auditoría nocturna versión 8 - ostar grupo...

Innsist | Front Office Auditoría Nocturna

Versión 8.2

Manual de Operación

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Manual de Operación Audiroría Nocturna

CONTENI DO

Introducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Entrando a Innsist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6.0 Modulo de Auditoría Nocturna .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 6.1 Operación Diaria .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

6.1.1 Revisión de Tarifas ...................................................................................... 7 6.1.2 Cambio de Moneda ...................................................................................... 8 6.1.3 Cargo por Renta .......................................................................................... 9 6.1.4 Hoja de Auditoría ....................................................................................... 11

6.1.4.1 Hoja de Auditoría Revisión ............................................................................. 12 6.1.4.2 Hoja de Auditoría Cuadra Póliza .................................................................... 13 6.1.4.3 Hoja de Auditoría Cuentas ............................................................................. 13

6.1.5 Saldos de Folios ......................................................................................... 14 6.1.6 Cambio de Fecha ........................................................................................ 15

6.2 Movimientos a Folios .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 6.2.1 Transacciones a Huéspedes ............................................................................ 16 6.2.2 Revisión de Transacciones ............................................................................ 18 6.2.3 Salida Huéspedes ........................................................................................ 19

6.2.3.1 Separar Cuenta .............................................................................................. 23 6.2.3.2 Salida .............................................................................................................. 24

6.2.3.2.1 Cargos y Ajustes en Salida .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6.2.3.3 Facturación ..................................................................................................... 27 6.2.3.4 Transferencias de Folios ................................................................................ 29

6.2.4 Regreso de Salida ........................................................................................ 31 6.2.6 Corregir Cheque ......................................................................................... 33 6.2.7 Captura Estadísticos de Cubiertos ................................................................... 33 6.2.8 Estado de Cuenta ........................................................................................ 34 6.2.9 Cancelar Llegadas ....................................................................................... 36 6.2.10 Consulta de Contratos ................................................................................ 36

6.3 Reportes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 6.3.1 Resumen de Ingresos ................................................................................... 38 6.3.2 Preliminar de Ingresos A y B .......................................................................... 39 6.3.3 Revisión de Totales ..................................................................................... 39 6.3.4 Reporte de Salidas Express ............................................................................ 40 6.3.5 Resumen de Movimientos ............................................................................. 41

6.4 Presupuestos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


Innsist Front Office Versión: 8.2

6.4.1 Mtto. de Estadísticas ................................................................................... 41 6.4.2 Presupuestos de A y B .................................................................................. 42 6.4.3 Presupuesto de Otros Ingresos ........................................................................ 43 6.4.4 Cuentas de Enlace Contable .......................................................................... 43 6.4.5 Datos de Usuario ........................................................................................ 47

Apéndice A: Pájaro Madrugador .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Apéndice B: Posibles Errores al Correr el Proceso de Cargo de Rentas: . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Apéndice C: Marcha para el Proceso de Auditoría Nocturna .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Conclusión .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54



Introducción

Innsist Front Off ice® es un sistema de información de TCA Software Solutions que ofrece una solución integral a la hotelería. Es versátil y se basa en tecnologías de punta, que permiten al usuario una mayor fluidez en la información entre los departamentos de un hotel para otorgar el servicio de calidad que el huésped merece.

La operación del sistema se define como una administración por módulos, que incluye las principales áreas de un hotel. Innsist Front Off ice® se puede adaptar y comunicar con cualquier otro producto (ya sea software o hardware) en el mercado del ámbito hotelero.

El departamento de Auditoría es el encargado de revisar todo lo que se efectúo en el día, con el objetivo de ayudar en la revisión de ingresos del hotel; además este departamento es el encargado de informar a los demás departamentos la operación de cómo se encontró el hotel al cierre de día. Y una vez hecho el cambio de día, cómo está prevista la situación pronosticada para la operación.

El presente documento describe la función y el uso de cada opción en el sistema de forma holística, por ello está dirigido a todos los usuarios que utilicen el Módulo de Auditoría Nocturna; las funciones podrán variar dependiendo del perfil del usuario y la edición Innsist Front Off ice® adquirida. Mayores informes a través de su consultor.



Entrando a Innsist

En el escritorio de la computadora se encuentra el acceso directo “TCAFrontOffice”, con el mouse dé <Clic> sobre éste, en seguida abrirá el login de la aplicación mostrando la siguiente pantalla.

Ingrese sus datos de usuario Innsist Front Off ice® como nombre y password, posteriormente seleccione el nombre del hotel y pulse <ENTER>, a continuación verá la pantalla principal de la aplicación y conforme al perfil de usuario se mostrarán las opciones en el menú.

**Nota: Las claves de usuario cada cierto periodo requieren la actualización del password por motivos de vigencia; días antes que éste expire muestra una pantalla donde se ingresa el password actual, el nuevo password y la confirmación, esta acción extiende la vigencia del usuario dentro del sistema. En caso de no hacer la actualización, el departamento de sistemas del hotel podrá reactivar la cuenta.



6.0 Modulo de Auditoría Nocturna

El departamento de auditoría permite revisar todas las transacciones, cargos y movimientos que se efectúan en el día, con el objetivo de ayudar en la revisión de ingresos del hotel. Desde este módulo se efectúan procesos importantes en el manejo de hoteles como son: conteo de reservaciones, cargar renta, cambio diario de moneda, etc. Los cuales se explicarán más adelante.

Este módulo se utiliza para verificar que los cargos de servicios a las habitaciones y todas las áreas de punto de venta estén cerradas correctamente. Y así, corregir cualquier detalle que se presente por una operación mal efectuada.

Se cuenta con reportes que ayudan a la revisión de movimientos como son: revisión de transacciones, que enlista los movimientos realizados tanto cargos como abonos del área de recepción; como de los centros de consumo. Revisión de tarifas, reporte que muestra las tarifas de las habitaciones para su revisión. Saldos de Folio, que muestra los saldos de cada huésped que se encuentra en el hotel. Hoja de Auditoría, que muestra un concentrado de los ingresos del día, entre otros.

También se puede capturar los presupuestos para llevar un comparativo de ingresos, con lo calculado a generar en los periodos transcurridos. Al generar la revisión de cargos y procesos se procede a realizar el cambio de fecha, último de los pasos de la auditoría nocturna para establecer en el sistema que el día en curso se terminó. Y poder empezar un nuevo día de trabajo en sistema.



6.1 Operación Diaria

En el módulo de auditoría nocturna se encuentran varias opciones que están relacionadas por su uso constante, INNSIST engloba todas las opciones que tengan que ver con las operaciones diarias, clave para la auditoría nocturna.

6.1.1 Revisión de Tarifas Una de las más importantes funciones del auditor nocturno o el personal nocturno autorizado, es la revisión de las tarifas asignadas durante la operación diaria de recepción. En esta opción se presenta información relacionada con la tarifa del huésped tales como: No. de personas, tarifa diaria, código de tarifa, agencia, compañía y código de grupo. Esto para facilitar la auditoria de tarifas.



