manual de organizaciÓn y procedimientos Área:...

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS

ÁREA:

CONTRALORÍA

de 56

Manual de Organización y procedimientos del área de

Contraloría

CLAVE: MZAC1821/MOP/CONTRAMPAL/003

Fecha de elaboración: 1 de abril de 2019

Fecha de aprobación: 22 de abril de 2019

Núm. de revisión: 1

CONTRALORÍA

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................... 4

MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO ............................................................................................................................................. 5

MISIÓN, VISIÓN, VALORES.............................................................................................................................................................. 6

ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................................................................................................... 7

ORGANIGRAMA GENERAL .............................................................................................................................................................. 8

ALTAS DEL PERSONAL ................................................................................................................................................................. 23

DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................................................................................... 24

BAJAS DEL PERSONAL ................................................................................................................................................................. 25


CONTRATACIÓN DE PERSONAL ................................................................................................................................................... 27


INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL ........................................................................................................................ 29


ATENCIÓN A SOLICITUDES DE EMPLEO ...................................................................................................................................... 31


AVISAR A TESORERÍA SOBRE FALTAS JUSTIFICADAS DE PERSONAL...................................................................................... 33


SOPORTE TÉCNICO ...................................................................................................................................................................... 35


ALTAS DE BIENES MUEBLES ........................................................................................................................................................ 43


BAJAS DE BIENES MUEBLES ........................................................................................................................................................ 45


ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES ............................................................................................................ 49


REVISIÓN DE COMPROBACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE JUNTAS AUXILIARES ............................................................. 51


ELABORACIÓN DE OFICIOS DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES VARIOS PARA TESORERÍA MUNICIPAL ....................... 53


ATENCIÓN AL PÚBLICO ................................................................................................................................................................ 55


de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

INTRODUCCIÓN

El manual de organización y procedimientos (MOP) tiene por objeto principal integrar en una sola guía

la información básica relativa al marco jurídico-administrativo, así como las principales atribuciones,

estructura orgánica, funciones y procedimientos de la entidad.

También el MOP es un documento que continente de forma ordenada y sistemática, la información

y/o las instrucciones sobre sus, atribuciones, organización, objetivo, funciones y procedimientos de la

dependencia, constituyéndose, además, en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las

relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo

a su funcionamiento.

El motivo de la elaboración del manual de organización y procedimientos es dar a conocer un marco

de referencia para llevar a cabo las labores que corresponden al área, para que lleve a cabo la

maximización del beneficio social mediante una gestión municipal eficiente.

La implementación del manual de organización y procedimientos contiene ventajas para el desempeño

de la administración pública en curso, como lo son precisar las funciones encomendadas, evitar la

duplicidad y detectar omisiones, colaborar a la correcta ejecución de las responsabilidades y la

uniformidad en su desarrollo, ahorro de tiempo y esfuerzos, ahorro de recursos económicos, e

información clave para llevar a cabo la planeación, y finalmente como un instrumento útil de

orientación sobre las labores de las unidades responsables.

El presente manual pretende garantizar la óptima operación y la ejecución de diversas actividades del

H. Ayuntamiento de Zacapoaxtla 2018-2021, que explican temas como la organización, el objetivo, y

funciones de información básica para el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las

funciones encomendadas.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

Federal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y Servicios del Sector Público.

Ley de Obras y Servicios Relacionados con las mismas.

Estatal

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Estatal y Municipal.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.

Municipal

Ley Orgánica Municipal.

Plan de Desarrollo Municipal de Zacapoaxtla, 2018-2021.

Código de Ética del Municipio de Zacapoaxtla.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

MISIÓN, VISIÓN, VALORES

MISIÓN

Somos una Administración Pública Municipal de gobierno abierto, incluyente de su ciudadanía, que

fomenta el desarrollo de sus localidades, para así fortalecer la calidad de vida de los habitantes.

VISIÓN

Ser un gobierno eficiente y eficaz con capacidad de atención óptima de las demandas sociales,

aplicando procesos de gestión transparentes que nos posicionen como un municipio líder en la región.

VALORES

Honestidad, transparencia, responsabilidad, respeto y compromiso.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

NIVEL OFICINA DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL NÚMERO DE PLAZAS

Contralor municipal 1

Responsable de recursos humanos 1

Responsable de recursos materiales 1

Responsable de inventarios 1

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

ORGANIGRAMA GENERAL

CONTRALOR

MUNICIPAL

RESPONSABLE

DE INVENTARIOS

RESPONSABLE

DE RECURSOS

MATERIALES

RESPONSABLE

DE RECURSOS

HUMANOS

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA DEL CONTRALOR MUNICIPAL

OBJETIVO GENERAL

Planear, programar, organizar y coordinar las acciones de control, evaluación, vigilancia y fiscalización

del correcto uso de patrimonio, el ejercicio del gasto público por conducto de las Dependencias y

Entidades, su congruencia con el presupuesto de egresos del Municipio, así como el desempeño de

los servidores públicos, logrando con ello impulsar una Gestión Pública de Calidad, en apego a las

normas y disposiciones legales aplicables, para contribuir con la transparencia y rendición de cuentas

a los ciudadanos.

