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SISTEMA ELECTRÓNICO DE

CONTRATACIONES DEL ESTADO

- SEACE -

MÓDULO DE SELECCIÓN

Versión 3.0

MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES PUBLICAS

ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y

OBSERVACIONES (ELECTRÓNICA)

PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO PARA FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD PÚBLICA

MÓDULO: MÓDULO DE SELECCIÓN – SEACEv3.0

Fecha de Actualización:

10/08/2018 Versión: 1.0 Asunto: Absolución de Consultas y Observaciones (Electrónica)

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Página : 2 de 19 OSCE - SEACE

Contenido 1. Generar Consolidado de la Formulación de Consultas y Observaciones ........... 4

2. Registrar Absolución de Consultas y Observaciones ................................... 7

3. Publicar Pliego absolución de consultas y observaciones ........................... 13

4. Consultas ..................................................................................... 19





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INTRODUCCIÓN De acuerdo con el artículo 48.2 de la Ley de Contrataciones del Estado, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE establece la forma en que se aplica progresiva y obligatoriamente las contrataciones electrónicas a los métodos de contratación. Asimismo, conforme al artículo 252 del Reglamento de la Ley, los procedimientos de selección que se realizan en forma electrónica se llevan a cabo y difunden, íntegramente a través del SEACE, conforme a la Directiva que emita OSCE. Motivo por el cual, el 09 de agosto del presente año, se ha publicado en el Diario Oficial El Peruano el “Comunicado para la Formulación de consultas y observaciones de forma electrónica a través del SEACE”, mediante el cual se comunica que en los procedimientos de licitación pública, concurso público y adjudicación simplificada para la contratación de bienes, servicios y obras que se convoquen a partir del lunes 27 de agosto del 2018, los proveedores deberán efectuar de manera obligatoria la formulación de consultas y observaciones en forma electrónica a través del SEACE, no siendo válida su remisión física. De igual manera, las Entidades deberán absolver de manera electrónica a través de la funcionalidad prevista en el SEACE, las consultas y observaciones presentadas por los proveedores. Asimismo, debe tenerse presente que mediante Resolución Nº 064-2018-OSCE/PRE se modifica las bases estándar incluidas en la Directiva N° 001-2017-OSCE/CD “Bases y Solicitud de Expresión de Interés Estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225”, así como por Resolución Nº 063-2018-OSCE/PRE se ha modificado las bases estándar contenidas en la Directiva N° 015-2017-OSCE/CD “Procedimiento de Adjudicación Simplificada en forma electrónica y Bases Estándar para la contratación de bienes, servicios en general y consultorías en general”. Dichos documentos estándar entrarán en vigencia el 27 de agosto de 2018, y son aplicables a los procedimientos de selección que se convoquen a partir de dicha fecha Cabe indicar que el 21.07.2018, se implementó modificaciones al Excel y al procedimiento de carga de la formulación de consultas y observaciones electrónicas en virtud a la próxima entrada en vigencia de su uso obligatorio del archivo Excel para la formulación de consultas y observaciones electrónicas, esta vez, para todos los procedimientos de selección, para lo cual se han elaborado diversas mejoras al sistema. En mérito a ello, el OSCE, ha creado el presente manual dirigido a los usuarios de las entidades del Estado en la etapa de absolución de consultas y observaciones en forma electrónica, el cual describe los pasos a seguir para efectuar el registro de la “Absolución de Consultas y Observaciones electrónicas a las Bases”, por lo tanto este documento constituye un documento de ayuda básica para estas funcionalidades.

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ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES EN FORMA ELECTRÓNICA PARA EL USUARIO DE LA ENTIDAD

El presente manual comprende desde la etapa "Absolución de consultas y observaciones (Electrónica) por parte del usuario entidad del estado. Culminado con la actividad de “Formulación de consultas y Observaciones (Electrónica)”, la entidad, en la fecha establecida en el cronograma del procedimiento, procede a la absolución de las consultas y/u observaciones de todos los participantes que presentaron dicha formulación de consultas y observaciones.

1. Generar Consolidado de la Formulación de Consultas y Observaciones

- Para el registro de la Absolución de las consultas y observaciones en forma electrónica, la entidad contratante ingresara a la lista de actividades del procedimiento y seleccionara de la columna "Acciones de la actividad", el icono denominado "Generar Consolidado de formulación de consultas y observaciones".





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- A continuación, el sistema mostrara la ficha Consolidado de Absolución de consultas y observación. Seleccionar "Generar Consolidado".

- El sistema generara un archivo consolidado en formato XLS. Seleccionar "Abrir"

- El archivo generado contendrá un consolidado del total de las consultas y/u observaciones presentadas por cada proveedor que presento la formulación de consultas u observaciones. - En este archivo, sólo estará habilitada para la entidad, la columna de título: "Absolución de las consultas y observaciones" (campos: Análisis respecto de la consulta u observación y Precisión de aquello que se incorporará en las Bases a integrarse, de corresponder), encontrándose el resto bloqueadas, asimismo no podrá eliminar columnas ni filas.

