manual operativo aplicativo previsoat

Manual Operativo PREVISOAT La Previsora S.A.

MANUAL OPERATIVO APLICATIVO PREVISOAT

Septiembre 2014


1 CONFIGURACION DE LA APLICACION .......................................................................................... 4

1.1 ANTES DE LA CONFIGURACION ........................................................................................... 4

1.2 CONFIGURACIÓN DEL EXPLORADOR ................................................................................... 6

1.2.1 GENERAL ...................................................................................................................... 8

1.2.2 SEGURIDAD ................................................................................................................ 11

1.2.3 PRIVACIDAD ............................................................................................................... 18

1.2.4 OPCIONES AVANZADAS ............................................................................................. 19

1.2.5 CONTENIDO ............................................................................................................... 21

1.3 PROBLEMAS AL IMPRIMIR................................................................................................. 23

1.3.1 BLOQUEADOR DE ELEMENTOS EMERGENTES .......................................................... 23

1.3.2 BLOQUEADOR DE UNA BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................. 25

1.3.3 CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA ........................................................................ 27

2 INGRESO AL APLICATIVO PREVISOAT ........................................................................................ 28

3 EMISION DE POLIZAS ................................................................................................................. 29

3.1 CREACION, CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE ASEGURADOS ............................................. 30

3.2 TARIFACION ....................................................................................................................... 31

3.3 IMPRIMIR CARNET: ........................................................................................................... 32

3.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES: .................................................................................... 34

3.5 MANUAL DE IMPRESIÓN: .................................................................................................. 35

4 EMISION DE POLIZAS A TERCEROS ............................................................................................ 40

4.1 CREACION, CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE ASEGURADOS ............................................. 41

4.2 TARIFACION ....................................................................................................................... 42

4.3 IMPRIMIR POLIZA: ............................................................................................................ 44

4.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES: .................................................................................... 45

4.5 MANUAL DE IMPRESIÓN: .................................................................................................. 46

5 REIMPRESION DE POLIZAS ........................................................................................................ 52

6 REEMPLAZOS DE POLIZAS SIN MODIFICACION DE PRIMA ........................................................ 54

7 ANULACION DE POLIZAS ........................................................................................................... 57

8 DEVOLUCION DE POLIZAS ......................................................................................................... 60

9 EMISION DE BOLETAS DE DEPOSITO ......................................................................................... 62

9.1 Impresión Boleta de Depósito: .......................................................................................... 64

9.1.1 Impresión Boleta de Depósito en XPS o PDF: ............................................................ 65

9.2 Impresión Rendición de Papelería SOAT ........................................................................... 70


9.3 ANULACIÓN DE BOLETAS DE DEPOSITO ............................................................................ 71

10 CONSULTA DE BOLETAS DE DEPOSITO .................................................................................. 73

11 GESTION DE PAPELERIA ......................................................................................................... 75

11.1 PAPELERÍA A BODEGA (*) ................................................................................................ 75

11.2 PAPELERIA A CANALES DE DISTRIBUCIÓN (*) ................................................................... 77

11.3 RECEPCIÓN DE PAPELERÍA ................................................................................................ 79

11.4 ANULACIÓN DE PAPELERÍA ............................................................................................... 80

11.5 DEVOLUCION DE PAPELERIA ............................................................................................. 81

11.6 DISPONIBILIDAD DE PAPELERIA ........................................................................................ 83

11.7 SEGUIMIENTO DE PAPELERIA ............................................................................................ 83

12 DEUDA POR CANAL DE DISTRIBUCIÓN .................................................................................. 85

13 PRUEBA DE IMPRESIÓN ......................................................................................................... 86


1 CONFIGURACION DE LA APLICACION

1.1 ANTES DE LA CONFIGURACION

Dar clic en inicio del sistema operativo del computador, a continuación se desplegara un listado de programas, donde se debe dar clic en la opción “MI PC” (S.O. Windows XP) o “Equipo” (S.O. Windows 7), si con lo indicado no se logra la apertura se puede presionar los teclas Windows

y la tecla E al tiempo, a continuación se abrirá una nueva ventana, donde se encontrara una barra de menú con las siguientes opciones Archivo, Edición, Ver, Herramientas, Ayuda los cuales se visualizan en la parte superior de la pantalla como se muestra en las siguiente imágenes de acuerdo al sistema operativo que tenga instalado en su computador (1):

Sistema operativo vista o Windows 7

Sistema operativo Windows XP

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En caso de que no se visualice el menú indicado anteriormente, se debe presionar la tecla “Alt” para que se muestre el menú.

Ingrese a Herramientas (1), opciones de carpeta (2).

De clic en la pestaña ver (1), seleccione la opción Ocultar las extensiones de archivo para tipo de archivos conocidos (2), aplicar (3) y aceptar (4).

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1.2 CONFIGURACIÓN DEL EXPLORADOR

Para empezar a utilizar PREVISOAT, se debe tener en cuenta que la aplicación únicamente

funciona con el navegador Internet Explorer en cualquiera de sus versiones actuales (7,8 y 9).

Para el perfecto funcionamiento de la aplicación, es indispensable configurar su navegador de la siguiente manera:

Al ingresar a Internet Explorer usted visualizara la página inicial que tenga configurada en su equipo y verifique que muestre la “Barra de menú” (1):

Si la barra de menú no se muestra de clic derecho sobre la parte superior del navegador y seleccione “Barra de Menú” (1) u oprima una vez la tecla “Alt” que se encuentra al lado de la barra espaciadora.

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Seleccionamos Herramientas desde el menú superior, Dentro de herramientas (1), seleccionamos opciones de internet (2).

Nota: Para Internet Explorer 9 se debe seleccionar Vista de compatibilidad (1) como aparece en la siguiente pantalla.

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Cuando seleccionamos Opciones de Internet nos aparece una pantalla configurable con siete pestañas en la parte superior. Nosotros sólo modificaremos cinco de ellas que son:

General

Seguridad

Privacidad

Opciones avanzadas

Contenido

1.2.1 GENERAL Internet Explorer 7, 8 ó 9 Si está utilizando Internet 7, 8 ó 9. Presionamos el botón Eliminar (1) Que nos llevará a otra pantalla (2), donde seleccionamos los 4 primeros (3) y seleccionamos el botón eliminar (4):

1


Inmediatamente aparecerá una pantalla, en la cual muestra el progreso de la eliminación de archivos.

Volviendo a la pestaña General (1), presionaremos el botón Configuración (2).

Internet Explorer 7, 8 y 9

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Al presionar el botón de configuración anteriormente mencionado, este nos lleva a la siguiente ventana:

Aquí elegiremos la opción Cada vez que se visite la página web (1) y presionaremos el botón Aceptar (2).

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2

1

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1.2.2 SEGURIDAD

En la solapa Seguridad (1) configuramos opciones para cada zona, debemos hacer clic en Sitios de Confianza (2) y luego, presionar el botón Sitios (3).