6.1.2 Cambio de Moneda Esta opción se emplea para indicar al sistema el tipo de cambio que regirá en un día determinado, para aquellos contratos que el hotel negoció en moneda extranjera, esto puede ser capturado en forma diaria o en forma adelantada, ya que el sistema lo toma por día de operación, ya sea que cada día tenga un tipo de cambio diferente, esto con el fin de optimizar el tiempo dedicado a ello.

El personal encargado de correr la auditoría, será el responsable de capturar el tipo de cambio que esté actualmente.

**Nota: Antes de realizar el movimiento de cargo de rentas, se deberá revisar que exista el tipo de cambio en esta opción, ya que si se tiene en casa un registro o huésped con un contrato en moneda extranjera, en la que no exista dicho tipo de cambio, el sistema no permitirá el cargo a los registros.



6.1.3 Cargo por Renta Para efectuar el cargo de renta a cada una de las habitaciones registradas en el hotel y que deberá de corresponder a la noche en turno, INNSIST maneja la opción de: cargo por renta, misma que es generada de acuerdo a la información registrada para los contratos (tarifas), ya sea en moneda nacional o extranjera, así como todos los cargos extras en las tarifas que estén consideradas en el contrato (tarifa) o paquete.

Automáticamente el sistema realizará el cargo en los folios con extensión cero, a excepción de aquellos casos donde se indique una renta compartida. Por otro lado, el cargo de rentas de habitación a grupos, dependerá de las instrucciones atribuidas para cada integrante del mismo en la captura del formato de grupos, ya que se recordará que existen grupos en los cuales hay una cuenta maestra que deberá de recibir los cargos por concepto de rentas. Al entrar a la opción solo bastará con ejecutar el proceso oprimiendo [F2 Inicia Proceso] y el sistema cargará las rentas correspondientes para cada huésped registrado en el hotel, de acuerdo al contrato correspondiente.

**Nota: Si después de haber cargado la renta de la habitación a través de esta opción, se detectan posibles errores en la tarifa aplicada, sólo corrija la cantidad en el campo respectivo (desde la opción de registro de huéspedes) y vuelva a correr este proceso, así el sistema actualizará las tarifas sin necesidad de aplicar ajuste alguno en el folio. Si aún no se ha cambiado la fecha, “este proceso puede realizarse cuantas veces sea necesario, ya que el último proceso anula al anterior”. Si llegase un huésped durante o después de este proceso, se registra en casa y se corre nuevamente el procedimiento, para que nuestro nuevo huésped cuente entre los cuartos noche y todos los estadísticos del día.



6.1.4 Hoja de Auditoría Este reporte se configura de acuerdo a las necesidades del hotel, contiene en la parte izquierda, el desglose de los créditos (abonos) generados durante el día en los centros de ingreso; y en la parte derecha, se encuentran todos los cargos generados separados por HABITACIONES – AYB y otros ingresos, en la parte inferior aparecen los siguientes conceptos:

Mov del día: Representa el saldo condensado de todos los movimientos generados durante el día, cantidad que resulta de los abonos, menos los cargos registrados.

Saldo Ant: Muestra el saldo del movimiento del día anterior.

Saldo Hoy: Muestra el saldo actual, de acuerdo a la fecha seleccionada al inicio de la opción de hoja de auditoria, este saldo representa la suma del saldo Ant + el Mov del día.

**Nota: De este reporte depende el proceso, para emitir una póliza automática de ingresos en contabilidad.

Si por alguna razón no se ejecutó este proceso en alguna fecha anterior, o bien, si se efectuó alguna corrección con fecha anterior a la de hoy, se tendría que correr la hoja de auditoría desde el día que no se corrió, o desde la fecha que se modificó al día de hoy, esto para que el movimiento se sume o reste (según sea el caso), al saldo acumulado a la fecha.



Para saber si nuestro saldo de hoy es el correcto, bastará con que el movimiento del día sea igual al total general que nos arroja la opción de “Revisión de Transacciones”, misma que se encuentra en el módulo de recepción. En caso que éste no cuadre, significa que una transacción en el sistema no está referenciada a la hoja de auditoría, y por ello no se refleja ese cargo o abono.

Para una mayor optimización existen diversas “Hojas de Auditoría”, precisamente para verificar el cuadre tanto del saldo como de póliza de ingresos. Las cuales a continuación se presentan:

6.1.4.1 Hoja de Auditoría Revisión

Esta Hoja de auditoría servirá para revisar las cuentas contables de las transacciones que están referenciadas y que en la fecha consultada están generando movimientos. La característica de ésta, es que muestra la cuenta contable de cada transacción con movimientos en la fecha a consultar, el importe de los movimientos, nombre y código de transacción. Y por último a que rubro de los “Enlaces Contables” se está mandando.



6.1.4.2 Hoja de Auditoría Cuadra Póliza

Como su nombre lo indica esta opción sirve para cuadrar la póliza de ingresos, mostrando en ella el número de cuenta contable, la descripción del rubro del enlace contable y el importe de ésta, ya sea cargo o abono; al final del reporte ambas columnas tienes que tener las mismas cantidades, para que cuadre la póliza.

6.1.4.3 Hoja de Auditoría Cuentas

Al emitirse esta hoja de auditoría, verifica y muestra en pantalla un mensaje por cada transacción con movimientos, que no tenga referencia a la hoja en la fecha consultada.



6.1.5 Saldos de Folios Lo que hace este reporte es recalcular el saldo del folio, tomando en cuenta las transacciones hasta el día consultado; los folios y las transacciones posteriores no son tomados en cuenta, a su vez nos informa cuál es el saldo por cada uno de los folios de huéspedes o los folios maestros que están vigentes en el hotel en una fecha, ya sea anterior o al día de hoy. Por último, muestra el mismo saldo que la hoja de auditoría (Saldo Hoy) y realiza una comparación con el “Saldo de Huéspedes” y arroja en la línea “Diferencia”, el resultado debe ser siempre cero para que esté correcta esta parte del proceso de auditoría.

**Nota: En caso de existir “Diferencia” se debe verificar que todas las Transacciones, estén referenciadas a la hoja de auditoría correctamente.

La diferencia entre esta opción y la de saldos de folios, que se encuentra en el módulo de recepción y caja, es que mientras la opción de recepción y caja nos muestra sólo el saldo de los huéspedes en casa y la fecha del día en que se está trabajando, esta opción de auditoria nocturna, nos permite conocer cuál era el saldo de los folios en una fecha ya pasada.



6.1.6 Cambio de Fecha Este es un proceso muy sencillo y su duración es muy corta, pero aun así, su importancia es enorme, ya que es la culminación de toda la marcha de la auditoría nocturna.

