manual de los procedimientos de gestiÓn y control …
TRANSCRIPT
MANUAL DE LOS
PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN Y CONTROL DEL
PROGRAMA OPERATIVO
FEDER 2007-2013 PARA
LAS ISLAS BALEARES
Versión 10
Marzo de 2013
I
Índice de Contenidos
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 1
1.1. LA POLÍTICA REGIONAL EUROPEA PARA EL PERÍODO 2007-2013 ................ 1 1.2. El FEDER y el Programa Operativo de Baleares 2007-2013 ............................ 4 1.3. Justificación del Manual de Procedimientos ....................................................... 4 1.4. Procedimiento de Actualización del Manual de Procedimientos .................... 5
ASPECTOS GENERALES. ......................................................................................................... 8
2.1. Proceso para la confección y el establecimiento del sistema de gestión y
control. .................................................................................................................................. 10 2.2. Designación de Autoridades del Programa Operativo .................................... 10
LAS AUTORIDADES RESPONSABLES DEL PO FEDER DE LES ILLES BALEARS, 2007-
2013. 13
3.1. Autoridad de Gestión............................................................................................ 13 3.2. Organismo Intermedio. ........................................................................................ 16
3.2.1. Organismo Intermedio y funciones principales. ........................................... 16 3.2.2. Organigrama y distribución y separación de funciones. ............................. 18
3.3. Autoridad de Certificación. .................................................................................. 25 3.4. Autoridad y Organismos de Auditoría. ............................................................... 26
3.4.1. Autoridad de Auditoría y principales funciones. ........................................ 26 3.4.2. Organigrama de la Autoridad de Auditoría y los organismos de auditoría
bajo su responsabilidad. .............................................................................................. 30 3.5. Las Unidades Gestoras. ....................................................................................... 31
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO. .......................... 33
4.1. Rasgos fundamentales de os procesos a seguir para la gestión de las
operaciones cofinanciadas. ............................................................................................... 34 4.2. Procedimiento de Selección y Aprobación de Operaciones .......................... 51 4.3. Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y normas
medioambientales. ............................................................................................................. 53 4.3.1. Contratación Pública. ..................................................................................... 53 4.3.2. Ayudas de Estado. ........................................................................................... 61 4.3.3. Convenios. ........................................................................................................ 66 4.3.4. Igualdad de oportunidades y normativa de medio ambiente. ................. 70
4.4. Descripción de los procedimientos de verificación. ........................................ 72 4.4.1. Verificaciones administrativas ...................................................................... 74 4.4.2. Verificaciones sobre el terreno ..................................................................... 79
4.5. Sistema de Contabilidad. .................................................................................... 84 4.6. El proceso de gestión de pagos .......................................................................... 87
4.6.1. Validación de la relación de gastos pagados y elaboración de las
declaraciones de gastos realizados ........................................................................... 90 4.6.2. Contabilización y relación de operaciones: Solicitud de pagos intermedios
94 4.6.3. Recepción e ingreso de la ayuda. ................................................................. 95 4.6.4. Corrección de las irregularidades detectadas. ........................................... 97
II
(A) INSTRUCCIONES PARA LOS ÓRGANOS GESTORES DEL PO FEDER DE
BALEARS SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES. ............................. 98 (B) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR EL ESTADO. ............103 (C) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN .........104 (D) PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS
INFORMES DE AUDITORIA ELABORADOS POR LA INTERVENCION ADJUNTA ...108 4.6.5. Rectificación de gastos declarados y recuperación de los pagos indebidos.
110 4.7. Pista de auditoría. ...............................................................................................115 4.8. El seguimiento del Programa Operativo..........................................................120
4.8.1. El Comité de Seguimiento............................................................................120 4.8.2. Informes anuales e Informe final. ..............................................................122 4.8.3. Examen anual del Programa .......................................................................124 4.8.4. Revisión del Programa .................................................................................125
4.9. La evaluación del Programa Operativo. ..........................................................125 4.9.1. Mecanismo de Coordinación: Comité Consultivo sobre Seguimiento y
Evaluación. ...................................................................................................................126 4.9.2. Tipos de evaluaciones...................................................................................127 4.9.3. Definición de Indicadores.............................................................................131
SISTEMA DE INFORMACIÓN. ............................................................................................. 133
5.1. Recogida y transmisión de datos. ....................................................................135 5.2. Procedimiento de obtención de datos. ............................................................137
ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN. .............................................................................. 138
Lista de comprobación general FEDER. ..................................................................138
ANEXO II: MODELO DE INFORME ANUAL DE CONTROL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1,
LETRA D), INCISO I), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18,
APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO ........................................................................ 144
ANEXO III: MODELO DE DICTAMEN ANUAL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D),
INCISO II), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO ........................................................................ 146
ANEXO IV: DATOS CONTABLES REQUERIDOS EN RELACIÓN CON LAS OPERACIONES
CORRESPONDIENTES AL PROGRAMA OPERATIVO. ................................................................. 148
ANEXO V. NORMAS SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES ................................................ 150
ANEXO VI. LISTA DE COMPROBACIÓN DE CONVOCATORIAS Y CONVENIOS………………….…155
ANEXO VII. LISTA DE COMPROBACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y
CONTABILIZACIÓN ....................................................................................................... 156
ANEXO VIII. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU A REALIZAR POR LA
UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN, PROGRAMA OPERATIVO
DE BALEARES 2007-2013, TRAMO REGIONAL FEDER ..... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
ANEXO IX. LISTA DE COMPROBACION CONTROL IN SITU .................................................. 158
ANEXO X. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU, PROGRAMA OPERATIVO DE
BALEARES 2007-2013, TRAMO REGIONAL FEDER .................................................... 163
III
ANEXO XI. PROCEDIMIENTO DE MUESTREO DE LA SELECCIÓN DE LAS OPERACIONES
PARA LA VERIFICACIÓN “IN SITU” DE LAS CONVOCATORIAS DE AYUDAS .................. 165
A N E X O XII. APLICACIÓN INFORMÁTICA. ......................................................................... 167
ANEXO XIII. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL ORGANISMO
INTERMEDIO ................................................................................................................ 177 H
1
0B1. INTRODUCCIÓN
1.1. LA POLÍTICA REGIONAL EUROPEA PARA EL PERÍODO 2007-2013
La Política Regional Europa persigue, como objetivo fundamental, la cohesión
económica y social, es decir, la reducción de las disparidades interregionales desde
una perspectiva económica, social y territorial, impulsando los principios horizontales
de igualdad de oportunidades y de medio ambiente.
Los objetivos fundamentales para el período de programación 2007-2013 son:
Convergencia – Fomentar el potencial de crecimiento y reducir las diferencias
de desarrollo. Las regiones enmarcadas en este objetivo son aquellas que
tienen un PIB per cápita inferior al 75% de la media de la UE de 25 países,
incluyendo las denominadas regiones “phasing out” o efecto estadístico.
Competitividad Regional y Empleo – Anticipar y promover el cambio
económico. En este marco resultan subvencionables todas las regiones
comunitarias que no pertenecen al objetivo de Convergencia, incluidas las
regiones “phasing in”.
Cooperación Territorial Europea – Favorecer la integración armónica y
equilibrada del territorio de la Unión entre las regiones fronterizas o grandes
regiones de cooperación transnacional.
En este contexto, los Fondos Estructurales son los instrumentos financieros al servicio
de la cohesión económica y social. Su finalidad es reducir las diferencias entre los
niveles de desarrollo de las diversas regiones de la UE, combatir el paro y reforzar la
formación de los trabajadores.
2
El presupuesto de los Fondos Estructurales y las normas básicas que regulan su
utilización se aprueban por el Consejo Europeo, a partir de una propuesta presentada
por la Comisión Europea, en la que figura el reparto por objetivos y Estados
miembros. La Comisión establece, de acuerdo con los países, las zonas beneficiarias
de los Fondos.
En este contexto, el Marco Estratégico Nacional de Referencia recoge, en este
contexto, la distribución financiera de los Fondos Estructurales recibidos por España
en el período 2007-2013 en función de los objetivos establecidos.
Esquema 1. El nuevo enfoque de la Política de Cohesión
CONCENTRACIÓN DE LAS INTERVENCIONES: TEMAS CLAVE
INNOVACIÓN Y ECONOMÍAS BASADAS EN
EL CONOCIMIENTO
MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIEGOS
FACILIDADES DE ACCESO Y SERVICIOS DE INTERÉS
ECONÓMICO GENERAL
2007-2013 2000-2006
OBJETIVOS INST. FCROS. OBJETIVOS INST. FCROS.
Fondo de Cohesión Fondo de Cohesión Fondo de Cohesión Objetivo 1 FEDER / FSE / Convergencia FEDER FEOGA-Orientac. / FSE IFOP
Objetivo 2 FEDER Competitividad FSE Regional FEDER FSE Objetivo 3 FSE
- Nivel regional
- Nivel Nacional: EEE
INTERREG FEDER URBAN FEDER FEDER EQUAL FSE LEADER+ FEOGA-Orientación
Cooperación
Territorial
PREVENCIÓN DE RIESGOS
Fuente: Elaboración propia.
3
Tabla 1. Dotación financiera anualizada de los Fondos para la Cohesión recibidos por España en el período 2007-2013
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL
Convergencia
Fondo de Cohesión 1.270.265.976 917.767.168 550.660.301 280.836.753 229.162.791 175.309.535 119.210.484 3.543.213.008
FEDER+FSE 3.197.354.059 3.210.814.776 3.223.534.980 3.235.479.666 3.246.612.728 3.256.896.917 3.266.293.830 22.636.986.956
Competitividad Regional y Empleo
(FEDER+FSE) 1.754.583.950 1.551.239.940 1.339.060.339 1.117.773.055 887.098.658 904.840.631 922.937.444 8.477.534.017
Cooperación Territorial Europea 72.984.236 74.805.457 77.039.100 79.708.309 82.453.468 84.885.214 87.381.249 559.257.033
TOTAL 6.295.188.221 5.754.627.341 5.190.294.720 4.713.797.783 4.445.327.645 4.421.932.297 4.395.823.007 35.216.991.014
Fuente: Marco Estratégico Nacional de Referencia.
4
1.2. El FEDER y el Programa Operativo de Baleares 2007-2013
La Comunidad Autónoma de Illes Balears queda enmarcada entre las regiones
Objetivo Competitividad Regional y Empleo, y en consecuencia percibe recursos tanto
del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) como del Fondo Social Europeo
(FSE).
De acuerdo con lo establecido en los considerandos del Reglamento (CE) nº
1080/2006 “el FEDER contribuye a reducir las disparidades en cuanto al nivel de
desarrollo de las distintas regiones y el retraso de las regiones menos favorecidas,
incluidas las zonas rurales y las zonas urbanas, las regiones con industrias en declive
y aquellas zonas con desventajas geográficas o naturales, tales como islas, zonas de
montaña, zonas escasamente pobladas y regiones fronterizas”. En definitiva, con los
recursos del FEDER se pretende responder a la necesidad de impulsar la
competitividad y la innovación, crear y salvaguardar puestos de trabajo duraderos y
garantizar un desarrollo sostenible.
Para ello, en el caso de las regiones Objetivo Competitividad Regional y Empleo
intervendrá en las actuaciones vinculadas a varias líneas básicas: innovación y
economía del conocimiento, medioambiente y prevención de riesgos, y acceso a
servicios de transportes y telecomunicaciones.
La consecución de tales objetivos se ha perseguido a través de una estrategia
operativa diseñada en torno a cinco Ejes prioritarios.
EJE 1: Competitividad: Innovación, desarrollo empresarial y economía del
conocimiento
EJE 2: Medio ambiente: Protección medioambiental y prevención de riesgo
EJE 3: Recursos energéticos y acceso a servicios de transporte.
EJE 4: Desarrollo sostenible local y urbano
EJE 5: Asistencia Técnica.
1.3. Justificación del Manual de Procedimientos
La aplicación de la programación estructural 2007-2013 tiene ante sí un desafío
fundamental en el plano de la gestión de las intervenciones cofinanciadas: elevar la
eficacia y la eficiencia de los mecanismos de funcionamiento de los Programas.
La mejora de la gestión operativa y financiera, la simplificación en la administración
de las ayudas comunitarias y la consolidación de los procedimientos de seguimiento,
control y ejecución de Fondos exige especificar, claramente, las funciones y
responsabilidades del conjunto de los órganos implicados en las operaciones
cofinanciadas.
5
De esta forma, el presente Manual de Procedimientos de Gestión del Programa
Operativo FEDER de Baleares constituye la principal herramienta de trabajo y una
guía de referencia de aplicación a todos aquellos órganos del ámbito de las Illes
Balears cuya actividad está ligada a la gestión de recursos FEDER: presupuestación,
ejecución, certificación, seguimiento, evaluación y control
En este sentido, el Título VI del Reglamento (CE) nº 1083/2006 sobre gestión,
seguimiento y control establece los principios generales que, sobre esta materia,
deben considerar los sistemas a implantar, con el fin de asegurar una utilización
óptima de los fondos.
Por lo tanto, este Manual tiene una misión doble. Por un lado, explicar los
procedimientos de gestión adoptados en el ámbito del Govern de Balears,
describiendo los distintos procesos que se realizan por el Organismo Intermedio para
desarrollar las funciones que le corresponden. Por otro, ofrecer una visión general de
aquellos procesos que trascienden el ámbito de la Comunidad Autónoma, para dar
una visión global de la ejecución del PO FEDER 2007-2013.
1.4. Procedimiento de Actualización del Manual de Procedimientos
El Manual de procedimientos del PO FEDER de las Illes Balears constituye un
documento vivo en el que se recogen los principales procesos para su adecuado
desarrollo.
Ello implica que cualquier elemento que derive en una alteración en los mencionados
procesos o procedimientos debe tener un fiel reflejo en el presente Manual. Así,
podrá ser objeto de actualización como consecuencia de la dinámica que caracteriza
al propio Programa Operativo, tanto en lo que se refiere a los aspectos normativos,
como a los aspectos técnicos y tecnológicos, en definitiva cuando concurra alguna de
las circunstancias siguientes:
Cambios en la normativa regional, nacional o comunitaria de aplicación.
Consideración de los cambios realizados en el Programa Operativo como
resultado de las conclusiones y recomendaciones derivadas de los
procedimientos de auditorías, seguimientos y evaluaciones.
Condiciones de carácter técnico o tecnológicos que supongan una alteración
en los procedimientos definidos en el momento de la elaboración del Manual.
Otras circunstancias que acarreen alteraciones en los sistemas tal y como
quedan definidos en el momento de la elaboración del Manual.
Con el objetivo de garantizar la trazabilidad de todos los cambios realizados durante
el período de vigencia del Programa Operativo, en cada nueva versión del Manual de
los Procedimientos de Gestión y Control del Programa Operativo FEDER 2007-2013
6
para las Islas Baleares quedará constancia de la fecha de actualización y del número
de la versión que corresponde.
El Organismo Intermedio, entidad encargada del control de dichas actualizaciones, lo
es asimismo de la guarda del Manual, de modo que en todo momento deberá
conservar las diferentes versiones realizadas en papel y en soporte informático. Al
mismo tiempo, procederá a la cumplimentación de la tabla adjunta a continuación,
en la que se detallan los cambios introducidos, lo que permitirá un seguimiento a lo
largo del tiempo de la historial del mismo.
Tabla 2. Procedimiento de actualización del Manual de Procedimientos de Control y
Gestión del PO FEDER de las Illes Balears..
Versión del Documento Fecha de Modificación Cambios introducidos con respecto a la versión
anterior
7
Esquema 2. El procedimiento de Actualización del Manual de
Procedimientos de Gestión y Control del PO FEDER de las Illes Balears.
Aparición de factores que
hacen necesaria una
actualización del Manual
Propuesta de
modificación (Unidades
Gestoras u Organismo
Intermedio)
Valoración por parte del
Organismo Intermedio
de la Propuesta
¿Aprobación?
Nueva versión del Manual
de Procedimientos
Almacenamiento de las
versiones del Manual
(electrónica y papel)
Ficha de Actualización del
Manual de Procedimientos
SÍ
NO
Aparición de factores que
hacen necesaria una
actualización del Manual
Propuesta de
modificación (Unidades
Gestoras u Organismo
Intermedio)
Valoración por parte del
Organismo Intermedio
de la Propuesta
¿Aprobación?
Nueva versión del Manual
de Procedimientos
Almacenamiento de las
versiones del Manual
(electrónica y papel)
Ficha de Actualización del
Manual de Procedimientos
SÍ
NO
8
1B2. ASPECTOS GENERALES.
De acuerdo con el artículo 58 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo de 11
de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al
Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de
Cohesión, los sistemas de gestión y control de los Programas Operativos establecidos
por los Estados miembros deberán prever:
a) la definición de las funciones de los organismos responsables de la gestión
y el control, y la asignación de cometidos en el seno de cada organismo;
b) el cumplimiento del principio de separación de funciones entre dichos
organismos y en el seno de cada uno de ellos;
c) procedimientos que garanticen la exactitud y regularidad del gasto
declarado en el marco del Programa Operativo;
d) unos sistemas informatizados fiables de contabilidad, seguimiento e
información financiera;
e) un sistema de información y seguimiento en el que el organismo
responsable confíe la ejecución de los cometidos a otro organismo;
f) unas reglas para auditar el funcionamiento de los sistemas;
g) sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoría adecuada;
h) procedimientos de comunicación y seguimiento en relación con las
irregularidades y la recuperación de los importes indebidamente abonados.
Teniendo en cuenta lo anterior, el presente manual tiene por objeto establecer las
pautas procedimentales que se han de seguir en el ámbito del Govern de les Illes
Balears, dentro de un marco de mejora de la calidad de los procesos, para la gestión
operativa y financiera de las actuaciones cofinanciadas por el FEDER, dentro del
correspondiente Programa Operativo para el período 2007-2013.
Para ello, toma como referencia las disposiciones establecidas en el Marco
Estratégico Nacional de Referencia 2007-2013, en lo que se refiere a Autoridades y
Sistemas de Gestión, Pagos y Control.
9
Tabla 3. Las Autoridades del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, 2007-2013.
CONCEPTO PO FEDER DE LES ILLES BALEARS, 2007-2013
INFORMACIÓN PRESENTADA POR
Estado Miembro España
Programa PO FEDER de Illes Balears (CCI: 2007 ES 16 2 PO 007)
Contacto principal
Nombre: Juana Ana Perelló Martorell
E-mail: [email protected]
Fax:
FECHA 20/diciembre/2007
ESTRUCTURA DEL SISTEMA
Autoridad de gestión
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FEDER
Dirección General de Fondos Comunitarios (Ministerio de Economía y Hacienda)
Paseo de la Castellana, 162.
28046 Madrid.
Persona de contacto: Anatolio Alonso ([email protected])
Organismos intermedios
DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo
(Govern de les Illes Balears)
C/ Palau Real, 17
Palma (07001)
Persona de contacto: Juana Ana Perelló Martorell
Autoridad de certificación
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE CERTIFICACIÓN Y PAGOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE FONDOS COMUNITARIOS
Paseo de la Castellana, 165. Madrid.
Persona de contacto: Luis Ángel Díez
Autoridad de auditoría
INTERVENCIÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO (IGAE)
Ministerio de Economía y Hacienda.
Paseo de la Castellana, 165.
Madrid.
Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears
C/ Palau Real, 17,
07001 Palma Persona de contacto: Maria Marquès Caldentey ([email protected])
10
2.1. Proceso para la confección y el establecimiento del sistema de
gestión y control.
La elaboración del presente Manual de Procedimientos se ha basado en un proceso
que responde al siguiente esquema:
La Autoridad de Gestión ha sido la responsable de elaborar las “directrices
comunes a los organismos intermedios para la gestión y el control de las
actuaciones cofinanciadas por el FEDER y el Fondo de Cohesión en España”,
que constituyen la referencia básica a considerar para la descripción de los
sistemas, la organización y los procedimientos de las Autoridades
intervinientes en el PO FEDER 2007-2013 de Baleares, de acuerdo con el
artículo 71.1 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.
Corresponde, por su parte, a la Autoridad de Auditoría (que participa de forma
activa en este proceso de elaboración de la Descripción de los Sistemas y, en
consecuencia, del presente Manual de Procedimientos) la evaluación y la
emisión del correspondiente informe sobre su idoneidad de la Descripción de
los Sistemas.
Finalmente, tras la recepción de la Descripción de los Sistemas y del informe
de la Autoridad de Auditoría, la Autoridad de Gestión remitirá a la Comisión la
Descripción de los Sistemas, la Evaluación y el Dictamen, así como el
presente Manual que toma como punto de referencia dicha descripción.
2.2. Designación de Autoridades del Programa Operativo
De acuerdo con el artículo 59 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y con el artículo 14
del Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo de 5 de
julio de 2006, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el Estado español, en
aplicación de las citadas disposiciones, designa Autoridad de Gestión del Programa
Operativo FEDER de les Illes Balears, 2007-2013 a la Subdirección General de
Administración del FEDER ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios
del Ministerio de Economía y Hacienda.
Sin perjuicio de la responsabilidad que implica lo anterior, el ejercicio de las
funciones de la Autoridad de Gestión se realizará en cooperación con el Govern de les
Illes Balears, a través de la Dirección General de Economía y Estadísticas adscrita a la
Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo, la cual ha sido
11
designada como Organismo Intermedio de conformidad con el artículo 59.2 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006.
En el Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, la Dirección General de Fondos
Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda, asegurará, en última instancia,
el funcionamiento correcto del sistema de gestión y control, garantizando el ejercicio
responsable de las funciones de los diferentes elementos del mismo. Para ello,
realizará las verificaciones que estime necesarias, proponiendo, en consecuencia, las
medidas correctoras precisas. Asimismo, asumirá la coordinación general del
sistema e impartirá las directrices que contribuyan a su mantenimiento.
La Autoridad de Certificación en España y para todas las Intervenciones estructurales,
es la Subdirección General de Certificación y Pagos, ubicada en la Dirección General
de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda.
La Autoridad de Auditoría será la Intervención General de la Administración del
Estado (IGAE), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda. No obstante lo
anterior, la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, dentro
de su ámbito de actuación, y en conformidad con las disposiciones escritas que de
mutuo acuerdo contraiga con la IGAE, ejercerá determinadas funciones, a fin de
garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el
ordenamiento jurídico comunitario.
12
Esquema 3. Las Autoridades del PO FEDER de les Illes Balears, 2007-2013
13
2B3. LAS AUTORIDADES RESPONSABLES DEL PO FEDER DE LES
ILLES BALEARS, 2007-2013.
3.1. Autoridad de Gestión.
La Autoridad de Gestión se define como la autoridad pública u organismo público o
privado nacional, regional o local que se ocupa de la administración del Programa
Operativo.
Tal y como se señala previamente, y en los términos recogidos en el artículo 59 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006 y el artículo 14 del Reglamento (CE) nº 1080/2006,
la Autoridad de Gestión del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears, 2007-
2013 corresponde a la Subdirección General de Administración del FEDER ubicada
en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y
Hacienda.
De acuerdo con el artículo 58 y 59 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, es necesario
especificar la Autoridad de Gestión única de cada Programa Operativo, definiendo sus
principales funciones.
Las disposiciones de aplicación del PO FEDER de les Illes Balears establecen que la
Autoridad de Gestión corresponde a la Subdirección General de Administración del
FEDER de la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y
Hacienda, correspondiéndole las funciones de:
Asegurar el funcionamiento correcto del sistema de gestión y control y tener la
responsabilidad del ejercicio adecuado de las funciones enumeradas en el
Artículo 60 del Reglamento (CE) n° 1083/2006, realizando las verificaciones
que estime necesarias y proponiendo las medidas correctoras precisas.
Llevar a cabo la coordinación general del sistema e impartir las directrices que
contribuyan a su mantenimiento.
Teniendo la cuenta los criterios de instrumentación de la Autoridad de Gestión
aplicados según el artículo 59.2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, las funciones
cuya responsabilidad recae en la Autoridad de Gestión del PO FEDER 2007-2013 de
Baleares son las recogidas en el ya citado artículo 60 del Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo:
a) Garantizará que la selección de las operaciones para su financiación se
realiza de conformidad con los criterios aplicables al Programa Operativo,
y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y
nacionales aplicables en la materia durante todo el periodo de ejecución.
14
El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de
actuación, excepto en el caso de actuaciones con incidencia plurirregional,
que serán responsabilidad de la Administración General del Estado.
b) Comprobará que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la
prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado
realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las
operaciones, y que se cumplen las normas comunitarias y nacionales
aplicables en la materia; las verificaciones sobre el terreno de operaciones
concretas se podrán realizar por muestreo, de acuerdo con las normas de
aplicación que adoptará la Comisión de conformidad con el procedimiento
a que se refiere el artículo 103 apartado 3 del Reglamento( CE) Nº
1083/2006. El Govern de les Illes Balears será el organismo encargado
dentro de su ámbito de actuación.
c) Garantizará que se dispone de un sistema informatizado de registro y
almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las
operaciones correspondientes al Programa Operativo, y que se procede a
la recopilación de los datos sobre la ejecución necesaria para la gestión
financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la
evaluación.
El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de
actuación. El Ministerio de Economía y Hacienda mantendrá un sistema
centralizado que facilite los datos necesarios para la evaluación de la
ejecución, su seguimiento, las verificaciones, auditorías y aplicación de las
correcciones financieras.
d) Se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en
la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad
separado o un código contable adecuado en relación con todas las
transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas
de contabilidad nacional.
El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de
actuación.
e) Garantizará que las evaluaciones del Programa Operativo a que se refiere
el artículo 48, apartado 3 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, se lleven a
cabo con arreglo a lo dispuesto en el artículo 47 del citado Reglamento.
Las evaluaciones del Programa Operativo constituyen una de las
funciones delegadas al Govern de les Illes Balears. La Administración
General del Estado será incorporada al proceso de evaluación y emitirá
informe sobre la misma.
15
Las evaluaciones de los Programas Plurirregionales serán responsabilidad
de la Administración General del Estado. A su vez, el Govern de les Illes
Balears, junto con los Gobiernos de las demás Comunidades Autónomas,
serán incorporados al proceso de evaluación y emitirán informe sobre el
mismo.
f) Establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los
documentos sobre el gasto y las auditorías necesarias para contar con
una pista de auditoría apropiada, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 90 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.
El Govern de les Illes Balears es el organismo encargado de cumplir esta
función dentro de su ámbito de actuación. El Ministerio de Economía y
Hacienda establecerá directrices tendentes a facilitar la existencia de
procedimientos que permitan disponer a la Comisión Europea de la
información necesaria para la realización de sus controles.
g) Se asegurará de que la Autoridad de Certificación dispondrá de toda la
información necesaria sobre los procedimientos y verificaciones
efectuadas en relación con el gasto a efectos de certificación.
El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de
actuación.
h) Orientará el trabajo del Comité de Seguimiento y le suministrará los
documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del
Programa Operativo a la luz de sus objetivos específicos.
Conforme a lo establecido en las Disposiciones de Aplicación del PO
FEDER de Baleares, esta función corresponderá al Govern de les Illes
Balears, bajo la responsabilidad de la Autoridad de Gestión.
i) Elaborará y remitirá a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de
Seguimiento, los informes de ejecución anual y final.
Al igual que en el caso anterior, las Disposiciones de Aplicación del PO
FEDER de Baleares determinan que la elaboración corresponderá al
Govern de les Illes Balears.
j) Garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad
establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.
El Govern de les Illes Balears será el encargado dentro de su ámbito de
actuación.
16
3.2. Organismo Intermedio.
Tal y como queda definido en el Reglamento (CE) nº 1083/2006, se entiende por
organismo intermedio “todo organismo o servicio de carácter público o privado que
actúe bajo la responsabilidad de una Autoridad de Gestión o de Certificación o que
desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los
beneficiarios que ejecuten las operaciones”.
En el caso de PO FEDER de les Illes Balears para el período 2007-2013 este papel
corresponde a la Dirección General de Economía y Estadísticas, encuadrada en la
Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo del Govern de les
Illes Balears.
Dado que en los Programas Operativos regionales de FEDER se ha optado por
aceptar como suficientes las especificaciones contenidas en el Programa aprobado,
la forma de atribución de las funciones al Organismo Intermedio se produce
mediante la Decisión de adaptación del PO correspondiente. Ello significa que se va a
prescindir de suscribir un acuerdo específico entre la Autoridad de Gestión y el
Organismo Intermedio.
3.2.1. Organismo Intermedio y funciones principales.
Las principales funciones desempeñadas por el Organismo Intermedio, delegadas por
la Autoridad de Gestión, son las recogidas en la 4HTabla 4. Donde se especifica,
además, el Servicio encargado de llevarlas a la práctica, en los términos que
posteriormente serán desarrollados en el Apartado 3.2.2.
17
Tabla 4. Funciones de la Autoridad de Gestión delegadas en el Organismo Intermedio
Funciones Unidad
competente
1.
Garantizará que, en conformidad con el artículo 60 a), la selección de operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicados al
Programa Operativo, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución, excepto
en el caso de grandes proyectos y actuaciones con incidencia plurirregional.
Unidad de
Gestión, Seguimiento y
Contabilización
2.
Comprobará que, en conformidad con el artículo 60 b) y los preceptos concordantes
del Reglamento (CE) nº 1828/2006, se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o
la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y
que este cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables a la materia.
Unidad de Control
y Verificación
3.
Garantizará que dispone de sistemas informatizados compatibles con el sistema de
información común a todos los Programas Operativos del FEDER en España, con el objetivo de permitir a la Autoridad de Gestión respetar las exigencias del Artículo 60
c). En definitiva, asume por delegación de la Autoridad de Gestión la obligación de
desarrollar un sistema informático compatible con FONDOS 2007, aportando al sistema la información correspondiente a cada remisión de certificaciones de gastos.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización
4.
Se asegurará que, en conformidad con el artículo 60 d), los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones del Programa Operativo
mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de
las normas de contabilidad nacional.
Unidad de
Gestión, Seguimiento y
Contabilización
5. Contribuirá a la evaluación del Programa Operativo para permitir a la Autoridad de
Gestión respetar las exigencias del artículo 60 e).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización
6.
Establecerá, en conformidad con el artículo 60 f), procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para
contar con una pista de auditoría apropiada, en conformidad con el artículo 90 del Reglamento (CE) n° 1083/2006.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización
7. Será responsable de suministrar a la Autoridad de Gestión la información necesaria
para que ésta esté en disposición de respetar las exigencias del artículo 60 g).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización
8.
En conformidad con el artículo 60 h), orientará el trabajo del Comité de seguimiento y
le suministrará los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del Programa Operativo a la luz de sus objetivos específicos.
Unidad de
Gestión, Seguimiento y
Contabilización
9.
Elaborará y remitirá a la Autoridad de Gestión su contribución a los informes de
ejecución anual y final, para permitir a la Autoridad de Gestión respetar las exigencias del artículo 60 i).
Unidad de
Gestión, Seguimiento y
Contabilización
10. Garantizará, en conformidad con el artículo 60 j), el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE)
1083/2006.
Unidad de
Gestión, Seguimiento y
Contabilización
Fuente. PO de les Illes Balears, 207-2013. Disposiciones de Aplicación.
18
3.2.2. Organigrama y distribución y separación de funciones.
La Dirección General de Economía y Estadísticas desarrolla sus funciones en materia
de cofinanciación europea a través del:
Departamento de Fondos Europeos. Tal y como se desprende de la 115HTabla 4, el
desarrollo de las funciones delegadas al Organismo Intermedio corresponden al
Departamento de Fondos Europeos, el cual se estructura en dos unidades:
Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización.
Unidad de Control y Verificación.
La separación de funciones queda garantizada con la distribución de
responsabilidades en los siguientes términos:
Esquema 4. Organigrama de la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de
Empleo del Govern de les Illes Balears.
Fuente: Elaboración propia.
19
En líneas generales, y desde una perspectiva regional, las funciones de la
Autoridad de Gestión y la colaboración con la Autoridad de Certificación son
desempeñadas por la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización.
A nivel interno del propio Departamento la Unidad de Control y Verificación es
el encargado de certificar la veracidad, física y financiera, y la adecuación
normativa del gasto a certificar.
(a) UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN.
Está integrada por tres puestos que dedican el 100% de su trabajo al desarrollo
del Programa Operativo. Las categorías de dichos puestos son las siguientes:
Jefe de Servicio.
Auxiliar Administrativo.
Auxiliar Administrativo.
Las funciones que desempeñan son, fundamentalmente las siguientes:
(a) Garantizar la mayor difusión posible del PO, especialmente entre los posibles
beneficiarios potenciales.
Las convocatorias para acceder a la cofinanciación del FEDER deben ser públicas
debiendo contemplar como mínimo los siguientes puntos:
Detalle del Fondo Europeo financiador.
Requisitos para acceder a la financiación.
Criterios de selección de las operaciones.
Puntos o centros de información complementaria.
Procedimiento de evaluación de las solicitudes.
Plazos de ejecución.
Obligaciones de los potenciales beneficiarios.
A tal fin, se analizará el contenido de las convocatorias previamente a su publicación
para verificar su conformidad con el Programa Operativo, la correcta aplicación de
los criterios de selección de operaciones y que contienen el detalle adecuado y
suficiente para que los beneficiarios conozcan los requisitos de cofinanciación, los
procedimientos a seguir y los derechos y las obligaciones que les corresponden.
En caso de que no se trate de convocatoria pública, se analizará el contenido del
convenio para verificar su conformidad con el Programa Operativo, la correcta
aplicación de los criterios de selección de operaciones y que contienen el detalle
adecuado y suficiente para que los beneficiarios conozcan los requisitos de
cofinanciación, los procedimientos a seguir y los derechos y las obligaciones que le
corresponden.
Esta lista de comprobación figura como Anexo VI de este Manual.
20
(b) Controlar la ejecución administrativa, financiera.
Para ello velará por:
La elegibilidad de las operaciones y de los pagos objeto de
contabilización. Con esta finalidad, se elaborará un informe de
elegibilidad para toda operación susceptible de cofinanciación no
seleccionada mediante convocatoria pública, especificando la
elegibilidad de la actuación, área temática de la Comisión, código,
categoría de gasto de la operación y el importe máximo cofinanciable.
El cumplimiento de la normativa comunitaria, estatal y regional en las
siguientes materias: información y publicidad.
El encuadre de las distintas actuaciones en el PO y en su Plan
Financiero.
Estas tareas quedarán plasmadas en una lista de comprobación de gestión,
seguimiento y contabilización, que se incluye como Anexo VII de este
Manual.
El cumplimiento de la regla n+2
La cumplimentación, tramitación y modificación de la documentación
administrativa referente a la ejecución de actuaciones en el marco del
PO, mediante su examen previo a la contabilización. También se velará
por el archivo y custodia de la documentación.
Proporcionar la documentación requerida por la Autoridad de Auditoría y
otros departamentos competentes para la realización de las tareas de
Verificación y Control que tengan encomendadas.
Ayudar a la Unidad de control y verificación a preparar y contestar las
alegaciones a los informes de control financiero y, en su caso, realizar
las descertificaciones correspondientes, así como el inicio de los
expedientes de solicitud de reintegro y su seguimiento.
Control y seguimiento del fichero de “deudores”
Disponer de un archivo fotográfico de las actuaciones cofinanciadas.
Solicitar la información financiera de los organismos ejecutores a
efectos de:
- Su evaluación y depuración.
- Sistematización y contabilización.
- Remisión a la unidad de control y verificación para su informe
previo a la contabilización e inclusión en la correspondiente
relación de operaciones.
21
Proceder, una vez recibido el informe de conformidad de la unidad de
control y verificación, a la inclusión de la declaración de gastos en la
aplicación SFC 2007. Una vez elaborada y firmada (firma electrónica) se
remite a la Autoridad de Gestión (quien posteriormente procederá a la
emisión de la Solicitud de Pago a la Autoridad de Certificación) y una
copia a la Dirección General de Presupuestos, a la Intervención General
de la CAIB y al órgano ejecutor, en su caso.
Control de los ingresos. Una vez recibida la comunicación de ingreso por
parte de la Subdirección General de Certificación y Pagos del Ministerio
de Economía y Hacienda, identificar el ingreso y comunicarlo a la DG
Presupuestos y la IG de la CAIB.
La evaluación continua del PO en cuanto a ejecución financiera y
material (mediante indicadores físicos y de ejecución), cumplimiento de
anualidades, etc.
Elaborar la documentación necesaria para la celebración anual del
Comité de Seguimiento.
La elaboración de los informes anuales.
La realización de propuestas de reprogramación y asignación de la
reserva de eficacia.
(b) 6UNIDAD DE CONTROL Y VERIFICACIÓN
Está integrada por tres puestos con la siguiente categoría:
Técnico Superior del Centre Balears Europa.
Técnico Superior.
Auxiliar Administrativo.
Las funciones a desempeñar por la Unidad de Control y Verificación se concretan
en las siguientes:
(a) Recibir la información contabilizada de los pagos a certificar de la Unidad de
Gestión, Seguimiento y Contabilización.
(b) Realizar la verificación de la legalidad y la ejecución financiera y la realidad
material de las operaciones cuyos pagos serán posteriormente incluidos en la
correspondiente relación de operaciones que figuran en el “Certificado de
gasto y solicitud de reembolso”..
En este marco, el control de los proyectos se concentra en las siguientes áreas:
1. Contratación pública.
2. Medidas de información y publicidad.
3. Información contable: certificaciones y gastos.
4. Evidencia física de la inversión y correcto funcionamiento.
22
5. Protección del medio ambiente.
6. Igualdad de oportunidades.
1. Contratación pública.
Objetivo:
El objetivo es verificar que los procedimientos de contratación llevados a cabo por
el beneficiario y las empresas adjudicatarias son afines a la normativa
comunitaria, nacional y autonómica en materia de mercados públicos y que los
contratos han sido suscritos por el órgano competente.
Alcance:
- Verificar que el órgano de contratación tiene competencia
para suscribir contratos.
- Verificar la existencia de una aprobación de los criterios de
valoración y del sistema de determinación del precio.
- Comprobar que el procedimiento de licitación se rige por los
correspondientes pliegos de condiciones administrativas y de
especificaciones técnicas, y que los mismos cuentan con los
contenidos mínimos suficientes.
- Verificar que, en caso de exigirse calificación profesional a los
licitadores, ésta sea acorde a los requisitos del objeto de la
contratación.
- Verificar los mecanismos establecidos para garantizar la
adecuada concurrencia de licitadores mediante mecanismos
adecuados de publicidad en los boletines oficiales
correspondientes.
- Comprobar que la prestación, apertura, valoración y
adjudicación de proposiciones sigue un proceso imparcial y
transparente, respetando los principios de igualdad y no
discriminación. Verificar la existencia de informes técnicos de
valoración y Actas de las Mesas de Contratación donde se
refleja la puntuación dada a los licitadores.
- Comprobar la correcta prestación de garantías provisionales,
definitivas y complementarias, si procede.
- Verificar que el organismo de ejecución suscribe el
correspondiente documento contractual con el adjudicatario,
una vez hecha la adjudicación del mismo.
23
- Controlar que a la finalización del proyecto se levanta acta de
conformidad y acta de recepción firmada por la dirección
técnica del contrato.
2. Medidas de información y publicidad
Objetivo:
El objetivo es verificar que se ha cumplido con las obligaciones sobre información
y publicidad establecidas en la Sección 1ª del Capítulo II del Reglamento (CE) nº
1828/2006 de la Comisión.
Alcance:
- Verificación de que se ha hecho constatar la participación
comunitaria en los proyectos cofinanciados.
- Comprobación de las actuaciones de información y publicidad
realizadas (documentación administrativa, vallas, placas
conmemorativas, carteles, impresos, etc).
- Comprobación de que las vallas informativas, placas
conmemorativas y carteles cumplen las normas especiales
fijadas por el Anexo I del Reglamento (CE) nº 1828/2006.
- Comprobación de que se ha informado a los beneficiarios de
ayudas y adjudicatarios de contratos de su participación en
una medida cofinanciada.
3. Información contable: certificaciones y gastos
Objetivo:
El objetivo es determinar la exactitud y la elegibilidad de los gastos y verificar que
dichos gastos están soportados documentalmente y han sido contabilizados y
pagados cumpliendo los plazos estipulados y las condiciones establecidas en el
Convenio con la Autoridad de Gestión por el que se concede la ayuda.
Alcance:
- Verificar si los gastos contabilizados están avalados por
facturas pagadas o documento contable de valor probatorio
equivalente.
- Verificar el pago efectivo de las facturas (extractos bancarios).
- Verificar si los gastos están previstos en el proyecto y
directamente relacionados con el mismo.
- Verificar que los gastos declarados han sido contraídos y
pagados dentro del período de elegibilidad previsto.
24
- Verificar si el tipo de gastos declarados es admisible en base a
los criterios de subvencionabilidad definidos por el Estado
Miembro, de acuerdo con los requisitos reglamentarios.
- Verificar si los gastos se han imputado a la tipología correcta.
- Verificar que se cumpla la normativa aplicable en cada caso.
4. Evidencia física de la inversión y correcto funcionamiento
Objetivo:
El objetivo es verificar in situ el proyecto y comprobar que se ha ejecutado
conforme a los objetivos fijados.
Alcance:
- Comprobar que el proyecto se ha ejecutado conforme a los
objetivos fijados por el proyecto.
- Verificar la existencia física de las instalaciones.
- Verificar el funcionamiento correcto de las instalaciones.
- Verificar, en el caso de otras actuaciones distintas de
inversiones físicas, la realización de la actividad a través de los
procedimientos más convenientes.
5. Protección del medio ambiente
Objetivo:
El objetivo es verificar que se han respetado las normas relativas a protección del
medio ambiente.
Alcance:
- Verificar la necesidad de llevar a cabo un estudio de impacto
medioambiental y, en caso afirmativo, determinar si éste ha
sido anterior a la ejecución del proyecto.
- Verificar si en el proyecto de la inversión se mencionan las
medidas tomadas para minimizar el impacto medioambiental.
- Verificar si el proyecto se encuentra incluido en el Anexo I de la
Ley 6/2001 de evaluación ambiental, y en caso afirmativo si
se ha sometido a impacto medioambiental.
- Verificar si el proyecto se encuentra incluido en el Anexo 2 de
la Ley 6/2001 de evaluación ambiental, y en caso afirmativo
si se ha sometido a evaluación ambiental de acuerdo con los
criterios del anexo 3.
25
6. Igualdad de oportunidades
Objetivo:
El objetivo es verificar, si procede, que la igualdad de oportunidades se ha
respetado.
Se incorpora como Anexo IX a este Manual, listas de comprobación
complementarias a las requeridas a la Aplicación Fondos 2007 que utilizará la
Unidad de Control y Verificación para plasmar las tareas y comprobaciones
realizadas.
(c) Preparar y contestar las alegaciones a los informes de control financiero
3.3. Autoridad de Certificación.
El Reglamento (CE) nº 1083/2006 define la Autoridad de Certificación como “una
autoridad u organismo público, nacional, regional o local designado por el Estado
miembro a fin de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes
de su envío a la Comisión”.
La Autoridad de Certificación en España será la Subdirección General de Certificación
y Pagos de la Dirección General de Fondos Comunitarios.
Las relaciones de la Autoridad de Certificación con la Autoridad de Gestión estarán
presididas por el principio de separación de funciones e independencia, de acuerdo
con el artículo 58 apartado b) del Reglamento (CE) nº 1083/2006
Según lo establecido con el artículo 61 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, las
funciones de la Autoridad de Certificación serán las siguientes:
a) Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de
gastos y las solicitudes de pago.
b) Certificar:
– que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando
sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables;
– que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y
comunitarias aplicables en la materia y se ha realizado en relación
con las operaciones seleccionadas para financiación, de conformidad
con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las
disposiciones nacionales y comunitarias.
26
c) Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada
por la Autoridad de Gestión de los procedimientos y las verificaciones
llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones.
d) Tomar nota, a efectos de certificación, de los resultados de todas las
auditorías llevadas a cabo por la autoridad de auditoría o bajo su
responsabilidad.
e) Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a
la Comisión.
f) Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes
retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución a una
operación. Los importes recuperados se devolverán al presupuesto
general de las Comunidades Europeas, antes del cierre del Programa
Operativo, deduciéndolos del siguiente estado de gastos.
De acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre
de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo del Reglamento General
(1083/2006) y del FEDER (1080/2006) además, antes del 31 de marzo de cada año,
a partir de 2008, enviará a la Comisión una declaración en la que determinará, para
cada Eje prioritario del Programa Operativo:
Los importes retirados de las declaraciones de gastos presentadas durante el
año anterior a raíz de la cancelación de toda o parte de la contribución pública
a una operación.
Los importes recuperados que se hayan deducido de dichas declaraciones de
gastos.
Una declaración de los importes que deban recuperarse a 31 de diciembre del
año anterior, clasificados por año de emisión de las órdenes de recuperación.
3.4. Autoridad y Organismos de Auditoría.
3.4.1. Autoridad de Auditoría y principales funciones.
La Autoridad de Auditoría será la Intervención General de la Administración del
Estado (IGAE), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
La IGAE ejercerá las funciones establecidas en el artículo 62 apartados 1, 2 y 3 del
Reglamento (CE) n°1083/2006.
De acuerdo con lo anterior, las funciones establecidas en el artículo 62.1 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo se instrumentarán de la siguiente
manera:
Auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y
control (artículo 62.1a): La IGAE y la Intervención General de la Comunidad
Autónoma, serán responsables dentro de su ámbito de actuación, de que se
27
realicen las auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de
gestión y control del Programa Operativo.
Auditorías de las operaciones (artículo 62.1b): La IGAE y la Intervención
General de la Comunidad Autónoma garantizarán dentro de su ámbito de
actuación, que se realizan las auditorías de las operaciones y que éstas se
basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado.
Estrategia de auditoría, artículo 62.1c): La IGAE y la Intervención General de
la Comunidad Autónoma, dentro de su ámbito de actuación, elaborarán sus
estrategias de auditoría que comprenderán la definición del método de
muestreo, la planificación indicativa de las auditorías así como el resto de
contenidos establecidos en el artículo 62. 1c. En base a dichas estrategias, la
IGAE presentará a la Comisión la estrategia de auditoría conjunta.
En el caso de que los ámbitos de actuación no estuvieran claramente
definidos, las Intervenciones Generales afectadas acordarán la estrategia a
desarrollar y su ejecución.
Informe anual de control y dictamen sobre el funcionamiento del sistema de
gestión y control, artículo 62.1d, apartados i y ii): El informe anual de control se
basará en los controles y auditorías realizados de conformidad con el artículo
62.1a y b, de acuerdo con el sistema institucional jurídico y financiero del
Estado miembro, recogiendo las constataciones de las auditorías efectuadas y
comunicando las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control
del Programa.
La IGAE presentará el informe anual que se elaborará a partir de la información
derivada de las actuaciones realizadas bajo su responsabilidad y de los informes
elaborados por las IG de las CCAA, entre ellas la de las Illes Balears, en base a los
resultados de sus controles y auditorías.
El dictamen anual sobre el funcionamiento eficaz de los sistemas se elaborará
por la IGAE. En los programas regionales, tanto la IGAE como la IG de las CCAA,
emitirán un dictamen sobre las operaciones de su ámbito de actuación. En este
caso, la IGAE emitirá el dictamen anual sobre la base de las opiniones emitidas
por las correspondientes IG de las CCAA, entre ellas la de Illes Balears.
Declaraciones de cierre parciales y finales, artículo 62.1 d) apartado iii y 62.1
e): Las declaraciones de cierre parciales que analicen la legalidad y
regularidad de los gastos y la declaración de cierre final del Programa, en la
que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y
regularidad de las transacciones, así como el informe final de control, se
presentarán por la IGAE de acuerdo con el principio de responsabilidad
compartida.
Así, de acuerdo con lo establecido en el artículo 62, apartado 1, letra d) del
Reglamento (CE) nº 1083/2006, la Autoridad de Auditoría deberá elaborar y
28
presentar ante la Comisión con la fecha límite del 31 de diciembre de cada año, en el
período 2008-2015, tres documentos:
i. Informe anual de control que recoja las constataciones de las auditorías
realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que
se trate, en el marco de la estrategia de auditoría del Programa Operativo y
en el que comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de
gestión y control del programa. El modelo de presentación se ajustará a los
parámetros establecidos en el Anexo VI del Reglamento (CE) nº 1828/2006
(ver
ii. Dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo
su responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y
control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los
estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así como
garantías razonables de que las transacciones conexas son legales y
regulares. El modelo de presentación se ajustará a los parámetros
establecidos en el Anexo VII del Reglamento (CE) nº 1828/2006.
iii. Declaración de cierre parcial, cuando sea necesaria en los términos
establecidos en el artículo 88 0F
1 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, que
analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate.
En este contexto, tal y como queda recogido en los considerandos del Reglamento
(CE) nº 1828/2006 “es necesario establecer detalladamente su contenido y
especificar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan”.
