manual administrativo

MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO INTRODUCCIN CAPTULO 1.- ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS 1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIN1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIN1.6.-LA DIVISIN EN EL TRABAJO1.7.-LA REORGANIZACIN CAPTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS2.2-CLASIFICACIN2.3.-PLANTACIN Y PROCESO DE ELABORACIN2.4.-ACTUALIZACIN CAPTULO 3.-GUA PRCTICA PARA EL DISEO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIN3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS3.3.-MANUALES DE POLTICAS AUTO EVALUACIN BIBLIOGRAFA INTRODUCCIN Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, as mismo son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitar la capacitacin de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rpida induccin a empleados en nuevos puesto, etc.La efectividad de los manuales administrativos radica en el anlisis de cada proceso, actividad, funcin, tarea, etc. Ya que este permitir una elaboracin precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboracin de los manuales administrativos, as como una gua prctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseo e implementacin. CAPTULO 1Estructura y organizacin de las empresas. La competencia existente, para la produccin de ms y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez ms, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial inters a la organizacin como parte fundamental del proceso administrativo. 1.1 Importancia de la organizacin. La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. 1.1.1. 1.1.1. Estructuras organizacionales formales. Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal: a) a) El trabajo, el cual es divisionado.b) b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo

divisionado.c) c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.d) d) Las relaciones entre las personas las unidades las unidades

trabajo-personas. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente de insatisfaccin en el trabajo. 1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos estructura y organizacin (lo cual dificulta precisar estos trminos), as como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes:Estructura.- es una actitud metodolgica, un mtodo al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado.Organizacin.- es la estructura planeada para establecer patrones de relacin entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organizacin y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propsito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. 1.3 Modelos de estructuras organizacionales en trminos generales un modelo es la representacin de alguna cosa, como lo defini Jorge Etkin. En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, smbolos grficos, ideas palabras que son utilizadas para representar un fenmeno real con una finalidad prctica; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases tipos fundamentales; 1.3.1. Estructuras monofuncionales. Se caracteriza por la concentracin de la autoridad en una persona grupo de personas que son, en la mayora de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa grficamente esta clase de estructura.

NIVELES OPERATIVOS

GERENCIA

JEFATURADE

PRODUCCIN

P

SUPERVISIN

0 0 0 0 0

Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). 1.3.2. Estructura Funcional. Tambin conocida como departamentalizacin funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organizacin estructural. Esta estructura, se poda llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como pblicas, se fundamenta en los principios de la teora clsica; un ejemplo grfico de este tipo de estructura es el siguiente:

GerenteGeneral

G

Asistentede

Investigacin

I

Asistente deRelacionesPblicas

P

Sub-Gerentede

Produccin

P

Sub-Gerentede

Finanzas

F

Sub-Gerentede

Ventas

Jefede

Personal

P

Jefede

Fabricacin

F

Jefede

Ingeniera

I

SupervisorProducto A

P

SupervisorProducto B

P

SupervisorProducto C

P

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Relacin de AsesoraFlujo de la Autoridad de lnea

l

Figura No. 2 Organigrama de estructura jerrquica 1.3.3. Estructura descentralizada. Este modelo es una evolucin y una variacin del modelo jerrquico y funcional que se describi en el inciso anterior, entre sus caractersticas propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autnomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratgicas a los altos niveles y las decisiones tcticas a las divisiones autnomas, se incrementan los rganos de asesora para los altos niveles. 1.3.4. Estructuras no piramidales. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organizacin de los grandes organismos, estas estructuras estn basadas en matrices las cuales se forman con las lneas verticales de la autoridad y la lnea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto especfico, en la interseccin de las lneas se da una contribucin o apoyo de carcter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa rea de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razn son tambin conocidos como matriciales, por equipos por proyectos. La figura siguiente (Figura No.3) corresponde a un Organigrama de estructura no piramidal.

NivelesDirectivos

D

Divisin A

D

Divisin B

D

Divisin C

D

Divisin C

D

Asignacinde

Recursos

R

Coordinacincon

Mercadotecnia

M

Producciny

Apoyo

AA

Materialesy

Suministros

S

Personaly

Seguridad

S

Ingenieray

Investigacin

I

Contabilidady

Control

C

Grupode

Produccin

PP

Grupode

Personal

P

Grupode

Contabilidad

C

Grupode

Contabilidad

C

Grupode

Contabilidad

C

Grupode

Personal

P

Grupode

Materiales

M

Grupode

Ingeniera

I

Grupode

Ingeniera

I

Grupode

Materiales

M

Grupode

Personal

P

Grupode

Materiales

M

Grupode

Ingeniera

I

Grupode

Produccin

P

Grupode

Produccin

P

3

3

2

2

1

1

PROYECTOS

O

Figura No. 3 Organigrama de estructura no piramidal 1.4. Las relaciones en la organizacin. Consideramos importante para la elaboracin de los manuales administrativos, el anlisis detallado de las relaciones Organizacionales, pues estas son en s, las que a travs de los manuales, se norman y se regulan para la consecucin de los objetivos de la estructura.El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos.Como veremos en este captulo, hay muchos tipos de autoridad. Se emplean para hacer, factible el funcionamiento de la organizacin formal. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones, para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos especficos. Estos tipos de autoridad, que se extienden por toda la estructura de la organizacin, dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales. 1.4.1. Las relaciones formales. Se consideran as a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional, y que permiten efectuar las funciones y actividades, establecen la autoridad y las jerarquas, o sea, las relaciones entre superiores y subordinados, entre personas del mismo nivel en el departamento en niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes estn fuera de ella.Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales aquel delega autoridad en ste, quin a su vez la delega a otro, y as sucesivamente forman una lnea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgnica.La autoridad as formada a dado origen a la expresin autoridad de lnea. Esta lnea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de

autoridad rangos que constituyen las jerarquas existentes en toda clase de organizaciones. La autoridad lineal la comprende fcilmente el personal de una empresa. Un superior manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una lnea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quin recibe ordenes y a quin debe informar.Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la autoridad staff.En la mayora de las empresas, el empleo del trmino staff en las estructuras de organizacin puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de lnea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una autoridad de ideas y a los funcionarios de lnea una autoridad para dar ordenes. Como ejemplo de la interrelacin de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama

