manejo de datos

Universidad Católica

Santo Toribio de Mogrovejo

Ing. Jessica Navarro Vásquez

Instituto de Idiomas y Cursos Complementarios

Microsoft Excel Ing Jessica Navarro Vàsquez

Contenido

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Filtros de datos

Subtotales

Validación de datos

Ordenación de listas


INTRODUCCIÓN

• Las tablas o listas de datos son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma rápida y muy cómoda.

• Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

– Ordenar la los registros.

– Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

– Crear un resumen de los datos.

– Aplicar validaciones a los datos, entre otros


ESTRUCTURA DE LAS TABLAS O LISTAS DE DATOS

Filas o registros

Columnas o campos 1rª Fila: Encabezados o rótulos de columna

Observaciones: No puede haber filas o columnas totalmente vacías


Ordenar una lista de datos

• Ordena los datos de una lista en base a una o mas columnas (no necesariamente consecutivas) en base a un criterio: Ascendente o Descendente

• Se encuentra en la pestaña “Inicio”

La ordenación puede ser Ascendente “A a Z”.

La Ordenación puede ser Descendente “Z a A”

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• Ejercicios

Utilizando lista de pedidos, realizar las siguientes ordenaciones

1. Ordenar la Lista de pedidos por Cliente de manera ascendente

2. Ordenar la Lista de pedidos por fecha de entrega. Queremos observar la última fecha de entrega

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

6



Ordenación Personalizada. • Cuando queremos ordenar por mas de una columna

no consecutivas y además por diferente criterio de ordenación

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• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar

las siguientes ordenaciones 1. Ordenar País y Nombre de

Cliente. País ascendente y cliente descendente.

2. Ordenar por idPedido, Vendedor, País y establecer el orden de los criterios. Puede colocar todos en un solo criterio

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

8


VALIDACIÓN DE DATOS

• La validación de datos tiene una función muy concreta y es verificar el ingreso de un dato a una celda y comparar en base a un criterio si es válido o no; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso en caso de no serlo.

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Mensaje de Error: Mensaje que aparece cuando se ingresa un dato que no cumple el criterio de validación.

Configuración: Seleccione el tipo de dato a validar.

Mensaje de entrada: Mensaje que aparece al seleccionar la celda.

VALIDACIÓN DE DATOS


Estilos de Mensaje de Error

ICONO

TIPO

SE USA PARA

Detener

Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

Advertencia

Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

Información

Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.


Validación de datos

• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar las

siguientes validaciones 1. El cargo de los productos pedidos debe

ser un número entero superior a cero. 2. IdPedido debe tener una longitud

máxima de 5 caracteres. 3. El descuento de los productos debe ser

hasta 25%. 4. La fecha de envío puede ser cualquier día

entre los años 1994 a 1996. 5. Fecha de pedido no debe ser menor a la

fecha actual. 6. Realizar una lista de los vendedores para

que solo puedan ser ingresados dichos vendedores.

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

12


Subtotales

• Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de subtotales y totales en una lista. Los subtotales se calculan por columna.

• Se puede calcular los siguientes subtotales:

Suma. Cuenta Promedio. Max Min

Producto Contar números, etc.

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Subtotales

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

Ejercicios • Mostrar el promedio de los cargos que ha pagado cada cliente por todos sus pedidos realizados.

• Mostrar la máxima venta realizada por cada vendedor

• Por país, cuantos pedidos se han atendido.

• Mostrar por forma de envío, cual es el total de cargo que han obtenido dichas empresas.

• En cada País cuanto vendió cada uno de los vendedores.

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Que es un filtro de datos

• Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

• El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Datos Filtrados

Filtro

LISTA DE DATOS

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Filtrar una lista de datos

AUTOFILTROS

Se puede aplicar autofiltros desde la pestaña INICIO o desde DATOS.

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• Ejercicios

Utilizando lista de pedidos, realizar los siguientes filtros

1. Mostrar a todos los clientes de Suiza. 2. Mostrar a todos los clientes atendidos

por Nancy Davolio. 3. Mostrar al cliente France restauration

cuyos pedidos hallan sido transportados a través de la compañía Speedy Express.

4. Mostrar los clientes que son de Portugal o de Brasil.

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

18



Cuando se requiera aplicar filtros, en donde los datos ya no se puedan seleccionar directamente, utilizaremos la personalización de los filtros.

FILTROS PERSONALIZADOS

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• Ejercicios Utilizando lista de pedidos,

realizar los siguientes filtros 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos

por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000.

2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México.

3. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos sean los 5 más altos.

4. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%.

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

20



• Ejercicios Utilizando lista de pedidos,

realizar los siguientes filtros 5. Mostrar a todos los clientes cuyo

nombre comienza con la letra “A”. 6. Mostrar a todos los clientes cuya segunda

letra sea “E” 7. Mostrar a todos los clientes cuyo nombre

la penúltima letra sea “I”. 8. Mostrar todos los pedidos cuyos cargos

no estén entre 500 a 1000.

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

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FILTRAR UNA LISTA DE DATOS

FILTROS AVANZADOS Los filtros avanzados, permiten resolver los mismos casos que un autofiltro, con la diferencia, que nos ofrece la oportunidad de filtrar a un lugar diferente de la tabla.

Pasos: 1. Establecer el criterio del filtro. 2. Seleccionar una celda (cualquiera) dentro de la lista. 3. Hacer clic en filtros avanzados. 4. Configurar los parámetros establecidos de la ventana de diálogo


CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.

• Condiciones Y

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Campo 01 Campo 02

Valor 01 Valor 02

Campo 01 Campo 01

Valor 01 Valor 02

Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en Excel y sean del grupo III

Curso Grupo

Excel III

Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que en el curso de Excel tengan notas entre 16 y 20

Nota Nota

>=16 <=20


CRITERIOS DE FILTRO DOS O MAS CONDICIONES.

• Condiciones O

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Campo 01 Campo 02

Valor 01

Valor 02

Campo 01

Valor 01

Valor 02

Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que estén inscritos en administración o sean de la XIII promoción

Especialidad Promoción

Administración

XIII

Ejemplo: Mostrar a los estudiantes que de Administración o de Contabilidad Especialidad

Administración

Contabilidad



• Ejercicios Utilizando lista de pedidos, realizar los

siguientes filtros avanzados 1. Mostrar todos los pedidos de atendidos

por Nancy Davolio cuyos totales sobrepasen los 2000.

2. Mostrar todos los pedidos que hallan sido realizados después de agosto del 95 en España o México.

3. Mostrar todos los pedidos cuyos descuentos estén entre el 20% al 40%.

4. Mostrar a todos los clientes cuya segunda letra sea “E”

Pedido

Idpedido

Cliente

Vendedor

Fecha de pedido

Fecha de entrega

Fecha de envío

Forma de envío

Dirección

Ciudad

Región

Código postal

País

Descuento

Cargo

Total

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