a2 manual procedimientos inventarios definitivo

5/6/2018 a2 Manual Procedimientos Inventarios Definitivo - slidepdf.com

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOGENERAL DE BIENES

CODIGO: SA-CRH-

DI-01-I-10MINISTERIO DE

FINANZAS

GOBIERNO NACIONAL DE

LA REPUBLICA DEL ECUADOR

Av. 10 de Agosto y J. WashingtonTelfs.: (5932) 2501 004Fax: 2557 481www.mef.gov.ec

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEINVENTARIO GENERAL DE BIENES

ELABORADO REVISADO APROBADO COORDINACION DE

RECURSOS HUMANOSDESARROLLOINSTITUCIONALCargo: Servidores Públicos 6,5, 4Nombre: Carmen FernándezP., Consuelo Castro G. yPaulo Suárez N.COORDINACION DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS DE SEGURIDADCargo: Servidor Público 6Nombre: Guillermo Yánez

COORDINACION DE

RECURSOS HUMANOSCargo: CoordinadorNombre: Jeannett Muñoz A.COORDINADOR DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS DE SEGURIDADCargo: CoordinadorNombre: Irma Mosquera

SUBSECRETARIA

ADMINISTRATIVA:Nombre: MaríaEugenia VélezVelásquez

Fecha Enero 2010

Firma:

Fecha: Enero 2010

Firma:

Fecha: Enero 2010

Firma:



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CONTENIDO:

1. Objeto

El objeto del presente documento es normar la administración de Bienes del Ministerio deFinanzas y mantener actualizado los inventarios.

Determinar, armonizar y conjugar las actividades y tareas que le son inherentesa Administración de Bienes del Ministerio de Finanzas.

2. Alcance

El alcance de este manual esta orientado a los servidores responsables de laAdministración de Bienes de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios deSeguridad del Ministerio de Finanzas.

3. Definiciones

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Activos Fijos: Conjunto de bienes de una entidad o dependencia. Su importe

queda consignado en el capítulo presupuestario del mismo nombre.

Comodato: Contrato de préstamo por el cual una de las partes entregagratuitamente a otra una cosa no fungible para que use de ella por cierto tiempo,y se la devuelva.

Custodio: El que custodia

Donación: Es un acto de liberalidad, por el cual una persona disponegratuitamente de una cosa en favor de otra que la acepta. Es necesaria laaceptación del donatario para la producción de efectos jurídicos o servicios

prestados al donante, siempre que no constituyan deudas exigibles.



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Egreso: Los egresos son las salidas o las partidas de descargo.

Ingreso: Registro del bien adquirido o recibido mediante transferencia gratuita desu propiedad, en el inventario correspondiente.

Inventario: Orden y organización del manejo interno de los bienes y sucorrespondiente documentación de respaldo.

Reposición: Es la devolución de un bien desaparecido que previamente ha sidoasignado a un custodio determinado, sea, con otro de iguales o similarescaracterísticas, o, con el valor del mismo que es igual al precio especificado enlos documentos de respaldo de la tenencia de dicho bien.

Registro: Refiere al asiento de una información cualquiera y concreta.

Valoración: Proceso de asignar un valor económico a un bien o servicio.

Verificación: Demostrar que es verdadero o auténtico algo de lo que se duda oque es necesario probar.

4. Marco Legal

Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación yHomologación de las Remuneraciones del Sector Público;Reglamento LOSCA; Decreto Ejecutivo 3410 del Libro III de la Organización yAdministración del Ministerio, Publicado en el Registro Oficial No.5 de 22 deenero de 2003; y Art. 17 del Levantamiento de procedimientos de la NormaTécnica de Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de GestiónOrganizacional por Procesos, publicada en el Registro Oficial 251 de 17 de abrilde 2006:Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes delSector Público, publicado en el Registro Oficial No. 378 de 17 de Octubre de2006



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5. Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la Subsecretaría

Administrativa a través de la Unidad de Recursos Humanos-DesarrolloInstitucional con la Unidad de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad.

