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Manual de Inventarios

Manuales Operativos Manual de Inventarios TCA Back Office Versión 8.2

Manual de Inventarios 2 | P á g i n a

Índice

I. Catálogo de Artículos ..........................................................................................................................3 A. Registro de Artículos de Almacén..................................................................................................... 3 B. Modificación de Artículos de Almacén ............................................................................................ 10 C. Baja de Artículos del Almacén General y Subalmacenes (Elimina Registro) ................................... 13 D. Baja de Artículos de un Subalmacén .............................................................................................. 15

II. Recepción de Mercancía con Orden de Compra ............................................................................. 17 III. Recepción Directa de Mercancía ..................................................................................................... 21 IV. Devolución Automática de Mercancía ............................................................................................ 24 V. Movimientos de Almacén ................................................................................................................. 27 VI. Devolución a Proveedor .................................................................................................................. 30 VII. Transferencia entre Almacenes ..................................................................................................... 33 VIII. Transferencia entre Departamentos ............................................................................................. 36 IX. Inventario Físico .............................................................................................................................. 39

A. Listas de Inventario ........................................................................................................................ 39 B. Captura Existencias ....................................................................................................................... 41 C. Comparativo .................................................................................................................................. 42 D. Cierre de Almacenes / Subalmacenes............................................................................................ 44

X. Inventario de Servicio ...................................................................................................................... 45 A. Listas de Inventario ........................................................................................................................ 45 B. Captura Existencias ....................................................................................................................... 46 C. Valuación ....................................................................................................................................... 48

XI. Reportes .......................................................................................................................................... 50 A. Consuta de Recepciones ............................................................................................................... 50 B. Resumen de Movimientos .............................................................................................................. 53 C. Kardex de Movimientos de Almacén .............................................................................................. 56 D. Existencias por Artículos ................................................................................................................ 59 E. Artículos de Lento Movimiento ....................................................................................................... 62 F. Valuación por Artículo .................................................................................................................... 65 G. Consumos por Familia ................................................................................................................... 67



I. Catálogo de Artículos Objetivo Registrar, modificar y eliminar artículos del catálogo de artículos.

A. Registro de Artículos de Almacén Registrar artículos en el catálogo maestro, así como en el (los) subalmacén(es) a los que pertenece. Seleccione Inventarios > Artículos > Catálogo de Artículos

1.- Para registrar un nuevo artículo, presione <ENTER> en el campo Artículo para que el

sistema asigne el consecutivo en forma automática. 2.- En el campo Código de Barras, ingrese el código de barras del artículo o presione

<ENTER> para que el sistema lo asigne automáticamente.

3.- En el campo Descripción, capture la descripción completa del artículo, especificando la presentación y el contenido manejado en el almacén. ? Ejemplo: Aceite para Freír Bidón 10 lts.



Pestaña Datos Generales

4.- Proporcione los datos Generales del Artículo:

? En el campo Marca, indique la marca del artículo, la cuál se imprime en las órdenes de compra para complementar su descripción.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el catálogo definido.

? Seleccione la marca y presione <ENTER>.

? En el campo Familia, seleccione la agrupación del artículo dentro del almacén y que tiene ingerencia contable al efectual las salidas de almacén.


? Seleccione la familia y presione <ENTER>.

? En el campo Subfamilia, indique la subagrupación de la familia del artículo dentro del almacén y que tiene ingerencia contable al efectual las salidas de almacén.


? Seleccione la subfamilia y presione <ENTER>.

? En el campo Es Servicio, indique si el artículo se utiliza para dar un servicio (Ej: artículos de SPA).

? En el campo Imprime Etiqueta, indique si se desea imprimir etiquetas del artículo

al hacer recepciones de almacén.

? Se Almacena.- sin uso.

? En el campo Estatus, indique si el artículo está activo o suspendido para movimientos de almacén y/o compras.



5.- Proporcione el Contenido del Artículo:

? En el campo Contenido, proporcione el contenido en gramos o mililitros de aquellos artículos que se utilizan como insumos en las recetas.

? En el campo Sólido/Líquido, indique la presentación del contenido del artículo.

6.- Proporcione los tipos de Impuestos del Artículo:

? En el campo Normal, indique el tipo de impuesto que aplica al artículo.

? Si utiliza impuesto especial en compras, en el campo Especial, proporcione el porcentaje del impuesto.

7.- Proporcione los porcentajes de Variaciones permitidas para el Artículo:

? Si se permite la captura de costo en las recepciones con orden de compra, en el campo Costos, proporcione el porcentaje de variación permitido.



? En el campo Unidades, proporcione el porcentaje de variación en unidades permitido al hacer la recepción de mercancía con orden de compra.

Pestaña Subalmacenes 8.- Proporcione los Datos del Subalmacén:

? En el campo Empresa, proporcione la empresa a la que pertenece el artículo. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la empresa y presione <ENTER>.

? En el campo Almacén, proporcione el almacén general al que pertenece el

artículo. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el almacén y presione <ENTER>.

? En el campo Subalmacén, proporcione el subalmacén en el cual se maneja el

artículo. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el subalmacén y presione <ENTER>.



