manual procedimientos importaciones v2

7/24/2019 Manual Procedimientos Importaciones V2

1/15

FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIN DEL MANUAL

Nmero:MP-08-02-01

Versin:

2.0Manual de Procedimientos

Pgina:

1 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:

COMPRAS INTERNACIONALESElaborado por:

Seccin de Compras y Administracin deBienes

Revisado por:

Jefe Seccin de Compras y Administracin deBienes

Aprobado por:

Vicerrector Administrativo

DEFINITIVO

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO..........................................................................................................................3

2 ALCANCE...........................................................................................................................3

3 DEFINICIONES...................................................................................................................3

3.1 Quotation (Cotizacin) ..................................................................................................... 3

3.2 Incoterms.........................................................................................................................3

3.3

Factura Pro forma (Pro forma Invoice).............................................................................3

3.4 Junta de Contratacin......................................................................................................4

3.5

Licencia de importacin ...................................................................................................4

3.6 Nacionalizacin................................................................................................................4

3.7

Orden Contractual Solicitud de Importacin..................................................................4

3.8 Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE -................4

3.9

Sociedad de Intermediacin Aduanera SIA...................................................................4

4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES.....................................................................5

4.1 Con respecto a las Importaciones....................................................................................5

5

DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL....................................................................................7


2/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

2 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:

COMPRAS INTERNACIONALES

DEFINITIVO

6 PROCEDIMIENTOS:...........................................................................................................8

6.1

Trmite de la Importacin ................................................................................................8

6.2 Nacionalizacin y Recepcin de la Importacin............................................................. 13

7. PROCESOS INVOLUCRADOS ............................................................................................ 14

8. FORMATOS..........................................................................................................................14

9. DOCUMENTOS EXTERNOS................................................................................................15

10. ANEXOS.............................................................................................................................15


3/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

3 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

1 OBJETIVO

Establecer las polticas, condiciones generales y actividades necesarias para larealizacin, compras y equipos y suministros que hace la Universidad en el exterior,cumpliendo con la normatividad del Estatuto de Contratacin Resolucin 046 de 2004del Consejo Superior.

2 ALCANCE

Involucra a todas las dependencias de la Universidad del Valle que requieran realizarcompras internacionales

3 DEFINICIONES

3.1 Quotation (Cotizacin)Es un documento que comprende todos los elementos que figuran en la FacturaComercial definitiva. Se expide pero no crea compromiso de compra.

3.2 IncotermsTrminos Internacionales de comercio aceptados y adoptados por compradores yvendedores en transacciones internacionales. Los Incoterms son usos que definen lasobligaciones y responsabilidades de entrega de las mercancas hasta un lugardeterminado. Los incoterms ms usados son: EXW, CPT, CIP, DDU, Se aplican paraembarques que se realizan por cualquier medio de transporte. Ejemplo: Incoterm

carriage paid to (Transporte pagado hasta).

3.3 Factura Pro forma (Pro forma Invoice)Cuando el comprador (la Universidad) decide la compra a determinado proponente sesolicita la Proforma Invoice con la cual se crea el compromiso con el exportador.


4/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

4 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

3.4 Junta de ContratacinOrganismo cuya funcin principal es la de estudiar la recomendacin de la adjudicacinde las solicitudes de cotizaciones y convocatorias privadas y pblicas para laadquisicin de bienes y servicios que realice la Universidad.

3.5 Licencia de importacin

Autorizacin oficial que emite u otorga Mincomex, para permitir la entrada demercancas al pas del importador. Asociado a este permiso y dependiendo del tiempode equipo y/o material a importar se requieren de otros vistos buenos.

3.6 NacionalizacinProceso para legalizar la entrada al Pas de mercanca comprada en el Exterior, incluyelos pagos arancelarios, impuestos, gastos de transporte que la SIA realiza en nombrede la Universidad.

3.7 Orden Contractual Solicitud de ImportacinDocumento Contractual utilizado para los Contratos menores a 200 SMMLV, que serealicen con proveedores nacionales que representan a la firma internacional con lacual se va a realizar la importacin. En este documento se establecen las condicionesde la contratacin su detalle y valor. En el caso de importaciones si la compaaexportadora no tiene representante en Colombia, se tramita solicitud de importacin(Formato F-01 - MP-08-02-01).

