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MANUAL DE GESTIÓN

DE LA CALIDAD

Tribunal de Cuentas de la

Provincia de La Pampa

Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa “MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

GENERALIDADES

Revisión: 4 30-10-2014 SECCIÓN: 0

SECCIÓN 0: GENERALIDADES

APROBACIÓN Y REGISTRO DE REVISIONESEste Manual de Gestión de la Calidad fue preparado por el Administrador y Sub-Administrador del Sistema de la Calidad (SGC), revisado por el Representante de laDirección y aprobado por el Presidente del Tribunal de Cuentas de la Provincia de LaPampa (TdeC) de acuerdo al procedimiento establecido en el PSC-4.2.3 (Control deDocumentos).Referencia: Memorandum 16

Nota: Este Documento es de propiedad del Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa, nopudiendo ser cedido ni reproducido total o parcialmente sin su previa autorización por escrito.

PRÓLOGOEl Propósito del Manual de Gestión de la Calidad es describir las políticas y la estructuradel Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por el Tribunal de Cuentas de la Provinciade la Pampa.

El Sistema de Gestión de la Calidad descrito en este Manual está estructurado según elEsquema General de la Norma ISO 9001.

El objetivo de dicho documento para el Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa,es presentar su estructura documental y el funcionamiento del Sistema de Gestión de laCalidad instalado.

Para cumplir con este objetivo expresado en el presente Manual, el TdeC designaformalmente al Vocal de la Sala I como el Representante de la Dirección, y le otorgaautoridad suficiente para ejecutar las acciones necesarias para el cumplimiento de lasmetas propuestas.

Referencia: 1° y 4° Párrafo- Memorándum 14

El TdeC ha fijado la siguiente Visión y Misión:

VISIÓN : ASEGURARLES AL ESTADO Y A LA COMUNIDAD PAMPEANA, EL CONTROL DELMOVIMIENTO DE LOS FONDOS PÚBLICOS Y LA LEGITIMIDAD DE LOS MISMOS,GARANTIZANDO LA TRANSPARENCIA, EFICACIA Y EFICIENCIA DE LASINVERSIONES DEL ESTADO.

MISIÓN :

Fiscalizar la percepción e inversión de las rentas públicas provinciales y las cuentas delas instituciones privadas que reciban subsidios de la Provincia, referidas a la inversiónde los mismos.

Promover la adhesión de todo el personal y miembros del TdeC a las políticas de calidad,para lograr que la gestión que realiza el mismo cumpla con la visión propuesta.

Referencia: 1er Párrafo- Memorándum 11

Sistema de Gestión de Calidad Certificado por IRAM – Norma IRAM-ISO 9001

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GENERALIDADES


TABLA DE CONTENIDOS

Sección Nº Temas0 Generalidades Aprobación y Registro de Revisiones Prólogo Tabla de Contenidos Definiciones, Terminologías y Códigos Historial1 Sistema de Gestión de Calidad Procesos de la Organización Interacción de Procesos Requisitos de la Documentación Gráfico de Interacción de los Procesos – ANEXO I Universo de Control – ANEXO II2 Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección Enfoque al Cliente Políticas y Objetivos de Calidad Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad Responsabilidad, autoridad y comunicación Revisión por la Dirección Organigrama – ANEXO III3 Gestión de los Recursos Provisión de Recursos Recursos Humanos – ANEXO IV Infraestructura 4 Prestación del Servicio Planificación de la Prestación del Servicio Procesos relacionados con el Cliente Compras Prestación del Servicio5 Medición, Análisis y Mejora Seguimiento y Medición Control del Producto No Conforme Análisis de Datos Mejora Acciones Correctivas Acciones Preventivas

Referencia: - Memorándum 16

CODIGOS, ABREVIATURAS, SIGLAS Y DEFINICIONESSegún Glosario.


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GENERALIDADES


HISTORIALEl Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa es un Organismo de la Constitución,habiendo operado desde la creación misma de la Provincia con los integrantes ycompetencia fijada en la Ley Nº 8, posteriormente ampliada por la actual Ley Orgánica(s/anexo del decreto número 635/89 aprobando texto ordenado del Decreto-Ley Nº513/69 y sus modificaciones). En la misma, al juzgamiento ulterior en los juicios decuentas y de responsabilidad de los distintos responsables de los recursos e inversionesde los fondos públicos, se adiciona el control previo de las operaciones financiero-patrimoniales de los Poderes Públicos del Estado y de los organismos autárquicos ydescentralizados.

Por Ley 808 del año 1984, se oficializa en la Provincia de La Pampa el sistema de juegodenominado QUINIELA, estableciendo en su artículo 2º que Tribunal de Cuentasfiscalizará la parte administrativa.

Desde el año 1991 y hasta el año 2012, por mandato de la Ley 1252 y susmodificatorias, el Tribunal de Cuentas fue la autoridad de aplicación del controlpatrimonial de funcionarios y empleados públicos.

Por Ley 1687/86, mediante la que se aprueba el Estatuto del “Ente Ejecutivo PresaEmbalse Casa de Piedra”, se establece que los Organismos específicos de contralor de lasprovincias integrantes del Ente o de la Nación podrán ejercer el derecho de auditoria,siendo la provincia de La Pampa integrante, le compete al TdeC esta tarea.

