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MANUAL BÁSICO: APLICACIÓN CLIENTE

TRANSPORTE TERRESTRE

Demandante de Transporte y Proveedor del Equipamiento

Manual de uso básico para la aplicación cliente de la nueva versión de Transporte Terrestre de

Valenciaportpcs.net

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ÍNDICE

1 // INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4

1.1 // CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................... 4 1.2 // OBJETO ....................................................................................................................................... 4 1.3 // ALCANCE...................................................................................................................................... 4 1.4 // CONTENIDOS ................................................................................................................................ 4 1.5 // ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS ......................................................................................................... 5

2 // CONCEPTOS GENERALES ....................................................................................................... 6

1.1 // TIPOS DE PERFIL ........................................................................................................................... 6 2.1 // TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................................................................................. 6

3 // INICIO ................................................................................................................................... 7

3.1 // ÁRBOL DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 7 3.2 // BOTONES DE ACCESO RÁPIDO ......................................................................................................... 8 3.3 // VENTANA DE TRABAJO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 9

4 // CONSULTA DE UN DOCUMENTO DUT ..................................................................................... 11 4.1 // BÚSQUEDA DE UN DOCUMENTO ..................................................................................................... 11 4.2 // CONSULTA DE DOCUMENTOS ......................................................................................................... 15

5 // CREAR UN DOCUMENTO DUT U ORDEN DE ENTREGA/ADMISIÓN. ............................................. 21

6 // MODIFICAR UN DOCUMENTO DUT U ORDEN DE ENTREGA/ADMISIÓN ........................................ 27

7// CANCELAR UN DOCUMENTO DUT U ORDEN DE ENTREGA/ADMISIÓN ......................................... 31

8// INFORMACIÓN MÍNIMA A INDICAR EN UN DOCUMENTO DUT ....................................................... 32

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1 // Introducción

1.1 // Control de Cambios

La siguiente tabla recoge los capítulos sobre los que se han realizado modificaciones respecto a la anterior versión del documento. Los cambios concretos realizados, quedan indicados a lo largo del documento en color rojo.

Versión Partes que Cambian Descripción del Cambio

15 Marzo 2013 -- Version Inicial

1.2 // Objeto

El objeto del presente documento es mostrar a los clientes del portal valenciaportpcs.net, el funcionamiento básico de la nueva versión del servicio de Transporte Terrestre en la aplicación Windows de valenciaportpcs.net.

1.3 // Alcance

El documento está orientado al cliente final que utiliza la aplicación Windows de valenciaportpcs.net tanto para consulta como para transmitir información, facilitándole la localización de la información dentro de la nueva versión.

1.4 // Contenidos

El presente documento está estructurado en diferentes capítulos según los siguientes puntos:

Capítulo 1.- Introducción.

Capítulo 2.- Conceptos generales, como perfiles y tipos de documentos.

Capítulo 3.- Inicio.

Capítulo 4.- Consultar un documento.

Capítulo 5.- Crear un documento.

Capítulo 6.- Modificar un documento.

Capítulo 7.- Cancelar un documento.

Capítulo 8.- Información mínima a cumplimentar.

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1.5 // Abreviaturas y Acrónimos

Término Significado

DUT Document Unificado de Transporte

IT Instrucciones de Transporte

PCS Valenciaportpcs.net

OA Orden de Admisión

OE Orden de Entrega

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2 // Conceptos Generales

1.1 // Tipos de Perfil

En la nueva versión del Transporte aparece los siguientes perfiles a destacar:

Demandante del Transporte: empresa encargada del transporte. En transporte cedido será el Transitario, en transporte no cedido el Consignatario.

Proveedor de Equipamiento: Empresa propietaria del contenedor, en la mayoría de los casos coincide con el consignatario.

Operador de Transporte: Empresa a la que se le contrata el transporte terrestre.

Debido a la simitud de acciones, este manual es común para el uso de la aplicación de los perfiles de Demandante del Transporte y Proveedor del Equipamiento.

2.1 // Tipos de Documentos

Es importante destacar que en esta versión de Transporte, pueden existir tres tipos de documentos que se pueden generar:

DUT de Instrucción de Transporte: sirve para generar un documento de transporte que posteriormente debe ser completado por un proveedor de equipamiento. Este último, generará un documento de tipo DUT Completo, en el caso que sea un transporte cedido, que contendrá los datos del Admítase y del Entréguese o una orden entrega/admisión en el caso que sea un transporte no cedido. Para generar un DUT de Instrucción de Transporte, nuestra empresa debe tener perfil de Demandante de Transporte.

