dgabca.cs-i.08 manual de usuario sibinet v 3.0. de...fecha de emisión: 26 de febrero de 2015...

Fecha de emisión:

26 de febrero de 2015

DGABCA.CS-I.08 Manual de usuario SIBINET v 3.0. Versión: 2

Elaborado y emitido por:

Dirección de Control y Supervisión

Aprobado por:

Dirección General

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Dirección General de Administración de Bienes

y Contratación Administrativa

1. Propósito

Este manual tiene el objetivo de guiar al usuario de SIBINET en el uso del sistema; en él se

sintetiza el funcionamiento del Sistema Registro y Control de Bienes de la Administración

Central.

2. Alcance

Muestra el procedimiento para registrar los movimientos que realizan las instituciones, sobre

los bienes que tienen bajo su administración; asimismo, mediante el uso del sistema se

obtiene la información necesaria para realizar los inventarios físicos e informar al Ministerio de

Hacienda, sobre la variación en esta información.

En el presente manual se describen los principales componentes transaccionales del sistema,

presenta el conjunto de pantallas del mismo, la descripción de su funcionalidad así como sus

características principales.

Los procesos que involucra el documento son los siguientes:

1. Requisitos para el uso del sistema …………………………………………………………………3

2. Ingreso a Sibinet: .......................................................................................................................... 3

3. Menú del Sistema ........................................................................................................................ 3

4. Bienes ............................................................................................................................................ 4

5. Administración de bienes: .......................................................................................................... 4

a. Búsqueda de un Bien .................................................................................................................. 5

b. Visualización del Detalle del bien ............................................................................................. 6

c. Inclusión de un Bien ..................................................................................................................... 8

d. Exclusión de un Bien .................................................................................................................. 13

e. Modificación de un Bien .......................................................................................................... 15

1. Modificación por Cambio de clase ....................................................................................... 16

2. Modificación por Datos de compra....................................................................................... 18

3. Modificación por Fecha de Adquisición ............................................................................... 18

4. Modificación por Placa Errónea ............................................................................................. 19

5. Modificación por Responsable ante institución ................................................................... 20

6. Modificación por Responsable del bien ................................................................................ 21

7. Modificación por Ubicación Física ......................................................................................... 22

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8. Modificación por Valor de Adquisición ................................................................................. 23

6. Traslados: .................................................................................................................................... 24

a. Traslado por Ubicación Física o Presupuestaria .................................................................... 24

b. Traslado por Responsable Institución ..................................................................................... 26

c. Traslado por Responsable Bien. ............................................................................................... 28

b. Trasladar Funcionarios............................................................................................................... 30

7. Mantenimiento de Funcionarios: ............................................................................................ 32

a. Consultar un Funcionario: ......................................................................................................... 32

b. Incluir un nuevo Funcionario: ................................................................................................... 33

c. Modificar un Funcionario.......................................................................................................... 35

c. Eliminar un Funcionario ............................................................................................................. 37

8. Mantenimiento de Dependencias: ........................................................................................ 39

a. Incluir una nueva Dependencia ............................................................................................. 40

d. Modificar una Dependencia existente .................................................................................. 41

e. Eliminar una Dependencia ...................................................................................................... 42

9. Bienes privados .......................................................................................................................... 44

3. Documentos Relacionados

Nº Nombre del Documento Código

1. Procedimiento para la asignación de acceso de claves de

acceso al sistema SIBINET

No posee

4. Definiciones

No Aplica.

5. Responsabilidades

Usuario (US)

Funcionario enlace de la DGABCA (FE)

Directora de Control y Supervisión (DCS)

Director General (DG)

6. Procedimiento

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1. Requisitos para el uso del sistema

Para un correcto funcionamiento del sistema es necesario usar los siguientes

navegadores de preferencia en el siguiente orden:

1. Google Chrome actualizado

2. Mozilla FireFox actualizado

3. Safari actualizado

4. Internet Explorer 9 o superior

2. Ingreso a Sibinet:

En el navegador de internet utilizado, ingresar a www.hacienda.go.cr/sibinet

Una vez que aparece la pantalla inicial:

Digitar el usuario del portal.

Digitar la contraseña.

Clic en el botón Iniciar Sesión.

3. Menú del Sistema

A continuación se muestra el menú principal del Sistema y describe la funcionalidad

de cada uno.

http://www.hacienda.go.cr/sibinet

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Inicio: Permite el regreso a la pantalla principal desde cualquier opción del sistema.

