manuale s administrativos del departamento de …

ORGANO JUDICIAL

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

MANUALES ADMINISTRATIVOS DEL

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NOVIEMBRE 2002

SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A.

INDICE

Introducción ....................................................................................................... 1

I- Aspectos Generales...................................................................................... 2

A- Objetivos de los Manuales..................................................................... 2

1. Objetivo General..................................................................... 2

2. Objetivos Específicos................................................................ 2

B- Normas para su uso y actualización........................................................ 3

1. Ambito de Aplicación.............................................................. 3

2. Normas Específicas................................................................. 3

C- Simbología utilizada en los Flujogramas................................................ 3

D- Aprobación y Vigencia de los Manuales................................................ 5

II- Manual de Organización............................................................................... 6

A- Introducción............................................................................................ 6

B- Organización Funcional Interna............................................................. 6

1. Objetivo General del Departamento........................................ 6

2. Ubicación del Departamento................................................... 6

3. Campo General de Trabajo..................................................... 7

4. Definición de la Estructura Organizativa............................... 7

5. Funciones Generales............................................................... 9

6. Relaciones Funcionales.......................................................... 10

C- Descripción Organizativa por Unidades............................................... 11

1. Jefatura del Departamento..................................................... 11

2. Sección de Diseño................................................................. 13

3. Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos

(Zona Central y Paracentral)................................................. 15

4. Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos

(Zona Occidental y Oriental)................................................. 17

5. Sección Administrativa / Financiera..................................... 19

III- Manual del Descripción de Puestos............................................................ 21

A- Introducción........................................................................................ 21

B- Contenido de Cada Puesto.................................................................. 22

C- Inventario de Puestos.......................................................................... 25

D- Organigrama de Puestos Reales.......................................................... 26

E- Descripción de Puestos....................................................................... 28

1. Jefe del Departamento de Ingeniería.................................................. 28

2. Jefes de Sección............................................................................ 30

2.1 Coordinador de Sección de Diseño........................................ 30

2.2 Coordinador de Sección Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Central y Paracentral)........................ 32

2.3 Coordinador de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental)......................... 34

2.4 Coordinador de Sección Administrativa / Financiera............. 36

3. Colaboradores Técnicos................................................................. 38

3.1 Colaborador Técnico de Sección de Diseño........................... 38

3.2 Colaborador Técnico de Sección de Supervisión

de Obras y Arrendamientos (Zona Central y Paracentral)....... 40

3.3 Colaborador Técnico de Sección de Supervisión

de Obras y Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental)...... 42

4. Colaboradores de Oficina............................................................... 44

4.1 Encargado(a) de entrega y Control de Combustible y

Materiales................................................................................. 44

4.2 Encargado(a) de Seguimiento Financiero de Proyectos.......... 46

5. Secretaria del Departamento........................................................... 48

6. Coordinador de Mantenimiento...................................................... 51

7. Colaboradores de Mantenimiento................................................... 53

7.1 Pintor........................................................................................ 53

7.2 Fontanero.................................................................................. 55

7.3 Carpintero.................................................................................... 57

7.4 Albañil......................................................................................... 59

7.5 Electricista.................................................................................. 61

7.6 Mecánico Obra de Banco........................................................... 63

8. Motorista............................................................................................ 65

9. Colaboradores de Servicios Varios................................................... 67

9.1 Mensajero de la jefatura del Departamento............................... 67

9.2 Ordenanza................................................................................. 69

1

INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene los Manuales Administrativos del Departamento de

Ingeniería de la Corte Suprema de Justicia, desarrollado en los Manuales de

Organización, de Descripción de Puestos y de Procedimientos, con el objetivo de

proporcionar el marco gerencial que ayude a orientar la sistematización de las

actividades y de las funciones que se llevan a cabo en dicho Departamento.

En el Manual de Organización se especifica la información plasmada en su estructura

organizativa, definiéndose la delimitación de su campo de acción; objetivos y

funciones y la interrelación tanto con las diversas unidades organizativas de la

Institución, como con empresas o personas contratistas.

Se precisa dentro del Manual de Descripción de Puestos, el Título, la naturaleza, la

dependencia jerárquica, requisitos necesarios y las actividades esenciales para el buen

desempeño de cada puesto de trabajo; sirviendo como guía para seleccionar e inducir

adecuadamente al nuevo personal, establecer la valuación de los cargos y la

calificación de méritos, así como para determinar las necesidades de capacitación.

En el Manual de Procedimientos se incluyen los flujogramas y descripciones

narrativas correspondientes a los procesos de trabajo, los cuales han sido

técnicamente elaborados, permitiendo una visión completa de las actividades, los

puestos o secciones y/o unidades intervinientes y la documentación utilizada en cada

uno de ellos.

Se espera que con los Manuales Administrativos el Departamento de Ingeniería,

cuente con los instrumentos técnico-administrativos que ayuden a lograr una

adecuada eficiencia en su funcionamiento; así como proporcionar al personal una guía

orientadora para el satisfactorio desempeño de su trabajo.

2

I- ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos de los Manuales

1- Objetivo General:

Contribuir a la eficiencia y control del Departamento de Ingeniería, ordenando

el funcionamiento operativo interno tanto técnico como administrativo, así

como en sus relaciones con los demás dependencias del Organo Judicial; a

través de la formalización de su estructura organizativa, los puestos y los

procedimientos generales que se siguen, para el desarrollo de los planes de

inversión física.

2- Objetivos Específicos:

a) Servir como instrumento de dirección y control al proporcionar el

conocimiento de las principales actividades del Departamento y sus

Secciones, así como la organización funcional interna, dependencia

jerárquica y las relaciones internas y externas.

b) Proporcionar información sobre la estructura organizativa, puestos de

trabajo y procedimientos, a efecto de que pueda ser utilizada como guía y

referencia del quehacer operativo del Departamento de Ingeniería.

c) Establecer los objetivos que orienten las acciones para evitar la duplicidad

de esfuerzos en la ejecución de las labores bajo la responsabilidad de cada

Sección.

d) Servir de guía orientadora a funcionarios, jefaturas y empleados en el

desempeño de sus labores, proveyendo de un instrumento técnico de fácil

consulta, para el ordenamiento de las actividades y coordinación eficiente de

las acciones.

3

B. Normas para su Uso y Actualización

1- Ambito de Aplicación:

Los Manuales tendrán aplicación dentro del Departamento de Ingeniería y

servirán a la Corte Suprema de Justicia y Organo Judicial, para orientar y

coordinarse las actividades relacionadas con el Departamento.

2- Normas Específicas

a) Los Manuales deben de constituirse como instrumentos técnicos-

administrativos de apoyo para la homogenización de las actividades y

procesos dentro del Departamento de Ingeniería.

b) La Jefatura y las Secciones que conforman el departamento, deberán poseer

un ejemplar de los Manuales, a fin de lograr unidad direccional en la

coordinación, seguimiento y control de las funciones y actividades; así como

encausar las relaciones funcionales de éstas con la Corte Suprema de

Justicia.

c) La Dirección de Planificación Institucional a través de la Unidad de

Desarrollo Organizacional será la responsable de estudiar y redactar los

cambios o ajustes a la organización, los puestos de trabajo y procedimientos,

a efecto de proponerlos para la respectiva autorización de acuerdo a las

situaciones cambiantes del entorno institucional.

C. Simbología utilizada en los Flujogramas

Los procedimientos muestran la secuencia ordenada de las operaciones tendientes a

realizar una actividad o función administrativa, por lo que se presentan tanto con su

descripción narrativa, como con su flujograma, empleando la simbología más

apropiada para representar flujos de documentos e información.

4

Para facilitar su comprensión, se incluyen a continuación los Símbolos utilizados.

1- INICIO/FINAL Se utiliza para indicar el origen o finalización de un

procedimiento.

2- MACROACTIVIDAD Actividad cuya realización está sujeta a la ejecución de

varias operaciones y aporta trabajos en documentos dentro

del proceso.

3- DOCUMENTO Representa formularios, informes y documentos varios,

como oficios, solicitudes, cartas, reportes, informes,

constancias, contratos, licitaciones, resoluciones

modificativas, etc.

4- DECISIÓN Es una acción que indica una decisión o proceso alternativo

a seguir, de acuerdo al cumplimiento de condiciones

preestablecidas.

5- TRANSPORTE Indica la dirección del proceso en el diagrama de flujo para

el desplazamiento de las personas o documentos.

6- OPERACIÓN

Indica acciones o movimientos para realizar una actividad

que no implica la elaboración de documentos.

7- INSPECCION/REVISION Representa actividades de revisión, autorización y control,

mediante registro o firma de los documentos elaborados o

recibidos.

8- OPERACIÓN/INSPECCION Se utiliza cuando la actividad involucra una acción y

revisión o autorización simultánea.

9- ARCHIVO Representa la conservación, custodia o archivo final de

cualquier tipo de documento o el almacenaje de bienes,

expedientes, etc.

10- ARCHIVO TEMPORAL Se utiliza cuando los documentos son retenidos

temporalmente para luego incorporarlos al proceso.

5

11- PROCESO DETERMINADO Indica un conjunto de actividades y operaciones contenidas

en un procedimiento del cual se hace alusión en otro de

mayor amplitud.

12- DEMORA Representa el tiempo que ha de esperarse forzosamente para

continuar con el proceso. Esta puede ser productiva o

improductiva.

13. CONECTOR Sirve para enlazar actividades en secuencia interrumpida, ya

sea por cambio de Unidad, puesto o página.

14- NUMERACION

Indica el orden y secuencia en que se deben realizar las

actividades y operaciones del proceso.

D. Aprobación y Vigencia de los Manuales

Los Manuales Administrativos entrarán en vigencia a partir de su aprobación y se sujetarán a los

cambios y ajustes de acuerdo a las necesidades que se presenten, respetándose los mecanismos

dispuestos para su modificación, ajuste y actualización.

6

II- MANUAL DE ORGANIZACIÓN

A. Introducción

El presente Manual refleja la estructura organizativa formal que rige el

Departamento de Ingeniería de la Corte Suprema de Justicia, la cual se ha

estructurado para responder a las exigencias que como un Departamento Técnico-

Operativo debe asumir, así como también su ámbito de atribuciones y

responsabilidades que coadyuven al logro de los objetivos institucionales.

Dentro del contenido del Manual se encuentran incluidos la organización funcional

interna, con el detalle de los objetivos, funciones y las relaciones internas y externas

que mantiene el Departamento y sus Secciones.

B. Organización Funcional Interna

1. Objetivo General del Departamento

Dotar de la estructura física adecuada y funcional a los Tribunales de la

República que actualmente no cuentan con edificio propio para que puedan

ofrecer mejores condiciones y facilidades de funcionamiento, procurando una

óptima utilización de los recursos asignados para el diseño, construcción y

supervisión de las obras civiles necesarias.

2. Ubicación del Departamento

Dentro de la estructura organizativa de la Corte Suprema de Justicia depende

jerárquicamente de la Dirección de Logística Institucional, como una unidad de

apoyo y de asistencia técnica que contribuya a la toma de decisiones en los

niveles superiores y al mismo tiempo aportar la colaboración participativa en los

niveles normativos y operativos.

7

3. Campo General de Trabajo

En relación al ámbito de trabajo, atribuciones y responsabilidades del

Departamento de Ingeniería, comprende desde la participación directa con la

Dirección Superior en la toma de decisiones, el diseño, dirección y control de

las diferentes etapas de desarrollo de las obras de ingeniería; contratación,

construcción, remodelación y supervisión de obras civiles.

4. Definición de la Estructura Organizativa

A fin de imprimirle dinamismo, eficiencia y agilidad para que pueda brindar la

atención oportuna a la demanda de los servicios de apoyo técnico-operativo, el

Departamento de Ingeniería ha sido estructurado como se presenta en el

organigrama de la página siguiente:

8



ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA

INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE

INGENIERIA

SECCION DE SUPERVISIÓN DE

OBRAS Y ARRENDAMIENTOS

(ZONA CENTRAL Y PARACENTRAL)

SECCION DE SUPERVISIÓN DE


(ZONA OCCIDENTAL Y ORIENTAL)

APOYO SECRETARIAL

SECCION DE

DISEÑO

SECCION

ADMINISTRATIVA /

FINANCIERA

SERVICIOS DE

APOYO

... ...

9

5. Funciones Generales:

a) Planificar y coordinar las actividades para el desarrollo de los planes de

inversión del Organo Judicial, manteniendo relaciones y comunicación con

dependencias y contratistas y dar soluciones a problemas relacionados con

las obras civiles.

b) Realizar inspecciones, levantamientos topográficos, proyectos y dibujos

arquitectónicos, diseño y desarrollo de planos constructivos, así como

supervisar las consultorías de diseño contratadas.

c) Elaborar planes de oferta, documentos de licitaciones, concursos y

presupuestos oficiales de obra; supervisar la construcción de las obras

civiles, inspeccionar, valuar y emitir dictámenes técnicos para la adquisición

de inmuebles y locales en arrendamiento, preparando los informes

respectivos.

d) Dar seguimiento, registrar y controlar las actividades en las diferentes etapas

de desarrollo de las obras de ingeniería, revisar y tramitar la documentación

de contratos en ejecución y controlar el avance financiero de las obras.

e) Participar en la elaboración de planes de inversión, tramitar liquidaciones de

contratos y preparar informes periódicos del Departamento.

f) Mantener relaciones y comunicación efectiva con las Dependencias,

Tribunales y Contratistas, así como participar en reuniones de trabajo con

los niveles superiores de dirección.

10

6. Relaciones Funcionales:

a) Internas:

i. Con la Dirección de Logística Institucional para la presentación de

proyectos de obras civiles que impliquen mejorar las obras físicas

existentes.

ii. Con Dependencias administrativas de la Corte Suprema de Justicia

para la asesoría y asistencia administrativa y legal, así como para la

provisión de materiales, recurso humano y financiero.

b) Externas

Con empresas contratistas para el seguimiento, control y avance de las obras

civiles en ejecución.

11

C. Descripción Organizativa por Unidades

1- Jefatura del Departamento

a) Objetivo:

Procurar una utilización óptima y eficiente de los recursos asignados para el

diseño, construcción y mantenimiento de la infraestructura física de los

Tribunales y Dependencias en toda la República, a fin de que estos

satisfagan las condiciones y facilidades para un mejor funcionamiento.

b) Funciones

i. Planificar, dirigir y coordinar las actividades del Departamento,

identificando proyectos tendientes a la adquisición de inmuebles,

contratación, construcción y supervisión.

ii. Apoyar técnicamente los procesos decisorios de la Dirección Superior

en el establecimiento de objetivos, metas y políticas tendientes al

mejoramiento de la infraestructura existente en los Tribunales y

Dependencias del Organo Judicial.

iii. Aprobar diseños y planos de ofertas elaborados por el personal del

Departamento y los preparados por empresas o personas contratadas.

iv. Llevar el seguimiento y supervisión del desarrollo de los proyectos

establecidos en el Plan Anual Operativo del Departamento, aplicando

medidas correctivas en los casos que así ameriten.

v. Procurar los recursos humanos, materiales y servicios logísticos para la

realización oportuna y eficiente asignados a cada Sección, velando por

su buen manejo y la utilización racional de los mismos.

vi. Gestionar la capacitación, motivar al personal para la eficiente

atención del trabajo asignado y evaluar periódicamente su desempeño.

vii. Presentar informes periódicos sobre la ejecución y avance de los

proyectos, comunicando situaciones imprevistas o ajustes de los

programas de trabajo a la Dirección de Logística Institucional.

12

c) Relaciones Funcionales

a) Internas

i Con la Dirección de Logística Institucional para coordinar acciones

de trabajo relacionados con la infraestructura física de la Institución.

ii. Con la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en la

participación de las aperturas y evaluaciones de las licitaciones; así

como en la adquisición de bienes y servicios, para la construcción,

ampliaciones y mejoras de la infraestructura física.

iii. Con la Dirección de Planificación Institucional en la asesoría y

asistencia administrativa.

iv. Con la Dirección Financiera Institucional para el pago de contratos.

b) Externas:

i. Con empresas contratistas para el seguimiento, control y avance de

las obras civiles y con instituciones públicas encargadas del

desarrollo urbanístico e infraestructura pública nacional.

13

2- Sección de Diseño

a) Objetivo:

Proveer diseños funcionales y adecuados a las necesidades de los Tribunales

y Dependencias del Organo Judicial, procurando proyectar un ambiente

agradable, cómodo y seguro para la atención de las diligencias judiciales y

administrativas, con el mejor aprovechamiento del espacio físico disponible.

a) Funciones

i. Elaborar anteproyectos de diseños arquitectónicos de obra física para

la instalación de Tribunales en todo el país.

ii. Efectuar levantamientos topográficos y físicos en inmuebles, ya sea

para alquilar, como para compra y/o donación.

iii. Revisar y aprobar planos constructivos en proceso de ejecución para el

diseño de Juzgados, Centros Judiciales y Dependencias

Administrativas.

iv. Colaborar con la inspección de inmuebles, haciendo las

recomendaciones pertinentes, en cuanto a su valúo, diseño, adecuación

y construcción.

v. Evaluar y rendir dictamen técnico en diseños adjudicados por

consultorías.

vi. Apoyar técnicamente a otras Secciones o Unidades que requieran la

evacuación de consultas en aspectos de arquitectura y dibujo.

vii. Presentar informes periódicos de trabajo a la jefatura del

Departamento.

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b) Relaciones Funcionales:

a) Internas:

i. Con la jefatura del Departamento para coordinar acciones de trabajo

relacionados con el diseño arquitectónico y presentación de

informes.

ii. Con las Secciones del Departamento para la coordinación de

trabajos.

iii. Con Magistrados, Jueces y Jefes Administrativos para adecuar

requerimientos arquitectónicos.

b) Externas

i. Con empresas y personas contratistas para la revisión de documentos

técnicos requeridos en procesos de licitación y concursos.

15

3- Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos (Zona Central y

Paracentral)

a) Objetivo:

Vigilar que las diferentes obras de ingeniería que se ejecuten, se realicen en

términos de calidad, oportunidad y economía, sean estas de ampliaciones o

remodelaciones o cualquier otra actividad para el funcionamiento de

Tribunales y Dependencias del Organo Judicial.

b) Funciones:

i. Identificar y proponer proyectos de obra física a realizar en Tribunales

y Dependencias del Organo Judicial.

ii. Elaborar y preparar documentos técnicos para la celebración de

concursos y licitaciones de construcción de obras.

iii. Supervisar la ejecución de obras físicas de proyecto; así como

constatar el cumplimiento del diseño, especificaciones y demás

términos que regulen la ejecución de obras.

iv. Realizar inspecciones y valúos de inmuebles propios y arrendados

emitiendo informes técnicos.

v. Revisar y avalar los avances y estimaciones de obras ejecutadas y

presentadas a cobro.

vi. Revisar órdenes de cambio, prórrogas de ejecución de obras y

mantener constante comunicación con los ejecutores de obras o

contratistas.

vii. Emitir actas de recepción de obras y revisar liquidaciones de contratos

a efecto de que sean autorizadas por el Jefe del Departamento.

viii. Preparar informes periódicos sobre el avance físico de obras y

cumplimiento de metas establecidas institucionalmente.

ix. Evacuar consultas técnicas de contratistas.

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x. Promover innovaciones que viabilicen el mejor funcionamiento y

durabilidad de la infraestructura con que cuenta la Corte Suprema de

Justicia.

xi. Participar en la conformación del Banco de Contratistas en la Unidad

de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (U.A.C.I.)

xii. Participar en la elaboración del Plan de Inversión en Infraestructura.

c) Relaciones Funcionales:

a) Internas:

i. Con la Jefatura del Departamento para coordinar acciones de trabajo

relacionadas con la supervisión de obras y arrendamientos y

presentación de informes.

ii. Con la U.A.C.I. para apoyo técnico en los procesos de licitaciones.

iii. Con la D.F.I., para estimar desembolsos a efectuar a contratistas.

iv. Con las Administraciones de Centros Judiciales para coordinar

actividades, tanto en la zona central y paracentral.

v. Con las Secciones del Departamento para coordinar acciones de

trabajo.

b) Externas:

i. Con empresas y personas contratistas, para revisión de documentos

técnicos requeridos en procesos de licitación y concursos.

17

4- Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos (Zona Occidental y

Oriental).

a) Objetivo:

Vigilar que las diferentes obras de ingeniería que se ejecuten, se realicen en

términos de calidad, oportunidad y economía, sean estas de ampliaciones o

remodelaciones o cualquier otra actividad para el funcionamiento de


b) Funciones:

i. Identificar y proponer proyectos de obra física a realizar en Tribunales

y Dependencias del Organo Judicial.

ii. Elaborar y preparar documentos técnicos para la celebración de

concursos y licitaciones de construcción de obras.

iii. Supervisar la ejecución de obras físicas de proyectos; así como

constatar el cumplimiento del diseño, especificaciones y demás

términos que regulen la ejecución de obras.

iv. Realizar inspecciones y valúos de inmuebles propios y arrendados

emitiendo informes técnicos.

v. Revisar y avalar los avances y estimaciones de obras ejecutadas y

presentadas a cobro.

vi. Revisar órdenes de cambio, prórrogas de ejecución de obras y

mantener constante comunicación con los ejecutores de obras o

contratistas.

vii. Emitir actas de recepción de obras y revisar liquidaciones de contratos

a efecto de que sean autorizadas por el Jefe del Departamento.

viii. Preparar informes periódicos sobre el avance físico de obras y

cumplimiento de metas establecidas institucionalmente.

ix. Evacuar consultas técnicas de contratistas.

