manual core aprot v2 12jul2011

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO PARA

PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE POZOS EN PETROAMAZONAS EP

MANUAL DE CORE MANAGEMENT

APROBADOR DE ORDENES DE TRABAJO

Fecha generación: 19 de Enero de 2011 Fecha de actualización: 12 de Julio de 2011 Fecha última revisión:

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Proyecto SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO PARA PROYECTOS DE

CONSTRUCCIÓN DE POZOS EN PETROAMAZONAS EP Titulo Manual de Usuario de Core Management

Rev: A Fecha:

19-01-2011 Leng: Español

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CONTENIDO

1. Ingreso al Sistema……………………………………………………..………... 2 2. Tareas en el flujo de órdenes de trabajo……………….…………………… 4 2.1. Aprobación de órdenes de trabajo…………………….…...………………... 4 3. Delegación de Tareas……………………………………................................ 11 3.1 Delegación…………………………………………………………………….….. 11 3.2 Mis delegaciones……………..………………………………….……………… 12 4. Reportes…………………………………………………………………………... 13 4.1 Consulta de Ordenes de Trabajo……………………………………………... 13 4.2 Consulta de Tickets…………………………………………………………….. 15



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1. Ingreso al Sistema.

En la pantalla de ingreso al portal tenemos los campos de identificación de usuario y la opción de pedir nuestras credenciales en caso de olvidarlas.

• Id de usuario. El nombre de usuario que fue creado en el portal. • Contraseña. La contraseña del usuario.

En caso de que un usuario olvide su contraseña se puede dirigir al link Olvidé mi contraseña. Allí se requiere el ingreso del correo con el cual el usuario fue ingresado al portal. Se enviará el nombre de usuario y contraseña al correo ingresado.

! LA OPCIÓN DE RECUPERAR LOS DATOS DEL USUARIO ESTARÁ FUNCIONAL UNA VEZ QUE EL ADMINISTRADOR HAYA DEFINIDO UN SERVIDOR DE CORREO EN EL PORTAL (MENÚ ADMINISTRACIÓN, PESTAÑA CONFIGURACIONES, PESTAÑA OPCIONES DE SERVIDOR DE CORREO.

2. Tareas en el flujo de órdenes de trabajo.



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2.1. Aprobación de órdenes de trabajo. El flujo de aprobación de órdenes de trabajo posee tareas para el Ingeniero Junior de Perforación, Ingeniero de Perforación y Supervisor del Proveedor. Los usuarios que pertenezcan a los roles antes mencionados pueden acceder a la aprobación de una orden de trabajo, si su rol lo permite; mediante 2 maneras diferentes: Mediante el administrador de tareas o mediante un link directo desde el correo de notificación.

? PARA APROBACIÓN DE UNA ORDEN DE TRABAJO EL ACCESO SE LO PUEDE REALIZAR MEDIANTE EL MENÚ PAM, SUB-MENÚ ADMINISTRACIÓN DE TAREAS Y ESCOGIENDO LA ORDEN DE TRABAJO QUE SE LE HA SIDO ASIGNADA PARA APROBACIÓN. OTRA MANERA DE ACCESO A LA APROBACIÓN DE UNA ORDEN DE TRABAJO ES MEDIANTE EL LINK QUE SE ENCUENTRA EN EL CORREO DE NOTIFICACIÓN.

2.1.1. Administración de tareas. CORE Management posee el administrador de tareas desde el cual el usuario, dependiendo del rol; puede acceder a las actividades asignadas. Para ingresar al administrador de tareas debemos dirigirnos al menú PAM, sub-menú Administración de Tareas.

La pantalla de Administración de Tareas consta de 2 partes, una de presentación de mensajes de error o éxito en la transacción y la tabla de datos donde se nos presenta las órdenes de trabajo pendientes de aprobación.



