MODULO DE COMPRAS DEL MODELO CIM DE SIEMENS

ALEXANDER DUEÑAS

JUAN MANUEL ORDOÑEZ

FACULTAD DE INGENIERÍA ELECTRÓNICAYTELECOMUNICACIONES

PROGRAMA DE INGENIERÍA EN AUTOMATICA INDUSTRIAL

POPAYAN

2012

MODULO DE COMPRAS DEL MODELO CIM DE SIEMENS

ALEXANDER DUEÑAS

JUAN MANUEL ORDOÑEZ

Presentado a los Ingenieros OSCAR AMAURY ROJAS Y ERMILSO DIAZ

en la materia Proyecto de automatización II.

FACULTAD DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES

PROGRAMA DE INGENIERÍA EN AUTOMATICA INDUSTRIAL

POPAYAN

2012

COMPRAS

El proceso de compras se inicia con la recepción de una propuesta orden de compra del departamento solicitante. A partir de la orden de compra, conocemos el código del material, la cantidad solicitada y la fecha de entrega. En este momento compras mira si la orden lleva asignado el proveedor. En caso que no esté asignado, debe comprobar que esté dado de alta en el sistema y asignarlo. Si se trata de un proveedor nuevo, Administración debe entrarlo en el sistema (cuando el proveedor esté aceptado). Compras únicamente actualiza los datos referentes al IVA a aplicar a cada proveedor. En el caso que el departamento iniciador sea Planificación, el código del material ya tiene asignado el proveedor. En la mayoría de materiales existen acuerdos previos con el proveedor, mayoritariamente se trata de pedidos abiertos en valor o en cantidad. Algunos materiales se regulan por cuotas, la distribución entre proveedores está determinada.

El precio se determina manualmente. Compras dispone de un listado donde figuran los precios de todos los materiales y las condiciones (el precio que figura en el material es el de la última compra). A partir de este listado de precios, del historial del material, de los pedidos pendientes y del stock en almacén también propone modificaciones que permitan optimizar la compra. Cuando se dispone de toda la información necesaria, entonces puede editarse el pedido de compra. Los pedidos no se editan uno a uno, sino por grupos. El sistema, internamente, controla la edición de los pedidos. Antes de enviar el pedido en firme al proveedor es imprescindible su autorización. Si hay alguna incorrección se modifica el mismo pedido y vuelve a editarse. Compras también envía una copia del pedido a Almacén para que tenga conocimiento de una futura entrada.

El seguimiento de pedidos pendientes lo lleva también el Departamento de Compras. Diariamente recibe un listado de Sistemas de Información donde figuran todos los pedidos pendientes (totales o parciales) ordenados por fecha de entrega.

El Área de Compras contempla la gestión del maestro de proveedores y la generación, mantenimiento y seguimiento de los pedidos de compras. La gestión de compras se realiza con un Sistema de Información desarrollado a medida por la propia organización. Este sistema es el mismo con el que se gestiona la producción donde la parte correspondiente a la gestión de compras es tratada como otras funcionalidades dentro del mismo sistema. Las funcionalidades de compras contempladas en el sistema actual comprenden:

MODELO CIM DE SIEMENS

BLOQUEFUNCIONAL

FUNCIÓN SUBFUNCIÓN

COMPRAS

1. Selección de proveedores

1.1 Consulta de proveedores

1.2 Negociación de las condiciones de precio y suministro

1.3 Administración de los datos maestros de proveedores

1.4 Acuerdos Macro

2. Sistema de pedidos y seguimiento de pedidos

2.1 Calculo de las cantidades a pedir

2.2 Redacción de pedidos2.3 Seguimiento de los pedidos abiertos.2.4 Recordatorios de suministro.2.5 _Reclamaciones.2.6 Obtención confirmación de pedidos.2.7 Contabilización de las entradas de mercancías2.8 Comprobación de facturas.2.9 Notificar compras de material aceptado y fuentes de energía2.10 reportar el progreso de las compras a quien lo solicite.

3. Tramitación de devoluciones

3.1 Anulación3.2 Albarán de devolución3.3 Actualización de la

información sobre proveedores

4. Activación del sistema de facturas

Interfaz Contenido de datos Empresa Caso de Estudio

Compras

CI Programación de pedidos, Facturas, Datos contables, confirmación de pedido, reclamación del proveedor

Compras envía documentos que son emitidos fuera de la empresa que sirven para registrar operaciones comerciales

Bloqueo de pedido

PPC

Comunicación de recepción de MP, retraso en el plazo de entrega del pedido

Se le informa sobre el estado de la compra de materiales, si ya se compro, si se demora o sino se consiguió.Canal: documento albarán.

Necesidades netas, propuestas de pedido, plazo

Se le comunica a Compras los requerimientos de producción basados en la utilización de insumos y recursos consumibles y su existencia en stock.