Flujo de autoridad de lnea Relacin de staff

PRESIDENTE

Vicepresidente de

Finanzas

Vicepresidente de

Fabricacin

Vicepresidente de

Ventas

Asistente del Presidente

Administrador de

Personal

Administrador de

fabrica

Administrador de

Presupuesto

Capataz A Capataz B Capataz C

Figura No. 4 Autoridad lineal y staff 1.4.2. Las relaciones no formales. Son todas las relaciones establecidas entre las mltiples unidades de organizacin y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. 1.5.Las funciones, las actividades los deberes, las responsabilidades y la autoridad en la organizacin. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminologa utilizada en la elaboracin de los manuales administrativos, en este apartado analizaremos los trminos mas usados en la formulacin de estos; 1.5.1 Las funciones. Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, laagrupacin de las actividades afines, expresadas en forma genrica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organizacin para alcanzar sus fines. 1.5.2.Las actividades. Son la cantidad de trabajo especfico que, debe realizar una persona para realizar una o varias funciones, para un mejor entendimiento de este trmino y el de las funciones, presentamos un ejemplo prctico:Funcin.- compra de materiales.Actividad.- cotizacin de materiales. 1.5.3.Las obligaciones o deberes. Debemos entender estos trminos como las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional. 1.5.4. Las responsabilidades. Podemos definir a la responsabilidad como la obligacin personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecucin de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organizacin; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la jerarqua y la disciplina. 1.5.5. La autoridad. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales, es decir la autoridad moral. Es importante que la

persona que ostenta la autoridad formal posea adems autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas.En conclusin, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo; en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores, lderes, etc.) 1.6. La divisin del trabajo. La divisin del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las primeras formas de agrupacin se daba la distribucin de tareas en la familia, la tribu, y en los primeros pueblos, as pues, el hombre a comprendido que la organizacin de los grupos se basa en la divisin del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtencin de sus objetivos a esto se le conoce como sinergia.Podemos definir a la divisin del trabajo como la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin en el trabajo. La representacin grfica de la divisin en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especializacin de las reas de la empresa.Si analizamos la divisin del trabajo en las empresas sta es el resultado de factores internos y externos, tales cmo:- Necesidad de agrupar las distintas actividades.- Aprovechar la especializacin, la cual fomenta la productividad.- El desarrollo tecnolgico.- - El factor geogrfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.- - Necesidad de eficientar los factores de la produccin. 1.6.1. Divisin del trabajo vertical. La divisin del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de lneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de divisin permite un mayor flujo de informacin y establece ms claramente las lneas de autoridad. 1.6.2. Divisin del trabajo horizontal. Este tipo de divisin se fundamenta en el grado de especializacin de las reas, puestos y actividades.En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos:- - Volumen de trabajo.- - Estabilidad en el volumen de trabajo. 1.7. La reorganizacin Las estructuras Organizacionales tambin tienen un periodo de vida til, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada.

Los sntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciacin de una reorganizacin son los siguientes: Internos:- - Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, en los de

las reas en particular.- - Inadecuada divisin del trabajo.- - Problemas en la organizacin Organizacional.- - Tramos de control muy amplios.- - Deficiencia o falta de controles.- - Baja productividad.- - Crecimientos no programados.- - Problemtica relacin de trabajo. Externos:- - Avance cientfico y tecnolgico.- - Situacin del mercado.- - Sistema poltico, econmico, social y cultural. Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisin de implementar un proceso de reorganizacin, tarea que sugerimos, debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su anlisis y opinin contendr mayor objetividad, experiencia y especializacin.La informacin que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganizacin en su caso el cambio total de la estructura Organizacional.En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganizacin, la representacin grfica de este, sera la siguiente figura.

Figura No. 5 Proceso de reorganizacin

CONTROL

Determinar yanalizar las bases

para lareestructuracin

Investigacin yanlisis de lainformacin

obtenida

Elaboracin de unplan para modificar

la estructuraorgnica actual

Implantacin delplan de

reorganizacin

Dicho proceso estar supeditado a la eliminacin de los problemas organizacionales, o sntomas como los llamamos en este captulo, as pues el proceso ser cclico, cada que la organizacin presente problemtica en sus actividades funciones. Captulo 2Los manuales administrativos. Los manuales administrativos son una valiosa herramienta tcnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos administrativos de la empresa. 2.1. Definicin, antecedentes y objetivos. 2.1.1. Definicin de manual Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente.Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, citamos algunos conceptos de diferentes autores; - - Duhat Kizatus Miguel A. Lo define Un documento que contiene, en

forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo.

- - Para Terry G.R.: Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.

- - Continolo G. Lo conceptualizar como: Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

- - Definicin de manual de organizacin.- Es un documento oficial cuyo

propsito es describir la estructura, funciones, as como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo.

- - Definicin de manual de procedimientos.- Instrumento administrativo bsico para coordinacin, direccin y control administrativo, que facilita la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin.

- - Definicin de manual de polticas.- Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin superior.

2.1.2. Antecedentes. El uso de los manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa.Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo; ciertamente estos intentos

carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los manuales administrativos. 2.1.3. Objetivos. Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacin del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos: - - Presentar una visin de conjunto de la organizacin ( manual de

organizacin).- - Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de

organizacin).- - Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organizacin).- - Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin ( manual de

procedimientos).- - Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento

( manual de procedimientos).- - Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad

administrativa (Manual de procedimientos).- - Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada

unidad administrativa ( manual de polticas).- - Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio

(manual de polticas).- - Facilitar la descentralizacin, mediante lineamientos para los niveles

intermedios en la toma de decisiones ( manual de polticas).- - Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea

especfica (manual por funcin especfica).- - Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo

ingreso facilitando su incorporacin al organismo (manuales administrativos).- - Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales ( manuales administrativos). 2.2. Clasificacin. Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: Por su contenido - - Manual de historia del organismo.

- - Manual de organizacin.- - Manual de polticas.- - Manual de procedimientos.- - Manual de contenido mltiple ( cuando trata

de dos contenidos, por ejemplo polticas y procedimientos; historia y organizacin).

- - Manual de adiestramiento o instructivo.- - Manual tcnico.

Por funcin especfica - - Manual de produccin.

- - Manual de compras.- - Manual de ventas.- - Manual de finanzas.- - Manual de contabilidad.- - Manual de crdito y cobranza.- - Manual de personal.- - Manuales generales (los que se ocupan de

dos o ms funciones operaciones.)