Aparecerá la siguiente pantalla donde agregaremos el sitio de confianza digitando la dirección de la página que le indique la aseguradora en el campo Agregar este sitio Web a la zona de: (1), debe quitar la selección de Requerir comprobación del servidor (https:) para todos los sitios de esta zona (2), seleccionar el botón Agregar (3) con lo cual se registra el sitio Web en el campo de Sitios Web y por ultimo seleccionar el botón Cerrar (4)

Volviendo a la pantalla de Seguridad (1) presionaremos ahora el botón Nivel personalizado (2)

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3

4

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Estas opciones deben estar configuradas como describimos a continuación: (lo que está en color rojo y subrayado es lo que debe estar seleccionado en las opciones)

NET Framework

Aplicaciones XAML del explorador

Deshabilitar Habilitar Preguntar

Documentos XPS


XAML dinámica


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Autenticación del usuario

Inicio de sesión

Inicio de sesión anónimo Inicio de sesión automático con el nombre de usuario y contraseña

actuales Inicio de sesión automático sólo en la zona de intranet Preguntar por el nombre de usuario y la contraseña

Automatización

Active scripting


Automatización de los applets de Java


Habilitar Filtro XSS (Este complemento solo se visualiza en el Internet Explorer 8.0)

Deshabilitar Habilitar

Permitir actualización de barra de estado a través de scripts


Permitir el acceso mediante programación al Portapapeles


Permitir que los sitios web envíen mensajes de información por medio de ventanas generadas por scripts


Scripting de applets de Java Deshabilitar Habilitar


Preguntar

Componentes que dependen de .NET Framework

Ejecutar componentes firmados con Autenticothe

Activar Desactivar Pedir Datos

Ejecutar componentes no firmados con Autenticothe

Activar Desactivar Pedir Datos

Permisos con componentes con manifiestos

Desactivar Seguridad alta

complementos de ActiveX

Comportamiento de binarios y de scripts

Aprobada por el administrador Deshabilitar Habilitar

Descargar los controles ActiveX no firmados

Deshabilitar Habilitar (no seguro) Preguntar (recomendado)

Descargar los controles ActiveX firmados


Descargar los controles ActiveX sin firmar

Deshabilitar (recomendado) Habilitar (no seguro) Preguntar

Ejecutar controles y complementos ActiveX

Aprobado por el administrador Deshabilitar Habilitar


Preguntar

Generar scripts de los controles ActiveX marcados como no seguros para scripting*


Inicializar y generar scripts de los controles ActiveX no marcados como seguros para scripts

Deshabilitar (recomendado) Habilitar (no seguro) Preguntar

Mostrar vídeos y animaciones en una página web que no usa un reproductor multimedia externo


Pedir intervención de usuario automática para controles ActiveX


Permitir que todos los controles ActiveX no usados anteriormente se ejecuten sin preguntar


Permitir scriptlets


Preguntar automáticamente si se debe usar un control ActiveX

Deshabilitar Habilitar Descargar

Descarga de archivos


Descarga de fuentes



Preguntar automáticamente si se debe descargar un archivo


Miscelánea

Abrir archivos basándose en el contenido, no en la extensión de archivo


Arrastrar y colocar o copiar y pegar archivos


Ejecutar aplicaciones y archivos no seguros


Ejecutar programas y archivos en IFRAME


Enviar los datos no cifrados del formulario


Incluir la ruta de acceso al directorio local cuando se carguen archivos a un servidor


Instalación de los componentes del escritorio

Deshabilitar Habilitar (no seguro)


Preguntar (recomendado)

Los sitios web en zonas de contenido con menos privilegios pueden navegar hacia esta zona


Mostrar contenido mixto


Navegar entre los submarcos de dominios distintos


No pedir que se seleccione un certificado de cliente cuando exista sólo uno o cuando no exista ninguno


Permisos de canal de software

Seguridad alta Seguridad Media Seguridad Baja (no seguro)

Permitir a las páginas web usar protocolos restringidos para el contenido activo


Permitir la ejecución de scripts en el control del explorador web de Internet Explorer


Permitir META REFRESH


Permitir que los sitios web abran ventanas sin barras de dirección o de estado



Permitir que se abran ventanas iniciadas por scripts sin ninguna restricción de tamaño o posición


Persistencia de los datos del usuario


Tener acceso a origen de datos entre dominios


Usar el bloqueador de elementos emergentes


Usar el filtro de suplantación de identidad (phishing)


1.2.3 PRIVACIDAD

Bien, ahora seleccionamos la pestaña Privacidad (1). En la parte inferior de la pantalla, visualizamos el Bloqueador de elementos emergentes (2), debemos asegurarnos de que el casillero Activar el bloqueador de elementos emergentes (3) debe estar desactivado y damos clic en aceptar (4).

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1.2.4 OPCIONES AVANZADAS

Una vez llegado hasta aquí configuraremos la pantalla de Opciones Avanzadas (1). A continuación detallamos las opciones que deben estar seleccionadas en esta pantalla, para que PREVISOAT funcione correctamente, se deben seleccionar las opciones que están en rojo subrayadas:

Accesibilidad

Expandir siempre el texto ALT para las imágenes

Mover el símbolo de intercalación del sistema con cambios de foco o selección

Restablecer el tamaño de texto a mediano para las nuevas ventanas y pestañas

Restablecer el tamaño del texto a mediano al hacer zoom*

Restablecer el 100% el nivel de zoom para las nuevas ventanas y pestañas. Buscar desde la barra de direcciones

Mostrar los resultados en la ventana principal

No buscar desde la barra de direcciones Configuración de http 1.1

Usar http 1.1

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Usar http 1.1 en conexiones proxy

Examinar

Cerrar las carpetas que no estén en uso en Historial y Favoritos*

Comprobar automáticamente si hay actualizaciones de Internet Explorer

Deshabilitar la depuración de scripts (Internet Explorer)

Deshabilitar la depuración de scripts (otros)

Exigir la composición fuera de pantalla, inclusivo en Terminal Server

Habilitar el menú Favoritos personalizado

Habilitar estilos visuales de botones y controles de páginas web

Habilitar extensiones de explorador de terceros*

Habilitar la vista de carpetas para FTP (fuera de Internet Explorer)

Habilitar transiciones de página

Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas (cuando la exploración por pestañas esté desactivada)

Mostrar mensajes de error http descriptivos

Mostrar una notificación sobre cada error de script

Notificar cuando se haya completado la descarga

Permitir que los sitios web usen el panel de búsqueda

Subrayar vínculos Activar Nunca Siempre

Usar Autocompletar insertado

Usar desplazamiento suave

Usar el orden más reciente al cambiar pestañas con Ctrl+Tab

Usar FTP pasivo (para la compatibilidad con firewalls y módems ADSL) Imprimir

Imprimir colores e imágenes de fondo Internacional

Enviar direcciones URL en UTF-8

Enviar nombres de servidor IDN

Enviar nombres de servidor IDN para direcciones de intranet

Mostrar la barra de información para las direcciones codificadas

Mostrar siempre las direcciones codificadas

Usar UTF-8 para vínculos malito Java (Sun)

Utilizar JRE 1.5.0_05 para <miniaplicación> (es necesario reiniciar) Multimedia

Activar animaciones en páginas web*

Habilitar Cambio automático del tamaño de imágenes

Interpolación inteligente de colores de imágenes

Mostrar imágenes


Mostrar marcadores de posición de descarga de imágenes

Reproducir sonidos en páginas web

Usar siempre ClearType para HTML*

Seguridad

Advertir si el envío de POST se redirige a una zona que no permite publicaciones

Advertir si se cambia entre un modo seguro y un modo no seguro

Advertir sobre la falta de coincidencia en la dirección de los certificados*

Comprobar si existen firmas en los programas descargados

Comprobar si se revocó certificado del servidor*

Comprobar si se revocó el certificado del editor

Filtro de suplantación de identidad (phishing) Activar la comprobación automática de sitios web Desactivar la comprobación automática de sitios web Deshabilitar el filtro de suplantación de identidad (phishing)

Habilitar autenticación integrada de Windows*

Habilitar compatibilidad con XMLHTTP nativo

No guardar páginas cifradas en el disco

Permitir que el contenido activo de los CD se ejecute en Mi equipo*

Permitir que el contenido activo se ejecute en los archivos

Permitir que el software se ejecute o instale incluso si la firma no es válida

Usar SSL 2.0

Usar SSL 3.0

Usar TLS 1.0

Vaciar la carpeta de Archivos temporales de Internet cuando se cierre el explorador

1.2.5 CONTENIDO

También debemos desactivar la descarga de las fuentes automáticas. Para ello configuraremos la pantalla de Contenido (1). En la sección “Fuentes” en el lado inferior presionaremos el botón Configuración (2).