4. Bienes

El módulo de Bienes comprende las siguientes funcionalidades:

Administración

Traslados

o Ubicación física

o Responsable institución

o Responsable del bien

o Funcionarios

Funcionarios

Dependencias

Bienes privados

Seguidamente se detallan los pasos a seguir por los usuarios para cada uno de puntos

anteriores:

5. Administración de bienes:

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar los bienes asociados a una institución.

Ir al menú “Bienes”.

“Administración”.

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a. Búsqueda de un Bien

Digite el “Número de Placa” del bien, en caso de que desconozca del número

de placa,

Digite la “Descripción” del Bien.

Seleccione el año presupuestario al que pertenece el bien (si lo desconoce

seleccione todos).

Seleccione la opción “Activo” si el bien está en esa condición en el sistema y la

opción “Inactivo” si el bien se encuentra Inactivo (si lo desconoce seleccione “No

filtrar”).

Clic en el botón “Buscar”.

Para visualizar todos los campos asociados con el bien seleccionado, se

posiciona sobre el bien, cuando la línea se encuentre sombreada y dar clic.

Luego selecciona el campo denominado “Detalle”.

Si desea desmarcar el bien, vuelve a posicionarse sobre la línea y dar clic.

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Esta opción permite visualizar todos los campos asociados con el bien

seleccionado.

b. Visualización del Detalle del bien

Datos Generales (Descripción y Catálogo). La siguiente pestaña muestra entre

otras cosas la descripción del bien, el año catálogo que le corresponden según la

fecha de compra así como la clase, subclase y descripción genérica en que fue

clasificado el bien según catálogo de mercancías.

Ubicación Física: Esta pestaña muestra tanto la ubicación física del bien a nivel

geográfico como a nivel institucional (programa, subprograma y dependencia),

detallando quién es el Responsable del bien directamente y quién es el

Responsable del mismo ante la institución.

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Otros: Esta pestaña muestra los datos de compra del bien así como la

información contable de la misma.

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Especificaciones: Esta pestaña muestra las diferentes características físicas

propias de cada bien, las mismas varían en cantidad y diversidad dependiendo

del tipo de bien que se trate.

Regresar a la Administración de bienes.

c. Inclusión de un Bien

Seleccione el “Año presupuestario” en donde se va a incluir el bien.

Clic en el botón “Nuevo”.

Seleccionar el “Desglose”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Compra

Los tipos disponibles son: Adquisición por comiso, Adquisición por expropiación,

Aparición de bienes dados de baja, compra, compras por adiciones/mejoras,

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compras realizadas en exterior, donación, fabricación o producción e inventario

inicial.

Se posiciona en el campo “Elija la fecha” y el sistema presentará un cuadro

que contiene el calendario, selecciona la fecha y da clic según el día, mes y año.

Una vez seleccionada la fecha, el sistema despliega los campos para que sean

completados.

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Digitar “número de placa” (máximo 6 dígitos) y la “descripción del bien”.

Seleccionar la partida presupuestaria (Clase, Subclase y Descripción Genérica)

correspondiente al bien a incluir.

Clic en la pestaña Ubicación física.

Seleccionar la Ubicación física del Bien (País, Provincia, Cantón, Distrito).

Seleccionar al funcionario “Responsable del Bien”, automáticamente el sistema

muestra la ubicación presupuestaría del bien.

Seleccionar el nombre del “Responsable ante la Institución”.

Clic en la pestaña Otros.

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Seleccionar solamente el “Tipo de Patrimonio”: Patrimoniable.

Seleccionar el “Estado de Utilización”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Uso.

Los tipos disponibles son: Desuso, Muerte, Prestado, Reparación, Uso.

Seleccionar el “Estado Físico”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Excelente.

Los tipos disponibles son: Bueno, Excelente, Malo, Regular.

Digitar los datos de la factura (Orden Compra, Nº de Factura, Nº Póliza, Folio

Real, Valor de Adquisición, Fecha de la Adquisición).

Clic en la pestaña Especificaciones.

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Digitar las características correspondientes al bien.

Clic en el botón “Guardar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

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El sistema le remite el siguiente mensaje de confirmación.

d. Exclusión de un Bien

Ingresa al módulo de Bienes, luego selecciona “Administración”

Digitar el “Número de Placa” del bien a excluir.

Se selecciona el “Año Presupuestario” al que se va a excluir el bien.


