manual de usuario técnico prisma

ANEXO 1

Manual de Usuario PRISMA Super de Alimentos - 2010

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Manual de Usuario PRISMA

Contenido

FUNCIONAMIENTO DEL FRAMWORK

Inicio de sesión

Framework

1. Barra de usuario

2. Menú principal

3. Módulo de información

FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO DE ADMINISTRADOR

FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO IMPORTAR

1. Almacenamiento de los planos.

2. Cambios en el código PHP.

FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO EJECUTIVOS

Pronóstico de Ventas

1. Selección de cliente.

2. Digitación del pronóstico

3. Resultado del pronóstico.

4. Exportar a Excel.

5. Exportar a PDF.

6. Almacenamiento de los registros creados en la Base de Datos.

Sugerido de ventas.


2. Digitación del sugerido.

3. Resultado del sugerido.


FUNCIONAMIENTO DEL FRAMWORK

Para ingresar a la aplicación es necesario abrir un navegador y en este digitar http://localhost/prisma, de esta forma se abrirá la pantalla de inicio de sesión, la cual se muestra en la Imagen 1.

Inicio de sesión

Imagen 1. Inicio de Sesión.

El inicio de sesión es sencillo, se pone la cédula de la persona que va a acceder en el usuario y en la contraseña y se le da clic al botón entrar. De esta forma se llenan las variables de sesión y quedan almacenadas hasta que el usuario cierre la sesión o cierre la ventana del navegador.

http://localhost/prisma�


Framework Al dar clic en el botón entrar, los administradores tendrán acceso total los módulos creados en la web, siendo estos el módulo Administrador y el módulo Ejecutivo con todas las utilidades necesarias para administrar el sistema, esto se puede ver en la Imagen 2.

Imagen 2. Muestra del Framework.

En la Imagen 3 podemos ver las tres principales divisiones del Framework:

1. Barra de usuario

Imagen 3. Barra de usuarios.

Con el número 1 encontramos la barra de usuarios, en esta barra aparece la palabra Bienvenido (1) y el nombre de la persona que inició sesión (2), en este caso aparece el nombre del usuario Administrador y, a la derecha de la barra aparece un enlace para cerrar la sesión actual (3), al dar clic en este enlace, redirecciona automáticamente hasta la ventana de inicio de sesión mostrada en la Imagen 1.

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2. Menú principal

Imagen 4. Menú principal.

Con el número 2 en la Imagen 1, se encuentra señalado el menú principal, el cual está dividido en ADMINISTRACIÓN (1), IMPORTAR(2) y EJECUTIVOS (3), referenciada en la Imagen 4, la diferencia es que a los Ejecutivos no les aparece el módulo de administración ni el de importación de archivos planos.

En el módulo de ADMINISTRACIÓN, marcado con el número 1, están listadas todas las tablas de la base de datos para aplicarles el método CRUD, es decir, listar, modificar o eliminar; pero, esto solo para las tablas administrables, para las tablas de Pronóstico y Sugerido solo se permite listar, para no eliminar ningún registro de los almacenados por los ejecutivos. En el módulo de IMPORTAR, marcado con el número 2, se listan los diferentes motores que cargan cada uno de los archivos planos para que la base de datos sea llenada con la información más actualizada para el momento que se requiera. Cada uno funciona independiente, por lo que es necesario pulsar sobre cada uno para que se haga el cargue automático de la información almacenada en los archivos planos.

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En el módulo de EJECUTIVOS, marcado con el número 3, están listados los dos procesos que los ejecutivos deben ejecutar, el primero es el pronóstico de ventas que se realiza anualmente para cada cliente y el segundo es el sugerido de ventas que se hace semanalmente previo a cada visita realizada para tomar pedidos, para los usuarios con perfil administrador estos módulos solo permiten ver el listado completo de los productos y su histórico pero no se discrimina por cliente como si se hace bajo el perfil de ejecutivos.

3. Módulo de información

El módulo de información puede funcionar para varias cosas:

• Promociones que se pueden realizar para clientes determinados, para zonas determinadas, etc.

• Información de fechas máximas de elaboración y envío de pronósticos y sugeridos.

• Etc.

FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO DE ADMINISTRADOR

Imagen 5. Módulo ADMINISTRADOR.

La funcionalidad de este módulo es permitir la parametrización de las distintas entidades o tablas que hacen parte de la Base de Datos. Ingresando a la opción CLIENTES, encontraremos varias opciones, las cuales podemos ver en la imagen 6.


