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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA

DEVOLUCIÓN DE DINEROS

MS.NI.SLA.07.P.11

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA – NIVEL INTRAINSTITUCIONAL

ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO ADMINISTRATIVO

PREPARADO POR: UNIDAD DE GESTION DE TRÁMITES TEC. MARÍA EMILIA GÓMEZ G.

VALIDADO POR :

UNIDAD PLATAFORMA DE SERVICIOS

UNIDAD FINANCIERA

ING. NIDIA MORERA GONZÁLEZ

LIC. KARLA ZÚÑIGA VILLALOBOS

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL INGA. CINTHIA CARMONA MENDOZA

ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ

APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS

VERSIÓN 1 FECHA DE EMISIÓN:

FECHA DE MODIFICACIÓN

DICIEMBRE DE 2013

MAYO 2014

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA

NIVEL INTRA-INSTITUCIONAL

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VERSIÓN 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y

PROTOCOLOS INSTITUCIONAL



CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

1. Introducción

Este protocolo, establece los pasos a seguir para la recepción de solicitudes de devolución de

dineros depositados en las cuentas de la institución. Lo anterior debido al requerimiento de

clientes que efectuaron un depósito en la entidad bancaria para solicitar algún registro u otro

trámite y que por algún motivo deciden no tramitarlo o pagaron de más por este trámite.

2. Objetivo

Garantizar la recepción de los documentos para la devolución de dineros de forma segura, eficiente y fluida provenientes de clientes externos.

3. Producto

Producto final: Documentos recibidos y tramitados de clientes externos.

Producto Intermedio: Formulario de recepción de documentos, Ficha de traslado de documentos.

4. Alcance

Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión.

5. Definiciones

Ficha de Traslado de Documentos: Ficha que se le adjunta a uno o a un grupo de documento que se trasladan en cualquier nivel de gestión del Ministerio de Salud de Costa Rica. Incluye información sobre el número de oficio entrante o número de boleta de recepción, asunto, dirigido a y la firma de los funcionarios que reciben el documento.

Número de Cédula Jurídica o Física: es el número de identificación de una sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada o empresa individual de responsabilidad limitada.

Número de cuenta cliente: es el número que asigna la entidad bancaria, que se utiliza para realizar transferencias y depósitos.

Número de DIMEX: es el Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros, con el que desde el 2008 se empezó a dotar a los foráneos legalmente establecidos en nuestro país. Consiste en una identificación de doce dígitos que cuenta con la fotografía y la firma del portador.



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CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

Número de documento de depósito o transferencia bancaria: es un número que asigna la entidad bancaria por el depósito de un trámite o transferencia.

Razón Social o Persona Física: es la denominación por la cual se conoce colectivamente a una empresa. Se trata de un nombre oficial y legal que aparece en la documentación, que permitió constituir a la persona jurídica en cuestión.

Representante legal: es la facultad otorgada por la ley a una persona para actuar en nombre de otra, recayendo en esta los efectos de tales actos. El ejercicio de esa representación puede ser obligatoria para el representante.

Trámite: cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer hasta su conclusión según las necesidades y expectativas de los clientes según los tipos de servicio que brinda el Ministerio.

6. Referencias

Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N° 8220, su reforma y su reglamento.

Directriz N° 002-2008: “Procedimiento para la gestión y organización de cartas, memorándums, certificaciones, circulares e informes producidos en el ministerio de economía, industria y comercio” y sus reformas.

Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud.

Norma cero para elaboración de protocolos.