Una vez que el personal encargado en realizar la auditoría, efectuó todas sus funciones para la revisión de las transacciones realizadas en el día, es indispensable que cambie fecha al sistema. Para efectuar el cambio de fecha se selecciona esta opción.

Hay que tener mucho cuidado ya que al realizar esta acción, no es posible revertirla más adelante. Este proceso de cambio de fecha no se podrá realizar antes de las 12:00 de la noche.



6.2 Movimientos a Folios

En esta sección se encuentran contenidas opciones concernientes a folios: transacciones a huéspedes, revisión de totales y estados de cuenta, salida de huésped, etc.

6.2.1 Transacciones a Huéspedes Esta opción es útil para realizar las correcciones necesarias al momento de revisar las diferentes transacciones generadas durante el día, así como dar de alta aquéllos movimientos para lograr cuadrar el día revisado. Así mismo, el auditor de ingresos podrá corregir transacciones de fechas pasadas, o aplicar algún movimiento diferente del día en que se esté trabajando, con el fin de cuadrar toda la operación.

Transacción: En este campo se despliega el número de transacción en forma automática y partiendo desde el número 1 en forma ascendente, de tal forma que un número no se repite en el mismo día, en ninguno de los movimientos del sistema.

Habitación: Aquí se debe ingresar el número de habitación al cual se va a realizar la transacción. Una vez ingresado, INNSIST despliega de forma automática, el nombre del huésped que se encuentra registrado en la habitación en cuestión.

Fol io: En forma automática, se despliega el número de folio asignado a la habitación.

Código: Este campo se encuentra compuesto por segmentos: En el primero se registra el código de la transacción y en el segundo se despliega el concepto tal y como aparecerá en la factura del huésped. Este concepto fue previamente en la opción “Catalogo de Transacciones”. Este campo es interactivo; es decir, si no recordamos el código exacto que se quiere cargar podemos solicitar ayuda con un signo de interrogación <?>, INNSIST le desplegará una pantalla como la siguiente:



Al capturar una transacción del huésped, INNSIST despliega en la parte derecha de la pantalla los folios asociados a la habitación, para que usted seleccione la extensión a la cual desea realizar el movimiento respectivo. Además, INNSIST está preparado para hacer una transacción a un huésped que ya no esté en casa, y que la habitación en cuestión ya esté ocupada por otro huésped, aquí lo que aplica será dar un regreso de salida al huésped que ya haya sido dado de baja. Una vez re-activado ese folio, al estar aplicándole la transacción respectiva desde esta opción, en la pantalla se desplegará la siguiente información:

El folio al margen regresado, el número de habitación (Aquí INNSIST le agrega unos caracteres especiales antes del número de habitación para poder identificarla internamente entre los programas que usa esta opción, para saber que se trata de un folio regresado), la descripción de la forma de pago y la fecha del regreso.

**Notas: Para que pueda hacer una cargo a un huésped que ya realizó su salida, deberá primero re-activar el folio desde la opción “Regreso de Salida” y posteriormente seleccionar ese folio desde la opción “Transacciones a Huéspedes”, y ya no por el número de habitación, tiene un número de habitación que en el inventario del hotel no existe como tal, por ejemplo [S01108]. Como comentamos anteriormente, esto es una indicación de INNSIST, de que se trata de un folio regresado.

Una transacción ya ingresada en un folio no puede ser modificada en ninguno de sus campos, para corregirla deberá cancelarla y volver a cargarla correctamente.

La cancelación de transacciones se recomienda en operaciones del día actual, para operaciones realizadas en días anteriores, es preferible utilizar transacciones de ajuste o complementarias para ajustar el saldo, tanto en la cuenta del huésped como en la póliza de ingresos.



6.2.2 Revisión de Transacciones La revisión de transacciones, es una opción de consulta de los movimientos realizados por el departamento de Caja Recepción y/o Caja Departamental de su hotel. Será de utilidad para verificar que las transacciones de lavandería, hayan sido posteadas correctamente.

En la parte final del reporte se muestra el balance de transacciones:

Total de Cargos – Total de Abonos = Total General.

Este balance se muestra en las columnas de importe, impuestos y propina.



6.2.3 Salida Huéspedes Esta opción es muy importante, ya que, desde aquí se da salida al folio del huésped. Este proceso presenta el saldo acumulado durante la estancia del huésped en el hotel, para el posterior pago de su cuenta.

Habitación: En este campo se proporciona el número de habitación del huésped, e inmediatamente INNSIST desplegará en el campo folio, el número de folio maestro asignado al huésped y en la parte derecha de su ventana, se desplegarán los nombres de los huéspedes registrados bajo el mismo folio, así como sus respectivas extensiones. En caso de desconocer el número de habitación, este campo está preparado para realizar la consulta, introduzca el signo [?], o bien, pulsando el botón [ ], el cual desplegará el listado de “Huéspedes en Casa”.



Si la fecha de salida del huésped no es la del día que se está elaborando, el sistema despliega la siguiente advertencia; solo presione el botón [Continuar]:

En seguida se selecciona la extensión del folio adecuado, al que se requiere dar salida y el sistema despliega los cargos, abonos y el saldo total de la cuenta del huésped, así como la información más importante del huésped, como la fecha de entrada y salida, forma de pago, segmento de mercado y el plan de alimentos.



En la parte superior se activan los “Botones de Edición”, como lo es:

Botones de Edición

Función

Salir de registro en pantalla o de opción.

Tecla de acceso rápido<ESC>

Ignorar información mostrada o ignorar cambios realizados.

Tecla de acceso rápido <F3>

Muestra la pantalla de Estado de Cuenta, con los datos de la habitación consultada.


Manda a Impresión el formato de Estado de Cuenta, con la información de la habitación consultada.


Botón de Acciones

Función Descripción

Muestra la pantalla de Apertura de Crédito y Folios, con los datos de la habitación consultada para crear una extensión del Folio de la habitación.

Muestra la pantalla de Apertura de Crédito y Folios, con los datos de la habitación consultada para la modificación de éstos.

Muestra la pantalla el Reporte de Flags con los Flags y Comentarios ingresados en el



Registro de Huésped.

Envía a pantalla la función de Dividir Cuenta.



6.2.3.1 Separar Cuenta

Esta función se usa cuando se necesite separar cuentas por monto, o bien, por porcentajes.

Lo primero que se hace, es mandar llamar la habitación en la que se requiere separar la cuenta y se pulsa el botón [F11-Seleccionar], seguido de la opción “Separar Cuenta”, enseguida enviará la pantalla de “Dividir Cuenta”, es aquí donde se indica en el campo “Numero de Folios”, el número de cuentas en las que se dividirá.

Al presionar [ENTER] en la parte de abajo, se encontrará la separación de forma equitativa entre el número de cuentas que se indicó, pero en caso que se requieran montos o porcentajes diferentes, se pueden manipular en la columna “Porcentaje” o “Importe”.



