Manual de Usuario

Contabilidad El software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de legislación vigentes.

®

2

Todo el material aquí contenido está sujeto a las cláusulas de protección y reserva de los Derechos de autor, que consagra la ley 23 de 1982 y 44 de 1993. Derechos reservados: Cualquier utilización no autorizada por Softland S.A. como compendiar, mutilar, transformar, reproducir, distribuir, vender y elaborar copias del presente programa, acarreará graves sanciones civiles y penales contempladas en las leyes. No se puede copiar o distribuir a título gratuito u oneroso, ningún aparte de este manual, a menos que se tenga autorización por escrito de Softland S.A.

BOGOTA Carrera 17 Nº 93A - 02/06 Of. 302 Edificio Abedul Boureau Teléfonos: (571) 601 9600 622 5263 622 5270 622 5280 622 5291 610 7232 623 6503 Fax: (571) 622 5285 622 5241

MEDELLIN Calle 10 Nº 50 - 210 Teléfonos: (574) 354 5400 360 4800 Fax: (574) 354 5517

E-MAIL producto@softland.com.co servicio@softland.com.co ventas@softland.com.co

www.gruposoftland.com

LINEA DE ATENCIÓN AL CLIENTE 01 800 09 46677

3

Tabla de contenido INTRODUCCION

1 Instalando el módulo de Contabilidad®

Información Técnica, 8

Requerimientos en equipos, 8

Instalando el programa, 8

Actualizando el programa, 17

Registrando el programa, 22

Instalando una compañía, 23

2 Inicializando la Información Básica

El Manejo de Pantallas - Generalidades, 26

Definición de los archivos Básicos, 33

Informes, 45

3 Utilizando el módulo de Contabilidad®

Captura de Movimiento, 47

Consulta de Movimiento, 51

Presupuestos, 52

Ayudas en Línea, 54

4 Realizando algunos procesos en CONTABILIDAD®

Actualización, 56

Asientos Automáticos, 56

Ajustes por Inflación, 57

Monedas, 59

Depreciación, 60

Amortización, 62

Cierre de Ingresos y Egresos, 63

Cierre de Cuentas de Balance, 64

4

Pasos para realizar el cierre anual, 65

Medio Electrónicos, 65

Cierre período, 66

Reabrir Período, 66

Reemplazo de Códigos Tributarios, 67

Corrección identificadores, 67

Consolidación, 67

Conciliación Bancaria, 68

Transferencias, 71

Depuración de Auditoría, 72

5 Utilidades y Aplicaciones Externas

Copia de Soporte, 73

Restauración de Información, 74

Módulo Administrativo (Usuarios), 77

Cambio de clave, 84

Cambio fecha proceso, 84

Cambio de Período, 84

Importación / Exportación de Datos, 85

Consultas Dinámicas, 87

Análisis de Datos, 91

Website de Softland, 94

Correo, 95

Herramienta de Actualización, 96

Herramienta de Vinculación, 96

Herramientas de Datos, 102

Utilidad para Detectar Inconsistencias, 105

Medios Electrónicos, 108

5

INTRODUCCION Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la operación normal del programa de CONTABILIDAD®.

Dentro de la metodología, el esfuerzo del usuario por enriquecer su aprendizaje es fundamental. Por tal motivo, el estudio y consulta continua de este manual proporcionará los elementos didácticos necesarios para su total éxito.

CONTABILIDAD® es un programa de computador orientado al manejo de la información contable, tributaria y administrativa en forma fácil y confiable. Está diseñado para las empresas de cualquier sector económico que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un gran volumen de información.

CONTABILIDAD® es el software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del mercado Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de la legislación vigente.

CARACTERISTICAS

� El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. - Plan único de Cuentas).

� Generación de medios electrónicos.

� Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.

� Reporta los resultados de ganancias y pérdidas al nivel de detalle deseado.

� Recibe información de todos los programas de Softland. Base de datos relacional.

� Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades.

� Múltiples compañías y su consolidación.

� Disminuye el tiempo de elaboración de las conciliaciones bancarias.

� Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al día.

� Posibilita la definición del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado.

� Genera informes financieros, tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situación Financiera y Cambios en el Patrimonio.

� Manejo histórico de movimiento contable y saldos de cuentas.

� Identificación de terceros, bases de retención, códigos tributarios, impresión formularios de la DIAN.

Requisitos Tributarios

� Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).

� Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).

� Anexos para declaración de renta.

� Expide certificados de retención para terceros.

� Libros registrados ante la cámara de comercio.

6

Ajustes Integrales por Inflación

� Realiza automáticamente el cálculo de los ajustes integrales por inflación en forma mensual o anual, generando los respectivos informes.

� Presenta informes con o sin ajustes por inflación.

Activos Fijos

� Administra los activos fijos, asignando códigos alfanuméricos con su información general.

� Genera ajustes y asientos de depreciación en forma automática, entrega los informes generados y otros informes de control.

� Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados.

� Genera informes sobre la depreciación periódica acumulada.

Diferidos

� Maneja diferidos, asignando códigos con su información general.

� Genera ajustes y asientos de amortización en forma automática, entrega informes de los asientos de amortización periódica y acumulada.

� Guarda información de saldos y acumulados de los distintos diferidos.

� Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e información básica para control.

En la actualidad, las compañías demandan una clase diferente de solución de base de datos. El rendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipación al mercado es crítica. Además de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server proporciona agilidad a sus operaciones de análisis y administración de datos al permitir a las organizaciones adaptarse rápida y fácilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de cambios constantes.

CONTABILIDAD® con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas al rápido desarrollo de una nueva generación de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas ventajas tenemos:

� Versión SQL de Alto Desempeño

� Permite una menor carga de tráfico y de datos en la red.

� Posee su propia capacidad de procesamiento e inteligencia.

� Permite manejar procedimientos almacenados.

� Maneja grandes volúmenes de información.

� Mayor seguridad con los datos.

� Publicación en web de resultados.

� Generación de análisis multidimensional.

INFORMES

El módulo de Contabilidad tiene más de 200 informes predefinidos y permite un sinnúmero de variaciones para que el usuario obtenga la información que necesite. Algunos de los principales informes son los siguientes:

7

Administrativos

• Estado de Resultados. • Balance General. • Ejecución Presupuestal.

Contables

• Balance de prueba. • Libro Auxiliar.

Libros Oficiales

• Libro Diario. • Libro Mayor y Balance.

Financieros

• Estado de Flujo de Efectivo. • Estado de Cambio en la Situación Financiera. • Estado de Cambio en el Patrimonio.

8

Instalando el Programa Información Técnica El programa de Contabilidad® está desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report 8.0.

Requerimientos en Equipos El programa de Contabilidad® debe disponer de las siguientes especificaciones:

⇒ Internet Explorer 5.0 o superior instalado.

⇒ Mínimo de espacio en disco 1 Giga (1024 Mb.)

� El espacio en disco, también depende de la información que se maneje en las aplicaciones, ya que a mayor información, es necesario más espacio en disco.

⇒ Mouse.

⇒ Unidad de CD.

⇒ Monitor a color SVGA, preferible resolución 800 x 600 o resolución superior.

Servidor:

⇒ Windows 2000 / 2003 / Server / Vista o superior.

⇒ Mínimo recomendado 512 Mb. de memoria RAM o más.

⇒ Procesador Pentium IV de 2.8 Ghz. o superior.

⇒ Tener instalado Microsoft SQL Server 2000 SP4 / MSDE 2000 SP4 / SQL Server 2005 / SQL Server Express.

Estación:

⇒ Windows 2000 / XP Professional / 2003 / Vista ó superior.

⇒ Procesador Pentium III o superior. El procesador debe tener como mínimo 750 MHz. o más.

⇒ Mínimo 256 Mb. de memoria RAM o más.

⇒ Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema, se requiere tener instalado Microsoft .Net Frameworks 1.1 ó superior.

Instalando el Programa Antes de instalar la Solución Corporativa®, si tiene alguna aplicación Softland, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes módulos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar el programa.

Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalación del programa, teniendo en cuenta que primero se instala en el equipo que va a actuar como servidor y luego en las estaciones, siguiendo los siguientes pasos:

1. Insertar el CD en la unidad de CD.

2. Elegir desde el botón Inicio, la opción "Ejecutar".

3. Escribir D:\SETUP u otra letra según sea la unidad de CD.

9

4. Para hacer uso de algunas de las funcionalidades del sistema como Pagos electrónicos, es necesario tener instalado Microsoft .Net Framework 1.1 ó superior, por lo tanto el programa lo advierte e informa el archivo que se debe ejecutar para instalarlo por medio de la siguiente pantalla:

5. Si su sistema no requiere actualizar el Acceso a Datos, el instalador continua con el paso 6, de lo contrario, aparece la siguiente pantalla:

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicación en ese computador, es necesario instalar los componentes de acceso a datos, Si se responde afirmativamente, muestra la pantalla siguiente:

Al dar clic en el botón Aceptar, comienza a instalar los componentes. Al finalizar la instalación de los componentes de acceso a datos, se debe ejecutar de nuevo el instalador.

6. A continuación aparece la pantalla inicial de instalación de la Solución Corporativa®. Para continuar, dar clic en el botón <Next>.

10

7. Aparece la pantalla donde muestra los términos del contrato y pregunta si acepta o no el contrato:

8. Al dar clic en el botón <Next>, aparece la pantalla donde muestra los componentes que serán instalados:

11

9. A continuación, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarán todos los archivos ejecutables del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botón <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente:

Si la instalación es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.

12

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir “Si”

Si la instalación es multiusuario:

Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalación monousuario.

10. Luego se elige si la instalación va ser en una estación (Instalación Cliente), en el servidor (Instalación Servidor) o si se desea instalar la utilidad para el análisis de datos (Esta utilidad

Si el disco duro tiene varias particiones, se puede elegir cualquiera de ellas, siempre y cuando tenga la capacidad disponible requerida. Por ejemplo si se tiene una unidad D:\ y se desea instalar el programa en esa partición del disco.

Por medio de este botón se elige la unidad de red y la ruta del servidor

Clic

13

solo está disponible si se tiene instalado SQL Server Enterprise o Standard; en MSDE no está disponible):

11. Si se elige “Instalación Cliente”, permite elegir el programa a instalar, con los accesos al manual, las ayudas, etc., las aplicaciones externas, incluyendo el Winsql (Este programa es gratuito, pero hay que registrarlo. El registro se incluye en el archivo Registro de Winsql.txt).

Si se elige “Instalación Servidor”, baja la herramienta “Actualización”; que se explica posteriormente en este manual.

� En el servidor no queda instalado el o los programas elegidos de la Solución Corporativa, solo se instalan las utilidades Externas y las Utilidades Softland SQL.

Si se elige “Instalar la utilidad para el Análisis de Datos”, baja en el directorio en el cual se instalaron los ejecutables de la Solución Corporativa, los archivos necesarios para trabajar la opción “Análisis

14

de Datos” del menú Utilidades. Esta utilidad está ligada a una herramienta llamada Analysis Service que permite manejar de una manera ágil y sencilla la información de la base de datos de la Solución Corporativa, a través del diseño de consultas, de acuerdo a las necesidades propias del cliente. Esta opción está disponible solo si se tiene instalada la edición Enterprise o Standard de Microsoft SQL Server.

12. A continuación se debe especificar el nombre del servidor de SQL en que estará la base de datos del programa:

13. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionará el grupo en la barra de tareas del menú Inicio \ Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "Solución Corporativa Softland" para las estaciones y “Solución Corporativa Softland Servidor” para el servidor, pero se puede elegir otro). Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón <Next>.