Por Ley 2225/05, se crea la empresa pampeana de petróleo PAMPETROL SAPEM, conparticipación estatal mayoritaria, estableciendo en su artículo 6º la intervención delTribunal de Cuentas de la Provincia, en el marco del Artículo 103 de la ConstituciónProvincial. Para el adecuado cumplimiento de sus funciones, por las mencionadas leyes ynormas complementarias el Tribunal de Cuentas -como Organismo Constitucional extra-poder– dispone de las facultades necesarias para ejercer con independencia el contralorque la Constitución Provincial le tiene asignado.

Para que la referida misión se cumpla satisfactoriamente posibilitando la realización de uncontrol eficaz y eficiente de las cuentas públicas, es condición necesaria -además de laconducción institucional - la continua capacitación de todos sus agentes.

No obstante para lograr el objetivo señalado, se hace necesario obtener también unapermanente mejora en los sistemas contables y renditivos de los organismos que estánbajo su control, en un ágil y transparente régimen de contrataciones del Estado y en unadecuado sistema de resguardo de la documentación.

Con la finalidad de afianzar la comunicación permanente con la comunidad en general apartir del 1º de julio del año 2011 el Tribunal de Cuentas desarrolló una página WEBpropia con comunicados de interés, en la cual se pueden encontrar desde comentarios denormativas, instructivos de rendiciones, novedades, datos de interés y el Digesto,herramienta esta última que cuenta con toda la normativa inherente al control, siendopioneros en nuestra provincia en este tipo de información.

Referencia: 3er y último Párrafo: - Memorándum 16


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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


SECCIÓN 1: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1.1 OBJETIVOEstablecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad ymejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001.

1.2 ALCANCEEl Sistema de Gestión de la Calidad se aplica a los procesos de Control Previo, Juicio deCuentas (Rendición Diaria – Rendiciones Periódicas), Juicio de Responsabilidad y Auditoría,relativos al control constitucional de la legalidad de los fondos públicos.Memorandum 17

1.3 DESARROLLO1.3.1 Procesos de la organizaciónEl Tribunal de Cuentas ha identificado los Procesos que permiten planificar y controlar lacalidad de servicios que presta el Tribunal y son los siguientes: a) Control Previo b) Juicio de Cuentas c) Juicio de Responsabilidad d) Auditoríae) Funciones Administrativas, de Mantenimiento y Comunicación

a. Digesto Interno b. Administración y Serviciosc. Sistema Informáticod. Asesoría legale. Página Web

f)Sistema de Gestión de Calidad


1.3.2 Interacción de los ProcesosLa interacción de los procesos se encuentra graficada en el ANEXO I (RE-MGC-IP-01)


Control Previo con este proceso se inicia la intervención del TdeC en toda actuación quelos Poderes Públicos y organismos autárquicos o descentralizados proyecten disponer,aprobar, modificar, suspender, rechazar, dejar sin efecto o anular actos administrativos decarácter económico-financiero. Esta tarea es realizada por Contadores Fiscales, los queen un plazo establecido conformarán las actuaciones si se ajustan a las exigenciaslegales, caso contrario se remiten según corresponda al lugar de origen o al TdeC con lasobservaciones efectuadas.

Juicio de Cuentas El Tribunal de Cuentas analiza y estudia las rendiciones de cuentasde la administración central, organismos autárquicos y/o descentralizados, así comotambién los subsidios otorgados a entidades privadas, cumpliendo con las etapasestablecidas en las normativas legales.

De acuerdo a las normas reglamentarias las rendiciones de cuentas a presentar ante elorganismo, por parte de las dependencias del estado sujetas a contralor, podrán ser:


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Rendición Diaria –Los Relatores realizan el estudio, control y aprobación deInformes Diarios de Cargos y Descargos de la gestión financiera-patrimonial,presentados por la Administración Pública Provincial –Poder Ejecutivo, PoderLegislativo y Poder Judicial-, Entes Autárquicos y Organismos Descentralizados. Rendiciones Periódicas- Los Relatores realizan el estudio, verificación yaprobación de las rendiciones presentadas por la Administración Pública Provincial –Poder Ejecutivo, Poder Legislativo y Poder Judicial-, Entes Autárquicos, OrganismosDescentralizados, Comisiones de Fomentos, subsidios otorgados por el EstadoProvincial a entidades, en los plazos establecidos en la reglamentación vigente. Referencia: - Memorándum 16

Para realizar el estudio de las rendiciones el Tribunal se divide en Salas.

Juicio de Responsabilidad cuando de la actuación de un funcionario o empleadopúblico se determina que hubo un perjuicio al patrimonio provincial o comunal, el TdeCiniciará Juicio de Responsabilidad justipreciando el daño emergente.

Auditoría: proceso independiente encargado de auditar distintos organismos, poderespúblicos y/o programas de la Red Federal de Control Público, de acuerdo a la normativavigente y Resoluciones del TdeC. Esta tarea es desarrollada por Contadores Auditoresquienes elevan los informes de auditoría al Vocal correspondiente.Referencia: - Memorándum 15

Funciones Administrativas, de Mantenimiento y Comunicación: cumplen la misiónde ser soporte de toda la organización.

a) Digesto Interno: es la recopilación y actualización sistematizada de normas emitidaspor el Tribunal de Cuentas y por organismos del Estado Nacional y Provincial.

b) Administración y Servicios: prestados por las áreas de:

- Mesa de entradas: registra el ingreso y egreso de los expedientes internosy externos al TdeC, y todo tipo de documentación que hacen a la actuaciónadministrativa del Organismo.