Ley Nº 5395 Ley General de Salud

Decreto Ejecutivo 30103-S Cobro por Registro de Alimentos

Decreto Ejecutivo 28510-S Cobro por Registro de Medicamentos

Decreto Ejecutivo 32161-S Reglamento de Registro Sanitario de Establecimientos Regulados por el Ministerio de Salud

Decreto 32519-S Cobro por Registro de Productos Naturales con cualidades medicamentosas

Decreto Ejecutivo 35279-S Cobro por Registro de productos Higiénicos

Decreto Ejecutivo 30060-S Cobro por Registro de productos Cosméticos

Decreto Ejecutivo 32780-S Cobro por Registro de Equipo y Material Biomédico



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CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa

Responsable

8.1

Recibir formulario de

solicitud y documentos

adjuntos

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local

Unidad de Plataforma de Servicios

Unidad de Atención al Cliente

Equipo de Atención al

Cliente

8.2 Verificar la completitud de

los documentos

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente

8.3 Devolver los documentos

al cliente

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente

8.4 Adjuntar boleta de

recepción de documentos

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel local



Equipo de Atención al Cliente

8.5 Sellar boleta de recepción

de documentos Nivel Central Unidad de Plataforma

de Servicios



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CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

Nivel Regional

Nivel Local


Equipo de Atención

8.6

Entregar una copia de la

boleta de recepción de

documentos al cliente

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente

8.7 Registrar la recepción de

los documentos

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente

8.8

Trasladar los documentos

a Unidad Organizativa

Responsable

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente

8.9 Archivar copia de traslado

de Documentos

Nivel Central

Nivel Regional

Nivel Local




Cliente



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PROTOCOLOS INSTITUCIONALES



CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

8. Protocolo

Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsabl

e

8.1

Recibir formulario de

solicitud y

documentos adjuntos

Los documentos

En el

momento

que se

presente el

interesado

Personalm

ente

Anexo 1

Formulario

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.2

Verificar que los documentos estén

completos

Si la documentación está completa se

pasa a la actividad 8.4, de lo contrario a

la 8.3

Los documentos estén completos

Se recibe la

documentaci

ón

Personalm

ente Anexo 1

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente



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CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

8.3

Devolver los


Documentos al

Cliente

Están

incompletos

Personalm

ente

Formulario

Anexo 1

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.4

Adjuntar boleta de

recepción de

documentos

Boleta de

recepción de

documentos

Requisitos

estén

completos

Revisando

cada

requisito

Verificando

documentos

adjuntos.

Punto 5. de

Formulario

de solicitud

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.5

Sellar la boleta de

recepción de

documentos

La boleta de

recepción de

documentos

Al aceptar los

documentos

Forma

manual

Sellos

disponibles

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de



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CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.6

Entregar boleta de

recepción de


La boleta de

recepción de

documentos

Al recibir los

documentos

De forma

personal Anexo 2

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.7 Registrar la recepción

de los documentos

La recepción de

los documentos

Después de

recibidos los

documentos

Manual o

digitalmen

te

Manual o

con Equipo

de computo

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente



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VERSIÓN 1





CÓDIGO:

MS.NI.SLA.07.P.11

8.8

Trasladar los

documentos a

Unidad Organizativa

Los documentos

Se hayan

registrado los

documentos

Personalm

ente

Protocolo

de Traslado

de

documentos

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente

8.9

Archivar copia de

Traslado de

documentos

Copia de ficha

de traslado de

documentos

Después de

entregado el

traslado de

los

documentos

Personalm

ente

Manual o

en forma

digital

Unidad de

Plataforma de

Servicios

Unidad de

Atención al

Cliente

Equipo de

Atención al

Cliente



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PROTOCOLOS



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9. Diagrama de flujo



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PROTOCOLOS



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10. Anexos

ANEXO 1

FORMULARIO

1.6 Medio de Notificación

1.9 Número de documento de depósito o transferencia bancaria

2.1 Nombre completo

2.3 Teléfono residencial

2.5 Fax

2.7 Dirección exacta

3. DATOS DEL SOLICITANTE

3.1 Nombre completo

3.3 Nombre del trámite, si es registro, P.S.F.u otro trámite

3.5 Dirección

4. DATOS DEL PRODUCTO

4.1 Nombre del Producto y Marca

5. DOCUMENTOS ADJUNTOS

A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria

B- Copia de la cédula Jurídica o Física de Representante Legal o Certificación de Personería Jurídica