15

14. Para continuar, muestra si se ha recolectado la información necesaria para la instalación. Para continuar con la instalación del programa, dar clic en el botón <Next>:

15. Luego de recolectada toda la información, comienza la instalación del programa.

16

16. Luego pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el manual del usuario). Además, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se instale el programa.

17. La “Instalación Servidor”, se hace exactamente igual. Solo que además permite correr la utilidad de actualización:

Si se responde “No”, el proceso se hace posteriormente accesando a la aplicación “Herramienta de Actualización” directamente.

Si se responde “Si” muestra la siguiente pantalla:

Si se responde afirmativamente, se corre la utilidad que prepara las bases de datos en el servidor de SQL.

Si se responde afirmativamente, instala el Acrobat reader 7.0 y termina la instalación del programa, igualmente si se responde No, termina la instalación.

17

A continuación se elige la opción “Instalación Servidor para instalar en el servidor las bases de datos básicas para el trabajo con el programa: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite migrar datos de los programas en Access a SQL y actualizar la versión (Ver explicación más detallada en “Actualizando el programa”, a continuación).

Actualizando el programa La herramienta de Actualización, permite instalar en el servidor las bases de datos básicas para el trabajo con los programas Softland: Informes, usuarios y pruebas. Además, permite migrar datos de las aplicaciones en Access a SQL y actualizar la versión.

� Aspectos a tener en cuenta en la actualización a SQL

• El nombre del equipo no debe tener espacios.

• El usuario que está actualizando, debe tener permisos sobre la base de datos Master, permisos de DBO.owner y SysAdmin.

• Configuración regional:

Símbolo Decimal________________El punto (.)

Símbolo de Separación de miles ___La coma (,)

Separador de Listas _____________La coma (,)

Idioma ________________________Ingles Estados Unidos

Fecha ________________________MM,dd,AAAA

La utilidad de Actualización se ejecuta por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Actualización, siguiendo los siguientes pasos:

1. Elegir el tipo de instalación a realizar:

• Instalación Servidor: Esta opción se debe ejecutar la primera vez que se instala la aplicación en SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos básicas (Usuarios, Informes y Compañía de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo, como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.

• Migración de Bases de Datos a SQL: Esta opción es utilizada para migrar los datos que el usuario tiene en la aplicación bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o para un usuario que tiene instalado algún programa Softland bajo el motor de base de datos Access y necesariamente la aplicación que se está instalando (Access). La aplicación Softland que se tenga instalada debe estar en la última versión vigente.

18

• Actualización de Bases de Datos: Esta opción es para actualizar la base de datos SQL de las compañías instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la información almacenada en cada una de ellas.

2. Aparece la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL Server:

3. Al dar <Siguiente> aparece una pantalla donde muestra las bases de datos que serán creadas y la ubicación física de los archivos (Por defecto dejar la ubicación propuesta por el programa):

4. Al dar <Siguiente>, comienza a crear las bases de datos básicas:

En esta pantalla se conecta al servidor donde van a estar las bases de datos

• Si elige “Instalación Servidor”, continúa en el paso 2.

• Si elige “Migración de Bases de Datos a SQL”, continúa en el paso 5.

• Si elige “Actualización de Bases de Datos”, continúa en el paso 8.

19

5. Si eligió la opción “Migración de Bases de Datos a SQL” es porque tiene alguno de los módulos de Softland en la última versión, instalado y necesariamente la aplicación que se va a migrar bajo el motor de base de datos Access. Es recomendable que saque copia de soporte antes de realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la siguiente pantalla:

6. Al dar <Siguiente>, muestra las bases de datos en Access que tienen instalado el programa y que se pueden migrar a SQL:

7. Al dar <Siguiente> realiza la actualización de la información que está en Access al nuevo motor de base de datos SQL (Se puede elegir migrar toda la Solución Corporativa, solo los módulos comerciales o migrar solo Tesorería) y al dar <Aceptar muestra la pantalla de finalización del paso 11:

Al dar clic en Aceptar, crea las Bases de Datos Básicas para operar el programa y muestra la pantalla de Finalización que aparece en el paso 11.

Mediante la columna “Código” se indica las bases de datos que se desean migrar hacia SQL Server. Note que si algunas bases de datos ya han sido migradas a SQL, en la columna “Estado” aparecerá la palabra “Instalada”.

Ruta en la cual actualmente se encuentra la base de datos de usuarios de Access (Usuarios.mdb)

Ubicación de las bases de datos una vez se haya efectuado la migración a SQL Server.

20

8. Si eligió la opción “Actualización de Bases de Datos” es porque tiene instalado la aplicación en SQL en una versión anterior a la actual y va a actualizar a la última versión. Es recomendable que saque copia de soporte antes de realizar el proceso. Al dar <Siguiente> aparece la siguiente pantalla:

9. A continuación muestra las bases de datos que se van a actualizar:

Esta es la compañía que se elegiría en este caso, ya que no se encuentra actualizada.

21

10. Al dar <Siguiente> realiza la actualización de las bases de datos seleccionadas en la pantalla anterior a la nueva versión de SQL, sin afectar la información existente:

11. Al dar <Aceptar>, aparece la pantalla de finalización del proceso donde se da fin a la actualización o permite regresar al inicio para otra instalación.

22

Registrando el programa Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del programa en Softland S.A.

1. Enviar la tarjeta de registro completamente diligenciada, firmada y con sello al siguiente fax: (4) 354 5517, ya que dicha tarjeta es una constancia de la propiedad del programa.

2. Llamar a Softland S.A. al teléfono (4) 360 4800, y solicitar comunicación con la persona encargada de registrar los programas.

� Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se esté al frente del computador o cerca de él.

3. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el programa muestra una seña que es solicitada por la persona encargada de registrar los programas y así poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla:

Si va a registrar en el Servidor:

Luego de ingresar la Contraseña, se da clic en el botón Aceptar y así el programa quedará registrado.

Si va a registrar en una estación:

Luego de ingresar la Contraseña y el serial del servidor, se da clic en el botón Aceptar y así el programa quedará registrado.

Cuando el programa es en arriendo, en este campo se ingresa el número de meses por los que fue arrendado.

El serial es único para el usuario y es asignado por Softland con el programa.

En la(s) estación(es) es necesario ingresar el serial con el cual se registró el servidor.

23

Instalando una Compañía Para instalar una compañía solo es posible hacerlo desde el Módulo Administrativo, ingresando directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Módulo Administrativo.

Desde el Módulo Administrativo se ingresa por el menú Archivo / Mantenimiento de Compañía, aparece la siguiente pantalla:

Cuando se crea una base de datos en SQL, es necesario definir algunos parámetros para indicar, entre otros, tamaño, crecimiento de la base de datos, etc.

Por defecto, Contabilidad proporciona algunos valores, pero si en su empresa hay un administrador de SQL, puede analizar la información que se va a ingresar en esta pantalla y hacer modificaciones si es el caso. El único campo que se debe conservar es “Nombre Collation”, este no debe ser modificado.

Al dar clic en el botón “Crear Cia” aparece la pantalla que se muestra a continuación:

24

Al dar “Aceptar” muestra la pantalla de configuración global de la compañía:

Al habilitar por primera vez el módulo de Contabilidad o al dar clic en el botón “Ver /Editar” que aparece al frente de “Contabilidad”, aparece la siguiente pantalla:

En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dígito o dígitos comienzan. En esta compañía los dígitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se definió el primer dígito de uno “X”. Según el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos

25

Corregir Documentos de Otros Módulos

Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.

Control de fechas

Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.

Permitir Comprobantes Descuadrados

Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.

Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento

Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.

Límite máximo captura estándar

En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.

Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir

todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente botón para guardar los cambios de todo el documento.

Niveles Plan de Cuentas

En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el código contable de la contabilidad a manejar.

26

Inicializando la Información Básica Antes de poder obtener todos los beneficios de el módulo de Contabilidad®, es necesario recolectar toda la información de los archivos básicos y las diferentes características por las cuales se va a regir la información de la compañía.

El manejo de pantallas - Generalidades

Pantalla Inicial Acceso a la Solución Corporativa

Al ingresar desde el menú Inicio \ Programas \ Solución Corporativa, el programa presenta una pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

A continuación, aparece otra pantalla de acceso:

Usuario: Corresponde a la identificación de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le habilitará un determinado número de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, este proceso se realiza por la opción Administración de usuarios en el menú Utilidades.

� Después de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario “Supervisor”, el cual tiene derecho sobre todas las opciones del programa.

Valida que el usuario tenga acceso al servidor de SQL Server. Antes se debe haber configurado dicho usuario en el servidor SQL Server, ya que esta seguridad la maneja el servidor SQL Server.

La seguridad la maneja el servidor de Windows (NT / 2000 / 2003)

27

Contraseña: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y así evitar la suplantación de usuarios en funciones específicas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento de su digitación.

� Después de instalar el programa, la contraseña que crea por defecto es presionar la tecla Enter (↵). Fecha Actual: Corresponde a la fecha del día en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la fecha del sistema.

Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.

Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en éstas.

Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.

Al lado derecho aparece el siguiente botón:

Al dar clic en este botón, aparece un calendario donde se elige el año, el mes y el día:

Luego de ingresar el usuario, la contraseña y las fechas, se elige la compañía con la que se va a trabajar:

El calendario también está disponible en los campos Fecha de los mantenimientos y los informes

28

Navegador Solución Corporativa

Después de ingresar los datos en la pantalla inicial, aparece un navegador de ágil acceso a todos los módulos que conforman La Solución Corporativa:

Al dar clic con el Mouse en el siguiente icono , ingresa al módulo de Contabilidad, donde también aparecen los mismos íconos del navegador, para poder acceder en cualquier momento a otro módulo.

29

A continuación muestra una pantalla con los períodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el período al cual se va a ingresar:

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el módulo de Contabilidad®. Ellos se encuentran distribuidos guardando los siguientes estándares:

Pantalla Principal:

En la pantalla principal de el módulo de Contabilidad aparecen los siguientes botones:

Permite ingresar al mantenimiento de Plan de Cuentas. También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Plan de Cuentas.

Permite ingresar al mantenimiento de Terceros. También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Terceros.

Permite ingresar al mantenimiento de Plantillas Informes. También se ingresa por la ruta Archivo / Básicos / Plantillas Informes.

Permite ingresar a la Captura de Movimiento También se ingresa por la ruta Captura / Movimiento.

Permite ingresar al proceso de Actualización También se ingresa por la ruta Procesos / Actualización.

Por medio de este botón, es posible realizar el proceso de cierre del período. También se ingresa por la ruta Procesos / Cierres.

Si se activa este campo, solo muestra los períodos abiertos.

30

Permite el cambio de Período. También se ingresa por la ruta Utilidades / Cambio de Período.

Por este botón es posible abrir una compañía luego de ingresar al programa o cambiarse de compañía luego de haber ingresado a otra. También se ingresa por la ruta Archivo / Abrir Compañía.

Este botón permite realizar Copia de soporte. También se ingresa por la ruta Utilidades / Copia soporte.

Por medio de este botón es posible realizar Restauración de información. También se ingresa por la ruta Utilidades / Restauración de información.

Permite ingresar al WebSite de Softland. También se ingresa por la ruta Utilidades / WebSite de Softland.

Por medio de este botón, se activa la Calculadora.

Este botón permite visualizar las ayudas en línea, estas ayudas también se activan al presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de las opciones o campos.

Pantalla de Mantenimientos:

En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/o actualización de la información (Adición, Corrección, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidos guardando los siguientes estándares:

Permite adicionar un nuevo registro.