Imagen 6. Listado de clientes

En la imagen 6 encontramos las 2 características principales de cada entidad. Con el número 1 se encuentra referenciado un menú con dos ítems, el primero es MENÚ PRINCIPAL, el cual nos lleva a la página principal y el segundo es NUEVO CLIENTE, este permite realizar la inserción manual de una nuevo cliente.

Imagen 7. Formulario de ingreso de Clientes.

En la imagen 7 se muestra el formulario que debe llenar el administrador al ingresar un nuevo cliente, el campo lista debe tener el nombre de una lista válida, de lo contrario no permitirá crear el nuevo cliente, en el ejemplo vemos que se está insertando el cliente 1 con lista de precios 11; si la inserción es satisfactoria veremos el mensaje mostrado en la imagen 8.

Imagen 8. Inserción realizada satisfactoriamente.

Luego de esto, volvemos al listar y viendo en la tabla podemos notar que se encuentra el nuevo registro, ver imagen 9.

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Imagen 9. Prueba de la inserción.

Marcado con el número 2 en la imagen 6 se encuentra tabulado el listado de clientes, esta tabla tiene algunas características a resaltar, ver imagen 10.

Imagen 10. Listado de clientes.

Las opciones que presenta la tabla donde se listan los clientes son las siguientes: marcado con el número 1 se encuentra el botón editar, el cual permite realizar cambios a los registros almacenados; con el 2 el botón eliminar, que borra el registro elegido y, con el número 3 el paginador, que permite ir a una determinada página para buscar un registro determinado. Los registros que se muestran en esta tabla están ordenados alfabéticamente por nombre.

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En la imagen 11 podemos ver la muestra de la edición con el dato que estamos probando.

Imagen 11. Formulario de Modificación

Al dar clic en el ícono de editar nos dirigimos al formulario de edición, este formulario es cargado automáticamente con los datos del registro determinado, cada uno de ellos editable, y, estando aquí podemos realizar los cambios que requiramos sobre el registro seleccionado. Al dar clic sobre el botón de Editar, nos saldrá el siguiente aviso, imagen 12.

Imagen 12. Registro editado correctamente.

Para comprobar que los cambios se realizaron correctamente, vamos hasta la tabla del listar y verificamos que si se hayan realizado las modificaciones sobre este registro, imagen 13.

Imagen 13. Prueba de la edición.


FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO IMPORTAR

El módulo IMPORTAR se ha diseñado para agilizar el proceso de cargue de información por medio de archivos planos que contienen la información requerida para poder realizar las operaciones para las cuales se ha concebido este aplicativo.

Imagen 14. Módulo IMPORTAR.

Al dar clic sobre cualquiera de las opciones del menú se lanzará un proceso automático que cargará el archivo plano que contiene la información, ver imagen 15.

Imagen 15. Resultado del proceso de importación.

Cuando termine de ejecutarse la acción automática de carga de los registros, nos mostrará las sentencias insert y update que ejecutó y, además de esto los errores que encontró en el camino.


Para tener en cuenta, en la opción de generar el histórico, se deben hacer varios cambios antes de lanzar la ejecución. La siguiente es la descripción de los mismos:

1. Almacenamiento de los planos.

Los planos usados para mantener actualizado PRISMA se encuentran en la siguiente dirección de FTP: ftp://200.69.107.94/Siete/ en esta carpeta encontramos los archivos mostrados en la imagen 16.

Imagen 16. Planos en el FTP.

Y los planos de las ventas se deben generar desde SAP por medio de la transacción ZRPSD23, la cual arrojará 4 archivos, estos se muestran en la imagen 17.

Imagen 17. Planos de ventas.

Estos son los archivos con los cuales se actualizarán los registros de la Base de Datos. Estos archivos se deben pegar en la carpeta /importar/planos que se encuentra dentro del directorio de la aplicación, ver imagen 18.

Imagen 18. Almacenamiento de planos en el directorio de la aplicación.

ftp://200.69.107.94/Siete/�


2. Cambios en el código PHP.

Luego de tener los archivos planos almacenados en el directorio local de la aplicación, es necesario realizar cambios en una línea del script de importación para poder subir los 4 archivos de las ventas y generar el histórico óptimamente. Debemos buscar el archivo importar_ventas.php y en este la línea 57, donde se debe poner el nombre de los archivos de ventas, uno a la vez.

