manual de operaciones definitivo

7/29/2019 Manual de Operaciones Definitivo

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MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA ASOCIATIVO 1

PARTE ICARACTERSTICAS DEL MANUAL DE OPERACIONES

Objetivo y alcances del Manual

El objetivo del presente Manual Operativo es establecer los procedimientos relativos a lasoperaciones entre el Sistema Asociativo Municipal (SAM) conformado por las nueveAsociaciones Departamentales Municipales y ACOBOL representado por la Federacin deAsociaciones Municipales de Bolivia, FAM-Bolivia, para la ejecucin del Plan Trienal en elmarco del Acuerdo Marco suscrito por el SAM y los Donantes y las Agencias deCooperacin Tcnica

El presente Manual establece procedimientos generales sobre lo siguiente:

1. Planeacin y seguimiento de actividades

2. Programacin de Gastos y Presupuesto3. Adquisicin de bienes y contratacin de servicios4. Contratacin de personal5. Capacitacin6. Pasajes y viticos7. Tesorera8. Contabilidad9. Auditoria10. Inter.-relacin con Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica

Todos los recursos provenientes de los actuales y futuros Donantes y Agencias de

Cooperacin Tcnica destinados a la implementacin de actividades del Plan Trienal,debern ser administrados de acuerdo al presente Manual de Operaciones, excepto aquellosrecursos provenientes de la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos(USAID), cuyos recursos debern ser administrados de forma separada en base aprocedimientos propios de dicha agencia as mismo de aquellos que provengan de otrasagencias que por motivos internos no se ajusten a esta norma.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

Categoras de Gasto

Los gastos a ser financiados estn limitados a los conceptos contenidos en las siguientescategoras:

1. Bienes2. Personal y Consultoras

2.1. Servicio de Consultora y personal que comprender: Honorarios


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Pasajes Viticos

2.2. Capacitacin, que comprender:

Pasajes y viticos Alquiler de instalaciones y equipos Material de capacitacin Otros gastos de capacitacin

3. Gastos operativos varios

PARTE IIPLANIFICIN DE ACTIVIDADES

La planificacin de las actividades estar a cargo de las instancias que componen el SAM afin de lograr los objetivos del Plan Trienal. Para ello, elaborarn su Programa de OperacinAnual, correspondientes a las acciones especficas de una gestin. Este instrumento degestin es parte del Plan Trienal, documento que debe contar con la conformidad delComit de Agencias de Cooperacin (CAC) antes de su ejecucin.

1. Plan Trienal

El Plan Trienal a sido elaborado en funcin de una metodologa participativa, dondeasistieron miembros de los Directorios de las Asociaciones Departamentales Municipales yautoridades municipales a nivel nacional, identificando y definiendo la visin, misin, los

objetivos estratgicos as como los roles y lneas de accin con los cuales debe el SistemaAsociativo Municipal trabajar.

Definicin de Roles

Los roles del SAM son:

De Representacin: Fortaleciendo y defendiendo la autonoma municipal con mayorpeso poltico. De manera progresiva, asumir el rol de voz representativa delmunicipalismo.

De Fortalecimiento Institucional: Dotando de herramientas y destrezas gerenciales

a los Municipalidades, de manera que realicen un manejo transparente y moderno delos recursos humanos y financieros asignados De Consolidacin : Fortaleciendo institucionalmente a la FAM y al SAM De Promocin Econmica: buscando permanente generar condiciones de

inversin, as como la generacin de oportunidades favorables para que elsector privado cumpla su rol dinamizador de la economa en el mbitomunicipal.


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Propiciar mayor participacin del Sector Privado en la bsqueda de solucionesconjuntas en beneficio de todos y cada uno de los Municipios

De Articulacin y Armonizacin del Desarrollo: Se debe generar procesos deconcertacin entre los sectores pblicos y privados, articulando de manera

equitativa con los gobiernos municipales De Gestin de fuentes de financiamiento: Identificar y atraer recursos financieros

que fortalezcan la capacidad de respuesta de los gobiernos municipales a losprocesos de desarrollo. As como tambin, permitan al sector privado cumplir con supapel de generacin riqueza, empleo y ahorro.

De Gestin Ambiental: Promover el uso y manejo sostenible de los recursosnaturales, fortaleciendo la capacidad de gestin de los Municipios en este mbito.

De Desarrollo Humano: Fortalecer la capacidad de gestin municipal de la salud y laeducacin.

De Inclusin Social: Promoviendo la participacin equitativa en genero y el respeto ainterculturalidad.

Misin institucionalLa misin de la FAM es su razn de ser y se establece en concordancia con el instrumentojurdico de su creacin.

Representar los intereses de los gobiernos municipales bolivianos a travs del

sistema asociativo fortaleciendo el ejercicio pleno de la autonoma

municipal.

VisinLa FAM declara su visin institucional como sigue:

En los prximos 10 aos somos una institucin lder, representativa del

municipalismo boliviano y latinoamericano.

Valores Centrales

Como elementos fundamentales que apoyan la Misin y Visin Institucional, y respondiendoa las interrogantes de Como deseamos conducir nuestra organizacin?, Como deseamostratar a nuestros interesados claves?, Que valoramos? se adoptan los siguientes ValoresCentrales;

Creatividad e innovacin: El proceso de descentralizacin municipal implementadoen el pas, necesita creatividad e innovacin para aprovechar las oportunidades ymitigar las debilidades existentes.


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tica en el accionar institucional; Se debe contar con una institucin con valoresticos y morales de equidad y justicia, evitando el agravio comparativo y laconflictividad como eje principal del accionar poltico.

Representatividad: Al ser un proceso asociativo voluntario, la legitimidad otorga y

sustenta la representatividad en el accionar. Generacin de valor: Las acciones deben estar encaminadas a propiciar el valor

pblico requerido, respondiendo a intereses comunes del sistema asociativo y susasociados.

Autosostenibilidad: Las propuestas que se desarrollen en la FAM y SAM debengarantizar la generacin de capacidades locales que permitan la sostenibilidad en eltiempo.

Trabajo en equipo: Debe ser la base de la cultura organizacional que se desarrolle. Complementariedad: Las propuestas deben ser complementarias a las acciones y

atribuciones municipales en coordinacin con el Estado.

Objetivos Estratgicos:

Los objetivos estratgicos son los siguientes:

Representatividad: Representar y defender los intereses institucionales, polticos, legales,econmicos de los gobiernos municipales, ante el Estado y otras instituciones.

Fortalecimiento de la capacidad de gestin municipal y del sistema asociativo: Organizary atender la demanda de capacitacin, informacin, asistencia tcnica, prestacin deservicios de las municipalidades y del sistema asociativo. Desarrollando un sistema defortalecimiento municipal eficiente y eficaz que propicie municipios modernos y capaces de

aprovechar sus potencialidades, respondiendo a los desafos del nuevo milenio)

Consolidacin y sostenibilidad del sistema asociativo: Consolidar y fortalecerinstitucionalmente a la FAM como instancia asociativa y organizativa de los municipios deBolivia. Garantizando su independencia de la poltica partidaria y su dependencia financierade la cooperacin.

Objetivos Especficos:

- Contar con Recursos Humanos tcnicamente calificados.

- Desarrollar mecanismos y acciones que posibiliten la autosostenibilidadfinanciera

- Creatividad e Innovacin

- Comunicacin y relacionamiento


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- Fortalecimiento Municipal

- Promocin econmica

-

Medio Ambiente4.1. LA GENERACIN DE UNA CULTURA ORGANIZACIONALLa generacin de una nueva cultura organizacional abre el camino de la reinterpretacinde muchos conceptos y procesos tradicionales que la FAM trabajaba antes del plan trienal, el establecer una nueva cultura organizacional en la FAM, nos anima a reinterpretar sunaturaleza, es decir nos plantea de una manera diferente lo que la FAM siente de suentorno como proceso de representacin municipal, esto nos da la verdadera naturaleza dela organizacin y la necesidad de estructurar la FAM para fortalecer la representatividaddel sistema asociativo municipal .