Canales: verbal

CAPConfirmación de pedido, plazo de suministro, comunicación de recepción de MP.

Realizado el pedido se comunica la fecha de llegada de la MP para que planeación haga los ajustes necesarios en caso de retraso en la entrada de los suministros

Pedido de medios de producción

Entrada de

mercancías

Lista diaria de entrada de MP Se informa de las futuras entradas de mercancías para su recepción

Comunicación de recepción, comprobante de suministro, resultado lista de faltantes, resultados de la verificación

Cuando se realiza la entrada de mercancía se verifica el estado y envía una copia del albarán para dar constancia del recibido.

ConservaciónRequerimiento de orden de adquisición de mantenimiento

Datos maestros

Datos maestros de productos, proveedores, datos de pedido de clientes

Es una base de datos que contiene los datos generales de los proveedores, relacionados con el articulo

Proveedor

Consulta, pedido Requerimiento que se pide al proveedor para satisfacer las demandas de producción, y pactar la forma y plazo de pago. tipo de comunicación : Verbal

Oferta, confirmación de pedido, retrasó en el plazo de suministro, factura, reclamación

El proveedor informa si se aceptó o no el pedido, y genera una factura con los materiales, cantidad y una fecha de entrega para el cumplimiento del pedido

En el contexto de la automatización industrial existen muchos fabricantes que ofrecen soluciones para llevar a cabo un manejo de la información en toda la empresa. En el caso de los sistemas de planificación de los recursos empresariales existen marcas posicionadas que ofrecen unas muy buenas soluciones, es el caso de ORACLE, SAP, openERP. Para el caso específico de este documento se hará una revisión de los módulos de gestión de compras de estas empresas y se analizara su funcionalidad.

ORACLE.

El ERP Oracle E-Business Suite tiene un módulo para la automatización y desarrollo de la Gestión de Compras denominado "Advanced Procuerement". Este módulo permite la puesta en marcha de auténticos portales del proveedor por parte de las grandes compañías y el sector público para poder tener una totalidad visibilidad de las Compras y ahorrar costes en este proceso.Oracle Procurement es un conjunto de aplicaciones diseñadas para gestionar las posibles complicaciones relacionadas con el proceso de compra tanto de bienes como de servicios. La solución de compra permite a las organizaciones dirigir la consecución de las operaciones, requisitos de la empresa, colaboración con proveedores, abastecimiento estratégico continuo e inteligencia de compras.

Figura 1. Características generales de la solución ORACLE.

La gestión de compras avanzadas de Oracle es una solución multicompañía, se puede trabajar tanto desde un punto descentralizado hasta una parte centralizada; es una solución flexible, debido a que permite adaptarse a diferentes modelos organizativos y se puede adaptar a cualquiera de los requerimientos de la empresa donde se desarrolle el proyecto. Abierta en cuanto tiene muchos mecanismos de integración con sistemas externos y por ultimo una solución probada por parte de muchas organizaciones que han contado con este servicio.Oracle tiene un panorama de aplicaciones muy extenso Figura 2. El programa de Aprovisionamiento tiene como parte central las compras y esta parte central a su vez da soluciones para varias actividades relacionadas con el proceso de compras.

Figura 2. Panorama de aplicaciones de ORACLE

La instalación de esta aplicación de ORACLE hace que se tengan varios beneficios dentro de la empresa, los cuales se muestran en la Figura 3. Se hace una reducción de gasto en bienes y servicios, se tendrán todas las herramientas para controlar todos los gastos dentro de la empresa. Se mejoran los procesos de compras, hace que se creen reglas de aprobación, y hace que el proceso de compras sea más sencilla , por ultimo hace que se asegure los cumplimientos de

políticas utilizando la gestión de contratos, el estudio de presupuestos y el rendimiento de los proveedores de la compañía.

Figura 3. Beneficios de la implementación de la solucion para la gestión de compras de ORACLE.

El aprovisionamiento o compras por Parte de ORAClE es un flujo que se muestra en la figura 4. En este se observa cómo se lleva a cabo el proceso desde la solicitud basada en catálogos desarrollados, pasa por una revisión sustentadas desde las políticas de la empresa, pasa por una orden de pedido, una recepción hasta la factura de proveedores. A su vez este flujo se puede automatizar de una manera flexible eliminando Papeleo y lo que es más importante: tiempo.

Figura 4. Aprovisionamiento de compras.

La tecnología que utiliza Oracle para las pantallas es completamente WEB (figura 5) y están basadas en pestañas, aquí se puede observar toda la información que se puede manjar con la solución.

En la figura 5. Se puede ver un ejemplo de la pestaña de pedido.

GESTION DE MATERIALES MM DE SAP.