6. Procedimiento

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNMANEJO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL MF

Inventario General de Bienes depropiedad del MF

Estará conformado por los Activos Fijos y

los Bienes de Control Administrativo,clasificados de conformidad con lo que seestablece en las Normas Técnicas deContabilidad Gubernamental y en elReglamento General Sustitutivo para elManejo y Administración de Bienes delSector Público.

Manejo del Inventario de bienes El inventario de los activos fijos y el decontrol administrativo del MF, seráautomatizado, mediante un Sistema de

Inventarios reconocido y aprobado por laautoridad competente.

Valoración del Inventario Cada año, durante la última quincena delmes de diciembre, el funcionarioResponsable de la Administración deBienes, remitirá a la Unidad FinancieraInstitucional, el Inventario General de losActivos Fijos de propiedad del MF,debidamente valorado, para que seproceda a su actualización, depreciación ylo que corresponda a la Contabilidad

General del MF.



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INGRESO DE BIENES, ACTIVOS FIJOS Y DE CONTROL ADMINISTRATIVO, ALSISTEMA DE INVENTARIOS Recepción de documentos El funcionario responsable de

Administración de Bienes recibe losdocumentos de respaldo de la adquisicióndel bien.

Verificación características del bien El funciorio responsable de la Bodega y/oel responsable del manejo del sistema deinventarios, verificará las características delbien adquirido de conformidad con lafactura, contrato, carta de adjudicación,acta de entrega - recepción y otrosdocumentos de respaldo

Ingreso del bien al Sistema deInventarios

El responsable de Bodega y/o el

responsable del manejo del sistema deinventarios, comunicará por escrito, laconformidad de la documentación con laverificación física del bien adquirido, con locual, el Líder de Administración de Bienes,dispondrá el ingreso del bien al Sistema deInventarios, el que asignará un número deinventario y se designará el custodiorespectivo.

Elaboración de Acta y designación de

Custodios

El funcionario responsable de

Administración de Bienes, dispondrá alencargado del manejo del sistema deinventarios, la elaboración del acta deresponsabilidad y custodia del bien y sususcripción conjuntamente con elfuncionario custodio designado.

Ingreso al Sistema de Inventarios delos bienes recibidos mediantedonación

El funcionario responsable deAdministración de Bienes, recibe de laCoordinación de Recursos Materiales, ladocumentación de respaldo de los bienestransferidos gratuitamente y dispondrá al

funcionario responsable del manejo del



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Sistema de Inventarios, su registro yasignación de número de inventario y sedesignará como custodio al responsable de

la Bodega.Designación de Custodios de bienesactivos fijos y de controladministrativo, recibidos mediantetransferencia gratuita

Con la autorización del responsable de laUnidad de Recursos Materiales, elresponsable de Administración de Bienesdispondrá la elaboración del acta decustodia y responsabilidad del bien o de losbienes recibidos en donación y sesuscribirá con el funcionario (s) designado(s) como custodio (s).

Elaboración de Ficha individual delbien, activo fijo, adquirido o recibidomediante transferencia gratuita

El responsable de Administración deBienes, una vez recibida el acta de

entrega – recepción, dispondrá laelaboración de la ficha individual del bien,en la que se registrará sus característicasmás relevantes

INGRESO AL REGISTRO ESPECIAL DE LOS BIENES QUE SE HAYA RECIBIDOEN COMODATO

Recepción de documentos El responsable de Administración deBienes, recibe la documentación derespaldo de los bienes a recibirse en

calidad de Comodato.Verificación características del bien El responsable de Administración deBienes, dispondrá al funcionarioresponsable de la Bodega y/o alresponsable del manejo del sistema deinventarios, la verificación de lascaracterísticas físicas del bien y suconformidad con los documentos recibidos.

