manual de software uno contable

FACTURACIN

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

123

Facturacin

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos

de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las ordenes

de venta capturadas y asignadas en el sistema. As mismo el sistema brinda toda una

serie de ayudas representadas en consultas y reportes ordenados bajo mltiples

perspectivas o puntos de vista que enriquecen y facilitan el proceso de toma de

decisiones.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

FACTURACION


124

De una O.V. Especifica

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar una orden de venta a la

cual previamente se le han asignado los stocks de inventarios. Quiere decir que el

programa exige que la orden de venta a facturar tenga cantidad asignada. Es

importante recordar que en el momento de hacer una orden de venta con asignacin, o

de hacer un proceso de asignacin el sistema pregunta si se desea facturar. Cuando el

usuario decide hacerlo desde ese momento, el sistema hace un llamado a este

programa de facturacin de una O.V. especifica.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 1 de De una O.V. Especifica el usuario deber seleccionar la empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de orden de venta que desea

facturar. As mismo deber informar el cdigo del lapso contable, tipo de documento

factura a generar, nmero del documento, fecha de elaboracin y cdigo de la persona

que esta elaborando el documento, como se presenta en el siguiente formato de

pantalla:

FACTURACIN


125

Seguidamente el sistema pregunta (si esta activo en los parmetros) el porcentaje de

descuento global, si el usuario desea puede reportarlo en este momento, como se

presenta en el siguiente formato de pantalla:

A continuacin el sistema presenta las observaciones generales del documento, las

cuales son tradas de la orden de venta, si el usuario desea puede modificarlas, para lo

cual deber diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Dependiendo de la forma de pago capturada al hacer la orden de venta y el parmetro

de configuracin referente a s se permite capturar recaudos, se pregunta a

FACTURACION


126

continuacin si se desea modificar los recaudos o forma de pago de la factura, como

se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Opcionalmente y si se requiere, el sistema permite capturar informacin del

transportador para imprimir la gua, o en el formato, dependiendo de la situacin

particular de cada usuario. Para ello se deber diligenciar el siguiente formato de

pantalla:

Finalmente y dependiendo del formato, se diligencia lo referente a la impresin del

documento, para lo cual, en el caso de estar utilizando un formato estndar, se deber

diligenciar los siguientes campos:

FACTURACIN


127

De un lote de Ovs

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar en forma simultanea,

todas las ordenes de venta con partes o tems asignados. El sistema genera por cada

cliente una factura. Si un cliente tiene varias ordenes de venta y todas ellas tienen las

mismas condiciones de negociacin en lo concerniente a plazos, descuentos, lista de

precios, vendedor, etc., el sistema genera un solo documento de factura, o tantos

como diferentes condiciones de negociacin existan en las ordenes.

Esta modalidad de facturacin es utilizada frecuentemente en las empresas

distribuidoras o comercializadoras donde se graban los pedidos bajo un nmero de

lote, como se explico en l capitulo de captura de ordenes de venta.


Al ingresar por la opcin 2 de Un lote de Ovs el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

FACTURACION


128

La captura de la informacin del transportador y de impresin tiene el mismo formato

explicado en el men anterior.

FACTURACIN


129

Adicin de servicios

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catlogo de

servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a

la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las

ordenes de venta, pues no tendra sentido hacer un pedido de servicios.


Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a la cual se

desea agregar servicios, descuento global en servicios, cdigo del servicio, bodega

(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de

ventas y la cantidad a facturar. (cuando el tem se factura por alguna unidad

especifica).

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:

FACTURACION


130

Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

har en forma automtica la liquidacin, dando al usuario la opcin de agregar

retenciones a las liquidadas por el sistema.

Para ello deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede

visualizar el uso de las teclas para terminar el proceso de liquidacin de

retenciones, para agregar o capturar retenciones en el documento, y para

consultar la informacin y parmetros de liquidacin, tal como se presenta en el

siguiente formato de pantalla:

Uso de para capturar retenciones adicionales:

El usuario deber seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retencin que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez

definido el tipo de retencin se debe informar el cdigo de tabla de retenciones a

aplicar:

FACTURACIN


131

Finalmente se permite modificar la informacin del recaudo con los nuevos valores

incorporados al documento de ventas:

FACTURACION


132

Retiro de Items

El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o tems de una

factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna

correccin sobre los tems a despachar y/o facturar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:

Al ingresar por la opcin 4 de Retiro de Items el usuario deber reportar cual es el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura de la

cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:

Seguidamente se selecciona el nmero de registro correspondiente al tem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de

registros con la tecla y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.

FACTURACIN


133

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con

base en ordenes de venta. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha

impreso el documento y por alguna importante razn es necesario reversar la

operacin de facturacin, lo que quiere decir que las ordenes de venta vuelven a

quedar en estado pendiente de facturar, con los tems asignados como estaban antes

de facturar.


Al ingresar por la opcin 5 de Anulacin se debe informar el lapso contable, empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de factura que se desea

anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;

FACTURACION


134

Reporte de Entrega

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con el

contenido del despacho, como ayuda en la ruta de entrega para el transportador. Este

reporte se puede generar por varias opciones de ordenamiento, dentro de las cuales

esta por nmero de factura, por zona/subzona, por vendedor y por ruta. Este reporte

contiene la informacin del nmero de factura, cliente, direccin del cliente, zona,

ruta, vendedor, valor total de la factura, y unos recuadros en columnas adicionales

para que se gestione en ellos el valor del recaudo de la venta de tal forma que se

facilite el proceso de cuadre del lote despachado.


Al ingresar a la opcin 6 de Reporte de Entrega el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

FACTURACIN


135

Orden de Despacho

El objetivo de este programa es proporcionar al usuario un reporte con la informacin

detallada por cliente / parte, o resumida por parte, de lo que se esta facturando en un

lote determinado y se debe despachar. Con este reporte se puede organizar

rpidamente los productos, una vez se han procesado los pedidos y se han facturado,

evitando el tener que enviar copias de las facturas a despachos para que este se haga

efectivo.


