Microsoft® Office 365 Caso de Éxito

   

 

    Microsoft Office 365:   Una solución de calidad para una Institución de prestigio.    

Cliente: Secretaría de Educación del Estado de Hidalgo Página web: www.hgo.sep.gob.mx País: México. Industria: Educación    Perfil del cliente La Secretaría de Educación Pública del Estado de Hidalgo forma parte de la institución federal encargada de crear las condiciones que permi-tan asegurar el acceso de todos los mexicanos a una educación de calidad en sus diferentes mo-dalidades: básica, media-superior y superior en esa entidad. En particular, tiene la misión de ofrecer un servi-cio administrativo oportuno y eficiente, que impulsará su excelencia, con honradez, hones-tidad y transparencia. Atiende a cerca de 40 mil empleados, entre administrativos y docentes, con mil 250 usuarios de correo electrónico insti-tucional que pertenecen a las áreas administra-tivas, pero que a corto plazo esperan cubrir el total de su comunidad.  Solución − Microsoft Office 365  

Beneficios − Servicio provisto por especialistas en mane-

jo de soluciones de comunicación en la nu-be, acompañado por un soporte técnico de 7x24.

− Reducción de costos de operación, mante-nimiento en servidores para correo electró-nico y consumo de papel. Capacidad de almacenamiento de 50 GB en cada buzón y 26 GB en la nube. − Herramientas de comunicación adicionales

al servicio de correo electrónico: Lync, Sha-rePoint, SkyDrive, calendario, Directorio Ac-tivo.

− Posibilidad de incorporar a docentes y alumnos del estado de Hidalgo en todos los niveles educativo.

Para más información sobre otros casos de éxito, visite: www.microsoft.com/casestudies  

“Nuestra transición a Microsoft Office 365 fue muy rápida, muy fluida, fue alrededor de tres días”. “Sobre la relación costo-beneficio con Microsoft Office 365, nos evitamos gastar en servidores, en gente que les dé mantenimiento y que esté al 100% en la nube. El beneficio es total, porque tenemos una plataforma unificada y de fácil administración”. Lic. Miguel Ángel León

Director General de Tecnologías de la Información / SEP HIDALGO.  

2

En particular, tiene la misión de ofrecer un servicio administrativo oportuno y eficiente, que impulsará su excelencia, con honradez, honestidad y transparencia. Atiende a cerca de 40 mil empleados, entre administrativos y docentes, con mil 250 usuarios de correo electrónico institucional que pertenecen a las áreas administrativas, pero que a corto plazo esperan cubrir el total de su comunidad. Para lograr estos objetivos, la dependencia requería mejores herramientas para su comunica-ción institucional, sobre todo para su correo electrónico: “utilizábamos la herramienta con un servidor llamado Zimbra”, indica el Lic. Miguel Ángel León, Director General de TI de SEP Hidalgo.

1

Acceso a una educación integral de alta calidad. La Secretaría de Educación Pública del Estado de Hidalgo forma parte de la institución federal encargada de crear las condiciones que permitan asegurar el acceso de todos los mexicanos a una educación de calidad en sus diferentes modalidades: básica, media-superior y superior en esa entidad.

 

 

 

 

     

3

“Pero realmente no tenía la aceptación y la difusión de los usuarios ni la viabilidad para atender la dimensión de la institución. Además, necesitaba la atención de tres o cuatro personas para administrarlo”. Para el 2013 los funcionarios de la dependencia decidieron implementar una solución que tuviera un mejor rendi-miento para sus necesidades y la respuesta inmediata fue Microsoft Office 365. “La migración fue muy rápida, muy fluida”, agrega el entrevistado, “tardamos alrede-dor de tres días, con el apoyo del socio de negocios de Microsoft Tangible IT, que siempre estuvo aquí con nosotros.” Una vez concluida la migración, el Lic. León explica que la solución se enfrentó a un importante reto de manera inme-diata: el revertir la mala experiencia que tenían los usuarios con su correo institucional, así como evitar los proble-mas de envío, recepción y spam´s que comúnmente enfrentaban. Con Microsoft Office 365 no solo revir-tieron el problema de spam, sino que