Suscripción del acta de entrega-recepción

Los funcionarios delegados de lasinstituciones participantes en el Contratode Comodato suscribirán el acta de

entrega- recepción de los bienes y la



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remitirán a la Subsecretaría Administrativay de ésta a Administración de Bienes.

Ingreso de datos de los bienes en el

Registro Especial de Comodatos

El responsable de Administración de

Bienes dispondrá al funcionarioresponsable se incluya en el RegistroEspecial de Comodatos los bienesrecibidos. Estos bienes no formarán partedel Inventario del MF

Designación de custodios de bienesrecibidos mediante Contrato deComodato

El responsable de la Unidad de RecursosMateriales dispondrá al responsable deAdministración de Bienes la elaboracióndel acta de custodia y responsabilidad delbien o de los bienes recibidos mediantecomodato y su suscripción con el

funcionario designado como custodio.Archivo El responsable de Administración de

Bienes, dispondrá al funcionarioencargado, el archivo y custodia de ladocumentación de respaldo.

REPOSICIÓN DE BIENES POR PÉRDIDA O ROBO

Reposición bien Si así lo decide, el custodio cuando se leha perdido o le han robado un bien, podráresponder por la reposición del mismo con

otro de iguales o similares características,mediante solicitud escrita dirigida a laSubsecretaría Administrativa. Estáautoridad, dispondrá a Administración deBienes, la verificación de las característicasdel bien que se propone restituir y sucorrespondiente informe. Con ese informe,la Subsecretaría Administrativa, negará oaprobará la solicitud del custodio. Deaprobarla, dispondrá la elaboración ysuscripción de la correspondiente Acta de

Entrega – Recepción.



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Elaboración acta entrega-recepciónbienes restituidos

Si el bien que se propone restituir cumplecon las características del desaparecido, elLíder de Administración de Bienes,

dispondrá al responsable de la Bodegaelabore y suscriba conjuntamente con elfuncionario custodio el acta de entrega-recepción.

Registro del bien entregado El responsable de Administración deBienes, dispondrá al funcionarioresponsable, se registre el ingreso del bienen el Inventario General, asignando elnúmero que corresponda y emitirá el ActaIndividual de Responsabilidadesdebidamente actualizada y solicitará a la

Subsecretaría Administrativa laautorización correspondiente para eliminardel Inventario General la denominación y elnúmero de inventario del bien perdido orobado.

INGRESO DE BIENES A BODEGA

Verificación de características debienes

Una vez recibida la solicitud, suscrita por elcustodio, de retiro de bienes, elresponsable de Administración de Bienes,

dispondrá la verificación de suscaracterísticas de conformidad con el ActaIndividual de Responsabilidad, y con elinforme respectivo, elaborará la ORDENDE RETIRO DE BIENES.

Elaboración y suscripción deTraspaso de Custodio

El responsable de Administración deBienes dispondrá, al funcionarioresponsable del manejo del sistema, seregistre el traspaso de custodio,suscribiendo las correspondientes actascon el funcionario que entrega y el

responsable de la bodega.



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Registro del bien en el Inventario de laBodega

El responsable de Administración deBienes, dispondrá al funcionarioresponsable, registre en el Inventario el

ingreso del bien a la Bodega.TRASPASO DE BIENES DE LA BODEGA A LOS CUSTODIOS

Recepción de solicitud El responsable de la Unidad de RecursosMateriales aprueba la solicitud derequerimiento y dispone al responsable deAdministración de Bienes, la verificación dela necesidad y la existencia en Bodega delo solicitado.

Elaboración y suscripción Acta deTraspaso

De existir en bodega el bien solicitado, elresponsable de Administración de Bienes,

emitirá la ORDEN DE ENTREGA DEBIENES y dispondrá la elaboración delActa de Traspaso de Custodia de Bienesque será suscrita por el Bodeguero y elfuncionario solicitante, y, el funcionarioresponsable, registrará dicho traspaso, enel Sistema de Inventarios.