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x. Promover innovaciones que viabilicen el mejor funcionamiento y

durabilidad de la infraestructura con que cuenta la Corte Suprema de

Justicia.

xi. Participar en la conformación del Banco de Contratistas en la Unidad

de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (U.A.C.I.).

xii. Participar en el Plan Anual de Inversión en Infraestructura.


a) Internas:


relacionadas con la supervisión de obras y arrendamientos y

presentación de informes.

ii. Con la U.A.C.I., para apoyo técnico en los procesos de licitaciones.

iii. Con la U.F.I., para estimar desembolsos a efectuar a contratistas.

iv. Con las Administraciones de Centros Judiciales para coordinar

actividades tanto en la zona occidental y oriental.

v. Con las Secciones del Departamento para coordinar acciones de

trabajo.

b) Externas:

i. Con empresas y personas contratistas de obra, para la revisión de

documentos, supervisión, solicitudes y recepción de los trabajos

encomendados.

19

5- Sección Administrativa / Financiera

a) Objetivo:

Llevar el registro y controles de las operaciones financieras que reflejen

erogaciones como resultado del avance físico de las obras en ejecución,

hasta su liquidación final como proyectos de inversión.

b) Funciones:

i. Llevar los registros y controles actualizados del avance financiero de

los proyectos con el fin de proporcionar información confiable y

oportuna que sirva para la toma de decisiones.

ii. Recibir, revisar, registrar y tramitar facturas presentadas a cobro por

los contratistas, bajo el concepto de ejecución de obras de

infraestructura.

iii. Documentar cronológicamente cada expediente que se origine por un

proyecto de obra civil, así como dar seguimiento al cumplimiento de

plazos, garantías y condiciones contractuales.

iv. Velar porque la U.A.C.I., proporcione copia de toda la documentación

que se genera en el proceso de licitación o concurso por obras de

infraestructura.

v. Preparar informes financieros de los proyectos de obra física para uso

de la jefatura del Departamento, Gerencia General Administrativa u

otra autoridad Superior que lo solicite.

vi. Preparar informes periódicos para la Dirección de Planificación

Institucional, relativos a la ejecución del plan de inversión reflejado en

el Plan Anual Operativo Institucional.

vii. Apoyar a las demás Secciones del Departamento, en todo lo

relacionado a documentación que evidencie cualquier cambio en el

proceso contractual de un proyecto.

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a) Internas:


relacionadas con los avances financieros de las obras civiles en

ejecución.

ii. Con la U.A.C.I., para la obtención de la documentación que respalde

todo el proceso de licitación y contratación de proyectos de inversión

en infraestructura.

iii. Con la DFI, para informar sobre inconvenientes surgidos en los

trámites de facturas presentadas a cobro por los contratistas.

iv. Con la DPI, para informar sobre la ejecución del Plan Anual

Operativo.

b) Externas:

i. Con empresas contratistas para la requisición de documentos legales

necesarios en el proceso de ejecución de obras como son fianzas,

programas de trabajo, flujos de caja, etc. como requisitos formales

del proceso mismo.

21

III- MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

A: Introducción

El presente Manual de Descripción de Puestos del Departamento de Ingeniería ha

sido diseñado con el fin de contar con un instrumento técnico administrativo que

contenga la información ordenada y sistemática de los datos que permitan

identificar y determinar fácilmente las características de los puestos de trabajo

requeridos en cada área.

Los perfiles de puestos descritos en el Manual, se han definido con base a los

requisitos indispensables de educación, conocimiento, experiencias, habilidades y

otros atributos que debe reunir las personas que ocupen los puestos para

desempeñar eficientemente las responsabilidades y actividades asignadas.

En el Manual han sido incluidos los puestos del Jefe del Departamento de

Ingeniería, Coordinadores de Sección, colaboradores técnicos y administrativos,

secretaria del Departamento, Coordinador de Mantenimiento, Personal de

Mantenimiento, motorista y personal de servicios varios respectivamente

reconocidos dentro de la Institución.

Con el Manual de Descripción de Puestos se pretende contar con los contenidos

claros y precisos de cada uno de los puestos de la micro estructura organizativa del

Departamento de Ingeniería, propiciando una adecuada distribución de los cargos

de trabajo dentro de la misma, fundamentando el establecimiento y la operación de

mecanismos para la valuación de puestos, así como orientar las políticas tanto de

admisión de personal como de relaciones laborales y de apoyar la identificación de

necesidades de capacitación, para estructurar los programas institucionales en la

materia.

22

La descripción de puestos permite conocer con todo detalle las características y

obligaciones de cada empleado, así como las responsabilidades encomendadas a

cada puesto, constituyendo un instrumento administrativo eficaz para establecer

procedimientos específicos, dirigir y supervisar con mayor objetividad a los

subalternos participantes en cada uno de ellos, así como también evaluar

objetivamente su desempeño.

B. Contenido de cada puesto

Para una mejor comprensión se presenta la definición de los diferentes aspectos

considerados en la descripción de los puestos de trabajo que se han incluido en el

manual.

1. Título del Puesto

Denota en forma simple y adecuada el nombre real del puesto, atendiendo a las

actividades específicas que realiza, identificándolo con la clasificación genérica

de puestos dentro de las categorías laborales de: a) Funcionarios y

Ejecutivos; b) Jefe Intermedios, c) Profesionales y Técnicos; d) Secretarial y de

Oficina; y e) Servicios.

2. Naturaleza del Puesto

Señala la categoría laboral a que pertenece el puesto y contiene en forma

sintética el tipo de actividades y responsabilidades que abarca, indicando el

grado de complejidad de las labores desempeñadas, las condiciones ambientales

en que se desarrollan y factores como la atención continua, esfuerzo físico,

mental, auditivo, visual, tensión nerviosa y riesgos que pueden estar presentes

en las condiciones y ambiente de trabajo.

3. Dependencia Jerárquica

Define el nivel inmediato superior al que se reporta o está adscrito el puesto y la

respectiva dependencia según la unidad organizativa a que pertenece. Esta

23

subordinación se pierde cuando se integran comités o comisiones para efectuar

algún trabajo que amerite la participación de un grupo interdisciplinario o de

diferentes unidades de organización. Además, cuando lo es necesario, se indica

si el puesto supervisa o tiene personal bajo su responsabilidad.

4. Requisitos Mínimos

Estos son la base de partida para el reclutamiento y selección, así como para la

asignación del ocupante al cargo genérico correspondiente. El rango y el valor

del sueldo que devengue dependen de la política de salarios vigente y de la

determinación que tome la Dirección Superior en armonía con la calificación de

méritos, evaluación del desempeño y tiempo de servicio dentro del Organo

Judicial.

Asimismo, los requisitos establecen las características que debe reunir la

persona que opte por ocupar cada uno de los puestos, en cuanto a educación,

conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas, el perfil personal y otras

condiciones que le permitan afrontar el esfuerzo, las responsabilidades y las

atribuciones consignadas en cada puesto. A continuación se da una breve

explicación de cada uno de los requisitos contemplados.

a) Educación y Conocimientos

Establece el nivel intelectual de preparación adquirida mediante la

realización de estudios formales y necesarios para ejecutar las labores dentro

de cada puesto, así como el nivel de profundidad de los conocimientos

generales que deberá poseer el personal que lo vaya a desempeñar. Estos

pueden variar según sea el rango del puesto dentro de un mismo título

genérico (ejemplo: Colaborador de Oficina I, II ó III).

24

b) Experiencia

Se refiere al nivel de preparación adquirida a través del tiempo mediante la

realización de trabajo similares dentro o fuera del Organo Judicial,; deseable

o indispensable para ocupar un puesto determinado.

c) Habilidades y Destrezas

Se refiere a la identificación de características especiales, manifiestas o

potenciales, que deberá satisfacer la persona que ocupe un determinado

puesto en cada uno de sus rangos, si los tuviera.

5. Características Personales

Incluye otras características necesarias que completan el perfil personal que se

requiere para ocupar el puesto de trabajo. Entre ellas se pueden considerar

aspectos relacionados con la edad, cualidades, apariencia, valores, etc.; así como

otras exigencias particulares para el eficiente desempeño.

6. Actividades

En este apartado se indica en forma lógica y sencilla todo tipo de actividades

que pueden abarcarse en un determinado puesto de trabajo, utilizando frases

claras y precisas que le permitan al empleado comprender y conocer el trabajo a

desarrollar en su respectivo puesto.

Con los factores especificados en cada puesto, se estará facilitando las labores

de administración y desarrollo de los recursos humanos, así como se permitirá la

implantación de programas para el reclutamiento, selección, admisión,

capacitación y formación del personal del Departamento de Ingeniería. Estos

mismos factores podrán constituirse en parámetros para la calificación de

méritos y evaluación del desempeño, considerando la ponderación atribuida en

el sistema que se utilice.

25

C. Inventario de Puestos

A continuación se enlista un total de 21 puestos tipos reales que se reconocen

indispensables para el funcionamiento del Departamento de Ingeniería y los puestos

de trabajo que lo integran.

Ellos son los de:

1. Jefe del Departamento de Ingeniería

2. Jefes de Sección

2.1 Coordinador de Sección de Diseño

2.2 Coordinador de Sección Supervisión de Obras y Arrendamientos (Zona

Central y Paracentral).

2.3 Coordinador de Sección Supervisión de Obras y Arrendamientos (Zona

Occidental y Oriental).

2.4 Coordinador de Sección Administrativa / Financiera

3. Colaboradores Técnicos.

3.1 Colaborador Técnico, de Sección de Diseño

3.2 Colaborador Técnico, de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Central y Paracentral).

3.3 Colaborador Técnico, de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental).

4. Colaboradores de Oficina

4.1 Encargado(a) de Entrega y Control de Combustible y Materiales.

4.2 Encargado(a) de Seguimiento Financiero de Proyectos de Obra Física.

5. Secretaria del Departamento

6. Coordinador de Mantenimiento

26

7. Colaboradores de Mantenimiento

7.1 Pintor

7.2 Fontanero

7.3 Carpintero

7.4 Albañil

7.5 Electricista

7.6 Mecánico Obra de Banco

8. Motorista

9. Colaboradores de Servicios Varios

9.1 Mensajero de Jefatura del Departamento.

9.2 Ordenanza

D. Organigrama de Puestos Reales

Mediante la representación del Organigrama Analítico de Puestos Reales del

Departamento de Ingeniería, se pueden visualizar los puestos, la dependencia

jerárquica y el tramo de control que la jefatura tiene bajo su responsabilidad, tal

como se muestra en el gráfico de la siguiente página.

27



ORGANIGRAMA ANALÍTICO DE PUESTOS REALES

DIRECTOR DE LOGÍSTICA

INSTITUCIONAL

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE INGENIERIA

COORDINADOR DE

SECCION DE DISEÑO

COORDINADOR DE SECCION

SUPERVISIÓN DE OBRAS Y ARRENDAMIENTOS (ZONA

CENTRAL Y PARACENTRAL)


SUPERVISIÓN DE OBRAS Y ARRENDAMIENTOS (ZONA

OCCIDENTAL Y ORIENTAL)


ADMINISTRATIVA / FINANCIERA

COLABORADOR TÉCNICO

(5)


(7)


(6)

ENCARGADO DE ENTREGA Y

CONTROL DE COMBUSTIBLE

Y MATERIALES

ENCARGADO DE

SEGUIMIENTO FINANCIERO DE PROYECTOS DE

OBRA FISICA

MOTORISTA

(8)

MENSAJERO

COLABORADOR

SERVICIOS

VARIOS

COORDINADOR DE

MANTENIMIENTO

PINTOR

FONTANERO

CARPINTERO

ALBAÑIL

ELECTRICISTA

MECANICO

OBRA DE

BANCO

... ...

SECRETARIA DE DEPARTAMENTO

28

E- Descripción de Puestos

1- Título del Puesto: Jefe del Departamento de Ingeniería

a) Naturaleza del Puesto:

Pertenece a la categoría laboral de Jefes intermedios y como Jefe de

Departamento atiende labores de Ingeniería Civil en obras de infraestructura física

del Organo Judicial, por lo que su labor es de gran responsabilidad, esfuerzo

intelectual y amplio conocimiento en la formulación y coordinación de Proyectos

de Inversión. Sus labores las realiza en condiciones ambientales normales.

b) Dependencia Jerárquica:

Depende directamente del Director de Logística Institucional, a quien reporta los

resultados de su trabajo. Tiene a su cargo personal profesional, técnico de oficina

y de servicios.

c) Requisitos Mínimos:

i. Educación y Conocimientos:

Poseer grado académico en Ingeniería Civil o Arquitectura con amplios

conocimientos en proyectos de inversión de infraestructura física.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñado en cargos de jefatura de Ingeniería Civil en la

Administración Pública o Privada de tres a cinco años.

iii. Habilidades y Destrezas:

- Habilidad para coordinar y dirigir personal

- Habilidad para la toma de decisiones

- Elevada capacidad de planificación, organización y control de trabajo.

- Habilidad para la redacción y estructuración de informes.

- Habilidad para relacionarse con funcionarios y público en general.

- Destreza en el uso de equipo de computación.

29

d) Características Personales:

i. Mayor de 35 años de edad

ii. De moralidad y competencias notorias

iii. Lealtad a los valores, misión, visión institucionales

iv. Alto grado de discreción y lealtad

v. Disponibilidad para trabajar fuera de la jornada laboral.

e) Actividades:

i. Planificar, dirigir, coordinar y dirigir las actividades del Departamento,

identificando proyectos tendientes a la adquisición de inmuebles,

contratación, construcción y supervisión.

ii. Apoyar técnicamente los procesos decisorios de la Dirección Superior en el

establecimiento de objetivos, metas y políticas tendientes al mejoramiento

de la infraestructura existente en los Tribunales y Dependencias del Organo

Judicial.

iii. Llevar el seguimiento y supervisión del desarrollo de los proyectos

establecidos en el Plan Anual Operativo del Departamento, aplicando

medidas correctivas en los casos que así ameriten.

iv. Procurar los recursos humanos, materiales y servicios logísticos para la

realización oportuna y eficiente asignados a cada sección del Departamento,

velando por su buen manejo y la utilización racional de los mismos.

v. Autorizar documentos técnicos relativos a la infraestructura y

arrendamientos de inmuebles.

vi. Gestionar la capacitación, motivar al personal para la eficiente atención del

trabajo asignado y evaluar periódicamente su desempeño.

vii. Presentar informes periódicos sobre la ejecución y avance de los proyectos

comunicando situaciones imprevistas o ajustes a los programas de trabajo a

la Dirección de Logística Institucional.

viii. Realizar otras actividades relacionadas con las obras civiles encomendadas

por la Dirección de Logística Institucional

30

2- Jefes de Sección

2.1 Título del Puesto: Coordinador de Sección de Diseño


Cargo que reviste gran responsabilidad dada las actividades realizadas en una

Sección, perteneciente a la categoría laboral de jefes intermedios. Su

desempeño implica el desarrollo de labores técnico-operativas realizadas en

condiciones ambientales normales.


Depende directamente del Jefe del Departamento de Ingeniería, a quien

reporta el resultado de su trabajo y tiene a su cargo personal profesional.



Poseer grado académico en Arquitectura, con amplios conocimientos en

desarrollo de proyectos arquitectónicos.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñado en cargos como Arquitecto en la Administración

Pública o Privada, con experiencia laboral de dos a tres años.




- Capacidad de Planificación y Organización del Trabajo

- Destreza para seguir y cumplir instrucciones


- Habilidad para redactar informes.

31



ii. Alta discreción y lealtad

iii. Sentido de organización y disciplina

iv. Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral.

e) Actividades:

i. Elaborar anteproyectos de diseños arquitectónicos de obra física para la

instalación de Tribunales en todo el país.

ii. Efectuar levantamientos topográficos y físicos en inmuebles para

adquirir ya sea por alquiler, compra o donación.

iii. Diseñar y dibujar planos constructivos

iv. Supervisar proyectos de remodelación, reparación y construcción.

v. Realizar informes técnicos de trabajo para licitaciones

vi. Evaluar inmuebles para establecer cánones de arrendamiento o compra.

vii. Aprobar diseños y planos de ofertas elaboradas por empresas

contratistas.

viii. Evaluar y rendir dictámenes técnicos en diseños adjudicados por

consultorías, así como dar seguimiento al cumplimiento de plazos,

garantías y condiciones contractuales.

ix. Asesorar proyectos de consultoría externa

x. Investigar necesidades para proyectos arquitectónicos

xi. Otras actividades encomendadas por la Jefatura del Departamento afines

con el puesto.

32

2.2 Título del Puesto: Coordinador de Sección Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Central y Paracentral).


Cargo que reviste gran responsabilidad dadas las actividades realizadas en una

Sección, perteneciente a la categoría laboral de Jefes intermedios. Su

desempeño implica el desarrollo de labores técnico-operativas, realizadas en







Poseer grado académico en Ingeniería Civil o Arquitectura con

amplios conocimientos en desarrollo de proyectos arquitectónicos

y supervisión de los mismos.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñados en cargos como Ingeniero Civil o

Arquitecto en la Administración Pública o Privada, con experiencia

laboral de dos a tres años.




- Capacidad de planificación y organización del trabajo.

- Destreza para seguir y cumplir instrucciones.

33

- Habilidad para relacionarse con funcionarios y público en

general.







e) Actividades:

i. Identificar y proponer proyectos de obra física a realizar en


ii. Elaborar especificaciones técnicas para la celebración de concursos y

licitaciones de construcción de obras.

iii. Supervisar la ejecución de obras físicas de proyectos

iv. Revisar planes de ofertas, presupuestos y estimaciones de obras

ejecutadas.

v. Efectuar peritajes y valúos para arrendamiento o compra de

inmuebles.

vi. Emitir actas de recepción de obras y revisar liquidaciones de contrato

a efecto de que sean autorizadas por la Jefatura del Departamento.

vii. Preparar informes periódicos sobre el avance físico de obras y

cumplimiento de metas institucionales.

viii. Realizar otras actividades encomendadas por la jefatura del

Departamento afines con el puesto.

34

2.3 Título del Puesto: Coordinador de Sección Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental).



Sección, perteneciente a la categoría laboral de Jefes intermedios. Su

desempeño implica el desarrollo de labores técnico-operativas, realizadas en







Poseer grado académico en Ingeniería Civil o Arquitectura con amplios

conocimientos en desarrollo de proyectos arquitectónicos y supervisión

de los mismos.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñado en cargos como Ingeniero Civil o Arquitecto en la

Administración Pública o Privada, con experiencia laboral de dos a tres

años.




- Capacidad de planificación y organización del trabajo.

- Destreza para seguir y cumplir instrucciones

35



d) Características personales:





e) Actividades:

i. Identificar y proponer proyectos de obra física a realizar en Tribunales y

Dependencias del Organo Judicial.

ii. Elaborar especificaciones técnicas para la celebración de concursos y

licitaciones de construcción de obras.

iii. Supervisar la ejecución de obras físicas de proyectos

iv. Revisar planes de ofertas, presupuestos y estimaciones de obras

ejecutadas.

v. Efectuar peritajes y valúos para arrendamiento o compra de inmuebles.

vi. Emitir actas de recepción de obras y revisar liquidaciones de contrato a

efecto de que sean autorizadas por la Jefatura del Departamento.

vii. Preparar informes periódicos sobre el avance físico de obras y

cumplimiento de metas institucionales.

viii. Realizar otras actividades encomendadas por la Jefatura del

Departamento afines con el puesto.

36

2. 4 Titulo del Puesto: Coordinador de Sección Administrativa / Financiera



sección, perteneciente a la categoría laboral de jefes intermedios. Su desempeño

implica el desarrollo de labores Tecnico-Administrativas y Financieras, realizadas

en condiciones ambientales normales.


Depende directamente del Jefe del Departamento de Ingeniería, a quien reporta el

resultado de su trabajo y tiene a su cargo personal técnico.



Poseer grado académico en Administración de Empresas, Economía o

Contaduría Pública, con amplios conocimientos en procesos financieros y

administrativos en el área de infraestructura.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñado en cargos de jefatura intermedia de dos a tres años en la

administración pública o privada en el campo técnico-administrativo y

financiero.


Habilidad para coordinar y dirigir personal

Habilidad para la toma de decisiones

Capacidad de planificación y organización del trabajo

Destreza para seguir y cumplir instrucciones

Habilidad para relacionarse con funcionarios y público en general

Habilidad para elaborar informes de trabajo

37





iv. Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Planificar, organizar, dirigir y contratar las actividades técnico-administrativas

y financieras de proyectos de infraestructura del Organo Judicial.

ii. Llevar los registros y controles actualizados de los avances financieros, a fin

de proporcionar información confiable y oportuna para la toma de decisiones.

iii. Recibir, revisar, registrar y tramitar facturas presentadas a cobro por los

contratistas.

iv. Documentar cronológicamente cada expediente que se origine por un proyecto

de obra civil, así como el control de los mismos cuando se encuentren en

ejecución.

v. Preparar informes financieros de los proyectos de obra física para la jefatura

del departamento.

vi. Coordinar la elaboración de documentos técnicos financieros.

vii. Gestionar la adquisición de recursos logísticos para uso del departamento.

viii. Coordinar la asignación de vehículos y el control de combustible.

ix. Realizar otras actividades encomendadas por la jefatura del departamento

afines con el puesto.

38

3. Colaboradores Técnicos

3. 1 Titulo del Puesto: Colaborador Técnico de Sección de Diseño


Cargo que pertenece a la categoría de profesionales y técnicos en el que se aplican

conocimientos de arquitectura para elaborar y diseñar proyectos de ingeniería. Las

labores se realizan en condiciones ambientales normales.


