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Cliente web Zimbra – Manual básico para usuarios

Cliente Web Zimbra

Manual básico para usuarios

Julio de 2017

Versión 2

Instituto Fueguino de Turismo – Departamento Infraestructura

Instituto Fueguino de Turismo – Departamento Infraestructura 1


Índice de contenidos

1. Introducción a Zimbra ...................................................................................................…………3

2. Introducción cliente web................................................................................................................4

3. Correo .........................................................................................................……………………...8

Lectura de correos…………………………………………………………………………..8

Creación de nuevo correo...................................................................................................…9

Filtros de correo.................……........................................................................................….10

Carpetas y etiquetas ...........................……………………………………………………....10

4. Contactos ..............................................................................................…………………………11

5. Agenda...........................................................................................................................................12

6. Tareas ........................................................................................................................……………15

7. Maletín …………………………………………………………………………………………..17

8. Preferencias.............................................................................................................................…...18

9. Búsquedas ...............................................................................................................................…..20

10. Etiquetas ……………………………………………………………………………………….21

11. Zimlets ...............................................................................................................……………….22

12. Chat …………………………………………………………………………………………….23



1. Introducción a Zimbra

Zimbra Collaboration Suite (ZCS) es una suite de colaboración que combina herramientascomo correo electrónico, calendarios, libretas de direcciones, entre otras. Todas estas herramientasse encuentran integradas en el cliente web, accesibles desde cualquier lugar del mundo en el que seencuentre, utilizando cualquier dispositivo móvil moderno con conexión a Internet, a través de unamisma dirección acceso y una única ventana de autenticación.

Éstos son los pilares sobre los que se asienta Zimbra:

• Flexibilidad. Personaliza Zimbra fácilmente según las necesidades de tu organización.

• Libertad. Utiliza el cliente web de Zimbra junto con otros programas tradicionales, comoplataforma mixta.

• Durabilidad. Un servidor de correo electrónico y calendario extraordinariamente fiable yampliable.

• Bajo mantenimiento. Gestión completamente sencilla.

Y éstas son algunas de las características especiales de ZCS:

• Cliente web basado en Ajax: incluye correo electrónico, contactos, calendario compartido,aplicaciones, etc. Todo esto administrable desde el navegador web.

• Compatiblidad con aplicaciones de escritorio: sincronización propia entre ZCS y MicrosoftOutlook, Entourage, Apple Mail, Libreta de direcciones e iCal, entre otros. Soporte completo deaplicaciones IMAP/POP.

• Servidores ZCS Linux y Mac OS X: con agente de transporte de correo (MTA), antispam,antivirus, directorio, base de datos, herramientas de migración y consola de administración webbasada en Ajax.

La publicación y el uso compartido de contenidos son homogéneos en todo el sistema, tanto paradocumentos, contactos o calendarios. Este uso compartido, además de realizarse entre los usuariosinternos del sistema, puede extenderse a cuentas externas.

El cliente de correo permite la gestión de varias identidades y de varias cuentas de correo,incluyendo la agregación de cuentas externas mediante POP3.



2. Introducción al cliente web

Zimbra incorpora un cliente web que hace un uso extensivo de AJAX (una técnica que aceleralas respuestas de las aplicaciones web, de manera similar a como lo haría una aplicación deescritorio) compatible con los navegadores web más habituales, como Firefox, Opera, Chrome,Safari e Internet Explorer. Opcionalmente, el cliente web de Zimbra permite utilizar una versiónoptimizada para equipos antiguos, pero que igualmente ofrece muy buena usabilidad.

El cliente web de Zimbra ofrece funcionalidades avanzadas, comparable a cualquier aplicaciónde escritorio, pero con la ventaja de poder ser utilizado desde cualquier ubicación, con diversostipos de dispositivos móviles y cualquier navegador moderno.

Algunos de los consejos generales para utilizar el cliente de Zimbra dentro del navegador webson:

• No utilice el Botón de Volver (Back). El uso de este botón lo sacará de la sesión del ClienteWeb de Zimbra.