En este programa regional, la IGAE y la Intervención General de la Comunidad
Autónoma de Illes Balears, emitirán una declaración de cierre parcial o final y el
informe final, relativos a las operaciones de sus respectivos ámbitos de actuación.
Estas declaraciones servirán de base para la emisión de la declaración parcial o final
del Programa Operativo por parte de la IGAE.
En definitiva, y sin perjuicio de la responsabilidad global de la IGAE como Autoridad
de Auditoría, la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears,
dentro de su ámbito de actuación, y en conformidad con las disposiciones escritas
que de mutuo acuerdo contraiga con la IGAE a fin de garantizar el correcto
cumplimiento de las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico
comunitario, ejercerá en el Programa Operativo los siguientes cometidos:
Llevará a cabo auditorías sobre los sistemas de control y gestión en el marco de
la estrategia de auditoría.
1 El cierre parcial se referirá a las operaciones ya ejecutadas hasta el 31 de diciembre del año anterior. A
efectos del presente Reglamento, las operaciones se considerarán ejecutadas cuando se hayan llevado
a cabo de forma efectiva las actividades que las conforman y respecto de las cuales se hayan abonado todos los gastos efectuados por los beneficiarios y la correspondiente contribución pública.
29
Llevará a cabo auditorías de las operaciones en el marco de la estrategia de
auditoría.
Contribuirá a la preparación de la estrategia de auditoría y a su actualización.
Contribuirá a la preparación del informe anual de control.
Contribuirá, en su caso, a la preparación de la declaración de cierre parcial y/o
total.
En este contexto, debe quedar especificado entre los procedimientos de gestión y
control “el método empleado en la estrategia de auditoría, el método de muestreo
para las auditorías de las operaciones, así como una planificación indicativa de las
auditorías, a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que
las auditorías se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de
programación”.
Controles realizados sobre muestras
En el caso de que la certificación incluya más de 10 proyectos, el control se realiza
sobre una muestra de los mismos.
La muestra se selecciona conforme al siguiente criterio:
Debe representar como mínimo el 25% del importe total certificado.
Debe garantizarse una representación proporcional de todas las islas.
Si alguno de los proyectos representa un porcentaje de gasto muy superior a
la media debe incluirse en la muestra.
Deben estar representados todos los ejes y categorías de gasto que estén
incluidos en la certificación.
En caso de que en la muestra se detecten irregularidades que se producen de forma
sistémica caben dos opciones:
a) Si es posible se comprueban todos los proyectos incluidos en la
certificación.
b) Si no es posible realizar el control de todos los proyectos, se
procede a la corrección de la certificación en el porcentaje medio
de error detectado.
En caso de que en la muestra se detecte una irregularidad no sistémica se procede a
ampliar la misma en un 5%:
a) Si la irregularidad no se repite, se da por buena la
representatividad de la nueva muestra ampliada.
b) Si la irregularidad se repite, se corrige el importe de la
certificación en el porcentaje de irregularidad detectado.
30
Cumplimentación de la “lista de chequeo” y emisión del informe para la Unidad de
Gestión, Seguimiento y Contabilización.
- Si el informe se emite de conformidad, se tramita junto a la certificación
de pagos.
- Si el informe es de no conformidad: En el caso de que la totalidad del
gasto no sea elegible, se anula la certificación. Si es de no conformidad
parcialmente, se corrigen las deficiencias.
3.4.2. Organigrama de la Autoridad de Auditoría y los organismos de auditoría bajo su responsabilidad.
La Autoridad de Auditoría desempeña una importante función de control al ser la
responsable de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas y de verificar el
correcto cumplimiento de las exigencias reglamentarias de los proyectos aprobados.
En consecuencia, es el órgano que debe indicar a la Autoridad de Gestión y a la
Autoridad de Certificación las lagunas constatadas en el sistema y las irregularidades
detectadas en los gastos. El artículo 62 señala las funciones que le corresponden a la
Intervención General del Estado como Autoridad de Auditoría del PO y que se
recogen en la siguiente tabla.
Tabla 5. Las funciones reglamentarias de la Autoridad de Auditoría
ART. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ATRIBUIDAS REGLAMENTARIAMENTE
62.1.a)
R.1083
Asegurarse de que se realizan auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de
gestión y control del programa operativo.
62.1.b)
R.1083
Garantizar que las auditorías de las operaciones se basan en una muestra representativa que
permita verificar el gasto declarado.
62.1.c)
R.1083
Presentar a la Comisión, en el plazo de nueve meses a partir de la aprobación del programa
operativo, una estrategia de auditoría que comprenda a los organismos que vayan a llevar a cabo
las auditorías mencionadas en las letras a) y b), el método que vaya a aplicarse, el método de
muestreo para las auditorías de las operaciones, así como una planificación indicativa de las
auditorías, a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que las auditorías
se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de programación.
62.1.d)
R.1083
Como muy tarde el 31 de diciembre de cada año, durante el período comprendido entre 2008 y
2015:
i) Presentar a la Comisión un informe anual de control que recoja las constataciones de las
auditorías realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se
trate, en el marco de la estrategia de auditoría del programa operativo y en el que
comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del
programa. El primer informe que se presentará antes del 31 de diciembre de 2008 cubrirá el
período comprendido entre el 1 de enero de 2007 y el 30 de junio de 2008. La información
correspondiente a las auditorías llevadas a cabo después del 1 de julio de 2015 se incluirá
en el informe final de control que debe respaldar la declaración de cierre a que se refiere la
letra e)
ii) Emitir un dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo su
31
Tabla 5. Las funciones reglamentarias de la Autoridad de Auditoría
ART. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ATRIBUIDAS REGLAMENTARIAMENTE
responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y control es eficaz y
ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los estados de gastos presentados a la
Comisión son correctos, así como garantías razonables de que las transacciones conexas son
legales y regulares,
iii) Presentará, cuando se requiera según el artículo 88, una declaración de cierre parcial que
analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate. Cuando se aplique un
sistema común a varios programas operativos, la información a que se refiere el inciso i)
podrá reagruparse en un informe único y el dictamen y la declaración contemplados en los
incisos ii) y iii) podrán cubrir todos los programas operativos de que se trate.
62.1.e)
R.1083
Presentar a la Comisión, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una declaración de cierre en la
que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las
transacciones conexas cubiertas por la declaración final de gastos, que deberá sustentarse en un
informe final de control.
62.2
R.1083
Cerciorarse de que los trabajos de auditoría tienen en cuenta normas de auditoría
internacionalmente aceptadas.
62.3
R.1083
Cerciorarse de que los demás organismos que efectúen las auditorías y controles mencionados en
el apartado 1, letras a) y b), cuentan con la necesaria independencia funcional.
3.5. Las Unidades Gestoras.
La instrumentación más directa de las actuaciones corresponde a las Unidades
Gestoras. Éstas, de acuerdo con la encomienda firmada con la suprimida Dirección
General de Fondos Europeos, asumen una serie de responsabilidades, siempre bajo
la coordinación del Organismo Intermedio.
Dichas Unidades gestoras son:
Dirección General de Comercio y Empresa.
Dirección General de Industria y Energía.
Dirección General de Innovación y Desarrollo Tecnológico.
Empresa Pública Servicios Ferroviarios de Mallorca.
Dirección General de Economía y Estadísticas.
Dirección General de Universidades, Investigación y Transferencia del
Conocimiento.
Servei de Salut de les Illes Balears (IB Salut)
Agencia de Turismo de las Islas Baleares (ATB)
Agencia Balear del Agua y la Calidad Ambiental (ABAQUA)
Instituto Balear de la Naturaleza (IBANAT)
La DG de Economía y Estadísticas, además, asume la tarea de supervisión y
coordinación de las Unidades Gestoras con el fin de verificar periódicamente si las
operaciones financiadas en el ámbito de la subvención que gestionan se han
32
realizado correctamente en el marco establecido por la normativa regional, estatal y
comunitaria, así como por el propio Programa Operativo.
33
3B4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN Y
SEGUIMIENTO.
La estructura del sistema se organiza en las siguientes fases: presupuestación,
ejecución del gasto, certificación, y seguimiento y evaluación. A continuación se
apuntan los rasgos generales de estas etapas, que se describen con detalle en
capítulos posteriores.
Presupuestación: Esta fase comprende las tareas necesarias destinadas a la
aprobación anual de los Presupuestos Generales del Govern de las Illes
Balears. Por consiguiente, implica la dotación de los créditos asignados a los
diferentes Centros Gestores, incluidos los cofinanciados por los Fondos
Europeos, con los que desarrollan las competencias que tienen atribuidas.
Selección de Operaciones. En este punto se definirán los procedimientos que
abarcan desde la definición y planificación inicial de las operaciones, hasta su
adjudicación final, pasando por las fases de puesta en marcha de las
convocatorias y valoración de los proyectos presentados en las mismas.
Gestión y Ejecución del gasto: Los órganos gestores son los máximos
responsables de la ejecución del gasto. En el caso de las operaciones
cofinanciadas la ejecución debe ajustarse a los procedimientos establecidos
en cada caso, así como a la normativa vigente. Para ello, se establecerán los
oportunos dispositivos de verificación de la legalidad de los gastos
cofinanciados, con el objetivo de establecer los mecanismos de supervisión y
control interno que garanticen una correcta gestión financiera, conservar la
documentación justificativa de los gastos realizados, informar de su gestión a
la Dirección General de Economía y Estadísticas y Financiación, y colaborar en
las tareas de control ejecutadas por otros órganos.
Certificación: Esta fase se corresponde con el reembolso de los gastos
efectivamente realizados. A este respecto, las Autoridades de Gestión y
Certificación tienen que ser informadas de la relación de gastos pagados
integrantes de una solicitud de reembolso. Las certificaciones se realizarán de
manera electrónica y constituyen la base de los certificados que la Autoridad
de Certificación remitirá a la Comisión, solicitando los correspondientes pagos
intermedios.
Seguimiento: Este proceso presenta un carácter continuo o permanente, con el
fin de garantizar la calidad y la eficacia en el desarrollo de la intervención. Es
responsabilidad de la Autoridad de Gestión, aunque el principal instrumento
para asegurar dicho objetivo es el Comité de Seguimiento del PO. De hecho,
entre sus funciones está aprobar los criterios de selección de las operaciones,
analizar periódicamente los progresos en la consecución de los objetivos del
PO, examinar los resultados de la ejecución, así como proponer cualquier
revisión de la intervención a la Autoridad de Gestión.
34
Control: Los procedimientos de control de las actuaciones cofinanciadas se
referirán a verificaciones administrativas con carácter exhaustivo y sobre el
terreno mediante un método de muestreo. Con ellas se pretende asegurar
que los gastos declarados han sido realizados efectivamente, cumplen con lo
establecido en la Decisión de aprobación de la intervención y las normas
sobre la elegibilidad, respetan la normativa comunitaria y conservan una pista
de auditoría suficiente.
Evaluación: El PO será objeto de un proceso de evaluación continua que podrá
tener un carácter estratégico u operativo en función de las necesidades de la
intervención. Las tareas de evaluación serán realizadas por equipos
independientes y tienen por objeto asegurar la eficacia y el correcto desarrollo
del Programa Operativo.
4.1. Rasgos fundamentales de los procesos a seguir para la gestión de
las operaciones cofinanciadas.
Las operaciones susceptibles de cofinanciación deben cumplir los requisitos mínimos
de: legalidad, elegibilidad y respetar los criterios objetivos de selección, aplicables al
Programa Operativo FEDER para las Islas Baleares en el período 2007-2013.
Se entiende que una operación es legal cuando para su ejecución se cumple
con la normativa vigente tanto comunitaria como estatal y autonómica, y
especialmente en materia de contratación pública. De forma particular, por lo
que respecta a la normativa de la Comunidad Autónoma de Illes Balears, de
acuerdo con lo recogido en el esquema siguiente.
35
La elegibilidad viene determinada por la tipología de operaciones susceptibles
de cofinanciación. En el artículo 56, apartado 4, del Reglamento (CE) nº
1083/2006, se establece que las normas sobre subvencionabilidad del gasto
se determinarán a escala nacional, salvo excepciones establecidas en el
artículo 7 del Reglamento (CE) nº 1080/2006, relativo al FEDER. Estas
normas han sido recogidas en la ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero,
por la que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los
Programas Operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional y del Fondo
de Cohesión, publicada en el BOE num. 53, el 1 de marzo de 2008.
Asimismo la elegibilidad estará condicionada por el marco establecido por el
propio Programa Operativo en cuanto a su encuadre y su ejecución temporal.
Toda operación no seleccionada mediante convocatoria pública susceptible de
cofinanciación, debe de ser objeto (con carácter previo a su ejecución) de un informe
de elegibilidad por parte de la Dirección General de Economía y Estadísticas en el que
se concretará la tipología de los gastos elegibles y su importe previsto y ello
independientemente de otros informes y controles que puedan efectuar otras
autoridades con competencia para ello.
A efectos de selección de los distintos tipos de operaciones se asegurará que los
beneficiarios potenciales reciban información clara y detallada de los requisitos que
Tabla 6. Normativa regional de aplicación en el ámbito de las ayudas comunitarias.
PRESUPUESTOS
Decreto Legislativo 1/2005, de 24 de junio, por el cual se aprueba el texto refundido de la Ley de Finanzas de la
Comunidad Autónoma de les Illes Balears.
Decreto 75/2004, de 27 de agosto, de desarrollo de determinados aspectos de la Ley de Finanzas y de las leyes de
presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.
Ley 6/2007, de 27 de diciembre, de medidas tributarias y económico-administrativas.
Decreto 62/2006, de 7 de julio, por el cual se regula el régimen de control interno que ha de ejercer la Intervención General de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears.
Ley 5/2007, de 27 de diciembre, presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears para 2008.
SUBVENCIONES
Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones.
Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones.
Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de subvenciones.
Acuerdo del Consejo de Gobierno del día 14 de diciembre de 2007, por el que se aprueba el Plan Estratégico de
Subvenciones de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears para el año 2008.
CONTRATOS
Fuente. PO de les Illes Balears, 207-2013. Disposiciones de Aplicación.
36
deben cumplir para tener acceso a la financiación comunitaria, procedimiento de
solicitud, criterios de selección, aprobación de operaciones y forma y plazo de
ejecución y justificación de los gastos.
El procedimiento de selección, aprobación, gestión, seguimiento y control de las
operaciones cuya ejecución y financiación se enmarca en el PO FEDER de les Illes
Baleares para el período 2007-2013 viene determinada por la tipología de las
unidades gestoras que realizan y se responsabilizan de la ejecución efectiva de las
actuaciones.
Las peculiaridades funcionales y administrativas de los distintos tipos de unidades
gestoras presuponen sistemas de gestión y control con un tronco dispositivo común al
que se incorporan procedimientos inherentes a las propias peculiaridades de la
unidad gestora-ejecutora.
Así, cabe distinguir tres tipos de unidades gestoras:
1. Departamentos del Govern de les Illes Balears.
2. Entes de Derecho Público y Sociedades Públicas.
3. Administraciones Locales: Consejos Insulares y Ayuntamientos.
1. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por departamentos del Govern de les Illes Balears.
La estructura administrativa del Govern de les Illes Balears está constituida por
Consejerías o Secciones Presupuestarias, de las que dependen los distintos
departamentos administrativos, entes de derecho público y empresas públicas.
Así, dentro de la estructura orgánica de la Vicepresidencia Económica, de Promoción
Empresarial y de Empleo se encuentran entre otros departamentos, la Dirección
General de Economía y Estadísticas (Organismo Intermedio), la Dirección General de
Presupuestos y Financiación, la Intervención General, la Dirección General del Tesoro
y Política Financiera, independientes la una de la otra.
A su vez, en cada Consejería existe una Secretaría General y una Unidad de Gestión
Económica, que depende funcionalmente de la Intervención General y orgánicamente
de las Secretarías Generales.
La selección, aprobación, control de la gestión, seguimiento y evaluación de las
operaciones ejecutadas por este tipo de entidades gestoras se ajusta al siguiente
protocolo procedimental:
37
1.- La Dirección General de Presupuestos y Financiación conjuntamente con la
Secretaría General correspondiente al confeccionar o modificar sus presupuestos
anuales, codifican las partidas presupuestarias tanto de ingresos como de gastos,
informando al Departamento de Fondos Europeos de aquellas partidas
relacionadas con fondos europeos.
2.- El departamento competente inicia el procedimiento de selección y aprobación
de las operaciones a cofinanciar.
El proceso de selección puede ser:
Mediante convocatoria pública a través de una orden de ayudas y
posteriores resoluciones.
En la convocatoria se especifica la tipología de actuaciones susceptibles de
ser cofinanciadas, el porcentaje de cofinanciación, beneficiarios
potenciales, requisitos, criterios de selección, plazo de ejecución, plazo de
justificación, tipología de gastos susceptibles de ser cofinanciados,….y
obligaciones de las partes.
Mediante convocatoria dirigida a todos los beneficiarios potenciales y
posteriores resoluciones.
Mediante acuerdo del Comité de Seguimiento y posteriores resoluciones y,
Mediante resoluciones cuando las operaciones a ejecutar son competencia
exclusiva del Govern y entran en sus planes de actuación.
3.- Cuando se requiera, la Dirección General de Economía y Estadísticas informará
sobre la elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje prioritario y categoría de
gasto en que se enmarca, así como el importe del gasto elegible subvencionable.
4.- A través de las Unidades de Gestión Económica, las Secretarías Generales de las
Consejerías ejecutoras de las actuaciones cofinanciadas asegurarán la realización
efectiva de la actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la documentación.
Asimismo, recabarán de los departamentos gestores de la Consejería la
información complementaria en orden a la evaluación exhaustiva de la actuación
(indicadores, información, publicidad) para su remisión a la Dirección General de
Economía y Estadísticas.
Las Unidades de Gestión Económica generan los documentos contables (reserva
de crédito, autorización del gasto, disposición del mismo y órdenes de pago) de
acuerdo con el proceso normal de ejecución y en base a los documentos
generados en cada fase de la misma. Éstos quedan anotados en el sistema
contable de la CAIB.
38
En concreto, las órdenes de pago se generan una vez acreditado el cumplimiento
físico y financiero del objeto del gasto (subvención), es decir, en base a
declaración del beneficiario de haber ejecutado el objeto de la subvención y de
las correspondientes facturas.
Las órdenes de pago una vez generadas son remitidas a la Intervención General o
a las Intervenciones Delegadas para su fiscalización y validación y trasladadas, si
procede, a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera para su pago
efectivo.
Cuando la Dirección General del Tesoro y Política Financiera de la CAIB ordena el
pago efectivo de las órdenes de pago validadas por la Intervención queda
registrada en el sistema contable de la CAIB la fecha del pago.
5.- La Dirección General de Economía y Estadísticas, a través del sistema de
contabilidad pública, lleva a cabo el seguimiento presupuestario de las
actuaciones cofinanciadas. El sistema de contabilidad administrativa pública
utilizado por el Govern de les Illes Balears permite conocer con detalle todas las
fases del gasto para cada actuación.
En este contexto, las Secretarias Generales afectadas remiten a la Dirección
General de Economía y Estadísticas la información requerida, en su caso.
6.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información a través de las Secretarías
Generales y/o mediante el sistema de contabilidad pública de las actuaciones y
pagos efectivos correspondientes para su contabilización de las relaciones de
operaciones en base a la cuales se generan los “Certificados de gastos y solicitud
de reembolso” a la Autoridad de Gestión mediante la aplicación informática
Fondos 2007.
La información así recibida es examinada y comprobada para su remisión a la
Unidad de Control y Verificación de la Dirección General de Economía y
Estadísticas para que ésta lleve a cabo y emita el correspondiente informe de
control y verificación. Una vez controlados y verificados administrativamente, y
financieramente y físicamente de conformidad la Unidad de Gestión procede a su
contabilización en la aplicación informática Fondos 2007 a efectos de generar la
correspondiente relación de operaciones que figura en el certificado de gastos y
solicitud de reembolso, que es validado vía electrónica por la Autoridad de
Gestión.
La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las
relaciones mencionadas a la Intervención General de la CAIB, a la DG de
Presupuestos de la CAIB y al órgano ejecutor correspondiente.
39
7.- Mediante el proceso de fiscalización, previa o a posteriori, la Intervención General
velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y
eficiencia en la ejecución de las actuaciones.
Cuando la unidad gestora coincide con el Organismo Intermedio, es decir, la
Dirección General de Economía y Estadísticas (Organismo Intermedio del tramo
regional), las operaciones son gestionadas por parte de la Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización. Si para la ejecución de estas actuaciones se
precisa realizar contratación pública, ésta se realiza a través de la Unidad de
Gestión Económica de la Vicepresidencia Económica, de Promoción y Empleo.
Como beneficiario de la actuación, la Unidad de Gestión se limita a realizar las
comprobaciones adecuadas, previamente a la autorización del pago, y su
adecuada inclusión como actuación cofinanciada con cargo al PO FEDER.
Posteriormente a la realización del pago, la Unidad de Control y Verificación,
realiza las verificaciones correspondientes utilizando las listas de comprobación
previas a la contabilización del gasto en la Aplicación Fondos 2007 (tarea
realizada por la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización).
40
Esquema 5. Circuito de gestión y control para departamentos del Govern de les Illes Balears (Grupo A)
DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTOS Y
FINANCIACIÓN
Con apoyo de las SGs y DGPF identifican las partidas
de ingresos y gastos
SECRETARIAS GENERALES y/o DIRECCIONES GENERALES
Con el apoyo y control de las UGE, se seleccionan y
aprueban las operaciones
U.G.E. Elabora
expedientes
Control gestión y
pagos
I.G.
1
Dirección
General del
Tesoro y Política
Financiera
Emite informe
elegibilidad 2 2
En caso de
disconformid
ad de la I.G.
DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS
Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación
Solicita y comprueba la información administrativa,
financiera y física.
Elabora la relación de operaciones incluidas en el
certificado de gasto y solicitud de reembolso (Fondos
2007)
INTERVENCIÓN
GENERAL
Comprueba la
ejecución
material de los
pagos y la
remite de nuevo
a la DGPF
En caso de conformidad remite relación de operaciones
AUTOR. DE
CERTIFIC. A.G. S.G. I.G. D.G.P y OEs
41
Tabla 7. Fases de selección, aprobación, gestión y control de las operaciones de las operaciones ejecutadas por los distintos Departamentos de las Secciones Presupuestarias que conforman el Govern
de les Illes Balears
Dirección General de Presupuestos y Financiación y Secretarías Generales
Codifican e identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos.
Informan de ello al Departamento de Fondos Europeos.
Secretarías Generales u otros departamentos competentes
Seleccionan y aprueban la operación
Formalizan el convenio o contrato.
Informan de ello a la Dirección General de Economía y Estadísticas
Dirección General de Economía y
Estadísticas
Informa de la elegibilidad de la actuación, especificando Eje y Categoría de
gasto de la operación, y el gasto elegible.
Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad.
Realiza el seguimiento de la ejecución de las actuaciones.
Recibe periódicamente de las Secretarías Generales información sobre la
ejecución de las actuaciones, que es examinada y comprobada
Realiza los controles de verificación administrativa, financiera y física de
las operaciones.
Verifica el cumplimiento de las normas sobre información, contratación y
publicidad.
Carga la aplicación informática Fondos 2007.
Confecciona las certificaciones de pagos y las remite a la Autoridad de
Gestión y Pagos, una vez diligenciadas por el Interventor General.
Remite copia de las certificaciones a la Dirección General de Presupuestos,
a la Intervención General y a los órganos ejecutores correspondientes.
Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la financiación de
las actuaciones e informa a la DG de Presupuestos y Financiación y a la
Dirección General del Tesoro y Política Financiera.
Secretarías Generales afectadas u otros departamentos competentes
Las Unidades de Gestión Económica montan los expedientes de ejecución.
Velan por el cumplimiento de las normas sobre información y contratación.
Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del gasto.
Realizan la comprobación de primer nivel según la normativa aplicable
Custodian la documentación.
Recogen información complementaria requerida por la Dirección General
de Economía y Estadísticas.
Intervención General
Fiscaliza el expediente de ejecución de la actuación.
Vela por los principios de legalidad, transparencia y eficiencia.
Certifica que los gastos certificados están contabilizados en base a
documentos fehacientes.
42
2. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por entes de derecho público y sociedades públicas del Govern
de les Illes Balears.
Estas entidades gestoras-ejecutoras, aunque de carácter público, están sometidas en
su funcionamiento al derecho privado. Presentan diferencias fundamentales con los
departamentos administrativos del apartado anterior. Su sistema contable no es
administrativo, sino de partida doble, y su fiscalización se hace a posteriori, a través
de auditorías externas.
El protocolo de actuación en cuanto a la selección, aprobación, control de la gestión,
seguimiento y evaluación de las operaciones ejecutadas por este tipo de entidades
gestoras-ejecutoras es el siguiente:
1.- La DG de Presupuestos y Financiación, la Secretaría General correspondiente y
la Gerencia de la entidad gestora confeccionan los presupuestos anuales de la
entidad.
2.- La Gerencia de la entidad gestora codifica las correspondientes partidas de
ingresos y gastos.
3.- La selección y aprobación de las actuaciones se realiza por la Gerencia de
conformidad con los planes de actuación de la entidad.
4.- La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la elegibilidad
de la actuación, explicitando el Eje y la Medida en que se enmarca así como el
gasto elegible.
5.- La Gerencia de la entidad gestora velará por el cumplimiento de los principios
de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones, así
como por el respeto a la normativa comunitaria.
La Gerencia de la entidad gestora asegurará la realización efectiva de la
actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la información. Asimismo, se
compromete a recabar la información complementaria en orden a la
evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores, información, publicidad) y
su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas.
La Gerencia, una vez examinadas, comprobadas y aprobadas las facturas
comprensivas de los gastos inherentes a la ejecución de los proyectos, las
remitirá al departamento contable financiero para su contabilización y pago
efectivo.
43
6.- La Dirección General de Economía y Estadísticas, conjuntamente con la
Gerencia de la entidad gestora, a través de su sistema de contabilidad, llevará
a cabo el seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas.
7.- La Gerencia de la entidad gestora certificará la cuantía de los gastos
comprometidos y el importe de los pagos para cada actuación.
Las Gerencias remitirán a la Dirección General de Economía y Estadísticas toda
la información requerida.
8.- La unidad de gestión, seguimiento y contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y
comprobada, procede a su remisión a la unidad de control y verificación para
que pueda elaborar y emitir el correspondiente informe de control y verificación
que remite a la unidad de gestión, seguimiento y contabilización para que esta
tome nota y en caso de ser favorable proceda a confeccionar la
correspondiente relación de operaciones a incluir en el “Certificado de gasto y
solicitud de reembolso” a través de la aplicación informática Fondos 2007, que
es validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión del EM.
9.- La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las
certificaciones a la Intervención General de la CAIB, a la Dirección General de
Presupuestos y Financiación y a la Unidad Gestora correspondiente.
10.- Mediante el proceso de fiscalización a posteriori, la Intervención General de la
CAIB velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y
eficiencia en la ejecución de las actuaciones.
44
Esquema 6. Circuito de gestión y control para entes de derecho público y sociedades públicas
del Govern de les Illes Balears (Grupo B)
GERENCIA
Identifica partidas
Vela por la gestión y control
Certifica la realidad de la ejecución y de los pagos
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
1
Emite informe
elegibilidad 2 2 En caso de
disconformidad
de la I.G.
DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS
Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación
Solicita y comprueba la información administrativa, financiera
y física.
Elabora la relación de operaciones incluidas en el certificado
de gasto y solicitud de reembolso (Fondos 2007),,
En caso de conformidad remite relación de operaciones
AUTORIDAD DE
CERTIFICACIÓN
A.G.
S.G.T.
GERENCIA
I.G.
45
Tabla 8. El papel de los distintos agentes en la gestión y control de las actuaciones realizadas por los Entes de Derecho Público y Sociedades Públicas
Gerencia y
Secretarías Generales afectadas
Identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos.
Informan de ello a la Dirección General de Economía y Estadísticas,
Formalizan el convenio o contrato.
La Gerencia, con el apoyo de la Unidad de Gestión Económica de la
Conselleria en la que está integrada, monta los expedientes de ejecución.
Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad.
Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del gasto.
Realizan la comprobación material de primer nivel según la normativa
aplicable
Custodia la documentación.
Recoge información complementaria requerida por la Dirección General de
Economía y Estadísticas.
Dirección General de Economía y
Estadísticas
Informa de la elegibilidad de la actuación, especificando Eje y Medida.
Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y publicidad.
Realiza el seguimiento presupuestario de la ejecución de las actuaciones
Periódicamente, recibe de las Gerencias, a través de las Secretarías
Generales, información sobre la ejecución de las actuaciones, que es
examinada y comprobada.
Realiza los controles de verificación administrativa, financiera y física de
las operaciones.
Verifica por el cumplimiento de las normas sobre información, contratación
y publicidad.
Carga la aplicación informática Fondos 2007.
Confecciona las certificaciones de pagos y las remite a la Autoridad de
Gestión y Pagos, una vez diligenciadas por la Gerencia.
Remite copia de las certificaciones a la Dirección general de Presupuestos
y Financiación, a la Intervención General y a las Unidades Gestoras
correspondientes.
Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la financiación de
las actuaciones e informa a la DG de Presupuestos y Financiación y a la
Dirección General del Tesoro y Política Financiera.
46
3. Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por las Administraciones Locales (Consejos Insulares y
Ayuntamientos).
La particularidad fundamental de este tipo de entidades gestoras es que siendo de
carácter público y sometidas a una contabilidad administrativa, su funcionamiento es
totalmente autónomo e independiente del Govern de les Illes Balears.
En los casos en que la ejecución se financie conjuntamente entre la Administración
Autonómica y la Corporación Local, se formaliza un convenio entre ambas partes,
cuyo objeto es la ejecución de la actuación, especificando:
Presupuesto.
Gasto elegible.
Aportación financiera de la administración local correspondiente.
Aportación financiera del Govern de les Illes Balears.
Aportación financiera de la Comisión Europea con cargo al FEDER.
Definición de las obligaciones referentes a la ejecución, información y control
de cada una de las partes.
Para agilizar el desarrollo del convenio, el Govern de les Illes Balears, podrá anticipar,
además de la propia, la aportación comunitaria, renunciando la Corporación Local
correspondiente a la percepción de los recursos comunitarios que pudieran
corresponderle. De esta forma se consigue agilizar la ejecución de las actuaciones,
disminuir el esfuerzo financiero por parte de la entidad local, y simplificar los trámites
administrativos que comportan los trasvases de recursos financieros entre las
distintas administraciones.
El plan de control de gestión, seguimiento y evaluación de las actuaciones ejecutadas
por este tipo de entidades gestoras se ajusta a las siguientes determinaciones:
Formalización de un acuerdo o convenio.
Identificación de las correspondientes partidas de ingresos y de gastos por
parte de la Corporación Local.
La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la
elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje y Medida en que se enmarca y
la cuantía del gasto elegible.
La Administración Local velará por el cumplimiento de los principios de
legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones así
como, en general, de la normativa autonómica, nacional y comunitaria.
La Administración Local asegurará la realización efectiva de la actuación, la
exactitud del gasto y la custodia de la documentación. Asimismo, se
compromete a recabar la información complementaria en orden a la
47
evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores. información, publicidad) y
su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas.
Conjuntamente con la Administración Local, la Dirección General de
Presupuestos y Financiación, a través del sistema de contabilidad, llevará a
cabo el seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas.
La Intervención de la Administración Local certificará la cuantía de los gastos
comprometidos y el importe efectivo de los pagos para cada actuación.
De forma periódica, normalmente cada tres meses, o a petición de la
Dirección General de Presupuestos y Financiación, las administraciones
locales remitirán a ésta toda la información requerida.
La Administración local remitirá la documentación señalada en el convenio
(justificación de la ejecución material y certificaciones de obras o facturas) a las
Secretarías Generales correspondientes que a su vez las remitirán a su Unidad de
Gestión Económica a efectos de proceder al reintegro estipulado en el convenio. Para
proceder a contabilizar la actuación a efectos de obtener la cofinanciación europea es
necesario que la Administración local haya realizado el pago efectivo y que la
comunidad autónoma haya realizado el pago efectivo de su aportación financiera.
A partir de este momento, la Unidad de Gestión, seguimiento y contabilización y la
Unidad de Control y Verificación proceden de la misma forma que en el caso de las
actuaciones efectuadas por la Administración de la CAIB.
La unidad de gestión, seguimiento y contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y comprobada,
procede a su remisión a la unidad de control y verificación para que pueda elaborar y
emitir el correspondiente informe de control y verificación que remite a la unidad de
gestión, seguimiento y contabilización para que esta tome nota y en caso de ser
favorable proceda a confeccionar la correspondiente relación de operaciones a incluir
en el “Certificado de gasto y solicitud de reembolso” a través de la aplicación
informática Fondos 2007, que es validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión
del EM.
La unidad de gestión, seguimiento y contabilización remite copia de todas las
certificaciones a la Intervención General de la CAIB, a la Dirección general de
Presupuestos y Financiación y al órgano ejecutor correspondiente.
48
Esquema 7. Circuito de gestión y control para por las Administraciones Locales (Consejos Insulares y Ayuntamientos. (Grupo C)
CONSEJERIAS Y ADMINISTRACIONES LOCALES
Formalizan un convenio
SECRETARIAS GENERALES o DIRECCIONES GENERALES
A través de las cuales remiten información a la D.G.P.F.
UNIDAD DE
GESTIÓN
ECONÓMICA
I.G.
D.G. TESORO Y
POLÍTICA
FINANCIERA
1
Emite informe
elegibilidad 2 2 En caso de
disconformidad
de la I.G.
DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS
Gestiona y/o hace el seguimiento de la operación
Solicita y comprueba la información administrativa,
financiera y física.
Emite relación de operaciones que figuran en el
“Certificado de gasto y solicitud de reembolso”
(Fondos 2007) l
INTERVENCIÓN
GENERAL
Comprueba la
ejecución
material de los
pagos y la remite
de nuevo a la
DGPF
En caso de conformidad remite relación de operaciones que
figuran en el “Certificado de gasto y solicitud de reembolso”
AUTORIDAD DE
CERTIFICACIÓN
A.G.
A.A.L.L.
I.G.
49
50
Tabla 9. Tareas correspondientes a las distintas administraciones en las actuaciones ejecutadas por los Consejos Insulares y Ayuntamientos
Secretarías Generales Técnicas
afectadas
Identifican las correspondientes partidas de gastos e ingresos.
Formalizan el convenio e informan a la Dirección General de
Economía y Estadísticas.
Dirección General de Economía y
Estadísticas
Informa de la elegibilidad de las actuaciones, especificando Eje y
Medida.
Vela por el cumplimiento de las normas sobre información y
publicidad.
Realiza el seguimiento presupuestario de la ejecución de las
actuaciones.
Recibe periódicamente de las Administraciones Locales, a través de
las Secretarías Generales Técnica afectadas, información sobre la
ejecución de las actuaciones, que es examinada y comprobada.
Carga la aplicación informática Fondos 2007.
Confecciona las certificaciones de pagos, informando de ellas a la
Dirección General de Presupuestos y Financiación y a la
Intervención General.
Remite las certificaciones de pagos a la Autoridad de Gestión y
Pagos, una vez diligenciadas por el Secretario-Interventor.
Controla los reembolsos de la aportación comunitaria a la
financiación de las actuaciones e informa a la Dirección General del
Tesoro y Política Financiera.
Administración Local
Velan por el cumplimiento de las normas sobre información y
publicidad.
Certifican la realización efectiva de la actuación y la exactitud del
gasto.
Realizan la comprobación de primer nivel según normativa
aplicable.
Custodian la documentación.
Recogen información complementaria requerida por la Dirección
General de Economía y Estadísticas.
Cumplimentan la Base de Datos.
Intervención General de la
Administración Local
Vela por el cumplimiento de los principios de legalidad,
transparencia y eficiencia.
Intervención General de la Comunidad
Autónoma de les Illes Balears
Audita a posteriori el expediente de ejecución de la actuación si es
objeto de selección en los controles.
Verificar el cumplimiento de los principios de legalidad,
transparencia y eficiencia
51
4.2. Procedimiento de Selección y Aprobación de Operaciones
La finalidad última de este procedimiento es definir el conjunto de tareas necesarias
que deben efectuarse para el inicio de la ejecución de las operaciones susceptibles
de recibir una ayuda del FEDER a través del PO regional.
En este sentido, un elemento previo que señala la normativa comunitaria es informar
de las posibilidades de financiación que ofrece el FEDER. Esto implica “la obligación
de hacer públicos los pasos que ha de seguir un beneficiario potencial para presentar
una solicitud de financiación, así como los criterios de selección que se van a aplicar”
(artículo 5 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006).
En el Programa Operativo Competitividad Regional y Empleo de Baleares tramo
regional existen básicamente dos tipos de unidades gestoras: Administración de la
CAIB y las Empresas Públicas de la CAIB.
Las unidades gestoras de la CAIB, básicamente Direcciones Generales, son las
responsables, en su caso, de la confección de las órdenes de ayudas
correspondientes, selección de operaciones de conformidad con los criterios elegidos
y que deben estar comprendidos entre los criterios de selección aprobados por el
Comité de Seguimiento del Programa Operativo.
En el caso de que las unidades colaboradoras sean empresas públicas del Govern de
les Illes Balears las actuaciones a realizar deben cumplir con los criterios de selección
aprobados por el Comité de Seguimiento, si bien, no hace falta selección de las
mismas dado que figuran en el plan de actuación de la misma.
La selección de las operaciones a cofinanciar por el FEDER corresponde a la
Autoridad de Gestión, quien ha delegado tal responsabilidad en la Dirección General
de Economía y Estadísticas, como Organismo Intermedio del PO.
Así, las fases en las que se articula este procedimiento son las cuatro siguientes:
Información a los beneficiarios potenciales en relación con los requisitos
exigidos a las operaciones a cofinanciar.
Una vez la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización ha resuelto que la
operación en cuestión será cofinanciada por el PO FEDER de las Illes Balears,
corresponde a las Unidades Gestoras puesta en marcha de la misma (órdenes
de ayuda, procedimientos de contratación, etc).
Los beneficiarios o, en su caso, destinatarios últimos presentará a las
Unidades Gestoras la solicitud o propuesta correspondiente y corresponderá a
ésta la selección inicial.
Posteriormente, esta selección inicial es comunicada a la Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización que valida y contabiliza las operaciones
seleccionadas.
52
4.2.1. Información a los beneficiarios potenciales.
Estas operaciones habrán de acogerse a los criterios de selección y la normativa
comunitaria aprobados a tales efectos:
El artículo 65 del Reglamento (CE) 1083/2006 establece que el Comité de
Seguimiento del Programa Operativo “estudiará y aprobará los criterios de
selección de las operaciones objeto de financiación en un plazo de seis meses
a partir de la aprobación del programa operativo y aprobará toda revisión de
dichos criterios atendiendo a las necesidades de programación”.
De acuerdo con las disposiciones reglamentarias, las operaciones habrán de
ser seleccionadas conforme a criterios que permitan alcanzar los objetivos del
eje prioritario en el que se encuadren.
Así mismo, todas las operaciones deben cumplir con lo establecido en los
reglamentos comunitarios de aplicacións.
En este marco, el primer paso es la aprobación de los criterios de selección de las
operaciones objeto de financiación por parte del Comité de Seguimiento del PO.
Se informará a los beneficiarios potenciales de las condiciones establecidas para el
acceso a la cofinanciación a través del PO FEDER de las Illes Balears, 2007-2013.
4.2.2. Evaluación de las solicitudes.
Una vez la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización comunica a la Dirección
General de Presupuestos y Financiación así como a la propia Unidad Gestora la
inclusión de la operación en el Programa Operativo, ésta se encargará de iniciar la
operación (procedimiento de subvención, contratación, convenio, etc).
4.2.3. Aprobación de las operaciones seleccionadas.
Los beneficiarios potenciales o, en su caso, destinatarios últimos proceden a la
presentación de la correspondiente solicitud u oferta. Ésta será valorada por la
Unidad Gestora que es la responsable de realizar una propuesta inicial de cuáles de
las solicitudes o propuestas han de ser objeto de cofinanciación.
4.2.4. Validación y contabilización.
El Organismo Intermedio (Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización), a la luz
de la propuesta remitida por la Unidad Gestora, revisará la adecuación de la
solicitud/propuesta del beneficiario o destinatario último y procederá a su validación
y contabilización.
El paso siguiente es la comunicación a la Unidad Gestora de la decisión adaptada, y
será ésta la encargada de comunicar al destinatario de los fondos la resolución final.
53
4.3. Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y
normas medioambientales.
De acuerdo con lo establecido en el Reglamento (CE) nº 1828/2006 quedará
certificado que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias
aplicables en la materia y ha servido para financiar operaciones seleccionadas a tal
fin, de conformidad con los criterios aplicables al Programa Operativo y en
cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias, en concreto en lo que
se refiere a las normas sobre contratación pública y ayudas estatales.
Así, en las auditorías de los sistemas deberá hacerse la correspondiente indicación
de toda cuestión horizontal que han de abarcar las auditorías de los sistemas, tales
como la contratación pública, las ayudas estatales, los requisitos medioambientales
o la igualdad de oportunidades.
Además, en las tablas que a continuación se relacionan, se describen los
procedimientos de tramitación de las solicitudes de reembolso y de pago a los
beneficiarios.
4.3.1. Contratación Pública.
La adjudicación de un contrato público debe ajustarse en todo momento con lo
establecido en la normativa comunitaria aplicable en materia de contratación pública
(Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo, sobre
coordinación de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos de obras,
suministros y de servicios (DOCE L 134 de 30.04.2004), así como en la legislación
nacional (Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público- BOE nº
261 de 31 de octubre de 2007) y regional vigente al respecto. La Dirección General
de Economía y Estadísticas de la Vicepresidencia Económica, de Promoción
Empresarial y de Empleo, en tanto Organismo Intermedio, y de acuerdo con la
delegación de funciones previamente recogida, tiene la responsabilidad de asegurar
que todo proceso de contratación ha sido conforme. Para ello realizará un control
sobre toda la documentación (pliegos de condiciones, criterios de adjudicación,
publicaciones, etc.).
(a) Normativa vigente.
Directiva 89/665/CEE del Consejo de 21 de diciembre de 1989 relativa a la
coordinación de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas
referentes a la aplicación de los procedimientos de recursos en materia de
adjudicación de los contratos públicos de suministros y obras.
54
Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 31 de marzo
de 2004 sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación y de los
contratos públicos de obras, de suministro y de servicios.
Directiva 2005/75/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 16 de
noviembre de 2005 que corrige la Directiva 2004/18/CE sobre coordinación
de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de
suministro y de servicios.
Directiva 2005/51/CE de la Comisión de 7 de septiembre de 2005 por la que
se modifican el anexo XX de la Directiva 2004/17/CE del Parlamento Europeo
y del Consejo y el anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento
Europeo y del Consejo sobre contratación pública.
Comunicación C (88) 2510 de la Comisión, a los Estados miembros sobre el
control del cumplimiento de las normas sobre contratos públicos en los
proyectos y programas financiados por los fondos estructurales e instrumentos
financieros.
Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y
modificaciones.
Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el
Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas
(Boletín Oficial del Estado, 26 de Octubre 2001, núm. 257).
(b) Descripción del procedimiento de contratación.
El esquema general para la preparación y adjudicación de los contratos queda
recogido en la tabla y el flujagrama siguientes. No obstante, y de acuerdo con lo
establecido en el artículo 95 de la Ley 30/2007, en los denominados contratos 2F
2
menores la tramitación del expediente sólo exigirá la aprobación del gasto y la
incorporación al mismo de la factura correspondiente y podrán adjudicarse
directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la
habilitación profesional necesaria para realizar la prestación.
2 A estos efectos, se consideran contratos menores aquellos contratos de importe inferior a 50.000
euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 18.000 euros, cuando se trate de otros contratos.
55
Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
DOCUMENTACIÓN PREPARATORIA
El procedimiento se inicia con la justificación de la necesidad de la firma de un contrato para la realización de la actividad por parte del Organismo Intermedio OI), de forma particular cuando concurra la circunstancia de colaboración entre el sector público y el sector privado
(artículo 118 de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público), de la que quedará constancia en el informe correspondiente. La tipología de contratos previstos en la Ley se concreta en: contratos de obras, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos,
suministro, servicios y de colaboración entre el sector público y el sector privado que celebren los entes, organismos y entidades pertenecientes al sector público se calificarán de acuerdo con las normas contenidas en la presente sección.
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
TRAMITACIÓN Y
APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN
El expediente, además de incluir la documentación preparatoria, requerirá de:
La preparación y aprobación de pliegos de cláusulas administrativas (podrá recoger la consideración de mejoras o variaciones como criterios de valoración adicionales al precio).
La preparación y aprobación de pliegos de cláusulas técnicas. El establecimiento del plazo de duración del contrato y, cuando este prevista, su posible prórroga y alcance.
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
Incorporación del certificado de existencia de crédito o documento que legalmente le sustituya, y la fiscalización previa de la intervención, en su caso, de acuerdo con lo establecido en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
Justificación de la elección del procedimiento y de los criterios que se tendrán en consideración para adjudicar el contrato. Los procedimientos que se pueden seguir para la adjudicación de los contratos, de acuerdo con lo recogido en la Ley 30/2007 de 30 de octubre,
de Contratos del Sector Público, son de tres tipos: Procedimiento abierto: En el procedimiento abierto todo empresario interesado podrá presentar una proposición, quedando excluida
toda negociación de los términos del contrato con los licitadores (artículo 141 de la Ley 30/2007). Procedimiento restringido: En el procedimiento restringido sólo podrán presentar proposiciones aquellos empresarios que, a su
solicitud y en atención a su solvencia, sean seleccionados por el órgano de contratación. En este procedimiento estará prohibida toda negociación de los términos del contrato con los solicitantes o candidatos (artículo 146 de la Ley 30/2007).
Procedimiento negociado: En el procedimiento negociado la adjudicación recaerá en el licitador justificadamente elegido por el órgano de contratación, tras efectuar consultas con diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato con uno o varios de ellos
(artículo 153 de la Ley 30/2007).
En los supuestos de necesidad inaplazable o interés público se podrá recurrir a la tramitación urgente del expediente (en los términos recogidos en el artículo 96 de la Ley 30/2007) o, en su caso, a la tramitación de emergencia (artículo 97 de la Ley 30/2007).
El Servicio Jurídico de la Consejería correspondiente procederá al análisis del borrador del expediente de modo que si se adecua a la legislación vigente procederá a su aprobación en tanto si no lo hace lo rechazará iniciándose de nuevo el procedimiento.
SERVICIO JURÍDICO
ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS
En este marco, podrán contratar con el sector público las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, que tengan plena capacidad de
obrar, no estén incursas en una prohibición de contratar, y acrediten su solvencia económica, financiera y técnica o profesional, en los términos establecidos en los pliegos y de acuerdo con la normativa vigente.
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
Los contratos deberán regirse por los principios de igualdad y transparencia, así como por las condiciones de confidencialidad recogidas en el artículo 124 de la Ley 30/2007.
56
Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
Anuncio previo (en función del tipo de contrato del que se trata se realizará un anuncio en el DOCE, el BOE y/o los diarios oficiales autonómicos;
se abre, asimismo, la posibilidad de publicar el perfil del contratante del órgano de contratación –artículo 42 de la Ley 30/2007–).
Presentación de las solicitudes.
Las propuestas presentadas por los beneficiarios, secretas hasta el momento de la licitación, deberán ajustarse en forma y contenido a
lo establecido por la normativa aplicable y por los pliegos de cláusulas administrativas y técnicas, reflejando de forma explícita el importe correspondiente al Impuesto sobre el Valor Añadido.
Las ofertas deben incluir todos los elementos requeridos y necesarios para la realización del proyecto. Junto a la propuesta habrá de adjuntarse la documentación solicitada en las cláusulas administrativas, siendo de obligada
presentación los documentos siguientes: 1. Acreditación de la personalidad jurídica del empresario y, en su caso, su representación.
2. Acreditación de la clasificación de la empresa, en su caso, o justificación de los requisitos de su solvencia económica, financiera y técnica o profesional.
3. Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar. 4. Declaración sometimiento a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de cualquier orden en el caso de empresas
extranjeras. 5. Acreditación de la solvencia económica y financiera, así como de la solvencia técnica y profesional. En ambos casos, habrán de
especificarse los requisitos mínimos y la documentación necesaria en el anuncio de licitación y el pliego del contrato, de acuerdo con los medios de acreditación establecidos en el artículo 64 y 67, respectivamente.
Cada licitador podrá presentar una única proposición. El órgano colaborador o contratante, podrá solicitar precisiones o aclaraciones sobre las ofertas presentadas, ajustes en las mismas o
información complementaria relativa a ellas. El ORGANISMO INTERMEDIO/ órgano de contratación podrá exigir a los licitadores la constitución de una garantía provisional que
responda del mantenimiento de sus ofertas hasta el momento de la adjudicación provisional del contrato (artículo 91 de la Ley 30/2007), y que nunca superará el 3% del presupuesto de licitación. La cuantía y el régimen devolución de dicha garantía quedará
especificado en las cláusulas administrativas.