Si usted tiene instalado en su equipo Internet Explorer 6, puede omitir este paso.


En la pantalla que despliega se deben desactivar todos los ítems de la pantalla y presionar Aceptar (3)

Una vez terminado debemos presionar el botón Aceptar (1) para guardar todas las configuraciones y cerrar todos los exploradores para que tengan efecto todo lo que configuramos.

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1.3 PROBLEMAS AL IMPRIMIR

Cuando el usuario ingresa los datos de una póliza y al momento de guardar la póliza, esta no se imprime, puede suceder por encontrarse un bloqueador de elementos emergentes activo, que no le permite al sistema realizar las diferentes impresiones.

Estos bloqueadores pueden ser del sistema operativo o de alguna barra de herramientas de Internet que fue instalada en el sistema, a continuación se describen los pasos que se deben realizar para verificar si se encuentra algún bloqueador de elementos emergentes.

1.3.1 BLOQUEADOR DE ELEMENTOS EMERGENTES

El usuario sebe ingresar a la pantalla de acceso al sistema por medio del navegador Internet Explorer, en esta pantalla el usuario bebe seleccionar la opción herramientas (1) y seleccionar la opción de bloqueador de elementos emergentes (2).

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Si aparece el mensaje de “Desactivar el bloqueador de elementos emergentes” (2), significa que el bloqueador navegador de Internet se encuentra activo y por eso no permite la impresión de las pólizas, para desactivar el bloqueador hay que seleccionar la opción de desactivar. En algunos computadores mostrara la opción de permitir siempre los elementos emergentes de esta página, por lo cual hay que seleccionarla.

Al estar ubicado en “Bloqueador de elementos emergentes”, aparece la opción (3):

Significa que el bloqueador de elementos emergentes esta desactivado y de esta forma debe de estar, para un correcto funcionamiento de las impresiones en el sistema PREVISOAT.

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1.3.2 BLOQUEADOR DE UNA BARRA DE HERRAMIENTAS

Si en el navegador Internet Explorer del computador se encuentra instalado una barra de herramientas, ejemplo: Yahoo, Google, Messenger, etc. (2) Estas barras de herramientas tienen bloqueador de elementos emergentes, una forma de detectar es ubicando el puntero de Mouse sobre cada icono de la barra y se encontrara con:”Pop-Up Blocker Is On Total Bloched: 0” (1).

Lo más aconsejable en estos casos es desinstalar estas barras de herramientas ya que al reiniciar el equipo el bloqueador de elementos emergentes queda activado.

La forma de desinstalar estas barras es ir a inicio del sistema, seleccionar panel de control (1):

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En la ventana de panel de control el usuario debe seleccionar la opción de “Agregar o quitar programas”, donde aparecerá una nueva ventana en donde debe seleccionar la o las barra(s) de herramientas que le están ocasionando el problema, el usuario debe escoger la opción de quitar (2) y seguir las indicaciones que le genera el sistema.

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El sistema puede pedir el reinicio del equipo, por lo cual hay que reiniciar la computadora, para que el sistema desinstale correctamente la barra de herramientas.

1.3.3 CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA Al expedir una póliza, el sistema da la orden de imprimir a la impresora que se encuentra como predeterminada, la impresora debe encontrarse en opciones de papel en tamaño Carta o Letter, por lo cual el usuario debe ingresar por inicio – panel de control (1) – impresoras y faxes (2). En la ventana de impresoras debe verificar que la impresora con la cual quiere imprimir se encuentre como predeterminada, la forma para saber, es que el icono de la impresora se encuentre con el siguiente recuadro (3):

En caso que no se encuentre predeterminada la impresora deseada, el usuario debe seleccionar con el clic derecho del Mouse, en la impresora que requiere y saldrá un menú donde debe seleccionar la opción: “Establecer como impresora predeterminada” (1).

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El usuario debe verificar que la impresora se encuentra correctamente instalada en el computador, para realizar esta prueba, lo mejor es enviar a imprimir cualquier tipo de documento o dibujo, y verificar la impresión de éste.

2 INGRESO AL APLICATIVO PREVISOAT

Para ingresar al aplicativo PREVISOAT se debe digitar el siguiente link:

http://www.isoatprevisora.transfiriendo.com/userssoatprevisora/login/logon.asp

Posteriormente, en el label Usuario (2) y Contraseña (3) se debe ingresar el login y el password el cual fue asignado para poder ingresar al aplicativo PREVISOAT y dar clic en el botón Ingresar (4).

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Luego se visualizará las opciones que tendrán habilitadas de acuerdo al perfil que tenga el usuario (5) para así hacer uso de las mismas.

3 EMISION DE POLIZAS

Para emitir pólizas se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas - Emisión en la pantalla Nueva Emisión.

El proceso de emisión se lleva a cabo en las sucursales y puntos de venta autorizados por la Gerencia de Canales. Para la emisión de una póliza SOAT se contemplan 4 tipos de liquidación: Normal, Prorrata, Transito Libre y Liquidación Especial de acuerdo a la vigencia de la póliza y origen de la placa.

Adicionalmente no se podrá expedir pólizas retroactivas (la vigencia desde en ningún caso será menor o igual a la fecha de emisión).

INGRESE EL TIPO DE LIQUIDACIÓN Y ORIGEN DE PLACA

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Al ingresar a éste módulo en la parte superior de la pantalla, observará que por defecto le va a mostrar el Tipo de Liquidación: NORMAL y el Origen de Placa: COLOMBIA. Si se desea modificar, elija el Tipo de Liquidación (1), y el Origen de la Placa del vehículo (2) seleccionando una de las opciones al desplegar cada uno de los combos.

Para expedir el tipo de liquidación Especial se debe ingresar al menú Gestión de Pólizas – Nueva Emisión Especial y de la misma forma se elija el Tipo de Liquidación ESPECIAL (1) y por defecto le va a mostrar el origen de placa: COLOMBIA (2).

Los Tipos de Liquidación pueden ser:

NORMAL: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia de 365 días o en año bisiesto 366 días, con origen de placa de COLOMBIA.

PRORRATA: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia menor a un año, la cual no podrá ser inferior a un mes y debe aplicar por fracciones de meses cerrados (30 días), con origen de placa de países extranjeros y de acuerdo al tiempo que el vehículo haga tránsito en el territorio Colombiano conforme a los documentos soporte.

TRANSITO LIBRE: Permitirá la emisión de una póliza SOAT que no cuenta con una placa de vehículo asignada, por una vigencia de un año. Con origen de placa de países extranjeros y de COLOMBIA.

LIQUIDACION ESPECIAL: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia por un periodo mayor a un año.

En esta pantalla se integra la funcionalidad para creación y modificación de asegurados, creación de propietarios y proceso de tarifación. La pantalla de tarifación se compone de una pestaña para administrar datos generales y datos de tarifación. Es la pantalla principal del proceso de emisión de pólizas SOAT, se capturan los datos generales de la póliza y se administran los datos generales como son: el ramo (SOAT), tipo de póliza (SOAT), fecha de emisión, fechas de vigencia, datos del asegurado y datos del propietario si el caso lo amerita.

3.1 CREACION, CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE ASEGURADOS

Por medio de esta función se podrá consultar, modificar o ingresar los datos del asegurado de la póliza SOAT. Para la búsqueda de un asegurado están disponibles los siguientes campos como criterios de búsqueda: Tipo y Número de Documento.

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Se podrán modificar los siguientes campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Teléfono fijo, celular, correo electrónico, dirección y ciudad de residencia.

Para el caso de que no coincida algún criterio de búsqueda en los campos del asegurado de la pantalla de datos generales de la emisión se permitirá el ingreso de los datos del nuevo asegurado: Tipo y Número de Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Teléfono fijo, celular, correo electrónico, dirección y ciudad de residencia.