Imagen 19. Importar Degustaciones.

En la línea que se muestra en la imagen 19 se debe poner el nombre exacto y la ubicación del archivo, de lo contrario no funcionará el cargue. Luego de realizar los cambios respectivos en el código del script procederemos a ejecutarlo desde la opción GENERAR HISTÓRICO que se encuentra en el menú IMPORTAR en la página principal. Debemos realizar este mismo procedimiento para los tres archivos restantes.

FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO EJECUTIVOS

Este módulo solo funciona si el usuario que ingresa tiene asignado los clientes determinados, un usuario administrador puede ingresar, pero le listará todos los clientes existentes y a cada uno de estos le amarrará los productos que comercializa, por lo tanto, no se recomienda hacer esto desde un perfil administrador.

Las dos opciones que tiene este menú son las de realizar el PRONÓSTICO y el SUGERIDO de ventas, imagen 20.

Imagen 20. Módulo EJECUTIVOS.

Pronóstico de Ventas

Los siguientes son los pasos a seguir por parte de los Ejecutivos Comerciales para llevar a cabo el pronóstico de ventas:



La imagen 21 muestra el listado de clientes asociados al un ejecutivo determinado, para el ejemplo ingresamos con el usuario del ejecutivo del Eje Cafetero y seleccionaremos el cliente CELEMA S.A.

Imagen 21. Selección de clientes.

2. Digitación del pronóstico

Al dar clic sobre el cliente determinado, el navegador nos dirigirá a la ventana donde se cargará el pronóstico por cada producto para este cliente, imagen 22.


Imagen 22. Listado de productos.

En la imagen 22 podemos observar el componente para ingresar los pronósticos de cada producto.

• Con el número 1 se encuentra enmarcado el cliente al que se le está realizando el pronóstico y la zona donde este se ubica.

• Con el número 2 se encuentra marcada la fecha actual, fecha que recoge desde un servidor externo para garantizar que sea la actual, esta fecha servirá para que el sistema valide los promedios y muestre el histórico de los meses correspondientes contando 12 hacia atrás del actual.

• Con el número 3 se enmarca el listado de productos con su código respectivo.

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• Con el número 4 se encuentra enmarcado el histórico de ventas por producto por mes, este histórico es cargado por medio del plano generado por la transacción ZRPSD23 y lo que se hace en el script es consolidar las ventas, degustaciones, proformas y descuentos realizados sobre este producto mes a mes.

• El cuadro 5 enmarca los promedios a 3 y 6 meses, estos promedios proporcionarán indicadores que lleven al ejecutivo a realizar un pronóstico más asertivo.

• El recuadro 6, enmarca la principal utilidad de este componente, es un cuadro de texto en el cual el ejecutivo debe ingresar el pronóstico para cada producto.

• Por último, al terminar de digitar los pronósticos de todos los productos aparecerá el botón Cargar Pronóstico, dando clic en este botón, se almacenará el pronóstico y realizará los cálculos respectivos para discriminar el promedio de ventas mes a mes en pacas y en pesos, ver imagen 23.

3. Resultado del pronóstico.

En la imagen 23 vemos el resultado del pronóstico realizado.

Imagen 23. Resultado del pronóstico de ventas.

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Enmarcados en los recuadros rojos encontramos las características principales del resultado del pronóstico realizado anteriormente.

• Con el número 1 se encuentra el producto al cual se le realizó el pronóstico.

• Con el número 2 se muestra el cálculo del promedio mensual de ventas de este producto, que fue lo que el ejecutivo digitó.

• Con el número 3 está señalado el total pronosticad a vender anualmente.

• Con el número 4 se enmarcan las ventas cada mes en pacas del producto determinado de acuerdo a la estacionalidad.

• Con el número 5, al igual que el punto anterior se encuentran enmarcadas las ventas, esta vez en pesos, pero también teniendo en cuenta la estacionalidad.

• Por último, con el número 6 se destacan dos botones, los cuales van a exportar el resultado del pronóstico a Excel o a PDF, dependiendo de los requerimientos y el gusto de cada uno.

4. Exportar a Excel.

Dando clic sobre el botón A Excel, mostrado en la imagen 23, se lanzará el envío del pronóstico desarrollado a Excel, de la siguiente forma:

Imagen 24. Cuadro de diálogo para guardar o abrir el archivo.