Depende directamente del coordinador de la Sección de Diseño, a quien reporta el

resultado de su trabajo. No tiene personal a su cargo.



Poseer grado académico en arquitectura y contar con conocimientos en la

elaboración y diseño de proyectos arquitectónicos.

ii. Experiencia:

Haberse desempeñado en cargos como arquitecto en la administración pública

o privada con experiencia laboral de uno a tres años.


Capacidad de organización del trabajo

Capacidad de Análisis

Habilidad para redactar informes

Destreza para cumplir y seguir instrucciones

Destreza en el uso de instrumentos técnicos de ingeniería civil

39




iii. Sentido de responsabilidad y organización del trabajo

iv. Excelentes hábitos personales de trabajo

v. Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Diseñar proyectos arquitectónicos de obra física.

ii. Desarrollar planos de construcción, cálculo de materiales y realizar

presupuestos.

iii. Supervisar proyectos de diseño y consultoría.

iv. Realizar análisis de adjudicación de proyectos de ingeniería.

v. Realizar investigaciones y análisis de campo.

vi. Llevar a cabo levantamientos topográficos

vii. Colaborar en la adquisición y arrendamiento de inmuebles.

viii. Inspeccionar y valuar inmuebles.

ix. Elaborar informes técnicos de trabajo

x. Realizar otras actividades encomendadas por el Jefe de Sección diseño afines

con el puesto.

40

3. 2 Titulo del Puesto: Colaborador Técnico de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Central y Paracentral)


Cargo que pertenece a la categoría de profesionales y técnicos, en el que se aplican

conocimientos de ingeniería civil o arquitectura para supervisar proyectos de

infraestructura física en ejecución. Las labores se realizan en condiciones

ambientales normales.


Depende directamente del Coordinador de la Sección Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Central y Paracentral). No tiene personal a su cargo.



Poseer grado académico en Ingeniería Civil o Arquitectura y contar con

amplio conocimiento en la supervisión de proyectos de infraestructura física.

ii. Experiencia:


Administración Pública, con experiencia laboral de uno a tres años.







41






v. Disponibilidad al trabajo fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Realizar inspecciones y supervisiones de los grados de avance de obras en

ejecución.

ii. Supervisar proyectos de mejoras, remodelaciones y ampliaciones de las obras

físicas en ejecución.

iii. Revisar los planes de ofertas, presupuestos y estimaciones de obras ejecutadas.

iv. Participar en la elaboración de especificaciones técnicas para licitación.


vi. Elaborar informes técnicos para ser presentados a la Jefatura de la Sección.

vii. Revisar planes de ofertas e informes presentados por los constructores.

viii. Realizar actividades encomendadas por la Jefatura de la Sección afines con el

puesto.

42

3. 3 Titulo del Puesto: Colaborador Técnico de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental)


Cargo que pertenece a la categoría de profesionales y técnicos, en el que se aplican

conocimientos de ingeniería civil o arquitectura para supervisar proyectos de

infraestructura física en ejecución. Las labores se realizan en condiciones



Depende directamente del Coordinador de la Sección Supervisión de Obras y

Arrendamientos (Zona Occidental y Oriental). No tiene personal a su cargo.



Poseer grado académico en Ingeniería Civil o Arquitectura y contar con

amplio conocimiento en la supervisión de proyectos de infraestructura física.

ii. Experiencia:


Administración Pública, con experiencia laboral de uno a tres años.







43







e) Actividades:

i. Realizar inspecciones y supervisiones de los grados de avance de obras en

ejecución.

ii. Supervisar proyectos de mejoras, remodelaciones y ampliaciones de las obras

físicas en ejecución.

iii. Revisar los planes de ofertas, presupuestos y estimaciones de obras ejecutadas.

iv. Participar en la elaboración de especificaciones técnicas para licitación.


vi. Elaborar informes técnicos para ser presentados a la Jefatura de la Sección.

vii. Revisar planes de ofertas e informes presentados por los constructores.

viii. Realizar actividades encomendadas por la Jefatura de la Sección afines con el

puesto.

44

4. Colaboradores de Oficina

4. 1 Titulo del Puesto: Encargado (a) de Entrega y Control de Combustible y Materiales


Cargo que pertenece a la categoría secretarial y de oficina, encargado de realizar

labores relacionadas con la entrega y control de combustible, como requerimiento

de materiales de construcción. Requiere algún esfuerzo mental y responsabilidad.

Las actividades se realizan en condiciones ambientales normales y no implican

ningún riesgo.


Depende directamente del Jefe de Sección Administrativa / Financiera, a quien

reporta los resultados de su trabajo. No tiene personal a su cargo.



Ser estudiante universitario de tercer año en la carrera de Administración de

Empresas o Ingeniería Industrial.

ii. Experiencia:

De uno a tres años en labores de oficina.


Habilidad para seguir instrucciones

Habilidad en la elaboración de informes

Destreza en el uso de equipo de computación

45



ii. Sentido de organización y disciplina

iii. Excelentes hábitos de trabajo y personales

iv. Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Elaborar la programación semanal de salidas de los vehículos.

ii. Coordinar el transporte de personal para efectuar visitas de supervisión,

calculando y distribuyendo la cuota de combustible a ser utilizada

iii. Asignar el combustible diario para los vehículos.

iv. Preparar registros de control sobre el uso de combustible.

v. Preparar liquidaciones por consumo de combustible.

vi. Elaborar memorándum para el requerimiento de materiales.

vii. Consultar existencias internas de materiales antes de solicitar la compra.

viii. Elaborar informes mensuales de las actividades realizadas.

ix. Realizar otras actividades afines con el puesto que le sean encomendadas por

la Jefatura de la Sección.

46

4. 2 Titulo del Puesto: Encargado (a) de Seguimiento Financiero de Proyectos de Obra

Física


Cargo que pertenece a la categoría secretarial y de oficina, encargado de realizar

labores relacionadas con el seguimiento financiero de los proyectos de obra física.

Requiere de algún esfuerzo mental y responsabilidad. Las actividades se realizan

en condiciones ambientales normales y no implican ningún riesgo.


Depende directamente del Jefe de Sección Administrativa / Financiera, a quien

reporta los resultados de su trabajo. No tiene personal a su cargo.



Ser estudiante universitario de tercer año en la carrera de Administración de

Empresas o Ingeniería Industrial.

ii. Experiencia:

De uno a tres años en labores de oficina.


Habilidad para seguir instrucciones

Habilidad en la elaboración de informes

Destreza en el uso de equipo de computación




iii. Excelentes hábitos personales de trabajo y personales


47

e) Actividades:

i. Revisar estimaciones de obras ejecutadas

ii. Mantener en orden cronológico la documentación de expedientes de proyectos

de obra física.

iii. Atender requerimientos de expedientes de proyectos, llevando el registro de

los mismos.

iv. Redactar informes administrativos sobre proyectos.

v. Redactar correspondencia dirigida a contratistas.

vi. Asistir a reuniones de trabajo con contratistas.

vii. Atender a entidades fiscalizadoras, facilitando la información requerida.

viii. Realizar otras actividades afines con el puesto que le sean encomendadas por

la Jefatura de la Sección.

48

5. Titulo del Puesto: Secretaria del Departamento


Cargo que pertenece a la categoría secretarial y de oficina, para apoyar las

gestiones administrativas desarrolladas por la Jefatura del Departamento que

requiere capacidad, discreción, confiabilidad y esfuerzo. Su labor la realiza en



Depende directamente de la Jefatura del Departamento de Ingeniería. No tiene

personal bajo su cargo, aunque eventualmente puede coordinar labores del

personal de servicio.



Poseer titulo de Secretaria Comercial, Bachiller en Comercio y

Administración o Diploma de Secretaria Ejecutiva; y tener conocimientos del

trabajo de oficina en general.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia mínima de tres años en puestos secretariales relacionados

con funcionarios de nivel intermedio.


Habilidad para relacionarse con el personal y atender público

Habilidad para recibir y cumplir instrucciones

Habilidad para redactar y transcribir correspondencia

Habilidad para elaborar cuadros, gráficos e informes

Destreza en el manejo de archivos documentales

Destreza en el uso de la computadora y máquina de escribir eléctrica

Destreza en el uso de equipo de oficina (fotocopiadora, fax, etc.)

49



ii. Alta discreción y confidencialidad

iii. Buena ortografía y redacción

iv. Sentido de organización y disciplina

v. Excelentes hábitos personales y de trabajo

vi. Disposición al trabajo fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Recibir, registrar y archivar la correspondencia, notas, memorándum y demás

documentos que ingresan al Departamento, llevando el control de entrada y

salida de los mismos.

ii. Revisar, clasificar y canalizar la correspondencia, así como asegurarse de su

distribución a las Dependencias correctas.

iii. Mecanografiar notas, cuadros, informes y demás documentos producidos por

la Jefatura del Departamento, así como tomar dictado y transcribir documentos

varios.

iv. Elaborar y llevar el control de viáticos del personal, pedidos de papelería y

útiles de escritorio del Departamento.

v. Atender la agenda de compromisos de la Jefatura y convocar o confirmar

asistencia a reuniones de trabajo.

vi. Recibir, canalizar y hacer llamadas telefónicas de carácter oficial, así como

transmitir indicaciones y solicitudes de la Jefatura al personal de oficina y de

servicio.

50

vii. Mantener ordenados, manejar y controlar el archivo de los documentos

confidenciales, importantes o privados, así como los sellos del Departamento.

viii. Atender las visitas de personal y público en general, orientándoles para su

pronta atención.

ix. Mantener limpio y en buen estado el equipo de oficina que le sea asignado, así

como velar por el orden y aseo de la oficina de la Jefatura.

x. Realizar y colaborar en otras actividades afines con el cargo que le sean

encomendadas por su Jefe inmediato.

51

6. Titulo del Puesto: Coordinador de Mantenimiento


Cargo que pertenece a la categoría secretarial y de oficina, relacionados con

organización y coordinación de reparaciones menores en los módulos temporales y

el edificio de la Corte Suprema de Justicia. Las actividades se realizan en



Depende directamente de la Jefatura del Departamento de Ingeniería, a quien

reporta los resultados de su trabajo. Tiene a su cargo personal de mantenimiento.



Poseer el Titulo de Bachiller Industrial o formación equivalente y poseer

conocimientos técnicos en general de mecánica, electricidad, carpintería,

fontanería etc.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años en labores administrativas de organización

y coordinación de obras de mantenimiento.


Habilidad para relacionarse con el personal.

Habilidad para coordinar y dirigir grupos de trabajo.

Habilidad para seguir instrucciones.

Destreza en el uso de instrumentos técnicos para reparaciones menores.

52




iii. Excelentes hábitos personales y de trabajo

iv. Disponibilidad para trabajar fuera de la jornada laboral

e) Actividades:

i. Coordinar y controlar la realización de trabajos de reparaciones menores en los

módulos temporales y edificio de la Corte Suprema de Justicia.

ii. Coordinar y programar la ejecución de las labores de mantenimiento a realizar

por el personal a su cargo

iii. Elaborar y presentar informes periódicos de los trabajos de mantenimiento en

ejecución y atendidos.

iv. Realizar actividades encomendadas por la Jefatura del Departamento afines

con el puesto.

53

7. Colaboradores de Mantenimiento

7.1 Titulo del Puesto: Pintor


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con pintura en

módulos y edificio de la Corte Suprema de Justicia, que requieren el dominio de la

pintura. Este trabajo implica algún esfuerzo físico y se realiza en condiciones

ambientales normales, pero presenta algún riesgo por la presencia de olores

tóxicos.


Depende directamente del Coordinador de Mantenimiento a quien reporta sus

actividades. No tiene personal bajo su cargo.



Poseer estudios de noveno grado como mínimo y conocimientos amplios de

pintura.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años como pintor.


Habilidad para recibir y cumplir instrucciones.

Destreza en el manejo de pintura general de inmuebles.

Habilidad para la elaboración de presupuestos.

54



ii. Sexo masculino

iii. Disciplinado y con cortesía

iv. Excelentes hábitos personales y de trabajo


e) Actividades:

i. Realizar inspecciones para constatar necesidades de pintura.

ii. Atender requerimientos para la pintura de inmuebles.

iii. Colaborar con los colaboradores técnicos en labores de pintura en el interior

del país.

iv. Atender necesidades de reparaciones menores.

v. Informar a la Jefatura sobre los requerimientos atendidos.

vi. Mantener en orden el lugar de trabajo donde ha sido asignado.

vii. Elaborar e instalar rotulaciones menores.

viii. Realizar otras labores afines con el puesto asignadas por su jefe inmediato.

55

7.2 Titulo del Puesto: Fontanero


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con la

instalación y reparación de sistemas hidráulicos y tuberías en módulos y edificio de

la Corte Suprema de Justicia que requieren el dominio de la fontanería. Este

trabajo implica algún esfuerzo físico y se realiza en condiciones ambientales

normales, pero presenta algún riesgo por el uso de herramientas.







fontanería.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años en trabajos de fontanería.



Habilidad para la elaboración de presupuestos

Destreza en el manejo de herramientas de fontanería



ii. Sexo masculino


56



e) Actividades:

i. Instalar, reparar y dar mantenimiento a tuberías de agua potable y aguas

negras, reparar lavamanos, grifos, servicios sanitarios y mingitorios.

ii. Destapar tuberías de aguas negras.

iii. Solicitar los materiales necesarios para realizar oportuna y eficientemente las

labores de mantenimiento que le han sido encomendadas.

iv. Cuidar las herramientas y equipo de trabajo que le sea asignado.

v. Informar al Jefe inmediato de las actividades realizadas y las fallas detectadas.

vi. Realizar otras labores afines con el puesto asignadas por su jefe inmediato.

57

7.3 Titulo del Puesto: Carpintero


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con carpintería

en general en módulos y edificio de la Corte Suprema de Justicia. Este trabajo

implica algún esfuerzo físico y se realiza en condiciones ambientales normales,

pero presenta algún riesgo por el uso de herramientas.






Poseer estudios de noveno grado como mínimo y conocimientos en carpintería

general.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años como carpintero.



Destreza en el manejo de herramientas de carpintería.

Destreza en el tapizado de muebles.



ii. Sexo masculino




58

e) Actividades:

i. Realizar trabajos de carpintería según requerimientos.

ii. Atender necesidades de reparaciones menores.


labores de mantenimiento encomendadas.

iv. Cuidar las herramientas y equipo de trabajo asignado.

v. Mantener en orden en el lugar de trabajo asignado.

vi. Informar al jefe inmediato de las actividades realizadas.

vii. Realizar otras labores afines con el puesto asignados por su jefe inmediato.

59

7.4 Titulo del Puesto: Albañil


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con la

ejecución de trabajos de albañilería en los módulos y edificio de la Corte Suprema

de Justicia. Este trabajo implica algún esfuerzo físico y se realiza en condiciones

ambientales normales, pero presenta algún riesgo por el uso de herramientas.







albañilería.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años en trabajos de albañilería.



Destreza en el manejo de herramientas de albañilería.



ii. Sexo masculino




60

e) Actividades:

i. Realizar trabajos de albañilería según requerimientos.

ii. Realizar el trabajo con esmero y efectividad procurando el uso racional de los

recursos materiales asignados.


labores de mantenimiento de módulos y edificio de la Corte Suprema de

Justicia.

iv. Mantener en orden en el lugar de trabajo asignado.

v. Cuidar las herramientas y equipo de trabajo que le sea proporcionado.

vi. Informar al jefe inmediato de las actividades realizadas y las fallas detectadas.

vii. Realizar otras labores afines con el puesto asignados por su jefe inmediato.

61

7.5 Titulo del Puesto: Electricista


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con

necesidades de electricidad en los módulos y edificio de la Corte Suprema de

Justicia, que requiere del dominio de la electricidad. Este trabajo implica algún

esfuerzo físico y se realiza en condiciones ambientales normales, pero presenta

algún riesgo por el uso de herramientas y contacto con la energía eléctrica.







instalaciones eléctricas.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años como electricista.


Habilidad para recibir y cumplir instrucciones

Habilidad para elaboración de presupuestos

Habilidad para el cálculo de cargas eléctricas

Destreza en el manejo de herramientas de electricidad



ii. Sexo masculino

62




e) Actividades:

i. Realizar los trabajos de electricidad según requerimientos.

ii. Elaborar presupuesto de materiales para la instalación de sistemas eléctricos.


labores que le han sido encomendadas.

iv. Cuidar las herramientas y equipo de trabajo que le sea proporcionado.

v. Mantener en orden en el lugar de trabajo asignado.

vi. Realizar otras labores afines con el puesto asignado por su jefe inmediato.

63

7.6 Titulo del Puesto: Mecánico Obra de Banco


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, relacionado con

necesidades de obra de banco en los módulos y edificio de la Corte Suprema de

Justicia, que requieren amplios conocimientos del mismo. Este trabajo implica

algún esfuerzo físico y se realiza en condiciones ambientales normales, pero

presenta algún riesgo por el uso de herramientas.


Depende directamente del Coordinador de Mantenimiento, a quien reporta sus




Poseer estudios de noveno grado como mínimo y conocimientos amplios en

obras de banco.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia de uno a tres años en trabajos de obra de banco.



Habilidad para elaboración de presupuestos de fabricación de estructuras

metálicas.

Destreza en la medición de espacios.

Destreza en el manejo de herramientas.

64



ii. Sexo masculino




e) Actividades:

i. Realizar los trabajos de obra de banco según requerimientos.

ii. Atiende necesidades de reparaciones menores.


labores de obra de banco que le han sido encomendadas.

iv. Mantener en orden en el lugar de trabajo asignado.

v. Informar al jefe inmediato de las actividades realizadas y las fallas detectadas.

vi. Realizar otras actividades afines con el puesto encomendadas por su jefe

inmediato.

65

8. Titulo del Puesto: Motorista


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, con trabajo de carácter

físico para la conducción de vehículos automotores de diferentes tipos y

capacidades para transportar al personal del Departamento hacia todo el territorio

nacional, por lo que implica riesgo por accidentes de tránsito y enfermedades

profesionales, lo cual requiere considerar medidas de prevención.


Depende directamente del Jefe de Departamento de Ingeniería, a quien reporta los

resultados de su trabajo. No tiene personal bajo su cargo.



Poseer estudios de noveno grado como mínimo y amplio conocimiento del

Reglamento General de Tránsito, nomenclatura urbana y fundamentos

generales de mecánica automotriz.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia en la conducción de vehículos automotores entre uno y tres

años.


Habilidad para orientarse en la ciudad y en el interior de país.

Habilidad para relacionarse con el personal y público en general.

Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el manejo de vehículos automotores.

66



ii. Sexo masculino

iii. Poseer licencia de conducir vigente y acorde al tipo y capacidad

iv. Disciplinado, cortes y discreto


e) Actividades:

i. Transportar al personal del Departamento que cumpla con misiones oficiales

de trabajo en todo el territorio nacional.

ii. Revisar diariamente las condiciones externas y mecánicas del vehículo

asignado, al iniciar y finalizar su jornada laboral.

iii. Mantener en completo aseo y limpieza del vehículo que le sea asignado y

cuidar del consumo racional de combustible.

iv. Colaborar en actividades de transporte ante emergencias y solicitudes

especiales.

v. Elaborar diariamente el cuadro de consumo de combustible.

vi. Reportar oportunamente desperfectos al jefe del departamento.

vii. Realizar otras actividades afines con el puesto, que le sean encomendadas por

el Jefe del Departamento.

67

9. Colaboradores de Servicios Varios

9.1 Titulo del Puesto: Mensajero de la Jefatura del Departamento


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, con trabajo de carácter

físico para la conducción de vehículos automotores de diferentes tipos y

capacidades, por lo que implica bastante riesgo por accidentes de tránsito y

enfermedades profesionales, lo cual requiere considerar medidas de prevención.


Depende directamente del Jefe de Departamento de Ingeniería, a quien reporta los

resultados de su trabajo. No tiene personal bajo su cargo.



Poseer estudios de noveno grado como mínimo y amplio conocimiento del

Reglamento General de Tránsito, nomenclatura urbana y fundamentos generales

de mecánica automotriz.

ii. Experiencia:

Poseer experiencia en la conducción de vehículos automotores entre uno y tres

años.


Habilidad para orientarse en la ciudad.

Habilidad para relacionarse con el personal y público en general.

Habilidad para seguir y cumplir instrucciones.

Destreza en el manejo de vehículos automotores.

68



ii. Sexo masculino

iii. Poseer licencia de conducir vigente y acorde al tipo y capacidad del vehículo

asignado.

iv. Disciplinado, cortes y discreto


e) Actividades:

i. Distribuir correspondencia de la Jefatura del Departamento a las diferentes

Dependencias del a Institución.

ii. Ejecutar trámites de naturaleza oficial o privada según indicaciones de la

jefatura.

iii. Revisar diariamente las condiciones externas mecánicas de la motocicleta

asignada, al iniciar y terminar la jornada laboral.

iv. Mantener en completo aseo y limpieza la motocicleta que se sea asignada y

cuidar del consumo racional del combustible.

v. Reportar oportunamente desperfectos detectados en la unidad de transporte

bajo su cuidado e informar a la Jefatura del Departamento.

vi. Elaborar diariamente el cuadro de consumo de combustible.

vii. Realizar otras actividades encomendadas por la Jefatura del Departamento

afines al puesto.

