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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

CÓDIGO P-07-01BI

FECHA 10/11/2017

VERSIÓN 4

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OBJETIVO DEL MANUAL Describir los procedimientos del proceso de Bienestar Universitario. ALCANCE DEL MANUAL Los procedimientos y las actividades descritas en el presente manual aplican para Bienestar Universitario de la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C. BIENESTAR UNIVERSITARIO El objetivo del Departamento de Bienestar Universitario es contribuir a la formación integral multidimensional de la comunidad académica, a través de los programas de promoción, recreación y deporte; valores artísticos, culturales y lúdicos; atención a la salud integra, permanencia y graduación estudiantil; además de actividades y servicios que aportan a la calidad de vida tanto en lo físico, cultural, psicosocial, afectivo y ambiental, entre otros, según disposiciones del Proyecto Educativo Institucional, ligado a la parte académica y administrativa. ORGANIGRAMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO:

1. PROGRAMA DE PROMOCIÓN RECREACIÓN Y DEPORTE Cumpliendo con los fundamentos básicos de la formación integral del individuo, la Dirección de Bienestar desarrolla programas deportivos y recreativos como mecanismo integrador de toda la comunidad educativa. Estas actividades propenden por el adecuado uso del tiempo libre, el mejoramiento de la calidad de vida y la interacción con la academia, gracias al desarrollo de capacidades y habilidades físicas e intelectuales, a través del deporte y la recreación, así como de la participación en: Torneos interuniversitarios, Torneos internos y torneos invitacionales.


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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

1 COORDINADOR DE

DEPORTES

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE RECREACIÓN Y DEPORTES: Planea y programa las diferentes actividades recreativas y deportivas tanto a nivel interno y externo.

2 COORDINADOR DE

DEPORTES

DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES: Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes medios de información con los que cuenta la Universidad.

Banner

Carteleras

Página web

Boletines informativos

Correo institucional

3

COMUNIDAD UNIVERSITARIA INSTITUCIONES EXTERNAS

COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES: Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e invitaciones. ACTIVIDADES INTERNAS:

Torneos relámpagos

Torneos interfacultades

Carrera atlética

Ciclo paseo

Otras actividades de apoyo administrativo y académico. ACTIVIDADES EXTERNAS:

ASCUN

Grupo deportivo universitario los Cerros

Grupo deportivo universitario Copa U

Torneos interempresas (Colsubsidio)

Torneos invitacionales a nivel local y nacional

4 COORDINADOR DE

DEPORTES

EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES: Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas en el período. Nota: En la modalidad de pregrado la evaluación se realiza por medio del aplicativo. En la modalidad de Posgrados la evaluación se realiza por medio de solicitud física.

5 COORDINADOR DE

DEPORTES

PRESENTACIÓN DE INFORMES: Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la Dirección de Bienestar Universitario.


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FLUJOGRAMA

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RIA

CO

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DIN

AD

OR

DE

DE

PO

RT

ES

INICIO

PLANEACIÓN Y

PROGRAMACIÓN

DE ACTIVIDADES

DE RECREACIÓN

Y DEPORTES

DIVULGACIÓN Y

PROMOCIÓN DE

ACTIVIDADES

COORDINACIÓN

Y EJECUCIÓN DE

ACTVIDADES

ACTIVIADES

EXTERNAS

ACTVIDADES

INTERNAS

EVALUACIÓN DE

ACTIVIDADES

PRESENTACIÓN

DE INFORMESFIN

1. PROGRAMA DE VALORES CULTURALES, ARTÍSTICOS Y LÚDICOS Los procesos artísticos y culturales deben estar ligados a los lineamientos de la misión y visión de la Universidad, deben tener un planteamiento de esparcimiento pero también deben ofrecer a la comunidad universitaria la opción de formarse en alguna área específica de este campo. Las actividades que se programan son: de aprendizaje, teoría y aplicación, práctica, competencia, presentaciones, exposiciones e intercambios. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CULTURALES:


1 COORDINACIÓN

DE CULTURA

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE CULTURA: Planea y programa las diferentes actividades lúdicas, artísticas y culturales tanto a nivel interno y externo

2 COORDINACIÓN

DE CULTURA

DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN DE ACTIVIDADES: Divulga y promociona las diferentes actividades a través de los diferentes medios de información con los que cuenta la Universidad.

