metodologia para hacer plan trabajo

Metodología para hacer un plan de trabajo

Axeleratum está Democratizando la Consultoría

Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 2


Javier Murillo AcuñaAxeleratumAsociado y Gerente de Nuevos Negocioswww.linkedin.com/in/javiermurilloacuna@JavierMurillo

• La presentación durará aproximadamente 60 minutos más 20 minutos de preguntas y respuestas.

• Durante la presentación no habrá preguntas, le recomendamos ir anotando sus preguntas para hacerlas al final.

Rafael Olivar AxeleratumMercadotecnia Digitalwww.linkedin.com/in/rafaelolivar@RafaelOlivar

Link corto con metodología completa para Plan de Trabajo: http://bit.ly/iWS9F


• Las empresas consideran muy relevante para su negocio el tener una buena planeación.

• Hemos encontrado que existen tantas metodologías para hacer un plan de trabajo, como personas hay responsables de planes en las empresas.

• Nosotros hemos desarrollado una metodología para hacer esto, ésta se ha autogenerado a raíz de cientos de empresas.

Antecedentes de mercado


Que los ejecutivos puedan integrar esta metodología a su forma de ejecutar planes de

trabajo, de tal forma que mejoren sus resultados en los proyectos de los que son responsables.

Objetivo

Módulo 1

Visión del plan de trabajo

Planteamiento de la estrategia

Establecimiento de un cronograma de trabajo

Determinación de las áreas funcionales

Definición de las tácticas


Mercado

Productos Nuevos

Nuestra Competencia

Nuestra Empresa

Visión. Es la idea central de cómo la gerencia cree que se desarrollará el entorno de mercado y cómo se desarrollarán o deberán desarrollarse las

actividades futuras de la organización.Todos los derechos de este documento están reservados para Visionaria / Axeleratum y su autor Javier Murillo Acuña 6

•Nuestro plan debe estar alineado con la vocación de nuestra empresa.

•La mejor alineación que debe tener cualquier plan se refiere al mercado y su entorno empresarial, tanto en el presente y como en el futuro.

Una visión tiene las siguientes características:

• Informada. Fundamentada en una comprensión firme de la actividad presente y de las fuerzas que modelan el futuro.

• Compartida. Creada mediante la colaboración de los jugadores clave de la empresa.

• Competitiva. Crea las condiciones para ganar en todos los niveles de la organización.

• Habilitante. Faculta a los individuos a tomar decisiones significativas sobre tácticas y estrategias.

• Cohesiona. Motiva el trabajo en equipo y delimita la particular forma de ver y hacer las cosas de la organización, generando una cultura empresarial.


• La oportunidad es el origen del plan.• Se debe de tomar en consideración la visión

de la empresa y partir desde ella.• Al final, se debe establecer una visión para el

plan de trabajo que se quiera crear.


Esto nos permitirá tener una visión clara, alineada con la visión de la empresa. Esta forma de trabajar permite a las empresas

iniciar con una cultura organizacional


Punto B(futuro)

Punto A(presente)

• La estrategia se define coloquialmente como:• El modelo descriptivo del planteamiento, que permite capitalizar una oportunidad en un plazo determinado (corto, mediano y largo plazo). • Tiene pasos involucrados a todo lo largo de la ejecución.

Un plan tiene como componentes: la intención de capitalizar una oportunidad, identificación de la oportunidad, los recursos con que cuento, las acciones que se requieren y el más importante de

todos:EL TIEMPO NECESARIO PARA CAPITALIZAR LA OPORTUNIDAD.


• Concentrar el mayor número de datos de los factores que afectan la oportunidad hoy.

• Con esos datos hacer un análisis puntual de la situación.

• Esta información se debe aterrizar en una presentación a: los empleados clave de la organización y/o al consejo de la organización.

• Retroalimentación del estado de la oportunidad.

PRESENTE


• Plantear el impacto de la capitalización de esa oportunidad.

• Determinar cuál sería el objetivo final en caso de que se lograran los planes.

• Plantearlo desde los factores que se enumeraron en el análisis inicial.

• De la misma forma hacer una presentación a empleados y consejo.

FUTURO


• La resultante es una lista de factores críticos para el éxito planteados desde el presente y hacia el futuro.

• Cada uno de esos factores, se debe conectar con una hipótesis de cómo lograrlo.

PRESENTE FUTURO

HIPÓTESIS


• A esa resultante de las hipótesis que conectan los factores críticos entre presente y futuro, le llamaremos: planteamiento estratégico, solo faltaría conectarle una visión al proyecto para que sea una estrategia completa.

• Todo esto contextualizado en un plan de trabajo cuyo marco de tiempo contenga impactos a: corto, mediano y largo plazo.


• Así queda el modelo hasta ahora.