9.- Proporcione los datos de Inventario del Artículo en el subalmacén:

? En el campo Existencia, campo informativo que muestra la existencia actual del artículo.

? En el campo Punto de Reorden, proporcione el stock mínimo del artículo que se

maneja en el subalmacén.

? En el campo Máximo, proporcione el stock máximo del artículo que se maneja en el subalmacén.

? En el campo Localización, proporcione la localización asignada al artículo en el

almacén general.

? En el campo Unidades Proveedor, indique la presentación en la que maneja el proveedor el artículo para las órdenes de compra.


? Seleccione la presentación y presione <ENTER>.

? En el campo Unidades Almacén, indique la presentación en la que el subalmacén maneja la salida del artículo.


? Seleccione la presentación y presione <ENTER>.

? En el campo Factor Proveedor, proporcione el factor de conversión entre las unidades del proveedor y las unidades del almacén.



10.- Proporcione los datos de Compras del Artículo en el subalmacén:

? En el campo Mínimo de Compra, proporcione la cantidad mínima que el proveedor acepta como mínimo de compra.

? En el campo Consignación, indique si el artículo es manejado a consignación.

? Si el artículo es manejado a consignación, en el campo Proveedor Consignación,

proporcione el proveedor que lo maneja. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

? El campo Costo UENT, es un campo informativo que muestra el costo de última

entrada del artículo.

? El campo Costo Promedio, es un campo informativo que muestra el costo promedio del artículo.

11.- Indique los datos de Venta del Artículo en el subalmacén:

? En el campo Margen Entrada, proporcione el margen de utilidad deseado en porcentaje (campo informativo).

? En el campo Impuesto, indique el tipo de impuesto que se maneja para su venta.



? En el campo Impuesto Especial, indique el tipo de impuesto especial que se maneja para su venta.

? En el campo Precio, proporcione el precio de venta (incluyendo impuesto) que se

maneja para su venta. 12.- En Fechas se muestra:

? El campo Ultima Entrada, es un campo informativo que muestra la fecha del movimiento de última entrada del artículo al subalmacén.

? El campo Ultima Salida es un campo informativo que muestra la fecha del último

movimiento de salida del artículo del subalmacén. 13.- Presione el botón Agregar para ingresar los datos del artículo en el subalmacén.

14.- Presione F2-Aceptar. 15.- Presione F4-Grabar.



B. Modificación de Artículos de Almacén Modificar la información de artículos en el catálogo maestro, así como en el (los) subalmacén(es) a los que pertenece. Seleccione Inventarios > Artículos > Catálogo de Artículos

1.- Busque el artículo que desea modificar.

? Escriba parte de la descripción del artículo en el campo Artículo para hacer una búsqueda en el catálogo.

? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. 2.- Presione F8-Modificar.



3.- En la pestaña RESUMEN.

? Posesiónese con el cursor del Mouse en el renglón del artículo que desea modificar.

? Presione Clic derecho sobre el artículo del subalmacén que desea modificar.

? Presione la opción editar.

? El sistema le presenta la información del artículo en la pestaña Subalmacenes



En la pestaña Subalmacenes

4.- Modifique los datos que desea corregir. 5.- Presione el botón Agregar para ingresar los cambios.




C. Baja de Artículos del Almacén General y Subalmacenes (Elimina Registro) Eliminar artículos del catálogo maestro, así como de los subalmacenes a los que pertenece siempre que éste no tenga movimientos en el sistema. Seleccione Inventarios > Artículos > Catálogo de Artículos

1.- Busque el artículo que desea eliminar.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. 2.- Presione F6-Borrar.



3.- Confirme si desea eliminar el registro del sistema

NOTA: El sistema no permite eliminar artículos del catálogo que hayan tenido movimientos en el sistema.



D. Baja de Artículos de un Subalmacén Eliminar artículos de un subalmacén, siempre que éste no tenga movimientos en el sistema. Seleccione Inventarios > Artículos > Catálogo de Artículos

1.- Busque el artículo que desea eliminar.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. 2.- Presione F8-Modificar.



3.- En la pestaña RESUMEN.

? Posesiónese con el cursor del Mouse en el renglón del artículo que desea modificar.

? Presione Clic derecho sobre el artículo del subalmacén que desea modificar.

? Presione la opción Borrar. ? El sistema elimina el renglón del artículo eliminado.

4.- Presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar. NOTA: El sistema no permite eliminar artículos del catálogo que hayan tenido movimientos en el sistema. Recuerde que el artículo debe existir al menos en un subalmacén.



II. Recepción de Mercancía con Orden de Compra Objetivo Registrar la entrada de los artículos a los que previamente se les ha elaborado una orden de compra; se actualiza el kárdex de los artículos y se provisiona el pasivo al proveedor. Seleccione Inventarios > Operación > Recepción de Mercancía con OC

1.- Proporcione el número de orden de compra a recibir proporcionando la información de la siguiente manera:

Si conoce el número de orden de compra: ? El campo Orden de Compra, ingrese el número de la orden de compra a recibir

en. ? El sistema muestra la información de la orden de compra a recibir.