Al ingresar a la opcin 7 de Orden de Despacho el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

FACTURACION


136

Facturacin de Remisiones

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario elaborar los documentos

de facturas y notas de ventas, bajo las diferentes modalidades con base en las

remisiones generadas en el sistema. As mismo el sistema brinda toda una serie de

ayudas representadas en consultas de las remisiones pendientes de facturar que

enriquecen y facilitan el proceso de toma de decisiones.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

De forma similar a la facturacin con base en ordenes de venta, el sistema brinda aqu

la opcin al usuario de elaborar las facturas por dos modalidades, una de ellas por

cliente y la otra para todos los clientes pero entre un rango de fechas que se

seleccione.

Igualmente se puede hacer la adicin de servicios a facturar, como la correccin de

facturas y/o despachos con el retiro de tems de la factura.

FACTURACIN


137

Consulta Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las

remisiones pendientes de facturas, tanto por cliente como por nmero de remisin.


Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Remisiones Pendientes el usuario deber escoger entre las dos posibles presentaciones de la consulta:

Al ingresar por la opcin 1= Nmero de Remisin, el sistema despliega el siguiente

formato de pantalla:

FACTURACION


138

Al ingresar por la opcin 2= Cliente, el sistema despliega el siguiente formato de

pantalla, en el cual el usuario puede seleccionar un cliente en particular o dar

para visualizarlos todos, como se presenta a continuacin:

FACTURACIN


139

Listado de Remisiones Pendientes

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con las

remisiones pendientes de facturar. Este reporte se puede obtener por varios

ordenamientos, dentro de los cuales estn: por vendedor, por sector y zona / sub zona,

o simplemente por nmero de remisin.

Al seleccionar alguna de las opciones iniciales de ordenamiento, se tiene la

posibilidad de tener una segunda seleccin especificando un vendedor, o sector, o

zona, o todos, un rango de fechas de seleccin y un ordenamiento final por cliente o

por nmero de remisin:


Al ingresar por la opcin 2 de Listado Remisiones Pendientes el usuario deber hacer la seleccin de la informacin, conforme a los campos solicitados en los

siguientes formatos de pantalla:

FACTURACION


140

FACTURACIN


141

Generacin Factura por Cliente

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las facturas con base en

remisiones de manera individual y de todos los documentos pendientes o de algunos

en particular. El sistema brinda la posibilidad de que el usuario seleccione una a una

las remisiones que desea facturar, organizndolas por nmero de documento o por

cliente. De esta forma la generacin de facturas es controlada totalmente por el

usuario y los documentos no seleccionados quedaran como remisiones pendientes de

facturar, hasta tanto no se cumpla el proceso.


Al ingresar por la opcin 3 Generacin Factura por Cliente el usuario deber seleccionar un nmero de lote o referencia, o equivalente a todos los lotes de

documentos, seguidamente debe definir si la seleccin de remisiones a facturar se

quiere hacer por nmero de remisin o por cliente, como se presenta en el siguiente


FACTURACION


142

Cuando se selecciona la opcin 1= Nmero de Remisin, se presenta el siguiente

formato de pantalla donde el usuario deber digitar el cdigo de empresa, centro de

utilidad, tipo de documento (remisin), nmero de registros correspondiente a cada

una de las ordenes pendientes que se desea facturar, o factura todas las

pendientes. Al terminar la seleccin se debe informar el lapso contable donde sern

contabilizadas las facturas, el tipo y nmero de factura inicial, la fecha de las facturas

a generar y el cdigo de firma de la persona que esta facturando, como se puede

visualizar en los siguientes formatos de pantalla:

A continuacin se permite hacer modificacin en las observaciones del documento,

las cuales son originalmente tradas de la orden de venta:

Finalmente se permite modificar las condiciones de pago y recaudos, si fuere

necesario hacerlo:

FACTURACIN


143

Cuando la seleccin se hace por 2= Cliente, el usuario tiene la posibilidad de generar

todas las remisiones pendientes de un cliente o cliente / sucursal que estn pendientes.

Deber entonces seleccionar los cdigos de cliente y sucursal o todas, de las cuales se

desee hacer la seleccin para facturar, como se puede visualizar en el siguiente


FACTURACION


144

Finalmente se capturan las observaciones y recaudos que sea necesario, como se

puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:

FACTURACIN


145

FACTURACION


146

Generacin Facturas Entre Fechas

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar facturas de las remisiones

pendientes de facturar hasta una fecha de corte determinada.


Al ingresar a la opcin 4 de Generacin Facturas entre Fechas el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Una vez hecha la seleccin, se permite para una sola factura / cliente, capturar el

valor de descuento global adicional, si lo hubiere:

FACTURACIN


147

Posteriormente el usuario puede modificar las variables explicadas de observaciones

y condiciones de pago.

FACTURACION


148

Adicin de servicios

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar servicios (del catlogo de

servicios), como por ejemplo los fletes. Estos servicios se deben facturar o agregar a

la factura en forma directa, debido a que no se permite la captura de ellos en las

ordenes de venta ni en las remisiones, pues no tiene consistencia hacer un pedido de

servicios o generar una remisin de los mismos.


Al seleccionar la opcin 3 de adicin de servicios el usuario debe reportar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a la cual se

desea agregar servicios; el descuento global en servicios, cdigo del servicio, bodega

(normalmente la misma de la cual se facturan las partes de inventario), concepto de

ventas y la cantidad a facturar. (cuando el tem se factura por alguna unidad

especifica).

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar los campos a diligenciar:

FACTURACIN


149

Si se tiene activos los parmetros de liquidacin de retencin en la fuente, el sistema

har en forma automtica la liquidacin, dando al usuario la opcin de agregar

retenciones a las liquidadas por el sistema.