Selecciona el bien.

Seleccionar el campo “Exclusión” y el Desglose, para efectos el ejemplo vamos

a utilizar por Donación.

Los tipos de desglose de movimientos existentes para la baja de bienes son: Canje,

Desarme o Desmantelamiento, Destrucción o Incineración, Donación, Pérdida,

Placa Duplicada, Robo o hurto y Venta.

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Una vez seleccionada la opción de desglose de movimiento de baja, el sistema le

despliega el cuadro de información denominado “Solicitud de confirmación”. El

usuario verifica que la información sea la correcta.

Completar el campo de “Justificación”.

Clic en el botón “Aceptar” si desea eliminar el bien o dar clic en “Cerrar” en el

caso contrario.

El sistema envía el siguiente mensaje de confirmación.

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e. Modificación de un Bien

Ingresa al módulo Bienes – Administración.

Digitar el “Número de Placa” del bien a modificar.

Se selecciona el “Año Presupuestario” al que se le va a modificar el bien.


Seleccionar el bien a modificar.

Seleccionar la opción “Detalle”

Seleccionar la opción “Modificaciones”.

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Los tipos de movimientos disponibles: Cambio de Clase, Datos de Compra, Fecha

Adquisición, Placa Errónea, Responsable ante la Institución, Responsable del Bien,

Ubicación Física y Valor de Adquisición.

Para llevar a cabo un Movimiento de “Modificación”, es necesario completar el

campo “Justificación”, el cual debe ser llenado de manera concisa y razonable,

para lo cual se dispone de 150 caracteres.

1. Modificación por Cambio de clase

Seleccionar las opciones que se requieren modificar

Escribe la “Justificación”.


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Al modificar la clase del bien, el sistema le solicita la inclusión de las

características correspondientes a la nueva clase.

Completar los campos de cada especificación.


El sistema refleja el estado del bien modificado.

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2. Modificación por Datos de compra




El sistema refleja el estado del bien, el usuario procede a revisar el cambio

ejecutado.

3. Modificación por Fecha de Adquisición

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4. Modificación por Placa Errónea



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ejecutado.

5. Modificación por Responsable ante institución




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ejecutado.

Asimismo, el sistema le permite modificar el responsable del bien en el mismo

cuadro de información, solo debe seleccionar la opción “Cambiar responsable

del bien”, y el sistema le despliega el campo para modificarlo.

6. Modificación por Responsable del bien




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ejecutado.

Asimismo, el sistema le permite modificar el responsable del bien en el mismo

cuadro de información, solo debe seleccionar la opción “Cambiar responsable

ante la institución”, y el sistema le despliega el campo para modificarlo.

7. Modificación por Ubicación Física




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ejecutado.

8. Modificación por Valor de Adquisición




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ejecutado.

Es importante recordar para efectos de realizar las modificaciones descritas anteriormente,

el usuario previo debe incluir, completar o actualizar datos contenidos en las

especificaciones del sistema.

6. Traslados:

Esta opción permite trasladar los bienes por Ubicación Física o Presupuestaria,

Responsable ante la Institución, Responsable del Bien o Traslado de Funcionarios.

a. Traslado por Ubicación Física o Presupuestaria

Ir al menú Bienes.

Traslados.

Ubicación física.

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Seleccionar “Año Presupuestario” al que pertenecen los bienes a trasladar.

Seleccione la ubicación presupuestaria al que pertenece el bien (Programa,

Subprograma y Dependencia).

Se seleccionan uno a uno los bienes a trasladar o si se deben pasar todos los

bienes se selecciona la opción “Seleccionar todos”.

* También se puede buscar el bien por medio del filtro.

Seleccione el “Ministerio Destino” y “Funcionario Receptor” perteneciente a la

nueva ubicación presupuestaria.

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Seleccione el nuevo “Responsable ante la institución”.

Clic en el botón “Trasladar”.

Clic en el botón “Cerrar”.

b. Traslado por Responsable Institución

Ir al menú Bienes.

Traslados.

Responsable Institución.

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Seleccionar “Responsable Actual” al que pertenecen los bienes a trasladar.

Seleccionar uno a uno los bienes, o la opción “Seleccionar todos” si requiere

trasladar todos los bienes en un solo movimiento al mismo “Funcionario destino”.

Si desea desmarcar seleccione la opción “Quitar selección”, en la misma casilla.

Seleccione el “Nuevo responsable” ante la institución.


