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No. AUD-INF-02-2017

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE AUDITORÍA INTERNA

INFORME ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA INTERNA

Elaborado por: Yilena Alcázar Arroyo, Auditora Interna

Diciembre, 2017

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

AUDITORÍA INTERNA

INFORME No. AUD-INF-02-2017

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CONTENIDO

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1. INTRODUCCIÓN............................................................................................. 4 1.1 Origen del estudio................................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio................................................................................ 4 1.3 Alcance..................................................................................................... 4 1.4 Marco normativo……………………………………………………………. 5 1.5 Aspectos normativos a considerar........................................................... 5

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO....................................................................... 6

3. CONCLUSIONES……..................................................................................... 15

4. RECOMENDACIONES................................................................................... 16

5. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS………………………………………….. 16


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RESUMEN EJECUTIVO

Este seguimiento se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría

Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual

de esta Auditoría para el período 2017.

El objetivo de este estudio es el de determinar el grado de cumplimiento (cumplida, en proceso o

incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y el alcance incluye las

recomendaciones que la Auditoría Interna registraba como pendientes de su implementación, de acuerdo

con el detalle incluido en el apartado 1.3 de este Informe.

De 16 recomendaciones que la Auditoría Interna registraba como pendientes de dar seguimiento a su

implementación, se determinó que siete se encuentran cumplidas, siete en proceso de implementación y

dos recomendaciones se mantienen en estado de incumplida.

Dentro de las recomendaciones que se implementaron está el establecimiento de los procedimientos

correspondientes a Contratación Administrativa, Formulación Presupuestaria y Gestión Trámite de

Recursos Humanos que además incluyó una capacitación para que los funcionarios continúen con la

elaboración de los procedimientos pendientes de elaboración, también se presentó una propuesta de una

estructura organizacional, la cual fue aprobada por la Junta Administrativa y el trámite realizado para

contar con un encargado del área de recursos humanos, lo cual contribuirá a una adecuada segregación

de funciones en cuanto a la elaboración de la planilla y su correspondiente pago, a fortalecer el control

interno en la elaboración de acciones de personal y otros trámites relacionados con personal.

El Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) que actualmente se encuentra en proceso de

implementación, constituye una herramienta que permite la identificación, catalogación y administración

de los riesgos, así como priorizar a la hora de presupuestar los recursos. Otras recomendaciones que se

encuentran en proceso de cumplimiento son la autoevaluación de control interno, las Normas técnicas

para la gestión y el control de las tecnologías de información, la corrección de las diferencias originadas

del Informe de liquidación presupuestaria 2015 en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, consolidar

una metodología o modelo de planificación que permita contar con planes internos de mediano plazo

(plan estratégico), la automatización del control de vacaciones, así como retomar el mejorar el

porcentaje de ejecución presupuestaria, ya que este año se vio afectado el plan presentado por la

Dirección por la publicación del Decreto Ejecutivo No. 40540-H, denominado “Contingencia Fiscal”.

Aún quedan pendientes de implementar recomendaciones importantes como lo son los manuales de

procedimientos relacionados con el manejo de la Colección de Obras de Arte y el programa ético

institucional.

Con el propósito de que se implementen las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, derivadas

de los diferentes informes de auditoría, se recomienda a la Junta Administrativa del MAC solicitar a la

Administración implementar las que aún se encuentran pendientes y dar seguimiento a las que se

encuentran en proceso.

Los resultados de este Informe fueron previamente remitidos y comentados con la Subdirección del MAC,

con copia a la Dirección.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

Este seguimiento se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2017. 1.2 Objetivos del estudio

Determinar el grado de cumplimiento (cumplida, parcialmente cumplida, en proceso o incumplida) de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

1.3 Alcance El estudio consistió en determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones que se encuentran pendientes de su implementación, las cuales se derivan de los siguientes informes de auditoría:

1. Oficio No. AUD-023-12 del 08 de agosto de 2012, recomendación originada del Informe Estudio Auditoría Operativa – Colección Obras de Arte No. AUD-008-09, recomendación No. 1.

2. Oficio No. AUD-020-13 del 26 de junio de 2013, Informe estudio sobre Recurso Humano del

Museo de Arte Costarricense, recomendaciones No. 1, 3 y 4.