- Habilitación: tramita todo lo inherente a liquidación de sueldos, viáticos,compras e inventario de bienes.

- Secretaría y Despacho: interviene en la preparación de acuerdos,sentencias, dictámenes, providencias, resoluciones, notas, correspondencia ycertificaciones de ingresos de fondos nacionales por cuenta de Presidencia oVocalía o TdeC o Secretaría. Efectúa además los distintos trámites relacionadoscon el personal del organismo.

- Cocina y Chóferes: cumplen tarea de servicio de desayuno y traslado defuncionarios y personal del organismo.

c) Sistema Informático: es el área encargada de la administración del sistemainformático, base de datos y del soporte técnico -software y hardware- utilizado en elTdeC.

d) Asesoría Legal: interviene en la sustanciación de los juicios de responsabilidadconforme lo normado por los arts. 19 a 21 del Decreto 513/69, cuando la actuación de unfuncionario o empleado público cause perjuicio al patrimonio provincial o comunal(cuando actúa en la órbita de las Comisiones de Fomento). Asimismo, desarrolla una


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función consultiva en la interpretación de la normativa aplicable en las cuestiones

sometidas a su consideración a requerimiento del TdeC.

e) Página WEB: por su aplicación se informa a la comunidad en general sobre lasnovedades, instructivos de rendiciones y la normativa aplicable en el control y aplicaciónde los fondos públicos.

Sistema de Gestión de Calidad: A través de la aplicación y orientación de la NormaISO 9001 y el compromiso en toda la organización, se logra la determinación de procesosformales para la mejora continua y el seguimiento de la satisfacción del cliente.

UNIVERSO DE CONTROL – ANEXO II (RE-MGC-UC-02)Referencia - Memorándum 16

1.3.3 Requisitos de la Documentación.1.3.3.1. GeneralidadesLa estructura de la documentación que se utiliza en el Sistema de Gestión de la Calidadestá basada en una administración según tres niveles perfectamente definidos y quegarantizan su eficacia para asegurar un control adecuado y de acuerdo al siguienteesquema:

Nivel A

MANUAL DE GESTIÓN

DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMADE CALIDAD Nivel B

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS INSTRUCCIONES DE TRABAJO – REGISTROS

FORMULARIOS – PLANILLAS-PLANTILLASNivel C

NIVEL A: Manual de Gestión de la Calidad.............................................. MGC

- Describe la Política y Objetivos de la Calidad del Tribunal de Cuentas de la Provincia deLa Pampa, su estructura general, los métodos para mantener el Sistema de Calidad y lasreferencias a los Procedimientos relacionados con el mismo.

NIVEL B: Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad ................PSC

- Describen los Procedimientos necesarios para implementar los procesos del Sistema deGestión de la Calidad, según la Norma ISO 9001.


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NIVEL C: Procedimientos Específicos ....................................................PE Instrucciones de Trabajo.......................................................... IT Registros............................................................................... RE Formularios………………………………………………………………………………………. FO Planilla…………………………………………..…………………………………………………. P Plantilla…………………………………………………………………………………………….. PLA- Los PE y las IT, describen en forma detallada la realización de una actividad en

particular.- Los RE, FO son definidos para presentar o proporcionar evidencia de actividades

desempeñadas.- P, PLA son los medios de soporte utilizados para la confección de un tipo determinado

de documentación.

1.3.3.2. Manual de Gestión de Calidad

El Manual de Gestión de Calidad está dividido en seis (6) secciones y se revisa porsecciones.

1.3.3.3. Control de los Documentos

El Tribunal de Cuentas a través del PSC-4.2.3, establece el procedimiento para el control dela documentación del SGC.Los Documentos son revisados y aprobados por el personal autorizado.

Este control debe asegurar que:

a) los documentos sean aprobados antes de su emisión,

b) la revisión y actualización de los documentos se realice cuando sea necesario, asícomo su aprobación,

c) se identifiquen los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

d) las ediciones actualizadas de los documentos estén disponibles en los lugares de usoo sectores involucrados,

e) los documentos sean legibles y fácilmente identificables,

f) los documentos de origen externo, que son necesarios para la planificación y laoperación del SGC, se identifican y se controla su distribución, y

g) se identifique adecuadamente la documentación obsoleta retenida por razones legaleso de preservación de los conocimientos, en los lugares de uso, previniendo así suutilización no deseada,

Los cambios o modificaciones de los documentos son realizados, revisados, aprobados,identificados y comunicados de acuerdo a los siguientes criterios:

a) La revisión y aprobación de las modificaciones o de los cambios las realizan losmismos niveles de autoridad que aprobaron los documentos originales.

b) Se deja constancia del cambio en el documento o en el anexo apropiado de acuerdo alo establecido en el PSC-4.2.3.


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1.3.3.4. Control de los registros

El Tribunal de Cuentas a través del PSC-4.2.4, establece el procedimiento para el controldelos registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con losrequisitos así como de la operación eficaz del SGC.

A través del procedimiento PSC-4.2.4 se establece una Matriz de Registros de la Calidadpor cada Sector, donde se establece el lugar en que serán archivados, el tiempo demantenimiento y el tipo de registro que se lleva.


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RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


SECCIÓN 2: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

2.1 OBJETIVO:

Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de Gestión de la Calidad ymejorar continuamente su eficacia a fin de lograr beneficios para todas las partesinteresadas.

