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1-1 Manual del Usuario

CONTABILIDAD ARCHIVOS

CONTABLES

Esta opción permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Contables de la empresa. Al seleccionar esta opción y el archivo está vacío, el recuadro de interacción pregunta si desea ejecutar el proceso de auto codificación de las cuentas. Para responder “SI” es necesario que previamente haya creado un archivo de texto con el Plan de Cuentas, o se acepte el que por omisión es presentado por el Sistema. Si responde “NO” aparece la ventana con la opción Inc automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Nota: Si existe un Plan de Cuentas y se han registrado asientos en la contabilidad, el Sistema indicará en el recuadro de interacción que existen movimientos y que no se puede ejecutar el proceso de auto codificación. CREAR O REMPLAZAR CUENTAS CON EL AUTOCODIFICADOR: Para crear o reemplazar un Plan de Cuentas Contables el Autocodificador realice los siguientes pasos: ♦ Utilice un editor para crear un documento con el Plan de Cuentas sin código. Este texto debe

contener en cada línea el nombre de la cuenta indentada un espacio a la derecha con respecto a la cuenta de nivel superior inmediata. La ubicación (columna) de la primera letra del nombre de la cuenta identifica el nivel de la misma. Asegúrese que no hayan saltos de niveles incorrectos. Una cuenta “hijo” o subcuenta debe tener un (1) sólo caracter de indentación o sangría con respecto a la cuenta “padre”.

Ejemplo: ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE Banco XXXX Banco YYYY CUENTAS POR COBRAR Clientes....

Además de escribir los nombres de las cuentas, cuente los niveles de su catálogo y defina que tipo de máscara va a utilizar en el momento de ejecutar el proceso de autocodificación.

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La máscara es el formato del código contable a crear y está conformada por equis (X) separadas por puntos. Cada nivel contendrá tantas equis como dígitos se requiera para indicar la cantidad máxima de subcuentas del nivel y estará separado del siguiente por un punto.

Ejemplo: La máscara X.XX.XX.XXXX.XXXX indica que el primer nivel tendrá un máximo de nueve cuentas (una equis), el segundo y el tercero 99 (dos equis), el cuarto y el quinto 9999 cuentas (cuatro equis). La cuenta 1.02.02.0004.0002 se adapta perfectamente a esta máscara. Una vez terminado el texto, grábelo en disco Se sugiere utilizar el nombre AUTOCODE.TXT dentro del subdirectorio de la empresa a utilizar.

♦ Inicie el Sistema y seleccione la empresa a la cual aplicará el proceso, a continuación seleccione la

opción Contables. Conteste “SI” si el sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificación, aparecerá el recuadro AUTOCODIFICACION, con los campos archivo y máscara. Introduzca la información requerida.

♦ Una vez introducida la información anterior, se ejecuta el proceso de autocodificación. El sistema

generará el código para cada cuenta de acuerdo al texto contenido en el archivo. Si se presenta un salto de nivel incorrecto o la indentación no se adecua la máscara definida, el proceso será interrumpido. En este caso el usuario deberá regresar al procesador de palabras para realizar las correcciones necesarias y repetir este proceso.

♦ Al concluir el proceso de autocodificación, el sistema preguntará si desea pasarlos al Plan de

Cuentas de la empresa. Al responder “SI”, hará la transferencia. Si existe un Plan de Cuentas, éste será reemplazado por el nuevo.

Nota: Sólo se puede realizar autocodificación si el archivo de cuentas contables esta vacío, o cuando se quiera reemplazar un plan de cuentas donde no se haya grabado ningún asiento.

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Sugerencia: Si desea autocodificar y existen asientos contables actualizados deberá pasarlos a diferidos con la opción Copiar Asientos del menú procesos, y luego eliminarlos desde de la opción Actuales. Después de crear el nuevo Plan de Cuentas, deberá revisar cada uno de los asientos para comprobar que los movimientos de cada asiento tengan el código correcto. Luego de corregirlos, podrá actualizarlos en la contabilidad a través de la opción Grabar Diferidos del menú procesos. CREAR UN PLAN DE CUENTAS CON LA VENTANA DE EDICION Para introducir un Plan de Cuentas Contable en forma manual, realice los siguientes pasos: Al seleccionar la opción Cuentas Contables conteste “NO” si el Sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificación, aparecerá la ventana de edición Cuentas de Contabilidad donde se deben suministrar los siguientes datos:

Código de cuenta: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al código de la Cuenta Contable. El código de una cuenta contable en MIXNET está formado por una serie de dígitos separados por puntos que identifican los niveles de totalización de cada cuenta. Un código puede tener hasta (9) niveles separados por puntos y cada nivel puede contener tantos dígitos como quiera el máximo de subcuentas. Toda cuenta de MAYOR debe finalizar con punto, para indicar que las subcuentas que le siguen se totalizan en ella. Toda cuenta de DETALLE o MOVIMIENTO finaliza sin punto y debe pertenecer a una cuenta de MAYOR. Esta a su vez también puede pertenecer a una cuenta de MAYOR y así sucesivamente. Los códigos se definen de acuerdo a los requerimientos de totalización por cuentas que requiera la contabilidad. Nombre de la cuenta: Acepta hasta veinticinco (25) posiciones de formato libre, y se refiere al nombre de la cuenta que corresponde al código introducido. Sugerencia: Escriba el nombre de las cuentas de MAYOR en mayúsculas para diferenciarlas de las cuentas de Detalle o Movimiento.

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Para introducir una cuenta seleccione la opción Inc e introduzca el código y el nombre de la misma. El Sistema pedirá confirmación de los datos al final de la inclusión. Cada cuenta que incluya será ordenada por código en forma ascendente. El informe que presenta la información incluida en el archivo de cuentas contables es: Plan de Cuentas. Este informe, por omisión, está ordenado por Código de cuenta, el usuario también tiene la opción de ordenarlo por Nombre. La opción intervalo, permite indicar el rango de cuentas a emitir; en esta ventana se dispone de la tecla de función F8, la cual permite invocar el plan de cuentas y seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe.

PRESUPUESTO

Esta opción permite la asignación de presupuesto a las diferentes cuentas de Detalle o Movimiento definidas en el Plan Contable. Una vez que selecciona esta opción, se presenta una ventana donde el usuario podrá hacer uso de las teclas de dirección �� o utilizar la opción Bus que se encuentra en la parte inferior de la ventana, para asignar un monto a una cuenta de Movimiento. La asignación de presupuesto también se puede realizar presentando el archivo en forma de columnas a través de la opción que lleva su nombre, que se presenta en la parte inferior de la ventana. Para proceder a la asignación de un presupuesto, se debe hacer en forma de modificación, es decir, una vez ubicada la cuenta se debe seleccionar la opción Mod, a continuación se debe incluir el monto del presupuesto en el (los) mes (es) que se desee, al final será mostrado el total anual; posteriormente se debe conformar la inclusión de esta información.

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Nota: No se puede presupuestar una cuenta de MAYOR; éstas sólo muestran los totales por mes y el total general de acuerdo a los importes introducidos en las cuentas de Detalle. Cuando el archivo de las cuentas es presentado en forma de columnas, el usuario puede hacer uso de las teclas de dirección �� para ubicar la cuenta y a continuación presionar M para proceder a la asignación del presupuesto. Se puede observar que a medida que asignan presupuestos, las cuentas de MAYOR se van totalizando. El informe que presenta la información incluida en este archivo es: Presupuesto; el mismo se presenta, por omisión, ordenado por código de cuenta, la opción intervalo, permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el reporte. En esta opción se dispone de la tecla de función F8 para invocar el Plan de Cuentas y hacer la selección. También se presenta la opción Selección, la cual permite hacer una selección manual de las cuentas a incluir en el Informe. La opción criterio permite indicar los meses a evaluar en el informe, e indicar a demás si desea incluir las cuentas Mayor. Cuando se emite el informe, éste, presenta una por una las cuentas presupuestadas, los meses en los cuales se asignó presupuesto, el monto de estos, el saldo de la cuenta y la diferencia entre el presupuesto y el saldo de las mismas.

BALANCES

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Balance General Estado de la situación financiera de cualquiera unidad económica, que muestra en un momento determinado el activo, al costo, al costo depreciado; el pasivo y el capital neto de dicha unidad económica. El contenido mínimo generalmente reconocido de un balance general puede resumirse en activo circulante por orden de liquidez relativa , efectivo en caja, inversiones temporales, cuentas y efectos por cobrar, inventarios y gastos pagados por anticipado, activo fijo, pasivo circulante, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital neto o capital contable que se divide en capital pagado y superávit ganado. Estado de Ganancias y Perdidas Resumen de los ingresos o productos y de los gastos de una unidad contable , o de un grupo de estas unidades abarcando un período especificado a una fecha, el contenido mínimo generalmente reconocido de un estado de ingreso o resultados o perdidas y ganancias puede resumirse en: ingresos, costo de venta, utilidad ruta y gastos generales de operación . Esta opción permite definir el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas cuando el Plan Contable sobrepasa del nivel cinco, donde 1 es el activo, 2 pasivo, 3 capital, 4 ingresos y 5 costos/gastos o egresos. La opción Balances también puede ser utilizada para definir cualquier balance en especial, como puede ser una consolidación de empresas u otro tipo de balance que se desee. Para proceder a la inclusión de un balance, el usuario debe suministrar los siguientes datos.

En la primera parte o encabezado de esta ventana, se debe incluir:

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Código: Campo en el cual se debe incluir el código que identificará el balance a definir. Acepta hasta tres posiciones de formato libre. Título: Campo en el cual se debe incluir el nombre o descripción del balance. Acepta hasta cincuenta posiciones de formato libre.

Una vez incluidos los datos anteriores, se debe introducir la siguiente información:

Niv: En este campo se debe indicar el nivel de la cuenta a incluir en la definición que se va a realizar, es decir, 1,2, etc. Cia: Campo en el cual se debe indicar el código de la empresa a la cual pertenece la cuenta que se va a incluir en el Balance. Cuando en este campo se introduce un código errado, es presentada la ventana que contiene las diferentes empresas, de donde se debe seleccionar la que corresponda con la definición que está realizando. Cuando este campo no contiene información, quiere decir que se trata de un título, es decir, dicho campo es utilizado para titular o hacer una descripción en la definición que se esté realizando. Código: Campo para incluir el código de la cuenta contable. Se dispone la tecla de función F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta que se va a incluir en la definición. Nombre: Acepta hasta treinta y ocho (38) posiciones de formato libre para indicar un nombre o descripción al renglón del Balance o definición que realice. Sgn: Campo para indicar si la cuenta incluida en la definición es de saldo acreedor o deudor. Si este campo es dejado en blanco, el Sistema asume la naturaleza de la cuenta. También se utiliza para cambiar una cuenta que es positiva a negativa o viceversa. Imp: Este campo tiene dos opciones: T = Totalizar y N = No ramificar.

Luego de la inclusión de cada renglón en el Balance, el Sistema solicitará la conformación de los datos. De igual forma cuando se termina con la definición del mismo. Los informes a través de los cuales se obtiene la información incluida en el archivo maestro de balances son: Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas.

Balance General Presenta a su vez, dos opciones: Según definición de balance y según plan de cuentas.

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El orden de estos informes viene dado, por omisión, por código de cuenta. Cuando el informe es según definición de balance, se dispone de la opción criterio, donde el usuario podrá indicar el código de la cuenta balance que desea emitir, así como también a qué fecha y los niveles que serán incluidos en el informe. Cuando el informe es según plan de cuentas, a través de la opción criterio, el usuario podrá indicar la fecha a la cual será emitido el balance, así como también se debe indicar el código contable de la cuenta de mayor correspondiente al activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gastos, ord. activo y ord. Pasivo. Posteriormente se deberá indicar la vía por la cual será enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo.

Estado de Ganancias y Pérdidas Presenta a su vez, dos opciones: Según definición de balance y según plan de cuentas. El orden de estos informes viene dado, por omisión, por código de cuenta. Cuando el informe es según definición de balance, se dispone de la opción criterio, donde el usuario podrá indicar el código de la cuenta balance que desea emitir, así como también a qué fecha y los niveles que serán incluidos en el informe. Cuando el informe es según plan de cuentas, a través de la opción criterio, el usuario podrá indicar el rango de fecha en el cual será emitido el edo. de ganancias y pérdidas, así como también se debe indicar el código contable de la cuenta de mayor correspondiente a los ingresos y egresos.

También se dispone del informe Cuentas Balances, donde el usuario obtiene una información a grandes razgos de las cuentas que han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código del balance. La opción intervalo permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe. También se puede hacer uso de la opción selección, que permite la selección manual de los registros a incluir en el reporte. Posteriormente se deberá indicar la vía por la cual será enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo.

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ASIENTOS

ASIENTOS DIFERIDOS

Permite la inclusión y edición de comprobantes que pueden ser almacenados sin afectar la Contabilidad, con diferencia en el saldo, es decir, pueden ser grabados aún estando descuadrados. Los mismos pueden ser generados con el proceso Contabilizar, previamente definidas las Reglas de Integración. Estos asientos sirven como borrador y luego pueden ser actualizados mediante las opción Grabar Diferidos del menú Procesos. Para la inclusión de un asiento diferidos dividiremos el procedimiento en dos partes: encabezado y cuerpo del asiento.

En el encabezado, se deben suministrar los datos referidos a: Fecha, número y descripción del asiento. El nombre de la cuenta es presentado una vez que ésta es seleccionada del Plan Contable. En el cuerpo, se incluirán los renglones que formarán parte del asiento, dicha información es la siguiente:

Código: Campo en el cual se debe incluir el código de la cuenta contable; dicha cuenta puede ser seleccionada una vez que se presenta la ventana del Plan de Cuentas a través de la tecla de función F8 o, dejando el campo vacío y presionando Enter. Desde la misma edición del asiento, el usuario podrá crear las cuentas contables si así lo desea.

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Nota: Se puede incluir el código de la cuenta sin el punto separador, el Sistema se encarga de hacerlo por usted. Referencia: Campo en cual se debe incluir el número de referencia que identifica dicho renglón. Concepto del Movimiento: Campo para indicar el concepto o descripción del renglón. En este campo es de especial utilidad la tecla de función F4=Abreviaturas; por medio de éstas, el usuario podrá ahorrarse tiempo al momento de la transcripción de campos de este tipo, ya que sólo con unos pocos caracteres, se puede definir un contenido que use con frecuencia. La ventana de abreviaturas puede ser invocada desde cualquier parte del Sistema. Importe: Campo en el cual se debe introducir el monto del movimiento que se está registrando. A medida que se incluyen movimientos en el cuerpo del asiento, en la parte inferior se van realizando los cálculos referentes al Debe, Haber y Saldo.

Como se mencionó anteriormente, estos asientos a diferencia de los asientos actuales, pueden ser almacenados con diferencias en el saldo. El reporte que presenta la información registrada en el archivo maestro es: Asientos Diferidos. Este informe se presenta, por omisión, ordenado por fecha y asiento. A través de la opción intervalo, se podrá indicar el rango de fechas que se desea presentar en el informe. En esta opción, el usuario dispone de la tecla de función F8, para seleccionar el rango de fechas a involucrar en el reporte. La opción criterio permite indicar el rango de asientos que serán presentados en el informe o, listar determinados asientos que tengan cierta descripción. La opción selección permite hacer una selección manual del rango de registros a emitir.

ASIENTOS ACTUALES A diferencia de los asientos diferidos, éstos, una vez que son almacenados, afectan los saldos de las cuentas involucradas en el asiento y pueden ser generados con el proceso Grabar Diferidos.

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La inclusión de estos asientos se realiza de la misma manera como se incluyen los asientos diferidos, donde primero, se deben incluir los datos correspondientes al encabezado y posteriormente los renglones que formarán parte del asiento, donde las cuentas incluidas en el mismo solamente pueden ser cuentas de movimientos, de hecho el sistema hace la advertencia, cuando es seleccionada una cuenta de mayor.

Cuando se están incluyendo renglones en el cuerpo del asiento, el usuario dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar de éste la cuenta de detalle a incluir en el asiento. A medida que se incluyen renglones, el Sistema va realizando los cálculos referentes al Debe, Haber y Saldo. El usuario debe tener siempre en cuenta que para proceder a almacenar el asiento, éste no debe tener diferencia en su saldo. Dicha advertencia la hace cuando se trata de almacenar un asiento descuadrado. De continuar con la edición del asiento se debe saldar, de forma contraria, se regresa al encabezado del asiento, donde se debe decidir si sigue o no con la edición del mismo. Recomendación: Incluya primero los asientos a través de la opción Asientos Diferidos, cuando se esté seguro de que la información suministrada es correcta y el saldo del asiento sea cero, proceda a ejecutar el proceso Grabar Diferidos para que se afecten las cuentas del plan contable. Una vez incluidos los asientos actuales, el usuario podrá obtener toda esa información a través de los siguientes informes: (Todos los reportes de Contabilidad pueden ser emitidos en dólares ($))

Asientos Actuales Emite un informe con los asientos que previamente han sido incluidos. Este informe viene ordenado, por omisión por fecha y asiento. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fechas a incluir en el informe.

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La alternativa criterio, permite filtrar los asientos con determinadas características, donde dependiendo del rango de fechas, se puede indicar que asientos y con qué características se desean imprimir.

Saldos por Mes Emite un informe con los saldos de las cuentas mensualmente, inclusive, los de apertura.

El orden de este informe, viene dado por omisión, por el código de la cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción intervalo, permite indicar el rango de meses a incluir en el informe, y además, indicar si se incluyen o no, las cuentas de Mayor.

Mayor General Este reporte presenta los saldos de las cuentas de Mayor a una determinada fecha, alimentándose a su vez al de los auxiliares. El orden de este informe, viene dado por omisión, por el código de la cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción criterio, permite indicar el rango de fechas a incluir en el informe además de indicar si se incluyen o no, las cuentas sin movimiento, y permitir o no, el salto de página por cuenta. Balance de Comprobación Presenta el saldo de las cuentas a una determinada fecha. Presentando además el saldo del mes anterior. Las cuentas presentadas en el informe son totalizadas en las cuentas de mayor a las cuales pertenecen, al final del informe saldo de las cuentas debe ser igual a cero. Si se presenta una diferencia en el saldo de éstas, quiere decir que existe una cuenta a la cual se ha cargado o abonado un monto que no corresponde. Se debe subsanar esta anormalidad y proceder posteriormente a la emisión del informe nuevamente.

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El orden de este reporte viene dado por omisión, por el código de las cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción criterio, permite indicar la fecha a cual se desea emitir el reporte, y además indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento.

Movimientos/Criterio Presenta un informe con los movimientos realizados en los asientos actuales. Este informe presenta diferentes tipos de orden, los cuales son: fecha, código, referencia y concepto. Por omisión, es presentado el orden por fecha. En la opción intervalo, se debe indicar desde qué, hasta qué fecha se imprimirán los movimientos. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar la ventana que contiene los asientos actuales, de donde se debe seleccionar el rango a imprimir en el informe. La opción criterio puede utilizarse como un filtro, esto se deja a criterio del usuario. Por ejemplo, el usuario podrá presentar en un informe todos aquellos movimientos que tengan la referencia 232322, y que también tengan el concepto DEPOSITO. De esta manera, el usuario podrá utilizar este “filtro” para presentar los movimientos que desee. De igual forma podrá presentar todos aquellos movimientos cuyo importe sea mayor o igual que 15000 y menor o igual que 60000.

INDICES

FORMULAS Esta opción permite realizar el análisis financiero de la empresa en función de las fórmulas o índices que introduzca el usuario. El Sistema permite definir las fórmulas que se aplicará para el cálculo de índices financieros. Un Indice Financiero es el que se obtiene comparando las partidas del Balance General, o bien las partidas del Balance General con las del estado de ganancias y pérdidas.

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El objeto de los Indices Financieros es resumir y facilitar las comparaciones con períodos, con otra organización o para obtener un promedio industrial. A continuación un ejemplo de cómo se deben incluir las fórmulas en el Sistema:

Importancia: Conocer la empresa desde el punto de vista financiero en determinadas áreas. Indicadores de:

Liquidez Endeudamiento Rentabilidad (Rendimiento) Efectividad Parámetro de Comparación

Es un aspecto importante cuando hablamos de indicadores. Debe existir un parámetro que nos permita comparar una empresa de un conglomerado sector con el total de las industrias que se dedican al mismo. Series Históricas: Nos permite conocer el comportamiento de una empresa en el transcurso del tiempo. Objetivo de los indicadores: Determinar en que áreas una empresa tiene situaciones estables, buenas y en que áreas está desmejorando, está mal , con la finalidad de mejorar.

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Estos indicadores van hacer elaborados con los estados de ganancias y perdidas, balance general y utilidad retenida. Indicadores de liquidez: Pretenden determinar la situación de liquidez de la empresa.

* En la medida en que el resultado de esta división sea > a 1, es mejor (pero no bueno, ya que nunca deberíamos decir bueno). Tener un No. muy grande no es bueno, ya que hay empresas de mucha liquidez pero de poca producción, rendimiento, ect.

* Excluimos del activo circulante el componente de menor liquidez o que no son de inmediata realización. En la medida en que este resultado sea más alto, hay una mejor situación de liquidez.

Activo = Pasivo + Capital. Esta sumatoria es igual a un 100 %, donde uno representa un % con respecto al otro. Indicadores de endeudamiento o apalancamiento: Pretenden determinar o aportar dentro del análisis financiero, el endeudamiento de una empresa o la capacidad de pago.

(Que % de mis activos está financiado por mis pasivos).

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* Mientras sea mayor no es bueno porque el resultado de está relación está estrechamente vinculado a la situación que se está viviendo, y puede pasar que esta compañía no produzca tantos ingresos como para cancelar sus obligaciones, ahora si posee medidas de generar ingresos, no es malo, ya que la empresa tiene formas de cubrir sus pasivos. Una ventaja es que quienes nos prestan no tienen control sobre la administración de la empresa. Si es negocio financiero (costo de los Pasivos < Activos) esto es lo que determina básicamente si es bueno o no.

Maneja o establece la relación entre mis pasivos a largo plazo y mi capital (El % del patrimonio está en pasivos a largo plazo). Lo más recomendable es que sea lo mas bajo posible, lo que indicará que los pasivos a largo plazo son menores comparados con mi patrimonio, es decir, de mi patrimonio una pequeña parte solamente corresponde al pasivo. Podremos ubicarnos en un % mas alto cuando tengamos recursos para cubrir la deuda. Lo que se gana para pagar los intereses (VIG)

* Intereses que paga la empresa. Cuantas veces se está ganando los intereses, para pagar las obligaciones que se tienen por concepto de intereses. Ejm:

Utilidad antes Imp + Intereses = 10* Intereses *

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* Mientras sea mayor es mejor, se está ganando diez veces lo que se debe pagar. Cuanto se gana a nivel operativo lo que se debe pagar en intereses. Cobertura de cargos fijos (C.C.F.) = Ingreso Disponible(para cubrir cargos fijos) Cargos fijos Cargos fijos: son aquellos que se derivan de un contrato. C.C.F.= Ingreso o utilidad en operaciones + Pagos de arrendamiento + otros ingresos Intereses + Pago de arrendamiento + Contribución antes Imp.(Fondo) Cuando se establece un fondo se tiene una obligación contractual y se puede deducir de nuestro I.S.L.R.,debe salir de las operaciones. Ejm: 25.000 = 50.000 ( en la medida que sea mayor, significa que se está generando 1 - 0,5 posibilidades de cubrir cargos fijos) Indicadores de actividad: Determinan la eficiencia con la cual se están utilizando los activos que tiene la empresa. Rotación de los Inventarios ( viene expresado en No. de veces) R.I = Costo de vtas. = (Valoramos Inv. al Cto.) Inv.Prom. ( en cualquier momento) R.I = Vtas. = ( Agregamos la parte de la utilidad al precio de vta) Inv.F. ( utilizamos una información a un momento determinado) Inv. Prom = Inv ( I ) + Inv ( F ) 2 En la medida que se tenga mas información, el promedio estará más ajustado a la realidad. R.I.=En la medida en que se tenga una mas alta rotación es bueno. Período Promedio de cobro= Período que tarda la empresa en hacer las CxC, efectivo.

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P.P.C = Ctas Promedio x Cobrar =( No. de días) Vtas. a crédito promedio diaria ( vtas a crédito) 360 * si hablamos de 1 año Cuanto está tardando la empresa en la conversión de facturas a Bs. El comportamiento debe ser bajo= Esto significa que la empresa está tardando pocos días en hacer la CxC; efectivo. Ya que esto tiene un efecto positivo financiero. Cuentas promedio por cobrar = Igual al promedio Inv. Si tenemos 6 meses es mejor que hacer el cálculo solo con dos meses, ya que tendríamos menos información. Rotación de Activos Fijos = Total Ventas = veces Total Act.Fijo Nos expresa cuan eficientemente está siendo utilizado el activo fijo de la empresa. Debe ser un resultado alto, lo que nos indicaría que el Dpto. de Mercadeo y Ventas está marchando bien, no hay capacidad ociosa, ya que se está utilizando el activo fijo. Es decir, si la inversión que tiene la empresa, corresponde con el volumen de producto y ventas de la misma. Rotación Act.Totales = Ventas Total activos Agregamos en el denominador, la parte de los activos circulantes al activo fijo. En la medida que sea más alto significa que se está utilizando mis activos eficientemente, para producir mis ventas. Indicadores de rentabilidad ( rendimiento) Vincular estos indicadores con el tiempo y el largo plazo de la empresa. Margen de ganancia bruta = Ventas - Cto. de Ventas = % Ventas Esto nos expresa el % de ganancia que obtenemos sobre las ventas. La importancia es que se le está excluyendo las ventas, los costos de sus ventas. Mientras sea mayor, esto nos indica que estamos gastando menos y vendiendo más.