3.8 Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal SICE -

Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal de la ContraloraGeneral de la Repblica creado mediante Ley 598 de 2000 y reglamentado mediante elDecreto N003512 de Diciembre 5 de 2003; integra t odos los datos relevantes delproceso de contratacin estatal, permitiendo su autorregulacin, control institucional ypublicacin de las operaciones.

3.9 Sociedad de Intermediacin Aduanera SIA

Tambin conocida Agente de Aduanas, es la persona jurdica cuyo objeto socialprincipal es el ejercicio de la Intermediacin Aduanera, para lo cual deben obtener


5/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

5 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

autorizacin por parte de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. LasSIAS son empresas intermediarias que ayudan en todo el proceso de exportacin eimportacin, gestiona por la Universidad el proceso de licencia se importacin y elproceso de nacionalizacin.

4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Resolucin No. 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatutode Contratacin.

4.1 Con respecto a las Importaciones

Para efectuar compras mediante el proceso de importacin, el Ordenador de Gastos dela dependencia que requiera los bienes, deber presentar una solicitud escrita a laSeccin de Compras y Administracin de Bienes de la Universidad, detallando lasiguiente informacin:

- Descripcin de los bienes

- Indicar el uso que se dar a dichos bienes.

Si, e acuerdo con el valor estimado de la compra y la representacin, el proceso sedebe ejecutar mediante solicitud de cotizacin u orden contractual, se deben aportar lasrespectivas cotizaciones y adjuntar la recomendacin de adjudicacin debidamentesustentada. Si, solamente se ha obtenido una cotizacin como consecuencia de que elproveedor goza de exclusividad en el suministro de los bienes, se deben presentar lascertificaciones enunciadas en el Numeral 1 del Artculo 35 del Estatuto deContratacin.

- Presentar la cotizacin, acompaada de la traduccin oficial de la descripcin de losbienes a adquirir. En la cotizacin o adjunto a ella, se debe especificar la informacinbancaria del proveedor necesaria para el pago de la importacin, el trmino denegociacin Internacional y la Moneda de Negociacin Internacional.

- Indicar la imputacin presupuestal contra la cual se ejecutarn los gastos quedemande la importacin. Realizar Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

- Indicar el nombre y cdigo de Colciencias, cuando se trate de proyectos deinvestigacin financiados por dicha Entidad.


6/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

6 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

- Suministrar los dems documentos e informacin que soliciten las diferentesentidades relacionadas con el Comercio Exterior.

- Cuando el peso de los bienes a importar sobrepasa los 50 Kg. O el valor supera losUSD$2.000, se requieren: licencia de importacin y trmites de nacionalizacin conuna Agencia de Aduanas.

2. El trmite de las importaciones lo podr efectuar directamente la Seccin deCompras y Administracin de Bienes o se podr solicitar para ello la contratacin de lasentidades de logstica de distribucin fsica internacional y comercio exterior que serequieran para llevar a cabo dicha labor. En cualquier caso, deber cumplirse lareglamentacin contenida en el Estatuto de Contratacin.

La Seccin de Compras y Administracin de Bienes solicitar el certificado dedisponibilidad presupuestal para cubrir el costo de la importacin y de los gastos que sederiven de los servicios de distribucin fsica o de comercio exterior que se contraten,con cargo a la imputacin presupuestal suministrada por la Dependencia interesadapara el trmite de la importacin.

3. El pago de las importaciones se efectuar exclusivamente a travs de la DivisinFinanciera de la Universidad del Valle.

La forma de pago seleccionada depender de la cuanta de la compra y de lanegociacin que se haga con el proveedor.

4. La transferencia bancaria anticipada se podr realizar hasta por el cien por ciento(100%) del valor de la importacin, segn se establece en el Artculo 21 del Estatuto deContratacin, cumpliendo con los siguientes requisitos:

- Se podrn realizar transferencias bancarias anticipadas por cualquier valor, en el casoque haya representante en Colombia por parte del proveedor en el exterior y seconstituya la respectiva pliza de buen manejo de anticipo. La autorizacin para el pagose har por parte del respectivo Ordenador de Gastos y requiere de las demsautorizaciones estipuladas en el Captulo IV del Estatuto de Contratacin, segn elmonto de la contratacin.