2.2 ALCANCE:

Esta Sección se aplica a la Alta Dirección del Tribunal y al Representante de la Dirección.

2.3 DESARROLLO:

2.3.1 Compromiso de la Dirección

El Tribunal de Cuentas comunica a la organización a través del Digesto Interno (PE-PSC-DI-01), todos los requisitos que tiene que cumplir el servicio de control de los fondos públicosdel Gobierno de la provincia de La Pampa.

2.3.2 Enfoque al Cliente

El Tribunal de Cuentas ofrece eficacia, eficiencia y transparencia en el servicio de control delos fondos públicos.

2.3.3 Política y Objetivos de la Calidad

Las Políticas y Objetivos de la Calidad, se detallan a continuación: Referencia: Memorándum 16


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POLÍTICAS DE LA CALIDAD

1– Lograr concientizar a los funcionarios yresponsables de las rendiciones de los fondospúblicos sobre la importancia del control querealiza el Tribunal de Cuentas:

a) fiscalizando la percepción e inversión de losfondos de acuerdo a la normativa vigente;

b) realizando un asesoramiento dentro de lacompetencia para que se rinda de acuerdo ala normativa vigente.

2- Impulsar la adhesión de todos losintegrantes de nuestra organización a laspolíticas de calidad, incentivándolos yhaciéndolos partícipes de la gestión,escuchando sus inquietudes y apoyando lassoluciones que aportan a los problemas.

3- Asegurar al Estado y al ciudadano de laProvincia de La Pampa el control delmovimiento de los fondos públicos como asítambién la legitimidad de los mismos, ygarantizar la transparencia y agilidad deltrámite administrativo en el Organismo.

4- Gestionar los recursos humanos ypresupuestarios necesarios para mantenery afianzar el Sistema de Gestión de laCalidad.Desarrollar una capacitación permanente entodos los procesos de la organización con elobjetivo de realizar una gestión eficientepara la satisfacción del bien común, con elcompromiso de cumplir con los requisitospara lograr mejorar continuamente laeficacia del SGC implementado bajoNormas ISO 9001.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

a) Asegurar la calidad y oportunidad de losprocesos, informes, pedidos de antecedentes,dictámenes y providencias.

b) Capacitar a los cuentadantes en el cumplimientode la normativa vigente.

c) Promover las modificaciones normativasnecesarias para cumplir con la política fijada.Producir dictámenes en los casos donde noexista una interpretación clara de la norma legaly/o el encuadre normativo. Dictar reglamentaciones que mejoren losprocesos certificados por el Tribunal de Cuentas.

a) Crear y mantener canales de comunicacióninterna y externa, que agilicen y mejoren eltraslado de información entre los distintossectores y niveles del Tribunal.

a) Publicar en el Boletín Oficial las sentencias quedicte: 1) vencidos los plazos indicados en losartículos 29° y 32° del Decreto-Ley 513/69; 2)en los juicios de cuentas donde se formulen olevanten cargos; y 3) en los juicios deresponsabilidad.

b) Publicar en la Página Web las sentenciasdictadas en los juicios de cuentas y deresponsabilidad.

c) Dar a conocer las actividades que realiza elTribunal, a través de la página Web.

a) Realizar una capacitación interna al personalingresante de la normativa aplicable al procesodonde se desempeña. Asignarle un tutor queacompañe en la formación para la realización deltrabajo.

b) Capacitar al personal a través de cursos,jornadas, congresos y toda herramientanecesaria para lograr la competencia para laprestación del servicio.

c) Realizar encuestas internas, para conocer laproblemática y/o las necesidades de capacitaciónexistente, procurando soluciones a lasinquietudes recibidas.


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2.3.4 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

La Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra en todadocumentación que se ha elaborado, cuya estructura se encuentra descripta en la sección1 (punto 1.3.3.).

2.3.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

2.3.5.1 Responsabilidad y Autoridad

El organigrama que se encuentra en el Anexo III (RE-MGC-OR-03), ilustra lasinterrelaciones y autoridades del personal que administra, ejecuta y verifica el trabajoque afecta a la calidad del servicio que presta el Tribunal de Cuentas de La Provincia deLa Pampa.Referencia: Memorándum 16

Las funciones de cada sector del TdeC están detalladas en el Decreto-Ley N° 513/69, LeyN° 808, Ley N° 1687 con sus correspondientes modificatorias y en las Resoluciones delTdeC que reglamentan y determinan tales funciones.

2.3.5.2 Representante de la Dirección

El Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa ha designado el Vocal de Sala I para:a) Asegurar que se establezca, ponga en práctica y mantenga un Sistema de la Calidad

de acuerdo con la Norma ISO 9001.Referencia: Memorándum 12

b) Informar a la Dirección de la Organización sobre el desempeño del Sistema de laCalidad para su revisión y como base para establecer la Mejora Continúa dentro de laOrganización.

2.3.5.3 Comunicación Interna

La comunicación interna se realiza a través de Actas del CMC, avisos colocados en lacartelera habilitada a tal fin, el Buzón de Sugerencias del Personal, circulares internas yreuniones que cada Jefe de Sector realiza con el personal a cargo.

Referencia: Memorándum 12

2.3.6. Revisión por la Dirección

El TdeC con el Representante de la Dirección realiza una revisión completa del Sistemade Gestión de la Calidad para asegurar su adecuación y efectividad de acuerdo al PE-PSC-RD-02.