3. Oficio No. AUD-025-13 del 26 de agosto de 2013, Primer Informe parcial estudio sobre Presupuesto, recomendaciones No. 1 y 3.

4. Oficio No. AUD-035-13 del 16 de diciembre de 2013, Informe estudio sobre Presupuesto,

recomendaciones No. 5 y 7.

5. Oficio No. MAC-AUD-007-14 del 27 de febrero de 2014, recomendaciones originadas del Informe de auditoría sobre los resultados del estudio relacionado con el cumplimiento de directrices emitidas por la Contraloría General de la República, No. AUD-002-09, recomendaciones No. 2 y 3.

6. Oficio No. MAC-AUD-009-14 del 04 de marzo de 2014, recomendación originada del Informe

Estudio Auditoría Operativa-Escuela Casa del Artista, No. AUD-003-10 y del oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012, recomendación No. 1.

7. Oficio No. MAC-AUD-001-15 del 11 de febrero de 2015, Informe auditoría de la ética,

recomendación No. 4.1.


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8. Oficio No. MAC-AUD-021-15 del 12 de noviembre de 2015, Primer Informe parcial estudio sobre Planificación – Presupuesto, recomendaciones No. 1.

9. Oficio No. MAC-AUD-023-15 del 17 de diciembre de 2015, Segundo Informe parcial estudio

sobre Planificación – Presupuesto, recomendaciones No. 2 y 3.

10. Oficio No. MAC-AUD-004-16 del 28 de abril de 2016, Informe de arqueo y revisión de los documentos que sustentan los pagos realizados por medio de los fondos fijos de cajas chicas del Museo de Arte Costarricense, recomendaciones No. 3.

El estudio abarcó el período del 15 de enero al 30 de noviembre de 2017, debiendo extenderse en los casos que se consideró necesario.

1.4 Marco Normativo

Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091 y su Reglamento

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

Normas Técnicas sobre Presupuesto Público2

1.5 Aspectos normativos a considerar Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero: “Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”

1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de

febrero de 2009. 2 No. N-1-2012-DC-DFOE, publicado en el Alcance Digital No. 39 a La Gaceta No. 64 del 29 de marzo de 2012.


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2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Oficio No. AUD-023-12 del 08 de agosto de 2012, recomendación originada del Informe Estudio

Auditoría Operativa – Colección Obras de Arte No. AUD-008-09.

Recomendación No. 1 Estado: Incumplida

“1. Para contribuir con el mejoramiento del sistema de control institucional, se recomienda emprender las acciones necesarias dirigidas a elaborar los correspondientes manuales de procedimientos, en este caso es urgente la necesidad de contar con un manual de procedimientos que regule el ingreso, salida, préstamo, custodia, condiciones de mantenimiento y almacenamiento de las obras de arte que conforman la Colección del MAC. En ese sentido se recomienda implementar una política de autorización de salida de obras de arte, que permita establecer de acuerdo con ciertos parámetros, cuáles obras requieren la autorización de la Junta Administrativa, Dirección, Curaduría o Registro y Catalogación, según sea el caso.”

En atención del seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora de la Institución, remitió el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, en el que indica con respecto a esta recomendación que los “Manuales fueron pasados a todo el personal, para su implementación, vía correo electrónico”, no obstante los procedimientos circulados por la Dirección el 28 de junio de 2017 corresponden a Contratación Administrativa, Formulación Presupuestaria, Control de Caja Chica y Gestión Trámite de Recursos Humanos, por lo que se le solicitó aclaración a la señora Carmona Valverde en el correo de fecha 21 de noviembre de 2017e indicó que “el ICAP elaboró 10 procedimientos y también un machote de procedimiento. El procedimiento relacionado con la colección de obras de arte, le corresponde a María José, por ser la Curadora.” 2.2 Oficio No. AUD-020-13 del 26 de junio de 2013, Informe estudio sobre Recurso Humano del

Museo de Arte Costarricense.