3.2 TARIFACION

Es el proceso mediante el cual el aplicativo especifica las tarifas definidas para el ramo SOAT, de tal manera que una vez se digiten los campos obligatorios, el aplicativo calculará de manera automática el valor de la prima.

Permite el ingreso de los datos que permitirán llevar a cabo la tarifación del vehículo y la emisión de la póliza SOAT. La pantalla de Tarifación en el aplicativo es la siguiente:

Los siguientes campos requieren que sean ingresados para la tarifación de la póliza SOAT:

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1 Fecha Vigencia Fecha de inicio de vigencia de la póliza

2 Fecha Fin vigencia Fecha Fin Vigencia de la póliza

3 Clase de vehículo Clase de vehículo (motos, Automóviles Familiares etc.)

4 Tipo de Servicio Tipo de servicio(particular, público, etc)

5 Cilindraje Cilindraje del vehículo.

6 Modelo Modelo del vehículo

7 Placa numero Número de Placa

8 Marca Marca del vehículo

9 Línea del vehículo Línea del vehículo

10 Numero del Motor Número Motor

11 Numero de chasis Número de chasis

12 VIN Número Vin. (en los casos que aplique)

13 Pasajeros Número pasajeros.

14 Capacidad en toneladas

Toneladas.

15 Clase ministerio Clase ministerio

16 Habeas Data Campo informativo por ley

17 Medio de pago e importe

Medio de pago a elegir(efectivo y/o tarjetas(*)) y valor del monto a

pagar

18 Referencia 1 Número de 6 dígitos, requerido si el medio de pago es con tarjeta

19 Referencia 2 Número de 6 dígitos igual a la Referencia 1, requerido si el medio

de pago es con tarjeta

(*) Si el datafono es de previsora puede escoger este medio de pago.

Si el datafono es propio del punto de venta o del intermediario deberá escoger efectivo como medio de pago.

Una vez se diligencian todos los campos requeridos para la emisión se procede a dar clic en el botón aceptar, luego de lo cual el aplicativo mostrará el siguiente mensaje y por último se visualizará la pantalla de impresión, la cual se explica en el siguiente numeral:

3.3 IMPRIMIR CARNET:


Al dar clic en el botón aceptar, se completa el proceso de emisión de una póliza SOAT y el sistema ordena la impresión de la póliza como se muestra en la siguiente pantalla:

Al dar clic en aceptar a esta pantalla nos permite seleccionar la impresora que tengamos configurada, a la cual deseamos que se envíe la impresión.

SI EL PROPIETARIO ES DIFERENTE DEL TOMADOR

Si el Propietario es diferente al tomador de la póliza, el usuario debe ingresar la información en esta parte de la pantalla (1).

Allí se ingresan los datos correspondientes al propietario del vehículo, elija el Tipo Documento, seleccionando una de las opciones al desplegar el combo se ingresa el número de documento, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, teléfono, celular, correo electrónico, dirección, ciudad. Debe tener en cuenta de ingresar todos los campos que sean obligatorios (se encuentran resaltados en negrilla) (2) como son: Tipo Documento, Número Documento, Primer Apellido, Primer Nombre, Teléfono, Dirección y Ciudad.

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3.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES:

En la pantalla de emisión se puede presentar los siguientes mensajes como se muestra en los pantallazos:

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(1) - “El Teléfono del Tomador es inválido”: Este caso es porque el campo debe tener mínimo 7 y máximo 10 caracteres.

(2) - “Autorización para compartir datos requerida”: Este caso es porque el tomador de la póliza debe Aceptar o No Aceptar la ley de Habeas Data.

(3) - “Debe definir al menos un Medio de Pago”: Este mensaje se debe porque luego de ingresar el valor en el campo importe, se debe dar clic en agregar para posteriormente dar clic en aceptar para guardar la póliza.

3.5 MANUAL DE IMPRESIÓN:

A través de la impresión desde Nuevo PDF se puede imprimir la póliza SOAT independientemente de que impresora maneje y que versión de Internet Explorer tenga instalado en la máquina. El único requisito es que tenga una versión de Adobe Reader (Adobe Reader X o superior) instalada en el equipo y que en el dialogo de impresión se realizar una correcta configuración la cual se va a especificar a continuación.

Al momento de realizar la impresión de la póliza PREVISOAT cargara un dialogo de impresión, en donde usted tendrá la posibilidad de seleccionar la impresora deseada (1).

Para una correcta impresión de la póliza en el campo Escala de Página (Page Scaling) (2) se debe seleccionar la opción Ninguna. Las siguientes dos opciones Rotar y centrar automáticamente (Auto – Rotate and Center) (3) – Elegir origen de papel por tamaño de PDF (Choose Paper Source by PDF page size) deben estar sin seleccionar (Puede variar de acuerdo a la marca de la impresora).


(1) Esta configuración solo se realiza la primera vez que de la emisión, si se realizan actualizaciones al equipo se tendrá que realizar de nuevo la configuración.

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Al dar clic en el botón de propiedades cargara las preferencias de la impresora que se tenga seleccionada, en donde se recomienda seleccionar en tipo de papel tamaño Carta (Letter).

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(Propiedades de Impresora LASER Canon)

Se debe tener en cuenta que las preferencias de impresión cambian de acuerdo al tipo de impresora y referencia que se tenga seleccionada.


(Propiedades de Impresora Cartucho HP)


4 EMISION DE POLIZAS A TERCEROS

(SOLO APLICA PARA LOS PUNTOS DE VENTA DE LAS SUCURSALES)

Para emitir pólizas se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas - Emisión en la pantalla Emisión a Terceros PVD.

En esta pantalla los PVD podrán expedir pólizas a nombre de terceros. Adicionalmente no se podrá expedir pólizas retroactivas (la vigencia desde en ningún caso será menor o igual a la fecha de emisión).

El proceso de emisión se lleva a cabo en las sucursales y puntos de venta autorizados por la Gerencia de Canales. Para la emisión de una póliza SOAT se contemplan 4 tipos de liquidación: Normal, Prorrata, Transito Libre y Liquidación Especial de acuerdo a la vigencia de la póliza y origen de la placa.

INGRESE EL TIPO DE LIQUIDACIÓN Y ORIGEN DE PLACA

Al ingresar a éste módulo en la parte superior de la pantalla, observará que por defecto le va a mostrar el Tipo de Liquidación: NORMAL y el Origen de Placa: COLOMBIA. Si se desea modificar, elija el Tipo de Liquidación (1), y el Origen de la Placa del vehículo (2) seleccionando una de las opciones al desplegar cada uno de los combos.

Para expedir el tipo de liquidación Especial se debe ingresar al menú Gestión de Pólizas – Nueva Emisión Especial y de la misma forma se elija el Tipo de Liquidación ESPECIAL (1) y por defecto le va a mostrar el origen de placa: COLOMBIA (2).

Los Tipos de Liquidación pueden ser:

NORMAL: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia de 365 días o en año bisiesto 366 días, con origen de placa de COLOMBIA.

PRORRATA: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia menor a un año, la cual no podrá ser inferior a un mes y debe aplicar por fracciones de meses cerrados (30 días), con origen de placa de países extranjeros y de acuerdo al tiempo que el vehículo haga tránsito en el territorio Colombiano conforme a los documentos soporte.

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TRANSITO LIBRE: Permitirá la emisión de una póliza SOAT que no cuenta con una placa de vehículo asignada, por una vigencia de un año. Con origen de placa de países extranjeros y de COLOMBIA.

LIQUIDACION ESPECIAL: Permitirá la emisión de una póliza SOAT con vigencia por un periodo mayor a un año.

En esta pantalla se integra la funcionalidad para creación y modificación de asegurados, creación de propietarios y proceso de tarifación. La pantalla de tarifación se compone de una pestaña para administrar datos generales y datos de tarifación. Es la pantalla principal del proceso de emisión de pólizas SOAT, se capturan los datos generales de la póliza y se administran los datos generales como son: el ramo (SOAT), tipo de póliza (SOAT), fecha de emisión, fechas de vigencia, datos del asegurado y datos del propietario si el caso lo amerita.