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A. Presentación de mensajes al usuario. Se presentan mensajes de error o éxito en las transacciones. B. Tabla de datos. En la tabla de datos se nos presenta información relativa a la tarea asignada, la misma posee los siguientes campos:

• Ítem. Posee el número de orden de trabajo o ticket para ser aprobado con un link que nos llevará a la tarea, podemos encontrar la fecha y la hora en que fue creada la orden de trabajo y la tarea en el flujo.

• Tipo. Tipo de tarea, orden de trabajo o ticket. • Pozo. Pozo para el que fue generada la orden de trabajo o

ticket. • Taladro. Taladro para el que fue generada la orden de trabajo o

ticket. • Proveedor. Proveedor al que fue asignada la orden de trabajo o

ticket. • Descripción. Descripción acerca del servicio por el que fue

contratado el proveedor. • # Días. Es el número de días que han transcurrido desde que

se generó la orden de trabajo o ticket. 2.1.2. Correo de notificación. Por cada tarea en el flujo se generan correos de notificación para los actores del mismo. Cada generación de orden de trabajo viene acompañada de un correo de notificación informando al usuario que tiene una tarea pendiente de aprobación o a su vez que la orden de trabajo ha sido aprobada o rechazada. A continuación tenemos un ejemplo de correo en el cual se informa al usuario que tiene una orden de trabajo para ser aprobada.



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Los campos que encontramos en el correo son:

• Orden No. Es el número de orden de trabajo que ha sido creada para aprobación.

• Proveedor. El proveedor escogido para realizar el servicio. • Servicio. El servicio que ofertará el proveedor. • Pozo. Pozo para el cual va a ser contratado el servicio. • Campo. Locación donde se encuentra el pozo para el cual va a ser

contratado el servicio. • Taladro. Taladro sobre el cual va a ejecutarse la orden de trabajo. • Evento. Evento en el que se encuentra el pozo sobre el cual se va a

ejecutar la orden de trabajo. • Fecha inicio. Fecha de inicio de ejecución de la orden de trabajo. • Fecha finalización. Fecha estimada de finalización de ejecución de la

orden de trabajo. • Descripción. Es la descripción ingresada explicando la orden de

trabajo. • Creado por. Información sobre quien ha generado la orden de trabajo. • Aprobar. Aquí se presenta un link que nos guiará directo hacia la

tarea requerida.

2.1.3. Estructura de la página de aprobación.



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La página de aprobación de órdenes de trabajo consta de 4 partes

A. Presentación de mensajes al usuario. Se presentan mensajes de error o éxito en las transacciones. B. Bitácora de eventos. La bitácora de eventos consta de un panel expandible en el cual se guardan todos los eventos ocurridos sobre la orden de trabajo los cuales pueden ser creación, aprobación, rechazo o cancelación.

En la bitácora de eventos tenemos los siguientes campos:

• Fecha. La fecha en que tuvo lugar el evento de la orden de trabajo.

• Usuario. El usuario generador del evento. • Estado. El evento sobre una orden de trabajo generará un

estado, en este campo se almacenan dichos estados.



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• Comentarios. Por cada evento el usuario generador del mismo tiene la posibilidad de ingresar comentarios.

C. Detalle de la orden de trabajo. Aquí se presenta la orden de trabajo a ser aprobada

• Número. Número de orden de trabajo. • Fecha. Fecha en la cual la orden de trabajo es creada. • Proveedor. Proveedor al cual va a ser asignada la orden de

trabajo. • RUC. Registro único del contribuyente del proveedor. • Ciudad. Ciudad en la cual está establecido el proveedor. • Dirección. Dirección del proveedor. • Teléfono. Teléfono de contacto del proveedor. • Fax. Generado automáticamente, es el fax del proveedor. • Contrato. Es el contrato vigente del proveedor. • Costo Estimado. Costo que el generador de la orden de

trabajo ha estimado para la misma. • Pozo. Pozo sobre el cual va a actuar la orden de trabajo. • Bloque. Bloque donde va a ser ejecutada la orden de trabajo. • Campo. Campo donde se ubica el Pozo • Plataforma. Plataforma donde se ubica el Pozo. • Evento. Evento en el que se encuentra el pozo. • Taladro. Taladro al cual ha sido asignada la orden de trabajo. • Campamento. Campamento donde se encuentra el pozo. • AFP. Número de autorización para gasto. • Servicio. Línea de servicio que ofrece el proveedor para la

orden de trabajo.