Recomendación No. 1 Estado: En proceso

“Se recomienda que la Institución cuente con un sistema automatizado de control de vacaciones que proporcione seguridad razonable sobre la efectividad y la eficiencia de esta actividad, confiabilidad de la información, así como el cumplimiento de la normativa aplicable, a fin de evitar errores u omisiones como las señaladas en el apartado 2.1 de este informe…”

Con respecto a esta recomendación la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora del MAC, en el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017 informó que “se hace la aclaración, que el módulo de “Nómina” aún no ha entrada [sic] en función por parte de Financiero del MCJ. Este módulo incluye control de vacaciones, elaboración de acciones de personal y toda actividad de Recursos Humanos. La compañera Paula Jiménez, es quién va a llevar la capacitación, que se programó y fue cancelada. Estamos a la espera de nueva fecha.” La capacitación fue recibida el 20 de noviembre de 2017, de acuerdo con correo del 13 de noviembre de 2017, suministrado por la señora Subdirectora del MAC.


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Recomendación No. 3 Estado: Cumplida

“En este nuevo estudio de auditoría se evidencia una vez más, la necesidad de que la Institución cuente con manuales de procedimientos y que tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta “documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

La Dirección del Museo de Arte Costarricense circuló el 28 de junio de 2017 varios procedimientos, entre ellos el de Gestión Trámite de Recursos Humanos.


“Es necesario fortalecer el control interno en el pago de las planillas, ya que esta actividad está concentrada en el Área Financiero-Contable, también responsable de emitir las órdenes de pago, realizar las conciliaciones bancarias y los registros contables, por lo que convendría valorar, dentro de las posibilidades presupuestarias y legales, el contar con un encargado (a) de recursos humanos en la Institución, quien además de otras funciones, asumiría la preparación de la planilla, de tal forma que se dé una adecuada separación de funciones y supervisión.”

En el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora de la Institución, informa que “ya se solicitó la terna en oficio No. MAC-SUB-273-2017 del 04/10/2017, para nombrar al encargado de recursos humanos, quien será la persona que maneje el módulo de Nómina en el Bos. La entrevista será el 03/11/2017”. Es importante indicar que la encargada de Recursos Humanos del MAC, la señora Andrea Rodríguez Rojas, inició labores a partir del 01 de diciembre de 2017. 2.3 Oficio No. AUD-025-13 del 26 de agosto de 2013, Primer Informe parcial estudio sobre

Presupuesto.


“Es urgente contar con los manuales de procedimientos y de funciones, que permitan establecer claramente el funcionamiento interno en cuanto a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución, tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 4.2, esta “documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”.

Esta recomendación también fue planteada en el informe remitido con el oficio No. MAC-AUD-023-15 del 17 de diciembre de 2015. La Dirección del Museo de Arte Costarricense circuló el 28 de junio de 2017 varios procedimientos, entre ellos el de Formulación Presupuestaria.

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml


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“Es urgente que la Institución cuente con un Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI), no solo porque a la fecha se incumple con lo establecido en la Ley General de Control Interno, lo cual conduce a responsabilidad administrativa, de acuerdo con lo indicado en los artículos 19 y 39 de la citada Ley, sino que además es una herramienta gerencial que permite la identificación, catalogación y administración de los riesgos y es un insumo más a considerar en la fase de formulación presupuestaria.”

Esta recomendación también fue planteada en los informes remitidos con los oficios No. MAC-AUD-007-14 y MAC-AUD-021-15 del 27 de febrero de 2014 y 12 de noviembre de 2015 respectivamente. Con respecto a la implementación del SEVRI, la señora Carmona Valverde indicó en su oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, lo siguiente: “El SEVRI fue contratado por medio de la Contratación Directa No. 2017CD-000027-0009800001, notificado el 17/10/2017, contrato No. 04320170000400044-00. La primer reunión con la Sra. Carmen Coto fue el 23/10/2017…” Adicionalmente se recibió la Circular No. MAC-SUB-007-2017 del 02 de noviembre de 2017, suscrita por la señora Xinia Carmona Valverde, mediante la cual comunica a los funcionarios de la Institución el inicio de la implementación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI) y se convoca a la charla que impartirá la señora Carmen Coto de la empresa adjudicada Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), en el siguiente horario:

Programa 2: 09 de noviembre de 2017 de 1:00 pm a 4:00 pm en la Casa del Artistita. Programas 1 y 3: 20 de noviembre de 2017 de 9:00 am a 12 md en la Sala XIV, Sede Sabana.