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Margen de operación = Vtas - Cto.V - Gtos.Oper = % Ventas Si esto no nos da rendimiento alto esto significa que no se están relacionando ambos elementos, es decir; puede suceder que nuestros gastos están atacando enormemente los costos y las ventas. Conocemos a detalle donde están sucediendo los problemas financieros de la empresa. Si el resultado es bajo, podemos examinar, los elementos de este indicador unitariamente para hallar el problema. Margen de Utilidad en Vta. = Utilidad neta = % Ventas Estamos excluyendo los otros Ingresos y otros Egresos. Otros Ingresos (Financiamientos): Rendimiento del total de Activos = Utilidad neta + Int.(Gtos) Total act. + Gtos.Financ. Permite conocer el rendimiento de los activos a los dueños y a los accionistas de la Cia. Incluimos los intereses ya que a la compñía le interesa conocer el rendimiento y para esto debemos incluirlos. Estos intereses actúan en contra de la empresa, es decir , disminuyen la utilidad neta. Debe ser alta, lo que nos indicaría que tengo un alto rendimiento de activos. Rendimiento de Patrimonio = Utilidad neta Patrimonio Si es mayor a la unidad esto significa que la compañía obtuvo una utilidad tan alta que supera al patrimonio. Para proceder a la inclusión de las fórmulas en el Sistema, se debe suministrar la siguientes información. En la primera parte de la ventana o encabezado de la fórmula, se debe indicar:

Código: Campo en el cual se debe incluir el código que identifica la fórmula. Acepta hasta tres (03) posiciones de formato libre.

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Nombre: Campo para indicar la descripción o nombre que va a tener la fórmula. Se dispone de hasta cincuenta (50) posiciones de formato libre.

Seguidamente de incluir los datos relacionados con el encabezado de la fórmula, se debe incluir la información en el cuerpo de la misma. Para ello el usuario deberá indicar en los campos V1,V2,...V7 los códigos de las cuenta contables que estarán involucradas en la fórmula. Finalmente se debe indicar la fórmula que se va a aplicar a las cuentas anteriormente incluidas. Los informes a través de los cuales el usuario podrá presentar la información relacionada con los Indices Financieros son: Fórmulas, Evaluación de Fórmulas y Tabla de Indices.

Fórmulas Presenta un reporte con las diferentes fórmulas que previamente han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fórmulas a incluir en el informe. La opción selección, permite realizar, como su nombre lo indica, una selección manual de las fórmulas que se desean incluir en el informe.

Evaluación de fórmulas Presenta un reporte donde se evalúa o se presenta el resultado de determinada fórmula que previamente ha sido incluida en el archivo maestro. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fórmulas a evaluar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para presentar la ventana que contiene los diferentes registros, de donde se debe seleccionar el rango a evaluar. La opción criterio permite indicar a qué fecha se hará la evaluación de las fórmulas.

Tabla de Indices Como su nombre lo indica, este informe presenta una tabla que contiene los diferentes índices que previamente han sido incluidos. Dicho reporte, presenta el código y el nombre de la fórmula.

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El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite indicar el rango de fórmulas presentar en el informe.

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PROCESOS

GRABAR DIFERIDOS Este proceso permite actualizar todos aquellos asientos que han sido almacenados en diferidos como asientos actuales, y de esta manera afectar las cuentas del plan contable que han sido involucradas en dichos asientos.

En este proceso se dispone de dos opciones, a saber: Todos los Asientos y Selección Manual de Asientos. Todos los asientos: El sistema copia todos los asientos Diferidos que estén cuadrados o tengan saldos iguales a cero en asientos Actuales, los cuales si generan movimientos en el Mayor de Contabilidad . Si al ejecutar este proceso el sistema emite el mensaje Existen Asientos sin Grabar, es por que en alguno de los asientos hay cuentas contables que no existen en el Plan de Cuentas. Se debe modificar el asiento y verificar ítem por ítem que las cuentas contables del asiento estén registradas, en caso contrario se debe a incluir la cuenta desde el Catálogo de Cuentas (F8) desde el mismo asiento. Selección manual: Se debe indicar el rango o hacer la selección de los asientos que serán actualizados. Para proceder a seleccionar los asientos, se debe presionar Enter, seguidamente es presentada la ventana que contiene los asientos diferidos, de donde se deben seleccionar los registros, ubicándose sobre él y presionando la tecla S (o utilizando la opción Sel). Se puede apreciar cómo al momento de seleccionar un registro, el color de éste es diferente a los demás, lo que indica que este asiento será actualizado. Finalmente se debe presionar la tecla Esc, y el Sistema solicitará la conformación de este proceso.

COPIAR ASIENTOS Este proceso, como su nombre lo indica, permite copiar un asiento actual a diferido, donde posteriormente, éste puede ser modificado y actualizado. Ello es sumamente útil para ahorrar tiempo en la transcripción de asientos que conservan una misma estructura a lo largo del año, así simplemente se copian y se les cambia la fecha y el número o bien en el caso de existir dudas con respecto a algún asiento que ya se encuentre en los Asientos Actuales,

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este puede ser copiado con su mismo número y su misma fecha a los Diferidos y borrado provisionalmente de los Actuales para que no afecte los informes contables, hasta que sea corregido. Una vez corregido se graba nuevamente en los Actuales con la opción Grabar Diferidos.

Una vez que es seleccionado este proceso, es presentada la ventana que contiene los diferentes asientos actuales, de donde se debe seleccionar el que se desea copiar. Para ello se debe ubicar primero el registro y seguidamente presionar Enter sobre él, a continuación se deben indicar los datos relacionados con el asiento de destino, es decir, la fecha que tendrá el nuevo asiento diferido, el número e indicar si se copian o no los importes del asiento fuente.

Finalmente el Sistema solicita la conformación de los datos para proceder a la ejecución del proceso.

NUMERAR ASIENTOS Este proceso permite renumerar secuencialmente los Asientos Actuales de la contabilidad. Este proceso se deja a criterio del usuario, ya que éste podrá ordenar sus asientos por mes o por año de acuerdo sus necesidades.

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La utilidad de esta opción es definir una determinada secuencia a los asientos de un período determinado, especialmente cuando varios usuarios trabajan con iguales números de asientos, números que no presentan secuencia, ó números precedidos por letras. En este proceso se cuenta con dos opciones, a saber: Numerar por mes y Numerar todo el año.

CIERRE DE EJERCICIO Esta opción permite cerrar el ejercicio contable anual de la empresa. Esto sólo es posible cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre del ejercicio registrado al crear la compañía dentro del sistema.

Es importante señalar que el programa no requiere de la ejecución de procesos de cierre mensual ya que el dinámico manejo de los saldos y la indexación de los informes por fecha hacen innecesarios tales procesos, dando una mayor agilidad en la obtención de los reportes y evitando los inconvenientes de tener que reversar meses completos para corregir un error. Por todo lo antes expuesto, resulta muy importante ser especialmente cuidadosos al colocar la fecha a los Asientos para evitar que una información correspondiente al mes de Enero, por ejemplo, quede almacenada en febrero, con la consiguiente alteración de los saldos; sin embargo, si esto llegara a suceder, es muy fácil conseguir el asiento a través del Mayor General, y corregir la fecha del mismo en los Asientos Actuales, sin necesidad de realizar complejos procesos de reverso. Es importante destacar que se puede realizar un cierre de ejercicio sin generar asiento de cierre o generando un cierre provisional. Esto se hace con el objeto de poder comenzar a trabajar con los asientos del año que se está iniciando, mientras se termina de depurar la información necesaria para el cierre definitivo. Para lograr este fin sencillamente omita el paso Generar Asiento de Cierre y vaya directamente a Preparar Ficheros para el próximo Ejercicio. Este proceso deja intacta la información del ejercicio que se está cerrando ya que los cierres en este programa no son destructivos, y siempre podrá regresar a cualquier período cerrado con la opción Cambio de Ejercicio. Se generará un asiento de apertura que lógicamente contendrá saldos en las cuentas de ingresos y egresos pero esto no tiene mayor importancia, ya que posteriormente se podrá sustituir este asiento con el verdadero, y se corregirán automáticamente los saldos correspondientes.

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Se puede trabajar normalmente con la contabilidad hasta tanto esté lista la información para el cierre definitivo. En ese momento se ha de regresar al período cerrado utilizando la opción Cambio de Ejercicio del menú Otros. Se introduce entonces la nueva información o se realizan las modificaciones pertinentes en los asientos del ejercicio cerrado, asegurándose de que todo queda almacenado en los Asientos Actuales y posteriormente se ejecuta el proceso de generar asiento de cierre. Precaución: Debe tenerse el cuidado de no volver a ejecutar la preparación de archivos bajo ningún concepto una vez generado el asiento de cierre y almacenado definitivamente en Asientos Actuales, pues, seguramente, se perderán los datos del nuevo ejercicio.

Generar Asiento de Cierre Esta opción permite que el sistema genere un Asiento Diferido con los movimientos necesarios para saldar las cuentas de egreso e ingreso indicadas. Se puede generar uno o más asientos de cierre. Este proceso permite generar los movimientos del asiento según el plan de cuentas (siempre que las cuentas de patrimonio sean 5 o menos, por ejemplo 1. Activo, 2. Pasivo, 2.6. Patrimonio, 3. Ingresos, 4. Costos y Gastos) o según la definición de un Estado de Pérdidas y Ganancias, definición que se realiza en la opción Balances.

Recorrido por Cuenta Financiera Se debe introducir el código de la cuenta financiera, el código de la cuenta donde el contador desee depositar el resultado del ejercicio, el número del asiento, la descripción del mismo y el concepto de los movimientos del cierre.

El Sistema sugiere como número de asiento un número secuencial precedido de la letra “C” para diferenciarlo de los demás asientos. Después de generado el Asiento de Cierre, mediante la opción Asientos Diferidos se podrá constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opción Grabar Diferidos.

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Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estén incluidos en los asientos de cierre, y su saldo esté registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobación, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso están en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podrá seleccionar la opción Preparar Ficheros.

Recorrido por Catálogo de Cuentas Se debe introducir el código de la cuenta de Ingresos, Gastos, el código de la cuenta de resultado o superávit, el número del asiento y la descripción del asiento y de cada uno de los movimientos que lo conforman.

El Sistema sugiere como número de asiento un número secuencial precedido de la letra “C” para diferenciarlo de los demás asientos. Después de generado el Asiento de Cierre, mediante la opción Asientos Diferidos se podrá constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opción Grabar Diferidos. Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estén incluidos en los asientos de cierre, y su saldo esté registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobación, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso están en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podrá seleccionar la opción Preparar Ficheros.

Preparar Archivos

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La opción Preparar Archivos realiza el cierre real del ejercicio. Una vez que es seleccionado este proceso, el Sistema presenta un mensaje indicando si se ha realizado el respaldo de los datos de la empresa. De ser afirmativa la respuesta, el Sistema procede al cierre del ejercicio, de forma contraria, no es ejecutado dicho proceso. El cierre del ejercicio consta de los siguientes pasos: • Advertir al usuario que debe realizar una copia de respaldo de la empresa para asegurar que

la información contable antes del cierre quede grabada en otro lugar con el objeto de recuperarla si es necesario. Utilice el sistema de respaldo de datos de su preferencia.(Backup de D.O.S., Fastback, PCBackup, etc.)

• Abrir un nuevo subdirectorio dentro de la empresa y copiar dentro de él, todos los ficheros

del ejercicio a cerrar. El subdirectorio tendrá como nombre EJ001, si es el primer ejercicio que se cierra. Los siguientes ejercicios a cerrar continuará con la numeración.

• Generar nuevamente todos los archivos para que puedan recibir la información del nuevo

ejercicio. • Generar un Asiento de Apertura en la contabilidad del nuevo ejercicio. Este comprobante de

apertura contendrá todos los saldos de las cuentas a la fecha de cierre del período anterior. Nota: Se pueden cerrar hasta cinco (5) ejercicios para una misma empresa. Para borrar un ejercicio cerrado, proceda a borrar el respectivo subdirectorio con comandos del sistema operativo D.O.S. Después de finalizado el proceso de cierre realice los siguientes pasos para verificar los cambios efectuados. • Al seleccionar la opción Empresas, observará que las fechas del ejercicio han sido

incrementadas en un año, lo cual indica que está trabajando con el nuevo ejercicio. • Al seleccionar la opción Cambio de Ejercicio aparecerá el código y fechas de inicio y cierre

del ejercicio anteriormente cerrado. • Al seleccionar la opción Asientos Actuales encontrara el asiento de apertura denotado

APER.

MANTENIMIENTO

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Esta opción permite realizar operaciones para la reorganización y recuperación de los datos de la contabilidad. Cuando se presenta algún inconveniente, las posibilidades de recuperación van en proporción al daño recibido por la data.

Esta opción presenta dos opciones, a saber: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar. La opción Compactar y Reindexar Archivos, se utiliza cuando se presenta una falla eléctrica o caída de tensión que afecte la ejecución de un proceso y se pierda información de los ficheros, cuando se tiene certeza de haber introducido una información al Sistema y éste no la encuentra o cuando los datos aparecen desordenados. Generalmente las fallas antes mencionadas están relacionadas con daños en los archivos índices. Mediante esta opción se reconstruyen los mencionados archivos. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opción Eli de la ventana de edición). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros. Recomendación: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La opción Reprocesar, se debe utilizar cuando se observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad motivado por algún problema similar a los anteriores. El proceso de reconstrucción se inicia desde el primer al último movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución.

CONTABILIZAR Esta opción permite crear los asientos diferidos a partir de definiciones realizadas dentro de la opción Definición de Asientos (Reglas de Integración).

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El proceso de contabilizar consiste en leer la información correspondiente a los demás módulos o gestiones del Sistema, además de aplicaciones externas elaboradas por el usuario siempre y cuando utilicen la estructura de datos DBF, así como también, leer los datos de la nómina, si ésta se encuentra instalada en su Ordenador. Luego de leer dichos datos, son aplicadas las reglas de integración definidas para cada uno de ellos y se generan los respectivos asientos, que se colocan en Asientos Diferidos para su revisión por parte del contador o persona responsable de dicho proceso. Una vez revisados, estos Asientos, pueden ser incorporados a la contabilidad mediante la opción Grabar Diferidos del menú Procesos. Para proceder a la ejecución de este proceso, primero, se debe indicar la vía o ubicación de los datos de la Nómina o la ubicación de los datos del programa elaborado por el usuario. A continuación es presentado un recuadro con dos opciones, a saber: Todas las Definiciones y Selección Manual La opción Todas las Definiciones, permite contabilizar todos los asientos definidos en el período de fechas que se indique.

La opción Selección Manual, muestra el recuadro Asientos Definidos para seleccionar aquellos asientos que se deseen contabilizar. Luego de seleccionar todos o algunos de los asientos definidos, el sistema muestra el recuadro Ultimo Proceso con el rango de fechas correspondiente a la última contabilización realizada; y debajo de éste, aparece el recuadro Fechas para introducir desde y hasta que fecha se desea contabilizar. Las fechas por omisión corresponden a la fecha del sistema. Finalmente se debe indicar:

Generar Asientos Diferidos S/N Si: Continúa con la ejecución del proceso

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No: Cancela el proceso Generar Documentos con Importe igual a cero S/N Si: Genera movimientos con importe igual a cero No: No genera movimientos con dicho importe, solamente genera movimientos cuyo importe sea diferente de cero. Contabilización Diaria S/N Si: Genera los asientos diarios según la definición hecha. No: Genera un sólo asiento para todos los movimientos indicados en la fecha. Concatenar S/N Si: Añade al asiento actual, los movimientos que serán generados en el contabilización. No: Sobreescribe en el asiento encontrado, el nuevo asiento que será generado con la contabilización.

PASE ENTRE EJERCICIOS Este proceso permite pasar los saldos de un ejercicio cerrado al ejercicio actual. De esta manera los saldos en el ejercicio nuevo serán los saldos de apertura.

Es decir, luego de ejecutar el cierre de un ejercicio, se debe realizar este proceso para trasladar los saldos de las gestiones de Contabilidad, Bancos e Inventario al ejercicio actual, y de esta manera reflejar dichos saldos con los de apertura del nuevo ejercicio. Cuando es seleccionada esta opción, es presentada una ventana donde el usuario debe indicar la gestión a la cual desea pasar los saldos. El Sistema solicita la conformación de los datos para proceder o no al pase de los saldos.

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OTROS Este submenú se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio económico, definición de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definición de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencionó, son presentadas en todos los módulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma función en una gestión u otra. A continuación un detalle de estas opciones y la forma y momento en la cual debe ser ejecutada cada una de ellas.

CAMBIO DE FECHA Esta opción, como su nombre lo indica, permite el cambio de la fecha del Sistema; usualmente es ejecutada cuando se desea volver a fechas anteriores e incluir asientos contables o hacer ajustes contables, para cargar movimientos de fecha anterior.

Por ejemplo una planilla de depósito extraviada y posteriormente aparece, se recomienda el cambio de fecha e inclusión de la misma en los movimientos de bancos.

ABREVIATURAS Permite la definición de las abreviaturas en el Sistema, a través de las cuales el usuario identifica o asigna a unos pocos caracteres una descripción o un código que se utilice con frecuencia en las diferentes gestiones del Sistema. Este proceso ahorra tiempo a la hora de incluir textos largos, referencias, conceptos o códigos que utilice frecuentemente.

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Un ejemplo de definición de abreviaturas es la siguiente: En el campo abreviatura se incluyen los caracteres DEP y en el campo texto, la descripción Depósito; una vez que el usuario se encuentre en el campo concepto de Movimientos Bancarios, por ejemplo, solamente debe escribir los caracteres DEP y presionar la tecla de función F4, seguidamente el Sistema, automáticamente, sustituye dichos caracteres por el texto que se tenga asignado a la abreviatura, en este caso, Depósito. De esta manera se muestra cómo el usuario debe utilizar las abreviaturas en el Sistema. Estas son de suma utilidad. Esta ventana puede ser invocada desde cualquier punto del Sistema para incluir nuevas abreviaturas solamente presionando la tecla de función F4.

CAMBIO DE OPERADOR Permite el cambio de usuario cuando se desea realizar operaciones que requieren de otros atributos sobre Sistema.

Un ejemplo de esto es cuando un usuario tiene restringida la eliminación y modificación de registros, en este caso se incluye la clave del operador que tenga dicho acceso y realizar estas operaciones, posteriormente se debe incluir la clave del usuario que previamente se encontraba en el Sistema.

CAMBIO DE EJERCICIO

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Esta opción, como su nombre lo indica, permite acceder, de dos formas a los ejercicios económicos de la empresa. Esto quiere decir, cuando se ha realizado el proceso de precierre o se ha hecho definitivamente el cierre del ejercicio contable. Cuando el ejercicio económico se encuentra en precierre, el usuario podrá hacer el cambio de ejercicio y trabajar de forma paralela con el ejercicio actual. Mientras que esto no sucede cuando el ejercicio que se encuentra definitivamente cerrado.

En este caso, si el usuario se cambia a ejercicio cerrado, e incluye nuevos movimientos, deberá proceder a eliminar el asiento de cierre y ejecutar nuevamente generar asiento de cierre, luego regresar al ejercicio actual y ejecutar la opción Pase entre Ejercicios del menú Procesos para actualizar los saldos de apertura. Cuando se realiza el cambio de ejercicio a ejercicios ya cerrados, el usuario podrá emitir los balances, estados financieros, etc. Nota: El cambio de ejercicio solamente puede ser ejecutado cuando el usuario tiene acceso a dicha opción.

SEGURIDAD Esta opción permite definir los usuario del Sistema. A través de la misma el usuario principal o gerente del Sistema podrá incluir los demás usuarios que tendrán acceso al Sistema. Luego de incluir los usuarios, como se explica más adelante, se deben definir los accesos para cada uno de ellos.

Para proceder a incluir los usuarios, se deben suministrar los siguientes datos:

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Clave: Campo que acepta hasta cinco (5) dígitos y se refiere a la clave de acceso del usuario. La misma debe ser única para cada uno y de entrada obligatoria. Esta clave será encríptada, esto quiere decir, que no puede ser visualizada con manejadores de datos (dbu, dbase, etc) Nota: La clave de acceso puede contener espacios en blanco. Operador: Campo en el cual se debe incluir el nombre del usuario u operador del Sistema. ID: Campo que acepta hasta dos (2) posiciones de formato libre y se refiere a la identificación del usuario. Dicha identificación debe ser única para cada uno de ellos. El ID se deja a criterio del usuario principal o gerente del Sistema, éste podrá incluir la identificación de los demás usuario de acuerdo al cargo, por ejemplo, que tiene dentro de la empresa.

Cuando se ingresa por primera vez a la ventana de seguridad, se debe, primero, incluir el usuario principal o gerente del Sistema. El ID para este usuario siempre será OP. Este ID es asignado automáticamente por el Sistema y no se permite modificarlo. Este campo es solamente de uso referencial.

Mapa: Campo que acepta hasta tres (3) posiciones de formato libre y se refiere al código del mapa de acceso para el usuario. Este campo permite ser duplicado la cantidad de veces que el usuario principal considere necesario; esto es, porque varios usuarios pueden tener el mismo mapa de acceso.

Cuando se incluye el código del mapa, es presentada una ventana con los siguientes datos: Si se bloquea cualquiera de las opciones que se presentan en esta ventana, las mismas tienen efecto en todas las opciones del Sistema. Es decir, si el usuario principal no desea que el usuario que está incluyendo no pueda modificar registros, esto significa que no podrá modificar en ninguna parte del Sistema, tenga o no acceso a determinada opción. Seguidamente con la tecla Sup o Delete, -usada para bloquear o desbloquear- el usuario principal debe proceder a indicar las opciones a las cuales no tendrá acceso un usuario. Cuando una opción está bloqueada, se puede identificar con el rombo que es colocado al lado izquierdo de dicha opción.

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Esta señal solamente puede ser vista desde la opción seguridad, cuando no se está en ella, se puede apreciar el bloqueo de la opción cuando esta aparece en un color diferente y no permite ubicar el cursor sobre ella.

CATALOGO/INFORMES Esta opción permite indicar el nombre del catálogo que contiene los reportes definidos por el usuario a través del Generador de Informes. Si se han definido reportes a través del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catálogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequeña ventana luego de seleccionar la opción Otros Informes en cualquiera de las gestiones.

En la gestión de Contabilidad, obviamente, se debe indicar el catálogo de los informes para esta gestión. En la gestión de Caja y Bancos se deben indicar los catálogos de: informes y movimientos. En el campo Movimientos, se debe indicar la librería de los reportes, por ejemplo, de formatos de cheques, recibos, depósitos, etc. Luego de realizar un movimiento, el Sistema presenta los diferentes formatos a través de los cuales se va a imprimir dicho movimiento. De igual forma sucede con los catálogos de la gestión de Ventas y Cartera. En esta gestión se debe indicar el catálogo para los pedidos, notas de entrega, facturas, punto de venta, cobros, abonos y cancelaciones; además de indicar el catálogo para los informes de dicha gestión. Así sucesivamente debe hacerse con las demás gestiones del Sistema. Nota: Si el nombre del catálogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opción Otros Informes de la gestión a la cual se asignó un catálogo de informes.

COLORES

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Este proceso permite cambiar los colores de presentación de bordes, títulos, fondos y demás caracteres de las pantallas, recuadros y ventanas del sistema, siempre y cuando el monitor sea a color. Para cambiar la configuración de colores, el usuario deberá seguir los siguientes pasos: La ventana de lado izquierdo se denomina AREA; en ella puede seleccionar el área deseada: Fondo, Borde, Textos, Títulos, Fondo de la Barra y el Texto de la Barra. Esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana central COLORES, muestra los colores a seleccionar para configurar el modelo requerido. Estos colores se seleccionan, pulsando la tecla de número que identifica cada color, los cuales se encuentran del lado izquierdo del nombre del color. La "Alta intensidad" se selecciona, pulsando la tecla de la letra "A". Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el sistema muestra el signo "_" al lado del número del color indicado. De igual forma, esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana de la derecha MODELO, permite visualizar los efectos de cambio de color seleccionados anteriormente. Esta tercera ventana sólo tiene como función que se pueda observar la configuración de los colores en cada una de las áreas deseadas. Una vez que obtenga la configuración deseada, pulse Esc para salir. De inmediato, el sistema mostrará de nuevo la ventana MODELOS. Al pulsar Esc, automáticamente, el sistema mostrará el mensaje: ¿Salvar selección de colores? Si o No. Al pulsar "S" se confirma el cambio o al pulsa "N" para cancelar el cambio. A continuación un detalle de las opciones que componen la ventana de colores:

Menú: Menú Principal del Sistema. Ventanas Fijas: Ventanas no ajustables. Ventanas Móviles: Ventanas de edición ajustables. Confirmación: Recuadros que solicitan confirmación por parte del usuario, para poder ejecutar los procesos indicados. Dialogo: Recuadros que solicitan repuesta por parte del usuario: "Si o No". Mensaje: Recuadros con los distintos mensajes dados por el sistema durante la ejecución de ciertos procesos.

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IMPRESORA Esta opción permite definir las diferentes impresoras que se utilicen con el Sistema.

Uno de los pasos importantes para proceder a la definición de las impresoras en el Sistema, es contar con el manual del usuario de la impresora, ya que luego de suministrar los datos referentes a la misma, se deben indicar la cadena de caracteres para los diferentes tipos de letras con los que cuenta la impresora, además de indicar en esta secuencia, la forma de impresión, ya sea apaisada o vertical.

En la primera ventana se debe indicar el modelo o nombre de la impresora y, en la segunda, se deben introducir la secuencia de caracteres indicados para los diferentes comandos de la misma.

CONTADOR Esta opción, permite al usuario indicar el número inicial para los asientos que serán incluidos en el Sistema. O el número a partir del cual serán numerados dichos asientos.

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Es decir, cuando se indica, por ejemplo, el número 000000005 en el contador, cuando se ingrese a la pantalla de asientos, el Sistema presenta, por omisión, el número 000000006, que se refiere al correlativo del contador. Dicho número podrá ser modificado de acuerdo al criterio del usuario.

AJUSTE / INFLACION

Se debe incluir un código de regla y describir la fórmula que afectará equis cuentas. En el archivo Balances, se incluyó un campo llamado REG, que es el código de la Regla Definida que busca el valor indicado y aplica la fórmula. Es obligatorio para la definición de las mismas una reunión previa con el contador o persona encargada de realizar este trabajo, ya que cualquier procedimiento fuera de la ley, penaliza a la empresa, al encargado, y a la casa de software.

TABLA I.P.C.

Tabla de Indices de Precios al Consumidor, para el uso de su contenido principalmente en las reglas de contabilización, reglas de validación, formulas de activos fijos, conceptos y otros cálculos en remuneraciones y en el Generador de informes. El usuario puede añadir registros a esta tabla o modificar los existentes.