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Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa “MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD” 09-09-2016

GESTIÓN DE LOS RECURSOS


SECCIÓN 3: GESTIÓN DE LOS RECURSOS

3.1 OBJETIVO

Asegurarse de que los recursos esenciales tanto para el logro de los objetivos del Tribunalde Cuentas, como para la operación y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, seidentifiquen y se encuentren disponibles.

3.2 ALCANCE

Esta sección se aplica a todas las actividades desarrolladas en el Tribunal.

3.3. DESARROLLO

3.3.1. Provisión de Recursos.

Los recursos esenciales para el logro de los objetivos del Tribunal de Cuentas, como parala operación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad, se identifican en el Presupuestodel Tribunal, y que forma parte del presupuesto de la Administración Central. Internamente la provisión de recursos se gestiona de acuerdo a las instrucciones deTrabajo IT-HAB-RE-12.

3.3.2 Recursos Humanos

3.3.2.1. Competencia Laboral

Los agentes permanentes y no permanentes que, en virtud de acto administrativoemanado de autoridad competente, prestan servicios remunerados en el Tribunal deCuentas y que no están comprendidos en estatutos especiales, se rigen por lasdisposiciones establecidas en el “Estatuto del Empleado Público” aprobado mediante Ley643 y sus modif., el que establece la Clasificación del Personal y Escalafonamiento,Requisitos de Ingreso, Incompatibilidades, Deberes y Prohibiciones, Derechos, Régimende Concursos y Régimen Disciplinario.

La competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad delservicio que presta el Tribunal se encuentra establecido en los requisitos de ingreso de laLey 643. Para el personal que se desempeña en el proceso de Control Previo dichosrequisitos se encuentran en el Decreto-Ley 513/69, asignándose las mesas porResolución. Para los Jefes de Sala y Relatores mayores los mismos son establecidos porel Tribunal de Cuentas mediante Resolución.

El Legajo de Antecedentes Laborales referencia los conocimientos y capacitación delpersonal que se desempeña en el Organismo, donde se anexan los registros de ingreso,ascensos, asignación de funciones y formación del personal.

3.3.2.2. Toma de Conciencia y Formación

La planificación de la Capacitación del personal que realiza los trabajos de control delegalidad de los procesos certificados por el organismo, se realizará en la Revisión por laDirección.

La Capacitación permanente de cada Sector será llevada en un registro en la Intranet delorganismo por el Jefe y/o Responsable del mismo. Los Jefes y/o Responsables de cada Sector realizan reuniones con el personal, para


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asegurarse la concientización de la importancia de la tarea que desarrollan, y de cómo contribuyen al logro de los Objetivos de la Calidad del Tribunal. Memorandum 17

3.3.2.3. La composición de los Recursos Humanos se ve reflejada en el ANEXO IV:RECURSOS HUMANOS (RE-MGC-RH-04)Referencia: - Memorándum 16

3.3.3. Infraestructura

a) El Tribunal de Cuentas desarrolla su actividad en oficinas alquilada ubicadas en eledificio sito en Avda San Martín 359 , Piso 1º de la ciudad de Santa Rosa (La Pampa).

Referencia: Memorándum 16

Se detalla a continuación las condiciones en que se encuentra el inmueble:

1) Servicios: Sobre el pasillo de acceso a los servicios, dos sanitarios remodelados a nuevo

dotados de inodoro y lavabo. 2 bloques sanitarios nuevos: uno para varones y otro para mujeres. 1 local destinado a cocina. 1 local destinado a depósito.

2) Mediante la utilización de tabiques divisorios de oficina desmontables, localizan lasoficinas destinadas a: Presidencia, (2) Vocalías, Secretaría del Tribunal, SecretaríaPrivada, Hall de espera, Oficina de Despacho (Secretaría); Oficina de Habilitación, Salade Reuniones, Biblioteca. Las oficinas de Presidencia y Sala de Reuniones seencuentran aisladas acústicamente.

3) La planta cuenta con aire acondicionado y calefacción central mediante la instalaciónde tres equipos roof-top cada uno con sus correspondientes tendidos de conductos dealimentación y retornos, Portero eléctrico visor y equipos de emergencia para iluminarla planta en caso de corte de energía eléctrica.

4) La Salida de emergencia se ubica sobre la pared norte del edificio, con puerta conbarra anti-pánico y escalera con estructura metálica de 1,40 metros de ancho consalida al patio de estacionamiento, dotando a la losa de acceso de las barandas deseguridad correspondientes. Las salidas se identifican mediante dos carteles luminososindicadores de Salida, en las cuales de encuentran equipos de emergencia eléctrica.

5) Para casos de emergencia el edificio cuenta con 7 equipos de matafuegos instaladosen distintos sectores del Organismo.

6) El inmueble cuenta con los servicios de agua corriente y cloacas. b) El equipo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio que prestael Tribunal de Cuentas se encuentra en el área de Sistemas, quién es la encargada deldesarrollo, seguimiento y atención del software y hardware utilizado en el Organismo. c) El Tribunal de Cuentas cuenta con un parque automotor que es utilizado para trasladode las autoridades, auditores, relatores en comisión de servicios y para realizar trámitesadministrativos. Con respecto a las comunicaciones se cuenta con un servicio de telefonía IP, sobre la redde fibra óptica provincial, para tener comunicación directa con los distintos OrganismosOficiales de la Provincia.