En el campo Canales (1) se puede buscar directamente por el nombre del canal o por el buscador (2). Cuando se quiera buscar directamente se ingresa las tres iníciales del nombre del canal, en el caso de que se encuentre un solo elemento coincidente, debe seleccionar dicho elemento que se

despliega en la parte de abajo con la tecla flecha hacia abajo y dar enter, o dar clic con el mouse; si existe más de uno que coincida con lo ingresado por el usuario, se despliega visualizando las posibles nombres de canales relacionados con lo escrito, igualmente se debe seleccionar el canal que se requiere.

4.1 CREACION, CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE ASEGURADOS

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Por medio de esta función se podrá consultar, modificar o ingresar los datos del asegurado de la póliza SOAT. Para la búsqueda de un asegurado están disponibles los siguientes campos como criterios de búsqueda: Tipo y Número de Documento.

Se podrán modificar los siguientes campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Teléfono fijo, celular, correo electrónico, dirección y ciudad de residencia.

Para el caso de que no coincida algún criterio de búsqueda en los campos del asegurado de la pantalla de datos generales de la emisión se permitirá el ingreso de los datos del nuevo asegurado: Tipo y Número de Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Teléfono fijo, celular, correo electrónico, dirección y ciudad de residencia.

4.2 TARIFACION

Es el proceso mediante el cual el aplicativo especifica las tarifas definidas para el ramo SOAT de tal manera que una vez se digiten los campos obligatorios, el aplicativo calculará de manera automática el valor de la prima.

Permite el ingreso de los datos que permitirán llevar a cabo la tarifación del vehículo y la emisión de la póliza SOAT. La pantalla de Tarifación en el aplicativo es la siguiente:

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Los siguientes campos requieren que sean ingresados para la tarifación de la póliza SOAT:

1 Fecha Vigencia Fecha de inicio de vigencia de la póliza

2 Fecha Fin vigencia Fecha Fin Vigencia de la póliza

3 Clase de vehículo Clase de vehículo (motos, Automóviles Familiares etc.)

4 Tipo de Servicio Tipo de servicio(particular, público, etc)

5 Cilindraje Cilindraje del vehículo.

6 Modelo Modelo del vehículo

7 Placa numero Número de Placa

8 Marca Marca del vehículo

9 Línea del vehículo Línea del vehículo

10 Número del Motor Número Motor

11 Numero de chasis Número de chasis

12 VIN Número Vin. (en los casos que aplique)

13 Pasajeros Número pasajeros.

14 Capacidad en toneladas

Toneladas.

15 Clase ministerio Clase ministerio

16 Habeas Data Campo informativo por ley

17 Medio de pago e importe

Medio de pago a elegir (efectivo y/o tarjetas(*)) y valor del monto

a pagar.

18 Referencia 1 Número de 6 dígitos, requerido si el medio de pago es con tarjeta

19 Referencia 2 Número de 6 dígitos igual a la Referencia 1, requerido si el medio

de pago es con tarjeta.

(*) Si el datafono es de previsora puede escoger este medio de pago.

Si el datafono es propio del punto de venta o del intermediario deberá escoger efectivo como medio de pago.

Una vez se diligencian todos los campos requeridos para la emisión se procede a dar clic en el botón aceptar, luego de lo cual el aplicativo mostrará el siguiente mensaje y por último se visualizará la pantalla de impresión, la cual se explica en el siguiente numeral:


4.3 IMPRIMIR POLIZA:

Al dar clic en el botón aceptar, se completa el proceso de emisión de una póliza SOAT y el sistema ordena la impresión de la póliza como se muestra en la siguiente pantalla:

Al dar clic en aceptar a esta pantalla nos permite seleccionar la impresora que tengamos configurada, a la cual deseamos que se envíe la impresión.

SI EL PROPIETARIO ES DIFERENTE DEL TOMADOR

Si el Propietario es diferente al tomador de la póliza, el usuario debe ingresar la información en esta parte de la pantalla (1).

Allí se ingresan los datos correspondientes al propietario del vehículo, elija el Tipo

Documento, seleccionando una de las opciones al desplegar el combo se ingresa el número de documento, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, teléfono, celular, correo electrónico, dirección, ciudad.

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Debe tener en cuenta de ingresar todos los campos que sean obligatorios (se encuentran resaltados en negrilla) (2) como son: Tipo Documento, Número Documento, Primer Apellido, Primer Nombre, Teléfono, Dirección y Ciudad.

4.4 CONSIDERACIONES ADICIONALES:

En la pantalla de emisión se puede presentar los siguientes mensajes como se muestra en los pantallazos:

- “El Teléfono del Tomador es inválido”: Este caso es porque el campo debe tener mínimo 7 y máximo 10 caracteres.

- “Autorización para compartir datos requerida”: Este caso es porque el tomador de la póliza debe Aceptar o No Aceptar la ley de Habeas Data.

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- “Debe definir al menos un Medio de Pago”: Este mensaje se debe porque luego de ingresar el valor en el campo importe, se debe dar clic en agregar para posteriormente dar clic en aceptar para guardar la póliza.

4.5 MANUAL DE IMPRESIÓN:

A través de la impresión desde Nuevo PDF se puede imprimir la póliza SOAT independientemente de que impresora maneje y que versión de Internet Explorer tenga instalado en la máquina. El único requisito es que tenga una versión de Adobe Reader (Adobe Reader X o superior) instalada en el equipo y que en el dialogo de impresión se realizar una correcta configuración la cual se va a especificar a continuación.

Al momento de realizar la impresión de la póliza PREVISOAT cargará un dialogo de impresión, en donde usted tendrá la posibilidad de seleccionar la impresora deseada (1).

Para una correcta impresión de la póliza en el campo Escala de Página (Page Scaling) (2) se debe seleccionar la opción Ninguna. Las siguientes dos opciones Rotar y centrar automáticamente (Auto – Rotate and Center) (3) – Elegir origen de papel por tamaño de PDF (Choose Paper Source by PDF page size) deben estar sin seleccionar. (Puede variar de acuerdo a la marca de la impresora).


(1) Esta configuración solo se realiza la primera vez de la emisión, si se realizan actualizaciones al equipo se tendrá que realizar de nuevo la configuración.

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Al dar clic en el botón de propiedades cargara las preferencias de la impresora que se tenga seleccionada, en donde se recomienda seleccionar en tipo de papel tamaño Carta (Letter).

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(Propiedades de Impresora LASER Canon)

Se debe tener en cuenta que las preferencias de impresión cambian de acuerdo al tipo de impresora y referencia que se tenga seleccionada.


(Propiedades de Impresora Cartucho HP)

En las siguientes imágenes se puede visualizar una impresora laser donde el formulario de SOAT se debe ubicar hacia abajo con el logo de previsora contra el cuerpo de la impresora (1)


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5 REIMPRESION DE POLIZAS

Para reimprimir pólizas se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas - Emisión en la pantalla Reimpresión de Póliza.

Permite la reimpresión del carnet en caso de que se haya producido alguna falla en el formulario o en los datos de la impresión. Este proceso se puede realizar únicamente el mismo día de la expedición de la póliza y no permite la modificación de ningún dato de la póliza. Tal y como se muestra a continuación:

Se deberá buscar la póliza que deseemos reimprimir por la pantalla Búsqueda Avanzada (1) que le permitirá filtrarlo por el número de la póliza (Código sucursal + código del ramo + número de póliza + número endoso), número de certificado, identificación del tomador, Placa, Chasis, Motor, Vin.

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Cuando se realiza la búsqueda, se precargan los datos básicos de la póliza, al hacer clic en (1) se direcciona la siguiente pantalla:

Al realizar la reimpresión de la póliza, es necesario colocar una observación o motivo de reimpresión (2). Al presionar el botón aceptar, se despliega el siguiente mensaje:

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Se confirma que se desee reimprimir, y se procede a dar clic en el botón aceptar, para realizar la reimpresión de la póliza.