• Para salir del sistema, utilice la opción Salir, en la esquina superior derecha. Si ustednavega a otra página sin salirse del sistema, la sesión de Zimbra puede permanecer activa.

• No utilice los botones de Refrescar (Refresh) o Recargar (Reload) del navegador web, yaque esto reiniciará la sesión de Zimbra.

Para iniciar una sesión en el cliente web, debe dirigirse a la URL http s :// mail.infuetur.gob.ar

Una vez allí (Imagen 1), introduzca su correo electrónico y la contraseña que le haproporcionado por el Departamento Infraestructura, la cual deberá cambiar a continuación.

(Imagen 1)


https://mail.infuetur.gob.ar/





Si es la primera vez que inicia sesión en el sistema se le solicitará que cambie su contraseña(Imagen 2), la cual deberá cumplir con las siguientes condiciones de seguridad:

• Poseer una longitud de, al menos, 6 caracteres.

• Contener, al menos, un carácter en mayúscula.

• Contener, al menos, un carácter en minúscula.

• Contener, al menos, un carácter numérico.

(Imagen 2)

Luego del inicio de sesión, se le presentará la pantalla principal de su correo (Imagen 3).

En la barra superior se encuentran las pestañas con las diferentes funcionalidades que incorporaZimbra: Correo, Contactos, Agenda, Tareas, Maletín (funcionalidad que, en caso de necesitar,debe requerir al Departamento Infraestructura) y Preferencias.



(Imagen 3)

En la esquina superior derecha se encuentra la barra de Búsqueda rápida, su nombre y a laderecha del mismo un triángulo que le desplegará el siguiente menú (Imagen 4).

(Imagen 4)



• Cliente HTML. Visualiza el cliente web de Zimbra en formato HTML (versión optimizadapara equipos antiguos).

• Ayuda sobre el producto. Abre la ayuda de Zimbra en una nueva pestaña en el navegador.

• Central de ayuda en línea. Abre la ayuda en línea en una nueva pestaña en el navegador,allí se dispone de más manuales y videos tutoriales (en Inglés).

• Nuevas funciones. Abre una nueva pestaña en el navegador, donde se describen las nuevasfuncionalidades relacionadas a la versión de correo que disponemos.

• Accesos directos. Muestra un listado con los accesos directos disponibles en el cliente web.

• Acerca de. Muestra información sobre la versión de correo Zimbra que estamos utilizando.

• Modo Desconectado. Nos ofrece activar el modo desconectado, permitiendo el uso decarpetas locales para operar sin conexión.

• Cambiar contraseña. Abrirá una ventana que nos permitirá cambiar la contraseña. Dequerer o necesitar hacerlo, se visualizarán tres campos, en los cuales deberá introducir sucontraseña actual y la nueva contraseña en dos oportunidades. Luego de aceptar el cambio decontraseña, éste quedará realizado.

IMPORTANTE

Por la seguridad de su información se recomienda no conservar la mismacontraseña por períodos muy largos de tiempo (se recomienda cambiarla cada 6meses y nunca dejar la misma contraseña por plazos mayores a un año); sobre todosi accede desde diversos dispositivos.

Evite utilizar información personal como parte de su contraseña (nombres propios,de familiares, amigos, mascotas, nro. de documento, dirección, nro. telefónico, etc).Cualquier palabra o número que pueda ser asociado a usted de forma sencilla lodeja vulnerable a que terceros puedan acceder a su cuenta e información.

Utilice contraseñas que le resulten fáciles de memorizar, para evitar tener queescribirlas y tener que dejarlas cerca de su dispositivo.

Proteja su privacidad.

• Cerrar sesión. Desde aquí se puede cerrar sesión de forma segura. Se recomienda cerrarsiempre la sesión desde esta opción, el cierre de la ventana del navegador no cierra la sesión delcliente web.

La barra debajo de su nombre le mostrará cuánto espacio está utilizando de su cuota asignada.



