mapa de procesos (marco taipe)

7/25/2019 Mapa de Procesos (Marco Taipe)

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Mg. Robensoy Marco Taipe Castro

[email protected]

Huancayo 5 de Enero de 2016

Facultad de Ingeniera Mecnica


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SISTEMA ORGANIZATIVO /

ORGANIZACIONAL

Entorno: PRIMARIO

Entorno: SECUNDARIO

INTORNO

ENTRADA SALIDAT R A N S F O R M A C I O N

REGULACION

CONTROL

MANTENIMIENTO

SOPORTE

Robensoy Marco Taipe Castro 2015 2


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ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE POR

PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES

Mg. Robensoy Marco Taipe Castro 2016 3

Enfoque funcional Enfoque por procesos


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SISTEMA ORGANIZATIVO Y GESTIN PORPROCESO


Enfoque funcional Enfoque por procesos


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GESTIN FUNCIONAL VS GESTIN POR PROCESOS


Elementos de

comparacin

Gestin Tradicional / Funcional Gestin por Procesos

Unidad de trabajo Departamento o rea Equipo

Figura clave Ejecutivo funcional Propietario del proceso

Beneficios

- Excelencia funcional

- Balance de trabajo ms fcil porque lostrabajadores tienen habilidades similares.

- Direccin administrativa clara sobre como

el trabajo debe ser desempeado.

- Cumplimiento de objetivos dedepartamento.

- Excelencia en la respuesta a los

requerimientos del mercado.

- Comunicacin y colaboracin

mejorada entre diferentes tareas

funcionales.

- Medidas de desempeo alineadascon los objetivos del proceso.

- Cumplimiento de objetivos

estratgicos.

Debilidades

- Barreras a la comunicacin entre diferentes

funciones.

- Entregas pobres entre funciones que

afectan el servicio al cliente.- Carencia de enfoque de fin a fin para

optimizar el desempeo organizacional.

- Duplicacin de la experiencia

funcional.

- Inconsistencia del desempeo

funcional entre procesos.- Complejidad operacional

incrementada.

Valor estratgico Estrategia de liderazgo en costos Estrategia de diferenciacin


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SISTEMA ORGANIZATIVO Y PROCESOSENTORNO

Operacin 1

Gestin deoperacin 1

Operacin 2

Gestin de

operacin 2

Coordinacin

Cohesin

Auditora,Monitoreo

R MT C J ul io 2 01 4

Adaptacin,Inteligencia

Identidad, ethos

Entorno deoperacin 1

Entorno deoperacin 2

Entornofuturo

S1

S2

S3S3*

S4

S5

Tarea

Tarea

Macroproceso

Proceso

Sub proceso

Actividad

SistemaProcesoSub ProcesoProcedimientos,

actividades.



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Estrategia, diseo organizacional y

efectividad


Entorno

Tendencias, Novedades,cercano, lejano

Direccinestratgica

Definir misin,

objetivos estratgicos.

Propsito

organizacional

Diseoorganizacional

Estructura

organizacional

Sistemas deinformacin y control

Tecnologa de

produccin.

Resultadosde

efectividad

Logro de metas yobjetivos


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es una disposicin intencional de roles,en la que cada persona asume un papel que se espera que cumplacon el mayor rendimiento posible.

(Mintzberg, 1984) Estructura organizacional es el conjunto detodas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas yla posterior coordinacin de las mismas.

(Strategor,1988) Estructura organizacional es el conjunto de lasfunciones y de las relaciones que determinan formalmente lasfunciones que cada unidad deber cumplir y el modo decomunicacin entre cada unidad.



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MAPA DE PROCESO

El Mapa deProcesos es ladescripcin

general de lasecuencia einteraccin de losprocesospreviamenteseleccionados y

clasificados. Esusual que estadescripcin searepresentadagrficamente.


Necesidadesdelc

liente

Sa

tisfaccindelcliente

Macroproceso &

Macroproceso #

Macroproceso ()

Macroproceso *

Proceso Proceso Proceso Proceso




Proceso ProcesoProceso


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ALGUNAS DEFINICIONES Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, lascuales transforman elementos de entrada en resultados que se entregana quienes los han solicitado. Para esta transformacin, se requieren derecursos.