DUT Completo: únicamente se podrá realizar en el caso que el transporde sea NO CEDIDO, y sirve para generar un documento que contiene, además de los datos de transporte, la información relativa a la Entrega y la Admisión del contenedor. Para generar un DUT Completo, nuestra empresa debe tener perfil de Proveedor de Equipamiento.

OE/OA: en el caso que el transporte sea CEDIDO, el Demandante de Transporte será quien lleve a cabo la realización de una orden de entrega u orden de admisión, que deberá casar luego con la IT emitida por el transitario, siempre y cuando sea realizada por éste último.

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3 // Inicio

Al iniciar la aplicación cliente de Valenciaportpcs.net, aparece en el área derecha el menú en forma de árbol con los documentos con los que se puede trabajar. Los documentos aparecen agrupados según perfiles del siguiente modo:

“Documentos Unificados”, en caso que seamos Demandantes de Transporte. Se muestran los mensajes DUT que hemos o nos han creado, ya sea como EMITIDOS o como RECIBIDOS.

“Órdenes de Entrega/Admisión”, en caso que seamos Proveedores del Equipamiento. Se muestran los mensajes OE/OA (Orden de Entrega / Orden de Admisión) que hemos o nos han creado, ya sea como EMITIDOS o como RECIBIDOS.

La ventana de bienvenida para ambos perfiles, es prácticamente igual, por lo que sólo se muestra la correspondiente a Proveedor de Equipamiento.

3.1 // Árbol de Documentos

El Árbol de documentos permite agrupar los documentos según el estado en el que se encuentren. En la actualidad existe la siguiente clasificación:

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DOCUMENTOS UNIFICADOS

EMITIDOS: donde se almacenan los documentos emitidos por este usuario

o ACTIVOS. Se trata de los documentos en los que aun podemos trabajar.

o FINALIZADOS

o CANCELADOS

o ARCHIVADOS

o BORRADORES

o PLANTILLAS

o TODOS

RECIBIDOS: donde se recogen los documentos enviados para este usuario.

o ACTIVOS

o FINALIZADOS

o CANCELADOS

o ARCHIVADOS

o TODOS

ÓRDENES DE ENTREGA/ADMISIÓN

EMITIDAS: donde se almacenan las ordenes emitidas por este usuario

o ACTIVAS

o FINALIZADAS

o CADUCADAS

o CANCELADAS

o ARCHIVADAS

o BORRADORES

o PLANTILLAS

o TODOS

RECIBIDAS: donde se recogen los documentos enviados para este usuario.

o ACTIVaS

o FINALIZADAS

o CADUCADAS

o CANCELADAS

o ARCHIVADAS

o TODAS

3.2 // Botones de Acceso Rápido

En la parte inferior de la página principal del servicio se ofrece un acceso rápido para la visualización de información general del usuario y según su perfil, para la creación de documentos.

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3.3 // Ventana de Trabajo de Documentos

Una vez seleccionado en el árbol de documentos el tipo de documentos con el que queremos trabajar aparece asociada una ventana de trabajo. Esta ventana de trabajo se divide en dos partes diferenciadas:

“Área de Búsqueda”, donde se puede seleccionar las condiciones determinadas que deben cumplir los documentos que se quieren buscar.

“Resultado de la Búsqueda”, listado de los documentos que cumplen con las opciones de búsqueda indicadas en el Área de Búsqueda.

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Para aumentar el tamaño del área en la que se muestra el listado de resultados, es posible ocultar el Área de Búsqueda. Para ello solo es necesario pinchar sobre el botón “Buscar” de la botonera superior.

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4 // Consulta de un Documento DUT

4.1 // Búsqueda de un Documento

Para buscar un DUT u Orden de Entrega/Admisión que hemos o nos han creado, pinchamos sobre la opción “Activos”, que se encuentra justo debajo de “Emitidos” en caso que seamos nosotros quienes hayamos generado el DUT-OE/OA, o “Recibidos” en caso que nos lo hayan enviado. Al pinchar sobre “Activos”, en la zona derecha de la pantalla, se muestra el Área de Búsqueda y el listado de mensajes DUT/OE-OA resultado de esa búsqueda se muestra en la parte de abajo. Por defecto, aparecen todos los mensajes DUT/OE-OA que están activos.