PRESENTE PLAN DE TRABAJOFUTURO

HIPÓTESIS

VISION

Una Visión que rige, el análisis del presente, con un planteamiento futuro y que da como resultado una hipótesis, que se traduce en un

PLAN DE TRABAJO


• Enmarcar cualquier plan en el tiempo es básico para el éxito del mismo.

• La mejor forma de desarrollar cronogramas de tiempo es bajo marcos de tiempo de:

• Corto plazo, de 1 a 3 meses.• Mediano plazo, 3 a 6 meses.• Largo plazo, 6 meses a 12 meses.• Más de ese tiempo sería irreal plantear un

plan (no olvidemos que los planes se ajustan)


• Hay 3 análisis importantes a considerar:– Necesidades importantes y urgentes del negocio.– Estacionalidad del negocio, por la industria en la

que se desempeña.– Estacionalidad de otros planes de la empresa que

se pueden relacionar (sin ventas).

Circunscribir el cronograma de nuestro plan a los “tiempos” del negocio y la industria, nos permitirá tener en contexto los puntos más relevantes

que pueden afectar nuestro plan. Nota. Sería muy bueno también que dentro de los planes se pudieran incluir análisis de la competencia, en cuanto a acciones y reacciones.


• Esto es un ejemplo:

Cuarto 1 Cuarto 2 Cuarto 3 Cuarto 4Mes 1

Estacionalidadde Ventas

Estacionalidadde Necesidades

de Negocio

Estacionalidadde Otros Planes

12 Meses


• Es importante alinear los tiempos con el resto de la estrategia de la empresa.

VISION

Una empresa se compone de varios planes corriendo al mismo y todos ellos deben de alinearse con la estrategia de la empresa


• Todos los planes que se ejecutan en una empresa deben ser interdisciplinarios para que tengan un impacto relevante (de largo plazo) en la organización.

• El plan por definición debe ser colaborativo.

No importa en qué área se genera el plan, para que éste tenga un impacto real, tiene que relacionarse gente de otras áreas, esto también

permite que el plan se enriquezca.Es relevante para este momento definir ¿Cuál es la naturaleza y vocación

de tu organización?


Negocio

Finanzas y Administración

Mercadotecnia y Ventas

Procesamiento y Producción

Logística y OperacionesTecnologías e Información

Recursos Humanos y Outsource

Servicio al cliente y entrega

Zonas de relación

Zonas de relación

Zonas de relación

• Este esquema refleja algunas de las áreas más importantes del negocio.• Las “Zonas de relación” se refieren a las áreas que tienen relación con el plan.• El líder del plan tendrá que plantear claramente qué quiere de cada una y cómo lo quiere.• De esta claridad depende el enganche de las áreas.


• Para que las áreas se enganchen en el proyecto deben tener claro:– ¿Cuál es el impacto de negocio del proyecto?– ¿Cuál es el impacto de su área en el proyecto?– ¿Cuál es el impacto en su área en recursos?– ¿Con qué áreas se va relacionar?– ¿De qué va a depender ese relacionamiento?– ¿Qué beneficios tangibles tendrá el área si apoya

el proyecto?


• Si podemos hacer una analogía: la estrategia es el cerebro y las tácticas son las extremidades que hacen realidad lo que manda la estrategia.

• Una táctica se define como: la suma de actividades que se pueden relacionar y orientar hacia un objetivo de negocio.

• Cada táctica tiene actividades en sí que son parte del plan maestro que es la estrategia.


• Las tácticas se plantean por períodos de tiempo relevantes en cuanto a la duración del plan (ej. mensuales, bimestrales, trimestrales).

• Por cada una de estas tácticas debe de haber agrupadas actividades que ayudarán a que la táctica se cumpla.

La actividad es la expresión mínima de negocio. Una actividad se puede subdividir en acciones que no tienen impacto medible en el negocio.


• Las tácticas corren a lo largo del plan.

Cuarto 1 Cuarto 2 Cuarto 3 Cuarto 4Mes 1

Estacionalidadde Ventas

Estacionalidadde Necesidades

de Negocio

Estacionalidadde Otros Planes

12 Meses

TACTICA 1

TACTICA 2

TACTICA 3TACTICA 4

TACTICA 5TACTICA 6

TACTICA 7


• Para poder definir las tácticas hay que tener en consideración:– Objetivos– Actividades.– Áreas involucradas.– Tiempo.– Métricas.

Más adelante tocaremos algunos de estos puntos, lo que hay que entender ahora es las partes que comprenden a las tácticas


• Hasta ahora terminamos con el módulo 1 de la metodología.

• Somos capaces de plantear claramente las bases de un plan de trabajo.

• El módulo 2 se enfoca más a la creación del plan en sí.

• Según mi experiencia, un plan es tan exitoso como el tiempo que nos tomamos en conceptualizarlo.

Conclusiones

Esto es Web 2.0


Preguntas y RespuestasJavier Murillo AcuñaAxeleratumAsociado y Gerente de Nuevos Negocioswww.linkedin.com/in/javiermurilloacuna

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