Actualización del Inventario de losbienes que se encuentran en Bodega

El funcionario responsable de la Bodega debienes, mantendrá actualizado el inventariode los mismos, en el que constará el

Código del Inventario, denominación,marca, modelo serie, razón por la que seencuentra en Bodega y fecha de ingreso.

Archivo El responsable de Administración deBienes, dispondrá al responsable de laBodega mantener un archivo documentalde los informes técnicos que respalden quelos equipos, especialmente los eléctricos yelectrónicos, se encuentren en Bodega.

CUMPLIMIENTO LEY EN BENEFICIO INSTITUCIONES EDUCATIVAS FISCALESDEL PAÍS (106)



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Verificación de bienes El responsable de la Bodega verificará elestado de los bienes que no estén en uso yelaborará un listado para conocimiento y

aprobación del responsable deAdministración de Bienes.

Aprobación de listado El responsable de Administración deBienes aprobará el contenido del listado ylo enviará a la Unidad de RecursosMateriales, quien a su vez lo remitirá a laSubsecretaría Administrativa para quedisponga que la Unidad FinancieraInstitucional realice la inspección previa yemita el respectivo informe.

Elaboración de oficio Con el informe de la Unidad Financiera

Institucional, la SubsecretaríaAdministrativa, remitirá al Ministerio deEducación, el oficio con el cual seinformará sobre los bienes que estándisponibles para cumplir con lo quedispone la Ley No.106.

Elaboración y suscripción acta deentrega-recepción

Una vez que el Ministerio de Educaciónhaya manifestado por escrito, suaceptación para recibir los bienes que leconvenga, la Subsecretaría Administrativa

dispondrá a la Unidad FinancieraInstitucional la elaboración del Acta deentrega – recepción, que la suscribirán losdelegados de los Ministerios de Educacióny Finanzas.

Registro en el Sistema de Inventarios El Acta de entrega – recepción,debidamente suscrita, será remitida por laSubsecretaría Administrativa, aAdministración de Bienes, disponiendo, alfuncionario responsable se registre en elSistema de Inventarios el traspaso de

propiedad efectuado, y se notificará a la



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Unidad Financiera Institucional la baja delos bienes del Inventario General.

Archivo El responsable de Administración de

Bienes, dispondrá se archiven losdocumentos de respaldo de los bienesentregados al Ministerio de Educación encumplimiento de la Ley 106.

TRANSFERENCIA GRATUITA DE BIENES

Verificación de bienes El responsable de la Bodega verificará elestado de los bienes que se encuentran enbuen estado de funcionamiento y que noserán utilizados por los funcionarios delMinisterio y elabora un listado de dichos

bienes.Aprobación de listado El responsable de Administración de

Bienes aprobará el contenido del listado ylo enviará a la Unidad de RecursosMateriales, quien a su vez lo remitirá a laSubsecretaría Administrativa para quedisponga a la Unidad FinancieraInstitucional se realice la inspección previay se emita el respectivo informe.

Elaboración y suscripción acta de

entrega-recepción

Con el informe favorable de la inspección

previa y la autorización de la SubsecretaríaAdministrativa, la Unidad de RecursosMateriales solicitará, a la UnidadFinanciera Institucional, la elaboración delacta de entrega-recepción, que serásuscrita por los delegados de las UnidadesFinanciera Institucional y RecursosMateriales, por parte del Ministerio; y, porel representante legal de la instituciónbeneficiaria.

Eliminación de los bienes en el

Inventario

Con el Acta de entrega – recepción,

debidamente suscrita, y con la autorización



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de la Subsecretaría Administrativa, elresponsable de la Administración deBienes, dispondrá al funcionario

responsable, la eliminación de los bienesentregados, del inventario correspondiente.Al tratarse de activos fijos, la eliminaciónde los bienes del Inventario deberá sernotificada a la Unidad FinancieraInstitucional para que efectúen laeliminación del bien de los registroscontables del Ministerio, con los valoresconstantes en los registros.