- Culminado con el registro de todas las absoluciones de consultas y observaciones, se procede a guardar el archivo.





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- Se selecciona un directorio donde el usuario guarda el formato de Absolución de consultas y observaciones. - Es importante indicar que el nombre del archivo asignado por el sistema, debe mantenerse y no debe ser modificado al momento de guardarlo.





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2. Registrar Absolución de Consultas y Observaciones

- Corresponde seleccionar de la lista de actividades, en la columna "Acciones de la actividad", el icono denominado "Registrar Absolución de Consultas y Observaciones".

- El sistema, muestra la ficha para subir el archivo creado en formato Excel. - Del campo "Nombre del archivo", Seleccionar archivo.





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- Se procede a ubicar y luego abrir el archivo generado.

- En el sistema mostrara el archivo que contiene el formato de absolución de consultas y observaciones. - Asimismo, contiene el icono: " ", que permitirá eliminar el archivo adjunto y volver a subir otro archivo.





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- Luego seleccionar el botón "Guardar Borrador".

- El sistema mostrará el mensaje: "Se registro el archivo con éxito", seleccionar "Aceptar".





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- Se guarda el archivo en borrador, y se muestra el registro con los siguientes datos:

- Archivo de absoluciones: El archivo en formato XLS

- Fecha de registro: Fecha de registro en el sistema

- Hora de registro: Hora de registro en el sistema.

- Usuario de registro: Usuario, funcionario de la entidad que registro en el sistema.

- Estado: "Borrador" o "Envidado".

- Acciones: Con 2 Opciones:

o Enviar " " o Eliminar " "

- El estado del registro es "Borrador".





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- De la columna "Acciones", se muestran 2 iconos: - "Enviar": Para registrar el formato de absolución de consultas y observaciones - "Eliminar": Para eliminar el registro y poder subir otro archivo.

- Para publicar el formato de absolución de consultas y observaciones, seleccionar de la columna Acciones, el icono denominado "Enviar".





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- El sistema muestra un mensaje solicitando que continúe con el registro. Seleccionar "Aceptar" para grabar los datos o "Cancelar" para abandonar lo registrado.

- Al seleccionar "Aceptar", el sistema muestra el mensaje: "Se envió el archivo con éxito". Seleccionar Aceptar.





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- Ahora el estado del registro es "Enviado".

3. Publicar Pliego absolución de consultas y observaciones

- Corresponde finalmente seleccionar de la lista de actividades, en la columna "Acciones de la actividad", el icono denominado "Publicar pliego absolución de consultas y Observaciones"





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- Se muestra la ficha Registrar Pliego Absolutorio, el cual contiene el archivo generado en formato PDF.

- El sistema mostrara el archivo en formato PDF, que contiene todas las Consultas y observaciones presentadas por todos los proveedores participantes en el procedimiento de selección. Asimismo, se muestra la absolución de las consultas y observaciones absueltas por la entidad convocante.





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- En la misma ficha del "Registro Pliego Absolutorio", se muestra el campo: "Documento de Sustentación", donde la entidad puede adjuntar un archivo como documento opcional.

- Se selecciona el documento sustentatorio y se procede a abrir el archivo.





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- Se muestra en la ficha el archivo adjunto, como documento de sustentación.

- La entidad selecciona el botón "Enviar", para registrar el pliego absolutorio.

- El sistema muestra un mensaje, indicando que el pliego se publico con éxito.





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- El sistema, genero un archivo comprimido en formato ZIP

- El archivo comprimido contiene los archivos: Formato de Absolución de Consultas y Observaciones en formato Excel, el Pliego absolutorio en PDF y en caso se haya subido el archivo que contiene el documento sustentatorio.

- Luego de culminar con la publicación del pliego absolutorio, la entidad puede verificar la publicación en la ficha de selección - De la ficha listado de actividades, seleccionar "Ver Ficha"





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- En la ficha de selección, en la sección "Ver documentos por etapa", se puede descargar el archivo comprimido en formato ZIP

- Se muestran 3 archivos que conforman el comprimido del formato de Absolución de Consultas y Observaciones.





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4. Consultas

En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a:

SEDE CENTRAL:

Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima – Perú

CENTRODE CONSULTAS DEL OSCE:

6143636

Opción 1 – Consultas RNP

Opción 2 – Consultas SEACE

Opción 3 – Consultas legales

Opción 4 – Consultas generalas

CONSULTAS VIRTUALES: [email protected]

También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales. http://www.osce.gob.pe/articulo.asp?ids=10

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