certificado nternacional de acunaciÓn contra la fiebre...

CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN

CONTRA LA FIEBRE AMARILLA

MS.NL.SLA.07.P.04

MMIINNIISSTTEERROO DDEE SSAALLUUDD DDEE CCOOSSTTAA RRIICCAA-- NNIIVVEELL LLOOCCAALL

ÁÁRREEAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN:: SSOOPPOORRTTEE LLOOGGÍÍSSTTIICCOO YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO

PREPARADO POR: DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE

UNIDAD DE GESTIÓN DE TRÁMITES

INGA XINIA ARIAS QUIRÓS

LIC. ALEXANDER CASCANTE ALFARO

BACH. ISABEL RODRÍGUEZ VARGAS

VALIDADO POR :

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA DE LA SALUD

DIRECCIÓN REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD

CENTRAL SUR

UNIDAD ATENCIÓN AL CLIENTE

DIRECCIÓN REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD

HUETAR CARIBE

UNIDAD ATENCIÓN AL CLIENTE

DRA. MARÍA ETHEL TREJOS SOLÓRZANO

MSC.. CELIA JIMÉNEZ VILLEGAS

LICDA. LEIDY SERRANO ÁLVAREZ

REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ

APROBADO POR:

DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DR. WILLIAM BARRANTES BARRANTES

VERSIÓN Nº: 4 FECHA DE EMISIÓN:

FECHA DE ACTUALIZACIÓN :

2009

2015

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA

NIVEL LOCAL

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VERSIÓN 4

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

INSTITUCIONAL

CERTIFICADO INTERNACIONAL DE

VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE

AMARILLA

CÓDIGO: MS.NL.SLA.07.P.04

“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”

.

1. Introducción

Este protocolo presenta una descripción de los pasos a seguir para la emisión del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla, de acuerdo con el Decreto Ejecutivo Nº 33934-S-SP-RE y su reforma Decreto 38563-S-SP-RE.

2. Objetivo

Proporcionar al personal de atención al cliente las herramientas necesarias para la emisión del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla, de forma diligente y con calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes que soliciten este servicio al Ministerio de Salud.

3. Producto

Producto final: Certificado Internacional de Vacunación otorgado.

Producto Intermedio: Solicitud de certificación de vacunación, Constancia de aplicación de la vacuna contra la Fiebre Amarilla, Hoja de revisión de la solicitud, Certificado de Vacunación, Instructivo de llenado del certificado, Control de entrega del certificado.

4. Alcance

Ministerio de Salud de Costa Rica, Nivel Local.

5. Definiciones

Lote de la vacuna empleada: Código alfanumérico que el laboratorio fabricante asigna a la cantidad de producto que se elabora en un ciclo de fabricación. La característica esencial del lote es la homogeneidad.


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PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

INSTITUCIONAL



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6. Referencias

Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 8220. Ley General de Salud No. 5395. Circular 103 de la Corte Suprema de Justicia para la oficialización del reglamento que obliga a la vacunación contra la fiebre amarilla y señala que el certificado es requisito para ingresar a los países señalados en este. Decreto Ejecutivo Nº 33934-S-SP-RE, y su reforma Decreto 38563-S-SP-RE. “Declara obligatoria la vacunación contra la fiebre amarilla antes de su ingreso al territorio nacional, en personas provenientes de áreas geográficas consideradas de riesgo”.

DGS-2185-09 Directriz de la Dirección General de Salud, 2009 referente a la firma del Certificado y el plazo de entrega.


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Y PROTOCOLOS

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7. Responsables

Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.1 Determinar el tipo de trámite Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.2 Verificar completitud de documentos Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.3 Informar al cliente el detalle del incumplimiento de los requisitos

Nivel Local Equipo de Atención al Cliente

8.4 Devolver los documentos al cliente

Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.5 Recibir solicitud del cliente Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.6 Confeccionar certificado de

vacunación Nivel Local

Equipo de Atención al Cliente

8.7 Firmar el certificado de vacunación Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.8 Entregar al cliente el certificado Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.9 Actualizar el registro de trámites Nivel Local Equipo de Atención al

Cliente

8.10 Ingresar información de vacuna al

registro de SINOVAC Nivel Local



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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

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Código Actividad Nivel de gestión

