsmsa.cat/fileadmin/user_upload/dossier_tecnic
o_PSJ_web.pdf
¿Quiénes organizan Congresos y Jornadas?.
http://www.lndeventos.com.ar/wordpress/2011/05/%C2%BF
quienes-organizan-congresos-y-jornadas/
Tipos de participantes (prezi).
http://prezi.com/uwlqdfydr4al/tipos-de
-participantes/
-
Editorial Vértice. Gestión de evento.
http://books.google.com.pe/books?id=tU24IeFJObMC&pg=
PA36&lpg=PA36&dq=ORGANIZAci%C3%B3n+DE+evento
s+agencias+de+viajes+y+OPC&source=bl&ots=80r5IIg270
&sig=Eqn-vusQWSB-
lfv0NXpA2ayC30w&hl=es&sa=X&ei=V-N0U8eMJ-
LJsQTmyoKACw&ved=0CD8Q6AEwAw#v=onepage&q=O
RGANIZAci%C3%B3n%20DE%20eventos%20agencias%2
0de%20viajes%20y%20OPC&f=true
-
Grupos y Convenciones.
http://clubensayos.com/imprimir/Grupos-Y-Convenciones/14924.html
Manual para la preparación del certificado superior de
español del turismo de la Cámara de Comercio de
Madrid.http://books.google.com.pe/books?id=dn_Ln0Gkq-
cC&pg=PT143&lpg=PT143&dq=organizador+profesional+de+con
gresos+opc&source=bl&ots=gb0ZTBLLHC&sig=zVrby1w_jXVEQ
TpcGFpKCOkVvvY&hl=es&sa=X&ei=ANN0U4b3I9HQsQS314G
YBw&ved=0CDcQ6AEwAzgK#v=onepage&q=organizador%20pr
ofesional%20de%20congresos%20opc&f=false
-
Reuniones Incentivos Congresos Eventos (RICE -
MICE).
http://www.quito-turismo.gob.ec/index.php/la-
institucion/que-hacemos/reuniones-incentivos-congresos-
eventos-rice-mice
RICE / MICE en Iberoamérica | Reuniones, viajes de
Incentivos, Convenciones, Congresos, Eventos.
http://www.linkedin.com/groups/RICE-MICE-
Iberoam%C3%A9rica-Reuniones-viajes-4315117
-
Congresos, Convenciones y eventos en el Perú.
http://www.peru.travel/es-pe/planifica-tu-
viaje/rice/congresos-convenciones-y-eventos.aspx
Incentivos.
http://www.peru.travel/es-pe/planifica-tu-
viaje/rice/incentivos.aspx
Identidad Peruana.
http://www.peru.travel/es-pe/sobre-peru/identidad-
peruana.aspx
-
GRACIAS