CONTRALOR

MUNICIPAL

RESPONSABLE

DE INVENTARIOS

RESPONSABLE

DE RECURSOS

MATERIALES

RESPONSABLE

DE RECURSOS

HUMANOS

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura en: Administración Pública y/o Contaduría o Carrera profesional y/o técnica en el ramo.

Conocimientos: Derecho, Administración Pública, Contaduría Pública y Normatividad Municipal vigente.

Habilidades: Planeación, organización, dirección, supervisión, resolución de problemas, toma de decisiones, pensamiento estratégico y liderazgo.

Nombre del puesto: Contralor Municipal

Nombre de la dependencia: Contraloría Municipal

Área de adscripción: Contraloría Municipal

A quien reporta: Presidente Municipal

A quien supervisa: Responsable de Recursos Humanos,

responsable de Inventarios, Responsable

de Sistemas, Responsable Control

Interno, Auxiliares y Personas de

Servicios Públicos.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE FUNCIONES:

Proponer y aplicar normas y criterios en materia de control y evaluación, que deban observar

las áreas de la administración pública municipal;

Informar al Presidente Municipal sobre los resultados de las revisiones que se efectúen, para

los efectos que resulten procedentes.

Verificar que la administración pública municipal, cuente con el registro e inventario

actualizando de los bienes muebles e inmuebles del Municipio;

Vigilar que las adquisiciones, enajenaciones a arrendamientos de los bienes e inmuebles

que realice el Ayuntamiento y la prestación de servicios públicos municipales, se supediten a

lo establecido por la Ley;

Vigilar que la obra pública municipal se ajuste a las disposiciones de la Ley de Obra Pública

para el Estado y los Municipios y demás disposiciones aplicables en la materia;

Vigilar el desarrollo administrativo de las áreas de la administración pública municipal, a fin

de que en el ejercicio de sus funciones apliquen con eficiencia los recursos humanos y

patrimoniales;

Vigilar que el desempeño de las funciones de los servidores públicos municipales, se realice

conforme a la Ley;

Someter a la consideración del Ayuntamiento los asuntos de la competencia de la

Contraloría que así lo ameriten.

Proponer al Ayuntamiento los proyectos de Reglamentos, Decretos, Acuerdos y demás

disposiciones sobre asuntos de la competencia de la Contraloría.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Recibir y tramitar, previa solicitud de las áreas correspondientes, las requisiciones para la

adquisición, arrendamiento o reparación de bienes o servicios.

Solicitar al Ayuntamiento que contrate al auditor.

Recibir y gestionar las denuncias, quejas y sugerencias que los ciudadanos presenten en

relación a los servicios que otorga la Administración Municipal.

Realizar en base a los criterios que se establezcan, las altas, cambios o bajas del personal

que integra la Administración pública.

Vigilar la operatividad del Servicio de Limpia Pública y alumbrado.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Organizar y llevar efectivamente el control del personal del H. Ayuntamiento, así como toda la

papelería a corde.

CONTRALOR

MUNICIPAL

RESPONSABLE

DE INVENTARIOS

RESPONSABLE

DE RECURSOS

MATERIALES

RESPONSABLE

DE RECURSOS

HUMANOS

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA



Escolaridad: Licenciatura en el ramo, Carrera técnica, secretarial o nivel medio superior.

Conocimientos: Experiencia en Relaciones humanas.

Habilidades: Responsabilidad, discreción, relaciones interpersonales, Organización.

Nombre del puesto: Responsable de Recursos Humanos



A quien reporta: Contraloría Municipal

A quien supervisa: N/A

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


Elaboración de altas de personal de acuerdo al área solicitada

Elaboración de bajas de personal de las diferentes áreas

Plantilla de personal

Recepción de documentos de solicitudes

Recepción de solicitudes de empleo

Elaboración de solicitudes y pagos de facturas

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA DE RECURSOS MATERIALES


Administrar los Recursos Materiales del H. Ayuntamiento de Zacapoxtla, de acuerdo a las normas y

procedimientos aplicables, con la finalidad de proporcionar las condiciones apropiadas para el

desarrollo de las funciones.