Unidad Organizativa Responsable

8.11 Archivar los documentos Nivel Local

Equipo de Atención al

Cliente


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PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

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8. Protocolo

Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable

8.1 Determinar el tipo de

trámite Tipo de trámite

El cliente se presenta

Personalmente Anexo 1

Formulario de Solicitud


Cliente

8.2

Verificar completitud de documentos (Si los documentos están

completos pasa a la 8.5 de lo contrario pasa a

la 8.3)

Completitud de los

documentos entregados

por el cliente

Se determina el tipo de

trámite

Personalmente

Hoja de verificación

de cumplimiento de requisitos

Anexo 3


8.3

Informar al cliente el detalle del

incumplimiento de los requisitos del trámite.

El detalle del

incumplimiento de

requisitos

Los documentos

están incompletos

Personalmente



Anexo 3



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Y PROTOCOLOS

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8.4 Devolver los

documentos al cliente Los

documentos Están

incompletos Personalmente



Anexo 3


8.5 Recibir la solicitud del

cliente La solicitud del cliente

Después de verificar completitud

de documentos

Manualmente

Protocolo Recepción

de Documentos

MS.NI.SLA.07.P.07


8.6

Confeccionar Certificado

Internacional de Vacunación

Certificado internacional

de vacunación

De inmediato

Manual o digitalmente

Certificado de

Vacunación (Anexo 4.)



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PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

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8.7 Firmar el certificado de

vacunación

Certificado de

vacunación

De inmediato

Personalmente Medios

disponibles


Cliente

8.8 Entregar al cliente el

certificado de vacunación

El Certificado

de vacunación

De inmediato

Personalmente

Control de entrega de certificados

Anexo 5


8.9 Actualizar el registro de

trámites Registro de

trámites

Después

de la entrega del certificado

Manual o digitalmente

Sistema de información


Cliente

8.10 Ingresar información

de vacuna al registro de SINOVAC

Información de vacuna al registro

de SINOVAC

Después

de la entrega del certificado

Digitalmente Sistema de información


Cliente

8.11 Archivar los

documentos generados en el trámite

Los documentos generados

en el trámite

Después de

actualizar el registro el

trámite

Manualmente

Procedimiento Clasificación Ordenación Documental

MS.UO.SLA.06.03



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PROCEDIMIENTOS

Y PROTOCOLOS

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9. Diagrama de flujo

Código: MS.NL.SLA.07.P.04Unidad

organizativa:Elaborado por:

UGT

Versión 4Fecha

elaboración:07/10/2015

Actividades

Código Descripción

8.1 Determinar el tipo de trámite

8.2 Verificar complitud de documentos

¿Solicitud cumple con los requisitos?

8.3Informar lal cliente el detalle del

incumplimiento de los requisitos

8.4 Devolver los documentos al cliente

8.5 Recibir solicitud del cliente

8.6 Confeccionar certificado de vacunación

8.7 Firmar el certificado de vacunación

8.8 Entregar al cliente el Certificado

8.9 Actualizar el registro de trámites

8.10Ingresar información de vacuna al

registro SINOVAC

8.11 Archivar los documentos

Detalle Flujo de Información

UO

Dirección de Atención al

Cliente

Diagrama de FlujoCERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AMARILLA

Hoja 1 de 1

Unidad Organizativa

Flujo

Información

INICIO

FIN

No Si

|


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10. Anexos

Anexo N° 1

Solicitud de Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla

Ministerio de Salud

República de Costa Rica

SOLICITUD DE CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AMARILLA

Este formulario debe ser llenado por toda persona que solicite el Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla/This

form must be filled out by any person requesting the International Certificate of Vaccination against yellow fever

A IDENTIFICACIÓN/IDENTIFICATION

1 Fecha/Date: (DD/MM/YY) 2 Número de cédula/ID or passport: 3 Sexo/Sex:

4 Apellido/Last name: 5 Apellido/Last name: 6 Nombre/Name:

7 Fecha de nacimiento/Date of birth: 8 Nacionalidad/Nacionality: 9 Edad/Age:

10 País de residencia/Country of residence: 11 Lugar de Residencia/Place of residence:

13 Provincia/Province: 14 Cantón/County: 15 Distrito/District:

En caso de ser menor de 9 meses, o pacientes con dictamen médico por contraindicaciones absolutas o relativas, pasar a la celda #19/