- Cuando no haya representante del proveedor en Colombia o no se pueda obtener lapliza de buen manejo de anticipo, solo se podrn efectuar transferencias bancarias


7/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

7 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

anticipadas hasta la suma equivalente a cinco mil dlares de los Estados Unidos deAmrica (US$5000).Para montos enter US $5000 y US$ 10.000, la Junta deContratacin podr recomendar transferencias bancarias anticipadas. En los demscasos deber realizarse el pago de la importacin mediante el sistema de Carta deCrdito o posterior al recibo a satisfaccin.

En estos casos, la autorizacin para el pago proceder de la siguiente manera:

Para valores hasta el equivalente de cinco mil dlares de los Estados Unidos deAmrica (US$5.000), requiere autorizacin emitida por el respectivo Ordenador deGastos.

En todos los casos de compras en el exterior, especialmente en las importacionessin representante en Colombia, es obligacin del funcionario que requiera losbienes, obtener la informacin sobre la existencia y referencias del proveedor, de talmanera que se minimice el riesgo en el cumplimiento del despacho y garantas porparte del mismo.

En caso de haber diferencia con el valor real en pesos pagados al proveedor, eloperario de la Unidad solicitante debe realizar los ajustes correspondientes alRegistro Presupuestal.

Documentos soportes para la legalizacin del Bien:Documentos de Nacionalizacin: Documento de Transporte, Declaracin deImportacin (Gua rea cuando no haya Declaracin de Importacin)Factura de CompraInforme de Recepcin

El trmite de importaciones que requiera Licencia de Importacin se deber realizarnicamente a travs de la Seccin de Compras y Administracin de Bienes de laDivisin de Administracin de Bienes y Servicios.

5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERALNo Aplica


8/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

8 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

6 PROCEDIMIENTOS:Indica que es una actividad de control.

6.1 Trmite de la Importacin

No.

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

A- Diligenciar Formato de Solicitud deImportaciones, con el respectivo informe tcnicoy cotizaciones Jefe - Unidad

Formato deSolicitud deImportacionesF-01-MP-08-02-01

B- Elaboracin y trmite de Certificado deDisponibilidad Presupuestal Operario-Unidad

1

C- Autorizar la solicitud de ImportacinOrdenador de Gastos

Solicitud deImportacin

D- Enviar la Solicitud de Importacin, elCertificado de Disponibilidad Presupuestal

(CDP), la cotizacin a la Seccin de Compras yAdministracin de Bienes y si la importacin esmayor a 200 SMMLV el Formato de Estudio yConveniencia Operario-Unidad

Formato deSolicitud de

ImportacionesF-01-MP-08-02-01Certificado deDisponibilidadF-02-MP-09-01-02Estudio deConveniencia yOportunidadF-01- MP-08-01-03

A- Verificar la solicitud, que envi ladependencia en el formato. Funcionario-Compras

B- Registrar los datos para solicitar la Factura

Pro forma al proveedor y enviar la solicitud alproveedor. Funcionario-Compras

D- Enviar la Factura Proforma a la Seccin deCompras y Administracin de Bienes Proveedor Factura Pro-forma

2 Realizacin dela Solicitud deFacturaProforma

E- Ingresar la informacin de la factura proforma(Das de entrega, garantas, seguros, valor enpesos, peso y medidas aproximadas) Funcionario-Compras


9/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

9 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

No.ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

3 Si el peso delBien es mayor a50 Kg o el costosupera los US$2000, se

realizan lasactividades denacionalizacinde los bienes

A- Generar solicitud para la Preliquidacin(Costos aproximados de los trmites con elAgente de Aduanas), anexar y enviarcomunicacin de solicitud al Agente de Aduanas

Funcionario-Compras

B- Enviar preliquidacin (Costo aproximado delvalor del trmite de nacionalizacin) Agente aduanas Preliquidacin

C- Ingresar los datos al sistema de laPreliquidacin (gastos de nacionalizacin,derechos arancelarios, etc.) Funcionario-Compras

A- Enviar informacin de la proforma y de lapreliquidacin al operario de la UnidadSolicitante

Funcionario-Compras4 Elaboracin yTrmite delRegistroPresupuestal B- Elaborar y tramitar los Registros de

Disponibilidad Presupuestalescorrespondientes(Agente de Aduanas y Proveedor)