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3

COORDINACIÓN DE CULTURA

COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES: Coordina y ejecuta las diferentes actividades programadas, no programadas e invitaciones.


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COMUNIDAD UNIVERSITARIA

E INSTITUCIONES

EXTERNAS

ACTIVIDADES INTERNAS:

Día de la Secretaria.

Celebración cumpleaños de la Universidad.

Culturarte UGC

Exposición de Artes Plásticas

Día del Docente.

Día del Profesional

Semana de la Grancolombianidad

Fiesta fin de año administrativos e hijos de empleados.

Otras actividades de apoyo administrativo y académico. ACTIVIDADES EXTERNAS:

ASCUN a nivel regional y nacional

Festival de danza folclórica y tunas a nivel nacional e internacional

Encuentros universitarios

Entidades públicas y privadas

4 COORDINACIÓN

DE CULTURA

EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES: Se realiza la respectiva evaluación de las diferentes actividades desarrolladas en el período.

5 COORDINACIÓN

DE CULTURA

PRESENTACIÓN DE INFORMES: Elabora los diferentes informes estadísticos y de gestión establecidos por la Dirección de Bienestar Universitario.

FLUJOGRAMA:

CO

MU

NID

AD

UN

IVE

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ITA

RIA

CO

OR

DIN

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OR

DE

CU

LT

UR

A

INICIO

COORDINACIÓN

Y EJECUCIÓN DE

ACTVIDADES

ACTIVIADES

EXTERNAS

PRESENTACIÓN

DE INFORMESFIN

PLANEACIÓN Y

PROGRAMACIÓN

DE ACTIVIDADES

DE CULTURA

DIVULGACIÓN Y

PROMOCIÓN DE

ACTIVIDADES

EVALUACIÓN DE

ACTIVIDADES

ACTVIDADES

INTERNAS

2. OTORGAMIENTO DE BECAS

De acuerdo a la resolución 014B de abril de 2004 emitida por la Universidad La Gran Colombia, en la cual se establecen las condiciones y requisitos para otorgar becas anuales, semestrales o por niveles.


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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:


1

DIRECTOR DE BIENESTAR

UNIVERSITARIO Y

COORDINACIÓN DE BECAS

POSTULACIONES DE LAS DIFERENTES UNIDADES ACADÉMICAS: Recepción y revisión de las diferentes postulaciones. PROMEDIO ACADÉMICO Mediante comunicado a los decanos de las facultades de pregrado de la Universidad, se les solicita un listado de los mejores estudiantes por promedio académico. BECAS BIENESTAR UNIVERSITARIO: Finalizado el periodo académico, los docentes de las diferentes selecciones y grupos representativos, postulan los estudiantes ante la dirección de bienestar para su respectivo análisis, selección y adjudicación de becas. PERSONAL ADMINISTRATIVO: Personal administrativo, hijos de empleados administrativos, plenarios y familiares del Fundador. Nota: los postulados se deben ajustar a los requerimientos de la resolución 014B de abril de 2004. Presentar la solicitud al Departamento de Bienestar Universitario.

2 COORDINACIÓN DE

BECAS

ELABORACIÓN CUADRO DE POSTULACIONES: Una vez revisadas las postulaciones se procede a elaborar los cuadros consolidados con la información anteriormente mencionada, en el cual se establece el porcentaje asignado por la Universidad para el período académico.

3 COORDINACIÓN DE

BECAS

CITACIÓN DE COMITÉ: Se realiza la respectiva comunicación de citación al comité de becas.

4 COORDINACIÓN DE

BECAS

REALIZACIÓN DE COMITÉ DE BECAS: Se realiza el comité para la respectiva aprobación de becas a los estudiantes que cumplen con los requisitos. (Acta de reunión).

5 COORDINACIÓN DE

BECAS

APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN DE BECAS: De acuerdo al acta del comité de becas y cuadros consolidados, se procede a elaborar la resolución para firma del señor Presidente y Secretario General.

6 COORDINACIÓN DE

BECAS

TRAMITE DE RESOLUCIÓN: Se envía una copia de la resolución a la Sección de Cartera para la respectiva aplicación de las becas aprobadas.