TRAZAS DE AUDITORIA

Se crea la opción Trazas de Auditoría, como su nombre lo indica, para hacer un seguimiento de cada uno de los pasos que realizaron los usuarios en el Sistema. Permite llevar un control más efectivo

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sobre los movimientos que se realizan y establecer responsabilidades a la hora que sucedan errores o alteraciones en la información. Esta opción se activa en el módulo Empresas, opción Actualizar, allí encontrará el parámetro Activar Auditoria (S/N).

OTROS Definiciones

Se agregó una Librería de Definiciones, donde se colocara los reportes definidos por medio del Generador de Informes para que así queden fijos en Informes. Fig.12

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CAJA Y BANCOS ARCHIVOS

CUENTAS La opción Cuentas permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Bancarias de la Empresa. Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada Bancos, con formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: Campo para introducir el código de la cuenta bancaria. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato libre para la inclusión del mismo. El sistema sugiere la secuencia para el próximo código a incluir. Nombre: Campo para introducir el nombre del Banco que se va a incluir. Se dispone de treinta (30) posiciones de formato libre. No. Cuenta: Campo para incluir el número de la cuenta bancaria. Código Contable: Campo para indicar el código de la cuenta contable que será afectada una vez que se realicen transacciones con esta cuenta bancaria. Se dispone de posiciones de formato libre para la inclusión del mismo.

Al seleccionar esta opción, si el archivo está vacío, aparece la ventana de edición con la opción Inc automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si existen registros, la ventana de edición permitirá el uso de todas las opciones a excepción de Sel, la cual estará desactivada. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de dirección .

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Para introducir una cuenta seleccione la función Inc e introduzca el código, nombre del banco, número de la cuenta y código contable. El sistema pedirá conformación de los datos. Cada cuenta que incluya será ordenada por código en forma ascendente. Para modificar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod. Realice los cambios y conforme la entrada. Nota: No se puede cambiar el código de una cuenta que tenga movimientos. Además de la inclusión y modificación de registros, se dispone otras opciones presentadas en la parte inferior de la ventana; dichas opciones están documentadas en el Manual de Instalación del Sistema, las cuales son Eliminar, Columnas, Buscar y Seleccionar. El reporte a través del cual el usuario puede presentar la información incluida en este archivo maestro es: Plan de Cuentas. El orden de este informe, viene dado, por omisión, por el código del banco. El orden se deja a criterio del usuario. La opción intervalo permite indicar el rango de cuentas a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para seleccionar dicho rango. Finalmente se debe indicar la vía a través de la cual será emitido el informe, la misma puede ser: pantalla, impresora, disco y ventana. Nota: Cuando se emite un informe a un archivo, éste puede ser leído, posteriormente, con cualquier editor de texto. MOVIMIENTOS

CAJA La opción Movimientos Caja permite editar el archivo que contiene los movimientos de Caja. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera o Compras y Pagos.

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En la Caja se generan automáticamente los siguientes movimientos:

Desde Facturación: Todas las facturas canceladas de contado en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Ventas y Cuentas por Cobrar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Compras y Cuentas por Pagar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas en efectivo. Estos movimientos son integrados a Caja con importe negativo.

Al seleccionar esta opción es presentada la ventana de edición titulada Caja, con formato de tabla y donde se debe incluir la siguiente información:

Fecha: Campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un movimiento, este campo presenta por omisión la fecha del sistema, ésta, puede ser editada. Org: Campo de tres (3) posiciones que muestra la identificación de la fuente que origina el movimiento: “FAC” para facturación, “ CXC “ para cuentas por cobrar y “ CXP “ para cuentas por pagar, al incluir un movimiento directamente por Caja, presenta “ CAJ “. Tp: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir el tipo de documento origen: “ FC “ para factura, “ CA “ para cancelación, “ NC “ para nota de crédito y “ AB “ para abono. Número: Campo de ocho (8) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el número del documento origen. Este número corresponde al número de la factura cancelada de contado desde Facturación o al número del documento de la cancelación, abono o nota de crédito proveniente de Cuentas por Cobrar o Pagar. F.P.: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir la forma de pago del movimiento mediante los identificadores: “CH” para cheque, “EF” para efectivo y “TA” para tarjeta.

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No. Doc. Pago: Campo de dieciséis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el número del documento de pago, número del cheque o tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vacío. Referencia Pago: Campo de dieciséis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir la referencia del documento de pago, nombre del banco al cual pertenece el cheque emitido o el nombre de la tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vacío. Importe: Campo numérico que muestra o permite introducir el monto del movimiento de Caja que corresponde al registro.

Al realizar la modificación de un registro de esta ventana en la Aplicación de origen, el registro en Caja será reversado y actualizado con la nueva información. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelación múltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interacción lo advertirá para que el operador tome las precauciones necesarias. Se sugiere no modificar dichos registros por Caja. Si se modifica deberá realizar los ajustes necesarios en la Aplicación de origen. Para realizar la integración de Caja a Banco, es decir, registrar los depósitos de los movimientos de caja, deberá seleccionar la opción Movimientos Bancos y ejecutar los pasos explicados en la siguiente sección. El informe Caja permite presentar la información almacenada en este archivo. El orden que por omisión se presenta en la fecha del movimiento. La opción criterio, permite indicar el rango de fechas de los movimientos a presentar en el reporte, por omisión se presenta desde el primero hasta el último día del mes en curso. El criterio permite seleccionar los movimientos de Caja de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos origen, tipo, número de documento origen, forma de pago, número de documento de pago, referencia de pago, importe, número de depósito y banco. Además permite seleccionar si se emiten todos los movimientos o aquellos que hayan sido o no depositados. Por omisión lista todos los movimientos (campo vacío). Ej.: Se quieren listar todos los movimientos originados por facturación a contado cuya forma de pago es efectivo y que se hayan depositado: Origen: FC Tipo: EF No. Doc. Origen: Forma de Pago: No. Doc. de Pago: Ref. de Pago: Importe >=

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Importe <= No. Depósito: Banco: Depositados o no (D/N)? D Caja Dentro de está opción se puede manejar el concepto de CAJAS MULTIPLES., la cual sirve para de direccionar tantos los egresos e ingresos a las cajas definidas.

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BANCOS

La opción Movimientos Bancos permite editar el archivo que contiene los movimientos de las Cuentas Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Carteras o Compras y Pagos.

A Bancos se integran automáticamente los siguientes movimientos:

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Desde facturación: Todas las facturas canceladas de contado mediante depósito directo en cuenta. Desde Caja: Todos los depósitos realizados con los movimientos de caja. Desde Cuentas Por Cobrar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas con depósito directo en cuenta. Desde compras: Todas las compras canceladas de contado mediante cheque. Desde Cuentas Por Pagar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas con cheques.

Al seleccionar esta opción se presenta la ventana de edición titulada Movimiento Bancario, con formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: Campo de cinco (5) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el código asignado a la cuenta del banco que corresponde al movimiento a registrar. Fecha: Campo tipo fecha para introducir la fecha del movimiento. Presenta por omisión la fecha del sistema la cual puede ser editada. Tp: Campo de dos (2) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el tipo de movimiento mediante los identificadores: “DP” para depósito, “CH” para cheque, “ND” para nota de débito, “NC” para nota de crédito y “AN” para anulación. Si se introduce un tipo incorrecto, el recuadro de interacción le indicará los tipos válidos. Número: Campo de ocho (8) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el número del movimiento. Este número corresponde al número del depósito, cheque, etc. Concepto: Campo de treinta y cuatro (34) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el concepto del movimiento registrado. Si el movimiento es generado por un auxiliar, aparece en este campo “Cancelación Documento No.” con el número del documento fuente, sin embargo, el usuario puede editar este concepto al momento de introducir el movimiento en el auxiliar. Si es una cancelación múltiple, en lugar del número coloca la identificación del movimiento Múltiple. Importe: Campo de formato numérico que muestra o permite introducir o editar el monto del movimiento bancario.

Para modificar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod. Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido generado automáticamente por otra Gestión del Sistema. Si desea realizar la modificación deberá ir a la opción correspondiente de la Aplicación fuente. Al realizar la modificación dentro de la Aplicación fuente, el registro en Movimientos Bancarios será reversado y actualizado con la nueva información. Si se quiere

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modificar un registro proveniente de una cancelación múltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interacción lo advertirá para que el operador tome las precauciones necesarias, recomendamos no modificar dichos registros por Movimiento Bancario. Si se modifica deberá realizar los ajustes necesarios en la Aplicación de origen. Se agregó un parámetro para el Desglose de Cuentas Contables (S/N), cuando se emite un cheque o cualquier otro movimiento que requiere dicho proceso, y se activa en el menú Otros en Parámetros. Integración de Caja a Banco: Para realizar los depósitos correspondientes a los movimientos que se encuentran en la Caja desde el archivo de movimientos bancarios, realice los siguientes pasos: 1.- Presione la tecla de función [F9] para pasar a Caja 2.- Teniendo el comprobante de depósito en mano, seleccione con la función Sel aquellos movimientos de caja que correspondan a ese deposito. Todos los movimientos ya depositado permanecerán en la Caja para referencias posteriores, pero se mostrarán resaltado y estarán inactivo a efectos de su selección. Si escoge uno de estos movimientos el recuadro de interacción indicará que ya fue depositado. 3.- Luego de seleccionar todos los movimientos presione [Esc] para regresar a Banco 4.- En Banco se creará un nuevo registro, que contiene en el campo Fecha la fecha del sistema, en el campo Tp el identificador “DP” de depósito, en el campo Concepto el texto “DEPOSITO DE CAJA” y la cantidad de documentos que lo conforman y en el campo Importe, la suma de los importes de los movimientos seleccionados de Caja. Los demás campos estarán vacíos para que el operador introduzca la información necesaria. Al presionar [Enter] y dejar el campo Código vacío, se podrá seleccionar el código de la cuenta bancaria de la ventana de Bancos. 5.- Luego de introducir o editar toda la información del registro, el Sistema pedirá confirmación. Al confirmar, el movimiento será grabado y se actualizará el saldo de la o cuentas bancarias correspondientes. Si se cancela la grabación del registro, los movimientos de Caja que lo conforman también serán cancelados. Esto se podrá verificar pasando a Caja con [F9] y observando que los movimientos no están resaltados, es decir no han sido depositados. Si se confirmó la grabación del movimiento bancario, al ir a Caja observará lo contrario: los movimientos estarán resaltados. Si se elimina un movimiento bancario que corresponde a un depósito de caja, los movimientos de caja que lo conforman serán activados de nuevo para su selección, es decir, no aparecerán resaltados en Caja. Los Informes que pueden ser emitidos luego de la inclusión de información en este archivo maestro son los siguientes:

Movimientos / Criterio

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Esta opción permite emitir un Reporte con los Movimientos registrados en las Cuentas Bancarias de la Empresa para auditar los movimientos incluidos en los bancos. El Reporte imprime el código de la cuenta y el tipo, número, fecha, concepto e importe del movimiento. Al finalizar el Reporte imprime el total de los movimientos listados. El orden por omisión es por Fecha y Código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las siguientes opciones: Fecha y Código, Código y Fecha, Código y Número, Número Documento y Fecha para escoger el orden. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por Fecha y Código o Fecha, los rangos por omisión son desde el primero al ultimo del mes actual. Al seleccionar cualquiera de los restantes ordenamientos, el sistema muestra los rangos vacíos. Presione [F8] para invocar el catálogo de cuentas bancarias y escoger el rango de códigos o invocar a la ventana de documentos y escoger el rango de documentos. El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos tipo, número de documento, concepto e importe. Ej.: Se quieren listar todos los movimientos tipo depósito: “DP”, cuyo concepto sea “CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS”, es decir, todos aquellos provenientes de cancelación múltiple y cuyo importe sea mayor de 100000.00, o todos los cheques del mes de CxP o Bancos, N/C y N/D. Tipo: DP Documentos >= Documentos <= Concepto: CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS Importe >= 100000.00 Importe <=

Estado de Cuenta Esta opción permite emitir un Reporte con el Estado de Cuenta de los bancos seleccionados de la Empresa. El Reporte imprime como título principal, el código y nombre del banco y el número de la cuenta; y como cuerpo del Reporte: la fecha, tipo, número, concepto, e importe de los movimientos que corresponden a dicha cuenta y el saldo por cada movimiento. El Reporte emite el saldo inicial y final por cada cuenta bancaria. El orden de este reporte viene dado, por omisión por el código del banco. El orden del informe se deja a criterio del usuario.

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El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El sistema muestra los rangos vacíos. Presione [F8] para invocar el catálogo de cuentas bancarias y escoger el rango de códigos o nombres de las cuentas bancarias registradas. El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos fecha, además permite indicar si se desean emitir las cuentas con movimiento y si se desea salto de página por cada cuenta. La opción selección, permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catálogo. Cancela el intervalo definido.

Disponibilidad Esta opción permite emitir un Reporte con los saldos disponibles de las cuentas bancarias de la Empresa. El Reporte muestra el código, nombre y número de la cuenta bancaria y el saldo disponible a la fecha indicada. El orden de este reporte viene dado por omisión, por el código del banco. El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de las cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catálogo de cuentas y escoger las cuentas bancarias. El criterio permite introducir la fecha tope a la cual se desea conocer la disponibilidad de las cuentas. La fecha por omisión es el fin de mes de la fecha del sistema. La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catálogo. Cancela el intervalo definido.

Conciliación Esta opción permite emitir un Reporte con la conciliación de las cuentas bancarias de la Empresa, después de haber ejecutado la opción Conciliación de la opción Procesos. El Reporte imprime como título: el código y nombre del banco, el número de la cuenta, el saldo actual y el mes de conciliación. Luego imprime como cuerpo del Reporte: la fecha, tipo, número e importe de los movimientos NO CONCILIADOS de meses anteriores y del mes actual. Al final totaliza el importe de los movimientos no conciliados e indica cua al debe ser el SALDO en el Estado de Cuenta. El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catálogo de cuentas bancarias y escoger el rango. El criterio permite introducir el mes de conciliación. Presenta por omisión el mes de la fecha del sistema.

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La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catálogo. Cancela el intervalo definido. Saldo por Mes Esta opción permite emitir el saldo por mes de las cuentas bancarias de la Empresa. El Reporte imprime como título: el código y nombre del banco y el número de la cuenta. Luego imprime el rango de meses seleccionados con el correspondiente monto para el debe, haber y saldo, los cuales son totalizados. El orden de este reporte viene dado por omisión, por el código del banco. El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catálogo de cuentas bancarias y escoger el rango. El criterio permite introducir el rango de meses a emitir. El rango por omisión es desde el mes de la fecha de apertura del ejercicio económico al mes actual. La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catálogo. Cancela el intervalo definido. Otros Reportes Esta opción permite emitir los Reportes cuya fuente sea MOVIMIENTO BANCARIO o CAJA y que hayan sido definidos dentro de la Aplicación Generador de Reportes e incluidos en la opcion Catálogo de la opción Otros. Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con las formas definidas. Luego de seleccionar la forma a emitir aparecen las ventanas de los Reportes para seleccionar las diferentes opciones. Las opciones se establecerá de acuerdo a los campos que conforman el archivo fuente.

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PROCESOS

CONCILIACION Esta opción permite realizar la conciliación mensual de los movimientos bancarios de cada cuenta con respecto al Estado de Cuenta emitido por el banco. El proceso de conciliación crea un archivo adicional donde se irán actualizando los movimientos no conciliados o en tránsito de meses anteriores.

Para ejecutar el proceso de conciliación realice los siguientes pasos:

♦ Seleccione la opción Conciliación, y al aparecer el recuadro CONCILIACION con los campos Código del Banco y Mes introduzca el código de la cuenta bancaria y el mes a conciliar. Si presiona [Enter] con el campo del código del banco vacío, aparecerá la ventana BANCOS para seleccionar la cuenta. El sistema muestra por omisión el mes actual.

♦ Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interacción pregunta:

¿Desea ejecutar el proceso de conciliación?. Responda “No” si desea mantener la última conciliación. El sistema regresará al menú principal. Responda “Si” para modificar la conciliación anterior.

♦ Aparecerá la ventana de edición titulada con el nombre del banco, la palabra

CONCILIACION y el mes de conciliación. En ella se muestran los registros con la fecha, tipo, número e importe de cada movimiento bancario registrado en dicho mes y los pendientes de meses anteriores. Cada registro muestra además, el campo Concilia en el cual se indicará si la transacción fue realizada por el banco. Inicialmente este campo estará vacío.

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♦ Para indicar que una transacción fue registrada por el banco, presione la tecla [Enter] estando en el registro correspondiente. El campo Concilia mostrará la palabra “Si”. Para eliminar el “Si” presione de nuevo la tecla [Enter] sobre el mismo registro.

♦ Para finalizar la conciliación, presione [Esc]. Los movimientos que no aparecen como

registrados en el banco serán grabados en el archivo de movimientos pendientes. Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interacción preguntará: ¿Desea ejecutar el archivo de movimientos?. Responda “Si” para actualizar los movimientos. Si responde “No” se cancela la conciliación.

♦ Para imprimir la conciliación, seleccione la opción Conciliación del menú Informes.

MANTENIMIENTO Esta opción permite realizar operaciones para la recuperación de los datos de la aplicación Caja y Bancos. Al seleccionar esta opción, presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar Caja y Bancos.

La opción Compactar y reindexar archivos se utiliza cuando se presente una falla eléctrica o caída de tensión que afecte la ejecución de un proceso y se pierda información de los archivos índices. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opción Eli de la ventana de edición). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros. Sugerencia: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La opción Reprocesar Caja y Bancos se debe utilizar cuando observe que los saldos de las cuentas bancarias han variado o no corresponden a la realidad motivado por algún problema similar a los anteriores. El proceso se reconstrucción se inicia desde el primer al último movimiento registrado. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución.

PASE P/V CAJA

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Realiza un pase de los ingresos generados del punto de venta a la caja sumarizando todos los ingresos, entre un periodo de fechas.

Al seleccionar esa opción el sistema pedirá el periodo de fechas, desde donde desea que empieza y hasta donde quiere que lo realize para localizar y sumarizar los movimientos.

REMESAS Esta opción permite hacer redescuento de giros o domiciliar en bancos los giros de las Cuentas por Cobrar.

VENCIMIENTOS Esta opción permite ver los vencimientos de los documentos de las remesas.

IMPAGADO Esta opción permite analizar los impagados.

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I.T.F. Esta opción permite calcular el impuesto a las transacciones bancarias.

Nota: Las opciones Remesas, Vencimientos e Impagado sólo son de uso referencial ya que no afectan las Cuentas por Cobrar.

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OTROS Las opciones que componen este menú están documentadas en el capítulo I Gestión Contabilidad. Las mismas, como se dijo anteriormente, son opciones comunes en todas las gestiones del Sistema y obedecen a una misma función. En este menú dichas funciones son: Cambio de fecha, abreviaturas, Cambio de Operador, Catálogos, Cambio ejercicio, Colores, Impresora y Parámetros. En la opción Parámetros, se activa o no la Lista de Códigos Contables.

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VENTAS Y CARTERAS ARCHIVOS

GRUPOS DE CLIENTES

Esta opción permite introducir o editar grupos a los cuales se asignarán los diferentes clientes de la Empresa. Esto permite que el usuario pueda agrupar sus clientes según el criterio que considere más conveniente, razón social, tipo de cliente, etc. obteniendo posteriormente, si lo desea, informes clasificados en base a ese criterio.

Si el usuario no desea hacer discriminación alguna respecto a los clientes, deberá entonces incluir por lo menos un grupo genérico ya esta información deberá ser suministrada al momento de la creación de la ficha del cliente. Al seleccionar esta opción se presenta la ventana de edición titulada Grupos de Clientes, donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: Campo en el cual se debe indicar el código que identificará el grupo de clientes. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre o descripción del grupo de clientes.

Además de la inclusión de registros, el Sistema permite en esta pantalla modificar, presentar la base de datos en forma de columnas, buscar y seleccionar registros. Una vez que es suministrada la información de los grupos, el usuario ahora podrá proceder a la inclusión de los clientes, tema que se explica a continuación. La información incluida en este archivo maestro, puede ser emitida a través del informe Grupos de Clientes.

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En este reporte, el usuario podrá seleccionar el rango de grupos a incluir en el informe a través de la opción intervalo, donde además podrá hacer uso de la tecla de función F8 para indicar desde qué hasta cuál grupo se desea presentar en el informe. El orden reporte, viene dado por omisión, por el código del grupo. Cuando es emitido el informe, se presenta el código y el nombre o descripción del grupo de clientes.

CLIENTES

Opción en la cual se introduce la información individual de cada uno de los clientes de la empresa. La información referente a los clientes debe ser lo más exacta posible, ya que posteriormente dichos datos son solicitados por el Sistema. Se dice, los más exacta posible, debido a que muchos usuarios solamente introducen los datos que para ellos son más importantes, pero realmente todos los campos de la ficha son importantes. Se hace esta recomendación para que posteriormente no tenga la necesidad de regresar a la ficha del cliente e incluir información que no suministró en su debido momento. Al seleccionar esta opción, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar los siguientes datos:

Código: Campo para introducir el código que identificará el cliente. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre del cliente. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para la inclusión del mismo.

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Grupo: Campo para indicar el grupo al cual estará asociado dicho cliente. Existen dos maneras de introducir o suministrar este dato; la primera es, introducir directamente el código del grupo y automáticamente el Sistema presenta al lado de éste el nombre, si el código del grupo es errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los grupos incluidos previamente, donde el usuario puede seleccionar el grupo al cual va a asignar al cliente y; segundo, dejar el campo en blanco y presionar Enter, es decir que este campo es opcional. Desde la misma ficha del cliente, el usuario podrá incluir, a medida que sea solicitada la información, los vendedores, cobradores, transportes, etc., datos éstos, relacionados con el cliente. R.I.F./N.I.T./Cédula: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre, donde el usuario podrá indicar el número de cédula del cliente, el número del Registro de Identificación Fiscal o el Número de Identificación Tributaria. Dirección: Se dispone en este campo de cuatro (4) renglones de veinticinco (25) posiciones de formato libre cada uno para la inclusión de la dirección o ubicación del cliente. Teléfonos: Acepta hasta dos (2) renglones de quince (15) posiciones de formato libre cada uno, para la inclusión de los números telefónicos del cliente. Fax: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre para la inclusión del número del fax del cliente. Estatus: Campo para registrar el estatus en el cual se encuentra el cliente en relación a los cobros realizados. Inicialmente este campo se deja vacío o se introduce el identificador “A” para indicar que el cliente está al día. Luego, a través del proceso Cambio de Estatus, el Sistema escribe en el campo Estatus -de acuerdo a lo que indique el usuario- uno de los indicadores incluidos previamente en las condiciones de cambio de estatus, por ejemplo:

M1 Primera Demora M2 Segunda Demora S Suspendido

Si el cliente tiene sus pagos al día, será ”A” su estatus. Este campo puede ser modificado cuando lo desee el usuario Límite de Crédito: Campo en el cual se debe introducir el monto máximo de crédito que se desea asignar al cliente. Este campo se puede dejar en blanco si la empresa no tiene un sistema de límites de crédito para sus clientes. El límite de crédito genera un warning (advertencia) al momento de facturar, en el que se indica el saldo actual más el monto de factura cuando éste sobrepasa el límite de crédito.

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Transporte: Campo para indicar el transporte por medio del cual es enviada la mercancía al cliente. Si el usuario introduce en este campo un código errado, el Sistema automáticamente presenta la ventana con los transportes que previamente han sido incluidos, de donde se debe seleccionar el tipo de transporte que se utiliza para enviar la mercancía al cliente. Descuento: En este campo se debe registrar -si el usuario lo desea- un porcentaje de descuento fijo para el cliente. De aquí en adelante cuando se realice una venta a dicho cliente, el Sistema preguntará si aplica o no dicho descuento; si la respuesta es afirmativa, automáticamente hará el descuento que se haya registrado en este campo. Dicho descuento, podrá ser modificado por el usuario al momento de realizar la transacción con el cliente. Régimen I.V.A.: Campo en el cual se debe indicar si el cliente es Contribuyente o No Contribuyente. Este campo es de entrada obligatoria. Cuando se indica Contribuyente, el Sistema desglosa el impuesto en el documento; de forma contraria, cuando se indica que el cliente es No Contribuyente, el Sistema grava directamente el impuesto al precio de venta del producto. Tarifa: Acepta hasta cinco (5) posiciones de formato libre y se refiere a las tarifas aplicables al cliente según las definiciones de los precios del artículo, los cuales pueden ser A,B,C,D y otros precios definidos a través de la tecla de función F9 al momento de la inclusión del producto. Tipo de Crédito: Campo para indicar el tipo de crédito que va a otorgar al cliente.; es decir, el tipo de crédito que tendrá este cliente para la cancelación de sus documentos. La fecha de vencimiento se calculará en base al tipo de crédito. Ejemplo: crédito 30 días fecha de emisión 01/01/95 fecha de vencimiento (automática) 01/02/95 Al momento de introducir en este campo un código no existente, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de créditos de donde el usuario deberá seleccionar el tipo de crédito que desea asignar al cliente. Bco. Domicil: En este campo el usuario deberá indicar el código del banco de la empresa, por medio del cual el cliente realiza, regularmente, sus pagos.

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Al incluir en este campo un código errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes bancos registrados en el Sistema, de donde el usuario debe seleccionar el banco que desee para asignarlo al cliente. Este campo es solamente de uso referencial. Cta. Domicil: Este campo es presentado automáticamente por el Sistema al momento de incluir el código del banco en el campo anterior. Contacto: Campo para incluir el nombre de la persona de contacto que se tiene donde el cliente. Zona: Campo en el cual se debe indicar el código de la zona donde está ubicado el cliente o el lugar de recepción de la mercancía. Al introducir en este campo un código errado, el Sistema presenta la ventana que contiene las diferentes zonas que han sido incluidas previamente. Cobrador: Campo para indicar el código del cobrador que estará asignado al cliente. Al introducir un código errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los Vendedores/Cobradores que previamente han sido incluidos en el Sistema, de donde el usuario deberá seleccionar el cobrador que va a asignar al cliente. Vendedor: Campo donde se debe incluir el código del vendedor, el cual estará asignado al cliente. Cuenta Contable: Campo en el cual se debe indicar, si se desea, el código de la cuenta contable que estará asociada al cliente, la cual es utilizada cada vez que se realice una transacción, para efectos de la integración contable. Nota: Los movimientos generados con el cliente, solamente afectan las cuentas contables automáticamente cuando se definen las reglas de integración. Saldo Actual: La información de este campo es presentada automáticamente por el Sistema y la misma se refiere a la deuda que tiene el cliente con la empresa. Dicha información se presenta a manera de consulta para que el usuario esté enterado del saldo del cliente a la fecha de la revisión de los datos. Este campo en ningún momento podrá ser alterado por el usuario a menos que se realice una operación de venta o cobro de dicho cliente. Observaciones: Campo para incluir observaciones adicionales del cliente, también puede utilizarse para incluir números de teléfonos, personas de contacto, etc.