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• Fecha Inicio. Fecha en la cual debe iniciar la ejecución de la orden de trabajo.

• Fecha Fin Estimada. Fecha estimada de finalización de la orden de trabajo.

• Descripción General del Servicio. Descripción de la orden de trabajo.

A. Tabla de asignación de usuarios. En la tabla de asignación de usuarios el supervisor de la empresa de servicios asigna los usuarios involucrados en la orden de trabajo.

El botón nuevo nos permite escoger un nuevo usuario para la orden de trabajo.

El botón editar nos permite modificar el usuario seleccionado El botón aceptar nos permite guardar los cambios realizados. El botón cancelar nos permite salir del modo de edición de fila sin

guardar ningún cambio realizado. Una vez escogido el grupo de usuarios que va a estar ligado a la orden de trabajo podemos seguir con el flujo de órdenes de trabajo así:

Al ser presionado el botón Aprobar:

El usuario debe ingresar comentarios acerca del por qué de la aprobación realizada.



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Al ser presionado el botón Rechazar:

El usuario debe ingresar comentarios acerca del porqué del rechazo de la orden, y se le presenta a quien se enviará la notificación del rechazo de la orden de trabajo.

? LOS USUARIOS GENERADORES DE TICKETS QUE HAYAN SIDO ASIGNADOS A UNA ORDEN DE TRABAJO NO PODRÁN SER ASIGNADOS A UNA SEGUNDA ORDEN DE TRABAJO MIENTRAS EL INGENIERO JUNIOR DE PERFORACIÓN NO CIERRE LA PRIMERA ORDEN

3. Delegación de tareas.

3.1. Delegación. Core Management habilita esta funcionalidad en la pantalla de delegación a la cual podemos acceder desde el menú PAM, menú ítem Delegación, sub menú Delegar.

! EL MENÚ PRESENTADO EN ESTE MANUAL PUEDE VARIAR EN SU ORDENADOR DE ACUERDO AL ROL QUE DESEMPEÑE EN EL FLUJO DE TRABAJO.

La pantalla de Delegación consta de 2 partes principales:



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A. Presentación de mensajes al usuario. Se presentan mensajes de error o éxito en las transacciones.

B. Campos de ingreso. En los campos de ingreso el usuario interactúa con la página:

• Usuario principal. El nombre del usuario que accede a la

página. • Delegado. Aquí se escoge al usuario que va a tomar control de

las tareas del usuario. • Desde. Fecha y hora en que las tareas del usuario van a

asignarse al usuario delegado. • Hasta. Fecha y hora en que las tareas del delegado pasarán a

ser asignadas al usuario principal. • Informar a. Direcciones de correo de las personas que van a

ser informadas de la delegación realizada. 3.2. Mis delegaciones.

El usuario podrá consultar, modificar y eliminar las delegaciones que ha realizado o que ha programado a futuro para ello deberá acceder por el menú PAM, menú ítem Delegación, sub menú Mis Delegaciones. La pantalla de Mis Delegaciones consta de 2 partes principales:



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A. Presentación de mensajes al usuario. Se presentan mensajes de

error o éxito en las transacciones. B. Filtros de búsqueda. Los filtros de búsqueda nos permiten

seleccionar un rango de fechas en el cual podremos ver si el usuario ha realizado delegaciones.

C. Tabla de datos. En la tabla de datos se presenta información acerca

de la delegación realizada por el usuario:

• Delegado. A quien se delegó la tarea. • Fecha de inicio. Fecha de inicio de la delegación. • Fecha de finalización. Fecha de finalización de la delegación. • Notificación a: Correos de quien se ha notificado acerca de la

delegación.