Subprocesos

Son partes en interaccin bien definidas en un proceso. Procedimiento

Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.Los procedimientos pueden estar documentados o no.

Actividad Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para

facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da comoresultado un subproceso o un proceso.

Indicador Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la

evolucin de un proceso o de una actividad.



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IDENTIFICACIN DE PROCESOS

Formar equipos para la identificacin de procesos

Listar y describir procesos inter funcionales. (aquellos quefluyen horizontalmente a travs de varias funciones o

departamentos). Seleccionar y priorizar procesos. Generar una lista de

procesos luego integrarlos si la organizacin es muy compleja,sino considerar todos los procesos.

Clasificar los procesos Clasificacin I: Acorde a los captulos de la Norma ISO 9001.

Clasificacin II: Acorde a las funciones sistmicas.

Mapa de procesos



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CLASIFICACIN DE PROCESOS Clasificacin I

De acuerdo a los captulos de laNorma ISO 9001:2008 Procesos estratgicos y de

planificacin. Gestin de los recursos.

Realizacin del producto /Prestacin del Servicio.

Medicin, anlisis y mejora

Clasificacin II

De acuerdo a las funcionessistmicas. Operacin, misional. S1

Estabilizacin sincronizacin(coordinacin). S2

Cohesin, optimizacin. S3

Monitoreo, auditoria.S3*

Adaptacin, inteligencia. S4

Identidad, ethos. S5



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CLASIFICACIN IDE ACUERDO A LOS CAPTULOS DE LA NORMA ISO 9001



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CLASIFICACIN IIDE ACUERDO A LAS FUNCIONES SISTMICAS.



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INTERACCIONES DE LOS PROCESOS

Se producen interacciones a nivel de:Ingreso/Entrada

Salida

ControlRecursos

UDHUPGMg. Robensoy Marco Taipe Castro - 2015 16

Qu control necesita?

Ingreso Salida

Qu elemento(s) usa el proceso? uin administra el roceso?

Qu control necesita?

Ingreso Salida

Qu elemento(s) usa el proceso? uin administra el roceso?


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CLIENTE PROVEEDOR INTERNO

El proveedor internoIdentifica a su(s) cliente(s) y conoce el proceso del cliente. Sabe

lo que le aade valor."Colabora" con su cliente para conseguir satisfacerlas. Sus tareas

estn expresadas en trminos de objetivos mutuamente acordados.En las relaciones internas, es responsable del proceso que se

desarrolla en su puesto de trabajo.

El cliente internoComunica de forma efectiva sus necesidades a su proveedor. Con

l llega a un compromiso sobre el nivel de servicio.Soluciona los conflictos con su proveedor interno mediante Ajuste

Mutuo.Exige a su proveedor interno y asegura la satisfaccin de su cliente

interno.



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DOCUMENTACIN DE PROCESOS

Formas de documentar procesos Ficha de Proceso

Diagrama del Proceso

Es una representacin visual de los pasos o etapas de un proceso. Procedimiento

Es la forma especificada de llevar a cabo el proceso.



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DOCUMENTACIN DE PROCESOS: FICHA DE

PROCESO Debe incluir como mnimo:

Nombre

Objetivo

Responsable o Propietario Alcance o lmites: entradas y proveedores / salidas y clientes

Recursos

Variables de Control

Registros

Indicadores



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DOCUMENTACIN DE PROCESOS:

DIAGRAMA DE FLUJO Smbolos bsicos para elaborar diagramas de flujo


Actividad Decisin

Inicio/Fin

Lneasde flujo

ConectorDocumento


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DOCUMENTACIN DE PROCESOS:

DOCUMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS De acuerdo a la Norma ISO 9001, un procedimiento

documentado significa un procedimiento establecido,documentado, implementado y mantenido.

Algunas consideraciones en documentar un procedimiento es muyparticular en cada organizacin. Objetivo,

Alcance,

Responsabilidades,

Descripcin y

Registros.



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DOCUMENTACIN DE PROCESOS: CONTROL

DE LA DOCUMENTACIN Considerar en la documentacin:

nmero de revisin,

una fecha que indica a partir de que momento el documento puede

considerarse como oficial, y los nombres o cargos del personal que elabor, revis y aprob

el documento.

Las fichas de procesos y los diagramas de flujo tambindebieran contar con estos controles.



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