En el panel lateral izquierdo se muestran las carpetas y subcarpetas donde puede almacenar yclasificar los correos. También se encuentran allí las Etiquetas (ver punto 10) y los Zimlets(extensiones, ver punto 11). Abajo se muestra un pequeño calendario, en el que puede hacer clicsobre una fecha para ver la agenda de ese día.

Cuando usted escoja una aplicación, aparecerá una Barra de Herramientas con opcionesespecíficas para la funcionalidad seleccionada.

En las siguientes secciones veremos las distintas funcionalidades de Zimbra una a una.

3. Correo

A continuación se detallan las diferentes operaciones relacionadas con el gestor de correoelectrónico (Imagen 5).

Lectura de correos

• Puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes (si está activada) haciendo clicsobre un mensaje.

• Para contestar correos electrónicos, están disponibles las opciones de Responder,Responder a todos y Reenviar.

• Spam permite clasificar, en forma local, el mensaje como no deseado.

• Puede imprimir el correo que está leyendo pulsando el botón correspondiente.

(Imagen 5)



Creación de nuevo correo

• Presione el botón “Nuevo mensaje” en la barra de herramientas y se mostrará en una nuevapestaña de la aplicación la opción para crear un nuevo correo electrónico (Imagen 6). Presionado lasteclas Shift+-c, se abrirá una nueva ventana independiente automáticamente, si su navegador tienepermitida esta opción.

• Complete los campos con las direcciones de destino (en Para: o CC:), asunto y texto delcorreo electrónico. Si desea enviar con copia oculta a algún destinatario pulse la opción “MostrarCCO” para que aparezca el campo correspondiente. Cuando esté ingresando las direcciones, Zimbrale mostrará las que tiene almacenadas como contactos para que pueda escogerlas.

• Puede elegir entre redactar el mensaje en formato HTML o como texto sin formato a travésdel botón de Opciones; allí también puede activar la solicitud de notificación de lectura.

• Para comprobar la ortografía, pulse el botón correspondiente.

• Para adjuntar un archivo, pulse el botón “Añadir archivo adjunto” y seleccione el que deseeadjuntar desde su PC, correo o contactos. Puede seleccionar varios archivos a la vez, si mantieneapretada la tecla Ctrl.

• Presione “Guardar borrador” si todavía no quiere enviar el correo (se guardará en la carpetaBorradores).

• Si no tiene establecida una firma por defecto (es la que se utilizará para todos los correossalientes y puede configurarla en Preferencias –> Cuentas), puede añadir su firma manualmentepulsando el botón “Firma” (para que se active esta opción, previamente debe haber guardado algunaen Preferencias –> Firmas).

• Pulse el botón Enviar para enviar el correo electrónico.

El servidor - como medida de seguridad - posee las siguientes limitaciones:

• Límite máximo de destinatarios por mensaje = 100.

• Límite máximo de mensajes por hora = 100.

• Limite de tamaño máximo de mensaje (incluyendo adjuntos) = 25 Mb.



(Imagen 6)

Filtros de correo

Los filtros permiten clasificar correos según las condiciones que se le indiquen. Se pueden crear,modificar o eliminar en la opción Preferencias –> Filtros de correo. Para crear uno, ingrese en laopción “Nuevo filtro” y complete las distintas opciones según sus preferencias.

Carpetas y etiquetas

Un correo se puede mover de una carpeta a otra simplemente arrastrándolo a ella. Opcionalmentepuede presionar el botón “Mover elementos seleccionados”.

• Para crear, renombrar, mover o borrar carpetas, presione con el botón derecho del ratónsobre la carpeta que quiere modificar. Para crear una carpeta debajo de la carpeta principal, toque elbotón derecho sobre el título “Carpetas de correo”.

• Utilice el etiquetado para clasificar mensajes y contactos.

• Puede optar por visualizar los correos como conversación (las sucesivas respuestas a uncorreo aparecen encadenadas) o como correo electrónico único.