Por medio del informe Clientes, el usuario podrá obtener el resultado de la información incluida en este archivo maestro.

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En dicho reporte, se dispone de diferentes órdenes para la emisión del mismo; dicho orden se deja a criterio del usuario, por omisión, el Sistema presenta el código del cliente. A través de la opción intervalo, se puede indicar el rango de clientes que serán incluidos en el informe. Para presentar el catálogo de clientes, el usuario tiene a su disposición la tecla de función F8; a través de ésta, se puede indicar desde qué hasta cuál cliente se desea presentar en el informe. A través de la opción criterio, el usuario podrá emitir un reporte resumido o detallado de los clientes, dependiendo de la necesidad del usuario. Cuando se emite un reporte resumido de los clientes, solamente se presenta el código, nombre, grupo, zona y teléfono del cliente; de forma contraria sucede con el reporte detallado, que presenta el código, nombre, dirección, teléfono(s), zona, observaciones, estatus, límite de crédito y grupo al cual está asignado el cliente.

Clientes Dentro de la pantalla de Ficha del Cliente se agrego un campo para incluir la ACTIVIDAD COMERCIAL, del mismo.

VENDEDORES/COBRADORES

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Esta opción permite codificar vendedores y cobradores de la empresa, y asignarles sus porcentajes de comisión, tanto para ventas como para cobranzas.

Para la inclusión de los vendedores en el Sistema, el usuario deberá suministrar la siguiente información:

Código: Campo para indicar el código que identifica el vendedor o el cobrador, de acuerdo al criterio del usuario. Nombre: Campo en el cual se indica el nombre del vendedor y/o cobrador. %: Acepta hasta cuatro (4) tipos de comisiones, las cuales serán asignadas de acuerdo al criterio del usuario.

De acuerdo a los porcentajes definidos en la ficha de los cobradores y/o vendedores, se definen los reportes de comisiones. Dichos reportes deben ser definidos por el usuario ya que el Sistema no presenta ninguno de éstos. Para presentar la información introducida en el archivo maestro, se presenta el informe Vendedores. Este reporte presenta toda la información referente a los vendedores, incluyendo los porcentajes de comisión para cada uno de ellos.

VARIOS

Esta opción permite la inclusión y edición de los tipos de servicios que presta o factura la empresa, las tarjetas de crédito que manejará el Sistema, etc. Estas opciones se describen a continuación:

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Servicios Esta opción permite la inclusión de los tipos de servicios que factura la empresa que forman parte del inventario, por ejemplo un cargo en una factura por concepto de transporte. La información que debe ser suministrada en esta ventana, es la siguiente:

Código: Campo para incluir el código que identifica el servicio que se está incluyendo. Nombre: Campo donde se debe incluir el nombre o descripción del servicio. I.S.V: Campo para indicar el tipo de impuesto que será gravado al servicio. Este impuesto es cargado en el momento de la facturación.

Precio: Campo en el cual se debe indicar el precio o valor del servicios que se está incluyendo.

Además de la inclusión, el usuario podrá modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opción Bus.

A través del reporte Servicios/Varios, el usuario podrá emitir la información referente a los servicios que factura la empresa. Se presentan dos tipos de orden, el Sistema por omisión, presenta el código del servicio. La opción intervalo, permite indicar el rango de registros que serán presentados en el reporte.

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Tarjetas de Crédito Esta opción permite el manejo de la información referentes a las tarjetas de crédito en el Sistema.

La definición de la tarjetas de crédito permite que posteriormente el cliente haga sus cancelaciones mediante las mismas. Si el usuario desea incluir una tarjeta de crédito en el Sistema, deberá suministrar la siguiente información:

Código: Campo para incluir el código o identificación de la tarjeta de crédito. Descripción: Campo para introducir el nombre o descripción de la tarjeta de crédito. %: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a los dos posibles porcentajes de retención que tendrán las tarjetas de crédito al momento de la cancelación. El primer campo se refiere al porcentaje de comisión que cobra el banco por el uso de la tarjeta de crédito, y el segundo, se refiere al porcentaje que será cobrado por concepto de I.S.L.R.

Zonas

Esta opción permite la inclusión de las diferentes zonas que pueden ser posteriormente asignadas a la ficha del cliente.

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Dichas zonas se pueden utilizar para la clasificación de los clientes por su ubicación. Si al momento de seleccionar esta opción, la ventana de zonas está vacía, el usuario puede incluir las mismas suministrando la zona o código, y el nombre de la misma.

Además de la inclusión, el usuario podrá modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opción Bus.

Transportistas Esta opción permite indicar los diferentes transportes que la empresa emplea para el envío de la mercancía a sus clientes.

Para la inclusión de tipos de transporte en el Sistema, el usuario debe suministrar el código y el nombre o descripción del mismo. Además de la inclusión, el usuario podrá modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opción Bus.

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Tipos de Crédito Esta opción permite la definición de tipos de crédito que posteriormente el usuario puede asignar a la ficha del cliente.

Si al momento de seleccionar esta opción, la ventana de tipos de créditos está vacía, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la siguiente información:

Código: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato libre e identifica el código del tipo de crédito. Documento: Acepta hasta dos (2) posiciones que deben ser FC o GR, y que significan Factura y Giros respectivamente. Período (días): Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numérico y se refiere al número de días de plazo para la cancelación de la factura. Número de Giros: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere al número de giros para este tipo de crédito. Interés (%): Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere al porcentaje de interés que será cargado a los giros para este tipo de crédito. Límite: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato numérico y se refiere al límite de días que se permitirá para cada forma de pago que se defina dentro de esta ventana.

Cada vez que se incluye un tipo de crédito, el Sistema ubica dicho registro en la siguiente ventana:

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Posteriormente esta información puede ser modificada, eliminada, presentada en forma de columnas e inclusive buscar rápidamente un registro cuando se trate de numerosos tipos de crédito.

Tabla IVA En esta opción se dispone de una ventana, donde el usuario podrá indicar los diferentes porcentajes del IVA que serán aplicados a los productos que se manejen en el Sistema. De esta manera el usuario tendrá un histórico de las diferentes variaciones del Impuesto.

Cambio Moneda Esta opción permite la inclusión del valor de cambio de la moneda extranjera que se maneje en el Sistema, en diferentes fechas y horas.

Tasa de Porcentaje (Giros) La asignación de porcentajes en los giros se hace por esta opción, cuando el usuario elabora un giro, el porcentaje se refleja directamente y el Sistema no permite cambiar el porcentaje en el momento de su elaboración. Esta opción presenta dos (2) tipos de porcentajes: Porcentaje de Interés Simple y Porcentaje de Interés Compuesto.

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COTIZACIONES

Esta opción permite la inclusión y edición de cotizaciones en el Sistema, al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde se debe suministrar la siguiente información:

1.Encabezado de la Cotización En esta etapa el usuario debe suministrar la información de los siguientes campos: Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración de la cotización, la fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema Operativo. Entrega: Fecha de entrega del producto cotizado, el Sistema muestra una fecha que puede ser modificada por la que el usuario desee, este campo acepta hasta ocho (8) posiciones de formato de fecha, dos (2) posiciones para el día, dos (2) para el mes, y cuatro (4) para el año.

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Estatus: El Estatus de la cotización dependerá si es parcial o total de la misma forma que en los pedidos y puede ser convertida en factura y nota de entrega. Cliente: Campo en el cual se debe incluir el código del cliente al cual se está elaborando la cotización. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el cliente al cual desea elaborar un pedido no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podrá seleccionar. Este campo acepta hasta ocho (8) posiciones de formato numérico. Vendedor: Campo para indicar el código del vendedor, si el vendedor no esta registrado en la base de datos, el usuario lo puede incluir con la opción Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de vendedores, posteriormente lo podrá seleccionar de la misma pantalla. Comentario: Información adicional que desee incluir por ejemplo: otros números de teléfono o direcciones, etc. 2. Cuerpo de la Cotización En esta etapa, el usuario define el contenido de la cotización, incluyendo los artículos a ser cotizados. A continuación los pasos y la descripción de los campos para llevar a cabo dicho proceso. Código: Campo para indicar el código del producto a incluir en la cotización. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que va a incluir en la cotización Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema ya que este dato es suministrado en la ficha del artículo. Precio: Campo para indicar el precio de venta del producto. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que se otorgará al artículo. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algún porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, éste será colocado automáticamente por el Sistema en este campo. El usuario puede modificarlo si lo desea.

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Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el precio de venta menos el porcentaje de descuento. Además de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la cotización, también se pueden incluir los servicios declarados en la opción Varios. Para invocar esta ventana, presione la tecla de función F8, inmediatamente el Sistema presenta la ventana con los servicios declarados, allí podrá seleccionar el que desee. Cuando se selecciona un servicio de esta pantalla, es llevado a la cotización que se está elaborando, el Sistema lo identifica con el símbolo “\” seguido del código del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio. Una vez terminada la cotización, y el usuario desea grabarla, debe presionar la tecla Enter. Inmediatamente el Sistema le pregunta: Conforme? Si, No, Cancelar. Al momento de facturar, si se desea convertir la cotización en factura, sólo tiene que presionar las teclas de función ALT F10 , es allí donde se verán los cotizaciones que quedaron pendientes para ese cliente, seguidamente elija la cotización que desee convertir a factura, y esta será incluida, inmediatamente puede seguir con el proceso de elaboración de una factura normal. En las Notas de Entrega, para llamar a las cotizaciones pendientes para un cliente se hace con la tecla de función F10.

PEDIDOS

Esta opción permite la inclusión y edición de los pedidos en el Sistema. Seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada en esta ventana.

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Para inclusión de un pedido, lo haremos en dos pasos, 1. Encabezado del Pedido

Número: La información de este campo es suministrada por el Sistema al momento de la conformación de los datos del pedido. El número correlativo asignado al pedido empieza a partir del número que el usuario haya declarado en la opción Contadores del Menú Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o número inicial para los pedidos antes de la elaboración de los mismos. Esta numeración puede ser alterada cuando el usuario lo desee. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración del pedido. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Entrega: Acepta hasta seis (8) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de entrega del pedido. Estatus: Este campo se refiere al estado en que se encuentra el pedido (Pendiente o Entregado); es decir, inicialmente se muestra PE, porque se trata de un pedido pendiente; cuando el pedido, posteriormente, es entregado en una nota de entrega o factura y el usuario lo consulta nuevamente, el estatus ahora será OK lo que significa que el pedido fue entregado. Cliente: Campo en el cual se debe incluir el código del cliente al cual se está elaborando el pedido. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el cliente al cual desea elaborar un pedido no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podrá seleccionar utilizando la opción Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el cliente, el Sistema coloca al lado del código, el nombre del mismo, el usuario podrá modificar, si lo desea, los campos referentes al nombre, dirección de entrega, teléfonos, etc. Vendedor: Campo para indicar el vendedor. Por omisión el Sistema presenta el vendedor que fue asignado al cliente en el momento de la apertura de la ficha del mismo, pero el usuario podrá cambiarlo si así lo desea. Comentarios: En este campo se deben indicar los comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca del pedido.

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Tarifa: Este campo es presentado por el Sistema ya que al momento de apertura de la ficha del cliente se asignó la tarifa que sería aplicada a dicho cliente. Este campo puede ser modificado por el usuario al momento de la elaboración del pedido. Luego de la inclusión del encabezado del pedido, seguiremos con el resto del documento.

2. Cuerpo del Pedido

Código: Campo para indicar al código del producto a incluir en el pedido. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que va a incluir en el pedido.

Dicha ventana presenta los campos: Código, Nombre del artículo, Unidad de medida y la existencia del mismo. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de los pedidos, facturas, etc. Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo del pedido, el nombre del producto, el usuario podrá modificarlo si lo desea o si tiene acceso a modificar la descripción de los productos. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en el pedido. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este dato es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo. Precio: Campo para indicar el precio de venta del producto. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes precios de venta que han sido declarados en la ficha del artículo. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que se otorgará en el renglón. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algún porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, éste será colocado automáticamente por el Sistema en este campo. El usuario podrá modificarlo si así lo desea. Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el precio de venta menos el porcentaje de descuento.

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Además de los productos que se pueden incluir en el cuerpo del pedido, el usuario puede incluir también los servicios declarados en la opción Varios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de función F8, seguidamente el Sistema presenta la ventana con los servicios declarados, de donde se puede seleccionar el que desee.

Cuando es seleccionado un producto o servicio de esta pantalla y llevado al documento en elaboración, el Sistema lo identifica con el símbolo “\” seguido del código del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio.

Es importante señalar que los pedidos no alteran la existencia del inventario, pero si alteran el campo Pedido clientes de la ficha del producto; es decir, se incrementa de acuerdo a la cantidad de mercancía requerida en los pedidos o disminuye al momento de la entrega de los mismos.

Para obtener la información referente a los pedidos, el Sistema brinda un reporte que lleva su nombre, donde de acuerdo a condiciones estipuladas en la ventana de emisión de informes, presenta por diferentes medios la data incluida en el archivo maestro. El orden de este informe viene dado, por omisión, la fecha de emisión del mismo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opción intervalo permite definir el rango de pedidos a presentar en el informe. La opción criterio, permite filtrar la información referente a los pedidos, donde, si desea, sólo emite los pedidos de un determinado cliente, con determinado vendedor, etc. El uso de esta opción puede ser manejada de acuerdo a las necesidades del usuario. También se permite indicar si desea o no salto de página por pedido.

NOTA DE ENTREGA

Esta opción permite la inclusión y edición de las notas de entrega en el Sistema, que a diferencia de los pedidos que no afectan la existencia del inventario, las notas de entrega sí lo hacen.

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Para conocer mejor el funcionamiento de dicha opción, presentamos seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada para la elaboración de una nota de entrega. Para proceder a la inclusión de una Nota de Entrega, se deben seguir los mismos pasos que para la elaboración de los Pedidos, a diferencia de algunos campos que se deben suministrar en la Nota de Entrega. De igual forma, como se realiza un Pedido, se debe proceder a la inclusión del encabezado de la Nota de Entrega, que a diferencia de los Pedidos, debe añadir los siguientes datos:

Transporte: Campo en el cual se debe incluir el código del transporte por medio del cual se va a realizar la entrega de la mercancía al cliente. Para presentar la ventana que contiene los diferentes tipos de transporte registrados en el Sistema, se debe incluir en este campo un código errado. A continuación se debe seleccionar el transporte que desee. Almacén: Si al momento de inicializar la empresa, se indica que ésta será multialmacén, cada vez que se realice un documento, se debe incluir el código del almacén de donde saldrá la mercancía o de donde serán descargados los artículos. Si al momento de inicializar la empresa se indicó que no era multialmacén y se registraron movimientos en ella y luego se quiere trabajar multialmacén, se debe modificar y seleccionar la empresa nuevamente para que esta opción se active. Luego de culminar con la inclusión del encabezado de la Nota de Entrega, se debe seguir con el cuerpo o detalle de la misma. Para realizar este proceso, se deben seguir los mismos pasos que se realizan en la elaboración de los pedidos.

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Cuando se están incluyendo ítems en el cuerpo de la nota de entrega, el usuario tiene a su disposición las teclas de función de la parte inferior de la ventana, con ellas podrá incluir pedidos dentro de la misma nota de entrega, además de servicios. Cuando es incluido un servicio en una Nota de Entrega, el Sistema diferencia dicho renglón colocando antes del código de éste el caracter “\”, lo cual indica que se trata de un servicio. Cuando se culmina con la elaboración de la nota de entrega, el Sistema verifica internamente, que el monto de la misma y el saldo del cliente no exceda su límite de crédito, si esto sucede, el Sistema presentará un mensaje de advertencia, indicando que el cliente sobrepasa el límite de crédito establecido en la ficha del mismo. Finalmente se debe proceder a la conformación de los datos. Al responder afirmativamente, el Sistema genera los movimientos correspondientes a la nota de entrega, de lo contrario, continua en la edición de la misma. Por otro lado si el usuario elige cancelar, el Sistema abandona la pantalla de edición notas de entrega y ahora presenta, en forma de consulta, el último registro incluido. Además de la inclusión, el Sistema permite, a través de las opciones presentadas en la parte inferior de la pantalla de notas de entrega, la modificación, eliminación de las mismas, así como presentarlas en forma de columnas o buscar una en particular.

El informe a través del cual se emite la información incluida en este maestro es Notas de Entrega. En este informe se dispone de la opción orden, el cual permite ordenar por fecha de emisión o número, las notas de entrega incluidas en el Sistema. Por omisión se presenta ordenado por fecha de emisión. La opción intervalo permite indicar el rango de fechas en las cuales existen notas de entrega, a presentar en el reporte. La opción criterio permite filtrar y presentar, sólo aquella información específica que el usuario desea, la cual puede ser, emitir las notas de entrega de un determinado cliente, de un determinado vendedor, indicar si se listan aquellas notas de entrega que se encuentran pendientes o no, o ambas; y si se detalla dicho reporte, además de indicar si desea salto de página por cada nota de entrega listada. Si el informe se presenta detallado, las notas de entrega presentadas en éste, muestran los diferentes ítems que la componen.

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Finalmente, se debe seleccionar la vía mediante la cual se obtendrá el informe (pantalla, impresora, disco o ventana), la cual se deja a criterio del usuario.

FACTURA/DEVOLUCION

Esta opción permite la inclusión y edición de facturas y/o devoluciones en el Sistema. Al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la información referente al documento a elaborar. A continuación se explica en detalle cada uno de los campos que el usuario debe suministrar para la inclusión de una Factura/Devolución.

Para la elaboración de una factura, lo haremos en tres etapas,

1. Encabezado de la Factura

En esta etapa el usuario debe indicar, al igual que en pedidos y notas de entrega, el encabezado del documento que consta de los siguientes campos:

Número: La información de este campo es suministrada por el Sistema al momento de la conformación de los datos de la factura. El número correlativo asignado empieza a partir del número que el usuario haya declarado en la opción Contadores del Menú Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o número inicial para las facturas antes de la elaboración de las mismas. Esta numeración no debe ser alterada.

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Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración de la factura. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Si el usuario desea elaborar una factura con fecha posterior a la presentada por el Sistema, éste hará la advertencia de que la fecha de elaboración es posterior a la fecha actual, de todas maneras se permite la inclusión del documento. Cliente: Campo para indicar el código del cliente al cual se está elaborando el documento. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente, de donde el usuario debe seleccionar el cliente al cual va a elaborar el documento. Si el cliente al cual desea elaborar la factura no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podrá seleccionar utilizando la opción Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el cliente, el Sistema coloca al lado del código, el nombre del cliente, donde el usuario podrá modificar los campos que desee, ya sea el nombre, dirección de entrega, teléfonos, etc. Vendedor: Campo para indicar el vendedor que realiza la venta. Por omisión es presentado el vendedor que fue asignado al cliente en el momento de la apertura de la ficha del mismo, pero el usuario podrá cambiarlo si así lo desea. Para realizar esto, debe colocar un código errado, seguidamente el Sistema presenta la ventana que contiene los vendedores, de donde el usuario podrá seleccionar el que desee. Contribuyente: Campo para indicar la identificación fiscal del cliente, es decir, si el mismo es 1 ó S=Contribuyente, el Sistema desglosa el impuesto la factura, o 2 ó N=No Contribuyente, de esta manera se carga el impuesto al precio de venta directamente, ó 0 si es exento. Transporte: Campo para indicar el código del transporte por medio del cual será enviada la mercancía al cliente. Por omisión es presentado el código del transporte que fue asignado al momento de la creación de la ficha del cliente. Dicho código podrá ser modificado por el usuario. Cuando es colocado en este campo un código erróneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de transporte que han sido registrados previamente, de donde el usuario deberá seleccionar el que desee. Almacén: Campo en el cual se debe indicar el código del almacén de donde será descontada la mercancía, o de donde saldrá la mercancía. Cuando es colocado en este campo un código erróneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes almacenes que han sido registrados previamente, de donde el usuario deberá seleccionar el que desee. Si al momento de la creación de la empresa no se indica que la misma será multialmacén, el Sistema obvia este campo al momento de la facturación y no permite la entrada en dicho campo.

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Tarifa: Este campo es presentado por el Sistema ya que al momento de apertura de la ficha del cliente se asignó la tarifa de precio que sería aplicada a dicho cliente. Este campo se refiere al tipo de precio que será aplicado al cliente. Este campo puede ser modificado por el usuario al momento de la elaboración de la factura. Comentarios: Campo para indicar comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca de la mercancía o de la factura.

2. Cuerpo de la Factura

En esta etapa, el usuario define el contenido de la factura a través de la inclusión de los artículos en la misma. A continuación los pasos y la descripción de los campos para llevar a cabo dicho proceso.

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del producto a incluir en el factura. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que desee.

Dicha ventana presenta los campos código, nombre y unidad de medida, presentando además la existencia del producto. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de las facturas, pedidos, notas de entrega, etc. Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la factura el nombre del producto, donde el usuario podrá modificarlo si lo desea, o si tiene acceso a ello. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. Por omisión es presentado el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en la factura. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este campo es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo. Precio: Campo en el cual se debe indicar el precio de venta del producto. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes precios de venta que han sido declarados en la ficha del artículo y a través de la opción otros precios.

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El usuario podrá desplazarse sobre los campos a través de las teclas �� y luego seleccionar el precio de venta presionando Enter. % Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se otorgará en el renglón. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algún porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, éste será colocado automáticamente por el Sistema en este campo. El usuario podrá modificarlo si así lo desea. Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el precio de venta menos el porcentaje de descuento.

Además de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la factura, el usuario puede incluir también los servicios o productos que no hallan sido declarados en el inventario, pero si en la opción servicios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de función F8, seguidamente el Sistema presenta una ventana con los diferentes servicios que la empresa vende, de donde se podrá seleccionar el que se vaya a incluir en el factura.


Además de la inclusión de servicios en el cuerpo de la factura, el usuario también puede incluir pedidos previamente elaborados; esto se realiza utilizando la tecla de función F9. En esta pantalla el usuario puede seleccionar el pedido que desee incluir en el cuerpo de la factura. Al igual que se incluyen pedidos en la factura, el usuario puede también incluir notas de entrega en la misma. El procedimiento para hacer esto, es a través de la tecla de función F10, al ser presionada, el Sistema presenta la ventana que contiene las notas de entrega pendientes del cliente, el usuario podrá entonces seleccionar de dicha ventana la nota de entrega que desee trasladar hacia la factura. También se pueden facturar, las cotizaciones que se hicieron para ese cliente, este procedimiento se hace con las teclas de función ALT F10, al ser presionadas el Sistema muestra una ventana donde aparecen las cotizaciones hechas a ese cliente, el usuario podrá seleccionar la que desee incluir en la factura. Cada vez que se incluyen productos en una nota de entrega y la existencia de estos no cubren los requerimientos, el Sistema lo advertirá a través de un mensaje, pero permite la inclusión del artículo, la existencia del mismo ahora será indicada en signo negativo.

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Es importante señalar que cuando se incluye un pedido o una nota de entrega en una factura, los renglones de éstos podrán ser modificados o eliminados, el Sistema hace dicha observación.

Cuando se finaliza de incluir los productos en el cuerpo de la factura y el usuario desea otorgar un monto o porcentaje de descuento a la factura, es necesario que coloque en el campo código (ítem) *D, estas siglas indican al Sistema que se trata de un descuento. Seguidamente el Sistema coloca en el campo descripción *DESCUENTO*, el usuario puede modificar dicho enunciado por el que considere conveniente. A continuación el cursor se ubica en el campo Dcto, donde el usuario debe indicar el porcentaje de descuento para la factura; de lo contrario, si desea indicar un monto en lugar de porcentaje, debe presionar Enter, como se puede observar el cursor ahora, se ubica en el campo Total, donde el usuario puede indicar el monto a ser descontado del bruto de la factura. Si en la ficha del cliente se ha indicado algún porcentaje de descuento, el Sistema evalúa esta situación al momento de terminar con la elaboración de la misma y lo presenta en un mensaje mostrando al usuario dicho porcentaje, si responde afirmativamente, el Sistema entonces, aplicará, además del descuento introducido en el cuerpo de la factura, el porcentaje de descuento indicado en la ficha del cliente; de lo contrario, el Sistema continúa hacia la ventana que contiene las formas de cancelación. En el cuerpo de la factura, se incluyó un campo “PESO”, ubicado en la parte inferior de la factura, en dicho campo el Sistema guarda el valor del peso en el momento de su venta, con esta información podemos tener un Histórico por Ventas. La información referente al PESO ya fue incluida en la ficha de Artículos de la gestión Almacén.

3. Cancelación de la Factura

Esta es la etapa final donde el usuario procede a la cancelación del documento elaborado, ya sea una factura o una devolución. A continuación los pasos y el detalle de la información que debe ser suministrada para proceder a la cancelación del mismo. Una vez que se ha terminado con la inclusión de los productos en el cuerpo de la factura, el usuario debe presionar la tecla Esc y seguidamente el Sistema presenta la ventana con las formas de pago.

Contado

Al seleccionar esta opción el Sistema presenta, la ventana con las diferentes formas de pago, de donde se debe seleccionar la que corresponda a la cancelación del documento.

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Efectivo: Cuando la forma de cancelación es en efectivo, el Sistema procede a la conformación de la misma.

Si la respuesta es afirmativa, el efectivo va a caja y el Sistema procede a generar los movimientos correspondientes al documento; de lo contrario continua en la edición de la factura. Por otra parte si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la edición de la factura y presenta ahora, en forma de consulta, el último documento incluido. Cheque: Cuando la forma de pago es en cheque, el usuario debe introducir el número del cheque, y el nombre del banco con el cual está realizando el pago.