El botón nuevo nos permite crear una nueva delegación. El botón editar nos permite cambiar la fecha de finalización y a quien se

informa una delegación. El botón eliminar nos permite eliminar una delegación.

4. Reportes. Los reportes nos permiten buscar órdenes de trabajo y tickets de acuerdo a filtros que ayudan a la localización de parámetros específicos. Core Management maneja filtros para órdenes de trabajo y tickets en las páginas: Consulta de Órdenes de Trabajo y Consulta de Tickets.

4.1. Consulta de Órdenes de Trabajo. Para acceder a la pantalla de Consulta de Órdenes de Trabajo nos vamos al menú PAM, sub menú Reportes, menú ítem Consulta de Órdenes de Trabajo.



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La pantalla de Consulta de Órdenes de Trabajo consta de 3 partes principales: presentación de mensajes al usuario, filtros de búsqueda y tabla de datos.


B. Filtros de búsqueda. Se presentan diferentes tipos de filtros de

búsqueda que permiten al usuario localizar una o varias órdenes de trabajo específicas.

• No. Orden. Ingresado, nos permite encontrar una orden de

trabajo por su número. • Usuario u Originador. Nos permite localizar órdenes de trabajo

por el usuario que las generó. • Aprobador. Nos permite localizar órdenes de trabajo por el

usuario que aprobó las mismas. • Asignado A. Nos permite localizar órdenes de trabajo por el

usuario al cual ha sido asignada la orden.



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• Estado por Etapa. El estado por etapa nos permite localizar órdenes de trabajo teniendo como parámetro las diferentes etapas que puede tener la misma.

• Estado de Aprobación. Nos permite localizar las órdenes de trabajo que completaron el flujo (aprobadas) o que fueron rechazadas.

• Línea de Servicio. Nos permite localizar las órdenes de trabajo de acuerdo a la línea de servicio para la cual fueron creadas.

• Pozo. Nos permite localizar las órdenes de trabajo de acuerdo al pozo para el cual se van a ejecutar las mismas.

• Taladro. Nos permite localizar las órdenes de trabajo de acuerdo al taladro en el cual fueron creadas.

• Locación. Nos permite localizar las órdenes de trabajo de acuerdo a la locación donde se va a ejecutar la misma.

• Desde (mm/dd/yyyy). Nos permite localizar una orden de trabajo de acuerdo a la fecha de inicio de ejecución de la misma.

• Hasta (mm/dd/yyyy). Nos permite localizar una orden de trabajo de acuerdo a la fecha de finalización de ejecución de la misma.

En los filtros de búsqueda se presentan 2 botones:

Envía los parámetros de consulta que llenamos en los filtros.

Exporta los resultados de nuestra consulta a una tabla Excel.

C. Tabla de Datos. En la tabla de datos se presentan los resultados de acuerdo a la búsqueda realizada en los filtros. Tenemos los siguientes datos:

• Orden de Trabajo. En esta columna se nos presenta el número

de la orden de trabajo con un link que nos permite acceder a visualizar la misma.

• Descripción. La descripción ingresada por el originador de la orden de trabajo

• Estado. El estado del flujo en el que se encuentra la orden de trabajo.

• Última fecha de aprobación. Nos presenta la fecha en la que ocurrió la última aprobación de la orden de trabajo.

• Usuario u originador. Nos presenta el nombre de la persona que creó la orden de trabajo.

• Aprobador. Nos presenta el nombre de quien aprobó la orden de trabajo por última vez.



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• Asignado A. Nombre a quien ha sido asignada la orden de trabajo para aprobación.

• Línea de Servicio. Es la línea de servicio para la cual fue creada la orden de trabajo.