Archivo El responsable de Administración deBienes, dispondrá se archiven los

documentos de respaldo de los bienesBIENES PARA LA BAJA

Elaboración de lista de bienes El responsable de la Bodega elaborará lalista de los bienes que estén consideradosen malas condiciones por suscaracterísticas físicas o de funcionamiento.

Aprobación de listado El responsable de Administración deBienes aprobará el contenido del listado ylo enviará a la Unidad de Recursos

Materiales, quien a su vez lo remite a laSubsecretaría Administrativa para quedisponga a la Unidad FinancieraInstitucional se realice la inspección previay se emita el respectivo informe.

Solicitud de elaboración de AcuerdoMinisterial

La Subsecretaría Administrativa, consustento en el informe previo, solicitará a laSubsecretaría General Jurídica laelaboración del proyecto de AcuerdoMinisterial que legalice la baja del bien delinventario.

Destrucción de bienes La Unidad de Recursos Materiales y



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Servicios de Seguridad coordinará ydispondrá se conforme la Comisión paraproceder con la destrucción, de

conformidad con la normativa vigente, delos bienes dispuestos para la baja. Losintegrantes de la Comisión elaborarán ysuscribirán el Acta de Destrucción.

Egreso de Bienes destruidos delInventario

El responsable de Administración deBienes dispondrá, al funcionarioresponsable, el egreso de los bienesdestruidos, del Inventario General ynotificará de tal hecho a la CoordinaciónFinanciera Institucional

EGRESO DEL INVENTARIO DE BIENES POR PÉRDIDA O ROBO

Recepción de denuncia por pérdida orobo

El responsable de Administración deBienes, recibe la denuncia de la pérdida orobo del bien, efectuada por el custodioante la Policía Judicial, y remite la solicituda la Subsecretaría Administrativa para queponga en conocimiento de la SubsecretaríaGeneral Jurídica y se continúe con eltrámite judicial correspondiente. LaSubsecretaría Administrativa, además,

dispondrá al responsable del manejo de losseguros generales, se realice, ante laCompañía de Seguros, los trámitespertinentes para su reposición, al tratarsede bienes asegurados por la Institución.

Registro de la baja del bien porpérdida o robo

El responsable de Administración deBienes recibirá la sentencia o resolución judicial por parte del Juez competente yprocederá a registrar la baja del bien en elInventario General de Bienes y de esteacto notificará a la Unidad Financiera

Institucional y remitirá el expediente que



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respalde el egreso del bien perdido orobado del Inventario.

TOMA FÍSICA ANUAL DE INVENTARIOS

Elaboración cronograma parainspección de bienes

El responsable de Administración deBienes elaborará el cronograma en el queconstarán los nombres de los grupos detrabajo que efectuarán dicha inspección.

Autorización para toma física En el transcurso del último trimestre decada año, el responsable deAdministración de Bienes, remitirá elcronograma y solicitará a la Coordinaciónde Recursos Materiales se requiera de laSubsecretaria Administrativa la

autorización para iniciar la toma física deinventarios.

Elaboración de informes Los miembros de los grupos de trabajoelaborarán y presentarán el informe quecontendrá, entre otros aspectos, lasnovedades detectadas respecto delestado, custodia y utilización de los bienesasignados y en bodega.

Actualización de Inventario de Bienes El personal de Administración de Bienes,realizará las correcciones y actualizaciones

del Inventario de Bienes en base a losinformes presentados.Elaboración Informe El responsable de Administración de

Bienes elaborará y remitirá el Informe deActualización de Inventario de Bienes, susconclusiones y recomendaciones, a laUnidad de Recursos Materiales para quesea remitido a la Unidad FinancieraInstitucional y expuesto ante laSubsecretaría Administrativa.

7. Anexos



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Se adjunta Matriz de Levantamiento de Procedimientos, en la que se levantó elMapeo de las actividades que realizan en el área.



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