Si no conoce el número de orden de compra y conoce el proveedor: ? En el campo Proveedor, busque el proveedor al que se emitió la orden de compra. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.



? En el campo Orden de Compra, con un “?” puede activar la ayuda para que el sistema muestra las órdenes de compra emitidas al proveedor. a Seleccione la orden de compra que desea recibir y presione <ENTER>. b El sistema muestra la información de la orden de compra a recibir.

2.- Presione F11-Recibir.

En el Encabezado 3.- Confirme los datos de la orden de compra a recibir.

? En el campo Departamento, confirme el departamento al que se recepciona la mercancía.

? En el campo Documento, indique el tipo de documento que ampara la recepción: ? Factura ? Remisión

? En el campo Número, proporcione el número de documento que se registra.

? Si la recepción es directa a un departamento, en el campo Tipo, indique el tipo de

costeo: ? Costo Alimento ? Costo Bebida ? Por Familia ? Por Gasto

? Si el costeo es tipo gasto, en el campo Gasto/Auxiliar, indique el gasto y auxiliar a

afectar.



En el Detalle

4.- En la columna Recibidas, proporcione la cantidad de artículos que se recibe en cada

partida. 5.- Presione F2-Aceptar. En Valores

6.- Verifique que el monto e impuestos calculados por el sistema correspondan con el documento que ampara la recepción; en caso necesario corregirlos.




9.- El sistema muestra el número de recepción generada.

Presione F9-Imprimir, si desea imprimir un reporte de la recepción. Presione F10-Etiquetas, si desea imprimir las etiquetas de los artículos recibidos.



III. Recepción Directa de Mercancía Objetivo Registrar la entrada de los artículos a los que previamente se les ha elaborado una orden de compra; se actualiza el kárdex de los artículos y se provisiona el pasivo al proveedor. Además se puede llevar a cabo la devolución automática de artículos a partir de una recepción. Seleccione Inventarios > Operación > Recepción Directa de Mercancía

1.- En el campo Proveedor, indique el proveedor que entrega la mercancía. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- En el campo Departamento, indique el departamento al que se recepciona la mercancía.


? Seleccione el departamento y presione <ENTER>. 3.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén al que pertenecen

los artículos a recibir. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el almacén/subalmacén y presione <ENTER>.

4.- En el campo Documento, indique el tipo de documento que ampara la recepción:

? Factura ? Remisión



5.- En el campo Número, proporcione el número de documento que se registra. 6.- Si la recepción es directa a un departamento, en el campo Tipo, indique el tipo de costeo:

? Costo Alimento ? Costo Bebida ? Por Familia ? Por Gasto

7.- Si el costeo es tipo gasto, en el campo Gasto/Auxuliar, indique el gasto y auxiliar a

afectar. 8.- Proporcione el monto del flete si desea prorratearlo entre el costo de los artículos que se

reciben En el Detalle

9.- En el campo Artículo, indique el artículo que se recibe.

? Escriba parte de la descripción del artículo para hacer una búsqueda en el catálogo.

? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. 10.- En el campo Unidades, indique la cantidad de artículos que se recibe. 11.- En el campo Costo, proporcione el costo unitario del artículo. 12.- Al terminar de registrar los artículos Presione F2-Aceptar.



En Valores

13.- Verifique que el monto e impuestos calculados por el sistema correspondan con el

documento que ampara la recepción; en caso necesario corregirlos. 14.- Presione F2-Aceptar. 15.- Presione F4-Grabar. 16.- El sistema muestra el número de recepción generada.




IV. Devolución Automática de Mercancía Seleccione Inventarios > Operación > Devolución a Proveedor

1.- En el campo Recepción, proporcione el número de recepción que desea devolver.

? El sistema muestra la información de la recepción. 2.- Presione F11-Devolución. 3.- En el campo Fecha, proporcione la fecha de devolución de la mercancía.



En el Detalle

4.- En el campo Unidades, proporcione la cantidad a devolver de cada partida. ? El sistema muestra la cantidad de unidades recibidas.

? Presione F12-Ceros si desea que todas las cantidades de la columna Unidades se

inicialicen a cero. 5.- Presione F2-Aceptar. En Valores


documento que ampara la devolución; en caso necesario corregirlos. 7.- Presione F2-Aceptar. 8.- Presione F4-Grabar.



9.- El sistema muestra el número de transacción generada.




V. Movimientos de Almacén Objetivo Registrar la salida y la devolución de mercancía del almacén hacia los departamentos. Seleccione Inventarios > Operación > Movimientos de Almacén

1.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén al que pertenecen los artículos. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En el campo Transacción, indique la transacción que desea registrar.


? Seleccione la transacción y presione <ENTER>. 3.- En el campo Referencia, proporcione la referencia de control del movimiento que se

captura. 4.- En el campo Departamento, indique el departamento involucrado en el movimiento de

almacén. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.



5.- En el campo Referencia2, capture una referencia de control adicional del movimiento (opcional).