Es importante mencionar qué, una vez que se pulse el botón [Aceptar] para terminar la operación, no se podrá reintegrar las cuentas, ni tampoco a estas cuentas realizar la misma operación de “Separar Cuenta”.

6.2.3.2 Salida

La pestaña salidas muestra las opciones para realizar la salida del folio del huésped; entre otras funciones adicionales.

Sal ida Normal: Es el proceso de pagar y dar de baja un folio de INNSIST, con esto el huésped deja de aparecer en los registros del hotel como cliente en casa, y pasa sólo a estar en los reportes de salidas.

Salida Express: Por el contrario es una opción más que ofrecer a nuestros clientes; si alguno de ellos necesita salir a determinada hora, y no pasar por el mostrador de recepción y que su cuenta se liquide con la forma de pago que dejó al registrarse, y entienda que un tiempo razonable antes de su hora de salida, ya no deberá realizar ningún tipo de servicio con cargo a su cuenta, esto para poder cerrarlo con cargo a su tarjeta de crédito.

Para esto es importante señalar que la Salida Express, requiere que el campo que indica esto en el registro de huésped, esté habilitado con un “SI”, de la misma forma hay que tener en consideración, que este proceso no permite cambiar o seleccionar la forma de pago, el sistema cerrará a la que se le indicó al momento de su registro.

¿Qué es lo que hace especial o diferente el proceso de Salida Express? pues la diferencia radica en que si se le informa al sistema que una salida en particular va a ser Express, el folio de esa cuenta se liquida y se factura, pero la habitación sigue apareciendo en el sistema con si aún estuviera en casa; ya no se le puede hacer más cargos. Todo esto es más que nada por si alguien pregunta por el huésped, ya sea por teléfono, o bien, en algún lugar del hotel.



Clave: Las claves de las diferentes clasificaciones, configuradas con anterioridad en el sistema, mismas que pueden ser consultadas con la ayuda de la tecla de los “…”, dependiendo la opción seleccionada, es la información que mostrará:

Movimiento: Se refiere al código de transacción que se está utilizando en la operación a realizar. Si se eligió la Clave TRJ (Tarjeta de Crédito) y en este campo se solicita ayuda, el sistema nos muestra el catálogo de tarjetas:

Descripción: Es el nombre de la transacción utilizada.

Monto: Aquí se indicará el monto que será cubierto por la clave elegida, INNSIST puede tomar en esta posición, sólo una partida del saldo, para cuentas que se liquidarán hasta en cinco formas de pago diferentes; Esto es cuando un huésped requiera saldar la cuenta en efectivo, y otras partidas a



diferentes, para hacer válido esto se tendría que ingresar en las diferentes formas de pago, cada una en un renglón por separado. Si con una sola clave nos liquidará el total no es necesario teclear el importe pulsando [Enter], el sistema reconocerá que el saldo total se cubrirá completamente con esta forma de pago.

Observaciones: Comentario breve sobre la naturaleza de la transacción aplicada. Cuando se trata de una tarjeta de crédito, aquí se indica el número de la misma, puede ayudar en caso de aclaraciones futuras.

Cuenta: En este campo se ingresarán los últimos cuatro dígitos de la tarjeta, de la cual se esté registrando el movimiento de abono, para la región de México este número se toma para ponerlo en las facturas electrónicas, para el resto de las regiones es un campo informativo.

6.2.3.2.1 Cargos y Ajustes en Salida

La opción de Salida de Huéspedes también tiene la ventaja de poder aceptar cargos o ajustes de última hora al folio del huésped, evitando tener que abortar el proceso y navegar hacia la opción de Transacciones a Huésped.

Esto se realiza de la siguiente manera: en el campo de [CVE], ingresaríamos (según sea el caso), si trata de un cargo de la clave [CAR], de ser un ajuste, sería [AJU], en el campo de [MOVTO], va el código del movimiento que se fuera a realizar una vez que se captura al sistema el código que se quiere cargar. En el campo de cheque: pondremos el número de la papeleta que soporta el movimiento. En el campo de propina: en el cual, si el movimiento que se está cobrando lleva una partida de propina, aquí se ingresará.

La propina capturada debe estar considerada en el monto a cargar, ya que, este importe lo desglosa de la cantidad capturada en el campo de MONTO.

En el campo de monto, en el cual marcamos el importe total del cargo que se está ingresando, este importe deberá de incluir los impuestos.

Una vez que se ha liquidado el saldo total, éste queda en ceros, el sistema habilita las opciones [Salida Normal o Salida Express], al seleccionar cualquier opción pedirá la clave del usuario que le esté dando salida, para que se graben las claves del usuario que esté autorizado a dar salida.



**Nota: Cuando el Saldo se encuentra en color “Azul” significa que el saldo es a favor del hotel, o bien, que el huésped le debe al hotel, cuando el saldo se encuentra en color “Rojo” significa que el saldo está a favor del huésped y el hotel le debe el reembolso de su crédito.

6.2.3.3 Facturación

En la pestaña facturación, se encuentran los campos para alimentar los datos, tanto para la emisión del comprobante fiscal, como para promociones relacionadas con el historial de huésped.

**Nota: La Facturación se realizara siempre y cuando al Folio consultado se le haya dado Salida.

Datos del Huésped: Aquí se deberá de indicar los tipos de promoción que existen en el hotel, es necesario que usted conozca de antemano el código al que corresponde la promoción a seleccionar, ya que, ésta no es una ventana que ofrezca la opción de diálogo.

• Botón “Historia”: Con este botón se pueden ver los datos de facturación de huéspedes, que ya se encuentran en la base de datos histórica. Desplegara la pantalla de consulta de “Historia de Huésped” solo ingrese el dato a consultar y repase el resto de los campos con la tecla <ENTER> y desplegara el catálogo de Historia de Húespedes para que seleccione el histórico que se requiere.

Datos de Facturación: Una vez liquidado el saldo total del folio y después de habérsele dado salida a la cuenta del huésped, se imprime el comprobante fiscal, que ampara el servicio prestado por el hotel, en estos campos se ven los datos fiscales para la facturación.



• Facturar a: El sistema abrirá una pantalla o una serie de pantallas para capturar los datos de facturación del huésped, al término de la captura de datos solo pulse el botón “Facturar”.

• Botón Factura: El botón Factura enviará a impresión, o bien, emitirá un PDF con el comprobante fiscal. Una vez facturado el folio, cambiará el status de éste de “No Facturado” a “Facturado”.

**Nota: Tanto el proceso y la forma de captura de los datos de los comprobantes fiscales, así como su presentación ya sea impresa, o bien, de forma electrónica, dependerán de la región, cadena hotelera y motor de facturación electrónica México, en la que se encuentre configurado el sistema.



6.2.3.4 Transferencias de Folios

Esta opción nos permite hacer transferencias de cargos o abonos del folio en cuestión hacia otro, desde esta misma opción de salida de huésped. Al pulsar esta pestaña se muestra la siguiente ventana. En esta opción se ordenan las transacciones por las diferentes opciones que muestra el menú.