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PRESTACIÓN DEL SERVICIO


SECCIÓN 4. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

4.1 OBJETIVO

Asegurar que todos los Procesos de Gestión del Tribunal de Cuentas de la Provincia de LaPampa están establecidos, identificados, planificados, controlados, y garantizan la Calidadel Servicio.

4.2 ALCANCE

Esta sección se aplica a todas las actividades desarrolladas en el Tribunal.

4.3 DESARROLLO

4.3.1. Planificación de la Prestación del Servicio.

La identificación, planificación y control de los Procesos que se ejecutan en el Tribunal deCuentas, se encuentran descriptas en la Sección 1 - Punto 1.3.1 de este manual, a travésde los Procedimientos Generales de Control Previo - Juicio de Cuentas - Juicio deResponsabilidad – Auditoría - y Funciones Administrativas, de Mantenimiento yComunicación.Referencia: Memorándum 16

4.3.2. Procesos Relacionados con el Cliente

4.3.2.1. Determinación de los Requisitos Relacionados con el Servicio

Los requisitos relacionados con el Servicio que presta el Tribunal de Cuentas se encuentranestablecidos en la normativa vigente, a tal efecto se ha confeccionado un Digesto Interno.

4.3.2.2. Comunicación con los Cuentadantes

La información sobre el servicio que presta el Tribunal se encuentra en la normativa queemite el mismo: Dictámenes, Resoluciones y Sentencias.La retroalimentación del cuentadante se logra a través de encuesta a Funcionarios yResponsables de las rendiciones de Fondos Públicos (Habilitados).

4.3.3. Diseño y desarrollo

En la organización la actividad consiste en la prestación de servicios realizada sobre labase de temas reglamentados por leyes, decretos, resoluciones, etc., no dependiendo delOrganismo el diseño y desarrollo del producto. Por lo que se excluye el Punto 7.3 de laNorma ISO 9001.Referencia: Memorándum 8

4.3.4. Compras

Se excluye el Punto 7.4 de la Norma ISO 9001 teniendo en cuenta que:

1.- por la naturaleza de la Organización “Hacienda Pública”, debe cumplir con los requisitosde compras establecidos en reglamentaciones emitidas por los Poderes Legislativo yEjecutivo para toda la Administración Pública y;

2.- no afecta la capacidad o responsabilidad del Organismo para proporcionar la prestacióndel servicio establecido en el artículo 103 de la Constitución de la Provincia de La Pampa,


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quien debe cumplir con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. Referencia: Memorándum 8

4.3.5. Prestación del Servicio

4.3.5.1. Control de la Prestación del Servicio

Las características y requisitos del servicio que presta el Tribunal, se encuentran en elDigesto Interno, que contiene la normativa legal vigente aplicable.

Se mantienen Procedimientos Documentados para controlar los procesos del servicioprestado. La documentación está constituida por Procedimientos Específicos, Instruccionesde Trabajo y Registros establecidos en cada uno de los documentos de referencia, ademásde toda otra documentación que se considere necesaria a tal efecto. Referencia: Memorándum 8Los Procesos que se ejecutan en el Tribunal de Cuentas, se encuentran descriptas en laSección 1 - Punto 1.3.1 de éste manual, a través de los Procedimientos Generales deControl Previo - Juicio de Cuentas - Juicio de Responsabilidad – Auditoria y FuncionesAdministrativos, de Mantenimiento y comunicación.

El Jefe y/o Responsable de cada Sector establecen la forma en que se realizará elseguimiento, y monitoreo de la prestación del servicio en su sector, y lleva a cabo suimplementación.

4.3.5.2. Validación de la Prestación del Servicio.

El Jefe y/o Responsable de cada Sector deberá:a) Realizar el seguimiento y control de los procesos del servicio que brinda el

Tribunal de Cuentas.b) Prestar especial atención a la capacitación de su personal, a los efectos de

cumplir con los requisitos de los procesos.c) Archivar y conservar registros de acuerdo al Procedimiento de Control de los

Registros PSC 4.2.4.

4.3.5.3 Identificación y Trazabilidad del Servicio

La identificación de los Expedientes del Tribunal y de los presentados por los cuentadantesy/o terceros al Tribunal se efectúa de acuerdo a lo establecido en la documentación delSGC implementada en la MEyS del Organismo.

A partir del inicio del acto administrativo, se registran en el sistema informático lasentradas y salidas a los distintos sectores del Tribunal.

4.3.5.4. Propiedad del Cliente

Cuando el Tribunal recibe la documentación suministrada por el Cuentadante y/o Tercero,verifica su estado y foliatura de acuerdo a lo informado por ellos mismos, y se identificande acuerdo a lo expresado en el punto 4.3.5.3.

Una vez ingresados los expedientes al sector correspondiente para su estudio, queda bajola responsabilidad del agente que lo recibe, debiendo garantizar su integridad en todo elproceso que le compete. La información que surge del control realizado tiene carácterconfidencial, no pudiendo transcribirse a terceros o reproducirse sin permiso expreso de laAlta Dirección.