Lo primero que aparecerá al dar clic sobre el botón es un cuadro de diálogo que nos pregunta que queremos hacer con este archivo. RECOMENDACIÓN: guardar en un sitio de fácil acceso y que recuerden su ubicación, esto, para prevenir que el pronóstico que elaboren no se vaya a perder.


Imagen 25. Alerta.

Cuando salga la alerta mostrada en la imagen 25, damos en el botón si, para que nos permita continuar y abrir el archivo.

Imagen 26. Resultado del archivo en Excel.

En la imagen 26 podemos ver una muestra del archivo en Excel que se genera a partir del desarrollo del pronóstico por medio de la herramienta Web.

5. Exportar a PDF.

En la imagen 23, enmarcado con el número 6, también podemos ver el botón A PDF, el cual exportará el pronóstico desarrollado a un archivo en formato PDF, este archivo no podrá modificarse.

Luego de dar clic en el botón A PDF saldrá, en el mismo navegador, el archivo en PDF con diferentes opciones, esto lo podemos ver en la imagen 27.


Imagen 27. Archivo en formato PDF.

6. Almacenamiento de los registros creados en la Base de Datos.

Al dar clic en cualquiera de los dos botones enmarcados con el número 6 en la imagen 23, automáticamente los registros creados en el pronóstico se enviarán a la Base de Datos para tener un histórico y un respaldo de todos los datos logrados por los ejecutivos, en la imagen 28 se ve el resultado de este proceso.

Imagen 28. Resultado de la inserción del pronóstico.


Sugerido de ventas.


El proceso para llegar al sugerido de ventas es similar al realizado en el pronóstico; en la imagen 19 vemos el menú para los ejecutivos, en este menú encontramos el botón del sugerido, al dar clic en este, aparecerá una ventana, la cual filtra los clientes por ejecutivo, aquí es donde se selecciona el cliente para realizar el sugerido de ventas, ver imagen 29.

Imagen 29. Selección de clientes.

2. Digitación del sugerido.

Luego de seleccionar un cliente determinado pasamos a realizar el llenado del sugerido de ventas, en la imagen 30 vemos el formulario de llenado del sugerido de ventas.


Imagen 30. Listado de productos.

En la imagen 30 podemos ver el componente para el ingreso de los sugeridos de ventas.

• Con el número 1 se encuentra enmarcada la fecha actual, igual que en el pronóstico, esta es traída del servidor de php, lo que garantiza que sea la correcta.

• En el número 2 se encuentra el producto con su respectivo código.

• En el número 3 se encuéntrale histórico de ventas del producto determinado, mostrando las ventas mes a mes.

• Con el número 4 aparecen los promedios a 6 y 3 meses calculados partiendo de la fecha actual hacia atrás.

• Enmarcados con el número 5 se encuentran dos cuadros de texto, el estimado de venta, que es lo que se le estima vender al cliente de un determinado producto; y el inventario actual se debe rellenar con el inventario que tiene el cliente al momento de realizarle el pedido.

3. Resultado del sugerido.

Al final del formulario de sugeridos aparece el botón Enviar Sugerido, al darle clic, nos llevará a una nueva ventana donde nos muestra el resultado del sugerido, ver imagen 31.

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Imagen 31. Resultado del Sugerido de Ventas.

En el resultado del Sugerido de ventas, como lo muestra la imagen 31, hay varios aspectos a resaltar:

• Con el número 1 se encuentra enmarcado el cliente a quien se le realizó el sugerido y la zona donde este se ubica.

• Enmarcado en el número 2 aparece la descripción del producto.

• En el recuadro 3 aparece el estimado de ventas que el ejecutivo digitó, este estimado sirve para calcular la propuesta de inventario en los días hábiles que tiene el mes.

• Con el número 4 aparece enmarcado el resultado del redondeo a días hábiles del estimado de venta, es llamado propuesta de inventario.

• En el número 5 se encuentra el inventario actual, digitado también por el ejecutivo.

• Partiendo de la propuesta de inventario y del inventario actual se realiza el cálculo del pedido sugerido, este dato será el que ayude al ejecutivo a llegar con cifras reales al cliente.

Al final de la pantalla del resultado aparecen nuevamente los botones A Excel y A PDF, a esto se les va a dar el mismo uso que en el pronóstico.

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manual de usuario técnico prisma

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