De igual manera que la forma de pago anterior (efectivo), luego de introducir los datos correspondientes al pago, el Sistema pide la conformación de los datos.

Si la respuesta es afirmativa, el cheque va a caja y el Sistema genera los movimientos correspondientes.

Tarjeta: Cuando la forma de pago es en tarjeta de crédito, el usuario debe introducir el número de la tarjeta y el código de la misma. Dicha tarjeta deberá estar registrada en el Sistema.

Luego de suministrar los datos de la tarjeta de crédito, la tarjeta va a caja y son generados los movimientos correspondientes.

Depósito: Cuando la forma de pago del documento es a través de un depósito, el usuario debe introducir la siguiente información.

Código Banco: Campo para indicar el código de la cuenta bancaria en la cual va a ser hecho el depósito. Este banco debe estar registrado en el Sistema. Al dejar este espacio en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene las cuentas bancarias incluidas con anterioridad; si dicha pantalla no contiene registros, el usuario debe proceder a la respectiva inclusión y selección posterior de la misma. Número: Campo para indicar el número de depósito con el cual se está realizando el pago del documento. Concepto: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al concepto de pago del documento. El mismo podrá ser modificado por el usuario.

Luego de suministrar los datos del depósito, el depósito va bancos y son generados los movimientos correspondientes al pago del documento.

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Crédito Esta opción permite la cancelación de facturas a crédito. Al ser seleccionada presenta una ventana que contiene las diferentes opciones para la cancelación de esta forma.

Fecha de Vencimiento: Permite la cancelación de facturas a una determinada fecha de vencimiento, incluida en Tipos de Crédito 30, 60 ó 90 días, o cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita al lado de la misma, la fecha de vencimiento de la factura. Dicho campo acepta hasta seis (6) posiciones de tipo fecha.

Giros: Permite la cancelación de facturas a través de giros, los cuales son elaborados a criterio del usuario. Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita el abono o pago inicial de la factura. Seguidamente es solicitada la forma de pago de dicho abono; es decir, si éste es en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o depósito. A continuación es presentada la ventana con los diferentes intereses que pueden ser aplicados a los giros, de esta ventana el usuario deberá seleccionar una de las opciones.

Interés Compuesto: Este tipo de interés es aplicado cuando el plazo de la deuda a financiar es igual o mayor a un año. Este interés es aplicado de acuerdo a la consideración de la empresa. Una vez que es seleccionada esta opción, el Sistema presenta la pantalla donde el usuario debe incluir los datos correspondientes para la elaboración de los giros por parte del Sistema.

A financiar: Campo que presenta el monto neto a financiar luego del abono o pago inicial. Este campo es presentado por el Sistema. Años: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de años por la cual se va financiar la deuda. Cuotas por año: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de cuotas que van a ser canceladas al año. % Interés anual: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a la tasa de interés anual que será aplicada a la deuda.

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Intereses: Este campo muestra el monto neto de los intereses que serán aplicados a la deuda. Total: Este campo muestra el monto neto total de la deuda del cliente, luego de introducir los datos anteriores.

Luego de ser suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponible la opción Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al presionar la tecla Esc, el Sistema abandona la ventana que contiene los giros y regresa a la factura, en ese momento solicita la conformación de los datos y son generados los movimientos en Cuentas por Cobrar. Interés Simple: Este tipo de interés es aplicado al monto a financiar, es decir, el monto neto de la factura menos el abono o pago inicial de la misma. Dicho interés queda a la consideración de la empresa. Luego de indicar el número de giros y el porcentaje de interés, el Sistema se encarga de la elaboración y presentación en pantalla de los giros. Los datos que deben ser suministrados por el usuario son los siguientes:

Total a convertir: Este campo presenta el monto restante de la factura que queda pendiente de pago, luego del abono y que seguidamente va a ser convertido en giros. Período de días entre cada giro: Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numérico para indicar, como su nombre lo indica, el período de días entre cada giro. Número de giros a emitir: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere al número de giros a elaborar. % de interés: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico y se refiere al porcentaje de interés que será cargado al monto a financiar. Interés: Este campo presenta el monto global del interés que será aplicado al monto a pagar.

Luego de suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponibles las opciones Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros;

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Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al igual que la opción anterior, al presionar Esc, el Sistema abandona esta ventana y regresa a la factura para solicitar la conformación de los datos incluidos y generar los movimientos en caja.

Al finalizar la cancelación de la factura y conformar los datos suministrados, el Sistema procede ahora, a la impresión de la factura, donde el usuario debe indicar el medio por el cual será realizado este paso; es decir, pantalla, impresora, ventana, etc.

El informe a través del cual se puede obtener la información introducida en el archivo maestro es Facturas. Este informe viene ordenado por omisión, por la fecha de emisión. El mismo puede ser cambiado a criterio del usuario. La opción intervalo, permite indicar el rango de facturas a ser presentadas en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8, para presentar la ventana que contiene las diferentes facturas elaboradas previamente y seleccionar el rango de la mismas. La opción criterio, permite filtrar la información específica que se desea presentar en el informe, ya sea mostrar solamente las facturas de determinado cliente, vendedor, presentar solamente las facturas a crédito o contado y elegir entre un resumen y detalle de la información a presentar.

DEVOLUCION

Esta opción permite al usuario elaborar las devoluciones en el Sistema y generar la respectiva nota de crédito.

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Al realizar una devolución, el Sistema hace el respectivo reverso y generación de los movimientos involucrados en dicho proceso. Los pasos a seguir para la elaboración de una devolución son los siguientes:

♦ Presione la combinación de teclas que se presenta en la parte inferior de la ventana titulada

Facturas (<Alt> F8=Devolución).

Seguidamente es presentada la ventana titulada Devoluciones CLIENTES, donde son mostrados los nombres de los clientes, el código y el saldo de los mismos en caso de tener facturas a crédito, de lo contrario, el saldo presentado será 0.00.

♦ De esta ventana el usuario deberá seleccionar el cliente al cual va a realizar la devolución.

Para desplazarse sobre los registros, el usuario puede utilizar las teclas �� y seleccionarlo después presionando Enter.

♦ Seguidamente es presentada la ventana que contiene las facturas correspondientes al

clientes antes seleccionado; en esta pantalla el usuario deberá seleccionar la factura en la cual se encuentran los productos que serán objeto de devolución.

♦ Seleccione de la próxima pantalla, el (los) producto (s) que será (n) incluido (s) en la

devolución. Al terminar de seleccionar los ítems, presione la tecla de función F10=HACER DEVOLUCION.

♦ En la siguiente pantalla, el usuario podrá modificar o eliminar los ítems que desee.

Finalmente presione la tecla Esc y conforme la cancelación de la devolución.

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♦ Introduzca los datos referentes a la nota de crédito que será generada por la devolución, en la siguiente pantalla.

♦ Finalmente el Sistema solicita la conformación de los datos referentes a la devolución.

Si la respuesta es afirmativa, el Sistema genera los movimientos respectivos a la devolución; de lo contrario, abandona esta ventana y regresa al encabezado de dicho documento. Si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la pantalla de devoluciones.

PUNTO DE VENTA

Esta opción permite el acceso al módulo de venta rápida del Sistema, el cual se ha denominado Punto de Venta (T.P.V.). El módulo es desarrollado con la finalidad de proporcionar una facturación rápida para aquellas empresas o establecimientos que venden gran volumen de mercancía. Este módulo permite además de la facturación de productos al contado; la venta a crédito, moneda extranjera o combinada; esta última, se refiere al pago de la mercancía en efectivo, cheque, tarjeta de crédito y moneda extranjera a la vez en una misma ventana. Dicho módulo también cuenta con arqueos de caja, los cuales pueden ser realizados en el momento en que el Gerente del Sistema lo desee. Este módulo está documentado en un manual que viene con el Sistema.

COBRO/ABONO/CANCELACION

Esta opción permite la inclusión y edición de documentos relacionados con los cobros, abonos y cancelaciones que el usuario debe hacer a los clientes de la empresa. Cuando es seleccionada esta opción, se presentada una ventana donde el usuario podrá entonces, realizar las transacciones de cobranza. Seguidamente se explica en detalle los campos que, de acuerdo al documento que se desea elaborar, el usuario debe introducir.

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Nota: Un documento proveniente de facturación no puede ser modificado desde esta pantalla, pero sí puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interacción lo advertirá y solicita conformar la eliminación. Se puede observar cómo en la parte inferior de esta ventana, se presentan diferentes teclas de función que el usuario podrá utilizar cuando lo desee, las mismas se describen a continuación:

F8= Catálogo: Presenta la ventana que contiene los clientes que han sido registrados en el Sistema.

F9= Deuda: Presenta una ventana que contiene los documentos no cancelados del cliente que se tiene en pantalla.

Al lado de esta pantalla se presenta una pequeña ventana donde el usuario a medida que selecciona documentos pendientes del cliente, en dicha ventana se hace el cálculo del número y monto de los mismos.

F10= Histórico: Presenta una pantalla con el histórico de los clientes de la empresa; es decir muestra el nombre, código y saldo de los mismo.

En esta ventana el usuario puede seleccionar cualquiera de ellos y seguidamente es presentada otra ventana que contiene las facturas (contado o crédito) de dicho cliente. Se puede observar en esta ventana las facturas del cliente, éstas son mostradas de acuerdo a la forma de cancelación de las mismas. Además de presentar las facturas del cliente, el usuario puede también consultar el contenido de cada una; para esto, el usuario sólo debe seleccionar una factura de las presentadas en esta ventana,

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seguidamente se muestra una pantalla con los renglones de dicha factura. Los ítems presentados sólo pueden ser consultados por el usuario, el Sistema no permite la modificación de los mismos. De esta manera el usuario tiene a través de la tecla de función F10, un verdadero archivo histórico de los clientes. Para proceder a la elaboración de los documentos en la pantalla de cobros/abonos/ cancelaciones, el usuario deberá seleccionar la opción Incluir que se presenta en la parte inferior de la ventana, luego debe introducir la información que a continuación se detalla. La pantalla de cobros/abonos/cancelaciones, está dividida en dos parte; la primera, se refiere a los datos del cliente y, la segunda, a los datos de los documentos. A saber:

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del cliente. Este debe estar registrado en el Sistema; de no ser así, es presentada la ventana que contiene los clientes donde el usuario puede incluirlo y posteriormente seleccionarlo haciendo uso de las opciones disponibles en la parte inferior de la ventana. Nombre: Este campo se refiere al nombre del cliente, el cual es mostrado por el Sistema al momento de la selección del mismo de la base de datos. Saldo actual: Presenta el monto de la deuda que el cliente tiene con la empresa. Si este no tiene documentos pendientes de cancelación, este campo será 0.00 Fecha último pago: Presenta la fecha de la última cancelación hecha por el cliente.

Seguidamente es presentada una ventana que contiene los diferentes tipos de documentos que pueden ser elaborados en esta pantalla.

Cancelación: Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema muestra una ventana que contiene los documentos pendientes de cancelación que tiene el cliente. En la misma el usuario podrá seleccionar el (los) documento (s) que va a cancelar, a continuación se debe presionar Esc.

En este momento el Sistema traslada el (los) documento (s) a la segunda parte de la pantalla de cobros/abonos/cancelaciones, donde el usuario deberá entonces, suministrar la siguiente información.

Tipo de Documento: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar.

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Número: Presenta el número del documento que se va a cancelar; cuando se trata de varios documentos, el Sistema llena este campo con la palabra VARIOS. Origen: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al origen del documento, en este caso el origen es CxC; cuando se trata de una factura pendiente de cobro, el origen sería FAC. Fecha de Emisión: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de emisión del documento en elaboración. Por omisión el Sistema presenta la fecha del Sistema. Comprobante: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato libre y se refiere al número del comprobante que sustenta la transacción. Por omisión el Sistema presenta el número correlativo que fue asignado en la opción Contadores del Menú Otros. Dicho campo puede ser modificado por el usuario. Referencia: Acepta hasta diez (10) posiciones de formato libre y se refiere a un número de referencia que el usuario desee colocar para la transacción.. Referencia Contable: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable que sería afectada producto de la operación realizada. Esto sucede cuando se han definido las reglas de integración en el Sistema. Concepto: Acepta hasta treinta (30) posiciones de formato libre y se refiere al concepto de la transacción. El Sistema por omisión llena este campo de acuerdo al documento que se está elaborando. El usuario podrá modificarlo si así lo desea. Importe: Acepta hasta once (11) posiciones de formato numérico, de ellas nueve (9) enteros y dos (2) decimales, y se refiere al monto de la transacción. El Sistema por omisión, coloca en este campo el monto neto del documento. El usuario podrá modificarlo a su criterio.

Luego de suministrados los datos de la transacción, el Sistema presenta la pantalla que contiene las diferentes formas de pago; el usuario debe seleccionar una de ellas para proceder a la cancelación del documento. Después de indicar la forma de pago, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe indicar la forma cómo desea imprimir el documento generado por la transacción.

Recibo de Cobro: Realiza la impresión del documento en formato de recibo.

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Factura: Realiza la impresión del documento en formato de factura. Imprimiendo primero el documento cancelado, es decir, el documento que da origen a la deuda, y posteriormente, el documento generado por la cancelación. Como se muestra a continuación.

a. Documento que da origen a la deuda

b. Documento generado por la transacción

Giro: Realiza la impresión del documento en formato de giro. Imprimiendo primero, el documento cancelado; es decir, el documento que da origen a la deuda, y posteriormente, el documento generado por la cancelación. Como se muestra a continuación.

a. Documento que da origen a la deuda b. Documento generado por la transacción

Abono: Permite hacer abonos a los documentos que el cliente tiene pendientes de cobro. Para introducir dicho abonos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación.

Anticipos a Clientes/Proveedores La figura del anticipo o adelanto es que un cliente/proveedor te da o tu das un dinero sobre una mercancía que se le facturarán o que te facturarán en algún momento, cuando se cruzan estas cuentas el cliente paga o tu pagas al proveedor la diferencia, cuando el monto del anticipo es menor al monto de la factura; el sistema permite cruzar N/C y ABONOS, contra factura, pero si el saldo no cuadra en cero no te lo permite, es por ello que se debe seguir el siguiente procedimiento: Como incluir los anticipos en C x C / C x P Entrar a Cobro/Abonos/Cancelaciones, o a Pago/Abonos/Cancelaciones, Ubicar al Cliente/Proveedor Seleccionar incluir un ABONO Al abrir la pantalla de documentos, no seleccionar ninguno, presionar la tecla Esc, En número colocar Anticipo ( puede crear en F4 la abreviatura ATC), En referencia colocar el Anticipo + un número Ejemplo ANTICIPO01,02,...) En concepto colocar Anticipo + un número, y colocar el importe.

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Como cruzar un anticipo contra una factura: Ubicar al cliente/proveedor Seleccionar incluir un ABONO sobre una factura, por la diferencia entre el total y el anticipo ese monto será cancelado con cheque, efectivo, tarjeta o depósito. Para cruzar se debe seleccionar el anticipo y la factura. En número colocar Cruce.Cta ( puede crear en F4 la abreviatura CCT), En referencia colocar Cruce.Cta. En concepto colocar Cruce.Cta/Factura XXXXX Con Anticipo. En la forma de pago el sistema automáticamente colocará OTRA. EJEMPLO: ANTICIPO 01 150.000,00 FACTURA 960516 200.000,00 SALDO 50.000,00 * * - INCLUIR EL ABONO POR ESTE MONTO PARA QUE EL SALDO SEA IGUAL A 0 -

Nota de Crédito: Permite elaborar notas de crédito a la deuda del cliente que no impliquen devolución de mercancía. Para introducir dichas notas, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación.

Las opciones Factura, Giro y Nota de débito permiten llevar un control de cobranzas que no sea generado por facturación. Ej.: Empresas que trabajan la facturación separadamente del Sistema y luego traen los montos de las facturas directamente a cuentas por cobrar sin registrar el detalle de las mismas o para realizar una apertura en Cuentas por Cobrar

Para la inclusión de estos documentos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en las transacciones anteriores.

Además de inclusión de documentos, el usuario tiene a su disposición una serie de opciones que se presentan en la parte inferior de la pantalla, con las cuales el usuario podrá eliminar y modificar registros, presentar el archivo en forma de columnas y buscar documentos específicos. Los reportes relacionados con este archivo maestro son los siguientes:

Movimientos

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Presenta un informe de los movimientos realizados en Cuentas por Cobrar. Dichos movimientos se refieren a las facturas, notas de débito, notas de crédito, etc. incluidas en este archivo maestro (Cobro/Abonos/Cancelaciones) Este informe puede ser emitido de dos formas, a saber: Resumen y Detalle. Por omisión, es ordenado por la fecha de emisión del documento. El usuario podrá ordenarlo de acuerdo a sus necesidades. La opción intervalo permite seleccionar el rango de documentos a presentar en el informe. De acuerdo al orden del reporte, el intervalo varía entre el rango de fechas, rango de números de documentos, código de clientes, etc. A través la opción criterio, el usuario podrá presentar, si lo desea, sólo aquella información que necesite, por ejemplo: Se pueden listar solamente todos aquellos documentos con el tipo FC y que tengan fecha de emisión 01/01/96. También listar los documentos que tengan una determinada referencia contable. De esta manera, el usuario puede utilizar esta opción según sus necesidades y requerimientos o auditar datos incluidos en Cuentas por Cobrar. Finalmente, sólo queda elegir la vía por la cual será emitido el reporte, esta puede ser: Impresora, Ventana, Pantalla y Archivo. Cuando el informe es emitido hacia un archivo, éste puede ser leído posteriormente con cualquier editor de texto.

Análisis de Vencimiento Este reporte muestra, según rango de fechas, los documentos vencidos y por vencer de las cuentas por cobrar. Este informe está ordenado, por omisión, por el código del cliente. Este puede ser ordenado de acuerdo al criterio del usuario. La opción criterio permite presentar un resumen, detalle o sumario de la información, además de permitir indicar la zona y/o el grupo de clientes a los cuales se desea mostrar en el reporte.

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Resumen: presenta las cuentas por cobrar de cada cliente de forma resumida sin el detalle de los documentos. Detalle: presenta las cuentas por cobrar de cada cliente detallando los documentos de éste. Sumario: presenta las cuentas por cobrar de todos los clientes totalizada.

Edo. de Cuenta Este informe permite presentar la deuda del cliente con el detalle de toda las cuentas: facturas, cancelaciones, abonos, notas de crédito y notas de débito. El orden se deja a criterio del usuario, el Sistema por omisión, lo ordena por código del cliente. Presenta un suborden por fecha (orden cronológico de transacciones o por número de documento). El criterio permite indicar la fecha desde y hasta, documentos desde hasta, cuentas sin movimientos S/N, salto de página por cuenta S/N, tipo de documento (FC, NC, ND, AB, CA), referencia, concepto e importe mayor o igual que y menor o igual que. Histórico Este reporte presenta los documentos cancelados luego de ejecutar el proceso Histórico, para dejar en el estado de cuenta sólo lo que está pendiente por cobrar. El orden de este informe se deja a criterio del usuario, el mismo puede ser ordenado de la misma manera como se hace en el informe Edo. de Cuenta. De igual forma, se puede indicar el criterio como se hace en el mencionado informe.

Ganancias Brutas Presenta un informe con la venta y ganancia del mes anterior y del mes actual. El orden del informe se deja a criterio del usuario, por omisión se presenta ordenado por código del artículo. La opción intervalo, permite indicar el rango de artículos a presentar en el informe -si este es el orden- Se dispone de la tecla de función F8 (catálogo) para realizar la selección de clientes a incluir en el reporte.

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La opción criterio permite indicar la fecha a la cual se van evaluar las ganancias brutas.

Saldos por Fecha Presenta un informe con los saldos de las cuentas por cobrar. Puede ser emitido por cliente o por grupo de clientes. Cuando se elige por cliente, tiene dos tipos de orden: código y nombre La opción intervalo permite seleccionar el rango de clientes a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para hacer dicha selección. A través de la opción criterio, el usuario podrá filtrar la información específica que desea presentar en el informe. Tal como presentar solamente los saldos por fecha de un determinado grupo de clientes, presentar sólo aquellos clientes que tengan un determinado límite de crédito, que pertenezcan a determinada zona o que tengan un determinado saldo.

Resumen de Ventas Presenta un reporte por artículo la cantidad vendida y el total en Bs. Este informe presenta un sólo orden, el cual es por ítem. La opción intervalo permite realizar la selección de los artículo a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para dicha selección. La opción criterio permite hacer un filtro por fecha de emisión/vendedor o cliente de la información a presentar, es decir, si desea presentar información a una determinada fecha, un vendedor específico o presentar los artículos que fueron vendidos a determinado cliente. Otros Informes Presenta una ventana con otros informes que por omisión presenta el Sistema. En esta ventana serán incluidos los reportes que el usuario realice a través de la gestión Generador de Informes

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PROCESOS Este menú presenta las opciones que se encargan del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema. Dichas opciones cumplen funciones específicas tales como eliminar físicamente registros de las bases de datos, reprocesar la información, conversión de créditos en giros, etc. Las opciones de las cuales se compone dicho menú son las siguientes:

CONVERSION

Esta opción permite convertir en giros la deuda que los clientes tienen con la empresa; es decir, convierte en giros los documentos que el cliente tiene pendientes de pago. Dicho proceso debe realizarse siguiendo los pasos que a continuación se detallan.

a. Introduzca el código del cliente al cual le va a convertir giros los documentos pendientes. Al dejar este campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los clientes registrados en el Sistema, donde el usuario debe seleccionar el que desee. b. Seleccione los documentos que serán convertidos en giros, presionando Enter sobre cada uno de ellos, seguidamente presione Esc. c. Indique el tipo de interés que será aplicado al monto a financiar. d. Introduzca la información referente al tipo de interés seleccionado.

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Seguidamente, el Sistema automáticamente elabora los giros y los presenta en una ventana donde el usuario podrá realizar las modificaciones que desee.

e. Finalmente se deberá conformar los datos anteriormente introducidos para que sean generados los movimientos en Cuentas por Cobrar.

HISTORICO

Este proceso se encarga de copiar los documentos de cuentas por cobrar cancelados en un archivo histórico. Los mismos también pueden ser reversados cuando el usuario lo considere necesario.

Las modalidades de este proceso son: Copiar movimientos ya cancelados y reversar movimientos. Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados, el Sistema presenta una ventana, donde el usuario indicará la fecha hasta donde quiere el histórico, seguidamente se abrirá otra ventana donde el usuario deberá seleccionar el pase a histórico, es decir, seleccionar manualmente las cuentas de los clientes que serán llevadas al histórico o indicar al Sistema que se trata de todas las cuentas. Si selecciona Reversar Movimientos, el Sistema presenta una ventana donde el usuario debe indicar si desea Selección Manual de cuentas o que se trata de Todas las cuentas. Seguidamente el Sistema se encarga de realizar el proceso indicado.

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MANTENIMIENTO

Este proceso se encarga de corregir cualquier anormalidad en el funcionamiento del Sistema. Dicho proceso realiza operaciones de recuperación y limpieza de las bases de datos de la gestión de Ventas y Cartera.

A continuación las opciones de las cuales se compone dicho proceso:

Compactar e Indexar Archivos: Este proceso se encarga de eliminar físicamente los registros de las bases de datos y generar a su vez, los archivos índices. Se recomienda la ejecución de este proceso cuando se presentan anormalidades en los datos del Sistema o cuando se presente una falla eléctrica o caída de tensión y esto signifique pérdida de información y por consiguiente la corrupción de los archivos índices. También es recomendable ejecutar esta acción cuando el volumen de eliminación de registros en el Sistema sea muy frecuente. Esto permite la recuperación de espacio físico en el disco duro de su computadora. Reprocesar: Este proceso debe ser utilizado cuando observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, motivado por algún problema similar a los mencionados en el proceso anterior. El proceso de reconstrucción se inicia desde el primero al último movimiento del ejercicio. Dependiendo del volumen de datos almacenados y de la velocidad del procesador que posea su computadora, estos procesos requerirán de cierto lapso de tiempo en su ejecución.

Cuando es seleccionado cualquiera de los procesos de mantenimiento, el Sistema solicita la conformación para la ejecución de los mismo.

PROCESAR P/V

Este proceso se encarga de procesar la información generada en la opción Punto de Venta y hacer los respectivos movimientos en el almacén, es decir, dicho proceso se encarga de descontar la mercancía facturada en el punto de venta, de las existencias del almacén.

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Este proceso se utiliza cuando el usuario no coloca el punto de venta en línea con el almacén. Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema presenta el rango de fechas del último proceso realizado y seguidamente solicita los datos del período a procesar. Posteriormente se debe aceptar (presionando Enter) la información suministrada para que el Sistema ejecute dicho proceso.

FACTURAR NOTAS/ENTREGA

Este proceso permite la facturar las notas de entrega pendientes de los clientes, las mismas pueden ser facturadas separadamente o agrupándolas en una sola factura.

Los pasos a seguir para la ejecución de este proceso son los siguientes: a. Elija una de las opciones que se presentan en este proceso.

Selección manual de cuentas: Permite que el usuario seleccione las cuentas a las cuales se aplicará dicho proceso. Todas las cuentas: Indica al Sistema que se trata de todas las cuentas de los clientes a las cuales se les aplicará este proceso.

b. Seleccione la cuenta del cliente de la siguiente ventana y presione Esc.

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c. Introduzca el rango de fechas para la aplicación del proceso.

d. Indique el modo de facturación de las notas de entrega. Si el usuario responde afirmativamente, el Sistema agrupa todas las notas de entrega pendientes de la cuenta, y las incluye en una factura; la misma tendrá asignada el número siguiente a la última factura hecha en la opción Factura/Devolución. De lo contrario, el Sistema elabora una factura por cada una de las nota de entrega que tenga pendiente el cliente.

CAMBIO DE ESTATUS

Este proceso permite cambiar el estatus del clientes; es decir, en base a las cancelaciones realizadas por el mismo, el Sistema evalúa esta situación y de acuerdo a ella, es asignado el estatus correspondiente. El Sistema presenta por omisión los estatus A para Activo, B para 30 días de mora o retrasado, C para 60 días y D para 90. Estos estatus puede ser cambiados de acuerdo al criterio del usuario.