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4.3.5.5. Preservación de los Expedientes del Tribunal

El Tribunal mantiene dos sistemas de archivo para el manipuleo, almacenamiento,embalaje y conservación de la documentación (Expedientes) y se procede de acuerdo a loestablecido en la documentación del SGC de MEyS para envío y/o retiro a Archivo Generalde la Provincia de La Pampa y/o del Servicio Logístico.Referencia: Memorándum 8

4.3.6. Control de los Equipos de seguimiento y de medición:

El área de Sistemas será el responsable de confirmar la capacidad de los programasinformáticos para satisfacer su aplicación en los procesos relacionados con la prestacióndel servicio. Esta confirmación de capacidad debe llevarse a cabo antes de iniciar suutilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario, estableciéndose losprocedimientos a seguir en la documentación del SGC del sector.Referencia: Memorándum 8


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MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA


SECCIÓN 5: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

5.1 OBJETIVO

Asegurar la eficaz y eficiente medición y recopilación de datos, para garantizar eldesempeño de los Procesos de la Organización y la satisfacción de las partes interesadas.

5.2 ALCANCE

Esta sección se aplica a todas los procesos desarrollados en el Tribunal.

5.3. DESARROLLO

5.3.1. Seguimiento y Medición. 5.3.1.1. Satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos por elTribunal en el punto 4.3.2.1 de este Manual, se mide a través de encuestas a funcionariosy responsables de rendiciones de fondos públicos (Habilitados).

5.3.1.2. Auditoria Interna

El Tribunal ha establecido el procedimiento PSC- 8.2.2. dónde se establecen métodos yresponsabilidades para la ejecución de Auditorías Internas, tendientes a verificar elfuncionamiento y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las Auditorías Internas son efectuadas por auditores, formados al efecto, de acuerdo conun Programa Anual (Anexo I) que es elaborado en forma conjunta por el/laAdministrador/a del Sistema de Gestión de Calidad y el/la Coordinador/a del Cuerpo deAuditores y aprobado por el Representante de la Dirección.Referencia Memorándum 13

Los resultados de las Auditorias son registrados en un Informe de Auditoria Interna,archivados por el ASGC.

El/ la Administrador/a del Sistema de Gestión de la Calidad (ASGC) y el/la Encargado/a delCuerpo de Auditores: 1º) Realiza el seguimiento del desempeño y la eficacia del Programa Anual de Auditorias, a

efectos de determinar si se han cumplido sus objetivos y para identificar lasOportunidades de Mejoras.

2º) Comunica los logros globales del Programa Anual de Auditorias a la Alta Dirección enla Revisión Anual.

Referencia Memorándum 13

5.3.1.3. Seguimiento y Medición del Servicio y de los Procesos

Referencia Memorándum 16

El Tribunal de Cuentas ha determinado indicadores para la medición de sus procesos.Utiliza la información brindada por los mismos, para la corrección de los desvíos, comopara la correcta toma de decisiones.Los indicadores generales, inherentes a todos los procesos del Tribunal, miden losobjetivos de la Política de Calidad, de acuerdo con el siguiente esquema.


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Política Procesos Concepto Tipo Frecuencia1 a)

Control PrevioJuicio de CuentasJuicio de ResponsabilidadAuditoría

Calidad:Informes claros y

fundados

Encuesta deSatisfacción deCliente Externo:

Registro: RE-ENC-01

Anual

Control PrevioOportunidad:

Ampliatoria de plazo Cantidad pedidos deprorroga.

Anual

Tribunal de Cuentas

Calidad:Control PrevioIntervenciones

Control PosteriorSentencias

Aprobaciones o Rechazos

Sentencias concargoSentencias sincargo

Anual

1 b)Control Previo

Juicio de Cuentas

Capacitación

Cantidad deProvidencias

Cantidad de Pedidosde Antecedentes

Anual

1 c)Tribunal de Cuentas

ModificacionesNormativas

InterpretacionesNormativas

Cantidad de Resoluciones

Cantidad de Dictámenes

Anual

2 a)Control PrevioJuicio de Cuentas Juicio de ResponsabilidadAuditoría

Relación entre losdistintos sectores del

Tribunal

Encuestas alPersonal

Anual

3 a)Tribunal de Cuentas

Publicaciones en B.Oficial:Sentencias

Cantidad depublicaciones

Anual

3 b)

Tribunal de Cuentas

Publicar en la PáginaWeb:

Sentencias deJuicio de cuentas

Sentencias deJuicio de

Responsabilidad

Cantidad deSentenciasPublicadas

Anual

3 c)Tribunal de Cuentas Conocimiento de las

actividades que realizael TdeC a través de la

página Web.

Encuesta deSatisfacción deCliente Externo:

Registro: RE-ENC-01

Cantidad de visitas

Anual


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4 a)

b)

Control PrevioJuicio de CuentasJuicio de ResponsabilidadAuditoría

Capacitaciónpermanente del

personal

Cantidad de reuniones.Resolucionesautorizando cursos,jornadas y otros.

Anual

4 c) Control PrevioJuicio de CuentasJuicio de ResponsabilidadAuditoría

Problemáticas y/oNecesidades decapacitaciones

Encuestas alPersonal

Anual

Los indicadores particulares de cada sector miden el desarrollo de los procesos inherentesal mismo. En virtud de la dinámica en el desarrollo de las tareas y a fin de facilitar laincorporación y/o modificación de los indicadores, éstos son desarrollados y analizados enla Revisión por la Dirección, a fin de tomar las medidas correctivas necesarias y/o avanzarpermanentemente en el desarrollo de la Mejora Continúa.