El progreso de la FAM solo se podr conseguirse a travs de la combinacin de esfuerzos ycooperacin de todos y cada uno de las asociaciones afiliadas.

Cada una de las asociaciones tendr que tener la idea constantemente de que iniciamosun nuevo proceso y que quienes juegan un rol fundamental para alcanzar los objetivosestratgicos son las asociaciones, es desde la base que se debe construir el sistemaasociativo municipal, ya que un relacionamiento vertical por denso e importante que seapara sus participantes, no puede mantener la confianza y la cooperacin. Por esto esnecesario la generacin de una cultura organizacional de servicio al municipalismo delealtad a su organizacin matriz y ha sus fines, de armona y cooperacin y sobre de todode gran capacidad de adaptacin y asimilacin dada las actuales coyunturas por las que

atravesamos los bolivianos.ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN DEL PLAN TRIENALLa estrategia del plan trienal cuenta con tres elementos esenciales

A) Las metas que hay que lograr: La meta principal es la consolidacin del sistema asociativo municipal teniendo a las

asociaciones y a la FAM como organismos de mxima representacin a niveldepartamental y nacional respectivamente.

Fortalecer el accionar de todos y cada uno de los municipios del pas dotndoles delas herramientas gerenciales necesarias que les permitan el aprovechamiento de sus

potencialidades.

B) Las polticas ms importantes. Fortalecimiento de las asociaciones de municipios a nivel departamental Coordinacin y articulacin de las polticas publicas hacia una descentralizacin y

autonoma plena en el mbito municipal La generacin de una cultura organizacional con participacin activa de los afiliados.


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De comunicacin permanente Manejo moderno, eficiente y eficaz en lo administrativo Bsqueda de la auto sostenibilidad financiera.


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2. Programa de Operaciones Anual

a) El Programa de Operaciones Anual (POA) del Plan Trienal es el instrumento

administrativo que establece las metas, las actividades, los responsables y los plazos deejecucin de las actividades, as como los recursos necesarios para su realizacin, quecada entidad prev ejecutar en un ao, para hacer efectivo el cumplimiento del PlanTrienal.

b) La formulacin del POA debe responder a las caractersticas establecidas en elReglamento Especfico de las Entidades referido a la Programacin de Operaciones

c) La formulacin del POA a cargo de cada entidad, constituir parte del Programa deOperaciones Anual general y establecer:

Los objetivos generales y especficos del POA en el contexto del Plan Trienal, Las metas de desempeo a ser alcanzadas, Las actividades y los recursos necesarios para el cumplimiento de los

objetivos, El Cronograma de ejecucin, El programa de contratacin de bienes El programa de contratacin de personal y consultores.

3. Procedimiento de formulacin del POA

a) El POA debe ser preparado de acuerdo a los formatos definidos por al FAM. Para el

proceso de verificacin, este instrumento deber ser presentado por cada entidad antesdel 30 de marzo de cada ao u otra fecha que determine la FAM.

b) Cada entidad ejecutora debe presentar su POA a la FAM, en el formato que staestablezca para el efecto y como requisito para acceder a los fondos de financiamientodel Plan Trienal. Todos estos aspectos debern estar contenidos en los conveniosbilaterales a ser acordados entre la FAM y las otras instancias ejecutoras.

c) La FAM analizar la consistencia y la compatibilidad del POA de cada entidad con el PlanTrienal. Si no tuviera observaciones, o stas hubieran sido resueltas, otorgar suconformidad y solicitar la no-objecin del CAC, cuando lo requiera el mismo. La FAM

consolidar los POAs de las entidades en un POA general para estructurar el POA delPlan Trienal y requerir la no objecin correspondiente del CAC hasta 20 de abril decada ao. Fecha en la que se pondr a consideracin del CAC el documento, a partir deesta fecha el CAC tendr hasta diez das para emitir la no objecin correspondiente.

d) Cuando el POA general haya recibido la no-objecin del CAC, las entidades estarnhabilitadas para acceder a los recursos financieros y tcnicos.


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e) La FAM comunicar a cada entidad sobre su aprobacin o sobre las modificaciones yajustes que sean necesarios de incorporar a su POA para iniciar nuevamente el trmitepara su habilitacin.

f) El POA debe incluir una Programacin de Gastos compuesta por: una Programacin deAdquisiciones, una Programacin de Contratacin de Personal y Consultores y uncronograma de ejecucin detallado.

g) Una vez que el POA haya sido aprobado, la entidad habr cumplido con una de lascondiciones de efectividad para acceder a la Asistencia Tcnica y Financiera del PlanTrienal durante la gestin anual y podr, previa no objecin del POA consolidado, iniciarla ejecucin de las operaciones que haya previsto realizar dentro del Plan Trienal.

4. Responsabilidad por la formulacin, ejecucin y seguimientoa) El responsable de la formulacin del Programa de Operaciones Anual en cada entidad, es

el mximo responsable de la entidad (MRE).

b) El MRE velar por el cumplimiento de su POA, en los trminos y condiciones que hubierasido aprobado. Para el efecto, deber realizar el seguimiento continuo de lasactividades para garantizar el logro de los objetivos de gestin e informarperidicamente a la FAM.

c) La FAM est encargada de consolidar los POAs de las Entidades para estructurar el POA

general y solicitar la no objecin del CAC.5. Evaluacin parcial de resultados

a) Las entidades presentarn Informes de Avance Trimestrales a la FAM en los formatos questa establezca para el efecto, dentro de los quince das siguientes a la terminacin deltrimestre, como condicin para dar curso a solicitudes posteriores de la entidad.

b) La evaluacin de resultados deber ser informada a la FAM mediante un Informe deAvance del POA que contemplar aspectos cuantitativos y cualitativos, basndose en lainformacin emergente de la verificacin de la ejecucin, de los indicadores de

desempeo y de resultados, y otros indicadores que permitan medir el grado decumplimiento de las operaciones y el logro de los objetivos.

c) Los resultados de la ejecucin del POA de cada entidad deben ser evaluadosconjuntamente con la FAM en forma trimestral.


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d) La FAM se encargar tambin de hacer una evaluacin integral del Plan Trienal a partirde sus POAs generales e informar al CAC sobre el progreso de los mismos.

e) Las entidades mantendrn reuniones peridicas con la FAM para efectos de seguimiento y

evaluacin del Plan Trienal.6. Medidas correctivas

a) El seguimiento del POA podr indicar la necesidad de medidas correctivas, que podrangenerar ajustes al Plan Trienal o a los POAs.

b) Las medidas correctivas podrn ser propuestas por las entidades u originarse enobservaciones de la FAM, en funcin de las prioridades del Plan Trienal.

c) La FAM revisar y aprobar, cuando corresponda, las medidas correctivas y efectuar las

modificaciones al POA consolidado y solicitar la no-objecin del CAC.


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PARTE IIIPROGRAMA DE GASTOS Y PRESUPUESTO

Los procedimientos de administracin financiera se basarn en funcin de las Categoras de

Gasto determinadas en el presupuesto. Estos procedimientos son los siguientes:1. Ejecucin por la FAM.2. Transferencia de recursos de la FAM a las entidades3. Ejecucin por las entidades

La FAM consolidar los presupuestos de las diferentes entidades, aun cuando no ejecutedirectamente los recursos, con el fin de estructurar el Presupuesto del Plan Trienal yposibilitar su seguimiento y evaluacin.

1 Ejecucin por la FAM: Bienes, Personal y Servicio de Consultoras

Segn este procedimiento, la FAM es la encargada de formular y ejecutar el Presupuesto derecursos externos en base al Programa de Gastos de las entidades que accedan a losrecursos del Plan Trienal, previa firma de un Acuerdo de Ejecucin, observando para ello elpresente procedimiento.