69

9.2 Titulo del Puesto: Colaborador de Servicios Varios


Cargo que pertenece a la categoría laboral de servicios, responsable de mantener la

limpieza, aseo y ornato de las diferentes áreas y muebles de oficina; así como de

distribuir correspondencia, sirviendo en actividades que le sean encomendadas. En

algunos casos requiere de algún esfuerzo físico para trasladar, operar y

acondicionar equipo y mobiliario de oficina, trabajando en condiciones



Depende de la Jefatura del Departamento de Ingeniería o de quien coordine los

servicios de ordenanza dentro del mismo. No tiene personal a su cargo y

eventualmente puede integrar equipos de trabajo de limpieza general o traslado de

mobiliario y equipo.



Poseer estudios de noveno grado como mínimo y algunos conocimientos

generales el ambiente laboral.

ii. Habilidades y Destrezas:

Habilidad para atender y cumplir instrucciones

Habilidad para relacionarse con el público y empleados

Destreza en el uso de algún de equipo de oficina



ii. Alto grado de responsabilidad y lealtad

iii. Disciplinado, cortes y amable

iv. Adaptabilidad al horario que le sea asignado

70

e) Actividades:

i. Realizar el aseo y limpieza en el recinto del departamento donde presta sus

servicios, incluyendo escritorios, mobiliario, puertas y enseres de oficina.

ii. Distribuir la correspondencia interna y externa, así como tramitar los viáticos

del personal.

iii. Estar atento y cumplir las disposiciones de su jefe inmediato.

iv. Atender al público visitante y dar información sobre la ubicación de las

diferentes áreas de trabajo.

v. Fotocopiar y compaginar documentos, llevando el control diario de las

fotocopias obtenidas.

vi. Recoger y botar basura en los lugares señalados.

vii. Auxiliar al personal en tareas diversas dentro de la oficina.

viii. Realizar otras labores afines con el puesto que le sean encomendadas por su

jefe inmediato.

File/Manuales Administrativos de Ingeniería

74

ORGANO JUDICIAL


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

NOVIEMBRE 2002

SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A.

75

IV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A. Introducción

Con el propósito de brindar a la Jefatura y al personal del Departamento de

Ingeniería una guía en la ejecución de sus tareas y dar a conocer con exactitud las

operaciones que se llevan a cabo en cada proceso, se ha elaborado el presente

Manual reflejando en cada uno de los procedimientos la secuencia lógica y

ordenada de los pasos a seguir en la ejecución de las diferentes actividades.

Cada uno de los procedimientos se representan en flujogramas con el objetivo de

dar una visión general del recorrido a través de las diferentes unidades

organizativas y puestos de trabajo que intervienen en ellos, delimitando así las

diferentes fases de éstos.

Además, los procesos de trabajo constan de su descripción narrativa, donde se

presenta el nombre del procedimiento, el responsable de la ejecución, el objetivo

que se persigue y un detalle de cada uno de las actividades que lo conforman,

incluyendo los documentos y formularios que intervienen en él.

Un inventario de procedimientos complementa la información relacionada con las

actividades que se realizan en el Departamento de Ingeniería, dando así cobertura a

todo el trabajo que le ha sido encomendado.

B. Inventario de Procedimientos

Los procedimientos del Departamento de Ingeniería se han clasificado en dos

tipos: Procedimientos Departamentales, que son aquellos en los que participan dos

o más Secciones; y Procedimientos Seccionales, los que se realizan dentro de una

misma Sección con la participación de varios puestos de trabajo; habiéndose

76

identificado trece procedimientos de trabajo cuyo inventario se detalla a

continuación:

a) Procedimientos Departamentales

1. Formulación del Plan de Inversión

2. Elaboración de Proyectos de Obras Físicas

3. Elaboración de Diseño y Documentos Técnicos para Licitación o Concurso

4. Construcción y Supervisión de Obras

5. Control de Avance Físico y Financiero de Obras

6. Recepción Final de Obras y Liquidación de Contratos

7. Inspección y Valúo de Inmuebles

8. Asignación y Control Interno de Combustible

b) Procedimientos Seccionales

9. Elaboración de Anteproyectos de Obras

10. Diseño Arquitectónico de Obras y Elaboración de Planos Constructivos

11. Elaboración del Plan de Oferta y Presupuesto Oficial

12. Atención de Solicitudes de Mantenimiento y Pequeñas Obras Civiles en

Módulos Temporales

13. Archivo y Conservación de Expedientes

C. Descripción de Procedimientos

En las siguientes hojas del Manual aparecen los flujogramas y descripciones

narrativas de los procedimientos del Departamento de Ingeniería.

77

Informe

B

D1

Hoja No. 1 de 1

Vigencia:______


DIRECCION DE LOGISTICA INSTITUCIONAL


Procedimiento: FORMULACION DEL PLAN DE INVERSION

Unidad Responsable: Departamento de Ingeniería

SECCION ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA

SECCION DE SUPERVISION DE


GERENCIA GENERAL

ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA


JEFATURA

DIRECCION DE

LOGISTICA

INSTITUCIONAL

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

Inicio

Memorando

(A)

Elabora

Informe

Inmuebles

Disponibles

(B)

A

B1

Informe

(B)

Elabora

Presupuesto

Preliminar

(C)

C

Plan

D

Programa

EMemorándum de

remisión

F

Incluye Plan de

Inversión en

Presupuesto

Organo Judicial

Final

D, E, F

04

05

0709

Registra

Montos en

Informe (B)10

11

Elabora

Memorando

(A)

A1

Determina

necesidad de

Programar

Obras

01

02

03

Informe

(B)

Recibe y

revisa

Informe (B)

06

Establece

prioridades

Informe

B

Elabora

Plan de

Inversión

(D)

Recibe y

revisa

Montos

Preliminares

en (B) 12

13

Plan

D

Elabora

Progra-

mación

Financiera

(E)

D1 B

1

15

16

B D2 E

2

F1

Elabora

Memorán-

dum

Remisión

(F)

Informe

B

Plan

D

17

18

19

Recibe y

revisa

Programa-

ción (E)

I

27

Recibe y

revisa Plan

y Programa-

ción

28

29

Plan

DPrograma

EMemorándum de

remisión

F

D3 E

3

F1

20

21

22

Recibe y

revisa,

dando

Vo. Bo.

E2

Programación

E

D2

Recibe y

revisa

Informe (B)

Plan

DPrograma

EMemorándum de

remisión

F

I

Aprobación

D4E4

F2

23

24

25

No

Recibe

y

RevisaObtiene

fotocopias

Sí

Reproduce

documentos

14

26

08

78

PROCEDIMIENTO: Formulación del Plan de Inversión

UNIDAD ORGANIZATIVA RESPONSABLE: Departamento de Ingeniería

OBJETIVO: Determinar la inversión en obra física a realizar en el año fiscal.

DESCRIPCION NARRATIVA DEL PROCESO

RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Jefatura Departamento de Ingeniería 1 Determina necesidad de programar la ejecución de las obras de

ingeniería, para ser incluidas en el presupuesto del Organo Judicial.

2 Elabora Memorándum (A) en original y copia, girando instrucciones

para que se elabore informe de inmuebles que están disponibles.

3 Archiva copia de Memorándum de Instrucciones (A1).

Sección Administrativa-Financiera 4 Elabora Informe de Inmuebles Disponibles (B) en original y copia,

de acuerdo al inventario de inmuebles que tiene en su archivo.

5 Archiva Memorándum (A) y copia del Informe de Inmuebles

Disponibles (B1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 6 Recibe y revisa el Informe de Inmuebles Disponibles (B).

7 Establece prioridades de ejecución de obras, de acuerdo a criterios

técnicos y asignación presupuestaria.

8 Recibe y revisa Informe (B).

Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos

9 Elabora Presupuesto Preliminar (C) con montos estimados por cada

proyecto a ser ejecutado.

10 Registra montos preliminares en el Informe de Inmuebles

Disponibles (B).

11 Archiva Presupuesto Preliminar (C).

Jefatura Departamento de Ingeniería 12 Recibe y revisa montos preliminares en el Informe de Inmuebles

Disponibles (B).

13 Elabora Plan de Inversión (D) en original y dos copias, de acuerdo al

Informe de Inmuebles Disponibles (B), archivando una copia del

Plan (D2).

14 Recibe y revisa documentación.

Sección Administrativa-Financiera 15 Elabora Programación Financiera (E) en original y dos copias, de

acuerdo al Plan de Inversión.

16 Archiva copia del Plan de Inversión (D1) y de la Programación

Financiera (E1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 17 Recibe y revisa original y copia de Programación Financiera (E) y

originales de Informe (B) y Plan de Inversión (D).

18 Elabora Memorándum (F), en original y copia, dirigido a la

Dirección Financiera Institucional para remisión de Plan de

Inversión y Programación Financiera.

19 Archiva original del Informe de Inmuebles Disponibles (B), copia

del Plan de Inversión (D2), copia de la Programación Financiera (E2)

y copia del Memorándum de remisión (F1).

Dirección de Logística Institucional 20 Recibe y revisa Memorándum (F), conjuntamente con Programación

Financiera (E) y Plan de Inversión (D).

21 Da visto bueno a Programación Financiera y Plan de Inversión.

22 Obtiene fotocopias de documentos, remitiendo los originales a la

Gerencia General Administrativa Financiera y archivando las copias. Gerencia General Administrativa-

Financiera

23 Recibe y revisa Memorándum (F), Plan de Inversión (D) y

Programación Financiera (E).

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




79

Gerencia General Administrativa-

Financiera

24 Autoriza Plan de Inversión (D), caso contrario, lo devuelve con

observaciones.

25 Reproduce documentación, archivando las copias.

Dirección Financiera Institucional 26 Recibe y revisa originales de Memorando (F), Programación

Financiera (E) y Plan de Inversión (D).

27 Incluye Plan de Inversión (D) en el Presupuesto del Organo Judicial.

28 Archiva documentos recibidos.

Final

DOCUMENTOS INTERVINIENTES EN EL PROCESO

DOCUMENTO DISTRIBUCION DEPENDENCIA

A Memorándum de Instrucciones Original

1ª. Copia

Sección Administrativa-Financiera

Jefatura Departamento de Ingeniería

B Informe de Inmuebles Disponibles Original

1ª. Copia



C Presupuesto Preliminar Original Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos

D Plan de Inversión Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia

Dirección Financiera Institucional



Dirección de Logística Institucional


Financiera

E Programación Financiera Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia






Financiera

F Memorándum de Remisión Original

1ª. Copia

2ª. Copia




Financiera

HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Formulación del Plan de Inversión

80

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE PROYECTOS DE OBRAS FISICAS


Elabora

Oficio de

Solicitud de

Obra Física

(A)

INICIO

A1

Recibe,

revisa

y

analiza

Margina

girando

instruccio-

nes

Oficio

(A)

Recibe,

revisa y

registra

Oficio

(A)

Elabora

Perfil de

Proyecto

(B)

Aprobación

NO

SI

Recibe

y

revisa

Oficio

(A)

Perfil del Proyecto

(B)

Recibe y

revisa

Perfil

aprobado

Oficio

(A)

Perfil aprobado

(B)

Elabora

Términos

de

Referencia

(C)

I

I

01

Identifica

necesidad

C1

Oficio (A)

Perfil aprobado (B)

Términos de Referencia

(C)

Recibe

y

revisa

Elabora

Memo de

Solicitud de

Proceso de

Licitación

(D)

Contrato

(E1)

Proceso deElaboración de

Estudio de

Factibilidad

Elabora

Documento

de Estudio de

Factibilidad

(F)

Recibe,

revisa,

registra y

analiza

Estudio de Factibilidad

(F)

Elabora

Informe

(G)

Términos de Referencia (C)

Memo de Solicitud de

Licitación

(D)

Recibe,

revisa y

registra

Proceso de

Adquisición de

Bienes y/o

Servicios por

Licitación

Elabora

Contrato

(E)

C, D,

E

G1

CONTRATISTAUACI

TRIBUNAL O

DEPENDENCIA

SOLICITANTE

GERENCIA

GENERAL

ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA

DIRECCION

SUPERIOR

ADMINISTRACION

DE CENTRO

JUDICIAL

DIRECCION DE

PLANIFICACION

INSTITUCIONAL

II

Recibe,

revisa y

analiza

Estudio de Factibilidad (F)

Informe

(G)

DEPARTAMENTO

DE INGENIERIA

Oficio

(A)

Recibe,

revisa

y

analiza

Reproduce

Oficio

A2

Recibe

y

revisa

A, B, D1

02

03

04

05

06

07

08

09

10

13

14

11

12

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

2526

27

28

29

81

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE PROYECTOS DE OBRAS FISICAS


CONTRATISTAUACI

TRIBUNAL O

DEPENDENCIA

SOLICITANTE

GERENCIA

GENERAL

ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA

DIRECCION

SUPERIOR

ADMINISTRACION

DE CENTRO

JUDICIAL

DIRECCION DE

PLANIFICACION

INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO

DE INGENIERIA

Autoriza

Estudio de

Factibilidad

G

II

Aprobación

SI

NO

Elabora

Oficio de

Notificación

de Resultado

(H)

F, G,

H1

Recibe,

revisa y

registra

Oficio de Negativa de

Proyecto

(H)

Recibe

estudio

autorizado

Estudio de Factibilidad

(F)

Elabora

Memo de

Remisión

de Estudio

(I)

I1

Recibe

y

revisa

Elabora

Memo de

Solicitud de

Proceso de

Licitación

(J)

I,

J2


Memo de Remisión

(I)

Recibe

y

revisa

Documentos Técnicos

(K)

Recibe

y

revisa


Licitación

(J)

J

Elabora

Contrato

(L)

J1,

L,

K

Proceso de

Adquisición de

Bienes y/o

Servicios por

Licitación

FINAL 1

Perfil del Proyecto (B)



Licitación

(J1)

Recibe,

revisa y

analiza

B, F,

J1, K

1

Proceso de

Diseño y

Elaboración de

Documentos

Técnicos

Recibe

y

revisa

Contrato

(L1)

Proceso de

Supervisión

de Obra

Proceso de

Supervisión y

Liquidación

del Contrato

L1

FINAL 2

H

30

33

34

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

5048

49

50

5152

53

54

55

31

32

35

36

82

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Proyectos de Obras Físicas


OBJETIVO: Satisfacer necesidades o resolver problemas de infraestructura mediante la elaboración y

aprobación de proyectos de obras físicas.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Tribunal o Dependencia Solicitante 1 Identifica problema a solucionar o necesidad por satisfacer.

2 Elabora Oficio de Solicitud de Obra Física (A) en original y dos copias,

exponiendo la problemática y solicitando la realización de la obra física.

3 Archiva copia (A1) de "Oficio".

Administración de Centro Judicial 4 Recibe, revisa y analiza"Oficio de Solicitud", obteniendo una fotocopia.

5 Archiva la copia (A2) de "Oficio de Solicitud de Obra Física".

Dirección Superior. 6 Recibe, revisa y analiza Oficio (A), marginando instrucciones.

Dirección de Planificación Institucional 7 Recibe, revisa y registra Oficio (A).

8 Elabora Perfil de Proyecto (B), el cual debe especificar el tamaño del

proyecto, planteamiento y análisis de alternativas, estimación de montos de

inversión, etc.

Dirección Superior 9 Recibe y revisa documentos, analizando “Perfil” (B).

10 Toma la decisión de aprobar el “Perfil de Proyecto”, devolviendo el

proyecto para tomar en cuenta las observaciones hechas o para continuar

con el proceso.

Dirección de Planificación Institucional 11 Recibe y revisa Perfil de Proyecto (B) aprobado, junto con Oficio de

Solicitud de Obra Física (A).

12 Elabora los Términos de Referencia (C) en original y copia; remite el

original y archiva la copia.


Financiera

13 Recibe y revisa Términos de Referencia (C), Perfil de Proyecto (B) y Oficio

(A).

14 Elabora Solicitud para Proceso de Licitación del Estudio de Factibilidad del

Proyecto (D), en original y copia.

15 Archiva temporalmente Perfil del Proyecto (B), Oficio (A) y copia de

Solicitud de Licitación de Estudio de Factibilidad del Proyecto (D1).

Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones Institucional (UACI)

16 Recibe y revisa “ Solicitud de Licitación” (D) y “Términos de Referencia”

(C).

17 Realiza proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios por Licitación

Pública o Privada para el Estudio de Factibilidad del Proyecto.

18 Elabora Contrato (E) en original y copia, archivando originales de Términos

de Referencia (C), Memorando de Solicitud (D) y Contrato (E) .

Contratista 19 Recibe y revisa copia (E1) de Contrato.

20 Realiza proceso de Elaboración de Estudio de Factibilidad.

21 Elabora documento “Estudio de Factibilidad” (F).

Dirección de Planificación Institucional 22 Recibe, revisa, registra y analiza el Estudio de Factibilidad (F).

23 Elabora el “Informe Técnico” (G) en original y copia.

24 Remite documentos y archiva copia (G1) de Informe Técnico.

Dirección Superior 25 Recibe, revisa y analiza documentos.

26 Toma decisión de aprobación del proyecto de acuerdo al “Informe Técnico”

(G). Si el proyecto no es aprobado, elabora en original y copia “Oficio de

Notificación” (H) dirigido al Tribunal o Dependencia solicitante.

27 Archiva copia (H1) de Oficio.

Tribunal o Dependencia Solicitante 28 Recibe, revisa y registra “Oficio de Notificación de Resultado” (H) dándose

por enterado (Final 1).

Dirección Superior 29 Si aprueba el “Estudio de Factibilidad” (F), lo autoriza y archiva el “Informe

Técnico” (G).

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




83

Dirección de Planificación Institucional 30 Recibe “Estudio de Factibilidad” autorizado (F).

31 Elabora “Memorando de Remisión de Estudio” (I) en original y copia.

32 Archiva copia (I1) de "Memorando" y remite original junto con “Estudio”.


Financiera

33 Recibe y revisa documentos.

34 Elabora “Memorando de Solicitud de Proceso de Licitación” (J) en original

y dos copias.

35 Anexa a documentos “Perfil del Proyecto” (B), archiva segunda copia (J2) y

distribuye documentos.



36 Recibe y revisa copia de “Memorando de Solicitud de Licitación” (J1) y

archiva en espera de recibir la documentación necesaria.

Departamento de Ingeniería 37 Recibe, revisa y analiza documentos.

38 Realiza Proceso de Diseño.

39 Elabora Documentos Técnicos (K) en original y copia.

40 Archiva “Perfil de Proyecto” (B), “Estudio de Factibilidad” (F), “Memo de

Solicitud de Proceso de Licitación” (J), y “Documentos Técnicos” (K1).



41 Recibe y revisa “Documentos Técnicos” (K).

42 Realiza proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios por Licitación.

43 Elabora “Contrato de Obra” (L) y obtiene una copia, la cual remite al

Departamento de Ingeniería.

44 Archiva “Memo de Solicitud de Proceso de Licitación” (J1), “Contrato de

Obra” (L) y “Documentos Técnicos” (K).

Departamento de Ingeniería 45 Recibe y revisa copia de Contrato (L1).

46 Realiza Proceso de Supervisión de Obra.

47 Realiza Proceso de Recepción de la Obra y Liquidación del Contrato.

48 Archiva copia de Contrato (L1).

Final 2



A Oficio de Solicitud de Obra Física Original

1ª. Copia

2ª. Copia

Gerencia General Administrativa-Financiera

Tribunal o Dependencia Solicitante

Administración de Centro Judicial

B Perfil del Proyecto Original Departamento de Ingeniería

C Términos de Referencia Original

Copia

UACI

Dirección de Planificación Institucional

D Solicitud de Proceso de Licitación de Estudio

de Factibilidad

Original

Copia

UACI


E Contrato Original

Copia

UACI

Contratista

F Estudio de Factibilidad Original

Departamento de Ingeniería / Dirección

Superior

G Informe Técnico Original

Copia

Dirección Superior


H Oficio de Notificación de Resultados Original

Copia

Tribunal o Dependencia Solicitante

Dirección Superior

I Memorando de Remisión de Estudio Original

Copia



J Memorando de Solicitud de Proceso de

Licitación de Proyecto de Obra Física

Original

1ª. Copia

2ª. Copia

UACI

Departamento de Ingeniería


K Documentos Técnicos Original

Copia

UACI


L Contrato Original

Copia

UACI


HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Proyectos de Obras Físicas

84

Hoja No. 1 de 1

Vigencia:______





UNIDAD DE

ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES

INSTITUCIONAL


Inicio

Recibe

diseño

aprobado01

Elabora

Presu-

puesto

Oficial

(E)13

02

Gira

instrucciones

para ejecutar

proyecto

03

Recibe

instrucciones

Recibe

y

revisa

08

PLANOS

(A2)

PLANOS

(A1)

Errores

09

I

SI

N

O

Elabora

Términos

de

Referencia

(B)

10

Elabora

Planos

Construc-

tivos

(A)

05

I

Formula

Plan de

Oferta

(D)

12

A1, B

1,

C1 ,

D1

14

A

07

Obtiene

copias de

Planos

(A1) y (A

2)

06

Recibe,

revisa y

registra

23

24

Proceso de

Adquisición de

Bienes y/o

Servicios por

Licitación

FINAL

Recibe y

revisa

documentos

19

Aprobación

20

II

NO

SI

E

22

Remite

documenta-

ción

21

JEFATURA SECCION DE DISEÑOSECCION DE SUPERVISION DE



FINANCIERA

Formula

Especifica-

ciones

Técnicas

(C)

Recibe y

revisa

documentos

Verifica que los

Términos de

Referencia

contengan la

documentación

necesaria y su

ordenamiento

Documentación

completa

II

Remite

documentos a

la Jefatura

II

Procedimiento: ELABORACION DE DISEÑO Y DOCUMENTOS TECNICOS PARA LICITACION O CONCURSO

11

Planos (A2)

T. de Referencia (B)

Especificaciones (C)

Plan de Oferta (D)

Planos (A2)



Plan de Oferta (D)

Presupuesto (E)

Planos (A2)



Plan de Oferta (D)

Presupuesto (E)

SI

NO

15

16

17

18

Proceso de

Inspección y

Valúo de

Inmuebles

04

85

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Diseño y Documentos Técnicos para Licitación o Concurso


OBJETIVO: Contar oportunamente con el diseño y la documentación técnica necesaria para llevar a

cabo los concursos o licitaciones de obras físicas.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Jefatura Departamento de Ingeniería 1 Recibe autorización para la ejecución del proyecto, girando instrucciones a

la Sección de Diseño para la elaboración de los planos constructivos y

documentos técnicos necesarios para someter a licitación o concurso el

proyecto.