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FLUJOGRAMA:

CO

MIT

É D

E B

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RIO

APROBACIÓN DE

RESOLUCIÓN DE

BECAS

POSTULACIONES

DE LAS

DIFERENTES

UNIDADES

ACADÉMICAS

ELABORACIÓN

CUADRO DE

POSTULACIONES

INICIO

REALIZACIÓN DE

COMITÉ DE

BECAS

FINCITACIÓN DE

COMITÉ

TRAMITE DE

RESOLUCIÓN

3. FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE FORMACIÓN Según acuerdo 005 de 2007 Modernización de la Malla Curricular establece: Núcleo de formación; es el proceso que desarrollará las metas de formación integral a través de las competencias formativas disciplinares, en cada componente de formación cuyas relaciones se generan a través de los siguientes núcleos.

Se desarrolla con el 5% del total de los créditos a través de 8 créditos obligatorios; se ofertan a través del programa de promoción recreación y deporte y programa de valores culturales, artísticos y lúdicos; con un valor de dos (2) créditos. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE PREGRADO


1

COORDINACIÓN DE DEPORTES

COORDINACIÓN

DE CULTURA

PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES: De acuerdo al calendario institucional se programa y elabora la oferta de electivas libres integrales con su respectivo horario del programa de deportes como de cultura.

2


COORDINACIÓN

DE CULTURA

PROGRAMACIÓN DE CRÉDITOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA: Se ingresan la oferta de electivas en el sistema de información académica. Publicación en el Sistema de información académica.

3 ESTUDIANTE DE

PREGRADO

INSCRIPCIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: Cada estudiante al inicio del período académico inscribe las electivas libres en el Sistema de información académica. Nota: el límite de electivas libres integrales es de 8 créditos por estudiante durante todo el programa académico.


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4 DOCENTE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: Los docentes de las electivas libres integrales desarrollan, evalúan e ingresan las calificaciones de cada electiva al Sistema de información académica.

FLUJOGRAMA:

FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL - PREGRADO

COORDINACIÓN DE

DOPORTES

COORDINACIÓN DE

CULTURA

ESTUDIANTE DE

PREGADO DOCENTE

BIE

NE

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AR

UN

IVE

RS

ITA

RIO

INICIO

PROGRAMACIÓN DE

ELECTIVAS

PROGRAMACIÓN DE

CRÉDITOS EN EL

SISTEMA

INSCRIPCIÓN DE ELECTIVA LIBRE

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE

FIN

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ESTUDIANTES DE POSTGRADO Para los estudiantes especializaciones de la facultad de Posgrado se establece la electiva libre obligatoria de deporte y de cultura, como un complemento a su desarrollo integral


1


COORDINACIÓN DE

CULTURA

PROGRAMACIÓN DE ELECTIVAS LIBRES: A solicitud de la Facultad de Postgrados se programa la realización de la electiva libre de deporte y cultura.

2


COORDINACIÓN DE

CULTURA

REALIZACIÓN ELECTIVA LIBRE: Cada coordinación organiza la electiva y su respectiva ejecución.


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3 DOCENTE

CONFERENCISTA

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE: ELECTIVA DEPORTIVA: Se realiza la electiva libre y evalúa para su respectivo reporte ante la facultad de postgrados. ELECTIVA CULTURAL: A través de la conferencia programada por la electiva cultural y se evalúa a los estudiantes asistentes.

FLUJOGRAMA

FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL - POSTGRADO

COORDINACIÓN DE

DOPORTES

COORDINACIÓN DE

CULTURADOCENTE - CONFERENCISTA

BIE

NE

ST

AR

UN

IVE

RS

ITA

RIO

INICIO

PROGRAMACIÓN DE

ELECTIVAS

REALIZACIÓN

ELECTIVA LIBRE

FIN

EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE ELECTIVA LIBRE

ELECTIVA DEPORTE

ELECTIVA CULTURAL

4. PROGRAMA DE ATENCIÓN A LA SALUD INTEGRAL

Su compromiso es ofrecer un servicio con calidad desde la óptica de un ser integral, desarrollando varios programas de promoción y prevención tanto en el servicio médico como el servicio psicológico. 5.1 SERVICIO MÉDICO: Ofrece diferentes servicios de:


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CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA GENERAL

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

- Medicina general - Atención de primeros auxilios - Servicio de enfermería

- Campañas de vacunación - Talleres formativos - Campañas preventivas en salud.

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA EN MEDICINA GENERAL:


1 COMUNIDAD

UNIVERSITARIA

RECEPCIÓN DE USUARIO: Para la prestación y atención del servicio médico, es necesario que el usuario presente el carné que lo identifique como miembro de la comunidad Grancolombiana. Nota: aunque en principio el servicio médico se establece para los miembros de la universidad la Gran Colombia; esto no implica que bajo circunstancias fortuitas y de emergencia no se preste atención médica a personas que lo requieran.