Para ello deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se puede

visualizar el uso de las teclas para terminar el proceso de liquidacin de

retenciones, para agregar o capturar retenciones en el documento, y para

consultar la informacin y parmetros de liquidacin, tal como se presenta en el


Uso de para capturar retenciones adicionales:

El usuario deber seleccionar de 4 posibilidades presentadas, cual es el tipo de

retencin que desea agregar en la factura: 1 renta, 2 Iva, 3 Ica , y 4 gremios. Una vez

definido el tipo de retencin se debe informar el cdigo de tabla de retenciones a

aplicar:

FACTURACION


150

Finalmente se permite modificar la informacin del recaudo con los nuevos valores

incorporados al documento de ventas:

FACTURACIN


151

Retiro de Items

El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar registros o tems de una

factura que no haya sido impresa, en el evento que sea necesario hacer alguna

correccin sobre los tems a despachar y/o facturar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:

Al ingresar por la opcin 4 de Retiro de Items el usuario deber reportar cual es el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura de la

cual se desea retirar el registro, como se puede visualizar en el siguiente formato de

pantalla:

Seguidamente se selecciona el nmero de registro correspondiente al tem que se

desea retirar y se procede a terminar el documento saliendo de la pantalla de retiro de

FACTURACION


152

registros con la tecla y diligenciando lo relativo a la captura de retenciones,

descuentos y condiciones de pago.

FACTURACIN


153

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular las facturas generadas con

base en remisiones. El proceso de anular un documento se utiliza cuando se ha

impreso el documento y por alguna importante razn es necesario reversar la

operacin de facturacin, lo que quiere decir que las remisiones vuelven a quedar en

estado pendiente de facturar.


Al ingresar por la opcin 7 de Anulacin se debe informar el lapso contable, empresa, centro de utilidad, tipo de documento y nmero de factura que se desea

anular, como se presenta en el siguiente formato de pantalla;

FACTURACION


154

Facturacin Directa y Notas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer facturas de venta

y/o notas de forma directa, es decir, sin que previamente se requiera la grabacin de

una orden de venta o una remisin.

El usuario tendr la posibilidad de generar notas dbito o crdito a clientes, en

cantidades y valores o solamente valores; igualmente tiene la posibilidad de hacer

notas por devolucin en ventas en un proceso muy automtico que agiliza y garantiza

que la nota a generar tenga las mismas variables y condiciones de negociacin que la

factura.

La ruta de acceso a este grupo de programas se puede visualizar en el siguiente men:

FACTURACIN


155

Captura Facturacin Directa

El objetivo de este programa es permitir al usuario capturar e imprimir las facturas de

venta en forma directa, sin que previamente exista una orden de venta o una remisin.

Esta modalidad de factura es muy utilizada en los procesos de facturacin por

mostrador y en los casos donde no se utilizan ni las ordenes de venta ni remisiones.


Al ingresar por la opcin 1 de Captura Facturacin Directa el usuario deber diligenciar varios campos necesarios para el control del proceso de facturacin, tal

como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

FACTURACION


156

FACTURACIN


157

Explicacin de los campos en la captura de facturacin directa

Lote: Corresponde al nmero de lote cuando se trabaja bajo la modalidad de facturacin

por lote, o una referencia que el usuario puede capturar cuando la modalidad de

facturacin es normal.

Lapso:

Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la factura

de venta a realizar.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la factura.

C.u.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la factura.

FACTURACION


158

Factura:

Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la factura que se esta

emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere captura

una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del

documento que ste manejara el consecutivo manual y automtico.

Fecha:

Corresponde a la fecha de emisin de la factura de venta.

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora

la factura de venta.

En este punto el sistema despliega los datos bsicos del cliente / sucursal con el fin de

que el usuario los detalle y verifique que se esta capturando el cliente correcto.

Observacin:

Campo alfanumrico de 5 caracteres. Se utiliza para dejar huella de alguna

observacin abreviada que se desea imprimir en la factura de venta.

Forma de pago:

Campo con 3 posibles valores:

0= Contado: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago de

contado.

1= Crdito: Significa que las condiciones de la factura de venta son pago a

crdito, lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.

2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque

posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta

modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja

provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.

En este punto el sistema despliega en el formato de pantalla, la informacin del

estado de cuenta del cliente, presentando el valor del cupo, cartera corriente y

vencida, valores asignados en ordenes de venta y remisiones pendientes de factura,

cupo disponible y los estados de los indicadores de control de cupo, mora y cheques

devueltos.

FACTURACIN


159

Nmero de cuotas:

Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado

una forma de pago 1= crdito.

Das de gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que se otorga.

Das entre cuotas:

Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030,

quiere decir que la factura se vende en 30 das.

Fecha de Vcto:

Corresponde a la fecha de vencimiento de la factura, cuando la forma de pago es

crdito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisin mas los das de

gracia, mas los das entre cuotas.

Descuento Financiero:

Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la

modalidad de pago es crdito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el

beneficiario.

Si cancela antes de:

Corresponde a los das limite para que se haga valedero el descuento financiero.

Documento Alterno:

Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la

factura. Por ejemplo una remisin elaborada manualmente.

Orden de compra:

Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.

Moneda:

Corresponde al cdigo de moneda en la cual es emitida la factura de venta.

Normalmente este campo es 0 que equivale a la moneda corriente. Cuando el cliente esta asociado a una moneda extranjera, aqu se presenta el cdigo de moneda

correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.

Parte:

Corresponde al cdigo de parte de inventario y/o extensin que se desea facturar.

Cpto.:

Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea facturar.

Bodega:

Corresponde a la bodega de donde ser despachada la parte que se est capturando.

FACTURACION


160

Disponible:

Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est

facturando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.

Cantidad:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn facturando.

Costo unitario:

Campo informativo del costo unitario de la parte de inventarios.

Lista:

Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est facturando.

Precio unitario:

Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de

precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene

precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.

Dcto.

Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una

de las partes de inventario.

Iva:

Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.

Sobreprecio:

Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aqu el valor de este, el cual se suma al

precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.

Total:

Corresponde al valor total de la parte que se est facturando. Es el precio unitario +

los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.

Observacin:

Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observacin a

la parte que se esta capturando.

Nota: En la captura de partes el sistema brinda ayudas en lnea representadas en el manejo

de las siguientes teclas de funcin:

Con la tecla , se puede invocar la consulta sobre el catlogo de

partes y seleccionar la parte deseada.