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c. Traslado por Responsable Bien.


“Traslados”.

“Responsable Bien”.

Seleccionar el “Responsable de los bienes” actual.

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Seleccionar uno a uno los bienes, o la opción “Seleccionar todos” si requiere

trasladar todos los bienes en un solo movimiento al mismo “Funcionario destino”.

Para el ejemplo se seleccionarán 3 bienes.

Si desea desmarcar seleccione la opción “Quitar selección” en la misma casilla.

Se selecciona el nuevo “Responsable Receptor” del bien, debe tomar en

cuenta que este responsable debe encontrarse en la misma dependencia, de lo

contrario cambiaria los bienes de ubicación.

En caso de requerir seleccionar el “Responsable ante la institución”, y

selecciona el responsable ante la institución.



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b. Trasladar Funcionarios

Esta opción le permite al usuario trasladar la ubicación física o presupuestaria del o los

funcionarios que se seleccionen.


“Traslados”.

“Funcionarios”.

Seleccionar el o los funcionarios que requiere trasladar a la nueva ubicación

física.

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Se selecciona el “Programa”, “Subprograma” y “Dependencia” destino (lugar

donde se van a trasladar los funcionarios).


El sistema despliega la siguiente pantalla de confirmación.

En la parte inferior de la pantalla el sistema muestra los funcionarios ubicados

en el Programa, Subprograma y Dependencia que el usuario seleccionó para la

nueva ubicación que tendrán los funcionarios.

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Importante: Se debe tener presente que este Traslado afecta la estructura

presupuestaria (Programa, Subprograma y Dependencia), por lo que, según la

situación que se presente, el usuario deberá proceder a trasladar los bienes que

tenga al funcionario asignado a otro funcionario responsable ante el bien o de la

Institución según corresponda, conforme la Parte 6 “Administración de bienes”,

puntos 5 “Modificación por Responsable ante institución” y 6 “Modificación por

Responsable de bien” del presente Manual de Usuario, cuando así se requiera.

7. Mantenimiento de Funcionarios:

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar usuarios pertenecientes a la institución.

Ir al menú Bienes.

Funcionarios.

El sistema despliega el total de funcionarios que posee la institución.

a. Consultar un Funcionario:

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Seleccionar el funcionario que desea consultar, o puede indicar en el campo

“Filtrar”, Tipo de Identificación, Identificación o el Nombre del Funcionario.

Clic en el botón “Detalle”.

El sistema despliega la información del funcionario.

b. Incluir un nuevo Funcionario:

Clic en el botón “Nuevo”.

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El sistema despliega la siguiente pantalla.

En esta pantalla debe incorporarse la siguiente información:

Seleccionar el “Tipo de identificación”.

Digitar el número de “Identificación”.

Digitar “Nombres”.

Digitar los “Apellidos”.

Seleccionar el “Programa”, “Subprograma” y “Dependencia” en el cual se va

a incluir al funcionario.


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El sistema despliega el mensaje de confirmación.

c. Modificar un Funcionario

Seleccionar el funcionario que desea modificar, o puede indicar en el campo


Clic en el botón “Modificar”.

Se modifican los campos en los que se requiere el cambio.

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Los campos modificables son: Nombre, Apellidos, Programa, Subprograma y

Dependencia.


El sistema despliega el siguiente mensaje de confirmación.

Importante: Se debe tener presente que esta Modificación de funcionario afecta

la estructura presupuestaria (Programa, Subprograma y Dependencia), por lo que,

según la situación que se presente, el usuario deberá proceder a trasladar los

bienes que tenga al funcionario asignado a otro funcionario responsable ante el

bien o de la Institución según corresponda, conforme la Parte 6 “Administración

de bienes”, puntos 5 “Modificación por Responsable ante institución” y 6

“Modificación por Responsable de bien” del presente Manual de Usuario, cuando

así se requiera.

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c. Eliminar un Funcionario

Importante: Se debe tener presente que para eliminar un Funcionario el mismo no

puede tener bienes asociados, los bienes se deben trasladar antes de ejecutar

este procedimiento.

Seleccionar el funcionario que desea eliminar, o puede indicar en el campo


Clic en el botón “Eliminar”.

Si el funcionario tiene bienes asociados el sistema remite el mensaje que “No es

posible eliminar el funcionario porque tiene los siguientes bienes asociados”, y en

la parte inferior de la pantalla muestra los bienes asociados con el Número de

Placa, Patrimonio, Descripción del Bien y Tipo de Responsable.