6.- En el campo Tipo, indique el tipo de costeo:

? Costo Alimento ? Costo Bebida ? Por Familia ? Por Gasto ? Si el costeo es tipo gasto; indique el gasto y auxiliar a afectar.

7.- En el campo Uso, capture una descripción breve del uso que se le da a los artículos

? La descripción capturada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable. En el Detalle

8.- En el campo Artículo, indique el artículo.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la descripción, existencia y unidad de empaque del artículo.

9.- En el campo Unidades, proporcione la cantidad de artículos del movimiento. 10.- Al terminar de registrar los artículos, Presione F2-Aceptar. 11.- Presione F4-Grabar.



12.- El sistema muestra el número de transacción del movimiento de almacén.

Presione F9-Imprimir, si desea imprimir un reporte del movimiento de almacén.



VI. Devolución a Proveedor Objetivo Registrar la devolución de artículos al proveedor; se actualiza el kárdex de los artículos y se cancela el pasivo al proveedor. Seleccione Inventarios > Operación > Devolución a Proveedor

1.- En el campo Proveedor, indique el proveedor al que se devuelve la mercancía. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- En el campo Departamento, indique el departamento que devuelve la mercancía.


? Seleccione el departamento y presione <ENTER>. 3.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén al que pertenecen

los artículos a devolver. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


4.- En el campo Documento, indique el tipo de documento que ampara la devolución:

? Factura ? Remisión



5.- En el campo Número, proporcione el número de documento. 6.- Si la devolución es directa de un departamento, en el campo Tipo, indique el tipo de

costeo: ? Costo Alimento ? Costo Bebida ? Por Familia ? Por Gasto ? Si el costeo es tipo gasto; indique el gasto y auxiliar a afectar.

7.- En el campo Flete, capture el monto del flete si desea prorratearlo entre el costo de los

artículos que se reciben. En el Detalle

8.- En el campo Artículo, proporcione el artículo a devolver.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la descripción y las unidades de empaque del artículo.

9.- En el campo Unidades, proporcione la cantidad de artículos a devolver. 10.- En el campo Costo, proporcione el costo unitario del artículo 11.- Al terminar de registrar los artículos Presione F2-Aceptar.



En Valores


documento que ampara la recepción; en caso necesario corregirlos. 13.- Presione F2-Aceptar. 14.- Presione F4-Grabar. 15.- El sistema muestra el número de transacción generada.

Presione F9-Imprimir, si desea imprimir un reporte de la devolución.



VII. Transferencia entre Almacenes Objetivo Transferir artículos de un subalmacén a otro. Seleccione Inventarios > Operación > Transferencia entre Almacenes

En Origen

1.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén origen al que pertenecen los artículos. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el




En Destino

2.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén destino al que

pertenecen los artículos. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


En Encabezado

3.- En el campo Referencia, proporcione la referencia de control del movimiento. 4.- En el campo Uso, capture una descripción breve del uso que se le da a los artículos

? La descripción capturada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable. En el Detalle



5.- En la columna Artículo, indique el artículo a transferir.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la descripción, existencia y unidades de empaque del artículo.

6.- En la columna Unidades, indique la cantidad de unidades a transferir. 7.- Al terminar de registrar los artículos Presione F2-Aceptar. 8.- Presione F4-Grabar.



VIII. Transferencia entre Departamentos Objetivo Transferir el costo de los artículos de un departamento a otro. Seleccione Inventarios > Operación > Transferencia entre Almacenes

En Origen

1.- En el campo Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén al que pertenecen

los artículos. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En el campo Departamento, indique el departamento origen.


? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.



En Destino

3.- En el campo Departamento, indique el departamento destino.


? Seleccione el departamento y presione <ENTER>. En Encabezado

4.- En el campo Referencia, proporcione la referencia de control del movimiento. 5.- En el campo Tipo, indique el tipo de costeo1:

? Costo Alimento ? Costo Bebida ? Por Familia ? Por Gasto ? Si el costeo es tipo gasto; indique el gasto y auxiliar a afectar.

6.- En el campo Uso, capture una descripción breve del uso que se le da a los artículos

? La descripción capturada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable.

1 El sistema muestra por default el tipo de costeo configurado del subalmacén seleccionado.



En el Detalle

7.- En la columna Artículo, indique el artículo a transferir. ? Escriba parte de la descripción del artículo para hacer una búsqueda en el

catálogo. ? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la descripción, existencia y unidades de empaque del artículo.

8.- En la columna Unidades, proporcione la cantidad de artículos a transferir. 9.- En la columna Costo, proporcione el costo unitario del artículo.

? El costo que muestra el sistema es el costo actual del artículo, pero puede modificarse para modificarse para ajustar el costo a transferir entre departamentos.

10.- Al terminar de registrar los artículos Presione F2-Aceptar. 11.- Presione F4-Grabar. NOTA: De acuerdo a configuración, si el usuario modifica el costo promedio de los artículos a transferir, el sistema modifica o no el costo promedio y de última entrada del artículo.



IX. Inventario Físico Objetivo Levantar el inventario físico de los artículos para detectar las diferencias del inventario teórico y generar un ajuste automático.