Consulta el catlogo de partes y precios de una lista especifica.

FACTURACIN


161

Retirar tems de la factura de venta que se est realizando.

Consulta de los tems facturados hasta el momento en este

documento.

Cuando no hay ms partes para registrar, se pulsa en el cdigo de tem para

continuar con el proceso de facturacin.

Descuento Global.

Corresponde al porcentaje o al valor de descuento global que se desea otorgar en la

factura de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.

Desea Facturar Servicios:

Campo con dos posibles valores:

S= Si, indica que a continuacin de los tems se capturaran los cdigos de servicio

que se desea facturar.

N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.

Servicio:

Corresponde al cdigo de servicio a facturar.

Bodega:

Se utiliza para dejar registro en los archivos estadsticos de la bodega de la cual se

facturo. Solo es informativa y no valida existencias.

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto por el cual se desea registrar la facturacin de

servicios.

Cantidad:

Corresponde al nmero de unidades de servicio a facturar.

Precio Unitario:

Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es trado del

catlogo de servicios.

Dscto:

Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.

Iva:

Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.

FACTURACION


162

Valor Total:

Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,

considerando las variables de descuento e Iva.

Detalle:

Lnea de observacin o comentarios para este registro.

Cuando no hay ms servicios para registrar, se pulsa en el cdigo de servicio

para continuar con el proceso de facturacin.

Descuento Global.


factura de venta para la totalidad de los servicios capturados.

Retenciones

En este punto el sistema despliega un formato de pantalla con la informacin de la

liquidacin de retenciones efectuada de acuerdo a los montos y parmetros de la

empresa, el beneficiario y los definidos en la configuracin y parametrizacin del

sistema. Se presentan 3 opciones para que el usuario seleccione segn desee:

= Finaliza: Significa que el proceso de liquidacin de retenciones es

aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la factura.

= Captura Retenciones: Se utiliza cuando el usuario desea agregar alguna

retencin adicional a las liquidadas por el sistema. En este caso deber seleccionar

el tipo y cdigo de retencin que desea agregar, reportar el valor de la base con la

posibilidad de modificar el valor de la retencin capturada.

= Consulta parmetros de liquidacin: Se utiliza para conocer los

parmetros de liquidacin considerados por el sistema para este proceso.

FACTURACIN


163

Informacin del transportador:

Cdula o Nit Corresponde al nmero de nit o cdula de la compania transportadora o del

transportador

Nombre Transportadora

Corresponde al nombre o razn social de la compania transportadora

Nombre del Conductor:

Corresponde al nombre de la persona que maneja el vehculo de despacho

Placa del Vehculo:

Corresponde al nmero de placa del vehculo de despacho.

Direccin de Despacho:

Es la direccin de despacho del cliente.

Ciudad:

Corresponde a la ciudad del despacho.

Nmero de Gua:

Es el nmero de gua de la compania transportadora

Nmero de Cajas / Bultos:

Es el nmero de paquetes, cajas o bultos que se envan en el despacho.

Peso en Kilos:

Corresponde al peso en kilos del despacho. Se calcula con base en el peso terico

grabado en cada cdigo de parte, por la cantidad despachada.

Volumen en Mt3:

Corresponde al volumen del despacho. Se calcula con base en el volumen terico

grabado en cada cdigo de parte.

Valor Asegurado:

Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.

Observaciones:

Lnea de observaciones de libre uso para el usuario. Son las observaciones de la gua

de despacho.

Informacin del Recaudo:

Corresponde al valor por recaudar. El usuario deber digitar el valor de acuerdo a la

forma de pago acordada. Si es crdito este se digita en Cartera, si hay anticipos por

FACTURACION


164

aplicar se debe capturar el valor, si es de contado, se debe digitar el valor efectivo, o

cheques, o tarjetas. El valor otros se utiliza cuando el valor de recaudo no

corresponde a ninguno de los anteriores.

Direccin de despacho:

Direccin:


Ciudad:


Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la factura de venta.

Observaciones:

Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios

observaciones de la factura de venta.

Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir


FACTURACIN


165

Modificacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de una

factura de venta generada en la opcin de facturacin directa. El usuario podr

cambiar el nmero de lote, el codigo del vendedor, la direccin de despacho y la

forma de pago.


Al ingresar a la opcin 2 de modificacin, el usuario deber diligenciar los siguientes

campos:

Posteriormente se permite modificar la informacin del transportador, la liquidacin

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar informacin

de los tems facturados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de

ventas (dbito o crdito) o anular la factura y hacer una nueva.

FACTURACION


166

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una factura emitida en la

opcin de facturacin directa. Es recomendable que esta factura ya este impresa por

efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulacin, adems del control

de los consecutivos de facturacin para archivo.


Al ingresar a la opcin 3 de Anulacin se debe informar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de factura a anular, como se presenta en

el siguiente formato de pantalla:

FACTURACIN


167

Captura de Notas

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las diferentes notas, tanto

dbito como crdito que se requiera hacer al cliente, por ejemplo una mayor o menor

valor facturado, descuentos no otorgados, o otorgados de mas, obsequios,

devoluciones, etc.


Al ingresar por la opcin 4 de Captura Notas el usuario deber diligenciar toda la informacin referente a los periodos, condiciones, tems, formas de pago y recaudos,

etc., como se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla:

FACTURACION


168

FACTURACIN


169

Explicacin de los campos en la captura de Notas




Lapso:

Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota de

ventas a realizar.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.

C.u.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de

ventas.

Nota Nro.:

Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la nota de ventas que se

esta emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere

FACTURACION


170

captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del


Fecha:


Autorizado:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza la nota de ventas.

Factura Nro.:

Corresponde al tipo de documento y nmero de factura. Este campo es informativo,

no obstante y cuando se trata de notas crdito, el sistema utiliza este nmero para

afectar (opcionalmente) la cartera disminuyendo el valor de la factura citada.

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le desea emitir la factura de venta.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de la sucursal del cliente, cuando exista, a la cual se le elabora


Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que elabora la nota de venta.

Documento Alterno:

Corresponde a un documento fuente que se desee incluir informativamente en la nota.