Por ejemplo, M1 (30 días), M2 (60 días), SP (suspendido) Para ejecutar este proceso el usuario deberá seguir los siguientes pasos: a. Indique el modo de selección de las cuentas. b. Si la selección es manual, indique en la pantalla de clientes, las cuentas a las cuales va a cambiar el estatus, seguidamente presione Esc.

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El Sistema se encarga automáticamente de evaluar las cancelaciones del cliente y procede al cambio de estatus. Cuando es seleccionada la opción todas las cuentas, el Sistema se encarga de evaluar dichas cuentas y asignar el correspondiente estatus. De lo contrario si es seleccionada la opción condiciones, el Sistema presenta la ventana donde el usuario deberá indicar los tipos de estatus de acuerdo a su criterio y aplicar estas condiciones a los tipos de selección anterior. Para observar el estatus en que se encuentra cada cliente, utilice el reporte clientes y ordénelo por estatus, y así podrá evaluar el estado de la cobranza.

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OTROS Este submenú se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio económico, definición de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definición de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencionó, son presentadas en todos los módulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma función en una gestión u otra. Las opciones a las cuales no se haga mención en este tema, significa que obedecen a los mismos procesos que se realizan en la gestión de Contabilidad, por ende, debe referirse a dicha gestión para obtener la información referente a estas opciones. Parámetros

Este nuevo parámetro tiene la función de poder editar los títulos de Nota de Entrega y Requisiciones en todas las opciones donde aparecen estos procesos.

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CONTADORES Esta opción permite definir la numeración para los documentos que se elaboren en la gestión de ventas, los cuales son: Pedidos, Notas de Entrega, Facturas, Punto de Venta, Notas de Crédito, comprobantes de crédito (para notas de crédito hechas desde cobro/abonos/cancelación), notas de débito y Comprobantes Cancelación/Abonos.

Cuando es indicado el contador para cada uno de los documentos antes mencionados, el Sistema presenta el correlativo correspondiente, cuando se ingresa a la ventana donde se va a elaborar el documentos. Por ejemplo, si se indica en el contador el número 0000015 para las Facturas, cuando se ingresa a la ventana de facturación, el Sistema presenta por omisión el correlativo a dicho número, es decir, 0000016, que corresponde al siguiente número de factura. Así sucesivamente ocurre con los demás documentos a los cuales se puede indicar el contador.

CATALOGO/INFORMES

Esta opción permite indicar el nombre del catálogo que contiene los reportes definidos por el usuario a través del Generador de Informes para esta gestión.

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Si se han definido reportes a través del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catálogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequeña ventana luego de seleccionar la opción Otros Informes en cualquiera de las gestiones. En esta gestión se debe indicar el catálogo para los pedidos, notas de entrega, facturas, punto de venta, cobros, abonos y cancelaciones; además de indicar el catálogo para los informes de dicha gestión. Nota: Si el nombre del catálogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opción Otros Informes de la gestión a la cual se asignó un catálogo de informes.

PARAMETROS Esta opción permite indicar los diferentes parámetros por medio de los cuales serán elaborados e impresos los documentos en la gestión de Ventas y Cartera. Dichos parámetros pueden ser aplicados a los Pedidos, Notas de Entrega y Facturas y consisten en indicar S o N a las diferentes opciones que se presentan luego de seleccionar cualquiera de los documentos que aluden a la gestión de Ventas. Los parámetros indican al Sistema si el usuario puede o no ejecutar una acción o un proceso relacionado con los documentos antes mencionados. En estos parámetros podrá indicar si el usuario puede o no modificar un pedido, por ejemplo, editar precio de venta, realizar una pausa de impresión, facturar sin existencia, descargar automáticamente del almacén, indicar el programa que debe ser ejecutado para abrir la caja, etc. En Parámetros de Pedidos:

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En Parámetros Nota de Entrega:

En Parámetros de Factura:

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COMPRAS Y PAGOS ARCHIVOS

GRUPOS DE PROVEEDORES

Esta opción permite introducir o editar grupos a los cuales se asignarán los diferentes proveedores de la Empresa. Esto permite que el usuario pueda agrupar sus proveedores según el criterio que considere más conveniente, razón social, tipo, etc. obteniendo posteriormente, si lo desea, informes clasificados en base a ese criterio.

Si el usuario no desea hacer discriminación alguna respecto a los proveedores, deberá entonces incluir por lo menos un grupo genérico ya esta información deberá ser suministrada al momento de la creación de la ficha del proveedor. Al seleccionar esta opción se presenta la ventana de edición titulada Grupos de Proveedores, donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: Campo en el cual se debe indicar el código que identificará el grupo de proveedores. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre o descripción del grupo de proveedores.

Además de la inclusión de registros, el Sistema permite en esta pantalla modificar, presentar la base de datos en forma de columnas, buscar y seleccionar registros. Una vez que es suministrada la información de los grupos, el usuario ahora podrá proceder a la inclusión de los proveedores, tema que se explica a continuación. La información incluida en este archivo maestro, puede ser emitida a través del informe Grupos de Proveedores.

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En este reporte, el usuario podrá seleccionar el rango de grupos a presentar en el informe a través de la opción intervalo, donde además podrá hacer uso de la tecla de función F8 para indicar desde qué hasta cuál grupo se desea presentar en el reporte. El orden de este reporte, viene dado por omisión, por el código del grupo. Cuando es emitido el informe, se presenta el código y el nombre o descripción del grupo de proveedores.

PROVEEDORES

Opción en la cual se introduce la información individual de cada uno de los proveedores de la empresa. La información referente a los proveedores debe ser lo más exacta posible, ya que posteriormente dichos datos son solicitados por el Sistema. Se dice, los más exacta posible, debido a que muchos usuarios solamente introducen los datos que para ellos son más importantes, pero realmente todos los campos de la ficha son importantes.

Se hace esta recomendación para que posteriormente no tenga la necesidad de regresar a la ficha del proveedor e incluir información que no suministró en su debido momento. Al seleccionar esta opción, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar los siguientes datos:

Código: Campo para introducir el código que identificará el proveedor.

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Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre del proveedor. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para la inclusión del mismo. Grupo: Campo para indicar el grupo al cual estará asociado dicho proveedor. Existen dos maneras de introducir o suministrar este dato; la primera es, introducir directamente el código del grupo y automáticamente el Sistema presenta al lado de éste el nombre y; segundo, dejar el campo en blanco y presionar Enter, seguidamente el Sistema presenta la ventana que contiene los grupos que han sido incluidos previamente, de donde el usuario puede seleccionar el grupo al cual va a asignar al proveedor. R.I.F./Cédula: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre, donde el usuario podrá indicar el número de cédula del proveedor o el número del Registro de Identificación Fiscal. N.I.T.: Se refiere al Número de Identificación Tributaria. Dirección: Se dispone en este campo de cuatro (4) renglones de veinticinco (25) posiciones de formato libre cada uno para la inclusión de la dirección o ubicación del proveedor. Teléfonos: Acepta hasta dos (2) renglones de quince (15) posiciones de formato libre cada uno, para la inclusión de los números telefónicos del proveedor. Fax: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre para la inclusión del número del fax del proveedor. Estatus: Campo para registrar el estatus en el cual se encuentra el proveedor, es decir si el mismo se encuentra activo o no. Límite de Crédito: Campo en el cual se debe introducir el monto máximo de crédito que este proveedor otorga a la empresa. Este campo se puede dejar en blanco si la empresa no tiene un sistema de límites de crédito para sus proveedor. Descuento: En este campo se debe registrar -si el usuario lo desea- un porcentaje de descuento fijo que el proveedor otorga a la empresa. De aquí en adelante cuando se realice una compra a dicho proveedor, el Sistema automáticamente hará el descuento que se haya registrado en este campo. Dicho descuento, podrá ser modificado por el usuario al momento de realizar la transacción con el proveedor. Régimen I.V.A.: Campo en el cual se debe indicar 0=Exento, 1 Nacional y 2 Importación. Este campo es de entrada obligatoria.

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Tipo de Crédito: Campo para indicar el tipo de crédito que el proveedor otorga a la empresa; es decir, el tipo de crédito que tendrá la empresa para la cancelación de sus documentos. La fecha de vencimiento se calculará en base al tipo de crédito. Ejemplo: crédito 30 días fecha de emisión 01/01/95 fecha de vencimiento (automática) 01/02/95 Al momento de introducir en este campo un código no existente, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de créditos de donde el usuario deberá seleccionar el tipo de crédito que desea asignar al proveedor. Bco. Domicil: En este campo el usuario deberá indicar el código del banco de la empresa, por medio del cual se realizan los pagos al proveedor, regularmente. Al incluir en este campo un código errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes bancos registrados en el Sistema, de donde el usuario debe seleccionar el banco que desee para asignarlo al proveedor. Este campo es solamente de uso referencial. Cta. Domicil: Este campo es presentado automáticamente por el Sistema al momento de incluir el código del banco en el campo anterior. Contacto: Campo para incluir el nombre de la persona de contacto que se tiene donde el proveedor. Zona: Campo en el cual se debe indicar el código de la zona donde está ubicado el proveedor o el lugar de envío de la mercancía. Al introducir en este campo un código errado, el Sistema presenta la ventana que contiene las diferentes zonas que han sido incluidas previamente. Cuenta Contable: Campo en el cual se debe indicar, si se desea, el código de la cuenta contable que estará asociada al proveedor, la cual es afectada cada vez que se realice una transacción con el proveedor, a través de las Reglas de Integración Contable. Nota: Los movimientos generados con el proveedor, solamente afectan las cuentas contables automáticamente cuando se definen las reglas de integración. Saldo Actual: La información de este campo es presentada automáticamente por el Sistema y la misma se refiere a la deuda que se tiene con el proveedor. Dicha información se presenta a

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manera de consulta para que el usuario esté enterado del saldo de la empresa con el proveedor a la fecha de la revisión de la ficha. Este campo en ningún momento podrá ser alterado por el usuario a menos que se realice una transacción con dicho proveedor. Observaciones: Campo para incluir observaciones adicionales del proveedor, también puede utilizarse para incluir números de teléfonos, personas de contacto, etc.

Por medio del informe Proveedores, el usuario podrá obtener el resultado de la información incluida en este archivo maestro. En dicho reporte, se dispone de diferentes órdenes para la emisión del mismo; dicho orden se deja a criterio del usuario, por omisión, el Sistema presenta el código del proveedor. A través de la opción intervalo, se puede indicar el rango de proveedores que serán presentados en el informe. Para presentar el catálogo de proveedores, el usuario tiene a su disposición la tecla de función F8; a través de ésta, se puede indicar desde qué hasta cuál proveedor se desea presentar en el reporte. A través de la opción criterio, se podrá emitir un reporte resumido o detallado de los proveedores, dependiendo de la necesidad del usuario. Cuando se emite un reporte resumido de los proveedores, solamente se presenta el código, nombre, grupo, zona y teléfono; de forma contraria sucede con el reporte detallado, que presenta el código, nombre, dirección, teléfono(s), zona, observaciones, estatus, límite de crédito y grupo al cual está asignado el proveedor.

ORDEN DE COMPRA

Esta opción permite la inclusión y edición de las Ordenes de Compra el Sistema. Seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada en esta ventana.

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Para inclusión de una Orden de Compra, lo haremos en dos pasos, a saber:

1. Encabezado Número: La información de este campo es suministrada por el Sistema. El número correlativo asignado a la Orden de Compra empieza a partir del número que el usuario halla declarado en la opción Contadores del Menú Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o número inicial para las Ordenes de Compra antes de la elaboración de las mismas. Esta numeración puede ser alterada cuando el usuario lo desee. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración de la Orden de Compra. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Entrega: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de entrega de la Orden de Compra. Estatus: Este campo se refiere al estado en que se encuentra la Orden de Compra (Pendiente o Entregada); es decir, inicialmente se muestra PE, porque se trata de una Orden de Compra pendiente; cuando la misma es entregada y el usuario lo consulta nuevamente, el estatus ahora será OK lo que significa que la Orden de Compra fue recibida. Proveedor: Campo en el cual se debe incluir el código del proveedor al cual se está realizando la Orden de Compra. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el proveedor al cual se elabora una Orden de Compra no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de proveedores para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podrá seleccionar utilizando la opción Sel de la misma pantalla.

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Una vez que es seleccionado el proveedor, el Sistema coloca al lado del código, el nombre del mismo. Comentarios: En este campo se deben indicar los comentarios adicionales que el usuario desee hacer referentes a la Orden de Compra. Luego de la inclusión del encabezado de la Orden de Compra, seguiremos con el resto del documento.

2. Cuerpo

Código: Campo para indicar el código del producto a incluir en la Orden de Compra. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que va a incluir en la Orden de Compra.

Dicha ventana presenta los campos: Código, Nombre del artículo, Unidad de medida y la existencia del mismo. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de las Ordenes de Compra, Recepciones, etc. Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la Orden de Compra, el nombre del producto, el usuario podrá modificarlo si lo desea y si tiene acceso a modificar la descripción de los productos. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en la Orden de Compra. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este dato es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo. Costo/Und: Campo para indicar el costo unitario del producto. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que será otorgado en el renglón. Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el costo unitario menos el porcentaje de descuento.

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Es importante señalar que las Ordenes de Compra no alteran la existencia del inventario, pero si alteran el campo Pedido Proveedores de la ficha del producto; es decir, se incrementa de acuerdo a la cantidad de mercancía requerida en las Ordenes de Compra o disminuye al momento de la recepción de las mismas.

Para obtener la información referente a las Ordenes de Compra, el Sistema brinda un reporte que lleva su nombre, donde de acuerdo a condiciones estipuladas en la ventana de emisión de informes, presenta por diferentes medios la data incluida en el archivo maestro. Este reporte es presentado luego que es seleccionada la opción Otros Informes. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el número de la Orden de Compra. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opción intervalo permite definir el rango de Ordenes a presentar en el informe. La opción criterio, permite filtrar la información referente a Las Ordenes de Compra, donde, si desea, sólo emite las Ordenes que estén OK ó solamente las que se encuentren Pendientes PE. El uso de esta opción puede ser manejada de acuerdo a las necesidades del usuario.

RECEPCIÓN

Esta opción permite la inclusión y edición de las Recepciones en el Sistema, que a diferencia de las Ordenes de Compra que no afectan la existencia del inventario, las Recepciones sí lo hacen. Para conocer mejor el funcionamiento de dicha opción, presentamos seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada para la elaboración de una Recepción.

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De igual forma, como se realiza una Orden de Compra, se debe proceder a la inclusión del encabezado de la Recepción, donde se deben añadir los siguientes datos:

Almacén: Campo para indicar el código del Almacén. Si al momento de inicializar la empresa, se indica que ésta será multialmacén, cada vez que se realice una Recepción, se debe incluir el código del almacén en el cual estará almacenada la mercancía. Luego de culminar con la inclusión del encabezado de la Recepción, se debe seguir con el cuerpo o detalle de la misma. Para realizar este proceso, se deben seguir los mismos pasos que se realizan en la elaboración de las Ordenes de Compra.

Cuando se están incluyendo ítems en el cuerpo de la Recepción, el usuario tiene a su disposición las teclas de función de la parte inferior de la ventana, con ellas podrá incluir servicios dentro de la misma recepción, además de Ordenes de Compra que tenga pendientes el proveedor indicado en el encabezado del documento. Cuando es incluido un servicio en una Recepción, el Sistema diferencia dicho renglón colocando antes del código de éste el caracter “\”. Finalmente se debe proceder a la conformación de los datos. Al responder afirmativamente, el Sistema genera los movimientos correspondientes a la Recepción, de lo contrario, continua en la edición de la misma. Por otro lado si el usuario elige cancelar, es abandonada la edición y ahora presenta, en forma de consulta, el último registro incluido.

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Además de la inclusión, el Sistema permite, a través de las opciones presentadas en la parte inferior de la pantalla, la modificación, eliminación de Recepciones, así como presentarlas en forma de columnas o buscar una en particular. Una vez que se realiza una Recepción de mercancía, como es obvio, aumenta la existencia de los productos incluidas en la misma, de igual forma es alterado el campo Ultimo proveedor y Ultimo Costo de la ficha del artículo. El informe a través del cual se emite la información incluida en este maestro es Recepciones. Dicho reporte se presenta en la ventana de Otros Informes. Este reporte, por omisión se presenta ordenado por número de recepción. La opción intervalo permite indicar el rango de recepciones a presentar en el reporte. La opción criterio permite filtrar y presentar, sólo aquella información específica que el usuario desea, la cual puede ser, emitir las recepciones que se encuentran Pendientes PE o presentar todas aquellas que se encuentran OK. Si el informe se presenta detallado, las recepciones presentadas en éste, muestran los diferentes ítems que la componen. Finalmente, se debe seleccionar la vía mediante la cual se obtendrá el informe, la cual se deja a criterio del usuario.

COMPRA/DEVOLUCION

Esta opción permite la inclusión y edición de las compras y/o devoluciones en el Sistema. Al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la información referente al documento que desea elaborar.

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A continuación se explica en detalle cada uno de los campos que el usuario debe suministrar para la inclusión de una compra.

Para la elaboración de una compra, lo haremos en tres etapas, a saber:

1. Encabezado

En esta etapa el usuario debe indicar, al igual que en las órdenes de compra y recepciones, el encabezado del documento que consta de los siguientes campos:

Número: La información de este campo es suministrada por el Sistema, la cual es tomada del Contador. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración de la compra. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Proveedor: Campo para indicar el código del proveedor al cual se está elaborando el documento. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido incluidos previamente, de donde el usuario debe seleccionar el proveedor al cual va a elaborar el documento. Si éste no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de proveedores para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podrá seleccionar utilizando la opción Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el proveedor, el Sistema coloca al lado del código, el nombre del mismo. Referencia: Campo en el cual se dispone de diez (10) posiciones de formato libre para indicar la referencia o número del documento que sustenta la compra.

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Es importante suministrar este campo, ya que posteriormente se puede emitir un informe en base a ese criterio. Referencia Contable: Campo en el cual se debe suministrar -si el usuario lo desea- el código de la cuenta contable que será afectada con el movimiento a realizar. Se dispone de la combinación de teclas Alt+F8 para presentar el Plan Contable de la empresa y seleccionar de éste la cual que será afectada por el movimiento a realizar. Almacén: Campo en el cual se debe indicar el código del almacén a dónde irá la mercancía de la compra a realizar. Cuando es colocado en este campo un código erróneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes almacenes que han sido registrados previamente, de donde el usuario deberá seleccionar el que desee. Si al momento de la creación de la empresa no se indica que la misma será multialmacén, el Sistema obvia este campo al momento de la compra y no permite la entrada en dicho campo. Comentarios: Campo para indicar comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca de la compra.

2. Cuerpo

En esta etapa, el usuario define el contenido de la compra a través de la inclusión de los artículos en la misma. A continuación los pasos y la descripción de los campos para llevar a cabo dicho proceso.

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del producto a incluir en la compra. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que desee.

Dicha ventana presenta los campos código, nombre y unidad de medida, presentando además la existencia del producto. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de las compras. Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la compra el nombre del producto, donde el usuario podrá modificarlo si lo desea, o si tiene acceso a ello. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. Por omisión es presentado el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo.

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Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en la compra. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este campo es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo. Costo/Und: Campo en el cual se debe indicar el costo por unidad del producto. Por omisión es presentado el último costo. % Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se otorgará en el renglón. Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el costo unitario menos el porcentaje de descuento.

Además de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la compra, el usuario puede incluir también los servicios y los productos que no hayan sido declarados en el inventario, pero si en la opción servicios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de función F8, seguidamente el Sistema presenta una ventana con los diferentes servicios que la empresa vende, de donde se podrá seleccionar el que se vaya a incluir en el compra.


Además de la inclusión de servicios en el cuerpo de la compra, el usuario también puede incluir órdenes de compra y recepciones previamente elaborados; esto se realiza utilizando las teclas de función presentadas en la parte inferior de la pantalla. Es importante señalar que cuando se incluye una orden de compra o una recepción en una compra, los renglones de éstos podrán ser modificados o eliminados, el Sistema hace dicha observación, pero permite la manipulación de éstos.

Cuando se finaliza de incluir los productos en el cuerpo de la compra y el usuario desea otorgar un monto o porcentaje de descuento a la compra, es necesario que coloque en el campo código (ítem) *D, estas siglas indican al Sistema que se trata de un descuento. Seguidamente el Sistema coloca en el campo descripción *DESCUENTO*, el usuario puede modificar dicho enunciado por el que considere conveniente. A continuación el cursor se ubica en el campo Dcto, donde el usuario debe indicar el porcentaje de descuento para la compra; de lo contrario, si desea indicar un monto en lugar de porcentaje, debe presionar Enter, como se puede

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observar el cursor ahora, se ubica en el campo Total, donde el usuario puede indicar el monto a ser descontado del bruto de la compra. Si en la ficha del proveedor se ha indicado algún porcentaje de descuento, el Sistema evalúa esta situación al momento de terminar con la elaboración de la compra y lo presenta en un mensaje mostrando al usuario dicho porcentaje, si responde afirmativamente, el Sistema entonces, aplicará, además del descuento introducido en el cuerpo de la compra, el porcentaje de descuento indicado en la ficha del proveedor; de lo contrario, el Sistema continúa hacia la ventana que contiene las formas de cancelación.

3. Cancelación de la Compra

Esta es la etapa final donde el usuario procede a la cancelación del documento elaborado, ya sea una compra o una devolución. A continuación los pasos y el detalle de la información que debe ser suministrada para proceder a la cancelación del mismo. Una vez que se ha terminado con la inclusión de los productos en el cuerpo de la compra, el usuario debe presionar la tecla Esc y seguidamente el Sistema presenta la ventana con los datos referentes al I.V.A. En dicha ventana es presentado el subtotal, y se debe indicar el tipo de IVA (0=Excento, 1= Contribuyente Nacional y 2= Importaciones) Luego de este paso, el Sistema se encarga de realizar los cálculos relacionados con el IVA, donde muestra la base imponible, el monto del impuesto y el monto neto de la compra; posteriormente presenta la ventana con las condiciones de pago, que a continuación se detalla.

Contado

Al seleccionar esta opción el Sistema presenta, la ventana con las diferentes formas de pago, de donde se debe seleccionar la que corresponda a la cancelación del documento.

Cheque: Cuando la forma de pago es en cheque, el usuario debe introducir la siguiente información:

Banco: Campo donde se debe incluir el código del banco a través del cual se va a realizar el pago. Al dejar esta campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los diferentes bancos incluidos en el Sistema, de donde el usuario deberá seleccionar el indicado. Número: Campo para introducir el número del cheque.

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Concepto: Campo en el cual se debe indicar el concepto de la cancelación; por omisión, el Sistema presenta la descripción relacionada con el documento elaborado. Beneficiario: Campo para indicar el nombre del proveedor al cual se va a elaborar el cheque. Por omisión, el Sistema muestra el nombre presentado en el encabezado del documento. Fecha: Campo para indicar la fecha de emisión del cheque. Se presenta por defecto, la fecha de elaboración de la compra.

Luego de introducir los datos correspondientes al pago, el Sistema pide la conformación de los datos.

Si la respuesta es afirmativa, el Sistema genera los movimientos correspondientes, además de un movimientos en Bancos. Efectivo: Cuando la forma de cancelación es en efectivo, el Sistema procede a la conformación de la misma.

Si la respuesta es afirmativa, el Sistema procede a generar los movimientos correspondientes al documento en la caja; de lo contrario continua en la edición de la compra. Por otra parte, si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la edición de la compra y presenta ahora, en forma de consulta, el último documento incluido.

Transferencia: Cuando la forma de pago del documento es a través de una transferencia, el usuario debe introducir la información de igual forma que cuando la cancelación es en cheque, es decir, se debe incluir el código del banco a través del cual se va a hacer la transferencia, el número, concepto, beneficiario y la fecha de la misma. Finalmente se debe proceder a la conformación de los datos.

Crédito

Esta opción permite la cancelación de facturas a crédito. Al ser seleccionada presenta una ventana que contiene las diferentes opciones para la cancelación de esta forma.

Fecha de Vencimiento: Permite la cancelación de facturas a una determinada fecha de vencimiento, incluida en Tipos de Crédito 30, 60 ó 90 días, o cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita al lado de la misma, la fecha de vencimiento de la factura. Dicho campo acepta hasta seis (6) posiciones de tipo fecha y genera un movimiento en Cuentas por Pagar.

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Giros: Permite la cancelación de facturas a través de giros, los cuales son elaborados a criterio del usuario. Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita, primero, el concepto de la cancelación y segundo, el abono o pago inicial de la factura de compra. Seguidamente es solicitada la forma de pago de dicho abono; es decir, si éste es en efectivo, cheque, o transferencia. A continuación es presentada la ventana con los diferentes impuestos que pueden ser aplicados a los giros, de esta ventana el usuario deberá seleccionar una de las opciones.

Interés Compuesto: Este tipo de interés es aplicado cuando el plazo de la deuda a financiar es igual o mayor a un año. Este interés es aplicado de acuerdo a la consideración de la empresa. Una vez que es seleccionada esta opción, el Sistema presenta la pantalla donde el usuario debe incluir los datos correspondientes para la elaboración de los giros por parte del Sistema.

A financiar: Campo que presenta el monto neto a financiar luego del abono o pago inicial. Este campo es presentado por el Sistema. Años: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de años por la cual se va financiar la deuda. Cuotas por año: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de cuotas que van a ser canceladas al año. % Interés anual: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a la tasa de interés anual que será aplicada a la deuda. Intereses: Este campo muestra el monto neto de los intereses que serán aplicados a la deuda. Total: Este campo muestra el monto neto total de la deuda del proveedor, luego de introducir los datos anteriores.

Luego de ser suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponible la opción Mod para modificar cualquiera de los campos de los

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giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al presionar la tecla Esc, el Sistema abandona la ventana que contiene los giros y regresa a la factura, en ese momento solicita la conformación de los datos. Interés Simple: Este tipo de interés es aplicado al monto a financiar, es decir, el monto neto de la factura menos el abono o pago inicial de la misma. Dicho interés queda a la consideración de la empresa. Luego de indicar el número de giros y el porcentaje de interés, el Sistema de encarga de la elaboración y presentación en pantalla de los giros. Los datos que deben ser suministrados por el usuario son los siguientes:

Total a convertir: Este campo presenta el monto restante de la factura que queda pendiente de pago, luego del abono y que seguidamente va a ser convertido en giros. Período de días entre cada giro: Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numérico para indicar, como su nombre lo indica, el período de días entre cada giro. Número de giros a emitir: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere al número de giros a elaborar. % de interés: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico y se refiere al porcentaje de interés que será cargado al monto a financiar. Interés: Este campo presenta el monto global del interés que será aplicado al monto a pagar.