Figura No. 6 Clasificacin de los manuales administrativos 2.3. Planeacin y proceso de elaboracin. La primera etapa en la manualizacin de un organismo, empieza con una adecuada planeacin, por lo que ser importante en sta etapa considerar factores como: - - Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del

organismo.- - Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes;

personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada etc. El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan de manualizacin adecuado y acorde a la situacin que guarda el organismo; por lo que el siguiente paso en la planeacin ser, el programa de trabajo, en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan.Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas en la elaboracin de manuales administrativos, las grficas PERT y CPM, su uso puede ser por separado aunque con la combinacin de ambas se obtienen menores resultados.Las siglas PERT significan tcnica de evaluacin y revisin de programas, las siglas CPM significan mtodo del camino crtico otra tcnica de programacin til para la elaboracin de manuales es la grfica de barras de Gantl, al igual que la grfica PERT sirve para establecer grficamente el proceso de elaboracin de los manuales, lo que permite supervisar los avances y la aplicacin de recursos; as pues, el primer paso en la elaboracin de un manual administrativo, ser la programacin bsica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:- - Dividir la elaboracin del manual en etapas bien definidas y en tramos

cortos de tiempo.- - Determinar la secuencia de dichas etapas.- - Estructurar en forma de flujo la secuencia.- - Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, as como

la unidad de medida de tiempo a usar (da, mes, bimestre, etc.).- - Estimar el tiempo total para la elaboracin del manual.La elaboracin de cada manual administrativo (organizacin, procedimientos, polticas y por funcin especfica) es diferente, sin embargo en este captulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales, ya que los mismos manuales son de caractersticas diferentes para cada organismo.

2.3.1. Recopilacin de la informacin Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperacin para elaboracin de los manuales.La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la investigacin documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especificas de cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas, previamente diseadas; las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran nmero de personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin de la estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades. 2.3.2. Procesamiento de la informacin. La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin, son los siguientes:- - Depuracin- - Clasificacin, y - - AnlisisEl analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la informacin, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa.Para la integracin de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. 2.3.3. Redaccin. Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc.Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible. 2.3.4 Elaboracin de grficas.

Un apoyo importante a la redaccin contenido de los manuales, son sin duda las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las representaciones grfica mas comunes son:- - Organigramas.- - Diagramas de flujo, y - - Cuadros de distribucin. 2.3.5. Formato y comprensin. Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son:- - Facilidad de lectura y/o consulta.- - Que permita hacer referencias rpidas y precisas.- - Respirar confianza por su apariencia y orden. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribucin en las pginas, usando correctamente los espacios en blanco, los mrgenes amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina, etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas. 2.3.6. Revisin y aprobacin. En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:- - Revisin justa y objetiva del material .- - Proporcionar crticas especficas y constructivas.- - Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un

plazo previamente acordado.- - Evitar cambios slo por gusto personales.Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades.Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas bien utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como punto final en la elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar paso a la impresin, distribucin y control de los manuales, en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusin en forma simultnea a la distribucin, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse un ejemplar, es decir slo a los usuarios de cada manual, siendo solamente la gerencia general direccin, quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.Es importante establecer procedimientos que permitan la conservacin y retencin de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:

A) A) Por seguridad, ya que estos contienen informacin confidencial y en su

caso datos que serviran a la competencia.B) B) Por costo, pues la reposicin de los manuales genera un gasto. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribucin de manuales, que consiste en una relacin ordenada de los tenedores de manuales, este control deber ser de uso del rea de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal. 2.4. Actualizacin. El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses.La mayora de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones, es decir las efectan sobre la base de sus necesidades de actualizacin, por cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos, etctera,.Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a travs de un programa escalonado por secciones reas se ejerce menor presin sobre los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones supresiones en alguna seccin se analizan y se efectan, en caso de ser procedentes, dentro del perodo programado para esta seccin, es necesario llevar un registro de cada cambio modificacin a los manuales administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la informacin.La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( mtodos y procedimientos, organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cmo un acuerdo con todas las reas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa. Captulo 3Gua prctica para diseo de manuales administrativos. Hasta el captulo anterior hemos tratado de explicar tericamente la organizacin de las estructuras, la divisin del trabajo, las relaciones dentro de la organizacin, etc., as mismo se expusieron conceptos y clasificacin sobre los manuales administrativos, por lo tanto el presente captulo lo utilizaremos para, de una manera prctica guiar la elaboracin de manuales administrativos. Cabe mencionar que las caractersticas de los manuales, se determinan en base a las necesidades de organizacin de las empresas, as pues los prototipos que en este captulo mostraremos, son resultado de la recopilacin y la prctica misma, por lo que en nuestra opinin son los ms generalizados y que abarcan ms caractersticas de cada tipo de manual. 3.1.Manuales de organizacin. Antes de iniciar con la elaboracin de un manual de organizacin, se debe determinar el mbito de aplicacin del manual ( general, para toda la

organizacin especifico para un rea determinada), situacin que se establece mediante un diagnstico situacional, en el se tratar de precisar:- - El grado de organizacin existente ( si ha existido algn manual de

organizacin anteriormente).- - El nmero de puestos y niveles jerrquicos.- - Objetivos generales y especficos.- - Funciones y responsabilidades.- - Perfil laboral sugerido, etctera. La forma de presentar este diagnstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible, acerca de los puntos antes descritos, as como las alternativas de solucin sugeridas por el analista rea encargada de la elaboracin del manual ( organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, mtodos procedimientos, etc.). debe dirigirse al mximo nivel jerrquico existente dentro de la empresa ( director general, gerente general, consejo de administracin, consejo de accionistas, etc.) pues ser quien tenga que tomar la decisin de elaborar el manual. Es imprescindible una planeacin cuidadosa, si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos; a continuacin presentamos la programacin del plan de elaboracin del manual de organizacin el cual nos permitir estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboracin. ETAPAS ACTIVIDADES TIEMPO EN SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1

RECOLECCIN DE INFORMACIN+ Elaboracin de oficios dirigidos a funcionarios.+ Preparacin de formularios para registrar la informacin.

2ESQUEMATIZACIN DEL MANUAL+ Preparar el contenido del manual.

3REDACCIN+ Redactar el borrador de los manuales.+ Elaborar grficas.+ Formatos del manual.

4APROBACIN+ Revisin por parte del responsable de la manualizacin.+ Hacer cambios y correcciones.