1.1 Formulacin del Programa de Gastos

a) El Programa de Gastos es la estimacin de recursos financieros que una Entidad prevejecutar en periodos determinados para el cumplimiento del convenio que firme con laFAM en el marco de su POA.

b) La Entidad debe presentar el Programa de Gastos, en los formatos que defina la FAM,conteniendo la siguiente informacin:

Objeto del Gasto, Categoras del Gasto, incluyendo separadamente el Programa de Adquisiciones y

Contrataciones, Fuente de los recursos (Financiamiento Externo y Aporte Local)

c) El Programa de Gastos se efectuar mostrando perodos al menos trimestrales, parapermitir un adecuado seguimiento a la ejecucin del POA.

d) La FAM podr rechazar el Programa de Gastos de una Entidad s:

Se encontraran inconsistencias entre el Programa de Gastos y el Acuerdo o el POA; La Entidad no hubiera incorporado en su presupuesto el monto de los recursos de

contraparte o no haya sido aprobado el presupuesto de la entidad;


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La Entidad no certifica la existencia de los recursos de contraparte, cuandocorresponda.

e) El Programa de Gastos debe contar con una justificacin adecuada de sus tems,

explicando los supuestos principales para su estimacin.

1.2 Formulacin del Presupuesto

Por las entidadesBasndose en el Programa de Gastos, las entidades debern establecer el monto que debeaportar al Plan Trienal cuando corresponda- como contraparte. Esta contraparte debercontemplar los recursos necesarios para viabilizar los desembolsos de los recursosprovenientes del Plan Trienal previstos en el Programa de Gastos, y deber ser incluida enel presupuesto anual de las entidades para que la FAM pueda efectuar las transferencias de

acuerdo a la modalidad que se establezca para el efecto.Por la FAM

a) La FAM formular el Presupuesto Consolidado Anual del Plan Trienal incluyendo losiguiente:

Fondos del Proyecto provenientes de Donantes y de aporte local. Aporte de las entidades como contraparte (si corresponde). Ingresos o transferencias destinados al Plan Trienal, provenientes de otras fuentes. Programa de Gastos consolidado de las entidades.

Programa de Gastos de la FAM.b) La FAM presentar al CAC el Presupuesto Consolidado Anual del Plan Trienal de los

recursos externos y aporte local que le corresponde a la FAM y las entidades.

c) La FAM podr ajustar el presupuesto contenido en el POA respectivo hasta en un 10% deltotal del presupuesto acumulado de la gestin sin la aprobacin del CAC. Por encima deeste porcentaje, la FAM deber poner a consideracin del CAC los cambios propuestos.

1.3 Ejecucin presupuestaria

a) La FAM consolidar la ejecucin presupuestaria de los recursos provenientes del aporteexterno, de los recursos de contraparte del SAM y sobre los recursos provenientes deotras fuentes tomara conocimiento para su registro respectivo, respetando as laautonoma de gestin de cada una de las entidades.


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b) La ejecucin ser efectivizada por la FAM y las entidades, previa verificacin de que losmismos correspondan a un concepto debidamente autorizado y que hubiera cumplido loestablecido en el captulo de Tesorera.

c) La FAM preparar informacin financiera sobre la ejecucin presupuestaria para losDonantes y Agencias de Asistencia Tcnica.

d) Las entidades debern registrar en sus respectivas ejecuciones presupuestarias, losmontos de los recursos de contraparte.

2. Transferencia de recursos de la FAM a Entidades: Bienes, Personal y Servicio deConsultora

a) Mediante este procedimiento la FAM deber transferir recursos a las entidades, lasmismas que se responsabilizan frente a la FAM por la ejecucin de los gastos

consignados en las Categoras Bienes, Personal y Servicio de Consultora. Latransferencia de estos recursos se llevar a cabo en base a un sistema de transferenciasa ser desarrollado por la FAM y puesto a consideracin del CAC. El sistema estar basadoen el cumplimiento de resultados e indicadores de rendimiento previamenteestablecidos por la FAM.

b) Adems de la elegibilidad general para el acceso a los recursos del Plan Trienal, lasentidades deben calificar, a juicio de la FAM, como una entidad capaz de administrardirectamente los recursos a ser transferidos.

c) Los criterios de elegibilidad, requisitos y el procedimiento para la ejecucin de recursos

a travs de este procedimiento, se detallarn en el sistema de transferenciasanteriormente sealado.


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PARTE IVADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS

A. ASPECTOS GENERALES

Los bienes y servicios (personal y consultoras) que sean necesarios para ejecutar lasactividades y resultados previstos en el POA de la entidad, se contratarn de acuerdo losprocedimientos que se describen en los Anexos BB y AA. Estos procedimientos son de uso yaplicacin obligatoria para la FAM y las entidades, bajo la responsabilidad de susrespectivos MRE.

1. Programas de adquisiciones y de contratacin de consultores

a) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones son los instrumentos administrativosque permiten prever la compra de bienes y la contratacin de servicios necesarios para

el cumplimiento de los objetivos del Plan Trienal. Su formulacin permite programar lasacciones necesarias a realizar, en periodos determinados, para alcanzar los resultadosestablecidos en el POA.

b) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones forman parte del POA, por lo que lasentidades debern presentarlos a la FAM junto con ste.

c) La FAM ser la encargada de consolidar el Programa de Adquisiciones y Contratacionesde las entidades y aquellas que la FAM ejecute. Las contrataciones se ejecutarn enconcordancia con dicha planificacin. La FAM publicar anualmente la planificacin deadquisiciones y contrataciones.

d) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones ser revisados y consolidado por laFAM con carcter previo a la solicitud de no-objecin al CAC. Las adquisiciones ycontrataciones se realizarn en concordancia con dicha programacin.

e) La FAM informar al CAC cuando se produzcan demoras o cambios en la ejecucin delPrograma de Adquisiciones o el de Contrataciones y que pudieran afectarsignificativamente la programacin.

2. Responsabilidad por la compra y la contratacin

a) La conduccin del proceso de adquisicin de bienes y servicios (personal y consultoras),as como su contratacin y resultados ser de responsabilidad de los MRE comorepresentantes de las entidades y la FAM quienes debern observar lo siguiente:

Autorizar el Programa de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad para dar inicio atodos los procesos de compra de bienes o contratacin de servicios.


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Controlar el cumplimiento del proceso de contratacin, estableciendo lasresponsabilidades correspondientes, adjudicar y firmar contratos.

Suscribir los contratos de adquisiciones y/o de servicios una vez la FAM haya aprobadola Programacin de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad.

b) El MRE de las entidades no podrn delegar sus responsabilidades contractuales del PlanTrienal y los POAs correspondientes, sin embargo si podr delegar la facultad paraconducir el proceso de adquisiciones o de contratacin de servicios a un funcionario dela entidad, especificando dicha delegacin en forma escrita a la FAM, con carcterprevio al inicio de los procesos de adquisicin que correspondan.

c) La decisin de adjudicacin del MRE o de su delegado, estar basada enrecomendaciones de una Comisin Evaluadora, que ser corresponsable de la decisincuando el MRE o su delegado ratifique la recomendacin.

e) En caso de que los contratos para la adquisicin de bienes o servicios contemplen elpago de un anticipo, superior al 10%, ste se respaldar con garantas de anticipo; encasos excepcionales se podr acordar un avance del 20%. En todo caso, se requerirde una boleta de garanta. La Entidad ser responsable por los anticipos entregados.

4 . Comisin Evaluadora

a) La Comisin Evaluadora es la instancia de cada entidad, establecida con el propsito deasesorar al MRE en materia de contratacin y calificacin de propuestas, poniendo a suconsideracin una opinin tcnica especializada.

b) La Comisin Evaluadora tendr a su cargo la apertura de propuestas, su anlisis,evaluacin, calificacin y elaboracin de un Informe de Recomendacin de Adjudicacinal MRE, para que ste tome una decisin de adjudicacin. Cuando la complejidad de laevaluacin de las propuestas lo amerite, la comisin podr solicitar la contratacin deasesoramiento tcnico especializado para la calificacin; el informe del asesor, debernecesariamente ser aprobado por la Comisin.

c) El proceso de contratacin se realizar bajo las modalidades de Licitacin PblicaNacional (LPN) o Licitacin Pblica Internacional (LPI) para la adquisicin de bienes, ocuando se contraten firmas consultoras la Comisin Evaluadora se conformar con al

menos los siguientes miembros:Presidente.Secretario.Un mnimo de dos vocales, debiendo uno de ellos ser especialista en el rea.