2.4 Oficio No. AUD-035-13 del 16 de diciembre de 2013, Informe estudio sobre Presupuesto.


“Es importante que la Administración realice un análisis y presente a la Junta Administrativa una propuesta de una estructura organizacional que permita una mejor coordinación entre las diferentes unidades, se establezcan claramente las relaciones de autoridad y de dependencia, las actividades, responsabilidades e incluya a todas las unidades que conforman la Institución y que no se incluyen en la actual estructura organizacional (Planificador, Archivista, Auditoría Interna, etc.)”

En el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, la señora Subdirectora informa que “El estudio de la estructura fue realizado por el ICAP mediante contratación No. 2016CD-00011-00098-00001 y está en espera del acuerdo de junta del 24/10/2107 para que el Sepla la remita a Mideplan para su aprobación”. El 24 de octubre de 2017, en la Sesión Ordinaria No. 020, mediante el Acuerdo 4.4 la Junta Administrativa aprobó “el Estudio Organizacional y la Propuesta del Organigrama para el Museo de Arte Costarricense


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elaborado por el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP)…” Fue presentado por la señora Subdirectora con el oficio No. MAC-SUB-204.2017.


“(…) así como en el área de contratación administrativa se recomienda gestionar un procedimiento3 institucional que de igual forma delimite los deberes y responsabilidades de las diferentes unidades, así como el detalle de los requerimientos necesarios para tramitar un proceso de contratación administrativa.”

La Dirección del Museo de Arte Costarricense circuló el 28 de junio de 2017 varios procedimientos, entre ellos el de Contratación Administrativa. 2.5 Oficio No. MAC-AUD-007-14 del 27 de febrero de 2014, recomendaciones originadas del Informe

de auditoría sobre los resultados del estudio relacionado con el cumplimiento de directrices emitidas por la Contraloría General de la República, No. AUD-002-09.


Importancia de que la Institución realice por lo menos una vez al año una autoevaluación de su sistema de control interno, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 17, inciso b, de la Ley General de Control Interno.

Con el oficio No. MAC-SUB-343-2017 del 13 de diciembre de 2017, suscrito por la señora Xinia Carmona Valverde, Subdirectora del MAC, se da inicio al proceso de autoevaluación del sistema de control interno 2017, ya que en esta primera etapa se le solicita a las diferentes áreas que integran la Institución, completar un cuestionario diseñado para tal fin, se espera finalizar esta evaluación a principios del 2018.


Importancia de que la Institución implemente las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de Información”, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. R-CO-26-2007 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 119 del 21 de junio de 2007.”

En el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, la señora Subdirectora informa lo siguiente con respecto a esta recomendación: “En reunión sostenida con la Sra. Catalina Cabezas, el 19/10/2017, no indicó: “…La implementación de las Normas Técnicas va más allá, es una consultoría específica en el tema de buenas prácticas de la ISO 19001 ltil Cobit, que se aplica a la realidad del MAC. Cada institución tiene que aplicar las normas, según la condición de la institución.

3 Modificada la palabra reglamento por procedimiento en oficio No. MAC-AUD-002-17 del 10 de enero de 2017, en atención de

aclaración solicitada por la Dirección en el oficio No. MAC-DIR-015-2017 del 09 de enero de 2017.


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Se llega a la conclusión que se deberá considerar. 1. Un servicio para la aplicación de las normas que podrá ser aplicado en el presupuesto 2018 2. Generar la consulta de contar con un Informático profesional que sea planilla del MAC para atender todas las necesidades, este último se deberá gestionar ante la Autoridad presupuestaria para la creación de la plaza. La plaza fue solicitada a la Autoridad Presupuestaria y a la Ministra de Cultura, sin embargo, no fue aprobada. STAP-1234-2017 sobre Informe POI 2017.” 2.6 Oficio No. MAC-AUD-009-14 del 04 de marzo de 2014, recomendación originada del Informe

Estudio Auditoría Operativa-Escuela Casa del Artista, No. AUD-003-10 y del oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012.