Una vez que se eligió la agrupación, se continúa con la selección del código de la transacción, se puede elegir uno o varios códigos para hacer la transferencia, sólo será necesario que marque la casilla.



Después en el campo de habitación, se ingresa el número de habitación a la cual se pasará la transacción(es) y se elige la extensión del folio al cual se hará la transferencia, también existe la función de “Crea Folio” con la ayuda de ésta, se podrá crear automáticamente una nueva extensión del folio para transferir los cargos. Al proseguir con el proceso y presionar [ENTER], también se mostrará como referencia los cargos que tenga la habitación destino.

Ya que se tenga seleccionado las transacciones y la habitación destino, se habilita el botón “Transferir a” oprímalo y las transacciones pasarán al folio seleccionado.

**Nota: Esta opción solo se podrá utilizar cuando el Folio este activo, en caso de haber sido Salida se necesitara realizar un Regreso de Salida para realizar las transferencias necesarias. Para Regreso de Salida ver 2.12.6 “Regreso de Salida”.



6.2.4 Regreso de Salida El regreso de salida es una opción que realiza INNSIST, para devolver un folio cerrado y así poder realizar cargos o abonos que no se hayan efectuado, o re-facturar la cuenta modificando aquellos datos y cargos necesarios.

Hay dos detalles que se tienen que considerar:

1) No se puede regresar al huésped al cuarto original, sólo se habilita de nuevo su folio.

2) Este proceso no cancela la forma de pago que se aplicó al momento de su salida, es decir, regresa el folio, pero el saldo esta en ceros.



Al entrar a la opción regreso de salida, se ingresa el número de folio junto con la extensión que se desea regresar. El sistema preguntará si desea realizar el proceso y al final, confirmará que se ha efectuado el regreso del folio elegido.

Al momento de hacer el regreso de salida de un huésped, éste regresa a status “Folio al Margen” pero sin habitación asignada, por lo que INNSIST designará un código de 6 caracteres como referencia al folio que se regresó. Este código está compuesto por la primera letra del “Tipo de Habitación” y se rellenará con ceros entre esta sigla y el “Número de Habitación” en la que se alojó el huésped.

**Nota: El regreso de salida no se podrá efectuar si el folio se encuentra facturado, en dicho caso, primero se cancela la factura y después se realiza este proceso.



6.2.6 Corregir Cheque

En el proceso de auditoría, es común tener que realizar correcciones a los cheques de los centros de consumo, ya sea por la estadística turno o cubiertos alimentos y bebidas, o bien por el pago de propinas, el poder cambiar la clave, y así seleccionar a que mesero se le esta asignando esa propina.

6.2.7 Captura Estadísticos de Cubiertos Esta función es para capturar los cubiertos de alimentos y bebidas, de los ingresos que entran a través de recepción, como por ejemplo: los eventos que se cargan en folios maestros.



6.2.8 Estado de Cuenta El estado de cuenta es un reporte de todas las transacciones realizadas a un huésped, durante su estancia en el hotel.

Estas transacciones son generadas desde la opción transacciones a huésped, e INNSIST permite obtener el estado de cuenta en forma total o parcial; esto es, puede mostrar los movimientos de un solo día, de los últimos dos días, o bien, desde que ingresó al hotel a la fecha, para lo cual presenta la siguiente pantalla informativa.

Número de Habitación: En este campo proporcione el número de habitación del huésped, del cual se desea conocer su estado de cuenta. Al terminar de proporcionar este dato, INNSIST desplegará el número de folio de la habitación del huésped o el número de folio maestro, así como también los nombres de las personas que están registradas bajo un mismo número de habitación.

Folio: Seleccione la extensión de los huéspedes registrados bajo el mismo número de folio y el sistema desplegará el nombre del huésped a consultar, así como también otra información del huésped, como son: las fechas de entrada y salida, la forma de pago, el segmento de mercado y el plan de alimento. Esta información la despliega en la parte baja de la pantalla. Si el estado de cuenta solicitado es de un huésped que ya salió del hotel, deberá de dejar en blanco el campo de CUARTO y proporcionar el número de folio, de esta forma INNSIST realizará la búsqueda en la base de datos.

Por fecha [No o Si]: En este campo debe de especificar si la información que desea obtener es de un día o a detalle. El sistema por default muestra “No” en la consulta, para que genere un estado de cuenta de toda la estancia en el hotel.

Puede también indicar con “Si”, sí desea un día o un rango de fechas de la estancia del huésped.



Esta opción cuenta con una función, al dar doble [CLIC] con el cursor a cualquier registro de transacción, el sistema nos enviará una pantalla de “Validación de Usuario” y si se cuenta con los permisos adecuados, nos enviará la pantalla de “Transacciones a Huéspedes”.

Con los datos de la transacción elegida en pantalla, se puede realizar una verificación de datos, la cancelación o la transferencia de ésta.



6.2.9 Cancelar Llegadas Proceso automático que permite cambiar de status de Reservación a NO LLEGADA, generalmente es el auditor nocturno quién lo debe de hacer, una vez que este muy avanzado su trabajo y tenga que cerrar el día, es importante recordar que primero, se deben de des-pre asignar las reservas que no hayan llegado para correrlo y también se debe de estar consciente que, una vez que se corrió no hay manera de poder restablecer las mismas.

6.2.10 Consulta de Contratos

Reporte que muestra el listado de todos los contratos que se hayan configurado para una agencia en particular, normalmente aplicará para la agencia TARIFAS y en la moneda que se haya realizado. Para obtener el listado se oprime el botón Reporte.



Para ver la configuración interna de cada uno de los contratos, se posiciona el cursor en el registro que se desea consultar y se oprime el botón “Ver Detalle”, para obtener el siguiente resultado:



6.3 Reportes

Estos reportes se refieren a todos aquellos que sean de ayuda para las tareas realizadas en el módulo de auditoría nocturna. Entre estos reportes se encuentran: preliminar de ingresos A y B, resumen de movimientos, reporte de VIP´S, reporte salidas Express, los cuales son importantes para la toma de decisiones del área administrativa del hotel.

6.3.1 Resumen de Ingresos

Es el reporte que proporciona INNSIST, para obtener un acumulado de los ingresos totales de cada centro de consumo. Este reporte, dará los totales de cada centro de consumo registrado por turnos. Para obtener el reporte, se selecciona la opción resumen de ingresos.

El sistema pregunta la fecha que desea consultar para obtener el reporte. Este campo, puede contener fechas anteriores y del día actual, sólo que los ingresos del día actual serán únicamente parciales, ya que la operación no se ha concluido aún. Una vez indicada una fecha, se tendrán las siguientes ventanas:

El sistema divide por cajas los centros de consumo, según se hayan configurado. El reporte divide de cada centro de consumo el ingreso por turno. También divide los totales de personas, de alimentos y bebidas, así como el total de los ingresos de alimentos, bebidas, otros, el impuesto de éstos y la propina.