A. Listas de Inventario Obtener un listado de los artículos del subalmacén para ayudarnos a levantar el inventario físico. Seleccione Inventarios > Inventario Físico > Listas de Inventario

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén del que desea

obtener la lista para el levantamiento del inventario físico. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- Si lo desea, en al campo Familia de/A, puede especificar un rango de familias y/o

localizaciones. 3.- En al campo Orden, indique el ordenamiento en que desea la lista:

? Por Articulo2 ? Por Familia ? Por Número de Artículo (numérico)

2 Se sugiere ordenar la lista de inventario en orden alfabético (Por Artículo).



4.- En al campo A Fecha, indique la fecha a la que corresponde el levantamiento del inventario. ? Esta fecha es la que aparece impresa en la lista de inventario.

5.- En al campo Existencia, indique los artículos que desea incluir en el reporte:

? Todos3 ? Solo los que tienen existencia

6.- Presione el botón Reporte. Al Generarse el Reporte 7.- Presione F10-Genera Lista.

8.- El sistema muestra el número de lista generada.

9.- Presione F9-Impresión Gráfica para imprimir la lista para hacer la toma del inventario

físico.

3 Se sugiere generar el reporte de todos los artículos del subalmacén y no solo de aquellos que tienen existencia.



B. Captura Existencias Registrar la captura de las existencias levantadas durante la toma del inventario físico; así como su corrección en caso necesario. Seleccione Inventarios > Inventario Físico > Captura Existencias

1.- En el campo Lista, indique el número de la lista para capturar el inventario físico. ? El sistema muestra los artículos, existencia4, unidad de empaque y contenido.

2.- En el campo Físico, proporcione la existencia levantada durante el inventario físico. 3.- Si desea agregar un artículo que no se encuentra en la lista de inventario5, presione

F10-Agregar. ? En el campo Artículo, indique el artículo que desea agregar a la lista. ? Escriba parte de la descripción del artículo para hacer una búsqueda en el

catálogo. ? Seleccione el artículo y presione <ENTER>.

4.- En el campo Físico, proporcione la existencia levantada durante el inventario físico. 5.- Al terminar de registrar las existencias Presione F2-Aceptar. 6.- Presione F4-Grabar.

4 De acuerdo a configuración, el sistema muestra o no la existencia teórica.

5 Solo se pueden agregar artículos si la lista se genera con los artículos que solo tienen existencia.



C. Comparativo Obtener un reporte que muestra las diferencias de la captura de las existencias levantadas durante el inventario físico contra las existencias teóricas del sistema. Cuando se hayan efectuado los ajustes y/o aclaraciones de las diferencias, se procede a generar un ajuste automático. Seleccione Inventarios > Inventario Físico > Comparativo

1.- En el campo Lista, proporcione el número de la lista para obtener el reporte comparativo.

? El sistema muestra el almacén y subalmacén al que pertenece la lista de inventario.

2.- En el campo Fecha, indique la fecha a la que corresponde el levantamiento del inventario.

? Esta fecha es la que aparece impresa en el reporte comparativo. 3.- En el campo Costo, indique el tipo de costo con el que se desea obtener el reporte

comparativo. ? El sistema muestra el costeo de acuerdo a configuración.

4.- Presione el botón Reporte. 5.- Revise la columna CONSUMO, la cual muestra las diferencias entre el inventario físico y el

inventario teórico. ? En caso necesario hacer los ajustes correspondientes en el módulo para corregir

las diferencias. ? Al final del reporte se muestran los valores en importe de la diferencia entre el

inventario teórico y el inventario físico.



6.- Si desea que el sistema lleve a cabo un ajuste de las diferencias, Presione F10-Genera

Ajuste, para generar el ajuste automático de existencias. ? El sistema genera las transacciones de ajuste de entrada o salida en kárdex para

cada artículo con diferencias. ? La póliza de ajuste de inventario debe elaborarse manualmente en el módulo de

contabilidad por la diferencia del reporte comparativo. NOTA: Recuerde que para obtener este reporte es necesario cerrar el subalmacén para tener las existencias teóricas actualizadas.



D. Cierre de Almacenes / Subalmacenes

Proceso que debe efectuarse para calcular el inventario teórico que aparece en el reporte comparativo. Cada vez que se efectúa un movimiento de entrada o salida debe realizarse para mantener el inventario teórico actualizado en el reporte comparativo. Seleccione Inventarios > Inventario Físico > Cierre de Almacenes / Subalmacenes

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén6 que desea cerrar. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En al campo Cierre al, indique la fecha a la que corresponde el cierre de inventarios. 3.- Presione el botón Generar, para procesar el cierre de subalmacenes. 4.- El sistema muestra el mensaje de que el proceso de cierre ha terminado.

6 Se recomienda dejar en blanco el campo Subalmacén para procesar el cierre de todos los subalmacenes.



X. Inventario de Servicio Objetivo Levantar el inventario en servicio de los departamentos de producción (restaurantes y/o bares) para obtener una valuación de los artículos.