Este botón se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla.

Este botón se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla.

Permite consultar un registro determinado.

31

Al activar este botón (Acarreo) y luego presionar el botón de Adición, los datos del registro adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por ejemplo: el Código), permitiendo dejar intacta la información que no varía y modificar únicamente los campos que así lo requieran, agilizando el proceso de digitación.

Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botón.

En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se está digitando, se puede cancelar presionando este botón, teniendo en cuenta que sólo se puede cancelar las modificaciones no grabadas con el botón anterior.

Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal.

Además de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinación de teclas, la misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:

CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.

CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.

Por último dar clic en el botón de Grabar, para que aparezcan todos los registros en el grid, como muestra en la pantalla siguiente.

Al posicionarse en alguno de los registros, se visualiza la información en la parte superior.

Para que aparezcan todos los registros, se da clic en el botón de consulta donde muestra la pestaña de Propiedades y se eligen los campos que se desean visualizar. La selección de los campos en Propiedades sólo es necesario hacerla la primera vez que se ingresa al mantenimiento o cada vez que se quiera modificar.

32

CTRL-E: Retira el registro activo.

CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.

CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar alguna información.

CTRL-G: Graba o salva el registro activo.

CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adición del registro activo.

CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.

En los mantenimientos, captura, procesos y en algunos informes, cuando es necesario elegir un

registro de algún archivo, el programa presenta al lado del campo el siguiente botón: Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla tiene los siguientes tres botones:

Filtrar: Trae los registros que cumplan la condición indicada:

Todos: Trae todos los registros del archivo

Primeros N: Trae los primeros “n” registros indicados

Si se desea se puede volver a elegir los registros a visualizar

33

Definición de los archivos básicos Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el menú Básicos (Períodos, Códigos Tributarios, Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros, Monedas, Plantillas informes, Activos fijos y Diferidos) un código que lo identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa.

La creación de los archivos básicos no es mas que la digitación de la información básica, recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar en el módulo de Contabilidad. Durante la creación de los archivos básicos no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de ningún tipo, porque esta información es ingresada utilizando el menú Captura.

Los archivos básicos se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna información, se puede continuar con la definición del archivo que le sigue así:

1. Crear los períodos que se manejen (Ruta: Archivo \ Básicos \ Períodos).

En este campo se ingresa el porcentaje de Paag de dicho período. Estos valores son necesarios para poder realizar los asientos automáticos cada período o al final del año. De la exactitud de este dato depende la veracidad de los Ajustes por Inflación, ya que estos resultan de la multiplicación del saldo anterior de la cuenta por este porcentaje.

En este caso trae los primeros 50 registros del archivo.

34

2. Ingresar los códigos tributarios que fueron asignados por la DIAN, en caso que vayan a manejar (Ruta: Archivo \ Básicos \ Códigos Tributarios).

3. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Centro de Costos).

Los Códigos Tributarios se crean con el objeto de que en el momento de imprimir los Anexos, sean la guía para buscar las Cuentas del Plan de Cuentas cuyo Código Tributario sea igual al definido en esta tabla.

Se visualizan todos los centros de costos en forma de árbol, permitiendo apreciar todos los centros de costos y los subcentros de costos.

Al realizar el proceso de cierre de período, este campo cambia a estado “Cerrado” y si se realiza el proceso de “Reabrir período”, cambia a estado “Abierto”.

Cuando no se van a manejar centros de costos se crea el centro de costos 000 Sin centro de Costos.

35

Cuando se captura movimiento, se debe hacer con los centros de costos de último nivel y en los informes, al elegir un centro de costos trae la información de todos los subcentros de costos que pertenezcan a dicho centro de costos.

4. Crear las cuentas que van a conformar el Plan de Cuentas de la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Plan de Cuentas).

La longitud del código de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cómo se hayan definido en la instalación de la compañía en el campo “Niveles Plan de Cuentas”.

Esta identificación de la Cuenta es utilizada por el Programa para agrupar las Cuentas que corresponden a un mismo Código Tributario, con el objeto de generar los Anexos para Declaración de Renta. Las Cuentas que no tienen Código Tributario no son incluidas en los Anexos.

Este código lo define la DIAN con base en el formulario de la declaración de renta.

36

Tercero

Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relación de Pagos a Terceros y/o relación de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:

Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO digitar el Nit o Código del Tercero relacionado con el asiento. Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, será necesario digitar el Código o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, además el valor de la Base sobre la cual se retuvo. Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o Código del Tercero asociado con dicho asiento.

Porcentaje Base

Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el porcentaje a retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.

Centro de Costos

Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos.

Para tal efecto presenta tres (3) alternativas:

Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos. Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite mantener saldos de la cuenta discriminados por centro de costos. Con Distribución: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje, ingresado en el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada centro de costos. Cada que se digita un asiento a esta cuenta, el programa automáticamente distribuye a cada centro de costos el valor o porcentaje que le corresponde según lo indicado en el campo Porcentaje.

En este caso hay 5 niveles: El primer nivel es de 1 dígito, el segundo de 1 dígito más y los otros 3 son de 2 dígitos más cada uno. Por ejemplo: 1 ACTIVOS 11 DISPONIBLE 1110 BANCOS 111005 BANCOS MONEDA NACIONAL 11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456

37

Maneja Moneda Extranjera

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta se maneja o no en otras monedas.

Discriminación en Saldos por Documentos

Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento, es importante que se maneje Tercero. Además, la cuenta que maneja saldos por documentos, al sacar un informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que están marcadas con este identificador.

Maneja Conciliación Bancaria

Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la conciliación bancaria.

Descripción Sugerida

En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripción" de la captura de movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:

Ninguna Cuenta: Nombre de la cuenta Comprobante: Nombre del comprobante Tercero: Nombre del tercero Centro Costos: Nombre del centro de costos Activo Fijo: Nombre del activo fijo Diferido: Nombre del diferido Descripción registro anterior

Tercero y Documento: Nombre del tercero y número de documento

� Las cuentas de Activos, Depreciación, Ajuste Activo y Ajuste Depreciación debe tener marcado el manejo de Activos Fijos.

Las cuentas de Diferidos, Amortización, Ajuste Diferidos y Ajuste Amortización debe tener marcado

el manejo de Diferidos.

Si la cuenta maneja Activos fijos, las cuentas que se discriminan aquí van a sufrir depreciación automática cuando se realice el proceso.

Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las cuentas de amortización y Gasto o Ingreso Amortización

Si la cuenta es base para ajustes por inflación, se debe indicar la cuenta que reflejará el valor del ajuste y la cuenta de corrección monetaria relacionada con la cuenta matriculada

38

5. Matricular los comprobantes a utilizar en la captura de movimiento. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Comprobantes).

6. Matricular los Departamentos y los Municipios para luego ser asignados a cada uno de los terceros.

Los comprobantes es una forma de agrupar las transacciones del mismo tipo.

Estos campos son utilizados para la conciliación e indican cómo se va a interpretar el movimiento Débito (Consignación, Nota Crédito, Ninguna) o Crédito (Cheque, Nota Débito, Ninguna) con dicho comprobante en la conciliación.

Se pueden consultar saldos Históricos, Ajustados o Totales.

Si las cuentas manejan centros de costos, pueden consultarse los saldos de cada centro de costos y dentro de cada centro de costos consultar los saldos de cada tercero, para esto solo basta con ir desplegando la información en cada período.

Los saldos pueden ser consultados a cualquier nivel de las cuentas (Auxiliar, Mayor, etc).

39

7. Matricular los terceros. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Terceros).

Al crear cualquier tercero el programa calcula y sugiere el dígito de verificación del identificador uno, siempre y cuando el tercero tenga clase “Nit expedido por la DIAN” y su régimen tributario sea diferente de “Ninguno”, así:

Si no se digita el dígito de verificación el programa sugiere el dígito según el cálculo realizado, se puede grabar el tercero con o sin el respectivo dígito de verificación.

El tercero puede pertenecer a: • Régimen Simplificado • Régimen Común • Gran Contribuyente • Ninguno

Cuando no se va a manejar Terceros se crea el tercero “00000000000” Sin Tercero.

Estas clases pueden ser: • CC del tutor o representante • Cédula de ciudadania • Cédula de Extranjería • Nit • Pasaporte • Registro civil de nacimiento • Tarjeta de extranjeria • Tarjeta de identidad • TI del tutor o representante

40

Si se digita el dígito de verificación pero este es incorrecto, el programa según el cálculo realizado sugiere el dígito correcto, se puede grabar el tercero con o sin el correcto dígito de verificación.

8. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta: Archivo \ Básicos \ Monedas).

En este mantenimiento se matriculan las diferentes monedas con que se va a trabajar. En la captura de los documentos, si este maneja moneda extranjera, se elige la moneda a utilizar.

La tasa de cambio es el valor en pesos de la moneda.

Cuando no se va a manejar Moneda Extranjera se crea la moneda “000” Sin moneda.

41

9. Definir las plantillas a utilizar en los informes (Ruta: Archivo \ Básicos \ Plantillas Informes).

Los informes que se pueden configurar en estas plantillas son los siguientes: Estado de Resultados, Balance General, Comparativos, Estado de Cambios en el Patrimonio, Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en la Situación Financiera.

Permite insertar una nueva fila después de la indicada.

Permite borrar una fila indicada.

Permite definir la fórmula. Al dar clic aparece una pantalla donde muestra el número de la fila donde se está posicionado y es posible definir la filas anteriores a calcular

Por medio de estas plantillas se configura la presentación de los informes. Además, permite agrupar los saldos de las cuentas para poder guardar los informes según las necesidades de la empresa.

Al posicionarse en cada ítem es posible definir los rangos de cuentas para dicho ítem.

42

10. Definir y matricular los activos que posee la empresa. (Ruta: Archivo \ Básicos \ Activos Fijos).

Fecha Inicio: En este campo se indica la fecha de inicio de la depreciación del activo. Número Períodos: Vida útil del activo, debe digitarse el número de períodos establecido para su depreciación. Tipo Depreciación: En este campo se indica si la depreciación se realiza teniendo en cuenta los días, si es mensual o anual.

El campo “Id Responsable” no puede estar vacío.

43

11. Matricular los diferentes diferidos (Ruta: Archivo \ Básicos \ Diferidos).

� La amortización diaria es útil en caso de que el plazo no se pueda determinar exactamente en meses o años, por ejemplo: 25 días, 40 días, etc. Esta amortización debe ser en días corrientes, no asumir

por ejemplo, el mes de 30 días, sino con los días corrientes.

Fecha Inicio: Corresponde a la fecha en la cual se inicia la amortización. Número Períodos: Almacena el número de períodos de la amortización. Tipo Amortización: Permite determinar la periodicidad de la amortización. En este campo se indica como se realiza el proceso de amortización; si se amortiza teniendo en cuenta los días, si es mensual o anual.