5

+ revisin final

6 Impresin y Encuadernacin del contenido del manual.

7 + Distribucin y Control.+ Distribucin de los manuales y dar instrucciones.+ Registro de los Departamentos que tienen manual.

Figura No. 7 (Programacin de la elaboracin del manual). Una vez que elaboramos el plan de trabajo, procedemos a determinar el presupuesto respectivo, aqu se establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboracin del manual, lo que permitir una mejor visin al director gerente sobre los avances y costos; a continuacin en forma grfica mostramos el citado presupuesto: PRESUPUESTO DE ELABORACINDEL MANUAL DE ORGANIZACIN DE COMPRAS

ETAPA RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES DESCRIPCIN U.M. CANTIDAD C.U

.COSTOTOTAL

DESCRIP-CIN

U.M. CANTIDAD C.U.

1 Analista HR. 80 30 2,400 Telfono Renta /sem

2 30.00

Aux. analista HR 160 15 2,400 papel Paq /5000

1 75.00

Supervisor HR 80 20 1,600 fotocopiado pieza 200 .15 Revisor HR 80 20 1,600 Art.

escritoriolote 1 200.00

Mecangrafa HR 80 10 800 Sub-total

$8,800.00 Sub-total $365.00

2 Analista HR 40 30 1.200 Telfono Renta /sem

1 30.00

Supervisor HR 40 20 800 Aux. analista HR 80 15 1,200 Sub-total

$3,200.00 Sub-total $30.00

3 Analista HR 80 30 2,400 telfono Renta /sem

2 30.00

Especialista HR 80 30 2,400 fotocopiado pieza 1500 .15 Mecangrafa HR 80 10 800 Dibujante HR 80 20 1,600 Supervisor HR 80 20 1,600 Sub-total

$8,800.00 Sub-total $285.00

4 Analista HR 80 30 2,400 telfono Renta / sem

2 30.00

Mecangrafa HR 80 10 800 fotocopiado `pieza 300 .15 Dibujante HR 80 20 1,600 Supervisor HR 80 20 1,600 Sub-total

$6,400.00 Sub-total $105.00

5 Analista HR 40 30 1200 telfono Renta /sem

1 30.00

Sub-total $1,200.00

Sub-total $30.00


1 30.00

Impresor HR 40 20 800 fotocopias pieza 2,000 .15 Sub-total

$2,000.00 Sub-total $330.00


1 30.00

Sub-total $2,400.00

Sub-total $365.00

TOTAL $32,800.00 TOTAL $1,175.00

Figura No. 8 Presupuesto de elaboracin La elaboracin del manual se inicia con la recopilacin de informacin, entre la que destaca: - - Manual de organizacin anterior ( si existiera).- - Circulares, oficios y memorndums; donde se instruya sobre asuntos de

organizacin ( funciones, lneas de autoridad, nombramientos, etc.).- - Organigramas existentes.- - Normatividad actual (leyes, reglamentos, Instructivos, etc.) esta

informacin debe ser ordenada, clasificada, evaluada, analizada y depurada con el fin de establecer cual servir para el manual de organizacin, tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminologa como en la presentacin.

- - Los apartados que debe contener un manual de organizacin son: 3.1.1. Portada.3.1.2. ndice.3.1.3. Introduccin.3.1.4. Organigrama.3.1.5. Funciones de cada unidad administrativa.3.1.6. Descripcin de puestos. A continuacin daremos ejemplos prcticos de las partes del manual de organizacin; 3.1.1 La portada, debe ser la identificacin del manual.

mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

Figura No. 9 (Portada). Es importante hacer el encabezamiento de pginas, que es una zona demarcada en la parte superior de cada pgina, contiene informacin bsica ( ttulo del manual, No. de pginas nombre de la empresa, rea a la que es aplicable, fecha de publicacin, de autorizacin, de revisin, etc.). NOMBRE DEL ORGANISMO

FECHA VIGENCIAD / M / A

REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACIN

LOGOTIPO DELORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO

MANUAL DE ORGANIZACINDE COMPRAS

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL

3.1.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de organizacin, as como la localizacin por el nmero de pgina. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACIN NDICE PGINA 1.- INTRODUCCIN X2.- ORGANIGRAMA X3.- FUNCIONES X4.- DESCRIPCIN DE PUESTOS X

Figura No. 10 ndice

3.1.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de organizacin, mediante una explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar, propsitos, adems de un breve mensaje, y la autorizacin del gerente director de la unidad administrativa. 3.1.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional, describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerrquicos, canales de comunicacin, y lneas de autoridad y asesora.

SISTEMA AUTOMATIZAD

O

O

JEFEDE

ABASTO

A

RESPONSABLEDE

ALMACN

A

ENCARGADODE

EMBARQUE YRECEPCION

R

RESPONSABLEDE

COMPRAS

C

SECRETARIA

S

AUXILIARESESTIBADORES

YCHOFERES

C

AUXILIARESDE

SERVICIOS YPAGOS

P

ENCARGADODE

GESTORA

G

Figura No. 11 Organigrama 3.1.5. Funciones de la unidad administrativa En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la unidad administrativa de que se trate, para delimitar sus responsabilidades dentro de la estructura organizacional. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONES QUE REALIZA.COMPRAS Realiza, coordina y dirige todas las

actividades referentes a la compra y pago de mercancas adquiridas para el aprovechamiento de los centros comerciales y almacn de abasto.

3.1.6. Descripcin de puestos.

En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante de la unidad administrativa. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACINDESCRIPCIN DE PUESTOS PUESTO: Responsable de Compras JEFE INMEDIATO: Jefe de abasto SUBORDINADOS: Encargados de Gestora y Compras Directas. DESCRIPCIN GENRICA: Realiza, coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago de mercancas adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y almacn de abasto.

NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACIN

DESCRIPCIN ESPECIFICA: - - Conoce la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,

Mantenimientos y Almacenes; as como otras disposiciones establecidas vigentes con el fin de realizar el fincamiento de pedidos oficiales dentro de la normatividad establecida.

- - De acuerdo al listado de existencia, determina los mximos y mnimos, detectando la mercanca requerida por los Centros Comerciales.

- - Lleva a cabo la programacin de visitas y atencin de proveedores.- - Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los

lineamientos para ingresar al padrn de proveedores.- - Sugiere, cotiza y elabora el pedido oficial de la compra de mercanca.- - Supervisa, dirige, controla y certifica que la gestin de la documentacin

originada de las actividades de la adquisicin de la mercanca rena los requisitos establecidos para los pagos correspondientes.