Un representante de la FAM, cuando esta Unidad lo considere indispensable, participaren sta Comisin en calidad de observador con derecho a voz, ms no a voto. Este


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representante participar en todos los actos de la Comisin desde la recepcin de laspropuestas hasta la calificacin y elaboracin del informe de recomendacin. Elrepresentante de la FAM podr ser un funcionario de la misma o un consultor contratadopor la FAM.

d) La Comisin Evaluadora podr sesionar nicamente con la totalidad de sus miembros. Encaso de ausencia de uno de sus miembros, la Comisin deber postergar sus sesiones o elMRE podr reemplazarlo.

e) En el caso de adquisicin de bienes, las recomendaciones de la Comisin Evaluadorasern por consenso, seleccionando al menor costo evaluado. Si el mismo no fueraposible, se comunicarn las opiniones divergentes.

f) En el caso de servicios de consultores, cada miembro del comit de evaluacin otorgarapuntajes a las propuestas tcnicas recibidas, de acuerdo a lo indicado en el pedido depropuestas, obtenindose un promedio tcnico de calificacin, sumndole el puntaje

financiero. Se selecciona a la propuesta que haya obtenido el puntaje ms altocalificado.

g) Los miembros de la Comisin Evaluadora son solidariamente responsables por larecomendacin que hagan para la adjudicacin, salvo los miembros que hagan constarpor escrito su desacuerdo fundamentado con dicha recomendacin.

h) Cuando el proceso de contratacin se realice bajo las modalidades de Comparacin dePrecios, la evaluacin de las propuestas se efectuar por al menos dos miembros de laEntidad. quienes debern elevar el correspondiente informe de evaluacin a del MRE.

B. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES

Los procedimientos generales de adquisicin de bienes se describen en el Anexo A.

C. PROPIEDAD DE LOS BIENES

Los bienes adquiridos tanto por las Entidades como por la FAM permanecern en custodiade estas mientras el Plan Trienal se encuentre en plena implementacin. Una vez concluyael apoyo de los donantes y agencias de cooperacin tcnica prestado, se efectuar untraspaso formal de los bienes adquiridos con recursos de los donantes hacia las Entidades y

la FAM.D. CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORES INDIVIDUALES Y FIRMASCONSULTORAS

El objetivo principal de los procedimientos para contar con estos servicios para lasactividades del Plan Trienal, es la contratacin de consultores de alta competencia


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profesional, sobre la base de procesos de seleccin transparentes que contribuyan a que lasentidades cumplan con los resultados previstos y con los objetivos del Plan Trienal.

En este marco, los procedimientos generales se describen en el Anexo B y las diferentes

modalidades. Los anexos citados describen los procedimientos uniformes de seleccin,contratacin y supervisin de los consultores cuyos servicios se contratan con elfinanciamiento del Plan Trienal.

En trminos generales se debern aplicar las siguientes modalidades de contratacin, tantopara consultores individuales como firmas consultoras:

Contrataciones menores a los tres meses: invitaciones al menos a cincocandidatos/firmas y elaboracin de terna con al menos tres propuestas.

Contrataciones mayores a los tres meses: convocatoria pblica y elaboracin deterna con al menos tres propuestas.

Estas contrataciones debern ser por producto debiendo especificarse claramente elmismo.

E. CONTRATACIN DE PERSONAL PERMANENTE

Los procedimientos generales para la contratacin de personal permanente son los descritosen el Anexo C

El personal permanente que cumple funciones en la FAM y las Entidades antes de laaprobacin del presente Manual de Operaciones, y que haya sido contratado de acuerdo a

los procedimientos detallados en el citado Anexo, ser recontratado automticamente.


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PARTE VPASAJES Y VIATICOS

Los gastos por pasajes y viticos al interior y exterior de la Repblica previstos en el POA,

por el SAM, deben estar directamente vinculados con la participacin de los consultores ypersonal para actividades relacionadas con los objetivos del Plan Trienal. Los gastos porestos conceptos, se regirn por.

1 Marco

En un plazo mximo de 90 das, de acuerdo a lo especificado en el Acuerdo Marco,prrafo Condiciones de Financiamiento, la FAM elaborar un reglamento de viajes alinterior y exterior del pas, el cual contar con la conformidad del CAC y seraprobado mediante Resolucin de Directorio de la FAM.

2 Programacin de viajes

La programacin de los viajes establecida por cada Entidad y la FAM para lospropsitos del Pan Trienal, debe estar comprendida en sus POAs y en laProgramacin de Gastos.

3 Procedimiento de autorizacin de viajes

Entidad

a) La Entidad programar trimestralmente los viajes y deber remitir dicha

programacin para su correspondiente aprobacin de la FAM.b) Cada viaje deber ser autorizado por el MRE o por el funcionario a quin delegueexplcitamente el MRE a travs del formulario de "Autorizacin de Viaje"debidamente llenado y firmado, documento que deber ser remitido oficialmente ala FAM.

c) En caso que algn viaje no se encuentre considerado en la programacin trimestralpresentada por la entidad, y ste tenga carcter de urgencia, el consultor podrviajar con sus propios recursos. A su retorno y previa presentacin del informeaprobado se proceder al reembolso respectivo.

La solicitud de "Autorizacin de Viaje", deber ser tramitada con una anticipacin

mnima de cinco das hbiles.

d) Los viajes al exterior, adems de cumplir con los requisitos antes mencionados,debern ser autorizados por el MRE de la FAM, mediante Resolucin de Directorioexpresa.


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FAM

a) Cada viaje deber ser autorizado por el MRE de la FAM o por el funcionario aquin se delegue explcitamente, para estos casos, a travs del Formulario de

Autorizacin de Viaje del Proyecto debidamente llenado y firmadob) Para los viajes al exterior que efecte el MRE de la FAM, se requiere unaResolucin de Directorio.

Para invitados especialistas que no tienen relacin contractual con el Plan Trienal

En el caso que se requiera que personas nacionales o extranjeras, que no cuentancon un contrato de prestacin de servicios firmado con la FAM efecten viajes parafines y objetivos relacionados con la ejecucin del Plan Trienal, se seguir elsiguiente procedimiento:

a) La FAM deber recibir una comunicacin oficial del MRE o por el funcionario aquin delegue explcitamente el MRE, solicitando viticos y/o adquisicin depasajes, debidamente justificado.

b) La FAM elaborar una Carta Acuerdo en la cual se describirn los antecedentesdel viaje, las actividades a ser realizadas por las personas invitadas, los gastosque sern cubiertos por el Plan Trienal y la documentacin requerida para eldescargo correspondiente. Dicho documento ser suscrito por el MRE de la FAMy la persona invitada.

c) Los viajes al exterior del personal invitado, ser autorizado por el MRE de laFAM, mediante Resolucin de Directorio.

4 Compra de Pasajes areos y Pago de Viticos

a) El trmite de viaje contemplar dos aspectos: (i) la compra de pasajes y (ii) el pagode viticos de conformidad a la modalidad y escala establecida en el reglamento.

b) Recibida la solicitud oficial de "Autorizacin de Viaje" debidamente llenada yfirmada, la Entidad/FAM obtendr a travs de una Agencia de Viajes autorizada, lospasajes correspondientes.

c) La Entidad/FAM pagar viticos al consultor hasta el 80% del monto total, importeconsiderado como anticipo de viticos.

d) El pago del saldo de viticos (20%) proceder cuando se hayan cumplido los requisitos

descritos en el Numeral 8 Descargo de este Manual.e) Cuando no se cuente oportunamente con la documentacin requerida para el pagode viticos y el viaje sea de urgencia, los gastos emergentes de dicho viaje podrnser efectuados directamente por el consultor viajero con sus propios fondos quien, asu retorno, solicitar a la Entidad/FAM el reembolso de viticos y el costo de lospasajes segn corresponda, acompaando el formulario de "Autorizacin de Viaje" ylos documentos de descargo descritos en el presente captulo.