44

Informes En el módulo de Contabilidad, además de los informes básicos, se pueden obtener los siguientes:

Informes Adicionales

� Movimiento

� Cuadre

� Control de consecutivos

� Numerar libros oficiales

� Saldos

� Saldos por Movimiento

� Saldos documentos

� Pagos a terceros

� Saldos activos fijos

� Saldos diferidos

Informes Contables

� Comprobantes de diarios

� Comprobantes de diarios Legis 40-14

� Auxiliares

� Libro auxiliar

� Auxiliar activos

� Auxiliar diferidos

� Auxiliar otras monedas

� Balance de prueba

� Libro mayor

� Libro Diario

� Caja diario

� Cuenta y razón

� Libro inventarios y balances

� Ajustes por inflación

� Movimiento corrección monetaria

� Estado corrección monetaria

Informes Administrativos

� Comparativos

� Estado de resultados

� Balance general

Informes Tributarios

� Movimiento bases gravadas

� Bases gravadas acumuladas

45

� Anexos

� Certificados

� Certificados de Retención en la Fuente Legis

� Formularios DIAN

� Impuesto sobre las ventas

� Retención en la fuente

� Declaración de renta

Informes Financieros

� Flujo de efectivo

� Estado de cambios en la situación financiera

� Estado de cambios en el patrimonio

Presupuesto

� Básico

� Ejecución Presupuestal

Conciliación

� Digitación Movimiento

� Digitación extracto

� Conciliación

Control de Auditoria

46

Utilizando el módulo de Contabilidad®

Antes de empezar a ingresar los asientos contables, se debe verificar que todos los archivos básicos para realizar un asiento, estén ya creados.

Captura de Movimiento Esta opción se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado por documentos.

Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando esta opción.

La digitación del movimiento puede realizarse diaria, semanal o periódicamente, de acuerdo con el volumen y organización de la empresa.

Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos:

� Períodos � Centros de Costos � Plan de Cuentas � Comprobantes � Terceros � Monedas � Activos fijos (Opcional) � Diferidos (Opcional)

Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:

Encabezado

Comprobante: En este campo se elige el número del comprobante el cual debe encontrarse matriculado en el archivo de comprobantes.

Número: Se debe especificar el número del documento que se utiliza como fuente para la digitación de los asientos (Por ejemplo; número de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.). Incluye el prefijo.

Estos botones permiten asignarles un determinado color a los totales Débito y Crédito.

47

Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha debe ser la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se está digitando el movimiento.

Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está digitando.

Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automáticamente, dependiendo de lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo “Tipo”, pero se puede cambiar. Se elige entre los siguientes:

1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crédito o Débito y lo muestra en el informe Auxiliar como Débito Normal o Crédito Normal.

2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo.

3-Depreciación: Se utiliza para asientos de depreciación.

4-Ajuste Depreciación: Se utiliza para los ajustes de la depreciación acumulada.

5-Amortización: Se utiliza para los asientos de amortización de diferidos.

6-Ajuste Amortización: Se utiliza para el ajuste de la amortización acumulada.

� Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automáticamente cuando se hacen asientos automáticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciación y amortización

manualmente, se debe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes.

Débito: En este campo se digita el valor débito del asiento.

Si el asiento no tiene un valor Débito (sino Crédito), basta con desplazarse al campo de valor crédito.

Crédito: En este campo se digita el valor crédito del asiento.

Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado.

Número: En este campo se ingresa el número del documento que respalda el asiento digitado.

Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se está haciendo el asiento está identificada en el campo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta que necesita identificar el Tercero y/o la Base de Retención, el Programa pregunta por el Identificador (Código o Nit/Cédula) del tercero relacionado con el asiento.

Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero.

Centro Costos: Si la cuenta está marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea que la cuenta es manejada con Centro de Costos a través de movimiento, el programa solicita el Centro de Costos a que pertenece y que deberá haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre del centro de costos asociado al código digitado.

Descripción: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar libremente la información que se desee y es responsabilidad de quien está digitando, el que la información suministrada muestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado. Además, el programa trae por defecto lo indicado en la cuenta contable en el campo "Descripción Sugerida".

Fecha: Contiene la fecha en la que se está digitando el movimiento.

Detalle

Cuenta: Este campo es informativo y corresponde al nombre de la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está digitando. Es un dato informativo de mucha importancia, ya que relaciona los Códigos con los Nombres de las Cuentas. Este nombre lo trae del plan de cuentas.

48

Comprobante: Corresponde al total de las columnas Débito y Crédito del comprobante que se está digitando. Este total se calcula permanentemente.

Tercero: Este campo es informativo y corresponde al tercero del asiento en el que se está posicionado.

Centros Costos: Este campo es informativo y corresponde al centro de costos del asiento en el que se está posicionado.

Moneda: Si la cuenta tiene marcado el identificador de "Maneja Moneda Extranjera" en el Plan de Cuentas, el programa pregunta por el código de la unidad que debe haberse definido previamente.

El programa sugiere el nombre de la moneda asociado al código de la moneda.

Activo: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Activos Fijos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el código de dicho activo.

El programa sugiere el nombre del activo asociado al código digitado.

Diferido: Si la cuenta tiene marcado "Maneja Diferidos", al momento de hacer el asiento se debe indicar el código de dicho diferido.

El programa sugiere el nombre del diferido asociado al código digitado.

Período: Corresponde al total de Débitos y Créditos acumulados en el movimiento contable del período.

Aspectos a tener en cuenta en la Captura de Movimiento

La Tecla F4 se utiliza para consultar los archivos maestros desde la captura: Cuenta, Nit, Centro de Costos, Moneda, Activos, Diferidos.

� En el mantenimiento de compañías, en la pestaña “Configuraciones” existe un identificador de “Acarrear encabezado en Captura de Movimiento” y se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.

49

Las cuentas que manejan Documento Referencia, es posible consultarlo con la tecla F4, al estar posicionado en este campo y dar clic en la tecla F4, trae todos los documentos pendientes del tercero al que se le está realizando el asiento y muestra la fecha, el número del documento y el valor.

Es posible crear los archivos maestros desde la captura: Al digitar un asiento y cuando no existe la Cuenta, el Tercero, Centro de Costos, Activo, Diferido o Moneda, el programa permite crearlo sin necesidad de salirse de la pantalla de captura.

Clic en la tecla F4

� Cuando se ingresa a la captura de movimiento, al presionar consultar y digitar el comprobante y el documento, el programa valida en el mantenimiento de la compañía si el documento tiene un número igual o mayor de registros a los matriculados en la instalación. Si es así, se presenta una nueva pantalla con el documento. Para corregir algún dato, se debe presionar el botón de editar. Luego de hacer la corrección se da grabar a cada uno de los ítems corregidos. Finalmente cuando el documento está listo, se selecciona el icono para grabarlo.

50

La pantalla de captura de movimiento se puede ampliar de tamaño.

La descripción de cada ítem lo sugiere dependiendo de cómo se definió en el mantenimiento del Plan de Cuentas en el campo “Descripción Sugerida”.

Consulta de Movimiento Por medio de esta opción es posible consultar el movimiento por los siguientes campos:

• Año • Período • Fecha • Cuenta • Centro Costos • Identificador uno del

Tercero

• Identificador dos del Tercero

• Comprobante • Activo • Diferido • Origen • Moneda

• Naturaleza • Número Documento • Comentario • Número Documento

Referencia

Además de los campos anteriores, es posible visualizar los siguientes campos:

• Ítem • Valor • Valor Base • Valor Moneda

Es posible retirar rangos de registros por: - Documento Actual - Rango por: Comprobante, Rango y/o Item.

En esta ventana se eligen los campos que se desean visualizar en la parte inferior o en el informe de Excel.

51

En esta pantalla se puede visualizar todas las opciones o solo las primeras por medio del siguiente

botón: al dar clic se oculta o se muestran las opciones.

La consulta desde Excel, se visualiza de la siguiente forma:

Presupuestos Se pueden tener varios presupuestos, según las necesidades de la compañía., con periodicidades definidas por el usuario y agrupando los datos de una forma flexible sin necesidad que sea del mismo orden que plantea el Plan de Cuentas.

Para definir los presupuestos primero se crea la plantilla de presupuesto y se definen los intervalos o periodicidades con los cuales se van a presupuestar, es decir, los valores ingresados van a pasar en el período de la periodicidad indicados.

Luego de visualizar la consulta y dar clic en este botón, el programa lleva dicha consulta a Excel.

52

Periodicidad: Rango de períodos, puede ser meses, bimestres, trimestres, semestres, etc. El usuario debe controlar que los períodos inicial y final, no se crucen ni se repitan.

� Por ejemplo: Si se define como trimestre 1 los períodos del 01 al 03, el trimestre 02 debe comenzar en el siguiente al período final del anterior, en este caso el 04.

Al dar clic en el botón de Grabar y posicionarse en la pestaña “Información Presupuestal”, presenta la siguiente pantalla:

Por medio de este botón se generan los grupos y rangos para presupuestos que pueden ser predefinidos o creados automáticamente a partir del Plan de Cuentas.

� Ejemplo: Un grupo puede ser “Ingresos”.

Permite indicar si el presupuesto es global o es por centro de costos. Si no se activa, el programa asigna el centro de costos “000” para indicar que no maneja centros de costos.

GRUPOS: Se definen las partidas a presupuestar a nivel general. Ej: Nómina, Ingresos, etc. RANGOS: Forman el detalle por el que está constituido cada grupo. Ej: 510506 Salarios, 520527 Aux. Transporte. VALORES: Se ingresa el valor presupuestado para cada rango con o sin centro de costos.

53

Otro grupo puede ser “Egresos” y dentro de éstos crear rangos.

Según el nivel del Plan de Cuentas, se digita el nivel del rango de cuentas a seleccionar. Hay que revisar que ningún rango esté contenido en otro.

Al dar clic en este botón, el programa pregunta lo siguiente:

Al dar clic en este botón, muestra la siguiente pantalla:

Se ingresan los valores presupuestados para cada centro de costos por cada periodicidad.

Este proceso genera los centros de costos para cada cuenta que lo maneje, la cuenta que no maneje centro de costos, se le asigna el centro de costos “000” (Sin centro de costos)

54

Ayudas en Línea Cuando se presiona la tecla de función F1, el programa presenta una ayuda en línea, con una breve explicación del campo en el que se está posicionado.

La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier menú, opción o campo, porque el programa identifica el punto en que se está y provee la información para realizar esa actividad. Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la información necesaria para ingresar datos, según la opción o menú que se tenga seleccionado en ese momento.

Otra forma de visualizar las ayudas en línea es por medio del botón de ayuda que se encuentra en la barra principal.

Además, existen dos opciones en el menú Ayuda que también sirven para visualizar la ayuda en Línea; ellas son Índice y Contenido.

Índice:

Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:

Se ingresa el porcentaje o el valor; positivo para indicar Aumento o negativo para indicar Disminución, del saldo

Se puede elegir entre ingresar los valores en porcentaje o en valor

Año del cual va a traer los saldos

Por porcentaje, le incrementa a los saldos acumulados, el porcentaje asignado.

Por valor, le asigna a todos los centros de costos, el valor digitado.

55

Contenido:

Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los menús, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:

56

Realizando algunos procesos en Contabilidad® Actualización Por medio de esta opción se actualizan los saldos de todos los períodos abiertos a nivel de cuenta, terceros, centro de costos, etc.

Lo que hace este proceso es recorrer todos los registros del movimiento de los períodos abiertos y actualizar los archivos correspondientes.

Si en el mantenimiento de compañías se activó el campo “Actualización en línea”, la actualización se hace automáticamente con solo digitar el movimiento, pero es recomendable realizar este proceso periódicamente.

Antes de realizar el proceso, el programa presenta una pantalla donde muestra los períodos a actualizar y durante el proceso de actualización, el programa va mostrando lo que se está realizando:

Asientos Automáticos El menú de Asientos Automáticos presenta las siguientes opciones:

• Ajustes por Inflación

• Monedas

• Depreciación

• Amortización

• Cierre de Ingresos y Egresos

57

• Cierre de Cuentas de Balance

Ajustes por Inflación

Por medio de esta opción se generan los asientos de ajustes por inflación. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:

⇒ En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta de ajuste y la cuenta de corrección monetaria e indicar si la cuenta es ajustable. La cuenta de ajuste se debe ajustar contra ella misma.