- - Elabora, controla y depura el padrn de proveedores y el catlogo de productos.

- - Proporciona en forma oportuna a los Gerentes Supervisores de los Centros Comerciales los cambios de presentacin de la mercanca.

- - Proporciona en forma oportuna a las reas correspondientes las listas y/o actualizaciones de precios.

- - Elabora la propuesta de necesidades de compra de mercanca para el Jefe de Abasto, y este a su vez la somete al comit correspondiente.

- - Elaborar los pedidos oficiales contemplando la aplicacin de adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos, mantenimientos y almacenes, reglamento y otras disposiciones establecidas para el fincamiento de pedidos.

- - Realizar las negociaciones que procedan por faltantes, rechazos deficiencia del surtimiento de pedidos, tomando las medidas que en cada paso procedan.

- - Mantener coordinacin permanente con el personal de las reas de almacn y contabilidad a fin de gestionar la documentacin de pago a proveedores en forma oportuna y eficiente.

- - Elaborar contra recibos, recibos de caja, complementacin de datos en las notas de descuento con cargo, programaciones as como algn otro documento requerido para el pago a proveedores.

- - Llevar el registro y control de los expedientes de pago a proveedores. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE

_______UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACIN DESCRIPCIN DE PUESTOS PUESTO: Encargado de Proveedores Directos. JEFE INMEDIATO: Responsable de compras. SUBORDINADOS: Ninguno. DESCRIPCIN GENRICA: Atiende a los proveedores de las compras directas, realizando negociaciones que en cada caso procedan, recaba de los proveedores y distribuye las listas de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales, informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla. DESCRIPCIN ESPECFICA: - - Conoce la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos,

Mantenimientos y Almacenes as como otras disposiciones establecidas, vigentes a fin de realizar el trmite de la compra directa dentro de la normatividad establecida.

- - Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrn de proveedores ( compras directas).

- - Informa y orienta al proveedor sobre los requisitos establecidos para los pagos de sus facturas en forma oportuna.

- - Controla y depura anualmente el padrn de proveedores y el catlogo de productos de compras directas.

- - Proporciona en forma oportuna a los Gerentes de los Centros Comerciales la lista y/o actualizaciones de precios.



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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE ORGANIZACIN DESCRIPCIN DE PUESTOS PUESTO: Encargado de Gestora. JEFE INMEDIATO: Responsable de compras. SUBORDINADOS: Auxiliares de gestora. DESCRIPCIN GENRICA: Organiza, dirige y controla las actividades requeridas para la atencin de: recepcin de documentos, programacin de pagos e integracin de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas. DESCRIPCIN ESPECFICA: - - Atiende y proporciona informacin a los proveedores referente a su

trmite de pago.- - Recibe documentacin del proveedor y proporciona contra recibo de

pago.- - Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo, a fin de

que sean elaboradas en forma correcta y oportuna.- - Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificacin de mercanca,

as como verifica su entrega oportuna al rea de sistemas.- - Verifica que la integracin de los expedientes de pago a proveedor

contengan todos los documentos requeridos para su pago correspondiente ( pedido oficial, factura, nota de entrada, contra recibo, nota de cargo y/o nota de descuento con o sin cargo y recibo de caja) as como archiva la copia del expediente para su consulta.

- - Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo.- - Revisa la elaboracin de las programaciones de pago en base a los

contra recibos expedidos.- - Semanalmente recaba informacin en el departamento de tesorera,

referente a los proveedores que se les pago y que faltaron de pagar.

3.2.Manuales de Procedimientos. Al igual que en la elaboracin del manual de organizacin, el primer paso es la realizacin de un diagnstico situacional, con variantes en los puntos a establecer, ya que ambos manuales son de naturaleza diferente, los puntos ms importantes a precisar son: - - Procedimientos administrativos establecidos ( manuales de

procedimientos).- - Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo.- - Estructura Organizacional del rea en que se aplicar el manual.- - mbito de aplicacin (general o especifico). De igual forma debe ser enviado, a manera de reporte, a los niveles directivos, para su anlisis y aprobacin. As mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la instrumentacin del manual de procedimientos, ambos formatos (programa de manualizacin y presupuesto) usados en el manual de organizacin son aplicables a ste, por lo que solo haremos mencin de ellos.Una vez terminada la etapa de planeacin en el proceso de elaboracin del manual de procedimientos, se proceder a la recopilacin de la informacin, que a continuacin detallamos: - - Manuales de procedimientos anteriores ( si existieran).- - Circulares, oficios o memorndum; donde se precise la forma de

desarrollar actividades tareas.- - Normatividad existente (leyes, reglamentos, instructivos, etc.).- - Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos.- - Informacin obtenida a travs de cuestionarios.- - Informacin obtenida a travs de la observacin.- - Funciones y obligaciones del rea de aplicacin del manual de

procedimientos.- - Polticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las

actividades del rea, etc.

Despus de analizada, clasificada y depurada, se puede determinar que informacin es utilizable para el manual de procedimientos.Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organizacin, el contenido del manual de procedimientos sera como sigue: 3.2.1. Portada.3.2.2. ndice.3.2.3. Introduccin.3.2.4. Organigrama.3.2.5. Procedimientos.3.2.6. Catlogo de formas e instructivo de uso. 3.2.1 La portada, debe ser la identificacin del manual,

mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

3.2.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de procedimientos, as como la localizacin por el nmero de pgina. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LOGOTIPO DELORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUALO EN SU CASO DEL CONSULTOR

NDICE PGINA 1.- INTRODUCCIN X2.- ORGANIGRAMA X3.- PROCEDIMIENTOS X4.- CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO X

3.2.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de procedimientos, mediante una explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar, propsitos, adems de un breve mensaje y la autorizacin del gerente director de la unidad administrativa. 3.2.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional, describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerrquicos, canales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.

SISTEMA AUTOMATIZAD

O

O

JEFEDE

ABASTO

A

RESPONSABLEDE

ALMACN

A

ENCARGADODE

EMBARQUE YRECEPCION

R

RESPONSABLEDE

COMPRAS

C

SECRETARIA

S


YCHOFERES

C

AUXILIARESDE

SERVICIOS YPAGOS

P

ENCARGADODE

GESTORA

G

3.2.5. Los procedimientos.- Consisten en la descripcin de la secuencia lgica de procedimientos correspondientes a una unidad administrativa, as como el representarlos grficamente con diagramas de flujo. En ellos se establecen, a dems las polticas de observancia obligatoria para el desarrollo de las funciones. NOMBRE DEL ORGANISMO


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HOJA_____DE _______


POLTICAS PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO Y SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES. 1.- El pedido oficial ser el documento soporte para efectuar toda compra de

mercancas a proveedores, realizadas a travs del fincamiento correspondiente.