Operario-Unidad /Funcionario Compras

RegistroPresupuestal

C- Completar la Preliquidacin en el sistema(Costo de la Nacionalizacin) y OrdenContractual de Importacin con los nmeros delos Registros Presupuestales

Funcionario-Compras

A- Enviar al Agente Aduanero la solicitud deLicencia de Importacin. Funcionario-Compras

5

B- Tramitar Licencia de Importacin en el VUCE(falta definir este trmino) Agente aduanero

C- Tramitar y obtener ante las autoridades lalicencia de importacin y enviar a la Seccin deCompras y Administracin de Bienes. Agente aduanero

Licencia deImportacin

Trmite delicencia deImportacin(Slo parabienes mayoresa US$1.000 ypeso mayor a 26Kg

D- Ingresar los datos al sistema de la Licenciade Importacin, fecha y nmero de Licencia. Funcionario-Compras


10/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

10 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO


A- Generar la solicitud de Exencin de IVA yCertificado de Impacto Ambiental.

Funcionario-Compras

Solicitud deExoneracin deIVA y Certificadode ImpactoAmbiental

B- Revisar y firmar solicitud de Exencin de IVAy Certificado de Impacto Ambiental Rector/Vicerrectorade Investigaciones

Solicitud deExoneracin deIVA y Certificadode ImpactoAmbiental

C- Enviar Solicitud de Exencin de IVA yCertificado de Impacto Ambiental al director deproyectos con instrucciones para trmite anteColciencias

Funcionario-Compras Solicitud deExencin de IVA

D- Tramitar Solicitud de Exencin de IVA atravs de la pgina web de Colciencias.

Docente director delproyecto

6 Si tieneexoneracin deIVA por aportesde Colciencias

E- Recibir la notificacin de Colciencias por elvalor a exonerar. Funcionario-Compras

F- Enviar notificacin a la oficina de laUniversidad del Valle en Bogot para querealice el trmite correspondiente conColciencias.

Funcionario-Compras

G- Elaborar, tramitar y enviar carta firmada porel Rector, autorizando a un funcionario parareclamar la Resolucin Funcionario -

ComprasCarta deAutorizacin

H- Reclamar la Resolucin en Colciencias conel valor a exonerar y enviar a la Seccin deCompras y Administracin de Bienes. Funcioanrio Univalle

Bogot

Resolucin deaprobacin de la

exoneracin

I- Registrar el nmero de Resolucin deColciencias y el valor de la exencin Funcionario-Compras

J Registrar y enviar al Agente Aduanero laResolucin emanada de Colciencias paratrmites de nacionalizacin

Funcionario-Compras


11/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

11 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO


A- Diligenciar el Documento Contractual

Funcionario-Compras

Contrato conFormalidadesPlenasOrden ContractualF-03-MP-08-01-02

Solicitud deImportacinF-01-MP-08-02-01

B- Revisar y Firmar Documento Contractual. CoordinadorAdministrativoOrdenador de Gastos

7 DocumentoContractual deImportacin

C- Reportar al SICE el documento contractual Tcnico encargadode Reportes a Entesde Control

A- Ingresar informacin de los datos a pagar alproveedor y crear artculos a importar (si noexisten) en el Sistema de Informacin SABS

Funcionario-Compras

C- Elaborar Formato de solicitud de importacin,anexar CDP, RP, licencia, factura proforma.

Funcionario-Compras

Tramite deImportacinF-02-MP-08-02-01Certificado deDisponibilidadF-02-MP-09-01-02,RegistroPresupuestalF-03-MP-09-01-02Licencia deImportacinFactura proforma

8 Pago aproveedores

D- Revisar y autorizar el pago. Jefe de la Seccin deCompras yAdministracin deBienesCoordinadorAdministrativoOrdenador del Gasto


12/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

12 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO


E- Entregar documentacin a la Seccin dePagadura de la Divisin Financiera

Funcionario-Compras

Tramite deImportacinF-02-MP-08-02-01Certificado deDisponibilidad

F-02-MP-09-01-02,RegistroPresupuestalF-03-MP-09-01-02Copia de laLicencia deImportacinFactura pro formaResolucin deRectora(ProveedorExclusivo)

F- Revisar Documentos y registrar la

Informacin

Tcnico Seccin de

PagaduraG- Realizar los trmites necesarios para elTraslado Bancario. Ver Procedimiento 10. Pagoen Moneda Extranjera del Manual deProcedimientos de Egresos MP 09-01-05

Tcnico de laSeccin de Pagadura

H- Enviar la confirmacin del traslado (Swift) ala Seccin de Compras y Administracin deBienes.