El modulo MM de SAP es el encargado de los procesos de adquisiciones, datos maestros de materiales, verificación de facturas, etc, esta a su vez comunicado e integrado con otros modelos de SAP. Es importante tener en cuenta que el modulo MM cubre todas las áreas relacionadas con la cadena de suministros (Supply Chain), incluyendo planificación en base a consumos, planificación logística, evaluación de proveedores y verificación de facturas.

Entre los componentes más relevantes de MM de SAP se tienen:

Planificacion en Base a consumos. Gestion de Inventarios Verificacion de Facturas Gestion de Servicios Externos. Compras.

Para nuestro caso entraremos a analizar como es el componente Compras dentro del modelo SAP.

Del componente compras se puede decir que este proporciona la habilidad de determinar posibles fuentes de aprovisionamiento de servicios y materiales, la compra en sí de estos materiales o servicios, el posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de los proveedores, requisas, peticiones de cuotas, precios y condiciones, órdenes de compra, confirmación de los proveedores entre otras muchas más funcionalidades.

La función de compras asume un papel estratégico dentro de cualquier empresa, un manejo eficiente de esta función hace que se reduzcan los gastos dentro de la empresa, vuelve los procesos más eficientes y además gestiona el riesgo con los proveedores.

Dentro de SAP se encuentra SAP SRM que es denominado Auto – servicio de compras para la compra de consumibles y servicios , esto se enmarca dentro de las necesidades de la empresa. Dentro de este marco de necesidades el entorno con el que se cuenta es un entorno amigable (figura 6) para la comunicación de estas, tiene una aplicación automática de flujo de aprobación indicado, asi como una base para que los usuarios finales creen sus solicitudes. Cuenta con el uso de catalogos electrónicos para garantizar la compra con las condiciones pactadas entre la empresa y los proveedores (Figura 7. )

Figura 6. Entorno amigable.

Figura 7. Catalogo electrónico desarrollado por SAP para la gestión de compras.

SAP SRM hace que los flujos de aprobación sean adaptables contando con: Workflow predefinido de 0 a n pasos. Workflow por posición y por docuemento completo o posiciones. Workflow de diferentes tipos (aprobación, revisión, completar documento) Workflow ad - hoc

Además de estos SAP SRM/ERP lleva a cabo una creación automatizada del Pedido, con una aplicación automática del pedido, y una integración con contabilidad analítica (figura 8)

Figura 8. Creación automatizada del pedido (SAP)

Por ultimo SAP ofrece una gestión eficiente de las facturas, este flujo se puede observar en la figura 9.

Figura 9. Flujo de facturas

Dentro de la solución SAP de compras también se encuentra el SAP Invoice Management by Opentext cuyo objetivo es procesar incidencias con facturas esto

lo lleva a cabo creando acceso a documentos SAP directamente relacionados con las excepciones, teniendo opciones de procesos basadas en roles y “best Practices” configurables, y la determinación automática de roles responsables en cada punto del proceso. (figura 10).

Figura 10. SAP Invoice Managment

SAP Invoice Management by Opentext tambien crea flujos de aprobación (Figura 11) con validacion inmediata de la información contable con la factura, proceso de aprobación en entorno web. Es diseñado y optimizado para el proceso de facturas basado en aprobaciones jerárquicas.

Figura 11.

También se cuenta con SAP contract Lifecycle Management para la negociación de contratos, esto se puede observar en la figura 12.

Figura 12. contract Lifecycle Management

En la tabla Figura 13. se puede observar el paquete de soluciones SAP de compras.

Figura 13. Soluciones SAP de compras.

openERP.

La última solución analizada es openERP, este es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las área de contabilidad, ventas, compras, almacén, inventario, proyectos, CRM, recursos humanos, tiendas virtuales, etc.

Un componente fundamental para el funcionamiento del OpenERP es el motor de bases de datos en el cual se almacena toda la información que se ingrese a través de los los clientes del mismo, por lo que la herramienta usa una base de datos PostgreSQL, que además de ser libre, es bastante confiable y robusta. Otra de las ventajas que tiene el OpenERP es que puede funcionar tanto en la plataforma de Windows como en Linux y en Mac, el sistema es software libre bajo la licencia GPL (General Public License).

El módulo de gestión de compras permite:• Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en

órdenes de compra

• OpenERP tiene varios métodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepción de materiales solicitados.

• Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes.

• Gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.

• Las reglas de reabastecimiento de mercancía del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automáticamente.

• También es pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente ajustado a las necesidades de compra marcadas por el área de fabricación.

La orden de proveedor es el documento que le permite manejar negociaciones de precio, facturas de control del proveedor, manejar recibos de mercadería y sincronizar todos estos documentos.

• 1- Petición de precio al proveedor.

• 2- Confirmación de compra.

• 3- Recibo y control de productos.

• 4- Control de facturación.