2.- El responsable de compras verificar que el pedido oficial cumpla con el

adecuado llenado y contenido de las cantidades requeridas por el rea de abasto, as como que no presente tachaduras o enmendaduras.

3.- El responsable de compras solo adquirir productos autorizados por el

comit correspondiente, las cuales se encuentran contenidas en el catlogo de artculos, solicitando para ello cantidades suficientes y acordes con la rotacin de inventarios.

4.- Las ofertas, promociones, etc. debern ser anotadas en el rubro de

observaciones contenido en el pedido oficial, estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las reas involucradas para su aplicacin y control.

5.- El responsable de compras para efectuar la atencin a proveedores lo

realizar a travs de la programacin de visitas de los mismos, las cuales debern efectuarse en forma ordenada y calendarizada.

6.- El responsable de compras deber elaborar los mximos y mnimos de

mercancas que deben existir en el almacn de abasto, con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad, evitando con esto desabasto.

7.- El responsable de compras elaborar anualmente el rcord de compras a

proveedores, tomando como base el reporte de actividades del rea de gestora, as como el estudio de variaciones de precios remitindolos al jefe de abasto.



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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8.- El responsable de compras deber realizar visitas a fabricantes y

distribuidores de mercancas con el fin de evaluar el potencial de surtimiento, as como observar controles de calidad, caractersticas, tcnicas, procesos, etc. con el propsito de conocer adecuadamente el producto y su precio.

9.- El responsable de compras vigilar que los precios que otorgan los

proveedores sean preferenciales, as como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores, el abasto oportuno, variado, suficiente, a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo.

10.- Responsable de compras para efectuar el fincamiento de un pedido oficial

deber tomar en consideracin lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos, Mantenimientos y almacenes, as como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o actualizaciones de precio por la SECOFI.

11.- El responsable de compras realizar la depuracin y actualizacin del

padrn de proveedores, consolidados y directos; catlogo de artculos por lo menos una vez al ao, remitindolo al rea de sistemas para su control y actualizacin.

12.- Los auxiliares de gestora y el encargado del rea tendrn bajo su

resguardo y custodia los expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas.



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO

NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA VIGENCIAD / M / A

REVISIND / M / A

PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO Y SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS

INICIO DE PROCEDIMIENTO

O

ESTUDIO DE DESPLAZAMIENTO

REPORTE DE EXISTENCIA

R

- Consulta reporte de existencias y desplazamiento de mercancas por centros comerciales, procediendo a elaborar los mximos y mnimos.- Solicita al proveedor cotizacin y precios, buscando se efecte el trato preferencial, las ofertas, promociones, etc. Esta actividad se conecta al procedimiento de lista y/o actualizaciones de precios.- Reunidos los requisitos mencionados, proponen verbalmente la adquisicin de mercancas.

a

- Analiza propuestas.- Esta actividad se conecta al procedimiento de adquisicin de mercancas para el almacn de abasto en el paso No. 2.- Determinando las condiciones para el pago

c

A

1

1

2

2



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______


PROVEEDOR ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACN

A

A

PEDIDO OFICIAL

P

- Elabora el pedido oficial, notificando al proveedor para realizar el fincamiento correspondiente.- Recaba autorizacin y distribuye para continuar con el trmite del pedido oficial.

e

PEDIDO OFICIAL

P

- Recibe original del pedido oficial y espera al proveedor.

e

3

3

5

5

MERCANCIA

M

FACTURA

F

PEDIDO OFICIAL

P

- Recibe copia de pedido oficial, elabora factura.- Entrega mercanca al almacn de abasto, en el rea de recepcin y acomodo.- Cotejando con el encargado la recepcin de mercanca contra el pedido oficial y la factura.- Esta actividad se conecta al procedimiento de entradas por mercancas.

p

4

4

FIN

F

Espera Proveedor

P

Espera Proveedor

P



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPOLTICAS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS. 1. 1. Los documentos soportes para efectuar el trmite de pago ser el

pedido oficial, nota de entrada al almacn de abasto, nota de descuento con cargo.

2. 2. El encargado de gestora verificar que los documentos mencionados en el punto anterior, cumplan con el adecuado llenado de sus formatos as como no presenten tachaduras enmendaduras.

3. 3. El encargado de gestora asignar la fecha probable de pago, elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales, especiales.

4. 4. El encargado de gestora coordina y vigila el manejo de la informacin realizada por el auxiliar, referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos.

5. 5. El auxiliar de gestora elaborar los documentos siguientes: contra recibo, recibo de caja, nota de descuento con cargo para la aplicacin correspondiente en factura, preparando los documentos para trmite de autorizacin, validacin y pago en el departamento de control del egreso.

6. 6. El encargado de gestora coordina la operacin de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente, oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto.

7. 7. El responsable de compras revisar y verificar la programacin de pagos a proveedores as como los documentos que los soportan.

8. 8. El encargado de gestora entregar a los proveedores los contra recibos proporcionando la informacin referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas.

9. 9. El jefe de abasto realizar el trmite de autorizacin y validacin del pago a proveedores.

10. 10. El encargado de gestora deber llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorera.

11. 11. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado, informar al jefe de abasto las compras consolidadas a travs de memorndum en forma semanal y especificado por proveedor y clave.