El sistema ejecuta el proceso de reimpresión y asigna el nuevo número de formulario al carnet que se va a imprimir.

6 REEMPLAZOS DE POLIZAS SIN MODIFICACION DE PRIMA

Para realizar el reemplazo de una póliza se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas - Reemplazos a la pantalla Nueva Reemplazo S/Diferencia.

Un reemplazo de una póliza se puede hacer antes y durante la vigencia, si el caso es de reemplazar una póliza antes de iniciar vigencia, este se puede realizar siempre y cuando no sea el mismo día de la expedición.

Para realizar el reemplazo de pólizas se utiliza la siguiente pantalla:


Esta pantalla de búsqueda avanzada (1) permite buscar la póliza por su Número de Póliza (Código sucursal + código del ramo + número de póliza + número endoso), Número de certificado, identificación del tomador, placa, chasis, motor y Vin. Al dar clic en el botón buscar (2) cargara los datos básicos de la póliza en la grilla de resultados tal como lo muestra la siguiente imagen:

Al seleccionar (1) se precarga los datos de la póliza como se visualiza en la siguiente pantalla:

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Se debe tener en cuenta que los únicos campos que se pueden modificar sin afectar la póliza y la tarifación son: nombre, dirección, teléfono, ciudad del tomador, motor, placa, chasis, cilindraje, modelo (siempre y cuando este en el mismo rango de la tarifa y no produzca su modificación).

En la pantalla anterior, se observará que hay un cuadro de texto que contiene el número de la póliza que se quiere reemplazar (1), posteriormente se debe seleccionar el motivo por el cual se hace el reemplazo (2), y una observación (3); al dar clic en el botón aceptar le mostrará el siguiente mensaje para confirmar el reemplazo de la póliza y al aceptarlo se procede a completar el reemplazo.

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El aplicativo permite la modificación de dos de los campos permitidos y descritos anteriormente, Si se realiza más cambios en los campos del vehículo permitidos, mostrará el siguiente mensaje cuando se intente guardar la póliza (1); no permitiendo la modificación de la póliza.

7 ANULACION DE POLIZAS

Para anular pólizas se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas - Anulación a la pantalla Nueva Anulación.

Los puntos de venta (PV) solamente podrán anular las pólizas que hayan expedido ellos mismos.

Para realizar la anulación de pólizas se utiliza la siguiente pantalla:

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Esta pantalla permite realizar la búsqueda de la póliza que se desea anular ya sea por número de póliza (Código sucursal + código del ramo + número de póliza + número endoso), número de certificado, identificación, tomador, Placa, Chasis, Motor, Vin.

Al dar clic en el botón buscar (1) aparece una grilla de resultados de la póliza a anular tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Al seleccionar los (2) precarga los datos básicos del vehículo y tomador tal como lo muestra la siguiente ventana, dichos campos no son modificables.

Se valida el movimiento de anulación por punto de venta y por fechas de anulación. Si es el mismo día en que se realizó la emisión de la póliza el sistema permite realizar la anulación total de la prima tanto a puntos de venta como a Punto de Venta Directos (sucursales).

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Si la anulación es realizada en días posteriores a la emisión, el sistema solo permitirá realizar este proceso a los Puntos de Venta que haya hecho la emisión previa autorización del gerente de la sucursal. Tal como se muestra en la siguiente pantalla:

En este ventana se debe seleccionar obligatoriamente el motivo de anulación (1), la persona que la Autoriza (2) y una observación (3) cuando este movimiento se realice en un Punto de Venta Directo, y en caso que el canal que realice la anulación sea un Punto de Venta o intermediario no se debe registrar la persona que autoriza (2). Luego al dar clic en Aceptar se despliega el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón aceptar se completa la operación de anulación de la póliza.

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8 DEVOLUCION DE POLIZAS

(SOLO APLICA PARA LOS PUNTOS DE VENTA DE LAS SUCURSALES)

Para devolver pólizas se debe dirigir al menú Gestión de Pólizas – Anulación en la pantalla Nueva Devolución.

Se debe tener presente que una devolución de póliza se puede realizar cuando no haya iniciado vigencia, que este vigente o que haya terminado vigencia.

Para realizar la devolución de pólizas los únicos canales autorizados son los Puntos de Venta Directo (sucursales) los cuales tendrán habilitada la siguiente pantalla:

Esta pantalla permite realizar la búsqueda por número de póliza (Código sucursal + código del ramo + número de póliza + número endoso), numero de certificado, identificación del tomador, el primer apellido del tomador, Placa, Chasis, Motor y Vin Se debe tener presente que solo se pueden hacer devoluciones siempre y cuando la póliza se encuentre ingresada en boleta y ésta se encuentre con pago confirmado.

En la siguiente pantalla se muestra una póliza que se desea devolver y el filtro de búsqueda la realizamos por el número de placa.


En la imagen anterior observamos que se cargan los datos básicos de la póliza. Al dar clic en (1) se direcciona a la siguiente pantalla:

Por medio de este movimiento, se devuelve la prima correspondiente al periodo de la cancelación y requiere de una autorización previa del Gerente o Subgerente de la Sucursal.

En esta pantalla se debe seleccionar obligatoriamente la persona que autoriza la devolución (2), el motivo de devolución (3), la fecha desde la cual se desea devolver (4), al seleccionar los datos anteriores el aplicativo automáticamente calculara el valor que se va a devolver (5). Por último se

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procede a dejar una observación (5) y luego dar clic en el botón aceptar; posteriormente mostrara el siguiente mensaje confirmando que si desean devolver la póliza:

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Luego de dar clic en el botón aceptar se completará el proceso de devolución de la póliza.

9 EMISION DE BOLETAS DE DEPOSITO

Para emitir una boleta de Deposito, el usuario se debe dirigir al menú Gestión de Boletas – Boletas en la pantalla Emisión de Boletas.

Esta pantalla le permitirá incluir sus pólizas que están en cartera a un número de boleta para que se pueda realizar el pago de las mismas.

Para generar una boleta se debe seleccionar los rangos de Fecha Desde - Hasta (1) de expedición de las pólizas que deseen incluirse para el pago y se da clic en el botón Nuevo (2) como se muestra en el siguiente pantallazo:

Luego se visualizan las pólizas emitidas por el canal, donde éstas pueden ser seleccionadas una a

una o dar clic en el icono (3) para seleccionar todas las pólizas que serán ingresadas en la boleta de Deposito. El usuario deberá diligenciar el campo Descripción (4), dar clic en el botón Calcular Pagos (5) y clic en el botón Guardar (6).

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Este resultado puede ser exportado a Excel, haciendo clic en el icono de Microsoft Excel.

Posteriormente, la aplicación mostrará una pantalla confirmando la emisión de la boleta con su respectivo número de referencia, se da clic en el botón Aceptar (7) y el sistema ordena la impresión de la boleta de Pago y la Rendición de Papelería por PDF como se muestra en la pantalla (8):

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Nota: Las pólizas anuladas aparecerán seleccionadas por defecto, además aparecerán marcadas por defecto aquellas que por su fecha de emisión tenga vencido el convenio de recaudo establecido con cada Punto de Venta.

El resultado de la generación de la información de la Boleta de Depósito y la Rendición de Papelería SOAT, se puede apreciar en la siguiente pantalla:

9.1 Impresión Boleta de Depósito:

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9.1.1 Impresión Boleta de Depósito en XPS o PDF:

La aplicación mostrará una pantalla confirmando la emisión de la boleta con su respectivo número de referencia, se da clic en el botón Aceptar (1) y el sistema ordena la impresión de la boleta de Pago y la Rendición de Papelería por las diferentes opciones como se muestra en la pantalla (2):


Si se elige Microsoft XPS Document Writer y se hace click en Imprimir (3) el sistema muestra una pantalla donde puede elegir la ruta para guardar su boleta de depósito y/o rendición de papelería

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Se debe dar un nombre al archivo y hacer click en Guardar (4).