LICITANTES /
BENEFICIARIOS POTENCIALES
Selección del adjuditario.
Los criterios de valoración que servirán de base para la selección del adjudicatario serán determinados por el órgano de contratación u
órgano colaborador, quedando detallados en el anuncio o en los pliegos de cláusulas administrativas particulares, junto con la ponderación correspondiente a cada uno de ellos.
ORGANISMO
INTERMEDIO/ ÓRGANO DE
CONTRATACIÓN
Se tratará de dar prioridad a los criterios cuantificables a través de fórmulas matemáticas, de hecho cuando sólo se utiliza un criterio éste debe ser el del precio más bajo. No obstante, en el caso de incluir algunos que requieran una interpretación subjetiva, si éstos
representan un peso superior a los cuantificables se procederá a la constitución de un comité de expertos externos que valorará las propuestas.
ADJUDICATARIO
PROVISIONAL
57
Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
Las propuestas recibidas serán clasificadas en orden decreciente de acuerdo a la valoración derivada de tales criterios. A resultas de tal clasificación, se determinará adjudicatario provisional a aquél que proponga la oferta más ventajosa.
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
Comunicación de la resolución provisional.
La adjudicación provisional se acordará por el órgano de contratación u ORGANISMO INTERMEDIOen resolución motivada en la que se determinarán las causas que justifican dicha selección y las que justifican la no selección del resto de los licitadores, que deberá
notificarse a los candidatos o licitadores y publicarse en un diario oficial o en el perfil de contratante del órgano de contratación (artículo 135 de la Ley 30/2007).
El adjudicatario provisional deberá constituir a disposición del órgano de contratación una garantía de un 5 por ciento del importe de adjudicación, excluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (artículo 83 de la Ley 30/2007). Las fórmulas a través de las cuales se
podrán prestar estas garantías son: en efectivo o en valores de deuda pública; mediante aval o mediante contrato de seguro de caución, y en determinadas situaciones a través de la retención en el precio, en todo caso en los términos recogidos en el artículo 84
de la Ley 30/2007. Adicionalmente, el adjudicatario entregará, en un plazo máximo de 15 días (a contar desde la publicación de la resolución en el
correspondiente boletín oficial o en el perfil del contratante), la documentación justificativa de hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social y cualesquiera otros documentos acreditativos de su aptitud para contratar o
de la efectiva disposición de los medios que se hubiesen comprometido a dedicar o adscribir a la ejecución del contrato.
Transcurridos 10 días desde el cumplimiento del plazo para la entrega de la documentación referida, la resolución se devendrá definitiva (nunca podrá ser antes de pasados 15 días desde la publicación en el correspondiente diario oficial o en el perfil del
contratante).
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN +
ADJUDICATARIO
/BENEFIARIO
Comunicación de la adjudicación definitiva.
La adjudicación provisional devendrá en definitiva transcurrido un plazo no inferior a 15 días hábiles desde el momento de la
publicación en el diario oficial o en el perfil de contratante del Organismo colaborador. Durante este plazo, el adjudicatario provisional deberá aportar la información requerida que garantice su capacidad para contratar con
la Administración Pública, y de forma particular aquellos documentos que garanticen que la entidad está al día en sus obligaciones fiscales y pagos a la Seguridad Social. Transcurrido el plazo establecido para la presentación de la documentación, se iniciará la
computación de los 10 días hábiles que constituyen en plazo mínimo para la elevación a definitiva de la adjudicación. En el supuesto de que el adjudicatario provisional no de cumplimiento a dicho requisito, el órgano contratante podrá nombrar como
nuevo adjudicatario provisional al licitador que haya presentado la siguiente oferta en la clasificación realizada.
OI/ ÓRGANO DE CONTRATACIÓN
FORMALIZACIÓN
DE LOS CONTRATOS
En el transcurso de diez días desde la comunicación oficial de la resolución definitiva deberá procederse a la firma del documento administrativo
para la formalización del contrato.
OI/ ÓRGANO DE
CONTRATACIÓN +BENEFICIARIO
58
Tabla 10.Descripción del procedimiento de contratación.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS
El contrato se entenderá cumplido por el contratista cuando éste haya realizado, de acuerdo con los términos del mismo y a satisfacción de la Administración, la totalidad de la prestación u objeto establecido en los pliegos (artículo 205 de la Ley 30/2007).
En caso de incumplimiento del contrato o de ejecución defectuosa el ORGANISMO INTERMEDIOpodrá proceder a penalizar al contratista, no pudiendo superar la penalización el 10% del presupuesto del contrato (artículo 196 de la Ley 30/2007).
Asimismo, cuando se produce una demora en la entrega de los trabajos parciales o totales el Organismo contratante podrá proceder al establecimiento de una penalización o, incluso, a la derogación del contrato cuando se den las condiciones recogidas en el artículo 196
de la Ley 30/2006. Bajo tales circunstancias, o cuando acontezcan cualquier otra causa que sea motivo de resolución del contrato (artículo 206 de la Ley
30/2007) se iniciará un procedimiento de derogación del contrato, cuyos efectos serían: o La incautación de la garantía provisional cuando no llega a firmarse el contrato por causa del contratista (artículo 140.3).
o El acuerdo de ambas partes supondría los efectos pactados por las mismas.
o En el caso de que la culpabilidad por el incumplimiento del contrato corresponde a alguna de las partes, ésta procederá a la indemnización a la otra parte por los daños y perjuicios ocasionados.
ADJUDICATARIO
+ OI/ ÓRGANO DE
CONTRATACIÓN
MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS
La posibilidad de modificación del contrato, así como las condiciones de la misma deberán quedar recogidas tanto en los pliegos como en el propio documento del contrato (artículo 202 de la Ley 30/2007).
El ORGANISMO INTERMEDIOpodrá introducir modificaciones en el contrato sólo en el caso de que existan motivaciones de interés público o para atender a causas imprevistas, justificando debidamente su necesidad en el expediente. No podrán, sin embargo,
considerarse como modificaciones las ampliaciones del objeto de contrato que no puedan integrarse en el proyecto inicial, que supongan una prestación susceptible de aprovechamiento independiente o dirigidas a satisfacer necesidades nuevas. En tales casos
procederá la realización de una nueva contratación. El procedimiento de modificación se inicia con la elaboración de una propuesta que debe contar con el visto bueno de los Servicios
Jurídicos (Informe favorable del Servicio Jurídico) y la intervención (Informe de fiscalización), para posteriormente pasar a ser aprobada por ambas partes. En esta fase de aprobación habrá de contemplarse, asimismo, la aprobación del gasto por parte del órgano
contratante.
OI/ ÓRGANO DE
CONTRATACIÓN +
ADJUDICATARIO
PAGO DE LOS CONTRATOS
El pago del precio del contrato podrá hacerse de manera total o parcial, mediante abonos a cuenta o mediante pago en cada uno de los
vencimientos parciales que se hubiesen establecidos en la redacción del contrato. Asimismo, el contratista podrá percibir abonos a cuenta que cubran el importe de las operaciones preparatorias cuando así se haya hecho explícito en los pliegos correspondientes.
El ORGANISMO INTERMEDIO u órgano contratante adquiere, con la firma del contrato, la obligación de abonar el precio en los sesenta días siguientes a la fecha de expedición de los correspondientes documentos que acrediten la realización total o parcial del contrato. Si
bien, las Comunidades Autónomas cuentan con la potestad de reducir la duración de este plazo.
En caso de demora el órgano contratado deberá abonar al contratista los intereses de demora y la indemnización correspondientes (en función de los establecido en la Ley 3/2004).
59
La adjudicación de un contrato de obras (definido en los artículos 5 y 6 de la Ley
30/2007) requerirá la previa elaboración, supervisión en su caso, aprobación y
replanteo del correspondiente proyecto, que definirá con precisión el objeto del
contrato (artículo 105 de la Ley 30/2007).
En este marco, el Órgano de Contratación se ocupa de la elaboración de un Proyecto
de Obras en los términos establecidos en los artículos 105-108 de la Ley 30/2007 a
través del cual se definirá el objeto del contrato. El Organismo contratante será a
estos efectos el encargado de realizar las actuaciones preparatorias del contrato de
concesión de obra pública en los términos recogidos en los artículos 112-115 de la
Ley 30/2007.
Cuando el importe del proyecto supere los 350.000 euros habrá de solicita a la
Oficina de Supervisión de Proyectos un informe que examine el mismo con el objeto
de verificar la consideración de las disposiciones generales legales o reglamentario
así como la normativa técnica que resulten de aplicación para cada tipo de proyecto
(artículo 109 de la Ley 30/2007).
En el supuesto de que el informe sea negativo se procederá a la subsanación de las
potenciales si fuese posible para reiniciar el procedimiento. Por su parte, si éste
resulta favorable se procederá a la remisión al órgano de contratación para su
aprobación.
A partir de este momento, la ejecución se inicia con el acta de aprobación del
replanteo (artículos 110 y 212 de la Ley 30/2007). Ésta recogerá la comprobación de
la realidad de la obra así como la disponibilidad de los terrenos, quedando la misma
sujeta a las pautas establecidas en el Capítulo I del Título II del Libro IV de la Ley de
Contratos.
60
Esquema 8. Procedimiento de contratación.
SÍ
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NO
Documentación preparatoria
Tramitación del expediente de
contratación
Aprobación del expediente de
contratación
Resolución motivada y
aprobación del gasto
ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOSADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS
Anuncio previo
Licitación Recepción de solicitudes
Valoración de la solicitudes
(criterios de selección)
Clasificación decreciente de las
ofertas
Adjudicación provisional
(resolución motivada)
Comunicación a licitadores y
publicación en diario oficial o
perfil contratante.
Presentación documentación que justifica el
estar al corriente el obligaciones tributarias,
con la SS y otra.
NO
Adjudicación definitiva
SÍ
Comunicación a licitadores y
publicación en diario oficial o
perfil contratante.
Solicitud de información de
motivos de rechazo por parte de
los licitadores
15 días
10 días
Formalización del contrato
15 días10 días
Finalización del contrato
Cumplimiento Resolución
SÍ
NO
61
Las normas de publicidad e información establecidas en la reglamentación exigen
hacer públicas las referencias de los contratos anunciados en el Diario Oficial de la
Unión Europea, especificando su fecha y referencia.
Para aquellos casos en los que el organismo firmante del contrato no estuviese
sujeto a la normativa sobre contratación pública española, habrá de garantizar los
principios de publicidad, transparencia y libre concurrencia de las ofertas, de modo
que el procedimiento se ajuste en su totalidad los requisitos establecidos por la
misma, al tiempo que se incide en la maximización de la eficacia del proceso.
4.3.2. Ayudas de Estado.
La ayuda de Estado puede definirse como toda aportación gratuita de fondos
públicos, en forma de subvenciones, préstamos u otros, realizada a favor de personas
o entidades públicas o privadas, para fomentar una actividad de utilidad o de interés
social o para promover la consecución de un fin público.
En cuanto a las órdenes de ayuda, aplican las políticas fundamentalmente dirigidas
al fortalecimiento y modernización del tejido productivo regional y a una equilibrada
distribución de la actividad económica en el territorio.
Estas órdenes desarrollan la normativa nacional y regional (ver 117HTabla 7) por la que se
establece el marco normativo de las ayudas a los sectores comercial, industrial y de
servicios a las Islas Baleares, de una parte, y al desarrollo de la I+D+i de la región, de
la otra. Las órdenes de ayuda correspondientes al período 2007-2013 tendrán en
cuenta lo establecido en el Reglamento (CE) nº 1998/2006 relativo a la aplicación de
los artículos 87 y 88 del Tratado a las ayudas de minimis, y el Reglamento (CE) nº
1857/2006 de la Comisión sobre la aplicación de los artículos 87 y 88 del Tratado a
las ayudas estatales para las pequeñas y medianas empresas dedicadas a la
producción de productos agrícolas y por el que se modifica el Reglamento (CE)
nº70/2001.
El procedimiento de la concesión de tales ayudas en el marco del PO FEDER de les
Illes Balears, 2007-2013 se estructura en las fases estructuradas en la tabla y el
flujogramas siguientes.
62
Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
ESTABLECIMIENTO
DE BASES
Definición de las bases reguladoras a través de la orden del Consejero correspondiente, cuyo contenido mínimo queda recogido en el artículo 13 del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones.
El servicio jurídico deberá, tras la correspondiente revisión de las bases reguladoras, emitir una validación de las mismas. Asimismo, la Intervención General de las Illes Balears fiscalizará las mismas.
Una vez aprobadas, serán publicadas en los diarios oficiales correspondientes (BOIB)
OI/gestor
INSTRUCCIÓN
Acto de convocatoria:
El organismo instructor, de acuerdo a las bases reguladoras, es el encargado de redactar la convocatoria que será remitida a la
Asesoría Lingüística de la Consejería correspondiente para su adecuación con el lenguaje administrativo y su traducción, también, al castellano. El contenido mínimo del acto de la convocatoria queda recogido en el artículo 15.2 del Decreto Legislativo 2/2005, de 28
de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones. El Servicio Jurídico correspondiente deberá emitir un informe de adecuación de la convocatoria a la normativa vigente.
Será preceptivo el correspondiente informe previo de la Dirección General competente en materia de presupuestos. La documentación es remitida a la Unidad de Gestión Económica (UGE) de la Consejería para su comprobación y generación del
documento contable propio. La convocatoria deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Islas Baleares (BOIB), una vez aprobada por el Organismo intermedio.
OI/gestor
Presentación de solicitudes.
Las solicitudes de participación deberán ajustarse en forma y contenido a lo establecido en las bases reguladoras, e ir acompañadas de la documentación solicitada.
Se presentarán en el Registro General de la Consejería correspondiente o en otros lugares contemplados en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las AA.PP. y del Procedimiento Administrativo Común.
Beneficiarios
potenciales
Pre-evaluación de las solicitudes.
Determinación de los participantes admitidos en la convocatoria, tras la revisión inicial de las solicitudes que determine su evaluavilidad, asignando a cada una de ellas un número de expediente, así como un número de código a cada una de las acciones
contenidas en la misma. En el supuesto de que la documentación inicialmente presentada esté incompleta se procederá al requerimiento de la corrección de los fallos, de modo que en la medida en que éstos sean subsanados se dará continuidad al
procedimiento. Resolución de dudas en relación con las bases reguladoras y en caso de que la documentación presentada resulte inexacta o
incompleta, solicitud de la subsanación correspondiente. Solicitud de informes necesarios para la realización de la propuesta de resolución.
OI/gestor
Selección de los beneficiarios a través de la evaluación de las solicitudes presentadas. El procedimiento más habitual en este caso es el régimen
de concurrencia competitiva, ajustándose a los principios de publicidad, transparencia, objetividad, igualdad y no discriminación, contenidos en
OI/gestor +
Comisión
63
Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
el artículo 8 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En el caso de concursos cuando los fondos públicos asciendan a importes superiores a 50.000 euros o el importe individual percibido por los beneficiarios sea superior a los 7.000 euros se constituirá una
comisión evaluadora preceptivamente. Ésta estará integrada por un presidente, un secretario y un número de vocales no inferior a tres. Sus funciones se concretan en el análisis de los proyectos presentados, la comprobación de la documentación recibida y la elaboración
de un Informe de Propuesta de Adjudicación.
La selección deberá realizarse en el marco definido por los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento el FECHA DE APROBACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN.
evaluadora
Propuesta de resolución.
Concluida su labor, la Comisión de evaluación elaborará un informe que remitirá a la DG que actúa como órgano instructor (Organismo
intermedio). Tras la recepción de dicho informe, y a la vista de los expedientes, la Organismo intermedio formulará una propuesta de
resolución provisional debidamente motivada, que se notificará a los interesados para que, en el plazo establecido en las bases reguladoras, formulen las alegaciones que estimen convenientes.
Examinadas las alegaciones realizadas por los interesados, en su caso, o transcurrido dicho plazo sin que lo hayan hecho, el Organismo intermedio formulará propuesta de resolución definitiva que recogerá el listado de beneficiarios, la cuantía de la ayuda concedida, el
resultado de la evaluación y los criterios de valoración seguidos para efectuarla; así como la sugerencia para la formalización de la contratación correspondiente. Por otro lado, se incluye también el listado de las solicitudes que no han resultado beneficiarias con las
correspondientes motivaciones. Esta propuesta de resolución se notificará a los beneficiarios propuestos. Los interesados deberán acreditar, previo requerimiento del órgano instructor antes de dictar la propuesta de resolución definitiva,
estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, en el plazo establecido en las bases reguladoras.
La resolución formal adoptará la forma de orden emitida por la Consejería competente y deberá especificar las entidades seleccionadas y las no seleccionadas.
OI/gestor
RESOLUCIÓN Y
NOTIFICACIÓN
Procedimiento de concesión de subvenciones.
La concesión debe ser motivada y ha de recoger específica y definitivamente la cuantía individual de las concesiones realizadas. Una vez aprobada la concesión, deberá realizarse la correspondiente notificación al beneficiario y publicar el listado de beneficiarios de
acuerdo a la normativa aplicable (Reglamento (CE) nº 1828/2006) y el Plan de Publicidad del PO FEDER de las Illes Balears, 2007-2013.
El Organismo intermedio en relación con la UGE (encargada del sistema contable) asignará a los beneficiarios la correspondiente partida presupuestaria contable (para la que previamente se habrá realizado una reserva). A continuación se remitirá a los
beneficiarios los códigos identificativos para que queden recogidos en toda la documentación, así como en sus sistemas contables.
OI/gestor
PAGO
Justificación del cumplimiento de la finalidad de la subvención y de la aplicación de los fondos percibidos.
El pago de la subvención estará supeditado a la presentación de la documentación exigida en las bases reguladoras para la
justificación de la finalidad de la subvención y la aplicación de los fondos percibidos, dando cumplimiento en cualquier caso a lo exigido
Beneficiarios
64
Tabla 61.Descripción del procedimiento de subvención.
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
en la normativa comunitaria (artículo 78.1. del Reglamento (CE) nº 1083/2006). Justificación que podrá ser tanto de índole económica como técnica (información gráfica, certificación de realización de actividades, etc.).
Se procederá a la revisión de toda la documentación presentada por el beneficiario y, cuando proceda, a la inspección física, emitiendo el correspondiente informe en el que se determine el grado de cumplimiento de las condiciones establecidas en la resolución, y la
conformidad con el proyecto.
En este contexto, los costes indirectos de una operación declarados globalmente, hasta un máximo del 20 % de los costes directos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11.3.b del Reglamento (CE) nº 1081/2006, y tal y como queda recogido en la Norma sobre
Gastos Subvencionables por el FEDER en el Período de Programación 2007-2013 (artículo6.3.b). En caso de que no se realice en modo y tiempo la justificación se podrán dar varias situaciones:
Justificación parcial: La inversión subvencionable se ha justificado en su totalidad. En este caso se procederá al abono parcial de la subvención, de forma proporcional a los justificantes aportados.
Incumplimiento total de los requisitos de información: En tal caso se procederá a la revocación de la subvención si, transcurrido el
plazo de presentación y tras el requerimiento correspondiente, no se hubiese subsanado la ausencia de la documentación.
Los justificantes presentados no corresponden con la inversión subvencionable.
Abono del importe de las subvenciones.
El procedimiento de pago se ajustará a las pautas establecidas en el Reglamento (CE) nº 1083/2006.
Una vez constatada la validez de su documentación justificativa, se procederá al pago o se solicitará el reintegro de las ayudas, según corresponda.
En el caso de que se hayan solicitado anticipos (tal y como establece el artículo 37.2. del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones, y de acuerdo con las bases reguladoras de la
convocatoria y la reglamentación vigente), éstos serán gestionados por la DGPAEF.
OI/gestor
Reintegro de pagos indebidos.
Si se hubiesen concedido anticipos y, debido al incumplimiento de las condiciones establecidas en las bases reguladoras o en la
normativa vigente se hubiese revocado la concesión de la subvención, se procederá al reintegro de los pagos. Se procederá de acuerdo con lo estipulado en el artículo 44 Decreto Legislativo 2/2005 de 28 de diciembre.
CONTROL Y
EVALUACIÓN
Auto-evaluación:
De acuerdo con el artículo 3.1. del Decreto Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Subvenciones, tienen la obligación de auto-evaluación la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, las
entidades autónomas dependientes de la misma y las demás entidades de derecho público dependientes. Habrán de evaluarse, en consecuencia los programas de subvenciones ejecutados con la finalidad de analizar los resultados obtenidos.
Beneficiarios
65
Esquema 9. Procedimiento de subvención.
Establecimiento de las bases(Ley 4/2001, de 14 de marzo 2005, del
Gobierno de las Islas Baleares)
CONVOCATORIA
Informe previo de
DG Presupuestos y
Financiación
NO
Publicación en el BOIB
SÍ
INSTRUCCIÓN
Presentación de solicitudes
Pre-evaluación
Selección de
beneficiarios
Subsanación de errores
NO SÍ
RESOLUCIÓN Y NOTIFICACIÓN
Resolución expresa y motivada
Incumplimiento de
obligaciones
Revocación de la
subvención
Justificación del cumplimiento de la
finalidad de la subvención
NOSÍ
CONTROL
PAGO
IG de la Comunidad de las Illes Balears
Revocación de la
subvención
Subsanación
NO SÍ
Comisión
evaluadora
Parcial Total
CONTROL
Comunicación de aceptación de la propuesta
por parte del beneficiario
Registro de subvenciones o
beneficiarios
Concurrencia
(concurso)
Propuesta de resolución
66
Las órdenes de ayuda previstas en el PO se estructuran comos sigue, en Ejes y
categorías de gasto:
Tabla 12. Estructuración de las órdenes de ayuda en el PO FEDER de las Illes Balears, 2007-2013
Eje
Categoría de gasto
Ordenes de ayuda BOIB
Código Denominación
Eje 1
01
Actividades de I+DT en centros de investigación
Resolución de 12.12.06 de ayudas para
acciones especiales de I+D+i nº 184 de 23/12/2006
Resolución de 30.06.06 de ayudas para
la organización de reuniones, congresos, seminarios y jornadas
nº 97 de 11/07/2006
Resolución de 28.05.07 de ayudas de
realización de proyectos de I+D+i nº 80 de 07/06/2008
Resolución de 10.1.06 de ayudas a
grupos de investigación emergentes y competitivos
nº 145 de 19/10/2006
7
Inversiones en empresas
directamente vinculadas con la innovación
Resolución de la Consejera de Comercio,
Industria y Energía de 17.03.08 Nº 43 de 29/03/2008
Resolución de Consejera de Comercio, Industria y Energía de 31.03.08
Nº 48 de 10/04/2008
14
Servicios y aplicaciones para
las pequeñas empresas Convocatoria pública Pendiente publicación
Eje 4
56
Protección y valorización del
patrimonio natural.
Convocatoria pública Pendiente publicación
Convocatoria pública Pendiente publicación
Convocatoria pública Pendiente publicación
Convocatoria pública Pendiente publicación
58
Protección y preservación del
patrimonio cultural.
Convocatoria pública Pendiente publicación
Convocatoria pública Pendiente publicación
Convocatoria pública Pendiente publicación
4.3.3. Convenios.
Los convenios, de acuerdo con lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento
Administrativo Común (artículo 6), constituyen acuerdos de colaboración establecidos
entre la Administración General y los Organismos públicos vinculados o dependientes
de la misma y los órganos correspondientes de las Administraciones de las
Comunidades Autónomas en el ámbito de sus respectivas competencias.
No obstante, el concepto se ha ampliado progresivamente, de modo que en la
actualidad los entes públicos pueden suscribir un convenio entre sí o con instituciones
de carácter privado.
67
PROCEDIMIENTO: SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CÓDIGO:
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
JUSTIFICACIÓN DE LA
NECESIDAD Elaboración de un informe justificativo de la conveniencia de suscribir un convenio.
Organismo
Intermedio
ELABORACIÓN DEL CONVENIO
Una vez confirmada la conveniencia de llevar a cabo el proyecto en cuestión a través de la fórmula del convenio, el Órgano colaborador procederá a la ordenación del expediente y la elaboración del primer borrador, en el cual se deberán definirse al menos los siguientes
aspectos técnicos:
Objeto del convenio. Datos de identificación de las entidades participantes.
Acciones y tipo de gasto elegibles. Vigencia del convenio.
Propuesta de distribución de financiación en función del proyecto presentado, las actuaciones a realizar y la disponibilidad financiera por anualidades.
Se indicará que la ayuda está cofinanciada por el Fondo Social Europeo, así como el porcentaje de cofinanciación. Forma de pago.
Consignación presupuestaria. Documentación requerida en la justificación.
Organismo Intermedio
El borrador se remitirá al Servicio Jurídico de la Consejería quien tras la revisión correspondiente procederá a la emisión de un informe, quien emitirá un Informe Jurídico que se adjuntará al expediente.
Una vez recibido el acuerdo con los informes favorables mencionados, se remitirá a la otra parte participante para que proceda a su comprobación y posterior la devolución del mismo junto con la documentación correspondiente al Organismo Intermedio, quien realizará la
comprobación de la misma y reflejará, si procede, la información derivada en el texto del convenio.
El siguiente paso lo constituye la elaboración de la propuesta de autorización por parte del Organismo Intermedio, en el cual se propone la
aprobación del texto del convenio, la autorización del gasto y la elevación del expediente al Consejo de Gobierno.
TRAMITACIÓN DEL CONVENIO
Una vez aprobada la propuesta y recopilada la información requerida en el marco del convenio (entre la que se encontrará el informe justificativo, la orden de tramitación del expediente, el informe del servicio jurídico, etc.), ésta será remitida al Servicio
Jurídico competente, quien procederá a su revisión y envío a la UGE del Organismo Intermedio. En aquellos casos en los que éste sea preceptivo (es decir, cuando el importe económico del convenio supere los 150.000 euros, de
él se deriven obligaciones económicas indeterminadas o genere ingresos para la Comunidad Autónoma, así como cuando existan gastos plurianuales), se procede a la solicitud del informe de la Dirección General de Presupuestos y Financiación.
Se plantea una excepción cuando el convenio supera los 500.000 euros. En tal caso será necesaria la autorización previa del
Consejo de Gobierno, para lo cual será requisito imprescindible la presentación de la siguiente documentación: Resolución del Consejero/a por la cual se aprueba el inicio del expediente.
Acreditación de la existencia de crédito asignado y suficiente, mediante el documento contable correspondiente (RF).
Organismo Intermedio
68
PROCEDIMIENTO: SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CÓDIGO:
FASES TAREAS ORGANISMO
RESPONSABLE
Texto del convenio.
Por otra parte, se realizará una solicitud de informe de fiscalización previa favorable a la Intervención General de la Comunidad Autónoma de Illes Balears en el caso de que el convenio genere obligaciones económicas iguales o superiores a los 30.050,60
euros. Corresponde al Organismo Intermedio presentar una copia compulsada del expediente correspondiente al convenio, y quedarán recogidas la fecha de solicitud y registro del informe.
A continuación, reunido el Consejo de Gobierno, éste acuerda autorizar la celebración del convenio y la concesión de la subvención, en su caso, y faculta al titular de la Consejería para su suscripción. En este marco, y antes del envío para la firma a las partes, será
necesario proceder a la resolución y firma por parte del Consejero/a de la correspondiente autorización del convenio, así como de las disposiciones de aplicación.
El Organismo Intermedio reclamará, una vez realizados todos los trámites previos, la firma del convenio por la otra parte. En este marco, el titular de la Consejería será el encargado de decidir si el Convenio se firma mediante acto protocolario de forma
simultánea por la Consejería y la Entidad o bien si se remite a la interesada para su firma. Si la posibilidad por la que se optase fuese esta última, se remitiría por triplicado a la otra parte quien, una vez firmado, devolverá
toda la documentación a la UGE.
La propia UGE remitirá al Organismo Intermedio el convenio para su firma y éste lo devolverá para que la UGE conserve una copia de todo el
expediente del convenio y tramite los originales firmados por ambas partes a la Dirección General correspondiente. UGE
Finalmente, la Dirección General remitirá un original del convenio a la otra parte, archivando el otro original del mismo. Organismo Intermedio
REGISTRO DEL CONVENIO
Una vez firmado el convenio, se procederá a la emisión de la Resolución correspondiente para la publicación del convenio en el BOIB.
JUSTIFICACIÓN DEL GASTO
Los gastos realizados deberán ser justificados, en el plazo previsto para ello en el texto del convenio, a través de la presentación de
las facturas o documentos de valor acreditativo equivalente que permitan la identificación de los costes reales pagados en concepto de la operación. Gastos para los que será necesario verificar su elegibilidad de acuerdo con el Reglamento (CE) nº 1080/2006.
Si tras la revisión de la documentación se constata que el convenio no queda justificado o se justifica sólo parcialmente se procederá a la revisión del pago.
69
Esquema 10. Procedimiento para la suscripción de convenios.
Ordenación del expediente
SÍ
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NO
Redacción del Borrador
Informe jurídico sobre el
expediente del convenio
Redacción del Borrador
NO
SÍ
Propuesta de Orden del
Director General
Comprobación por parte de la
entidad colaboradora
Revisión del Servicio Jurídico
NO
UGE
Informe de DG de Presupuestos
(>150.000 euros)
IG de la CC.AA. de Illes Balears
Informe de fiscalización previa SÍ
NO
Autorización de celebración
del Convenio
SÍ
Firma del Convenio
Registro y publicación en el BOIB
Justificación del gasto
PagoReintegro
SÍNO
Justificación
70
4.3.4. Igualdad de oportunidades y normativa de medio ambiente.
Entre los requisitos exigidos a las operaciones co-financiadas con FEDER se
encuentra el respeto por las disposiciones de los Tratados y las políticas
comunitarias.
La Autoridad de Gestión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006, será la responsable de garantizar esta coherencia
con la normativa comunitaria.
Con este objetivo, se ha garantizado la participación activa de los organismos
representantes de fomentar la igualdad entre mujeres y hombres en todas las fases
de los procesos de programación, ejecución y control y seguimiento del PO FEDER
de les Illes Balears, formando parte del Comité de Seguimiento en calidad de
miembro permanente el Institut Balear de la Dona. De este modo queda garantizado
el respecto y coherencia de las actuaciones a ejecutar con el marco normativo en la
región en el ámbito de igualdad de oportunidades entre hombre y mujeres,
estructurado en torno a la Ley 12/2006 para la Mujer, de 20 de septiembre, que
define en su artículo 1 el “objeto de regular de forma integral la situación de la
mujer en los distintos ámbitos con la finalidad de hacer efectivo el principio de
igualdad de mujeres y hombres en las Illes Balears, establecer los principios
generales que deben orientar dicha igualdad, determinar las acciones básicas que
deben ser implantadas, así como completar la organización administrativa de la
igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito de las Illes
Balears”.
Asimismo, las actuaciones previstas en el marco del PO FEDER de les illes Balears
deben ser coherentes con los principios y objetivos de desarrollo sostenible y de
protección y mejora del medio ambiente previstos en el Tratado, así como con los
compromisos asumidos por la Unión en el marco de acuerdos internacionales.
Asimismo, deben atenerse a la normativa comunitaria en materia de medio
ambiente.
En este marco, el requisito reglamentario de incorporación del principio horizontal
de protección del medio ambiente queda garantizado a través de la consideración
en todas las fases de programación, ejecución y evaluación del PO (tal y como
queda recogido en la 118HTabla 14).
71
Tabla 13. La consideración de los principios horizontales en el PO FEDER de les Illes Balears,
2007-2013.
Fases Principio de Igualdad de Oportunidades
entre Hombres y Mujeres
Principio de Protección del Medio
Ambiente.
PROGRAMACIÓN Consideración en el diagnóstico, integración en los objetivos finales e intermedios, e integración en las estrategias definidas.
Elaboración de la Evaluación Ambiental Estratégica sometida a consulta pública
(Ley 9/2006, de 28 de abril, sobre evaluación de los efectos de determinados
planes y programas en el medio ambiente)
SELECCIÓN DE OPERACIONES
Los criterios de selección incluyen la consideración del principio horizontal de
igualdad de género, recogiendo las aportaciones realizadas por el Institut
Balear de la Dona.
Los criterios de selección incluyen la consideración del principio horizontal de protección del medio ambiente, recogiendo
las aportaciones realizadas por las autoridades medioambientales
competentes, así como los criterios ambientales generales de selección de
actividades cofinanciables contenidos en la Memoria Ambiental del Programa
Operativo.
SEGUIMIENTO
El sistema de seguimiento del PO ha realizado un esfuerzo en lo que se refiere a
la incorporación de la perspectiva de género dentro del mismo a través de la definición
de indicadores que recojan esta perspectiva en todos los ejes, bien sea dentro del grupo
de los indicadores de contexto, o en los distintos tipos de indicadores de
seguimiento.
La evolución de tales indicadores será puesta en valor en los informes anuales de
ejecución.
Asimismo, en todos los Ejes del PO se han incorporado algún indicador de contexto y/o seguimiento que permita valorar el
cumplimiento del requisito medioambiental de protección del entorno, utilizando los
definidos de forma genérica por la Administración General del Estado.
La evolución de tales indicadores será
puesta en valor en los informes anuales de ejecución.
VERIFICACIONES Y CONTROLES
Las listas de comprobación exigidas en los procedimientos de verificación y control incluyen cuestiones que tratan de recoger la
consideración del principio horizontal de igualdad de género.
Del mismo, los chef-list perceptivos en estos ámbitos incorporan cuestiones que tratan de recoger la consideración del
principio horizontal de cuidado y respeto medioambiental.
EVALUACIÓN
En las evaluaciones previstas en el Plan de
Evaluación se llevará a cabo, de forma integrada, un análisis del seguimiento del
principio horizontal de igualdad de género.
Asimismo, se podrán llevar a cabo evaluaciones específicas de igualdad de
oportunidades en el contexto del Marco Estratégico de Referencia.
Por otra parte, el seguimiento de los
efectos ambientales del Programa Operativo se realizará coincidiendo
temporalmente con la evaluación del principio horizontal de medio ambiente
prevista para 2009 en el Plan de Evaluación y en la evaluación final, a ser
posible de forma integrada en las mismas.
72
4.4. Descripción de los procedimientos de verificación.
El procedimiento de verificación tiene como objetivo fundamental garantizar, por
parte del Organismo Intermedio, por delegación de funciones, la legalidad de las
operaciones en un momento previo a la declaración del gasto o solicitud de
reembolso (ex ante). Dicha verificación resulta independiente del procedimiento de
control que ha de realizar la Autoridad de Auditoría una vez ha sido certificado el
gasto.
Las verificaciones se definen como el conjunto de procedimientos destinados a la
comprobación de la justificación documental (en cuanto que está completa y que es
acorde con las normas y condiciones de aplicación) así como material del total de
gastos certificados, en un periodo de referencia. Éstas han de abarcar tanto los
aspectos administrativos y financieros, como los técnicos y físicos de las
operaciones, según corresponda.
Tabla 14. Ámbitos de las verificaciones administrativas.
Ámbitos Objetivos
Ámbito
Administrativo
Verificación de la conformidad del gasto declarado con las normas
nacionales y comunitarias en materia de subvencionabilidad, contratación
pública, medio ambiente, ayudas de estado, etc.
Ámbito Financiero
Comprobación de la corrección de la solicitud.
Garantía de la inexistencia de doble financiación del gasto en otros regímenes comunitarios y otros periodos de programación
Ámbito Técnico Constatación de que los bienes han sido entregados y servicios realizados
de conformidad con la decisión aprobatoria del proyecto.
Ámbito Físico Comprobación de la realidad del gasto y del servicio prestado y/o bien
entregado.
Este procedimiento ha de ajustarse a los parámetros normativos establecidos por el
artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 y el artículo 60 del Reglamento (CE)
1083/2006, con un contenido mínimo que confirme:
que el gasto declarado es real;
que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad
con la decisión aprobatoria;
que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas;
que las operaciones y gastos son subvencionables o elegibles;
73
que no existe una doble financiación del gasto ya sea a través de otros fondos
europeos o nacionales, así como con otros períodos de programación;
y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales
(en materia de contratación pública, política de competencia, información y
publicidad, medioambiente e igualdad de oportunidades).
Estas funciones correrán a cargo de la Unidad de Control y Verificación en el seno de
la Dirección General de Economía y Estadísticas, debiendo conservar en cada
operación registro de las verificaciones en el que se especifique: el trabajo realizado,
la fecha del mismo, los resultados obtenidos del proceso de verificación, así como
las medidas adoptadas en el supuesto de que haya sido observada alguna
irregularidad. En este marco, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 90 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006 deberán conservarse todos la documentación
justificativa relacionada con los gastos y con las auditorías correspondientes al PO,
de manera que se encuentren a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas
durante un período de tres años a partir del cierre de un Programa Operativo o del
cierre parcial, en su caso. Para ello, tal y como ha quedado especificado en el
Apartado 3.2.2.(b) del presente Manual, cuenta con dos personas con una
dedicación del 100%, a lo que se añade la contribución realizada por la asistencia
externa contratada por la Dirección General de Economía y Estadísticas a tal efecto.
En concreto, las actuaciones a desempeñar por la asistencia técnica contratada, tal
y como se desprende de los Pliegos Técnicos3F
3, se concretan en:
- La comprobación de la elegibilidad de los pagos a certificar y su imputación al
correspondiente código y categoría de gasto.
- La constatación de la materialización del gasto o efectividad del pago.
- La comprobación de la ejecución material del proyecto o actuación
En función de los artículos reglamentarios previamente mencionados, las
verificaciones han de incluir dos tipologías complementarias:
a) Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los
beneficiarios.
b) Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas.
En ambos casos se respetarán las directrices emitidas al respecto por la Autoridad
de Gestión.
3 Pliego de Prescripciones Técnicas que han de regir la contratación de una asistencia técnica para la
evaluación y seguimiento (control y verificación) continuos del Programa Operativo de les Illes Balears
2007-2013, tramo FEDER, para las operaciones cofinanciadas en el periodo 2007-2011.
74
4.4.1. Verificaciones administrativas
En el ámbito de las verificaciones administrativas, corresponderá a la Unidad de
Control y Verificación la verificación de la totalidad de las declaraciones de gasto,
pudiendo contar con el apoyo de una asistencia externa. Su objetivo es la detección
de las deficiencias e irregularidades en la contabilización del gasto elegible,
excluyéndolas antes de ser remitida a la Autoridad de Certificación.
El plan de control de la Unidad de control y verificación será:
El universo a verificar anualmente serán todas las operaciones de los distintos
órganos gestores cuyas transacciones son realizadas a través del SAP en las
partidas presupuestarias correspondientes al PO FEDER 2007-2013 (fondo finalista
31108).
Todo ello con las siguientes excepciones:
- En el caso de operaciones gestionadas por Serveis Ferroviaris de Mallorca
(SFM) u otras empresas públicas se verificarán las operaciones susceptibles
de ser cofinanciadas por los fondos FEDER.
- En el caso de ayudas (Promoción Industrial, Comercio, Energía e Innovación)
se verificaran solo las ayudas pagadas que estén finalizadas.
- En el caso de subvenciones sin financiación de la CAIB, y por tanto sin
transacciones realizadas en el SAP, se verificarán todas las subvenciones
cofinanciadas por fondos FEDER.
- En el caso de la asistencia técnica del FEDER realizada por personal del
Centro Baleares Europa se verificarán los gastos susceptibles de ser
cofinanciados por los fondos FEDER.
a) ÁMBITOS A CONSIDERAR EN LAS VERIFICACIONES
ADMINISTRATIVAS.
Los ámbitos fundamentales a considerar en las verificaciones administrativas serán
los recogidos, de forma genérica, en la tabla siguiente:
75
Tabla 75. Ámbitos de las verificaciones administrativas.
Ámbitos Actuaciones
Requisitos
generales
Verificar todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios, de todas las
operaciones cofinanciadas, y a todos los procedimientos de gestión de cada
operación cofinanciada, en las áreas de criterios generales, contratación-
normativa comunitaria y nacional, ayudas-normativa comunitaria y nacional,
gastos no subvencionables, operaciones generadores de ingresos, pagos,
publicidad, políticas orientales, pista de auditoría, etc.
Requisitos documentales
Las verificaciones han de considerar todo el gasto certificado, así como cotejar los documentos justificativos de todas las declaraciones de gasto presentadas
Requisitos de
comprobación física
Verificar la idoneidad y realización de los gastos declarados así como de las
operaciones, constatando su conformidad con las condiciones bajo las cuáles
el gasto resultó aprobado.
b) CONTENIDO MÍNIMO.
De acuerdo con los ámbitos anteriores, el contenido mínimo de las verificaciones
administrativas recogerá:
El cumplimiento de las normas de subvencionabilidad.
La existencia de las facturas u otros documentos con valor de prueba
equivalente, debidamente selladas para evitar la duplicidad del pago, así como
el comprobante de pago de los gastos.
La correspondencia con el período al que corresponde la co-financiación.
La vinculación de los gastos efectuados con los objetivos originales del proyecto,
así como la correspondencia con las condiciones del Programa Operativo.
El cumplimiento de las normas de subvencionabilidad establecidas a escala
nacional, de acuerdo con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento (CE)
1083/2006.
La justificación de la entrega de los bienes y servicios.
c) PROCEDIMIENTOS.
El procedimiento de verificación administrativa se estructura en tres fases
fundamentales:
(1) Ejecución de la actuación y conservación de la documentación justificativa,
responsabilidad del beneficiario.
76
(2) Revisión de los ámbitos a verificar y cumplimentación de las listas de
comprobación y los informes de verificación, responsabilidad de la Unidad de
Control y Verificación.
(3) Conservación de las listas de comprobación y los informes de verificación, con el
fin de garantizar la pista de auditoría, responsabilidad de la Unidad de Control y
Verificación.
(1) Ejecución de la actuación y conservación de la documentación justificativa.
Durante la fase de ejecución de la operación, los beneficiarios habrán de conservar
todos los documentos justificativos que le permitan en el momento de la
verificación demostrar que el gasto ha sido realizado en los términos establecidos.
La documentación generada en cada una de las actuaciones cofinanciadas quedará
archivada en un expediente independiente en el que se incluirán tanto los
documentos administrativos, como los técnicos y los financieros desde el momento
de arranque de la actividad hasta su finalización.
A todos los efectos, los documentos de pago deberán contener suficiente
información detallada tal como precio unitario y concepto, y la imputación clara de
los mismos a la actividad subvencionada, dejando para ello, una pista de auditoría
sobre su justificación, contabilización y pago.
(2) Revisión de los ámbitos a verificar y cumplimentación de las listas de
comprobación y los informes de verificación.
Antes de proceder a la contabilización de las operaciones recogidas en el
“Certificado de gasto y solicitud de reembolso”, la Unidad de Control y Verificación
(como parte del Organismo Intermedio encargada de las actuaciones de
verificación) deberá llevar a cabo una verificación administrativa del 100% de las
operaciones aprobadas.
Las fases establecidas para la verificación por parte del Organismo Intermedio se
concretan en las siguientes:
Solicitud de la documentación necesaria al beneficiario para llevar a cabo la
verificación administrativa de la operación o, en caso de estimarse necesario,
establecimiento de una fecha para la realización de una visita al mismo.
A la recepción de la documentación, el técnico responsable procederá a la
revisión inicial de la misma, requiriendo a la entidad interesada la
documentación necesaria en caso de observar alguna deficiencia o ausencia
en la misma.
77
La revisión detallada de la mencionada documentación permitirá a los
responsables técnicos de la Unidad de Control y Verificación proceder a las
correspondientes listas de comprobación o check-list
El siguiente paso es la suscripción del correspondiente Informe Provisional de
Verificación que acredite que se ha controlado el cumplimiento de las
condiciones previstas en el actual artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº
1828/2006. Dicho informe recogerá:
Operación cofinanciada realizada.
Fecha en la que se realiza la verificación.
Resultados obtenidos.
Irregularidades y errores detectados.
Posibles medidas correctoras /complementarias.
Conclusiones y recomendaciones.
Como anexo al informe: Lista de Comprobación completa,
pormenorizada,
A partir de este momento, se abre la posibilidad de subsanación de las
deficiencias identificadas y recogidas en el informe para el beneficiario. Con
esta finalidad se realizarán tantos requerimientos como sean necesarios a
través de correo certificado a la entidad para que aporte la documentación
correspondiente y, de este modo, validar la documentación y garantizar la
pista de auditoría.
La Unidad de Control y Verificación realizará un seguimiento sobre la
implementación de las recomendaciones.
Transcurrido el plazo para la subsanación (que será determinado por el
Organismo Intermedio), se procederá a valorar si ésta se ha producido en los
términos requeridos, adquiriendo el informe la calidad de informe definitivo:
En el supuesto de no acometer las recomendaciones, se procederá a
la exclusión de las partidas afectadas o, cuando proceda, de la
totalidad del expediente.
Por el contrario, cuando la verificación permita validar todos los
pagos efectuados, los expedientes pasan a formar parte de la
población a partir de la cual se procederá a la selección de la
muestra sobre la que se realizarán las verificaciones in situ o sobre el
terreno.
(3) Conservación de las listas de comprobación y los informes de verificación, con el
fin de garantizar la pista de auditoría.
78
La Unidad de Control y verificación deberá conservar en cada una de las
verificaciones realizadas los “check-list” o listas de comprobación junto a la
documentación justificativa de las operaciones cofinanciadas, y los informes de
verificación (tanto en formato papel como electrónico) garantizando su puesta a
disposición de los órganos de control que pudieran requerirla.
El archivo informático contendrá de una parte las listas de comprobación (en Excel y
pdf) y los informes de verificación (en pdf).
79
4.4.2. Verificaciones sobre el terreno
Esquema 11. Procedimiento de Verificación Administrativa de las Actuaciones.
Ejecución del gasto
Conservación de la
documentación acreditativa
(BENEFICIARIOS)
Verificación documental de
carácter administrativo
Remisión de la declaración de
ga sto y documentación
ju stificativa al SCyV
Subsanación de las
fa ltas o
d eficiencias de la
documentación
ju stificativa
Exc lusión de
conceptos o
exp edientes sobre
los que se
observen
i rregularidades
NO
V erificación documental del
SCyV ex - ante de todos los
expedientes carácter
ad ministrativo
PositivoNegativo
Selección de la muestra para
la s verificaciones in situ
Realización de la
verificación sobre el
terreno
Remisión de la
d eclaración de gasto a
la Autoridad de Gestión
NO SÍ
Listas de comprobación
In forme de verificación
SÍ
Archivo de listas de
comprobación e informe de
verificación
Remisión al beneficiario
Irregularidades sistémicas
Realización de nuevos
exámenes y adopción
d e medidas
preventivas/
correctoras
NOSÍ
Extrapolación A tanto
a lzado
80
El objetivo de las verificaciones sobre el terreno es constatar los aspectos
documentales administrativos y financieros, así como, los aspectos técnicos y físicos
de las operaciones cofinanciadas.
Éstas serán realizadas por el Organismo Intermedio, de forma específica, por la
Unidad de Control y Verificación. No obstante, la Unidad contará con el apoyo de
una asistencia técnica externa para la realización de las visitas in situ.
Se adjunta como Anexo X de este Manual el Plan de control de verificaciones in situ.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 60.b. del Reglamento (CE) Nº
1083/2006 y el artículo 13.3 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006, las verificaciones
sobre el terreno podrán realizarse por muestreo aleatorio. En este contexto,
corresponderá a la Unidad de Control y Verificación la definición del método de
muestreo así como el tamaño de la muestra que ofrezca las garantías suficientes,
comprometiéndose además a conservar registro de la descripción y justificación del
método empleado, así como de las operaciones seleccionadas para ser verificadas
(artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006).
Se adjunta como Anexo XI de este Manual el Procedimiento de muestreo de la
selección de operaciones para la verificación in situ de las convocatorias de ayudas.
a) DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL MÉTODO DE MUESTREO
UTILIZADO
La selección de una muestra representativa de operaciones debe realizarse
aplicando una técnica cualitativa (muestreo probabilístico).
Tal y como establece la Comisión, para definir una muestra representativa de las
operaciones aprobadas se tendrá en cuenta la necesidad de controlar operaciones
de diversa naturaleza y los factores de riesgo identificados.
El sistema para la determinación de riesgos en las operaciones debe partir
necesariamente de la consideración de dos criterios fundamentales: la complejidad
de las operaciones de gestión y la naturaleza del beneficiario.
Teniendo en cuenta lo anterior, la selección de indicadores para la evaluación de
riesgos debe necesariamente partir de un análisis pormenorizado del Programa
Operativo que sea de aplicación, informes de verificación, listado de operaciones en
las que se ha certificado gasto, tipología de las operaciones, etc.
En la determinación de los riesgos, y tal y como establece el Manual de Auditoria de
Fondos Estructurales, se debe diferenciar entre:
RIESGOS INHERENTES: posibilidad de que se produzca una irregularidad en
una determinada área, con independencia de los controles (complejidad de la
regulación, etc).