Should be less than nine months, or patients with medical opinion by absolute or relative contraindications, move to the cell # 19

B INFORMACIÓN DE LA VACUNA/VACCINE INFORMATION

16 Fecha de vacunación/Date of request:

(DD/MM/YY) 17 No. de lote de la vacuna/Lot number of the vaccine: 18 Origen de la vacuna/Origin of the

vaccine:

C INFORMACIÓN DE VIAJE/TRAVEL INFORMATION

19 Fecha estimada del viaje/Considered date of

the trip: (DD/MM/YY) 20 País(es) de destino/Country (ies) of

destination 21 Días de permanencia/Number of days of

permanence:

22

¿Planea visitar áreas selváticas? Sí/yes Are you planning to visit selvatic areas? No/no 23

Firma del solicitante(o tutor en caso de menor de edad)/Signature of applicant (or

guardian if a minor)

D INFORMACIÓN DE CONTRAINDICACIONES/ CONTRAINDICATIONS INFORMATION

24

Contraindicación absoluta/ Absolute contraindication: a) Menor de 9 meses/ Less than 9 months

b) Alergia severa al huevo, a proteínas del pollo o a cualquier

componente de la vacuna/ severe allergy to eggs, chicken proteins or any component of the vaccine

c) Enfermedad del timo actual o historia de haberla padecido/ Current thymus disease or a history of having suffered

d) Inmunodepresión, incluyendo a las personas viviendo con VIH sintomático o con CD4+<200 células/mm3/Immunosuppression,

including people living with symptomatic HIV or CD4 <200 cells / mm3

Contraindicación relativa/Relative contraindication: a) Mayor de 60 años/More than 60 years

b) Embarazo/Pregnancy

c) Lactancia materna/Breastfeeding d) Historia familiar de eventos adversos asociados a la vacunación

contra fiebre amarilla/ Family history of adverse events associated with vaccination against yellow fever

e) Hipersensibilidad a la gelatina/Hypersensitivity to gelatin

E REQUERIMIENTOS DE LA SOLICITUD/ DOCUMENT REQUIREMENTS

23 Constancia extendida por el profesional responsable de la vacunación/ Attestation issued by the professional responsible for vaccination

Dictamen médico en caso de: contraindicación absoluta o relativa/ Medical opinion if: absolute or relative contraindication

Todo dato consignado en esta ficha es de carácter confidencial y será de utilidad para la toma de decisiones en el campo de la prevención de la fiebre amarilla. Agradecemos su colaboración y le deseamos un feliz retorno. All data that has been subscribed in this form will remain as confidential and will be useful for taking decisions related to the prevention of Yellow Fever in Costa Rica. We thank you for your collaboration and wish you have a safe journey and a happy return to your home.


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Anexo N° 2

Constancia de aplicación de la vacuna contra la Fiebre Amarilla

MINISTERIO DE SALUD

REPÚBLICA DE COSTA RICA

CONSTANCIA DE APLICACIÓN DE LA VACUNA

CONTRA LA FIEBRE AMARILLA

El suscrito: __________________________________________, cédula de identidad,

DIMEX o pasaporte No.________________________________. En mi carácter de:

Farmacéutico, Código profesional ___________________

Médico, Código profesional_________________________

Enfermera, Código profesional______________________

Del establecimiento: ____________________________________________, ubicado en

_____________________________________, número de teléfono ______________.

Hago constar que he aplicado la vacuna contra la fiebre amarilla, proveniente del

laboratorio farmacéutico __________________________________________________ y

número de lote________________ en la fecha _________________ al señor (a):

______________________________________________________, cédula de identidad,

DIMEX o pasaporte No._________________________________, fecha de nacimiento

______________ de nacionalidad____________________ y sexo__________________.

Conociendo la importancia de mis manifestaciones firmo en _______________a las

_____ horas del día __ __ del mes de ________________del año___________.

Firma: ________________________________________


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Anexo N° 3

Hoja de revisión de la solicitud del certificado de vacunación contra la Fiebre Amarilla

HOJA DE REVISIÓN

SOLICITUD DE CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN DE FIEBRE AMARILLA

FECHA: _______________________ N° CONSECUTIVO: ________________________________

Dirección Regional de Salud:____________________________ Dirección de Área Rectora de Salud: ______________________________