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f) En caso de no concretarse el viaje, el consultor deber devolver a la Entidad/FAM enel plazo de diez das hbiles el vitico y los pasajes recibidos.

g) Cuando no se cumpla con el cronograma de viajes, el consultor deber devolver a laEntidad/FAM en el plazo de diez das hbiles, los viticos no utilizados.

5 Conceptos comprendidos en los viticos

a) El vitico comprende los gastos en que incurre el consultor por concepto dealojamiento, alimentacin y miscelneos

b) La Entidad/FAM pagar un vitico completo por noche pernoctada fuera de sulugar habitual de trabajo para cubrir los gastos de alojamiento, alimentacin ymiscelneos. El vitico se aplicar a los fines de semana y/o feriados cuandosea necesario y debidamente justificado.

c) La Entidad/FAM reembolsar al consultor el valor de la tasa de aeropuerto uotro gasto similar segn el medio de transporte, cuando se trate de viajes al

exterior, para lo cual deber presentar los originales de la documentacincorrespondiente.d) Cuando el retorno del consultor sea despus del medio da, corresponder el

pago del 50% de un vitico.e) Cuando el consultor se ausente del lugar habitual de trabajo y no implique

ningn pernocte, la Entidad/FAM pagar el 50% de un vitico.e) Cuando el viaje supere un perodo de quince (15) das consecutivos en el

mismo lugar, a partir del da diecisis (16) se pagar el 50% del vitico pornoche pernoctada.

f) El vitico tiene el objeto de sufragar los costos reales en que haya incurrido elconsultor, y no los que sean o hayan sido pagados o reembolsados por otra

persona u organismo.g) Cuando el organismo anfitrin cubra los gastos de alojamiento, alimentacin uotros, ya sea en el interior o exterior del pas, se aplicar el siguiente criterio:

Si el organismo anfitrin proporciona el alojamiento, se pagar el 50% delvitico aplicable.

Si el organismo anfitrin proporciona el alojamiento y alimentacin sepagar el 20% del vitico aplicable

6 Viajes a Exterior

Todo viaje al exterior ser autorizado por la FAM previa justificacin de la necesidaddel mismo.

7 Escala de viticos

Antes de la aprobacin del reglamento y la escala de viticos a los que se hacemencin en el punto 1. Marco anterior, los gastos sern elegibles de acuerdo a la


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escala de viticos del sector pblico establecida en Decreto Supremo No. 27450,excepto las escalas aplicables a los Ministros y Viceministros. Una vez aprobado elmencionado reglamento mediante Resolucin de Directorio de la FAM previa noobjecin del CAC, el mismo deber entrar en vigencia inmediatamente.

8 Descargo

Efectuado el viaje y en un plazo mximo de diez das hbiles despus de su retorno,el consultor a travs del MRE debe presentar los siguientes documentos de descargo:

a) Informe de Viaje sobre los resultados del viaje debidamente aprobado por el MRE oel funcionario a quin delegue explcitamente el MRE para estos casos.

b) Pase a bordo original utilizado o taln del boleto en los casos de transporteterrestre.

c) Original del pasaje areo. En caso de extravo, se deber obtener una certificacinde embarque de la lnea area o del medio de transporte utilizado.d) Los costos adicionales de pasajes areos o de viticos resultantes de cambios

oficiales en la ruta y viticos previstos originalmente, podrn ser reembolsadosprevia justificacin y presentacin de los recibos correspondientes.

e) En caso que el consultor no presente los descargos necesarios, se proceder a larecuperacin del monto desembolsado por concepto de pasajes y viticos en que sehayan incurrido.

f) Cuando el Informe de Viaje no est aprobado por el MRE, se solicitar al consultor ladevolucin del costo del pasaje y la devolucin del vitico respectivo, y no sereconocer ningn gasto que se hubiera efectuado por este concepto.


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PARTE VI

TESORERIA

Establece los principales procedimientos para la captacin de recursos, el manejo de cuentasy la realizacin de los pagos, tanto de los recursos externos como de los correspondientes acontrapartes (cuando corresponda).

1 Fondos del Plan TrienalLos fondos del Pan Trienal estn constituidos por el aporte de las siguientes fuentes:

Recursos Externos

Recursos provenientes de los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica,

Recursos de Contraparte

Recursos provenientes de los aportes de las Entidades para poder ejecutar los recursosdel Plan Trienal cuando corresponda

. Recursos de contraparte de la FAM

2 Cuentas del Plan TrienalEl Plan Trienal contar con las siguientes cuentas para el manejo de los recursosexternos y de contraparte:

(i) CC-FAM. Cuenta Corriente en dlares americanos, aperturada en un banco

comercial a nombre de la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia,FAM- Bolivia, para el manejo de los recursos externos.

Se constituir con recursos provenientes de los Donantes y se emplear parafinanciar los gastos del Plan Trienal en moneda local

(ii) CC-FAM. Cuenta Corriente en dlares americanos aperturada en un bancocomercial autorizado a nombre de la Federacin de Asociaciones Municipalesde Bolivia, FAM- Bolivia para el manejo de los recursos de aporte local.

Se constituir con recursos de los aportes locales, que se especifiquen en losConvenios que la FAM suscriba con las entidades. Se emplear para efectuarlos pagos de contraparte del Plan Trienal.

(iii) CC-LAS ASOCIACIONES DEPARTAMETALES MUNICIPALES Y ACOBOL. CuentaCorriente en dlares americanos aperturada en un banco comercial autorizadoa nombre de la entidad (x) para el manejo de los recursos transferidos por laFederacin de Asociaciones Municipales de Bolivia,


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Se constituir con la transferencia de recursos de la Cuenta CC-FAM de la FAMque le corresponda para efectuar los gastos en dlares americanos para elfinanciamiento de su POA.

(iv) Otras cuentas que pueda determinar la FAM en funcin de las necesidades de

ejecucin del Plan Trienal.

En el caso de la conversin $us/Bs. se tomar como referencia el tipo de cambioestablecido por el BCB.

3 Desembolsos de los recursos de los Donantes

a) La FAM es la nica institucin facultada para solicitar al CAC los desembolsos de losrecursos externos del Plan Trienal. Para ello, cuenta con las Firmas Autorizadasregistradas ante el CAC.

b)

Las solicitudes que realice la FAM para el retiro de los fondos debern seguir losprocedimientos establecidos en la banca comercial.c) La FAM no podr gestionar desembolsos del Plan Trienal para financiar gastos

solicitados por las entidades, si no se hubieran suscrito los respectivos Acuerdosentre la FAM y cada Entidad

La FAM preparar un reglamento interno para delimitar las funciones de tesorera para laemisin de cheques, relacin con bancos y otros inherentes a este tipo de operaciones.


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PARTE VIICONTABILIDAD

1 Registro a cargo del SAM

La contabilidad de los recursos externos provenientes de los Donantes administrada a travsde la Cuenta CC-FAM, ser llevada por la FAM de conformidad con lo siguiente:

a) Mantendr los sistemas de administracin financieros, los archivos y cuentas incluidosextractos bancarios y, preparar los estados financieros en un formato aceptablepara los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica que reflejar lasoperaciones, recursos y gastos relacionados con el Plan Trienal.

b) Mantendr los archivos de cada ao auditado, en concordancia con losprincipiosinternacionales de auditora.

c) Presentar a los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, tan pronto seadisponible, pero en ningn caso ms tarde de cuatro (4) meses despus de concluidacada gestin, las copias certificadas de los estados financieros, y una opinin dedichos estados, registros y cuentas y reportes de dicha auditora por auditorescompetentes, en el alcance y detalle que los Donantes y Agencias de AsistenciaTcnica hubieren razonablemente solicitado.

d) Presentar a los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica toda otra informacinrelativa a los registros y cuentas, auditorias y opinin de los auditores y estadosfinancieros que se le soliciten.

e) conservar hasta por lo menos un (1) ao, despus de que los Donantes y Agenciasde Asistencia Tcnica hayan recibido el informe de auditora correspondiente a unagestin en que se haya realizado el ltimo retiro de la Cuenta CC-FAM, todos losregistros (contratos, rdenes, facturas, comprobantes, recibos y otros documentos)evidenciando gastos.

f) permitir que los representantes de los Donantes y Agencias de AsistenciaTcnica examinen tales registros y asegurar que tales registros y cuentas seanincluidos en las auditoras anuales y, que el informe de auditora contenga undictamen separado de los auditores, ya sea del Reporte de Administracin del PlanTrienal, o declaraciones de gasto, presentados durante la gestin que corresponda,

junto con los procedimientos y los controles internos involucrados en su preparacin,como justificacin de retiros.

g) Sin limitacin en lo previsto, la FAM llevar a cabo un plan de accin defortalecimiento institucional en el rea administrativa y financiera, acordado con losDonantes y Agencias de Asistencia Tcnica.