Tcnico de laSeccin de Pagadura

I- Enviar comunicacin al proveedor con laconfirmacin de la transferencia para enviar losartculos Jefe - Compras

Swift y carta deinstrucciones deenvo

9 Pago al Agentede aduanas

A- Enviar factura a la Seccin de Compras yAdministracin de Bienes. Si el valor del IVA aa pagar es superior a $2.000.000 se enva laDeclaracin de Importacin para tramitar pagoa la DIAN, de lo contrario se incluye en lafactura

Agente de AduanasFactura yDeclaracin deImportacin


13/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

13 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO


B- Elaborar la Pre-Solicitud de Pago en elSistema de Informacin SABS

Funcionario-Compras / OperarioUnidad

Pre-Solicitud dePago

C- Elaborar y tramitar Solicitud de Pago en

Interfinanzas

Funcionario-

Compras/ OperarioUnidad

Solicitud de Pago

D- Tramitar de pago al Agente de Aduanas ydel IVA si es el caso

Tcnico de Seccinde Pagadura

6.2 Nacionalizacin y Recepcin de la Importacin

Recepcin de los bienes importados por parte de la Seccin de Compras y Administracin de Bieneso de la dependencia solicitante.


1 Confirmacin delegalizacin delBien

A- Ingresar informacin de los pagos realesrealizados y costos de transporte, I.V.A yAranceles Funcionario-Compras

B- Enviar comunicacin a la Seccin de

Contabilidad y a la Seccin de Pagadura, conla informacin de la importacin anexandodocumentos soportes. (Cuando tiene IVA)

Funcionario-Compras

Documentos

Soportes:Copia de laDeclaracin deImportacinsellada por elBancoCopia de laFactura DefinitivaCopia del FormatoTrmite deImportacin


14/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

14 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO


A- Recibir notificacin de la entrega del bien enel Depsito Aduanero. Funcionario de

Compras

B- Notificar al Agente Aduanero del arribo de losbienes (informacin enviada por el depsito). Funcionario de

Compras

2 Recepcin delBien

C- Tramitar nacionalizacin de mercanca.Agente Aduanero

Factura ydocumentos denacionalizacin

D- Entregar a la Seccin de Compras yAdministracin de Bienes o directamente a ladependencia los bienes importados.

Agente Aduanero

E- Recibir la Factura del agente, factores denacionalizacin y los bienes recibidos. Funcionario-Compras Factura

F- Confrontar la Factura con el documentoContractual de Importacin realizada Funcionario-Compras

G- Confrontar y colocar las cantidades y preciosreales Funcionario-Compras

H- Asignar y enviar el bien a la personasolicitante Funcionario-Compras

I- Recibir y aceptar el bien adquiridoEmpleado -Unidad

Informe deRecepcin

J- Ejecutar el manual de Control de BienesMuebles Devolutivos o Control de BienesMuebles no Devolutivos o de Consumo, segnsea el caso.

Funcionario Inventarios

7. PROCESOS INVOLUCRADOS

Proceso de Gestin Financiera8. FORMATOS

Solicitud de Importacin F-01-MP-08-02-01Tramite de Importacin F-02-MP-08-02-01Certificado de Disponibilidad Interfinanzas - F-02-MP-09-01-02Registro Presupuestal Interfinanzas - F-03-MP-09-01-02Informe de Recepcin Preimpreso SABSOrden Contractual F-03-MP-08-01-02


15/15


Nmero:MP-08-02-01

Versin:


Pgina:

15 de 15

Fecha de Emisin:

Marzo 2010Ttulo:


DEFINITIVO

9. DOCUMENTOS EXTERNOS

No. DOCUMENTO Expedido por

10. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS

NMERO DESCRIPCIN FECHA

1.0 Versin Inicial Enero de 2007

2.0 Actualizacin de Procedimientos y Normatividad Marzo 2010

Elaborado por: rea de Calidad y MejoramientoOficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

F-04-MP-12-01-02

V-01-2008

manual procedimientos importaciones v2

Documents