Por ejemplo una remisin elaborada manualmente.

Orden de compra:

Corresponde al nmero de orden de compra del cliente.

Moneda:

Corresponde al cdigo de moneda en la cual es emitida la nota de venta.

Normalmente este campo es 0 que equivale a la moneda corriente. Cuando el cliente esta asociado a una moneda extranjera, aqu se presenta el cdigo de moneda

correspondiente y se pregunta por el valor de la tasa de cambio.

Tipo de nota:


C= Crdito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota crdito al

cliente.

D= Dbito: Significa que la nota que se va a realizar es una nota debido al cliente.

FACTURACIN


171

Parte:

Corresponde al cdigo de parte de inventario y/o extensin que se desea reportar en la

nota de venta.

Cpto.:

Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.

Motivo de Devolucin:

Este campo es solicitado cuando la nota de venta es de naturaleza C= Crdito.

Corresponde al cdigo de motivo de devolucin por el cual se desea dejar huella para

posterior informacin estadstica.

Bodega:

Corresponde a la bodega de donde sern registradas las transacciones de las partes de

inventario que se estn incluyendo en la nota de venta.

Disponible:

Es la cantidad que actualmente hay disponible para la parte de inventarios que se est

afectando. Este campo es mostrado informativamente por el sistema.

Cantidad:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn registrando en

la nota de ventas. Cuando la cantidad es 0 quiere decir que la nota solo se desea hacer en valor.

Costo unitario:

Costo unitario de la parte de inventario en la bodega actual. Se sugerido por el

sistema y el usuario lo puede validar o modificar segn considere necesario.

Lista:

Corresponde al cdigo de la lista de precios con la cual se est efectuando la nota de

venta.

Precio unitario:

Corresponde al precio de venta unitario de la parte de inventarios en la lista de

precios seleccionada. Cuando la lista de precios esta en blanco, es decir que no tiene

precios asignados, el sistema permite capturar el precio al usuario.

Dcto.

Corresponde al % de descuento de lnea. Este descuento es individual por cada una

de las partes de inventario.

Iva:

Corresponde al porcentaje de Iva que tiene la parte de inventarios.

FACTURACION


172

Sobreprecio:

Cuando la parte tiene sobreprecio, aparece aqu el valor de este, el cual se suma al

precio unitario. Normalmente es utilizado para los impuestos de consumo.

Total:

Corresponde al valor total de la parte que se est registrando. Es el precio unitario +

los impuestos de consumo los descuentos global y de lnea * la cantidad asignada.

Observacin:

Campo de libre uso por parte del usuario,. Se utiliza para hacer alguna observacin a

la parte que se esta capturando.

Descuento Global.


nota de venta para la totalidad de partes de inventario capturadas.

Desea Notas de Servicios:


S= Si, indica que a continuacin de los tems se capturaran los cdigos de servicio

que se desea incluir en la nota.

N= No, indica que no se desea capturar servicios en este documento.

Servicio:

Corresponde al cdigo de servicio a registrar.

Bodega:

Se utiliza para dejar registro en los archivos estadsticos de la bodega de la cual se

hizo la nota. Solo es informativa y no valida existencias.

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto por el cual se desea registrar la nota de servicios.

Cantidad:

Corresponde al nmero de unidades de servicio a reportar.

Precio Unitario:

Corresponde al precio unitario de una unidad de servicio. Este valor es trado del

catlogo de servicios.

Dscto:

Corresponde al porcentaje de descuento para el servicio que se esta capturando.

FACTURACIN


173

Iva:

Corresponde al porcentaje de Iva del servicio.

Valor Total:

Corresponde al resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario,

considerando las variables de descuento e Iva.

Detalle:

Lnea de observacin o comentarios para este registro.

Cuando no hay ms servicios para registrar, se pulsa en el cdigo de servicio

para continuar con el proceso de elaboracin de la nota de ventas.

Descuento Global.


nota de venta para la totalidad de los servicios capturados.

Direccin de despacho:

Direccin:


Ciudad:


Observacin:


observacin abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.

Forma de pago:

Campo con 3 posibles valores:

0= Contado: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago de

contado.

1= Crdito: Significa que las condiciones de la nota de venta son pago a crdito,

lo que implica que se debe diligenciar los campos de condiciones de pago.

2= Cheque posfechado: Significa que la condicin es de pago con cheque

posfechado. Cuando el mdulo ce cartera est activo en el sistema comercial, esta

modalidad de pago no se habilita para obligar a que se elabore un recibo de caja

provisional por recepcin de cheques posfechados o anticipos.

Nmero de cuotas:

Son el numero de plazos en los que se pagar el crdito cuando se ha seleccionado

una forma de pago 1= crdito.

FACTURACION


174

Das de gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que se otorga.

Das entre cuotas:

Corresponde a los das intermedios entre las cuotas. Si la cuota es 01 y los das 030,

quiere decir que la nota es a 30 das.

Fecha de Vcto:

Corresponde a la fecha de vencimiento de la nota de venta, cuando la forma de pago

es crdito. Es calculada por el sistema a partir de la fecha de emisin mas los das de

gracia, mas los das entre cuotas.

Descuento Financiero:

Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que se otorgara cuando la

modalidad de pago es crdito. Este campo se trae de las condiciones grabadas en el

beneficiario.

Si cancela antes de:

Corresponde a los das limite para que se haga valedero el descuento financiero.

Observaciones:

Corresponde a 5 lneas de libre uso por parte de usuario para registrar comentarios

observaciones de la nota de venta.

Retenciones






aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.





FACTURACIN


175









Por ltimo, se definen los parmetros que determinarn la forma como se imprimir

la nota de venta.

FACTURACION


176

Modificacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de una

nota de venta generada en la opcin de captura de notas. El usuario podr cambiar el

nmero de lote, el cdigo del vendedor, la direccin de despacho y la forma de pago.


Al ingresar a la opcin 5 de modificacin, el usuario deber diligenciar los siguientes

campos:

Posteriormente se permite modificar la informacin del transportador, la liquidacin

de retenciones y el recaudo final. Si el usuario lo que desea es modificar informacin

de los tems registrados, en cuanto a cantidades o valores, debe hacer una nota de

ventas (dbito o crdito) o anular el documento actual y hacer una nueva.