⇒ Matricular un comprobante para los ajustes:

Se elige la misma cuenta. Además, la cuenta de Corrección Monetaria debe estar matriculada.

58

⇒ Matricular el centro de costos:

⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Ajustes por Inflación. Esta opción presenta la siguiente pantalla:

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:

El Año y el Período en el cual se va a hacer el cálculo y sobre el que van a quedar los asientos. Elegir si el proceso se va a hacer mes a mes (Mensual) o de todo el año (Anual). Elegir si Agrupar por Cuenta (Realiza un asiento por todo el total de la cuenta) o Discriminar por Cuenta, Centro Costos, Tercero (Realiza un asiento por el saldo de cada tercero que esté dentro de un centro de costos y de una cuenta específica, con el fin de tener saldos ajustados a nivel de terceros y de centro de costos.

Si se elige discriminar por Cuenta, Centro de costos o Tercero, pregunta si se desea llevar al movimiento de activos fijos el Identificador del responsable o el Identificador del proveedor.

Asignar el comprobante, el documento, la fecha, descripción, centro de costos y tercero con los cuales va a quedar el registro de movimiento.

⇒ Para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indicó.

� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período y cuando se esté seguro que no se va a mover ningún valor de cuentas ajustables en el período anterior.

Cuando es agrupado por cuenta, coge todo el valor de la cuenta y lleva el valor del ajuste a un centro de costos (el que se indique en esta pantalla), siempre y cuando la cuenta maneje centro de costos, lo mismo con tercero.

Se genera un registro con el valor del ajuste por cada cuenta, centro de costos y tercero. Si se elige esta alternativa, el programa no pide ni centro de costos, ni tercero.

El Centro de costos debe ser de último nivel.

59

Monedas

Este proceso genera movimiento, calculando el valor de los ingresos o gastos generados por la fluctuación de la moneda. Lo que hace es valorizar las unidades de otra moneda a la tasa de cambio actual y compararla con el valor en pesos que se tiene matriculado desde la última vez que se realizó el proceso; esto para cada documento que se haya realizado en otra moneda y así generar un ingreso o un gasto de acuerdo a la diferencia obtenida. Para poder realizar estos asientos se debe tener en cuenta lo siguiente:

⇒ En el Plan de Cuentas, matricular las cuentas de ingreso y egreso con manejo en otra moneda y debe manejar terceros.

⇒ En la captura de movimiento, al ingresar la transacción (Compra o Venta), se debe ingresar el número de unidades de la transacción y el valor en pesos de dichas unidades. Además, se debe ingresar el tercero, el código de la moneda y el número del documento referencia.

⇒ Ingresar al proceso de Asientos Automáticos de Monedas. Esta opción presenta la siguiente pantalla:

Para el ejemplo estas serían las cuentas:

Cuenta de Ingreso Cuenta de Egreso

60

Depreciación

Esta opción es la encargada de generar en forma automática los asientos de depreciación, teniendo como base los saldos de cada uno de los activos más el valor de los ajustes por inflación generados.

Antes de realizar los asientos automáticos de depreciación recuerde:

⇒ En el Plan de Cuentas, tener las cuentas marcadas con manejo de activos y asignarle la cuenta de depreciación y la cuenta de gasto:

⇒ En el mantenimiento de Activos Fijos, los datos más importantes para este proceso es el Número de períodos (Días, Meses, Años) y la Fecha de Inicio de Depreciación:

Si la cuenta maneja centro de costos, se le asigna uno; de lo contrario no es necesario ingresarlo.

61

⇒ Realizar los asientos automáticos de ajustes por inflación, porque la depreciación se calcula con el valor del activo ajustado. (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo, pág. 57).

� Si se trabaja en batch, se debe tener el movimiento actualizado. ⇒ Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Depreciación donde se

presenta la siguiente pantalla:

El cálculo para hallar la depreciación del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Activo + Débito Activo – Créditos Activo + Saldo Anterior de los ajustes del Activo + Débito Ajuste Activo – Créditos Ajuste Activo + Saldo Anterior Depreciación + Débito Depreciación – Créditos Depreciación + Saldo Anterior del Ajuste de Depreciación + Débito Ajuste Depreciación – Crédito Ajuste Depreciación ) / ( Plazo pendiente por Depreciar )] x [ Plazo a depreciar en ese período ]

Con el valor resultante genera un asiento de naturaleza Crédito de depreciación para cada activo y el contrasiento con la cuenta de gasto con naturaleza Débito normal.

Se genera movimiento calculando el valor de la depreciación de los activos fijos.

62

⇒ Por último, para revisar el resultado del proceso realizado, se puede sacar un informe de movimiento del comprobante que se indicó.

� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.

Amortización

Haciendo uso de esta opción, es posible generar los asientos automáticos de amortización, a todos los diferidos matriculados en el archivo.

Antes de realizar los asientos automáticos de amortización recuerde:

⇒ En el Plan de Cuentas, matricular la cuenta con manejo de diferido y asignarle la cuenta de Amortización y la cuenta de gasto o ingreso

⇒ En el mantenimiento de diferidos, lo más importante es la fecha de inicio, el tipo de Amortización (Diaria, Mensual, Anual) y el plazo (se ingresa según el tipo de amortización: Días, Meses, Años)

63

⇒ Realizar los asientos mensuales de ajustes por inflación, porque la amortización se calcula sobre el valor del diferido ajustado (Ver la explicación de Ajustes por inflación en este capítulo, pág. 57).

⇒ Luego de realizar los pasos anteriores, se ingresa al proceso de Amortización donde se presenta la siguiente pantalla:

El cálculo para hallar la amortización del mes es la siguiente:

[ ( Saldo Anterior de Diferido + Débito Diferido – Créditos Diferido + Saldo Anterior de los ajustes del Diferido + Débito Ajuste Diferido – Créditos Ajuste Diferido + Saldo Anterior Amortización + Débito Amortización – Créditos Amortización + Saldo Anterior del Ajuste de Amortización + Débito Ajuste Amortización – Crédito Ajuste Amortización ) / ( Plazo pendiente por Amortizar )] x [ Plazo a Amortizar en ese período ]

� Amortización diaria sería: Fecha Inicio: Enero 16/2001

Valor diferido: 2.000.000

Valor amortizado: 0

Tipo amortización: Diaria

Plazo: 365

Fecha fin período a amortizar: Enero 31/2001

Valor Amortización = (2.000.000 / 365 ) * 16 = 87.671

Fecha amortización: Febrero 28/2001

Valor diferido: 2.000.000

Saldo anterior amortización: 87.671

Valor amortización del mes = [(2.000.000 – 87.671) / (365 – 16)] x 28 = 153.425

� Este proceso se debe hacer una sola vez en el período.

Cierre de Ingresos y Egresos

Al ejecutar esta opción el programa genera “automáticamente” todos los contrasientos a las cuentas de resultado (Ingresos, Egresos, etc.) para cerrarlas contra la cuenta de Utilidades, con el fin de comenzar un nuevo ejercicio contable.

Se genera movimiento, calculando el valor de la amortización de los diferidos

64

Este proceso es uno de los que se realizan al final del año; usualmente se realiza en un período destinado para el cierre anual.

Al ingresar a esta opción aparece la siguiente pantalla:

Antes de realizar este proceso se debe ingresar la siguiente información:

El Año a cerrar. El Período en el cual van a quedar los asientos.

Asignar el comprobante, el número del documento, fecha, la cuenta, tercero, centro de costos y detalle con los cuales van a quedar los asientos.

� El contrasiento de estos asientos se realiza contra la cuenta especificada que normalmente es la de utilidad del ejercicio.

Cierre de Cuentas de Balance

Al ejecutar esta opción el programa genera un movimiento para trasladar saldos discriminados por tercero y centros de costos a otra cuenta, pero a un solo tercero y centro de costos.

Este proceso normalmente sería utilizado para cerrar, por ejemplo, las cuentas de Iva y Retención al finalizar el año.

El programa lo que hace es coger las cuentas de ingresos y egresos que estén matriculadas en la instalación de la compañía y realiza los asientos de naturaleza contraria para que los saldos de éstas queden en cero.

65

El programa genera un asiento dentro del comprobante por cada tercero y centro de costos que estén dentro del rango de cuentas con la naturaleza contraria al saldo que tenga en el momento y genera un contrasiento con el mismo valor y con los datos pedidos en pantalla (Centro de costos y Tercero).

Pasos para realizar el cierre anual

Cuando se tenga toda la información de todo el año y se desea cerrar dicho año, se debe realizar las siguientes actividades:

⇒ Crear un período para dicho objetivo. Por ejemplo: Si se tienen períodos por cada mes del año, se crea el período 13.

⇒ Realizar el proceso de asientos automáticos de Cierre de Ingresos y Egresos.

⇒ Realizar el proceso de asientos automáticos de cierre de cuentas de balance (IVA, Retenciones).

⇒ Digitación de asientos para cierre de inventarios (Cuando este sea periódico).

� Los informes y los anexos tributarios se pueden sacar en cualquier momento, incluso después de realizar el cierre.

Medio Electrónicos El sistema de medios electrónicos permite a los usuarios de una manera fácil, realizar la configuración de formatos, conceptos y cuentas según la resolución 10147, tiene funcionalidades como:

1. Depuración de movimientos y saldos.

2. Exportación a Excel de la información depurada.

3. Generación del archivo XML cuantas veces se requiera.

4. Cargar de nuevo un archivo XML para seguirlo trabajando o para realizar una corrección.

5. Generación de informes básicos de formatos con su configuración, conceptos e historial de los archivos XML generados.

Las cuentas que estén dentro del rango Cuenta inicial y Cuenta final y la cuenta de contrasiento, no pueden tener Identificador de discriminación por documento, de moneda, de activo, ni de diferido. Además, deben estar matriculadas dentro del grupo de Activos, Pasivo y Patrimonio.

66

(Ver la explicación más detallada de esta aplicación en el capítulo 5: “Utilidades y Aplicaciones Externas” de este manual, pág. 106).

Cierre Período Al realizar el proceso cierre de período, el programa le cambia el estado al período; de "Abierto" a estado "Cerrado", pero si es necesario, se puede reabrir dicho período por medio del proceso "Reabrir Período".

El proceso de cierre de período se realiza hasta el período que se está indicando, es decir, se cierran los períodos anteriores que estén abiertos, hasta el indicado.

Reabrir Período Por medio de esta opción se cambia el estado de un período cerrado a "Abierto".

Para reabrir un período ya cerrado, se realiza desde el período indicado hasta llegar al último período que se encuentre cerrado.

� Por ejemplo: Se tiene los siguientes períodos y con los siguientes estados: Período 01: Estado "Cerrado"

Período 02: Estado "Cerrado"

Período 03: Estado "Cerrado"

Período 04: Estado "Abierto"

Período 05: Estado "Abierto"

Y se necesita reabrir el período 02. Al indicar que se desea reabrir el período 02, el programa reabre

los períodos 02 y 03.

Presenta la siguiente pantalla:

67

Reemplazo de Códigos Tributarios Por medio de esta opción es posible reemplazarle el código tributario o asignarle uno, en caso que no tenga, a una cuenta o un rango de cuentas. Presenta la siguiente pantalla:

Corrección identificadores Por medio de esta opción es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un tercero. Presenta la siguiente pantalla:

Consolidación Por medio de esta opción es posible consolidar dos a más compañías del programa. Toda la información de las empresas consolidadas quedará consignada en una compañía identificada con número de compañía asignado para este proceso y el usuario podrá asignar el nombre que desee.

Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compañía en donde serán unificados los datos, es decir, la compañía consolidada.

Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compañías instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Además, debajo de dicha lista, se elige la compañía creada para la consolidación:

Si el identificador a corregir es el Identificador Uno y el identificador destino o corregido ya existe, se consolida la información de los dos terceros.

68

Conciliación Bancaria Esta opción permite conciliar (comparar) el movimiento de cada banco con el extracto enviado por el banco.

� El programa guarda la conciliación mes tras mes, por el manejo de meses abiertos, se guarda la conciliación de cada uno de los meses que se encuentren abiertos.

Antes de realizar la conciliación se debe tener en cuenta lo siguiente:

En el Plan de Cuentas hay que marcar las cuentas de banco con identificador de conciliación bancaria:

Se debe crear una cuenta auxiliar para cada banco y dicha cuenta estar marcada con identificador de Conciliación bancaria.

En los comprobantes, indicar en los campos para conciliación:

Movimiento débito: Consignación, Nota Crédito, Ninguna Movimiento crédito: Cheque, Nota Débito, Ninguna

Lo asignado en los anteriores campos, indica cómo se va a interpretar el movimiento con dicho comprobante en la conciliación.

En la compañía destino se borra toda la información que tenga y queda la información consolidada de las compañías seleccionadas.

69

El proceso de conciliación se realiza de la siguiente manera:

⇒ Se ingresa el año y el número de período a conciliar

⇒ Se debe seleccionar la cuenta bancaria a conciliar.

⇒ Se elige el tipo de conciliación:

� Manual: Muestra una pantalla con el movimiento del banco en la parte superior y en la parte inferior el extracto para ser conformado con los registros del movimiento de la parte superior. Se elige del movimiento los que están en el extracto.

Al dar clic en el Botón “Conciliar” o en la pestaña “Proceso de Consolidación”, muestra la siguiente pantalla:

70

Este botón se utiliza para adicionar saldos iniciales para la conciliación. Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:

Este botón se utiliza para adicionar extracto, es decir, los registros que están en el extracto, pero que no fueron digitados en el movimiento, por ejemplo las notas bancarias. A medida que se digita el extracto, el programa va haciendo el cruce. Al dar clic en este botón aparece la siguiente pantalla:

71

� Medio Magnético: Se importa el extracto automáticamente del medio magnético que tenga el banco y que se encuentre habilitado para dicho banco.

� El programa guarda las conciliaciones de todos los meses que estén abiertos. Si se modifica en un período determinado, va a afectar los demás períodos.

� En la captura de movimiento, si la cuenta tiene Identificador de Conciliación Bancaria, el programa valida que el comprobante tenga marcado el tipo de conciliación Débito o Crédito según el caso y en caso que sea cheque, exige que se ingrese el Número del Documento Referencia (Número del cheque). Para consignaciones, Notas Débito y Notas Crédito bancarias, no es necesario ingresar el Número de Documento Referencia.

Transferencias Por medio de esta opción es posible Exportar o Importar la información de los archivos de Contabilidad Hacia o Desde otra compañía o Hacia o Desde un archivo plano y así evitar la redigitación de la información.

Los archivos que se pueden Exportar o Importar son los siguientes: Plan de Cuentas, Períodos, Centros de costos, Códigos tributarios, Comprobantes, Terceros, Monedas, Activos fijos, Diferidos y Movimiento.

Cuando se elige exportar o importar movimiento, se debe definir lo siguiente:

⇒ El período inicial y final a exportar o importar

⇒ El año inicial y final a exportar o importar

⇒ El comprobante inicial o final

⇒ La fecha inicial y final

⇒ El documento inicial y final

Si se activa este campo, se habilitan los campos de la parte inferior de la pantalla

72

Depuración de Auditoría Permite llevar un control de las acciones realizadas (modificación y retiro) sobre las principales tablas de la Contabilidad, de manera que el usuario pueda en determinado momento generar informes sobre los movimientos realizados en los datos.

Por medio de este proceso se copian los registros de la tabla histórica de auditoría y luego se borran los registros que fueron copiados a la tabla histórica de auditoría, de acuerdo a los rangos de fecha inicial y fecha final que se envíen como parámetro.

73

Utilidades y Aplicaciones Externas Copia de Soporte Mediante esta opción se protege toda la información recolectada, realizando copia de ella en el disco duro del servidor SQL.

Esta opción se utiliza para generar una Copia (backup), de la información que se encuentra en la compañía y almacenarla en un determinado directorio del disco duro.

� NOTA IMPORTANTE: Para realizar Copia de Soporte solo es posible hacerlo directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Copia de Soporte y Restauración o desde el ícono del navegador “Copia y Restauración”.

Al ingresar a esta aplicación se presenta la siguiente pantalla:

Luego de elegir la opción “Copia de Soporte” y dar clic en el botón <Siguiente> aparece la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL Server:

Al dar clic en el botón <Siguiente> aparece la pantalla de copia de soporte:

En esta pantalla se conecta al servidor donde van a estar las bases de datos

En esta pantalla se presentan dos opciones: • Copia de Soporte • Restauración de

Información

74

Al dar clic en el botón <Programar> aparece la siguiente pantalla:

En la pantalla inicial, si se desea ver las propiedades de la base de datos se da clic en el botón y aparece la siguiente pantalla:

Luego de realizado el backup, el programa informa si ha sido completado exitosamente por medio de la siguiente pantalla:

Este directorio debe ser en el servidor.

Al dar clic en este botón, empieza el proceso de Backup.

Si se programa el backup , este se realiza automáticamente de acuerdo a los parámetros definidos en esta pantalla. En este caso no es necesario ingresar a esta opción.

Una vez seleccionada la frecuencia del backup , se graba.

75

� Luego de hacer la copia de soporte en el disco duro del servidor, es recomendable generar una copia en cd de la base de datos.

La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede evitar pérdida de información y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensión de energía, daños en el disco duro, ejecución errónea o inoportuna de procesos, etc.

Las Copias de Soporte deben obtenerse periódicamente, cada vez que se ingrese un volumen considerable de información al Programa, además deben obtenerse siempre antes de realizar cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la información del Programa.

Restauración de Información Esta opción permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos de la empresa. Para acceder a esta aplicación, dentro del programa, se ingresa por Utilidades \ Restauración de Información.

Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la información que previamente se ha copiado en el disco duro, para transferirla al lugar donde residen los datos originales (reemplazándolos en el Programa).

� NOTA IMPORTANTE: Para realizar Restauración de Información solo es posible hacerlo directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Copia de Soporte y Restauración o desde el ícono del navegador “Copia y Restauración”.

Al ingresar a esta aplicación se presenta la siguiente pantalla:

Luego de elegir la opción “Restauración de Información” y dar clic en el botón <Siguiente> aparece la pantalla en la cual se ingresa la información necesaria para conectarse al servidor de bases de datos SQL Server:

En esta pantalla se presentan dos opciones: • Copia de Soporte • Restauración de

Información

76

Al dar clic en el botón <Siguiente> se presenta una pantalla donde se elige la restauración a realizar así:

Luego de elegir la ruta donde se encuentra el archivo de la copia de soporte, si se da clic en el botón <Restaurar ahora> comienza a restaurar la información.

Si se desea ver las propiedades de la base de datos sobre la cual se bajará la información, se da

clic en el botón y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla se conecta al servidor donde van a estar las bases de datos

77

Modulo Administrativo (Usuarios) Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrán acceso al programa. Además, posibilita la creación de compañías y la asignación de derechos sobre compañías, opciones y creación de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa.

� Para ingresar a este programa solo es posible hacerlo directamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Módulo Administrativo o desde el ícono del navegador “Administración de Usuarios”.

Al ingresar desde el menú inicio aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de usuario para acceder al servidor de SQL Server y la información de acceso, pero si se ingresa desde el navegador de la solución Corporativa o de un módulo, no es necesario acceder nuevamente al servidor o ingresar la información de acceso.

Al ingresar a esta aplicación se presenta una pantalla con los siguientes menús:

• Archivo

• Ayuda

Archivo

Está compuesto por las siguientes opciones:

• Usuarios

• Grupos

• Permisos

• Mantenimiento de Compañías

• Salir

Usuarios

Los usuarios son los entes a los cuáles se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un usuario, pero podría darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta opción, aparece la siguiente opción:

Al ingresar a esta opción aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar más. Los campos que aparecen son los siguientes:

Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario.

Contraseña: En este campo se ingresa la clave secreta que tendrá dicho usuario.

Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario.

Grupo: En este campo es posible elegir a qué grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre los existentes.

78

Grupos

Esta es una categoría de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin tener que hacerlo individualmente, cuando el número de usuarios es grande.

Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre las opciones del programa.

Al ingresar a esta opción se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar más. Los campos que aparecen son los siguientes:

Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo.

Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.

� El grupo “SUPERVISOR” el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo. Permisos

Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a asignar los permisos.

Para adicionar un nuevo usuario, se ubica en la fila siguiente al último usuario y se digita el nuevo usuario a ingresar.

Para adicionar un nuevo grupo, se ubica en la fila siguiente al último grupo y se digita el nuevo grupo a ingresar.

79

En esta pantalla solo aparece habilitado “Contabilidad” para adicionar dicho usuario, al presionar el botón <Permisos>, muestra otra pantalla con los menús y opciones de dicho programa.

Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. También se debe elegir si se desea que el usuario tenga acceso a esta opción o si no tendrá ningún acceso.

Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde serán pasados los campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de los campos que conforman dicha opción (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo o todos de una vez.

� En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede restringir dicho acceso a los campos que se deseen.

Cuando se elige una opción que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo dar clic en dicha opción queda habilitada o no dicha opción:

80

Mantenimiento Compañías

Por medio de esta opción se ingresa toda la información referente a la compañía a instalar:

Las opciones que aparecen chuleadas tienen permiso a ingresar a dicha opción. Las opciones que no están chuleadas no tienen permiso para ingresar.

Al dar clic en el botón “Crear Cía.”, aparece la pantalla general de Compañías que se muestra a continuación:

Por defecto, Contabilidad proporciona algunos valores, pero si en su empresa hay un administrador de SQL, puede analizar la información que se va a ingresar en esta pantalla y hacer modificaciones si es el caso. El único campo que se debe conservar es “Nombre Collation”, este no debe ser modificado.

81

Al dar clic en <Aceptar> o en el botón Ver/Editar muestra la siguiente pantalla:

Al habilitar por primera vez el módulo de Contabilidad o al dar clic en el botón “Ver/Editar” que aparece al frente de “Contabilidad”, aparece la siguiente pantalla:

En esta tabla se definen los rangos de cuenta, es decir por que dígito o dígitos comienzan. En esta compañía los dígitos iniciales es uno solo, porque en el campo Niveles Plan de Cuentas se definió el primer dígito de uno “X”. Según el primer nivel del Plan de Cuentas, se definen los rangos

82

Corregir Documentos de Otros Módulos

Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros módulos se puedan modificar.

Control de fechas

Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.

Permitir Comprobantes Descuadrados

Si se activa este campo, el programa permitirá grabar movimiento, así los campos Débito y Crédito, del comprobante en la captura de movimiento, sean diferentes.

Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento

Este identificador se utiliza para que en la captura cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitar nuevamente la parte del encabezado.

Límite máximo captura estándar

En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendría un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programa muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.