2 ENFERMERO

INGRESO Y VALIDACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA: Se procede a ingresar la información del paciente y se verifica su estado en el aplicativo, para su apertura y/o validación de historia clínica.

3 MÉDICO

VALORACIÓN MÉDICA: De acuerdo a las guías de manejo de enfermería y de manejo médico, se realiza la respectiva valoración médica y su respectivo diagnóstico.

4 SERVICIO MÉDICO

NIVEL DE GRAVEDAD: ALTA: Se llama al servicio de emergencias y se traslada a un servicio de urgencias, informando su diagnóstico. MEDIA: De acuerdo al diagnóstico se remite a la EPS del paciente o póliza estudiantil con una orden de remisión. BAJA: Prestación del servicio y seguimiento al paciente. (Prescripción médica).

5 SERVICIO MÉDICO

ARCHIVO DE LA HISTORIA CLÍNICA: El servicio médico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con soporte de servidores para la protección de las historias clínicas de los pacientes; para lo cual los back ups como primer instancia se almacena de acuerdo a los protocolos del proceso de Informática y Sistemas.


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FLUJOGRAMA

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ALTA

INGRESO Y

VALIDACIÓN DE

HISTORIA

CLINICA

VALORACIÓN

MÉDICA

RECEPCIÓN DE

USUARIOFININICIO

NIVEL DE

GRAVEDADMEDIA

BAJA

ATENCIÓN

RECIBIDA

ARCHIVO DE LA

HISTORIA

CLÍNICA

5.2 SERVICIO PSICOLÓGICO: El servicio psicológico se enfoca en la orientación y prevención del mejoramiento de la calidad de vida de los miembros de la comunidad universitaria mediante la prestación de los siguientes servicios:

CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA

- Consulta individual, de pareja, grupal y de familia. - Intervención en crisis.


- Campañas y talleres formativos: Su objetivo es informar, sensibilizar, y brindar herramientas personales a toda la comunidad universidad.

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES CONSULTA Y ASESORÍA PSICOLÓGICA:


1 PACIENTE

SOLICITUD DE CITA: El paciente se acerca a las instalaciones del servicio psicológico donde se le asignará la cita respectiva.

2 PSICÓLOGO

ASIGNACIÓN DE CITA: Cada psicólogo establece de manera conjunta con el paciente la hora y la fecha de la consulta. Se registran los datos del paciente en el aplicativo ADVISER.

3 PSICÓLOGO

ENTREVISTA INICIAL: Se procede a ingresar la información y datos generales del paciente en el aplicativo adviser, así como su motivo de consulta y problemática actual percibida.


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5 PSICÓLOGO

GRADO DE INTERVENCIÓN: De acuerdo a la gravedad de la problemática, el psicólogo determina si puede tratarlo o si es necesario remitir al paciente a otro profesional de la salud o institución. ACOMPAÑAMIENTO PSICOLÓGICO: En la primera sesión se realiza entrevista inicial, recolección de información de la problemática y su situación actual, así como impresión diagnóstica. En la segunda sesión se establecen los objetivos terapéuticos a alcanzar con el paciente, así como la importancia de su compromiso dentro del proceso.

6 INFORMÁTICA Y

SISTEMAS

ARCHIVO DE LA HISTORIA CLINICA El servicio psicológico de la Universidad La Gran Colombia cuenta con un sistema de información (adviser) que permite ingresar la información personal e historial de las intervenciones que se realizan de cada paciente.

FLUJOGRAMA

SE

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PS

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IC

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AR

IA

INICIO

ALTA

ASIGNACIÓN

DE CITABAJA

ARCHIVO DE LA

HISTORIA

CLÍNICA

FINSOLICITUD DE

CITA

CONSULTA

PSICOLÓGICA

GRADO DE

INTERVENCIÓN

ATENCIÓN

RECIBIDA

VALORACIÓN

PSICOLÓGICA

RECEPCIÓN

PSICOLÓGICA

5. PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN:

Se realizan diferentes actividades de promoción y prevención para toda la comunidad universitaria en diferentes fechas del año; para lo cual se ejecuta el programa de atención a la salud integral a cargo de los servicios:

Médico

Psicológico

Permanencia y graduación Estudiantil.


