manual de operación para el modulo de compras e importaciones.pdf

5/24/2018 Manual de Operaci n para el Modulo de Compras e Importaciones.pdf

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Manual de Operacin para el Modulo de Compras e

Importaciones

El siguiente manual ha sido preparado como un documento de referencia para losusuarios que deban operar el mdulo de COMPRAS E IMPORTACIONES. Lainformacin aqu presentada est especficamente orientada para el buen uso dela aplicacin a su cargo, dentro del proceso para comprar e importaciones.

Presentaremos paso a paso conforme debe desarrollarse la operacin de compra,y se podr observar en el flujo grama, as como en las pantallas que se muestran.

El objetivo del mdulo de importaciones es el de automatizar las operacionesrutinarias de la empresa, para ello el mdulo de importaciones comprende dos

fases:

a) La fase operativa.b) La fase de Gestin.

La fase operativa ser manejada o llevada a cabo por la persona encargada deejecutar las Requisiciones de Compra, Proforma de Importacin, Orden deImportacin, Liquidacin de Importacin. La fase de Gestin es para conocimientoy aprobacin de los Gerentes, Directivos y encargados de otorgar lasautorizaciones para que el proceso fluya en sus diferentes niveles.



Flujo grama de operaciones

Inicio

Ingreso de

requisicin

Ingresa orden

de compra por

requisicin

Gerente General

Valida

Si

Ingresa

Proformas

Valida proformas

el gerente

No

S

Se hace Orden

de importacin

No

Se crean las facturas

Proveedores (Gastos de

importacin)

Se actualiza orden de

importacin

Anula / Modifica /

Actualiza los gastos

Se liquida importacin Fin



1. Se ingresa requisicin.

2. Se crea la orden de compra con las requisiciones hechas.

3. Sacar reportes enviar mail.

4. Aprobar o negar la orden de compra- esto enva automticamente el email.5. Con las OC aprobadas se crean las proformas.

6. Sacar reportes enviar mail.

7. Aprobar o negar las proformas - esto enva automticamente el email.

8. Con las proformas aprobadas se crea la orden de importacin.

9. Se ingresan todas las facturas de proveedores por gastos de importacin.

10. Se actualiza la orden de importacin Anula/ Modifica y actualiza los

gastos de importacin.11. Se liquida la Orden de importacin.



Procedimiento:

1. Ingreso Requisicin de Compra



2. Ingreso Proforma para Importacin



Se selecciona PROFORMA

Escoge la pestaa Otros-Datos y Requisiciones, se busca las rdenes deCompras (Req. Compra) que estn guardadas y se selecciona aquella que deseepara realizar la respectiva Proforma.



Se carga la Orden de Compra que se ha seleccionado

En la pestaa de Cabecera del Doc. en tipo de Orden se escoge el comprobantePRIM = Proforma para Importacin



Se arma la Proforma de Importacin en base al Invoice del Proveedor en lo que serespecta al Costo FOB los dems gastos adicionales se ingresa en formapresupuestada en base a las importaciones anteriores.

Como se ve en la imagen en la Proforma se debe asignar un cdigo de

importacin, este cdigo va a servir para poder llevar la Gestin de la misma.



3. Ingreso Orden de ImportacinUna vez aprobada la Proforma de Importacin, se procede a realizar la Ordende Importacin, la misma que hay que seguir los mismo pasos de la Proformasolo que se graba con comprobante distinto ORIM = Orden de Importacin



4. Ingreso Factura Proveedores de Gastos LocalesLos Gastos locales que van a ser ingresados mediante el comprobante FAPI odependiendo de la transaccin en esta opcin son aquellos como: Bodegaje,Seguro, Agente de Aduana, Pago SENAE, etc los cuales deben ser vinculadosal cdigo de la importacin que se le estableci en la Proforma y seleccionar el

tipo de gasto que es, etc.



Una vez que se ha ingresado todos los gastos locales se procede a modificar laOrden de Importacin para que se actualice con los gastos reales que se hanincurrido en la misma.

Cuando ya se encuentre actualizada la Orden de Importacin esta misma pasa alDepartamento Contable con los respectivos soportes fsicos para que se procedaa revisar y Aprobar.



5. Liquidacin Ingreso de Importacin

Cuando se encuentre aprobada la Orden de Importacin se procede a laLiquidacin y/o Ingreso de Importacin

Se escoge la ORIM aprobada, se carga, se le ingresa el nmero del Invoice,seleccionar la fecha respectiva y se guarda con el comprobante LQIM.



Una vez guarda la liquidacin se genera el s iguiente reporte.

Notas en el proceso:

1. Los comprobantes de la Requisicin de Compra, Proforma de Importacindeben estar Aprobados por la Gerencia para continuar con todo el procesode la importacin.

2. La Orden de Importacin Final es revisada y aprobada por el DepartamentoContable

3. Por cada aprobacin de comprobante se remitirn los respectivos correos alas personas indicadas en este caso sera: Gerente General, Jefe deCompras, Inventario, Contabilidad.



Control Gestin de la Importacin

En esta pantalla es para llevar el control de la importacin desde que sus inicioshasta el momento de la liquidacin.

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