6.3.2 Preliminar de Ingresos A y B Este reporte muestra los ingresos de alimentos y bebidas que se tienen para determinado día, separados de acuerdo al tipo de caja que registró tal transacción. Al seleccionar la fecha que se desea consultar, el sistema nos genera el siguiente reporte.

Este reporte muestra los ingresos de alimentos y bebidas del día, y el ingreso acumulado contra el presupuesto, dando la variación que puede existir. También muestra el cheque promedio y el número de comensales que se tienen al día de la consulta, el acumulado y el presupuestado.

6.3.3 Revisión de Totales Este reporte muestra los movimientos contables realizados en los departamentos de caja recepción y caja departamental en forma resumida a la fecha que se está analizando, teniendo múltiples aplicaciones, entre ellas, poder cotejarlo contra su sobre de concentración de efectivos enviados a caja general, así como todos los movimientos involucrados en el corte de caja. Esta revisión se obtiene en forma global o por cajero.



Como se podrá observar, este reporte separa los cargos de los abonos y al final, arroja un total general derivado de la resta de estos tipos de movimientos. Este mismo reporte se podrá consultar en el módulo de recepción y caja departamental.

6.3.4 Reporte de Salidas Express Al momento de ingresar a un huésped en el módulo de recepción, en la opción de registro de huéspedes existe un campo de nombre:

Sal. Express. Si en el espacio se le capturó “SI” se activará el formato de Salida Express, pues bien, es en este reporte en el que se verán reflejados todos los huéspedes que solicitaron ese tipo de servicio.

Una Salida Express, es una opción más que ofrecer a nuestros clientes; si alguno de ellos necesita salir a determinada hora y no pasar por el mostrador de recepción, y que su cuenta se liquide con la forma de pago que nos dejó al registrarse.

La diferencia entre una salida normal y una salida express radica en qué, si se captura en el sistema que una salida en particular va a ser Express, el folio de esa cuenta se liquida y se factura, pero la habitación sigue apareciendo en el sistema como en casa; ya no se le puede hacer más cargos, pues el sistema cierra el/los folio(s) asociado(s) a esa habitación. Todo esto, es más que nada por si se busca a un huésped ya sea por teléfono, o bien en alguno de los mostradores del hotel.



6.3.5 Resumen de Movimientos Aquí se muestran todos los movimientos diarios que ha hecho en determinada fecha y de cierta manera, saber el ingreso que se genera en los diversos servicios ofrecidos por el hotel.

6.4 Presupuestos

Como se recordará, en algunos reportes anteriores se reflejaba un ingreso presupuestado en comparación con la venta real del día, ya sean habitaciones, alimentos, bebidas y otros ingresos, estos reportes son: reporte de otros ingresos, acumulados de segmentos, entre otros. Esta opción es la que nos permite capturar el presupuesto de ingresos por cada uno de los departamentos.

6.4.1 Mtto. de Estadísticas Aquí permite capturar los ingresos que el departamento de ventas tiene como metas para el periodo que vaya a transcurrir, esto integra como cuartos noche, ingresos y tarifa promedio en el reporte acumulado de segmentos y diarios de segmentos alternos.



En estos campos se deberá indicar la combinación entre el segmento de mercado y el segmento alterno que se desea presupuestar. Puede manejarse un presupuesto sólo por segmento de mercado, la sugerencia que se da es que es mucho mejor si se maneja la combinación en el origen de las estancias a presupuestar, ya sea nacional, o bien extranjero, se desglosan los meses del año con las columnas en blanco para que se vacíe el presupuesto de cuartos noche e ingresos.

En caso de que cuente con todo el presupuesto, lo podrá ir capturando de mes en mes, o según tenga la información más actualizada.

6.4.2 Presupuestos de A y B Esta opción es solamente un complemento de la anterior, aquí se ingresa el presupuesto de alimentos y bebidas, esta es otra de las ventajas que le proporciona INNSIST, ya que permite obtener un reporte acumulado del mes para comparar las ventas netas con el plan presupuestado, esto se refleja en el reporte de otros ingresos, tanto en unidades como en porcentajes. Los datos que en esta ventana se solicitan son:

• Año a presupuestar • Número de identificación del centro de consumo. • Turno a capturar. • Desglose por mes del monto de platillos y bebidas, así como del total de

cubiertos pronosticados para el mes.

Esta información se podrá ir actualizando, según sea el flujo de información que se tenga. Si en el transcurso del tiempo ya se cuenta con el resto de la información, sólo tendrá que ingresar de nuevo esta opción para complementar el resto de los meses.



6.4.3 Presupuesto de Otros Ingresos Con esta opción se concluye la captura de presupuestos y en ésta, se verá cómo ingresar los estimados de venta para aquellos códigos que no entran dentro de las anteriores categorías. Éstos pudieran ser: lavandería, teléfonos, concesiones, arrendadoras, centro de negocios y centro de salud (gimnasio) etc.

Esta información se podrá ir actualizando, según sea el flujo de información que se tenga. Si en el transcurso del tiempo ya se cuenta con el resto de la información, sólo tendrá que entrar de nuevo a esta opción para complementar el resto de los meses.

6.4.4 Cuentas de Enlace Contable

Es esta opción la que se requiere para que todos los movimientos generados en el FRONT OFFICE, se puedan dirigir hacia las diferentes cuentas contables definidas por el área administrativa, y que se ven afectadas al realizarse determinado tipo de movimiento, y poder generar así, la póliza contable en forma automática.

Aquí se verán algunas consideraciones importantes, para el correcto manejo de los enlaces contables. Sólo elija la opción titulada cuentas de enlace contable, para ver la siguiente ventana de captura:



Concepto: Aquí se indica el movimiento a exportar, ejemplo: CAJA02

Turno: Este campo se utiliza para los puntos de venta, cuando se desea hacer la afectación contable por turno. Si se deja este espacio en blanco, la transacción se afectará por todo del centro de consumo.

En los siguientes campos se muestran las cuentas generales, para que se asigne la clasificación que su administración tiene asignada para cada una de ellas, según el tipo de transacción, son las cuentas que se definen.

Cada movimiento afectará a unas cuentas y a otras no, por lo que no es requisito que llene todos los espacios, sólo ingrese el número de cuenta de aquellas que son involucradas para cada concepto.

Aclaraciones importantes sobre esta opción

Para transacciones de cargo o crédito (como ajustes) en caja de recepción, se usan solamente las cuentas de importe e impuesto, por ejemplo:

Codigo Concepto Cuentas afectadas

RENHAB Renta de Habitación Importe, Impuesto, Propina. Esta última es opcional.

LAVAND Lavandería Importe, Impuesto, Propina. Ésta última es opcional.