El Área de Búsqueda, nos permite “buscar” cualquier documento de múltiples maneras, e incluso seleccionar un grupo de DUT/OE-OA con los que trabajar. Según la vista en la que nos encontremos aparecerán distintas opciones de búsqueda. En el caso concreto de documentos DUT/OE-OA, inicialmente aparece una selección de información según se trate de “Vista documental” o “Vista por equipamientos”

Seleccionamos Activos

Aparecen todos los DUT Activos

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Por defecto, la búsqueda se realiza en “Vista documental”, donde se recoge la información a nivel de documento y puede abarcar información de más de un contenedor, pero también es posible hacerla por equipamiento. La “Vista por equipamientos” muestra los resultados por contenedor, en lugar de por DUT u OE/OA y que puede incorporar información de más de un contenedor. Por ejemplo, si se quiere buscar un documento a través de la información que se recoge en los lugares de carga/descarga o por fechas de carga/descarga, se recomienda buscar por “Vista de equipamientos”

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Si quisiéramos ver sólo los DUT/OE-OA que todavía no hemos leído (es decir, con los que todavía no hemos trabajado), en la búsqueda (parte de arriba), seleccionamos el check (cuadradito) que se encuentra junto a la etiqueta “No Leído” y pulsamos el botón “buscar”. Tras esto en la parte de abajo, como resultado de la búsqueda, aparecen sólo los DUT/OE-OA que todavía no habíamos mirado.

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En los resultados de la búsqueda, podemos “desplegar” el DUT/OE-OA para ver los detalles de los contenedores que hay dentro. Para esto, sólo tenemos que pinchar en el símbolo “+” que se encuentra junto al DUT/OE-OA para el que queremos ver el detalle y aparecerán nuevas filas, cada una con el detalle de un contenedor.

Seleccionamos los “No Leídos” y pinchamos “Buscar”

Aparecen sólo los DUT que todavía no habíamos abierto

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4.2 // Consulta de Documentos

Para consultar un documento existente, seleccione el documento que desea consultar y se abre con doble clic. El doble clic puede realizarse tanto sobre la línea en la que está el contenedor concreto, como sobre la línea en la que está el DUT/OE-OA que contiene uno o varios contenedores. Tras esta acción, se abrirá una nueva ventana en la que podremos ver todos los datos del documento y sus contenedores.

Si pinchamos el “+” se muestra el detalle de los contenedores que hay dentro del DUT

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En la nueva ventana, en la parte de la izquierda se muestra una lista con los contenedores que contiene el DUT o la OE/OA. En la parte de la derecha aparecen dos zonas. En la parte de arriba está la Auditoría, con la que podemos saber lo que le ha ido pasando al DUT o a la OE/OA en el que se encuentra el contenedor seleccionado. En la parte de abajo aparece una especie de documento con los datos para ese contenedor. Desde esta pantalla sólo podemos ver el contenido del DUT/OE-OA de ese contenedor (el que tenemos marcado en azul en la lista de Contenedores de la izquierda).

Doble clic sobre la línea del DUT o la de uno de sus contenedores, nos abrirá una nueva ventana desde la que podremos consultar el DUT.

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Si en la lista de Contenedores pinchamos el botón que pone “Contenedores”, se oculta la lista. Esto puede ser útil si queremos ver en la pantalla más información del documento DUT o de la OE/OA.

Contenedores que hay en el DUT para

el que hemos hecho doble clic

Vista del contenido del DUT de ese contenedor

Desde aquí sólo se pueden leer los datos

Auditoría del DUT

Para esconderla, podemos pinchar en el botón “Ver Auditoría”

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Si pinchamos el botón de “Ver Auditoría”, se oculta la zona superior de la derecha, es decir, se esconde la Auditoría del DUT o de la OE/OA. Esto puede ser útil si queremos ver más información del documento DUT en la pantalla.

Escondemos la lista de Contenedores

Escondemos la Auditoría

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En caso que sea un DUT Completo, con los botones de la barra de arriba, podemos ver el documento de Transporte, el Admítase o el Entréguese. En el caso de tratarse de una OE u OA veriamos la Orden de Entrega o la de Admision, según lo que seleccionemos. Además, la aplicación permite otras acciones como Imprimir los documentos, o exportarlos a otros formatos como son .pdf o .doc. Para consultar la información de cada uno de los contenedores, podemos usar la lista de contenedores de la izquierda, y únicamente tenemos que pinchar encima del contenedor que nos interesa.