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Para preparar los informes trimestrales de administracin del Plan Trienal, los mismos

requerirn:1. Establecer las fuentes reales y usos de fondos para el Plan Trienal y sus POAs, tanto

acumulativamente como para el periodo cubierto por aquel informe, y proyecte lasfuentes y usos de fondos para el Plan Trienal para los tres meses siguientes alperiodo cubierto por dicho informe; de acuerdo al plan de gastos establecido

2. Presentar separadamente los gastos financiados fuera del importe del apoyofinanciero durante el periodo cubierto por dicho informe y la propuesta de gastos aser financiados fuera de los recursos del apoyo financiero durante el periodo del tresmeses siguientes al periodo cubierto por dicho informe;

3.

Describir el progreso fsico de la implementacin del Plan Trienal, tantoacumulativamente y para el periodo cubierto por dicho informe;

4. Explicar las variaciones entre las metas reales y previstas;

5. Establecer la fase de adquisicin bajo el Plan Trienal y los gastos bajo los contratosfinanciados con los recursos de la asistencia financiera, como al final del periodocubierto por dicho informe.

Sobre el plan de accin referido la FAM preparar, o har que se preparen, de acuerdo conlos Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, y proporcionar a no ms tardar

despus de cuarenta y cinco (45) das despus del fin de cada trimestre un Reporte deAdministracin de Plan Trienal para dicho periodo.

2 Conciliaciones

Siguiendo procedimientos de contabilidad, se elaborar lo siguiente:

a) Conciliacin trimestral con registros de los Donantes y Agencias de AsistenciaTcnica, a cargo de la FAM.

b) Conciliacin trimestral con registros de FAM y cada una de las Entidades.

3 Registros a cargo de la Entidad

Cada Entidad:

a) Mantendr los registros de gastos distinguiendo las fuentes externas de los recursosde contraparte.

b) Llevar la contabilidad presupuestaria, realizando el anlisis rutinario de la misma.


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PARTE VIIIAUDITORIA EXTERNA

La auditora del Plan Trienal es el proceso de control posterior externo que tiene el

propsito de verificar los resultados alcanzados por el Plan Trienal, la FAM y Entidades bajolos trminos y las condiciones establecidas en el Memorndum de Entendimiento, losConvenio Bilaterales y el presente Manual de Operacin.

1 Responsabilidad de la FAM

La FAM ser responsable de contratar una firma de auditora independiente aconsideracin de los Donantes. para:

a) Realizar la auditora concurrente del manejo de los recursos utilizados del apoyoejecutados tanto por la FAM como por las Entidades, la misma que ser efectuada deacuerdo con trminos de referencia aprobados por los Donantes.

b) Presentar a los Donantes en forma peridica, los informes de la auditoraconcurrente.

2 Trminos de Referencia

La FAM elaborar los Trminos de Referencia a consideracin los Donantes cuyosaspectos principales son:

a) Objetivos

Emitir una opinin si los estados financieros del Plan Trienal (los cuales deben incluir lasrespectivas notas y la informacin financiera complementaria), presentanrazonablemente en todos los aspectos materiales la posicin financiera del Plan Trienal,los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el periodo auditado.

Emitir una opinin sobre si la informacin financiera complementaria del Plan Trienalest razonablemente presentada en todos los aspectos significativos.

Emitir una opinin con respecto al cumplimiento de las entidades ejecutoras de lostrminos del Memorndum de Entendimiento, los Convenio Bilaterales y el presenteManual de Operacin y las leyes y regulaciones aplicables.

Emitir una opinin sobre: (a) si los gastos incluidos en las solicitudes de desembolso sonelegibles, y por tanto si la informacin presentada es razonablemente confiable; (b) silos procedimientos de contabilidad y control interno utilizados en la preparacin de lossolicitudes de desembolso son adecuados; y (c) si los recursos de las donaciones han sidoutilizados nicamente para los fines del Plan Trienal.


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Emitir opinin acerca de s el estado de las cuentas bancarias utilizadas para manejarlos recursos provistos por Donantes y las Agencias de Asistencia Tcnica, presentanrazonablemente la disponibilidad de recursos al cierre del periodo auditado, as comolas transacciones realizadas durante tal periodo, de acuerdo con las estipulaciones sobre

el uso de los recursos establecidos en el Acuerdo Marco de Entendimiento, los ConvenioBilaterales y el presente Manual de Operacin.

b) Informes de Auditoria

Otros requerimientos referentes a los informes finales de la auditora concurrente, quedeben contener las opiniones y conclusiones especficas, sern establecidos en acuerdo conDonantes.


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PARTE IXCOORDINACIN, ARMONIZACIN Y ACOMPAAMIENTO

1. Comit de Agencias de Cooperacin.-

La coordinacin, compatibilizacin y armonizacin de procedimientos para desembolsos yotros actos administrativos entre Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica seestablecer a partir de un Comit de Agencias de Cooperacin (CAC).

El CAC estar conformado por los representantes de los todos los donantes bilateralesactuales y futuros que asisten tcnica y financieramente al SAM.

El CAC participar en todas las reuniones convocadas por el SAM para tomar conocimientode los informes de avances del Plan Trienal y tomar decisiones acerca de los ajustes almismo y considerar los planteamientos del SAM sobre esta materia, incluidos el anlisis de

indicadores (cuantitativos y cualitativos) crticos a ser utilizados para evaluar los logrosalcanzados por el Plan Trienal.

EL CAC participar en las revisiones semestrales conjuntas y evaluacin anual preparadaspor el SAM.

El CAC recibir los POAs del Plan Trienal elaborados y enviados por el SAM para suconsideracin.A lo largo de la ejecucin del Plan Trienal, el CAC a travs de su representante mantendruna relacin estrecha de coordinacin con el SAM, la misma que se expresar en un flujopermanente de informacin y consultas. En caso de requerir formalmente comentarios a

determinados procesos o decisiones por parte del CAC y estos no fueran enviados en unplazo de 10 das, el SAM asumir que los Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnicano tienen observacin a respecto.

2. Representacin del CAC.-

Durante la ejecucin del Plan Trienal, semestralmente y con carcter rotatorio, el CACdesignar a un representante de la Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica anteel SAM.

3. Interrelacin entre el SAM y el CAC.-La interrelacin se llevar a cabo a travs de las reuniones de trabajo trimestrales,revisiones semestrales y evaluaciones anuales.


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Las reuniones de trabajo son ordinarias y extraordinarias y sern convocadas por la FAM enrepresentacin del SAM. Las reuniones ordinarias se realizarn de forma trimestral, lasreuniones extraordinarias sern convocatoria del SAM.

La convocatoria a reuniones ordinarias, sealar el lugar, da y hora de la reunin y laagenda de la misma. La agenda ser determinada por el SAM e incorporar las solicitudesde Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica. La agenda podr ser modificada alinicio de la reunin a consideracin de los miembros presentes. Las convocatorias debernser realizadas al menos con una semana de anticipacin, e incluirn adicionalmente a laagenda respectiva, la documentacin necesaria para la reunin.

El SAM preparar toda la documentacin para las reuniones (informes, informes y ayudamemoria de las revisiones, administracin, finanzas, informes financieros, de avance,informes de auditoria, POAs, presupuestos y otros).