81
RIESGOS DE CONTROL: posibilidad de que los controles no sirvan para
prevenir o detectar tales errores o irregularidades.
Aparte de estos riesgos inherentes y de control se tendrán en cuenta criterios o
indicadores mecánicos, como:
1. El tamaño de la muestra garantizará la representatividad de la
misma en relación a la población y, de acuerdo con lo recogido en
el artículo 13.3. del Reglamento (CE) 1828/2006, “la legalidad y
regularidad de las transacciones conexas, teniendo en cuenta el
nivel de riesgo que haya identificado para el tipo de beneficiarios y
operaciones en cuestión”.
2. El proceso de selección permitirá la verificación de actuaciones
realizadas en todas las categorías de gasto y beneficiarios,
concediendo una mayor representatividad a aquellas categorías
que tengan un porcentaje de gasto más elevado en el PO.
3. Asimismo, recogerá una representación contratos públicos,
convenios, órdenes de ayudas, etc.
4. El proceso elegido se revisará anualmente.
El Organismo Intermedio conservará la documentación que contenga la descripción
y justificación del método de muestro seleccionado, junto a la identificación de las
operaciones elegidas.
Este método de muestreo será revisado de forma anual, correspondiendo al Comité
de Seguimiento evaluar las posibles incidencias encontradas tras la puesta en
práctica del sistema de muestreo y, en consecuencia, las alternativas existentes
para su revisión y mejora.
b) CONTENIDO MÍNIMO.
El procedimiento de verificación abarcará como mínimo, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006:
La verificación de la ejecución física y entrega de bienes y servicios.
La verificación de que el beneficiario realiza un seguimiento de las operaciones
cofinanciadas mediante comprobación in situ y a través de sistemas de
indicadores, dejando constancia documental del mismo, así como de la
existencia de una contabilidad separada o el uso de un código contable
adecuado para dichas operaciones.
La existencia de auditorías internas o externas, así como las posibles
irregularidades detectadas y las recomendaciones realizadas, junto con el
seguimiento de su cumplimiento.
82
La comprobación de la existencia de procedimientos escritos para actuar ante
posibles irregularidades.
La observancia de la normativa en materia de publicidad
Plena conformidad de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos.
c) PROCEDIMIENTOS.
El desarrollo del procedimiento de verificación in situ se estructura en las siguientes
fases:
Definición de la muestra, en los términos recogidos en el apartado anterior.
Una vez realizada la muestra, se procederá a su publicación.
Planificación del calendario de visitas. De acuerdo con los beneficiarios
implicados, se procederá a la planificación del calendario de visitas y a la
solicitud a los mismos de la documentación necesaria de cara a la realización
del trabajo de campo. A tales efectos, a las entidades se les exige la
recopilación de toda la documentación y que ésta esté a disposición de los
técnicos cuando realicen las visitas. Para ello, en la orden de convocatoria se
especifica que las entidades se comprometen a la recopilación y custodia de
toda la documentación relativa a su/s operación/es hasta tres años después
del cierre del PO.
Realización del trabajo de campo, en el que se procederá a la revisión técnica
y física de todos los aspectos recogidos en las listas de comprobación
diseñadas al efecto, atendiendo las observaciones de la Autoridad de Gestión.
Éstas podrán ser completado con la información gráfica o fotográfica que se
considere oportuna en cada caso.
El resultado de dichas comprobaciones in situ se plasmará en un acta de
inspección o acta de visita in situ. Este informe de control es firmado por el
técnico que realiza la visita y por el personal del organismo beneficiario
presente durante la misma.
Elaboración y envío del Informe. Tras la realización de la visita, el equipo
encargado de la verificación revisará los documentos e información
recopilados en la misma y redactará el Informe de cada proyecto revisado,
que será remitido al beneficiario en un plazo no superior a 15 días y cuyo
contenido recogerá, al menos:
1. La fecha en la que se realizó la visita o las visitas, en caso de
que se estime necesario más de una.
2. La descripción del trabajo realizado en cada una de las visitas
a la entidad en base al check-list que al respecto se hayan
cumplimentado.
83
3. Copia de toda la documentación que justifique la actuación
puesta en práctica utilizada para la elaboración del
correspondiente informe de verificación. Asimismo, se
obtendrá la documentación fotográfica necesaria para apoyar
las conclusiones del mismo.
4. Resultados y conclusiones de las revisiones efectuadas.
Especificando las instrucciones que se han dado a las
entidades para corregir las posibles incidencias encontradas.
La Unidad de Control y Verificación conservará en soporte papel y en soporte
informático copia de los informes provisionales y definitivos, con el objetivo
de garantizar la pista de auditoría.
Envío del informe a la Autoridad de Auditoría cuando se hayan observado
irregularidades y entre las recomendaciones efectuadas se encuentra la de
descertificar el gasto.
84
4.5. Sistema de Contabilidad.
De acuerdo con el artículo 14 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 y el artículo 61 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006 debe especificarse de forma detallada la
información a incluir en los registros contables de las operaciones.
El sistema contable de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares permite
realizar un seguimiento separado de todas las transacciones relacionadas
con las operaciones objeto de cofinanciación.
Esquema 12. Procedimiento de Verificación In Situ de las Actuaciones.
Definición del método de
muestreo
Constancia escrita de la
d escripción y justificación del
método seleccionado
Constancia escrita de las
op eraciones seleccionadas
Selección de la muestra
Programa de visitas
Comunicación a los
b eneficiarios del
ca lendario de visitas
Realización de la visita.
Verificación sobre el terreno
Acta de Inspección
INFORME
Envío de informe a la
Autoridad de Auditoría
85
El Gobierno de la “Comunitat Autònoma de les Illes Balears”, dispone de un
sistema de información integrado para la gestión económico-financiera, cuya
implantación y regulación se recoge en el Decreto de la Consejería de
Hacienda y Presupuestos número 119/2001, de 19 de octubre, publicado en
el BOIB núm. 129, del 27 de octubre de 2001.
Dicho sistema de información contable descentralizado (de ahora en
adelante SICODE), está formado por un conjunto de módulos (gestión de
ingresos, gestión de gastos, tesoreria etc.), y está basado en la solución ERP
de SAP 3 para el sector público.
A los efectos que aquí interesan, el SICODE muestra la ejecución del
presupuesto de gasto, desde la fase de reserva de crédito, pasando por las
de autorización y disposición del gasto hasta finalizar con la de
reconocimiento de la obligación y propuesta de pago.
Asociados a cada una de estas fases del gasto existen los siguientes
documentos que los reflejan
DOCUMENTO RU/RF.- Aunque no se trata de un documento contable
propiamente dicho permite reservar el crédito suficiente en la partida
idónea para la ejecución de la correspondiente actuación. Su generación
y anulación está atribuida a las unidades de gestión económica (RU)
salvo para determinadas reservas de crédito en cuya validación la
Intervención General de la CAIB tiene una actuación directa o indirecta
(RF).
DOCUMENTO A.- Refleja en contabilidad la autorización de gasto que el
órgano competente ha llevado a cabo para cada acto o negocio jurídico
concreto, hasta un importe máximo igual o inferior al de la R precedente.
DOCUMENTO D.- Refleja en contabilidad la disposición de gasto, por el
importe exacto requerido por el acto o negocio jurídico de que se trate
(igual o inferior al de la “A” precedente), vinculada a un perceptor
concreto, dado de alta como tal en el sistema, con sus datos
personales/sociales asociados a los necesarios para llevar a cabo los
pagos correspondientes (datos de cuenta bancaria, endoso, factoring
etc.).
DOCUMENTO AD.- Este documento es un compendio de los dos
anteriores y se utiliza cuando se unifican las dos fases anteriores.
86
DOCUMENTO OP.- Refleja en contabilidad el reconocimiento de la
obligación y la propuesta de pago, bien por el importe total (igual o
inferior al de la D precedente) o por el parcial que en cada caso
corresponda. Una vez fiscalizado de conformidad por la Intervención
General es objeto de expedición informática a la Dirección General del
Tesoro y Política Financiera, que emite las correspondientes órdenes de
pago a los perceptores que ostenten el derecho de cobro.
DOCUMENTO ADOP.- Este documento es el compendio de los dos
anteriores, se utiliza cuando se unifican las fases de autorización y
disposición del gasto y de reconocimiento de la obligación y propuesta
de pago.
Cada una de las fases posteriores del gasto está ineludiblemente unida a la
anterior, hasta llegar a la primera. Ello implica la posibilidad de realizar un
seguimiento integral y unificado de la ejecución de un determinado proyecto
o actuación a partir del primer documento contable/expediente informático
de gasto, desplegando las sucesivas fases contables. Para ello, basta
solicitar al SICODE la información individual o de la partida presupuestaria
para obtener, ordenadas sucesivamente, todas las fases de gasto
mencionadas anteriormente.
A su vez, el SICODE está vinculado con dos sistemas de seguimiento de
expedientes de gasto:
1.- Por un lado, en fase de reingeniería, pero con años de experiencia, existe
el SEINCO que permite, además de generar desde el mismo los documentos
contables necesarios, visualizar todo el árbol de tramitación administrativa y
de fiscalización de los expediente de gasto relativos a la contratación
administrativa, contratación patrimonial y convenios, ajustada a la
normativa vigente en cada momento.
2.- Por otro lado, existe el módulo de seguimiento de subvenciones,
denominado SAIS que está recientemente implantado y en fase inicial de
uso por los gestores de subvenciones. Asociado al mismo se halla la base de
datos de subvenciones (BAS).
Al igual que sucede en el SEINCO, desde el SAIS se pueden generar los
documentos contables necesarios y se puede visualizar el árbol de
tramitación de los expedientes de gasto asociados a subvenciones, tales
como:
2.1 Convocatorias de subvenciones
2.2 Ajustes de convocatorias de subvenciones
87
2.3 Concesiones de subvenciones con convocatoria. Justificación y
pago.
2.4 Concesiones de subvenciones sin convocatoria. Justificación y
pago.
2.5 Ajustes de concesión de subvenciones
2.6 Devoluciones
2.7 Reintegros
En determinados puntos de la tramitación de estos expedientes de gasto
está previsto el traspaso de la información pertinente a la BAS, para, desde
esta base de datos autonómica, alimentar la Base de datos nacional de
subvenciones, conforme a lo dispuesto en la Ley 38/2003, general de
subvenciones, en el RD 887/2006, por el que se aprueba el Reglamento de
la citada ley. Todo ello cumpliendo las especificaciones técnicas previstas en
la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda EHA/875/2007, de 29 de
marzo.
La información a almacenar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60,
c) del Reglamento (CE) 1083/2006 y el artículo 14 y el anexo III del
Reglamento (CE) 1828/2006, se estructura en dos ámbitos fundamentales:
Datos sobre operaciones.
Gasto declarado de la operación.
Los 41 campos en los que se desarrollan estos dos ámbitos quedan
especificados en el Anexo III.
4.6. El proceso de gestión de pagos
El Título VII del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece las normas generales de
aplicación en materia de gestión financiera de los recursos procedentes de los
Fondos Estructurales de la Política Regional. En él se especifican las obligaciones de
los Estados miembros en materia de sistemas de gestión y control, de certificación
de gastos y de prevención, detección y corrección de las irregularidades e
infracciones del Derecho.
En particular, la gestión de pagos relacionados con operaciones cofinanciadas por el
FEDER es el proceso que describe el flujo financiero de los fondos, desde los pagos
realizados por los Beneficiarios hasta la transferencia por la Autoridad de
Certificación del PO de la ayuda comunitaria recibida de la Comisión Europea.
La financiación del PO FEDER 2007-2013 de Balears se basa en un sistema de
compromisos presupuestarios y de pagos:
88
Los compromisos corresponden a un contrato financiero entre la Comisión y
el Estado para la asignación de fondos europeos a cada uno de los PO
aprobados. Se efectúan por tramos anuales (máximo hasta el 30 abril de
cada año) y no se registra movimiento físico de recursos (artículo 75 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Es importante señalar que la Comisión procederá a la liberación automática
de la parte de un compromiso presupuestario correspondiente a un programa
operativo que no se haya utilizado para el pago de la prefinanciación o para
los pagos intermedios, o con respecto a la cual no se haya remitido una
petición de pago a 31 de diciembre del segundo año siguiente a aquel en que
se haya contraído el compromiso presupuestario correspondiente al
programa (artículo 93.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Por su parte, los pagos por la Comisión con cargo al FEDER podrán revestir la forma
de:
Prefinanciaciones: Pago de importe único, o anticipo, que asciende al 2% de
la contribución del FEDER al PO efectuado tras la decisión de aprobación de
la intervención para el período 2007-2013, y al 3% de la contribución del
FEDER al PO en 2008 (artículo 82 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Pagos intermedios: Pago efectuado tras la recepción por parte de la Comisión
de una solicitud de pago y una declaración de gastos, sujeto al cumplimiento
de una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85, 86 y 87 del Reglamento
(CE) Nº 1083/2006).
El importe total acumulado de las prefinanciaciones y de los pagos
intermedios realizados no podrá superar el 95% de la contribución del
FEDER al PO (artículo 79 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Pago del saldo final: Pago efectuado tras la recepción por parte de la
Comisión de una solicitud de pago del saldo y una declaración de gastos,
sujeto al cumplimiento de una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85,
86 y 87 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Hay que señalar que los beneficiarios no reciben los pagos realizados directamente
de la Comisión, sino a través de la Autoridad de Certificación, que remitirá las
solicitudes de reembolso a la Comisión tres veces al año y efectuará, entonces, los
pagos en el plazo de dos meses a partir de la recepción de la solicitud (artículo 87
del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Aunque los Fondos Estructurales dependen del presupuesto de la UE, su
administración se basa en un reparto de responsabilidades entre la Comisión
Europea y los Gobiernos de los Estados miembros.
89
Así, la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, como Organismo
Intermedio de las operaciones cofinanciadas a través del PO FEDER de Balears,
debe facilitar la presentación ordenada de las certificaciones de gastos realizadas
por cada unos de los Beneficiarios del PO, con el detalle y periodicidad requeridos
por la Autoridad de Certificación, al objeto de contribuir a la fluidez de los flujos
financieros. Tales certificaciones son la base, a su vez, de los certificados que la
Autoridad de Certificación remitirá a la Comisión, solicitando los correspondientes
pagos intermedios.
El resto de las entidades involucradas en el circuito financiero del PO son:
Organismo receptor de los pagos de la Comisión Europea: Autoridad de
Certificación.
Organismo Ordenador de Pagos a los Beneficiarios: La Autoridad de
Certificación, en base a la documentación que la Autoridad de Gestión le
remite, propone a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera del
Ministerio de Economía y Hacienda el mandamiento de pago a favor de los
distintos Organismos Intermedios en la cantidad que les corresponda.
Los Organismos Intermedios serán los responsables de efectuar los pagos a
los beneficiarios dentro de su ámbito de competencia.
Caja Pagadora: El órgano de la Comunidad Autónoma con competencias para
ordenar los pagos a favor de los acreedores que consten en las distintas
propuestas de pago. En el caso de las Illes Balears, se trata de la Dirección
General del Tesoro y Política Financiera de la Vicepresidencia Económica, de
Promoción Empresarial y de Empleo
El Esquema 13 sintetiza los procedimientos básicos para la gestión de los pagos de
las operaciones cofinanciadas por el FEDER que se describen en los siguientes
epígrafes.
Esquema 13. Procedimientos básicos para la gestión financiera de las operaciones
cofinanciadas por el FEDER.
Declaración
de gastos realizados
Solicitud de pagos
intermedios
Recepción e ingreso
de
la ayuda
Cierre de la
Intervención
90
A estos procedimientos básicos, hay que añadir aquellos que tienen lugar en el caso
de que se detecten irregularidades que afecten a la naturaleza o a las condiciones
de desarrollo o de control de las operaciones (artículo 98 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006). En tal situación se generan dos procedimientos adicionales destinados
a la corrección de las irregularidades detectadas y la rectificación, en su caso, de la
Declaración de Gastos efectuada. Todos ellos se describen en los siguientes
epígrafes.
4.6.1. Validación de la relación de gastos pagados y elaboración
de las declaraciones de gastos realizados
La validación de la relación de gastos pagos y la elaboración de las declaraciones de
gastos realizados abarca el procedimiento mediante el cual el Organismo
Intermedio emite la relación de operaciones que figuran en el “Certificado de gasto y
solicitud de reembolso” (Fondos 2007) y comunica a las Autoridades de Gestión y de
Certificación la relación de gastos pagados que pasarán a integrar una solicitud de
reembolso. Su objetivo es justificar la ejecución efectuada de los proyectos de gasto
llevados a cabo.
Tres elementos previos e importantes a señalar son:
En primer lugar, que el Beneficiario solamente puede certificar los gastos
efectivamente pagados entre el 1 de enero de 2007 y el 31 de diciembre de
2015, de acuerdo con el artículo 56 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. La
justificación de dichos gastos realizados se realiza mediante documentos de
pago (facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente,
según el artículo 78.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006). De esta forma, se
identifican todos los proyectos en los que el FEDER ha participado a través
del PO regional, y se toman sus documentos con objeto de certificar el
máximo gasto elegible posible y obtener, así, el importe de la ayuda
destinada a dicha fuente de financiación.
En segundo lugar, que, con anterioridad a la emisión de la correspondiente
relación de operaciones, se efectuarán las verificaciones de los gastos
declarados a las que se refiere el artículo 13 del Reglamento (CE) Nº
1828/2006 y, conforme a los resultados que se obtengan, se procederá a
efectuar las certificaciones por el importe correspondiente (en función de la
aplicación, en su caso, de las correcciones financieras que procedan).
Además, es preciso distinguir que el procedimiento varía ligeramente
dependiendo de si el beneficiario coincide, o no, con el órgano gestor del
Govern de la operación que se cofinancia. En el primer caso, los órganos
gestores ejecutan el gasto directamente, mientras que en el segundo
91
conceden subvenciones a los Beneficiarios y éstos son los que ejecutan las
operaciones.
El procedimiento se estructura en tres fases:
FASE 1: RECOPILACIÓN DE GASTOS PAGADOS: EL LISTADO PARA LA RELACIÓN DE
OPERACIONES QUE FIGURAN EN EL “CERTIFICADO DE GASTO Y SOLICITUD DE
REEMBOLSO (FONDOS 2007).
El beneficiario del proyecto, previamente a la elaboración de la solicitud de
reembolso, realiza el abono correspondiente a la ejecución de las actividades.
Las tareas de contabilización y apoyo que asume el Organismo Intermedio en
este procedimiento quedan a cargo de la Unidad de Gestión, Seguimiento y
Contabilización (quedando de este modo garantizada la separación de
funciones.
En caso de regimenes de ayuda, se estará a lo dispuesto en el artículo 78 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006. El Organismo Intermedio a través de la Unidad
de Gestión, Seguimiento y Contabilización deberá introducir los datos de las
relaciones de operaciones que han de figurar en el “Certificado de gasto y
solicitud de reembolso” en la aplicación informática.
Una vez dadas de alta las operaciones en la aplicación informática FEDER 2007
y registrada toda la información necesaria, El Organismo Intermedio, a través de
la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, introducirá los datos
requeridos:
Gastos elegibles realizados y soportados mediante facturas, en función del
eje y tema prioritario correspondiente y de acuerdo con las normas de
subvencionalidad.
Actualización de indicadores en función del tramo de ejecución.
Documentos de validación, listas de comprobación y controles previos
asociados a la relación de operaciones que figuran en el “Certificado de
gasto y solicitud de reembolso” (Fondos 2007).
FASE 2: EMISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA RELACIÓN DE GASTOS
Se comprobará la regularidad de los gastos consignados (ver procedimiento de
verificación), pudiendo exigir de los Beneficiarios cuantas rectificaciones se
considere necesarias.
Se comprueba la información del Certificado de Verificaciones y el Certificado de
Gastos remitidos:
92
Comprobación de forma: utilización de los modelos, firmas de los
responsables, entre otros.
Comprobación de contenido: exactitud de la relación de operaciones que
figuran en el “Certificado de gasto y solicitud de reembolso” conforme a la
documentación recibida, elegibilidad de los gastos, respeto a las políticas
comunitarias, entre otros.
A continuación, procederá a elaborar una propuesta de declaración de gastos.
FASE 3: DECLARACIÓN DE GASTOS
Tramita el Certificado de Gastos a la Autoridad de Certificación, si considera que
cumple con los requisitos necesarios, junto a la información de los gastos
incluidos en él y de las verificaciones realizadas. El Certificado puede adoptar:
El estado de “Presentado” a la Autoridad de Certificación.
Presentado con observaciones, si plantea alguna observación como
resultado de sus análisis,
En el caso en que rechace en su totalidad el Certificado como resultado de
sus análisis, lo devuelve al OI para que lo confeccione de nuevo, adoptando
el estado de Devuelto.
La Autoridad de Certificación verifica que los gastos han sido efectivamente
pagados y corresponden a operaciones subvencionables.
A partir de entonces, se generará un documento de “Declaración de Gastos”, de
acuerdo con el artículo 78 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.
El Reglamento (CE) nº 1083/2006 establece en su artículo 78 que las
declaraciones de gasto deben contener una información mínima para cada Eje
prioritario, información que deberá ser exacta, proceder de sistemas de
contabilidad fiables y estar basada en justificantes verificables.
93
Especial consideración requiere el caso específico de los regímenes de ayuda:
En este tipo de regímenes, la ayuda se concede a empresas privadas u organismos
públicos por una Administración o Ente Público que actúa como Órgano intermedio.
Éste selecciona las operaciones a financiar con cargo a los Fondos Estructurales, con
sus correspondientes beneficiarios. Es el responsable de garantizar la realización
correcta de las operaciones seleccionadas (elegibilidad), así como de su adecuación
al programa, correspondiéndole las funciones de contabilización de las mismas, de
cara a la posterior certificación.
En la financiación de cada operación, se distinguen por su origen tres tipos de
fondos:
Procedentes de FEDER.
Procedentes de la Administración o Ente público que actúa como Organismo
Intermedio.
Aportados por el beneficiario.
En su gestión, podemos encontrar determinadas diferencias, de acuerdo con el
régimen de que se trate:
El artículo 78 del Reglamento (CE) nº 1083/06 indica que, por lo que respecta
exclusivamente a los regímenes de ayuda en el sentido del artículo 87 del Tratado,
Tabla 16. Información que debe constar en las declaraciones de gastos.
Importe total de los gastos subvencionables (de acuerdo con lo establecido en el Capítulo III del
Reglamento (CE) nº 1083/2006, las normas en relación con la subvencionabilidad del gasto se
establecerán a nivel del Estado Miembro)
Importe correspondiente a la aportación pública.
Documentación justificativa de los gastos efectuados por los beneficiarios (facturas pagadas,
documentos contables, etc).
Adelantos concedidos a los beneficiarios por el organismo que otorgue la ayuda: Opcional cuando
se cumpla que estén sometidos a una garantía bancaria o a un instrumento financiero público de
efecto equivalente; no superen el 35 % del importe total de la ayuda que se vaya a conceder a un
beneficiario para un proyecto dado; y estén cubiertos mediante el gasto abonado por los
beneficiarios al ejecutar el proyecto, y documentados mediante la presentación de facturas
pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente a más tardar tres años después
del pago del adelanto o el 31 de diciembre de 2015
Gastos relativos a los grandes proyectos sólo cuando ya hayan sido adoptados por la Comisión.
Gasto total abonado al constituir o contribuir a instrumentos de ingeniería financiera o fondos de
cartera.
94
además de las condiciones establecidas con carácter general y de forma previa a su
certificación, la contribución pública correspondiente a los gastos que consten en
una declaración de gastos deberán haber sido abonados a los beneficiarios por el
organismo que conceda la ayuda.
4.6.2. Contabilización y relación de operaciones: Solicitud de
pagos intermedios
Una vez remitida la documentación de pagos y de verificación del Organismo
Intermedio por la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación, y validada por
esta última, de acuerdo con los pasos descritos anteriormente, prosigue el proceso
con la elaboración de la Solicitud de Pago para el reembolso de los fondos.
El procedimiento de solicitud de pagos intermedios consiste en la comprobación, por
parte de la Autoridad de Certificación, del cumplimiento por el Organismo
Intermedio y la Autoridad de Gestión del PO de todos los requisitos necesarios para
poder solicitar el pago a la Comisión Europea.
La presentación de las solicitudes de pago ante la Comisión Europea se realizará
conforme al artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, esto es, de forma
agrupada tres veces al año. En las disposiciones de aplicación del PO, se indica el
plazo máximo para hacerlo dentro de cada año:
La última semana de marzo.
La última semana de junio.
Antes del 31 de octubre.
De esta forma, los pasos a seguir para la solicitud de los pagos intermedios precisa
la realización de las tareas que se detallan en la siguiente ficha de procedimiento.
El procedimiento se estructura en dos fases:
FASE 1: COMPROBACIÓN DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA SU
ADMISIBILIDAD.
Se comprobará el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 71 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y del artículo 22 del Reglamento (CE) Nº
1828/2006, en especial, la presentación de la descripción de los sistemas de
gestión y control y su correspondiente evaluación.
Verifica que la documentación recibida es correcta, para lo cual analiza el
Certificado de Verificaciones:
Si hay incorrecciones se solicita a la Autoridad de Gestión su subsanación.
No se tramita el Certificado hasta que la información sea correcta.
95
Si es necesario, la Autoridad de Gestión contacta con el Organismo
Intermedio para subsanar las incidencias detectadas.
Además se cerciorará del cumplimiento de los requisitos señalados en el
artículo 86.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006:
Presentación del último Informe Anual de Ejecución
La Comisión no haya abonado más de la cantidad máxima de ayuda
FEDER aprobada por el PO.
La Comisión no haya presentado ningún dictamen por incumplimiento.
FASE 2: ELABORACIÓN Y REMISIÓN DE LA SOLICITUD DE PAGO.
Demostrado que se satisfacen las anteriores condiciones, se procede a
cumplimentar en el sistema informático nacional de seguimiento (FONDOS
2007) la Solicitud de Pago.
Se da de alta la Solicitud de Pago y se firma por el responsable de la Autoridad
de Certificación.
Finalmente, se une la Solicitud de Pago Intermedio a la Declaración de Gastos,
que se dirigirá al correspondiente Servicio de la Comisión Europea.
4.6.3. Recepción e ingreso de la ayuda.
La Comisión, tras examinar y admitir la Declaración de Gastos y la Solicitud de Pago
recibidas, efectuará el pago en un plazo de dos meses a partir de la fecha en que se
haya registrado la entrada, como señala el artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006.
De esta forma se inicia el procedimiento de recepción del cobro, que consiste en la
forma en que se produce el ingreso asociado a la solicitud de pago enviada a la
Comisión y la comunicación del mismo. Dicho procedimiento se estructura en tres
fases:
FASE 1: VERIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN Y LA SOLICITUD DE PAGO.
La Comisión comprueba que toda la documentación exigida por los
Reglamentos se ha recibido y la examinará al objeto de:
Dar su conformidad.
Corregir la Solicitud si se detecta alguna inexactitud, en cuyo caso detraerá
la cantidad afectada y lo comunicará a la Autoridad de Gestión.
FASE 2: TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DEL COBRO.
96
Se realiza la transferencia por el importe resultante de la revisión a la cuenta
correspondiente del Banco de España a disposición de la Dirección General del
Tesoro y Política Financiera del Ministerio de Economía y Hacienda.
Ingresados los fondos, el Organismo Ordenador de Pagos comunica a la
Autoridad de Certificación su recepción, indicando:
Número de referencia del Tesoro.
PO al que correspondiente (FEDER de Baleares).
Importe.
Fecha de recepción y de contabilización.
Realización de un análisis previo de la situación financiera y las incidencias en
los pagos del organismo intermedio del PO.
Se consigna en el sistema informático FEDER 2007 el cobro y se le asocia a la
Solicitud de Pago correspondiente a la Declaración de Gastos enviada, dando
lugar a la Notificación de Cobro.
Se comunica a la Autoridad de Gestión la recepción del cobro.
Prepara la Orden de Pago del Tesoro al Organismo Intermedio, ordenando:
El pago al organismo intermedio.
La cantidad a abonar.
El ingreso de la cantidad determinada en la cuenta dada de alta en el
archivo de terceros.
Notifica la propuesta de pago al Organismo Intermedio indicando:
La remisión al Tesoro de la Orden de pago.
La cantidad que se le va a abonar.
Si existen incidencias en el pago (debido a un control, al tratamiento de
una irregularidad, o a otras causas).
Una vez recibida la Orden de pago, realiza el pago. La ayuda comunitaria es
ingresada por la Autoridad de Certificación en la Dirección General del Tesoro y
Política Financiera del Govern de les Illes Balears en su totalidad, excepto en el
caso de las actuaciones desarrolladas por las corporaciones locales, que reciben
directamente el importe de la aportación comunitaria correspondiente a los
gastos efectivamente certificados.
En el caso de Baleares, las actuaciones ejecutadas son prefinanciadas por los
presupuestos de las entidades ejecutoras.
En consecuencia, se comprueba qué parte de la ayuda recibida pertenece a las
actuaciones realizadas por órganos ejecutores integrados en los presupuestos
de la Administración regional y qué parte corresponde a unidades ejecutoras
externas. Una vez comprobado, el Consejero de Industria, Turismo y Comercio
97
ordena transferir, en su caso, la parte correspondiente a los órganos ejecutores
no pertenecientes a la Administración Autonómica. La parte de ayuda asociada
al retorno de gasto prefinanciado por fondos propios del Govern de les Illes
Balears se ingresa en la Dirección General del Tesoro y Política Financiera y su
importe se aplica al correspondiente concepto del presupuesto de ingresos.
Esquema 14. Flujograma para la petición de reembolso: Circuito financiero.
4.6.4. Corrección de las irregularidades detectadas.
Así, los procedimientos establecidos que deberán aplicarse en caso de identificación
de irregularidades son los que se muestran en el 120HEsquema 15:
Correcciones financieras de la Comisión: Corresponde a la Comisión, se inicia
cuando detecta una irregularidad en la gestión de un Estado miembro, y
finaliza con la adopción de medidas correctoras.
Correcciones financieras del Estado: Corresponde a cualquiera de los órganos
con competencia y responsabilidad en materia de control dentro del Estado,
se inicia cuando se detecta una irregularidad en cualquier operación
cofinanciada, y finaliza con la adopción de medidas correctoras.
Rectificación de los gastos declarados y recuperación de los pagos indebidos:
Tiene lugar desde el comienzo de la etapa de compensación de gastos hasta
la realización de una nueva carga en la aplicación informática.
Beneficiario /
Organismo
Intermedio
Autoridad de
Gestión /
Organismo
Intermedio
Organismo
IntermedioAutoridad de
Gestión
Autoridad de
Certificación
Alta de
operaciones
Selección de
operaciones
(art.13.1 del Reg.
1828/2006)
• Certificado Art. 13.
• Petición de reembolso.
• Remisión de la
certificación a la autoridad
de gestión.
Validación del
certificado.
Elaboración de
propuesta de
reembolso a la
Autoridad de
Certificación
Elaboración de la
declaración de
gasto, solicitud
de pagos y
certificado (art.
61b del Reg
1083/2006)
SFC 2007
Comisión
Europea
Verificaciones Art, 13.:
Verificaciones
administrativas y sobre el
terreno.
Alta de
transacciones
Propuesta de
solicitud de
reembolso
Alta de
transacciones
Propuesta de
solicitud de
reembolso
98
Esquema 15. Procedimientos para la aplicación de correcciones financieras.
Correcciones financieras
del Estado
Modificación de
Gastos Declarados
Correcciones financieras
de la Comisión
Correcciones financieras
del Estado
Modificación de
Gastos Declarados
Correcciones financieras
de la Comisión
(A) INSTRUCCIONES PARA LOS ÓRGANOS GESTORES DEL PO FEDER DE
BALEARS SOBRE LA COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES.
Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”
Según el artículo 1.2 del Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95, “constituirá
irregularidad toda infracción de una disposición del derecho comunitario
correspondiente a una acción u omisión de un agente económico que tenga o
tendría por efecto perjudicar al presupuesto general de las Comunidades o a los
presupuestos administrados por éstas, bien sea mediante la disminución o la
supresión de ingresos procedentes de recursos propios percibidos directamente por
cuenta de las Comunidades, bien mediante un gasto indebido”.
La diferencia entre “fraude” e “irregularidad” es que en el fraude hay intención de
cometer un acto delictivo (por ejemplo, falsificar la fecha de una factura para que
sea elegible), y en la irregularidad no.
Importe mínimo de deuda a comunicar
Según el artículo 12 del Reglamento 1681/94, sólo deben comunicarse a la
Comisión las irregularidades detectadas superiores a 4.000 ecus/euros (665.544
pta.) de presupuesto comunitario (o sea, de ayuda de la U.E.).
Para importes inferiores, la comunicación a la Comisión sólo se hará sólo en el caso
de que la misma lo solicite expresamente.
Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del
Reglamento 1681/94
99
a. 7BComunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación (artículo 3 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 3 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes
al final de cada trimestre deben comunicarse a la Comisión las “irregularidades que
hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial”.
De acuerdo a lo indicado en el documento de trabajo del 19º COCOLAF denominado
“Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, emitido
por la OLAF el 11-4-2002, debe entenderse que “el primer acto de comprobación es
la primera manifestación, incluso de carácter interno, de la administración o de
instancias judiciales nacionales, por la que se constata, basándose en hechos
concretos, la existencia de una irregularidad. Ello no impide a las autoridades
administrativas o judiciales retirar o corregir posteriormente esa primera
comprobación en función del desarrollo del procedimiento administrativo o judicial”.
Para los casos de irregularidades detectadas como consecuencia de controles
realizados por órganos de control distintos de los gestores (por ejemplo, por los
órganos de control del Govern de Balears), de acuerdo al escrito de OLAF D/10768,
de 6-9-2004, debe considerarse como el “primer acto de comprobación
administrativa o judicial” el propio informe de control emitido, y no el momento en el
que se inicie el proceso de reintegro.
En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse
en esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de
ficha establecido por la OLAF.
b. 8BComunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 5.1 del Reglamento 1681/94, “dentro de los 2 meses
siguientes al término de cada trimestre, los Estados miembros informarán a la
Comisión, haciendo referencia a cualquier comunicación anterior efectuada en
virtud del artículo 3, de los procedimientos incoados como consecuencia de las
irregularidades comunicadas así como de los cambios significativos que se hayan
producido en dichos procedimientos, y en particular, acerca de los siguientes
extremos:
Importe de las recuperaciones efectuadas o previstas.
Medidas cautelares adoptadas por los Estados miembros para salvaguardar
la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas.
Procedimientos administrativos y judiciales que se hayan incoado con vistas
a la recuperación de las cantidades indebidamente abonadas y a la
aplicación de las sanciones.
100
Razones del eventual abandono de los procedimientos de recuperación; en la
medida de lo posible, se informará a la Comisión antes de tomar esta
decisión.
Eventual abandono de las acciones penales.
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas, o
judiciales o los elementos fundamentales de las mismas relativas a la conclusión de
dichos procedimientos.”
c. 9BComunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda
(artículo 5.2 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 5.2 del Reglamento 1681/94, “cuando un Estado miembro
considere que la recuperación de un importe no es posible o previsible, indicará a la
Comisión, mediante comunicación especial, el importe no recuperado y las razones
por las que, a su juicio, dicho importe quede a cargo de la Comunidad o del Estado
miembro. Dichas informaciones deberán ser suficientemente detalladas, con objeto
de que la Comisión pueda adoptar, a la mayor brevedad posible y tras concertación
con las autoridades del Estado miembro de que se trate, una decisión sobre la
imputabilidad de las consecuencias financieras a efectos del tercer guión del
apartado 1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) nº 4253/88.”
En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 “la Comisión
podrá pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de
recuperación”.
d. 10BAclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar
Irregularidades corregidas / no corregidas
Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se
corrijan automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo a través de
“descertificaciones” o “rectificaciones” del gasto declarado.
Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone
de manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los
artículos 3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994.
Irregularidades por incumplimiento de normas europeas / nacionales
Según indica el apartado 1.2 del Documento “Obligación de comunicar las
irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)” de la OLAF, de 11-4-2002, deben
comunicarse las irregularidades que vulneran directamente el derecho
comunitario, pero también las que vulneran las disposiciones nacionales.
Excepciones a la obligación de comunicar
101
No existe obligación de comunicar en los siguientes casos:
Cuando el gestor o beneficiario final comunica a la autoridad administrativa
correspondiente que ha cometido un error involuntario.
Cuando la autoridad (por ejemplo, un órgano de gestión) constate un error
de subvencionalidad del proyecto y proceda a retirar el importe antes de
haber efectuado el pago (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la
OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos -
19ª COCOLAF, 11/4/2002”). Si lo detectase una vez efectuado el pago, sí
habría que comunicarlo.
Cuando exista Fuerza Mayor (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de
la OLAF sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos -
19ª COCOLAF, 11/4/2002”).
Procedimiento de notificación de irregularidades en la Comunidad Autónoma
de Balears en aplicación del Reglamento (CE) Nº 1681/94
Los órganos de la Comunidad Autónoma de Balears que gestionan las ayudas
financiadas por Fondos Estructurales son los responsables de iniciar el trámite de
notificación de irregularidades previsto en los artículos 3 y 5 del Reglamento
1681/94, tanto para los casos de irregularidades detectadas a través de controles
realizados por el propio órgano gestor como de controles realizados por otros
órganos externos (Órganos de Control Económico del Govern, Tribunales de Cuentas,
Comisión Europea, etc.).
Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en
el caso de las ayudas cofinanciadas por el FEDER, a la Dirección General de
Economía y Estadísticas) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la
existencia de la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca
una modificación en el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento
1681/94):
“Ficha de comunicación de irregularidades” debidamente cumplimentada,
tanto en soporte papel como en soporte informático (Word); en este último
caso, el documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la
dirección que facilite el Organismo Intermedio.
Para cumplimentar adecuadamente una “Ficha”, deben tenerse en cuenta las
directrices establecidas en la “Guía elaborada por la Comisión Europea”,
remitida por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones:
102
No deben cumplimentarse los datos de “Caso nº” y “Fecha de envío”, datos
que serán cumplimentados por la IGAE.
Dentro del apartado 27-“Observaciones” de la “Ficha” debe incluirse, cuando sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano
gestor, precedido del siguiente texto: “Nº expediente asignado por el órgano
gestor:”
Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la “Ficha”
podrán consultarse al Organismo Intermedio.
En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un
expediente de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda,
deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia del documento que justifique la
devolución de dicho importe (resolución mediante la que se solicita el
reintegro, etc.).
En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la
recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia de la
“comunicación especial” que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento
1681/94 debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la
documentación generada por las actuaciones tendentes a la recuperación de
las sumas indebidamente percibidas.
Tan pronto como el Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la
comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de
recuperación de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos
recibidos a los órganos de control del Govern. Esa comunicación deberá ser en
soporte papel, y en soporte informático, para todos los documentos así remitidos por
los órganos gestores, especialmente para la “Ficha de comunicación de
irregularidades”.
Posteriormente, el órgano regional de control transmitirá a la IGAE toda la
documentación recibida, para su posterior remisión a la OLAF.
La comunicación de irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 y
1831/94 por parte de la Oficina de Control Económico a la IGAE debe ser antes del
día 15 del mes en que deba realizarse la comunicación a la OLAF, o sea, antes del
15 de mayo, 15 de agosto, 15 e noviembre y 15 de febrero, respectivamente, para
las irregularidades detectadas en el 1º, 2º, 3º y 4º trimestre de cada año.
En los casos en que el órgano regional de control conozca la existencia de una
irregularidad o de una modificación en el procedimiento de recuperación de una
irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de comunicación
hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de gestión
correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de
103
notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos
necesarios para efectuar dicha comunicación.
(B) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR EL ESTADO.
El procedimiento de corrección financiera efectuado por el Estado puede activarse
como consecuencia de:
Un procedimiento de reintegro o de compensación de pagos.
Un error en la tramitación de los proyectos.
Una sanción por parte de los actores de los controles de verificación de las
operaciones.
Si como consecuencia de los análisis efectuados por la Autoridad de Auditoría o por
otros órganos, se detectan irregularidades o deficiencias, se debe establecer el
alcance de las mismas sobre el total de las operaciones certificadas por el gestor
responsable de la irregularidad, así como valorar la gravedad de la irregularidad y la
pérdida financiera que ocasiona al FEDER. Como consecuencia de la irregularidad,
se propone la corrección financiera que se considere adecuada.
La corrección consistirá en “supresión total o parcial de la contribución pública”
aprobada al Beneficiario correspondiente (artículo 98.2 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006) por parte de la Autoridad de Gestión.
Por tanto, su objetivo es llevar a cabo la supresión parcial o total de la contribución
pública del Programa Operativo, como consecuencia de irregularidades individuales
o sistémicas detectadas en actividades de control, con el fin de restablecer una
situación en la que todo el gasto declarado para su cofinanciación con cargo al
FEDER sea elegible conforme a la normativa aplicable.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización ha establecido un registro
informático de los beneficiarios objeto de solicitud de reintegro (“control de
deudores”) en el que quedan plenamente identificados tanto los deudores como el
expediente administrativo de solicitud de reintegro, dejando constancia del proyecto,
el beneficiario, la entidad gestora, el importe total de la ayuda, el importe de la
ayuda a reintegrar, etc.
Esquema 16. Procedimiento de correcciones efectuadas por los estados miembros financieras
104
OI
Comunicación a la AC del importe
a compensar o reintegrar
Decisión de Resolución
Estudio de las alegaciones
presentadas
Identificación de Irregularidades
por el Estado miembro
Análisis de la documentación
de referencia
Propuesta de Resolución
AG
¿Corrección?
Notificación al
órgano afectado
SI NO
OI
B
Fin procedimiento
¿Alegaciones?
SI NO
AG
AC
Aplicación de
la corrección
financiera
Reasignación
de los fondos
liberados
OI
AG
OI
Comunicación a la AC del importe
a compensar o reintegrar
Decisión de Resolución
Estudio de las alegaciones
presentadas
Identificación de Irregularidades
por el Estado miembro
Análisis de la documentación
de referencia
Propuesta de Resolución
AG
¿Corrección?
Notificación al
órgano afectado
SI NO
OI
B
Fin procedimiento
¿Alegaciones?
SI NO
AG
AC
Aplicación de
la corrección
financiera
Reasignación
de los fondos
liberados
Aplicación de
la corrección
financiera
Reasignación
de los fondos
liberados
OI
AG
Nota: AG = Autoridad de Gestión; AC = Autoridad de Certificación; OI = Organismo Intermedio; CE = Comisión Europea; B = Benef iciarios
(C) CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN
El artículo 99 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece los criterios aplicados a
las correcciones financieras efectuadas por la Comisión. En él se especifican las
causas por las que la Comisión Europea podría realizar correcciones financieras:
La existencia de fallos graves en los sistemas de gestión y control del
PO, que suponga un riego grave para la contribución comunitaria ya
abonada a favor de éste.
105
La existencia de irregularidades en el gasto incluido en una
declaración de gastos certificada que no haya sido corregida por el
Estado miembro.
El incumplimiento por el Estado miembro de su responsabilidad de
investigar las irregularidades y de actuar cuando haya pruebas de
una modificación importante que afecte a la naturaleza o a las
condiciones de desarrollo o de control de las operaciones o de la
intervención.
El artículo 100 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 especifica el procedimiento a
seguir en tales supuestos.
106
PROCEDIMIENTO: CORRECCIÓN DE IRREGULARIDADES DETECTADAS POR LA COMISIÓN CÓDIGO: GF/CFC/0806/00
FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS
RESPONSABLES
SOPORTES
DOCUMENTALES
ELEMENTOS DE
VERIFICACIÓN OBSERVACIONES
1. IDENTIFICACIÓN Y
VALORACIÓN DE LA
IRREGULARIDAD
Realización de exámenes sobre posibles irregularidades en
la gestión y aplicación de los fondos.
Comisión
Europea - - -
Valoración de la irregularidad detectada, pudiéndose dar
las siguientes situaciones:
No requiere de una corrección inmediata: Realización de
observaciones, solicitud de su estudio al Estado
miembro y aplicación, en su caso, de la corrección
financiera prevista.
Requiere de una corrección inmediata: Suspensión total
o parcial de los pagos y comunicación justificada al
Estado miembro.
Comisión
Europea - -
En caso de no requerir corrección inmediata
el plazo para contestar a las observaciones
de la Comisión es de 2 meses; o de 4 si la
Comisión propone realizar correcciones a
tanto alzado.
2. DISCUSIÓN Y
AUDIENCIA
Análisis de las observaciones de la Comisión por el Estado
miembro, pudiéndose dar:
Conformidad: Realización de las modificaciones
propuestas.
No conformidad: Celebración de una Audiencia para
alcanzar un acuerdo al respecto.
Unidad de
Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
(OI) /
Autoridad de
Gestión (AG)
- - -
Del resultado de la audiencia, cabe plantear dos
escenarios:
En caso de acuerdo, se podrán utilizar los fondos de que
se trate con arreglo artículo 98.2 del Reglamento (CE)
1083/2006.
En caso de desacuerdo, la Comisión adoptará una
decisión sobre la corrección financiera a aplicar.
- -
El plazo para decidir sobre la corrección es
de 6 meses desde la fecha de audiencia.
Si la audiencia no se produce este plazo
empieza a correr dos meses después de la
fecha que conste en la carta de invitación
enviada por la Comisión.
3. APLICACIÓN DE
LA CORRECCIÓN
FINANCIERA
La decisión de la Comisión podrá referirse a una reducción
del anticipo o una supresión total o parcial de los pagos.
Comisión
Europea - -
La decisión tendrá en cuenta la naturaleza y
gravedad de la irregularidad y el alcance de
las implicaciones financieras de los fallos
detectados.
Nº de
ficha: 1
Sustituye el día:
Sustituido el día:
____ de ______________ de 20____
____ de ______________ de 20____
A la ficha:
Por ficha:
_______
_______
107
Esquema 17. Flujograma del procedimiento de corrección financiera por parte de la Comisión.
OI
Identificación de Irregularidades
por la Comisión Europea
Valoración de la Irregularidad
AG
¿Corrección
inmediata?
SI NO
OI
¿Conformidad?
SI NO
Aplicación de la
corrección financiera
CE
CE
Suspensión de
PagosObservaciones
Análisis de las observaciones
Aplicación medidas
correctorasAudiencia
¿Acuerdo?
SI NO
Decisión sobre la
corrección
Decisión como en el
caso del procedimiento
GF/CFE/0809/00
AG
OI
Identificación de Irregularidades
por la Comisión Europea
Valoración de la Irregularidad
AG
¿Corrección
inmediata?
SI NO
OI
¿Conformidad?
SI NO
Aplicación de la
corrección financiera
CE
CE
Suspensión de
PagosObservaciones
Análisis de las observaciones
Aplicación medidas
correctorasAudiencia
¿Acuerdo?
SI NO
Decisión sobre la
corrección
Decisión como en el
caso del procedimiento
GF/CFE/0809/00
AG
Nota: AG = Autoridad de Gestión; AC = Autoridad de Certificación; OI = Organismo Intermedio; CE = Comisión Europea
108
(D) PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS
INFORMES DE AUDITORIA ELABORADOS POR LA INTERVENCION
ADJUNTA
Una vez recibido el informe definitivo de Auditorias, el Organismo Intermedio
introduce los datos del informe en la aplicación “Fondos 2007” y se archiva el
informe definitivo junto con el informe provisional y los escritos de alegaciones tanto
del Organismo Intermedio como del Órgano Gestor en “Informes de Control
Financiero R(CE) 1083 PO 2007-2013“.
Si el informe definitivo contiene conclusiones o recomendaciones que exigen la
adopción de medidas correctoras para la subsanación de las deficiencias o los
errores sistémicos encontrados (en caso contrario, el Organismo Intermedio se
asegura que el Órgano Gestor ha recibido el informe y se archiva el expediente), el
Organismo Intermedio analiza las recomendaciones propuestas por la Autoridad de
Auditoría y comunica al órgano gestor implicado las conclusiones y propuestas
recogidas en el informe para que se proceda a su implementación por parte del
mismo.
Para ello, dirigirá un oficio al órgano gestor implicado donde:
- se le concede un periodo de tiempo adecuado para la adopción de las medidas
correctoras que subsanen las deficiencias puestas de manifiesto en el informe.
- se le indica que deberá comunicar a éste, en el menor plazo posible, las
medidas adoptadas, los plazos previstos para la subsanación de las deficiencias
o errores sistémicos y los resultados esperados.
En el caso de que se proceda a su implementación en los términos recogidos por el
informe de auditoría se procederá a remitir al Organismo Intermedio una
descripción de las medidas implementadas, así como el plazo de ejecución de las
mismas y los resultados esperados.
Por el contrario, si se observan inconvenientes que hacen imposible la atención
estricta de las recomendaciones, el Órgano gestor procederá a la realización de un
informe en el que se recojan de forma detallada los motivos que justifican esta
imposibilidad.