Si pinchamos en los botones de Ver Admisión o Ver Entrega, se abrirá una nueva ventana con el detalle de la información de ese documento para ese contenedor.

Los botones nos permiten consultar los diferentes documentos generados para cada contenedor

La lista de contenedores nos permite movernos por cada uno de los contenedores para ver su detalle

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5 // Crear un Documento DUT u Orden de Entrega/Admisión.

Para crear un nuevo documento (DUT Completo, Instrucciones de Transporte u Orden de Entrega/Admisión), es posible:

Utilizar los botones de acceso rápido;

Entrar en los documentos que hemos o nos han enviado desde el árbol de documentos, los que nos permitirá acceder a la botonera.

Para crear un DUT completo, realizando un TRANSPORTE NO CEDIDO, se realiza desde la botonera situada en la parte de arriba de la pantalla del documento, pinchamos en el botón de “Nuevo”, y luego en la opción de “DUT Completo”.

Tras realizar estos pasos, se abrirá una nueva ventana en la que pueden completarse todos los datos necesarios relacionados con un documento DUT, que contiene además de los datos de transporte, los de Entrega y Admisión.

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El nuevo DUT está dividido por secciones, separando lo que sería la cabecera del documento del resto de datos (temperatura, mercancía, etc.). Una vez completados los datos de cabecera (partes involucradas, referencias, detalles del transporte marítimo), podemos pinchar en el botón de “Ocultar datos generales”, lo que reduce el tamaño del área de cabecera, mostrando el detalle de datos del DUT.

Para ver el resto de datos del DUT, pinchamos en “Ocultar datos generales”

El DUT se divide en cabecera y detalle.

En la cabecera aparecen los datos de Partes, referencias y transporte marítimo.

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Los datos obligatorios en el DUT, aparecen indicados con fondo en color rojo.

Si queremos volver a ver los datos de cabecera pinchamos “Mostrar datos

generales”

La cabecera se reduce para mostrar los datos del detalle del DUT

Los datos en rojo son obligatorios

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Para realizar el envío, una vez rellenados los campos, pinchamos el botón “Enviar” de la barra de botones (parte de arriba). Si hubiera errores, estos aparecerían en una lista en la parte de abajo de la ventana.

Los datos en rojo son obligatorios

Completamos toda la

información y pinchamos Enviar

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Si todo es correcto, se mostrará la siguiente ventana (que nos pide confirmación para realizar el envío del DUT). Si estamos conformes, pinchamos “Sí”, en caso de seleccionar “No”, se cerrará, volviendo a la ventana del DUT.

Al abrir la lista de errores, podemos ver qué es lo que ha fallado. Si hacemos doble clic sobre ese error, automáticamente nos lleva a

dónde está el problema

Si cuando pinchamos Enviar, hay errores en el documento, aparecen en esta lista. Para abrirla, nos ponemos encima con el ratón.

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A la hora de crear una Orden de Entrega u Orden de Admision , se realiza de la misma manera que en el caso del DUT completo, pero en este caso, nos tenemos que dirigir al campo de ordenes de entrega/admisión y seleccionar la opción de nuevo:

Desde esta opción, podremos generar una orden de entrega y admisión conjunta, o bien una orden de entrega o admisión por separado. El funcionamiento es igual que en el caso del DUT completo, lo que cambia a la hora de realizar una OE/OA es que los lugares de carga/descarga en este caso no son obligatorios.

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6 // Modificar un Documento DUT u Orden de Entrega/Admisión

Para reemplazar información de un documento existente, seleccionamos el documento que deseamos modificar y lo abrimos con doble clic. Pinchamos en el botón de “Mensajes” situado en la parte de arriba de la pantalla del documento, y luego pinchamos sobre la opción de “Reemplazar”.

Tras esto, se abrirá una nueva ventana en la que se podrán modificar los datos. Una vez localizada y modificada la información deseada, pincamos en el botón “Enviar” de la barra de botones (parte de arriba).

Si hubiera errores, estos aparecerían en una lista en laparte de abajo de la ventana.

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Si todo es correcto, se mostrará la siguiente ventana (que nos pide confirmación para realizar el envío del DUT modificado). Si estamos conformes, pinchamos “Sí”, en caso de seleccionar “No”, volvemos a la página anterior donde se nos permitirá seguir realizando cambios.