4. Contactos

La gestión de contactos de Zimbra es muy completa, ya que soporta múltiples libretas dedirecciones tanto personales como de cuentas del sistema, uso compartido de contactos, autocompletado y creación de listas de distribución personales. Las libretas de direcciones aparecen enel menú de la izquierda, una vez que ha sido seleccionada la pestaña “Contactos” del menú superior(Imagen 7).

(Imagen 7)

Zimbra le permite agregar contactos personales en la opción de Contactos –> Nuevo Contacto.

Debe incluir toda la información que considere relevante y elegir en qué carpeta de contactos seubicará el mismo.

Por defecto existen tres carpetas de contactos: Contactos, Contactos Respondidos y Listas decorreo; además, pueden crearse otras, según los intereses de cada usuario.

También puede crear una nueva carpeta de contactos (botón derecho sobre Contactos -> Crearnueva carpeta de contactos) para almacenar allí los contactos que desee compartir con otrosusuarios institucionales. Para ello, debe presionar clic derecho sobre la carpeta a compartir y



elegir la opción “Compartir carpeta de contactos”. A continuación, se abre una nueva ventana,donde se sugiere marcar lo siguiente:

• Compartir, con usuarios o grupos internos.

• Correo, se deben ingresar todas las direcciones de correo de los usuarios con los que sedesee compartir.

• Rol: controlador.

• Mensaje: Enviar mensaje estándar, con lo cual se enviará un mensaje a aquellos usuariosque estamos invitando a compartir nuestra carpeta, el cual deberán aceptar para efectivizar lainvitación.

Las “listas de correo”, son grupos de correos electrónicos que incluyen muchas direcciones. Esuna opción muy práctica para cuando se envían periódicamente correos a un grupo de destinatarios.Al crear el correo, se agregarán todas las direcciones integrantes de esa lista, en el campo que Ud.disponga (Para, CC o CCO).

Las listas de correo, son creadas por los administradores de Zimbra.

Puede imprimir todos los contactos de una libreta de direcciones o los que usted elija con unelegante formato, desde el botón “Imprimir”. Puede filtrar los contactos de una libreta según la letrade inicio de los contactos (por defecto, se almacena con el criterio Apellidos, Nombre aunque estotambién se puede cambiar al agregar un nuevo contacto).

5. Agenda

La agenda compartida es una de las características más destacadas de Zimbra, con capacidadpara detectar, visualizar y corregir solapamientos. Permite la gestión de recursos (salas dereuniones, proyectores, etc.), programación de reuniones en grupo con delegación del acceso, usocompartido y publicación del calendario con otros usuarios y suscripción a calendarios remotos enformato iCal (Imagen 8).



(Imagen 8)

Ud. puede tener varias agendas, las cuales puede crear desde el botón de configuración(engranaje) ubicado a la derecha de “Agendas”. Luego podrá guardar sus citas en la agenda queestime conveniente.

Puede elegir entre las diversas agendas que se presentan en el menú de la izquierda. Puede elegirtambién visualizar el calendario con vista de las citas del día, de la semana laboral, de la semanacompleta, del mes, etc. Las citas se añaden también al minicalendario incorporado abajo a laizquierda.

Las agendas, al igual que el resto de los elementos de Zimbra, pueden ser compartidas.

Para agregar una nueva cita, pulse el botón “Nueva Cita” (sin desplegarlo) y le aparecerá loscampos que deberá rellenar. El único campo que no es obligatorio es “Asunto”, siendo la fecha deldía actual la tomada por defecto (Imagen 9).



(Imagen 9)

También puede añadir una nueva cita (cita rápida) haciendo doble clic en la franja horaria del díaque desee (Imagen 10).

(Imagen 10)



Esta franja puede “extenderla” o “contraerla” a voluntad usando el ratón. También puede pasaruna cita del calendario de un día a otro arrastrándola mientras pulsa Ctrl.

El campo Ubicación es muy interesante porque aquí puede seleccionar la ubicación de lareunión, las que debe haber introducido con anterioridad; también puede escoger entre los diferentesrecursos que tuviera.