Sección de Diseño 2 Elabora los “Planos Constructivos” (A), los cuales están compuestos por

nueve planos: Arquitectónico, de Acabados, de Fundaciones, de Techos, de

Cortes y Secciones, de Instalaciones Hidráulicas, de Instalaciones,

Eléctricas, de Detalles Estructurales y de Ubicación.

3 Obtiene dos copias heliográficas de cada plano para ser distribuidas y

archiva los originales.


Arrendamientos

4 Recibe las copias (A1) y (A2) de los “Planos Constructivos” y revisa

ubicaciones, detalles, medidas, cotas, representaciones, accesos,

especificaciones, etc.

5 En caso de existir algún error en el diseño, los devuelve a la Sección de

Diseño para su corrección.

6 Si los planos están correctos, elabora los Términos de Referencia (B) en

original y copia.

7 Formula las Especificaciones Técnicas (C), en original y copia, para que se

incluyan dentro de los "Términos de Referencia".

8 Formula el “Plan de Oferta” (D), en original y copia, detallando los

volúmenes de obra.

9 Elabora el “Presupuesto Oficial” (E), tomando en cuenta la cantidad, costo

unitario y costo total de los materiales, mano de obra, equipo y porcentaje

de utilidad del Contratista.

10 Archiva copias de los documentos (A1), (B1), (C1) y (D1).

Sección Administrativa-Financiera 11 Recibe documentos, verificando que los Términos de Referencia (B)

contengan toda la documentación necesaria y que se encuentre en orden,

para que se incorporen a las bases de la licitación o concurso.

12 Si la documentación está incompleta, la devuelve a la Sección de

Supervisión de Obras y Arrendamientos.

13 Si la documentación está completa remite los documentos a la Jefatura del

Departamento de Ingeniería, en caso de estar incompleta devuelve la

documentación a la Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos.

Jefatura Departamento de Ingeniería 14 Recibe y revisa la documentación (B, C, D y E).

15 Si no aprueba los documentos, los remite a la Sección de Supervisión de

Obras y Arrendamientos.

16 Aprueba Términos de Referencia (B), Especificaciones Técnicas (C) Plan

de Oferta (D) y Presupuesto Oficial (E).

17 Archiva el Presupuesto Oficial (E).



18 Recibe originales de Términos de Referencia (B), Especificaciones Técnicas

(C), Plan de Oferta (D) y una copia de los Planos (A2).

19 Revisa que los documentos estén completos y debidamente autorizados por

Ingeniería.

20 Se lleva a cabo el Proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios por

Licitación.

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




86



A Planos Constructivos Original

1ª. Copia

2ª. Copia

Sección de Diseño

Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos

UACI

B Términos de Referencia Original

Copia

UACI


C Especificaciones Técnicas Original

Copia

UACI


D Plan de Oferta Original

Copia

UACI


E Presupuesto Oficial Original Jefatura Departamento de Ingeniería

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Diseño y Documentos Técnicos para Licitación o Concurso

HOJA Nº 2 DE 2

87

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: CONSTRUCCION Y SUPERVISION DE OBRAS


UACIDEPARTAMENTO DE

SERVICIOS

GENERALES

CONTRATISTAUNIDAD DE PROTOCOLO

Y

RELACIONES PUBLICAS

GERENCIA GENERAL

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE

INGENIERIA

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

Estimación

(D4)

Estimación

(D4)

Estimación

(D)

Factura

(E4)

Factura

(E3)

INICIO

Proceso de

Elaboración de

Contratos

01

D2, D

3, E

1,

E2, F

1

Autorización

17

I

I

Recibe

y

revisa

16

Recibe,

revisa y

registra

20

Trámite de pago

21

D, E3,

F

22

Informe de Avance

(F2)

Estimación

(D)

Factura

(E3)

Informe de Avance

(F)

Factura

(E4)

Informe de Avance

(F2)

Recibe,

revisa e

incorpora a

expediente

E4

F4

18

19

SI

NO

Informe de Avance

(F)

Proceso de Cobro

por Anticipo

06

Elabora

Estimación

de Avance de

Obra

(D)

Elabora

Factura de

Cobro

Parcial

(E)

Orden de Inicio

(C)

Recibe

y

Revisa

05

Proceso de

Construcción de

la Obra

07

08

09

C, D1, E

10

23

Elabora

Informe de

Obra

Finalizada

(H)25

II

Recibe

y

revisa

Cheque

(G)

Proceso de

Liquidación de

Contrato

24

Coteja Informe

(F) con

Estimación de

Avance (D)

Recibe,

revisa y

supervisa

obra

11

Elabora

Informe de

Avance de

Obra

(F)12

13

Firma

y sella

Factura

14

15

Contrato

(A)

Recibe,

revisa y

registra en

Libro de

Control (B)02

A, B, C1

04

03

Elabora

Orden de

Inicio

(C)

Estimación

(D4)

Estimación

(D3)

Estimación

(D2)

Estimación (D)

Factura (E4)

Factura

(E3)

Factura

(E2)

Factura de Cobro Parcial

(E1)

88

Informe de Obra (H4)

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: CONSTRUCCION Y SUPERVISION DE OBRAS


UACIDEPARTAMENTO DE

SERVICIOS

GENERALES

CONTRATISTAUNIDAD DE PROTOCOLO

Y

RELACIONES PUBLICAS

GERENCIA GENERAL

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE

INGENIERIA

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

Proceso de Pago

por Devolución de

Retenciones

39

Recibe,

revisa y

registra

38

Recibe,

revisa,

registra y

anexa a

Expediente

36

H4 I

4

K4

37

Proceso de

Equipamiento de

Tribunal o

Dependencia

45

Recibe,

revisa y

programa

inauguración

48

Informe de Obra (H)

Liquidación (I

4)

Liquidación (I)

Acta de Recepción (K4)

Acta de Recepción

(K)

Recibe

y

revisa

Autorización

35

III

Informe de Obra (H)

Liquidación (I)

Acta de Recepción

(K)

Informe de Obra (H4)

Liquidación (I

4)

Acta de Recepción

(K4)

SI

NO

Memorándum

(M3)

Memorándum

(M)

Recibe

y

revisa

M3

49

Elabora

Memo

comunicando

fecha de

inauguración

(N)

M, N1

50

H, I, K

Proceso de

inauguración

53

FINAL

Memorándum

(N2)

N2

34

40

46

47

54

Recibe,

revisa y

supervisa

obra

28

Elabora

Informe de

Supervisión

(J)30

31

Elabora Acta

de Recepción

(K)

H2, H

3. I

2,

I3, J, J

1,

K1,K

2

M1, M

2

44

43

Elabora

Memo

comunicando

finalización

de obra

(M)

III

Recibe,

revisa y

programa

inauguración

51

N

52

Memorándum

(N)

Proceso de

Recepción Final

de Obras

II

Elabora

Liquidación a

Contrato

(I)26

C D1 E

G H1

I1

27

K3

Acta de Recepción

(K3)

Recibe

y

revisa

32

41

K3, L

42

Cheque

(L)

Recibe

y

Revisa

33

Informe

(H4)

Informe

(H3)

Informe

(H2)

Informe obra Finalizada

(H)Liquidación

(I4)

Liquidación

(I3)

Liquidación

(I2)

Liquidación a Contrato

(I)

29

89

PROCEDIMIENTO: Construcción y Supervisión de Obras


OBJETIVO: Controlar el cumplimiento de las especificaciones técnicas y cláusulas contractuales para

garantizar la calidad del proceso de construcción y de la infraestructura física de la

Institución.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Unidad de Adquisiciones y


1 Realiza Proceso de Elaboración de Contratos y remite el Contrato (A) al

Departamento de Ingeniería.

Departamento de Ingeniería 2 Recibe, revisa y registra "Contrato" (A) en "Libro de Control de

Correspondencia" (B).

3 Elabora “Orden de Inicio” (C) en original y copia

4 Archiva “Contrato” (A), "Libro de Control" (B) y copia de “Orden de

Inicio” (C1).

Contratista 5 Recibe y revisa la “Orden de Inicio” (C) y realiza el Proceso de Cobro por

Anticipo.

6 Realiza Proceso de Construcción de la Obra.

7 Elabora “Estimación de Avance de Obra” (D) en original y cuatro copias,

detallando la obra ejecutada.

8 Elabora en original y cuatro copias “Factura de Cobro Parcial” (E), por el

valor del avance reportado.

9 Archiva original de “Orden de Inicio” (C), copia de “Estimación de Avance

de Obra” (D1) y original de “Factura de Cobro Parcial” (E) en espera del

pago correspondiente.

Departamento de Ingeniería 10 Recibe y revisa original y tres copias de “Estimación de Avance de Obra” y

cuatro copias de “Factura de Cobro Parcial”.

11 Realiza visita de supervisión de la obra.

12 Elabora “Informe de Avance de Obra” (F) en original y dos copias.

13 Coteja "Informe de Avance" (F) con “Estimación de Avance” (C).

14 Firma y sella “Factura”, archivando copias de "Estimación de Avance" (D2)

y D3), dos copias de "Factura de Cobro Parcial" (E1 y E2) y una copia de

"Informe de Avance" (F1).

Gerencia General Administrativa

Financiera

15 Recibe y revisa original y copia de “Estimación de Avance” (D y D4), dos

copias de “Factura de Cobro Parcial” (E3 y E4) y original y copia de

“Informe de Avance de Obra” (F y F2).

16 Toma decisión de autorizar “Factura de Cobro Parcial”; si no la autoriza,

devuelve los documentos al Departamento de Ingeniería para las

correcciones necesarias.

17 Si autoriza "Factura", remite una copia (E3) junto con los originales de

"Estimación de Avance" (D) e "Informe de Avance" (F) a la Dirección

Financiera Institucional y las copias restantes de la documentación (D4 , E4 y

F4) las envía a la UACI.



18 Recibe y revisa copias de "Estimación de Avance de Obra" (D4), "Factura

de Cobro Parcial" (E4) e "Informe de Avance de Obra" (F2).

19 Incorpora documentos al expediente y los archiva.

Dirección Financiera Institucional 20 Recibe, revisa y registra documentos, realizando Proceso de Trámite de

Pago.

21 Archiva “Estimación de Avance de Obra” (D), “Factura Parcial” (E3) e

“Informe de Avance de Obra” (F).

Contratista 22 Recibe el Cheque (G) en concepto de pago por avance de la obra.

23 Realiza Proceso de Construcción de Obra y la finaliza.

24 Elabora “Informe de Obra Finalizada” (H) y "Liquidación a Contrato" (I),

ambos documentos en original y cuatro copias.

HOJA Nº 1 DE 3

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




90

Contratista 25 Archiva original de “Orden de Inicio” (C), copia de “Estimación de Avance

de Obra” (D1), original de “Factura de Cobro Parcial” (E), "Cheque" (G),

copia de "Informe de Obra Finalizada" (H1) y copia de "Liquidación a

Contrato" (I1).

Departamento de Ingeniería 26 Recibe y revisa originales de "Informe de Obra Finalizada" (H) y

"Liquidación a Contrato" (I), conjuntamente con tres copias de cada

documento.

27 Realiza visita de supervisión a la obra.

28 Elabora original y copia de “Informe de Supervisión” (J) y “Acta de

Recepción” (K) en original y cuatro copias.

Contratista 29 Recibe y revisa copia del “Acta de Recepción” (K3), archivándola en espera

de recibir el pago correspondiente.

Gerencia General Administrativa

Financiera

30 Recibe y revisa original y copia de “Informe de Obra Finalizada” (H y H4),

original y copia de “Liquidación a Contrato” (I e I4),) y original y copia de

“Acta de Recepción” (K y K4).

31 Toma decisión de autorizar Liquidación; si no la autoriza devuelve los

documentos al Departamento de Ingeniería para correcciones.

32 Si autoriza Liquidación, remite originales de los documentos a la Dirección

Financiera Institucional y sus copias a la UACI.



33 Recibe y revisa copias de "Informe de Obra Finalizada" (H4), "Liquidación a

Contrato" (I4) y "Acta de Recepción" (K4).

34 Incorpora documentos al expediente y los archiva.

Dirección Financiera Institucional 35 Recibe, revisa y registra “Informe de Obra Finalizada” (H), “Liquidación a

Contrato” (I) y "Acta de Recepción" (K).

36 Realiza Proceso de Pago por Finalización de Obra y archiva documentos.

Contratista 37 Recibe el Cheque (L) en concepto de pago por obra finalizada, archivándolo

conjuntamente con la copia (K3) del "Acta de Recepción".

Departamento de Ingeniería 38 Elabora “Memorándum comunicando finalización de obra” (M) en original

y tres copias.

39 Archiva dos copias de “Informe de Obra Finalizada” (H2 y H3), dos copias

de "Liquidación a Contrato" (I2 e I3), original y copia de "Informe de

Supervisión" (J y J1), dos copias (K1 y K2) de "Acta de Recepción" y dos

copias de "Memorándum" (M1 y M2).

Departamento de Servicios Generales 40 Recibe y revisa copia de “Memorándum” (M3) y realiza Proceso de

Equipamiento.

Unidad de Protocolo y Relaciones

Públicas

41 Recibe y revisa original de “Memorándum ” (M) y programa fecha de

inauguración del Tribunal o Dependencia.

42 Elabora “Memorándum comunicando fecha de inauguración” (N) en

original y dos copias.

43 Archiva original de "Memorándum comunicando finalización de obra " (M)

y copia de “Memorándum comunicando fecha de inauguración" (N1).

Departamento de Ingeniería 44 Recibe y revisa original de “Memorándum comunicando fecha de

inauguración” (N), programando la inauguración.

45 Archiva "Memorándum" (N).

Departamento de Servicios Generales 46 Recibe y revisa copia de “Memorándum comunicando fecha de

inauguración” (N2), realizando el Proceso de Inauguración. Archiva copia

(N2).

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 2 DE 3


91



A Contrato Original Departamento de Ingeniería

B Libro de Control de Correspondencia Original Departamento de Ingeniería

C Orden de Inicio Original

Copia

Contratista


D Estimación de Avance de Obra Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia


Contratista



UACI

E Factura de Cobro Parcial Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia

Contratista




UACI

F Informe de Avance de Obra Original

1ª. Copia

2ª. Copia



UACI

G Cheque Original Contratista

H Informe de Obra Finalizada Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia


Contratista



UACI

I Liquidación a Contrato Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia


Contratista



UACI

J Informe de Supervisión Original

1ª. Copia



K Acta de Recepción Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia




Contratista

UACI

L Cheque Original Contratista

M Memorándum comunicando finalización de la obra Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

Unidad de Protocolo y Relaciones Públicas



Departamento de Servicios Generales

N Memorándum comunicando fecha de inauguración Original

1ª. Copia

2ª. Copia


Unidad de Protocolo y Relaciones Públicas

Departamento de Servicios Generales

HOJA Nº 3 DE 3


92

ORDEN DE INCIO (A3)

Hoja No. 1 de 3

Vigencia:______




Procedimiento: CONTROL DE AVANCE FISICO Y FINANCIERO DE OBRAS


INICIO

ORDEN DE INCIO

(A1)

ELABORA

ORDEN DE

INICIO

(A)

RECIBE, REVISA

Y REGISTRA EN

CUADRO DE

CONTROL

(B)

ORDEN DE INCIO

(A2)

RECIBE, REVISA

Y VERIFICA


FINANCIERA

SECCION DE SUPERVISION

DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

CONTRATISTA


JEFATURA

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

FACTURA (C2)

FACTURA POR ANTICIPO

(C1)

RECIBE,

REVISA,

APRUEBA Y

MARGINA

FACTURA (C2)


(C1)

RECIBE Y

REGISTRA

EN CUADRO DE

CONTROL (B)

Y CONTROL DE

PAGOS (D)

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E1)

RECIBE, REVISA

Y REGISTRA

EN (D)

01

02

03

04

11

12

13

14

19

20

FACTURA (C2)


(C1)

A2, A

3

RECIBE

Y

REVISA

A1, B

B, D, C2

D, E1

05

ORDEN DE INCIO (A5)

ORDEN DE INCIO

(A4)

RECIBE

REVISA Y

REGISTRA

06

07

A4

A5

ORDEN DE INCIO

(A)

RECIBE

Y

REVISA

ELABORA

FACTURA

POR

ANTICIPO

(C)

A

C

08

09

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E)

PROCESO DE

COBRO POR

ANTICIPO

RECIBE

Y

REVISA

PROCESO DE

CONSTRUCCION

ELABORA

INFORME

DE AVANCE

(F)

I

21

22

23

24

10

FACTURA

(C1)

RECIBE,

REVISA Y

REGISTRA

ELABORA

POLIZA DE

CONCEN-

TRACION DE

OBLIGA-

CIONES

(E)

PROCESO DE

PAGO

ANTICIPO

C1

E2

15

16

17

18

93

INFORME DE OBRA (K2)


INFORME DE OBRA (K)

LIQUIDACION (L4)

LIQUIDACION (L3)

INFORME DE AVANCE (F2)

Hoja No. 2 de 3

Vigencia:______






E, F3,

G

ELABORA

RECIBO

PARCIAL

(G)

I

25

26

RECIBE,

REVISA Y

REGISTRA EN

(D), (I), y (J)

32

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E1)

RECIBE,

REVISA Y

REGISTRA

EN (D)

II

33

37


FINANCIERA


DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

CONTRATISTA


JEFATURA

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

38

RECIBE

Y

REVISA

PROCESO DE

RECEPCION DE

OBRA

45

LIQUIDACION (L2)

LIQUIDACION (L1)

LIQUIDACION (L)

RECIBO FINAL (M3)

RECIBO FINAL (M2)

RECIBO FINAL (M1)

46

RECIBE,

REVISA Y

APRUEBA

MARGINA

INSTRUCCIONES

30

31


INFORME DE AVANCE (F)

RECIBO PARCIAL (G2)

RECIBO PARCIAL (G1)

INFORME DE

SUPERVISION

(H)

ELABORA

INFORME

DE SUPER-

VISION

(H)

RECIBE

REVISA Y

SUPERVISA

OBRA

A2, A

3, F

2,

G3, H

1

27

28

29



RECIBO PARCIAL (G3)

RECIBO PARCIAL (G2)

RECIBO PARCIAL

(G1)



RECIBO PARCIAL (G2)

RECIBO PARCIAL (G1)

INFORME DE

SUPERVISION

(H)

F, G2, H, D,

I, J

D, E1

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E)

RECIBE

Y

REVISA

PROCESO DE

COBRO

ESTIMACIONES

ELABORA

INFORME

DE OBRA

FINALIZADA

(K)

ELABORA

LIQUIDA-

CION A

CONTRATO

(L)

ELABORA

RECIBO

FINAL POR

LIQUIDA-

CION

(M)

E, K3, L

5,

M

39

40

41

42

43

44

RECIBE,

REVISA Y

REGISTRA

F1, G

1,

E2

PROCESO DE

PAGO

ESTIMACIONES


RECIBO PARCIAL (G1)

34

35

36

94

Hoja No. 3 de 3

Vigencia:______







FINANCIERA


DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

CONTRATISTA


JEFATURA

DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

ELABORA

INFORME

DE SUPER-

VISION

(N)

ELABORA

ACTA DE

RECEPCIO

N

(O)

K2, L

4,

M3,N

1,

O3

47

48

49

II

RECIBE

Y

REGISTRA

EN

(D)

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E1)

RECIBE,

REVISA Y

MARGINA

INSTRUCCIONES

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E1)

D, E1

FINAL

52

63

64

65

RECIBE,

REVISA Y

REGISTRA EN

(D), (I), y (J)

51

RECIBE,

REVISA,

APRUEBA Y

MARGINA

INSTRUCCIONES

50

D, I, J, K1,

L3, M

2, N, O

2

RECIBE

Y

REVISA

O

POLIZA DE

CONCENTRACION DE

OBLIGACIONES

(E)

RECIBE

Y

REVISA

PROCESO DE

COBRO

RETENCIONES

E

RECIBE PAGO

53

54

59

60

61

62

ACTA DE RECEPCION (O)

PROCESO DE

PAGO

RETENCIONES

RECIBE

Y

REVISA

K, L, L1,

L2, M

1,

O1,

E2

ENTREGA POLIZA

DE

CONCENTRACION

DE

OBLIGACIONES

(E)

55

56

57

58

INFORME DE OBRA (K)

LIQUIDACION (L2)

LIQUIDACION (L1)

LIQUIDACION (L)

RECIBO FINAL (M1)

ACTA DE RECEPCION

(O1)


INFORME DE OBRA (K)

LIQUIDACION (L3)

LIQUIDACION (L2)

LIQUIDACION (L1)

LIQUIDACION (L)

RECIBO FINAL (M2)

RECIBO FINAL (M1)

INFORME SUPERVISION (N)ACTA DE RECEPCION

(O2)ACTA DE RECEPCION

(O1)



INFORME DE OBRA (K)

LIQUIDACION (L3)

LIQUIDACION (L2)

LIQUIDACION (L1)

LIQUIDACION (L)

RECIBO FINAL (M2)

RECIBO FINAL (M1)

INFORME SUPERVISION (N)ACTA DE RECEPCION

(O2)ACTA DE RECEPCION

(O1)


95

PROCEDIMIENTO: Control de Avance Físico y Financiero de Obras.