• Locación. Es el lugar donde será ejecutada la orden de trabajo. • Campo. Campo donde se va a ejecutar la orden de trabajo. • Pozo. Pozo para el cual fue creada la orden de trabajo. • Taladro. Taladro en donde la orden de trabajo será ejecutada. • Fecha Inicio. Fecha señalada para inicio de la orden de trabajo. • Fecha Fin. Fecha señalada en la que finalizará la orden de

trabajo. • Monto. Es el monto estimado de la orden de trabajo. • AFP. Número de autorización para gasto. • Días OT Abierta. Días transcurridos desde que fue abierta la

orden de trabajo.

4.2. Consulta de Tickets.

Para acceder a la pantalla de Consulta de Tickets nos vamos al menú PAM, sub menú Reportes, menú ítem Consulta de Consulta de Tickets.

La pantalla de Consulta de Tickets consta de 3 partes principales: presentación de mensajes al usuario, filtros de búsqueda y tabla de datos.



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B. Filtros de búsqueda. Se presentan diferentes tipos de filtros de

búsqueda que permiten al usuario localizar una o varias órdenes de trabajo específicas.

• No. Ticket. Ingresado, nos permite encontrar un ticket por su

número. • Usuario u Originador. Nos permite localizar tickets por el

usuario que los generó. • Aprobador. Nos permite localizar tickets por el usuario que

aprobó los mismos. • Asignado a. Nos permite localizar tickets por el usuario al cual

ha sido asignado el ticket. • Estado por Etapa. El estado por etapa nos permite localizar

tickets teniendo como parámetro las diferentes etapas que puede tener el mismo.

• Estado de Aprobación. Nos permite localizar los tickets que completaron el flujo (aprobados) o que fueron rechazados.

• Línea de Servicio. Nos permite localizar los tickets de acuerdo a la línea de servicio para la cual fueron creados.

• Factura. Nos permite localizar los tickets de acuerdo a la factura que se relaciona con los mismos

• Locación. Nos permite localizar los tickets de acuerdo a la locación donde se van a ejecutar los mismos.

• Pozo. Nos permite localizar los tickets de acuerdo al pozo para el cual se van a ejecutar los mismos.



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• Taladro. Nos permite localizar los tickets de acuerdo al taladro en el cual fueron creados.

• Desde (mm/dd/yyyy). Nos permite localizar los tickets de acuerdo a la fecha señalada de inicio.

• Hasta (mm/dd/yyyy). Nos permite localizar los tickets de acuerdo a la fecha señalada de fin.

En los filtros de búsqueda se presentan 2 botones:

Envía los parámetros de consulta que llenamos en los filtros.

Exporta los resultados de nuestra consulta a una tabla Excel.

C. Tabla de Datos. En la tabla de datos se presentan los resultados de acuerdo a la búsqueda realizada en los filtros. Tenemos los siguientes datos:

• Ticket. En esta columna se nos presenta el número del ticket

con un link que nos permite acceder a visualizar el mismo. • Descripción. La descripción ingresada por el originador del

ticket. • Estado. El estado del flujo en el que se encuentra el ticket. • Última Fecha de Aprobación. Nos presenta la fecha en la que

ocurrió la última aprobación del ticket. • Usuario u Originador. Nos presenta el nombre de la persona

que creó el ticket. • Aprobador. Nos presenta el nombre de quien aprobó el ticket

por última vez. • Asignado A. Nombre a quien ha sido asignado el ticket para su

aprobación. • Línea de Servicio. Es la línea de servicio para la cual fue

creado el ticket. • Locación. Es el lugar donde será ejecutado el ticket. • Campo. Campo donde se va a ejecutar el ticket. • Pozo. Pozo para el cual fue creado el ticket. • Taladro. Taladro en el cual el ticket será ejecutado. • Fecha Inicio. Fecha señalada para inicio del ticket. • Fecha Fin. Fecha señalada en la que finalizará el ticket. • Monto. Monto del ticket. • Factura. Factura del ticket. • AFP. Número de autorización para gasto.



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• Días OT Abierta. Días transcurridos desde que fue abierta la orden de trabajo a la cual pertenece el ticket.

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