CONTRALOR

MUNICIPAL

RESPONSABLE

DE INVENTARIOS

RESPONSABLE

DE RECURSOS

MATERIALES

RESPONSABLE

DE RECURSOS

HUMANOS

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA



Escolaridad: Carrera técnica, secretarial o nivel medio superior.

Conocimientos: Experiencia en administración y organización de materiales y suministros.

Habilidades: Responsabilidad, organización, manejo de las TICS.

Nombre del puesto: Responsable de Recursos Materiales





de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


Mantenimiento preventivo y correctivo de pc e impresoras

Varias

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DESCRIPCIÓN DE LA OFICINA DEL RESPONSABLE DE INVENTARIOS


Coordinar las labores de contabilidad, registro y control de bienes patrimoniales, planificando, supervisando y

dirigiendo las acciones a seguir, a fin de controlar su incorporación, desincorporación y custodia.

CONTRALOR

MUNICIPAL

RESPONSABLE

DE INVENTARIOS

RESPONSABLE

DE RECURSOS

MATERIALES

RESPONSABLE

DE RECURSOS

HUMANOS

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA



Escolaridad: Carrera técnica, secretarial o nivel medio superior.

Conocimientos: Experiencia en administración y organización de inventarios.

Habilidades: Responsabilidad, organización, manejo de las TICS.

Nombre del puesto: Responsable de Inventarios





de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


Revisión de Inventarios de bienes Muebles del H. Ayuntamiento, y de las Juntas

auxiliares y Localidades del Municipio.

Alta de bienes Muebles

Llevar un registro de los bienes inmuebles del H. Ayuntamiento

Baja de Bienes muebles

Revisión de comprobación de Ingresos y Egresos de las Juntas Auxiliares y Sistema DIF

Municipal

Complementar expedientes de Parque vehicular

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ÁREA DE LA

CONTRALORÍA MUNICIPAL

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ALTAS DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Altas del personal

ÁREA: Recursos Humanos ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO

1

CONTRALORÍA El área de contraloría tienen la facultad de realizar las altas y bajas de personal, teniendo como base principal la PLANTILLA DE PERSONAL, en ella se registra el listado de personal activo que apoya en las diversas áreas que conforman este H. Ayuntamiento, por lo que está al tanto de las actividades que se presentan en cada una de ellas en temas de personal.

PLANTILLA DE PERSONAL

2

CONTRALORÍA Altas, los jefes de área hacen saber a Contraloría de la necesidad de personal en su área, por lo que bajo un análisis.

CONVOCATORIA

3

CONTRALORÍA Contraloría verifica si realmente se requiere el personal, en caso de serlo se abre la vacante, en caso de no serlo se rechaza la solicitud.

4

CONTRALORÍA Se toman en cuenta las solicitudes de empleo y currículos que llegan a Contraloría, de acuerdo al perfil que presentan los solicitantes se verifica si el solicitante cumple las expectativas para cubrir la vacante.

C.V.

5

CONTRALORÍA Al cumplir con los requisitos para cubrir la vacante, Contraloría realiza una entrevista con el personal aprobado, en esta entrevista se verifica si lo que el solicitante menciona en su solicitud/C.V. sea verídico.

C.V.

6

CONTRALORÍA/ ÁREA QUE RECIBE AL PERSONAL

Al comprobar que es verídica la información, se solicita la documentación requerida para darlo de alta como personal activo en el área que corresponda integrarlo.

ACTA

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Registrar el listado de personal

activo del H. Ayuntamiento

Dar a conocer a contraloría el

requerimiento de personal

Tomar en cuenta las solicitudes de

empleo y currículum que llegan a

Contraloría.

Solicitar la documentación completa

para integrar al personal.

ALTAS DEL PERSONAL

¿La

solicitud es

aceptada?

No

Sí

1

1

ENTREVISTAS/

CV/SOLICITUDES

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


BAJAS DEL PERSONAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Bajas del personal


1

CONTRALORÍA En el caso de las bajas los jefes de área reportan al área de contraloría las faltas injustificadas de su personal. Al no tener justificación la falta del personal a sus actividades laborales.

REPORTE

2

CONTRALORÍA Contraloría reporta la falta al área de tesorería y esta a su vez aplica el descuento correspondiente a la fecha de la falta.

REPORTE

3

CONTRALORÍA Al presentar 3 faltas injustificadas en un mes se le da de baja al personal faltante.

REPORTE

4

CONTRALORÍA Por otra parte los jefes de área solicitan al área de contraloría la baja de personal que está a su cargo, por cuestiones de mal desempeño o inasistencias.