“Realizar una propuesta del monto a cobrar por concepto de matrícula de los cursos que se imparten en la ECA, para posteriormente someterlo a aprobación de la Junta Administrativa, así como que se solicite la elaboración de un reglamento o procedimiento que establezca las condiciones necesarias para que sea otorgada parcial o totalmente una beca, así como la determinación del mecanismo mediante el cual se aprobarán este tipo de becas.” (AUD-003-10)

Adicionalmente, mediante el oficio No. AUD-008-12 del 23 de febrero de 2012, la Auditoría Interna atendió una consulta relacionada con el tema del cobro de los servicios que brinda la ECA, el cual incluía el criterio externado por la Presidencia de la República, mediante el oficio No. DP-1118-2011 del 19 de octubre de 2011, en atención de la Directriz No. 22-H, la cual instaba a las entidades y órganos desconcentrados que tienen la capacidad legal, para “cobrar por los servicios que prestan, mediante el cobro directo a quienes los reciben…” En lo que interesa se transcribe parte del oficio No. AUD-008-12:

“El oficio DP-1118-2011 indica lo siguiente con respecto al Museo de Arte Costarricense:

“De acuerdo con el artículo 13 de la Ley 6091 del 07 de octubre de 1977 y sus reformas, denominada “Ley de Creación del Museo de Arte Costarricense”, el Museo solamente percibirá ingresos producto de la venta de las publicaciones del Ministerio de Cultura y Juventud. Cabe mencionar que la normativa no establece la metodología para la fijación de precios y/o tarifas, ni un destino específico para estos ingresos”.

Con base en lo antes expuesto, queda claro que el Museo solamente tiene la capacidad legal para recibir ingresos por la venta de publicaciones. No obstante lo anterior, esta Auditoría Interna recomienda consultar el criterio de la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud, tal y como se sugirió en el correo del 02 de diciembre de 2011, mediante el cual se atendió una consulta planteada sobre este mismo tema por el señor José Edwin Araya, Director Artístico de la ECA, en el que se indicó que se estaba a la espera de la consulta realizada a la Autoridad Presupuestaria sobre el informe que señala la Directriz No. 13-H antes indicada y que previo a remitir a la Junta Administrativa una propuesta de modificación al Decreto No. Ejecutivo 27988-


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C, mediante el cual la Escuela Casa del Artista se constituyó como un programa del Museo de Arte Costarricense, se solicitara el criterio legal a esta Asesoría Jurídica. (…)”

Con respecto a este tema la señora Carmona Valverde indicó en su oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, lo siguiente: “Se recibe oficio No. A.J. 067-2017 del 22/02/2017 suscrito por la Sra. Orietta González – Jefa Asesoría Jurídica, en donde indica que no existe fundamento legal para que la ECA realice ese cobro.” La consulta a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Cultura y Juventud fue realizada por la señora Sofía Soto Maffioli, Directora del MAC, mediante el oficio No. MAC-DIR-011-2017 del 07 de enero de 2017. Adicionalmente, se recibe copia del oficio No. C-286-2017 del 14 de noviembre de 2017, de la Procuraduría General de la República, mediante el cual se atendió consulta realizada por la Subdirección del Museo de Arte Costarricense el 29 de abril de 2015, sobre “si es posible cobrar los servicios que brinda la Escuela Casa del Artista…” Al respecto, la Procuraduría concluye lo siguiente: “IV Conclusión.-

La Escuela Casa del Artista es un programa del Museo de Arte Costarricense, órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, que tiene asignado el deber de impulsar las actividades de difusión de la cultura en todas sus manifestaciones, para lo cual puede comercializar los productos que en ese sentido realice (Decreto Ejecutivo N°23643). En estricto sometimiento al principio de legalidad que rige el actuar de la Administración Pública, (art. 11 CP y LGAP) no podemos afirmar que la Escuela Casa del Artista pueda “cobrar por sus servicios”, en los términos generales en que se nos consulta, pero sí, que puede “(…) realizar y comercializar publicaciones, grabaciones y filmaciones (…)”, todo ello para alcanzar el objetivo de difundir los valores costarricenses, en virtud de las competencias que tiene el órgano que se encuentra a cargo de la ejecución de ese programa.” 2.7 Oficio No. MAC-AUD-001-15 del 11 de febrero de 2015, Informe auditoría de la ética

Recomendación No. 4.1 Estado: Incumplida

“Solicitar a la Dirección del Museo de Arte Costarricense la definición, implementación y seguimiento de un Marco institucional en materia ética, de tal forma que en el corto plazo la Institución cuente con sus tres componentes: Programa ético, Ambiente ético e Integración de la ética en los sistemas de gestión institucionales.

En cuanto a la definición del Programa ético es indispensable que se incluya la participación activa del jerarca institucional, los titulares subordinados y todos los demás funcionarios de la Institución, así como que se considere el impacto de sujetos interesados externos, como es el caso de: proveedores, clientes, instituciones relacionadas, ciudadanía en general, entre otros.