Si cuando pinchamos Enviar, hay errores en el documento, aparecen en esta lista. Para abrirla, nos ponemos encima de “Lista de errores” con el ratón.

Al abrir la lista de errores, podemos ver qué es lo que ha fallado. Si hacemos doble clic sobre ese error, automáticamente nos lleva a dónde está el problema

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En el caso de realizar un reemplazo de una Orden de Entrega/Admisión el funcionamiento es el mismo pero el reemplazo se ha de realizar desde la línea desplegada como muestra la imagen:

En la parte superior aparece la opción de MENSAJES, dándole a ese botón y se desplegaría la siguiente imagen:

Realizariamos los cambios oportunos y daríamos de nuevo a ENVIAR.

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Enviándose al sistema los cambios realizados. En el caso de la modificación de una Orden de Entrega u Admision se ha de realizar individualmente y no en conjunto como sucede en el DUT.

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7// Cancelar un Documento DUT u Orden de Entrega/Admisión

Para cancelar un documento con el que estamos trabajando, seleccionamos el documento que deseamos cancelar y lo abrimos con doble clic. Pinchamos en el botón de “Mensajes”, situado en la parte de arriba de la pantalla del documento, y luego pinchamos sobre la opción de “Cancelar”.

Si todo es correcto, se mostrará la siguiente ventana (que nos pide confirmación para realizar el envío de la cancelación del DUT). Si estamos conformes, pinchamos “Sí”, en caso de seleccionar “No”, se cerrará la ventana, volviendo a la página de inicio.

En el caso de las cancelaciones de una Orden de Entrega/admisón se ha de hacer individualmente, igual que cuando se realiza un reemplazo, primero se cancela la Entrega y luego cancelaríamos la admiion, no pudiéndose cancelar a la vez , tal como sucede con el DUT completo.

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8// Información Mínima a Indicar en un Documento DUT

La información mínima necesaria a completar aparece resaltada en rojo.

Como Información general se debe completar los datos referentes a:

Tipo de Operación, donde se encuentra seleccionado por defecto Exportación.

Tipo de Transporte, si es Cedido o no Cedido.

Partes Involucradas, donde se proporcioan información sobre los datos del Operador del

Transporte y Proveedor del Equipamiento. Indicando el nombre y código de la empresas o

el NIF en caso de que no se conozca el código. Los datos sobre el demandante del

transporte son rellenados por el sistema por defecto.

Referencias, se proponen diferentes tipos de referencias a completar: el numero de

Booking es obligatorio para el transporte NO CEDIDO, excepto en movimientos de

traslado, y se recomienda incluirlo siempre(en documentos de exportación), aunque sea

cedido. Se recomienda incluir el BL para importación.En el caso de transporte cedido es

obligatorio el numero de expediente del Operador Logistico.

Transporte Marítimo, recoge la información referente al transporte por mar. La

información visualizada será diferente según el tipo de operación (Exportación,

Importación, etc.).

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Para continuar completando la información, seleccionamos la opción “Ocultar datos generales” y aparecen los datos a completar sobre el contenedor (matrícula, tipo, descripción, el estado en la entrega y el estado en la admisión). Se puede completar la información pinchando en los enlaces “Más características” “Mercancía” “Operaciones Terrestres” e “Instrucciones Entrega y Admisión”, o bien desplazándose con la barra.

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Los datos obligatorios son los siguientes:

La descripción de la mercancía y el peso bruto. Se puede introducir la información o

bien en la tabla donde se muestra o haciendo doble clic, tras lo que aparecerá una nueva

ventana con todos los datos posibles a completar.

Lugar de carga/descarga. Como datos se debe indicar el lugar, el código postal y la fecha

de carga o descarga propuesta. En caso de transporte cedido , este campo no es

obligatorio.

Intrucciones para la entrega/admisión. Hay que indicar la empresa de entrega/admisión

en el cual se va arealizar el transporte.

Una vez finalizada la introducción de todos los datos si no existen errores, se puede enviar la información pinchando en el botón de “Enviar”.

Centro de Atención a Usuarios Avenida Muelle del Turia, s/n

46024 Valencia Tel.: 902 88 44 24

R.C.I.: 10 001 www.valenciaportpcs.net [email protected]

http://www.valenciaportpcs.net/

mailto:[email protected]

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