SOLICITUD

5

CONTRALORÍA El Contralor verifica si se aprueba esta solicitud y en caso de ser aprobada.

OFICIO

6

CONTRALORÍA Se notifica al área de tesorería dando datos personales como son; nombre del personal, fecha de ingreso, fecha de baja.

OFICIO

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Reportar al área de Contraloría las

faltas injustificadas del personal

Reportar al área de Tesorería para

aplicar el descuento correspondiente

Notificar al área de Tesorería

¿El

contralor

verificó?

No

Sí

1

FIN

BAJAS DEL PERSONAL

Presentar las 3 faltas injustificadas

en un mes para dar de baja al

personal faltante

Solicitar al área de contraloría la baja

del personal que tenga a su cargo

1

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


CONTRATACIÓN DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Contratación de Personal


1

CONTRALORÍA El área de contraloría recibe solicitudes de empleo a aspirantes a ser parte de este H. Ayuntamiento que nos hacen llegar a las instalaciones.

SOLICITUD

2

CONTRALORÍA En ese momento se le hace una pequeña entrevista al aspirante.

ENTREVISTA

3

CONTRALORÍA Bajo esta documentación, se toma como base por tomar en cuenta para ser integrado como personal activo en caso de ser requerido y de haber cumplido con los requisitos.

OFICIO

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTRATACIÓN DE PERSONAL

INICIO

Recibir las solicitudes de empleo a

los aspirantes

Entrevistar al aspirante

FIN

Recopilar la documentación básica

Integrar la documentación

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Integración de expedientes de personal


1

CONTRALORÍA De acuerdo a la información que surge en el área, por parte de las bajas y altas, se realizan expedientes de personal clasificándolos en ese orden.

EXPEDIENTES

2

CONTRALORÍA

En el caso de las altas, el personal contratado proporciona documentación que se le ha requerido, como lo es; copia de INE, Acta de Nacimiento, CURP, RFC en caso de contar con ello, Comprobante de estudios, Comprobante de domicilio, Solicitud de Empleo. Se realiza un expediente de esta información, y se menciona en que área estará desempeñando sus funciones el personal.

DOCUMENTACIÓN OFICIAL

3

CONTRALORÍA En el caso de las bajas se menciona en este expediente la fecha de su baja y a su vez si recibió alguna compensación como lo es el Finiquito u otras compensaciones.

EXPEDIENTE

4 CONTRALORÍA El área de Recursos Humanos recibe la visita de varias personas, en ella se sigue el procedimiento, de saludar a la persona, preguntar cuál es su necesidad, o que información requiere, en caso de ser personas que preguntan por alguna oficina o información para algún trámite, se les guía a las oficinas que podrán responder a sus dudas.

5 CONTRALORÍA En caso de ser personas que solicitan empleo se les solicita como requisito principal la Solicitud de empleo o Currículo, en caso de traerlo a mano se acepta la documentación para tenerlo en filtro de espera, en caso de no contar con esta documentación, indicar al aspirante a que la realice y posteriormente la entrega al área de Recursos Humanos. En este caso se le informa al aspirante que su documentación será tomada en cuenta en cuanto se tenga alguna vacante para ser analizada.

C.V.

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE PERSONAL

INICIO

Realizar expedientes de personal:

altas y bajas.

Proporcionar la documentación

requerida por parte del personal

FIN

Mencionar en el caso de las bajas la

fecha y si recibió alguna

compensación

Archivar la documentación de las

altas del personal contratado

Recibir la visita de vacantes y guiar a

las áreas para resolver dudas

Recibir la solicitud de empleo y/o

currículum vitae

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ATENCIÓN A SOLICITUDES DE EMPLEO

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Atención solicitudes de empleo


1

CONTRALORÍA A las personas que solicitan empleo se les informa como requisito principal anexar la Solicitud de empleo o Curriculum en su documentación.

SOLICITUD DE EMPLEO O

CURRÍCULO

2

CONTRALORÍA

Se Verifica si los requisitos están cubiertos, en caso de estar completos se acepta la documentación para tenerlo en filtro de espera y en caso contrario solicítalos nuevamente.

DOCUMENTACIÓN

3

CONTRALORÍA Archivar la documentación y colocarlo en el filtro de espera cuando cumple con lo solicitado. Informar al aspirante que su documentación será tomada en cuenta, y estará en el filtro de espera.

DOCUMENTACIÓN

4 CONTRALORÍA Al presentarse una vacante en el área solicitada, se tomara en cuenta la documentación para ser analizada.

DOCUMENTACIÓN

5 CONTRALORÍA Se Realizara una llamada vía telefónica para que se presente a una entrevista.

LLAMADA TELEFÓNICA

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Informar a la vacante el requisito

principal que es la solicitud de

empleo o currículum

FIN

Archivarla documentación y colocarla

en el filtro de espera

Tomar en cuenta la documentación

para analizarla

ATENCIÓN A SOLICITUDES DE EMPLEO

¿Cumple

con los

requisitos?