A. Listas de Inventario Obtener un listado de los artículos del subalmacén para ayudarnos a levantar el inventario físico. Seleccione Inventarios > Inventario de Servicio > Listas de Inventario

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén del que desea obtener la lista para el levantamiento del inventario físico. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el almacén/subalmacén y presione <ENTER>. ? El sistema muestra un listado con todos los artículos del subalmacén seleccionado.

2.- Presione el botón Reporte. 3.- Imprima la lista.

? En las opciones del reporte, seleccione la opción Imprimir.



B. Captura Existencias Registrar la captura de las existencias levantadas durante el inventario físico de los departamentos de producción; así como su corrección en caso necesario. Seleccione Inventarios > Inventario de Servicio > Captura Existencias

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén para capturar el inventario físico. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el almacén/subalmacén y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la última lista de artículos capturados.

2.- En el campo Artículo, proporcione el artículo.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. ? El sistema muestra la descripción, unidad de empaque y contenido del artículo.

3.- En el campo Físico, proporcione la existencia levantada durante el inventario físico. 4.- Al terminar de registrar las existencias Presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar.



NOTA: Presione F11-Iniciar en 0, si desea que todas las cantidades de la columna Físico se inicialicen a cero. Presione F12-Limpia Grid, si desea limpiar la pantalla y eliminar los artículos que aparecen en la lista.



C. Valuación Obtener un reporte que muestra la valuación de las existencias capturadas durante el inventario físico en los departamentos de producción para realizar el ajuste contable correspondiente. Seleccione Inventarios > Inventario de Servicio > Valuación

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- Si lo desea, en el campo Familia, puede especificar una familia.


? Seleccione la familia y presione <ENTER>. 3.- En al campo Costo, proporcione el tipo de costo con el que se desea obtener el reporte.

? El sistema muestra el costeo de acuerdo a configuración. 4.- En al campo Fecha, indique la fecha a la que corresponde el inventario.

? Esta fecha es la que aparece impresa en el reporte de valuación. 5.- Si lo desea, en al campo Localización, puede especificar una localización y/o un rango de

artículos. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la localización/artículos y presione <ENTER>.



6.- En al campo Texto Libre, proporcione el nombre del departamento al que corresponde la toma del inventario. ? El nombre es el que aparece impreso en el reporte de valuación.

7.- Presione el botón Reporte. 8.- Imprima el reporte de valuación.

? En las opciones del reporte, seleccione la opción Imprimir.

Los filtros Familia, Localización y Artículos, sirven para obtener un reporte de valuación mas detallado.



XI. Reportes Objetivo Obtener información en pantalla o impresa de los movimientos registrados en el módulo de inventarios para auditar su registro y corregir oportunamente cualquier discrepancia.

A. Consuta de Recepciones Mostrar las recepciones de mercancía capturadas en el sistema para auditar su correcto registro y en caso necesario corregirlas oportunamente.

? Los principales puntos a auditar son: ? Nombre del proveedor. ? Número de factura. ? Subtotal, impuesto y total de la factura. ? Artículo, cantidad y costo de cada partida recibida.

Seleccione Inventarios > Reportes > Consulta de Recepciones Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera:

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, proporcione el almacén principal del cual desea

obtener el reporte. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- Deje en blanco el campo Subalmacén para generar un reporte de todos los almacenes

que hayan tenido recepciones. 3.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del día que se desea

auditar. 4.- Deje en blanco los campos Proveedor, Departamento, Factura y Orden de Compra para

generar un reporte general sin filtros de búsqueda. 5.- En el campo Detalle, indique que se desea obtener el reporte Detallado.

? El sistema muestra en la parte superior del reporte el resumen de las recepciones y a continuación el detalle de los artículos de cada recepción.

6.- Presione el botón Reporte.



Primera Parte del Reporte

Columna Descripción NUMERO Número de recepción generada en el sistema al hacer

una recepción o una devolución de mercancía. ALM/SALM Código del almacén/subalmacén en el que se efectuó la

recepción. POLIZA Número de póliza en el que se encuentra contabilizada la

recepción. ORDEN Número de orden de compra, si la recepción se efectuó

con orden de compra. ? Las recepciones directas aparecen en blanco.

PROVEEDOR/NOMBRE Código y nombre del proveedor con el que se efectuó la recepción.

FECHA Fecha en la que se llevó a cabo la recepción. FACTURA Numero de documento que ampara la recepción de

mercancía.



Segunda Parte del Reporte

Columna Descripción USR Clave corta del usuario que llevó a cabo la recepción. DEP Departamento al cuál se llevó a cabo la recepción. SUBTOTAL Importe sin impuestos de la recepción. IMPUESTO Total de impuestos de la recepción. TOTAL Total general de la recepción.



B. Resumen de Movimientos

Mostrar las transacciones de entrada y salida que afectan a cada subalmacén para auditar su afectación contablemente.

