manual para generar nÓmina...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 16

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA GENERAR

NÓMINA HONORARIOS





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Contenido

1. GENERALIDADES ......................................................................................... 3

1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3 ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................ 4

2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC ................................................. 4

3.1 Flujograma General .................................................................................... 4

3.1 Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 5

4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA HONORARIOS. .................................. 6

4.1 Flujograma ................................................................................................. 6

4.2 Proceso para Realizar Nomina Honorarios................................................. 7

4.2.1 Configurar Tipo de Nómina ........................................................................................... 7

4.2.2 Abrir Calendario de Nómina ...................................................................................... 8

4.2.3 Ingreso de Concepto para Nómina ........................................................................... 8

4.2.4 Liquidar Nómina ...................................................................................................... 10

4.2.5 Acumular Nómina ........................................................................................................ 11





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1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de

Honorarios, donde encontramos:

a. Ingreso de novedad para generar la nómina.

b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa

ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y

optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el

mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de Honorarios a

empleados de su organización

1.3 ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos de la nómina administrativa para detectar las

actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la

base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un

determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1 Tabla de Comandos

3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC

3.1 Flujograma General

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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3.1 Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA HONORARIOS.

4.1 Flujograma





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4.2 Proceso para Realizar Nomina Honorarios

4.2.1 Configurar Tipo de Nómina

Se ingresa por ICEBERG - TALENTO HUMANO - nómina - administración - Tipo

de Nómina asignada a Usuarios

En la sección Usuario x Tipo de nómina se selecciona la opción HONORARIOS

CONSILIATURA y se selecciona abierta, se verifica que las demás estén cerradas y se

guarda con F10 y salir de la ventana.





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4.2.2 Abrir Calendario de Nómina

Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Calendario Nómina

Descripción: Se ingresa un nombre relacionado, mes y año a liquidar

Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario

Año: año actual

Número Periodo: Corresponde al número del mes a liquidar

Orden del periodo: Se genera a partir del número 0

Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter

Fecha inicia: Se digita el primer día del mes

Fecha Fin: Se digita fecha final del mes

Agrupador: se utiliza el agrupador HOR

Novedades: Todas las opciones en No

Procesos: liquidado. En No

Se guarda con F10

4.2.3 Ingreso de Concepto para Nómina

Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Novedades -Valor /porcentaje/cantidad





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Aquí se pulsa F7 y se ingresa el concepto de honorarios (1000) y se pulas a F8 y se marca la

pestaña de Porcentaje y se quita la de Consulta, se coloca el cursor en la celda de Empleado

se pulsa F7 y se digita el código del empleado y se pulsa F8 en la columna se coloca el

porcentaje que recibe ese empleado y al pulsar tabulador los demás columnas cargan

automáticamente la información, para ingresar un empleado nuevo se pulsa F6.

El valor que se ingresa en porcentaje es de 0,5 para medio salario mínimo, 1 para salario

completo y así sucesivamente, luego se guarda con F10, para terminar se liquida y se

acumula.





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4.2.4 Liquidar Nómina

Al realizar ajustes para generar la Pre-liquidación de la Nómina Honorarios.

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación

Se selecciona “Pre-nómina”, se pulsa tabulador se verifica que el calendario de nómina sea el

correcto y se pulsa en el botón liquidar.

Se revisa que se haya realizado correctamente la pre-liquidación y se procede a liquidar la

nómina Honorarios en definitiva, se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina – liquidación Se selecciona “Definitiva”, se pulsa tabulador se verifica que el

calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar.





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Para verificar si la nómina se liquidó correctamente se ingresa a ICEBERG-TALENTO

HUMANO-NOMINA- Calendario de nómina

4.2.5 Acumular Nómina

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina - Acumular

Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y

se pulsa en el botón Acumular





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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK

Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresado por:

ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina





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Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, esté marcada la opción

“Si”





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Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por

ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes – Transferencia de Fondos -

Archivo Plano Colmena

Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se

harán por consignación

Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar





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Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP.

Luego se genera un listado con las personas que recibirán pago en cheque, se ingresa al menú

por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes- PRENÓMINA

LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque





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Se genera un reporte con los empleados que recibirán cheque para el pago.

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