FACTURACIN


177

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una nota de venta emitida

en la opcin de Captura de Notas. Es recomendable que esta nota ya este impresa por

efectos de dejar huella o constancia de su existencia y anulacin, adems del control

de los consecutivos para archivo.


Al ingresar a la opcin 6 de Anulacin se debe informar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de nota a anular, como se presenta en el


FACTURACION


178

Notas crdito con base en factura

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer notas de venta crdito al

cliente por devoluciones en ventas, con base en una factura previamente elaborada en

el sistema. Se busca con ello tener pleno control en los tems, condiciones y

cantidades facturados originalmente al cliente.


Al ingresar por la opcin 7 de Notas Crdito con base en Facturas el usuario deber diligenciar los campos que se presentan a continuacin:

FACTURACIN


179

FACTURACION


180

Explicacin de los campos en la captura de Notas crdito con base en facturas




Lapso:

Corresponde al cdigo de lapso contable donde se registrara y contabilizara la nota

crdito de ventas a realizar.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa por la cual se desea emitir la nota de ventas.

C.u.:

Corresponde al cdigo del centro de utilidad por el cual se desea emitir la nota de

ventas.

Nota Nro.:

Corresponde al tipo y nmero de documento utilizado para la nota de ventas que se

esta emitiendo. El nmero es asignado por el sistema, sin embargo, si se requiere

captura una numeracin diferente y no consecutiva, se debe definir en la creacin del


Fecha:


FACTURACIN


181

Autorizado:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza la nota de ventas.

Informacin de la factura:

Lapso:

Corresponde al lapso contable de emisin de la factura.

Factura Nro.:

Corresponde al tipo de documento y nmero de factura sobre la cual se desea hacer la

nota de devolucin.

Cpto. Nota Crdito:

Corresponde al cdigo del concepto por el cual se desea registrar la nota de venta.

A continuacin el sistema despliega un formato de pantalla con los tems y cantidades

facturados originalmente. El usuario deber validar la cantidad devuelta por cada uno

de los tems del documento. Si la cantidad es igual a la facturada, se da , si la

cantidad es menor sta se debe digitar, y si de un tem no hay devolucin se debe

digitar la tecla equivalente a 0 cantidad.

Cantidad Devuelta:

Es la cantidad en unidades de inventario o de presentacin que se estn registrando en

la nota de ventas como devuelta.

Motivo de Devolucin:

Corresponde al cdigo de motivo de devolucin por el cual se desea dejar huella para

posterior informacin estadstica.

Observacin:


observacin abreviada que se desea imprimir en la nota de venta.

Retenciones






aceptado y se desea pasar a la siguiente fase de la nota de venta.

FACTURACION


182













FACTURACIN


183

Descripcin a Items de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar lneas de descripcin a

las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.


Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de

medida especfica, pues son un comodn. Estas se deben actualizar en el momento de

capturar registros, es decir, de capturar un cdigo de no stock en el documento que se

est elaborando. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

FACTURACION


184

Impresin de Documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o

varios documentos generados en las opciones de facturacin directa o notas.


Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de Documentos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

FACTURACIN


185

Consultas / Listados de Facturacin

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer consultas o

generar reportes de los documentos y transacciones registrados en los mdulos de

facturacin y notas. Igualmente se presentan los reportes estadsticos por motivos de

devolucin y el Informe para la DIAN.


Al ingresar por las opciones 1 a 8, el usuario tiene la posibilidad de hacer una

consulta o generar reportes de los documentos de facturacin, facturas y notas,

emitidos en las opciones de facturacin de ordenes, de remisiones, facturacin directa

y notas de ventas. El sistema brinda al usuario diferentes perspectivas de anlisis de

la informacin dependiendo de la opcin seleccionada y los ordenamientos y

opciones adicionales que se incluyan en el proceso.

Un ejemplo de las caractersticas de la informacin que se debe seleccionar, y del

output que genera el sistema dependiendo del grado de detalle que se busque, se

puede visualizar en la siguiente secuencias de formatos de pantalla correspondientes a

la consulta por nmero de documento:

FACTURACION


186

1- Pantalla de seleccin de informacin a consultar:

2- Presentacin de los documentos de acuerdo al ordenamiento solicitado, que es por nmero de documento. Cuando la seleccin se hace por cliente o cdigo de parte,

se debe seleccionar previamente el cdigo deseado y a continuacin se

presentaran los documentos organizados por nmero, como se puede visualizar en

el siguiente formato:

3- El usuario puede seleccionar un tipo y nmero de documento a consultar, el sistema despliega un formato de pantalla donde pregunta por los datos que se

desea consultar. Para el ejemplo se presentan las diferentes secuencias resultantes

de elegir la opcin de todos los datos:

FACTURACIN


187

4- Detalle de las partes facturadas en un documento:

FACTURACION


188

5- Detalle de los servicios facturados en un documento:

6- Informacin de datos bsicos, direccin de despacho, condiciones de pago y recaudos:

FACTURACIN


189

7- Valores totales e informacin de las remisiones que generaron la factura:

8- Detalle de una remisin perteneciente a la factura seleccionada:

FACTURACION


190

9- Consulta de los registros de la remisin, tems que la componen:

8- Consulta de la liquidacin de retenciones de un documento:

Los reportes generados se pueden obtener en diferentes opciones de ordenamiento y a

diferente nivel de detalle, dependiendo de los requisitos del usuario. Un ejemplo se

ordenamiento de un reporte se puede apreciar en el siguiente formato de listado por

nmero de documento:

FACTURACIN


191

FACTURACION


192

Listados por Motivo de Devolucin

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar un reporte de las

devoluciones realizadas por los clientes, clasificados por cada uno de los diferentes

motivos de devolucin. El usuario puede seleccionar el ordenamiento del reporte

entre las opciones de listado por motivo, o por vendedor / zona / sector / motivo.