? Las principales transacciones de entrada/salida son:

Transacciones de Entrada Transacciones de Salida COMPRA Compra al proveedor SALIDA Salida de almacén DEVALM Devolución al almacén DEVPRO Devolución al proveedor ENTAJA Entrada ajuste automático SALAJA Salida ajuste automático ENTTRD Entrada traspaso departamental SALTRD Salida traspaso departamental ENTTRA Entrada traspaso subalmacén SALTRA Salida traspaso subalmacén INVINI Inventario inicial

Seleccione Inventarios > Reportes > Resumen de Movimientos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera:

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, proporcione el almacén principal del cual desea



2.- Deje en blanco el campo Subalmacén, Departamento y Transacción para generar un

reporte general sin filtros de búsqueda. 3.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del día que se desea

auditar. 4.- En el campo Detalle, indique que se desea obtener el reporte Detallado. 5.- En el campo Tipo, indique Todos para que el reporte muestre todos los tipos de

recepciones. ? Se puede filtrar el reporte para que muestre las recepciones de acuerdo al tipo de

costeo del movimiento.

6.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción NUMERO Número de transacción del subalmacén afectado. EMP Código de empresa donde se efectuó el movimiento. ALM/SALM Código del almacén/subalmacén en el que se efectuó el movimiento

de almacén. FECHA Fecha en la que se llevó a cabo el movimiento de almacén. DESTINO Almacén y Subalmacén destino en caso de las transferencias entre

almacenes y departamentales. POLIZA Número de póliza en el que se encuentra contabilizado el movimiento

de almacén. TRANS Código de transacción de entrado o salida del movimiento. REFERENCIA Numero de referencia con el que se lleva a cabo el movimiento.




Columna Descripción USR Clave corta del usuario que efectuó el movimiento. HORA Hora de afectación del movimiento de almacén. TIPO Tipo de movimiento en kárdex afectado por el movimiento

? ENT = Entrada. ? SAL = Salida

DEPTO Departamento al cuál se llevó a cabo el movimiento de almacén. IMPORTE Monto del movimiento contable reflejado en contabilidad. CUENTA Cuanta contable del departamento afectada en contabilidad. GASTO Cuenta de gasto afectada en caso de las recepciones y devoluciones

de almacén. TIPO Tipo de costeo de movimiento de almacén.

? A = Alimento, B = Bebida, G= Gasto, F=Familia



C. Kardex de Movimientos de Almacén Mostrar los movimientos de entrada y salida de un artículo de una fecha determinada al día de hoy. Seleccione Inventarios > Reportes > Kardex de Movimientos de Almacén Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Almacén/Subalmacén, proporcione el almacén y subalmacén al que

pertenece el artículo a consultar. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- En el campo A partir de, indique la fecha a partir de la cual se desea consultar los

movimientos. 3.- En el campo Artículo, proporcione el artículo a consultar.


? Seleccione el artículo y presione <ENTER>. 4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción

FECHA Fecha en la que se llevó a cabo el movimiento de almacén. FOLIO Número de transacción del subalmacén afectado. CONCEPTO Código de transacción de entrado o salida del movimiento. REFERENCIA Numero de referencia con el que se lleva a cabo el movimiento. PROVEEDOR Código del proveedor con el que se efectuó el movimiento. TIPO Tipo de movimiento en kárdex afectado por el movimiento

? ENT = Entrada. ? SAL = Salida

HORA Hora de afectación del movimiento de almacén. DEPTO Departamento al cuál se llevó a cabo el movimiento de almacén.




Columna Descripción

UNIDADES Cantidad de unidades afectadas por el movimiento. SALDO.UNI Existencia teórica del artículo en el sistema después del movimiento

de almacén COSTO Costo de afectación del movimiento. COSTO.PROM Costo promedio del artículo después del movimiento de almacén. VAL.COSTO Valor del importe del movimiento de almacén.

? UNIDADES * COSTO VAL.PROM Valor del importe promedio del movimiento de almacén.

? UNIDADES * COSTO.PROM. ACUM.PROM Valor del importe acumulado de existencias promedio.

? SALDO.UNI * COSTO.PROM.



D. Existencias por Artículos

Mostrar un reporte de los artículos que tienen existencia en un subalmacén, así como el costo definido para el manejo de los inventarios. Si se tienen definidos los datos de inventario (Máximo, Punto de Reorden y Mínimo de Compra), el reporte puede generar una requisición de compra para resurtir el subalmacén. Seleccione Inventarios > Reportes > Existencia por Artículos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera:

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén del cual desea



2.- En el campo % de Ocupación, proporcione el porcentaje de ocupación del hotel para

calcular la cantidad a ordenar si desea generar una requisición de resurtido; de no ser así, deje el valor default 100.00

3.- Deje en blanco los campos Familia, Subfamilia, Marca, Artículo Inicial, Artículo Final

para generar un reporte general sin filtros de búsqueda. 4.- En el campo Departamento, proporcione el departamento que genera la requisición si

desea generar una requisición de resurtido; de no ser así, deje el campo en blanco. 5.- Presione el botón Reporte. 6.- Presione F9-Generar Pedido, si desea generar una requisición de resurtido.

7.- Si genera pedido, el sistema muestra el número de requisiciones generadas.