El Organismo Intermedio, a la recepción de la información remitida por el
correspondiente órgano gestor procederá a la comprobación in situ, tanto de las
medidas implementadas como, en su caso, de las causas presentadas para no
haberse llevado a la práctica las mismas.
El Organismo Intermedio comunicará a la Autoridad de Auditoría, en un plazo
máximo de 3 meses a partir de la recepción del informe definitivo, la adopción de
las medidas correctoras por parte del Órgano gestor, y en caso de de no haber sido
posible adoptar las medidas correctoras, informará en el mismo plazo, al Secretario
109
General y a la Autoridad de Auditoria de las causas que han impedido la adopción de
medidas correctoras a las conclusiones y recomendaciones del informe de
auditorías.
Esquema 18. Procedimiento de Seguimiento de los resultados de los Informes de Auditoria
Medidas Correctoras
Análisis de las propuestas y
comunicación al OG
Oficio justificando las causas que
impiden la aplicación de las
medidas
SI NO
OI
Comprobación in situ
Descripción de las medidas,
plazo de ejecución y
resultados esperados
OG
OIComunicación a AA de los
resultados del seguimiento
realizado
110
4.6.5. Rectificación de gastos declarados y recuperación de los
pagos indebidos.
La rectificación de los gastos declarados es el procedimiento por el cual se
modifican los datos referentes a certificaciones de pagos ya realizadas. Tales
modificaciones puede obedecer a:
Errores detectados en el curso de una verificación por cualquiera de los
organismos con responsabilidades en materia de control.
La aplicación de las conclusiones realizadas en el marco de auditorías y
demás operaciones de control.
En consecuencia, el objeto de este procedimiento está dirigido a recuperar los
importes indebidamente certificados a la Comisión Europea. Su alcance se relaciona
con los trabajos de verificación y control de los diferentes organismos con
competencia para ello, a partir de los cuales pueden detectarse errores puntuales en
certificaciones ya emitidas por el Organismo Intermedio y tramitadas a la Comisión,
dando lugar a la percepción indebida de importes.
111
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GASTOS Y RECUPERACIÓN DE LOS PAGOS INDEBIDOS CÓDIGO: GF/RGD/0806/00
FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS
RESPONSABLES OBSERVACIONES
1. IDENTIFICACIÓN
DE ERRORES
El punto de partida es la detección de un error en una relación de las operaciones, que figuran en el
“Certificado de gasto y solicitud de reembolso”, ya presentada por el OI y tramitada a la Comisión. Ello
motiva la emisión de un informe que determina la necesidad de llevar a cabo una rectificación negativa
o minoración de gastos certificados.
Órgano nacional o
europeo con
competencia en la
verificación o el control
En el caso de errores detectados por
la Autoridad de Auditoría, el informe
es enviado al menos a la Autoridad de
Certificación (art. 61.d del
Reglamento (CE) 1083/2006 y Art. 20
del Reglamento (CE) 1828/2006) Remisión del informe, con carácter general, a las Autoridades de Gestión y Certificación.
2. MINORACIÓN DE
LOS IMPORTES
SIGUIENTES A
CERTIFICAR
Se comunica a la Autoridad de Gestión las conclusiones del informe y las cantidades que deben
recuperarse.
Autoridad de
Certificación
Introduce la información necesaria en el Sistema cuando procede a compensar la cantidad irregular en
futuras certificaciones. Autoridad de Gestión
Minora la cantidad percibida irregularmente, motu proprio, en posteriores certificaciones de gastos. De
este modo se produce una compensación de importes en una nueva relación de operaciones, para su
posterior certificación.
Organismo Intermedio
En 30 días desde que conoce la
cantidad a recuperar, pone en
conocimiento de la AC su intención de
llevar a cabo la minoración.
Comprueba que el importe se ha compensado y por tanto recuperado efectivamente Autoridad de
Certificación
En caso de no minorar los importes, puede producirse una de estas situaciones:
De forma excepcional, cuando el órgano de control que emitió el informe es la IGAE, previo acuerdo
con la AG y con el visto bueno de la AC, presenta alegaciones y aporta documentación para
demostrar que el alcance real de la irregularidad es inferior a lo determinado por el informe de
auditoría. Se seguirán los trámites establecidos en la normativa nacional.
Organismo Intermedio
Excepcionalmente, cuando existan criterios de necesidad y oportunidad, la AC retira el importe de
gastos posteriormente certificados. En este caso el OI debe proceder a conciliar las cantidades
tramitadas a la Comisión y las certificadas por él en posteriores certificaciones de gastos.
Autoridad de
Certificación
La AC propone al órgano competente la resolución para la apertura de un expediente de reintegro. En
este caso, analiza las alegaciones presentadas y evalúa la conveniencia de variar las cantidades
irregulares detectadas, comunicando a la AG su decisión.
Autoridad de
Certificación
3. COMUNICACIÓN Y Comunica al OI la resolución adoptada justificando la consideración realizada de las alegaciones
presentadas.
Órgano con
competencia en la
112
PROCEDIMIENTO: RECTIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GASTOS Y RECUPERACIÓN DE LOS PAGOS INDEBIDOS CÓDIGO: GF/RGD/0806/00
FASES TAREAS A DESARROLLAR ORGANISMOS
RESPONSABLES OBSERVACIONES
RESOLUCIÓN verificación o el control
Si no está conforme con la resolución adoptada puede interponer un recurso de alzada ante el superior
jerárquico. Si el sentido de la resolución es desfavorable, independientemente del posible recurso
judicial, el OI debe proceder a compensar los importes irregulares en posteriores certificaciones de
gastos o ingresar la cantidad irregular en la cuenta existente al efecto en el Banco de España. Si el
recurso administrativo resulta desestimado, puede con posterioridad recurrir al procedimiento
contencioso – administrativo.
Organismo Intermedio
Envía a la Comisión una declaración con los importes retirados de las declaraciones del año anterior, los
recuperados, y los pendientes de recuperación, todo ello desagregado a nivel de eje prioritario y para
cada PO
Autoridad de
Certificación
Antes del 31 de marzo de cada año
desde 2008
Anexo XI R1828: Declaración anual
sobre importes retirados y
recuperados y sobre recuperaciones
pendientes.
Nº de
ficha: 1
Sustituye el día:
Sustituido el día:
____ de ______________ de 20____
____ de ______________ de 20____
A la ficha:
Por ficha:
_______
_______
Esquema 19. Flujograma del Procedimiento de rectificación de la Declaración de Gastos y Recuperación de los Pagos Indebidos.
Declaración anual
sobre importes
retirados, recuperados
y pendientes de
recuperación
OI
Presentación
alegacionesOI
Comunicación de la
intención de minorar
Detección de errores en
certificados
Remisión del Informe
Negativo de Control
OI
¿Minoración?
OI
Conciliación de
cantidades en
posteriores
certificaciones
AC
Retiro
excepcionalmente
del importe
certificado
AC
Expediente de
reintegro y
comunicación a
AG
SI NO
AC
Variación, en su
caso, de las
cantidades a
minorar
AG
Comunicación al OI
de la decisión
adoptada
AC
Comprobación
efectiva dela
compensación
OI
Recurso de alzada
AC
Remisión a la CE
OI
Compensación de
importes si es
desestimado
Declaración anual
sobre importes
retirados, recuperados
y pendientes de
recuperación
OI
Presentación
alegacionesOI
Comunicación de la
intención de minorar
Detección de errores en
certificados
Remisión del Informe
Negativo de Control
OI
¿Minoración?
OI
Conciliación de
cantidades en
posteriores
certificaciones
AC
Retiro
excepcionalmente
del importe
certificado
AC
Expediente de
reintegro y
comunicación a
AG
SI NO
AC
Variación, en su
caso, de las
cantidades a
minorar
AG
Comunicación al OI
de la decisión
adoptada
AC
Comprobación
efectiva dela
compensación
OI
Recurso de alzada
AC
Remisión a la CE
OI
Compensación de
importes si es
desestimado
114
En caso de un proceso de reintegro iniciado con posterioridad a la declaración de
gasto como consecuencia de controles de seguimiento se seguirá el siguiente
procedimiento por parte del organismo gestor:
1. Comunicación del Jefe de Servicio por escrito y con justificante de
recibo a los afectados del reintegro voluntario de la subvención. Se
indicará el importe y, si procede, los intereses establecidos en la
normativa vigente. En el plazo de 15 de días, se debe hacer el pago
voluntario y remitir fotocopia del ingreso.
2. Informe o acta de comprobación: es la primera evaluación por escrito
que supone el reconocimiento de hechos concretos que sustenta la
abertura de un expediente de recuperación de pagos indebidos. Se
remitirá copia al Departamento de Gestión de Recursos.
3. Tramitar copia al Departamento de Gestión de Recursos del acuerdo
de inicio de expediente y del importe actualizado si se aplican
intereses.
4. Tramitar copia al Departamento técnico de la propuesta de
resolución y del importe actualizado si se aplican intereses.
5. Tramitar copia al Departamento técnico de la resolución y del
importe actualizado si se aplican intereses.
6. El Departamento de Gestión de Recursos, si tiene conocimiento de la
devolución la comunicará al servicio.
7. El Servicio procederá a corregir la base de datos y lo comunicará a la
Dirección General de Economía y Estadísticas.
8. El Servicio seguirá y controlará el seguimiento de los expedientes
deudores iniciados. Si se interpone recurso potestativo de reposición
contra la resolución, se notificará a la asesoría jurídica.
115
4.7. Pista de auditoría.
El Reglamento (CE) nº 1828/2006 recoge en sus considerandos el requisito de
“garantizar la correcta realización de la auditoría de los gastos en el marco de los
Programas Operativos, es necesario fijar los criterios que ha de cumplir una pista de
auditoría para ser considerada adecuada”, de acuerdo a lo establecido
posteriormente en el Artículo 15 de dicho Reglamento. En la medida en que la pista
de auditoría constituye el cauce más seguro para realizar el control y la verificación
del conjunto de operaciones seleccionadas se exige que permita:
a) Conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los
registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran
en poder de la Autoridad de Certificación, la Autoridad de Gestión, los
organismos intermedios y los beneficiarios, con respecto a las
operaciones cofinanciadas en el marco del Programa Operativo.
b) Verificar el pago de la contribución pública al beneficiario.
c) Verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el
Comité de seguimiento para el Programa Operativo.
d) Recoger las especificaciones técnicas con respecto a cada operación, así
como el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación
de la concesión, los documentos relativos a los procedimientos de
contratación pública, los informes de situación y los informes sobre las
verificaciones y auditorías llevadas a cabo.
El procedimiento genérico de ejecución de cualquier actuación a cofinanciar
establece las siguientes fases: reserva de crédito, autorización, selección,
adjudicación, formalización, ejecución, gasto, validación, pago, contabilización,
certificación, reintegro, ayuda.
El seguimiento financiero de la ejecución se puede seguir paso a paso a través de
las siguientes fases y documentos contables:
1.- Existencia de crédito: requisito necesario para iniciar el expediente, se acredita
mediante la reserva correspondiente de crédito (R).
2.- La autorización por la autoridad competente del gasto inherente a la
actuación, se formaliza mediante el documento contable (A).
116
3.- La selección de los proyectos se realiza por los procedimientos administrativos
establecidos en base a unos criterios de selección, con el objeto de determinar
el ejecutor del proyecto o beneficiario de una subvención.
4.- El resultado de la selección es la adjudicación que se formaliza mediante un
documento contable (D).
5.- El ejecutor o beneficiario formaliza o no un documento (adquiere unos
determinados compromisos administrativos y financieros).
6.- Como resultado de la ejecución de la actuación y de los compromisos
adquiridos el ejecutor o beneficiario emite una serie de documentos y facturas
que son remitidos a la entidad gestora para su pago, documentos que se
materializan en certificaciones y facturas, que son remitidos a las unidades
gestoras correspondientes.
7.- Las unidades gestoras correspondientes proceden a la confección de las
correspondientes órdenes de pago (OP) o validación de las mismas que son
remitidas respectivamente a la Intervención General o al departamento
contable correspondiente para su pago efectivo. Pago que es anotado en los
sistemas contables respectivos.
8.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización del organismo
intermedio, realizados los trámites oportunos por la Unidad de Control y
Verificación, procede a la contabilización del gasto en la aplicación informática
Fondos 2007 a efectos de la contabilización de la relación de operaciones
correspondientes.
9.- Una vez confeccionada y validada por la Autoridad de Gestión la certificación
de gastos se procede al reintegro de la ayuda a la Dirección General del Tesoro
y Política Financiera de la comunidad autónoma que a su vez lo comunica a la
Dirección General de Presupuestos y Financiación para su aplicación a la
partida presupuestaria correspondiente.
Como consecuencia de este proceso y los documentos contables generados en base
a documentos fehacientes, se estima que se cumple la pista de auditoría, toda vez
que el reintegro de la ayuda es posterior a la realización del gasto y la
correspondiente certificación.
La garantía del archivo y custodia de la documentación y los justificantes (originales
o copias certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente
aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a la intervención
durante los tres años siguientes al cierre del PO o a un cierre parcial (artículo 90 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
En este contexto, cada beneficiario es responsable de la custodia de los
mencionados documentos relativos a las operaciones que ha gestionado. A estos
117
efectos el beneficiario deberá tener en cuenta que el pago del saldo final relativo a
la intervención se retrasa unos 3 ó 4 años desde la conclusión del período operativo,
siendo dicho pago el momento en que empiezan a computarse los 3 años del
Reglamento.
Por su parte, la unidad de gestión, seguimiento y contabilización, asi como la Unidad
de Control y Verificación, custodiaran la información por ellas generada tanto en
formato papel (informes de los controles y de las relaciones de pagos) como en
formato informático y, la aplicación Fondos 2007.
En cuanto a los Gestores, depende de su tipología. La unidades Gestores integrantes
de la estructura administrativa del Govern Balear custodiaran la documentación en
su propio departamento, las entidades publicas dependientes del Govern Balear en
el departamento económico-financiero y las administraciones locales en las
Secretarias y/o intervenciones generales, en formato papel y/o microfilmado hasta
la finalización del programa operativo (año 2021).
118
La garantía de una información de calidad en este proceso puede partir del uso y
presentación de una lista de comprobación, del tipo de la incluida a continuación.
Esquema 20. Suficiencia de la pista de auditoría
Flujo de Fondos
Flujo de Información
119
Tabla 17. Lista de verificación sobre pista de auditoría y transmisión de información
ACTIVIDADES VERIFICADAS
RESULTADO
DE LA VERIF.
(SÍ / NO)
OBSERVAC.
La operación cumple con los criterios de selección, es coherente con los objetivos del PO,
respeta las políticas comunitarias y los demás criterios aplicables a la intervención.
El sistema permite llegar desde cualquier pago de la Comisión hasta el último detalle de los
pagos efectuados a los que han realizado las inversiones (certificación del contratista –
factura - pago efectivo – recepción de la ayuda- registro del ingresos).
Los registros contables indican los siguientes datos: fecha de creación, importe de cada
partida de gastos, naturaleza de los justificantes, fecha y método de pago.
Se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el artículo 80 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006
Se conservan adecuadamente todos los justificantes de pagos realizados.
Los gastos declarados son conformes a las normas comunitarias y nacionales.
Los documentos administrativos (contratación, registro de documentación, registro de
envíos, etc.), se conservan adecuadamente.
Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la documentación y
conservación por parte del organismo ejecutor son adecuados.
Existe un registro por parte del Servicio o Unidad que conserva la documentación
Existe una relación pormenorizada de documentos de pago en el órgano intermedio
Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la documentación y
conservación por parte del organismo ejecutor son adecuados
Existe un registro con la transmisión de información por parte del organismo ejecutor
Existe un registro con la transmisión de información por parte del organismo intermedio
En este marco y en función de los requerimientos contenidos en los artículos 66 y
76 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en los artículos 39 al 42, del
Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, así como de las orientaciones de la
Comisión para el sistema informático SFC 2007, éste garantizará a la Autoridad de
Gestión del Programa y al Comité de Seguimiento que el seguimiento del Programa
responde a criterios de calidad, así como a la transmisión electrónica de la
Información.
120
4.8. El seguimiento del Programa Operativo.
El diseño de un sistema o procedimiento de seguimiento del Programa Operativo de
les Illes Balears para el período 2007-2013 constituye uno de los factores
fundamentales en el cumplimiento del objetivo de garantizar la calidad de ejecución
del mismo.
En este ámbito, el Comité de Seguimiento va a desempeñar un papel prioritario, en
la medida en que se encuentra presente en todo el proceso de aplicación de los
Fondos, comprobando su eficacia y uso correcto.
4.8.1. El Comité de Seguimiento.
El Comité de Seguimiento se define como el órgano que acompaña la intervención,
comprueba su gestión, garantiza que se respeten sus orientaciones y disposiciones
de aplicación y examina su evaluación.
(a) 11BComposición del Comité de Seguimiento
Al efecto de asegurar el correcto desarrollo del presente Programa Operativo y con
el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 63 del Reglamento (CE) nº
1083/2006, el Estado miembro ha creado un Comité de Seguimiento de acuerdo
con la Autoridad de Gestión, dando cumplimiento al requisito temporal de en un
plazo máximo de tres meses desde la fecha de notificación de aprobación del
programa, en la reunión celebrada el día 11 de marzo de 2008.
En dicha reunión, el Comité de Seguimiento estableció su Reglamento Interno
ateniéndose al marco institucional, jurídico y financiero del Estado y lo aprobó de
acuerdo con la Autoridad de Gestión.
Dicho Reglamento Interno establece la composición del propio Comité de
Seguimiento que se reunirá al menos una vez al año y estará presidido por el órgano
responsable de la gestión en la Comunidad Autónoma de Islas Baleares en régimen
de co-presidencia con el Ministerio de Economía y Hacienda.
Son miembros permanentes del Comité, los representantes del Ministerio de
Economía y Hacienda y de la Comunidad Autónoma de les Illes Balears. Un
representante de la Comisión podrá formar parte del Comité de Seguimiento a título
consultivo.
121
Asimismo, podrán, formar parte de dicho Comité los interlocutores económicos y
sociales, interlocutores medioambientales, organismos responsables del fomento de
la igualdad y representantes de las Entidades Locales.
Por otra parte, cuando proceda podrá participar, en calidad de asesor, un
representante del BEI y del FE.
Por último, se podrá invitar a las reuniones del Comité a representantes de los
Organismos ejecutores del Programa, asociaciones representativas de la sociedad
civil afectada, así como asesores externos que colaboren en las tareas de
seguimiento y evaluación y, eventualmente, a observadores invitados de países
comunitarios o extra comunitarios.
(b) 12BFunciones del Comité de Seguimiento
De acuerdo con el artículo 65 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, el Comité de
Seguimiento se asegurará de la eficacia y la calidad de la ejecución del programa
del siguiente modo:
a) Estudiará y aprobará los criterios de selección de las operaciones objeto de
financiación en un plazo de seis meses a partir de la aprobación del
Programa Operativo y aprobará toda revisión de dichos criterios atendiendo
a las necesidades de programación.
b) Analizará periódicamente los progresos realizados en la consecución de los
objetivos específicos del Programa Operativo basándose en la
documentación remitida por la Autoridad de Gestión.
c) Examinará los resultados de la ejecución, en particular el logro de los
objetivos fijados en relación con cada Eje prioritario y las evaluaciones
contempladas en el artículo 48 apartado 3 del Reglamento (CE) 1083/2006.
d) Estudiará y aprobará los informes de ejecución anual y final previstos en el
artículo 67 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.
e) Se le comunicará el informe de control anual, o la parte del informe que se
refiera al Programa Operativo FEDER de les Illes Balears y cualquier
observación pertinente que la Comisión pueda efectuar tras el examen de
dicho informe o relativa a dicha parte del mismo.
f) Podrá proponer a la Autoridad de Gestión cualquier revisión o examen del
Programa Operativo que permita lograr los objetivos de los Fondos
mencionados en el artículo 3 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, o mejorar
su gestión, incluida la gestión financiera.
122
g) Estudiará y aprobará cualquier propuesta de modificación del contenido de
la decisión de la Comisión sobre la contribución de los Fondos.
El Comité de Seguimiento podrá constituir Grupos Técnicos Temáticos en los que
participarán los representantes de los organismos relevantes para cada uno de los
ejes prioritarios del programa, con el objetivo de acompañar su desarrollo y
contribuir al proceso de evaluación.
(c) 13BDisposiciones en materia de seguimiento
De acuerdo con el artículo 66 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, la Autoridad de
Gestión y el Comité de Seguimiento garantizarán que la ejecución del programa
responda a criterios de calidad. La Autoridad de Gestión y el Comité de Seguimiento
llevarán a cabo su labor de seguimiento basándose en indicadores financieros y en
los indicadores mencionados en el artículo 37, apartado 1 letra c), especificados en
el Programa Operativo. Cuando la naturaleza de la ayuda lo permita, las estadísticas
se desglosarán por sexo.
El intercambio de datos entre la Comisión y los Estados miembros con este fin se
llevará a cabo por medios electrónicos, de conformidad con las normas de
desarrollo del Reglamento (CE) nº 1083/2006 adoptadas por la Comisión de
conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 103, apartado 3.
4.8.2. Informes anuales e Informe final.
A partir de 2008, la Autoridad de Gestión remitirá a la Comisión, a más tardar el 30
de junio de cada año, un informe anual y, a más tardar el 31 de marzo de 2017, un
informe final de ejecución del Programa Operativo.
Estos informes incluirán la siguiente información:
a) Los progresos realizados en la ejecución del programa y los ejes prioritarios
en relación con sus objetivos específicos y verificables, cuantificando,
siempre y cuando sea posible, mediante los indicadores mencionados en el
artículo 37 apartado 1 letra c) del Reglamento (CE) nº 1083/2006, en
relación con cada Eje prioritario.
b) La ejecución financiera del programa, desglosando para cada Eje prioritario:
El gasto efectuado por los beneficiarios, incluidos en las solicitudes de
pago enviadas a la Autoridad de Gestión y la contribución pública
correspondiente.
123
El total de los pagos obtenidos de la Comisión y la cuantificación de los
indicadores financieros indicados en el artículo 66 apartado 2 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006.
El gasto abonado por el organismo responsable de la realización de los
pagos a los beneficiarios.
c) El desglose indicativo de la asignación de los fondos por categorías, con
arreglo a las disposiciones de aplicación adoptadas por la Comisión
conforme al procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006.
d) Las medidas adoptadas por la Autoridad de Gestión o por el Comité de
Seguimiento a fin de garantizar la calidad y la eficacia de la intervención, en
particular:
Las medidas de evaluación y seguimiento, incluidas las reglas sobre
recopilación de datos.
Una síntesis de los problemas más importantes surgidos durante la
ejecución del programa y de las medidas que se han tomado para hacerles
frente, incluidas las adoptadas a raíz de las observaciones formuladas en
virtud del artículo 68 apartado 2 del Reglamento (CE) nº 1083/2006,
cuando proceda.
La forma en que se ha utilizado la asistencia técnica.
e) Las medidas adoptadas a fin de facilitar información sobre el Programa
Operativo y aquellas que tengan por objeto darlo a conocer.
f) Información sobre problemas significativos relativos al cumplimiento de la
legislación comunitaria, que se hayan encontrado al ejecutar el programa y
las medidas adoptadas para hacerles frente. En este ámbito se considerarán
las evoluciones del cumplimiento de la normativa comunitaria en relación
con los principios horizontales de igualdad de oportunidades entre hombres
y mujeres y medioambiente.
g) Cuando proceda, el progreso y la financiación de los grandes proyectos.
h) El uso de la ayuda que haya quedado como resultado de la supresión a que
se refiere el artículo 98, apartado 2, a disposición de la Autoridad de Gestión
o a otra autoridad pública durante el periodo de ejecución del Programa
Operativo.
i) Los casos en los que se haya detectado una modificación sustancial de las
operaciones con arreglo al artículo 57 del Reglamento (CE) nº 1083/2006
124
La información mencionada en las letras d), g), h) e i) no se incluirá si no se han
producido cambios significativos desde el informe anterior.
Los informes se considerarán admisibles en la medida en que incluyan toda la
información adecuada. La Comisión informará al Estado respecto de la
admisibilidad del informe anual en un plazo de diez días hábiles a partir de la fecha
de su recepción.
La Comisión informará al Estado de su dictamen acerca del contenido de un informe
anual de ejecución admisible remitido por la Autoridad de Gestión en un plazo de
dos meses a partir de la fecha de recepción.
Por lo que respecta al informe final de ejecución del Programa Operativo, este plazo
será como máximo de cinco meses a partir de la fecha de recepción de un informe
admisible. En caso de que la Comisión no responda en el plazo estipulado al efecto,
el informe se considerará aceptado.
4.8.3. Examen anual del Programa
De acuerdo con el artículo 68 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, cada año, tras la
presentación del informe anual de ejecución, la Comisión y la Autoridad de Gestión
examinarán los progresos realizados en la ejecución del Programa Operativo, los
principales resultados obtenidos durante el año anterior, la ejecución financiera, así
comu otros factores a fin de mejorar la ejecución.
Podrá examinarse, asimismo, cualquier otro aspecto del funcionamiento del sistema
de gestión y control que se haya planteado en el último informe anual de control
mencionado en el artículo 62, apartado 1, letra d), inciso i) del Reglamento (CE) nº
1083/2006.
Tras el examen previsto, la Comisión podrá formular observaciones al Estado y a la
Autoridad de Gestión, que informará al respecto al Comité de Seguimiento. El
Estado comunicará a la Comisión las medidas adoptadas en respuesta a dichas
observaciones.
Cuando se disponga de las evaluaciones ex post realizadas en relación con la ayuda
concedida a lo largo del periodo de programación 2000- 2006, los resultados
globales podrán analizarse, cuando proceda, en el siguiente examen anual.
125
4.8.4. Revisión del Programa
De acuerdo con el artículo 33 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, por iniciativa del
Estado o de la Comisión, el Programa Operativo podrá reexaminarse y, cuando sea
necesario, podrá revisarse, si se dan una o varias de las circunstancias siguientes:
a) tras haberse producido cambios socioeconómicos importantes;
b) con el fin de atender a los cambios sustanciales de las prioridades
comunitarias, nacionales o regionales en mayor grado o de forma diferente;
c) en función de la evaluación del programa; y/o
d) como consecuencia de dificultades de aplicación.
La revisión del Programa Operativo no implicará la revisión de la Decisión de la
Comisión mencionada en el artículo 28 apartado 3.
4.9. La evaluación del Programa Operativo.
Teniendo en cuenta las diversas disposiciones del Reglamento (CE) nº 1083/2006,
en el período 2007-2013, así como el contenido de los Documentos de Trabajo nº 2
y 5 de la Comisión4F
4, se deberá dar respuesta a una serie de cuestiones en materia
de seguimiento y evaluación, que se resumen en las siguientes necesidades:
1. Será necesario presentar, como en períodos anteriores, un informe de
ejecución anual de cada Programa Operativo.
2. También con carácter anual, se deberá analizar la contribución de los
Programas Operativos al cumplimiento de los objetivos del Programa Nacional
de Reformas.
3. Se deberán realizar, para el conjunto de todos los Programas Operativos, dos
Informes de Seguimiento Estratégico en 2009 y 2012.
4. Por último, junto a las evaluaciones ex – ante y ex – post, será necesario
realizar las evaluaciones que se estimen oportunas (evaluaciones on-going), ya
sean de carácter estratégico, ya sean de carácter operativo.
La respuesta del Marco Estratégico a este conjunto de necesidades derivadas de las
disposiciones reglamentarias es doble: por un lado, se desarrollará un sistema de
coordinación basado en la creación de un Comité Consultivo sobre Seguimiento y
Evaluación que se reunirá como mínimo una vez al año; por otro lado, se
4 Documento de trabajo nº2 de la Comisión Europea “Indicadores para el seguimiento y la evaluación:
Una guía práctica.” Documento de Trabajo nº5 de la Comisión Europea: “Orientaciones sobre
Evaluación.”
126
desarrollará un sistema de seguimiento basado en tres tipos de indicadores. Estos
tres tipos de indicadores son los siguientes: indicadores estratégicos, indicadores
operativos e indicadores de evaluación.
4.9.1. Mecanismo de Coordinación: Comité Consultivo sobre
Seguimiento y Evaluación.
El Comité Consultivo de Seguimiento y Evaluación, estará compuesto por miembros
de los distintos organismos que intervienen en los Programas Operativos tanto a
nivel nacional y regional como comunitario. Asimismo, se podrán incorporar a las
reuniones del mismo los expertos independientes que se estime oportuno en
función de los temas a analizar.
Las funciones de este Comité Consultivo sobre Seguimiento y Evaluación serán las
siguientes:
1. Elaborar y valorar un Informe Anual del Marco Estratégico Nacional de
Referencia (MENR).
2. Valorar la necesidad de emprender alguna evaluación on-going.
3. Velar por la calidad del sistema de seguimiento.
No obstante, la composición y funciones de dicho Comité se deberán definir en un
Reglamento de Funcionamiento interno a elaborar una vez haya sido aprobado
formalmente el MENR.
El contenido del Informe anual del MENR incorporará, al menos, los siguientes
elementos:
Una exposición de los indicadores operativos y de los indicadores
estratégicos, así como una exposición de los indicadores de evaluación
cuando éstos estén disponibles. Dicha exposición incluirá el valor absoluto
de cada indicador, el grado de cumplimiento del mismo en la ejecución y el
grado de cumplimiento de coste unitario.
Contribución del conjunto de Programas Operativos al MENR.
Conclusiones sobre la calidad del sistema de seguimiento y sobre las
principales desviaciones operativas y/o estratégicas de los Programas
Operativos.
127
4.9.2. Tipos de evaluaciones.
(a) EVALUACIÓN EX – ANTE.
La evaluación previa sirve de base para definir las líneas de actuación y los
Programas Operativos en los que se enmarcan éstas.
En el período 2007-2013, ha correspondido al Estado miembro la elaboración de
una evaluación previa o ex – ante que abarque todos los programas operativos, o
una evaluación en relación con cada Fondo, cada prioridad o cada programa
operativo, de acuerdo con lo determinado por el artículo 48 del Reglamento (CE) nº
1083/2006.
En la práctica, tal y como el Plan de Evaluación, en las regiones objetivo
«competitividad regional y empleo», se ha planteado la posibilidad de llevar a cabo
una evaluación ex – ante que abarque todos los programas operativos, o una
evaluación en relación con cada Fondo, cada prioridad o cada programa operativo.
(b) EVALUACIÓN ON-GOING.
Durante la fase de ejecución del Programa Operativo, se llevará a cabo un
seguimiento y evaluación continuados que permitirá analizar los resultados de las
intervenciones, su pertinencia y la consecución de los objetivos en tiempo “real”,
dotando a las autoridades competentes de capacidad de reacción en el caso de
producirse alteraciones significativas.
En concreto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 33.1. del Reglamento (CE)
nº 1083/2006, los escenarios que justificarían la realización de una evaluación, que
se concretan en los siguientes:
(a) Importantes cambios en el contexto socioeconómicos.
(b) Cambios sustanciales de las prioridades comunitarias, nacionales o
regionales.
(c) Dificultades de aplicación del PO.
(d) Desviaciones significativas con respecto a los objetivos definidos en el PO.
En este marco se definen varios tipos de evaluaciones:
SEGUIMIENTO
ESTRATÉGICO
DE LA GESTIÓN
Enf. interno
Enf. externo
OPERATIVO
De1er
nivel
De 2º nivel
Contribución
a las OEC
Contribución a las Pol. Nac. (PNR, MENR)
CAMBIOS EN EL
CONTEXTO
ATENCIÓN A PRIORIDADES
COMUNITARIAS Y
NACIONALES
EVALUACIONES
ESTRATÉGICAS
Enfoque
financiero
Enfoque
físico
DIFICULTADES
DE APLICACIÓN
DESVIACIÓN FRENTE A
OBJETIVOS
Complementariedad
EVALUACIONES
OPERATIVAS
EVALUACIONES
TEMÁTICAS + PH
Funcionamiento de procedimientos
(control, certificación, …)
Plan de Publicidad
EVALUACIÓN DE PROCEDIM.
(Autoridad de Auditoría)
EVALUACIÓN DEL PLAN DE
PUBLICIDAD
EVALUACIONES
DE GESTIÓN
SE
GU
IMIE
NT
OE
VA
LU
AC
IÓN
129
I) La evaluación operativa o de seguimiento consiste en el análisis del
funcionamiento de los Programas Operativos, realizada bajo la responsabilidad
de los Estados miembros o de la Comisión Europea, cuando se hayan
identificado desviaciones significativas respecto a los objetivos fijados en un
principio o cuando se presenten propuestas para la revisión de dichos
programas.
Para determinar la necesidad de llevar a cabo este tipo de evaluaciones se
procederá de forma periódica al análisis de los indicadores de alerta.
Corresponderá a la SG de Programación y Evaluación, el seguimiento de los
indicadores de alerta de todos los P.O dos veces al año (en tono a marzo y
septiembre).
En el supuesto de que dichos indicadores superen los umbral determinados, se
planteará a los Comités de Seguimiento la necesidad, o no, de hacer una
Evaluación Operativa, dado que la responsabilidad última de la decisión recae
sobre el Comité de Seguimiento.
La responsabilidad última corresponderá a la Subdirección General de
Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios, si bien el
encargado de realizarla será en cada caso el responsable de la evaluación en el
ámbito del organismo afectado (la propia Subdirección General de
Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios o el
organismo encargado en las correspondientes dichas regiones).
La metodología empleada para su elaboración se ajustará a los términos
definidos en la Metodológica de la Evaluación Continua que será discutida en el
seno del Grupo Consultivo de Evaluación.
Los resultados se remitirán al propio Comité así como a la Comisión, y se
incluirán en los informes anuales.
II) Por su parte, la evaluación estratégica se define como el examen de la
evolución de un programa o grupo de programas en relación con las prioridades
comunitarias y nacionales o de naturaleza operativa, realizado con carácter
previo, simultáneo o posterior al período de programación, con el fin de apoyar
el seguimiento de un Programa Operativo. En lo que se refiere a las
evaluaciones on going, se procederá a la realización de evaluaciones
estratégicas cuando, como resultado del seguimiento continuado, se observen
cambios de relieve en el contexto socioeconómico o derivados de las
estrategias regionales, nacionales o comunitarias.
Adicionalmente, se llevarán a cabo evaluaciones de determinadas áreas
temáticas, correspondiendo la responsabilidad a la Autoridad de Gestión. En
concreto, las disposiciones de aplicación del PO, aluden a tres evaluaciones
temáticas:
130
Evaluación estratégica temática de la I+D+i y la Sociedad de la Información.
Corresponderá a la Subdirección General de Programación Territorial y
Evaluación de Programas Comunitarios en el año 2009.
Evaluación Ambiental Estratégica. La responsabilidad de su realización
corresponde a Subdirección General de Programación Territorial y
Evaluación de Programas Comunitarios a lo largo del año 2009.
Evaluación sobre la integración del principio horizontal de Igualdad de
Oportunidades en los programas operativos. Del mismo modo se realizará
en el año 2009 a cargo de la Subdirección General de Programación
Territorial y Evaluación de Programas.
III) La Evaluación del Plan de Publicidad.
La responsabilidad del seguimiento y evaluación del Plan de Comunicación
recae en el Organismo Intermedio, tal y como se señala en el capítulo 6 del
Plan de Comunicación y en el Plan de Evaluación, con la colaboración de los
órganos ejecutores de las actuaciones.
El Plan de Comunicación se someterá, de acuerdo con el calendario indicativo
del Plan de Evaluación, a dos ejercicios de evaluación, en 2010 y 2013
respectivamente, siguiendo las indicaciones que, a este respecto, realice la
Autoridad de Gestión. Los resultados de estas evaluaciones se incluirán en:
Informes de evaluación del PO.
Los informes de Ejecución de 2010 y 2013.
Además, en todos los Informes Anuales se incluirá todo lo concerniente al
desarrollo del Plan de Comunicación, como señala el artículo 4.2 del
Reglamento (CE) nº 1828/2006.
La evaluación del Plan de Comunicación se ajustará a los parámetros
establecidos por la guía que a tal efecto será discutida en el GERIP, y que
tendrá un carácter único para el FEDER, FSE y Fondo de Cohesión.
IV) Evaluación de procedimientos.
Entre las funciones de la Comisión se encuentra la de confirmar que los Estados
miembros han implantado un sistema de gestión y control ajustado a la
normativa y a la descripción de los procedimientos exigida en el artículo 71 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006, de acuerdo con las pautas recogidas en el
artículo 25 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, así como la de confirmar el
funcionamiento eficaz de los sistemas mencionados durante el período de
ejecución del Programa Operativo (artículo 72 del Reglamento (CE) nº
1083/2006). En definitiva, garantizar que los Estados miembros aplican
adecuadamente los sistemas de verificación y control y que los controles se
están realizando en los términos requeridos por la normativa comunitaria.
Adicionalmente, la Dirección General de Economía y Estadísticas podrá llevar a
cabo controles de sistemas y procedimientos a efectos de comprobar si los
131
Organismos colaboradores o los propios beneficiarios han instaurado sistemas
de verificación suficientes para dar cumplimiento eficaz a los requisitos
establecidos en los procedimientos anteriores, de modo que permitan la
detección y corrección de las posibles irregularidades derivadas de la gestión
del PO y de este modo:
Verificar que los beneficiarios proporcionan información apropiada sobre las
operaciones realizadas a los organismos colaboradores en primera
instancia y que éstos disponen de un manual de procedimientos que se ha
aplicado de forma correcta.
Controlar que los procedimientos establecidos ofrecen una garantía
suficiente de que se están llevando a cabo las actuaciones en el marco de
los requisitos normativos definidos desde una perspectiva regional, nacional
y comunitaria.
Verificar que los sistemas contables garantizan un correcto registro y
asignación de gastos.
Como resultado de este proceso de verificación de los procedimientos se
emitirá un informe provisional, al que podrán realizarse las alegaciones
correspondientes por las partes afectadas, de forma que cuando éste devenga
en definitivo recoja dichas alegaciones.
(c) EVALUACIÓN EX – POST.
Análisis realizado bajo la responsabilidad de la Comisión Europea, antes del 31 de
diciembre de 2015, del grado de utilización de los recursos, la eficacia, la eficiencia
de la programación de los Fondos y el impacto socioeconómico, con el fin de
determinar los factores que han contribuido al éxito o al fracaso en la ejecución de
los Programas Operativos, identificar buenas prácticas y extraer conclusiones
trasladables a las políticas de cohesión económica y social (artículo 49 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006).
Se realizará una evaluación conjunta para todos los programas que integran el
Objetivo de Competitividad Regional y Empleo, del mismo modo que para el resto de
los Objetivos de la Política Regional.
4.9.3. Definición de Indicadores
El documento “Elementos clave para un sistema de seguimiento y evaluación
continua” se puede considerar como un anexo a este Plan de Evaluación en el que se
listan y detallan tres tipos de indicadores:
Indicadores de contexto.
El listado de 172 indicadores pretende analizar el desarrollo socioeconómico así
como la sostenibildad de las diferentes regiones. Se tiene previsto una
actualización anual siendo responsabilidad de la Subdirección General de
Programación Territorial y Evaluación de Programas Comunitarios.
132
Indicadores Estratégicos.
Son indicadores de contexto y de impacto definidos en el Marco Estratégico
Nacional de Referencia a nivel de Eje prioritario. Son indicadores útiles para la
realización del seguimiento anual de los efectos buscados sobre la economía, la
sociedad y el medio ambiente por cada Eje prioritario.
Sus metas se cuantificarán inicialmente para el año 2010 y serán objeto de un
seguimiento anual por parte de la Autoridad de Gestión.
Se propondrán aproximadamente cinco por Eje prioritario entre los cuales se
deberán elegir para cada PO los más pertinentes en función de los Temas
Prioritarios desarrollados, y se incluirán para cada Eje indicadores de las dos
prioridades horizontales.
Indicadores Operativos.
Son indicadores útiles para la realización del seguimiento anual de los progresos
físicos (realizaciones), y en algunos casos, del empleo creado y mantenido
(resultado e impacto).
Sus metas se cuantificarán para los años 2010 y 2013 y serán objeto de un
seguimiento anual por parte de los gestores de las actuaciones.
Se propondrán tres o menos por cada Tema Prioritario y, en la medida de lo
posible, con carácter agregable por Eje. Se incluirán para cada Eje indicadores de
las dos prioridades horizontales.
Indicadores de Evaluación.
Son indicadores útiles para el análisis de las relaciones causa-efecto entre las
actuaciones realizadas (realizaciones y los avances estratégicos (resultados e
impacto) fundamentalmente serán indicadores de resultado.
Su definición y metodología de elaboración deberá ser fruto de un estudio
específico de cada Eje, lo cual dará lugar a un Marco Común de Trabajo para la
elaboración de los Indicadores de Evaluación. El seguimiento de dichos
indicadores se realizará con carácter puntual mediante trabajo de campo.
Los momentos de elaboración serán:
En el año 2008 referido a la realización de 2007: Test y primer balance
estratégico.
En el año 2009 referido a la realización de 2008: Informe Seguimiento
Estratégico.
En el año 2012 referido a la realización de 2011: Informe Seguimiento
Estratégico.
Cuando se realice una evaluación on-going.
133
4B5. SISTEMA DE INFORMACIÓN.
El sistema informático 2007 (SFC 2007) da servicio integral a la gestión de los
Fondos Comunitarios en el período 2007-2013, basándose en tres pilares
funcionales: Gestión, Certificación (Pagos) y Auditoría (Control).
En este marco y en función de los requerimientos contenidos en los artículos 66 y 76
del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en los artículos 39 al 42, del
Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión, así como de las orientaciones de la
Comisión para el sistema informático SFC 2007, garantiza a la Autoridad de Gestión
del Programa y al Comité de Seguimiento que el seguimiento del Programa responde
a criterios de calidad, así como a la transmisión electrónica de la Información. El
sistema también permite la transmisión y recepción oficial de documentación con la
Comisión.
SFC 2007 integra el trabajo en la gestión de los Fondos que deben realizar las
distintas Unidades responsables. En este sentido va a disponer de tres módulos
diferenciados de información: Gestión, Certificación y Auditoría.
Esquema 21. El sistema informático SFC 2007
GESTIÓN CERTIFICACIÓNAUDITORÍA
MERNProgramación inicial
Gestión financiera
Controles
Artículo 16
Certificación de gasto.
Declaración de gasto
Solicitud de pago
Cobro
Transferencias
ARCHIVO
DIGITAL
ARCHIVO
DIGITAL
ARCHIVO
DIGITAL
Archivo para intercambio con la Comisión SFC 2007
Datos programación inicial
Datos informes anuales
Datos adicionalidad
Datos declaración de gastos.
Datos solicitudes de pagos
GESTIÓN CERTIFICACIÓNAUDITORÍA
MERNProgramación inicial
Gestión financiera
Controles
Artículo 16
Certificación de gasto.
Declaración de gasto
Solicitud de pago
Cobro
Transferencias
ARCHIVO
DIGITAL
ARCHIVO
DIGITAL
ARCHIVO
DIGITAL
Archivo para intercambio con la Comisión SFC 2007
Datos programación inicial
Datos informes anuales
Datos adicionalidad
Datos declaración de gastos.
Datos solicitudes de pagos
134
Las comunicaciones que deben establecerse entre estos tres módulos deben
reproducir los trámites administrativos que van a producirse.
La Dirección General de Fondos Comunitarios asegurará para las distintas
intervenciones el establecimiento de un sistema operativo de gestión y seguimiento,
con una estructura y una dotación de medios adecuados a los fines perseguidos, de
tal manera que dicho sistema de gestión permita:
Registrar la información relativa a la realización al nivel previsto en el
Reglamento (CE) nº 1083/2006.
Disponer de datos financieros y físicos fiables y, cuando sea posible,
agregables.
Facilitar información específica que eventualmente pudiera ser precisa con
motivo de los controles, preguntas parlamentarias o supuestos semejantes.
Asimismo, la Dirección General de Fondos Comunitarios establecerá para las
distintas Formas de Intervención un sistema de seguimiento con el objeto de
canalizar los flujos de información sobre las actuaciones cofinanciadas y efectuar el
seguimiento financiero y cualitativo de la intervención. A este sistema estarán
vinculados todos los titulares de las medidas cofinanciadas por los Fondos
Estructurales dentro de la intervención. Este sistema debe permitir:
Garantizar la correcta administración de los flujos financieros con la UE y con
cada uno de los promotores de las actuaciones.
Garantizar la identificación de las actuaciones cofinanciadas, reforzando el
principio de programación y facilitando la medición del valor añadido de la
cofinanciación aportada por cada Fondo a las actuaciones habituales de los
promotores.
Aportar información cualitativa sobre el contenido y los resultados de la
intervención, facilitando la identificación de los impactos de las actuaciones
sobre los colectivos o los sectores prioritarios. Esta información permitirá una
evaluación más homogénea de las formas de intervención, estableciendo
parámetros comunes de valoración en función de la tipología de las
operaciones cofinanciadas.
Entre las novedades que presenta el sistema, se incluye en el procedimiento de
gestión financiera la incorporará firma electrónica. En concreto, se prevé que los
certificados digitales y firma electrónica se utilizarán, al menos, durante los
siguientes procesos:
En los accesos de los distintos usuarios a través de Internet.
En los envíos de información que haya que realizar con la Comisión Europea.
135
En las certificaciones expedidas por los Organismos intermedios y distintas
autoridades.
En la realización de propuestas de transferencias al Tesoro Público.
5.1. Recogida y transmisión de datos.
Los niveles de información que son requeridos oficialmente por la Comisión Europea
para el periodo 2007-2013 representan una simplificación respecto al periodo
anterior. Es decir, Programa-años y Ejes prioritarios. Sin embargo en los documentos
de aplicación propuestos por la Comisión se requiere hacer un seguimiento de la
información a nivel de operación.
Por otra parte el Reglamento de aplicación de la Comisión establece una división por
categorías de gasto. Una programación indicativa de estas categorías de gasto debe
acompañar al Programa Operativo en su presentación a la Comisión Europea.
Los datos financieros serán registrados para cada operación y seguidamente
agregados por temas prioritarios, Ejes prioritarios y años. Los datos de indicadores,
estratégicos y operativos se agregarán a nivel de Eje prioritario.
Fondos 2007 se estructura a través de una serie de tablas vinculadas, que permiten
clasificar, ordenar y jerarquizar la información de la manera más óptima posible a la
hora de obtener extractos, informes y, en general, realizar análisis y obtener
conclusiones sobre la información existente en el sistema.
De manera genérica, las tablas se pueden clasificar en ocho grandes grupos:
Datos referidos a la programación del Marco Estratégico de Referencia: Es lo que
se denomina Estructura del Marco. Es una información fija, que hace referencia a
las estructuras definidas por los Reglamentos.
Datos de variables: Se trata de una serie de tablas que recogen conceptos tales
como Provincias, Municipios, Órganos ejecutores, Organismos de control, Bancos,
Indicadores, Tipos de institución, Instituciones.
Datos sobre la programación: Son datos que hacen referencia a la programación
financiera de las distintas intervenciones vigentes en el periodo, desagregada a
nivel de tema prioritario y beneficiario final.
Datos sobre el archivo digital: este archivo se utilizará para la transferencia de
información documental a la SFC 2007. Está dividido entre distintas carpetas a
las que acceden los Organismos que participan en las Programas Operativos.
Datos sobre la ejecución: Son datos que se registran a nivel de operación y pagos
de los beneficiarios y a las certificaciones presentadas por los mismos en el
proceso de ejecución de los proyectos.
136
Esquema 22. Esquema de funcionamiento de Fondos 2007
Fuente: Elaboración propia.
137
Datos sobre repartos y transferencias monetarias: Esta información, hace
referencia a las cantidades remitidas por la Comisión Europea para hacer frente a
los pagos de la ayuda comprometida, y al proceso de reparto de esta ayuda entre
los Beneficiarios. La aplicación lleva un registro sistematizado, a nivel de
beneficiario, de la ayuda adeudada a los mismos, la recibida de la Comisión y la
que se le ha transferido de manera efectiva.
Indicadores. Los indicadores serán registrados a nivel de operación para cada
beneficiario y se agregarán teniendo en cuenta el panel de indicadores comunes
definido por las Autoridades de Gestión.
Datos sobre controles. Recoge la información sobre los controles realizados a las
Intervenciones.
5.2. Procedimiento de obtención de datos.
SFC 2007 posee cuatro vías principales para obtener la información, en función de la
cantidad deseada de la misma, su grado de (des)agregación y las necesidades que se
posean a la hora de cribar los datos.
Visualización en pantalla: Está disponible para cualquiera de las secciones en las
que trabaja la aplicación, y el funcionamiento es similar en todas ellas.
Informes: Este es un apartado de la aplicación que genera informes en formato
PDF. Y HTML. Son documentos, con un formato preestablecido, de carácter oficial,
siendo algunos de ellos obligatorios a la hora de elaborar informes solicitados por
la Comisión Europea.