Cuando se consulta un documento, el programa verifica cuantos registros lo componen; si el número de registros es mayor o igual al que se definió en este campo, el programa muestra una pantalla adicional con todos los registros que conforman dicho documento, por el botón de Editar se corrige y se debe grabar el cambio por cada registro modificado. Cuando se termina de corregir

todos los registros del documento a modificar, se debe grabar por medio del siguiente botón para guardar los cambios de todo el documento.

Niveles Plan de Cuentas

En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de los niveles que tendrá el código contable de la contabilidad a manejar.

Salir

Al seleccionar esta opción inmediatamente sale del módulo de usuarios.

Ayuda

Presenta las siguientes opciones:

• Índice

• Contenido

• Acerca de..

Índice

Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

83

Contenido

Al ingresar, muestra la ayuda en línea donde se encuentra la explicación de cada una de las opciones que componen este módulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..

En esta opción se visualiza la versión del módulo de Usuarios.

84

Cambio de Clave Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva clave, reconfirmando dicha clave.

Muestra la siguiente pantalla:

Cambio Fecha Proceso Por medio de esta opción es posible cambiar la fecha en el cual se está trabajando (Mes, Día y Año), sin necesidad de reiniciar la ejecución del programa.

Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el año y el día en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.

� Si no se elige el día, el programa no tomará la fecha que se desea cambiar.

Cambio de Período Por medio de esta opción es posible cambiarse de período, sin necesidad de reiniciar la ejecución del programa.

Para hacer el cambio, basta con elegir en la pantalla que se muestra, el período en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nuevo período de trabajo.

Esta clave es la que se pide al ingresar al programa en el campo “Contraseña”

85

Importación / Exportación de Datos La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, información externa generada por otros programas o por CONTABILIDAD®, siempre y cuando el archivo a importar tenga las mismas características a la estructura de los archivos que maneja el programa. También permite enviar toda la información de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera CONTABILIDAD®.

Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Utilidades \ Importar / Exportar Archivos.

� NOTA IMPORTANTE: Para ingresar a Importación/Exportación de Datos de Contabilidad SQL solo es posible hacerlo directamente desde la opción del Menú Utilidades, opción Importar / Exportar Archivo.

El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos.

Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, según sea el caso.

Seleccionar el tipo de transferencia (Importar / Exportar).

Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son: Tablas de Contabilidad, Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.

� IMPORTANTE: Si se desea transferir información de una compañía a otra y el archivo ya existe, el programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.

86

- Tablas de Contabilidad: Permite traer o llevar información de las tablas de Contabilidad desde o hacia otra compañía. El programa solicita la compañía origen o la compañía destino, según sea el caso (Importar / Exportar).

- Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente pantalla:

� Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo con sus respectivas extensiones: Excel (Extensión .XLS), Paradox (Extensión .DB), Foxpro (Extensión

.DBF), Texto (Extensión .TXT)

- SQL Server: Permite traer o llevar información de las tablas de SQL desde o hacia otra compañía. Muestra la siguiente pantalla:

Si se va a importar, permite elegir la tabla a importar:

Si el archivo a exportar, ya existe en la base de datos de la compañía, pregunta si desea sobrescribirla.

87

Transferir Datos Persona Natural Esta opción permite transferir los datos de la Tabla GPersonaNatural Personas Naturales (Primer nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Clase de documento) a otra compañía.

� Si se requiere realizar exportación de Persona Natural a Archivo Plano, se debe hacer por el proceso de Importar/Exportar Archivos en el Menú Utilidades

Consultas Dinámicas Esta opción permite generar informes específicos, "extractados" de uno o varios archivos del programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario.

Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable tener bien definido y diseñado el contenido de este, es decir, saber de antemano qué informe se desea, de qué archivo se va a tomar la información, qué campos contiene y cuáles registros incluye.

Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Utilidades \ Consultas dinámicas.

� NOTA IMPORTANTE: Para ingresar a Consultas Dinámicas de Contabilidad SQL solo es posible hacerlo directamente desde la opción del Menú Utilidades, opción Consultas Dinámicas.

88

Al ingresar a esta opción, el programa permite elegir las siguientes opciones:

• Crear Consulta

• Abrir Consulta

Crear Consulta

Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.

� Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla <Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift> y clic con el mouse en el último campo.

Los pasos a seguir son:

Seleccionar los archivos a incluir en el informe.

Al dar clic en el botón Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.

Seleccionar los campos a incluir en el informe.

� Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.

Para continuar se debe construir el criterio de selección o filtro para los datos del informe así:

89

Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionará el informe.

Elegir un operador matemático ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual).

Digitar la expresión (Límite de la condición) o elegir otro campo de las tablas elegidas anteriormente y con el cual se va a evaluar la condición.

Dar clic en el botón <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior.

Si se desea adicionar otra condición se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y se relaciona por medio de los operadores lógicos <Y> <O>.

� Para eliminar un criterio se presiona el botón <Limpiar>. Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cuál de los campos que aparecen, se va a organizar el informe.

Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedará grabado el archivo.

Si se elige el botón <Detalles>, muestra las características de la consulta:

90

Además, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.

� IMPORTANTE: El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la consulta en Excel y luego se guardan otras más con el mismo nombre, el programa lo que hace es adicionar otra hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y así sucesivamente.

Abrir Consulta

Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue guardada la consulta con extensión .SQL:

Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o ASCII:

91

Análisis de Datos Esta utilidad está ligada a una herramienta llamada Analysis Service que permite manejar de una manera ágil y sencilla la información de la base de datos de Contabilidad, a través del diseño de consultas, de acuerdo a las necesidades propias del cliente. Esta opción está disponible solo si se tiene instalada la versión de SQL Server.

Al ingresar a esta opción, lo primero que debe hacerse, es indicar el nombre del servidor en el cual está el Analysis Services instalado y dar clic en la opción <Conectar> para que se active este servicio de SQL:

Una vez conectado al servidor, aparecen las bases de datos sobre las cuales se han creado uno o más “cubos”.

92

Al seleccionar un cubo, aparece una nueva pantalla en la cual se visualizan los campos disponibles para armar la consulta. Por ejemplo: si se selecciona el cubo de Saldos a tercero, aparecen los campos de la tabla Cmdsaldos, centros de costos, algunos de plan de cuentas, de períodos y de terceros.

De estos campos se arrastran al área de la izquierda todos los que se ingresarán para la consulta y se acomodan en columnas o filas según se desee visualizar la información, seleccionando

93

previamente si se quiere traer la información gráfica o tabular. A medida que se van seleccionando campos, la información se va viendo más exacta.

Tabular:

Gráfica:

94

Website de Softland Por medio de esta opción es posible ingresar a la página web del Grupo Softland en España, casa matriz de Softland S.A. en Colombia, siempre y cuando se tenga conexión a Internet, de lo contrario no se podrá acceder a dicha página.

Al dar clic en el link Colombia, podrá consultar la página de Softland S.A. Colombia:

95

Correo Por medio de esta opción es posible acceder al correo interno.

En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y son los siguientes:

Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo.

Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botón aparece la ventana para enviar un nuevo mensaje:

Permite traer los mensajes entrantes.

Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se está visualizando.

Borra el mensaje que se tenga activo.

Permite salirse de la opción.

Aparece todo lo que se tenga en la bandeja de entrada del correo interno de la empresa

96

Herramienta de Actualización Por medio de esta utilidad es posible realizar la actualización de las bases de datos de el módulo de Contabilidad o la instalación de SQL Server en el servidor. Para acceder a esta aplicación se hace por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Actualización. Se puede elegir el tipo de proceso a realizar entre los siguientes:

� Instalación Servidor: Esta opción se debe ejecutar la primera vez que se instala Contabilidad SQL en el servidor para configurar en SQL Server las bases de datos básicas (Usuarios, Informes y Compañía de Pruebas). La debe realizar tanto un usuario nuevo de Contabilidad, como uno que actualmente tenga Access y vaya a pasarse a SQL.

� Migración de Bases de Datos a SQL: Esta opción es utilizada para migrar los datos que el usuario tiene en Contabilidad bajo el motor de base de datos Access hacia SQL Server o para un usuario que tiene instalado algún programa Softland bajo el motor de base de datos Access y necesariamente Contabilidad (Access). El módulo de Contabilidad y la aplicación Softland que se tenga instalada debe estar en la última versión vigente.

� Si se tienen instalados otros productos Softland diferentes a Contabilidad, es necesario correr la utilidad “Vinculación” (Ver explicación en el tema que sigue)

� Actualización de Bases de Datos: Esta opción es para actualizar la base de datos SQL de las compañías instaladas (Tablas, consultas, funciones, etc.) conservando la información almacenada en cada una de ellas.

� Ver explicación mas detallada en “Actualizando el programa”, página 16.

Herramienta de Vinculación Por medio de esta utilidad se vinculan las bases de datos que estaban en Access y que fueron convertidas por medio de la utilidad de “Actualización”, por la opción “Migración de Bases de Datos a SQL”. Esta utilidad lo que hace es permitir que toda la información que se ingrese en los demás módulos, se vea reflejada en Contabilidad SQL y viceversa. Se debe utilizar esta utilidad, cuando se va a trabajar en línea con Contabilidad SQL y otros módulos de la Solución Corporativa. Para acceder a esta aplicación se hace por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland Servidor \ Utilidades Softland SQL \ Herramienta de Vinculación).

97

Al ingresar a esta utilidad aparece una primera pantalla donde se ingresan los datos de usuario para acceder al servidor de SQL Server:

Está compuesto por los siguientes menús:

� Vincular

� Ayuda

� Si se tiene instalado UNICAMENTE CONTABILIDAD en la última versión, no es necesario correr esta utilidad.

� Este proceso se debe realizar en cada una de las estaciones en las cuales se tiene uno o más módulos de la Solución Corporativa que comparten información con alguna compañía de Contabilidad SQL. Ejecutarla en una estación no implica que no se deba ejecutar en las demás; porque lo que se está haciendo en cada estación es indicándole al módulo de la SOLUCIÓN CORPORATIVA dónde están los datos de Contabilidad.

� Es necesario realizar el proceso para cada compañía instalada que afecte una compañía en Contabilidad SQL.

Vincular

En este menú se elige cual de las bases de datos se van a vincular (Mecodb.mdb o Usuarios.mdb), además permite salir de la aplicación. Esta compuesto por las siguientes opciones:

98

� Crear conexiones ODBC´S

� Vincular BD Compañías

� Vincular BD Usuarios

� Salir

Crear conexiones ODBC´S

Por medio de esta opción el programa crea automáticamente en el sistema, las conexiones de las bases de datos Access con las de SQL. Al ingresar a esta opción aparece una pantalla donde muestra el nombre del servidor, el usuario y el password:

Al dar <Aceptar> aparecen unos mensajes donde se indica cada una de las conexiones realizadas:

99

Vincular BD Compañías

Por medio de esta opción se vincula la base de datos de la compañía (mecodb.mdb) a una base de datos de Contabilidad SQL. En esta pantalla se selecciona la compañía de Contabilidad SQL y la base de datos de Access a la cual se va a conectar. Este proceso se hace para cada compañía de SQL.

Al dar clic en el botón <<Aceptar>> se realiza la vinculación para que cada vez que se realicen cambios en los demás módulos que trabajan bajo el motor de base de datos Access, se vea reflejado en Contabilidad SQL y viceversa.

Por último, muestra un mensaje de terminación del proceso:

100

Vincular BD Usuarios

Por medio de esta opción se vincula la base de datos de Usuarios (usuarios.mdb) de Access a la base de datos de usuarios de SQL, para que cualquier cambio que se haga a nivel de usuarios, se refleje en ambas bases de datos. Al igual que en la opción anterior, se debe seleccionar la ruta en la cual se encuentra la base de datos de usuarios:

Salir

Por medio de esta opción se sale de la aplicación.