En el campo Asistentes debe agregar las personas que considera deben asistir a la cita. Puedeutilizar el botón “Buscar asistentes” para buscar en las diferentes carpetas de contactos loscompañeros que quiere que asistan, mostrándose la disponibilidad de dichos compañeros (en lamedida que ellos hayan cargado la información en sus agendas), consiguiéndose así que no hayalugar a la superposición de dos citas para una persona en una misma hora. Estas opciones tambiénestán disponibles para las ubicaciones y para los recursos.

Cuando guarde una cita (en la agenda que corresponda), se les enviará una invitación a losasistentes que usted haya seleccionado, reservándose también los recursos y ubicaciones quehubiera elegido (recuerde que esto es opcional). Cuando reciba una invitación de cita, ésta se agregaa su calendario y se marca como nueva. Puede responder rápidamente a la invitación desde laBandeja de entrada en el correo o directamente desde el calendario. Las posibles respuestas a lasinvitaciones son: Aceptar, Tentativa o Rechazar.

6. Tareas

Zimbra permite también almacenar tareas que debe realizar, o actualizar las que ya estárealizando según vaya avanzado en las mismas, ingresando en la pestaña de Tareas (Imagen 11).

Puede escribir notas junto a tus tareas, adjuntar archivos que necesite para la misma yalmacenarlas en distintas “listas de tareas”.



(Imagen 11)

Una vez creada y definida la tarea y ubicada en una lista, puede compartir esa lista de tareas conotros usuarios.

Las opciones que puede rellenar al crear una tarea son: asunto (único campo obligatorio,ubicación, prioridad, fecha inicio, fecha entrega, control de avance de la tarea, y el espacio para ladescripción de la tarea (Imagen 12).

(Imagen 12)



En la lista de tareas se mostrarán las tareas pertenecientes a esa lista, su estado, porcentaje deavance y fecha de entrega.

7. Maletín

Puede guardar cualquier archivo laboral en el Maletín de Zimbra (Imagen 13). Esto le permitealmacenar información en el servidor de Zimbra para ser accedida luego desde cualquier lugar ydispositivo que cuente con acceso a Internet. Para guardar un archivo en el maletín seleccione laopción cargar archivo y seleccione uno o varios archivos en su equipo.

Zimbra permite compartir los archivos almacenados con usuarios internos del sistema, externos ypúblico en general compartiendo un link para ser accedido desde un navegador.

Nota: Se recomienda utilizar esta opción solo para almacenar archivos de bajo peso y de formatemporal, ya que almacenar muchos archivos muy grandes, puede causar problemas de cuota en elservidor.

(Imagen 13)



8. Preferencias

Puede modificar completamente la forma en cómo se ve y cómo se comporta Zimbra ajustandolas opciones de la pestaña de Preferencias (Imagen 14).

(Imagen 14)

En el menú de la izquierda le aparecerán los siguientes submenús, entre los cuales se destacanlos siguientes:

• General: Idioma, zona horaria, inicio de sesión avanzado o estándar, tema, nº elementospara recuperar al desplazarse, etc.

• Cuentas: Añadir, modificar o eliminar cuentas externas y configuración de la cuentaprincipal.

• Correo: Frecuencia de comprobación de correo, vista previas de mensajes, búsquedapredeterminada, reenvío de correos, respuesta en caso de ausencia, opciones de redacción demensajes (Fuente, tamaño, color), etc.



• Filtros: Aquí se añaden los diferentes filtros que se aplicarán sobre los correos entrantes.

• Firmas: Aquí añadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje dondequeremos que se muestre (Imagen 15).

Pasos para insertar una firma en formato .html

1. Asignar un nombre a la firma.

2. Seleccionar “formato en HTML”.

3. Abrir la firma con un navegador web, copiarla y pegarla en el recuadro generadopara tal fin.

4. Configurar las opciones de “Utilizar firma”.

5. Por último, Guardar las Preferencias.

(Imagen 15)

• Fuera de la oficina: Permite configurar una respuesta automática por ausencia.

• Direcciones fiables: Permite agregar direcciones o dominios fiables para permitir lavisualización de imágenes de forma automática.