6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

7. FECHA DE RECIBO

8. NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE

Aspectos a considerar para evitar atrasos:

4.2 Número de registro sanitario vigente

3.4 Teléfono o fax

3.6 Correo electrónico

1.EMPRESA FABRICANTE, O IMPORTADORA

1.3 Teléfono(s)

1.5 Motivo de Devolución

1.2 N° de cédula jurídica o Física o N° DIMEX

3.2 N° cédula de identidad

2.4 Teléfono celular


REPUBLICA DE COSTA RICA

MINISTERIO DE SALUD

PARA USO EXCLUSIVO DEL MINISTERIO DE SALUD

SOLICITUD PARA LA DEVOLUCION DE DINERO

La devolución de dinero del registro sanitario o trámite de pago sera acreditado de acuerdo a la cuenta que fue depositado o

transferido en el fideicomiso 872-MS.CTAMS-BNCR, las cuales son: Cuenta corriente N° 213715-6 BNCR Colones, Cuenta

Corriente N° 617477-5 BNCR Dólares

2. REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA FABRICANTE O IMPORTADORA


1.8 Nombre de la Entidad Bancaria

1.1 Razón social o Persona física:

(Solo sera devuelto a la persona que efectuo el depósito o transferencia)

1.7 Número de cuenta cliente

( 17 dígitos y que esta a nombre del solicitante, indicar si es en $ o ¢)

C- Constancia del Banco con la cuenta cliente

(que contenga 17 dígitos, razón social o persona física)

2.2 N° cédula de identidad



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PROTOCOLOS



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Anexo 2

INTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO SOLICITUD PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINERO

Anote de forma clara y precisa, sin borrones ni tachadura, la información que se le

solicita. La información indicada tiene carácter de Declaración Jurada1. Datos de la Empresa o Persona Solicitante

1.1 Anotar la razón social o nombre completo de la persona física tal y como se consigna en su documento

de identificación

1.2 Indicar número de cédula física o jurídica o dimex en caso de extranjeros

1.3 Anote sus teléfonos

1.4 Indique su correo electrónico

1.5 Motivo de la devolución

1.6 Indique el medio para atender notificaciones, ya sea n° de fax, correo electrónico o a su dirección exacta.

1.7 Número de cuenta cliente (17 digitos, a nombre del solicitante, indicar si es en dólares o colones.

1.8 Anote el nombre completo del Banco 1.9 Anote el Número de depósito o transferencia bancaria

2. Datos del Representante Legal de la Empresa Solicitante

2.1 Anote el nombre del representante legal

2.2 Indique número de identificación o cédula

2.3 Anote número de teléfono habitacional

2.4 Indique número de teléfono celular

2.5 Indique número de fax

2.6 Anote correo electrónico

2.7 Anote dirección por provincia, cantón, distrito u otra señas

3. Datos del solicitante

3.1 Anote su nombre completo

3.2 Anote el número de identidad o cédula

3.3 Anote el nombre del trámite si es registro sanitario, Permiso sanitario de funcionamiento u otro trámite.

3.4 Indique número de teléfono o fax

3.5 Anotar dirección por provincia, cantón, distrito u otras señas

3.6 Indique correo electrónico

4. DATOS del PRODUCTO

4.1 Anote nombre del producto y marca

4.2 Número de registro sanitario vigente

5. DOCUMENTOS ADJUNTOS

Adjuntar los documentos que se le solicitan:

A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria

B- Copia de la cédula física, Jurídica de la empresa o dimex según el caso o aportar un poder legal por el

representante.

C- Constancia del Banco con cuenta cliente ( 17 dígitos)

6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL



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PROTOCOLOS



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Anexo 3

Boleta de recepción de documentos

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA

BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Consecutivo: Consecutivo:

Fecha de recepción: Fecha de recepción:
























Fecha de recepción: Fecha:









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