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______


DIAGRAMAS DE FLUJO



REVISIND / M / A

HOJA_____DE ________

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS


SISTEMAS ENCARGADO GESTORA ENCARGADO GESTORA AUXILIAR

INICIODEPROCEDIMIENTOO

DOCUMENTOSD

DESGLOSED

FACTURA LIBRO DE REGISTROLPROGRAMACIN DE

PAGOSP

RECIBO DE CAJAR

CONTRA RECIBOC- Recibe documento y fecha de pago- Elabora contra recibo, recibo de caja, anexa al expediente, registra en el libro de recepcin de contabilidad, turna.c

DESGLOSED - Recibe desglose y copia de factura, captura y devuelve.f

22333

- Elabora la programacin de pagos y registra en el libro de control.- Asigna fecha de pago y turna documentos.y

A

111



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS


GESTORA ENCARGADO COMPRAS RESPONSABLE ABASTO JEFE

A

A

EXPEDIENTE

E

LIBRO DE REGISTRO

L

RELACIN DE PROGRAMACIN

P

RECIBO DE CAJA

R

- Recibe expediente, coteja datos, verifica que estn correctos entre s; en caso de error devuelve a correccin, anexa al expediente.- Archiva contra recibo provisionalmente en espera del proveedor.- Rubrica y turna expediente para continuar al trmite.

p

EXPEDIENTE

E

EXPEDIENTE

E

- Recibe expediente para trmite de firmas; revisa, rubrica y turna.

r

- Recibe expediente, verifica firmas y turna para autorizacin.

p

B

B

4

4

5

5

6

6

Espera del Proveedor

P



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS.


CONTABILIDAD DE CENTROS C. JEFE GESTORA ENCARGADO

B

B

EXPEDIENTE

E

EXPEDIENTE

E

- Recibe el expediente, obteniendo copias, archiva para aclaraciones.- Anexa relacin de programacin de pago a proveedores al expediente y entrega al Departamento del control del egreso.- Esta actividad se conecta al procedimiento de revisin y autorizacin de documentos, as como el de emisin de cheques y pago a proveedores.

p

- Recibe expediente, analiza, verifica y valida.- Obtiene copias de todo el expediente para su registro contable, recaba acuse en el libro de control y entrega.

d

INICIODEPROCEDIMIENTO

P

7

7

8

8

3.2.6. Catlogo de formas e instructivo de uso. Los catlogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos, as como su correcta requisitacin. NOMBRE DEL ORGANISMO


REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______


CATLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: Pedido Oficial. CLAVE. s/c No. DEBE ANOTARSE 1 1 Con nmeros arbigos y consecutivos el que

corresponda al folio.2 2 El da, mes y ao en que se elabora este

pedido oficial.3 3 El nombre completo del proveedor

empresa.4 4 El da, mes y ao de entrega de la mercanca

de este pedido.5 5 Tachar con una X el plazo de pago (das),

15,30,60 y 90 de acuerdo a lo convenido.6 6 El nombre de la unidad administrativa donde

se va entregar la mercanca de est pedido oficial.7 7 Con nmeros arbigos la clave que

corresponde al articulo.8 8 El nombre del articulo y sus especificaciones.9 9 El nombre de la unidad en que se presenta la

mercanca ejemplo: pieza, caja, etc.10 10 Con nmeros arbigos el nmero que

corresponde a la cantidad del articulo.11 11 Con nmeros arbigos el precio que

corresponde a cada articulo.12 12 Con nmeros arbigos el importe que

corresponde al total de la cantidad.13 13 Con nmeros arbigos la cantidad que

corresponde a la suma de los importes.14 14 El nombre y la firma del responsable de

compras que es quien elabora este formato.15 15 El nombre y la firma del jefe de abasto que

autoriza este documento.16 16 El nombre y la firma del proveedor que

recibe este documento.



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del formato: Nota de Entrada

CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE 1 1 Con nmeros arbigos y consecutivos el que

corresponda al folio de este formato.2 2 El da, mes y ao en que se elabora esta nota

de entrada.3 3 El nombre del proveedor empresa.4 4 Con nmeros arbigos los que corresponden

a la (s) factura (s).5 5 Con nmeros arbigos los folios de las notas

de remisin.6 6 Transporte.7 7 Taln nmero.8 8 Con nmeros arbigos el folio del pedido

oficial.9 9 El da, mes y ao en que se elabor el pedido

oficial al que corresponde esta nota de entrada.10 10 Con nmeros arbigos la cantidad de la

mercanca.11 11 El nombre de la unidad en que se presenta la

mercanca, ejemplo: pieza, caja, etc.12 12 El nombre del artculo y sus especificaciones.13 13 Con nmeros arbigos clave asignada a la

mercanca de acuerdo al catlogo.14 14 Con nmeros arbigos el importe del total de

la cantidad.15 15 Anotar las observaciones encontradas en la

entrada de la mercanca.16 16 El nombre y la firma del encargado de

recepcin y acomodamiento.17 17 El nombre y la firma del encargado de

sistemas que registra la informacin.



REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOSINSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: contra recibo

CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE 1 1 Nmero ordinal consecutivo que corresponde

al folio.2 2 Nombre completo del proveedor empresa a

la que se le va a pagar.3 3 Con nmero ordinal y letra a la cantidad que

corresponde al pago a realizar.4 4 Con nmeros arbigos y consecutivos al folio

que corresponden a las facturas a pagar.5 5 El da, mes y ao en que se expide este

contra recibo.6 6 El da, mes y ao probable en que se

intercambiar el contra recibo por el cheque correspondiente.



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HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

Nombre del Formato: Nota de Cargo.

CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE 1 1 El nombre del centro comercial al que

pertenece la aplicacin de la nota de cargo.2 2 El da, mes y ao en que se elabora este

formato.3 3 El nombre proveedor empresa.4 4 El registro federal de causantes del proveedor

empresa.5 5 Anotar el domicilio del proveedor empresa,

incluyendo calle, nmero, colonia, municipio y estado.6 6 Anotar el nombre del artculo y sus

especificaciones.7 7 Con nmeros arbigos la cantidad de la

mercanca.8 8 Con nmeros arbigos el precio de cada

artculo.9 9 Con nmeros arbigos, el importe del total de

la cantidad de los artculos.10 10 La suma total de los importes.11 11 Con nmeros arbigos la cantidad del

impuesto al valor agregado, obtenido del sub total .12 12 Con nmeros arbigos la cantidad que se

origina de la suma del sub total ms el IVA.13 13 Anotar con letra la cantidad del total de la nota

de cargo.14 14 El nombre y la firma del proveedor al que le

afecta esta nota de cargo.15 15 El nombre y la firma del encargado de gestora

que requisita este formato.16 16 El nombre y la firma del responsable de

compras que revis este formato.17 17 El nombre y la firma del jefe de abasto que

autoriza la aplicacin de esta nota de cargo.18 18 El nombre y la firma del jefe de contabilidad de

centros comerciales.