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Asimismo, es necesario que el Programa ético contenga los factores formales que en materia ética se establezcan para el Museo de Arte Costarricense, tales como:

1. Declaración de valores 2. Código de ética 3. Visión y misión 4. Indicadores de gestión ética 5. Estrategia de implementación (compromisos, políticas y programas regulares para actualizar y

renovar el compromiso de la organización con la cultura ética). Las políticas contempladas en la estrategia de implementación están referidas, al menos, a los siguientes temas: a) Divulgación del marco ético b) Acciones y responsables c) Revisión, actualización y seguimiento del programa d) Manejo de fraude y corrupción e) Tratamiento de conflictos de interés f) Manejo de conductas presuntamente antiéticas g) Gestión del recurso humano h) Compromiso con el control interno i) Responsabilidad social j) Planeación de acciones para minimizar el impacto de factores que podrían obstaculizar las

acciones relacionadas con la ética.

De conformidad con lo que señala la “Guía técnica para el desarrollo de auditorías de la ética”, emitida por la Contraloría General de la República, una vez que el programa haya sido establecido, debe ser comunicado, con suficiente claridad y en forma regular, a todos los miembros de la institución y a los sujetos interesados que así corresponda, debiendo estar disponibles para consulta aquellos elementos más tangibles como lo es el código de ética, declaraciones de valores, reglamentos, descripciones de procedimientos, entre otros.

En el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, la señora Subdirectora indica que “El tema de la ética, lo tenemos para que la persona encargada de Recursos Humanos lo lleve a cabo. Esperamos contar con esa persona en diciembre del presente año, dependiendo de cómo nos vaya con la terna.” La señora Andrea Rodríguez Rojas inició labores a partir del 01 de diciembre de 2017 en el Museo de Arte Costarricense como encargada de Recursos Humanos. 2.8 Oficio No. MAC-AUD-021-15 del 12 de noviembre de 2015, Primer Informe parcial estudio sobre

Planificación – Presupuesto


“Es urgente que la Administración implemente una metodología o modelo de planificación que permita llevar a cabo un proceso de planificación estratégico participativo, documentado, oficializado y divulgado, que parta de un diagnóstico que oriente su formulación y que a su vez sirva de parámetro o línea base para su seguimiento y evaluación que involucre a toda la Institución (Junta Administrativa-Dirección-unidades), de tal forma que se generen planes internos de corto, mediano y largo plazo


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(plan operativo institucional y plan estratégico), orientados al cumplimiento de su misión, visión y objetivos y que además facilite la delimitación de las tareas de las unidades que conforman los diferentes programas presupuestarios, así como sus responsabilidades en materia presupuestaria y de planificación. Esta metodología o modelo deben incluir el diseño de los mecanismos o parámetros necesarios para medir el cumplimiento y la rendición de cuentas de los recursos asignados a la Institución, las unidades responsables de su cumplimiento y los resultados alcanzados, los cuales deben establecerse en función de los fines para los cuales fue creada la Institución y con criterios de eficacia, eficiencia, economía y ética.”

La señora Subdirectora indica en el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017 lo siguiente con respecto a esta recomendación: “En cuanto a la planificación, se les ha solicitado a todas las unidades de los 3 Programas, un plan de proyectos, en el cual nos indican los presupuestos que requieren para el año siguiente. Luego, en enero, se le comunica a cada uno, que les fue aprobado, para que remitan los documentos de contratación que corresponde. La información se remita a la Junta Administrativa, para que apruebe el Plan de Adquisiciones.” Mediante correo del 17 de noviembre de 2017, se solicitó a la señora Subdirectora la siguiente aclaración: “2. La recomendación No. 1, relacionada con implementar una metodología o modelo de planificación, su respuesta se refiere a la formulación presupuestaria, es decir la adquisición de bienes y servicios necesarios para que cada Área lleva a cabo sus planes, sin embargo, esta recomendación va orientada a que además de contar con planes internos de corto plazo (que sería el POI ya que abarca un año) se cuenten con planes de mediano y largo plazo (plan estratégico) por lo cual consulto, tiene considerado la Administración alguna acción relacionada con este tema de planificación de mediano y largo plazo?” La respuesta a esta consulta de la señora Subdirectora, en correo electrónico del 21 de noviembre de 2017, fue la siguiente: “En cuanto a su consulta No. 2, es difícil para cualquier Administración contar con planes de mediano y largo plazo, ya que los períodos por lo general son de 2 años para cada Administración. Asimismo, cada Administración, dependiendo de la profesión del Director, acomoda los planes a su manera.” No obstante lo anterior, la actual Administración diseñó un documento para que las diferentes áreas que integran la Institución elaboraran sus planes de trabajo para el 2017, el cual incluye objetivos operativos, actividad o acción, meta, indicador, periodicidad. 2.9 Oficio No. MAC-AUD-023-15 del 17 de diciembre de 2015, Segundo Informe parcial estudio