OBJETIVO: Llevar control del cumplimiento de los plazos de construcción; así como de los pagos

efectuados a los Contratistas.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Jefatura Departamento de Ingeniería 1 Elabora “Orden de Inicio” (A) en original y cinco copias.

Sección Administrativa-Financiera 2 Recibe, revisa y registra copia de “Orden de Inicio” (A1) en el

“Cuadro de Control de Proyecto” (B), procediendo a archivarlos

temporalmente.


Arrendamientos

3 Recibe y revisa dos copias de “Orden de Inicio” (A2 y A3),

archivándolas en espera de iniciar la construcción.

Dirección Financiera Institucional 4 Recibe, revisa y registra copias de “Orden de Inicio” (A4 y A5) en

sus controles y las archiva.

Contratista 5 Recibe y revisa original de “Orden de Inicio” (A).

6 Elabora en original y dos copias “Factura por Anticipo” (C).

7 Archiva originales de "Orden de Inicio" (A) y "Factura" (C).


Arrendamientos

8 Recibe y revisa dos copias de “Factura por Anticipo” (C1 y C2),

verificando que el valor facturado corresponda a lo establecido en el

contrato.

Jefatura Departamento de Ingeniería 9 Recibe y revisa dos copias de “Factura por Anticipo” (C1 y C2),

aprueba pago y margina girando instrucciones para su registro y

distribución.

Sección Administrativa-Financiera 10 Recibe documentos y registra el valor del anticipo en el “Cuadro de

Control de Proyectos” (B); además, registra en el “Control de Pagos

a Contratistas” (D) el valor del anticipo, número y fecha de la

factura y de su presentación a cobro.

11 Archiva segunda copia de la “Factura por Anticipo” (C2) y los

cuadros de control (B) y (D).

Dirección Financiera Institucional 12 Recibe, revisa y registra “Factura” (C1) y realiza Proceso de Pago

del Anticipo.

13 Elabora “Póliza de Concentración de Obligaciones” (E) en original y

dos copias.

14 Archiva copias de "Factura" (C1) y "Póliza de Concentración" (E2).

Sección Administrativa-Financiera 15 Recibe y revisa copia de “Póliza de Concentración de Obligaciones” (E1),

registrándolo en “Control de Pago a Contratistas” y archiva documentos.

Contratista 16 Recibe y revisa “Póliza de Concentración de Obligaciones” (E).

17 Realiza los Procesos de Cobro por Anticipo y comienza el Proceso

de Construcción.

18 Elabora “Informe de Avance” (F) y “Recibo Parcial” (G), ambos

documentos en original y tres copias.

19 Archiva original de “Póliza de Concentración” (E), copia de

“Informe de Avance” (F3) y “Recibo Parcial” (G).


Arrendamientos

20 Recibe y revisa documentos, procediendo a supervisar la obra.

21 Elabora “Informe de Supervisión” (H) en original y copia.

22 Archiva (A2), (A3), (F2), (G3) y (H1).

Jefe Departamento de Ingeniería 23 Recibe y revisa original y copia (F y F1) de "Informe de Avance",

copias (G1 y G2) de "Recibo Parcial" y original (H) de "Informe de

Supervisión"; aprueba pago y margina girando instrucciones para su

distribución y registro.

HOJA Nº 1 DE 3

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________


DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION


96

Sección Administrativa-Financiera 24 Recibe, revisa documentos y registra el pago a efectuar, el N° de

factura, etapa reportada como finalizada y próxima etapa a realizar

en “Control de Pago a Contratistas” (D), “Control de Estimaciones

de Proyectos” (I) y “Avance de Proyectos de Ingeniería” (J).

25 Archiva (F), (G2), (H), (D), (I), (J).

Dirección Financiera Institucional 26 Recibe, revisa y registra copias de “Recibo Parcial” (G1) e “Informe

de Avance” (F1) y realiza Proceso de Pago de Estimaciones.

27 Archiva copias de “Recibo Parcial” (G1), “Informe de Avance” (F1)

y "Póliza de Concentración de Obligaciones" (E2).

Sección Administrativa-Financiera 28 Recibe, revisa y registra “Póliza de Concentración de Obligaciones”

(E1) en “Control de Pago a Contratistas” (D) y los archiva.

Contratista 29 Recibe y revisa original de “Póliza de Concentración de

Obligaciones” (E) y realiza Proceso de Cobro de Estimaciones.

24 Elabora “Informe de Obra Finalizada” (K) en original y copia.

25 Elabora “Liquidación a Contrato” (L) en original y tres copias,

tomando en cuenta las retenciones, anticipos y pagos parciales

efectuados durante el proceso de construcción.

26 Elabora “Recibo Final por Liquidación” (M) en original y tres

copias.

27 Archiva documentos (E), (K3), (L5) y (M).


Arrendamientos

28 Recibe y revisa copias de "Recibo Final" (M1-M3), original y copias

de "Liquidación a Contrato" (L-L4) y de "Informe de Obra" (K-K2).

29 Realiza el Proceso de Recepción de la Obra.

30 Elabora “Informe de Supervisión” (N) en original y copia.

31 Elabora “Acta de Recepción” (O) en original y tres copias.

32 Archiva documentos (K2), (L4), (M3), (N1) y (O3).

Jefe Departamento de Ingeniería 33

Recibe, revisa documentos, aprueba y margina girando instrucciones

para su distribución y registro.

Sección Administrativa-Financiera 34 Recibe, revisa documentos y registra el pago a efectuar, el N° de

factura, etapa reportada como finalizada y próxima etapa a realizar

en “Control de Pago a Contratistas” (D), “Control de Estimaciones

de Proyectos” (I) y “Avance de Proyectos de Ingeniería” (J),.

35 Archiva (D), (I), (J), (K1), (L3), (M2), (N) y (O2).

Contratista 36 Recibe , revisa y archiva “Acta de Recepción” (O).

Dirección Financiera Institucional 37 Recibe y revisa original de “Informe de Obra Finalizada” (K),

original y copias de “Liquidación a Contrato” (L, L1 y L2), copia de

“Recibo Final por Liquidación” (M1) y copia de Acta de Recepción

(O1).

38 Realiza Proceso de Pago de Retenciones, entregando el original de

"Póliza de Concentración de Obligaciones” (E) al Contratista.

39 Archiva original de “Informe de Obra Finalizada” (K), original y

copias de “Liquidación a Contrato (L, L1, L2), copia de “Recibo

Final por Liquidación” (M1), copia de "Acta de Recepción" (O1) y

copia de "Póliza de Concentración de Obligaciones " (E2).

Contratista 40 Recibe y revisa original de "Póliza de Concentración de

Obligaciones” (E).

41 Realiza Proceso de Cobro y recibe el pago.

42 Archiva "Póliza de Concentración de Obligaciones" (E).

Jefatura Departamento de Ingeniería 43 Recibe copia de “Póliza de Concentración de Obligaciones” (E1),

revisa y margina instrucciones para su registro.

Sección Administrativa-Financiera 44 Recibe, revisa y registra copia de "Póliza de Concentración de

Obligaciones" (E1) en el “Cuadro de Control de Pagos a

Contratistas” (D) y archiva los documentos.

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 2 DE 3

PROCEDIMIENTO: Control de Avance Físico y Financiero de Obras

97



A Orden de Inicio Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia

5ª. Copia

Contratista






B Cuadro de Control de Proyecto Original Sección Administrativa-Financiera

C Factura por Anticipo Original

1ª. Copia

2ª. Copia

Contratista



D Control de Pagos a Contratistas Original Sección Administrativa-Financiera

E Póliza de Concentración de Obligaciones Original

1ª. Copia

2ª. Copia

Contratista



F Informe de Avance Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia




Contratista

G Recibo Parcial Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

Contratista




H Informe de Supervisión Original

Copia



I Control de Estimaciones de Proyectos Original Sección Administrativa-Financiera

J Avance de Proyectos de Ingeniería Original Sección Administrativa-Financiera

K Informe de Obra Finalizada Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia




Contratista

L Liquidación a Contrato Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

4ª. Copia

5ª. Copia






Contratista

M Recibo Final por Liquidación Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

Contratista




N Informe de Supervisión Original

Copia



O Acta de Recepción Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia

Contratista



Sección Supervisión de Obras y Arrendamientos

HOJA Nº 3 DE 3

PROCEDIMIENTO: Control de Avance Físico y Financiero de Obras

98

INICIO

Recibe,

revisa y

registra en

Libro de

Control (D)

A, A1, A

2, A

3, A

4

B, B1, B

2, B

3, B

4

C, C1, C

2 , C

3, C

4

D, E1

Llena

Formulario de

LIquidación

de Contrato

(A)

Correcciones

SI

NO

Hoja No. 1 de 3

Vigencia:______




Procedimiento: RECEPCION FINAL DE OBRAS Y LIQUIDACION DE CONTRATOS


DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

CONTRATISTA UACI


.

COLABORADOR TECNICO

DE SECCION SUPERVISION

DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

ENCARGADO DE

SEGUIMIENTO FINANCIERO

DE PROYECTOS DE OBRAS

FISICAS

JEFATURA

Obtiene

Formulario

para

Liquidación

de Contrato

Gestiona y

obtiene

Garantía de

Buena Obra

(B)

Elabora

Factura

(C)

Factura

(C5)

Garantía

(B5)

Liquidación de

Contrato

(A5)

Elabora

Informe de

Supervisión

(E)

Elabora Acta

de Recepción

de la Obra

(F)

Factura

(C5)

Garantía

(B5)

Liquidación

(A5)

Acta Recepción (F-F

5)

Informe de Supervisión

(E)

Recibe

y

revisa

documentos

Comunica a

Contratista

Recibe

notificación

telefónica

I

Envía

documentos

Factura (C-C4)

Garantía (B-

B4)

Liquidación de Contrato

(A-A4)

Recibe

y revisa

documentos

Acta Recepción (F-F5)

Informe

(E)

Factura (C-

C5)

Garantía (B-

B5)

Liquidación de

Contrato

(A-A5)

Recibe

y revisa

documentos

II

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

A5, B

5,

C5

, E, F-F

5

13

14

15

16

17

18

I

Firma y sella

la Liquidación

conjunta-

mente con

Colaborador

Técnico

99

A5, B

5, C

5,

D, E,F5

Hoja No. 2 de 3

Vigencia:______






DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

CONTRATISTA UACI


COLABORADOR TECNICO


DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

ENCARGADO DE



FISICAS

JEFATURA

Presenta

documentos

Recibe ,

revisa y

registra

salida de

documentos

en Libro (D)

Da

Visto Bueno

III


Informe

(E)

Factura (C-

C5)

Garantía (B-

B5)

Liquidación de

Contrato

(A-A5)

II


Factura (C-

C4)

Garantía (B-

B4)

Liquidación de

Contrato

(A-A4)

Recibe

y

revisa

documentos


Factura (C-

C4)

Garantía (B-

B4)

Liquidación de

Contrato

(A-A4)

Jefe Sección

Contratos

recibe,

revisa y

registra

documentos

A4, B

4, C

4,

F4

Acta Recepción (E-E3)

Factura (C-

C3)

Garantía (B-

B3)

Liquidación de

Contrato

(A-A3)

Recibe

y

revisa

documentos

Presenta

documentos

Presenta

documento

para pago

A3, B

3, C

3,

E3

Acta Recepción (E-E2)

Factura (C-

C2)

Garantía (B-

B2)

Liquidación de

Contrato

(A-A2)

Tesorería

recibe,

revisa y

registra

documentos

19

20

21

22

23

24

25

2627

28

29

30

Firma y sella

aprobando la

Liquidación y

el Acta

100

Hoja No. 3 de 3

Vigencia:______






DIRECCION

FINANCIERA

INSTITUCIONAL

CONTRATISTA UACI


COLABORADOR TECNICO


DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

ENCARGADO DE



FISICAS

JEFATURA

Recibe,

revisa y

registra

III

Quedan para pago

(G)

Recibe

y

revisa

Quedan con

fecha para pago

G, H, H1,

I1

En fecha

indicada se

presenta a

retirar

Cheque de

Pago

A, A1, A

2, B, B

1,

B2, C, C

1, C

2

F, F1,F

2

Emite

Quedan

(G)

Proceso para

Elaboración de

Orden de Pago

(H)

Proceso para

Emisión de

Cheque de

Pago

(I)

Espera fecha

de pago

Quedan para pago

(G)

Orden de Pago (H2)

Cheque de Pago

(I)

Recibe

y

revisa

H2, I

FINAL

31

32

33

35

3436

37

38

40

41

Entrega

Cheque y

Orden de

Pago

39

101

PROCEDIMIENTO: Recepción Final de Obras y Liquidación de Contratos


OBJETIVO: Hacer constar que la obra ha sido finalizada a satisfacción de la Institución


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Contratista

1

Obtiene Formulario de “Liquidación de Contrato” (A) donde el

Colaborador Técnico de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos.

2 Llena formulario de “Liquidación de Contrato “ (A) en original y

cinco copias.

3 Gestiona y obtiene “Garantía de Buena Obra” (B) en original y cinco

copias

4 Elabora “Factura” (C) en original y cinco copias.

5 Archiva temporalmente el original y cuatro copias de cada

documento.

Colaborador Técnico de Sección de

Supervisión de Obras y Arrendamientos 6

Recibe, revisa y registra en "Libro de Control de Correspondencia"

(D), la quinta copia de “Liquidación de Contrato” (A5), de “Garantía

de Buena Obra” (B5) y de “Factura” (C5).

7 Elabora “Informe de Supervisión” (E) en original y copia y “ Acta

de Recepción de la Obra” (F) en original y cinco copias.

8 Archiva copia de “Informe de Supervisión" (E1).

Encargado de Seguimiento Financiero de

Proyectos de Obras Físicas 9

Recibe y revisa original de “Informe de Supervisión” (E); original y

cinco copias de “Acta de Recepción de la Obra” (F-F5) y quinta

copia de documentos (A5), (B5) y (C5).

10

Si hay correcciones devuelve toda la documentación con

observaciones a Colaborador Técnico de la Sección de Supervisión

de obras y Arrendamientos.

11

Si no hay correcciones, comunica telefónicamente a Contratista para

que entregue originales y cuatro copias de documentos (A-A4) (B-

B4) y (C-C4); archivando temporalmente original de “Informe de

Supervisión” (E), original y cinco copias de “Acta de Recepción de

la Obra” (F-F5) y quinta copia de documentos (A5), (B5) y (C5).

Contratista

12

Recibe notificación telefónica para entregar original y cuatro copias

de documentos (A-A4), (B-B4) y (C-C4), al Encargado de

Seguimiento Financiero de Proyectos de Obras Físicas.



Recibe y revisa original y cuatro copias de documentos “Liquidación

de Contrato” (A-A4); “Garantía de Buena Obra” (B-B4) y “Factura”

(C-C4).

14

Firma y sella la “Liquidación del Contrato”(A) conjuntamente con

Colaborador Técnico de Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos.

HOJA Nº 1 DE 3

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




102


15

Jefe recibe y revisa los originales con copias de : “Liquidación de

Contrato” (A-A5); “Garantía de Buena Obra” (B-B5); “ Factura” (C-

C5); “Acta de Recepción de la Obra” (F-F5) y original de “Informe

de Supervisión” (E).

16 Firma y sella de aprobado la “Liquidación de Contrato” (A-A5) y

“Acta de Recepción de la Obra” (F-F5).



Recibe y revisa los originales con copias de “ Liquidación de

Contrato “ (A-A5); “Garantía de Buena Obra” (B-B5); “Factura” (C-

C5); “Acta de Recepción de la Obra” (F-F5) y original de “Informe

de Supervisión” (E).

18

Registra la salida de la documentación en "Libro de Control" (D) y

archiva original de "Informe de Supervisión" (E), la quinta copia de

toda la documentación y el "Libro de Control" (D).

Contratista 19

Recibe y revisa originales y copias de: (A-A4); (B-B4); (C-C4) y (F-

F4), para presentarla al trámite de pago.

U.A.C.I.

20

Jefe de Sección de Contratos, recibe y revisa originales y copias de: (A-

A4); (B-B4); (C-C4) y (F-F4); da visto bueno y archiva cuarta copia de la

documentación.

Contratista

21

Recibe y revisa originales y copias (A-A3); (B-B3); (C-C3) y (F-F3),

presentando la documentación para pago y archivando tercera copia

de documentos.

Dirección Financiera Institucional 22

Tesorería recibe, revisa y registra originales y copias de (A-A2); (B-

B2); (C-C2) y (F-F2).

23 Emite “Quedan” (G) en original y copia con fecha próxima para

retirar “Cheque de Pago” (H) entregando original a Contratista.

24 Realiza proceso para la elaboración en original y dos copias de la

“Orden de Pago” (H).

25 Realiza proceso de emisión de “Cheque de Pago” (I).

26

Archiva original y dos copias de "Liquidación de Contrato" (A-A2),

"Garantía de Buena Obra" (B-B2), "Factura" (C-C2), (F-F2) y copia

de "Quedan " (G1). Contratista

27 Recibe y revisa “Quedan” (G) y espera fecha establecida para retirar

“Cheque de Pago” (I).

28 En fecha indicada se presenta con “Quedan” (F) entregándolo para

retirar “Cheque de Pago” (I).

Dirección Financiera Institucional 29 Recibe, revisa y registra “Quedan” (G).

30

Entrega “Cheque de Pago”(I) y copia de “Orden de Pago”(H2),

archivando original de “Quedan” (G), fotocopia de “Cheque” (I1) y

original y copia de “Orden de Pago” (H-H1).

Contratista 31 Recibe “Cheque de Pago” (I) y copia de “Orden de Pago” (H2) ,

archivando ambos documentos.

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 2 DE 3

PROCEDIMIENTO: : Recepción Final de Obras y Liquidación de Contratos

103



A Liquidación de Contrato Original

1ª copia

2ª copia

3ª copia

4ª copia

5ª copia




Contratista

U.A.C.I.


Proyectos de Obras Físicas

B Garantía de Buena Obra Original

1ª copia

2ª copia

3ª copia

4ª copia

5ª copia




Contratista

U.A.C.I.



C Factura Original

1ª copia

2ª copia

3ª copia

4ª copia

5ª copia




Contratista

U.A.C.I.



D Libro de Control de Correspondencia Original Encargado de Seguimiento Financiero de


E Informe de Supervisión Original

Copia



Colaborador Técnico Sección de Supervisión de

Obras y Arrendamiento

F Acta de Recepción de la Obra Original

1ª. Copia

2ª copia

3ª copia

4ª copia

5ª copia




Contratista

U.A.C.I.



G Quedan Original

Copia

Contratista


H Orden de Pago Original

1ª. Copia

2ª. Copia



Contratista

I Cheque de Pago Original

Copia

Contratista


HOJA Nº 3 DE 3

PROCEDIMIENTO: : Recepción Final de Obras y Liquidación de Contratos

104

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: INSPECCION Y VALUO DE INMUEBLES


JEFATURASECCION ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA

SECCION DE DISEÑO O DE

SUPERVISION DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

UACI

Inicio

Recibe,

revisa y

registra en

Cuadro

Control

Inmuebles

(B)

Documentos

A

03

04

B

Documentos

A

Opinión Jurídica

C

Efectúa visita

de inspección

Elabora

Acta de

Visita al

Lugar (D)

Asigna

Técnico y

Programa

inspección

10

11

12

13

Emite

Dictamen

Jurídico

(C)

06

07

08

Documentos

A

Recibe y

revisa

Documentos

(A)

Completa

Documentos

Remite

Documentos

(A)01

02

Recibe ,y

revisa

Documentos

(A)

Margina y

remite

Documentos

(A)

Documentos

A

05

Documentos

A

Opinión Jurídica

C

Margina

Documentos

(A) y (C)

09

I


Documentos

A

Recibe y

revisa

Documentos

(A)

105

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: INSPECCION Y VALUO DE INMUEBLES


Documentos

A

Opinión Jurídica

C

Acta de Visita

D

Croquis

E

Constancia

F

Informe

G

Margina

Documenta-

ción

20

Final

Elabora

Cuadro

Resumen

de

Compras

(H)

B, H

Recibe

documenta-

ción y

registra

fechas de

actividades

en (B)

Elabora

Memorándum

de Remisión

de

Documentos

(I)

Registra

fecha de

remisión en

(B)

Revisa y

firma

Memorándu

m (I)

Obtiene

fotocopias

A C1D

2 E

2 F

2 G

2

I1

26

21

22

24

25

23

27

28

Documentos

A

Opinión Jurídica

C

Acta de Visita

D

Croquis

E

Constancia

F

Informe

G

MEMORANDUM

REMISION

I

JEFATURASECCION ADMINISTRATIVA-

FINANCIERA

SECCION DE DISEÑO O DE

SUPERVISION DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

UACI


I

Elabora

Informe

Inspección

y Valúo

(G)

D1, E

1, F

1, G

1

16

17

Obtiene

Constancia

de Valúo

Catastral (F)

15

18

Documentos

A

Opinión Jurídica

C

Acta de Visita

D

Croquis

E

Constancia

F

Informe

G

Recibe y

revisa

Elabora

Croquis de

Ubicación

(E)

14

Justifica y

firma la

Resolución

Técnica

Opinión Jurídica

C

Acta de Visita

D

Croquis

E

Constancia

F

Informe

G

29

Recibe,

revisa y

registra

C, D, E, F, G,

I

Memorando

I

19

30

106

PROCEDIMIENTO: Inspección y Valúo de Inmuebles


OBJETIVO: Garantizar la adquisición de inmuebles a favor del Organo Judicial


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Unidad de Adquisiciones y


1 Remite la Documentación Legal del Inmueble (A), que incluyen

fotocopias de Escritura Pública, NIT, Documento Unico de

Identidad del propietario del inmueble, Solvencia de Impuestos

Internos, Solvencia de Impuestos Municipales. En caso de ser

necesario, deberá incluirse fotocopia de Poder Administrativo, NIT

y Documento Unico de Identidad del Apoderado o Representante

Legal.