Luego de suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponibles las opciones Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al igual que la opción anterior, al presionar Esc, el Sistema abandona esta ventana y regresa a la factura para solicitar la conformación de los datos incluidos.

El informe a través del cual se puede obtener la información introducida en el archivo maestro es Compras. Este informe viene ordenado por omisión, por la fecha de emisión. El mismo puede ser cambiado a criterio del usuario.

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La opción intervalo, permite indicar el rango de facturas a ser presentadas en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8, para presentar la ventana que contiene las diferentes facturas elaboradas previamente y seleccionar el rango de la mismas. La opción criterio, permite filtrar la información específica que se desea presentar en el informe, ya sea mostrar solamente las facturas de determinado proveedor, presentar solamente las facturas a crédito o contado y elegir entre un resumen y detalle de la información a presentar.

DEVOLUCION

Esta opción permite al usuario elaborar las devoluciones en el Sistema y generar la respectiva nota de débito. Al realizar una devolución, el Sistema hace el respectivo reverso y generación de los movimientos involucrados en dicho proceso. Para realizar una devolución, el usuario debe incluir los datos al igual que una compra, a diferencia que el campo cantidad debe estar antecedido del signo negativo. Esta cantidad negativa debe corresponder a la cantidad de artículos que serán devueltos. Luego de indicar los artículos a devolver, se debe proceder a la cancelación, de la misma forma como se realizó la compra. Finalmente el Sistema solicita la conformación de los datos para generar los respectivos movimientos producto de la devolución.

PAGO/ABONO/CANCELACION

Esta opción permite la inclusión y edición de documentos relacionados con los pagos, abonos y cancelaciones que el usuario debe hacer a los proveedores de la empresa.

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Cuando es seleccionada esta opción, es presentada una ventana donde el usuario podrá entonces, realizar las transacciones de pago. Seguidamente se explica en detalle los campos que, de acuerdo al documento que se desea elaborar, el usuario debe introducir.

Nota: Un documento proveniente de facturación no puede ser modificado desde esta pantalla, pero sí puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interacción lo advertirá y solicita conformar la eliminación. Se puede observar cómo en la parte inferior de esta ventana, se presentan diferentes teclas de función que el usuario podrá utilizar cuando lo desee, las mismas se describen a continuación:

F8= Catálogo: Presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido registrados en el Sistema.

F9= Deuda: Presenta una ventana que contiene los documentos pendientes del proveedor que se tiene en pantalla.

Para proceder a la elaboración de los documentos en la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, el usuario deberá seleccionar la opción Incluir que se presenta en la parte inferior de la ventana, luego debe introducir la información que a continuación se detalla. La pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, está dividida en dos partes la primera, se refiere a los datos del proveedor y, la segunda, a los datos de los documentos. A saber:

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del proveedor. Este debe estar registrado en el Sistema; de no ser así, es presentada la ventana que contiene los proveedores donde el usuario puede incluirlo y posteriormente seleccionarlo haciendo uso de las opciones disponibles en la parte inferior de la ventana.

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Nombre: Este campo se refiere al nombre del proveedor, el cual es mostrado por el Sistema al momento de la selección del mismo de la base de datos. Saldo actual: Presenta el monto del último pago realizado al proveedor. Si este no tiene documentos pendientes de cancelación, este campo será 0.00 Fecha último pago: Presenta la fecha de la última cancelación hecha al proveedor.

Seguidamente es presentada una ventana que contiene los diferentes tipos de documentos que pueden ser elaborados en esta pantalla.

Cancelación: Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema muestra una ventana que contiene los documentos pendientes de cancelación que tiene el proveedor. En la misma el usuario podrá seleccionar el (los) documento (s) que va a cancelar, a continuación se debe presionar Esc.

En este momento el Sistema traslada el (los) documento (s) a la segunda parte de la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, donde el usuario deberá entonces, suministrar la siguiente información.

Tipo de Documento: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar. Número: Presenta el número del documento que se va a cancelar una vez que éste es seleccionado; cuando se trata de varios documentos, el Sistema llena este campo con la palabra VARIOS. Origen: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al origen del documento, en este caso el origen es CxP; cuando se trata de una factura pendiente de pago, el origen sería CPA. Fecha de Emisión: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de emisión del documento en elaboración. Por omisión se presenta la fecha del Sistema. Comprobante: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato libre y se refiere al número del comprobante que sustenta la transacción. Por omisión el Sistema presenta el número correlativo que fue asignado en la opción Contadores del Menú Otros. Dicho campo puede ser modificado por el usuario.

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Referencia: Acepta hasta diez (10) posiciones de formato libre y se refiere a un número de referencia que el usuario desee colocar para la transacción.. Referencia Contable: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable que sería afectada producto de la operación realizada. Esto sucede cuando se han definido las reglas de integración en el Sistema. Concepto: Acepta hasta treinta (30) posiciones de formato libre y se refiere al concepto de la transacción. El Sistema por omisión llena este campo de acuerdo al documento que se está elaborando. El usuario podrá modificarlo si así lo desea. Importe: Acepta hasta once (11) posiciones de formato numérico, de ellas nueve (9) enteros y dos (2) decimales, y se refiere al monto de la transacción. El Sistema por omisión, coloca en este campo el monto neto del documento. El usuario podrá modificarlo a su criterio.

Luego de suministrados los datos de la transacción, el Sistema presenta la pantalla que contiene las diferentes formas de pago; el usuario debe seleccionar una de ellas para proceder a la cancelación del documento. Después de indicar la forma de pago, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe indicar la forma cómo desea imprimir el documento generado por la transacción. Abono: Permite hacer abonos a los documentos que el proveedor tiene pendientes de pago. Para introducir dichos abonos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación. Para incluir un anticipo o adelanto a proveedores, el procedimiento es el siguiente:

Anticipos a Clientes/Proveedores La figura del anticipo o adelanto es que un cliente/proveedor te da o tu das un dinero sobre una mercancía que se le facturarán o que te facturarán en algún momento, cuando se cruzan estas cuentas el cliente paga o tu pagas al proveedor la diferencia, cuando el monto del anticipo es menor al monto de la factura; el sistema permite cruzar N/C y ABONOS, contra factura, pero si el saldo no cuadra en cero no te lo permite, es por ello que se debe seguir el siguiente procedimiento: Como incluir los anticipos en CxC /CxP Entrar a Cobro/Abonos/Cancelaciones, o a Pago/Abonos/Cancelaciones, Ubicar al Cliente/Proveedor

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Seleccionar incluir un ABONO Al abrir la pantalla de documentos, no seleccionar ninguno, presionar la tecla Esc, En número colocar Anticipo ( puede crear en F4 la abreviatura ATC), En referencia colocar el Anticipo + un número Ejemplo ANTICIPO01,02,...) En concepto colocar Anticipo + un número, y colocar el importe. Como cruzar un anticipo contra una factura: Ubicar al cliente/proveedor Seleccionar incluir un ABONO sobre una factura, por la diferencia entre el total y el anticipo ese monto será cancelado con cheque, efectivo, tarjeta o depósito. Para cruzar se debe seleccionar el anticipo y la factura. En número colocar Cruce.Cta ( puede crear en F4 la abreviatura CCT), En referencia colocar Cruce.Cta. En concepto colocar Cruce.Cta/Factura XXXXX Con Anticipo. En la forma de pago el sistema automáticamente colocará OTRA. EJEMPLO: ANTICIPO 01 150.000,00 FACTURA 960516 200.000,00 SALDO 50.000,00 * * - INCLUIR EL ABONO POR ESTE MONTO PARA QUE EL SALDO SEA IGUAL A 0

Nota de Crédito: Permite elaborar notas de crédito al proveedor que no impliquen devolución de mercancía. Para introducir dichas notas, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación.

Las opciones Factura, Giro y Nota de débito permiten llevar un control de los pagos que no sean generados por compras. Ej.: Empresas que trabajan la compra separadamente del Sistema y luego traen los montos de las compras directamente a cuentas por pagar sin registrar el detalle de las mismas.

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Para la inclusión de estos documentos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en las transacciones anteriores.

Además de inclusión de documentos, el usuario tiene a su disposición una serie de opciones que se presentan en la parte inferior de la pantalla, con las cuales el usuario podrá eliminar y modificar registros, presentar el archivo en forma de columnas y buscar documentos específicos. Los reportes relacionados con este archivo maestro son los siguientes:

Movimientos Presenta un informe de los movimientos realizados en Cuentas por Pagar. Dichos movimientos se refieren a las facturas, notas de débito, notas de crédito, etc. incluidas en este archivo maestro (Pago/Abonos/Cancelaciones) Este informe puede ser emitido de dos formas, a saber: Resumen y Detalle. Por omisión, es ordenado por la fecha de emisión del documento. El usuario podrá ordenarlo de acuerdo a sus necesidades. La opción intervalo permite seleccionar el rango de documentos a presentar en el informe. De acuerdo al orden del reporte, el intervalo varía entre el rango de fechas, rango de números de documentos, código de proveedores, etc. A través la opción criterio, el usuario podrá presentar, si lo desea, sólo aquella información que necesite, por ejemplo: Se pueden listar solamente todos aquellos documentos con el tipo FC y que tengan fecha de emisión 01/01/96. También listar los documentos que tengan una determinada referencia contable. De esta manera, el usuario puede utilizar esta opción según sus necesidades y requerimientos. Finalmente, sólo queda elegir la vía por la cual será emitido el reporte, este puede ser: Impresora, Ventana, Pantalla y Archivo. Cuando el informe es emitido hacia un archivo, éste puede ser leído posteriormente con cualquier editor de texto.

Análisis de Vencimiento

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Este reporte muestra, según rango de fechas, los documentos vencidos y por vencer de las cuentas por pagar. Este informe está ordenado, por omisión, por el código del proveedor. Este puede ser ordenado de acuerdo al criterio del usuario. La opción criterio permite presentar un resumen, detalle o sumario de la información, además de permitir indicar la zona y/o el grupo de proveedores a los cuales se desea mostrar en el reporte.

Resumen: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor de forma resumida sin el detalle de los documentos. Detalle: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor detallando los documentos de éste. Sumario: presenta las cuentas por pagar de todos los proveedores totalizada.

Edo. de Cuenta Este informe permite presentar la deuda que se tiene con el proveedor en detalle de todas las cuentas: facturas, cancelaciones, abonos, notas de crédito y notas de débito. El orden se deja a criterio del usuario, el Sistema por omisión, lo ordena por código del proveedor. Presenta un suborden por fecha (orden cronológico de transacciones o por número de documento). El criterio permite indicar la fecha desde y hasta, documentos desde hasta, cuentas sin movimientos S/N, salto de página por cuenta S/N, tipo de documento (FC, NC, ND, AB, CA), referencia, concepto e importe mayor o igual que y menor o igual que. Histórico Este reporte presenta los documentos cancelados luego de ejecutar el proceso Histórico, para dejar en el estado de cuenta sólo lo que está pendiente por pagar. El orden de este informe se deja a criterio del usuario, el mismo puede ser ordenado de la misma manera como se hace en el informe Edo. de Cuenta. De igual forma, se puede indicar el criterio como se hace en el mencionado informe.

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Saldos por Fecha Presenta un informe con los saldos de las cuentas por pagar. Puede ser emitido por proveedor o por grupo de proveedores. Cuando se elige por proveedor, tiene dos tipos de orden: código y nombre La opción intervalo permite seleccionar el rango de proveedor a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para hacer dicha selección. A través de la opción criterio, el usuario podrá filtrar la información específica que desea presentar en el informe. Tal como presentar solamente los saldos por fecha de un determinado grupo de proveedores, presentar sólo aquellos proveedores que tengan un determinado límite de crédito, que pertenezcan a determinada zona o que tengan un determinado saldo.

IVA Presenta una ventana con los diferentes informes que pueden ser emitidos. Estos informes se refieren a los reportes de Ley que deben ser emitidos cada mes por la empresa. Tales como el libro de Ventas, libro de compras y el sumario de éstos.

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PROCESOS Este menú presenta las opciones que se encargan del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema. Dichas opciones cumplen funciones específicas tales como eliminar físicamente registros de las bases de datos, reprocesar la información, conversión de créditos en giros, etc. Las opciones de las cuales se compone dicho menú son las siguientes:

CONVERSION

Esta opción permite convertir en giros la deuda de los proveedores; es decir, convierte en giros los documentos del proveedor que se encuentran pendientes de pago.

Dicho proceso debe realizarse siguiendo los pasos que a continuación se detallan. a. Introduzca el código del proveedor al cual le va a convertir en giros los documentos pendientes. Al dejar este campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los proveedores registrados en el Sistema, donde el usuario debe seleccionar el que desee. b. Seleccione los documentos que serán convertidos en giros, presionando Enter sobre cada uno de ellos, seguidamente presione Esc. c. Indique el tipo de interés que será aplicado al monto a financiar. d. Introduzca la información referente al tipo de interés seleccionado.

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Seguidamente, el Sistema automáticamente elabora los giros y los presenta en una ventana donde el usuario podrá realizar las modificaciones que desee.

e. Finalmente se deberá conformar los datos anteriormente introducidos.

HISTORICO

Este proceso se encarga de copiar los documentos de cuentas por pagar cancelados en un archivo histórico. Los mismos también pueden ser reversados cuando el usuario lo considere necesario. Las modalidades de este proceso son: Copiar movimientos ya cancelados y reversar movimientos. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el Sistema presenta otra ventana, donde el usuario deberá seleccionar el pase a histórico, es decir, seleccionar manualmente las cuentas que de los proveedores que serán llevadas al histórico o indicar al Sistema que se trata de todas las cuentas.

Seguidamente el Sistema se encarga de realizar el proceso indicado.

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MANTENIMIENTO

Este proceso se encarga de corregir cualquier anormalidad en el funcionamiento del Sistema. Dicho proceso realiza operaciones de recuperación y limpieza de las bases de datos de la gestión de Compras y Pagos.

A continuación las opciones de las cuales se compone dicho proceso:

Compactar e Indexar Archivos: Este proceso se encarga de eliminar físicamente los registros de las bases de datos y generar a su vez, los archivos índices. Se recomienda la ejecución de este proceso cuando se presentan anormalidades en los datos del Sistema o cuando se presente una falla eléctrica o caída de tensión y esto signifique pérdida de información y por consiguiente la corrupción de los archivos índices. También es recomendable ejecutar esta acción cuando el volumen de eliminación de registros en el Sistema sea muy frecuente. Esto permite la recuperación de espacio físico en el disco duro de su computadora. Reprocesar: Este proceso debe ser utilizado cuando observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, motivado por algún problema similar a los mencionados en el proceso anterior. El proceso de reconstrucción se inicia desde el primero al último movimiento del ejercicio. Dependiendo del volumen de datos almacenados y de la velocidad del procesador que posea su computadora, estos procesos requerirán de cierto lapso de tiempo en su ejecución.

Cuando es seleccionado cualquiera de los procesos de mantenimiento, el Sistema solicita la conformación para la ejecución de los mismo.

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Nota: Para realizar el proceso de mantenimiento en ambiente multiusuario, el mismo debe realizarse desde una estación de trabajo y los demás usuarios deberán salir de la gestión a la cual se aplicará el proceso.

PAGAR COMPRAS Este proceso permite realizar el pago de compras y/o documentos que se encuentren pendientes de cancelación. A través de esta opción y de acuerdo al criterio que se indique, el Sistema hace automáticamente las cancelaciones y elabora los cheques de las mismas. Dicha opción, también permite realizar la eliminación de pagos. Cuando se realiza esto, el Sistema automáticamente reversa la operación de cancelación. Cuando es seleccionada la opción Eliminar Pagos, se debe indicar el número del documento a eliminar, posteriormente el Sistema se encarga de reversar, como se dijo anteriormente, la cancelación previamente realizada. La opción Hacer Pagos y Cheques, permite indicar el criterio de los documentos que serán cancelados. Luego de emitir el informes Análisis de Vencimiento, el usuario tiene en su mano la lista de proveedores o documentos que deben ser cancelados; de esta forma el usuario debe indicar en la ventana de Hacer Pagos, los documentos a ser cancelados, a través de las opciones que se presentan en la misma. Una vez indicado el criterio de los pagos a realizar, el Sistema presenta una ventana con los documentos a ser cancelados y muestra en la parte inferior de la ventana la tecla de función F10, la cual una vez que es presionada, trae una pequeña ventana donde se debe indicar :

Número de la orden de pago Banco a través del cual se va a realizar el pago El número del primer cheque a partir del cual se realizarán los pagos La fecha de emisión del cheque

Posterior a esto, el Sistema solicita la conformación de los datos para ejecutar el proceso.

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OTROS Este submenú se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio económico, definición de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definición de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencionó, son presentadas en todos los módulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma función en una gestión u otra. Las opciones a las cuales no se haga mención en este tema, significa que obedecen a los mismos procesos que se realizan en la gestión de Contabilidad, por ende, debe referirse a dicha gestión para obtener la información referente a estas opciones.

CONTADORES Esta opción permite definir la numeración para los documentos que se elaboren en la gestión de ventas, los cuales son: órdenes de compra, recepciones, compras, notas de crédito, comprobantes abono/cancelación, comprobantes de crédito notas de crédito pago/abonos/cancelaciones y notas de débito.

Cuando es indicado el contador para cada uno de los documentos antes mencionados, el Sistema presenta el correlativo correspondiente, cuando se ingresa a la ventana donde se va a elaborar el documentos. Por ejemplo, si se indica en el contador el número 0000015 para las compras, cuando se ingresa a la ventana de compras, el Sistema presenta por omisión el correlativo a dicho número, es decir, 0000016, que corresponde al siguiente número de compra.. Así sucesivamente ocurre con los demás documentos a los cuales se puede indicar el contador.

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CATALOGO/INFORMES

Esta opción permite indicar el nombre del catálogo que contiene los reportes definidos por el usuario a través del Generador de Informes para esta gestión. Si se han definido reportes a través del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catálogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequeña ventana luego de seleccionar la opción Otros Informes en cualquiera de las gestiones.

En esta gestión se debe indicar el catálogo para las órdenes de compra, recepciones, compras y pago/abonos, cancelaciones; además de indicar el catálogo para los informes de dicha gestión. Nota: Si el nombre del catálogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opción Otros Informes de la gestión a la cual se asignó un catálogo de informes.

TABLA DE RETENCIONES Contiene ordenado, según la ley, los servicios sujetos a retenciones, concepto, porcentaje base imponible, porcentaje tarifa, pago mínimo, sustraendo, acumulativo s/n y código contable.

ALMACEN

ARCHIVOS

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GRUPOS DE ARTICULOS

Esta opción permite introducir o editar grupos, los cuales se asignarán a los diferentes artículos del inventario de la Empresa.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada Grupos de Artículos, con formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Grupo: Campo de cinco (5) posiciones de formato libre para introducir la identificación del grupo. Nombre: Campo de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para introducir el nombre o descripción del grupo de artículos.

A través del informe Grupos de Artículos, el usuario podrá presentar la información almacenada en este archivo maestro. El orden del informe, por omisión, es el código del grupo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opción intervalo, permite indicar el rango de grupos que serán presentados en el informe. Finalmente, se debe indicar la vía por la cual será emitido el informe. Esta puede ser: Ventana, Pantalla, Impresora o Archivo. Esta última, permite emitir el reporte hacia un archivo, el cual posteriormente puede ser leído con cualquier editor de texto.

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ARTICULOS

Esta opción permite introducir o editar los datos de los artículos del inventario de la Empresa. Posterior a la inclusión de dichos datos, el Sistema permite, a través de las teclas de función que se presentan en la parte inferior de la pantalla, ejecutar acciones como, incluir los seriales de un determinado producto, incluir nuevos precios, además de los que fueron declarados en la ficha, etc.

Al seleccionar esta opción se presenta la ventana de edición titulada Artículos, donde el usuario deberá incluir los siguientes datos:

Código del Artículo: Campo en el cual se debe incluir el código que identificará el producto. Se dispone de quince (15) posiciones de formato libre. Esto indica que en el código también se pueden incluir guiones, Por ejemplo: 00001-0002-0001 Fecha de Creación: Campo en el cual debe incluir la Fecha en la cual se esta creando el Articulo, la fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema Operativo, dicha Fecha de Creación es obligatoria. Nombre: Campo para incluir el nombre o descripción del producto. Se dispone de dos (2) líneas, cada línea con cincuenta (50) posiciones de formato libre. Grupo: Campo donde se debe indicar el grupo al cual será asignado el producto. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato libre. La inclusión de este campo es opcional. Al introducir un código de grupo previamente registrado en la opción Grupos de Artículos, el Sistema mostrará automáticamente su nombre al lado del campo.

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Código Alterno: Campo para colocar solamente, cuando sea necesario para una cabal identificación del artículo, un segundo código que permite diferenciar al artículo entre otros del mismo género. Se dispone de quince (15) posiciones de formato libre. Tipo I.V.A.: Campo para introducir la tarifa I.V.A aplicable al artículo que se está incluyendo. Dicha tarifa debe corresponder con uno de los valores que se han definido en la Tabla IVA. Precios A, B, C y D: Campos numéricos de dos secciones, en la primera se deben incluir los diferentes precios de venta del artículo y, en la segunda, opcional, se debe incluir el porcentaje de descuento que tendrá dicho producto al momento de la facturación. Existencia Mínima: Campo para incluir la cantidad mínima que se requiere del artículo en almacén, con la finalidad de organizar las reposiciones de mercancía. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato numérico. Existencia Máxima: Campo para incluir la cantidad tope que se requiere del artículo en almacén, para no saturar el almacén con mercancía de poca circulación. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato numérico. Nota: Si en el campo existencia mínima se incluye una cantidad determinada, el Sistema obliga a incluir en este campo, de igual manera, una cantidad para la existencia máxima. Ubicación Física: Campo de tres (3) parámetros (x,y,z) para identificar la ubicación física del artículo en el caso que se aplique. Ejemplo: (01:02:04 podría significar pasillo 01, estante 02, fila 04). Dicha ubicación se deja a criterio del usuario. Este campo es sólo de uso referencial. También se puede listar por el reporte artículos ordenado por ubicación física. Peso: Campo para incluir el peso del producto, en caso de que sea relevante. Este campo es sólo de uso referencial. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numérico, de ellas seis (6) enteros y tres (3) decimales. Unidad de medida: Campo para incluir la unidad básica del artículo (kg., mts., caj., etc.). Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Altura, Ancho, Profundidad: Campos numéricos de seis (6) posiciones cada uno, para incluir la información indicada por sus respectivos títulos, en caso de que la misma sea relevante para el artículo. Dichos campos son sólo de uso referencial. Cantidad/Bulto: Campo para indicar la cantidad de artículos que conforman un bulto. Esto es para aquellos casos en los cuales se despacha la mercancía por bultos,. Si no se desea trabajar con esta medida debe dejarse en este campo el valor por omisión, 1. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numérico, de los cuales seis (6) enteros y tres (3) decimales.

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Compuesto ?: Campo para indicar si el producto es compuesto o no. Se dispone de una (1) posiciones de formato alfanumérico. Si en este campo se indica S, es presentada la ventana donde se deben indicar los componentes del producto. De la siguiente forma:

Código: Campo para indicar el código del artículo que forma parte del compuesto que se esta detallando. Descripción: Campo que es presentado automáticamente por el Sistema una vez que se incluye el código del producto. Cantidad: Campo en el cual se debe indicar cuántos artículos del mismo código forman parte del artículo compuesto.

De manera contraria, si en este campo se indica N, es presentada una pequeña ventada donde el usuario deberá suministrar los datos, en el caso de desear crear apertura en el inventario, correspondientes a:

Almacén: Campo en el cual se debe indicar el código del almacén en el cual se hará la apertura con el producto que se está registrando. Este campo sólo puede ser suministrado cuando en la creación de la empresa se ha indicado que la misma es multialmacén.

Fecha: Campo para indicar la fecha de apertura del almacén con el producto registrado. Por omisión es presentada la fecha del Sistema. Número: Campo donde se debe indicar el número de documento el cual sustenta la operación de apertura del almacén.

Cantidad: Campo para indicar la cantidad de artículos con los cuales se está haciendo la apertura del almacén. Costo Total: Campo en el cual se debe indicar el costo total de los productos con los cuales se está haciendo la apertura del almacén. Si el usuario no tiene el costo total de los productos y solamente posee el costo unitario, puede colocar en este campo el símbolo * seguido del costo unitario del artículo; esto indica al Sistema la multiplicación de la cantidad por el costo unitario del mismo.

Al finalizar la inclusión de la información de los campos del registro, el Sistema pedirá conformar su entrada.

En el recuadro inferior de la ventana Artículos el usuario encontrará una serie de campos cuya información será actualizada por el Sistema cada vez que se realice un movimiento con cualquiera de los artículos registrados en el almacén. Estos campos se refieren a:

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Ultimo Proveedor: Campo que presenta el código del último proveedor del cual se adquirió el artículo cuya ficha tenemos en pantalla. Ultimo Costo: Campo que presenta el valor del último costo registrado en el inventario para el artículo presentado en pantalla. Pedido Proveedores: Campo que presenta la última cantidad del artículo solicitada a los proveedores. Costo Promedio: Campo que muestra la relación entre los costos del artículo y la cantidad de unidades registrada en el almacén. Existencia Actual: Presenta la cantidad de unidades del artículo registradas actualmente en el inventario. Pedido Cliente: Campo que muestra la cantidad del artículo solicitada por los clientes en su pedido mas reciente. Cotizac. Clientes: Campo que muestra la cantidad de artículos que han sido cotizados a los clientes, y que se encuentran en Estatus PE en las cotizaciones realizadas.

Marca Dentro de la Ficha de inventario se agrego una tabla para incluir la Marca del producto y así tener otra opción para clasificar los artículos. Artículos: Dentro de la ficha del artículo se agrego una tecla SCHIF F1, la cual abre una pantalla de teclas asociadas.