Descargas: Es una vía para obtener información estructurada de la Base de datos,
en formato XML o HTML.
Generador Automático de Informes GAUDI: Esta herramienta, instalada en la
aplicación, es un programa específicamente diseñado para generar informes a
partir de los datos de una base de datos.
138
ANEXO I: LISTAS DE COMPROBACIÓN.
Lista de comprobación general FEDER.
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
Artículo 13 in situ
1 ¿Se dispone de acta o informe debidamente suscrito sobre
la visita de comprobación fisica realizada para constatar la
existencia de los bienes objeto de la ayuda y que los
mismos se correspondan con los aprobados?
Artículo 13 in situ 2 Se cumple con las medidas de información y publicidad
establecidas en el artículo 8 del Reglamento 1828/2006
Artículo 13 in situ 3 ¿Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación
ambiental?
Artículo 13 in situ 4 En el caso de que se realicen vertidos, ¿tiene autorización
de vertido y se cumplen sus condiciones?
Artículo 13 in situ
5 Si la operación supone la construcción de un vertedero
dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto
1481/2001, de 27 de diciembre, por el que se regula la
eliminación de residuos mediante depósito en vertedero,
¿se ha ejecutado con estricto cumplimiento de las
condiciones contenidas en la autorización para su
construcción?
Artículo 13 in situ 6 ¿Consta resolución sancionadora por incumplimiento
grave o muy grave de la legislación ambiental?
Artículo 13 in situ
7 Si la operación supone la construcción de una incineradora
de residuos dentro del ámbito de aplicación del Real
Decreto 653/2003, de 30 de mayo, sobre incineración de
residuos, ¿se ha ejecutado con estricto cumplimiento de
las condiciones contenidas en la autorización para su
construcción?
Artículo 13 in situ 8 ¿Se ha cumplido con las normas de accesibilidad para las
personas discapacitadas?
Certificados
1 Gasto certificado: ¿Corresponde de manera indubitada a la
operación aprobada conforme a los criterios fijados por el
Comité de seguimiento?
Certificados
2 ¿Se han incluido gastos pagados fuera del periodo elegible
establecido en el art. 56 del Reglamento 1083/2006 , en
la correspondiente Decisión que aprueba el Programa
Operativo (Fecha inicial / final) y, en su caso, fuera del
periodo contemplado en la normativa propia de las
operaciones?
Certificados
3 ¿Los pagos de los beneficiarios finales están justificados
documentalmente con arreglo al art. 78 del Reglamento
1083/2006?
Certificados
4 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 4 de la Norma nacional sobre
subvencionabilidad del gasto aprobada por Orden
EHA/524/2008 del Ministerio de Economía y Hacienda de
26 de febrero de 2008 (en lo sucesivo, Norma nacional de
subvencionabilidad)?
Certificados 5 ¿Se incluyen contribuciones en especie?
Certificados
6 ¿ Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 5 de la Norma nacional de
subvencionabilidad? (Gastos generales)
Certificados 7 ¿Se ha cumplido lo establecido en el artículo 8 del
Reglamento 1828/2006? (Publicidad)
139
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
Certificados
8 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 2 de la Norma nacional de
subvencionabilidad? (Gastos financieros, judiciales y de
otra naturaleza)
Certificados
9 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 6 de la Norma nacional sobre
subvencionabilidad? (Adquisición de bienes de equipo de
segunda mano)
Certificados
10 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 3 de la Norma nacional sobre
subvencionabilidad?(Adquisición de terrenos y bienes
inmuebles)
Certificados
11 IVA y otros impuestos y gravámenes: ¿Se han incluido
gastos pagados en concepto de IVA recuperable, impuesto
general indirecto canario recuperable u otros impuestos
similares recuperables, en contra de lo establecido en el
punto 2.e de la Norma nacional sobre subvencionabilidad?
Certificados
12 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en los artículos 43 a 45 del Reglamento
1828/2006? (Fondos de capital riesgo, de garantía y de
préstamos)
Certificados
13 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en los artículos 43, 44 y 46 del Reglamento
1828/2006? (Fondos de desarrollo urbano)
Certificados
14 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el punto 7 de la Norma nacional sobre
subvencionabilidad? (Gastos de gestión y ejecución)
Certificados
15 ¿Los gastos incluidos en este certificado incumplen lo
establecido en el artículo 78 del Reglamento 1083/2006?
(Adelantos concedidos a beneficiarios en regímenes de
ayuda)
Certificados
16 ¿Se han incluido descuentos efectuados o pagos
realizados por el contratista a la Administración en
concepto de tasa de dirección de obra, control de calidad u
otros conceptos, en contra de lo establecido en el punto
2.k de la Norma nacional sobre subvencionabilidad?
Certificados
17 Modificados de contratos: ¿Se han incluido gastos
pagados correspondientes a modificaciones de contratos
públicos, sin autorización de la Dirección General de
Fondos Comunitarios, en contra de lo establecido en el
punto 2.k de la Norma nacional sobre subvencionabilidad?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
1 En el caso de haberse publicado, ¿Incluía el anuncio de
licitación una mención a la cofinanciación europea?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
2 ¿Se ha justificado adecuadamente en los pliegos el
procedimiento y forma de adjudicación seleccionado?
(abierto, restringido, subasta, concurso y negociado)
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
3 ¿Ha sido informado favorablemente el pliego de cláusulas
administrativas particulares por el servicio jurídico?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
4 En los pliegos de cláusulas administrativas particulares,
¿se incluye algún criterio de valoración de ofertas no
directamente vinculado con el objeto de contrato ( precios
medios, …)?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
5 ¿Existen en el expediente indicios de fraccionamiento del
gasto, de forma que se eludan obligaciones de
publicación, procedimiento, necesidad de clasificación, …?
140
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
6
¿Se cumplen las normas de publicidad de las licitaciones?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
7 En caso de haberse utilizado la tramitación de urgencia o
emergencia, ¿está debidamente justificado según la ley?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
8 Una vez realizada la convocatoria de la licitación, ¿se han
cumplido los plazos de presentación de las solicitudes de
participación y de las proposiciones?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
9 ¿Se ha acreditado la personalidad jurídica de los
licitadores, clasificación o solvencia, y una declaración de
no estar incursos en prohibición de contratar, así como el
cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la
Seguridad Social?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
10 ¿Son perfectamente distinguibles los criterios de solvencia
de los criterios de valoración de ofertas en los anuncios de
licitación o pliegos de condiciones?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
11 ¿Existen pruebas de que haya existido discriminación por
distintos motivos (nacionalidad, ubicación, etc.)?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
12 Para la valoración de las proposiciones y la determinación
de la oferta económicamente más ventajosa, ¿se han
tenido en cuenta exclusivamente los criterios de valoración
directamente vinculados con el objeto del contrato
recogidos en el pliego?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
13 En el caso de subasta, ¿se ha adjudicado el contrato al
licitador que ha presentado el precio más bajo
presentado?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
14 En el caso de concurso, ¿se ha adjudicado el contrato al
licitador que ha presentado la oferta más ventajosa?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
15 ¿Se ha notificado a los participantes en la licitación la
adjudicación del contrato?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
16 En caso de que hayan existido ofertas desproporcionadas
o temerarias, ¿se ha solicitado su justificación?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
17 ¿Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación
ambiental, en el caso de que fuese preceptivo?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
18 ¿Existe documentación acreditativa del órgano
adjudicador que recoja todas las ofertas y la valoración de
las mismas, y se ha dispuesto de los informes de
valoración técnica correspondientes?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
19 ¿Se ha publicado la adjudicación en los plazos legales
exigibles?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
20
¿Se ha constituido garantía definitiva?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
21 En caso de contratación conjunta de redacción de proyecto
y de ejecución de las obras, ¿se cumplen los requisitos del
artículo 125 LCAP?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
22 En su caso, ¿existe certificado de disponibilidad de
terrenos?
141
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
23 ¿El contrato firmado con el adjudicatario lo ha sido por el
importe de la oferta que éste ha presentado y no contiene
cláusulas contrarias a los pliegos?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
24 Cuando se trate de prestaciones complementarias (obras
o servicios) que no figuren en el proyecto ni en el contrato
inicial, ¿se cumplen los requisitos establecidos en el
articulo 141.d (obras), 182 (suministros) o 210 estudios y
servicios)?(
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
25 En caso de prestaciones complementarias (obras o
servicios), ¿supera el importe acumulado del 20% del
contrato primitivo?
Texto Refundido 2/2000 de
16 de junio y Ley 48/1998
de 30 de diciembre
26 ¿El órgano de contratación ha comunicado a todo
candidato o licitador rechazado que lo solicite, en el plazo
de quince días a partir de la solicitud, los motivos del
rechazo de su candidatura o de su proposición y las
características de la proposición del adjudicatario
determinantes de la adjudicación a su favor?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
1 ¿ En el caso de haberse publicado, ¿Incluía el anuncio de
licitación una mención a la cofinanciación europea?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
2 ¿Se ha justificado adecuadamente en los pliegos el
procedimiento de adjudicación seleccionado? (abierto,
restringido, negociado y diálogo competitivo)
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
3 ¿Ha sido informado favorablemente el pliego de cláusulas
administrativas particulares por el servicio jurídico?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
4 En los pliegos de cláusulas administrativas particulares,
¿se incluye algún criterio de valoración de ofertas no
directamente vinculado con el objeto de contrato ( precios
medios, …)?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
5 ¿Existen en el expediente indicios de fraccionamiento del
gasto, de forma que se eludan obligaciones de
publicación, procedimiento, necesidad de clasificación,…?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
6 ¿Se cumplen las normas de publicidad de las licitaciones?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
7 ¿Se ha difundido/publicado el Perfil del contratante de
acuerdo con lo establecido en el artículo 42 de la ley
30/2007 de contratos del sector público?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
8 En caso de haberse utilizado la tramitación de urgencia o
emergencia, ¿está debidamente justificado según la ley?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
9 Una vez realizada la convocatoria de la licitación, ¿se han
cumplido los plazos de presentación de las solicitudes de
participación y de las proposiciones?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
10 ¿Se ha acreditado la personalidad jurídica de los
licitadores, clasificación o solvencia, y una declaración de
no estar incursos en prohibición de contratar, así como el
cumplimiento de las obligaciones tributarias y frente a la
Seguridad Social?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
11 Tratándose de una licitación basada en varios criterios de
valoración de ofertas, ¿consta en el pliego de
condiciones/documento descriptivo (en caso de diálogo
competitivo), la ponderación relativa atribuida a cada uno
de los criterios de valoración?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
12 En caso de establecerse un único criterio de valoración de
ofertas, ¿se corresponde éste con el de precio más bajo?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
13 ¿Son perfectamente distinguibles los criterios de solvencia
de los criterios de valoración de ofertas en los anuncios de
licitación o pliegos de condiciones?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
14 En su caso, ¿se ha dado plazo para subsanación de
problemas en la presentación de la documentación?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
15 ¿Existen pruebas de que haya existido discriminación por
distintos motivos (nacionalidad, ubicación, etc.)?
142
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
16 Para la valoración de las proposiciones y la determinación
de la oferta económicamente más ventajosa, ¿se han
tenido en cuenta exclusivamente los criterios de valoración
directamente vinculados con el objeto del contrato
recogidos en el pliego?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
17 A efectos de la adjudicación del contrato si se ha
procedido a una subasta electrónica, ¿se ajusta a lo
establecido en el art. 132 de la L.C.S.P?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
18 ¿Se ha adjudicado el contrato al licitador que ha
presentado la oferta económica más ventajosa?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
19 ¿Se ha notificado a los participantes en la licitación la
adjudicación del contrato?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
20 En caso de que hayan existido ofertas desproporcionadas
o temerarias, ¿se ha solicitado su justificación?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
21 ¿Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación
ambiental, en el caso de que fuese preceptivo?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
22 ¿ Existe documentación acreditativa del órgano
adjudicador que recoja todas las ofertas y la valoración de
las mismas, y se ha dispuesto de los informes de
valoración técnica correspondientes?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
23 ¿Se ha publicado la adjudicación en los plazos legales
exigibles?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
24 ¿Se ha constituido garantía definitiva?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
25 En caso de contratación conjunta de redacción de proyecto
y de ejecución de las obras, ¿se cumplen los requisitos del
artículo 108 L.C.S.P.?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
26 En su caso, ¿existe certificado de disponibilidad de
terrenos?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
27 ¿El contrato firmado con el adjudicatario lo ha sido por el
importe de la oferta que éste ha presentado y no contiene
cláusulas contrarias a los pliegos?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
28 Cuando se trate de prestaciones complementarias (obras
o servicios) que no figuren en el proyecto ni en el contrato
inicial, ¿se cumplen los requisitos establecidos en el
articulo 155.b (obras), 158.b (servicios) o 157
(suministros)?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
29 En caso de prestaciones complementarias (obras o
servicios), ¿supera el importe acumulado del 50% del
contrato primitivo?
Ley 30/2007 y Ley
31/2007 de 30 de octubre
30 ¿El órgano de contratación ha comunicado a todo
candidato o licitador rechazado que lo solicite, en el plazo
de quince días a partir de la solicitud, los motivos del
rechazo de su candidatura o de su proposición y las
características de la proposición del adjudicatario
determinantes de la adjudicación a su favor?
Medio ambiente sobre
operaciones
1 En caso de necesitar DIA, ¿es positiva?
Medio ambiente sobre
operaciones
2 Según la DIA o la resolución de exección de evaluación de
impacto ambiental, ¿causará efectos negativos
apreciables sobre las zonas RED NATURA 2000?
Medio ambiente sobre
operaciones
3 ¿Se han tenido en cuenta en el diseño del proyecto los
condicionantes de la DIA o de la Autorización Ambiental
Integrada?
Medio ambiente sobre
operaciones
4 Si la operación supone la construcción de un vertedero
dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto
1481/2001, de 27 de diciembre, por el que se regula la
eliminación de residuos mediante depósito en vertedero,
¿dispone de autorización para su construcción o
ampliación y, en su caso, el proyecto se ha ajustado a la
143
CÓDIGO DE LA VERIFICACIÓN:
DENOMINACIÓN DEL EXPEDIENTE:
ÓRGANO INSTRUCTOR DEL EXPEDIENTE:
Tipo lista Código Texto SÍ NO NO
APLICABLE OBSERVACIONES
misma?.
Medio ambiente sobre
operaciones
5 Si la operación supone la construcción de una incineradora
de residuos dentro del ámbito de aplicación del Real
Decreto 653/2003, de 30 de mayo, sobre incineración de
residuos, ¿dispone de autorización para su construcción o
ampliación y, en su caso, el proyecto se ha ajustado a la
misma?
Operaciones 1 ¿Se ha comunicado al beneficiario la cofinanciación
europea?
Operaciones 2 ¿Se ha comunicado al beneficiario que debe cumplir la
normativa nacional y comunitaria?
Operaciones
3 ¿Se ha informado a los beneficiarios de que la aceptación
de la ayuda implica la aceptación de su inclusión en una
lista pública de beneficiarios?
Operaciones
4 En el caso de Sistema de Ayudas, ¿se han respetado los
límites máximos regionales de las ayudas previstos en la
normativa comunitaria?
144
ANEXO II: MODELO DE INFORME ANUAL DE CONTROL CON ARREGLO AL
ARTÍCULO 62, APARTADO 1, LETRA D), INCISO I), DEL REGLAMENTO (CE) Nº
1083/2006 DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE
REGLAMENTO
1. INTRODUCCIÓN
Indicación de la Autoridad de Auditoría responsable y otros organismos que han
participado en la elaboración del informe.
Indicación del período (de referencia) de doce meses a partir del cual se ha
extraído la muestra aleatoria.
Identificación del programa o Programas Operativos que abarca el informe y de
sus autoridades de gestión y certificación. Cuando el informe se refiera a más de
un programa o Fondo, se desglosará la información por programa y por Fondo.
Descripción de las etapas de elaboración del informe.
2. CAMBIOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
Indicación de todos los cambios significativos en los sistemas de gestión y control
notificados a la Autoridad de Auditoría con respecto a la descripción facilitada con
arreglo al artículo 71, apartado 1, del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y de las
fechas a partir de las cuales dichos cambios son aplicables.
3. CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DE AUDITORÍA
Indicación de todos los cambios introducidos, o propuestos, en la estrategia de
Auditoría y de los motivos.
4. AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS
Indicación de los organismos que han llevado a cabo auditorías de los sistemas,
incluida la propia Autoridad de Auditoría.
Lista recapitulativa de las auditorías llevadas a cabo (organismos auditados).
Descripción de las bases para la selección de las auditorías en el contexto de la
estrategia de auditoría.
Descripción de los principales resultados y conclusiones extraídos del trabajo de
auditoría de los sistemas de gestión y control y su funcionamiento, incluidos el
grado de suficiencia de los controles de gestión, los procedimientos de
certificación y la pista de auditoría, la separación adecuada de las funciones y la
conformidad con los requisitos y políticas de la Comunidad.
Indicación de si alguno de los problemas detectados se considera de carácter
sistémico y de las medidas adoptadas al respecto, incluida la cuantificación del
gasto irregular y de las correcciones financieras aplicables.
145
5. AUDITORÍAS DE MUESTRAS DE OPERACIONES
Indicación de los organismos que han llevado a cabo las auditorías de la muestra,
incluida la Autoridad de Auditoría.
Descripción de la base para la selección de la muestra o muestras.
Indicación del nivel de tolerancia y, en el caso del muestreo estadístico, el nivel de
confianza aplicado y el intervalo, en su caso.
Cuadro recapitulativo (véase más adelante), desglosado por programa y por
Fondo, en el que se indiquen los gastos subvencionables declarados a la
Comisión durante el año (de referencia) civil (que finaliza en el período de
auditoría), el importe del gasto auditado y el porcentaje del gasto auditado en
relación con el gasto total subvencionable declarado a la Comisión (tanto durante
el último año civil como acumulado). Conviene distinguir la información relativa a
la muestra aleatoria de la relativa a otras muestras.
Descripción de los principales resultados de las auditorías, indicando, en
particular, el importe del gasto irregular y el índice de error resultante de la
muestra aleatoria auditada.
Indicación de las conclusiones extraídas de los resultados de las auditorías con
respecto a la eficacia de los sistemas de gestión y control.
Información sobre el seguimiento de las irregularidades, incluida la revisión de los
índices de error previamente comunicados.
Indicación de si alguno de los problemas detectados se considera de carácter
sistémico y de las medidas adoptadas al respecto, incluida la cuantificación del
gasto irregular y de las correcciones financieras aplicables.
6. COORDINACIÓN ENTRE LOS ORGANISMOS DE AUDITORÍA Y EL TRABAJO DE
SUPERVISIÓN DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA
Descripción del procedimiento de coordinación entre los diferentes organismos
nacionales de auditoría y la propia Autoridad de Auditoría (cuando proceda).
Descripción del procedimiento de supervisión aplicado por la Autoridad de
Auditoría a otros organismos de auditoría (cuando proceda).
7. SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA DE AÑOS ANTERIORES
Información sobre el seguimiento de las principales recomendaciones de
auditoría y sobre el seguimiento de los resultados de las auditorías de los
sistemas y las auditorías de las operaciones de años anteriores.
8. MÁS INFORMACIÓN (CUANDO PROCEDA)
146
ANEXO III: MODELO DE DICTAMEN ANUAL CON ARREGLO AL ARTÍCULO 62,
APARTADO 1, LETRA D), INCISO II), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006
DEL CONSEJO Y AL ARTÍCULO 18, APARTADO 2, DEL PRESENTE REGLAMENTO
A la Comisión Europea, Dirección General…
INTRODUCCIÓN
El abajo firmante, representante de (nombre del organismo designado por el Estado
miembro), ha examinado el funcionamiento de los sistemas de gestión y control en el
Programa Operativo (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período), al
objeto de emitir un dictamen en cuanto a la eficacia del funcionamiento de dichos
sistemas para ofrecer garantías razonables sobre la corrección de las declaraciones
de gastos presentadas a la Comisión y, en consecuencia, garantías razonables sobre
la legalidad y regularidad de las transacciones conexas.
ALCANCE DEL EXAMEN
El examen se llevó a cabo de conformidad con la estrategia de auditoría con respecto
al presente programa durante el período de 1 de julio a 30 de junio de (año) y se
comunicó en el informe anual de control adjunto con arreglo al artículo 62, apartado
1, letra d), inciso i), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo.
Bien
El alcance del examen era ilimitado.
O bien
El alcance del examen se vio limitado por los factores siguientes: a)
b)
c), etc.
(Indíquese cualquier limitación en el alcance del examen; por ejemplo, problemas
sistémicos, deficiencias en los sistemas de gestión y control, falta de documentos
acreditativos, asuntos sujetos a procedimientos jurídicos, etc.; y calcúlense los
importes del gasto y de la contribución comunitaria afectados. Si la Autoridad de
Auditoría considera que estas limitaciones no tienen consecuencias en el gasto final
declarado, deberá indicarse).
Bien
(Dictamen sin reservas)
Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en
relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos
para el programa … (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período)
cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la
Comisión y funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables
sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en
147
consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las
transacciones conexas.
O bien
(Dictamen con reservas)
Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en
relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos
para el programa… (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período)
cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la
Comisión y funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables
sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en
consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las
transacciones conexas, excepto en los aspectos siguientes: (Indíquense el organismo
u organismos y el aspecto o aspectos de sus sistemas que no cumplían los requisitos
o no funcionaban con eficacia)
Las razones para considerar que este aspecto (o estos aspectos) de los sistemas no
cumplían los requisitos o no funcionaban de manera que pudieran ofrecer garantías
razonables sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la
Comisión son las siguientes: (Indíquese, en relación con cada organismo y aspecto
del sistema, el motivo de las reservas)
Se calcula que el impacto de las cuestiones objeto de reservas es de... del gasto total
declarado. La contribución comunitaria afectada es, por consiguiente, de….
O bien
(Dictamen desfavorable)
Sobre la base del examen al que se hace referencia más arriba, se considera que, en
relación con el período mencionado, los sistemas de gestión y control establecidos
para el programa … (nombre del Programa Operativo, número de CCI y período) no
cumplían los requisitos aplicables de los artículos 58 a 62 del Reglamento (CE) nº
1083/2006 del Consejo y de la sección 3 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la
Comisión ni funcionaban de manera eficaz como para ofrecer garantías razonables
sobre la corrección de las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión y, en
consecuencia, garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las
Tansacciones conexas.
El presente dictamen desfavorable se basa en (Indíquese, en relación con cada
organismo y cada aspecto, los motivos del dictamen desfavorable).
Fecha Firma
148
ANEXO IV: DATOS CONTABLES REQUERIDOS EN RELACIÓN CON LAS
OPERACIONES CORRESPONDIENTES AL PROGRAMA OPERATIVO.
Los datos contables expuestos a continuación responden a los requerimientos
recogidos en el artículo 60, letra c del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y en el artículo
14 y el Anexo III del Reglamento (CE) nº 1828/2006, detallando los datos que deben
comunicarse a petición de la Comisión relativos a las operaciones puestas en
práctica para la realización de controles de documentos y verificaciones sobre el
terreno con arreglo al artículo 14
.
Tabla 8. Datos contables requeridos en relación con las operaciones correspondientes al Programa Operativo.
A. Datos sobre las operaciones (según la decisión aprobatoria modificada)
Campo 1. Número de CCI del Programa Operativo
Campo 2. Número de prioridad Campo 3. Denominación del Fondo
Campo 4. Código de la región o zona en la que se ubica o realiza la operación (nivel NUTS u otro, cuando proceda)
Campo 5. Autoridad de certificación Campo 6. Autoridad de gestión
Campo 7. Organismo intermedio que declara los gastos a la Autoridad de Certificación, cuando proceda Campo 8. Número de código único de la operación
Campo 9. Breve descripción de la operación Campo 10. Fecha de inicio de la operación
Campo 11. Fecha de conclusión de la operación
Campo 12. Organismo que emite la decisión aprobatoria Campo 13. Fecha de aprobación
Campo 14. Referencia del beneficiario Campo 15. Moneda (si no es el euro)
Campo 16. Coste total de la operación1 Campo 17. Gasto total subvencionable2
Campo 18. Gasto público total subvencionable Campo 19. Financiación del BEI
B. Gasto declarado de la operación
Campo 20. Número de referencia interno de la última solicitud de reembolso de la operación Campo 21. Fecha en la que se introdujo en el sistema de seguimiento la última solicitud de reembolso
de la operación Campo 22. Importe del gasto subvencionable declarado en la última solicitud de reembolso de la
operación introducida en el sistema de seguimiento Campo 23. Gasto total subvencionable en relación con el cual se ha presentado una solicitud de
reembolso Campo 24. Emplazamiento de los documentos acreditativos detallados de la solicitud cuando no se
encuentren en los locales del beneficiario Campo 25. Gastos relacionados con el FEDER correspondientes a Programas Operativos cofinanciados
por el FSE3 Campo 26. Gastos relacionados con el FSE correspondientes a Programas Operativos cofinanciados por
el FEDER Campo 27. Gastos abonados en zonas adyacentes a las zonas subvencionables (cooperación
transfronteriza)5 Campo 28. Gastos abonados por socios ubicados fuera de la zona (cooperación transnacional)
Campo 29. Gastos abonados fuera de la Comunidad (cooperación transfronteriza, transnacional e interregional)7
Campo 30. Gastos abonados por la compra de terrenos8
149
Campo 31. Gastos abonados en concepto de vivienda9
Campo 32. Gastos abonados en concepto de costes indirectos/gastos generales calculados como
cantidades a tanto alzado10 Campo 33. Ingresos deducidos de las solicitudes de reembolso, en su caso
Campo 34. Correcciones financieras deducidas de las solicitudes de reembolso, en su caso Campo 35. Gasto total subvencionable declarado de la operación e incluido en la declaración de gastos
enviada a la Comisión por la Autoridad de Certificación (en euros) Campo 36. Gasto total subvencionable declarado de la operación e incluido en la declaración de gastos
enviada a la Comisión por la Autoridad de Certificación (en moneda nacional) Campo 37. Fecha de la última declaración de gastos de la Autoridad de Certificación que contiene los
gastos de la operación Campo 38. Fecha de las verificaciones llevadas a cabo con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra b)
Campo 39. Fecha de las auditorías con arreglo al artículo 16, apartado 1 Campo 40. Organismo encargado de la realización de la auditoría o la verificación
Campo 41. Grado de consecución del objetivo de la operación, si se ha completado (%)
Fuente: Anexo III del Reglamento (CE) nº 1828/2006.
150
ANEXO V. NORMAS SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES
BOE núm. 53 Sábado 1 marzo 2008 3953
I. Disposiciones generales
ORDEN EHA/524/2008, de 26 de febrero, por la que se aprueban las normas sobre
los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de
Desarrollo Regional y del Fondo de Cohesión.
El marco normativo comunitario aplicable a los fondos europeos en el periodo de
programación 2007-2013 está constituido, básicamente, por el Reglamento (CE) n.º
1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, por el que se establecen las disposiciones
generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo
y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) n.º 1260/1999, por el
Reglamento (CE) n.º 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 5 de julio,
relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional y por el que se deroga el
Reglamento (CE) n.º 1783/1999, y por el Reglamento (CE) n.º 1084/2006 del
Consejo, de 11 de julio, por el que se crea el Fondo de Cohesión y se deroga el
Reglamento (CE) n.º 1164/94.
El artículo 56 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio,
establece en su apartado 4 que las normas de subvencionabilidad del gasto se
establecerán a nivel nacional, y que dichas normas cubrirán la totalidad del gasto
declarado en el marco de cada programa operativo.
Esta regulación supone una novedad sobre la regulación anterior, puesto que en ésta
se establecían unas normas de subvencionabilidad comunes a todos los Estados
miembros, recogidas, para el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, en el
Reglamento (CE) n.º 1685/2000 de la Comisión, de 28 de julio (objeto de varias
modificaciones posteriores), y en el Fondo de cohesión por el Reglamento (CE) n.º
16/2003 de la Comisión, de 6 de enero.
En elaboración de las normas que se aprueban se ha tenido en cuenta el artículo 31
de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, así como el
artículo 56 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, y las
normas específicas de subvencionabilidad recogidas en el artículo 7 del Reglamento
(CE) n.º 1080/2006, del Consejo, de 5 julio, para el Fondo Europeo de Desarrollo
Regional, y en el artículo 3 del Reglamento (CE) n.º 1084/2006, del Consejo, de 11
de julio, para el Fondo de Cohesión.
Las normas aprobadas se organizan en una norma general sobre gastos que son
subvencionables, otra sobre gastos que no son subvencionables, y detalla en las
siguientes los requisitos que deben cumplir determinados tipos de gastos para ser
subvencionables.
Vistos el artículo 12.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, MINISTERIO de Organización
y Funcionamiento de la Administración DE ECONOMÍA Y HACIENDA General del
151
Estado, que atribuye a los ministros el ejercicio de la potestad reglamentaria en los
términos previstos en la legislación específica y la Ley 38/2003, de 17 de noviembre,
General de Subvenciones.
En su virtud, a propuesta de la Dirección General de Fondos Comunitarios y de
acuerdo con el Consejo de Estado, dispongo:
Artículo único. Aprobación de las normas sobre gastos subvencionables.
Se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas
operativos previstos en el artículo 37 del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del
Consejo, de 11 de julio, por el que se establecen las disposiciones generales relativas
al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de
Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) n.º 1260/1999, que sean financiados por el
Fondo Europeo de Desarrollo Regional y el Fondo de Cohesión, cuyo texto se inserta a
continuación.
Disposición final única. Entrada en vigor.
La presente orden ministerial entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el
«Boletín Oficial del Estado». No obstante, las normas sobre gastos subvencionables
que en ella se establecen serán de aplicación a los gastos efectivamente pagados a
partir del día 1 de enero de 2007.
Madrid, 26 de febrero de 2008.–El Vicepresidente
Segundo del Gobierno y Ministro de Economía y
Hacienda, Pedro Solbes Mira.
Normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos financiados
por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y el Fondo de Cohesión
1. Gastos subvencionables. Norma general.
Los gastos subvencionables deberán corresponder de manera indubitada a la
operación cofinanciada, sin más limitaciones que las derivadas de la normativa
comunitaria y de la legislación nacional aplicables, y las recogidas en las presentes
normas.
Las acciones cofinanciadas por el FEDER que entren dentro del ámbito de aplicación
del artículo 3 del Reglamento (CE) n.º 1081/2006, deberán respetar las normas
sobre gastos subvencionables establecidas en el artículo 11 del mencionado
Reglamento y, en su caso, a las establecidas de acuerdo al artículo 56.4 del
Reglamento (CE) n.º 1083/2006 para el FSE.
2. Gastos no subvencionables.
No tendrán derecho a contribución del FEDER ni del Fondo de Cohesión los siguientes
gastos:
a) intereses deudores.
152
b) los demás gastos financieros, salvo las bonificaciones de intereses recogidas en
regímenes de ayuda.
c) vivienda.
d) desmantelamiento de centrales nucleares.
e) el impuesto sobre el valor añadido recuperable y el impuesto general indirecto
canario recuperable, así como los impuestos de naturaleza similar que sean
recuperables.
f) los impuestos personales o sobre la renta.
g) contribuciones en especie.
h) intereses, recargos y sanciones administrativas y penales.
i) gastos de procedimientos judiciales.
j) gastos de garantías bancarias o de otro tipo, salvo para bonificaciones del coste del
aval recogidas en regímenes de ayuda.
k) en la adquisición de bienes y servicios mediante contratos públicos:
1.º Los descuentos efectuados.
2.º Los pagos efectuados por el contratista a la Administración en concepto de tasa
de dirección de obra, control de calidad o cualesquiera otros conceptos que supongan
ingresos o descuentos que se deriven de la ejecución del contrato.
3.º Los pagos efectuados por el beneficiario que se deriven de modificaciones de
contratos públicos mientras que no se admita su subvencionabilidad por la Dirección
General de Fondos Comunitarios.
3. Terrenos y bienes inmuebles.
1. Serán subvencionables las adquisiciones de terrenos y de bienes inmuebles en los
que exista una relación directa entre la compra y los objetivos de la operación.
2. No será subvencionable la adquisición de terrenos por importe superior al 10% del
gasto total subvencionable de la operación considerada. No obstante, respecto de
operaciones cofinanciadas por el FEDER, en casos excepcionales debidamente
justificados, la autoridad de gestión podrá permitir un porcentaje mayor para las
operaciones relativas a la conservación del medio ambiente.
3. Las adquisiciones de bienes inmuebles deberán utilizarse para los fines y durante
el periodo que se prevea expresamente su inclusión en el acto de selección de la
operación cofinanciada.
4. En todo caso, el importe subvencionable no podrá superar el valor de mercado de
los terrenos y de los bienes inmuebles, extremo que deberá acreditarse mediante
certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el
correspondiente registro oficial. Este certificado no será necesario en el caso de
adquisiciones mediante expropiación forzosa, siempre que se siga el procedimiento
establecido en su normativa específica para la fijación del precio.
153
5. No será subvencionable las adquisiciones de los terrenos o de bienes inmuebles
que pertenezcan o hayan pertenecido durante el periodo de elegibilidad al organismo
responsable de la ejecución o a otro organismo o entidad, directa o indirectamente,
vinculado o relacionado con el mismo.
4. Costes de depreciación.
Será subvencionable el coste de depreciación de los bienes inventariables, siempre
que se cumplan las siguientes condiciones:
a) que la adquisición de los bienes amortizados no haya sido objeto de cofinanciación
por parte de los fondos, ni hayan sido objeto de cualquier otra subvención,
b) que la amortización se calcule de conformidad con la normativa contable nacional
pública y privada, y
c) que el coste se refiera exclusivamente al periodo de elegibilidad de la operación.
5. Gastos generales.
Los gastos generales serán subvencionables siempre que cumplan los siguientes
requisitos:
a) que conste expresamente su inclusión en el acto de selección de la operación
cofinanciada, conforme a los criterios aprobados en el Comité de Seguimiento, y
b) que estén basados en costes reales imputables a la ejecución de la operación en
cuestión de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente
admitidas, o bien en costes medios reales imputables a operaciones del mismo tipo.
Las cantidades a tanto alzado basadas en los costes medios no podrán superar el
25% de los costes directos de una operación que pueda afectar al nivel de los gastos
generales. El cálculo de las cantidades a tanto alzado se documentará
adecuadamente, sobre la base de un informe técnico motivado, antes de la primera
declaración de gastos en que se incluyan, y se revisará, al menos, anualmente.
6. Bienes de equipo de segunda mano.
Los costes de adquisición de bienes de equipo de segunda mano serán
subvencionables siempre que cumplan los siguientes requisitos:
a) que conste una declaración del vendedor sobre el origen de los bienes y sobre que
los mismos no han sido objeto de ninguna subvención nacional o comunitaria, y
b) el precio no podrá ser superior al valor de mercado y deberá ser inferior al coste de
los bienes nuevos similares, acreditándose estos extremos mediante certificación de
tasador independiente.
7. Gastos de las administraciones y organismos públicos relativos a la preparación o
ejecución de operaciones.
1. Además de la ayuda técnica para el programa operativo con arreglo al artículo 46
del Reglamento (CE) n.º 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, serán
154
subvencionables los gastos siguientes abonados por las autoridades públicas durante
la preparación o ejecución de una operación:
a) los costes de los servicios profesionales prestados por una autoridad pública
distinta del beneficiario durante la preparación o ejecución de una operación;
b) los costes de los servicios relativos a la preparación y ejecución de una operación
prestados por una autoridad pública cuando ella misma sea la beneficiaria y esté
ejecutando una operación por cuenta propia sin recurrir a prestadores de servicios
externos.
2. La autoridad pública en cuestión, bien facturará al beneficiario los costes a los que
se refiere el apartado 1, letra a), o bien certificará dichos costes sobre la base de
documentos de valor acreditativo equivalente que permitan la identificación de los
costes reales pagados por la autoridad en concepto de la operación.
3. Los costes a los que se refiere el apartado 1, letra b), serán subvencionables
cuando sean costes adicionales y relacionados con los gastos real y directamente
abonados con cargo a la operación cofinanciada.
4. A los efectos previstos en esta norma se considerará administración u organismo
público toda aquella entidad que realice «gasto público» tal y como se define en el
artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006.
155
DE CONVOCATORIAS Y CONVENIOS
156
ANEXO VII. LISTA DE COMPROBACION DE LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTABILIZACIÓN
Reglamento (CE) n° 1828/2006 del Consejo, de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del
Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el
Reglamento (CE) nº1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional
IDENTIFICACION DEL PROYECTO
Nombre del proyecto
Órgano gestor
Certificaciones/Facturas
Importe Total
Importe subvencionable
1. El proyecto es conforme a los criterios de selección de operaciones establecidos
en el Comité de Seguimiento ............................................................................................................................................... SÍ NO ..........................
2. Las acciones financiadas se han realizado de acuerdo con las condiciones de
concesión de la subvención. ................................................................................................................................................. SÍ NO ..........................
3. Los gastos incluidos en este certificado cumplen lo establecido en la Norma
nacional sobre subvencionabilidad de los gastos aprobada por Orden
EHA/524/2008 del Ministerio de Economía y Hacienda de 26 de febrero de 2008
(Norma nacional de subvencionabilidad) ........................................................................................................................... SÍ NO ..........................
157
4. Existe soporte documental adecuado del gasto y pago, según la normativa vigente.
SÍ ......................................................................................................................................................................................... NO ........................................
5. Se ha comprobado la realización efectiva del pago (transferencias bancarias o
documentos contables de valor probatorio equivalente) con anterioridad al fin del
plazo límite de justificación (Art. 31.1 LGS) ...................................................................................................................... SÍ NO ..........................
6. Los gastos incluidos han sido realizados en el periodo establecido en el art. 56 del
Reglamento 1083/2006, en la correspondiente Decisión que aprueba el
Programa Operativo y, en su caso, en el período contemplado en la normativa
propia de las operaciones ..................................................................................................................................................... SÍ NO ..........................
7. Se ha obtenido evidencia sobre el cumplimiento por parte del beneficiario del
objeto de la subvención y tener en su poder los justificantes. ...................................................................................... SÍ NO ..........................
8. Existe declaración responsable del beneficiario sobre otras ayudas o subvenciones
concedidas y/o solicitadas para la misma finalidad, procedentes de cualquier
administración, ente público o privado, nacional o internacional, o de no haber
solicitado otras ayudas. ........................................................................................................................................................ SÍ NO ..........................
9. Se ha cumplido lo establecido en el artículo 8 del Reglamento 1828/2006
(responsabilidades de los beneficiarios relativas a las medidas de información y
publicidad destinadas al público) ........................................................................................................................................ SÍ NO ..........................
OBSERVACIONES:
158
ANEXO VIII. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU DE LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y
CONTABILIZACIÓN, PROGRAMA OPERATIVO DE BALEARES 2007-2013, TRAMO REGIONAL FEDER
En el Reglamento (CE) núm. 1083 del Consejo de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, al Fondo
Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) núm. 1260/1999; en su artículo 60 que detalla las funciones de la Autoridad de
Gestión, en su apartado b) establece la necesidad de realizar verificaciones administrativas, financieras, técnicas y físicas de las operaciones
cofinanciadas.
Las verificaciones sobre el terreno son comprobaciones in situ y tienen por objeto comprobar:
La realidad del proyecto.
La entrega del producto o servicio acorde con las condiciones pactadas.
La observancia de la normativa en materia de publicidad.
La Autoridad de Gestión “Subdirección General de Administración del FEDER” en base al artículo 59.2 del Reglamento (CE) 1803/2006 designó a la
Dirección General de Economía y Estadísticas, integrada en la Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo del Govern de les Illes
Balears, Organismo Intermedio del Programa Operativo Competitividad Regional y Empleo FEDER de Baleares (2007-2013) y, consecuentemente,
responsable de los cometidos previstos en materia de gestión y verificación en el artículo 60 antes mencionado.
159
Por todo lo expuesto y a efectos de la realización de las verificaciones in situ, la Dirección General de Economía y Estadísticas en su calidad de
Organismo Intermedio ha elaborado el siguiente Plan de Control de Verificaciones “in situ” a realizar por la Unidad de Gestión, Seguimiento y
Contabilización.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización realizará la verificación “in situ” de operaciones cofinanciadas con cargo al tramo regional del
FEDER, a priori y de forma exhaustiva (100%) en todas las prioridades del Programa Operativo, a excepción de las operaciones que a continuación se
mencionan, derivadas de las órdenes de ayuda en el marco de la Prioridad 1. “Economía del conocimiento e innovación y desarrollo empresarial”,
concretamente en la tipología de gasto 07 “Inversiones directamente vinculadas a la innovación…”, 08 “Otras inversiones en las empresas” y 09 “Otras
acciones que se destinan al estímulo de la innovación y al espíritu de empresa…” y, en su caso, de la Prioridad 3. “Recursos energéticos y acceso a
servicios de transporte”, concretamente en la tipología de gasto 40 “Energías renovables: Solar”.
De las verificaciones efectuadas se conservarán los registros de cada una de ellas, conteniendo en todo caso: el trabajo realizado, la fecha en la que se
ha realizado, los principales resultados obtenidos, y las medidas adoptadas respecto de las irregularidades detectadas.
160
ANEXO IX. LISTA DE COMPROBACION CONTROL IN SITU
Reglamento (CE) n° 1828/2006 del Consejo, de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, por el
que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento (CE)
nº1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional
IDENTIFICACION DEL PROYECTO
Código de proyecto
Denominación
Órgano ejecutor
Gasto certificado
Número de certificación
NOTA: Verificar sólo aquellos aspectos que la naturaleza de la actuación cofinanciada requiera
1. ¿Se dispone de acta o informe debidamente suscrito sobre la visita de comprobación física realizada para constatar la existencia de los bienes objeto de la ayuda y que los mismos se correspondan con los aprobados? ...................................................................................... SÍ NO ...............
2. ¿Se cumple con las medidas de información y publicidad establecidas en el artículo 8 del reglamento 1828/2006? ................................................................................................. SÍ NO ...............
3. ¿Se han tenido en cuenta los resultados de la evaluación ambiental? ........................................... SÍ NO ...............
161
4. En el caso de que se realicen vertidos, ¿tiene autorización de vertido y se cumplen sus condiciones? ............................................................................................................. SÍ NO ...............
5. Si la operación supone la construcción de un vertedero dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 1481/2001, de 27 de diciembre, por el que se regula la eliminación de residuos mediante depósito en vertedero, ¿se ha ejecutado con estricto cumplimiento de las condiciones contenidas en la autorización para su construcción? ............................................................... SÍ NO ...............
6. ¿Consta resolución sancionadora por incumplimiento grave o muy grave de la legislación ambiental? ................................................................................................................ SÍ NO ...............
7. Si la operación supone la construcción de una incineradora de residuos dentro del ámbito de aplicación del Real Decreto 653/2003, de 30 de mayo, sobre incineración de residuos, ¿se ha ejecutado con estricto cumplimiento de las condiciones contenidas en la autorización para su construcción? ............................................................................................................. SÍ NO ...............
8. ¿Se ha cumplido con las normas de accesibilidad para las personas discapacitadas? .......................... SÍ NO ...............
Respecto al Beneficiario:
1. ¿Dispone el Beneficiario de un sistema de transferencia de información sobre el desarrollo de los proyectos/operaciones que permita valorar su progreso? ..................................................... SÍ NO ...............
2. ¿Realiza el Beneficiario un control sobre la ejecución (mediante indicadores)? ............................... SÍ NO ...............
a. En caso afirmativo, ¿Deja constancia documental de dicho control? .................................... SÍ NO ...............
3. ¿Mantiene el beneficiario un sistema de contabilidad separada o un código contable adecuado los Beneficiarios participantes en la ejecución de las operaciones cofinanciadas? ............................ SÍ NO ...............
4. ¿Ha sido el Beneficiario auditado externamente? ................................................................... SÍ NO ...............
En caso afirmativo,
162
b. ¿Ha solventado las irregularidades detectadas? ............................................................ SÍ NO ...............
c. ¿Ha realizado las recomendaciones formuladas? ........................................................... SÍ NO ...............
5. A partir de los controles externos e internos, el Beneficiario
d. ¿Ha tomado medidas correctoras? ............................................................................ SÍ NO ...............
e. ¿Ha hecho un seguimiento de las recomendaciones? ....................................................... SÍ NO ...............
6. ¿Existen en el Beneficiario procedimientos escritos para actuar ante irregularidades y fraudes? ........... SÍ NO ...............
7. ¿Tiene el Beneficiario conocimiento de que está obligado a conservar los justificantes de la ayuda hasta 3 años a partir del cierre del PO o a partir del año en que haya tenido lugar el cierre parcial (art.90 Reglamento (CE) nº 1083/2009)? ........................................................... SÍ NO ...............
8. ¿Conserva el Beneficiario los justificantes de la actuación subvencionada? .................................... SÍ NO ...............
Otros
1. ¿Las facturas han sido compulsadas por el centro gestor? .......................................................... SÍ NO ...............
2. ¿Las facturas originales has sido estampilladas con la cofinanciación de los fondos FEDER para
evitar así la doble financiación? ............................................................................................ SÍ NO ...............
OBSERVACIONES: N P: No procede.
ANEXO X. PLAN DE CONTROL DE VERIFICACIONES IN SITU,
PROGRAMA OPERATIVO DE BALEARES 2007-2013, TRAMO
REGIONAL FEDER
En el Reglamento (CE) núm. 1083 del Consejo de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las
disposiciones generales relativas al FEDER, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el
Reglamento (CE) núm. 1260/1999; en su artículo 60 que detalla las funciones de la Autoridad de Gestión, en
su apartado b) establece la necesidad de realizar verificaciones administrativas, financieras, técnicas y físicas
de las operaciones cofinanciadas.
El Reglamento (CE) núm. 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre que fija las normas de desarrollo para
el reglamento anterior, en su artículo 13, apartados 2, 3, 4 y 5 desarrolla los distintos tipos de verificaciones a
desarrollar por la Autoridad de Gestión que deben contemplar aspectos administrativos, financieros, técnicos
y físicos, y las clasifica en verificaciones administrativas y verificaciones sobre el terreno.
Las verificaciones sobre el terreno son comprobaciones in situ y tienen por objeto comprobar:
- La realidad del proyecto.
- La entrega del producto o servicio acorde con las condiciones pactadas.
- La observancia de la normativa en materia de publicidad.
La Autoridad de Gestión “Subdirección General de Administración del FEDER” en base al artículo 59.2 del
Reglamento (CE) 1803/2006 designó a la Dirección General de Economía y Estadísticas, integrada en la
Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y Empleo del Govern de les Illes Balears, Organismo
Intermedio del Programa Operativo Competitividad Regional y Empleo FEDER de Baleares (2007-2013) y,
consecuentemente, responsable de los cometidos previstos en materia de gestión y verificación en el artículo
60 antes mencionado.
Por todo lo expuesto y a efectos de la realización de las verificaciones in situ, la Dirección General de
Economía y Estadísticas en su calidad de Organismo Intermedio ha elaborado el siguiente Plan de Control de
Verificaciones “in situ”.
La verificación “in situ” de operaciones cofinanciadas con cargo al tramo regional del FEDER, se realizará por
la Unidad de Control y Verificación a priori y de forma exhaustiva (100%) en todas las prioridades del
Programa Operativo, a excepción de las operaciones que a continuación se mencionan, derivadas de las
órdenes de ayuda en el marco de la Prioridad 1. “Economía del conocimiento e innovación y desarrollo
empresarial”, concretamente en la tipología de gasto 07 “Inversiones directamente vinculadas a la
innovación…”, 08 “Otras inversiones en las empresas” y 09 “Otras acciones que se destinan al estímulo de la
innovación y al espíritu de empresa…” y, en su caso, de la Prioridad 3. “Recursos energéticos y acceso a
servicios de transporte”, concretamente en la tipología de gasto 40 “Energías renovables: Solar”.
Previamente a la certificación de estos gastos, la Unidad de Control y Verificación realizará la verificación “in
situ” sobre una muestra seleccionada por esta unidad.
164
Esta muestra, cuyo nivel de representatividad ha de ser como mínimo del 10% del universo muestral a
certificar, se seleccionará siguiendo el proceso que se describe a continuación:
1. Se agruparán por centro gestor todas las operaciones que tengan asignadas transacciones.
2. Se ordenarán en función de su importancia financiera.
3. Se seleccionarán las operaciones con mayor importancia financiera, de tal forma que la muestra de
transacciones sea como mínimo del 10% del total del gasto a certificar de la categoría de gasto.
4. Adicionalmente al porcentaje de gasto seleccionado siguiendo los pasos anteriores, en el caso de que se
hayan identificado durante la verificación administrativa transacciones poco habituales que requieran de un
análisis más pormenorizado, se seleccionarán para su verificación “in situ”.
Se conservarán los registros que se hayan utilizado para la selección muestral y se identificarán las
operaciones que han sido seleccionadas.