Jefatura Departamento de Ingeniería 2 Recibe y revisa Documentación (A), remitiéndola a la Sección

Administrativa-Financiera.

Sección Administrativa-Financiera 3 Recibe, revisa y registra Documentación (A) en Cuadro de Control

de Oferta de Inmuebles (B), archivándolo temporalmente.

Jefatura Departamento de Ingeniería 4 Margina la Documentación (A) y la remite a la Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones Institucional para que emita

dictamen, basándose en criterios legales.



5 Recibe y revisa que la Documentación (A) esté completa.

6 Completa documentación (A) correspondiente al inmueble.

7 Emite Dictamen Jurídico (C), registrando el Municipio,

Departamento y ubicación del inmueble, así como extensión

superficial, nombre del propietario; dictamen basándose en criterios

legales.

Jefatura Departamento de Ingeniería 8 Recibe y margina Documentación Legal (A) y Dictamen Jurídico

(C), girando instrucciones a las Secciones de Diseño o de

Supervisión de Obras y Arrendamientos para que se efectúe visita de

inspección.

Sección de Diseño o Sección de

Supervisión de Obras y Arrendamientos

9 Recibe documentación (A) y Dictamen (C), asignando un

Colaborador Técnico.

10 Programa fecha de inspección, coordinando visita con el Juez de la

localidad y el propietario del inmueble o su apoderado.

11 Efectúa visita de inspección al inmueble.

12 Elabora Acta de Visita al Lugar (D), en original y copia, obteniendo

firma del Juez de la localidad y del propietario o su apoderado.

13 Obtiene en la Alcaldía del lugar Constancia de Valúo Catastral (F).

14 Elabora Croquis de Ubicación (E), en original y copia.

15 Elabora Informe de Inspección y Valúo (G), en original y copia.

16 Archiva copias de Acta de Visita al Lugar (D1), Constancia de Valúo

Catastral (F1), Croquis de ubicación del inmueble (E1) e Informe de

Inspección y Valúo (G1). Jefatura Departamento de Ingeniería 17 Recibe y revisa documentos, justificando y firmando la resolución

técnica referente al inmueble, de acuerdo al Informe de Inspección y

Valúo.

18 Margina toda la documentación para su registro en los controles

respectivos.

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




107

Sección Administrativa-Financiera 19 Recibe y registra las fechas de los documentos en el Cuadro de

Control de Ofertas de Inmuebles (B).

20 Elabora Cuadro Resumen de Compras (H).

21 Registra ubicación y nombre del propietario, características técnicas

del inmueble, valúo técnico, Dictamen jurídico y opinión técnica.

22 Elabora Memorándum de Remisión de Documentación (I) dirigido a

la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

23 Registra fecha de remisión de Memorándum (I), en formulario

Cuadro de Control de Ofertas de Inmuebles (B), archivándolo junto

con el Cuadro Resumen de Compras (H).

Jefatura Departamento de Ingeniería 24 Recibe, revisa y firma Memorándum de Remisión (I), reproduciendo

la documentación enviada.

25 Archiva documentación.



26 Recibe, revisa y registra originales de Dictamen Jurídico (C), Acta

(D), Constancia de Valúo (E), Croquis (F), Informe de Inspección

(G) y Memorándum (I).

27 Archiva la documentación recibida.

FINAL



A Documentación Legal del Inmueble Original Jefatura Departamento de Ingeniería

B Cuadro de Control de Ofertas de Inmuebles Original Sección Administrativa-Financiera

C Dictamen Jurídico Original

Copia

UACI


D Acta de Visita al Lugar Original

1ª. Copia

2ª. Copia

UACI

Sección de Diseño / Sección de



E Croquis de Ubicación Original

1ª. Copia

2ª. Copia

UACI




F Constancia de Valúo Catastral Original

1ª. Copia

2ª. Copia

UACI




G Informe de Inspección y Valúo Original

1ª. Copia

2ª. Copia

UACI




H Cuadro Resumen de Compras Original Sección Administrativa-Financiera

I Memorándum de Remisión de Documentos Original

Copia

UACI


HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Inspección y Valúo de Inmuebles

108

Prog. de Supervisión (A)

Prog. de Transporte (B2)


Hoja No. 1 de 3

Vigencia:______





SECCION

DE

COMBUSTIBLE


Inicio

Recibe,

revisa y

margina

instrucciones

Programación de

Supervisión

(A)

Elabora

Programación

de

Supervisión

de Obras

(A)

A1

Aprobación

Da visto

bueno y

margina

Prog. de

Transporte

(B)

SECCION SUPERVISION

DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS

ENCARGADO DE ENTREGA

Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE Y

MATERIALES

COORDINADORJEFATURA

I

Procedimiento: ASIGNACION Y CONTROL INTERNO DE COMBUSTIBLE

NO

SECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

Programación de

Supervisión

(A)

Recibe,

revisa y

analiza

Elabora

Programación

de Transporte

(B)

Programación de

Transporte

(B)

Recibe,

revisa y

analiza

I

SI

Recibe

y

revisa

Reproduce y

entrega copia

(B3) de

Programación

de Transporte

a Motoristas

Elabora

Nota de

Solicitud de

Cupones de

Combustible

(C)

Solicitud de Cupones

(C)

Recibe

y

revisa

B2

Programación de

Transporte

(B)

Prog. de Supervisión (A)


Programación de

Transporte

(B)

Programación de

Transporte

(B1)

Jefe recibe

y

revisa

A, B,

C1

B1

Jefe comunica

a Colaborado-

res Técnicos el

motorista y el

vehículo

asignados para

conducirlos


(C)

Jefe

recibe

y

revisa

II

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

14

15

16

17

11

12

13

18

109

Hoja No. 2 de 3

Vigencia:______





SECCION

DE

COMBUSTIBLE


En fecha

programada para

supervisón de la

obra entrega

Cupones de

Combustible a

Motorista para

transportar a

Colaborador

Técnico

SECCION SUPERVISION

DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS


Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE Y

MATERIALES

COORDINADORJEFATURA

II



Elabora

Cuadro de

Liquidación de

Consumo de

Combustible

(H)

Recibe

y

revisa

III


(C)

C

Proceso de

Entrega de

Cupones de

Combustible

Jefe firma y

sella Solicitud

(C)


(C)

Encargado(a)

recibe, revisa

y registraCupones de

Combustible

(D)

Recibe ,

revisa y

registra en

Libro de

Control (E)

Registra en Hoja

de Control por

Vehículo (F):

Fecha, hora,

kilometraje de

salida, cupones

asignados, etc.

Terminada la

diligencia

recibe la

Factura de

Consumo de

Combustible

(G)

Registra en Hoja

de Control por

Vehículo (F):

Fecha, hora,

kilometraje de

entrada, etc.

19

20

21

22

23

24

25

26

27

29

28

110

Hoja No. 3 de 3

Vigencia:______





SECCION

DE

COMBUSTIBLE


SECCION SUPERVISION

DE OBRAS Y

ARRENDAMIENTOS


Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE Y

MATERIALES

COORDINADORJEFATURA



Elabora

Memorando

de Remisión

(I)

Recibe,

revisa y

analiza

III

E, F, H1,

I1, J

1

Elabora

Memorando

para Remisión

de Liquidación

de

Combustible

(I)

Elabora Reporte

Mensual de

Actividades de

Transporte y

Consumo de

Combustible

(J)

J2

Facturas (G)

Cuadro de Liquidación (H)

Memorando (I)

Reporte Mensual (J2)

Reporte Mensual de

Actividades

(J)

Facturas (G)


Memorando (I)

Reporte Mensual de

Actividades

(J)

Jefe recibe,

revisa y

analiza

Firma y sella

Reporte

Mensual de

Actividades

Jefe firma y

sella

Memorando (I) y

Cuadro de

Liquidación de

Consumo de

Combustible (H)

J

Facturas (G)


Memorando (I)

Encargado(a)

recibe, revisa

y registra

G, H, I

Final

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

111

PROCEDIMIENTO: Asignación y Control Interno de Combustible


OBJETIVO: Garantizar la operación funcional del transporte para apoyar las actividades de supervisión de

proyectos de infraestructura a nivel nacional, mediante una utilización eficiente de los

recursos, procurando una ágil y oportuna distribución de los cupones de combustible

necesarios para su cumplimiento.


RESPONSABLE No. ACTIVIDAD


Arrendamientos

1. Elabora "Programación de Supervisión de Obras", en original y copia,

detallando los Colaboradores Técnicos asignados a cada proyecto de

infraestructura a supervisar y las fechas designadas.

2. Archiva copia de "Programación de Supervisión" (A1).

Coordinador de Sección Administrativa

Financiera

3. Recibe y revisa original de "Programación de Supervisión de Obras" (A),

marginando instrucciones.

Encargado de Entrega y Control de

Combustible y Materiales

4. Recibe, revisa y analiza "Programación de Supervisión de Obras" (A).

5. Con base en "Programación de Supervisión" (A), elabora "Programación de

Transporte" (B), en original y dos copias, detallando los motoristas y

vehículos asignados a cada actividad de supervisión de obras.


Financiera

6. Recibe, revisa y analiza original de "Programación de Supervisión de Obras"

(A) y original y dos copias (B1 y B2) de "Programación de Transporte" (B).

7. Si no aprueba "Programación de Transporte", devuelve los documentos para

efectuar correcciones.

8. Si aprueba "Programación de Transporte", la margina dando su visto bueno y

archiva una copia (B2) .



9. Recibe y revisa original de "Programación de Supervisión de Obras" (A) y

original y copia de "Programación de Transporte" (B y B1).


Arrendamientos

10. Jefe recibe y revisa copia (B1) de "Programación de Transporte", procediendo

a comunicar a los Colaboradores Técnicos, el nombre del Motorista y el

vehículo que ha sido asignado para transportarlos.

11. Archiva copia de "Programación de Transporte" (B1).



12. Reproduce y entrega copia (B3) de "Programación de Transporte" a

Motoristas.

13. Elabora "Solicitud de Cupones de Combustible" (C), en original y copia,

archivando originales de "Programación de Supervisión de Obras" (A) y

"Programación de Transporte" (B) y la copia de " Solicitud de Cupones" (C1).


Financiera

14. Recibe y revisa original de "Solicitud de Cupones de Combustible" (C),

remitiéndola a la Jefatura del Departamento.

Jefatura Departamento de Ingeniería 15. Jefe recibe y revisa original de "Solicitud de Cupones de Combustible" (C),

procediendo a firmarla y sellarla.



16. Recibe original de "Solicitud de Cupones de Combustible" (C), verificando

que contenga el sello y firma del Jefe del Departamento.

Sección de Combustible 17. Encargado(a) recibe, revisa y registra original de "Solicitud de Cupones de

Combustible" (C), desarrollando el Proceso de Entrega de Cupones de

Combustible y archivando el documento (C).



18. Recibe y revisa "Cupones de Combustible" (D), registrándolos en el Libro de

Control de Dotación de Combustible (E).

19. En fecha programada para salida a supervisión de la obra, entrega "Cupones"

(D) a Motorista para abastecer el vehículo donde se trasladará junto con el

Colaborador Técnico de la Sección de Supervisión de Obras y

Arrendamientos.

20. Registra en "Hoja de Control por Vehículo" (F) la fecha, hora, kilometraje de

salida, cupones asignados, etc.




HOJA Nº 1 DE 2 CODIGO: __________ VIGENCIA: ________

112



21. Finalizada la diligencia de transporte, recibe la "Factura de Consumo de

Combustible" (G), registrando en "Hoja de Control por Vehículo" (F) la fecha,

hora, kilometraje de entrada, etc.

22. Elabora "Cuadro de Liquidación de Consumo de Combustible" (H) y

"Memorando para Remisión de Liquidación de Combustible" (I), ambos

documentos en original y copia .

23. A fin de mes elabora "Reporte Mensual de Actividades de Transporte y

Consumo de Combustible" (J), en original y dos copias.

24. Archiva "Libro de Control" (E), original de "Hoja de Control por Vehículo"

(F) y copias de "Cuadro de Liquidación" (H1), "Memorando" (I1) y "Reporte

Mensual de Actividades" (J1).


Financiera

25. Recibe, revisa y analiza originales de "Reporte Mensual de Actividades de

Transporte y Consumo de Combustible" (J), "Memorando para Remisión de

Liquidación de Combustible" (I), "Cuadro de Liquidación de Consumo de

Combustible" (H) y "Facturas de Consumo de Combustible" (G) y una copia

de "Reporte Mensual de Actividades de Transporte y Consumo de

Combustible " (J2).

26. Firma y sella "Reporte Mensual de Actividades" (J), archivando su copia (J2).

Jefatura Departamento de Ingeniería 27. Jefe recibe, revisa y analiza originales de "Reporte Mensual de Actividades

de Transporte y Consumo de Combustible" (J), "Memorando para Remisión

de Liquidación de Combustible" (I), "Cuadro de Liquidación de Consumo de

Combustible" (H) y "Facturas de Consumo de Combustible" (G).

28. Firma y sella "Memorando" (I) y "Cuadro de Liquidación" (H), archivando

original de "Reporte Mensual de Actividades" (J).

Sección de Combustible 29. Recibe, revisa y registra originales de "Memorando para Remisión de

Liquidación de Combustible" (I), "Cuadro de Liquidación de Consumo de

Combustible" (H) y "Facturas de Consumo de Combustible" (G).

30. Archiva documentación.

FINAL DEL PROCESO


No. DOCUMENTO DISTRIBUCION DEPENDENCIA

A Programación de Supervisión de Obras Original

Copia

Encargado de Entrega y Control de Combustible y Materiales


B Programación de Transporte Original

1ª. Copia

2ª. Copia

3ª. Copia



Coordinador Sección Administrativa Financiera

Motoristas

C Solicitud de Cupones de Combustible Original

Copia

Sección de Combustible


D Cupones de Combustible Original Estación de Servicio de Combustible

E Libro de Control de Dotación de

Combustible

Original Encargado de Entrega y Control de Combustible y Materiales

F Hoja de Control por Vehículo Original Encargado de Entrega y Control de Combustible y Materiales

G Facturas de Consumo de Combustible Original Sección de Combustible

H Cuadro de Liquidación de Consumo de

Combustible

Original

Copia



I Memorando para Remisión de

Liquidación de Combustible

Original

Copia



J Reporte Mensual de Actividades de

Transporte y Consumo de Combustible

Original

1ª. Copia

2ª. Copia



Coordinador Sección Administrativa Financiera

PROCEDIMIENTO: Asignación y Control Interno de Combustible

HOJA Nº 2 DE 2

113

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE ANTEPROYECTOS DE OBRAS


INICIO

02

Escritura de Inmueble

(A)

05


(A)

Elabora Plano

Preliminar de

Diseño de la

Obra

(C)

03

01

Recibe y

revisa

Escritura de

Inmueble

(A)

JEFATURASECCION DE DISEÑO




TRIBUNAL

O

DEPENDENCIA


COORDINADOR

Designa a

Colaborador

Técnico

Gira

instrucciones

Obtiene

Informe de

Inspección

y Valúo (B)

Recibe

y

revisa

Recibe

y

revisa

Coordina

visita con

Tirubnal o

Dependencia

A, B

Plano Preliminar

(C)

Recibe y

revisa

diseño

Da visto

bueno

Plano Preliminar

(C)

Recibe

y

revisa

A, B

Plano Preliminar

(C)

Recibe

y

revisa

Verfica que el

Plano cumpla

con la política

institucional

Aprobación

Plano Preliminar

(C)

Recibe,

revisa y

aprueba

Plano Preliminar

(C)

SI

I

Recibe

y

revisa

I

Plano Preliminar

(C)

Recibe

y

revisa

II

NO

III

04

06

07

08

09

11

10

12

13

14

15

16

18

17

19

114

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE ANTEPROYECTOS DE OBRAS


FINAL

JEFATURASECCION DE DISEÑO




TRIBUNAL

O

DEPENDENCIA


COORDINADOR

D, C

II

Proceso de Diseño

y Elaboración de

Planos

Constructivos

Planos Constructivos

(D1)

Recibe

y

revisa

Cumplimiento de

Normas Técnicas

III

Da visto

bueno

NO

SI

Planos Constructivos

(D1)

Coordinador

recibe

y

revisa

D1

20

2122

23

24

25

26

27

Proceso para

Elaboración del

Plan de Oferta y

Presupuesto

Oficial (E) y (F)

Presupuesto Oficial (F)

Plan de Oferta (E)

Recibe

y

revisa

E, F

28

29

115

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Anteproyectos de Obras


OBJETIVO: Plantear la mejor alternativa de solución para la obra a ejecutar


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Jefatura Departamento de Ingeniería 29 Recibe y revisa original de “Escritura del Inmueble” (A), verificando que

corresponda al inmueble en el cual se ejecutará la obra, girando

instrucciones para la elaboración del Anteproyecto.

Coordinador de Sección de Diseño 30 Recibe y revisa original de “Escritura del Inmueble” (A) e instrucciones,

procediendo a designar un Colaborador Técnico de la Sección de Diseño

para que elabore el Anteproyecto.


Diseño

31 Recibe y revisa "Escritura del Inmueble", obteniendo del archivo del

Departamento el “Informe de Inspección y Valúo” (B) correspondiente al

inmueble y coordina con el Tribunal o Dependencia LA visita de inspección

al lugar.

32 Elabora en original "Plano Preliminar de Diseño de Obra" (C), (Con

espacios, oficinas, fachada, paredes, techos, puertas y acabados),

consultando con el Tribunal o Dependencia que el espacio y la distribución

de oficinas se ajuste a sus necesidades, entregándole el original del Plano.

Archiva temporalmente “Escrituras” (A) e “Informe de Inspección y Valúo”

(B).

Tribunal o Dependencia 33 Recibe, revisa y da visto bueno "Plano Preliminar del Diseño de la Obra".


Diseño

34 Recibe original del "Plano Preliminar del Diseño de la Obra", archivando

original de "Escritura de Inmueble" e "Informe de Inspección y Valúo".

Coordinador de Sección de Diseño 35 Recibe y revisa original del "Plano Preliminar del Diseño de la Obra",

verificando que cumpla con la política institucional, dando su aprobación.

36 Si no aprueba, devuelve "Plano Preliminar del Diseño de la Obra" a

Colaborador Técnico de la Sección de Diseño.

Jefatura Departamento de Ingeniería 37 Recibe, revisa y aprueba original del "Plano Preliminar del Diseño de la

Obra", devolviéndolos al Coordinador de Sección de Diseño.

Coordinador de Sección de Diseño 38 Recibe y revisa original de "Plano Preliminar del Diseño de la Obra",

instruyendo para elaborar los planos correspondientes.


Diseño

39 Recibe y revisa el original de "Plano Preliminar del Diseño de la Obra"

aprobado, procediendo a desarrollar el Proceso de Diseño y Elaboración de

Planos Constructivos (D), los que elabora en original y copia, tomando en

cuenta criterios técnicos previamente establecidos.

40 Archiva originales de "Plano Preliminar" y "Planos Constructivos".

Coordinador de Sección de Diseño 41 Recibe y revisa copia (D1) de "Planos Constructivos", verificando que

cumplan con las normas técnicas de ingeniería, cotas, ubicación, medidas,

detalles, representaciones, accesos, etc., dando su visto bueno.

42 Si no da visto bueno, devuelve "Planos Constructivos" (D1) a Colaborador

Técnico.


Arrendamientos

43 Coordinador recibe y revisa copia de "Planos Constructivos" (D1);

desarrollando el Proceso para Elaboración de Plan de Oferta (E) y

Presupuesto Oficial (F).

44 Archiva copia de "Planos Constructivos" (D1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 45 Recibe y revisa Plan de Oferta (E) y Presupuesto Oficial (F), procediendo a

archivarlos.

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




116



A Escritura del Inmueble Original Colaborador Técnico de Sección de Diseño

B Informe de Inspección y Valúo Original Colaborador Técnico de Sección de Diseño

C Plano Preliminar de Diseño de Obra Original Colaborador Técnico de Sección de Diseño

D Planos Constructivos Original

Copia

Colaborador Técnico de Sección de Diseño


E Plan de Oferta Original Jefatura Departamento de Ingeniería

F Presupuesto Oficial Original Jefatura Departamento de Ingeniería

HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Anteproyectos de Obras

117

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: DISEÑO ARQUITECTONICO DE OBRAS Y ELABORACION DE PLANOS CONSTRUCTIVOS


INICIO

Elabora

Diseño de

Espacios y

Oficinas (C)


(A)

Recibe y

revisa

Escritura (A)

Gira

instrucciones Designa a

Colaborador

Técnico


(A)

Obtiene de

Archivo el

Informe de

Inspección y

Valúo (B)

Elabora

Diseño de

Fachada (D)

Elabora

Diseño de

Techos,

Paredes y

Puertas (E)

Elabora

Diseño de

Acabados

(F)

Diseño de Acabados (F)

Diseño de Techos (E)

Diseño de Fachada (D)

Diseño de Espacios (C)

Recibe,

revisa y

aprueba





Recibe,

revisa y

aprueba

01





Recibe,

revisa y da

Vo. Bo.