EFE Efectivo Importe (cuenta puente)

VISA Trj. de Crédito Importe, Impuesto, Comisión



MASTER

AMEXCO

tarjeta(comisión que cobra el banco-opcional)

CXC

Ctas. x Cobrar Importe (cuenta puente)



Si se desea contabilizar lo consumido por cheques no pague y cortesías de los centros de consumo, se definen como: NOPA01, NOPA02, etc. Para los cheques no pague, y para las cortesías: CORT01, CORT02, etc. Los dígitos que se encuentran a la derecha de esta clave son la identificación de cada caja.

Clave de Transacción

Concepto Cuentas afectadas

CORT01… Para ingresar las transacciones de cada centro de consumo.

Alimentos(costos)

bebidas(costos)

CXC(costo como Crédito)

Efectivo(costo como crédito)

El total de cargos – abonos del día, nos arrojan un saldo del día. Esto se va a la cuenta de saldo de huéspedes en contabilidad; y el concepto es SALIDA. La cuenta afectada es importe.

El campo de habitación, no se usa en ningún concepto.

La hoja de auditoría es la que genera esta póliza, quedando cuadrada automáticamente.

Cada cuenta definida debe tener máximo dos movimientos: uno de cargo y otro de abono.

Debido a que INNSIST hace una sumatoria de los movimientos por cuenta, el concepto con el que queda el asiento contable es aleatorio. Por ejemplo: para la cuenta de IVA, le llegan importes de todos los conceptos de INGRESOS, la descripción de este asiento puede ser cualquiera de ellos, o más bien tendría que ser el último cargo con este concepto. Los conceptos que se cargan en la recepción, pero que pertenecen a un centro de consumo por ejemplo: LOBCAR, BANCAR (de hecho terminan todos en CAR) no se configuran para enlace, ya que estos conceptos deberán estar totalizados y reflejados en los conceptos de CAJA01, CAJA02, etc. A través de transacciones XALI, XBEB, XIVA, y por lo tanto, quedan definidas dentro de las cuentas que se le indicaron a CAJA01, CAJA02… Las transacciones XALI, XBEB, XIVA, etc., tampoco se definen en el enlace contable por la misma razón. Sirven para generar los totales de ingresos de A&B por el centro de consumo.



6.4.5 Datos de Usuario Cuando se desea incluir en los diferentes reportes y estadísticas generados por INNSIST, la información sobre datos que no son procesados directamente por el sistema, como ejemplo: Ventas de los concesionarios del hotel, o rentas de los locales comerciales entre otros, se podrá utilizar esta opción de datos de usuario, para que sea incluida esta información sin necesidad de acceder a la configuración de los reportes (creados desde el generador de reportes o a través de la hoja electrónica), ya que para ello es necesario conocimientos del área de sistemas.

Estos datos que manualmente se ingresarán en esta opción, se reflejarán en las estadísticas de INNSIST, como por ejemplo el reporte de ingresos, lo único que deberá de solicitar al departamento de sistemas, es que se configure un espacio para estos datos en las estadísticas deseadas, de acuerdo a la variable denominada “concepto” que más adelante se explicará.

Una vez seleccionada esta opción, el sistema mostrará la siguiente ventana de captura, en la que se definirá el nombre (dentro del campo CONCEPTO) con el que se reflejará la información aquí ingresada:

Aquí se ingresará la fecha deseada en el formato: AÑO-MES-DÍA, en el campo de código se pondrá el nombre corto para identificar los datos a capturar y que aparecerá en los reportes y estadísticos deseados. (DESBUF, TAXI, LOTES, entre otros), en el campo de descripción se pondrá una explicación corta del concepto a capturar. En el campo de total se capturan los ingresos generados durante el mes para el concepto respectivo, ya sea porque no es necesario reflejarlo día a día, en este campo es donde deberá hacerlo.

Ahora que si desea repartir en cantidades diferentes ese total, entonces deje este campo en blanco y distribuya en cada uno de los siguientes campos el monto deseado para cada día.



Apéndice A: Pájaro Madrugador

Es un archivo en formato de Microsoft Excel localizado en el servidor del hotel, es una recapitulación general de todos y cada uno de los departamentos del hotel, sus movimientos, tanto en número de personas como en los ingresos, al día y por supuesto, los del mes a la fecha. Por movimientos se refiere a cargos, ajustes, abonos, estadísticos, todo esto comparado contra los ingresos que se tienen contemplados (presupuestos).

En un solo formato encontrará un concentrado que le mostrará la situación de las ventas caja por caja, por segmentos de mercado, por sub segmentos, ventas en alimentos, bebidas, los porcentajes de venta de cada departamento con respecto a los ingresos totales del hotel, y la participación del hotel en cuanto a cuartos noche y porcentaje de ocupación en la plaza (en la ciudad en la que se encuentra el hotel).

**Nota: La configuración de este reporte es realizada por el personal de Grupo TCA, en coordinación con el líder del proyecto del hotel y el responsable del área de sistemas. Esto con el fin de cumplir con las demandas y necesidades requeridas en su hotel, para poder reflejar la información que se desee en este reporte.



Apéndice B: Posibles Errores al Correr el Proceso de Cargo de

Rentas:

Error Reflejado Interpretación

“Error plan [nombre del plan]”

No existe el código del plan.

“Contrato/paquete no existe” La vigencia del contrato o paquete ya está vencida.

“Error al leer folio” No se encontró el folio activo, para realizar el cargo de renta.

“Error el cuarto[número de

habitación] no tiene folio”

No se encuentra el número de cuarto para realizar el cargo.

“El cuarto [número de cuarto] tiene los folios cerrados”

Indica que los folios están cerrados para cargo de renta.

“Folio Ocupado [núm. De folio] [núm. De hab.]”

Algún usuario está haciendo uso de este folio.

“Tipo de cambio no existe” No ha sido capturado el tipo de cambio para ese día.



Apéndice C: Marcha para el Proceso de Auditoría Nocturna

En este anexo se pretende recordar qué es lo mínimo que se deberá de hacer en el proceso de auditar un día laboral en un hotel, esto no significa que los siguientes pasos sean los únicos que el auditor nocturno tiene que llevar a cabo, es en realidad, un contenido de los valores a revisar para que la auditoría nocturna pueda de algún modo, cumplir con los requisitos más elementales. Para que la auditoría nocturna se lleve a cabo, es requisito no sólo contar con el menú de auditoría nocturna, ya que algunas opciones están en otros módulos, pero la gran mayoría están dentro del menú de auditoría nocturna.