sobre Planificación – Presupuesto


“Instruir a la Administración para que sean corregidas las situaciones descritas en el apartado 2.2 de este Informe, de tal forma que la información que quede como datos históricos para el período 2015


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en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, no presente diferencias con respecto a los informes generados.”

Por medio del oficio MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017, la Subdirección informó lo siguiente: “Se aprobó la solicitud de horas extras para tal fin, según oficio No. MAC-FC-114-2017 suscrito por la Sra. Sianny Arroyo – Coordinadora de Financiero/Contable, para noviembre/diciembre 2017.” Las funcionarias del Área Financiero-Contable se encuentran trabajando en depurar la información ingresada en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS.


“Se recomienda a la Administración tomar las medidas necesarias que permitan mejorar sustancialmente el porcentaje de ejecución presupuestaria para el próximo período presupuestario (2016), ya que el promedio de ejecución (presupuesto ordinario vrs ejecutado) del período 2011-2015 (al 30/9/15) es de 64.38%.”

Como parte de la implementación de esta recomendación, la señora Sofía Soto Maffioli, Directora de la Institución, remitió a la Junta Administrativa un “Plan de mejoramiento de la ejecución presupuestaria del Museo de Arte Costarricense”, oficio No. MAC-DIR-033-2017 del 18 de enero de 2017. Este mismo plan le fue presentado a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) del Ministerio de Hacienda, mediante el oficio No. MAC-DIR-020-2017 del 16 de enero de 2017, en respuesta al oficio No. STAP-003-2017 que también solicitó medidas para mejorar la ejecución presupuestaria. El 07 de agosto de 2017 se emitió el oficio No. STAP-1234-2017, suscrito por la señora Ana Miriam Araya Porras, Directora Ejecutiva de la STAP, en respuesta al “oficio MAC-DIR-344-2017, sobre Informe seguimiento semestral del POI 2017”, con respecto al tema de medidas para mejorar los niveles de ejecución presupuestaria de la institución, se indica lo siguiente: “3. Llama la atención, que la entidad a pesar de que presentó a esta Secretaría Técnica, mediante el oficio MAC-DIR-020-2017, un plan de medidas para mejorar los niveles de ejecución de la entidad y por ende, del cumplimiento de los objetivos y metas de la institución en el 2017. La misma, no presentó ningún avance en el cumplimiento de dichas medidas planteadas al primer semestre del 2017, tal y como se les solicitó mediante los oficios STAP-0034-2017 y STAP-0883-2017.” En cuanto al seguimiento de esta recomendación, la señora Subdirectora indica en el oficio No. MAC-SUB-286-2017 del 24 de octubre de 2017 lo siguiente: “El 02/05/2107, se recibe oficio No. MCJ-DFC-5041-504-2017 suscrito por la Sra. Guadalupe Gutiérrez nos comunica que nos van a rebajar un 5% del presupuesto por un monto de ¢85.580.000.00 por aplicación de la Directriz 70-H. Se recibió la Circular No. DM-026-2017 del 08/08/2017, suscrita por la Sra. Sylvie Durán Salvatierra, en donde nos comunican que salió el D.E. No. 40540-H Contingencia Fiscal, en donde clasifican las contrataciones en 3 grupos, para que remitamos un cuadro con los estados de cada una, para ver cuáles