La FAM como representante del SAM, proveer semestralmente al CAC informes de avancetcnicos y financieros. Al finalizarse el perodo del Plan Trienal, la FAM presentar losinformes tcnicos y financieros finales a ms tardar el 31 de julio del 2007. Los informesdeben seguir el formato del Marco Lgico, los POAs y presupuestos acordados.

Los resultados de las reuniones sern registrados en Actas. Las Actas Aprobadas sernredactadas por el SAM y un borrador ser enviado al CAC para sus comentarios yaprobacin, dentro de la siguiente semana.


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ANEXO A.

CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORES INDIVIDUALES Y FIRMAS CONSULTORAS

1 Procedimiento general de seleccin y contratacin de consultores

a) El proceso de Seleccin de Consultores Basado en la Calidad y el Costo consta de lassiguientes etapas:

i) Preparacin de Trminos de Referencia (TDR)ii) Preparacin de la estimacin de costos y el presupuestoiii) Publicar aviso para recoger expresiones de inters destinados a contratos mayores a

los tres meses (contratos menores a los tres meses no debern ser necesariamentepublicados, pero s se debern invitar al menos cinco consultores/firmas para la

elaboracin de una lista corta de al menos tres propuestas)iv) Preparacin de la lista corta de consultores (no ms de seis ni menos de tres)v) Preparacin y emisin del Pedido de Propuestas (PP)vi) Recepcin de propuestasvii) Apertura pblica de los sobres de las propuestas tcnicasviii) Evaluacin de las propuestas tcnicasix) Apertura pblica de sobres de las propuestas tcnicasx) Evaluacin combinada tcnico - econmicaxi) Negociacin del contratoxii) Adjudicacin y firma del contratoxiii) Se enva copia del contrato firmado a la FAM (en el caso de las Entidades).

b) Las entidades sern responsables de preparar los documentos para la seleccin ycontratacin de las consultoras. El alcance de los servicios descritos en los TDRestar directamente sujeto al presupuesto disponible. Se requerir que losconsultores/firmas comenten los TDR en sus propuestas. En los TDR, se definirnclaramente las responsabilidades respectivas de las entidades y lasfirmas/consultores.

c) Los TDR, como mnimo, contendrn lo siguiente:

Antecedentes

Objetivos de la contratacin.Alcance y estimacin de los meses/hombre del trabajoResultados o productos esperados (informes, etc.)Tiempo de la contratacinCondiciones especiales de contratacinInsumos proporcionados por el contratante.


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d) la entidad proceder con el proceso de seleccin de los servicios de consultora,aplicando las normas y procedimientos sealados en el presente manual.

e) No se financiarn gastos de consultora si los consultores no hubieran sidoseleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los

procedimientos sealados.f) Los contratos emergentes de la seleccin sern suscritos por el MRE de la entidad yel Consultor/firma.

g) La contratacin de consultores y firmas consultoras se regir exclusivamente por lasleyes civiles, por lo que no se reconocer ninguna relacin de dependencia laboralentre el contratante y el consultor.

En caso que surjan controversias sobre los servicios que la entidad contratante y elconsultor o firma consultora y que no puedan resolverse de mutuo y voluntarioacuerdo para su solucin, las partes acudirn a un conciliador o rbitro, conforme alo dispuesto por la Ley N 1770 (Ley de Arbitraje y Conciliacin) de 10 de marzo de

1997.


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ANEXO B

PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOSGENERALES

(Aplicable para todos los miembros del sistema)

MODALIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS GENERALES:

El Sistema Asociativo Municipal para la adquisicin de Bienes y Contratacin de Serviciosgenerales se compromete a establecer y mantener un sistema de adquisiciones quecontempla: Plan de Adquisiciones que deber ser parte integral del POA, debiendo adoptarlas siguientes polticas y procedimientos para los procesos de adquisicin de bienes ycontratacin de servicios:

a)

Adquisicin Directa:Se podr adquirir bienes y contratar servicios de manera directa cuando el monto seadesde $us.1 hasta $us. 200.

Siendo el procedimiento el siguiente:A solicitud de una de las Unidades de trabajo al responsable del rea deAdministracin, ste podr adquirir bienes y contratar servicios registrando eninventarios correspondientes.

b) Adquisicin con cotizaciones:Para adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 201 hasta $us500, se deber tener tres cotizaciones por escrito. La seleccin deber realizarse sobrela base de los factores de precio, entrega oportuna asegurada, capacidad probada deentrega de un producto de calidad y otros criterios que se ajusten a la adquisicinespecifica.

Siendo el procedimiento el siguiente:Identificacin de la necesidad del bien o servicio, solicitar la certificacinpresupuestaria, autorizacin del inicio del proceso por parte de la autoridadadministrativa. El proceso; solicitud de (3) cotizaciones, cuadro comparativo yaprobacin por parte de la mxima autoridad ejecutiva.

c) Adquisicin con tres cotizaciones y proceso de calificacin y adjudicacin:Para adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 501 hasta $us3200, se deber tener tres cotizaciones por escrito. La seleccin deber realizarsesobre la base de los factores de precio, entrega oportuna asegurada, capacidad


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probada de entrega de un producto de calidad y otros criterios que se ajusten a laadquisicin especifica.

Siendo el procedimiento el siguiente:

Identificacin de la necesidad del bien o servicio, solicitar la certificacinpresupuestaria, autorizacin del inicio del proceso por parte de la autoridadadministrativa. El proceso; solicitud de (3) cotizaciones, cuadro comparativo,conformacin de la comisin calificadora compuesta por la mxima autoridadejecutiva, la autoridad administrativa y el solicitante del bien o servicio y calificacinpara la aprobacin por parte de la mxima autoridad ejecutiva.

d) Invitacin DirectaPara adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 3201 hasta $us6.500, ver Anexo D

e) Licitacin PblicaPara adquirir un bien o servicio unitario mayor a $us 6501 adelante. Ver Anexo E.

El procedimiento para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios bajo lasmodalidades de invitacin directa y licitacin pblica estarn sujetas adems a lossiguientes procedimientos:

1. Especificaciones Tcnicas.- Debern describir en detalle los requerimientos de losbienes a ser adquiridos por la Entidad.

2. Presupuesto.- Se preparara una estimacin de los costos en base al mercadorelacionados con la adquisicin

3. Pedido de Cotizaciones.- Se deber obtener cotizaciones de al menos tresproponentes. La carta de pedido de cotizaciones deber contener la siguiente informacin:(Ver Anexo B.1)

a) El destinatario, plazo, y lugar para enviar las propuestas;b) La moneda de la cotizacin y del pago;c) Las condiciones de pago;d) Descripcin y especificaciones tcnicas de los bienes y sus garantas;

e)

Cantidades de los bienes;f) Plazo y lugar de entrega de los bienes; yg) Especificar si los precios deben ser FOB, CIF, si incluyen impuestos o no, etc.h) Solicitar a la empresa su participacin

4. Recepcin de las Ofertas.- Las ofertas debern recibirse en la fecha y hora lmites y enel lugar especificado para su entrega en el Pedido de Cotizacin.


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5. Anlisis y Evaluacin de las Ofertas.- Ser responsabilidad de la Comisin Calificadorade la Entidad el asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos del Pedido deCotizacin.

En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se elaborara un cuadro comparativo y seseleccionar la oferta de menor precio.

La Comisin Calificadora elaborar un Informe de Seleccin, con las conclusiones yrecomendaciones del proceso de seleccin, el mismo que deber incluir un cuadrocomparativo, y someterlo a consideracin del MRE.

6.- Adjudicacin.- Sobre la base del Informe de la Comisin Calificadora, la MRE tomar ladecisin respectiva y en su caso, autorizar la notificacin de adjudicacin al ofertanteganador. En base al acuerdo entre la FAM y la entidad, la segunda deber informar a la FAMde forma peridica sobre los avances en cuanto a la ejecucin del POA, debindose incluir enesta informacin, aquella relacionada con los procesos de compra anteriormente descritos.

7. Firma del Contrato.- El contrato o la Orden de Compra a suscribirse entre la Entidady el Proveedor sern los presentados a la FAM para la firma del MRE.