5.3.2. Control del Producto No Conforme

Es responsabilidad del Jefe y/o Responsable del Sector asegurar que todos los servicios NoConformes se identifiquen y documenten con claridad de acuerdo con los requerimientosespecificados según las Normas del Sistema de la Calidad. Estas responsabilidadesincluyen la identificación, el análisis y la evaluación de los servicios No Conformes.

Los auditores internos de la calidad registrarán las No Conformidades en el Informe deAuditoría Interna, de acuerdo a lo que establece el procedimiento PSC 8.2.2.

Como consecuencia de la realización de las tareas es posible que se detecten NoConformidades, en tal caso se procede de acuerdo al procedimiento PSC 8.3.0.

5.3.3. Análisis de Datos

Se realiza el análisis de los resultados de los indicadores generales del Tribunal yparticulares de cada Sector. Por ejemplo, con relación a la satisfacción del cliente se haestablecido una Encuesta a Funcionarios y Responsables de Rendiciones de FondosPúblicos, cuyos resultados se evalúan a efectos de tomar decisiones que generen MejoraContinúa en los servicios que presta el Tribunal.

A nivel particular los indicadores sirven para retroalimentar y ajustar la planificación ytambién para evaluar al personal.

Las No Conformidades se analizan en forma individual y también se analizan en suconjunto para detectar las No Conformidades repetitivas y en todos los casos determinar sies necesario tomar Acciones Correctivas y/o Preventivas.

A la Revisión por la Dirección llega toda la información necesaria para evaluar elfuncionamiento global del Sistema de Gestión de la Calidad y tomar las accionesnecesarias para impulsar la Mejora Continua del mismo.

El Consejo para la Mejora Continua (CMC):

1º) Analiza las sugerencias del Personal que llegan a través del Buzón de Sugerencias,dándole un orden de mérito.


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2º) Eleva mediante nota las sugerencias analizadas según punto 1º) al Tribunal para quetome las decisiones.

5.3.4. Mejora

En el Tribunal funciona el Consejo para la Mejora Continua (CMC), que se reúne una vezpor mes de marzo a diciembre y trata los temas relativos a la mejora del Sistema deGestión de la Calidad. Este Consejo está formado por distintas representaciones delorganismo: Jefaturas por áreas de trabajo, tres representantes del personal,Administrador/a del Sistema de Calidad, el representante de la Alta Dirección, elSecretario del TdeC, uno de los asesores y los coordinadores de áreas.Referencia: Memorándum 16

5.3.5. Acciones Correctivas

El Tribunal ha establecido y mantiene en las distintas etapas de cada uno de los Procesosde Gestión del servicio que presta, el procedimiento PSC- 8.5.2 para la implementación deAcciones Correctivas.

En el mismo se describe la metodología a seguir para el tratamiento de las NoConformidades que requieran Acciones Correctivas, su análisis de causas, la determinaciónde las Acciones Correctivas y los controles para asegurar que las mismas sean efectivas.

5.3.6. Acciones Preventivas

El Tribunal ha establecido y mantiene en las distintas etapas de cada uno de los Procesosde Gestión del servicio que presta, el procedimiento PSC- 8.5.3 para la implementación deAcciones Preventivas.

En el mismo se describe la metodología a seguir para el tratamiento de las NoConformidades, que por su análisis de causas, determinen tomar Acciones Preventivas, losposteriores controles para asegurar que las mismas sean efectivas, y el envío de lasmismas para la Revisión por la Dirección.


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Revisión: 0 30-10-2014 RE-MGC-UC-02


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Comisiones de Fomentos

UNIVERSODE

CONTROL

Órganos constitucionales:- Tribunal de CuentasFiscalía de Investigaciones

AdministrativasFiscalía de Estado Tesorería GeneralContaduría General

Poderes del Estado

Organismos Descentralizados

y Otros

Poder Judicial

Poder Legislativo

Poder EjecutivoRed

Federal

Ente Provincial del Río Colorado

Instituto Provincial Autárquico de

Vivienda

Dirección Provincial de Vialidad

Dirección de Ayuda Financiera para la Acción Social – Sector Quiniela

Ente Ejecutivo Presa Embalse Casa de Piedra

PAMPETROL S.A.P.E.M

Entidades Privadas

Que reciban fondos

públicos

Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa “MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”09


Revisión: 1 09-09-2016 RE-MGC-RH-04


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Tribunal de Cuentas de la Provincia de La Pampa “MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”09


Revisión: 1 09-09-2016 RE-MGC-RH-04


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Revisión: 0 09-09-2016 RE-MGC-IP-01

Sistema de Gestión de Calidad Certificado por IRAM – Norma IRAM-ISO 9001 Pagina 25 de 26



Revisión: 0 30-10-2014 RE-MGC-OR-03

Sistema de Gestión de Calidad Certificado por IRAM – Norma IRAM-ISO 9001 Pagina 26 de 26

Secretaria

Vocal Sala IIPresidenteVocal Sala I

Sistema deGestión de

CalidadDivisión I

Asesoría Legaly Juicio de

Responsabilidad

ContraloríaFiscal

Habilitación División IIAuditoría

Mesa deEntradas

Despacho ServiciosSistemasPáginaWeb

AuditoríasEspeciale

s

AuditoríasFederales

AuditoríasGeneralesDigesto

TRIBUNALDE CUENTAS

manual de gestiÓn de la calidad - … completo 20… · “manual de gestiÓn de la calidad”...

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