4

pudieron aumentar notablemente sus buzones, pudieron llevar su información a la nube con la certeza de la seguridad que Microsoft ofrece, así como se encon-traron con herramientas productivas e innovadoras que acompañan la suite como Lync, SharePoint, OneDrive por citar algunas y en donde el Director General de TI de la SEP Hidalgo resalta “Office 365 tiene aplicaciones adicionales al correo que con un poco más de conocerlas harán irresistible su uso”. “La aceptación del usuario para Microsoft Office 365 ha sido bastante buena. Como es un ambiente y una interface muy ami-gable, se sienten muy acomodados, así mismo, la interface es muy dinámica, muy fácil de usar. Para nosotros ha sido real-mente muy transparente el uso de esas herramientas,” continúa el entrevistado. En estos primeros meses de uso, Microsoft Office 365 ha sido utilizado en su mayoría como servicio de correo electrónico, me-diante Exchange para el personal adminis-trativo de la dependencia en sus cuatro direcciones; Administración y Finanzas, Educación Básica, Media-Superior y

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Mayo de 2014  

 

5

Superior, así como Planeación, pero conforme han palpado el potencial de las herramientas que acompañan a la suite de Microsoft Office 365, conside-ran verse aun mas favorecidos en un corto plazo haciendo uso de ellas. La punta del iceberg tecnológico “No teníamos contempladas herramien-tas como Lync, OneDrive o SharePoint, pero podemos hacer videoconferencias, por ejemplo y lo queremos explotar al máximo”, asegura el Lic. León. “También queremos capacitarnos más en el Exchange, para la cuestión administrativa, porque queremos explotarlo al 100%. Ha sido formidable que nos hayan dado una capacidad de almacenamiento de 50 GB por bandeja”. Otros beneficios adicionales que ha traído la implementación de Office 365 en la SEP Hidalgo son, además de la mejora en los procesos de comunicación remota, el ahorro en el consumo de papel y la institu-cionalización en el uso del correo, así como la movilidad que proporciona esta solución:

   

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Mayo de 2014  

 

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.

7

Estos elementos demuestran que Microsoft Office 365 es la mejor opción para manejar la comunicación institucional, debido a la facilidad con que operan, lo rentable que es una inversión en este tipo de tecnología y sobre todo, porque está planeada en mejorar las herramientas de aprendizaje de los alumnos: “Microsoft siempre ha estado interesado en la educación y en nosotros; por ello, también queremos llegar a los estudiantes, aprovechando ese apoyo que Microsoft nos brinda”. Por su facilidad de uso para dar de alta a usuarios, el poder administrar el correo. Por ser una herramienta muy transparente, fácil de implementar, recomendamos Microsoft Office 365 muy ampliamente”, concluye el Lic. León.

6

“La compatibilidad de Microsoft Office 365 es para nosotros al 100%. Muchos usuarios traen dispositivos móviles como tablets o celulares y pueden acceder a su correo institucional sin ningún problema”. Además el entrevistado resalta la asesoría técnica y servicio que les ha proporcionado Microsoft y su socio de negocios Tangible IT “Nos dan una contestación muy rápida. Nos han solventado varios problemas y están con nosotros en todo momento”. Otros aspectos interesantes para los funciona-rios de la dependencia hidalguense son los costos que pudieron reducir con Microsoft Office 365, así como la seguridad que ofrece en el resguardo de su información: La percepción de la seguridad, en verdad que es muy buena: los servidores se encuentran en la nube y realmente en ese aspecto no hemos tenido problema y simplemente nos estamos adaptando a la interface y a seguir apren-diendo cómo usarla y sacarle el máximo provecho”, explica el funcionario entrevistado”. “Sobre la relación costo-beneficio, dejamos de gastar en servidores, en gente que les diera mantenimiento porque está al 100% en la nube, el beneficio es total, ahora tenemos una plataforma unificada y de fácil administración.