No

Sí

1

1

Realizar una llamada telefónica para

citar a la vacante a una entrevista

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


AVISAR A TESORERÍA SOBRE FALTAS JUSTIFICADAS DE PERSONAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Avisar a tesorería sobre faltas justificadas del personal


1

CONTRALORÍA Los responsables de área deberán dar aviso al área de Contraloría sobres las faltas justificadas presentando como requisito un justificante en original con copia, por otra parte.

JUSTIFICANTE

2

CONTRALORÍA

Se deberá avisar de las faltas injustificadas. REPORTE

3

CONTRALORÍA/ TESORERÍA

El área de contraloría notificara al área de Tesorería bajo un oficio de aviso de la falta injustificada del personal, con los siguientes datos; nombre del trabajador, área de trabajo y puesto y fecha de su falta.

REPORTE

4 CONTRALORÍA Para que el área de tesorería aplique descuento a su salario por la falta que ha presentado.

5 CONTRALORÍA Se archiva el oficio de aviso de falta en el expediente de faltas.

OFICIO

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Avisar al área de contraloría sobre

las faltas justificadas

FIN

Avisar de las faltas injustificadas

Notificar al área de tesorería

Archivar el oficio de aviso

AVISAR A TESORERÍA SOBRE FALTAS JUSTIFICADAS DEL PERSONAL

Aplicar el descuento correspondiente

por parte de Tesorería

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


SOPORTE TÉCNICO

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Soporte técnico

ÁREA: Recursos Materiales ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO

1

CONTRALORÍA De acuerdo al reglamento interno del. Honorable Ayuntamiento municipal de Zacapoaxtla Pue. Se levantó un registro de los equipos de cómputo. Bueno (B), Malo (M), Regular (R), para tener una mejor administración en el funcionamiento de cada uno de los equipos, ya que son la herramienta principal en el procesamiento y almacenamiento de la información, dando así una mejor estabilidad funcional que requiere cada usuario. Teniendo por objetivo la prevención y /o solución de problemas técnicos en Harware y de Software en las computadoras brindando a si el desarrollo de las actividades laborales

2

CONTRALORÍA

Registrar todos los usuarios de los equipos: Nombre, Tel., Área, Función.

3

CONTRALORÍA Recibir solicitudes de manera escrita.

4 CONTRALORÍA Responder a solicitudes.

5 CONTRALORÍA Realización de servicios.

6 CONTRALORÍA Revisión de los equipos de cómputo de manera física.

7 CONTRALORÍA Está conectado a la toma de corriente el equipo.

8 CONTRALORÍA Sirve el protector de energía (regulador de voltaje).

9 CONTRALORÍA Revisar la instalación de energía.

10 CONTRALORÍA Es adecuado el lugar de ubicación del equipo.

11 CONTRALORÍA Revisar el equipo si enciende por Bueno, Malo, Regular.

12 CONTRALORÍA Desconectar todos los dispositivos de potencia y comunicación para evitar accidentes, como descargas o cortos circuitos.

13 CONTRALORÍA Revisión de los equipos de cómputo de manera lógica: Se manda al laboratorio de: Soporte técnico para su análisis y función

14 CONTRALORÍA Retirar los tornillos que contiene la tapa del gabinete y retirarla

15 CONTRALORÍA Colocarse la pulsera antiestática para evitar dañar alguno los componentes

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

16 CONTRALORÍA Limpiar la circuitería (remover el polvo con una (s) brocha(s))

17 CONTRALORÍA Limpiar con aire comprimido (sopletiarla)

18 CONTRALORÍA Retirar cada una de las tarjetas. Como la de video, sonido, memorias, etc.

19 CONTRALORÍA Retirar todos los buces de datos y cables para una mejor limpieza.

20 CONTRALORÍA Si es necesario retirar la CPU y limpiarla.

21 CONTRALORÍA Limpiar los contactos de todas las tarjetas con un borrador de lápiz.

22 CONTRALORÍA Limpiar la fuente de poder utilizando aire comprimido.

23 CONTRALORÍA Limpiar las unidades de discos flexibles, DVD, CD Con un cotonete húmedo, alcohol isopropilico, Disco limpiador.

24 CONTRALORÍA Desarmar. Limpiar los periféricos como: Teclado, Mouse con un cotonete húmedo y trapo húmedo, alcohol isopropilico, espuma limpiadora adecuada.