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se aprueban y cuáles no. Asimismo, nos indican que sólo se podrán hacer modificaciones presupuestarias de contratos continuos, compras nuevas no. El 24 de agosto recibimos un correo de la Sra. Cristina Monge – Coordinadora de Contrataciones de la PI, en donde nos comunicaban cuales contrataciones habían sido aprobadas en la primera revisión, ya que faltaba la segunda revisión por parte de la Presidencia de la República…” “El 19/10/2017 se recibe el oficio No. DVMA-1069 en donde nos indica el Sr. Dennis Portuguez – Viceministro, donde nos indican que 4 trámites no fueron aprobados…” “En vista de lo expuesto anteriormente, este año con el Decreto de Contención, se dejaron sin trámite varias compras y con la subejecución también; por lo que es posible que nuestros planes de mejoramiento de ejecución, no den los resultados esperados.” 2.10 Oficio No. MAC-AUD-004-16 del 28 de abril de 2016, Informe de arqueo y revisión de los

documentos que sustentan los pagos realizados por medio de los fondos fijos de cajas chicas del Museo de Arte Costarricense


“Solicitar a los encargados de los fondos fijos de caja chica de la Institución atender lo establecido en el artículo 32 del Reglamento del Fondo Fijo-Caja Chica del Museo de Arte Costarricense, en cuanto a suscribir una póliza de fidelidad.”

Ambas encargadas de los fondos fijos de caja chica de la Institución suscribieron las respectivas pólizas de fidelidad, según documentos aportados a la Auditoría Interna en seguimiento realizado en el Informe No. MAC-AUD-INF-01-2017, oficio No. MAC-AUD-034-2017 del 30 de agosto de 2017. Los documentos demuestran que las pólizas están vigentes hasta el 31 de enero de 2018.

3. CONCLUSIONES De 16 recomendaciones que la Auditoría Interna registraba como pendientes de dar seguimiento a su implementación, se concluye que siete se encuentran cumplidas, siete en proceso de implementación y dos recomendaciones se mantienen en estado de incumplida. Es importante destacar que la Administración actual ha realizado un esfuerzo en implementar las recomendaciones que se encontraban pendientes, tal es el caso del establecimiento de algunos procedimientos que además incluyó una capacitación para que los funcionarios continúen con la elaboración de los procedimientos pendientes de elaboración, como lo son los relacionados con la Colección de Obras de Arte de la Institución, también presentaron una propuesta de una estructura organizacional, la cual fue aprobada por la Junta Administrativa y el trámite realizado para contar con un encargado del área de recursos humanos, lo cual contribuirá a una adecuada segregación de funciones en cuanto a la elaboración de la planilla y su correspondiente pago, a fortalecer el control interno en la elaboración de acciones de personal y a que se cuente con un recurso dedicado a esta área que a su vez va a ayudar a implementar otras recomendaciones como el control de vacaciones sistematizado y el programa ético.


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Dentro de las recomendaciones que se encuentran en proceso de implementación se encuentran el Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI), la autoevaluación de control interno, las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, la corrección de las diferencias originadas del Informe de liquidación presupuestaria 2015 en el Módulo de Presupuesto del Sistema BOS, la automatización del control de vacaciones, retomar el mejorar el porcentaje de ejecución presupuestaria, ya que este año se vio afectado el plan presentado por la Dirección por la publicación del Decreto Ejecutivo No. 40540-H, denominado “Contingencia Fiscal”, así como consolidar una metodología o modelo de planificación que permita contar con planes internos de mediano plazo (plan estratégico). Con respecto a esta última recomendación, es importante señalar que la actual Administración asumió funciones en los últimos dos años del período por lo cual es comprensible que tal y como lo señala la señora Subdirectora sea difícil contar con planes de mediano y largo plazo, sin embargo, se dieron a la tarea de contar con planes de trabajo anuales como el elaborado para el 2017 con la participación de los coordinadores de áreas. Aún quedan pendientes de implementar recomendaciones importantes como los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de la Colección de Obras de Arte y el programa ético institucional, por lo cual es necesario que la Administración continúe con el esfuerzo para la implementación de las mismas y concluir con las que se encuentran en proceso. 4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

4.1 Se recomienda girar instrucciones a la Administración para que se proceda con la implementación de

las recomendaciones que aún se encuentran en estado de incumplida, solicitar la presentación de un cronograma con plazos y responsables de su implementación.

4.2 Se recomienda girar instrucciones a la Administración para que se brinde seguimiento a las

recomendaciones que se encuentra en proceso hasta su implementación final. Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo

AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

C: Expediente YAA/

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