Como se mencionó anteriormente, en esta ventana se dispone de la una serie de teclas de función que permiten definir otros precios, introducir los seriales de un determinado producto y graficar el movimiento que un artículo haya tenido en determinado mes. A continuación el detalle de cada una de estas teclas de función: [F8] = SERIALES Esta tecla de función permite incluir los seriales del producto que se encuentra en pantalla. Es decir, cuando se tiene un producto en pantalla o se termina de incluir éste, el Sistema permite, por medio de esta tecla invocar una ventana donde el usuario podrá incluir los seriales de dicho artículo. Para ello, se deben suministrar los siguientes datos:

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Serial: Campo para incluir el serial del producto. Luego de la inclusión de un serial, el Sistema sugiere el correlativo ascendente. Este campo se deja a criterio del usuario. Se dispone de veinte (20) posiciones de formato libre. Comentario: Campo para incluir cualquier comentario adicional acerca del serial del producto. Doc Entrada Doc Salida: Estos datos son suministrados por el Sistema y son tomados del documento de compra y ventas. Es decir, cada vez que se realiza una compra estos campos son llenados con la información de dicha compra; de igual forma sucede con la venta.

[F9] = OTROS PRECIOS Esta tecla de función permite definir, además de los 4 precios indicados en la ficha del artículo, otros precios que el usuario considere necesarios y desee aplicar al momento de la facturación. Una vez que es presionada esta tecla de función, el Sistema presenta una ventana donde el usuario deberá suministrar los siguientes datos:

Tarifa: Campo alfanumérico de 5 posiciones para introducir la identificación de la tarifa. Cantidad: Campo numérico que muestra o permite introducir el número de artículos por compra para ser aplicados en una tabla de precios. Precio: Campo para introducir el precio según la cantidad indicada en la tabla. Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se puede dar al momento de la facturación en función del precio seleccionado. Moneda: campo alfanumérico de tres (3) posiciones para introducir la identificación de la moneda. Si no se ha definido una moneda el sistema abrirá una ventana titulada monedas para introducir el nombre de la moneda y el cambio a utilizar con respecto a su moneda. Si coloca DEF significa tabla por defecto.

[F10] = GRAFICAR Esta tecla de función presenta un gráfico de barras con el movimiento del artículo que se tiene en pantalla, dicho movimiento se refiere a las entradas y salidas del mes en curso. ALT+F8 = EX/ALMAC. Estas teclas de función permiten visualizar en que almacenes se encuentra el artículo que sé esta consultando.

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ALT+F9 = PROVEED. Con estas teclas de función el Sistema permite visualizar, el Histórico de Costo por Proveedor, para el artículo que sé esta consultando. Los informes que pueden ser emitidos a partir de este archivo maestro son los siguientes:

Artículos Presenta un listado de los artículos registrados en la empresa. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código del artículo. Este se deja a criterio del usuario. La opción intervalo, permite indicar -de acuerdo al orden del reporte- el rango de productos a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para hacer la selección de dicho rango. La opción selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando éste no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo. El criterio pregunta si el Reporte a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opción por omisión es R de Resumen, el cual sólo imprime el código, nombre y grupo de los artículos. Al introducir D de Detallado, el Reporte imprime la información completa de los artículos. Este Reporte sólo puede tener salida por Ventana, Disco, o Impresora.

Precios Esta opción permite emitir un informe con los precios registrados para los diferentes artículos del inventario de la Empresa. El Reporte mostrará el código y nombre del artículo, la unidad de medida y precios A, B, C y D. El orden del informe viene dado, por omisión, por el código del artículo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva.

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La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando éste no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo. El criterio permite introducir la modalidad de precio. El Reporte presenta todos los precios, a menos que se introduzca una modalidad: A, B, C o D. Costos Esta opción permite emitir un informe con los costos promedios de los artículos registrados en el inventario de la Empresa. El reporte mostrará el código, nombre del artículo y el costo actual de los artículos. El orden del informe viene dado, por omisión, por el código del artículo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva. La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando éste no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo. El criterio permite introducir a que fecha se quiere emitir el resumen de costos. El Sistema presenta la fecha actual por omisión.

MOVIMIENTOS

ENTRADA/SALIDA/ AJUSTE Esta opción permite editar el Archivo de movimientos del Almacén. Los movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere hacer algún ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artículos.

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Para registrar un movimiento de inventario, el usuario debe suministrar la siguiente información:

Artículo: Campo que presenta o permite introducir el código del artículo. Se dispone de la tecla de función [F8] para ver la lista de artículos incluidos en el Sistema y escoger el que va a tener movimiento, también podemos utilizar la tecla de función [F9] para realizar la transferencia de un artículo desde un almacén a otro (cuando se haya activado la opción multialmacén en actualizar empresa), ó, [F10] para ordenar los movimientos por Articulo, Fecha y Numero según el criterio del usuario. Al: Campo para incluir la identificación del almacén donde se realizará el movimiento del artículo. (Sólo se activará cuando se haya escogido la opción multialmacén en actualizar empresa). Se dispone de dos (2) posiciones de formato libre. Fecha: Campo para introducir la fecha del movimiento. Por omisión es presentada la fecha del Sistema. La misma puede ser modificada. Tipo: Campo para introducir el tipo de movimiento. Introduzca EN para Entrada, SA para Salida, AS para Ajuste de Salida, AE para Ajuste de entrada o AC para Ajuste de Costo. Al introducir un identificador incorrecto o dejar el campo vacío el recuadro de interacción muestra los identificadores válidos. Número: Campo para introducir el número del documento que da origen al movimiento. Este número generalmente corresponde al número de la factura de venta o compra. Se recomienda la entrada de este campo. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato libre. Unidad: Campo que permite introducir la unidad básica del artículo. Al introducir una unidad de equivalencia definida previamente, el Sistema la convierte a la unidad básica del artículo. Cantidad: Campo numérico que presenta o permite introducir la cantidad de artículos del movimiento. Si la cantidad de artículos a salir del inventario es mayor a la existencia actual, el

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recuadro de interacción lo advertirá, indicará la cantidad existente a la fecha actual y no permitirá la salida o ajuste de salida. Costo: Campo que permite introducir el costo total de la cantidad de artículos. Si introduce el signo asterisco “*” y el costo unitario del artículo, el Sistema calculará el costo total y lo registrará en el campo. Si realiza la entrada “EN” de un artículo, deberá introducir el costo total de la cantidad de artículos o escribiendo el monto o utilizando el asterisco seguido del costo unitario. Si realiza una salida “SA” o ajuste de entrada “AE”, el costo total será registrado por el Sistema tomando el costo promedio del artículo. Si realiza un ajuste de salida “AS”, el Sistema permite la entrada en el campo Cantidad y no en Costo, éste tendrá valor cero (0),. Si es un ajuste de costo “AC”, deberá introducir el costo con valor positivo o negativo para aumentar o disminuir el costo promedio del artículo. Origen: Campo que presenta el origen del movimiento de inventario registrado. Si se introduce una entrada, salida o ajuste directamente por esta opción, este campo muestra el identificador INV. Si el movimiento es generado por una compra muestra CPA (de cuentas por pagar), si es por venta FAC (de facturación), si es generado por el punto de ventas PVE y finalmente si es generado por una devolución DV.

En el recuadro inferior de la ventana de movimientos, se presentan los campos:

Descripción: Presenta el nombre o descripción del artículo sobre el cual está ubicado el cursor. Cp: Presenta el costo promedio del artículo sobre el cual está ubicado el cursor. Ex: Presenta la existencia actual del artículo sobre el cual está ubicado el cursor.

Al finalizar la inclusión de los campos de un movimiento, el Sistema pedirá conformar su entrada. El Sistema realizará el recálculo del costo promedio del artículo para registrarlo en la ficha del mismo. Los reportes que son generados luego de incluir información en este archivo maestro son los siguientes:

Movimientos de Inventario

Esta opción permite emitir un reporte para auditar los movimientos de inventario de la Empresa. El Reporte imprime la fecha, tipo de movimiento, número, origen, código y descripción del

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artículo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario. El Reporte totaliza todos los movimientos. El orden por omisión es, el código del artículo. El orden del informe se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Código o Número, el Sistema permite presenta la tecla de función [F8] para invocar el catálogo de artículos o documentos de inventario. Si el orden es por Fecha, el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual. La selección permite escoger manualmente los artículos dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por Código y Número, se invoca la ventana de artículos o documentos respectivamente para realizar la selección. El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos tipo, documentos, origen, proveedor o cliente, unidad, cantidad, costo y venta total. En tipo introduzca “EN” para entrada, “SA” para salida, “AE” para ajuste de entrada, “AS” para ajuste de salida y “AC” para ajuste de costo. En origen introduzca “INV” para inventario, “FAC” para facturación y “CPA” para compras o cuentas por pagar. Ejemplo: Se desean listar todos los documentos provenientes de facturación cuya venta total sea superior a 100.000. Tipo: Artículo Documento Origen: FAC Prov/Cliente: Unidad: Cantidad>=: Cantidad<=: Costo Total>=: Costo total<=: Venta Total>=: 100000.00 Venta Total<=: También se pueden listar todas las SA (salidas) cuyo origen sea INV de todos o de algún artículo; todas las EN (entradas) cuyo origen sea INV mayores a 10, por ejemplo; todos los ajustes de costo; todas las SA por facturas, etc. Resumen de Existencias

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Esta opción permite emitir un reporte con la existencia de los artículos del inventario de la Empresa. El reporte muestra el código y nombre del artículo, la existencia mínima, existencia actual, el costo y el costo total, totalizando este último campo. El orden por omisión, es el código del artículo. Este se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla de función [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva. La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo y se desactiva cuando el orden no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo. El criterio permite indicar la fecha a la cual se desea emitir el resumen y si sólo se incluyen los artículos cuya existencia es menor o igual a la registrada como mínima. La opción por omisión es la fecha actual e incluir todos los artículos en el Reporte.

Ventas por Mes Esta opción permite emitir un reporte con las ventas de cada artículo. El Reporte imprime como título el código, nombre, cantidad y venta de los artículos para los meses que se indiquen. Este totaliza las cantidades y ventas de los meses para cada artículo y al final totaliza la venta de todos los artículos. El orden viene dado por omisión, por el código del artículo. El intervalo permite introducir el rango de códigos de artículos. Presione [F8] para invocar el catálogo de Artículos y escoger el rango. El criterio permite emitir las ventas en el rango de meses que se especifica. Por omisión presenta el mes de apertura y el mes actual.

Ganancias Brutas Esta opción permite emitir un reporte de las ganancias brutas del mes actual con relación al mes anterior. El Reporte imprime el código y nombre del artículo y la cantidad vendida y ganancia bruta del mes anterior y del mes actual. Al final totaliza estos campos. El orden presentado por omisión, es el código del artículo. El orden del informe se deja a criterio del usuario.

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El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla de función [F8] para invocar la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva. La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando éste no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo. El criterio pregunta para qué mes se quiere emitir el reporte. Movimientos del Articulo Esta opción permite emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artículos del inventario. El Reporte muestra como título, el código, nombre y grupo del artículo. Debajo de éste, muestra fecha, tipo de movimiento, número, cantidad, costo total, existencia y saldo. Muestra además el saldo antes y después del rango de fechas indicados. El orden por omisión, es el código del artículo. Este se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El criterio permite introducir el rango de fechas para los movimientos a presentar en el Reporte, si se desean incluir los artículos sin movimiento y finalmente si se desea un salto de página por cada artículo. Ejemplo: Se quieren listar todos los movimientos de los artículos comprendidos entre el primero y último de enero. Fechas>=: Fechas<=: ¿Artículos sin movimiento? No ¿Salto de página por cta.? No Existencias y Costos por Mes Esta opción permite emitir un Reporte con el código y nombre del artículo y la entrada, salida, existencia, costo unitario y costo total por cada mes. Cada artículo es totalizado de acuerdo al rango de meses. El orden por omisión, es el código del artículo.

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El intervalo permite introducir el rango de artículos a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar la ventana de artículos y hacer dicha selección. El criterio permite introducir el rango de meses a presentar en el reporte. El criterio por omisión es desde el mes de apertura hasta el mes actual.

Otros Reportes

Esta opción permite seleccionar y emitir los Reportes definidos a través de la Aplicación Generador de Reportes, incluidos en la librería de Reportes de Almacén. Al seleccionar esta opción, el Sistema presenta un recuadro con los nombres de los Reportes definidos previamente. Luego de seleccionar el Reporte deseado, se pasa a la ventana Emisor de Reportes para escoger las diferentes opciones de impresión o emisión del informe. El Sistema por omisión presenta los siguientes informes en esta ventana: Existencias a una fecha: Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículos Criterio: grupo, código alterno, precio, ultimo proveedor Parámetro: fecha Existencia por grupo de artículos a una fecha Orden: grupo y artículo Criterio: código, nombre, unidad, ubicación, grupo

Movimientos de inventario con totales Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículos Criterio: fecha, almacén, número de documento, tipo, cantidad, origen,proveedor cliente, costo total y venta total. Parámetro: totalizar o sumar costos/ventas

Existencias negativas

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Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículos Criterio: código, nombre, unidad, precio, existencia mínima/máxima, ubicación, grupo Artículos y seriales Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos Criterio: código artículo, serial, entrada, salida Movimientos de artículos según serial Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos Criterio: código artículo, serial Resumen de venta según serial Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos Parámetro: fecha Componentes de artículos Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículo Componentes y costos Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: componentes

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Parámetro: según último costo Componentes y existencias Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: componentes Existencias por almacén v1 Muestra los artículos que hay en un almacén Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: grupo Parámetro: almacén y fecha Existencias por almacén v2 Muestra como esta distribuido un articulo en los almacenes Orden: código Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: grupo, unidad de medida, almacén y último proveedor Parámetro: fecha Etiquetas de artículos Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: código, nombre, unidad de medida, ubicación y grupo Orden de producción

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Orden: código y emisión TRANSFERENCIAS

Esta opción permite realizar las transferencias entre almacenes, de los artículos que se encuentran en existencia en cada uno de ellos. Para realizar una transferencia de un almacén a otro, el usuario debe incluir en la ventana de transferencias la siguiente información:

Número de Transferencia: Campo para incluir el número de la transferencia, el Sistema sugerirá la numeración, ésta también puede ser indicada por el usuario.

Emisión de Transferencia: Campo para introducir la fecha de elaboración de la transferencia, el Sistema suministra la fecha; pero el usuario puede modificarla.

Almacén de Salida: Campo para indicar el código del almacén del cual se deberán descargar los artículos a ser transferidos.

Almacén de Entrada: Campo para incluir el código del almacén que va a recibir los artículos que se están transfiriendo.

Comentario: Campo para incluir cualquier comentario relacionado con la transferencia que sé esta realizando. Se dispone de dos (2) líneas de cuarenta (40) posiciones cada una.

Después de haber incluido los datos del encabezado de la transferencia, seguimos con la inclusión de los datos del cuerpo de la misma, el usuario debe ingresar la siguiente información:

Item: Campo que permite incluir el código del artículo que va a ser transferido, el usuario puede desplegar la lista de artículos, dejando el campo en blanco y presionando <Enter>, de esta manera puede elegir el artículo que desea incluir en la transferencia que se está elaborando. Und.: Campo en el cual se indica la unidad de medida del artículo (Kg, mts, caj, etc). Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Bulto: Esto es para aquellos casos en los cuales se despacha la mercancía por bultos. Si no se desea incluir esta medida, el Sistema suministra en este campo el valor por omisión, 1.

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Cantidad: Campo numérico que presenta o permite introducir la cantidad de artículos que serán transferidos. Si la cantidad de artículos a transferir es mayor a la existencia actual, el recuadro de interacción lo advertirá y no podrá realizar dicha transferencia. Costo Unitario: Este campo es suministrado por el Sistema, dicho campo es tomado del último costo registrado para ese artículo. Costo Total: En este campo se almacena automáticamente la información referente al Costo Total, es decir el Sistema calcula la cantidad de artículos multiplicado por el costo unitario.

Descripción: Este campo es suministrado automáticamente por el Sistema, luego de seleccionar el código del artículo, el usuario puede visualizar el nombre de dicho artículo en este campo. Se encuentra ubicado en la parte inferior o pie de la transferencia. Al finalizar la inclusión de los artículos a transferir, el Sistema pedirá su conformidad, seguidamente preguntará si desea o no imprimir el documento.

PRODUCCION

Esta opción tiene por objeto la elaboración de la Orden de Producción. Para la inclusión de los datos en esta ventana, los realizaremos en tres pasos, donde el usuario deberá incluir la siguiente información:

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Número: Campo para incluir el número de la orden de producción, el Sistema sugerirá la numeración; ésta puede ser indicada por el usuario. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato libre. Emisión: Campo para introducir la fecha de elaboración de la orden de producción. Fecha de Término: Campo para incluir la fecha estimada para culminar la ejecución de la orden de producción. Artículo: Campo para incluir el código del artículo que se desea producir. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema mostrará la ventana con los códigos y descripciones de los artículos para que el usuario seleccione el que desee. El artículo debe ser compuesto, el desglose de éste debió ser indicado en la ficha del artículo al momento de la apertura de la ficha. Descripción: Este campo es suministrado automáticamente por el Sistema luego de la selección des artículo. Cantidad: Campo para incluir la cantidad de piezas que se quiere producir o ensamblar del artículo seleccionado. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numérico. Factor/Uso: se refiere a la maquinaria para hacer la producción Ejemplo: se tiene un máquina que trabaja al 100% para hacer 1000 piezas X , pero si esta trabaja a un 75 % solo hará 750. Es un campo referencial. Línea: específica de producción Ejemplo: se tiene un artículo que se produce en metal soldado se quiere identificar la línea de producción como metales, si se quiere se puede o no asignarle costo. Es un campo referencial. Almacén (S): Campo para indicar el código del almacén del cual se deberán descargar los materiales para la elaboración del producto.

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Almacén (E): Campo para incluir el código del almacén que habrá de recibir el producto terminado. Nota: Los almacenes arriba referidos deberán estar incluidos en la tabla de clasificación de almacenes que se menciona más adelante. Comentarios: Campo para incluir cualquier comentario relacionado con la orden de producción que se está introduciendo. Se dispone de dos (2) líneas de cuarenta (40) posiciones cada una.

Luego de la inclusión de los datos del encabezado de la orden de producción, proseguimos con la inclusión de los datos del cuerpo de la misma; la información a incluir es la siguiente: El Sistema llenará automáticamente todos estos campos con la información del encabezado y con los valores de costo introducidos para los diversos componentes del artículo a producir, arrojando un costo estimado de producción. Este renglón generado por el Sistema no podrá ser alterado Se hará una estimación de la cantidad de artículos que se pueden producir en función de las existencias de los componentes en el inventario, si la existencia no alcanza para producir el número de unidades especificadas en el encabezado, el Sistema emitirá un Aviso advirtiendo que no hay cantidad suficiente.

Al pasar al segundo renglón del cuerpo, se abrirá la ventana Costos Adicionales la cual permite elaborar una tabla con aquellos costos que el usuario desee añadir para efectuar un cálculo más preciso del costo total de producción, tales como mano de obra, electricidad, consumo de agua, etc. Esta ventana presenta los campos:

Código: campo alfanumérico para colocar el código del costo adicional que se desea incorporar a la tabla. Nombre: campo alfanumérico de 35 caracteres para colocar la descripción del costo adicional. Costo: campo numérico para colocar el valor asignado al costo adicional que se está introduciendo en la tabla, con relación a la cantidad a producir, del artículo seleccionado en el encabezado.

La tercera sección o pie de la orden de producción contiene los campos: Costo unitario y Total, los cuales serán llenados por el Sistema en base a la información definitiva de la orden de producción. Al finalizar la inclusión de la orden de producción el Sistema solicitará conformación de los datos, de responder negativamente el cursor regresará al encabezado permitiendo realizar cualquier modificación; si se cancela quedará sin efecto cualquier información que se haya introducido. De otra forma de responder afirmativamente, el Sistema grabará la orden, generará una entrada en el almacén de entrada con la cantidad de artículos a producir y generará una salida en el almacén de salida restando los materiales empleados en la producción.

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Esta ventana en la parte inferior, dispone de las teclas de función F8 = Duplicar, y F10= Histórico de Producción, a continuación el detalle de cada una de ellas. F8 = Duplicar: Las Ordenes de Producción pueden ser duplicadas con la tecla de función F8, esta función permite duplicar una orden de producción ya elaborada, primeramente se debe ir a la orden que se desea duplicar, seguidamente presione la tecla de función F8=duplicar, y responda (SI/NO) desea duplicar el registro que se muestra en pantalla. Si responde afirmativamente la orden queda duplicada, inmediatamente la vera, solo cambió el número de la Orden de Producción, quedando ubicada como la última orden que sé esta ingresando, siga el mismo proceso como si la estuviera incluyendo de principio a fin, además el usuario puede modificar, eliminar o seguir incluyendo componentes a la Orden de Producción. F10 = Histórico de Producción: Una vez elaborada la Orden de Producción y si el usuario desea llevar un Histórico de Producción para esa orden, debe presionar la tecla de función F10, inmediatamente se despliega el archivo Histórico de Producción, este archivo es llenado por el usuario suministrando los siguientes datos:

Fecha: Campo para incluir la fecha en la cual sé esta realizando la producción.

Inicio: Campo para incluir la hora en que se inicio la producción del artículo.

Termino: Campo para incluir la hora en que se termino la producción del artículo.

Cantidad: Campo para ingresar la cantidad de artículos que se van a producir.

Op.: Campo para indicar el operador que esta realizando la producción.

Código: Campo para ingresar el código del artículo que se va a producir.

Observaciones: Campo para incluir cualquier observación relacionada con la producción.

TABLA DE UNIDADES Esta opción permite definir las unidades equivalentes y el factor de conversión de las unidades básicas del inventario. Para la inclusión de las unidades de conversión, el usuario deberá suministrar la siguiente información:

Referencia: Campo que permite introducir la unidad básica de referencia de los diferentes artículos registrados. Seguidamente a este campo, se muestran tres pares de campos para

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introducir tres unidades de equivalencia con el correspondiente factor de conversión. Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Unidad: Campo para introducir una unidad de equivalencia. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numérico. Factor: Campo numérico para introducir el factor por el cual se va a multiplicar una cantidad para obtener la cantidad equivalente en la unidad básica. Ejemplo: Si la unidad básica es gramos y la de equivalencia es kilogramos, el factor de conversión deberá ser: 1000. Al emitir una factura y se introducen 20 kilos de un artículo con unidad básica en gramos, el Sistema lo convertirá en 20.000 gramos de acuerdo a la especificación de la tabla. Si la unidad básica es toneladas y la de equivalencia es kilogramos, el factor deberá ser: 0.001. Al introducir un artículo en kilos siendo la unidad básica toneladas, el Sistema lo convertirá a toneladas multiplicando la cantidad por 0.001 lo cual es igual a dividir por 1000.

Al terminar de introducir la información de los campos, el Sistema pedirá conformar su entrada.

TABLA DE ALMACENES

Esta opción permite introducir la codificación de los diversos almacenes con los cuales se va a trabajar la empresa.. (Si se escogió la opción multialmacén en actualizar empresa).

La información a incluir en esta ventana es la siguiente:

ID: Campo para indicar el código que se desea asignar al almacén. Se dispone de dos (2) posiciones de formato libre. Nombre: Campo para incluir el nombre o descripción del almacén que se desea añadir a la tabla. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre.

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TABLA I.V.A.

Esta opción permite fijar los valores de las diversas tarifas vigentes aplicables para el cálculo del Impuesto de Valor Agregado ( I.V.A. ) según la ley.

PROCESOS

RECALCULO DE COSTOS

Esta opción permite recalcular el costo unitario promedio de todos los artículos del inventario tomando en cuenta la cantidad en existencia y los costos en la compra de los artículos. Al seleccionar esta opción, el recuadro de interacción preguntará: ¿Desea ejecutar el proceso de recálculo de costos y existencia?. Responda Si para realizar el cálculo.

REPRECIACION

Esta opción permite cambiar los precios de los grupos de artículos que se indiquen. Para ello se introduce un factor de repreciación a aplicar a una de las modalidades de precio de los artículos.

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Al seleccionar esta opción se presenta el recuadro repreciación para introducir la letra que identifica la modalidad de precio a modificar y el factor por el cual se ha de multiplicar cada uno de los precios de la modalidad seleccionada. Luego se presenta el recuadro Grupos para introducir el rango de grupos de artículos a repreciar. Si se deja el rango vacío asume todos los grupos.

RECOSTEO Esta opción permite cambiar el costo de uno o mas grupos de artículos utilizando un factor fijo o aplicando el último costo. Al seleccionar esta opción se presenta el recuadro Criterio para seleccionar Según factor fijo o Según último costo. Si el recosteo lo desea realizar multiplicando por un factor fijo, se presenta el recuadro para introducir el valor de este factor. Luego, para ambos criterios, aparece el recuadro Grupos para introducir el rango de grupos de artículos a cambiar de costo. Si se deja el rango vacío asume todos los grupos.

MANTENIMIENTO Esta opción realiza las operaciones para la organización y para intentar la recuperación de los datos de Inventario. Al seleccionar esta opción, presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar Archivos, Reprocesar y Reconstruir.

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La opción Compactar y reindexar Archivos se utiliza cuando se presente una falla eléctrica o caída de tensión que afecte la ejecución de un proceso y se pierda información de los Archivos índices o cuando los datos por cualquier motivo aparezcan desordenados. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opción Eli de las ventanas de edición). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros. Sugerencia: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La opción Reprocesar se debe utilizar cuando observe que los montos o saldos de los artículos han variado o no corresponden a la realidad motivado por algún problema similar a los anteriores. El proceso se reconstrucción se inicia desde el primero al último movimiento de inventario del ejercicio actual. La opción reconstruir procura reestablecer las conexiones entre documentos pertenecientes a diferentes bases de datos pero vinculados internamente por el Sistema. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado tiempo para su ejecución.

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OTROS Las opciones correspondientes a este menú están documentados en el Capítulo I Contabilidad. Dichas opciones corresponden a acciones comunes en todas las gestiones del Sistema, de allí que se detallan solamente en dicho capítulo. Dichas funciones pueden ser, cambiar la fecha del Sistema, cambiar de operador en determinado momento, indicar los contadores para los documentos a realizar en la gestión, etc.

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