Proceso:

1.- Revisar las l legadas esperadas. Para revisar que no falten huéspedes por llegar. En caso de ser afirmativo, verificar si procede el cargo de NO SHOW. En caso de que esté en este estado la reservación, no la tome en cuenta. Los pasos que se siguieron para realizar esta operación fue seleccionar:

1. Recepción y Caja 2. Llegadas Esperadas 3. Fecha del día 4. Ordenar por Nombre de huésped

2.- Revisar que no existan discrepancias: Para evitar que exista un descuadre entre los cuartos disponibles, y alguna renta improcedente:

1. Recepción y Caja 2. Edo. de Hab. - Discrepancias 3. En Hab. ingresar

3.- Ingresar el t ipo de cambio: Verificar que exista el tipo de cambio del día, de no ser así se tendrá que ingresar:

1. Auditoría Nocturna 2. Cambio Diario de Moneda 3. Fecha que se quiere ver (ya sea cambiar o ingresar)

4.- Revisión de tarifas: Revisar las rentas contra el registro físico, para estar seguros de que no existe alguna información encontrada entre el sistema y las tarjetas de registro:

1. Auditoría Nocturna 2. Revisión de tarifas



5.- Revisión de cortes de cajeros de recepción: Separar los cortes o reportes de los cajeros por tipo de transacción, juntando a todos los cajeros. Para revisar que los cortes estén completos y poder corregir cualquier transacción, o forma de pago mal aplicada.

1. Recepción y Caja 2. Operaciones de Caja 3. Revisión de Transacciones 4. Revisión de Transacciones. 5. La fecha que se trabaja 6. Imprimir lo que sea necesario 7. Realizar las correcciones pertinentes

Hasta este punto ya se deberá tener un total de los movimientos de caja recepción, estos totales no son los globales del hotel, pues se tendrá que agregar los ingresos por punto de venta.

6.- Revisión de los cortes de cajeros de punto de venta: Es necesario separar los cortes por centro de consumo y arreglarlos por orden (turno, cheque, entre otros):

1. Recepción y Caja 2. Cierre de turno 3. Revisión de totales (de cada uno de los centros de consumo) 4. Revisión de Totales, este será de todas las cajas, para poder amarrar el ingreso

de todos los puntos de venta del hotel.

7.- Revisión de ingresos de A y B: Comparar los reportes ya cuadrados de punto de venta contra el Resumen de Ingresos.

1. Auditoria Nocturna 2. Resumen de ingresos

8.- NO SHOWS: Registrar los NO SHOWS a los que se proceda realizar el cargo, si garantizan con una tarjeta de crédito solicitar la autorización bancaria correspondiente. Antes de ingresarlos al sistema, tendrá que revisar que no estén ya registrados como un WALK-IN:

1. Recepción y caja 2. Llegadas esperadas 3. Huéspedes en casa



9.- Revisión de fol ios al margen: En caso de que existieran folios al margen con un saldo se enviaran a CXC, para investigar quién es el responsable. No deberán de existir folios al margen:

1. Recepción y Caja 2. Saldos de Folios [Todos] 3. Margen 4. Buscar por: TODOS

10.- Cargo de rentas: En el momento que INNSIST corra el proceso de cargar RENTAS, será necesario sacar las terminales por lo menos al menú principal, esto para evitar que alguna de éstas tenga capturado un folio en consulta o modificación y el sistema no le cargue la renta a esa habitación, claro que de todas formas nos informará de un folio ocupado:

1. Auditoría Nocturna 2. Cargos por Renta

11.- Revisión de cargo de rentas: Después de haber realizado el proceso de “Cargar Rentas”, se debe revisar que se hayan cargado correctamente las rentas. Se puede hacer la revisión de una forma al azar y un poco selectiva.

12.- Hoja de Auditoría: Antes de imprimir la hoja, se tienen los totales parciales de caja de recepción y los de caja departamental, con esto se realiza el total general, con la suma de todos estos parciales para llegar al mismo:

1. Auditoría Nocturna 2. Hoja de Auditoría

13.- Revisión de saldos de fol ios: Verificar que el saldo de huéspedes es el correcto, el saldo hoy, de la hoja de auditoría deberá de ser igual al total que arroja el reporte de saldos de folios:

1. Auditoría Nocturna 2. Hoja de Auditoría 3. Saldos de Folios 4. Fecha de operación 5. Ordenar por nombre 6. Ir al final del reporte, y comparar con Hoja de Auditoría.



14.- Cambio de Fecha: El cambio de fecha, es el último paso para dar por concluido el proceso de la auditoría automática.

1. Auditoría Nocturna 2. Cambio de Fecha

15.- Pájaro Madrugador. Este reporte se debe de imprimir después de haber realizado el cambio de fecha.

1. Opción “Daily” 2. Fecha del día anterior (siempre).

16.- Imprimir reportes de contingencia. Esta parte es importante ya que en dado caso que por una situación externa (corte de luz, fallo de red o servidor entre otras situaciones) se llegase a quedar sin sistema el hotel, se debe tener la información básica para sacar la operación del hotel adelante. Entre los reportes a imprimir se encuentran:

1. Estado de Casa. 2. Huéspedes en Casa. 3. Llegadas Esperadas. 4. Salidas Esperadas. 5. Saldos de Folios. 6. Pronostico de Ocupación. 7. Resumen de Habitaciones.

Estos son los reportes básicos a imprimir, aunque depende del criterio de cada hotel.

Estos 16 puntos son los mínimos requeridos, para la buena operación de una auditoría nocturna.



Conclusión

A través de este documento se ha visto el Modulo de Auditoria Nocturna de Innsist Front Off ice® explicando una a una la utilidad de las opciones con las que cuenta.

Cabe mencionar que los ciclos de operación mostrados en este documento es un modelo básico que, dependiendo de la Configuración de Región, Cadena Hotelera, Catálogos y Parámetros utilizados en el Hotel donde se implemente el producto, afectaran las funciones y forma de operar Innsist Front Off ice®. Por ello se recomienda que desde su implementación se defina todos los ciclos de operación y se tomen decisiones por parte del Cliente para adaptar el sistema a sus necesidades. Esta informacion la podra definir el mismo Auditor de Ingresos o Contralor en conjunto con el Gerente de Division Cuartos quienes son los que mejor conoce la operación y propiedad o bien en última instancia el Gerente de Sistemas.

Los Administradores de Innsist Front Off ice® por parte del Cliente son los responsables de la información capturada en los Estadísticos y Presupuestos.

Una vez y se haya puesto en marcha el sitema es de vital importancia dejar cuadrada la Poliza de Ingresos antes de la salida del personal de implementaciones Innsist Front Off ice®, esta actividad la eralizara el Auditor de Ingresos con al sesoramiento del Implementador; una vez liberado el sistema Innsist Front Off ice® y se presenten otros descuadres será responsabilidad del Auditor de Ingresos verificar el motivo de dicho descuadre en caso que no localice el origen de este, lo escalara al departamento de sistema.

Para dudas operativas una vez implementado el producto diríjase a su departamento de Sistemas y este a su vez puede solicitar asesoría por medio de nuestro sistema SESC (Sistema Electrónico de Servicio a Clientes) en donde nuestros asesores le atenderán con gusto o bien con su Asesor de Cuenta el cual le podrá resolver algunas dudas o podrá dar informes sobre capacitaciones.

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