Al guardar se muestra la rendición de papelería y/o boleta de depósito como se muestra a continuación:

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Nota: este procedimiento se debe realizar tanto para la boleta de depósito como para la rendición de papelería, es decir los dos formatos quedan guardados por separado.

Es necesario que verifique en los dispositivos e impresoras que se encuentre configurada la impresora “Microsoft XPS Document Writer”, como se muestra en la siguiente imagen:


En caso de que no se encuentre instalado, por favor siga los siguientes pasos:

Ingrese al siguiente link http://www.microsoft.com/es-co/download/details.aspx?id=7

Al ingresar a la página, en la parte superior haga clic en el botón Descargar

En caso que lo requiera, seleccione la opción “Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint” y haga clic en NEXT

Guarde el archivo en el disco duro.

Haga doble clic en el archivo de programa SaveAsPDFandXPS.exe que guardó en el disco duro para iniciar el programa de instalación.

Siga las instrucciones que aparecen en pantalla para finalizar la instalación.

Verifique por panel de control, en dispositivos e impresoras si aparece instalada la impresora Microsoft XPS Document Writer.

http://www.microsoft.com/es-co/download/details.aspx?id=7


9.2 Impresión Rendición de Papelería SOAT


9.3 ANULACIÓN DE BOLETAS DE DEPOSITO Para la anulación de Boletas de Deposito, el usuario debe ingresar a Emisión de Boletas, dar clic en el botón Buscar (1) y allí se despliega otra ventana (2) donde permitirá buscar la boleta que desea anular por cualquiera de los campos como los son: Fecha Desde – Hasta, Estado de la boleta, canal de distribución, número de la boleta, Fecha de Pago Desde – Hasta, Mes, Año, Número de Transacción, Medio de Pago y Tipo de Pago; al dar clic en el botón buscar, se cargarán los datos básicos de la boleta de Deposito en la grilla de resultados, tal como lo muestra la siguiente imagen (3):

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Posteriormente, se precargará los datos de la boleta a anular (4), el usuario debe verificar que sea la boleta de Depósito que desea anular y dar clic en el botón Anular, como se visualiza en la siguiente pantalla (5):

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Por último, aparecerá un mensaje de confirmación si desea anular o no la Boleta de Depósito (6), y al aceptarlo se procede a completar la anulación de la Boleta de Depósito:

El estado en que queda esta papelería anuda es en estado: Completada

10 CONSULTA DE BOLETAS DE DEPOSITO

Para consultar una boleta de Deposito, el usuario se debe dirigir al menú Gestión de Boletas – Boletas en la pantalla Consulta de Boletas.

En esta pantalla se podrá consultar todas las boletas de Deposito emitidas, anuladas y pagadas dependiendo del perfil que tenga asignado el usuario.

Al ingresar a esta pantalla se debe dar clic en el botón Buscar (1).

El sistema arroja una nueva ventana en la cual podrá hacer la búsqueda de la boleta de Deposito por cualquiera de los campos como los son (2): Fecha Desde – Hasta, Estado de la boleta, canal de

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distribución, número de la boleta, Fecha de Pago Desde – Hasta, Mes, Año, Número de

Transacción, Medio de Pago y Tipo de Pago; luego debe dar clic en el botón de búsqueda (3) de la boleta de Deposito que se quiere consultar.

Adicionalmente en la pantalla anterior, se tiene la opción de exportar en Excel el resultado que nos arrojó en la grilla (3).´

Luego se precargará los datos de la boleta de depósito que se consultó (1), el usuario podrá también reimprimir la boleta dando clic en el botón Imprimir como se visualiza en la pantalla (2):

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11 GESTION DE PAPELERIA

Dentro de la aplicación PREVISOAT los diferentes usuarios deben gestionar la papelería que se envía y se hace la recepción, esta administración de la papelería se realiza desde el menú gestión de papelería, de acuerdo al perfil asignado al canal de distribución el usuario visualizará una o varias de las opciones que a continuación se describen.

11.1 PAPELERÍA A BODEGA (*)

Esta pantalla permite registrar la papelería SOAT al sistema para realizar el proceso de asignación. Los campos requeridos para el registro de entrada de Papelería es el rango de papelería que se desea ingresar anteponiéndole el número 4, campo Desde (1) y campo Hasta (2). Además, se debe tener en cuenta el ingreso del dígito verificador en los rangos de pólizas a ingresar.

El sistema calcula automáticamente la cantidad de papelería ingresada y finalmente se debe presionar el botón Aceptar (3).

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Adicionalmente por esta opción le permite Imprimir de la grilla (4) donde sale una ventana flotante con el acta donde permite corroborar la información, si esta correcta se envía a impresión en el botón Imprimir (5), aquí sale el dialogo de impresión para seleccionar la impresora a la que se enviara el Acta (6) como se muestra en los siguientes pantallazos:

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(*) Esto aplica para Casa Matriz, área de Subgerencia de Recursos Físicos.

Cuando se crea un rango nuevo de papeleria o un rango fue devuelto a la Casa Matriz quedara con un estado ENTREGADA hasta que la casa matriz reciba la papelería que se encuentra en bodega, cuando haga la recepción de la papelería esta pasa a un estado EN USO para ser disponible en la asignación a canales.

11.2 PAPELERIA A CANALES DE DISTRIBUCIÓN (*)

En esta pantalla permite la asignación de papelería a un canal de distribución. Cuando ingrese a esta opción automáticamente asigna el canal origen (1) y en el campo Desde (2) el próximo número de papelería a entregar.

El usuario debe ingresar el campo Canal Destino (3) al cual desea asignarle la papelería y luego la Cantidad (4) que le desee enviar, el campo Hasta aparecerá automáticamente el rango disponible

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que va a tener el canal dependiendo de la cantidad que fue ingresada y por último presionar el botón aceptar (5).

Adicionalmente por esta opción le permite Imprimir de la grilla (6) donde sale una ventana flotante con el acta donde permite corroborar la información, si esta correcta se envía a impresión en el botón Imprimir (7), aquí sale el dialogo de impresión para seleccionar la impresora a la que se enviara el Acta (8) como se muestra en los siguientes pantallazos:

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(*) Esto aplica para Casa Matriz, área de Su8bgerencia de Recursos Físicos y para las Sucursales.

En el momento que se realice una asignación de papelería a un canal de distribución, el rango asignado al canal llega con estado ENTREGADA (1), y al recepcionar la papelería pasa a estado EN USO.

11.3 RECEPCIÓN DE PAPELERÍA

Esta pantalla permite registrar la entrada de un rango de papelería al canal de distribución que se encuentra autenticada en ese momento. En la parte inferior de la pantalla, el sistema permite visualizar un listado con los rangos de papelería a recibir, el canal de distribución que las entrega, los estados de las mismas y el número de póliza actualmente en uso dentro de ese rango.

Para recibir la papelería, el usuario debe seleccionar el rango de papelería que desea recibir del

listado de papelería, presionando el botón de búsqueda (1).

Luego, el sistema llena los campos superiores de la pantalla con la información de la papelería a recibir. Posteriormente el usuario debe verificar que este es el rango correcto a recibir para luego

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presionar clic en el botón Recibir (2). Una vez presione el botón recibir el usuario ya podrá empezar a emitir pólizas con ese rango de papelería.

Al ingresar por esta pantalla de recepción de papelería, se visualiza que el rango que fue asignado se encuentra en estado ENTREGADA (3) y cuando de recibe el rango de papelería queda con estado EN USO (4).

11.4 ANULACIÓN DE PAPELERÍA

Esta pantalla permite anular un rango de papelería que se encuentra disponible en el canal de distribución en el que se encuentra en ese momento.