25

CONTRALORÍA Conectar todos los cables internos y verificar que estén puestos correctamente.

26 CONTRALORÍA Armar el equipo nuevamente colocando la tapa del gabinete y sus respectivos tornillos y colocar todas las conexiones externas al igual que el teclado, mouse. Etc. Previamente armados.

27 CONTRALORÍA Encender el equipo y cerciorarse de su funcionamiento si el equipo falla corregir las piezas mal instaladas y reiniciarlo si no continuar con el proceso.

28 CONTRALORÍA Enciende el equipo de cómputo.

29 CONTRALORÍA Revisar el procedimiento lógico del Sistema Operativo (Software, programas).

30 CONTRALORÍA Desfragmentar el disco

31 CONTRALORÍA Eliminar archivos temporales.

32 CONTRALORÍA Revisar si tiene antivirus, instalar antivirus, ejecutar antivirus.

33 CONTRALORÍA Revisar los Driver instalados.

34 CONTRALORÍA Verificar las aplicaciones.

35 CONTRALORÍA Continuar con el mantenimiento limpiando al monitor y el teclado, limpiándolo externamente.

36 CONTRALORÍA Una vez terminado avisarle al usuario para entregarle su equipo cerrando la solicitud (Reporte) que se había levantado al inicio.

37 CONTRALORÍA Recibe el equipo y el servicio satisfactoriamente.

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

38 CONTRALORÍA Registrar el servicio del equipo y accesorios. CPU, Monitor, Teclado, Mouse, Impresora, Escáner, Cables y conectores de red RJ45, Switch, etc.

39 CONTRALORÍA Se evalúa si el equipo está obsoleto.

40 CONTRALORÍA Se instala otro accesorio o equipo de cómputo.

41 CONTRALORÍA Brindar el servicio en alguna aplicación.

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Registrar a todos los usuarios

Recibir solicitudes de manera escrita

Revisar los equipos de cómputo de

manera física

Revisar el regulador de voltaje

Revisar que los equipos estén

conectados a la corriente eléctrica.

SOPORTE TÉCNICO

OFICIO

Revisar instalación eléctrica

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Revisar el equipo y sus funciones de

encendido y apagado

Desconectar todos los dispositivos

de potencia y comunicación para

evitar accidentes

Revisar los equipos de manera

lógica: mandar al laboratorio de

soporte técnico

Retirar los tornillos que contiene la

tapa de gabinete y retirarla

Colocar la pulsera antiestática para

evitar daños

Limpiar circuitería (remover el polvo

con una (s) brocha(s))

Limpiar con aire comprimido

(sopletiarla)

Retirar cada una de las tarjetas.

Como la de video, sonido, memorias,

etc.

Retirar todos los buces de datos y

cables para una mejor limpieza

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Si es necesario retirar la CPU y

limpiarla

Limpiar los contactos de todas las

tarjetas con un borrador de lápiz

Limpiar la fuente de poder utilizando

aire comprimido

Desarmar: Limpiar los periféricos

Limpiar las unidades de discos

flexibles, DVD, CD Con un cotonete

húmedo, alcohol isopropilico, Disco

limpiador

Conectar todos los cables internos y

verificar que estén puestos

correctamente

Armar el equipo nuevamente

colocando la tapa del gabinete y sus

respectivos tornillos y colocar todas

las conexiones externas

Encender el equipo y cerciorarse de

su funcionamiento

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Eliminar archivos temporales

Desfragmentar el disco

Revisar el procedimiento lógico del

Sistema Operativo (Software,

programas)

Verificar las aplicaciones

Revisar los Driver instalados

Revisar si tiene antivirus, instalar

antivirus, ejecutar antivirus

Registrar el equipo del servicio y

accesorios

Avisar al usuario para entrega de

equipo cerrando la solicitud

Continuar con el mantenimiento

limpiando al monitor y el teclado,

limpiándolo externamente

REPORTE

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Evaluar si el equipo es obsoleto

Instalar otro accesorio o equipo de

cómputo

Brindar el servicio a alguna

aplicación

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ALTAS DE BIENES MUEBLES

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Altas de bienes muebles

ÁREA: Responsable de inventarios ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO

1

CONTRALORÍA Se recibe oficio por parte del área de Contabilidad oficio donde solicita el alta de bien mueble con la factura correspondiente.

OFICIO

2

CONTRALORÍA

Se acude al área correspondiente para revisión del bien, toma de fotografías y datos.

DOCUMENTOS

3

CONTRALORÍA Se ingresa a la base de datos el bien mueble para su alta y número de inventario.