Al ingresar por las opciones 9 o A de Listados por Motivo... el usuario deber diligenciar los campos referentes al ordenamiento del reporte, por ejemplo en el

listado por vendedor zona motivo, debe diligenciar los siguientes campos:

FACTURACIN


193

Informe para la DIAN

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con la

informacin de los documentos de facturas de venta y notas emitidos en un rango de

tiempo seleccionado.


Al ingresar por la opcin de Informe para la DIAN el usuario deber diligenciar los

siguientes campos:

FACTURACION


194

En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo del tipo de informacin

que se obtiene en el reporte:

FACTURACIN


195

Gestin de Ventas Perdidas

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar, para efectos estadsticos

y para considerar esta variable en los clculos de parmetros de control, las ventas

perdidas, es decir, no efectivas por alguna razn que se quisiera conocer y subsanar.


Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Ventas Perdidas el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Las opciones de 2 de Consulta y 3 de Listado presentan un detalle de todos los registros capturados como ventas perdidas. En el siguiente formato de pantalla se

presenta un ejemplo de la consulta de este tipo de informacin:

FACTURACION


196

La generacin de listado presenta las siguientes opciones:

FACTURACIN


197

Mercanca No Entregada

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar sobre las facturas

emitidas las cantidades no entregadas. Esto es de uso exclusivo en las empresas

donde se entregan los productos y posteriormente se factura. En el evento que estos

ya hayan sido facturados es recomendable que se genere una nota crdito por la

devolucin. Si al cliente no se le ha enviado la factura de venta, algunas empresas

prefieren ajustar las cantidades facturadas a las realmente entregadas e imprimir la

factura para ser enviada al cliente. Si bien es cierto que este no es un procedimiento

aconsejable por lo riesgos que resulta, puede resultar eficiente en algunas

operaciones, particularmente en empresas que atienden la distribucin tienda a tienda

o masiva.

Al modificarse los documentos se puede hacer un cuadre de los recaudos en trminos

reales y facilitar el cuadre del despachador, o del vendedor viajero.


Al ingresar a la opcin 1 de Captura Mercanca No Entregada el usuario deber seleccionar el lapso contable, empresa, centro de utilidad y nmero de factura sobre la

cual se reportara la cantidad no entregada o no recibida, como se presenta en el


FACTURACION


198

FACTURACIN


199

La opcin 2 de Consulta presenta la siguiente informacin:

FACTURACION


200

Control de Recaudos

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario reportar, modificar,

controlar la informacin de los recaudos de ventas. Este proceso se hace de mucha

utilidad en empresas que facturan por mostrador o que cuentan en sus lneas de ventas

con distribucin (facturacin por lotes) que amerita un cuadre de ventas y recaudos.


FACTURACIN


201

Captura Sin Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un

documento emitido en los mdulos de facturacin o notas, en lo referente a las

condiciones de pago e informacin del recaudo.


Al ingresar por la opcin 1 de Captura sin control de Caja el usuario puede modificar el nmero de lote o referencia asignada al documento, la forma de pago, la

liquidacin de retenciones y el recaudo del documento, como se presenta en los

siguientes formatos de pantalla:

FACTURACION


202

Se considera una captura de recaudos sin control de caja refirindose a que no exista un dispositivo fsico de cajn monedero donde se almacene y controle el

efectivo. Sin embargo toda la informacin detallada de los recaudos por cada medio

de pago queda consignada y se presenta en los diferentes reportes y consultas del

sistema.

FACTURACIN


203

Captura Con Control de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario complementar o modificar un

documento emitido en los mdulos de facturacin o notas, en lo referente a las

condiciones de pago e informacin del recaudo, capturando adems un dispositivo

fsico de control para el medio de pago considerado valores (efectivo, cheques,

tarjetas, etc.)


Al ingresar por la opcin 2 de Captura Con control de Caja el usuario debe primero que todo seleccionar el cdigo de dispositivo fsico que va a utilizar(Cajn

Monedero) y posteriormente puede modificar el nmero de lote o referencia asignada

al documento, la forma de pago, la liquidacin de retenciones y el recaudo del

documento, como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

FACTURACION


204

Se considera una captura de recaudos CON control de caja refirindose a que EXISTE un dispositivo fsico de cajn monedero donde se almacena y controla el

efectivo dejndose adems huella de toda la informacin detallada de los recaudos

por cada medio de pago, la cual se presenta en los diferentes reportes y consultas del

sistema.

FACTURACIN


205

Consulta de Recaudos

El objetivo de este programa es permitir al usuario tener una consulta inmediata y en

todo momento del estado de los recaudos por ventas, de acuerdo a los documentos

registrados en la aplicacin en un rango de tiempo seleccionado.


Al ingresar por la opcin 3 de Consulta el usuario deber seleccionar el cdigo de lapso contable, la empresa, centro de utilidad, tipo de documento, nmero de lote o

rango de fechas entre las cuales desea conocer los recaudos:

A partir de esta seleccin se puede conocer los valores acumulados por cada medio de

pago y si se desea se puede visualizar el detalle de los documentos que conforman

cada uno de ellos:

FACTURACION


206

FACTURACIN


207

Listado por Tipo de Recaudo

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe con el detalle

de los recaudos por cada uno de los diferentes medios de pago, crditos y otros

valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada

presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.


Al ingresar por la opcin 4 de listado por tipo de recaudo el usuario debe diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento

de la informacin:

FACTURACION


208

Listado por Nmero de Documento


de los recaudos por cada uno de los diferentes tipos y nmeros de documento,

presentando adems los diversos medios de pago, crditos y otros valores o

retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada presentada en

la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.


Al ingresar por la opcin 5 de listado por Nmero de Documento el usuario debe diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento

de la informacin:

FACTURACIN


209

Listado por Cliente


de los recaudos por cada uno de los clientes facturados con sus respectivos nmeros

de documento, presentando adems los diversos medios de pago, crditos y otros

valores o retenciones, logrando condensaren un reporte la informacin detallada

presentada en la consulta anterior, bajo el ordenamiento seleccionado.