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HOJA_____DE

_______UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOSINSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: Programacin de pago a proveedores. CLAVE: s/c

No. DEBE ANOTARSE 1 1 El da, mes y ao en que se elabora este

formato.2 2 Con nmeros arbigos el nmero que le

corresponde a esta hoja as como el que comprende al total que integran esta programacin.

3 3 El nombre del rea administrativa que realiz la compra (nombre del centro comercial, abasto, farmacias).

4 4 Nombre de la institucin bancaria donde se cobrar el cheque que se va expedir.

5 5 Con nmeros arbigos los que corresponden a la cuenta asignada por la institucin bancaria.

6 6 Tachar con una X el tipo de programacin: Normal, especial y farmacia.

7 7 Con nmeros arbigos en forma consecutiva iniciando por el 1, 2, 3, sucesivamente, las facturas a pagar.

8 8 El nombre completo del proveedor empresa que presenta la factura a pagar.

9 9 Anotar con nmeros arbigos el nmero consecutivo de folio que contiene el contra recibo.

10 10 El da, mes y ao en que se elabora el contra recibo.

11 11 El da, mes y ao probable que se emitir el cheque.

12 12 Con nmeros arbigos la cantidad que corresponde al pago.

13 13 Anotar el nombre completo y la firma del jefe de abasto donde se elabora esta forma.

14 14 Anotar el nombre completo y la firma del jefe del departamento de centros comerciales y laboratorio ptico quien autoriza este formato.

15 15 El nombre completo y la firma del visto bueno del subdirector de proteccin al salario.

3.3. Manuales de polticas.

Con el propsito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las distintas unidades administrativas que participan en los procesos, se crean los manuales de polticas donde se establecen las polticas, criterios lineamientos generales. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales este tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles directivos, ya que en el se reflejarn las instrucciones que ellos den al resto de la estructura y que deben observar en el desempeo de sus funciones y el cumplimiento de sus responsabilidades.As como los manuales de organizacin y procedimientos, pueden ser generales especficos, basndose en el mbito de aplicacin, tambin los manuales de polticas se elaboran bajo estos dos criterios, para llevar una secuencia de los otros dos, el ejemplo que presentaremos es de un manual de polticas especfico para el rea de compras, siguiendo el mismo esquema del contenido: 3.3.1. Portada3.3.2. ndice3.3.3. Introduccin3.3.4. Organigrama3.3.5. Declaracin de Polticas 3.3.1 La portada, debe ser la identificacin del manual, mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata, la fecha de elaboracin, el responsable de su expedicin, etc.

LOGOTIPO DELORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO MANUAL DE POLTICAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUALO EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AO

Figura No. 12 Portada

3.3.2. El ndice debe mostrar en forma rpida el contenido del manual de organizacin, as como la localizacin por el nmero de pgina. NOMBRE DEL ORGANISMO


REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE POLTICAS NDICE PAGINA 1.- INTRODUCCIN X2.- ORGANIGRAMA X3.- DECLARACIN DE POLTICAS X

Figura No. 13 ndice 3.3.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de polticas, mediante una explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar, propsitos, adems de un breve mensaje y la autorizacin del gerente director de la unidad administrativa. 3.3.4. El organigrama representa grficamente la estructura Organizacional, describiendo la posicin de cada unidad administrativa, sus relaciones niveles jerrquicos, canales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.

SISTEMA AUTOMATIZAD

OOO

JEFEDE

ABASTO

RESPONSABLEDE

ALMACNAA

ENCARGADODE

EMBARQUE YRECEPCIONRR

RESPONSABLEDE

COMPRASCC

SECRETARIASS


YCHOFERESCC

AUXILIARESDE

SERVICIOS YPAGOSPP

ENCARGADODE

GESTORAGG

Figura No. 14 Organigrama 3.3.5. Declaracin de Polticas.- Una vez que se han desarrollado las polticas, se elabora una descripcin narrativa, utilizando textos especializados para escribir las polticas. NOMBRE DEL ORGANISMO


REVISIND / M / A

HOJA_____DE _______

UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE POLTICAS

POLTICAS DE COMPRAS a) a) El pedido oficial ser el documento soporte para efectuar toda compra de mercancas a

proveedores.b) b) Slo se adquirirn mercancas autorizadas por el comit

correspondiente, las cuales se encuentran contenidas en el catlogo de artculos.

c) c) Slo se podrn fincar pedidos oficiales, tomando en consideracin lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos, Mantenimientos y Almacenes.

d) d) Los documentos soporte para efectuar el trmite de pago ser el pedido oficial, nota de entrada al almacn y nota de descuento.

e) e) La autorizacin y validacin de los pagos a proveedores ser responsabilidad del jefe de abasto, jefe de departamento y subdirector.

AUTO EVALUACIN 1.- Defina la estructura Organizacional. 2.- Cules son los modelos de estructuras Organizacionales ms comunes? 3.- Mencione los tipos de autoridad que se ejercen en las relaciones formales. 4.- Defina la divisin del trabajo. 5.- Qu es la reorganizacin? 6.- Defina que es un manual administrativo. 7.- Mencione la clasificacin de los manuales administrativos. 8.- Mencione dos tcnicas para programacin grfica. 9.- Mencione los mtodos para recopilacin de informacin. 10.- Cules son las principales grficas de apoyo para elaborar manuales administrativos? 11.- Qu es la actualizacin de los manuales administrativos? 12.- Qu es un manual de organizacin? 13.- Qu es un diagnostico situacional? 14.- Cules son las partes de un manual de organizacin? 15.- Qu es el encabezamiento de pginas? 16.- Cul es la funcin del organigrama? 17.- Qu es la descripcin de puestos? 18.- Qu es un manual de procedimientos? 19.- Cules son las partes de un manual de procedimientos? 20.- Qu es un procedimiento? 21.- Qu es un diagrama de flujo? 22.- Qu es un manual de polticas?

23.- Qu son las polticas? 24.- Qu es la declaracin de polticas? 25.- Quin debe intervenir en el desarrollo de polticas? BIBLIOGRAFA Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Joaqun Rodrguez Valencia. ECAFSA. 1998. Elementos de Administracin Moderna. Harold Koontz, Cyril Odonnell. McGraw-Hill. 1982. Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administracin Pblica. Santiago G. Velasco Monroy. Gobierno del Estado de Mxico y Universidad Autnoma del Estado de Mxico. 1987. Principios de Administracin. George R. Terry. C.E.C.S.A. 1981. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Joaqun Rodrguez Valencia. ECAFSA. 1999.

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