El usuario debe seleccionar el rango que desea anular haciendo clic en el botón de búsqueda (1); luego, el sistema llena los campos Canal de Origen (2), Canal de Destino (3), Desde (4) con la información de la papelería a anular.

El usuario debe ingresar en el campo Hasta (5) el número hasta el cual desea anular. Este número se debe ingresar con el dígito de verificación, si el usuario desea anular una sola póliza debe ingresar el mismo número que se encuentra en el campo Desde (4) con el respectivo dígito de verificación. Después debe hacer clic en la pestaña Motivo de Anulación (6) y seleccionar una de las opciones. Para aceptar la anulación de pólizas se debe presionar el botón Anular (7).

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Luego se visualizará una pantalla preguntando la confirmación de la anulación del rango de papelería. El usuario si está seguro debe seleccionar el botón Si (8), y con esto se finalizaría el proceso de anulación de papelería.

Al anular el rango completo de papelería esta cambia de estado EN USO a COMPLETADA (1)

11.5 DEVOLUCION DE PAPELERIA

Esta pantalla permite devolver un rango parcial o total de papelería de un canal de distribución al canal de distribución que le asigno la papelería inicialmente. Al ingresar a esta pantalla el sistema muestra un listado en la parte inferior de la pantalla de los rangos de papelería disponibles a devolver.

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Se debe seleccionar el rango que va a devolver, haciendo clic sobre el botón de búsqueda (1), ubicado al costado izquierdo del rango de papelería. Luego, el sistema llena los campos Canal de Origen (2), Canal de Destino (3) y Desde (4) con la información de la papelería a devolver. El usuario debe ingresar en el campo Hasta (5) el número de papelería hasta el cual desea devolver, este número se debe ingresar con el dígito de verificación, si el usuario desea devolver una sola póliza debe ingresar el mismo número que se encuentra en el campo Desde (4) con el respectivo dígito de verificación. Luego se debe hacer clic en el botón Devolver (6).

Por último aparecerá una ventana preguntando si desea continuar con la devolución de papelería, si el usuario está seguro debe seleccionar Sí (1) para concluir con la devolución de papelería.

De esta manera, la papelería es devuelta al canal de distribución que previamente se la había entregado, para que el canal al cual se le devuelve la Papelería pueda disponer de la misma, es necesario que reciba este rango de forma convencional, tal y como se hace la recepción de papelería. En el caso de efectuar la devolución de papelería a oficina principal no se requiere que ésta haga recepción de Papelería.

Tras realizar la devolución de papeleria, esta queda con estado ENTREGADA (1) a su canal superior o al canal que le asignó dicho rango de papeleria.

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11.6 DISPONIBILIDAD DE PAPELERIA

Por esta opción el usuario puede consultar la disponibilidad de papelería que tiene, o dependiendo del perfil puede consultar a otros canales de distribución diligenciando el nombre del canal, al cual desea consultar, en el campo Canal de Distribución (1). Luego debe seleccionar el

botón de búsqueda (2) y seleccionar el botón Buscar (3).

Además de consultar la papelería que ha sido enviada, al ingresar a esta opción aparecen los rangos de la papelería que el usuario tiene. En el campo Estado de Papelería (4) se especifica cómo se encuentra esta papelería en el punto de venta, si el estado se encuentra EN USO, significa que el usuario ya hizo la recepción la papelería por medio de la opción recepción de papelería, si el estado se encuentra en ENTREGADA significa que un canal superior envió papelería al punto de venta pero este punto no la ha hecho la recepción.

11.7 SEGUIMIENTO DE PAPELERIA

Esta pantalla permite llevar a cabo un seguimiento completo de un rango de papelería buscándolo por dos o más campos. Para ello el usuario deberá previamente ingresar alguna de las siguientes opciones: los rangos Desde (1) o Hasta (2), número de papelería (3), o el rango de fechas de entrega Desde - Hasta de papelería (4), el nombre del canal de distribución (5), o el estado de papelería (6); adicionalmente cuando se desea buscar los canales que esta atados al canal buscado se habilita la opción Sub Canales (7). Luego debe presionar el botón Buscar (8).El sistema permitirá visualizar en detalle toda la información pertinente al seguimiento de un rango de papelería, tal como se muestra en la siguiente pantalla. En donde el usuario puede visualizar la cantidad de pólizas disponibles que tiene el punto, además el número que aparece antes de los paréntesis en donde se indica la cantidad de papelería asignada y luego la cantidad de papelería disponible.

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En la siguiente pantalla se visualiza que el rango de papelería 411008292 – 411008491(1) que fue entregada de la casa matriz a la Sucursal Moreno esta queda con estado “COMPLETADA”(2) desde la casa matriz principal, en cuanto la sucursal reciba la papelería esta quedara con estado “EN USO”, si la sucursal asigna a otro canal de distribución dicho rango de papelería, en la sucursal quedara con estado “COMPLETADA” y el canal de distribución asignado con estado “ENTREGADA”, hasta que haga la recepción de papelería y esta cambia al estado “EN USO”(3).

Por otro lado, si el usuario desea observar la papelería que se ha anulado por la opción de anulación de papelería, debe seleccionar la pestaña de Papelería Anulada (1) como se ve en el siguiente pantallazo, en donde se visualizarán los posibles rangos de papelería anulados.

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Adicionalmente en esta pestaña permite realizar una búsqueda de papelería anulada por las diferentes opciones: los rangos Desde (2) o Hasta (3), número de papelería (4), o el rango de fechas de entrega Desde - Hasta de papelería (5), rango de fechas de anulación Desde – Hasta (6), el nombre del canal de distribución (7), o el motivo anulación (8); adicionalmente cuando se desea buscar los canales que esta atados al canal buscado se habilita la opción Sub Canales (9). Luego debe presionar el botón Buscar (10) y en la grilla de resultados se visualizarán los posibles rangos de papelería anulados (11).

12 DEUDA POR CANAL DE DISTRIBUCIÓN

Para averiguar una deuda por canal de distribución se debe dirigir al menú Gestión de Canales en la pantalla Deuda por canal.

Una vez se ha ingresado a Deuda por Canal de Distribución, se podrán consultar pólizas que se encuentran adeudadas al canal superior.

Para realizar esta consulta, se debe tener en cuenta el nombre del Canal de Distribución (1); se seleccionará la pestaña de sub canales (2) y el rango de fechas de expedición Desde – Hasta (3) para que indique todas las deudas que tienen los canales de distribución que dependen del canal superior.

Se mostrará esta información detallada, en la parte inferior de la pantalla. Si desea ver la información de esa póliza deberá presionar clic en el botón (4) y posteriormente a esto se abrirá una nueva ventana con los datos de la póliza (5).

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El estado “Intención de Pago” significa que la póliza fue ingresada en boleta pero no se ha pagado la boleta, y el estado “No Consignada” es que la póliza no se ha ingresado en boleta.

13 PRUEBA DE IMPRESIÓN

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Esta pantalla permite realizar una impresión de una póliza con datos ficticios, con el fin de verificar que la impresora está configurada correctamente.

El usuario debe ingresar al menú Gestión de Pólizas – Varios en la pantalla Prueba de Impresión de Pólizas en donde se mostrará el Tipo de Impresora (1), Márgenes (2) configurados para este Canal e Impresión por PDF, este campo debe estar habilitado (3). En caso de necesitar la modificación de alguno de estos valores.

Luego se debe hacer clic sobre el botón Aceptar (4), para imprimir la póliza de prueba.

Posteriormente, se visualizará un mensaje de confirmar la prueba de impresión y allí se debe presionar el botón SI (5) para que le arroje el dialogo de impresión por PDF.

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Finalmente, se da clic en el botón Aceptar para que se imprima la prueba de impresión (7).

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manual operativo aplicativo previsoat

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