Ayuda Está compuesto por las siguientes opciones:

� Índice

� Contenido

� Acerca de...

Índice

Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

101

Contenido

Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los menús, opciones y campos que conforman el programa.

Acerca de...

Por medio de esta opción es posible visualizar la versión del programa.

102

Herramientas de Datos Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa. Para acceder a esta aplicación, se ingresa por Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland Servidor / Utilidades Softland SQL / Herramientas de Datos.

El programa presenta una pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

A continuación se solicita la información de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto “Supervisor”) y la contraseña (Por defecto Enter), se ingresa al programa:

Valida que el usuario tenga acceso al servidor de SQL Server. Antes se debe haber configurado dicho usuario en el servidor SQL Server, ya que esta seguridad la maneja el servidor SQL Server.

La seguridad la maneja el servidor de Windows (NT / 2000 / 2003)

103

Está compuesto por las siguientes opciones:

• Archivo

• Utilidades

• Ayuda

Archivo Está compuesto por la siguiente opción:

• Salir

Salir

Al elegir esta opción, inmediatamente sale del programa.

Utilidades En este menú aparecen varias utilidades para la corrección de datos. Está compuesto por las siguientes opciones: • Verificar Históricos Duplicados

• Reconstruir Auxiliar Cartera

• Reconstruir Saldos Clientes

• Cambio de Estado Movimiento

• Llevar terceros a Contabilidad

• Verificar identificador Dos Contabilidad

• Terceros Med. Elect. a Terceros Contab.

Verificar Históricos Duplicados

La ejecución de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los módulos.

Reconstruir Auxiliar Cartera

Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera.

Reconstruir Saldos de Clientes:

Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes. Para correr las anteriores utilidades sólo basta con seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el respectivo proceso.

104

Cambio de Estado Movimiento

Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado.

Llevar terceros a Contabilidad

Esta utilidad lleva los terceros de los módulos instalados a Contabilidad y de una misma compañía. Por ejemplo de Los módulos comerciales (clientes, proveedores, vendedores), Tesorería (acreedores), Nómina (empleados). Para realizar esta utilidad sólo se debe seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el proceso:

� El proceso se realiza dentro de una misma compañía. Cuando se corre la utilidad, se coloca como clase “Nit expedido por la DIAN” a todos los terceros existentes, los terceros que tengan clase diferente, deben ser modificados.

Verificar identificador Dos Contabilidad

Verifica que el identificador dos de los terceros en Contabilidad, sean los mismos que hay en el movimiento de Contabilidad y si no son iguales, los actualiza. Se debe elegir la compañía en la cual se va a realizar el proceso.

Terceros Med. Elect. a Terceros Contab

Esta utilidad lleva los terceros de los medios electrónicos a Contabilidad y de una misma compañía. Para realizar esta utilidad sólo se debe seleccionar la compañía en la cual se va a realizar el proceso.

Ayuda Está compuesto por las siguientes opciones:

• Índice

Selección de los diferentes tipos de movimiento: Ventas, Devolución en ventas, Compras, Devolución en compras, recibos y notas, otras entras y otras salidas, ajustes al inventario.

Selección del nuevo estado que se va a cambiar en los documentos, este nuevo estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado.

105

• Contenido

• Acerca de...

Índice

Al activar esta opción, aparece una ventana donde es posible buscar una opción o campo específico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opción o campo deseado, se oprime el botón <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Contenido

Por medio de esta opción se visualiza toda la ayuda en línea, donde se muestra cada uno de los menús y opciones que conforman el programa.

Acerca de...

En esta opción se visualiza la versión del programa.

Utilidad para Detectar Inconsistencias Esta utilidad permite generar un informe con toda la información de inconsistencias que se generan cuando se transfiere de los otros módulos al programa de Contabilidad y así poder corregirlas. Para acceder a esta utilidad, se ingresa por Inicio \ Programas \ Solución Corporativa Softland Servidor \Utilidades Softland SQL \ Inconsistencias.

El programa presenta una pantalla inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

A continuación, pide la compañía a la cual se va a ingresar:

Valida que el usuario tenga acceso al servidor de SQL Server. Antes se debe haber configurado dicho usuario en el servidor SQL Server, ya que esta seguridad la maneja el servidor SQL Server.

La seguridad la maneja el servidor de Windows (NT / 2000 / 2003)

106

Luego de elegir la compañía se ingresa a la aplicación. Esta utilidad tiene el menú de Informes que esta compuesto por las siguientes opciones:

� Visualizar � Configuración � Salir

Estas opciones también se encuentran en la barra de iconos:

Visualizar

Por medio de esta opción se genera el informe, donde muestra todas las inconsistencias que se presentaron al momento de realizar la transferencia, para luego poder entrar a corregirlas en Contabilidad.

Configuración

En esta opción aparece una pantalla donde se eligen los criterios que se tendrán en cuenta para la elaboración del informe de inconsistencias, dichos criterios son:

107

• Centros de costos en cero y la cuenta requiere centros de costos

• Cuentas sin código de activo

• Terceros con ID1 sucursal o ID2 diferentes

• Cuentas que no son de último nivel

• Terceros en 00000000000 sabiendo que la cuenta requiere de tercero y también cuentas con terceros sabiendo que la cuenta no lo requiere

• Validar que los maestros tengan la información necesaria.

• Validar las cuentas que no tienen código de diferido y que lo requiere.

• Revisar que no se presenten errores en la naturaleza del movimiento.

• Código de la moneda extranjera que no la tiene y que lo requiere.

• Validar el documento referencia cuando éste es necesario, en el caso que la cuenta maneje discriminación de saldos por documentos.

• Validar si la fecha pertenece al periodo o si se tiene activado el control de fechas o no.

• Si la cuenta maneja tercero y base, validar que tenga matriculada una base.

Además, luego de realizar la conversión de Contabilidad 8.0 al 10, valida que las cuentas que necesitan tercero, centros de costos, código de activo, diferido, código de moneda extranjera, documento referencia; si lo lleven, evitando así, que el programa pase movimiento y saldos sin estos requerimientos.

108

Medios Electrónicos El sistema de medios electrónicos permite a los usuarios de una manera fácil, realizar la configuración para medios electrónicos de formatos, conceptos y cuentas según la resolución número 12807 de Octubre 26 de 2006.

La aplicación de Medios Electrónicos está compuesta por los siguientes Menús:

� Archivo

� Procesos

� Informes

� Ayuda

Archivo

Presenta las siguientes opciones:

� Básicos

� Asignación de cuentas

� Salir

Básicos

Presenta las siguientes opciones:

� Formatos

� Conceptos

Formatos

Se crean los formatos con los que se van a elaborar los medios electrónicos de acuerdo a lo requerido por la DIAN. En la pestaña Básicos se ingresa:

� Código del formato

� Descripción

� Tope: Se valida el tope de Formatos para la identificación de los terceros.

� Número de resolución

� Ruta del esquema: Se toma el archivo del esquema de la Dian para tomar la configuración del formato y así se garantiza que los campos son exactamente como los pide el Validador de la Dian.

109

La pestaña Lista, muestra todos los formatos en forma de lista:

Los siguientes formatos son los que se encuentran en el sistema para ser generados:

1001 – 1002 – 1003 – 1004 – 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1011 – 1012 – 1013 – 1014 – 1015 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1043 – 1044 – 1045 – 1046 – 1047 – 1048 – 1050 (Anexo 19F) – 1050 (Anexo 20F) – 1051 – 1052 – 1053 – 1054 – 1055 – 1056 – 1057 - 1059

110

Conceptos

Se crean los conceptos con los que se van a elaborar los medios electrónicos de acuerdo a lo requerido por la DIAN. Se ingresa la siguiente información:

� Código

� Descripción

� Se valida las cuantías menores por cada concepto y el identificador que debe llevar con su respectivo nombre.

� Se valida el nombre para las Operaciones del Exterior.

� Tope: Se utiliza para la configuración del Tope Salarial de los conceptos 5001 por $20.000.000 y 5002, 5003, 5004 por $1.000.000 como se establece en la resolución de la DIAN. Este campo también puede ser utilizado por todos los demás conceptos que en algún momento requieran un tope adicional de acuerdo a las especificaciones que establezca la DIAN.

Asignación de Cuentas

En esta opción se hace la relación de los formatos con los conceptos y las cuentas. Además se debe seleccionar si el saldo a tomar es del movimiento y si se debe hacer cambio de naturaleza para no llevar valores negativos.

111

Cuenta Inicial y Cuenta Final: Pueden ser digitadas o seleccionadas de la lista de cuentas.

112

El sistema verifica si las cuentas ingresadas son válidas contra el PUC.

Tipo Movimiento: Se selecciona movimiento o saldo.

Cambio Naturaleza: Se activa en caso que se deba hacer cambio de naturaleza para no llevar valores negativos.

Salir

Permite salir de la aplicación.

Procesos

Presenta las siguientes opciones:

� Generación de Medios Electrónicos

Generación de Medios Electrónicos

El proceso de Generación de movimiento para medios electrónicos lleva la información a Excel con el diseño del formato exigido por el prevalidador, validando los topes de cuantías menores y terceros del exterior, realizando las agrupaciones que se requieran. Los demás campos deben ser revisados y validados por el usuario.

113

Si hay inconsistencias en el formato que se está generando, el programa muestra un mensaje, por ejemplo: “Se creó un archivo log de errores que se encuentra en la ruta: C:\MECOsoft\MECOsic\Comodín\Declaración de errores\Err1001020920071517.log”

Al editar el archivo en la ruta que especifica el mensaje, muestra las inconsistencias que se deben corregir:

114

Luego de corregir las inconsistencies, no debe salir ningun mensaje.

� NOTA: Las inconsistencias son informativas para el usuario y no impiden la generación completa del formato.

En eL archivo generado se pueden hacer las revisiones y correcciones necesarias para el medio electrónico.

Una vez este listo el formato, se selecciona todos los registros sin incluir la línea 1 (Títulos):

115

Se copian los registros, luego se ingresa al Prevalidador de la DIAN y en el formato al que pertenecen los datos. Se ubica en el campo del botón Agregar y se ingresa el número de líneas a insertar:

A continuación se ingresa por el menú Edición/pegar:

116

Ahora quedan los registros insertados en el formato:

117

Por último, se da clic en el botón “Generar XML” para que se cree el archivo y así entregarlo a la DIAN:

Informes

Presenta las siguientes opciones:

� Básicos

Básicos

Presenta las siguientes opciones:

� Formatos

� Conceptos

� Formatos/Conceptos

Formatos

Permite conocer los formatos que se tienen ingresados en el sistema.

Conceptos

Permite conocer los conceptos que se tienen ingresados en el sistema.

118

Formatos/Conceptos

Permite conocer los formatos con sus respectivos conceptos. Configuración de formatos.

Filtro por concepto

Cantidad de

páginas

Funciones de impresión, Zoom, Exportación

119

Ayuda

Presenta las siguientes opciones:

� Direcciones

� Contenido

� Sitio web de la DIAN

� Acerca de

Direcciones

Permite al usuario conocer la nomenclatura según la resolución para la digitación correcta de la dirección de los terceros.

Contenido

Permite ver la ayuda en línea de la aplicación.

Sitio web de la DIAN

Abre la página web de la DIAN, siempre y cuando se tenga conexión a Internet.

Acerca de…

Muestra información de la aplicación.