Este método de muestreo puede ser objeto de revisión anualmente a fin de tomar en consideración los
resultados de los trabajos de verificación realizados por todos los organismos que realicen labores de control
y verificación del Programa Operativo.
De las verificaciones efectuadas se conservarán los registros de cada una de ellas, conteniendo en todo caso:
el trabajo realizado, la fecha en la que se ha realizado, los principales resultados obtenidos, y las medidas
adoptadas respecto de las irregularidades detectadas.
Las verificaciones se efectuarán teniendo como guías las diferentes listas de verificación contempladas en la
aplicación informática Fondos 2007.
165
ANEXO XI. PROCEDIMIENTO DE MUESTREO DE LA SELECCIÓN DE
LAS OPERACIONES PARA LA VERIFICACIÓN “IN SITU” DE LAS
CONVOCATORIAS DE AYUDAS
El método utilizado es el muestro aleatorio estratificado.
Se bajan del SAP en formato EXCEL los pagos realizados en cada año que se va a controlar para el centro
gestor correspondiente del fondo 31108 (programa operativo fondo FEDER).
En la hoja de Excel de cada año se seleccionan los pagos correspondientes a cada convocatoria y se añaden
los pagos de los demás años para la misma convocatoria (expedientes plurianuales).
Se comprueba el total de los pagos del EXCEL con los listados impresos de pagos del SAP para la
convocatoria correspondiente.
1.- Se dividen en las distintas categorías para hacer el muestreo ya que los números de expediente comienzan
por distintos códigos.
2.- Se ordena cada una de las categorías por orden de mayor importe a menor importe tal como consta en el
plan in situ.
3.- Se calcula el importe total de los pagos y el número total de pagos de cada una de las categorías. Se
realiza una media al alza, ya que hay expedientes que tienen varios pagos, para calcular el número de
expedientes que se han de controlar “in situ” para alcanzar al menos el 10% del importe de cada categoría.
4.- Si la categoría tiene muchos expedientes y de muy diferente importe se divide en 2 o 3 estratos para hacer
la selección de la muestra, y así seleccionar más expedientes de entre los de mayor importancia financiera.
Primero, se suman los importes y el número de pagos de cada uno de los estratos y se calcula qué porcentaje
implica el importe total de cada estrato sobre el importe total de la categoría para escoger el número de
expedientes a seleccionar en función de dicho porcentaje.
Una vez establecido el número de expedientes a seleccionar de cada estrato, se divide el número de pagos de
cada estrato entre el número de expedientes a seleccionar y te da un número.
En el primer estrato, es decir el de mayores importes, a partir del primer expediente seleccionado (el de
mayor importancia financiera) se suma ese número para ir seleccionando expedientes hasta llegar al número
de expedientes deseado.
En los demás estratos, el expediente primero seleccionado es el número que corresponda al día del listado, es
decir sería el 19 (si la fecha del listado por ejemplo es el 19 de marzo de 2010), y después se sigue el mismo
criterio que para el primer estrato.
5.- Si la categoría no tiene muchos expedientes, se selecciona el expediente de mayor importe. Si hay varios
expedientes con el mismo importe se selecciona en función de un número. El número será el del día que se
ha sacado el listado, como en el punto anterior.
A continuación se aplica el mismo procedimiento que en el punto anterior. Se divide el número total de pagos
entre el número de expedientes a seleccionar y da un número.
A partir del primer expediente seleccionado (el de mayor importancia financiera) se suma ese número para ir
seleccionando expedientes hasta llegar al número de expedientes deseado.
6.- Se comprueba si alguno de los pagos seleccionados en la muestra corresponde a expedientes no
finalizados, o a expedientes ya seleccionados por algún otro pago del mismo, y si es así, se selecciona el
siguiente pago en la lista.
7.- Se comprueba que el importe de la muestra seleccionada alcanza al menos el 10% del importe total, tal
como exige el “Plan de control in situ”.
166
8.- Se comprueba si hay más pagos correspondientes a los expedientes seleccionados (de expedientes
plurianuales) y se añaden a la muestra seleccionada. Por tanto, aumenta el porcentaje de la muestra
seleccionada.
9.- Por último, se ordena el total de los expedientes por beneficiario para controlar los que tienen más de una
ayuda de entre las distintas categorías, y comprobar que hay alguno seleccionado en la muestra. En caso
negativo, se hace un muestreo similar solo para estos expedientes.
10.- En el caso de que como consecuencia de la verificación “in situ” efectuada a la muestra seleccionada se
haya detectado algún factor de riesgo:
- No se ha realizado la inversión solicitada.
- No se ha mantenido la inversión durante un periodo mínimo de 5 años.
- Haya discrepancias entre la inversión solicitada y la justificada.
- Incumplimiento de normativa en materia de información y publicidad y en materia de medio ambiente.
- la inversión lleve asociada creación de empleo y no se mantenga al menos el periodo de la inversión.
Se ampliará la muestra para las operaciones cuya categoría tienen un riesgo identificado similar,
dependiendo de la incidencia de las irregularidades detectadas, hasta que el porcentaje de error sea inferior
al 2% admitido sobre el universo propuesto a certificar.
167
A N E X O XII. APLICACIÓN INFORMÁTICA.
APLICACIÓN INFORMÁTICA DEFINITIVA “GESTIÓN DE FONDOS EUROPEOS”
El Gobierno de la “Comunitat Autònoma de les Illes Balears”, dispone de un sistema de información integrado
para la gestión economicofinanciera, cuya implantación y regulación se recoge en el Decreto de la Consejería
de Hacienda y Presupuestos número 119/2001, de 19 de octubre, publicado en el BOIB núm. 129, del 27 de
octubre de 2001.
Dicho sistema de información contable descentralizado (de ahora en adelante SICODE), está formado por un
conjunto de módulos (gestión de ingresos, gestión de gastos, tesorería, etc.), y está basado en la solución ERP
de SAP 3 para el sector público.
A los efectos que aquí interesan, el SICODE muestra la ejecución del presupuesto de gasto, desde la fase de
reserva de crédito, pasando por las de autorización y disposición del gasto hasta finalizar con la de
reconocimiento de la obligación y propuesta de pago.
Asociados a cada una de estas fases del gasto existen los siguientes documentos que los reflejan
DOCUMENTO RU/RF.- Aunque no se trata de un documento contable propiamente dicho permite
reservar el crédito suficiente en la partida idónea para la ejecución de la correspondiente
actuación. Su generación y anulación está atribuida a las unidades de gestión económica (RU) salvo para determinadas reservas de crédito en cuya validación la Intervención General de la
CAIB tiene una actuación directa o indirecta (RF).
DOCUMENTO A.- Refleja en contabilidad la autorización de gasto que el órgano competente ha llevado a cabo para cada acto o negocio jurídico concreto, hasta un importe máximo igual o
inferior al de la R precedente.
DOCUMENTO D.- Refleja en contabilidad la disposición de gasto, por el importe exacto
requerido por el acto o negocio jurídico de que se trate (igual o inferior al de la “A” precedente), vinculada a un perceptor concreto, dado de alta como tal en el sistema, con sus datos
personales/sociales asociados a los necesarios para llevar a cabo los pagos correspondientes (datos de cuenta bancaria, endoso, factoring etc.).
DOCUMENTO AD.- Este documento es un compendio de los dos anteriores y se utiliza cuando se
unifican las dos fases anteriores.
DOCUMENTO OP.- Refleja en contabilidad el reconocimiento de la obligación y la propuesta de
pago, bien por el importe total (igual o inferior al de la D precedente) o por el parcial que en cada caso corresponda. Una vez fiscalizado de conformidad por la Intervención General es
objeto de expedición informática a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, que emite las correspondientes órdenes de pago a los perceptores que ostenten el derecho de
cobro.
168
DOCUMENTO ADOP.- Este documento es el compendio de los dos anteriores, se utiliza cuando
se unifican las fases de autorización y disposición del gasto y de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago.
169
Cada una de las fases posteriores del gasto está ineludiblemente unida a la anterior, hasta llegar a la
primera. Ello implica la posibilidad de realizar un seguimiento integral y unificado de la ejecución de un
determinado proyecto o actuación a partir del primer documento contable/expediente informático de gasto,
desplegando las sucesivas fases contables. Para ello, basta solicitar al SICODE la información individual o de
la partida presupuestaria para obtener, ordenadas sucesivamente, todas las fases de gasto mencionadas
anteriormente.
A su vez, el SICODE está vinculado con dos sistemas de seguimiento de expedientes de gasto:
1.- Por un lado, en fase de reingeniería, pero con años de experiencia, existe el SEINCO que permite, además
de generar desde el mismo los documentos contables necesarios, visualizar todo el árbol de tramitación
administrativa y de fiscalización de los expediente de gasto relativos a la contratación administrativa,
contratación patrimonial y convenios, ajustada a la normativa vigente en cada momento.
2.- Por otro lado, existe el módulo de seguimiento de subvenciones, denominado SAIS que está recientemente
implantado y en fase inicial de uso por los gestores de subvenciones. Asociado al mismo se halla la base de
datos de subvenciones (BAS).
Al igual que sucede en el SEINCO, desde el SAIS se pueden generar los documentos contables necesarios y se
puede visualizar el árbol de tramitación de los expedientes de gasto asociados a subvenciones, tales como:
2.1 Convocatorias de subvenciones
2.2 Ajustes de convocatorias de subvenciones
2.3 Concesiones de subvenciones con convocatoria. Justificación y pago.
2.4 Concesiones de subvenciones sin convocatoria. Justificación y pago.
2.5 Ajustes de concesión de subvenciones
2.6 Devoluciones
2.7 Reintegros
En determinados puntos de la tramitación de estos expedientes de gasto está previsto el traspaso de la
información pertinente a la BAS, para, desde esta base de datos autonómica, alimentar la Base de datos
nacional de subvenciones, conforme a lo dispuesto en la Ley 38/2003, general de subvenciones, en el RD
887/2006, por el que se aprueba el Reglamento de la citada ley. Todo ello cumpliendo las especificaciones
técnicas previstas en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda EHA/875/2007, de 29 de marzo.
170
DESCRIPCION DEL SISTEMA INFORMÁTICO PARA
CERTIFICACIÓN DEL ORGANISMO INTERMEDIO
1. SISTEMA INFORMÁTICO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS-ORGANISMO
INTERMEDIO A EFECTOS DEL PROGRAMA OPERATIVO COMPETITIVIDAD REGIONAL Y EMPLEO, TRAMO FEDER, PARA EL PERÍODO 2007-2013
El Organismo Intermedio (Dirección General de Economía y Estadísticas) dispone de una aplicación
informática de gestión, seguimiento, control y evaluación del Programa Operativo FEDER de les Illes Balears
2007-2013, “APLIFEDER”, que se alimenta de la información del sistema económico-contable-financiero-
administrativo de la CAIB, antes descrito.
APLIFEDER facilita la trasmisión de información de forma segura a la aplicación FEDER “Fondos 2007”, al
objeto de garantizar que este último recoge los datos sobre la ejecución necesarios para la gestión financiera,
el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y las evaluaciones del Programa Operativo.
La aplicación se basa en una única base de datos, configurable por un sistema de usuarios y permisos,
mediante la aplicación de un sistema de filtros de acceso por parte de todos los gestores del FEDER, que
permitirá el seguimiento de todas las actuaciones cofinanciadas ejecutadas por cada unidad gestora; así
como de todos aquellos organismos y/o autoridades externas tanto del Ministerio de Economía y Hacienda
como del Govern de les Illes Balears que en un momento determinado tienen que intervenir en el
seguimiento, control y verificación del Programa Operativo.
Cuando las unidades gestoras y el organismo intermedio tengan acceso directo a la base de datos se actuará
de acuerdo con accesos de usuario y permiso, y en caso contrario la aplicación se instalará de forma
independiente en la unidad gestora y se interconectará con la base de datos mediante el envío/recepción de
mensajes que contendrán la información generada o modificada por ellos.
En ambos casos se establecen los siguientes roles principales:
Servicios Centrales ó Coordinación (Dirección General de Economía y Estadísticas – Organismo
Intermedio) (a partir de ahora DGPF-OI): Se encarga de realizar el seguimiento y control de todas
las actuaciones por medio de la recepción de la información generada por las Unidades Gestoras
del Programa.
Unidad Gestora: Permite hacer la gestión y el seguimiento de las acciones que cada Unidad
realiza, así como el envío de la información generada al Organismo Intermedio.
INFOMACIÓN TÉCNICA DE LA APLICACIÓN GESTIÓN DE FONDOS EUROPEOS
La aplicación informática Gestión Fondos Europeos presenta las siguientes características técnicas:
Utilización de la base de datos institucional para el almacenamiento de la información
(ORACLE, MS SQL Server).
Adaptación a los sistemas de seguridad de la Administración Regional.
Generación de informes en formato de Microsoft Office u OpenOffice como parte de la
configuración del usuario, con posibilidad de modificación de plantillas de formatos por el
usuario. Exportación de información a estos formatos.
171
ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN GESTIÓN DE FONDOS EUROPEOS
La aplicación Gestión Fondos Europeos garantiza el registro y almacenamiento de los datos contables y de
gestión del Programa Operativo, su objetivo fundamental es la de dotar a la DGPF-OI de una herramienta
informática que permita el registro y almacenamiento de los datos relacionados con cada una de las
operaciones, gastos, indicadores y otros requisitos del FEDER garantizando una adecuada pista de auditoría.
APLIFEDER incorpora módulos accesibles a las entidades gestoras, así como módulos que permitan la
gestión informatizada por parte de la DGPF-OI de la información y documentos clave asociados a la
aprobación de operaciones, convocatorias, requisitos medioambientales, verificaciones administrativas e in
situ, verificaciones financieras, contabilización de gastos, etc. Y su explotación en los procesos de
programación, seguimiento, gestión, control y evaluación.
Para ello la aplicación informática se desarrolla en módulos:
- De Programación, que permite la parametrización por ejes, temas prioritarios, unidades gestoras,
dotaciones financieras, etc. En este módulo se definen los organismos con financiación reconocida
en el Programa Operativo, convocatorias de ayudas y actuaciones, previamente revisadas y
verificadas por la Unidad de Control y Verificación.
- De Seguimiento, que permite llevar a cabo un seguimiento permanente de las operaciones
registradas en el módulo de programación.
- De Gestión y Control, que permite un seguimiento permanente sobre las verificaciones y controles
realizados sobre el Programa Operativo, este módulo comprende las verificaciones previas, el
seguimiento de controles de otras autoridades externas, el registro de irregularidades, indicadores
de evaluación, etc.
A estos módulos básicos hay que añadir módulos horizontales para el almacenamiento y análisis de la
información, el de seguridad y certificación y el módulo de mantenimiento.
El módulo de almacenamiento y análisis de la información permite la explotación de los datos incorporados
en los módulos verticales, con el fin de identificar el estado de una operación o de una entidad gestora en
términos del grado de ejecución de las operaciones, posibles irregularidades asociadas, derecho de cobro
existentes, retornos obtenidos, grado de ejecución por ejes y temas prioritarios, entre otros aspectos, así
mismo estarán referenciados aquellos documentos clave vinculados a las órdenes de concesión de ayuda a
los contratos, controles, etc.
El módulo de seguridad y certificación permite el establecimiento y mantenimiento de los niveles de
seguridad de la aplicación, así como los niveles de acceso que tendrán los usuarios de la misma.
El módulo de mantenimiento permite el mantenimiento general de la aplicación asegurando la adaptación de
la aplicación a posibles cambios de la aplicación Fondos 2007, de forma especial a los cambios en las reglas
de validación.
Las autoridades de gestión, certificación y auditoría, así como los organismos de control distintos de la
autoridad de auditoría, pueden tener acceso a la mencionada aplicación informática.
EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LA APLICACIÓN INFORMÁTICA FONDOS 2007
El suministro de toda la información requerida por Fondos 2007 es realizado de forma automática a través de
APLIFEDER mediante procesos de volcado masivo de operaciones, transacciones, controles, indicadores,
verificaciones que permitan la realización de las certificaciones de los gastos correspondientes y el suministro
172
de la información necesaria para la realización de evaluaciones tanto operativas como estratégicas, así como
el suministro de la información necesaria para que las autoridades de gestión del FEDER puedan realizar los
informes de seguimiento estratégico del Marco Estratégico Nacional de Referencia y la realización de
Evaluaciones estratégicas temáticas.
APLIFEDER no permite la carga de Fondos 2007 sin que se hayan realizado todas las verificaciones
administrativas, financieras y sobre el terreno (in situ) por parte del Organismo Intermedio.
DISPONIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN DE CARA A LA PISTA DE AUDITORÍA
El Organismo Intermedio garantiza que en todo momento, dispone de la documentación necesaria para la
realización de una pista de auditoría adecuada, a través de la aplicación Gestión Fondos Europeos.
A tal efecto, la aplicación informática:
- Obtiene la información del SAP.
- Registra y almacena toda la información desde la convocatoria de ayudas y/o inicio de un
expediente de gastos directos.
- Registra todas las operaciones volcadas a la Aplicación Fondos 2007.
- Registra la información suficiente sobre el cumplimiento de los criterios de selección.
- Registra todas las referencias de actuaciones y documentos administrativos claves.
- Registra todas las evaluaciones y auditorías realizadas al Programa Operativo.
- Registra todas las verificaciones realizadas por cualquier organismo de control y su seguimiento.
- Registra el seguimiento de las irregularidades.
- Registra los reintegros recibidos de la Comisión.
- Permite un Registro actualizado de deudores y su seguimiento.
- Toda la información relativa a los datos contables y de gestión financiera, ejecución física,
verificaciones, auditorías y evaluaciones.
- Toda la información relativa a regímenes de ayuda, contratación y selección de actuaciones.
- El Registro de detalle de los gastos de todas las operaciones
- La posibilidad de verificar los pagos efectivos a los beneficiarios.
- La posibilidad de verificar para cada operación que éstas cumplen los requisitos establecidos en el
Programa Operativo: entre los que se encuentra la lista de criterios de selección aprobada por el
Comité de Seguimiento.
- Relación de beneficiarios.
Los datos solicitados para la carga de la Aplicación Fondos 2007 están recogidos en ficheros y son
susceptibles de explotación vía Excel o Word, entre ellos cabe reseñar los siguientes:
- Fichero de ejes, temas prioritarios, actuaciones, unidades gestoras y los correspondientes datos
financieros, administrativos, geográficos, etc.
- Fichero de indicadores por ejes, temas prioritarios y actuaciones, así como sus vinculaciones.
- Relación de gestores, ayudas recibidas, dirección, CIF, etc.
- Listas de comprobación.
- Listas de contratos
- Listas de controles.
- Listas de beneficiarios.
La información recogida en APLIFEDER una vez trasmitida a la aplicación Fondos 2007 es objeto de
almacenamiento para su posterior explotación y uso para realización del seguimiento, evaluación y control de
la ejecución del Programa Operativo.
173
MODO OPERATIVO DE LA APLICACIÓN GESTIÓN DE FONDOS EUROPEOS
1) La DGPF–OI define todos los parámetros necesarios para su configuración e introduce toda la información
inicial. Esa información está compuesta por los siguientes contenidos:
Definición de Periodos, Anualidades financieras, Fondos de la Unión Europea que participan,
Tipos o Grupos de indicadores y los Indicadores de cada uno de los Temas
Prioritarios/Acciones.
Estructura del Programa: Ejes y Temas Prioritarios. Se permite un grado mayor de
desagregación (hasta 12 niveles) para permitir un seguimiento más exhaustivo a nivel regional.
Las distintas Unidades Gestoras que participan y su asignación a los distintos Temas
Prioritarios o a sus desagregaciones (aplicación programa).De forma que cada Unidad Gestora
dispone de una aplicación-programa específica.
Introducción del Plan Financiero inicial, y posteriormente, las distintas reprogramaciones.
Fichero de Indicadores con su asignación a los distintos Temas Prioritarios.
Carga de las Listas de Comprobación, particularizadas para cada tipo de Operación.
Además de la Configuración del Programa, también se encarga del mantenimiento del los
perfiles, de los usuarios, y de la asignación de éstos al perfil o perfiles que le correspondan.
Verificación de los criterios de selección de las operaciones cofinanciadas aprobados por el
Comité de Seguimiento.
2) En el caso de ubicaciones independientes (no conectadas en red), para cada una de las Unidades Gestoras
se instalará de forma independiente la aplicación informática así definida, para su cumplimentación y
posterior remisión de la información a la DGPF-OI, vía electrónica a través de ficheros informáticos. Este
es el caso de Servicios Ferroviarios de Mallorca (S.F.M.)
3) Cada unidad gestora va asignando los documentos contables a su correspondiente aplicación-programa
en cada uno de los Temas Prioritarios/Tipología de gasto/ Actuaciones que tenga asignados. Mediante el
fichero de gastos, se pueden dar de alta documentos, de baja, modificarlos, etc. Para facilitar el proceso y,
para evitar posibles errores en la introducción de la información, se ha añadido una utilidad que obliga a
realizar el paso automático desde la contabilidad institucional (SAP) al fichero de gastos. Esta forma de
introducción de datos, aparte de facilitar el proceso, previene y facilita el control de los posibles errores
que se pueden producir en la introducción de la información.
La información referente a los documentos de Gasto se agrupa en un nivel superior en Operaciones,
indicando a éste nivel las características de la información agrupada.
4) La Unidad Gestora, además, rellena los datos referentes al seguimiento material de las acciones, resumen
de la actuación, medidas de publicidad, ajuste de las actuaciones a las consideraciones
medioambientales aplicables, valoración del ritmo de ejecución, y los indicadores desarrollados en el
periodo.
5) Una vez completada la información por las Unidades Gestoras ésta es centralizada y verificada por la
DGPF-OI.
Los distintos tipos de usuarios de la aplicación comparten información, porque trabajan sobre la misma
base de datos (aplicación-programa), excepto las Unidades Gestoras no conectadas que envían la
información en ficheros que posteriormente se importan a la aplicación.
La DGPF-OI, analiza, revisa y valida la información recibida y posteriormente realiza la carga de los gastos
contabilizados en Fondos 2007 a efectos de su certificación por la Autoridad de Certificación.
174
Siguiendo el proceso ya descrito en el apartado 3.2.2 del manual de procedimientos de gestión y control
del Programa Operativo (página 17-24) que esquemáticamente se sintetiza de la siguiente forma:
I. La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización centraliza la información recibida de las
entidades gestoras, lo analiza y sistematiza de cara a su futura contabilización en la aplicación
Fondos 2007.
La información recibida es objeto de la primera revisión anulándose aquellas actuaciones y las
correspondientes transacciones que a juicio de la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización
no cumplen los requisitos necesarios de elegibilidad.
II. La información depurada y sistematizada es remitida a la Unidad de Control y Verificación que
procede, una vez realizados los correspondientes controles de verificación administrativa, financiera y
sobre el terreno (controles in situ) mediante las correspondientes listas de chequeo, a su validación y
la remite de nuevo, una vez depurada por segunda vez, a la Unidad de Gestión, Seguimiento y
Contabilización para su contabilización en Fondos 2007.
La problemática es diferente si las actuaciones se refieren a régimen de ayudas o no.
En el caso de las ayudas, la tarea de validación es mucho más compleja debido a su elevado número y a
la realización de la verificación administrativa y sobre el terreno. Por ello, el proceso es mucho más lento,
y en la medida de lo posible, sólo se realizará una contabilización semestral de las mismas por entidad
gestora, siempre y cuando no sea necesario para el cumplimiento del N+2.
En cuanto al resto de las actuaciones el proceso es relativamente rápido debido a su reducido número y
singularidad, lo que hace posible contabilizar gastos en la aplicación Fondos 2007 de forma continua, de
acuerdo con su ritmo de ejecución.
Las verificaciones administrativas se realizan sobre el 100% de las actuaciones y son realizadas por la
Unidad de Control y Verificación del Organismo Intermedio al mismo tiempo que realiza la verificación
financiera de las transacciones de todas y cada una de las actuaciones.
Los controles in situ de las actuaciones (verificación sobre el terreno) se realizarán de acuerdo con el
siguiente plan de control:
- Las actuaciones cuyos gastos van a ser contabilizados en la aplicación Fondos 2007 serán
verificadas in situ a priori antes de su contabilización de acuerdo con el siguiente procedimiento y
periodificación temporal:
- Las actuaciones referentes a gastos derivados de regímenes de ayuda, dado su elevado
número, serán controladas vía muestreo. El tamaño de la muestra será determinado de
acuerdo con el universo y el grado de riesgo del mismo y será como mínimo del 10% del
importe total de los pagos realizados.
- El resto de actuaciones englobadas en los ejes 2, 3, 4, 5 y en las tipologías de gasto 01, 02, 13
y 14 del eje 1, serán verificadas in situ a priori y en un 100%.
Solo cuando toda la información ha sido validada se procede a su contabilización en FONDOS 2007 de
forma automática mediante APLIFEDER.
En el proceso de dar de alta una operación en Fondos 2007 todos los datos no asignados automáticamente
por Fondos 2007 son supervisados por la Unidad de Control y verificación de la DGPF-OI y sólo después la
operación es validada por el Director General de Economía y Estadísticas.
175
En el proceso de introducción de transacciones de una operación en Fondos 2007 todos los datos no
asignados automáticamente por Fondos 2007 son supervisados por la Unidad de Control y verificación de la
DGPF-OI y sólo después la operación es validada por el Director General de Economía y Estadísticas.
Seguidamente se produce la contabilización de los gastos para su remisión a la Autoridad de Gestión, a
efectos de la confección de la correspondiente certificación, que también es validada por el Director General
de Economía y Estadísticas, cumplimentando todos los campos requeridos para la carga automática de la
Aplicación Fondos 2007 que se detallan a continuación con el nombre de “Datos Generales de las
operaciones en FONDOS 2007” y “Datos Generales de las transacciones en FONDOS 2007”.
APLIFEDER genera de forma automática, los ficheros de intercambio con la aplicación del Ministerio de
Economía y Hacienda, FONDOS 2007, con formato XML:
o Fichero de Operaciones.
o Listas de comprobación de Operación y de Medio Ambiente.
o Fichero de Contratos.
o Listas de comprobación de Contratos (Ley 2/2000 y Ley 30/2007)
o Fichero de gastos.
o Fichero de beneficiarios.
o Fichero de ejecución de Indicadores.
o Lista de comprobación de Artículo 13.
o Lista de comprobación de Certificación.
Las listas de comprobación son las mismas que figuran en el Anexo I del Manual de Procedimientos.
6) Este flujo de información entre aplicaciones-programa y la DGPF-OI se repetirá cada vez que lo solicite
ésta última.
176
PROCEDIMIENTO PARA EL CASO DE LA INTRODUCCIÓN MANUAL EN LA
APLICACIÓN APLIFEDER DE PAGOS NO REALIZADOS A TRAVES DEL SAP
Este procedimiento es aplicable para los órganos gestores cuya contabilidad no se realiza a través del SAP,
actualmente afecta a Serveis Ferroviaris de Mallorca (SFM) y al Centre Balears Europa (asistencia técnica a la
Dirección General de Economía y Estadísticas), y para el caso de convenios gestionados por la Dirección
General de Economía y Estadísticas que no tienen financiación de la CAIB, solamente de fondos FEDER.
Se introducen los datos de las transacciones en la hoja de Excel “Intercambio FEDER” pestaña de
transacciones, por las personas responsables del órgano gestor, tanto del departamento de contabilidad de
SFM como de la Unidad de gestión, seguimiento y contabilización de la Dirección General de Economía y
Estadísticas.
Los datos obligatorios que hay que rellenar en esta hoja de Excel son los mismos que constan en el apartado
de transacciones de la Aplicación Fondos 2007.
Una vez cumplimentada la hoja de Excel se envía por correo electrónico a la Unidad de control y verificación,
quién comprobará la veracidad de los datos incluidos en la misma con las facturas/certificaciones,
comprobantes bancarios del pago de las mismas y la contabilidad que está a disposición de la Dirección
General de Economía y Estadísticas.
Una vez verificada la hoja de Excel se envía por correo electrónico a la Unidad de gestión, seguimiento y
contabilización para su carga en la aplicación informática APLIFEDER.
Una vez cargadas las transacciones de la operación en la aplicación APLIFEDER, se sigue el proceso normal
de tramitación de los datos con transacciones del SAP.
177
ANEXO XIII. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL ORGANISMO
INTERMEDIO
1. IDENTIFICACIÓN
Programa Operativo
Título PROGRAMA OPERATIVO FEDER DE BALEARES 2007-2013
Eje(s) en los que interviene el OI EN TODOS LOS EJES DEL PROGRAMA, PUESTO QUE SOLO
EXISTE UN UNICO ORGANISMO INTERMEDIO
Fondo(s) gestionados por el OI FEDER X Fondo de Cohesión- FEDER
Organismo Intermedio
Denominación DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS
Naturaleza jurídica ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA
Dirección postal C/ PALAU REIAL 17 PALMA (07001)
Dirección de correo electrónico
corporativo
Teléfono 971 176 751 Fax 971 176757
Datos de la persona de contacto
Nombre y apellidos ANTONI COSTA COSTA
Cargo DIRECTOR GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS
Dirección postal C/ PALAU REIAL 17 PALMA (07001)
Dirección de correo electrónico [email protected]
Teléfono 971 176 751 Fax 971 176757
FUNCIONES PRINCIPALES EN EL MARCO DEL PROGRAMA OPERATIVO
Acuerdo formal
entre la
Autoridad de
Gestión y el
Organismo
Intermedio en el
que se
establecen las
funciones de
éste último
Dado que en los Programas Operativos regionales de FEDER se ha optado por aceptar como suficientes
las especificaciones contenidas en el Programa aprobado, la forma de atribución de las funciones al
Organismo Intermedio se produce mediante la Decisión de adaptación del PO correspondiente.1 Ello
significa que se va a prescindir de suscribir un acuerdo específico entre la Autoridad de Gestión y el
Organismo Intermedio.
178
Descripción de
las funciones y
tareas asignadas
al OI
LAS ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD DE GESTIÓN, como queda especificado en el apartado 4.1. del
PO.
Garantizar que, en conformidad con el artículo 60 a), la selección de
operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los
criterios aplicados al programa operativo, y que dichas operaciones se
atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la
materia durante todo el período de ejecución, excepto en el caso de
grandes proyectos y actuaciones con incidencia plurirregional.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Comprobar que, en conformidad con el artículo 60 b) y los preceptos
concordantes del Reglamento (CE) nº 1828/2006, se ha llevado a cabo
la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de
cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por
los beneficiarios en relación con las operaciones, y que este cumple las
normas comunitarias y nacionales aplicables a la materia.
Unidad de Control y
Verificación
Garantizar que dispone de sistemas informatizados compatibles con el
sistema de información común a todos los programas operativos del
FEDER en España, con el objetivo de permitir a la Autoridad de gestión
respetar las exigencias del Artículo 60 c).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Asegurar que, en conformidad con el artículo 60 d), los beneficiarios y
otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones del
PO mantienen un sistema de contabilidad separado o código contable
adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la
operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Contribuirá a la evaluación del programa operativo para permitir a la
Autoridad de gestión respetar las exigencias del artículo 60 e).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Establecerá, en conformidad con el artículo 60 f), procedimientos que
garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y
las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría
apropiada, en conformidad con el artículo 90 del Reglamento (CE) n°
1083/2006.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Será responsable de suministrar a la Autoridad de Gestión la
información necesaria para que ésta esté en disposición de respetar
las exigencias del artículo 60 g).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
En conformidad con el artículo 60 h), orientará el trabajo del Comité de
seguimiento y le suministrará los documentos que permitan supervisar
la calidad de la ejecución del programa operativo a la luz de sus
objetivos específicos.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Elaborará y remitirá a la Autoridad de Gestión su contribución a los
informes de ejecución anual y final, para permitir a la Autoridad de
gestión respetar las exigencias del artículo 60 i).
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
Garantizará, en conformidad con el artículo 60 j), el cumplimiento de
los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69
del Reglamento (CE) 1083/2006.
Unidad de Gestión,
Seguimiento y
Contabilización
179
2. ORGANIZACIÓN INTERNA DEL ORGANISMO INTERMEDIO
Organigrama Institucional
DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS.
La Dirección General de Economía y Estadísticas se encuadra dentro de la Vicepresidencia Económica, de
Promoción Empresarial y de Empleo del Govern de les Illes Balears; se estructura de la siguiente forma:
La estructura orgánica del Departamento está configurada por dos unidades:
- Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización
- Unidad de Control y Verificación
En todos los casos, la asignación de las funciones y tareas a puestos concretos, así como un desarrollo más
detallado de los procedimientos descritos a continuación, quedará formalizada en el Manual de los Procedimientos
de Gestión y Control del Programa Operativo FEDER 2007-2013 para las Islas Baleares.
180
Unidades afectadas por la gestión del Programa Operativo
Unidad Función en la gestión del
Programa
Personas asignadas
Número % de dedicación5
DEPARTAMENTO FONDOS
EUROPEOS
Coordinación y
representación 1 100
UNIDAD DE GESTIÓN,
SEGUIMIENTO Y
CONTABILIZACIÓN
La gestión, el seguimiento
administrativo, material y
financiero y la contabilización
del gasto para su posterior
certificación por parte de la
Autoridad de Certificación
3 100
UNIDAD DE CONTROL Y
VERIFICACIÓN
La comprobación de la
legalidad, la ejecución real y
financiera del gasto a
certificar
2 100
MEDIOS POR LOS QUE SE
VINCULAN LAS PERSONAS
ANTERIORES A LA GESTIÓN DEL
PROGRAMA6
Las personas que tienen la condición de funcionarios ocupan los puestos de
trabajo mediante concurso.
El personal laboral ocupa su puesto de trabajo mediante contrato, si es externo a
la administración, o mediante convenio, si proviene de otros departamentos de
la administración.
En el caso de contratación de asistencia externa se recurrirá a cualquiera de las
fórmulas de contratación pública recogidas en la Ley de Contratación con la
Administración Pública, en función de las necesidades específicas.
5 Sobre la base de las horas totales trabajadas en base anual.
6 Nombramiento/designación/contrato/asistencia técnica/ etc.
181
DEBE EXISTIR UNA ASIGNACIÓN
CLARA DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES A CADA
PERSONA EN FUNCIÓN DEL
PUESTO QUE OCUPA.
DESCRIBA CÓMO ESTÁ
FORMALIZADA Y SI EXISTE
ALGÚN DOCUMENTO EN EL QUE
QUEDE CONSTANCIA.
A nivel regional, las funciones de la Autoridad de Gestión, así como las tareas de
contabilización que facilitarán la documentación requerida para la certificación
(responsabilidad de la Autoridad de Certificación) son desempeñadas por la
Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización:
A nivel interno del propio Departamento la Unidad de Control y Verificación es el
encargado de certificar la veracidad, física y financiera, y la adecuación
normativa del gasto a certificar.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización
Cuenta con la siguiente distribución de personal:
Jefe de servicio
Auxiliar Administrativo/a
Auxiliar Administrativo/a
Tiene las siguientes funciones:
1. Garantizar la mayor difusión posible del PO, especialmente entre los
posibles Beneficiarios potenciales.
2. Controlar la ejecución administrativa, financiera y física del programa.
3. Cargar la aplicación Fondos 2007
La Unidad de Control y Verificación
Está integrado por tres personas con la siguiente categoría:
Técnico /a Superior
Técnico /a Superior
Auxiliar Administrativo
Tiene las siguientes funciones:
1. Recibir la información de los pagos a certificar de la Unidad de Gestión,
Seguimiento y Contabilización
2. Realizar la verificación de la legalidad y la ejecución financiera y la
realidad material de las operaciones cuyos pagos se certifican.
El control de los proyectos se concentra en las siguientes áreas:
1.- Contratación pública
2.- Medidas de información y publicidad
3.- Información contable: certificaciones y gastos
4.- Evidencia física de la inversión y correcto funcionamiento.
5.- Protección del medio ambiente
6.- Igualdad de oportunidades
182
Separación de funciones
¿Ejerce el Organismo Intermedio
como beneficiario de
determinadas actuaciones?
Sí
Eje de asistencia técnica No
En caso afirmativo, describa
cómo se garantizará la
separación de funciones entre la
gestión de las actuaciones en las
que ejerza como beneficiario y
los trabajos de verificación y
validación de los gastos
realizados en estas actuaciones.
Cuando la unidad gestora coincide con el Organismo Intermedio, es decir,
la Dirección General de Economía y Estadísticas (Organismo Intermedio del
tramo regional), las operaciones son gestionadas por parte de la Unidad de
Gestión, Seguimiento y Contabilización. Si para la ejecución de estas
actuaciones se precisa realizar contratación pública, ésta se realiza a través
de la Unidad de Gestión Económica de Vicepresidencia Económica, de
Promoción Empresarial y de Empleo.
Como beneficiario de la actuación, la Unidad de Gestión se limita a realizar
las comprobaciones adecuadas, previamente a la autorización del pago, y
su adecuada inclusión como actuación cofinanciada con cargo al PO
FEDER.
Posteriormente a la realización del pago, la Unidad de Control y
Verificación, realiza las verificaciones correspondientes utilizando las listas
de comprobación previas a la contabilización del gasto en la Aplicación
Fondos 2007 (tarea realizada por la Unidad de Gestión, Seguimiento y
Contabilización).
Por tanto, queda garantizada con la distribución diferenciada de funciones
entre los distintos servicios de la Dirección General de Economía y
Estadísticas.
183
3. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Manual(es) de procedimientos
¿Se cuenta con
manual(es) de
procedimientos para
la gestión y su uso
por el personal?
Sí
El Manual de Procedimientos de Gestión y Control del
Programa Operativo FEDER 2007-2013 para las Islas
Baleares, se encuentra en una fase avanzada de
elaboración, a la espera del informe favorable de la
Autoridad de Auditoría. En él se procede a un mayor
desarrollo de los procedimientos sucintamente
descritos a continuación
No
En caso afirmativo, conteste a las siguientes preguntas:
Describa brevemente
el proceso diseñado
para su actualización
de forma que
permita seguir los
cambios que se
puedan realizar a lo
largo del periodo
El Manual de procedimientos del PO FEDER de las Illes Balears constituye un documento
vivo en el que se recogen los principales procesos para su adecuado desarrollo.
Ello implica que cualquier elemento que derive en una alteración en los mencionados
procesos o procedimientos debe tener un fiel reflejo en el presente Manual. Así, podrá ser
objeto de actualización como consecuencia de la dinámica que caracteriza al propio
Programa Operativo, tanto en lo que se refiere a los aspectos normativos, como a los
aspectos técnicos y tecnológicos, en definitiva cuando concurra alguna de las
circunstancias siguientes:
Cambios en la normativa regional, nacional o comunitaria de aplicación.
Consideración de los cambios realizados en el Programa Operativo como resultado
de las conclusiones y recomendaciones derivadas de los procedimientos de
auditorías, seguimientos y evaluaciones.
Condiciones de carácter técnico o tecnológicos que supongan una alteración en los
procedimientos definidos en el momento de la elaboración del Manual.
Otras circunstancias que acarreen alteraciones en los sistemas tal y como quedan
definidos en el momento de la elaboración del Manual.
Con el objetivo de garantizar la trazabilidad de todos los cambios realizados durante el
período de vigencia del Programa Operativo, en cada nueva versión del Manual de los
Procedimientos de Gestión y Control del Programa Operativo FEDER 2007-2013 para las
Islas Baleares quedará constancia de la fecha de actualización y del número de la versión
que corresponde.
El Organismo Intermedio, entidad encargada del control de dichas actualizaciones, lo es
asimismo de la guarda del Manual, de modo que en todo momento deberá conservar las
diferentes versiones realizadas en papel y en soporte informático. Al mismo tiempo,
procederá a la cumplimentación de la tabla incluida en el Manual de Procedimientos, en la
que se detallan los cambios introducidos, lo que permitirá un seguimiento a lo largo del
tiempo de la historial del mismo.
¿Se incluyen en el Manual diagramas de flujo de los procedimientos documentados? Sí X No
184
Selección de operaciones
Deben elaborarse procedimientos escritos para la selección y aprobación de operaciones.
¿Qué unidad,
personas o
departamento llevará
a cabo estas
selecciones?
LA DIRECCIÓN GENERAL DE ECONOMÍA Y ESTADÍSTICAS A TRAVES DEL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE FONDOS.
Describa brevemente
cómo se garantizará
el cumplimiento de la
normativa nacional y
comunitaria.
1) Metodologías y procedimientos para la selección y aprobación de operaciones.
Las operaciones para ser susceptibles de cofinanciación en el marco de un programa
operativo deben cumplir los requisitos mínimos de: legalidad, elegibilidad y estar
ajustadas al cumplimiento de los criterios objetivos de selección, aplicables al
Programa Operativo FEDER para las Islas Baleares en el período 2007-2013.
De acuerdo con todo ello, los procedimientos para la selección aprobación de las
operaciones se desarrollan con detalle en el MANUAL DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN Y CONTROL DEL PROGRAMA OPERATIVO FEDER 2007-2013 PARA LAS ISLAS
BALEARES.
Toda operación no seleccionada mediante convocatoria pública susceptible de
cofinanciación, debe de ser objeto (con carácter previo a su ejecución) de un informe de
elegibilidad por parte de la DGE en el que se concretará la tipología de los gastos
elegibles y su importe previsto y ello independientemente de otros informes y controles
que puedan efectuar otras autoridades con competencia para ello.
A efectos de selección de los distintos tipos de operaciones se asegurará que los
beneficiarios potenciales reciban información clara y detallada de los requisitos que
deben cumplir para tener acceso a la financiación comunitaria, procedimiento de
solicitud, criterios de selección, aprobación de operaciones y forma y plazo de ejecución
y justificación de los gastos.
El procedimiento de selección, aprobación, gestión, seguimiento y control de las
operaciones cuya ejecución y financiación se enmarca en el PO FEDER de les Illes
Baleares para el período 2007-2013 viene determinada por la tipología de las
unidades gestoras que realizan y se responsabilizan de la ejecución efectiva de las
actuaciones.
Las peculiaridades funcionales y administrativas de los distintos tipos de unidades
gestoras presuponen sistemas de gestión y control con un tronco dispositivo común al
que se incorporan procedimientos inherentes a las propias peculiaridades del unidad
gestora-ejecutora.
Así, cabe distinguir tres tipos de unidades gestoras:
4. Departamentos del Govern de les Illes Balears.
5. Entes de Derecho Público y Sociedades Públicas.
6. Administraciones Locales: Consejos Insulares y Ayuntamientos.
185
(A) Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por departamentos del Govern de les Illes Balears.
La estructura administrativa del Govern de les Illes Balears está constituida por
Consejerías o Secciones Presupuestarias, de las que dependen los distintos
departamentos administrativas, entes de derecho público y empresas públicas.
Así, dentro de la estructura orgánica de la Vicepresidencia Económica, de Promoción
Empresarial y de Empleo se encuentran entre otros departamentos, la Dirección
general de Presupuestos y Financiación, la Dirección General de Economía y
Estadísticas (Organismo Intermedio), la Intervención General, la Dirección General del
Tesoro y Política Financiera, independientes la una de la otra.
A su vez, en cada Consejería existe una Secretaria General y una Unidad de Gestión
Económica, que depende funcionalmente de la Intervención General y orgánicamente
de las Secretarías Generales.
La selección, aprobación, control de la gestión, seguimiento y evaluación de las
operaciones ejecutadas por este tipo de entidades gestoras se ajusta al siguiente
protocolo procedimental:
8.- La Dirección General de Presupuestos y Financiación conjuntamente con la
Secretaria General correspondiente al confeccionar o modificar sus
presupuestos anuales, codifican las partidas presupuestarias tanto de ingresos
como de gastos.
9.- El departamento competente inicia el procedimiento de selección y aprobación
de las operaciones a cofinanciar.
El proceso de selección puede ser:
Mediante convocatoria pública a través de una orden de ayudas y posteriores
resoluciones.
En la convocatoria se especifica la tipología de actuaciones susceptibles de
ser cofinanciadas, el porcentaje de cofinanciación, beneficiarios potenciales,
requisitos, criterios de selección, plazo de ejecución, plazo de justificación,
tipología de gastos susceptibles de ser cofinanciados,….y obligaciones de las
partes.
Mediante convocatoria dirigida a todos los beneficiarios potenciales y
posteriores resoluciones.
Mediante acuerdo del Comité de Seguimiento y posteriores resoluciones y,
Mediante resoluciones cuando las operaciones a ejecutar son competencia
exclusiva del Govern y entran en sus planes de actuación.
10.- Cuando se requiera, la Dirección General de Economía y Estadísticas informará
sobre la elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje y Medida en que se
enmarca, así como el importe del gasto elegible subvencionable.
11.- A través de las Unidades de Gestión Económica, las Secretarías Generales de las
Consejerías ejecutoras de las actuaciones cofinanciadas asegurarán la
realización efectiva de la actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la
documentación. Asimismo, recabarán de los departamentos gestores de la
Consejería la información complementaria en orden a la evaluación exhaustiva
de la actuación (indicadores, información, publicidad) para su remisión a la
Dirección General de Economía y Estadísticas.
12.- Dirección General de Economía y Estadísticas, a través del sistema de
contabilidad pública, lleva a cabo el seguimiento presupuestario de las
186
actuaciones cofinanciadas. El sistema de contabilidad administrativa pública
utilizado por el Govern de les Illes Balears permite conocer con detalle todas las
fases del gasto para cada actuación.
13.- De forma periódica, normalmente cada tres meses, a petición de la Dirección
General de Economía y Estadísticas las Secretarías Generales afectadas
remitirán a aquélla la información requerida.
14.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y
comprobada, procede a su remisión a la Unidad de Control y Verificación para
que pueda elaborar y emitir el correspondiente informe de control y verificación
que remite a la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización para que esta
tome nota y en caso de ser favorable proceda a confeccionar la correspondiente
certificación de pagos a través de la aplicación informática Fondos 2007, que es
validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión del EM. Una vez validada se
procede a su impresión y posterior recogida de firmas y una vez cumplimentada
se remite materialmente a la Autoridad de Gestión y obtener así el reembolso de
la cofinanciación FEDER.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización procede al archivo de la
información y remite copia de todas las certificaciones a la Intervención General
de la CAIB, a la DG de Presupuestos y Financiación de la CAIB y al órgano
ejecutor correspondiente.
15.- La Intervención General de la CAIB, antes de proceder a la firma de una
certificación de pagos realizados por departamentos administrativos comprueba
su contabilización.
16.- Mediante el proceso de fiscalización, previa o a posteriori, la Intervención
General velará por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia
y eficiencia en la ejecución de las actuaciones.
(B) Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por entes de derecho público y sociedades públicas del
Govern de les Illes Balears.
Estas entidades gestoras-ejecutoras, aunque de carácter público, están sometidas en
su funcionamiento al derecho privado. Presentan diferencias fundamentales con los
departamentos administrativos del apartado anterior. Su sistema contable no es
administrativo, sino de partida doble, y su fiscalización se hace a posteriori, a través de
auditorías externas.
El protocolo de actuación en cuanto a la selección , aprobación, control de la gestión,
seguimiento y evaluación de las operaciones ejecutadas por este tipo de entidades
gestoras-ejecutoras es el siguiente:
1.- La DG de Presupuestos y Financiación, la Secretaria General correspondiente y la
Gerencia de la entidad gestora confeccionan los presupuestos anuales de la
entidad.
2.- La Gerencia de la entidad gestora codifica las correspondientes partidas de
ingresos y gastos.
3.- La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la elegibilidad
de la actuación, explicitando el Eje y la Medida en que se enmarca; así como el
gasto elegible.
La Gerencia de la entidad gestora velará por el cumplimiento de los
principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las
actuaciones, así como por el respeto a la normativa comunitaria.
La Gerencia de la entidad gestora asegurará la realización efectiva de la
187
actuación, la exactitud del gasto y la custodia de la información. Asimismo,
se compromete a recabar la información complementaria en orden a la
evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores, información, publicidad)
y su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas.
La Dirección General de Economía y Estadísticas, conjuntamente con la
Gerencia de la entidad gestora, a través de su sistema de contabilidad,
llevará a cabo el seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas.
La Gerencia de la entidad gestora certificará la cuantía de los gastos
comprometidos y el importe de los pagos para cada actuación.
De forma periódica, normalmente cada tres meses, o a petición de la
Dirección General de Economía y Estadísticas, las Gerencias remitirán a
aquélla toda la información requerida.
4.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y
comprobada, procede a su remisión a la Unidad de Control y Verificación para que
pueda elaborar y emitir el correspondiente informe de control y verificación que
remite a la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización para que esta tome
nota y en caso de ser favorable proceda a confeccionar la correspondiente
certificación de pagos a través de la aplicación informática Fondos 2007, que es
validada vía electrónica por la Autoridad de Gestión del EM. Una vez validada se
procede a su impresión y posterior recogida de firmas y una vez cumplimentada
se remite materialmente a la Autoridad de Gestión y obtener así el reembolso de
la cofinanciación FEDER.