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El usuario debe proceder a asignar o trasladar los bienes a otro funcionario

responsable ante el bien o de la Institución según corresponda, indicados en el

punto 6 b y c del presente Manual de Usuario, según corresponda.

Una vez traslado el o los bienes, se selecciona se repiten los pasos para la

selección del funcionario.

Clic en la opción “Eliminar”.


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8. Mantenimiento de Dependencias:

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar dependencias pertenecientes a la

institución.

Ir al menú Bienes.

Dependencias.

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a. Incluir una nueva Dependencia

Seleccionar el Año presupuestario al que desea ingresar la nueva

dependencia.

Seleccionar Programa en el cual se incluirá la dependencia.

Seleccionar Subprograma en el cual se incluirá la dependencia.

Seleccionar la opción “Nueva”.

Una vez realizado seleccionados los pasos anteriores se despliega las dependencias

asociadas a la estructura seleccionada.

Digitar el código de la nueva dependencia.

Digitar la descripción de la nueva dependencia.

* Es importante indicar que el check de la columna “Activo” siempre debe estar

seleccionado de lo contrario la dependencia quedara inactiva y no será posible

asignarle funcionarios.

Solamente si la dependencia pertenece a una institución adscrita se debe

seleccionar con el check de la columna Adscrita, de lo contrario quitar el check.


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d. Modificar una Dependencia existente

Seleccionar el Año presupuestario.

Seleccionar Programa en el cual se modificará la dependencia.

Seleccionar Subprograma en el cual se modificará la dependencia.

Clic en “Modificar”.

Se modifican los campos en los que se requiere el cambio.

Los campos modificables son: Nombre, Activo y Adscrita.

Clic en el botón “Modificar”.

Fecha de emisión:



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e. Eliminar una Dependencia

Seleccionar el Año presupuestario.

Seleccionar Programa en el cual se modificará la dependencia.

Seleccionar Subprograma en el cual se modificará la dependencia.

Clic en “Eliminar”.

El usuario debe verificar que la Dependencia a eliminar no posea bienes

asociados.

Clic en el botón “Eliminar”.

Fecha de emisión:



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Si la Dependencia tiene bienes asociados el sistema remite el mensaje que

“Error!! Ocurrió un error al realizar la operación!., “El registro no puede ser

eliminado, porque tiene registros relacionados”.

El usuario debe proceder a asignar o trasladar los bienes a otro funcionario

responsable ante el bien o de la Institución y dependencias según corresponda,

indicados en el punto 6 b y c del presente Manual de Usuario.

Una vez trasladado el o los bienes, se selecciona se repiten los pasos para la

selección de la dependencia.

Clic en la opción “Eliminar”.


Fecha de emisión:



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9. Bienes privados

Ir al menú Bienes.

Bienes privados.

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Seleccionar opción “Nuevo”.

El sistema despliega la siguiente pantalla.

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En esta pantalla debe incorporarse la siguiente información:

Ingresar el “Año presupuestario”.

Digitar la “Descripción”.

Digitar “Características”.

Seleccionar el “Responsable del bien”.

Seleccionar el “Programa”, “Subprograma” y “Dependencia” en el cual se va

a incluir el bien privado.



Fecha de emisión:



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Fin del Manual de Usuario SIBINET v 3.0

Documento original firmado, en poder de la Dirección General de Administración de Bienes

y Contratación Administrativa.

7. Flujograma

No posee.

8. Anexos

No posee.

9. Control de Cambios

Fecha de revisión Persona que realiza el cambio Cambio realizado

24/05/2012 Sandra Solis Barboza Elaborado

Seidy Martinez Rodríguez Revisado por DGI

Arlene Cruz Barboza Revisado por DCS

Nancy Rojas Castillo

Rodolfo Jiménez Murillo

Flor Gómez Torres

Patricia Navarro Vargas Visto Bueno

26/02/2015 Marisol I. Brenes Jiménez Adaptado a la nueva versión

Rwander Soto Torres Revisado por DTIC

Lucrecia Miranda Rojas

Patricia Rojas Mathieu Revisado por DCS

Flor Gómez Torres

Fabián D. Quirós Álvarez Aprobado por

dgabca.cs-i.08 manual de usuario sibinet v 3.0. de...fecha de emisión: 26 de febrero de 2015...

Documents