Recibe

y

revisa

Elabora

Plano

Arquitec-

tónico

(G)


SECCION DE DISEÑOTRIBUNAL /

DEPENDENCIASECCION DE

SUPERVISION DE OBRAS

Y ARRENDAMIENTOSJEFATURA

COORDINADOR COLABORADOR TÉCNICO

Elabora

Plano de

Acabados

(H)

Recibe

y

revisa

Coordina y

efectúa

inspección en

Tribunal o

Dependencia

Recibe

y

revisa

A,B

I

0202

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

II

118

Presupuesto Oficial (R)

Plan de Oferta (Q)

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: DISEÑO ARQUITECTONICO DE OBRAS Y ELABORACION DE PLANOS CONSTRUCTIVOS



FINAL

Elabora

Términos de

Referencia y

Especifica-

cionesTéc-

nicas (P)

G1, H

1, I

1, J

1,

K1, L

1, M

1,

N1, O

1 , P

1

Juego de Planos (G2-O

2)


1)

Coordinador

Recibe

y

revisa

APRUEBA


2)

Terminos Ref. y Esp. Tec.

(P)

Recibe,

revisa y

aprueba

Remite documentos

para adquirir bienes

y/o servicios por

licitación


SECCION DE DISEÑOTRIBUNAL /

DEPENDENCIASECCION DE

SUPERVISION DE OBRAS

Y ARRENDAMIENTOSJEFATURA

COORDINADOR

Elabora

Plano de

Fundaciones

(I)

Elabora

Plano de

Techos

(J)

Elabora

Plano de

Cortes y

Secciones

(K)

Elabora

Plano de

Instalaciones

Hidráulicas

(L)

Elabora

Plano de

Instalaciones

Eléctricas

(M)

Elabora

Plano de

Detalles

Estructurales

(N)

Elabora

Plano de

Ubicación

(O)

Obtiene copias

heliográficas de cada

Plano, formando dos

Juegos de Planos

(G1-O

1) y (G

2-O

2)

A, B, C, D, E, F,

G, H, I, J,

K, L, M,

N, O


2)


1)

Recibe

y

revisa

APRUEBA

I

IIIII

III

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

34

35

SI

NO

SI

NO

Proceso para

Elaboración del

Plan de Oferta y

Presupuesto

Oficial (Q) y R)

33R

119

PROCEDIMIENTO: Diseño Arquitectónico de Obras y Elaboración de Planos Constructivos


OBJETIVO: Determinar volumen de obra y costos de ejecución


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Jefatura Departamento de Ingeniería 46 Recibe y revisa original de “Escritura de Inmueble” (A), en el cual se

ejecutará la obra, girando instrucciones para el diseño arquitectónico.

Coordinador de Sección de Diseño 47 Recibe y revisa original de “Escritura de Inmueble” (A), nombrando a un

Colaborador Técnico de la Sección; entregándole "Escritura" para que

elabore los diseños.


Diseño

48 Recibe y revisa original de “Escritura de Inmueble” (A), procediendo a

obtener del archivo del Departamento de Ingeniería el “Informe de

Inspección y Valúo” (B); coordinando con el Tribunal o Dependencia la

fecha y hora de visita para inspección.

49 Realiza inspección en Tribunal o Dependencia.

50 Elabora, tomando en cuenta criterios técnicos, los originales de “Diseño de

Espacios y Oficinas” (C), “Diseño de Fachada” (D), “Diseño de Techos,

Paredes y Puertas” (E) y “Diseño de Acabados” (F), archivando

temporalmente "Escritura" (A) e "Informe de Inspección" (B).

Tribunal/Dependencia 51 Recibe y revisa los diseños con el Colaborador Técnico y dando su visto

bueno, tomando en cuenta las necesidades y buen funcionamiento del

Tribunal o Dependencia.

Coordinador de Sección de Diseño 52 Recibe y revisa “Diseño de Espacios y Oficinas” (C), “Diseño de Fachada”

(D), “Diseño de Techos, Paredes y Puertas” (E) y “Diseño de Acabados”

(F), dando su aprobación.

Jefatura Departamento de Ingeniería 53 Recibe y revisa los Diseños y da su aprobación; remitiéndolos al

Coordinador de Sección de Diseño para que elabore los planos

correspondientes.

Coordinador de Sección de Diseño 54 Recibe los Diseños aprobados e instruye para elaborar los Planos.


Diseño

55 Elabora los planos correspondientes al proyecto: “Plano Arquitectónico”

(G), “Plano de Acabados” (H), “Plano de Fundaciones” (I), “Plano de

Techos” (J), “Plano de Cortes y Secciones” (K), “Plano de Instalaciones

Hidráulicas” (L), “Plano de Instalaciones Eléctricas” (M), “Plano de

Detalles Estructurales” (N) y “Plano de Ubicación” (O).

56 Obtiene dos copias de cada plano formando dos juegos de planos (G1-O1) ,

(G2-O2).

57 Archiva los planos originales (G,H, I, J, K, L, M, N, O), los diseños (C, D,

E, F), la "Escritura del Inmueble" (A) y el "Informe de Inspección y Valúo"

(B).

Coordinador de Sección de Diseño 58 Recibe y revisa los juegos de copias de los Planos, verificando que cumplan

con las normas técnicas de ingeniería.

59 Si autoriza los planos, envía las dos copias de Planos a Coordinador de

Sección de Supervisión de Obras y Arrendamientos. Si no autoriza,

devuelve los Planos a Colaborador Técnico para que haga las correcciones

necesarias.


Arrendamientos

60 Coordinador recibe y revisa los dos “Juegos de Planos” (G1-O1 y G2-O2). Si

éstos cumplen con las normas técnicas de ingeniería, autoriza y elabora los

"Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas" (P), en original y

copia, archivando la copia (P1) y un juego de copias de "Planos" (G1-O1).

61 Si no autoriza devuelve los dos juegos de "Planos" (G1-O1 y G2-O2) a

Coordinador de Sección de Diseño para que se hagan las correcciones

necesarias.

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




120


Arrendamientos

62 Realiza Proceso para Elaboración de Plan de Oferta y Presupuesto Oficial

de la Obra .

Jefatura del Departamento de Ingeniería 63 Recibe, revisa y aprueba los Planos (G2-O2) y originales de “Términos de

Referencia y Especificaciones Técnicas” (P), "Plan de Oferta" (Q) y

"Presupuesto Oficial " (R).

64 Remite a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

(UACI), copia de "Planos" y originales de "Términos de Referencia y

Especificaciones Técnicas" y "Plan de Oferta", para que se lleve a cabo el

proceso de adquisición de bienes y/o servicios por licitación.

65 Archiva "Presupuesto Oficial" (R).

FINAL DEL PROCESO



A Escritura de Inmueble Original Sección de Diseño

B Informe de Inspección y Valúo Original Sección de Diseño

C Diseño de Espacios y Oficinas Original Sección de Diseño

D Diseño de Fechada Original Sección de Diseño

E Diseño de Techos, Paredes y Puertas Original Sección de Diseño

F Diseño de Acabados Original Sección de Diseño

G Plano Arquitectónico Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

H Plano de Acabados Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

I Plano de Fundaciones Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

J Plano de Techos Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

K Plano de Cortes y Secciones Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

L Plano de Instalaciones Hidráulicas Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

M Plano de Instalaciones Eléctricas Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

N Plano de Detalles Estructurales Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

O Plano de Ubicación Original

Copia

Copia

Sección de Diseño


UACI

P Términos de Referencia y

Especificaciones Técnicas

Original

Copia

UACI


Q Plan de Oferta Original UACI

R Presupuesto Oficial Original Jefatura Departamento de Ingeniería

HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Diseño Arquitectónico de Obras y Elaboración de Planos

Constructivos

121

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE PLAN DE OFERTA Y PRESUPUESTO OFICIAL


UACIDEPARTAMENTO DE INGENIERIA



Inicio

Recibe

Autorización

para

Ejecución de

Proyecto

(A)01

02

Gira

instrucciones

Autorización

(A)

A, B

06

Recibe y

revisa (A)

03

Recibe,

revisa y

aprueba

07

05

Elabora

Términos

de

Referencia

(C)

08

Elabora

Plan de

Oferta

(D)

11

Calcula

volumen de

obra09

Define

Especifica-

ciones

Técnicas10

12

Calcula

cantidad y

costo de

mano de obra

y maquinaria 13

PLANOS

(B2)

PLANOS

(B1)

Calcula % de

utilidad del

contratista14

04

Proceso de

Diseño y

Elaboración de

Planos

Constructivos(B)

Obtiene

copias

heliográficas

de Planos

Cotiza

materiales y

calcula costo

total

I

122

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:______




Procedimiento: ELABORACION DE PLAN DE OFERTA Y PRESUPUESTO OFICIAL


UACIDEPARTAMENTO DE INGENIERIA



B1, C

1, D

1

17

Elabora

Presupuesto

Oficial

(E)

16

FINAL

Planos (B2)

T. de referencia (C)

Plan de Oferta (D)

Planos (B2)

T. de referencia (C)

Plan de Oferta (D)

E

19

Recibe,

revisa

y autoriza

18

Recibe,

revisa

y registra

20

21

Proceso de

Adquisición de

Bienes y/o

Servicios por

Licitación

B2, C,

D

22

I

Presupuesto Oficial (E)

123

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Plan de Oferta y Presupuesto Oficial


OBJETIVO DEL PROCESO: Definir el volumen y costo de la obra para llevar a cabo la ejecución del

proyecto.


RESPONSABLE No. ACTIVIDAD

Jefatura Departamento de Ingeniería 31. Recibe de la Dirección de Logística Institucional original de "Autorización de

Ejecución de Proyecto" (A) y gira instrucciones para la elaboración de Planos

y documentos para licitación de la Sección de Diseño.

Sección de Diseño 32. Recibe y revisa original de "Autorización de Ejecución de Proyecto",

desarrollando el Proceso de Diseño y Elaboración de Planos Constructivos

(B), obteniendo dos copias heliográficas.

33. Archiva originales de "Autorización" y de "Planos Constructivos".


Arrendamientos

34. Recibe y revisa copias (B1 y B2) de "Planos Constructivos", procediendo a

revisar las medidas, cotas, áreas de distribución, detalles, accesos,

especificaciones, etc.; brindando su aprobación a los planos.

35. Elabora en original y copia los "Términos de Referencia" (C) de acuerdo a los

criterios previamente establecidos; calculando el volumen de obra y define las

especificaciones técnicas, procediendo a elaborar el "Plan de Oferta" (D) en

original y copia.

36. Cotiza materiales y calcula su costo total; calcula además la cantidad y costo

de mano de obra y de maquinaria, así como el porcentaje de utilidad del

contratista; procediendo a elaborar el "Presupuesto Oficial" (E), solicitando el

visto bueno de la Jefatura del Departamento; archivando copias de los "Planos

Constructivos", "Términos de Referencia" y "Plan de Oferta".

Jefatura Departamento de Ingeniería 37. Recibe originales de "Presupuesto Oficial" (E), "Términos de Referencia" (C)

y "Plan de Oferta" (D) y una copia de "Planos Constructivos" (B2), revisando

que los cálculos estén correctos y que las Especificaciones Técnicas

concuerden con el criterio institucional.

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones

Institucional (UACI)

38. Recibe, revisa y registra originales de "Términos de Referencia" y de "Plan de

Oferta" y copia de "Planos Constructivos"; procediendo a realizar el Proceso

de Adquisición y de Bienes y/o Servicios por Licitación; archivando la

documentación.

Final del Proceso




HOJA Nº 1 DE 2 CODIGO: __________ VIGENCIA: ________

124


No. DOCUMENTO DISTRIBUCION DEPENDENCIA

A Autorización de Ejecución del Proyecto Original Sección de Diseño

B Planos Constructivos Original

1ª. Copia

2ª. Copia

Sección de Diseño


Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

C Términos de Referencia Original

1ª. Copia



D Plan de Oferta Original

1ª. Copia



E Presupuesto Oficial Original Jefatura Departamento de Ingeniería

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Plan de Oferta y Presupuesto Oficial

HOJA Nº 2 DE 2

125



DEPARTAMENTO DE INGENIERIAHOJA No. 1 de 3

Vigencia: ______

Procedimiento: ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y PEQUEÑAS OBRAS CIVILES EN

MODULOS TEMPORALES


COORDINADOR

DE MANTENIMIENTO

TRIBUNAL

O

DEPENDENCIA JEFATURA


Inicio

Detecta

necesidad de

mantenimiento

preventivo o

correctivo de

instalaciones

Elabora Oficio de

Solicitud

(A)

A1

Oficio de Solicitud

A

Jefe clasifica

magnitud de la

Obra

B

Oficio de Solicitud

A

Proceso de

Inspección de

Módulo en Fecha

Programada

Elabora Informe de

Inspección

(C)

Elabora

Memorándum de

Remisión

(D)

C1 , D

1

A Oficio de Solicitud

C Informe de Inspección

Memorándum de Remisión

D

I

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

Recibe

y

revisa

Jefe recibe,

revisa

y analiza

Secretaria recibe,

revisa y registra en

Libro de Control

(B)

Programa visita de

inspección a

inmueble y

margina

126


C Informe de Inspeccion




Vigencia: ______


MODULOS TEMPORALES


COORDINADOR

DE MANTENIMIENTO

TRIBUNAL

O



Elabora Informe de

Trabajo Realizado

(E)

E2

Proceso de

Construcción y

Supervisión de Obras

I

Obra de menor magnitud

NO

SI

Autoriza trabajo y

margina

instrucciones


C Informe de Inspección

Memorándum de Remisión

D

Proceso de

Mantenimiento en

Módulos Temporales

D Memorándum

E1 Informe de Trabajo

Informe de Trabajo

E

A, C, D

E1 Informe de Trabajo

Informe de Trabajo

E

Recibe

y

revisa

II

14

15

1617

18

19

2021

22

23

Jefe recibe

y

revisa

Recibe

y

revisa

127




Vigencia: ______


MODULOS TEMPORALES


COORDINADOR

DE MANTENIMIENTO

TRIBUNAL

O



E1

Informe de Trabajo

E

Firma

y

Sella

II

Jefe recibe

y

revisa

A, C, D,

E

Final

24

25

26

27

128

PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Mantenimiento y Pequeñas Obras Civiles en Módulos Temporales


OBJETIVO: Contribuir al fortalecimiento institucional mediante la atención oportuna de pequeñas obras civiles

para el mantenimiento preventivo y correctivo de los inmuebles que albergan los Tribunales y

Dependencias ubicados en los Módulos Temporales de San Salvador.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Tribunal o Dependencia 1. Detecta la necesidad de mantenimiento preventivo o correctivo de

instalaciones.

2. Elabora "Oficio de Solicitud" (A) en original y copia; describiendo

brevemente el problema en las instalaciones.

3. Archiva la copia de "Oficio de Solicitud" (A1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 4. Secretaria recibe y revisa original de "Oficio de Solicitud" (A);

registrando en "Libro de Control de Correspondencia" (B).

5. Jefe clasifica magnitud de la obra y programa visita de inspección al

inmueble, marginándola.

6. Secretaria archiva "Libro de Control" (B).

Coordinador de Mantenimiento 7. Recibe y revisa original de "Oficio de Solicitud" (A).

8. Realiza Proceso de Inspección del Módulo en Fecha Programada.

9. Elabora "Informe de Inspección" (C) en original y copia.

10. Elabora "Memorándum de Remisión" (D) en original y copia;

archivando las copias (C1 y D1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 11. Jefe recibe, revisa y analiza originales de "Memorándum de

Remisión" (D), "Informe de Inspección" (C) y "Oficio de Solicitud"

(A).

12. Si la obra es de mayor magnitud, pasa a ser considerada dentro de un

Proceso de Construcción y Supervisión de Obras.

13. Si la obra es de menor magnitud, autoriza el trabajo y margina

instrucciones.

Coordinador de Mantenimiento 14. Recibe y revisa originales de (D), (C) y (A).

15. Realiza el Proceso de Trabajo de Mantenimiento en Módulos

Temporales con la cuadrilla disponible.

16. Elabora "Informe de Trabajo Realizado" (E) en original y dos

copias; archivando una copia (E2).

Jefatura Departamento de Ingeniería 17. Recibe y revisa original y copia de "Informe de Trabajo Realizado"

(E y E1), original de "Memorándum de Remisión" (D), original de

"Informe de Inspección" (C) y original de "Oficio de Solicitud" (A);

archivando temporalmente originales de (A), (C) y (D).

Tribunal o Dependencia 18. Recibe y revisa original y copia de "Informe de Trabajo Realizado"

(E y E1).

19. Firma y sella "Informe", devolviendo el documento original.

Archiva copia (E1).

Jefatura Departamento de Ingeniería 20. Recibe y revisa original de "Informe de Trabajo" (E), procediendo a

archivar original de "Oficio de Solicitud" (A), original de "Informe

de Inspección" (C), original de "Memorándum de Remisión" (D) y

original de "Informe de Trabajo Realizado" (E).

FINAL DEL PROCESO

HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




129



A Oficio de Solicitud Original

Copia


Tribunal o Dependencia

B Libro de Control de Correspondencia Original Jefatura Departamento de Ingeniería

C Informe de Inspección Original

Copia


Coordinador de Mantenimiento

D Memorándum de Remisión Original

Copia



E Informe de Trabajo Realizado Original

1ª. copia

2ª. copia


Tribunal o Dependencia


HOJA Nº 2 DE 2

PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Mantenimiento y Pequeñas Obras Civiles

en Módulos Temporales

130

Hoja No. 1 de 2

Vigencia:_____




Procedimiento: ARCHIVO Y CONSERVACION DE EXPEDIENTES


INICIO

DOCUMENTO

(A)

Jefatura del

Departamento

entrega Documento

de Proyecto para

ArchivoRecibe

y

Revisa

Proyecto nuevo

SI

NO

Abre

Expediente

(C)

JEFATURA / SECCIONES DE INGENIERIACOORDINADOR DE SECCION

ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

01

02

03

04

05

I

Registra en Libro de

Control de Ingreso de

Documentos (B)

Registra

Documento en

Cuadro de Control

de Documentos del

Proyecto (D)

06

131

Hoja No. 2 de 2

Vigencia:_____




Procedimiento: ARCHIVO Y CONSERVACION DE EXPEDIENTES


JEFATURA / SECCIONES DE INGENIERIACOORDINADOR DE SECCION

ADMINISTRATIVA-FINANCIERA

DOCUMENTO

(A)

Identifica

necesidad de

hacer uso de

algún documento

Solicita

verbalmente

el préstamo de un

documento

Verifica la

existencia del

documento en (B)

Entrega

documento

y solicita

firma en (E)

Recibe

y firma

(E)

Proceso de

consulta de

documento

Devuelve

documento

08

09 10

11

12

13

14

15

FINAL

A, B, C,

D, E

DOCUMENTO

(A)

Recibe

documento y

registra

devolución en

(E)16

17

I

Registra

préstamo de en

Control de

Préstamo de

Documento por

Proyecto

(E)

A, B, C, D

07

132

PROCEDIMIENTO: Archivo y Conservación de Expedientes


OBJETIVO: Contar con una fuente de información oportuna para apoyar las actividades de mantenimiento de

instalaciones, remodelación o ampliaciones futuras.


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD Jefatura / Secciones del Departamento de

Ingeniería

01

Entrega original de "Documento" (A) correspondiente a un proyecto para su

archivo.

Coordinador de Sección Administrativa-

Financiera

02

Recibe, revisa y registra "Documento" en "Libro de Control de Ingreso de

Documentos" (B).

03

Si el "Documento" corresponde a un nuevo proyecto abre "Expediente" (C)

y lo registra en "Cuadro de Registro de Documentos del Proyecto" (D),

archivando documentación correspondiente. Si ya existe expediente solo lo

registra en (D).

Jefatura / Secciones del Departamento de

Ingeniería

04

Identifica la necesidad de hacer uso de algún documento y lo solicita

verbalmente.


Financiera

05

Verifica la existencia del "Documento", solicitando firma de recibido en

"Libro de Control de Préstamo de Documentos por Proyecto" (E) para su

registro.

Jefatura / Secciones del Departamento de

Ingeniería

06

Recibe "Documento" y firma en "Libro de Control de Préstamo de

Documentos por Proyecto", procediendo a realizar el proceso de consulta

del "Documento", para luego devolverlo.


Financiera

07

Recibe "Documento" y registra devolución en "Libro de Control de

Préstamo de Documentos por Proyecto" (E).

08

Archiva "Documento", "Libro de Control de Ingreso de Documentos",

"Libro de Control de Préstamo de Documentos por Proyecto", "Expediente"

y "Cuadro de Registro de Documentos del Proyecto".

Final del Proceso



A Documento Original Sección Administrativa-Financiera

B Control de Ingreso de Documentos Original


C Expediente Original Sección Administrativa-Financiera

D Cuadro de Registro de Documentos del

Proyecto

Original


E Control de Préstamo de Documentos por

Proyecto

Original


HOJA Nº 1 DE 2

CODIGO: __________

VIGENCIA: ________




manuale s administrativos del departamento de …

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