Columna Descripción ARTICULO/DESCRIPCION Código y descripción del artículo. EXISTENCIA Existencia actual del artículo en el sistema. UDS Unidad de presentación del artículo.




Columna Descripción COSTO U.ENTRADA Costo de última entrada del artículo MINIMO Cantidad mínima que el proveedor acepta como compra mínima. REORDEN Stock mínimo del artículo que se maneja en el subalmacén. MAXIMO Stock máximo del artículo que se maneja en el subalmacén. ORDENAR Sugerencia de unidades que deben resurtirse para mantener el

stock. VALOR Valor del importe de las unidades sugeridas a ordenar.



E. Artículos de Lento Movimiento Mostrar un reporte de los artículos sin movimientos de un subalmacén a partir de una fecha determinada. Seleccione Inventarios > Reportes > Artículos de Lento Movimiento Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera:

1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén del cual desea



2.- En el campo Fecha Último Movimiento, indique la fecha de último movimiento de entrada

y/o salida del subalmacén a partir de la cual se desea generar el reporte. 3.- Deje en blanco los campos Familia, Subfamilia, Marca, Artículo Inicial, Artículo Final

para generar un reporte general sin filtros de búsqueda. 4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción ARTICULO/DESCRIPCION Código y descripción del artículo. EXISTENCIA Existencia actual del artículo en el sistema. FECHA U.ENTRADA Fecha del último movimiento de entrada del artículo al

subalmacén. FECHA U.ENTRADA Fecha del último movimiento de salida del artículo al subalmacén. COSTO PROMEDIO COSTO U.ENTRADA

Costo promedio o de última entrada del artículo de acuerdo al filtro seleccionado Costo.

VALOR Valor del importe de valuación del artículo. FAM/DESCRIPCION FAMILIA

Código y descripción de la familia a la que pertenece el artículo.




Columna Descripción ARTICULO/DESCRIPCION Código y descripción del artículo. EXISTENCIA Existencia actual del artículo en el sistema. FECHA U.ENTRADA Fecha del último movimiento de entrada del artículo al

subalmacén. FECHA U.ENTRADA Fecha del último movimiento de salida del artículo al subalmacén. COSTO U.ENTRADA Costo de última entrada del artículo. VALOR U.ENTRADA Valor del importe del artículo a costo de última entrada. VALOR PROMEDIO Valor del importe del artículo a costo promedio.



F. Valuación por Artículo Mostrar un reporte valuado de los artículos que tienen existencia en un subalmacén. Esta valuación debe corresponder con el registro contablemente. Seleccione Inventarios > Reportes > Valuación por Artículo Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén y subalmacén a valuar.


? Seleccione el almacén/subalmacén y presione <ENTER>. 2.- Deje en blanco los campos Localización, Familia, Subfamilia, Marca, Artículo Inicial,

Artículo Final para generar un reporte general sin filtros de búsqueda. 3.- En el campo Costo, indique el tipo de costo con el que desea obtener la valuación.

? El sistema muestra por default el costeo de acuerdo a configuración. 4.- En el campo Actual/Inicial, indique si desea obtener la valuación actual o la del último

cierre generado (Inicial). 5.- En el campo Fecha, indique la fecha que desea aparezca impresa en el reporte de

valuación. 6.- Presione el botón Reporte.



Reporte

Columna Descripción ARTICULO/DESCRIPCION Código y descripción del artículo. UDS Unidad de presentación del artículo. EXISTENCIA Existencia actual del artículo en el sistema. COSTO PROMEDIO COSTO U.ENTRADA

Costo promedio o de última entrada del artículo de acuerdo al filtro seleccionado Costo.

VALOR Valor del importe de valuación del artículo. FAM/DESCRIPCION FAMILIA

Código y descripción de la familia a la que pertenece el artículo.



G. Consumos por Familia Mostrar un reporte de los consumos que han tenido los departamentos en un periodo determinado. Seleccione Inventarios > Reportes > Consumos por Familia Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos Almacén/Subalmacén, indique el almacén del cual desea obtener el

reporte. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el


2.- Deje en blanco el campo Subalmacén para generar un reporte de todos los subalmacenes

del sistema. 3.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del cual desea obtener el

reporte. 4.- Deje en blanco el campo Departamento para generar un reporte de todos los

departamentos que han tenido algún consumo en el periodo especificado. 5.- En el campo Detalle, indique que se desea obtener el reporte Detallado. 6.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción DEPARTAMENTO Código y nombre del departamento. FAMILIA Código y nombre de la familia del artículo CONSUMO Cantidad de unidades consumidas por el departamento de cada

artículo.




Columna Descripción IMPORTE Valor del importe consumido por el departamento de cada artículo. ACUM. FAMILIA Valor acumulado del departamento de cada familia. ACUM. SUBALMACEN Valor acumulado del departamento por cada subalmacén. ACUM. DEPARTAMENTO Valor acumulado del departamento

Tel.+52 (81) 8288.1130

Canadá No. 415 Col. Vista Hermosa Monterrey, N.L. México C.P. 64620

www.tca-ss.com

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