BASE DE DATOS

4 CONTRALORÍA Elaboración de resguardo del bien mueble y colocar etiquetas a los bienes adquiridos.

DOCUMENTOS

5 CONTRALORÍA Archivo de reguardo y factura correspondiente bien mueble.

DOCUMENTOS

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Recibir oficio de área de

Contabilidad

Acudir al área correspondiente para

revisión del bien y toma de

evidencias

Ingresar el bien inmueble a la base

de datos y número de inventario

Archivar resguardo y factura de

bienes muebles

Generar resguardo correspondiente

y colocar etiquetas

OFICIO

ALTA DE BIENES MUEBLES

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


BAJAS DE BIENES MUEBLES

Políticas de Operación: El Municipio de Zacapoaxtla está facultado para llevar a cabo la baja de bienes muebles según lo siguiente: 1. Cuando los bienes muebles por su estado o características, ya no resulten útiles o funcionales. 2. Cuando los bienes muebles ya no se requieran para el servicio al cual fueron destinados, pero puede ser transferido a otra Dependencia o entidad. 3. Cuando el bien mueble haya sido extraviado, robado o sufra accidente que provoque su deterioro, imposibilite su recuperación o incluso ocasione su destrucción involuntaria. 4. Cuando se autorice la enajenación de los bienes. 5. Cuando el destino final sea la donación. 6. Cuando su destino final sea la destrucción ya que por su naturaleza o estado físico peligre o altere la salud, seguridad o ambiente.

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Bajas de bienes muebles


1

DEPARTAMENTO Elabora solicitud de baja del bien mueble y la entrega a Contraloría Municipal.

OFICIO

2

CONTRALORÍA Recibe Oficio. OFICIO

3

CONTRALORÍA Acude al Departamento a realizar inspección física del bien y toma evidencia fotográfica, para determinar destino final.

REPORTE

4 CONTRALOR Determina el uso que se le dará al bien mueble (destrucción, donación, reubicación, enajenación).

5 CONTRALORÍA Si el bien mueble es reubicado, se procede a la entrega del bien al área correspondiente.

RESGUARDO

6 CONTRALORÍA Si el bien mueble es destruido, donado o enajenado se procede a integrar el Listado para baja de bienes.

7 CONTRALORÍA Se integra expediente de bajas (oficio del departamento, fotografías, dictamen del estado del bien mueble).

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

8 CONTRALOR Autoriza Listado y expediente de bienes muebles para baja.

9 CONTRALORÍA Genera oficio donde presenta ante Cabildo el listado de los bienes a dar de baja con fotografías.

EXPEDIENTE

10 CABILDO Sesiona, revisa y autoriza listado de bienes muebles a dar de baja.

ACTA DE CABILDO

11 CABILDO Turna acta de Cabildo para proceder a la baja.

12 CONTRALORÍA Recibe autorización y elabora oficio de baja dirigido a Contabilidad para notificarles la baja del mobiliario.

OFICIO

13 CONTABILIDAD Contabilidad entrega a Contraloría Municipal Ficha del bien mueble que ampara baja en sistema contable.

FICHA BIEN MUEBLE

14 CONTRALORÍA Archiva EXPEDIENTE

15FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

BAJA DE BIENES MUEBLES

INICIO

Recibir mediante oficio la solicitud de

baja del bien mueble

Proceder a la inspección física del

bien mueble y toma de evidencia

fotográfica

Proceder a integrar el listado de baja

de bienes si el bien es destruido o

donado o enajenado

OFICIO

¿Cuál es el

destino del

bien mueble?

Sí

No

Si es reubicado se elabora

resguardo, se entrega bien

mueble al área

correspondiente

1

Autorizar listado y expediente de

bajas por parte del Contralor

Integrar el expediente de bajas

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

Sesionar en cabildo y autorizar

listado y expediente de bajas

Generar oficio para el H. Cabildo

donde se presenta listado de bajas

Recibir de contabilidad la ficha del

bien mueble sobre la baja

Recibir autorización y elaborar oficio

de baja

Emitir acta de cabildo que es

entregada a Contraloría

OFICIO

Archivar la ficha de baja en un

expediente

FIN 1

FICHA

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Actualización de inventario de bienes muebles


1

CONTRALORÍA Informar a las áreas del H. Ayuntamiento acerca del calendario de visitas del levantamiento de inventario dirigido a cada una de las áreas.

OFICIO

2

CONTRALORÍA

Planear y coordinar el levantamiento de inventario según calendario establecido.

CALENDARIO

3

CONTRALORÍA Se realiza el levantamiento físico en las áreas correspondientes tomando como base el inventario de bienes muebles del Sistema NSARC y la base de datos del inventario general.