Al ingresar por la opcin 6 de listado por Cliente el usuario debe diligenciar los siguientes campos relativos a los rangos de seleccin y ordenamiento de la

informacin:

FACTURACION


210

Listado Proyeccin de Recaudos

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los

documentos facturas y notas de ventas cuya forma de pago es crdito, partiendo de la

fecha de emisin y vencimiento de los mismos para calcular el valor de los recaudos

esperados en un futuro. El sistema le permite al usuario modificar los das de los tres

rangos de proyeccin que presenta, normalmente se sugiere a 030m 060 y 090 das.


Al ingresar a la opcin 7 de Listado Proyeccin de Recaudos el usuario deber diligenciar los campos relativos al rango de seleccin de documentos, tipos de

documentos a proyectar, nivel de detalle del reporte y ordenamiento del mismo:

FACTURACIN


211

Listado de Cheques

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los cheques

recibidos en un lapso de tiempo y capturados en los recaudos de los documentos

emitidos en los mdulos de facturacin y notas. La composicin de este reporte esta

definida en columnas las cuales presentan en su orden el nmero del cheque, plaza,

cdigo de banco, fecha de consignacin, nmero de factura, valor de factura, cliente y

nmero de lote o referencia donde fue reportado.


Al ingresar a la opcin 8 de Listado de Cheques el usuario deber diligenciar lo relativo a la empresa, centro de utilidad, y lapso de seleccin:

FACTURACION


212

Control de Ventas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario obtener reportes de la

totalidad de las ventas, por nmero de documento o parte, grupo, grupo / parte,

caracterstica, caracterstica / parte, en forma columnaria discriminando el valor por

ventas gravadas y su descuento, ventas exentas y sus descuentos, impuestos,

sobreprecios y valor neto.

Es un reporte que acerca al usuario al anlisis contable de las ventas, informndole

entre otras los ingresos netos, brutos, descuentos e Iva.


FACTURACIN


213

Listado por Nmero de Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario

ordenado por nmero de documento de ventas (facturas y notas) detallando los

valores de venta, descuentos e impuestos.


Al ingresar por la opcin 1 de Listado por Nmero de Documento el usuario deber diligenciar los siguientes campos correspondientes a la seleccin de la informacin:

FACTURACION


214

Listado por Grupo / Caracterstica / Parte

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un informe columnario

ordenado por nmero cdigo de parte, o grupo de inventarios, o grupo parte, etc. de

las cifras de ventas (facturas y notas) detallando los valores de venta, descuentos e

impuestos.


Al ingresar por la opcin 1 de Listado por Grupo/ Cacac./ Parte el usuario deber diligenciar los siguientes campos correspondientes a la seleccin de la informacin:

FACTURACIN


215

Interfase de Ventas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar el comprobante

de ventas a la contabilidad. Para ello se han incluido las opciones necesarias para

crear las equivalencias contables entre las estructuras de grupos, bodegas y conceptos

del CMUNO y las cuentas contables del CGUNO.


Para la contabilizacin el sistema prev dos alternativas de proceso, interfase va

CGBATCH y contabilizacin Directa, cada una de las cuales tiene la posibilidad de

generarse por lotes (para los clientes que facturan por lotes) y por fechas (para los

clientes con modalidad de facturacin tradicional).

FACTURACION


216

Captura Equivalencias de Ventas

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las equivalencias entre la

aplicacin del sistema comercial CMUNO y el sistema contable CGUNO, tomando

como base los catlogos de bodegas, grupos, conceptos, partes, destinos y cuentas

contables.


La ingresar por la opcin 1 de Actualiza Equivalencias de Ventas el usuario deber crear equivalencias para las partes de inventarios y para los servicios, como se puede

visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar por cualquiera de las dos opciones anteriores, se deber diligenciar una a

una las opciones de equivalencias que se presentan en el siguiente men:

FACTURACIN


217

Valor Bruto

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear equivalencia contable entre

las estructuras de catlogos del sistema comercial y las cuentas contables para las

partidas correspondientes al valor bruto (Ingresos por ventas) de los documentos de

ventas.

El usuario deber diligenciar el siguiente formato de pantalla, donde se pueden

visualizar las variables de seleccin y equivalencia contable:

Valor Iva



partidas correspondientes al valor de Iva de los documentos de ventas.



FACTURACION


218

Valor Descuento Facturado



partidas correspondientes al valor de los descuentos facturados en los documentos de

ventas.



Valor Cartera



partidas correspondientes al valor de la cartera de los documentos de ventas cuya

forma de pago a sido a crdito.

FACTURACIN


219



FACTURACIN


FACTURACION


Facturacin ................................................................................................................. 123 De una O.V. Especifica .............................................................................................. 124 De un lote de Ovs ....................................................................................................... 127 Adicin de servicios ................................................................................................... 129 Retiro de Items ........................................................................................................... 132 Anulacin ................................................................................................................... 133 Reporte de Entrega ..................................................................................................... 134 Orden de Despacho ..................................................................................................... 135 Facturacin de Remisiones ......................................................................................... 136 Consulta Remisiones Pendientes ................................................................................ 137 Listado de Remisiones Pendientes ............................................................................. 139 Generacin Factura por Cliente .................................................................................. 141 Generacin Facturas Entre Fechas ............................................................................. 146 Adicin de servicios ................................................................................................... 148 Retiro de Items ........................................................................................................... 151 Anulacin ................................................................................................................... 153 Facturacin Directa y Notas ....................................................................................... 154 Modificacin ............................................................................................................... 176 Anulacin ................................................................................................................... 177 Notas crdito con base en factura ............................................................................... 178

Explicacin de los campos en la captura de Notas crdito con base en facturas ........... 180

Descripcin a Items de No-Stock ............................................................................... 183 Impresin de Documentos .......................................................................................... 184 Consultas / Listados de Facturacin ........................................................................... 185 Listados por Motivo de Devolucin ........................................................................... 192 Informe para la DIAN................................................................................................. 193 Gestin de Ventas Perdidas ........................................................................................ 195 Mercanca No Entregada ............................................................................................ 197

manual de software uno contable

Documents