• Contactos: Varias opciones sobre los contactos.



• Agenda: Día de comienzo de la semana, visualización de recordatorios, permisos sobrereuniones, etc.

• Compartir: En este submenú aparecen los diferentes elementos que tenemos compartidoscon otros usuarios, como los elementos que tienen compartidos otros usuarios con nosotros.Podemos cambiar los permisos de los usuarios sobre nuestros elementos compartidos.

• Importar/Exportar: Esta opción -sumamente importante- permite hacer una exportación detodos los elementos de nuestra cuenta, o bien de contactos o de la agenda como backup personal.También podemos importar una exportación realizada previamente.

• Accesos directos: Permite configurar numerosos accesos directos, en forma de teclasrápidas o atajos.

• Zimlets: Activar/desactiva los zimlets que tengamos disponibles en nuestro servidor.

No olvide pulsar el botón de “Guardar” para que se registren los cambios realizados.

9. Búsquedas

La función de “Búsqueda”, ubicada arriba a la derecha, permite buscar información almacenadaen Zimbra (Imagen 16).

Asegúrese que ha seleccionado el tipo de contenido que quiere buscar (Correo, contactos, citas,etc.). Si no selecciona el tipo de ítem, la búsqueda se hará de acuerdo a la aplicación que tengaactiva en el momento de la búsqueda.

(Imagen 16)



Tiene la opción de guardar las búsquedas que realiza. También existe la opción de realizarbúsquedas avanzadas, donde podrá acotar valores para aumentar la efectividad de las búsquedas.

10. Etiquetas

Puede utilizar etiquetas para ayudarse a clasificar y organizar los mensajes de correo electrónico,elementos del calendario, contactos, tareas o realizar búsquedas. Por ejemplo, se puede tener unaetiqueta para alta prioridad y otra para prioridad media. Además, puede aplicar varias etiquetas a unmismo elemento (Imagen 17).

Para crear etiquetas, puede utilizar el panel de la izquierda, “Etiquetas”. También eliminarla,cambiarle el color asignado o el nombre.

Es importante tener en cuenta que:

• Los nombres de etiqueta pueden incluir cualquier carácter excepto los dos puntos (:), barradiagonal (/) o comillas (").

• Si el nombre de la etiqueta es de dos palabras, debe usar comillas alrededor de la etiquetanombre al utilizarlo en búsquedas.

• Al eliminar una etiqueta, se elimina la etiqueta de cualquier elemento que la tenga, pero nose elimina el elemento en sí mismo.



(Imagen 17)

Después de crear una etiqueta, ésta se puede aplicar a cualquier elemento de Zimbra (correo,tarea, cita, etc).

Para encontrar un elemento etiquetado en forma rápida, haga clic en la etiqueta por la que deseafiltrar en la sección Etiquetas de la izquierda. Todos los mensajes con la etiqueta seleccionada semuestra en el panel Contenido.

11. Zimlets

Los Zimlets son complementos que hacen posible la personalización y extensibilidad deuna instalación estándar de Zimbra con la adición de nuevas características que se ajusten a losrequerimientos particulares del instituto.



La mayoría de ellos están diseñados para ofrecer mejoras apreciables en la interfaz web deZimbra, aunque también existen complementos para escritorio, integración con otros sistemas,extensiones para programas de escritorio o incluso soporte para redes sociales, aunque muchasveces son pagos.

12. Chat

Al momento de loguearse podrá ubicar el cuadro de chat en la esquina inferior derecha delnavegador (Imagen 18). El mismo le permitirá mantener comunicaciones sin la necesidad de enviarcorreos electrónicos. Para ello deberá invitar a los usuarios (solo correos institucionales) desde laopción “Agregar amigo”, solo una vez aceptada la invitación se podrá realizar la comunicación.Para que el mensaje generado en el cuadro de chat sea entregado el destinatario debe estarconectado.

También podrá configurarlo para cualquier cliente de mensajería instantánea que utilice elprotocolo XMPP.

(Imagen 18)


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