BASE DE DATOS

4 CONTRALORÍA Se llena formato de levantamiento de Bienes muebles, anotando las observaciones encontradas (bienes inservibles, no encontrados, nuevos, o de otra área).

REPORTE

5 CONTRALORÍA Se captura en base de datos las observaciones encontradas.

ACTA

6 CONTRALORÍA Si existen bienes nuevos se imprimen etiquetas y se colocan en los bienes.

ETIQUETAS

7 CONTRALORÍA Se archiva resguardo. EXPEDIENTE

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES

INICIO

Acudir a las áreas del H.

Ayuntamiento para revisar inventario

Realizar el levantamiento físico

tomando como base el inventario de

bienes muebles

Generar los resguardos nuevos y

recabar firmas

EXPEDIENTE

¿Existen

observacione

s?

Sí

No

Capturar en bases de datos

las observaciones

encontradas

1

Archivar resguardo

1

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


REVISIÓN DE COMPROBACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE JUNTAS AUXILIARES

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Revisión de comprobación de ingresos y egresos de juntas auxiliares


1

CONTRALORÍA Se recibe comprobación de Ingresos y egresos por parte de las Juntas Auxiliares.

ESTADOS CONTABLES

2

CONTRALORÍA

Se revisa que cuente con firmas correspondientes, comprobaciones bien integradas.

COMPROBACIONES

3

CONTRALORÍA Si está completa, se archiva, fin del proceso. Si no se va al paso 4

EXPEDIENTE

4 CONTRALORÍA Se solicita requerimientos faltantes a Presidentes Auxiliares. (Paso 1)

OFICIO

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

REVISIÓN DE COMPROBACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE JUNTAS AUXILIARES

INICIO

Recibir expediente de comprobación

mensual de juntas auxiliares

Revisar que contenga todas las

evidencias de gastos

Entregar expediente con

observaciones a la junta auxiliar

EXPEDIENTE

¿La

comprobación

está completa?

Sí

No

Se archiva expediente 1

1 FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ELABORACIÓN DE OFICIOS DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES VARIOS PARA TESORERÍA MUNICIPAL

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Elaboración de oficios de requerimientos de materiales varios para Tesorería Municipal


1

CONTRALORÍA Se recibe oficio o cotización correspondiente de requerimientos de materiales, por parte del encargado de parque vehicular, servicios generales, limpia pública.

OFICIO

2

CONTRALORÍA

Se turna al Contralor Municipal para autorización. OFICIO

3

CONTRALORÍA Se elabora oficio de requerimiento que se entrega a tesorería para obtener vale correspondiente.

OFICIO

4 CONTRALORÍA Se entrega vale al solicitante que será entregado al proveedor.

VALE

5 CONTRALORÍA Se solicita evidencia fotográfica de lo adquirido para entregar a tesorería Municipal.

EVIDENCIA

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE OFICIOS DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES VARIOS PARA TESORERÍA

MUNICIPAL

INICIO

Recibir oficio o cotización de

materiales

Turnar al contralor municipal para

autorización

Elaborar oficio y entregar para

Tesorería

OFICIO

¿El contralor

autoriza?

No

Sí

El solicitante cambia de

cotización de requerimiento 1

1

FIN

Turnar a electricista para su atención

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA


ATENCIÓN AL PÚBLICO

PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Atención al público


1

CONTRALORÍA Se atiende al ciudadano que acude a esta oficina con algún escrito de solicitud, solicitud de información, reporte de alumbrado.

SOLICITUD

2

CONTRALORÍA

Si el ciudadano presenta escrito se coloca sello de recibido.

OFICIO

3

CONTRALORÍA Se proporciona la información que solicita el ciudadano. Paso 7.

4 CONTRALORÍA Se llena formato para reporte de alumbrado público. FORMATO

5 CONTRALORÍA Se turna reporte de alumbrado a Electricista para su atención. Paso 7.

REPORTE

6 CONTRALOR MUNICIPAL

Se presenta escrito a Contralor Municipal para dar atención. Paso 7

OFICIO

7 CONTRALORÍA Fin del proceso.

FIN

de 56


Contraloría





CONTRALORÍA

DIAGRAMA DE FLUJO

ATENCIÓN AL PÚBLICO

INICIO

Recibir reportes de lámparas o

recibir solicitud

Atender de forma verbal

al solicitante

Sellar de recibido y se turna hacia el

contralor para su atención

¿La solicitud

es escrita?

No

Sí

1

1 FIN

Llenar formato de reporte de lámpara

¿Requiere

reportar una

lámpara?

No

Sí

Turnar a electricista para su atención

1

manual de organizaciÓn y procedimientos Área:...

Documents