5.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización procede al archivo de la
información y remite copia de todas las certificaciones a la Dirección General de
Presupuestos y Financiación, a la Intervención General de la CAIB y a la Unidad
Gestora correspondiente.
6.- Mediante el proceso de fiscalización a posteriori, la Intervención General velará
por el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la
ejecución de las actuaciones.
(C) Procedimientos de selección y aprobación de operaciones a gestionar-
ejecutar por las Administraciones Locales (Consejos Insulares y
Ayuntamientos).
La particularidad fundamental de este tipo de entidades gestoras es que siendo de
carácter público y sometidas a una contabilidad administrativa, su funcionamiento es
totalmente autónomo e independiente del Govern de les Illes Balears.
En los casos en que la ejecución se financie conjuntamente entre la Administración
Autonómica y la Corporación Local, se formaliza un convenio entre ambas partes, cuyo
objeto es la ejecución de la actuación, especificando:
Presupuesto.
Gasto elegible.
Aportación financiera de la administración local correspondiente.
Aportación financiera del Govern de les Illes Balears.
Aportación financiera de la Comisión Europea con cargo al FEDER.
Definición de las obligaciones referentes a la ejecución, información y control.
Para agilizar el desarrollo del convenio, el Govern de les Illes Balears, anticipará,
además de la propia, la aportación comunitaria, renunciando la Corporación Local
correspondiente a la percepción de los recursos comunitarios que pudieran
corresponderle. De esta forma se consigue agilizar la ejecución de las actuaciones,
disminuir el esfuerzo financiero por parte de la entidad local, y simplificar los trámites
administrativos que comportan los trasvases de recursos financieros entre las distintas
188
administraciones.
El plan de control de la gestión, seguimiento y evaluación de las actuaciones
ejecutadas por este tipo de entidades gestoras se ajusta a las siguientes
determinaciones:
Formalización de un acuerdo o convenio.
Identificación de las correspondientes partidas de ingresos y de gastos por
parte de la Corporación Local, que remitirá relación de las mismas a la
Dirección General de Economía y Estadísticas.
La Dirección General de Economía y Estadísticas informará sobre la
elegibilidad de la actuación, explicitando el Eje y Medida en que se enmarca y
la cuantía del gasto elegible.
La Administración Local velará por el cumplimiento de los principios de
legalidad, transparencia y eficiencia en la ejecución de las actuaciones así
como, en general, de la normativa autonómica, nacional y comunitaria.
La Administración Local asegurará la realización efectiva de la actuación, la
exactitud del gasto y la custodia de la documentación. Asimismo, se
compromete a recabar la información complementaria en orden a la
evaluación exhaustiva de la actuación (indicadores). Información, publicidad) y
su remisión a la Dirección General de Economía y Estadísticas.
Conjuntamente con la Administración Local, la Dirección General de Economía
y Estadísticas, a través del sistema de contabilidad, llevará a cabo el
seguimiento financiero de las actuaciones cofinanciadas.
La Intervención de la Administración Local certificará la cuantía de los gastos
comprometidos y el importe efectivo de los pagos para cada actuación.
De forma periódica, normalmente cada tres meses, o a petición de la Dirección
General de Economía y Estadísticas, las administraciones locales remitirán a
aquélla toda la información requerida.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización de la Dirección General de
Economía y Estadísticas recibe la información que una vez examinada y comprobada,
procede a su remisión a la Unidad de Control y Verificación para que pueda elaborar y
emitir el correspondiente informe de control y verificación que remite a la Unidad de
Gestión, Seguimiento y Contabilización para que esta tome nota y en caso de ser
favorable proceda a confeccionar la correspondiente certificación de pagos a través de
la aplicación informática Fondos 2007, que es validada vía electrónica por la Autoridad
de Gestión del EM.
La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización procede al archivo de la
información y remite copia de todas las certificaciones a la Dirección General de
Presupuestos y Financiación, a la Intervención General de la CAIB y a la Unidad Gestora
correspondiente.
La ejecución de actuaciones a través de empresas o entidades públicas municipales no
supone el trasvase de responsabilidades por parte de las corporaciones locales
correspondientes.
2) Garantía del cumplimiento de las normas comunitarias y nacionales aplicables
en la materia durante todo el período de ejecución.
Junto al momento de selección y aprobación de las operaciones, la garantía del
cumplimiento de la normativa comunitaria, nacional y regional se realizará de forma
189
continua a través de los procedimientos de verificación.
Las verificaciones se definen como el conjunto de procedimientos destinados a la
comprobación de la justificación documental (en cuanto que está completa y que es
acorde con las normas y condiciones de aplicación) así como material del total de
gastos certificados, en un periodo de referencia. Éstas han de abarcar tanto los
aspectos administrativos y financieros, como los técnicos y físicos de las operaciones,
según corresponda.
Este procedimiento ha de ajustarse a los parámetros normativos establecidos por el
artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 y el artículo 60 del Reglamento (CE)
1083/2006, con un contenido mínimo que confirme:
que el gasto declarado es real;
que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de
conformidad con la decisión aprobatoria;
que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas;
que las operaciones y gastos son subvencionables o elegibles;
que no existe una doble financiación del gasto ya sea a través de otros
fondos europeos o nacionales, así como con otros períodos de programación;
y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y
nacionales (en materia de contratación pública, política de competencia,
información y publicidad, medioambiente e igualdad de oportunidades).
190
Verificación de operaciones
¿Se cuenta con
procedimientos
escritos específicos
para los trabajos de
verificación de
operaciones?
Sí X No
¿Qué unidad,
personas o
departamento
llevará a cabo estas
verificaciones?
LA UNIDAD DE CONTROL Y VERIFICACIÓN
¿Se prevé contar
con asistencia
externa para estos
trabajos?
Sí X
(A EFECTOS DE VERIFICACIÓN) No
¿Cómo se van a
llevar a cabo las
verificaciones
administrativas?
Las verificaciones se definen como el conjunto de procedimientos destinados a la comprobación
de la justificación documental (en cuanto que está completa y que es acorde con las normas y
condiciones de aplicación) así como material del total de gastos certificados, en un periodo de
referencia. Éstas han de abarcar tanto los aspectos administrativos y financieros, como los
técnicos y físicos de las operaciones, según corresponda.
Este procedimiento ha de ajustarse a los parámetros normativos establecidos por el artículo 13
del Reglamento (CE) 1828/2006 y el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, con un
contenido mínimo que confirme:
que el gasto declarado es real;
que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad con la
decisión aprobatoria;
que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas;
que las operaciones y gastos son subvencionables o elegibles;
que no existe una doble financiación del gasto ya sea a través de otros fondos europeos
o nacionales, así como con otros períodos de programación;
y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales (en
materia de contratación pública, política de competencia, información y publicidad,
medioambiente e igualdad de oportunidades).
Estas funciones correrán a cargo de la Unidad de Control y Verificación en el seno de la Dirección
General de Economía y Estadísticas, debiendo conservar en cada operación registro de las
verificaciones en el que se especifique: el trabajo realizado, la fecha del mismo, los resultados
obtenidos del proceso de verificación, así como las medidas adoptados en el supuesto de que
haya sido observada alguna irregularidad.
En función de los artículos reglamentarios previamente mencionados, las verificaciones han de
incluir dos tipologías complementarias:
a) Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios.
b) Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas.
191
¿Cómo se van a
llevar a cabo las
verificaciones
administrativas?
a) Verificaciones administrativas.
En el ámbito de las verificaciones administrativas, corresponderá al Organismo Intermedio
garantizar que han sido revisadas y validadas la totalidad de las declaraciones de gasto. Su
objetivo es la detección de las deficiencias e irregularidades en la certificación del gasto elegible,
excluyéndolas antes de ser remitida a la Autoridad de Certificación.
Ámbitos a considerar en las verificaciones administrativas.
Los ámbitos fundamentales a considerar en las verificaciones administrativas serán los recogidos,
de forma genérica, en la tabla siguiente:
Ámbitos de las verificaciones administrativas
Requisitos
generales
Verificar todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios, de todas las
operaciones cofinanciadas, y a todos los procedimientos de gestión de cada operación
cofinanciada, en las áreas de criterios generales, contratación-normativa comunitaria y
nacional, ayudas-normativa comunitaria y nacional, gastos no subvencionables,
operaciones generadores de ingresos, pagos, publicidad, políticas orientales, pista de
auditoría, etc.
Requisitos
documentales
Las verificaciones han de considerar todo el gasto certificado, así como cotejar los
documentos justificativos de todas las declaraciones de gasto presentadas
Requisitos de
comprobación
física
Verificar la idoneidad y realización de los gastos declarados así como de las operaciones,
constatando su conformidad con las condiciones bajo las cuáles el gasto resultó
aprobado.
Contenido mínimo.
De acuerdo con los ámbitos anteriores, el contenido mínimo de las verificaciones administrativas:
El cumplimiento de las normas de subvencionalidad.
La existencia de las facturas u otros documentos con valor de prueba equivalente,
debidamente selladas para evitar la duplicidad del pago, así como el comprobante de
pago de los gastos.
La correspondencia con el período al que corresponde la co-financiación.
La vinculación de los gastos efectuados con los objetivos originales del proyecto, así
como la correspondencia con las condiciones del Programa Operativo.
El cumplimiento de las normas de subvencionalidad establecidas por la legislación española, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento (CE) 1083/2006.
Procedimientos.
Las verificaciones se documentarán, a partir de las condiciones señaladas, con una Lista de
Comprobación que dé cumplimiento a los requisitos normativos, así como a las orientaciones de
la Autoridad de Gestión, junto con una Certificación suscrita por autoridad competente en la que
se acredite que se ha verificado el cumplimiento de las condiciones previstas en el actual artículo
13.2 del Reglamento 1828/2006.
El Organismo Intermedio deberá conservar en cada una de las verificaciones realizadas los
“check-list” o listas de comprobación junto a la documentación justificativa de las operaciones
cofinanciadas, garantizando su puesta a disposición de los órganos de control que pudieran
requerirla.
En el caso de las verificaciones in situ, éstas serán realizadas por el Organismo Intermedio, de
forma específica, por la Unidad de Control y Verificación, y deberán de garantizar la realización de
un conjunto representativo de visitas a los beneficiarios y las actuaciones puestas en práctica.
192
193
En todo momento se respetarán en los procedimientos las directrices emitidas a tal efecto por la
Autoridad de Gestión.
El objetivo de las verificaciones sobre el terreno es constatar los aspectos documentales
administrativos y financieros, así como, los aspectos técnicos y físicos de las operaciones
cofinanciadas. Dada la imposibilidad de realizar una verificación sobre el terreno de todas las
actuaciones cofinanciadas, se procederá a la selección de una muestra aleatoria.
En relación a las
visitas sobre el
terreno (in situ),
describa
brevemente la
metodología a
utilizar para
determinar las
operaciones a
visitar y los
aspectos a verificar.
Descripción y justificación del método de muestreo utilizado
La selección de la muestra se basa en una serie de criterios objetivos que responderán a las
siguientes características generales:
5. El tamaño de la muestra garantizará la representatividad de la misma en relación a la
población y, de acuerdo con lo recogido en el artículo 13.3. del Reglamento (CE) 1828/2006,
“la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, teniendo en cuenta el nivel de riesgo
que haya identificado para el tipo de beneficiarios y operaciones en cuestión”.
6. El proceso de selección permitirá la verificación de actuaciones realizadas en todas las
categorías de gasto y beneficiarios, concediendo una mayor representatividad a aquellas
categorías que tengan un porcentaje de gasto más elevado en el PO.
7. Asimismo, recogerá una representación contratos públicos, convenios, órdenes de ayudas,
etc.
8. El proceso elegido se revisará anualmente.
El Organismo Intermedio conservará la documentación que contenga la descripción y justificación
del método de muestro seleccionado, junto a la identificación de las operaciones elegidas.
Contenido mínimo.
El procedimiento de verificación abarcará como mínimo, de acuerdo con lo establecido en el
artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006:
La verificación de la ejecución física y entrega de bienes y servicios.
La verificación de que el beneficiario realiza un seguimiento de las operaciones
cofinanciadas mediante comprobación in situ y a través de sistemas de indicadores,
dejando constancia documental del mismo, así como de la existencia de una
contabilidad separada o el uso de un código contable adecuado para dichas
operaciones.
La existencia de auditorías internas o externas, así como las posibles irregularidades
detectadas y las recomendaciones realizadas, junto con el seguimiento de su
cumplimiento.
La comprobación de la existencia de procedimientos escritos para actuar ante posibles
irregularidades.
La observancia de la normativa en materia de publicidad
Plena conformidad de los procedimientos de adjudicación de contratos públicos.
Procedimientos.
Una vez realizada la muestra, se procederá a su publicación y a la planificación del calendario de
visitas.
Posteriormente, se comunicará por escrito a los gestores afectados que han sido seleccionados
así como de la fecha en la que tendrá lugar la visita de la Unidad de Control y Verificación. Junto a
esta comunicación se remitirá a los Gestores el listado de documentación que tendrá que
entregar al personal encargado de realizar la visita.
El proceso de verificación recogerá los siguientes pasos:
194
Constatación de todos los aspectos recogidos en la lista de comprobación para las
verificaciones sobre el terreno de operaciones cofinanciadas por Fondos Europeos.
Obtención de copia de toda la documentación que justifique la actuación puesta en
práctica utilizada para la elaboración del correspondiente informe de verificación.
Asimismo, se obtendrá la documentación fotográfica necesaria para apoyar las
conclusiones del mismo.
Emisión de un informe provisional que será sometido a las observaciones del órgano
gestor. Una vez estudiadas y consideradas, en la medida en que se considere
conveniente, tales observaciones, el informe provisional se transforma en definitivo.
Éste será remitido al órgano gestor, dado el carácter vinculante del mismo en relación
con las conclusiones y recomendaciones realizadas.
Envío del informe a la Autoridad de Auditoría cuando se hayan observado
irregularidades y entre las recomendaciones efectuadas se encuentra la de descertificar
el gasto.
En todo momento se respetarán en los procedimientos las directrices emitidas a tal efecto por la
Autoridad de Gestión.
Describa
brevemente cómo
se garantizará que
se dispone de la
información relativa
a las verificaciones
realizadas (fecha;
aspectos
verificados;
resultados;
medidas llevadas a
cabo en relación
con las
irregularidades
detectadas).
Como resultado de las verificaciones administrativas y las verificaciones in situ, se obtendrá
fotocopia de toda la documentación que permita evidenciar los resultados del Informe de
Verificación. Adicionalmente, habrán de comprobarse los elementos relacionados con los
requisitos de información y publicidad así como el impacto generado sobre el entorno ambiental.
Asimismo, podrá llevarse a cabo una visita al lugar donde se ha llevado a cabo la acción, para
verificar la realidad física de la misma, en la cual se realizarán las necesarias fotografías que
complementen la información contenida en los Informes de verificación.
Toda esta información, junto con las listas de comprobación correspondientes, deberá ser
conservada por la Unidad de Control y Verificación.
En este marco, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 90 del Reglamento (CE)
nº1083/2006 deberán conservarse todos la documentación justificativa relacionada con los
gastos y con las auditorías correspondientes al PO, de manera que se encuentren a disposición de
la Comisión y del Tribunal de cuentas durante un período de tres años a partir del cierre de un
programa operativo o del cierre parcial, en su caso.
Respecto de las irregularidades detectadas, en el caso de las verificaciones administrativas se
llevará a cabo la corrección de las mismas antes de proceder a la declaración de gastos, dado que
en caso contrario el importe correspondiente habrá de quedar excluido de la declaración. Por su
parte, cuando la irregularidad sea detectada en la verificación sobre el terreno, se procederá
asimismo a la exclusión de la certificación. No obstante, esta exclusión puede tener carácter
provisional, con la posibilidad de incluirse en la certificación posterior antes de que ésta torne
definitiva si se hubiese corregido la irregularidad.
¿Se dispone de
listas de
verificación (check
list) e informes
estandarizados
para los trabajos de
verificación?
Sí X No
195
Gestión de pagos
¿Qué unidad, personas
o departamento llevará
a cabo estas tareas?
LA UNIDAD DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y CERTIFICACION
¿Se prevé la
verificación
administrativa del
100% del gasto
declarado por los
beneficiarios de
manera previa a la
certificación del
mismo?
Sí X No
¿Se prevé la
realización de
verificaciones in situ de
manera previa a la
certificación del gasto
declarado por los
beneficiarios?
Sí X No
¿La persona
responsable de firmar
las certificaciones de
gasto es diferente de la
que suscribe los
trabajos de
verificación?
Sí X No
196
Gestión de pagos
Describa brevemente
cómo se van a tratar
los errores que se
puedan detectar en las
declaraciones de gasto
de los beneficiarios
(incluyendo los
posibles gastos no
elegibles)
La delegación de funciones en el Organismo Intermedio hace que sea éste el
encargado de detectar posibles anomalías en el proceso de control del proyecto, que
no se hayan observado en el proceso de verificación previo. Ante la existencia de
estas irregularidades pueden plantearse dos situaciones alternativas:
Que la anomalía se detecte en las declaraciones de gastos. En este caso no
se procederá a la certificación hasta que no se hayan realizado las
correcciones oportunas. Así, el proceso para solventar la irregularidad será la
emisión de un informe en el que se incluirá la cifra correcta de gasto al
órgano ejecutor que deberá, a su vez, revisar la certificación para remitirla
posteriormente a la Unidad de Pagos.
Que la anomalía detectada suponga una descertificación del gasto que ya ha
sido declara a la Unidad de Pagos y enviado a la Comisión. En tal caso el
proceso requiere una certificación negativa por parte del beneficiario (en los
términos establecidos por la Autoridad de Certificación), que será tramitada
siguiendo el procedimiento habitual, así como la correspondiente notificación
a la Unidad de Pagos de la Dirección General de Fondos Comunitarios.
En este proceso se especificarán y conservarán en el expediente de
descertificación las facturas u otros documentos que constituyesen una
irregularidad en relación con la legislación nacional o la normativa comunitaria.
Las irregularidades detectadas deberán ser comunicadas a la Comisión, una vez
identificadas en un primer acto de comprobación administrativa o judicial.
197
Gestión de pagos
Describa
brevemente cómo
se van a gestionar
y documentar los
pagos a los
beneficiarios
El Título VII del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece las normas generales de
aplicación en materia de gestión financiera de los recursos procedentes de los Fondos
Estructurales de la Política Regional. En él se especifican las obligaciones de los Estados
miembros en materia de sistemas de gestión y control, de certificación de gastos y de
prevención, detección y corrección de las irregularidades e infracciones del Derecho.
En particular, la gestión de pagos relacionados con operaciones cofinanciadas por el
FEDER es el proceso que describe el flujo financiero de los fondos, desde los pagos
realizados por los Beneficiarios hasta la transferencia por la Autoridad de Certificación del
PO de la ayuda comunitaria recibida de la Comisión Europea.
La financiación del PO FEDER 2007-2013 de Balears se basa en un sistema de
compromisos presupuestarios y de pagos:
Los compromisos corresponden a un contrato financiero entre la Comisión y el
Estado para la asignación de fondos europeos a cada uno de los PO aprobados.
Se efectúan por tramos anuales (máximo hasta el 30 abril de cada año) y no se
registra movimiento físico de recursos (artículo 75 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006).
Es importante señalar que la Comisión procederá a la liberación automática de
la parte de un compromiso presupuestario correspondiente a un programa
operativo que no se haya utilizado para el pago de la prefinanciación o para los
pagos intermedios, o con respecto a la cual no se haya remitido una petición de
pago a 31 de diciembre del segundo año siguiente a aquel en que se haya
contraído el compromiso presupuestario correspondiente al programa (artículo
93.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Por su parte, los pagos por la Comisión con cargo al FEDER podrán revestir la forma de:
Prefinanciaciones: Pago de importe único, o anticipo, que asciende al 2% de la
contribución del FEDER al PO efectuado tras la decisión de aprobación de la
intervención para el período 2007-2013, y al 3% de la contribución del FEDER al
PO en 2008 (artículo 82 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Pagos intermedios: Pago efectuado tras la recepción por parte de la Comisión
de una solicitud de pago y una declaración de gastos, sujeto al cumplimiento de
una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85, 86 y 87 del Reglamento (CE)
Nº 1083/2006).
El importe total acumulado de las prefinanciaciones y de los pagos intermedios
realizados no podrá superar el 95% de la contribución del FEDER al PO (artículo
79 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
Pago del saldo final: Pago efectuado tras la recepción por parte de la Comisión
de una solicitud de pago del saldo y una declaración de gastos, sujeto al
cumplimiento de una serie de requisitos a satisfacer (artículos 85, 86 y 87 del
Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
198
Gestión de pagos
Hay que señalar que los beneficiarios no reciben los pagos realizados directamente de la
Comisión, sino a través de la Autoridad de Certificación, que remitirá las solicitudes de
reembolso a la Comisión tres veces al año y efectuará, entonces, los pagos en el plazo de
dos meses a partir de la recepción de la solicitud (artículo 87 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006).
Aunque los Fondos Estructurales dependen del presupuesto de la UE, su administración se
basa en un reparto de responsabilidades entre la Comisión Europea y los Gobiernos de los
Estados miembros.
Así, la Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, como Organismo Intermedio de
las operaciones cofinanciadas a través del PO FEDER de Balears, debe facilitar la
presentación ordenada de las certificaciones de gastos realizadas por cada unos de los
Beneficiarios del PO, con el detalle y periodicidad requeridos por la Autoridad de
Certificación, al objeto de contribuir a la fluidez de los flujos financieros. Tales
certificaciones son la base, a su vez, de los certificados que la Autoridad de Certificación
remitirá a la Comisión, solicitando los correspondientes pagos intermedios.
El resto de las entidades involucradas en el circuito financiero del PO son:
Organismo receptor de los pagos de la Comisión Europea: Autoridad de Certificación.
Organismo Ordenador de Pagos a los Beneficiarios: La Autoridad de
Certificación, en base a la documentación que la Autoridad de Gestión le remite,
propone a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera del Ministerio de
Economía y Hacienda el mandamiento de pago a favor de los distintos
Organismos Intermedios en la cantidad que les corresponda.
Los Organismos Intermedios serán los responsables de efectuar los pagos a los
beneficiarios dentro de su ámbito de competencia.
Caja Pagadora: El órgano de la Comunidad Autónoma con competencias para
ordenar los pagos a favor de los acreedores que consten en las distintas
propuestas de pago. En el caso de las Illes Balears, se trata de la Dirección
General del Tesoro y Política Financiera de
Vicepresidencia Económica, de Promoción Empresarial y de Empleo.
A estos procedimientos básicos, hay que añadir aquellos que tienen lugar en el caso de
que se detecten irregularidades que afecten a la naturaleza o a las condiciones de
desarrollo o de control de las operaciones (artículo 98 del Reglamento (CE) Nº
1083/2006). En tal situación se generan dos procedimientos adicionales destinados a la
corrección de las irregularidades detectadas y la rectificación, en su caso, de la
Declaración de Gastos efectuada. Todos ellos se describen en los siguientes epígrafes.
199
Gestión de pagos
1. Validación de la relación de gastos pagados y elaboración de las declaraciones de
gastos realizados
La validación de la relación de gastos pagos y la elaboración de las declaraciones de
gastos realizados abarca el procedimiento mediante el cual el Organismo Intermedio
emite la relación de operaciones que figuran en el “Certificado de gasto y solicitud de
reembolso” (Fondos 2007) y comunica a las Autoridades de Gestión y de Certificación la
relación de gastos pagados que pasarán a integrar una solicitud de reembolso. Su objetivo
es justificar la ejecución efectuada de los proyectos de gasto llevados a cabo.
Tres elementos previos e importantes a señalar son: En primer lugar, que el
Beneficiario solamente puede certificar los gastos efectivamente pagados entre
el 1 de enero de 2007 y el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con el artículo
56 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. La justificación de dichos gastos
realizados se realiza mediante documentos de pago (facturas o documentos
contables de valor probatorio equivalente, según el artículo 78.1 del Reglamento
(CE) Nº 1083/2006). De esta forma, se identifican todos los proyectos en los que
el FEDER ha participado a través del PO regional, y se toman sus documentos con
objeto de certificar el máximo gasto elegible posible y obtener, así, el importe de
la ayuda destinada a dicha fuente de financiación.
En segundo lugar, que, con anterioridad a la emisión de la correspondiente
relación de operaciones, se efectuarán las verificaciones de los gastos declarados
a las que se refiere el artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 y, conforme
a los resultados que se obtengan, se procederá a efectuar las certificaciones por
el importe correspondiente (en función de la aplicación, en su caso, de las correcciones financieras que procedan).
Además, es preciso distinguir que el procedimiento varía ligeramente
dependiendo de si el beneficiario coincide, o no, con el órgano gestor del Govern
de la operación que se cofinancia. En el primer caso, los órganos gestores
ejecutan el gasto directamente, mientras que en el segundo conceden
subvenciones a los Beneficiarios y éstos son los que ejecutan las operaciones.
El procedimiento se estructura en tres fases:
FASE 1: RECOPILACIÓN DE GASTOS PAGADOS: EL LISTADO PARA LA RELACIÓN DE
OPERACIONES QUE FIGURAN EN EL “CERTIFICADO DE GASTO Y SOLICITUD DE
REEMBOLSO (FONDOS 2007)”.
El beneficiario del proyecto, previamente a la elaboración de la solicitud de reembolso, realiza el abono correspondiente a la ejecución de las actividades.
Las tareas de contabilización y apoyo que asume el Organismo Intermedio en
este procedimiento quedan a cargo de la Unidad de Gestión, Seguimiento y
Contabilización (quedando de este modo garantizada la separación de funciones.
En caso de regimenes de ayuda, se estará a lo dispuesto en el artículo 78 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006. El Organismo Intermedio a través de la Unidad
de Gestión, Seguimiento y Contabilización deberá introducir los datos de las
relaciones de operaciones que han de figurar en el “Certificado de gasto y
solicitud de reembolso” en la aplicación informática.
200
Gestión de pagos
Una vez dadas de alta las operaciones en la aplicación informática FEDER 2007 y
registrada toda la información necesaria, El Organismo Intermedio, a través de la
Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización, introducirá los datos requeridos:
Gastos elegibles realizados y soportados mediante facturas, en función del eje y
tema prioritario correspondiente y de acuerdo con las normas de
subvencionalidad.
Actualización de indicadores en función del tramo de ejecución.
Documentos de validación, listas de comprobación y controles previos asociados
a la relación de operaciones que figuran en el “Certificado de gasto y solicitud de
reembolso” (Fondos 2007).
FASE 2: EMISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA RELACIÓN DE GASTOS
Se comprobará la regularidad de los gastos consignados (ver procedimiento de
verificación), pudiendo exigir de los Beneficiarios cuantas rectificaciones se considere necesarias.
Se comprueba la información del Certificado de Verificaciones y el Certificado de Gastos remitidos:
Comprobación de forma: utilización de los modelos, firmas de los responsables,
entre otros.
Comprobación de contenido: exactitud de la relación de operaciones que figuran
en el “Certificado de gasto y solicitud de reembolso” conforme a la
documentación recibida, elegibilidad de los gastos, respeto a las políticas
comunitarias, entre otros.
A continuación, procederá a elaborar una propuesta de declaración de gastos.
FASE 3: DECLARACIÓN DE GASTOS
Tramita el Certificado de Gastos a la Autoridad de Certificación, si considera que
cumple con los requisitos necesarios, junto a la información de los gastos incluidos en él y de las verificaciones realizadas. El Certificado puede adoptar:
El estado de “Presentado” a la Autoridad de Certificación.
Presentado con observaciones, si plantea alguna observación como resultado de
sus análisis,
En el caso en que rechace en su totalidad el Certificado como resultado de sus
análisis, lo devuelve al OI para que lo confeccione de nuevo, adoptando el estado
de Devuelto.
La Autoridad de Certificación verifica que los gastos han sido efectivamente
pagados y corresponden a operaciones subvencionables.
A partir de entonces, se generará un documento de “Declaración de Gastos”, de
acuerdo con el artículo 78 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.
El Reglamento (CE) nº 1083/2006 establece en su artículo 78 que las declaraciones
de gasto deben contener una información mínima para cada Eje prioritario,
información que deberá ser exacta, proceder de sistemas de contabilidad fiables y
estar basada en justificantes verificables.
201
Gestión de pagos
Especial consideración requiere el caso específico de los regímenes de ayuda:
En este tipo de regímenes, la ayuda se concede a empresas privadas u organismos
públicos por una Administración o Ente Público que actúa como Órgano intermedio. Éste
selecciona las operaciones a financiar con cargo a los Fondos Estructurales, con sus
correspondientes beneficiarios. Es el responsable de garantizar la realización correcta de
las operaciones seleccionadas (elegibilidad), así como de su adecuación al programa,
correspondiéndole las funciones de contabilización de las mismas, de cara a la posterior
certificación.
En la financiación de cada operación, se distinguen por su origen tres tipos de fondos:
Procedentes de FEDER.
Procedentes de la Administración o Ente público que actúa como Organismo
Intermedio.
Aportados por el beneficiario.
En su gestión, podemos encontrar determinadas diferencias, de acuerdo con el régimen
de que se trate:
El artículo 78 del Reglamento (CE) nº 1083/06 indica que, por lo que respecta
exclusivamente a los regímenes de ayuda en el sentido del artículo 87 del Tratado,
además de las condiciones establecidas con carácter general y de forma previa a su
certificación, la contribución pública correspondiente a los gastos que consten en una
declaración de gastos deberán haber sido abonados a los beneficiarios por el organismo
que conceda la ayuda.
2. Contabilización y relación de operaciones: Solicitud de pagos intermedios
Una vez remitida la documentación de pagos y de verificación del Organismo Intermedio
por la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación, y validada por esta última, de
acuerdo con los pasos descritos anteriormente, prosigue el proceso con la elaboración de
la Solicitud de Pago para el reembolso de los fondos.
El procedimiento de solicitud de pagos intermedios consiste en la comprobación, por
parte de la Autoridad de Certificación, del cumplimiento por el Organismo Intermedio y la
Autoridad de Gestión del PO de todos los requisitos necesarios para poder solicitar el pago
a la Comisión Europea.
La presentación de las solicitudes de pago ante la Comisión Europea se realizará
conforme al artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, esto es, de forma agrupada
tres veces al año. En las disposiciones de aplicación del PO, se indica el plazo máximo
para hacerlo dentro de cada año:
La última semana de marzo.
La última semana de junio.
Antes del 31 de octubre.
De esta forma, los pasos a seguir para la solicitud de los pagos intermedios precisa la
realización de las tareas que se detallan en la siguiente ficha de procedimiento.
El procedimiento se estructura en dos fases:
202
Gestión de pagos
FASE 1: COMPROBACIÓN DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA SU ADMISIBILIDAD.
Se comprobará el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 71 del Reglamento (CE)
Nº 1083/2006 y del artículo 22 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006, en especial, la
presentación de la descripción de los sistemas de gestión y control y su correspondiente evaluación.
Verifica que la documentación recibida es correcta, para lo cual analiza el Certificado de Verificaciones:
Si hay incorrecciones se solicita a la Autoridad de Gestión su subsanación. No se
tramita el Certificado hasta que la información sea correcta.
Si es necesario, la Autoridad de Gestión contacta con el Organismo Intermedio
para subsanar las incidencias detectadas.
Además se cerciorará del cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 86.1
del Reglamento (CE) Nº 1083/2006:
Presentación del último Informe Anual de Ejecución
La Comisión no haya abonado más de la cantidad máxima de ayuda FEDER
aprobada por el PO.
La Comisión no haya presentado ningún dictamen por incumplimiento.
FASE 2: ELABORACIÓN Y REMISIÓN DE LA SOLICITUD DE PAGO.
Demostrado que se satisfacen las anteriores condiciones, se procede a cumplimentar
en el sistema informático nacional de seguimiento (FONDOS 2007) la Solicitud de Pago.
Se da de alta la Solicitud de Pago y se firma por el responsable de la Autoridad de Certificación.
Finalmente, se une la Solicitud de Pago Intermedio a la Declaración de Gastos, que se dirigirá al correspondiente Servicio de la Comisión Europea.
3. Recepción e ingreso de la ayuda.
La Comisión, tras examinar y admitir la Declaración de Gastos y la Solicitud de Pago
recibidas, efectuará el pago en un plazo de dos meses a partir de la fecha en que se haya
registrado la entrada, como señala el artículo 87.1 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.
De esta forma se inicia el procedimiento de recepción del cobro, que consiste en la forma
en que se produce el ingreso asociado a la solicitud de pago enviada a la Comisión y la
comunicación del mismo. Dicho procedimiento se estructura en tres fases:
203
Gestión de pagos
1: VERIFICACIÓN DE FASE LA DECLARACIÓN Y LA SOLICITUD DE PAGO.
La Comisión comprueba que toda la documentación exigida por los Reglamentos se
ha recibido y la examinará al objeto de:
Dar su conformidad.
Corregir la Solicitud si se detecta alguna inexactitud, en cuyo caso detraerá la
cantidad afectada y lo comunicará a la Autoridad de Gestión.
FASE 2: TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DEL COBRO.
Se realiza la transferencia por el importe resultante de la revisión a la cuenta
correspondiente del Banco de España a disposición de la Dirección General del Tesoro
y Política Financiera del Ministerio de Economía y Hacienda.
Ingresados los fondos, el Organismo Ordenador de Pagos comunica a la Autoridad de
Certificación su recepción, indicando:
Número de referencia del Tesoro.
PO al que correspondiente (FEDER de Baleares).
Importe.
Fecha de recepción y de contabilización.
Realización de un análisis previo de la situación financiera y las incidencias en los
pagos del organismo intermedio del PO.
Se consigna en el sistema informático FEDER 2007 el cobro y se le asocia a la
Solicitud de Pago correspondiente a la Declaración de Gastos enviada, dando lugar a
la Notificación de Cobro.
Se comunica a la Autoridad de Gestión la recepción del cobro.
Prepara la Orden de Pago del Tesoro al Organismo Intermedio, ordenando:
El pago al organismo intermedio.
La cantidad a abonar.
El ingreso de la cantidad determinada en la cuenta dada de alta en el archivo de
terceros.
Notifica la propuesta de pago al Organismo Intermedio indicando:
La remisión al Tesoro de la Orden de pago.
La cantidad que se le va a abonar.
Si existen incidencias en el pago (debido a un control, al tratamiento de una
irregularidad, o a otras causas).
Una vez recibida la Orden de pago, realiza el pago. La ayuda comunitaria es ingresada
por la Autoridad de Certificación en la Dirección General del Tesoro y Política
Financiera del Govern de les Illes Balears en su totalidad, excepto en el caso de las
actuaciones desarrolladas por las corporaciones locales, que reciben directamente el
importe de la aportación comunitaria correspondiente a los gastos efectivamente
certificados.
En el caso de Baleares, las actuaciones ejecutadas son prefinanciadas por los
presupuestos de las entidades ejecutoras.
En consecuencia, se comprueba qué parte de la ayuda recibida pertenece a las
actuaciones realizadas por órganos ejecutores integrados en los presupuestos de la
Administración regional y qué parte corresponde a unidades ejecutoras externas. Una
vez comprobado, el Consejero de Industria, Turismo y Comercio ordena transferir, en
su caso, la parte correspondiente a los órganos ejecutores no pertenecientes a la
Administración Autonómica. La parte de ayuda asociada al retorno de gasto
prefinanciado por fondos propios del Govern de les Illes Balears se ingresa en la
Dirección General del Tesoro y Política Financiera y su importe se aplica al
correspondiente concepto del presupuesto de ingresos.
204
Gestión de pagos
El sistema contable de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares permite realizar un
seguimiento separado de todas las transacciones relacionadas con las operaciones objeto
de cofinanciación.
El Gobierno de la “Comunitat Autònoma de les Illes Balears”, dispone de un sistema de
información integrado para la gestión económico-financiera, cuya implantación y
regulación se recoge en el Decreto de la Consejería de Hacienda y Presupuestos número
119/2001, de 19 de octubre, publicado en el BOIB núm. 129, del 27 de octubre de 2001.
Dicho sistema de información contable descentralizado (de ahora en adelante SICODE),
está formado por un conjunto de módulos (gestión de ingresos, gestión de gastos,
tesoreria etc.), y está basado en la solución ERP de SAP 3 para el sector público.
A los efectos que aquí interesan, el SICODE muestra la ejecución del presupuesto de
gasto, desde la fase de reserva de crédito, pasando por las de autorización y disposición
del gasto hasta finalizar con la de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago.
Asociados a cada una de estas fases del gasto existen los siguientes documentos que los
reflejan:
DOCUMENTO RU/RF.- Aunque no se trata de un documento contable
propiamente dicho permite reservar el crédito suficiente en la partida idónea
para la ejecución de la correspondiente actuación. Su generación y anulación
está atribuida a las unidades de gestión económica (RU) salvo para
determinadas reservas de crédito en cuya validación la Intervención General
de la CAIB tiene una actuación directa o indirecta (RF).
DOCUMENTO A.- Refleja en contabilidad la autorización de gasto que el
órgano competente ha llevado a cabo para cada acto o negocio jurídico
concreto, hasta un importe máximo igual o inferior al de la R precedente.
DOCUMENTO D.- Refleja en contabilidad la disposición de gasto, por el
importe exacto requerido por el acto o negocio jurídico de que se trate (igual
o inferior al de la “A” precedente), vinculada a un perceptor concreto, dado de
alta como tal en el sistema, con sus datos personales/sociales asociados a
los necesarios para llevar a cabo los pagos correspondientes (datos de cuenta
bancaria, endoso, factoring etc.).
DOCUMENTO AD.- Este documento es un compendio de los dos anteriores y
se utiliza cuando se unifican las dos fases anteriores.
DOCUMENTO OP.- Refleja en contabilidad el reconocimiento de la obligación
y la propuesta de pago, bien por el importe total (igual o inferior al de la D
precedente) o por el parcial que en cada caso corresponda. Una vez
fiscalizado de conformidad por la Intervención General es objeto de
expedición informática a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera,
que emite las correspondientes órdenes de pago a los perceptores que
ostenten el derecho de cobro.
DOCUMENTO ADOP.- Este documento es el compendio de los dos anteriores,
se utiliza cuando se unifican las fases de autorización y disposición del gasto
y de reconocimiento de la obligación y propuesta de pago.
205
Gestión de pagos
Cada una de las fases posteriores del gasto está ineludiblemente unida a la anterior,
hasta llegar a la primera. Ello implica la posibilidad de realizar un seguimiento integral y
unificado de la ejecución de un determinado proyecto o actuación a partir del primer
documento contable/expediente informático de gasto, desplegando las sucesivas fases
contables. Para ello, basta solicitar al SICODE la información individual o de la partida
presupuestaria para obtener, ordenadas sucesivamente, todas las fases de gasto
mencionadas anteriormente.
A su vez, el SICODE está vinculado con dos sistemas de seguimiento de expedientes de
gasto:
1.- Por un lado, en fase de reingeniería, pero con años de experiencia, existe el SEINCO
que permite, además de generar desde el mismo los documentos contables necesarios,
visualizar todo el árbol de tramitación administrativa y de fiscalización de los expediente
de gasto relativos a la contratación administrativa, contratación patrimonial y convenios,
ajustada a la normativa vigente en cada momento.
2.- Por otro lado, existe el módulo de seguimiento de subvenciones, denominado SAIS que
está recientemente implantado y en fase inicial de uso por los gestores de subvenciones.
Asociado al mismo se halla la base de datos de subvenciones (BAS).
Al igual que sucede en el SEINCO, desde el SAIS se pueden generar los documentos
contables necesarios y se puede visualizar el árbol de tramitación de los expedientes de
gasto asociados a subvenciones, tales como:
2.1 Convocatorias de subvenciones
2.2 Ajustes de convocatorias de subvenciones
2.3 Concesiones de subvenciones con convocatoria. Justificación y pago.
2.4 Concesiones de subvenciones sin convocatoria. Justificación y pago.
2.5 Ajustes de concesión de subvenciones
2.6 Devoluciones
2.7 Reintegros
En determinados puntos de la tramitación de estos expedientes de gasto está previsto el
traspaso de la información pertinente a la BAS, para, desde esta base de datos
autonómica, alimentar la Base de datos nacional de subvenciones, conforme a lo
dispuesto en la Ley 38/2003, general de subvenciones, en el RD 887/2006, por el que se
aprueba el Reglamento de la citada ley. Todo ello cumpliendo las especificaciones
técnicas previstas en la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda EHA/875/2007, de
29 de marzo.
La información a almacenar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 60, c) del
Reglamento (CE) 1083/2006 y el artículo 14 y el anexo III del Reglamento (CE)
1828/2006, se estructura en dos ámbitos fundamentales:
Datos sobre operaciones.
Gasto declarado de la operación.
206
4. DELEGACIÓN DE TAREAS
¿Se han delegado tareas en otros organismos? Sí No X
En caso afirmativo, cumplimente la siguiente información:
Nombre de la entidad Eje(s) en que
interviene Fondo gestionado7 Tareas delegadas8
¿Existe acuerdo formal para
la designación en el que se
establezcan las tareas?
Sí No
Sí No
Sí No
Sí No
Sí No
Sí No
7 FEDER y/o Fondo de Cohesión-FEDER.
8 Selección de operaciones; verificación; certificaciones y pagos; etc.
207
5. OTRA INFORMACIÓN DE INTERÉS
En las distintas tablas de descripción de procedimientos del apartado 4.3 del Manual de
Procedimientos se describen los procedimientos de tramitación de las solicitudes de reembolso y
de pago a los beneficiarios.
El Reglamento (CE) nº 1828/2006 recoge en sus considerandos el requisito de “garantizar la
correcta realización de la auditoría de los gastos en el marco de los Programas Operativos, es
necesario fijar los criterios que ha de cumplir una pista de auditoría para ser considerada
adecuada”, de acuerdo a lo establecido posteriormente en el Artículo 15 de dicho Reglamento. En
la medida en que la pista de auditoría constituye el cauce más seguro para realizar el control y la
verificación del conjunto de operaciones seleccionadas se exige que permita:
Conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables
detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de la Autoridad de
Certificación, la Autoridad de Gestión, los organismos intermedios y los beneficiarios, con
respecto a las operaciones cofinanciadas en el marco del Programa Operativo.
Verificar el pago de la contribución pública al beneficiario.
Verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de
seguimiento para el Programa Operativo.
Recoger las especificaciones técnicas con respecto a cada operación, así como el plan de
financiación, los documentos relativos a la aprobación de la concesión, los documentos
relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes de situación y los
informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo.
El procedimiento genérico de ejecución de cualquier actuación a cofinanciar establece las
siguientes fases: reserva de crédito, autorización, selección, adjudicación, formalización,
ejecución, gasto, validación, pago, contabilización, certificación, reintegro, ayuda.
El seguimiento financiero de la ejecución se puede seguir paso a paso a través de las siguientes
fases y documentos contables:
1.- Existencia de crédito: requisito necesario para iniciar el expediente, se acredita mediante la
reserva correspondiente de crédito (R).
2.- La autorización por la autoridad competente del gasto inherente a la actuación, se
formaliza mediante el documento contable (A).
3.- La selección de los proyectos se realiza por los procedimientos administrativos
establecidos en base a unos criterios de selección, con el objeto de determinar el ejecutor
del proyecto o beneficiario de una subvención.
4.- El resultado de la selección es la adjudicación que se formaliza mediante un documento
contable (D).
5.- El ejecutor o beneficiario formaliza o no un documento (adquiere unos determinados
compromisos administrativos y financieros).
6.- Como resultado de la ejecución de la actuación y de los compromisos adquiridos el ejecutor
o beneficiario emite una serie de documentos y facturas que son remitidos a la entidad
gestora para su pago, documentos que se materializan en certificaciones y facturas, que
son remitidos a las unidades gestoras correspondientes.
7.- Las unidades gestoras correspondientes proceden a la confección de las correspondientes
órdenes de pago (OP) o validación de las mismas que son remitidas respectivamente a la
Intervención General o al departamento contable correspondiente para su pago efectivo.
Pago que es anotado en los sistemas contables respectivos.
8.- La Unidad de Gestión, Seguimiento y Contabilización del organismo intermedio, realizados
los trámites oportunos por la Unidad de Control y Verificación, procede a la contabilización
del gasto en la aplicación informática Fondos 2007 a efectos de la contabilización de la
relación de operaciones correspondientes.
9.- Una vez confeccionada y validada por la Autoridad de Gestión la certificación de gastos se
procede al reintegro de la ayuda a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera de
la comunidad autónoma que a su vez lo comunica a la Dirección General de Presupuestos y
Financiación para su aplicación a la partida presupuestaria correspondiente.
208
En las distintas tablas de descripción de procedimientos del apartado 4.3 del Manual de
Procedimientos se describen los procedimientos de tramitación de las solicitudes de reembolso y
de pago a los beneficiarios.
Como consecuencia de este proceso y los documentos contables generados en base a
documentos fehacientes, se estima que se cumple la pista de auditoría, toda vez que el reintegro
de la ayuda es posterior a la realización del gasto y la correspondiente certificación.
La garantía del archivo y custodia de la documentación y los justificantes (originales o copias
certificadas conformes con los originales en la forma comúnmente aceptada) relativos a los
gastos y a los controles correspondientes a la intervención durante los tres años siguientes al
cierre del PO o a un cierre parcial (artículo 90 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006).
En este contexto, cada beneficiario es responsable de la custodia de los mencionados
documentos relativos a las operaciones que ha gestionado. A estos efectos el beneficiario deberá
tener en cuenta que el pago del saldo final relativo a la intervención se retrasa unos 3 ó 4 años
desde la conclusión del período operativo, siendo dicho pago el momento en que empiezan a
computarse los 3 años del Reglamento.
Por su parte, la unidad de seguimiento, control y contabilización, así como la Unidad de Control y
Verificación, custodiaran la información por ellas generada tanto en formato papel (informes de
los controles y de las relaciones de pagos) como en formato informático y, la aplicación Fondos
2007.
En cuanto a los Gestores, depende de su tipología. La unidades Gestores integrantes de la
estructura administrativa del Govern Balear custodiaran la documentación en su propio
departamento, las entidades públicas dependientes del Govern Balear en el departamento
económico-financiero y las administraciones locales en las Secretarias y/o intervenciones
generales, en formato papel y/o microfilmado hasta la finalización del programa operativo (año
2021).
La garantía de una información de calidad en este proceso puede partir del uso y presentación de
una lista de comprobación, del tipo de la incluida a continuación.
En este marco y en función de los requerimientos contenidos en los artículos 66 y 76 del
Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en los artículos 39 al 42, del Reglamento (CE) nº
1828/2006 de la Comisión, así como de las orientaciones de la Comisión para el sistema
informático SFC 2007, éste garantizará a la Autoridad de Gestión del Programa y al Comité de
Seguimiento que el seguimiento del Programa responde a criterios de calidad, así como a la
transmisión electrónica de la Información.
Para el periodo de programación 2007-2013, la contabilización de gastos en la aplicación
informática de la Autoridad de Gestión FONDOS 2007 por parte del Organismo Intermedio del
Programa Operativo Competitividad Regional y Empleo de Baleares “tramo FEDER”, se realizará
de forma automática mediante la aplicación informática APLIFEDER, ampliamente detallada en
el Anexo 2 del Manual de Procedimientos de Gestión y Control del Programa Operativo FEDER
2007-2013 de Baleares.
209
Tabla 9. Lista de verificación sobre pista de auditoría y transmisión de
información
ACTIVIDADES VERIFICADAS
RESULTADO
DE LA VERIF.
(SÍ / NO)
OBSERVAC.
La operación cumple con los criterios de selección, es coherente con los
objetivos del PO, respeta las políticas comunitarias y los demás criterios
aplicables a la intervención.
El sistema permite llegar desde cualquier pago de la Comisión hasta el último
detalle de los pagos efectuados a los que han realizado las inversiones
(certificación del contratista – factura - pago efectivo – recepción de la ayuda-
registro del ingresos).
Los registros contables indican los siguientes datos: fecha de creación, importe
de cada partida de gastos, naturaleza de los justificantes, fecha y método de
pago.
Se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el
artículo 80 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006
Se conservan adecuadamente todos los justificantes de pagos realizados.
Los gastos declarados son conformes a las normas comunitarias y nacionales.
Los documentos administrativos (contratación, registro de documentación,
registro de envíos, etc.), se conservan adecuadamente.
Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la
documentación y conservación por parte del organismo ejecutor son
adecuados.
Existe un registro por parte del Servicio o Unidad que conserva la
documentación
Existe una relación pormenorizada de documentos de pago en el órgano
intermedio
Los procedimientos para garantizar la custodia y conservación de la
documentación y conservación por parte del organismo ejecutor son
adecuados
Existe un registro con la transmisión de información por parte del organismo
ejecutor
210
Fecha 7 /04 / 2008
Firma
Nombre y
apellidos JAUME GELABERT VICH
Cargo JEFE DE DEPARTAMENTO DE FONDOS
EUROPEOS