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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN


1 DIRECTOR DE

BIENESTAR UNIVERSITARIO

PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: En el plan de acción se programan las actividades a desarrollar:

Talleres formativos Semana de la salud Campañas de promoción y prevención

2

SERVICIO MÉDICO Y PSICOLÓGICO PERMANENCIA Y

GRADUACIÓN ESTUDIANTIL

PROTOCOLO DE EVENTO: Cada servicio organiza la actividad, presentado el protocolo de evento y la divulgación ante la dirección de bienestar. Se realizan las actividades relacionadas con la logística establecida en el protocolo de evento y se carga la respectiva evidencia en el aplicativo adviser

3

SERVICIO MÉDICO, SERVICIO

PSICOLÓGICO PERMANENCIA Y


DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN: Divulgar y promocionar las diferentes actividades a través de los diferentes medios de información con los que cuenta la Universidad.

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4

SERVICIO MÉDICO, SERVICIO



EJECUCIÓN DE ACTIVIDAD: De acuerdo a la programación establecida en el Ítem de planeación se registran los participantes en el aplicativo adviser y se levantan las evidencias respectivas (Documentos, Soportes, cartas, autorizaciones, fotografías o videos).

5

SERVICIO MÉDICO, EL SERVICIO



EVALUACIÓN DE GESTIÓN: Acorde a los participantes de las diferentes actividades por medio del aplicativo se hace el envío de la evaluación, y se procede a registrar las actividades en el informe de gestión, para así registrar la información en el Tablero de control.


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FLUJOGRAMA:


DIRECTOR DE BIENESTAR

SERVICIO MÉDICO, EL

SERVICIO PSICOLÓGICO

PERMANENCIA Y

GRADUACIÓN

ESTUDIANTILB

IEN

ES

TA

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NIV

ER

SIT

AR

IO

INICIO

PLANEACIÓN DE

ACTIVIDADES

PROMOCIÓN Y

PREVENCIÓN

PROTOCOLO DE

EVENTO

DIVULGACIÓN,

SOCIALIZACIÓN

EJECUCIÓN DE

ACTIVIDAD

EVALUACIÓN DE

GESTIÓN

FIN


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6. PERMANENCIA Y GRADUACIÓN ESTUDIANTIL:

Su objetivo es generar y ejecutar estrategias encaminadas a que los estudiantes de la Universidad culminen satisfactoriamente sus estudios universitarios. Para ello ha establecido las siguientes actividades:

Desarrollo de los lineamientos y estrategias del programa de Permanencia y graduación Estudiantil. Capacitaciones a la comunidad universitaria en temas relacionados con el área Proceso de orientación vocacional y profesional. Análisis Estadístico de Deserción y Retención.

MAPA CONCEPTUAL ESTRATEGIAS INSTITUCIONAL DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN


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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMA DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN ESTUDIANTIL


1

COORDINADOR PROGRAMA

DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN: Teniendo en cuenta la información suministrada por medio de la caracterización a estudiantes a través del aplicativo, por las diferentes unidades administrativas y académicas, los reportes de Spadies; se realiza un análisis de datos estadísticos a partir de ello, se planean las estrategias para lograr la permanencia y graduación estudiantil en articulación con las diferentes unidades mencionadas anteriormente.

2

COORDINADOR PROGRAMA DE PERMANENCIA Y

GRADUACIÓN

ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: Las estrategias se establecen según mapa conceptual. (ver literal 2.4.5.1 ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL). La divulgación de las estrategias se realiza mediante los diferentes medios de información con los que cuenta la Universidad:

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3

UNIDADES ACADÉMICAS Y

ADMINISTRATIVAS

REMISIÓN DE ESTUDIANTES: Las remisiones se hacen a través del aplicativo, direccionada al profesional que atenderá la situación del estudiante, explicando el motivo de la remisión.

4


GRADUACIÓN – PROFESIONAL DE APOYO

SEGUIMIENTO Y VALORACIÓN AL ESTUDIANTE: Con base en la información consignada en el aplicativo y teniendo en cuenta el rendimiento académico, afectivo, familiar y social del estudiante, se identifica su problemática y posteriormente se determina el proceso de intervención que se realizará, el cual puede orientarse en los siguientes aspectos:

Asesoría Específica

Asesoría Psicológica (Clínica y educativa)

Asesoría por tutoría o consejería académica.