Una vez suscrito el contrato, de la manera mencionada en el prrafo anterior debernenviarse dos copias del mismo a la FAM.


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ANEXO D

MODELO PARA INVITACION A PRESENTAR COTIZACION U OFERTAPARA LA ADQUISICION DE BIENES

FECHADIRECCION

Estimado [indicar el nombre del consultor]:

1. [Indicar el nombre del Contratante] le invita a presentar cotizaciones para proveer el(o los) bien(es) indicados en el anexo adjunto.

2. ACLARACION A LA PRESENTE INVITACION. Las empresas u contratistas invitados

podrn solicitar aclaracin a la presente invitacin, enviando fax al numero___________

3. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE OFERTAS. Las cotizaciones/ofertas debern serrecibidas por el Comprador en la siguiente direccin, no mas tarde del (fecha):

O FAX: _______________

El comprador podr, a su discrecin, prorrogar el plazo de presentacin de lasofertas mediante una notificacin por escrito a todos los invitados.

4. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS COTIZACIONES/OFERTAS: Las cotizaciones/ofertas sernvalidas por un periodo de ______ das a partir de la fecha de suministro de lacotizacin/oferta. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido serrechazada por el Comprador por no ajustarse a las condiciones de esta invitacin. Encircunstancias excepcionales, el Comprador podr solicitar el consentimiento de lasempresas/contratistas para prolongar el periodo de validez de sus

cotizaciones/ofertas.

5. COMPARACION DE PRECIOS Y SELECCIN DE EMPRESA/CONTRATISTA: El Compradorexaminara las cotizaciones/ofertas para asegurar que se ajustan sustancialmente alas especificaciones tcnicas y requerimientos de este pedido. La comparacin sehar entre los precios EXW para bienes ofrecidos en el pas, y esos precios incluirntodos los costos y los derechos e impuestos pagados o pagaderos.


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6. PAGOS: El precio ofrecido ser fijo. La empresa/contratista presentara alComprador la solicitud de pago por escrito, adjuntando facturas que describan,cuando proceda, los bienes entregados y los servicios realizados y documentos de

embarque, cuando aplique. El Comprador efectuara los pagos con prontitud, sinexceder en ningn caso un plazo de ______ das.

7. Les agradeceremos que nos comuniquen:

a) que han recibido la carta de invitacin, y

b) si presentaran o no una propuesta en forma individual o en asociacin conotros.

Atentamente,

(Insertar la firma, nombre y cargo del representante del Comprador)


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5. Preparacin de las Propuestas.- Se otorgaran 20 das hbiles (4 semanas) para lapreparacin de ofertas, de acuerdo a los documentos de licitacin. Los licitantes

podrn requerir aclaraciones acerca de la informacin proporcionada en losdocumentos de licitacin. La Entidad deber proveer estas aclaraciones por escrito,enviando copia de las mismas a todas las firmas que hayan adquirido dichosdocumentos y a la FAM.

6. Recepcin de las Ofertas.- Se permitir a los licitantes enviar ofertas porcorreo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora lmites y en el lugarespecificado para la entrega de ofertas en los documentos de licitacin.

La Entidad deber registrar cada una de las ofertas recibidas, en un Libro de Registro

de Recepcin de Ofertas, indicando la fecha y hora de su recepcin. Toda oferta quellegue despus del plazo otorgado, ser rechazada, y el hecho constar en el referidoLibro de Registro. A la hora lmite de presentacin de ofertas, los miembros de laComisin Calificadora cerrarn dicho libro, rubricando su constancia.

7. Apertura de las Ofertas.- La apertura de las ofertas se realizar en acto pblico ydeber coincidir con la hora lmite fijada para su entrega o efectuarseinmediatamente despus. La Comisin Calificadora ser la encargada de realizar laapertura de las ofertas.

Al momento de la apertura, la Comisin Calificadora leer los nombres de los

licitantes y el precio total de cada oferta, sustituciones, modificaciones o retiro deofertas y de cualquier alternativa si se las hubiese permitido o solicitado, yverificar la presencia de la documentacin solicitada. Lo anterior se registrar enel Acta de Apertura, as como las omisiones y circunstancias o eventos relevantesobservados durante la apertura de ofertas. La Comisin no podr tomar ningunadecisin ni efectuar ningn comentario con relacin al contenido de las ofertasrecibidas durante el Acto de Apertura.

La Entidad enviar una copia del Acta de Apertura a todos los licitantes y a la FAMen un plazo no mayor a 24 horas de finalizada la apertura. La FAM enviara copia deesta al CCD.

8. Anlisis y Evaluacin de las Ofertas.- Ser responsabilidad de la ComisinCalificadora el asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos enlos documentos de licitacin. El examen preliminar de las ofertas se realizardespus de la apertura de las mismas, en sesin separada.


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En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se proceder con una evaluacindetallada. La Comisin Calificadora no deber pedir a ningn licitante quemodifique su oferta ni permitirle que lo haga despus de vencido el plazo derecepcin.

La Comisin Calificadora podr solicitar por escrito a los licitantes aquellasaclaraciones necesarias para poder evaluar sus ofertas, pero no deber pedir nipermitir que modifiquen su contenido sustancia ni sus precios despus de la aperturade las ofertas.

La Comisin Calificadora elaborar un Informe con las conclusiones yrecomendaciones del proceso de evaluacin, y lo someter a consideracin del MRE.

En el caso de que la Comisin Calificadora recomiende el rechazo a todas las ofertas,el informe tambin debe enviarse al MER y debe considerarse el procedimiento quese detalla a continuacin.

a) Si la Comisin Calificadora llegara a la conclusin que ninguna de las ofertaspresentadas cumple sustancialmente con las especificaciones tcnicas, entoncespodr recomendar al MRE la declaracin de licitacin desierta. En consulta con laFAM y con la no-objecin del CCD, se podr cancelar el proceso y llamar a unanueva convocatoria. Se debe incorporan variaciones sustanciales a losdocumentos de licitacin originales, se tendr por primera convocatoria a estenuevo llamamiento.

b) Cuando el rechazo se deba a que la oferta ms baja es superior al montopresupuestado por la entidad; como alternativa a una nueva licitacin, y slodespus de haber realizado la consulta con la FAM y la no objecin del CCD, sepodr negociar con el licitante cuya oferta es la ms baja evaluada para tratar de

obtener un contrato satisfactorio mediante una reduccin del alcance delcontrato, la resignacin del riesgo y la responsabilidad o ambas cosas.

No deber darse a conocer informacin alguna respecto al anlisis, aclaracin yevaluacin de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicacin,despus de la apertura en pblico de las ofertas, a los licitantes ni a personas nointeresadas oficialmente en estos procedimientos, hasta que se haya notificado laadjudicacin del contrato al licitante ganador.

9. Adjudicacin.- Sobre la base del Informe de la Comisin Calificadora, el MRE

informar a la FAM sobre la recomendacin de adjudicacin de la entidad.

Para el primer proceso bajo esta modalidad, la FAM tramitar ante el CCD la solicitudde no objecin al Informe de Evaluacin. Una vez obtenida la no objecin, la FAMnotificar dicha no objecin a la entidad y autorizar la notificacin de adjudicacinal licitante ganador.


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A partir del tercer proceso, la conformidad ser notificada directamente a la Entidadpor la FAM, y autorizar la notificacin de adjudicacin al licitante ganador.

De existir observaciones la FAM devolver la documentacin a la entidad para sureevaluacin.

10. Presentacin de la Boleta de Garanta.- El licitante adjudicado presentar lasrespectivas boletas de garanta por una cantidad suficiente. La garanta de seriedaddeber mantenerse vigente por un perodo de cuatro semanas adicionales al perodode validez de las ofertas.

11. Firma del Contrato.- El contrato a suscribirse entre la Entidad y el Proveedor ser elque fue presentado a la FAM junto con los documentos de licitacin.

Una vez suscrito el contrato, dos copias del mismo debern ser enviados a la FAM,

para que sta remita una copia a la AIF.

manual de operaciones definitivo

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