Nombre del solicitante: ______________________________________ N° de identificación: ______________________________________

De conformidad con lo señalado en el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE “Declara obligatoria la vacunación contra fiebre amarilla antes de su ingreso al territorio nacional, personas provenientes de áreas geográficas consideradas de riesgo”. Con respecto

a la solicitud del trámite del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla se le informa:

REVISIÓN DE DOCUMENTOS CUMPLE

NO

CUMPLE OBSERVACIONES

(MARQUE CON UNA X RESPECTIVAMENTE SI CUMPLE O NO CUMPLE)

Formulario de Solicitud Completo, legible, sin tachaduras ni correcciones

Constancia de Aplicación de la

vacuna contra la Fiebre

Amarilla

Datos completos, legibles y en el formato oficial

Consta código del profesional responsable de la

vacunación

Dictamen Médico Solamente se solicita en caso de contraindicación absoluta o relativa, excepto en los casos de

menores de nueve meses de edad.

Constancia de nacimiento o

documento de identificación

Solamente en caso de menores de nueve meses para verificar fecha de nacimiento

RESULTADO DE LA REVISIÓN:

Presenta completa la solicitud, de conformidad con el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE

No presenta completa la solicitud, de conformidad con el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE

_____________________________________________ _____________________________ Nombre del funcionario que recibe Firma Sello


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Anexo N° 4

Certificado de Vacunación de Fiebre Amarilla

EXCEPCIÓN: Artículo 10 Decreto 38563-S-SP-RE y sus reformas

Fecha de vacunación Válidez Fabricante y # de lote

___________________

Firma del Funcionario

Sello del

Ministerio de Salud

*Indefinido

* No requiere refuerzos.

Contraindicaciones Absolutas o Relativas:

Dictamen Médico N°____________________

En caso de embarazo: En caso de menor de 9 meses: En caso de lactancia materna:

Válido hasta:_____________ Válido hasta:_____________ Válido hasta:_____________


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Anexo N° 5

Instructivo para el llenado del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla

Instructivo para el llenado del Certificado Internacional

de Vacunación contra la Fiebre Amarilla

(Puede ser llenado a mano pero con letra legible) Expedido a: Anotar el nombre completo y los apellidos de la persona vacunada que solicita el certificado. Nacido el: Anotar la fecha de nacimiento (día, mes y año) de la persona vacunada que solicita el certificado. Sexo: Anotar M (masculino) o F (femenino), según corresponda a la persona vacunada que solicita el certificado. Nacionalidad: Anotar el país de nacimiento o de naturalización de la persona vacunada que solicita el certificado. Número de pasaporte o documento de viaje: Anotar el número completo de pasaporte o documento de viaje de la persona vacunada que solicita el certificado.

Reverso del certificado Fecha de vacunación: Anotar en la celda correspondiente, la fecha en que fue aplicada la vacuna, según se anota en la Constancia de Vacunación expedida por el profesional responsable. Fabricante y número de lote Anotar en la celda correspondiente, el nombre del laboratorio farmacéutico y el número del lote de la vacuna que le fue aplicada a la persona que solicita el certificado; de acuerdo a información declarada en la Constancia de Vacunación. Firma funcionario y sello del Ministerio de Salud: En esta celda se debe estampar la firma del funcionario responsable de esta certificación por parte del Ministerio de Salud, con el respectivo sello de la oficina que extiende dicho documento Contraindicaciones Absolutas o Relativas: Anotar el número del Dictamen Médico presentado. En caso de embarazo: Indicar la fecha probable del parto indicada en el Dictamen Médico presentado. En caso de menor de 9 meses: Indicar la fecha en que el menor de edad cumpla los 9 meses de edad, según constancia de nacimiento o documento de identificación presentado. En caso de lactancia materna: Indicar la fecha de finalización del período de lactancia indicada en el Dictamen Médico presentado.


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Anexo N° 6

Control de entrega del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla

CÉDULA FIRMA FECHA Y HORANOMBRE DEL FUNCIONARIO

QUE ENTREGA

MINISTERIO DE SALUD

Área Rectora de Salud:_________________________

NOMBRE

Control de entrega de Certificado Internacional de

Vacunación contra la Fiebre Amarilla Ministerio de Salud

República de Costa Rica

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