Aplicación de Pruebas Vocacionales.


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DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN –

PROFESIONAL DE APOYO

INFORME DE VALORACIÓN: De acuerdo al progreso que tenga el estudiante, se registra en el aplicativo las intervenciones y recomendaciones que se realicen al estudiante atendido. También se evalúa se es necesario remitir o articular con la unidad administrativa o académica involucrada y a su vez debe, empoderarse y ejercer el control y seguimiento al estudiante, para determinar su evolución y que continúe siendo parte de la comunidad Grancolombiana.

5


GRADUACIÓN – PROFESIONAL DE APOYO

ARCHIVO DE SEGUIMIENTO INDIVIDUAL AL ESTUDIANTE: La información del registro del estudiante, queda registrada en el aplicativo, la cual la coordinación y el profesional de apoyo son los responsables de hacer seguimiento y custodia a la información. Los archivos en medio físico y magnético son guardados según las TRD definidas para el programa de Permanencia y Graduación.

6


DE PERMANENCIA Y GRADUACIÓN

DIVULGACIÓN DE LA GESTIÓN DE PERMANENCIA ESTUDIANTIL: La divulgación de la gestión del programa se realiza a la dirección de Bienestar Universitario y al tablero de control, de acuerdo a las metas bimestrales definidas. Igualmente por solicitud de las diferentes unidades administrativas y académicas, se entregan informes avalados por la Dirección de Bienestar Universitario.


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VERSIÓN 4


FLUJOGRAMA


COORDINADOR

PERMANENCIA Y

GRADUACIÓN

PROFESIONAL DE APOYOUNIDADES ACADÉMICAS Y

ADMINISTRATIVAS

BIE

NE

ST

AR

UN

IVE

RS

ITA

RIO

INICIO

PLANEACIÓN

PRAGRAMACIÓN DE

ACTIVIDADES

PERMANENCIA

ESTRATEGIAS

INSTITUCIONALES

PERMANECIA

ESTUDIANTIL

REMISIÓN DE

ESTUDIANTES

SEGUIMIENTO Y

VALORACIÓN DE

ESTUDIANTES

INFORME DE

VALORACIÓN

FIN

ARCHIVO DE

SEGUIMIENTO

INDIVIDUAL

DIVULGACIÓN DE LA

GESTIÓN


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VERSIÓN 4


1. DOCUMENTOS RELACIONADOS: - Calendario académico institucional - Cronograma de actividades - Plan de acción anual - PEID - Reglamento estudiantil - Plan de trabajo - Guía Protocolo de Manejo Médico - Guía Protocolo de Manejo Psicológico - Estructura Orgánica. Acuerdo 004 de 04 de Julio de 2006

2. REGISTROS:

- Plan de trabajo por programa - Informe de gestión Bienestar Universitario - Control asistencia libre integral - Registro hoja de vida Equipos médicos - Registro hoja de vida de máquina y equipos de Bienestar Universitario - Registro y control de medicamentos - Seguimiento a proveedores

3. : CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

0 13/07/2010 Emisión inicial

1 01/06/2013

Se mejoró la documentación de cada programa que compone la dirección de bienestar universitario, se incluyeron los siguientes procedimientos:

a) OTORGAMIENTO DE BECAS b) FORMACIÓN ELECTIVA LIBRE INTEGRAL: NÚCLEO DE

FORMACIÓN para pregrado y postgrado. c) PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Igualmente se ingresó el programa de DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL con dos procedimientos:

a) PROGRAMA DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN ESTUDIANTIL b) ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DESERCIÓN Y RETENCIÓN

2 01/06/2014

Se incluyen los criterios para custodia de historia clínica, se ingresan las estrategias institucionales de permanencia estudiantil (mapa conceptual). Se actualiza el paso a paso del programa de Deserción y Retención Estudiantil.

3 04/10/2016

Se ajusta la descripción del programa de recreación y deporte, se incluye el proyecto del medio ambiente en el servicio psicológico, se incluye el criterio c en la custodia de la historia clínica y se incluye el procedimiento del desarrollo de la actividad de bienvenida a padres de familia, se ajusta el programa de permanencia y graduación (sec. 5 y 6).

4 10/11/2017

Se actualiza el manual de procedimientos de acuerdo a la mejora del proceso, se elimina el ítem 5.2 de promoción y prevención, se elimina el formato de aptitud laboral ya que no hace parte de proceso de Bienestar Institucional.

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